PEDOMAN KERJA ORGANISASI

Document Sample
PEDOMAN KERJA ORGANISASI Powered By Docstoc
					                        PEDOMAN KERJA ORGANISASI
                                                           2011
        International Association of Students in Agricultural and Related Sciences
                    Indonesia Local Committee Universitas Brawijaya




                                                    IAAS LC-UB
                                          Sekretariat bersama kav.18
                                             Universitas Brawijaya
                                     jl. Mt. Haryono 161 Malang 65145
                                               email: iaas@brawijaya.ac.id


                                                                                                                  INTERNATIONAL

GAMBARAN UMUM


          International Association of Students In Agricultural and Related Sciences (IAAS) adalah organisasi mahasiswa pertanian
sedunia yang didirikan pada tahun 1957 oleh 8 negara di Tunisia, dan bermarkas (Headquarter) di Universitas Kristen Leuveun Belgia.
Organisasi ini tidak terikat pada pemerintahan manapun, badan-badan internasional, dan tidak dicampuri oleh masalah politik. Di dalam
PBB, IAAS dikenal sebagai Non Government Organization (NGO). Sekarang IAAS lebih dari 42 negara anggota yang tersebar di empat
benua yaitu eropa, Asia, Amerika dan Afrika.
IAAS adalah wadah bagi mahasiswa pertanian untuk mewujudkan aspirasinya melalui berbagai kegiatan dalam bidang pertanian.
Melalui program kerja IAAS para mahasiswa pertanian dilatih untuk mengasah kemampuannya mencari jalan keluar dari masalah yang
dihadapi dunia pertanian. IAAS juga memfasilitasi pertukaran informasi bagi mahasiswa berbagai negara.

TUJUAN
        Tujuan utama IAAS adalah memfasilitasi minat mahasiswa untuk mendalami ilmunya, mengasah profesionalisme dan untuk
menggalang kerjasama dengan mahasiswa lain. Tujuan utama tersebut dapat dijabarkan menjadi beberapa tujuan, yaitu :
1. Mendorong pertukaran gagasan dalam pendidikan dan pelaksanaan sistem pertanian,
2. Mendorong timbulnya kerjasama dan saling pengertian di antara mahasiswa pertanian sedunia,

IAAS Indonesia LC UNIBRAW                                                                                                          1
3.   Menyiapkan mahasiswa pertanian untuk dapat memecahkan masalah pertanian yang saat ini dihadapi.
4.   Mendorong pembentukan dan pengembangan perkumpulan mahasiswa pertanian tingkat nasional mengorganisasir pertemuan,
     seminar, dan pelatihan tingkat nasional dan internasional

KEANGGOTAAN
Keanggotaan IAAS adalah
1. Candidate Members; perkumpulan mahasiswa suatu negara yang mencalonkan diri sebagai candidate member dan disahkan
    pada General Assembly (GA).
2. Full Members; candidate member yang telah disahkan menjadi full member oleh GA.
3. Correspondent Members; individual atau organisasi yang bekerjasama dengan association.
4. Honorary Member; diberikan kepada orang yang telah berjasa terhadap IAAS.
5. Frozen Members; Full members dapat menjadi Frozen Members bila tidak dapat membayar membership fee dan tidak mengikuti 2
    (dua) kali GA tanpa keterangan.

GENERAL ASSEMBLY
General Assembly (GA) merupakan badan legislatif dan mempunyai wewenang tertinggi. General Assembly diadakan sekali setahun
dengan bergantian antar negara-negara IAAS dengan forum yang disebut dengan World Congress. General Assembly memiliki keuatan
untuk :
1. membuat, merubah atau memperbaiki Constitutions and By Laws.
2. membubarkan organisasi
3. menerima anggota baru IAAS
4. mengeluarkan anggota IAAS
5. memutuskan jumlah membership fee
6. penyetujuan laporan kerja Executive Committee dan Full Members
7. penyetujuan anggaran belanja organisasi
8. mengangkat dan memilih Executive Committee dan Control Committee
9. membicarakan program organisasi

STRUKTUR ORGANISASI

Dalam IAAS, roda organisasi dijalankan oleh Executive Committee dengan dikontrol oleh Control Committee. Executive Committee (EC) merupakan
badan eksekutif IAAS Internasional yang bertanggung jawab atas tugas IAAS di antara dua GA sesuai dengan Constitution and By Laws IAAS serta
semua keputusan yang diambil dan ditetapkan pada GA. EC terdiri dari : President, Vice President of Exchange, Vice President of Finance, Vice
President of Communication, Vice President of Partnership. Executive Committee ini haruslah berkantor dan menetap di HQ selama masa
kepengurusannya (1 tahun). Control Committee (CC) merupakan badan legislatif IAAS Internasional yang memiliki wewenang untuk mengawasi
kerja Executive Committee. CC akan bertanggungjawab pada GA. CC terdiri dari 4 orang yang akan dipilih pada GA.


AKTIVITAS
1. Seminar
2. Pertemuan Regional
      Pertemuan regional merupakan pertemuan yang dilakukan secara berkelanjutan di antara negara-negara pada suatu regional
      atau benua. Diantaranya adalah :
      a. European Director Meeting (EDM)
      b. Africa Director Meeting (ADM)
      c. Asia Pacific Regional Meeting (APRM)
3. Village Concept Project
      VCP ini adalah aksi langsung para IAAS dalam membantu penduduk setempat memperbaiki kondisi lingkungan pertanian untuk
      kesejahteraan bersama. Program ini telah dilaksanakan di Ghana, Mexico, Thailand. Program ini juga melibatkan para
      mahasiswa yang tergabung dalam asosiasi mahasiswa lain seperti IMSA, IFSA dan lain-lain.
4. Exchange Program
      Merupakan program pertukaran pelajar yang merupakan salah satu program utama IAAS. Dengan program ini, mahasiswa
      pertanian dapat bekerja di lahan pertanian negara lain selama beberapa waktu untuk menggali pengalaman, melakukan studi
      banding serta mempelajari sistem aplikasi pertanian di negara yang bersangkutan.
5. Working Group
      Dikenal juga dengan kelompok kerja bersama, dilaksanakan dalam skala nasional dalam berbagai bentuk aktivitas yang
      mencakup mengenai alternatif dalam sistem pertanian, perlindungan lingkungan.
6. Working Camp
      Program ini adalah kegiatan yang memberikan aspek pendidikan dan prkatek langsung kepada para peserta, dengan topik-topik
      yang berhubungan dengan pertanian.
7. Dan lain-lain
                                                                                                             IAAS INDONESIA

SEJARAH
Mulainya partisipasi Indonesia pada kegiatan IAAS adalah pada tahun 1991, ketika World Congress ke-36 di Thailand.

World Congress 36th in Thailand
Berawal dari diundangnya Institut Pertanian Bogor (IPB) oleh IAAS Internasional untuk ikut serta pada World Congress 36 di Thailand.
Menjawab undangan tersebut maka Senat Mahasiswa (Sema) IPB mengirim delegasinya sebanyak 6 orang yaitu : Mia Siscawati (ketua
delegasi), Masniarti Silalahi, Arwa Inayati nasution, Niely Sunkar dan Husni Rizal. Pada Congress ini Indonesia diberi kesempatan
untuk mempresentasikan dirinya di GA dan secara aklamasi diterima menjadi Candidate Member.

Sekembali dari world Congress maka Arwa Inayati Nasution berinisiatif untuk mensosialisasikan IAAS di Senat Mahasiswa IPB, dan
kemudian pada bulan Desember 1991 tepatnya tanggal 29, didirikanlah IAAS Indonesia yang pada saat itu masih dibawah senat
mahasiswa IPB.

World Congress 36th in Belgia



IAAS Indonesia LC UNIBRAW                                                                                                                  2
Kehadiran kedua delegasi Sema IPB atas nama IAAS Indonesia pada World Congress ini adalah untuk memperjuangkan IAAS
Indonesia menjadi Full Member IAAS. Hal tersebut diharapkan dapat membuka hubungan kerjasama yang lebih erat dan dapat
melibatkan partisipasi mahasiswa pertanian di Indonesia dalam kegiatan IAAS Internasional, selain itu esensi yang diperoleh dengan
masuknya Indonesia sebagai anggota IAAS, antara lain terbukanya kesempatan bagi mahasiswa pertanian Indonesia untuk ikut serta
Exchange Program, yang akan menambah wawasan. Melalui seleksi, Sema IPB akhirnya memutuskan 3 (tiga) orang mahasiswa
sebagai delegasi resmi yaitu : Arwa Irma Nasution (ketua delegasi), Ahmad Saufi dan Nik Retno Purwandari. Hasilnya GA memutuskan
Indonesia dengan suara bulat sebagai anggota penuh IAAS.

Keputusan lain dari GA ini adalah terpilihnya Arwa Inayati Nasution sebagai Control Committee I IAAS Indonesia dari negara Asia.

Pada tahun 1992 itu pula tercetus ide bahwa mahasiswa pertanian Indonesia tidak hanya berasal dari IPB saja, tetapi banyak
universitas yang memiliki disiplin ilmu pertanian ini, maka dibentuklah yang disebut dengan National Congress (NC) dan Local
Committee (LC). Sebagai Local Committee I dibentuk Local Committee IPB, dengan memulai sistem pengkaderan melalui IOP I pada
tahun 1993. Kemudian dalam sosialisasinya IAAS Indonesia mengajak rekan-rekan dari Universitas Brawijaya, Universitas
Sumatera Utara, Universitas Tanjungpura, Universitas Halueleo, univeristas Jambi dan Universitas Tahulako melalui forum
National Congress I. Dan kemudian bersama IPB (kecuali Universitas Tahulako) disahkan menjadi local Committee IAAS Indonesia,
dengan disahkan melalui SK Dirkjen Dikti seangai Local Committee dari IAAS Indonesia yang termasuk dalam Ikatan Organisasi
mahasiswa Seprofesi (sekarang Ikatan Organisasi Mahasiswa Sejenis).
Tahun 1996 ketika National Congress di Kendari LC. USU dan LC. Tanjungpura dikeluarkan dari IAAS Indonesia, karena tidak aktif
menjalankan program-program kerja dan tidak pernah lagi mengikuti agenda IAAS Indonesia. Tetapi pada tahun itu pula IAAS
Indonesia menambah satu lagi LC, yaitu LC Unpad (Universitas Padjadjaran) dan kemudian disusul oleh LC. Unram (Universitas
Mataram) pada tahun 1999 pada NatCon V di Bandung.

KEANGGOTAAN IAAS INDONESIA
Keanggotaaan IAAS Indonesia bersifat anggota kelembagaan, sedangkan bersifat individual (perorangan) berada di bawah Local
Committee.
1. Candidate Member; Universitas yang mencalonkan dirinya menjadi anggota IAAS Indonesia pada Forum Nasional IAAS Indonesia
2. Full Member; Candidate Member yang telah disahkan menjadi Full Member pada national Congress
3. Honorary Member (anggota kehormatan); kelompok orang atau individual yang berjasa pada IAAS Indonesia

BENTUK ORGANISASI
Sebagai organisasi kemahasiswaan internasional, IAAS Indonesia mengikuti kebijakan dan aturan dari IAAS Internasional, tetapi
walaupun demikian IAAS Indonesia juga memiliki Pedoman Dasar dan Pedoman Rumah Tangga sendiri, sebab kita langsung dibawah
Direktorat Perguruan Tinggi yang termasuk dalam Ikatan Organisasi Mahasiswa Sejenis (IOMS).

IAAS Indonesia adalah wadah bagi mahasiswa pertanian Indonesia untuk mendalami disiplin ilmunya dan mengasah keprofesiannya
melalui kegiatan-kegiatan nasional serta berwawasan internasional.

IAAS Indonesia merupakan organisasi struktural fungsional dengan sistem kepemimpinan non kolektif dimana kekuasaan tertinggi
terletak pada National Committee dengan penanggung jawab umum National Director untuk nasional dan Local Committee Director di
tingkat lokal (PRT IAAS Indonesia).

National committee berfungsi untuk memfasilitasi kegiatan-kegiatan Local Committee.

NATIONAL CONGRESS
Adalah badan tertinggi anggota IAAS Indonesia, diselenggarakan sekali setahun. NatCon memiliki kekuatan :
1. Menetapkan, mengganti atau memperbaiki PD, PRT, dan PKO organisasi
2. Meminta pertanggung jawaban national Director
3. meminta pertanggung jawaban CCNC
4. Memilih dan mengangkat ND dan CCNC
5. Meminta laporan kerja Local Committee
6. Menerima Candidate Member dan Full Member IAAS Indonesia

STRUKTUR ORGANISASI
Dalam menjalankan organisasi kepengurusan IAAS Indonesia disebut dengan National Committee. Dalam pembagian tugasnya
National Director (ND) memegang dan langsung membawahi fungsi-fungsi administrasi dan fungsi Eksternal yaitu :Vice Director of
Finance, Vice Director of Communication, Vice Director of Exchange, Vice Director of Partnership. Dalam menjalankan tugasnya
National Committee akan dikontrol oleh Control Committee of National Committee (CCNC) yang anggotanya berasall dari setiap Local
Committee.




AKTIVITAS
Seperti yang telah disebutkan di atas bahwa IAAS Indonesia (NC) bersifat fasilitator dari LC, sehingga setiap program nasional selalu
ditenderkan pada LC-LC. Sejak berdirinya IAAS Indonesia telah melakukan :
1. The 1st Asia Pacific Regional Meeting and International Seminar “Sustainable Agricultural System and it’s Impact on Environment
     in Asia Pacific Region” in 1992;
2. National Seminar “Indonesia farmer in the 21th Century” in 1993;
3. National Seminar “Organic Farming system” in 1994;
4. Working Camp “Potential of Youth farmers” in 1994;
5. The host of The 39th World Congress and Seminar “Tropical Agriculture in The Global Market” in 1996;
6. Global Program I “Improve Human Resources in Agriculture to Increase Productivity – Relation with AFTA” in 1997;
7. International Student Association Festival (ISAF) in 1998;
8. Global Program II “Dreams in light years, thinks in miles but work step by step” in 1999;
9. ExchangePrograms sejak 1993. hingga sekarang NC IAAS Indonesia menerima beberapa mahasiswa dari IAAS Switzerland,
     Belgium, Slovene, Austria and Denmark untuk melakukan magang di Indonesia. Pada waktu yang sama beberapa anggota IAAS
     Indonesia telah dikirim ke Netherlands, Norway, and Switzerland for the same training, dalam waktu dekat juga akan mengirimkan
     dua anggotanya ke Switzerland and Netherlands;

IAAS Indonesia LC UNIBRAW                                                                                                          3
10. NSPCA (National Scientific Paper Competition in Agricultural) I th. 2003 di IPB, II th. 2005 di Universitas Halueleo dan III th. 2008
    di Universitas Brawijaya.
11. The 3rd Asia Pacific Regional Meeting th. 2005 di Unibraw.
12. .....
13. ....



                                                                                                                LC UNIBRAW
                                                                                   (LOCAL COMMITTEE UNIVERSITAS BRAWIJAYA)

IAAS Local Committee Universitas Brawijaya (LC-UB) diterima sebagai candidate member IAAS Indonesia pada tahun 1993. pihak
yang mengajukan pendirian IAAS LC-UB saat itu adalah Ketua SEMA Fakultas Pertanian, Ahmad Sirojuddin yang kemudian menjabat
sebagai local Committee Director (LCD) IAAS LC-UB periode pertama. Pada tahun 1994 status ini telah berubah menjadi full-member.
Kegiatan pertama yang dilakukan adalah kegiatan Exchange Program khususnya pada program sending dengan mengirim satu orang
anggota IAAS LC-UB ke Swiss untuk mengikuti program magang di petani setempat selama lebih kurang 3 bulan.


Aktivitas-aktivitas bersifat intern organisasi banyak dilakukan pada periode ketiga kepengurusan IAAS LC-UB. Pengusahaan sekretariat
tetap, pengadaan dan pembenahan sarana kantor, sosialisasi kelembagaan di lingkungan Brawijaya, pelaksanaan language education,
serta pengiriman delegasi ke National Congress dan interaksi dengan LC-LC lain merupakan agenda yang telah dilaksanakan. Di
bidang exchange program, periode ini telah meloloskan banyak orang anggotanya untuk mengikuti program magang di negara lain.

Melanjutkan program periode sebelumnya, kepengurusan sekarang mencoba melakukan perbaikan dan pembenahan. Dengan
beranggotakan 4 fakultas agrokompleks, maka diajukanlah status IAAS LC-UB sebagai Unit Aktivitas (Unitas). Kegiatan terprogram
yang link dengan NC dan International Students Association (ISA) di Brawijaya juga masuk dalam agenda kepengurusan ini.

