Docstoc

Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti SMK Tinggi Kajang - PowerPoint

Document Sample
Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti SMK Tinggi Kajang - PowerPoint Powered By Docstoc
					      TAKLIMAT
 SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH KUALITI ( SPSK )
         Siri 1
   SMK TINGGI KAJANG
         14 JUN 2012
      Pusat Sumber Low Ti Kok
         SMK Tinggi Kajang
                CARTA ORGANISASI
             PASUKAN PETUGAS KUALITI
                                                                PENGETUA
                                                                 Penasihat


                                                        PENOLONG KANAN
                                                           Pengerusi


                                                    PENOLONG KANAN ( HEM )
                                                       Timbalan Pengerusi



                                                     Pengurus Kualiti ( PQS )



                                                          Setiausaha (SU)




Kawalan                                                                  Pengurusan                 Aduan dan                   Pengurusan
                                                      Audit
Dokumen                 Kawalan Rekod                                     Sumber                   Maklum Balas                  Perolehan
                          [ GKMP-TV )
                                                     Dalaman
 ( PQS )                                              ( SUK )
                                                                          Manusia                   Pelanggan                     ( KPT )
                                                                             ( GKMP-B )                 [ KGD ]


                                        Pengurusan
            Pengurusan                                                                    Pengurusan              Tugas-Tugas
                                          Sumber
           Penyenggaraan                                                                   Teknikal                  Khas
               [ PT ]                    Kewangan                                         ( GKMP-SM )              ( GKMP-K )
                                           [ PT ]
TUGAS / TANGGUNGJAWAB
Pengerusi – PK - (Wakil Pengurusan - WP)
 Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Petugas Kualiti
 Menjalankan tugas-tugas Wakil Pengurusan
 Melaporkan prestasi pelaksanaan sistem pengurusan kualiti
  kepada pengurusan atasan semasa Mesyuarat Pengurusan
  Jabatan
 Menjadi Penasihat Teknikal berkaitan SPK yang diamalkan di
  jabatan
 Menjadi sumber rujukan kepada semua proses berkaitan SPK
 Memberi pandangan dan cadangan ke atas proses
  penambahbaikkan SPK
Timbalan Pengerusi – PK HEM /
( Timbalan Wakil Pengurusan, TWP )
 Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Petugas Kualiti
  semasa ketiadaan pengerusi
 Menjalankan tugas-tugas Wakil Pengurusan ketika
  ketiadaannya
 Melaporkan prestasi pelaksanaan sistem pengurusan kualiti
  kepada pengurusan atasan semasa Mesyuarat Pengurusan
  Jabatan
 Menjadi Penasihat Teknikal berkaitan SPK yang diamalkan di
  jabatan
 Menjadi sumber rujukan kepada semua proses berkaitan SPK
 Memberi pandangan dan cadangan ke atas proses
  penambahbaikkan SPK
Pengurus Kualiti (PQS)

 Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Petugas
  Kualiti semasa ketiadaan pengerusi / timbalan pengerusi

 Melaporkan prestasi pelaksanaan sistem pengurusan
  kualiti kepada Wakil Pengurusan

 Menyelaras program/aktiviti Pasukan Petugas Kualiti

 Menjalankan tugas-tugas Pengurus Kualiti
Setiausaha (SU)

 Menguruskan Mesyuarat Pasukan Petugas Kualiti

 Memantau pengurusan jabatan berjalan mengikut
  Sistem Pengurusan Kualiti ( SPK )

 Menasihatkan Wakil Pengurusan berkaitan SPK yang
  diamalkan di jabatan

 Memastikan semua keputusan mesyuarat diambil
  tindakan
Pengurus Kawalan Dokumen

 Memastikan semua dokumen kualiti dikawal dan
  disenggara mengikut prosedur Kawalan Dokumen yang
  diwujudkan

 Mengurus pindaan dan pengedaran dokumen kualiti

 Mengemaskini Senarai Induk Dokumen Kualiti

 Mengambil tindakan ke atas laporan/dapatan audit
  dalam, audit pematuhan dan audit pengawasan
  (suvillance) sekiranya berlaku ketidakpatuhan dalam
  kawalan dokumen
Pengurus Kawalan Rekod
 Memastikan semua rekod kualiti dikawal dan disenggara
  mengikut prosedur Kawalan Rekod yang diwujudkan

 Merancang dan melaksanakan program
  penambahbaikan dalam pengurusan rekod.