Sampai saat ini IAAS LC-UB telah melakukan 15 kali LCC (Local Committee Conference). Ini berarti telah ada 13 LCD yang pernah
memimpin IAAS LC-UB. Mereka adalah :
   1. Ahmad Sirojuddin, Fak. Pertanian (1993-1994),
   2. Endah Agus, Fak. Perikanan (1994-1995),
   3. Andhika Karunia, Fak. Pertanian (1996-1998),
   4. Citra Wardhani, Fak. Pertanian (1998-1999),
   5. Johan B. Pambudi, Fak. Pertanian (1999-2000),
   6. Ani Yulika, Fak. Pertanian (2000-2001),
   7. Fauzian Noor, Fak. Pertanian (2001-2002)
   8. Wahyu Purwaningsih, Fak. Pertanian (2002-2003)
   9. Firman Jaya, Fak. Peternakan (2003-2004)
   10. Rudy Rahadian, Fak. Pertanian (2004-2005)
   11. Endah Wijayanti, Fak. Tekologi Pertanian (2005-2006)
   12. Fandi Arisrahman, Fak. Peternakan (2006-2007)
   13. Saiful Rijal, Fak. Teknologi Pertanian (2007-2008)
   14. Wawan Wahyudiono, Fak. Teknologi Pertanian (2008-2009)
   15. Hafiz Iqbal Maulana, Fakultas Teknologi Pertanian (2009-2010)
   16. Attabik M. Amrillah, Fak. Perikanan (2010-2011)
   17. Rio Rizky F., Fak. Perikanan (2011-2012)




IAAS Indonesia LC UNIBRAW                                                                                                              4
                                                 PEDOMAN
                                              KEORGANISASIAN
                                IAAS Indonesia Local Committee Universitas Brawijaya




Daftar Isi.... ................................................................................................................................ 1
Pendahuluan.................................................................................................................................2
Sistem........................................................................................................................................ 2
Tugas dan Kewajiban ................................................................................................................ 5
Detail Managing Project ............................................................................................................. 9
Aktivitas ..................................................................................................................................... 14
IOP & BOS I..................................................................................................................................15
LCC ........................................................................................................................................... 15
Pendelegasian .......................................................................................................................... 17
Standar Organisasi .................................................................................................................... 19




IAAS Indonesia LC UNIBRAW                                                                                                                            1
                                                           PENDAHULUAN

          Tiga komponen pokok yang mendukung sebuah organisasi tumbuh dengan baik adalah lingkungan yang kondusif, sarana
organisasi yang memadai dan SDM berkualitas yang dapat menjalankan dan mengoptimalkan segala sumber daya yang ada dengan
baik.
          Sarana organisasi memegang peranan yang penting karena didalamnya terdapat aturan-aturan, perangkat dan berbagai
sistem bagaimana sebuah organisasi dijalankan. Keberadaan sarana ini sebagai ciri khas/karakteristik yang membedakan dengan
organisasi lain.
          Penyusunan sarana organisasi ini diharapkan dapat menjadi panduan bagi pengurus IAAS Local Committee Universitas
Brawijaya [IAAS LC UB] dalam menjalankan berbagai aktifitas organisasi sehingga kemampuan teknis dan non teknis mempunyai
fungsi standar.


KEORGANISASIAN                                                                                                  I. SISTEM


           Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk
melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu tujuan tertentu. Sedangkan prosedur yang dimaksud adalah urut-urutan yang
tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan
(when) dikerjakan dan bagamana (how) mengerjakannya.
          Suatu sistem mempunyai maksud tertentu. Maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan ada
yang menyebutkan untuk mencapai suatu sasaran (objectives). Goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan
sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. Di dalam IAAS Indonesia LC-UB, ada beberapa sistem yang digunakan untuk
menjalani roda keorganisasian, yaitu :


1.     Rantai Wewenang
     Rantai wewenang dibuat untuk mengatasi kekosongan kepemimpinan selama LCD tidak berada di tempat, seperti sakit yang
     memerlukan istirahat panjang, diluar kota, masa pendelegasian dan tidak dapat dihubungi. Hal ini penting dalam pengambilan
     keputusan yang harus segera dilakukan dalam waktu yang singkat. Pemindahan wewenang dilakukan melalui penetapan resmi
     dalam sebuah surat keputusan yang ditandatangani oleh LCD yang berisi nama dan jabatan pihak yang diserahi wewenang. Ketika
     LCD berada kembali di LC, maka wewenang harus diserahkan kembali kepada LCD melalui surat resmi pula.
     Ada 2 bentuk rantai wewenang yang diterapkan dalam LC-UB :
     a. Menurut hirarki jabatan
          Karena garis hirarki Executive Committe (LCD, DLD dan ES) sejajar, maka apabila LCD tidak ditempat, secara otomatis DLD
          memegang kendali hirarki jabatan. Begitu pula apabila LCD dan DLD tidak ditempat, maka ES memegang kendali hirarki
          jabatan.
     b. Apabila Executive Committe tidak ditempat, maka kendali hirarki jabatan harus diserahkan berdasarkan SK LCD yang menunjuk
        bawahannya sebagai PJS ( Penanggung Jawab Sementara) sampai dengan berakhirnya SK yang bersangkutan. PJS ditunjuk
        berdasarkan urutan departemen sebagai berikut :
        1. PR; departemen yang mengetahui informasi internal dan eksternal
        2. Expro; departemen yang mengatur pertukaran mahasiswa antar anggota IAAS sedunia
        3. HRD; departemen yang mempunyai database anggota yang terdahulu dan sekarang
        4. STD; departemen yang bertugas meningkatkan kemampuan teknis anggota
        5. ERD; departemen yang bertugas untuk pengabdian pada masyarakat
        Menurut hirarki jabatan : EC  Co. Dept.  staff
        Sistem ini juga meliputi kewenangan-kewenangan yang dapat dilakukan oleh seseorang sesuai jabatannya dan ketidakwenangan
        mencampuri hal-hal yang tidak masuk akal dalam wewenangnya.
     Bertujuan untuk menanamkan secara benar dan proporsional tentang fungsi pemimpin, jalur-jalur wewenang tertinggi sampai dengan
     terendah. Membiasakan staf untuk memegang tanggung jawab yang lebih besar serta menjadikan pergantian pemimpin sebagai hal
     wajar yang tak perlu ditakuti melainkan disikapi dan dilaksanakan sebagaimana mestinya.
     Struktur organisasi dalam pengurus inti IAAS Indonesia LC-UB adalah sebagai berikut:




                                       Deputy                  LCD                   ES




                                  PR            EXPRO         ERD            STD            HRD



2.     Rantai Konsultasi
     Rantai konsultasi dibuat sebagai pedoman alur konsultasi bagi IAAS Indonesia LC-UB dengan komponen konsultatif, meliputi EC,
     CCLC, pembina, PR III dan anggota. Alur konsultasi digambarkan sebagai berikut :




IAAS Indonesia LC UNIBRAW                                                                                                        2
                                 PR III
                                                                      Ket :
                                                                      Konsultasi anggota/ pengurus berkaitan dengan
                                 Pembina                              program kerja dapat dilakukan kepada EC. Kritik
                                                                      dan saran dari anggota/ pengurus terhadap EC
                                                                      disampaikan kepada CCLC yang kemudian akan
                                 CCLC                                 menyampaikannya         kepada     EC     setelah
                                                                      menyaringnya     terlebih   dahulu.   Sedangkan
                                                                      konsultasi EC dan atau dengan CCLC dapat
                                                                      dilakukan kepada pembina dan atau PR III.
                                  EC


                                 Anggota


3.     Meeting
     Merupakan pertemuan-pertemuan yang dilakukan oleh EC, CCLC, panitia kegiatan dan anggota dalam melaksanakan fungsi
     manajemen (planning, organizing, actuating, controlling). Pertemuan tersebut meliputi :


1      LCC (Local Committee Conference)
       Merupakan forum pengambilan keputusan tertinggi di tingkat lokal. Dilaksanakan tiap akhir periode [1 tahun] dan dihadiri oleh
       seluruh anggota local committee.
2      EC-CC ( Executive Committee-Control Council ) Meeting
       Agenda utama pembicaraan adalah tentang perkembangan aktivitas LC, kendala-kendala yang dihadapi EC, saran/solusi
       penyelesaian dan evaluasi dari CC. Hasilnya merupakan rekomendasi dan bahan untuk EC-CC meeting berikutnya serta untuk
       LCC. Peserta meliputi seluruh EC dan CCLC aktif pada periode bersangkutan serta undangan. Dalam hal ini, departemen PR
       dapat ikut serta karena fungsinya untuk mencari informasi terkini sehingga dapat dijadikani masukan/ ide yang bermanfaat bagi
       pertemuan ini.
3      CC Meeting
       Pertemuan intern Control Council guna membahas, merencanakan dan melaksanakan fungsi kontrol demi kemajuan LC. Selain
       itu, sebagai persiapan untuk menyajikan laporan yang akan disampaikan dalam LCC.
4.     EC (Executive Committee) Meeting
       Pertemuan antara LCD, DLD dan ES untuk membahas, merencanakan dan melaksanakan fungsi kontrol sebelum mengadakan
       rapat koordinasi pengurus atau pada saat tertentu untuk memungkinkan mengadakan rapat koordinasi.
5.     Rapat Koordinasi
       Merupakan pertemuan-pertemuan yang dilakukan oleh pengurus harian dan panitia kegiatan dalam melaksanakan fungsi
       manajemen ( planning, organizing, actuating, controling ). Pertemuan tersebut meliputi :
        a. LPJ Departemen Kepada EC
             Berisi laporan pelaksanaan program tiap departemen dan non departemen kepada EC. Laporan tersebut sebagai
             pertanggungjawaban staf yang dipilih dan diangkat EC dan sekaligus sebagai bahan penyusunan laporan EC yang
             disampaikan pada saat LCC. Waktu koordinasi dikondisikan sesuai kegiatan yang akan dan yang telah dilaksanakan.
        b. Rapat Koordinasi Pengurus
             Forum pertemuan pleno yang dihadiri oleh seluruh departemen dan non departemen untuk melaksanakan koordinasi
             kegiatan-kegiatan yang akan datang, evaluasi pelaksanaan program sebelumnya. Hasilnya digunakan sebagai laporan
             triwulan LC.
        c.   Koordinasi departemen ( intern departemen )
             Pertemuan-pertemuan yang dihadiri oleh anggota tiap departemen. Pokok bahasan adalah tentang bagaimana
             melaksanakan dengan baik program/kegiatan yang telah ditetapkan, pembuatan laporan, pembentukan tim yang solid,
             regenerasi anggota departemen, dan fungsi-fungsi lain yang mendukung optimalisasi dan efektifitas kerja departemen.
        d. Koordinasi kepanitiaan
             Pertemuan-pertemuan yang dilakukan oleh panitia suatu kegiatan dibawah departemen terkait. Bertujuan untuk mensukseskan
             pelaksanaan kegiatan, mendapatkan pemasukan bagi kas LC dan terciptanya tim work kerja yang solid dengan deskripsi kerja yang
             jelas.


4.     Administration Regulation IAAS Indonesia LC-UB
     Berfungsi untuk mengatur administrasi yang meliputi alur administrasi kegiatan dan administrasi keorganisasian seperti pembuatan
     surat, pengaturan arsip, pembuatan proposal dan laporan, publikasi, sertifikat, data form, inventarisasi serta pembuatan lembar
     notulensi dan lembar kehadiran saat pertemuan. Executive secretary mempunyai hak penuh atas pengaturan regulasi administrasi.
     Untuk menjalankan tugas administrasi, executive secretary dapat dibantu oleh vice ES




IAAS Indonesia LC UNIBRAW                                                                                                               3
5.     Financial Regulation IAAS Indonesia LC-UB
     Berfungsi untuk mengatur segala hal yang berkaitan dengan masalah keuangan LC seperti keuangan global LC-UB, pemasukan dan
     sumber-sumbernya, pengeluaran rutin dan insidental, insentif dan royalti, fundrising, pedoman-pedoman yang mengatur beserta
     instrumen kontrolnya. Termasuk didalamnya mengatur siapa saja yang berwenang perihal keuangan, model dan sistematika
     pelaporannya.


6.     Mekanisme Penawaran Kegiatan dan Kerjasama
     Sebelum mengadakan kegiatan, maksimal 6 minggu sebelumnya harus dikeluarkan sebuah penawaran pekerjaan sebagai panitia
     penyelenggara (organizing committee=OC) beserta job description global. Sedangkan untuk perihal kerjasama, dibagi dua bagian :
                 a.   Semua bentuk kerjasama dari luar (eksternal) keorganisasian IAAS Indonesia LC-UB, harus diketahui dan disetujui
                      oleh EC.
                 b.   Bentuk kerjasama yang akan ditawarkan oleh IAAS Indonesia LC-UB, dapat dilakukan oleh departemen PR LC-UB
                      dan atau panitia kegiatan dimana sebelumnya sudah diputuskan dalam rapat koordinasi.


7.     Managing Project
     Berisi standar-standar yang harus dipenuhi khususnya oleh staf untuk mengantisipasi sebuah/ lebih kegiatan. Standar tersebut
     meliputi :
     a. Penyusunan Konsep
        Suatu kegiatan yang baik harus mempunyai dasar pemikiran/ konsep sehingga tujuan dari kegiatan dapat tercapai sesuai yang
        diharapkan. Konsep kegiatan dirumuskan oleh tim SC (Steering Committee) yang dipilih dari perwakilan departemen yang
        mengadakan kegiatan atau orang-orang yang dipilih oleh EC. Setelah konsep dirumuskan maka tim OC (Organizing Committee)
        berkewajiban menjalankan konsep tersebut sampai selesai.


     b. Vacancy
        Vacancy adalah proses pengrekrutan dan penyeleksian panitia yang akan mengadakan kegiatan. Vacancy dapat diikuti oleh
        seluruh komponen anggota IAAS Indonesia LC-UB.

     c. Penetapan skala keberhasilan
         Perlu dilakukan agar keberhasilan/ kegagalan sebuah kegiatan dapat dinilai melalui parameter yang objektif. Untuk lebih jelasnya
         dapat dilihat pada Detail Managing Project. Laporan pertanggungjawaban (LPJ) adalah isi laporan kegiatan dengan konten
         sebagai berikut:
               Latar belakang kegiatan
               Waktu dan tempat pelaksananaan
               Deskripsi acara mulai awal hingga akhir
               Kendala dan solusi kegiatan
               Evaluasi
               Dokumentasi kegiatan
               Anggaran dan beserta bukti pengeluaran yang sesuai
        Batas pembuatan LPJ adalah dua minggu setelah kegiatan dilaksanakan. Apabila LPJ dibuat melebihi batas waktu yang
        ditentukan, maka panitia akan mendapatkan denda sebesar Rp. 100.000,- yang nantinya uang tersebut akan masuk kas LC
     d. Planning Activity
        Menggambarkan urutan kerja, PJ (Penganggung Jawab) dan waktu yang diperlukan dalam sistematika yang jelas dan teratur.
        Planning Activity dapat disusun dengan cara pembuatan time line. Penggunaan time line dapat mencegah overlaping tugas,
        contohnya individu yang terlibat harus melaksanakan dua tugas atau lebih dari tim yang berbeda. Dengan urutan waktu yang jelas
        anggota tim akan mengetahui dengan baik kapan dia mulai bekerja, apa yang dikerjakan dan berapa lama tugas tersebut harus
        diselesaikantugas tersebut. Time line juga sangat membantu penentuan keberhasilan atau kegagalan sebuah kegiatan dan
        mempermudah evaluasi.
     e. Budgeting
        Yaitu penyusunan anggaran riil berpedoman pada terlaksananya kegiatan dengan anggaran sekecil mungkin. Hal ini penting guna
        mengetahui berapa sebenarnya anggaran yang dibutuhkan agar kegiatan terlaksana. Budget juga berfungsi untuk mengontrol
        sedemikian rupa sedekat mungkin dengan rencana, menghindari keborosan-keborosan ( pengeluaran yang tidak perlu ) serta
        sumber pemasukan kas LC.
     f. Organizing/ Actuating
        Merupakan segala sesuatu yang harus dikerjakan sebelum dan saat hari-H. Untuk memudahkannya maka harus dbuat Job
        Description/ deskripsi tugas yang jelas agar masing-masing individu/ tim yang terlibat mengerti benar apa yang harus dikerjakan
        disamping mencegah overlap dengan tim lain saat melaksanakan tugasnya.
        Selain itu, dapat membantu terbentuknya tim solid dalam hal tanggung jawab dan tahap evaluasi yang berguna untuk perbaikan
        pelaksanaan kegiatan sejenis di masa mendatang. Standar tim yang diterapkan yaitu kesekretariatan, acara dan konsumsi. Aturan
        kesekretariatan berisi hal-hal penting tentang penerapan standar-standar kesekretariatan yang harus dipenuhi, sehingga terpenuhi
        2 syarat pokok kesekretariatan yaitu legality dan good performance (kelegalan dan penampilan yang menarik). Standar-standar
        tersebut meliputi pembuatan proposal dan laporan, surat dan penomorannya, stempel dan penandatanganannya. Sedangkan tim
        acara bertanggung jawab atas perencanaan, terlaksananya acara dengan baik dan evaluasi kegiatan. Adapun tim konsumsi
        bertanggung jawab atas perencanaan, pelaksanaan dan distribusi konsumsi kegiatan.

     g. Reporting
        Merupakan penyampaian laporan kegiatan yang telah terlaksana yang dilaporkan oleh ketua pelaksana dan perwakilan dari
        departemen yang mempunyai program kerja. Isi dari laporan ini meliputi aktivitas pra-kegiatan, hari-H, kendala serta solusi untuk
        kegiatan dimasa mendatang.


IAAS Indonesia LC UNIBRAW                                                                                                              4
              .



8.     Progress dan Evaluation
     Forum EC dimana di dalamnya berisi penyampaian laporan aktivitas dan perkembangan LC dalam kurun waktu tertentu. Evaluasi
     pelaksanaanya berupa keaktifan para staf. Selain itu dapat dilakukan pula teguran bagi staf yang kurang aktif, pemindahtugasan staf
     yang tidak aktif dengan yang aktif serta penawaran lowongan bagi anggota biasa yang berkeinginan menjadi staf/ pengurus LC.




9.     Aturan Operasional
     Berisi tentang hal-hal teknis yang biasa dan menjadi standar yang dilakukan oleh LC UB dalam menjalankan aktifitas organisasi.
     Aturan operasional tersebut adalah :
        a.   Standar busana dalam kegiatan, dengan motto tampil excelent but not arrogant dengan standar busana pria menggunakan
             dasi, kemaja panjang berkerah, celana selain dari bahan jeans dan wanita menggunakan rok.
        b. Aturan panitia inti yang menyatakan :
           - panitia inti adalah kapel, sekretaris dan bendahara
           - sebelum menyelesaikan LPJ kegiatan maka panitia inti tidak boleh mengikuti/menjadi panitia pada kegiatan lain.
        c.   Pembukaan (pembacaan) e-mail LC UB
             Diwajibkan kepada setiap pengurus atau staf pada saat berinternet untuk membuka dan juga e-mail LC UB. Bila terdapat
             informasi yang terkait dengan departemennya bisa langsung dibalas dengan share copy to draft folder LC terlebih dahulu.
             Bila untuk lain departemet, info dicopy atau dicatat dan disampaikan ke departemen yang bersangkutan untuk ditindak lanjuti.
             Setiap melakukan transaksi e-mail harus mengetahui executive secretary untuk diarsip
        d.    PD/PRT, PKO, serta Juklak dan Juknis lainnya baik tingkat lokal, nasional maupun internasional (C&BL dan Service Guide).


10. Pengrekrutan dan Pengkaderan
     Mengatur tentang bagaimana seoarang mahasiswa pertanian dan yang berkaitan dengannya bergabung menjadi anggota IAAS.
     Tahapan seseorang menjadi anggota IAAS adalah melalui pengrekrutan yang disebut IOP (IAAS Orientation Program) dimana dalam
     kegiatan ini dilakukan penyeleksian dan mengikuti beberapa bentuk acara.
     Sedangkan pengkaderan ditujukan kepada anggota IAAS Indonesia yang berminat menjadi pengurus LC-UB dimana didalamnya
     terdapat berbagai bentuk pelatihan dan beberapa acara untuk meningkatkan kemampuan anggota baik teknis maupun non teknis.
     Tahap pengkaderan ini dilakukan dalam suatu kegiatan yang disebut BOS I (Building On Success I). Apabaila ingin melanjutkan
     pada tahap pengurus IAAS Indonesia maka anggota IAAS Indonesia harus mengikuti kegiatan BOS II yang diadakan oleh National
     Committee (NC) pada saat melaksanakan Natcon.


11. Pergantian Kepengurusan
     Pergantian pengurus dilakukan setelah masa jabatan selama satu periode berakhir. Sebelumnya, para pengurus setiap departemen
     harus memberikan laporan pertanggujawaban kepada EC maksimal dua minggu sebelum LCC dilakukan yang nantinya akan
     dilaporkan oleh EC pada saat LCC. Kemudian, pengurus berhak menerima sertifikat yang menyatakan pernah menjadi pengurus
     IAAS Indonesia LC-UB yang ditandatangani oleh LCD dan Rektor/ Pembantu Rektor III Universitas Brawijaya sebagai perwakilan
     dari pihak rektorat.


12. Kehumasan
     Mengatur tata cara bagaimana presentasi dilakukan dengan baik dalam rangka memperkenalkan IAAS dan ataupun memperluas
     jaringan kerjasama. Perlengkapan yang memadai memegang peranan penting agar presentasi berhasil dan menghasilkan. Tata cara
     dan perlengkapan yang diperlukan diharapkan menjadi sebuah standar yang dipenuhi apabila sebuah presentasi dilakukan dengan
     standar kelengkapan. Perlengakapan presentasi minimal meliputi :
         -   leaflet
         -   profile
         -   merchandise
         -   transparansi .
13. Pendelegasian
     Pendelegasian berperan penting dalam meningkatkan wawasan dan kualitas IAAS LC-UB secara perorangan ataupun lembaga.
     Keikutsertaan anggota diluar programnya sendiri meliputi kegiatan yang dilaksanakan oleh IAAS maupun non IAAS dengan skala
     lokal, regional, nasional dan internasional. Tentunya hal tersebut sebagai sarana potensial bagi pihak-pihak/ instansi yang hendak
     mempromosikan produk/ jasanya melalui acara-acara yang diikuti oleh para delegasi.


                                                                                                           II. TUGAS & KEWAJIBAN



A.     Executive Committee (EC)


IAAS Indonesia LC UNIBRAW                                                                                                              5
         Executive Committee (EC) yang terdiri dari LCD, DLD dan ES merupakan hirarki jabatan tertinggi dalam LC-UB. Dalam
menjalankan kepemimpinannya, EC mempunyai tugas dan kewajiban sebagai berikut :
        Aktif memantau perkembangan keseluruhan kegiatan IAAS dengan cara:
               Melihat perkembangan informasi di Sekretariat
               Menjalin komunikasi dengan rekan-rekan kerja dalam satu departemen/ tim kerja maupun dari departemen/ tim kerja
                lain
               Mendampingi IAASer pada saat persiapan dan pelaksanaan suatu kegiatan.
        Berhak dan berkewajiban untuk mengembangkan kemampuan manajerial organisasi dan kemampuan pendukung lainnya
         (IAAS Service Guide/ Constitution and By Laws)
        Mengetahui dan memahami dalam melakukan sistem organisasi yang berlaku di IAAS
        Setiap anggota Executive Committee mempunyai fungsi sebagai humas IAAS sehingga diharapkan membawa bahan-
         bahan yang diperlukan bila ada yang bertanya seperti leaflet.


A.     Standar Operasional EC
       Dalam menjalankan tugas-tugasnya, maka EC harus memiliki dokumen-dokumen sebagai berikut :
       -   PD/PRT, PKO, serta Juklak dan Juknis lainnya baik tingkat lokal, nasional maupun internasional (C&BL dan Service Guide)
       -   Laporan Pertanggungjawaban EC periode sebelumnya
       -   Keputusan-keputusan yang dihasilkan dalam LCC, termasuk di dalamnya hasil-hasil working-group
       -   Program Kerja LC pada periode yang sama
       -   Hasil-hasil National Congress IAAS Indonesia
       -   Dokumen-dokumen dari periode-periode EC sebelumnya,
       -   Dokumen-dokumen lain yang dianggap penting.

B.      Departemen
     Anggota IAAS Indonesia LC-UB yang menjadi koordinator departemen harus mengikuti BOS I terlebih dahulu. Pemilihan pengurus
     diputuskan oleh EC pada periode tersebut dengan mengadakan konsultasi terlebih dahulu kepada CCLC.
     Dalam IAAS Indonesia LC-UB memiliki lima departemen yang saling berkaitan, yaitu :
     1. Public Relation
     Tugas Pokok
     -    Penanggung jawab dari kerja PR di tingkat Local Committee.
     -    Menjalin hubungan dengan pihak internal maupun eksternal kampus dalam rangka penyebaran informasi tentang IAAS LC-UB.
     -    Bila diperlukan, membantu PR dalam suatu kegiatan tertentu

     2. Exchange Program
     Tugas Pokok
     -   Penanggung jawab dari Expro dan kegiatan-kegiatan pendukungnya.
     -   Menyelenggarakan koordinasi pengawasan terhadap segi program maupun edukatif terhadap pelaksanaan Expro di tingkat
         Local Committee.
     -   Bekerja sama dengan departemen lain untuk melaksanakan kegiatan terutam syarat dan pendukung kegiatan Expro.

     3. Environmental and Rural Development
     Tugas Pokok
     -   Memfasilitasi keinginan anggota LC-UB untuk aktualisasi diri dalam pengabdian kepada masyarakat.
     -   Mengelola dan melaksanakan Working Camp dan Monthly Program.
     -   Support (pendukung) yang diberikan LC-UB kepada Village Concept Project (VCP) dari segi sumber daya manusia.



     4. Human Resources Development
     Tugas Pokok
     -   Menyelenggarakan pengrekrutan anggota IAAS dalam bentuk IOP
     -   Menyelenggarakan kegiatan lain yang dapat menunjang upaya pengkaderan anggota seperti BOS I
     -   Menyelenggarakan kegiatan pengembangan diri (kepribadian) dari anggota maupun mahasiswa pertanian pada umumnya
         dalam berorganisasi
     -   Menyelenggarakan sistem pengolahan dan distribusi data potensi anggota LC-UB
     -   Bertanggung jawab atas pengumpulan, pengelolahan dan distribusi database anggota LC-UB.

     5. Science and Technology Development
     Tugas Pokok
     -   Menyelenggarakan kegiatan yang dapat menambah wawasan dan kemampuan (skill) baik kepada anggota maupun mahasiswa
         pertanian pada umumnya
     -   Menyelenggarakan seminar, diskusi, simposium, atau sejenisnya yang berkenaan dengan pengkajian peningkatan
         pembangunan pertanian khususnya di tingkat Local Committee.
     -   Membina, mendorong anggota untuk lebih melakukan, meningkatkan diskusi kelompok yang membahas perkembangan
         Science and Technology khususnya di bidang agrokompleks dengan memakai bahasa internasional seperti English.

C.     Standar Operasional Koordinator dan Staf/ Staf Magang Departemen

     Dalam menjalankan tugas-tugasnya, maka koordinator dan staf/ staf magang departemen harus memiliki dokumen-dokumen sebagai
     berikut :
     -    PD/PRT, PKO, serta Juklak dan Juknis lainnya baik tingkat lokal, nasional maupun internasional (C&BL dan Service Guide)
     -    Keputusan-keputusan yang dihasilkan dalam LCC, termasuk di dalamnya hasil-hasil working-group
     -    Program Kerja LC pada periode yang sama
     -    Dokumen-dokumen dari periode-periode pengurus sebelumnya,
     -    Dokumen-dokumen lain yang dianggap penting.


D.     Control Council of Local Committee

IAAS Indonesia LC UNIBRAW                                                                                                            6
      Control Council of Local Committee berfungsi sebagai tempat konsultasi bagi pengurus dan anggota, mengawasi serta
mengontrol kinerja pengurus. Pengembangan selanjutnya diserahkan kepada CCLC periode yang bersangkutan sesuai dengan situasi
pengembangan IAAS pada masa itu. Tugas dan kewajiban CCLC adalah sebagai berikut :

 1. Controlling
Pada dasarnya tugas controlling dibagi 2 (dua), yaitu :

 a.       Antisipasi, yaitu controlling yang dilakukan sebelum suatu kegiatan berjlan. Hal ini merupakan kegiatan preventif untuk memberi
          kepastian supaya tingkat kesalahan LC dalam menjalankan tugasnya dapat diperkecil. Termasuk dalam jenis controlling ini
          adalah :
                 PPJ (Pendidikan Pra Jabatan). Untuk kegiatan ini, pelaksanaan kegiatan dikelola oleh LC, sedangkan CCLC bertugas
               sebagai pengonsep materi PPJ. Pesertanya adalah seluruh badan eksekutif, yaitu LCD, Deputy, Executive Secretary,
               Treasure, Co. Departement, staf dan staf magang. Materi yang diberikan bertujuan untuk membekali para pengurus LC
               untuk dapat menjalankan tugasnya sehari-hari dengan baik melalui achievement motivation training dan pengenalan serta
               peningkatan kemampuan pribadi. Dokumen yang dihasilkan adalah dokumen rahasia yang hanya boleh diketahui CCLC,
               dan diketahui sebagian oleh EC.
                 BOS I (Building on Success). Seperti halnya PPJ, kegiatan ini dilaksanakan oleh LC, sedangkan CCLC menjadi
               pemateri pada sebagian sesi. Program ini masuk dalam Program Kerja LC, bukan CCLC, tetapi CCLC diharapkan dapat
               memberikan masukan-masukan berharga berdasarkan pengalamannya mengikuti berbagai acara di IAAS, baik kegiatan
               tingkat nasional maupun lokal. Materi yang diberikan di sini adalah materi-materi dasar keorganisasian (praktis) dan
               aturan-aturan dasar IAAS.

 b.       Controlling, yaitu kegiatan pengontrolan yang dilakukan secara periodik untuk memantau kinerja LC. Termasuk dalam jenis
          controlling ini adalah :

                 EC-CC Meeting. Dilaksanakan pada waktu-waktu tertentu sesuai kesepakatan dengan LC. Pada forum ini diadakan
               diskusi dan proses konsultasi-asistensi mengenai perkembangan LC. EC-CC Meeting dihadiri oleh seluruh anggota CCLC
               dengan anggota EC (LCD, Deputy, Executive Secretary) dan jika diperlukan dihadiri pula oleh Coordinator PR dan atau
               para Coordinator Department.
                 Controlling Session. Masa dimana CCLC melakukan penilaian akhir tentang kinerja LC melalui angket. Dari angket ini
               dapat diambil banyak hasil analisa, yang secara lengkapnya akan ditransfer kepada CCLC baru melalui Overlapping
               Session. Overlapping Session, yang dilakukan pada saat overlapping session :
               o    Penghapusan e-mail – e-mail periode sebelumnya (+konfirmasi dokumen lampiran LPJ)
               o    Peralihan password e-mail
               o    Peralihan dokumen
               o    Transfer informasi, sistematika kerja dan konsep evaluasi dari tim periode sebelumnya kepada tim yang baru terpilih
                    pada saat LCC
               o    Transfer dana (bila ada), termasuk di dalamnya perubahan rekening dan PIN Bank, dan lain-lain

  2. Controlling Sheet
  Untuk mengetahui tingkat keberhasilan dari progress report pengurus maka dibutuhkan suatu penilaian. Penilaian dapat diambil dari
  Controlling Sheet yang terdiri dari 2 (dua) bagian :
  a. Work Checker, yang terdiri dari 4 dokumen :
          Inventaris,
          Administrasi,
          Keuangan,
          Department

      b. General Quissionaire, yang terdiri atas 3 (tiga) jenis dokumen yang harus diisi oleh :
            LCD, Deputy dan ES
            Kesekretariatan (jika ada), Treasurer, Co. Departement
            Staff/ Staff Magang.

Penilaian yang dapat dibuat :
PENILAIAN                                                                       KONFIRMASI (beri tanda O)*)
                                                                                                       Tidak/belum
                                                                                   Sudah dibuat
                                                                                                      selesai dibuat
INVENTARISASI
Inventarisasi seluruh harta benda IAAS LC-UB :
       Buku/majalah
       Brosur
       Arsip : Proposal, LPJ
       Dll yang meliputi tanggal diperoleh, jumlah, harga per satuan,
       dan kondisi).