 Mengambil tindakan ke atas laporan/dapatan audit
  dalam, audit pematuhan dan audit pengawasan (
  suvillance ) sekiranya berlaku ketidakpatuhan dalam
  kawalan rekod
Pengurus Audit Dalaman
 Menjalankan tugas Ketua Juruaudit Dalaman untuk jabatan
  dan Bahagian Sekolah ( KPM )
 Menyediakan takwim / perancangan audit dalaman
 Memantau dan memastikan proses audit dalaman yang
  dijalankan memenuhi kehendak SPK
 Menyelaras kursus-kursus Juruaudit Dalaman
 Menyediakan laporan dapatan audit dalaman untuk
  dibentangkan kepada pihak pengurusan atasan
 Mengambil tindakan ke atas laporan/dapatan audit dalam,
  audit pematuhan dan audit pengawasan (suvillance)
  sekiranya berlaku ketidakpatuhan dalam pengurusan audit
  dalaman
Pengurus Latihan Personel
 Merancang dan menyelaras kursus-kursus untuk
  kompetensi staf
 Menyediakan laporan prestasi dan keberkesanan kursus
  kepada pihak pengurusan latihan
 Menyenggara rekod-rekod latihan staf
 Mengambil tindakan ke atas laporan/dapatan audit
  dalam, audit pematuhan dan audit pengawasan (
  suvillance ) sekiranya berlaku ketidakpatuhan dalam
  pengurusan latihan personel
Pengurus Aduan dan Maklum Balas
Pelanggan
 Mengambil tindakan ke atas aduan dan maklum balas
  pelanggan
 Melaporkan status aduan dan maklum balas pelanggan
  kepada pihak pengurusan atasan
 Merancang dan menyediakan kertas cadangan untuk
  meningkatkan kualiti khidmat pelanggan
 Memantau dan memastikan kemudahan-kemudahan yang
  disediakan untuk pelanggan diselenggara dengan baik
 Mengambil tindakan ke atas laporan/dapatan audit dalam,
  audit pematuhan dan audit pengawasan ( suvillance )
  sekiranya berlaku ketidakpatuhan dalam pengurusan aduan
  dan maklum balas pelanggan
Pengurus Perolehan

 Memastikan proses perolehan barangan dan
  perkhidmatan dilaksanakan mengikut Prosedur
  Perolehan yang diwujudkan

 Menyenggara rekod-rekod perolehan dan pelupusan

 Menyediakan laporan prestasi pembekal kepada pihak
  pengurusan atasan

 Menyediakan perancangan keperluan barangan,
  peralatan dan perkhidmatan yang diperlukan bagi
  memantapkan sistem pengurusan kualiti
Pengurus Penyelenggaraan
 Memastikan semua peralatan dan khidmat
  penyelenggaraan mematuhi Prosedur Penyelenggaraan
  yang diwujudkan
 Menyenggara rekod-rekod penyelenggaran
 Memantau dan memastikan penyelenggaran dijalankan
  mengikut jadual yang ditetapkan
 Mengambil tindakan ke atas aduan-aduan kerosakan
 Mengambil tindakan ke atas laporan/dapatan audit
  dalam, audit pematuhan dan audit pengawasan
  (suvillance) sekiranya berlaku ketidakpatuhan dalam
  pengurusan penyelenggaraan
Pengurus Sumber Kewangan
 Memantau dan memastikan pengurusan kewangan
 di jabatan mengikut SPK
 Menasihati Pasukan Petugas Kualiti berkaitan pengurusan
  kewangan
 Membantu Pasukan Petugas Kualiti dalam hal berkaitan
  kewangan
 Melaporkan kepada Pasukan Petugas Kualiti semua aktiviti
  yang berkaitan kewangan dalam usaha membuat
  penambahbaikkan
 Mengambil tindakan ke atas laporan/dapatan audit dalam,
  audit pematuhan dan audit pengawasan (suvillance)
  sekiranya berlaku ketidakpatuhan dalam pengurusan
  kewangan
Pengurus Tugas-Tugas Khas