ADMINISTRASI
Ada tabulasi/ inventarisasi :
       Surat Masuk
       Surat Keluar
       E-Mail Keluar
       E-Mail Masuk

KEUANGAN
Pembuatan laporan keuangan Periodik :
     Cash-flow
     Neraca


IAAS Indonesia LC UNIBRAW                                                                                                              7
DEPARTEMEN
Keberhasilan kegiatan (dinilai per kegiatan)
Tidak ada pemunduran jadwal
Target jumlah peserta
Tanggapan peserta atas hasil angket
Surplus/ Defisitnya Anggaran kegiatan
Dll

HASIL QUISSIONAIRE
Pertanyaan untuk masing-masing kelompok responden dinilai
tersendiri.
Hasil dari beberapa kasus :
1. kemandirian dan wawasan
2. kemampuan menerima kritik
3. kemampuan menghadapi kondisi yang kurang menyenangkan
4. kemampuan menilai IAAS secara obyektif
5. kemampuan membuat analisa SWOT sederhana
6. pandangan tentang diri sendiri (IAAS).
*) Prosentase keberhasilan : a.) bila sudah dibuat = 100 %, b.) bila belum selesai dibuat menulis prosentase yang telah selesai dari
pekerjaan yang bersangkutan, c.) bila tidak dibuat = 0%.

     3. Mekanisme Kerja
     Untuk memperlancar tugas CCLC, harus dibuat suatu mekanisme sistem kerja yang dipatuhi oleh semua anggota CCLC, yaitu :
        Ada hari khusus yang disepakati per minggunya untuk mengecek E-mail.
        Anggota CCLC dibagi dalam bidang-bidang kerja. Bidang tersebut adalah:
         1) financial dan administrasi (auditting)
         2) VCP dan HRD
         3) research and development.
        Masing-masing anggota CCLC harus rutin membuat outline/ overview kepada koordinator CCLC.
        Masing-masing anggota CCLC harus membuat laporan lengkap (terutama yang terkait dengan bidang kerjanya) secara
         periodik, dan membuat rekomendasi kepada LC berdasarkan hasil analisa dalam laporan tersebut.
        Masing-masing anggota CCLC (bukan koordinator saja) bertanggungjawab langsung kepada LCC.


     4. Anggaran
     Dalam menjalankan tugas-tugasnya, CCLC perlu memiliki sumber dana tersendiri. Usulan mengenai dana CCLC harus dibuat dalam
     LCC untuk didiskusikan proporsinya dan nantinya harus dimasukkan dalam anggaran LC. Selama ini, segala pengeluaran CCLC
     masih menggunakan dana pribadi anggota CCLC.

E.     Standar Operasional
     Dalam menjalankan tugas-tugasnya, maka CCLC harus memiliki dokumen-dokumen berikut :
     -   PD/PRT/PKO, serta Juklak dan Juknis lainnya baik tingkat lokal, nasional maupun internasional (C&BL dan Service Guide),
     -   Laporan Pertanggungjawaban CCLC periode sebelumnya,
     -   Keputusan-keputusan yang dihasilkan dala LCC, termasuk di dalamnya hasil-hasil working-group,
     -   Program Kerja LC pada periode yang sama,
     -   Hasil-hasil National Congress IAAS
     -   Dokumen-dokumen dari periode-periode CCLC sebelumnya,
     -   Dokumen-dokumen lain yang dianggap penting.


                                                                                                         III. Detail Managing Project


A.     Penyusunan Konsep
     a.  Komponen : wakil EC/ wakil CCLC/ wakil departemen/ pembina/ orang yang ditunjuk oleh EC
     b.  Job Description/ Fungsi :
         -   Vacancy kepanitiaan
         -   Menyusun garis besar kegiatan, maksud tujuan, target, kisaran waktu, tema dan bentuk kegiatan
         -   Membuat susunan panitia yang dibutuhkan
         -   Mengarahkan dan mengontrol kegiatan dari awal sampai evaluasi serta tersusunnya LPJ
         -   Mendampingi saat audiensi (bila diperlukan)
     c. Tim SC paling lambat kerja delapan minggu sebelum kegiatan


B.        Vacancy
  Vacancy dibuka setelah sekitar 50% konsep terealisasi untuk mengantisipasi jika kegiatan dibatalkan, tidak disetujui, dsb. Penutupan
  vacancy paling lambat enam minggu sebelum kegiatan dilakukan. Vacancy dibuka untuk IAASer dan SC akan mencantumkan posisi
  yang dibutuhkan. Vacancy non-IAASer tidak dilakukan untuk memaksimalkan sumber daya manusia IAASer kecuali dalam situasi
  dan kondisi yang sudah mendesak. Standar dalam melakukan vacancy adalah :
-   merekrut panitia sesuai dengan standar teknis dan non teknis (lihat standar teknis dan non teknis)
-   menyeleksi panitia sesuai dengan standar teknis dan non teknis


C.        Skala Keberhasilan
     1.       Pengertian skala keberhasilan adalah suatu patokan terukur yang dapat digunakan untuk menilai suatu kegiatan.
     2.       Arti penting skala keberhasilan, dapat digunakan sebagai masukan untuk penyempurnaan kegiatan dikemudian hari
     3.       Cara merumuskan suatu tolak ukur keberhasilan, ada beberapa hal yang dijadikan tolak ukur antara lain:


IAAS Indonesia LC UNIBRAW                                                                                                           8
                a.        Mencantumkan batas waktu, seperti persiapan panitia dalam waktu 1 minggu.
                b.        Menyebutkan jumlah angka yang pasti.
                c.        Mencantumkan mutu maksimal yang diharapkan, misal pada suatu perlombaan target juara 1
                d.        Catatan : Contoh diatas dapat dikembangkan sesuai dengan relevansi kebutuhan masing-masing kepanitiaan.
     4.         Perumusan skala keberhasilan harus menghindari penggunaan kata-kata yang mempunyai pengertian relatif. Seperti
                baik/buruk, cepat/lambat, banyak/sedikit
     5.         Fungsi tolak ukur keberhasilan.
                a. Mengukur tingkat keberhasilan suatu kegiatan
                b. Menjamin obyektifitas dalam menilai program.
                c. Memudahkan penilaian, sejauh mana hasil dicapai menyimpang dari yang ditetapkan.
                d. Memberi petunjuk tetang hal-hal yang harus dilakukan (penyelenggara) bagi sasaran yang telah ditetapkan.
                e. Memudahkan prioritas tujuan yang hendak dicapai.
                f.   Mempermudah pengukuran tingkat keberhasilan program kerja.
     6.         Syarat-syarat tolak ukur keberhasilan : SMART
                a.      Spesifik     : khas, tidak ada tolak ukur yang berlaku untuk semua kegiatan
                b.      Measurable : dapat diukur
                c.      Attainable : dapat dicapai, sesuai Sumber Daya Organisasi
                d.      Reasonable : logis
                e.      Time limit : batasan waktu



     Komponen Penilaian                       Parameter                                          Keterangan

     Target                                   Rencana                Realisasi                   75 % dari rencana terlaksana
     a. Peserta                               50 orang

     b. Anggaran                              Rp. 100000,-

     c. ..........................

     Surat-menyurat                           Ketersampaian

     Proposal                                 Ketepatan & jumlah
     Laporan                                  Ketepatan & jumlah

                                                                                                 Antara jumlah dengan yang aktif
     Kepanitiaan                              Efektifitas

                                              Ketepatan waktu
     Acara                                                                                       75 % dari rencana terlaksana
                                              Rencana                    Realisasi
     a.         Materi/Pemateri
     b.         Jumlah
     c.         Isi, .....dsb

                                              Ada                        Tidak                   75 % (dari yang tercantum)
     Scheduled tim                                                                               terlaksana



   h. Planning Activity
Menggambarkan urutan kerja, PJ (Penganggung Jawab) dan waktu yang diperlukan dalam sistematika yang jelas dan teratur. Planning
Activity dapat disusun dengan cara pembuatan time line. Penggunaan time line dapat mencegah overlaping tugas, contohnya individu
yang terlibat harus melaksanakan dua tugas atau lebih dari tim yang berbeda. Dengan urutan waktu yang jelas anggota tim akan
mengetahui dengan baik kapan dia mulai bekerja, apa yang dikerjakan dan berapa lama tugas tersebut harus diselesaikan tugas
tersebut. Time line juga sangat membantu penentuan keberhasilan atau kegagalan sebuah kegiatan dan mempermudah evaluasi


D.        Planning Activity
Job Description [Pedoman dasar penyusunan deskripsi kerja suatu kepanitiaan]


KETUA PELAKSANA (dipilih setelah tim terbentuk)
          a.    Membuat konsep proposal kegiatan.
          b.    Merencanakan anggaran yang diperlukan.
          c.    Bertanggung jawab atas terselenggaranya kegiatan.
          d.    Membuat laporan pertanggung jawaban kegiatan.
          e.    Bertanggungjawab kepada Local Committee Director.

TIM ACARA
Tugas Pokok
Bertanggung jawab atas perencanaan, terlaksananya acara dengan baik dan evaluasi kegiatan.


IAAS Indonesia LC UNIBRAW                                                                                                          9
Rincian
    a.    Membuat jadual acara & person pelaksananya per item, seperti MC, dlsb.
    b.    Membuat dan menyebarkan publikasi ke 4 (empat) fakultas agrokomplek dan wilayah UNIBRAW/ umum.
    c.    Menghimpun informasi pihak-pihak yang terkait dengan pelaksanaan kegiatan, seperti data-data pimpinan fakultas, perijinan,
          pendanaan, pemateri dsb. Serta menginfromasikannya kepada ketua.
    d.    Menghubungi pembicara, menyiapkan kisi-kisi (dengan Tim Konseptor) serta mendiskusikan materi yang hendak
          disampaikan, kepastian waktu mengisi acara, memintakan materi, menentukan & memberikan honorium,
    e.    Menentukan tema diskusi, pembicara dan moderator.
    f.    Menentukan/membuat acara selingan yang menarik,
    g.    Menyiapkan peralatan yang diperlukan : sistem suara, OHP, peminjaman tempat, dll.
    h.    Menentukan, membuat dekorasi ruangan dan tempat diskusi (inside or outside),
    i.    Membuat/menyiapkan Discussion Kit (makalah - booklet-, map, stiker, notebook, dsb),
    j.    Membuat evaluasi kegiatan.
    k.    Membuat laporan hasil kegiatan kepada ketua.




TIM KESEKRETARIATAN
Tugas Pokok
Bertanggung jawab atas perencanaan, pelaksanaan administrasi dan laporan kegiatan

Rincian
  a. Merencanakan sarana administrasi yang diperlukan meliputi :
        1) surat pemberitahuan kegiatan,
             2) surat permohonan pembicara beserta detail acara,
             3) surat ucapan terima kasih,
             4) surat peminjaman tempat,
             5) surat peminjaman alat/perlengkapan,
             6) surat permohonan bantuan dana,
             7) surat undangan,
             8) Sertifikat, dsb
        b. Bertanggung jawab dalam pendokumentasian prakegiatan, selama kegiatan berlangsung dan setelah kegiatan berlangsung.
        c. Membantu acara dalam distribusi informasi selama kegiatan berlangsung.
        d. Membuat dan melakukan database peserta, panitia dan pembicara.
        e. Menyiapkan form yang diperlukan selama acara.
        f. Pengetikan, editing, pembuatan, pencetakan dan perbanyakan materi/booklet dan sarana administrasi lain yang diperlukan
           selama acara.
        g. Membantu memperlancar pemenuhan kebutuhan dan distribusi form/informasi yang diperlukan selama acara berlangsung.
        h. Mengelompokkan data-data yang diperoleh dalam disket (file), dokumen dan map/snel.
        i. Melakukan evaluasi kegiatan tim.
        j. Membuat bahan laporan pertanggungjawaban.

TIM KONSUMSI

Tugas Pokok
Bertanggung jawab atas perencanaan, pelaksanaan dan distribusi konsumsi kegiatan.

Rincian
Merencanakan jenis, jumlah konsumsi sesuai tujuan [orang] dan budget kegiatan.
Melaksanakan rencana konsumsi yang sudah dibuat.
Melakukan distribusi dan memastikan ketersampaiannya dengan baik.

CATATAN
Penyusunan tim pelaksana ini berdasar kebutuhan pada suatu kegiatan. Bisa jadi kebutuhan Tim Kegiatan A berbeda dengan Tim
Kegiatan B. Yang penting untuk dilakukan adalah Susun deskripsi kerja baru kemudian Susun Kepanitiaannya.




IAAS Indonesia LC UNIBRAW                                                                                                        10
ALUR KEGIATAN

   Penawaran                                      Pembentukan Kepanitiaan


                                                  Tim Building
   Pelatihan                                      Project Management
                                                  Filing and     Data     Management
                                                  (komputer)


                                                  Pembuatan proposal, anggaran
                                                  dan susunan acara
                                                  Tabulasi surat keluar
                                                  Rancangan publikasi


                                                  Pembuatan surat-surat
Job description in action
                                                  Penggandaan,            penyebaran
                                                  publikasi &/spanduk


                                                  Realisasi rencana
                                                  -   Ke tujuan surat (pembicara,
                                                      pendanaan, perlengkapan)
                                                  -   Konsumsi, fasilitas (peserta
                                                      kit), dsb.


Kesekretariatan                                   Kehumasan (pelayanan informasi
                                                  kegiatan)   Pendaftaran    dan
                                                  database peserta



H-1                                               Kepastian dekorasi, tata ruang
                                                  dan perlengkapan


Hari H
All in one



      Evaluasi                                    Hari terakhir pelaksanaan + 1
                                                  minggu sesudah



      Laporan                                     2 minggu setelah pelaksanaan



C. Budgeting
Visualisasi Pembuatan Budget [riil] dan Mark Up


IAAS Indonesia LC UNIBRAW                                                              11
 No      Item Pengeluaran                         Riil                        Mark Up
      1. KESEKRETARIATAN
         a. Proposal & LPJ
                                                  30.000.00                   50.000.00
            [10 exemplar]
         b. Rental & Print [15 jam]
                                                  10.000.00                   20.000.00
            [komputer sendiri]
         c. Fotocopy materi [50 booklet]          [@500] 25.000.00            [@1000] 50.000.00
                                                                              [dianggarkan]
         d. Kertas kop & amplop                   [dari inventaris] -
                                                                              75.000.00
                                                                              (50@1000)
         e. Sertifikat [peserta & panitia]        (50@650) 32.500.00
                                                                              50.000.00
                                                  [cetak         sendiri]     (50@500)
         f.   Name tag
                                                  5.000,00                    25.000.00
         g. Data form                             (40@75) 30.000.00           (40@75) 30.000.00
                                                                              [dianggarkan]
         h. Kuitansi                              [dari inventaris] -
                                                                              2.500.00
         i. Pos [untuk proposal dan surat]        10.000.00                   10.000.00
         Sub Total                                142.500.00                  312.5000.00
      2. ACARA
         Pemateri [3 orang]                       (3 orang) 225.000.00        (3 orang) 225.000.00
         Dokumentasi [1 roll film + cuci
                                                  50.000.00                   50.000.00
            cetak]
                                                  [untuk            lokal]
         Telekomunikasi                                                       25.000.00
                                                  10.000.00
         Transportasi     [sewa   mobil       +   [pinjam            IOM]
                                                                              150.000.00
            sopir]                                75.000.00
                                                  [tenaga           kasar]
         Peralatan [Sound, OHP,Masak]                                         25.000.00
                                                  15.000.00
         Juri Lomba [3 orang]                     150.000.00                  150.000.00
         Sub Total                                525.000.00                  625.000.00
      3. KONSUMSI
                                                  [65@2000]                   [65@3000]
         a. Makan
                                                  120.000.00                  195.000.00
                                                  [65x2@750]                  [65x2@1000]
         b. Snack
                                                  97.500.00                   130.000.00
                                                  [Aqua    Galon        2]    [65x2@500]
         c. Drink
                                                  10.000.00                   65.000.00
         Sub Total                                227.500.00                  390.000.00
      4. TOTAL SEMENTARA                          895.000.00                  1.327.500.00
         LAIN-LAIN       (10%       Total
      5. Sementara)                               89.500.00                   132.750.00

      6. TOTAL                                    984.500.00                  1.460.250.00
Catatan: hindari mark up yang irasional


D. Time Line
Schedule : Catur Wulan

                                  Bulan
 No     Departemen      Program
                        kerja     Juli 2004          Agustus 2004       September 2004   November 2004




Schedule : Dwi Wulan

                              September'04                 Oktober'04
 No    Departemen    Program
                     kerja   1 …. …. …. …. …. …. …. 29 30 1 2 …. …. …. …. …. …. 14 15




IAAS Indonesia LC UNIBRAW                                                                                12
Schedule : Per Bulan

                                                  Agustus 2004
  No          Kegiatan          PJ                1 2 3 4               5       6   7   8       9 10 …. …. …. …. …. …. …. 29 30 31




Schedule : Detail

                                                                                  Waktu
  No          Bidang/Kegiatan                PJ       Durasi       Start
                                                                                ….    9 10 …. …. …. 29 30 31 …. …. …. 9




Susunan Acara

Hr,Tgl/         Senin,               Selasa,                   Rabu,                        Kamis.            Jumat,            Sabtu,            Minggu,         Senin.
Pkl             5/7’99               6/7’99                    7/7’99                       8/7’99            9/7’99            1                 11/7’99         12/7’99
                                                                                                                                0/7’99


- 07.45                                  B        R            E            A               K        F   A        S       T                                       BREAK
                                                                                                                                                                  FAST
                                                               Lanjutan Agenda              Lanjutan Agenda                     Pelantikan/
                                                               II                           IV                                  Ceremonial,
07.45     -                          Pembukaan/                                                               Agenda VII
                                                                                                                                Penutupan
10.00                                Ceremonial                [60’]                        [30’]                                                                 S
                                                               Agenda III                   Agenda V                                              Back       to
                                                                                                                                [90’]
                                     [90’]                     [30’]                        [60]                                                  Campus
                                                                                                              [90’]
10.00     -                          B                         R                            E                 A                 K                                 A
10.15
                                                               Lanjutan Agenda              Lanjutan Agenda   Lanjutan Agenda   Technical
                                                               III                          V                 VII               Meeting
10.15-                               Agenda I                                                                                                                     Y
                                                                                                                                Vacation
13.00
                                                                                                                                [75’]
                                                               [75’]                        [75’]             [75’]
                                     [75’]
13.00     -                          I                         S                            H                 O                 M                                 O
13.15


13.15     -                          Lanjutan Agenda           Lanjutan Agenda              Lanjutan Agenda   Lanjutan Agenda                                     N
16.00                                I                         III                          V                 VII
                                                                                                                                                  Free
                                     [135’]                    [135’]                       [135’]            [135’]
16.00     -                                  B    R            E        A       K               S    H   O    L       A   T
16.15                                                                                                                                                             A

                                                               Lanjutan Agenda
                                                               III
                                     Lanjutan Agenda                                        Lanjutan Agenda   Lanjutan Agenda
                                     I                         [30’]                        VI                VIII                                                R
16.15     -                                                                                                                     Free
19.30                                                          Agenda IV
                                     [60’]                     [30’]                        [60’]             [60’]
19.30     -                          I                         S                            H                 O                 M                 ISHO            A
19.45
                                                               Lanjutan Agenda              Lanjutan Agenda   Lanjutan Agenda                     Ramah
                                     Agenda II                 IV                           VI                VIII                                Tamah
19.45     -     Technical
21.45           Meeting              [105’]                    [105’]                       [105’]            [105’]                              dengan
                                                                                                                                Bromo             Walikota
21.45     -     Dan                  B            R            E                A               K                               In
22.00
                Pemba                Lanjutan Agenda           Lanjutan                     Lanjutan Agenda   Lanjutan Agenda   Action
                hasan                II                                                     VI                VIII
22.00     -     Agenda                                         Agenda IV                                                                          Free
23.45                                [105’]                                                 [105’]            [105’]
                                                               [105’]
23.45 –
.....




                                                                                                                                              I V .      A K T I V I T A S



Tetap
1. PPJ ( Pendidikan Pra Jabatan )
    Adalah berisi pendidikan dan pelatihan bagi pengurus LC sebelum melaksanakan tugasnya selama satu tahun kepengurusan.
    Bentuknya teori dan praktek dengan materi-materi yang disesuaikan dengan kebutuhan individu, organisasi dan pengembangan



IAAS Indonesia LC UNIBRAW                                                                                                                                                    13
     teknologi terkini. Yaitu tentang penguasaan dan pengembangan diri, manajemen dan keorganisasian serta penguasaan teknologi
     komputer dan komunikasi. Materi diperisiapkan oleh CCLC dan diikuti EC, co. Department dan staf/ staf magang.
2.   IOP ( IAAS Orientation Program )
     Merupakan gerbang awal yang harus dilalui oleh para mahasiswa yang ingin menjadi anggota dan berperan aktif dalam kegiatan
     IAAS baik ditingkat lokal, nasional maupun internasional. Materi pokok yang disampaikan adalah wawasan IAAS, seminar dan
     Share Experience.
3.   BOS I ( Building On Success I)
     Adalah pola pengkaderan tingkat lokal sebagai follow up IOP. Dititik beratkan pada pengenalan lebih mendalam tentang IAAS
     Internasional, IAAS Indonesia LC-UB, PD/PRT IAAS Indonesia serta pola-pola yang mengarah pada penyiapan kader-kader yang
     akan melanjutkan roda organisasi, khususnya ditingkat lokal.
4.   Seminar
     Dengan materi-materi terkini di bidang agrokomplek secara kajian teori maupun terapan di masyarakat, bidang edukatif dan
     bidang-bidang lainnya, dalam rangka menambah wawasan bagi IAASer.
5.   LCC ( Local Committee Conference )
     Merupakan forum pengambilan keputusan tertinggi ditingkat lokal dilaksanakan tiap akhir masa bakti dihadiri oleh seluruh anggota
     local committee dengan tugas pokok :
     a. Menyusun garis-garis besar progja LC
     b. Mengangkat dan memberhentikan EC (Director, Deputy, ES) dan Anggota CCLC
     c. Membuat ketetapan-ketetapan demi kelangsungan dan kemajuan LC
6.   Diklat Traktor
     Dilaksanakan dalam rangka memenuhi persyaratan Exchage Program internasional serta merespon keinginan mahasiswa
     anggota untuk menguasai salah satu kemampuan teknis
     dibidang mekanisasi pertanian. Rencananya dilaksanakan secara kontinyu dan sebagai syarat wajib bagi mahasiswa peserta
     Expro. Tujuan utamanya adalah mahasiswan peserta kegiatan mampu mengemudikan traktor sebagai salah satu sarana
     meningkatkan hasil dan mutu produksi pertanian.
7.   Languange Course
     Dilakasanakan dalam rangka memenuhi persyaratan bahasa sesuai dengan ruang lingkup IAAS yang bersifat internasional.
     Languange Course disesuaikan dengan bahasa internasional yang sering dipakai seperti English, Mandarin, France, dll.



Insidental/Pilihan
1.   Weekly Program ( WP )
     Adalah program mingguan yang dilaksanakan dalam upaya untuk memperbanyak lokasi hosting bagi peserta Expro
     nasional/internasional di Malang, kunjungan kerja, magang dan PKL bagi anggota IAAS Indonesia, khususnya LC-UB.
2.   One Day in English with Native Speaker
     Program interaktif percakapan dalam bahasa inggris dengan mendatangkan pembicara asing dan kegiatan-kegiatan lain yang
     terkait dengan bahasa inggris. Terutama ditujukan bagi siswa-siswi SMU dan bertujuan untuk mengembangkan kemampuan
     berkomunikasi dalam bahasa inggris serta menjalin hubungan yang baik antara lembaga kesiswaan dan lembaga kemahasiswaan.
3.   Exchange Program Provisioning (sending dan hosting)
     Merupakan pembekalan bagi anggota IAAS LC-UB yang berpartisipasi dalam kegiatan Expro Internasional dan atau nasional.
     Menitikberatkan pada hal-hal yang harus dipersiapkan serta deskripsi kondisi negara/tempat tujuan magang.


Rutin
1.   Newsletter
        Sebagai sarana mempublikasikan berbagai aktifitas dan perkembangan yang terjadi ditingkat lokal khususnya, nasional dan
        internasional pada umumnya. Disamping sebagai wadah bagi anggota yang tertarik menekuni bidang jurnalistik. Diterbitkan
        secara kontinyu khusus bagi anggota dan instansi/ pihak-pihak tertentu saja.

2.   Presentasi/Publikasi

        Dalam rangka memperkenalkan dan menyebarluaskan informasi tentang IAAS ke instansi pemerintah, swasta, fakultas,
        universitas ( intern dan ekstern kampus ) guna menjalin dan meningkatkan kerjasama demi kemajuan IAAS Indonesia umumnya,
        LC-UB khususnya. Presentasi/ publikasi dilakukan dengan instrumen-instrumen dan metode-metode yang diharapkan menjadi
        standar untuk pelaksanaan serupa di masa selanjutnya sehingga pada akhirnya penggunaan slide, infocus dan homepage
        merupakan hal wajar dan biasa dalam presentasi.




                                                                                        V .    I O P     &    B O S     I



     IOP
     Sesuai PD/ PRT IAAS Indonesia tahun 2005 Pasal 11 tentang Jenis Pengkaderan, IAAS Orientation Program (IOP) merupakan
     program pengenalan IAAS dan jenjang pertama pengkaderan. IOP minimal dilaksanakan satu kali setiap periode kepengurusan.
     Materi pokoknya adalah :

IAAS Indonesia LC UNIBRAW                                                                                                         14
     a.     Pengenalan IAAS Internasional, Indonesia, dan LC.
     b.     Wawasan pertanian.
     c.     Manajemen Organisasi dan kemahasiswaan.

       BOS I
     Sesuai PD/ PRT IAAS Indonesia tahun 2005 Pasal 11 tentang Jenis Pengkaderan, Building On Success I (BOS I) merupakan jenjang
     kedua pengkaderan setelah anggota mengikuti IOP. BOS I minimal dilaksanakan 6 bulan setelah pelaksanaan IOP. Materi pokoknya
     adalah :
              a. Pendalaman IAAS Internasional, Indonesia, dan LC.
              b. Wawasan pertanian.
              c. Manajemen organisasi dan kepemimpinan.
              d. Pengenalan C & BL IAAS dan pedomannya(Service Guide, Exco Guide dll)
              e. Pendalaman PD/PRT IAAS Indonesia dan pedoman lainnya (PKO).




                                                                                                         V I .   L C C

      Local Committee Conference (LCC) merupakan forum musyawarah tertinggi di tingkat Local Committee (LC). Dalam PD/PRT
disebutkan bahwa kekuasaan dipegang oleh National Congress (Natcon) dan LCC serta forum pengambilan kebijakan lainnya.
Dijelaskan dalam PRT* pasal 19 bahwa LCC merupakan musyawarah LC, memegang kekuasaan tertinggi di tingkat LC dan
dilaksanakan satu tahun sekali.
      Apabila dilihat dari kedudukannya LCC memegang peran sangat penting dalam meletakkan, menata dan mengatur dinamika
organisasi, karena di dalamnya terdapat kekuasaan tertinggi untuk menetapkan suatu kebijakan bagi kemajuan dan kelangsungan
hidup LC.


A.        Aturan Operasional Panitia LCC

Berisi tentang standar panitia dalam mengadakan LCC. Panitia inti LCC haruslah orang-orang yang benar-benar paham dan menguasai
tentang persidangan (2-3 orang). Bentuk successor team yang berfungsi untuk memperlancar tugas-tugas panitia inti sekaligus kader
untuk kegiatan selanjutnya. Panitia LCC harus memakai standar operasional seperti busana dan atribut sebagai panitia, PKO LC-UB
dan standar penguasaan komputer (SPK). Kontak para senior/ alumni, dapat sebagai undangan, peserta, pemateri, penyumbang dana
dan sebagainya agar mereka mengetahui aktifitas LC-UB.

B.        Pelaksanaan LCC

 Memperhatikan By Laws Chapter 7 Annual Congress dan Chapter 8 General Assembly, maka LCC dapat terinci sebagai berikut :
 1.  LCC dilaksanakan oleh Organizing Committee [OC] yang ditetapkan oleh Executive committee [EC] berdasarkan aplikasi
    anggota yang mendaftar sebagai panitita.
 2. Dalam menjalankan tugasnya panitia terpilih senantiasa mengadakan kontak dengan EC khususnya mengenai undangan,
    budget dan kontribusi peserta.
 3. Penyelenggaraan LCC sedapatnya dilaksanakan secara bergantian diantara anggota institusi LC.
 4. LCC dilaksanakan sekurang-kurangnya 2 hari pada minggu terakhir bulan Mei.
 5. Kepanitiaan bertanggungjawab pada pendanaan LCC.
 6. Biaya peserta diupayakan seminimal mungkin.

F.        Musyawarah Umum

     Musyawarah umum mencakup :
     1. Tiap pengurus departemen harus menyampaikan LPJ-nya maksimal 2 minggu sebelum pelaksanaan LCC.
     2. Berdasarkan LPJ departemen, EC menyusun LPJ LC dan kemudian memberhentikan dengan hormat seluruh pengurus.
     3. Bersama dengan panitia, EC mempersiapkan berbagai dokumen/ draft LCC.
     4. Dokumen harus telah diterima oleh panitia LCC sekurang-kurangnya 1 minggu sebelum pelaksanaan LCC.
     5. Sesi dalam musyawarah umum terdiri dari dua yaitu Pleno dan Working Group [WG]. Pleno adalah suatu pertemuan di mana
          terdapat beberapa pembicara, moderator dan audience untuk membicarakan suatu topik yang nantinya akan diambil sebuah
          keputusan bersama dan akan ditindaklanjuti ke tahap berikutnya bila diperlukan. Sedangkan working group yang membahas
          tentang :
          a. PKO LC Unibraw (dibagi menjadi kesekretariatan- keorganisasian-kebendaharaan- kehumasan)
          b. Standar baku pelaksanan LCC & Natcon (sebagai bahan usulan ke Natcon dan HQ)
          c. Aktivitas standar LC
          d. Bedah departemen
     6. Agenda LCC minimal meliputi :
       a. Pembukaan oleh LCD ketua pelaksana LCC
       b. Pengesahan tatib sidang dan agenda sidang
       c. Pemilihan presidium sidang yang terdiri dari ketua, wakil, notulen
       d. Pengesahan/ revisi laporan pertanggungjawaban LCD
       e. Pengesahan/ revisi laporan pertanggungjawaban Deputy
       f.    Pengesahan/ revisi laporan pertanggungjawaban ES
       g. Pengesahan/ revisi laporan CCLC
       h. Pengesahan/ revisi laporan pertanggungjawaban LCC terakhir
       i.    Tatib pemilihan EC (LCD, Deputy dan ES)
             Untuk itu diperlukan beberapa persyaratan untuk menjadi EC :
             o    EC harus orang yang mengerti mengenai dasar-dasar organisasi, terutama yang berkaitan dengan Pedoman Dasar,
                  Pedoman Rumah Tangga, C&BL serta Juklak dan Juknis baik untuk tingkat tingkat lokal, nasional maupun internasional
             o    EC harus orang yang pernah bekerja sebagai pengurus IAAS (baik lokal maupun nasional) setidaknya selam 1 (satu)
                  periode.


IAAS Indonesia LC UNIBRAW                                                                                                        15
            o    EC masih aktif di kampus sehingga dapat mendampingi dan memantau pekerjaan LC sehari-harinya.
            o    EC terpilih khususnya ES harus mampu dan mau mengintensifkan penggunaan E-mail khusus untuk urusan tugas-tugas
                 CCLC minimal seminggu sekali.
            o    Mengetahui program tahunan dari IAAS LC-UB baik pada departemen masing-masing maupun keseluruhan program
                 (lihat buku Program Kerja, diharapkan masing-masing anggota Executive Committee memiliki buku ini)
       j.   Pemilihan LCD, Deputy dan ES
       k.   Tatib pemilihan CCLC
            Persyaratan menjadi CCLC harus memiliki standar agar alur konsultasi, pengawasan dan controlling dapat berjalan dengan
            baik. Persyaratan ini adalah :
            o    anggota CCLC harus orang yang mengerti mengenai dasar-dasar organisasi, terutama yang berkaitan dengan Pedoman
                 Dasar, Pedoman Rumah Tangga, C&BL serta Juklak dan Juknis baik untuk tingkat tingkat lokal, nasional maupun
                 internasional
            o    Anggota CCLC harus orang yang pernah bekerja sebagai pengurus IAAS (baik lokal maupun nasional) setidaknya
                 selam 1 (satu) periode.
            o    Sebaiknya banyaknya anggota CCLC yang dipilih berjumlah ganjil.
            o    Sebaiknya ada 2-3 orang anggota CCLC yang masih aktif di kampus sehingga dapat mendampingi dan memantau
                 pekerjaan LC sehari-harinya.
            o    Anggota CCLC terpilih harus mampu dan mau mengintensifkan penggunaan e-mail khusus untuk urusan tugas-tugas
                 CCLC minimal seminggu sekali.
       l.   Pemilihan anggota CCLC
       m.   Pengesahan pokok-pokok program kerja
       n.   Penetapan tempat LCC berikutnya
       o.   Pengesahan PKO dengan terlebih dahulu dilakukan voting
       p.   Agenda tambahan



                                                                        V I I .   P E N D E L E G A S I A N




         Salah satu bentuk partisipasi LC-UB dalam berbagai aktifitas kemahasiswaan dan keorganisasian, baik sebagai anggota
IAAS Indonesia dan internasional maupun dalam lingkungan Universitas Brawijaya adalah melalui pengiriman anggota IAAS dalam
berbagai kegiatan lokal, nasional, internasional atau lebih sering disebut pendelegasian. Oleh karena itu, diperlukan waktu untuk
mempersiapkan berbagai hal yang diperlukan.
         Ada lima hal yang harus dipersiapkan berkaitan dengan keberangkatan delegasi dari LC-UB, yaitu :


1.     Perlengkapan Standar
     Perlengakapan standar ini meliputi :
     a. Pribadi, khususnya alat tulis-menulis usahakan untuk tidak sampai meminjam saat acara.
     b. Organisasi, masing-masing harus mempunyai & membawa :
             Constitutions & By Laws
             Tag
             PKO LC Unibraw
             Name Tag
             Booklet ide/ misi yang hendak disampaikan
             Penyimpanan sata digital
             Ketentuan yang disyaratkan panitia.
     c. Kelompok persiapkan & bawa :
             Program kerja LC
             Surat mandat/ delegasi dari LCD dan atau rektorat
             Booklet ide/ misi yang hendak disampaikan
             Tustel/ kamera atau alat dokumentasi lainnya
             Disket/ CD R atau RW/ flashdisc kerja
             Proposal kegiatan
             Dokumen lain yang diperlukan.