 Menjadi urus setia dan penyelaras program-program
  khas kualiti

 Menjalankan tugas sebagai pegawai penghubung
  dengan agensi-agensi lain bagi program peningkatan
  kualiti

 Membantu tugas-tugas Wakil Pengurusan dan Pengurus
  Kualiti
SKOP SPSK
  No.
                              Nama Dokumen
Dokumen
          Manual Kualiti
 PK 01    Pengurusan Panitia
 PK 02    Pengurusan Jadual Waktu
 PK 03    Pengurusan P & P
 PK 04    Pengurusan Pencerapan
 PK 05    Pengurusan Peperiksaan
 PK 06    Pengurusan Semakan Hasil Kerja Murid
 PK 07    Pengurusan Mesyuarat
 PK 08    Pengurusan Bimbingan
 PK 09    Pengurusan Pusat Sumber
 PK 10    Pengurusan Perkembangan Staf
 PK 11    Pengurusan Aduan Pelanggan
 PK 12    Pengurusan Maklum Balas Pelanggan
 PK 13    Pengurusan Kawalan Dokumen dan Rekod
 PK 14    Pengurusan Audit Dalam
 PK 15    Pengurusan Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Akur
 PK 16    Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan
 PK 17    Pengurusan Perolehan dan Pembelian
PK 05 – PENGURUSAN PEPERIKSAAN

Tanggungjawab              Tindakan               Rujukan

   P/GPK        5.1 Mengadakan Mesyuarat         Minit
                    JK Peperiksaan pada awal     Mesyuarat
                    tahun bagi merancang
                    penilaian dan peperiksaan.

    SUP         5.2 Menyedia dan mengedarkan     Takwim
                    Takwim Peperiksaan           Peperiksaan
Tanggungjawab                Tindakan                   Rujukan


                A. PENYEDIAAN SOALAN
                   ( Jika Soalan Tidak Setara )

GPK/GKMP/SUP    5.3 Menentukan penyedia/penggubal Agihan Tugas
                    soalan dan disahkan oleh      Penggubal
                    Pengetua                      ( SPSK PK 05/1 )

     Pg         5.4 Muka hadapan soalan perlu
                    mengandungi butiran berikut :
                    a) Nama Sekolah
                    b) Nama Peperiksaan
                    c) Nama Mata Pelajaran
                    d) Nama Murid
                    e) Tingkatan/Tahun / Kelas
                    f) Masa yang diperuntukkan
                    g) Arahan Am
                    h) Bilangan Halaman Bercetak
    Lihat
   Borang
SPSK PK 05/1
Tanggungjawab                   Tindakan                    Rujukan


     Pg         5.5 Menyediakan draf soalan:             Jadual
                    a) Jadual Spesifikasi Item / Ujian   Spesifikasi
                        (JSI / JSU )                     Item/ Ujian
                    b) Item/Soalan                       ( SPSK PK 05/2 )
                    c) Skema Jawapan

   Pg / KP      5.6 Menyerahkan draf soalan dan skema    Penyerahan
                    jawapan kepada Ketua Panitia untuk   Draf dan
                    semakan.                             Skema
                5.7 Menyemak draf soalan dan skema       Kelulusan
                    jawapan serta mengadakan             Kertas Soalan
                    perbincangan dengan guru mata        ( SPSK PK 05/3 )
                    pelajaran ( jika berkaitan ) dan
                    meluluskan draf soalan.
   Lihat
   Borang
SPSK PK 05/2
SPSK PK 05/3
Tanggungjawab               Tindakan                     Rujukan

 P/GPK/GKMP     5.8   Menerima soalan untuk         Pengesahan
                      disahkan                      P/GPK