     Buat catatan khusus dari berbagai uraian di atas.


2.      Pra Keberangkatan
     Sebelum keberangkatan, lakukan pertemuan dengan seluruh personal yang akan berangkat ke acara tersebut. Agenda utamanya
     mencakup tentang misi apa yang dibawa dari LC-UB, kelengkapan administratif & non yang perlu dibawa (buat checklist-nya),
     analisa kelebihan-kekukaran diri & anggota lain sehingga mengusahakan untuk bisa saling mengisi menentukan pemimpin delegasi
     selama perjalanan (utamakan laki-laki), menentukan tempat dan waktu awal keberangkatan, serta tentukan kesepakatan standar
     keberhasilan di forum. Usahakan mengundang anggota (IAASer) yang pernah menjadi delegasi LC-UB. Lakukan sharing atau
     dengar pendapat tentang berbagai kemungkinan dan karakter masing-masing LC yang akan dihadapi. Jika memungkinkan lakukan
     simulasi atau latihan singkat.. Apabila LCD ikut serta menjadi delegasi maka harus menentukan PJS.
     Apabila akan menghadiri suatu acara diluar negeri maka harus mempersiapkan segala perlengkapan transportasi seperti paspor,
     visa dan viskal maksimal tiga bulan sebelum acara dimulai. Selain itu, dipersiapkan juga peta/ map perjalanan dan negara yang
     dituju.

3.      Dalam Perjalanan (ke lokasi)
     Usahakan dalam perjalanan menuju lokasi kegiatan, membuat catatan perjalanan seperti biaya perjalanan, jenis transportasi yang
     dipakai, konsumsi dan lainnya. Hal ini akan berguna dalam pembuatan laporan pertanggungjawaban dan berguna bagi IAASer yang
     akan pergi di kemudian hari.


IAAS Indonesia LC UNIBRAW                                                                                                       16
4.      Selama Acara
     Untuk setiap acara, setiap delegasi harus mempunyai susunan acara, tata tertib & ketentuan lain dari panitia. Pahami tata tertib dan
     aturan main yang ditetapkan/ disepakati. Selalu siapkan & bawa kelengkapan standar (pribadi, organisasi dan kelompok) sesuai
     forum/ acaranya. Setiap delegasi dari LC-UB harus satu suara, kecuali untuk diskusi bebas. Sampaikan hal-hal yang bermanfaat dan
     hindari perdebatan yang menggunakan emosi. Ciptakan atau sepakati kode komunikasi tersendiri untuk sesuatu yang bersifat intern
     atau agar tidak mengganggu jalannya acara seperti komunikasi dengan kertas kecil. Ambil dokumentasi yang diperlukan dan buat
     catatan jalannya acara versi delegasi LC-UB.
     Di luar acara, perluas pergaulan, berinteraksilah dengan delegasi lain. Amati-pelajari-ambil hikmah tentang bagaimana mereka
     berbicara, berpendapat, berpikir dan bekerja. Cobalah sesekali untuk berposisi sebagai mereka. Perhatikan suasana kerja panitia.
     Ambil dokumentasi dan buat catatan menurut versi delegasi LC-UB.
     Selain dua hal di atas jika memungkinkan:
         lakukan pertemuan intern untuk sharing hasil pengamatan, tentukan langkah selanjutnya.
         buat resume-nya.
         minta dan atau buatlah selalu bukti setiap kali melakukan transaksi keuangan.
         Lakukan kontak ke Malang untuk update informasi.

5.     Pra Kepulangan
     Pastikan hak dan kewajiban dari delegasi LC-UB sudah terlaksana dengan baik. Usahakan masing-masing anggota mempunyai
     contact person setiap delegasi untuk komunikasi lebih lanjut. Pastikan bahwa Anda telah mengambil dokumentasi (foto & tulisan)
     dengan baik pada moment-moment penting. Apabila memungkinkan, kontak Malang untuk menindaklanjuti kepulangan para delegasi
     LC-UB.

6.      Laporan Pertanggungjawaban (LPJ)
     Isi dari laporan pertanggungjawaban (LPJ) adalah melaporkan semua aktifitas delegasi mulai dari pra keberangkatan sampai datang
     kembali di LC-UB. Batas waktu pembuatan LPJ diusahakan dua minggu setelah delegasi berada di Malang untuk mengantisipasi
     kehilangan/ kerusakan seluruh dokumentasi yang telah disusun pada saat acara. Berikut deskripsi LPJ delegasi :
          Gambaran Umum IAAS internasional dan Indonesia
          Latar belakang kegiatan
          Aktifitas sehari-hari (day to day activity)
          Evaluasi secara menyeluruh mulai dari penentuan delegasi sampai realisasi tugas/ visi dan misi
          Realisasi biaya
          Visi & misi yang ditugaskan kepada delegasi
          Biodata delegasi




No         Aktifitas/Item                                              PJ/Tim                         Proses          Instrumen

1.         Alur Kegiatan                                               LC
2.          Aturan standar dalam kegiatan                              LC
3.          Rantai Wewenang                                            LC
4.          Penanggungjawab Sementara                                  LCD
5.          Rantai Konsultasi                                          CCLC
6.          Meeting
            a. Internal Departemen                                     Dept
            b. Rapat Koordinasi Pengurus                               Secretary
            c. LPJ Staff [EC]                                          Secretary
            d. EC Meeting                                              Secretary
            e. EC-CC Meeting                                           Secretary
            f. CC Meeting                                              CCLC
7.          Administration Regulation
           a.       Pembuatan Surat                                    Secretary
           b.       Pembuatan Proposal, LPJ, Program                   Secretary
           c.       Pembuatan Booklet                                  Secretary
           d.       Alur Surat masuk/ keluar                           Secretary
           e.       Sistem Dokumentasi [“byte-atom”]                   Secretary
           f.       Pengaturan Arsip                                   Secretary
           g.       Publikasi                                          Secretary
           h.       Sertifikat                                         Secretary
           i.       Dataform                                           Secretary
           j.       Invetariasasi                                      Secretary
           k.       Lembar Notulensi & Kehadiran                       Secretary
8.          Financial Regulation
            a. Keuangan Global LC-UB                                   Treasurer
            b. Pemasukan dan Sumber-sumbernya                          Treasurer
            c. Pengeluaran rutin dan insidental                        Treasurer
            d. Insentif dan royalti                                    Treasurer
            e. Fundrising                                              Treasurer
            f. Finance Support bagi delegasi                           Treasurer
            g. Pasal Financial Regulation                              Treasurer
            h. Perjanjian Keuangan                                     Treasurer
            i. Pembayaran Tagihan-tagihan                              Treasurer


IAAS Indonesia LC UNIBRAW                                                                                                             17
     9.            Mekanisme Penawaran Kegiatan dan Kerjasama
     10.
                                                                                                                        VIII. STANDAR ORGANISASI
                   Managing Project
                   a. Penyusunan Konsep                                                EC/ SC
                   b. Vacancy                                                          Tim/Dept
                   c. Penetapan Skala Keberhasilan                                     SC
                   d. Planning Activity                                                Tim/Dept
                   e. Budgeting                                                        Tim/ Treasurer
                   f. Organizing/Actuating                                             Tim/Dept
                   g. Reporting                                                        Tim/Dept
     11.           Progress dan Evaluation                                             EC
     12.           Auran Operasional
                   a.    Standar Busana Dalam Kegiatan
                   b.    PD/PRT, PKO dan SPK
                   c.    C&BL dan Service Guide
     13.           Weekly Program                                                      ExPro
     14.           Alur Hosting [lokal-nasional-internas]                              ExPro
     15.           Alur Fieldtrip                                                      ExPro
     16.           IOP                                                                 HRD
     17.           BOS I                                                               HRD
     18.           Data base Anggota                                                   HRD
     19.           Internet                                                            STD
     20.           Newsletter                                                          STD
     21.           Presentasi [how to make it better]                                  PR
     22.           Aturan-aturan Promosi/ sponsorship                                  PR
     23.           Alur Beasiswa                                                       PR
     24.           Distribusi Informasi                                                PR
     25.           Skala Keberhasilan                                                  Dept/LC
     26.           Pelatihan Pra Jabatan                                               Tim/LC CCLC
     29.           Sending/ Delegasi [local-nas-internas]                              ExPro-PR-HRD
     30.           VCP                                                                 Tim, ExPro&PR
     31.           Sistem Delegasi                                                     PR& HRD
     32.           LCC                                                                 Tim

     Proses dinyatakan dalam Diagram Alur disertai deskripsi/ penjelasannya dan Instrumen merupakan kelengkapan apa saja yang dibutuhkan pada
     setiap Proses sesuai jenis Aktifitas/Item yang dilakukan




     1. Arahan penetapan dan Pelaksanaan Standar-standar IAAS LC Unibraw yang meliputi :




     2.    Penguasaan kemampuan tekis dan non teknis khususnya bagi pengurus- IAAS LC Unibraw berdasar hirarkinya melingkupi standar di bawah ini

No            Criteria/Item                                                                      Understanding

                                                                                               Koordinator       Staf   Staf Magang
I             Penguasaan Komputer
              MS Word
              a)      Bisa mengetik dokumen [surat-proposal-laporan]
              b)      Bisa mencetak dokumen [pada printer dot matrik-Canon-HP-laser]
              c)      Memanfaatkan utilities [WordArt-frame]
              d)      Membuat bagan/struktur organisasi
              e)      Membuat booklet
              f)      Membuat cover [proposal-laporan]
              g)      Membuat cover booklet
              h)      Membuat header & footer
              i)      Membuat header & footer pada booklet
              j)      Membuat header footer berbeda [ganjil-genap]
              k)      Membuat kolom newsletter
              l)      Membuat kop
              m)      Membuat newsletter
              n)      Membuat publikasi kegiatan
              o)      Membuat sertifikat
              p)      Membuat nametag
              q)      Membuat tabel [presensi-keuangan]
              r)      Memodifikasi logo IAAS
              s)      Memodifikasi tampilan [font-tabel-object]
              t)      Mem-password dokumen
              u)      Mencetak dokumen [all item]
              v)      Mencetak dokumen pada amplop
              w)      Menggambar & memodifikasi [format] object
              Excel
              a)      Membuat table
              b)      Mengoperasionalkan fungsi logika [rumus]
              c)      Membuat laporan keuangan
              Power Point
              a)      Membuat slide untuk presentasi
              b)      Memodifikasi tampilan slide
II            Penguasaan Internet
              a)      Surfing data [search engine]




     IAAS Indonesia LC UNIBRAW                                                                                                                      18
         b)   Mempunyai email address
         c)   Operasional email [open-write-reply-attach]
         d)   Chatting dalam Yahho Messanger atau lainnya
III      Organisasi & Pengorganisasian
         a)   Constitution & By Laws IAAS
         b)   Tahu & pernah membaca PD/ PRT IAAS Indonesia, & PKO, SPK LC-UB [IAAS Indonesia & LC-UB]
         c)   Tahu sejarah LC-UB
         d)   Memahami isi PD/PRT IAAS Indonesia, & PKO, SPK LC-UB [IAAS Indonesia & LC-UB]
         e)   Menyusun rencana kegiatan/ konseptor [start-end]
         f)   Membuat time line/schedule
         g)   Menyusun job description
         h)   Membuat proposal
         i)   Membuat laporan pertanggung jawaban
         j)   Membuat skala keberhasilan
         k)   Negosiasi
         l)   Presentasi
         m)    Mengorganisasikan kegiatan [planning-organizing-actuating-controling]




                                                                                                        Juni 2006




  IAAS Indonesia LC UNIBRAW                                                                                         19
                                               PEDOMAN
                                           KESEKRETARIATAN
                                IAAS Indonesia Local Committee Universitas Brawijaya




Daftar Isi.... ................................................................................................................................ 1
Pendahuluan.................................................................................................................................1
Rapat dan Notulensi .................................................................................................................. 1
Standar Proposal ....................................................................................................................... 2
Standar Laporan ........................................................................................................................ 4
Surat Menyurat .......................................................................................................................... 6
Sistem Pengarsipan..................................................................................................................... 11
Standar Sertifikat ....................................................................................................................... 14
Standar Publikasi ....................................................................................................................... 14
Data Form .................................................................................................................................. 15
Lampiran........................................................................................................................................17




IAAS Indonesia LC UNIBRAW                                                                                                                            1
                                                           KESEKRETARIATAN



                                                   PENDAHULUAN

Keberadaan sebuah organisasi tidak akan bisa dilepaskan dari kegiatan administrasi. Memimpin rapat, membuat
surat, mengirim proposal, mengatur konsumsi, pelatihan persidangan, pelatihan komputer adalah sebagian dari
kegiatan administrasi. Sudah barang tentu tiap-tiap aktifitas tersebut ada maksud dan tujuannya.

Ordway Tead dalam bukunya Administration a fine art mendefinisikan administrasi sebagai usaha yang luas yang
mencakup segala-galanya untuk memimpin, mengusahakan, mengatur kegiatan kerja manusia yang ditujukan pada
tujuan-tujuan/maksud-maksud tertentu [administration is the comprehensive effort to direct, guide and integrate
associated human strivings which are focused toward some spesific ends or aims].

Untuk mewujudkannya, diperlukan sarana yang mendukung dan memadai agar setiap aktifitas yang dilakukan dapat
tercata dan terdokumentasi dengan baik dalam sebuah arsip. Tujuannya adalah supaya aktifitas yang dilakukan dapat
diketahui, diperbaiki dan dilanjutkembangkan periode selanjutnya. Sejalan dengan ide tersebut John Pfiffer dan
Rovert Vauce Presthus dalam Public Administration menyatakan bahwa administrasi adalah suatu kegiatan atau
proses terutama mengenai cara-cara [alat-alat] sarana untuk mencapai tujuan yang ditentukan [administration is an
activity of process mainly concerned with means for carrying out prescribed ends].

Kesekretariatan IAAS Indonesia Local Committee Universitas Brawijaya [IAAS LC UB] disusun dan berisi panduan
administratif bagi pengurus dalam menjalankan aktifitas organisasinya. Apa saja instrumen rapat, bagaimana
sistematika usulan kegiatan, membuat surat yang baik serta bagaimana mempublikasikannya adalah sebagian dari
apa yang terdapat dalam kesekretariatan ini.




                                                                                     I. RAPAT DAN NOTULENSI

1.1. Rapat
Adalah pertemuan-pertemuan yang dilakukan oleh anggota &/ dan atau pengurus baik dalam membahas program
ataupun aktifitas yang dilakukan. Komponen utama yang harus tersedia dan disediakan pada saat melakukan rapat
atau pertemuan ini adalah :
1. Agenda, yaitu hal-hal apa saja yang akan dibicarakan,
2. Peserta, siapa saja yang berkompeten dengan pertemuan yang diadakan,
3. Pimpinan, siapa yang bertanggung jawab memimpin/mengarahkan jalannya rapat. Pimpinan ini bisa juga
     berfungsi sebagai moderator [tidak membuat keputusan],
4. Daftar Hadir untuk mengetahui siapa saja peserta pertemuan, dan
5. Notulensi, catatan selama berlangsungnya rapat atau pertemuan

1.1.1. Prosedur Rapat/Meeting
1.   Pembukaan oleh Executive Secretary/Secretary [kegiatan], meliputi ;
      a. salam pembuka,
      b. doa,
      c. pembacaan agenda pertemuan,
      d. pengisian daftar hadir.
2.   Pembahasan agenda pertemuan dipimpin oleh LCD/Chief of Committee.
3.   Penutup, berisi :
      a. pembacaan resume meeting sesuai agenda,
      b. doa,
      c. salam penutup.

1.2. Notulensi
Merupakan catatan selama berlangsungnya rapat/pertemuan yang diisi oleh Executive Secretary atau sekretaris
kegiatan. Lihat lampiran 1.
Sistematika lembar notulensi sebagai berikut :

                                                    Lembar Notulensi

Hari,tgl            : _________________
Acara               : _________________ [tulis apa nama acaranya]
Waktu,Tempat        : _________________ [pukul berapa, dimana]
Agenda              : _________________ [tulis apa saja agenda yang
                      _________________ dibicarakan]
Pembicara*          : _________________
Moderator*          : _________________
Peserta*            : _________________


IAAS Indonesia LC Unibraw                                                                                      1
Proses & Hasil **
___________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________      dst
__________

keterangan :
* dicantumkan apabila berbentuk presentasi/seminar/negosiasi (negosiator & lawan bicara)
** dituliskan segala hal (usulan, pendapat, perdebatan, dsb) yang dilontarkan dalam acara tersebut dan hasil/kesimpulan apa yang
   didapatkan.


1.2.1. Daftar Hadir
Komponen pokok pada pembuatan presensi/daftar kehadiran adalah; Nama, Identitas lembaga [Fakultas, jurusan,
program studi, UKM Fak/univ, Local/National Committee, dsb], Alamat [rumah, kost, e-mail, lembaga] & Telp [yang
bisa dihubungi] dan Tanda Tangan.
Format daftar hadir dapat dibagi untuk kegiatan intern dan kegiatan ekstern. Contoh daftar hadir dapat dilihat pada
lampiran 2. 1 dan 2.2

                                                        DAFTAR HADIR

Hari, Tanggal         :   __________________________________________
Acara                 :   __________________________________________
Waktu                 :   __________________________________________
Agenda                :   __________________________________________
Tempat                :   __________________________________________




  No            NAM A                   NIM / FAK               JABATAN                ALAMAT,                 TANDA               KETERANGAN
                                                                                    E-MAIL & TELP.            TANGAN

1.
2.

3.

4.

Keterangan : - Untuk kegiatan intern
              - Pada kolom keterangan bisa diisi dengan [misalnya] : alasan ketidakhadiran dsb sesuai
                dengan keperluan


                                                        DAFTAR HADIR

Hari, Tanggal         :   __________________________________________
Acara                 :   __________________________________________
Tempat/Waktu          :   __________________________________________
Tema                  :   __________________________________________
Pemateri/Mod          :   __________________________________________



     No                   NAM A                              LEMBAGA                         ALAMAT & TELP                         T. TANGAN


     1.

     2.

     3.

     4.

Keterangan : - Untuk kegiatan ekstern



                                                                                                 II. STANDAR PROPOSAL
2.1. Proposal

          Proposal adalah sebuah usulan kegiatan yang dituangkan dalam bentuk supaya orang dapat membaca dan
mengerti tentang apa tujuan dari kegiatan tersebut. Dalam suatu kegiatan proposal sangat diperlukan, karena untuk
menjelaskan secara terperinci dan tertulis dalam suatu kegiatan.

2.2. Sistematika


IAAS Indonesia LC Unibraw                                                                                                          2
Sistematika penulisan/penyusunan proposal memenuhi aturan :

    Cover,
    Lembar Usulan Kegiatan
    IAAS History (Disertakan apabila instansi kurang mengenal IAAS dan sebagai sarana publikasi)
    Latar Belakang,
    Landasan Pelaksanaan,
    Maksud dan Tujuan,
    Target,
    Rencana Kegiatan,
    Penutup,
    Lampiran.


Cover
Merupakan lembar terdepan proposal yang menyajikan tema kegiatan, tanggal dan tempat pelaksanaan.

Lembar Usulan Kegiatan
Merupakan lembar proposal yang menyajikan secara ringkas gambaran umum kegiatan yang diajukan beserta
pengesahannya. Lihat llampiran 3. Format lembar usulan kegiatan :
                                             USULAN KEGIATAN

Nama Kegiatan                   : _______________
Tema                            : _______________
Waktu Pelaksanaan               : _______________ [Tanggal pelaksanaan]
Tempat Pelaksanaan              : _______________
Peserta                         : _______________ [Disesuaikan dengan target kegiatan]
Penyelenggara                   : _______________ [Panitia kegiatan atau departemen]


Malang,___________


_______                                            ________________________
Director                                           Chief of committee or Co. Dept

IAAS History
Merupakan lembar yang memuat mengenai gambaran umum sejarah IAAS. Lembar ini dapat digunakan untuk
instansi yang belum mengenal IAAS secara mendalam serta sebagai sarana pengenalan IAAS.

I.   LATAR BELAKANG
Berisikan hal-hal yang melatarbelakangi kegiatan tersebut dilaksanakan, minimal berisi :
    1. Pandangan/uraian umum pentingnya kegiatan,
    2. Alasan pelaksanaan,
    3. Hasil yang diinginkan.
Poin tersebut di atas disampaikan secara global, sebagai pengantar untuk bab selanjutnya.

II.   LANDASAAN PELAKSANAAN
Hal-hal yang dijadikan dasar/acuan pelaksanaan kegiatan. Dapat berupa dasar hukum, hasil pertemuan, norma atau
ide-ide yang relevan dengan kegiatan. Dengan hirarki penulisan :
1. Pedoman Dasar [PD], Pedoman Rumah Tangga [PRT], Pedoman Kerja Organisasi [PKO] IAAS Indonesia.
2. Program Kerja IAAS Indonesia Local Committee Universitas Brawijaya [LC-Unibraw] sesuai periode yang
   bersangkutan
3. Rapat kerja departemen/panitia, dsb.
4. Keinginan untuk lebih banyak berbuat dan bermanfaat bagi diri dan masyarakat sekitar sebagai perwujudan Tri
   Dharma Perguruan Tinggi. dst…


III.  MAKSUD DAN TUJUAN
Berisikan keinginan (pelaksana) yang dikehendaki dalam jangka panjang/yang bersifat obyektif (untuk maksud) dan
jangka pendek/yang bersifat subyektif dan spesifik pelaksana (untuk tujuan)
Misalnya : Maksud               - Peningkatan SDM
           Tujuan               - Mampu berbahasa Inggris aktif

IV. TARGET
Penentuan hal-hal spesifik sebagai parameter/tolak ukur keberhasilan kegiatan, baik kualitatif maupun kuantitatif.
Misalnya    :     - Target peserta 50 orang, sponsorship 500 ribu, dsb.
                  - Peserta mampu menguasai teknik penyusunan proposal


V.     RENCANA KEGIATAN
Berisi informasi kegiatan yang hendak dilaksanakan, baik detail (dengan petunjuk pelaksanaannya) ataupun tidak.
Informasi tersebut meliputi :


IAAS Indonesia LC Unibraw                                                                                            3
1.  Nama Kegiatan,
2.  Tema (apabila ada),
3.  Bentuk
4.  Pelaksanaan :
     a. Waktu dan tempat,
     b. Acara, materi/pemateri,
     c. dsb.
5. Penyelenggara/Panitia*
6. Peserta [darimana saja]
7. Pendanaan* [budget dan mark up]
     a. Pemasukan
     b. Pengeluaran
 8. Pembuatan Simbol
    Dalam suatu kegiatan, pembuatan proposal daperlukan sebuah simbol yang mencirikan kegiatan tersebut. Simbol
bisa diletekkan di header dari suatu proposal, sedangkan bagian footer dituliskan kata-kata International Assosiation
of Student ...., dengan huruf Arial 8 spasi 1 Lihat lampiran
9. Lain-lain
     Berisi informasi relevan yang ditambahkan


VI. PENUTUP
Uraian singkat sebagai penutup semua kegiatan/proposal. Minimal meliputi :
1. Harapan terlaksananya kegiatan,
2. Dukungan semua pihak bagi terselenggaranya kegiatan,
3. Bermohon kodrah dan irodah Allah SWT atas keberhasilan, kebermanfaatan kegiatan dan bernilai ibadah.


Malang, dd-mm-yy

Lampiran                                (rata kiri)

                                               KONTRAK KERJASAMA (centre)

                                                      (sesuai keperluan)

* Susunan Panitia dan rencana anggaran dimasukaan dalam isi proposal [bukan pada lampiran tersendiri] untuk
  optimalisasi penggunaan kertas.




                                                                                          III. STANDAR LAPORAN


3.1 Laporan
Laporan dari suatu kegiatan ialah bentuk pertanggungjawaban dari sebuah kegiatan yang telah dilaksanakan.
Merupakan hasil evaluasi kegiatan yang dapat dijadikan sebagai acuan kegiatan berikutnya.

3.2 Sistematika Pembuatan
Sistematika pembuatan laporan memenuhi aturan :
    Cover,
    Lembar Laporan Kegiatan
    Latar Belakang,
    Landasan Pelaksanaan,
    Maksud dan Tujuan,
    Target,
    Hasil/Realisasi Kegiatan,
    Evaluasi Kegiatan,
    Penutup,
    Lampiran.

Cover
Merupakan lembar terdepan proposal yang menyajikan tema kegiatan, tanggal dan tempat pelaksanaan

Lembar Laporan Kegiatan
Merupakan lembar terdepan laporan yang menyajikan secara ringkas kegiatan yang dilaporkan beserta
pengesahannya. Lihat lampiran 4. Format lembar laporan kegiatan :
                                            LAPORAN KEGIATAN

Nama Kegiatan                 : _______________
Tema                          : _______________
Waktu Pelaksanaan             : _______________ [Tanggal pelaksanaan]
Tempat Pelaksanaan            : _______________
Peserta                       : _______________ [Disesuaikan dengan target kegiatan]
Penyelenggara                 : _______________ [Panitia kegiatan atau departemen]




IAAS Indonesia LC Unibraw                                                                                          4
Malang,___________


_______                                            ________________________
Director                                           Chief of committee or Co. Dept

I. LATAR BELAKANG
Berisikan hal-hal yang melatarbelakangi kegiatan tersebut dilaksanakan, minimal berisi :
1. Pandangan/uraian umum pentingya kegiatan,
2. Alasan pelaksanaan,
3. Hasil yang diinginkan.
Point tersebut di atas disampaikan secara global, sebagai pengantar untuk bab selanjutnya.

II. LANDASAAN PELAKSANAAN
Hal-hal yang dijadikan dasar/acuan pelaksanaan kegiatan. Dapat berupa dasar hukum, hasil pertemuan, norma atau
ide-ide yang relevan dengan kegiatan. Dengan hirarki penulisan :
1. Pedoman Dasar [PD], Pedoman Rumah Tangga [PRT], Pedoman Kerja Organisasi [PKO] IAAS Indonesia.
2. Program Kerja IAAS Indonesia Local Committee Universitas Brawijaya [LC-Unibraw] sesuai periode yang
   bersangkutan
3. Rapat kerja Departemen/panitia, dsb.
4. Keinginan unttuk lebih banyak berbuat dan bermanfaat bagi diri dan masyarakat sekitar sebagai perwujudan Tri
   Dharma Perguruan Tinggi. dst…

II. MAKSUD DAN TUJUAN
Berisikan keinginan (pelaksana) yang dikehendaki dalam jangka panjang/yang bersifat obyektif (untuk maksud) dan
jangka pendek/yang bersifat subyektif dan spesifik pelaksana (untuk tujuan)
Misalnya : Maksud             - Peningkatan SDM
                              - Mampu berbahasa Inggris aktif


IV. TARGET
Penentuan hal-hal spesifik sebagai parameter/tolak ukur keberhasilan kegiatan, baik kualitatif maupun kuantitatif.
Misalnya    :   - Target peserta 50 orang, sponsorship 500 ribu, dsb.
                - Peserta mampu menguasai teknik penyusunan proposal

V. HASIL/REALISASI KEGIATAN
Kesesuaian rencana dengan realisassi yang meliputi :
1. Persiapan Kegiatan
    Berisi tentang hal-hal yang berkenaan dengan pra sampai dengan menjelang pelaksanaan,
    a. Waktu pelaksanaan
        Selang waktu yang dipergunakan mulai pembentukan panitia sampai dengan pelaksanaan.
    b. Kerja panitia
        Berisi aktifitas panitia secara keseluruhan (per sie), mulai persiapan administrasi sampai dengan
        perlengkapan yang dibutuhkan.

2. Pelaksanaan Kegiatan
   Nama kegiatan
   Tema (bila ada)
   Bentuk kegiatan (diskusi, pelatihan, dsb)
   Waktu dan tempat
   Pelaksanaan
   Peserta
   Susunan acara

3. Hasil yang dicapai
   Berisi hal-hal yang diperoleh dalam pelaksanaan kegiatan.
   Misal : - Adanya peserta terbaik,
            - Kritik dan saran peserta,
            - Jumlah panitia dan peserta,
            - Jumlah pendanaan, dsb.


VI. EVALUASI KEGIATAN
Berisi penilaian hasil perbandingan antara Target/Rencana (yang diharapkan) dengan kenyataan di lapang.

Misal evaluasi terhadap :   - Kegiatan panitia,
                            - Partisipasi peserta,
                            - Ketepatan waktu dan tempat pelaksanaan,
                            - Pendanaan, dsb.

VII. PENUTUP


1. Identifikasi Permasalahan
     Perumusan hal-hal yang menyebabkan timbulnya permasalahan dan mengapa hal tersebut sampai terjadi.



IAAS Indonesia LC Unibraw                                                                                            5
2. Saran
    Berisi alternatif penyelesaian masalah
    Kiat/harapan perbaikan kegiatan di masa mendatang.


Uraian penutup yang intinya berisi :
1. Puji syukur kehadirat Allah SWT atas terlaksananya kegiatan serta ucapan terima kasih kepada segenap pihak
    yang turut membantu,
2. Harapan kemanfaatan hasil aktifitas yang dilakukan dan dicatatnya sebagai amalan sholeh/ibadah.


Malang, dd-mm-yy

Panitia Pelaksana



Lampiran

1.   Susunan Panitia [panitia inti dan one day committee]
2.   Daftar Peserta [min : Nama, asal lembaga, alamat/telp, tanda tangan]
3.   Surat, selebaran, piagam, dsb [asli dan copy sesuai laporan]
4.   Jadual dan realisasi acara
5.   Form yang digunakan [kuitansi, presensi, dataform, dsb]
6.   Realisasi Anggaran [budget, riil]
      [termasuk didalamnya bukti transaksi siapa-dapat dari mana-berapa digunakan-untuk apa saja harus jelas.
      “Darimana datangnya uang dan kemana perginya, harus tercatat”]
7.   dsb



                                                                                             IV. SURAT-MENYURAT


4.1 KOP SURAT

1. Kop Local Committee/Control Council
Kop surat terdiri dari tiga bagian, yaitu kepala surat, lembaran kosong tempat menulis surat dan pada bagian bawah
merupakan penjelasan tentang IAAS. Kepala surat terdiri dari : nama organisasi, lambang organisasi, alamat dan
nomor telpon atau data-data lain yang dapat dihubungi oleh instansi atau pihak lain yang dikirimi surat.
Ketentuan-ketentuan lainnya:
    a)    Ukuran kertas A4.
    b)    Logo LC warna abu-abu ditengah surat
1. Ketentuan Header :
    a)    Background gambar setengah bola dunia
    b)    Kata – kata International Association of Agricultural Students in Agricultural and Related Science Indonesia
    c)    Logo LC ditengah
2. Ketentuan Footer

Model kop surat adalah seperti lampiran 5.
Untuk setting header



       INTERNATIONAL ASSOCIATION OF STUDENTS IN AGRICULTURAL
                  AND RELATED SCIENCES INDONESIA




IAAS Indonesia LC Unibraw                                                                                                6
Untuk setting footer



                       IAAS LOCAL COMMITTEE BRAWIJAYA UNIVERSITY
                            Sekretariat Bersama Kav. 18 Universitas Brawijaya
                                    Jl. MT. Haryono 16 Malang 65145
                                          Telp : +623415470193
                                       E-mail: iaas@brawijaya.ac.id
International Association of Students in Agricultural and Related Sciences is a non-governmental, non-
  political and non-profit making organization with more than 40 members countries. IAAS seeking to
 promote international understanding and the exchange of knowledge in agriculture and related fields.