    PAP         5.9   Menerima soalan untuk         Kertas Soalan
                      dicetak

     Pg         5.10 Menerima soalan yang telah     Bilik / Almari
    SUP              siap dicetak untuk diagihkan   Berkunci
                     mengikut bilangan murid
                     bagi kelas berkaitan kepada
                     Setiausaha Peperiksaan

    SUP         5.11 Menerima dan menyimpan
                     kertas-kertas soalan di
                     tempat selamat .
Tanggungjawab                Tindakan                     Rujukan

                B. PENGENDALIAN
                   PEPERIKSAAN
                5.12. Menyediakan Jadual             Jadual
   GPK/SUP
                      Pengawasan Peperiksaan yang    Pengawasan
                      disahkan oleh P/GPK
                5.13. Susun dan atur meja murid     Pelan Bilik
     GK
                      dalam kelas/dewan peperiksaan Peperiksaan
                      mengikut susunan dan jarak
                      yang sesuai.
     PPr        5.14. Pengawas mengambil kertas     Rekod
                      soalan dan diedar kepada      Pengambilan
                      murid pada hari peperiksaan   Kertas Soalan
                      kertas itu dijalankan.        ( SPSK PK 05/4 )

    PPr         5.15. Mengawasi perjalanan
    SUP               peperiksaan.
    GMP
                5.16. Kumpul kertas jawapan murid    Rekod Penyerahan
                      dan serahkan kepada            Skrip Jawapan
                      Setiausaha Peperiksaan / PK.   ( SPSK PK 05/4 )
   Lihat
   Borang
SPSK PK 05/4
Tanggungjawab              Tindakan                     Rujukan


                C. PENYEMAKAN KERTAS
                   JAWAPAN
    SUP         5.17. Menyerahkan skrip jawapan   Jadual Pengawasan
    GMP               murid kepada guru mata      Rekod Pengambilan
                      pelajaran setelah           Kertas Soalan dan
                      peperiksaan selesai untuk   Penyerahan Skrip
                      diperiksa mengikut skema.   Jawapan
                                                  ( SPSK PK 05/4)

    GMP         5.18. Memeriksa skrip jawapan     Senarai Semak
     GK               murid, merekod markah       BPM
                      dan menyerahkan kepada
                      guru kelas.
   Lihat
   Borang
SPSK PK 05/5
Tanggungjawab                   Tindakan                       Rujukan


                D. LAPORAN MARKAH PEPERIKSAAN

     GK         5.19. Membuat analisis prestasi pencapaian   Analisis
                      murid mengikut mata pelajaran dalam    Markah
                      tempoh 14 hari bekerja dari tarikh
                      akhir peperiksaan.

     GK         5.20 Merekod markah dan analisis ke dalam Buku/Kad/Slip
                     Buku/Kad/Slip Pelaporan murid dan    Pelaporan
                     menyerahkan kepada Pengetua /GPK
                     untuk ditandatangani.

     GK         5.21 Menyerahkan Buku/Kad/Slip Pelaporan     Buku/Kad/Slip
                                                             Pelaporan
                     murid kepada ibu bapa/penjaga untuk
                     disemak dan ditandangani serta          BPM
                     dikembalikan untuk disimpan.
Tanggungja                        Tindakan                     Rujukan
   wab


             E. TINDAKAN SUSULAN

  GMP        5.22 Mengenalpasti kekuatan dan kelemahan
  GMP             murid.

             5.23 Melaksanakan pengayaan / pemulihan
                  berdasarkan analisis item.

             5.24 Sekiranya terdapat langkah-langkah yang
                  tidak mematuhi spesifikasi, ambil tindakan
                  pembetulan merujuk kepada PK 15
                  Pengurusan Kawalan Perkhidmatan Yang
                  Tidak Akur
REKOD KUALITI
BIL             JENIS REKOD             LOKASI        TEMPOH

1     Jadual Peperiksaan          Pejabat Sekolah   2 tahun

2     Jadual Penyediaan Soalan    Pejabat Sekolah   2 tahun

3     Soalan-soalan Peperiksaan   Pejabat Sekolah   2 tahun

4     Skema Pemarkahan            Pejabat Sekolah   2 tahun

5     Analisis Peperiksaan        Pejabat Sekolah   2 tahun
PK 06 – PENGURUSAN HASIL
       KERJA MURID
Tanggungjawab                     Tindakan                      Rujukan

                A. SEMAKAN HASIL KERJA
                   MURID OLEH GURU
  Pentadbir     5.1 Memaklumkan kepada semua guru            Minit Mesyuarat
                    tentang semakan hasil kerja murid.

    GMP         5.2 Hasil kerja murid yang betul ditanda √   BLM
                    dan yang tidak betul ditanda dengan      (SPSK PK 06/1)
                    simbol yang sesuai menggunakan pen       (SPSK PK 06/3)
                    berdakwat merah.

    GMP         5.3 Memberi ulasan yang membina              BLM
                    terhadap hasil kerja murid jika perlu.

    GMP         5.4 Guru meminta murid membuat               BLM
                    pembetulan bagi latihan bertulis yang
                    salah.
   Lihat
   Borang
SPSK PK 06/1
SPSK PK 06/2
Tanggungjawab                      Tindakan                         Rujukan


                 B. PEMANTAUAN HASIL KERJA
                    MURID OLEH PENTADBIR

                 5.5 Menyediakan jadual pemantauan hasil kerja   Jadual
 Pentadbir/GC
                     murid yang disahkan oleh Pengetua           Pemantauan
                     diedarkan kepada semua guru.                Hasil Kerja
                                                                 Murid
                 5.6 Mengumpul sekurang-kurangnya 5 buah         Takwim
     GMP
                     buku latihan murid setiap kelas secara      BLM
                     rawak, dan diserahkan kepada pentadbir      (SPSK PK06/2)
                     mengikut jadual yang ditetapkan.            (SPSK PK06/4)
                                                                 Laporan
                 5.7 Pengesahan pemantauan oleh pentadbir        Semakan Buku
 Pentadbir/GC
                     sekolah dalam tempoh 14 hari bekerja        Nota/ BLM
                     mengikut jadual yang disediakan.

                 5.8 Buku latihan dipulangkan kepada murid       BLM Disahkan
 Pentadbir/GC/
                     selepas pengesahan pemantauan               Pentadbir
     GMP
   Lihat
   Borang
SPSK PK 06/2
SPSK PK 06/4
Tanggungjawab                    Tindakan                        Rujukan



                C. TINDAKAN SUSULAN
                5.9 Mengenalpasti kekuatan dan kelemahan       Analisis HKM
  Pentadbir
                    semakan Hasil Kerja Murid oleh guru.

  Pentadbir     5.10 Membentangkan dan melaksanakan            Minit
                     tindakan penambahbaikan.                  Mesyuarat

     KP         5.11 Memfailkan dokumen dan rekod semakan      Fail Panitia
                     Hasil Kerja Murid.                        Fail
                                                               Pemantauan
 Pentadbir/KP   5.12 Sekiranya terdapat langkah-langkah yang   Semakan
                     tidak mematuhi spesifikasi, ambil         HKM
                     tindakan pembetulan merujuk kepada PK
                     15 Pengurusan Kawalan Perkhidmatan
                     Yang Tidak Akur.
REKOD KUALITI
BIL             JENIS REKOD                   LOKASI        TEMPOH


      Jadual Pemantauan Hasil Kerja
1                                       Pejabat Sekolah   2 tahun
      Murid


2     Rekod Semakan Hasil Kerja Murid   Pejabat Sekolah   2 tahun


      Semakan Penghantaran Hasil
3                                       Pejabat Sekolah   2 tahun
      Kerja Murid oleh Guru


      Rekod Semakan Hasil Kerja Murid
4                                       Pejabat Sekolah   2 tahun
      oleh Pentadbir
   TAMAT
    SIRI 1

TERIMA KASIH

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Stats:
views:943
posted:7/9/2012
language:Malay
pages:36