2. Kop Kegiatan
Sedangkan kop surat panitia kegiatan adalah dengan menambahkan kata-kata di atasnya Panitia Kegiatan…… dan
lambang kegiatan pada samping kanan kop surat . Contoh kop surat seperti di bawah ini dan pada lampiran 6..

               WORKSHOP-Net 2006
               International Association of Students in Agricultural
               And Related Sciences Local Committee Brawijaya University



4. 2 SISTEM PENULISAN

1.   Ketentuan / aturan dasar

Format surat IAAS Indonesia LC UB adalah: Full Block Style. Lihat lampiran

Page setup
     Margin             : Top (5 cm), Bottom (5 cm), Left (2,5 cm), Right (2,5 cm)
     Paper Length       : A4
Format
     Fonts              : Arial, Size (11)
     Paragraph          : Before (0 pt), After (3 pt), Spacing (Single/disesuaikan dengan panjang surat)

2. Pembuatan Surat
A. Pokok Surat

Bagian ini terdiri dari penomoran (nomor), lampiran, perihal dan alamat surat

1) Penomoran Surat
   Standarisasi penomoran surat IAAS Indonesia LC UB adalah mengikuti contoh berikut:
   Nomor.Kode/IAAS Ind./LC-Unibraw/departemen atau panitia kegiatan/bulan/tahun

      Nomor surat dimulai dengan 001 pada setiap kepengurusan baru dan tidak terputus sampai kepengurusan
       tersebut berakhir.
      Kode surat terbagi atas 3 kode, yaitu :
        01 untuk surat yang bersifat internal
        02 untuk surat yang bersifat external
        03 untuk surat yang bersifat khusus (surat keputusan, surat mandat).
      Setelah nomor dan kode dengan dibatasi tanda garis miring(/) ditulis IAAS Ind, kemudian Nama LC
       [LC.Unibraw]. Setelah itu departemen yang mengeluarkan surat tersebut. Kemudian bulan [angka Romawi]
       dan tahun [empat digit] surat dikeluarkan
       Contoh: 049.02/IAAS Ind./LC-Unibraw/IV/2000
          Berarti surat tersebut merupakan surat ke-49, dikeluarkan oleh LC pada bulan IV [April] tahun 2000 yang
          bersifat surat eksternal.
      Untuk surat penyelenggaraan kegiatan, nama depertemen diganti dengan kode kegiatan. Penomoran setiap
       kegiatan dimulai dengan nomor 001.C
       Contoh: 002.01/IAAS Ind./LC-Unibraw/PAN IOP/XII/2000
          Ini berarti surat ke-2 yang dikeluarkan oleh panitia IOP yang dikeluarkan pada bulan XII Desember [XII]
          tahun 2000, yang bersifat internal.
      Untuk surat khusus, penomoran dimulai dari nomor satu.
       Contoh: 001.03/IAAS Ind/LC Unibraw/LCC-Presidium Sidang/KPTS/V/2000

2) Lampiran
   Ditulis jikaterdapat berkas yang dilampirkan, contoh.
   Lampiran : 1 (satu) berkas proposal

3) Perihal
   Merupakan inti dari surat yang dimaksud. Penulisannya tidak perlu panjang tetapi jelas dan tepat, mempermudah
   penerima surat mengetahui isi surat. Perihal ditulis KAPITAL pada huruf pertama, bold dan digaris bawahi.
   Contoh: Perihal : UNDANGAN


IAAS Indonesia LC Unibraw                                                                                      7
Catatan:

                              Penulisan                 Dapat diganti

                      Nomor                         No.
                      Lampiran                      Lamp.
                      Perihal                       Hal.


Dengan syarat apa bila penulisan satu bagian dengan singkatan maka semua bagian ini juga ditulis dengan
singkatan, begitu juga sebaliknya.

4) Alamat surat
   Harus jelas ditujukan kepada siapa surat dikirim. Apabila ditujukan kepada lembaga/ instansi misalnya, bisa ditulis
   u.p (untuk perhatian).
   Penulisan orang atau nama perusahaanya ditulis bold dan digaris bawahi
   Contoh:
               Kepada Yth.
              Drs. Tjahjanulin Domai, Ms.
              Pembantu Rektor III Universitas Brawijaya
              di Malang

B.   Badan / Isi Surat
Sistematis pembuatan surat harus memiliki kalimat pembuka, pendahuluan, isi dan penutup.
  Kalimat Pembuka :
      Kalimat pembuka adalah kalimat yang mengawali suatu surat, kata-kata yang biasa digunakan adalah Dengan
      Hormat atau Assalamu’laikum Wr. Wb. atau Salam Sejahtera.
  Pendahuluan
     Pendahuluan dimaksudkan untuk menarik minat pembaca atau penerima surat tentang hal atau masalah yang
     dipersoalkan dalam suatu surat. Contoh:
     “Diberitahukan bahwa…………”
     “Dengan ini disampaikan bahwa ……….”
     “Menindaklanjuti surat saudara tanggal ……… nomor………. Mengenai …….”

     Panjang pendahuluan, sebaiknya tidak lebih dari satu alinea. Apabila orang atau instansi yang kita kirimi surat
     belum mengenal IAAS, kalimat pendahuluan dimulai dengan pengenalan IAAS Indonesia dan LC UB (apa,
     kapan berdiri, tujuan, aktifitas yang dilakukan dan lain-lain). Atau bisa juga Sekilas tentang IAAS dimasukkan
     dalam lampiran surat yang dikirim.
    Isi
     Maksud, sasaran dan tujuan isi surat harus jelas dan dapat dipertanggung-jawabkan. Dengan memperhatikan
     hal-hal seperti berikut:
     a. Menggunakan kaidah penulisan kalimat efektif [langsung ke pokok permasalahan yang dimaksud].
     b. Satu surat hanya mempersoalkan satu permasalahan saja.
     c. Pergunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar [sesuai Ejaan Yang Disempurnakan], dengan
         memperhatikan norma-norma kesopanan.
    Penutup
     Untuk kesopanan dalam koresponden perlu adanya kalimat penutup. Contoh: Demikian surat ini kami
     sampaikan, atas perhatian Saudara, disampaikan terima kasih.”

C.   Akhir Surat

Akhir surat ini merupakan pengesahan surat yang bersangkutan. Pengesahan dilakukan oleh Ketua Pelaksana
[dalam kegiatan tertentu] atau koordinator departemn [untuk surat departemen], Executive Secretary dan LCD.
Contoh :

Malang, 11 Mei 2006




Fandi Arisrahman                                                                           Wawan Wahyudiono
Director                                                                                   Chief of Committee

Contoh surat internal dapat dilihat pada lampiran 7 dan surat eksternal pada lampiran 8.

Surat Keputusan
    Surat keputusan merupakan suatu produk statuter yang memuat :
     – Pemberitahuan, pengaturan, pengesahan, perubahan status atau pembubaran suatu organisasi, badan,
        panitia, tim dan lain-lain.
     – Pelimpahan dan penyerahan wewenang tertentu kepada seseorang
     – Mengesahkan petunjuk pelaksanan suatu peraturan
     – Penunjukan, pengangkatan dan pemberhentian seseorang dari suatu jabatan, mutasi
     – Penetapan hal-hal yang bersifat umum, prinsipil dalam rangka kebijakan pokok.

IAAS Indonesia LC Unibraw                                                                                           8
      A. Susunan
      Susunan surat keputusan terdiri dari:
       1) Kepala surat keputusan
           terdiri dari:




               a. Lambang organisasi
               b. Kata ”KEPUTUSAN” dikuti oleh nama director atau coordinator yang mengambil keputusan tersebut,
                dibuat dengan huruf besar semua.
       2)    Nomor
              diawali dengan nomor satu
       3)    Perihal (tentang) keputusan
              Harus singkat mencerminkan inti keputusan secara ringkas dan jelas (dibuat dengan huruf besar semua)
       4)    Nama director, penanggung jawab sementara, koordinator yang berwenang mengeluarkan keputusan
             (huruf CAPITAL)
       5)    Konsideran
              a) kata-kata “Menimbang” yang diikuti dengan uraian kalimat mengenai pertimbangan
                  /tujuan/kepentingan/alasan hingga perlu dikeluarkan keputusan
              b) Kaka-kata”Mengingat” yang diikuti oleh dasar peraturan yang ada hubungannya dalam pembuatan
                  keputusan sehingga dapat dipertimbangkan, dapat dipertanggung jawabkan dan mempunyai
                  landasan hukum yang kuat
              c) Selanjutnya, sekiranya diperlukan masih dapat ditambahkan dengan kata ”Memperhatikan” yang
                  diikuti uraian mengenai ketentuan-ketentuan atau dicantumkan jenis tulisan dinas atau pendapat
                  pejabat atau kejadian tentang yang perlu dipertimbangkan dalam pembuatan keputusan.
       6)    Diktum
               diawali dengan kata-kata “MEMUTUSKAN”, disusun disebelah kiri dan “Menetapkan” dan selanjutnya
               diuraikan isi diktum tersebut. Apabila diktum tersebut memuat uraian yang perlu dilampirkan, maka pada
               halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yan bersangkutan.
       7)    Kaki surat keputusan
              a) Tempat kedudukan keputusan itu dikeluarkan dengan menyebutkan terlebih dahulu kalimat “
                  Ditetapkan di……”
              b) Tanggal, bulan dan tahun dengan membuat terlebih dahulu kalimat ” di tetapkan di………… pada
                  tanggal……....”
              c) Tanda Tangan
              d) Nama terang penandatanganan
              e) Stempel organisasi
        8)    Distribusi
               apabila surat keputusan memiliki lampiran maka pengetikannya adalah sebagai berikut :
              a) Dimulai 4 spasi dari batas atas kertas, lalu dipingirnya ditulis”LAMPIRAN SURAT KEPUTUSAN …….”
              b) Pada bagian bawah ditandatangani oleh pengambil keputusan.
              c) Penggunaan tembusan sama dengan surat keluar/dinas.

Contoh Surat Keputusan dapat dilihat pada lampiran 9.

4.3 AMPLOP SURAT
Bertuliskan lambang, nama organisasi dan alamat organisasi. Dengan ketentuan sebagai berikut:
    a. ukuran amplop: Enpelove DL 110-220 mm
    b. Ditulis dengan huruf arial, ukuran huruf adalah:
        Nomor dan perihal dengan ukuran 8
        Nama LC ditulis dengan ukuran 9
        Kata-kata International dengan ukuran 7
        Alamat dengan ukuran 7

    Contoh amplop dapat dilihat pada Lampiran 10


IV.4. STEMPEL & LOGO




IAAS Indonesia LC Unibraw                                                                                          9
D. Stempel
Penempatan Stempel pada pengesahan adalah sebagai berikut:

  1).    Menggunakan Kop IAAS LC-UB




              Fandi Arisrahman                            Farina Damayanti
              Director                                    Executive Secretary


  2).    Kop IAAS LC-UB, 1 stempel




              Fandi Arisrahman                            Wawan Wahyudiono
              Director                                    Chief of Committee

  3).    Kop IAAS LC-UB &/ Kop Kegiatan, 2 stempel




              Fandi Arisrahman                            Wawan Wahyudiono
              Director                                    Chief of Committee

  4).    Kop Kegiatan, 1 stempel IAAS LC-UB




              Fandi Arisrahman                            Wawan Wahyudiono
              Director                                    Chief of Committee

    Untuk aturan stempel pada sertifikat, dicantumkan LCD dan PR III.




         Drs. Tjahjanulin Domai, MS                        Fandi Arirahman
         Vice Rector of Student Affairs                    Director


Catatan : Apabila dalam kegiatan yang dilaksanakan bekerjasama dengan pihak/instansi lain, pada pengesahan
sertifikat/piagam disertakan pula nama, jabatan dan stempel instansi tersebut.


4.4 PENGARSIPAN SURAT
       Setiap surat masuk atau surat keluar harus dicatat pada buku pengarsipan, dengan format buku pengarsipan
       adalah sebagai berikut:
A. Surat Masuk
                                       Tanggal                                       Pokok Surat
  No         Dari/pengirim                                     No Surat                                  Alamat        Ket
                               Surat             Terima                   Lampiran       Perihal   Isi




IAAS Indonesia LC Unibraw                                                                                         10
B. Surat Keluar


                                    Tanggal                                 Pokok Surat
     No         Untuk/Tujuan                       No Surat                                                    Alamat               Ket
                                Surat     Kirim                Lampiran       Perihal          Isi


1.             LCD LC Unpad    20/6/99   21/6/99   035.02/….     1 berkas    Himbau       LPJ Triwulan   Jln. Ciseke 54,
                                                                                                         Jatinangor, Bandung
                                                                                an




C. Penyusunan File

Penyusunan file dibagai menjadi dua bagian, yaitu :
1). Pending File untuk file surat/email yang perlu pembahasan lebih lanjut atau belum dapat dijawab
2). Follow up File untuk surat-surat/email yang sudah dibahas/dijawab.

Keuntungan:
1.        Mempermudah sekretaris dan pengurus lain ingat terhadap surat-surat yang belum dibahas atau dijawab.
2.        Mempermudah sekretaris mengingatkan pengurus untuk segera membahas surat-surat yang belum dibahas
          atau pending file. Pengarsipan dipisahkan antara surat masuk dan surat keluar.


D. Komunikasi Lewat E-mail
Pelaksanaan komunikasi lewat e-mail harus lebih dilakukan secara intensif, sebab komunikasi lewat e-mail lebih
cepat dan bebas hambatan. Pengiriman email dilakukan oleh NC ke LC, LC ke NC dan LC ke LC. Setiap NC dan LC
khususnya Executive Committee, selayaknya telah bisa menggunakan jalur komunikasi ini.
Untuk masa yang akan datang, diharapkan komunikasi lewat e-mail minimal harus dilakukan dua kali dalam satu
bulan oleh NC dan LC, baik itu e-mail yang bersifat formal maupun non formal, apa lagi sekarang IAAS Indonesia
telah memiliki mailing list sendiri dan diharapkan arus informasi melalui mailing list hendaknya dimanfaatkan
semaksimal mungkin.

      Ketentuan pengiriman e-mail secara fomal, adalah sebagai berikut:
       Format untuk pengarsipan email :
         Tanggal     :
         Nomor       : (mengikuti aturan penomoran surat + E setelah kode)
         Contoh      : 001.01/E/IAAS Ind/LC UNRAM/Sec/VI/1999
         Perihal     :

            Sedangkan contoh pengiriman e-mail keluar negeri ;
            Date      :
            Number    : sama dengan atas
            Subject   :

           Penomoran email :
            Nomor. Kode/E/IAAS Ind/LC.Unibraw/departemen atau panitia kegiatan/ bulan/tahun
            E = email

           Hal atau subject harus disamakan dengan subject pada tabel commpose
           E-mail yang masuk dan keluar harus diprint dan diarsipkan, terpisah dari arsip surat masuk dan surat keluar.
           Bahasa yang digunakan tidak harus bahasa yang formal dengan tetap menjaga kesopanan dan isi bebas
            (tidak harus ada kata pembuka dan penutup).




IAAS Indonesia LC Unibraw                                                                                                      11
     Contoh :

       Tanggal : 28/05/06
       Nomor : 001.01/E/ IAAS Ind/LC.Unibraw /Pan.LCC XI/V/2006
       Perihal : Informasi tentang LCC XI

              Hai IAASer LC Unibraw berhubung masa kepengurusan untuk pengurus yang lama akan habis, maka iaas akan
       mangadakan LCC ke XI (Local Committee Conference) untuk memilih calan-calon pengurus yang baru terutama untuk EC yang
       mana acaranya akan dilaksanakan pada:
          Tanggal: 9, 10, 11 Juni 2006
          Hari    : Jumat, Sabtu dan Minggu
          Waktu : 07.30-16.00 WIB
          Tempat: Ruang Seminar ,Gedung IV Fakultas Peternakan
          Tema : New Leader, New Spirit Make Better Future with IAAS

       Dan untuk bakal bakal calon EC berikutnya adalah;
       1.Toto. susilo (MSP Fpi’03)
       2.Ibnu (Sosek Fapet’04)
       3.Tanti (THT ’03)
       4.Tri. Murvianto (TIP’03)
       5.Nur. Azizah (THP’02)
       6.Andi. F (BP’02)
       7.Farina. D (THT’03)
       8.Fitri (PSP’02)
       9.Astrid. (Ars. Pertamanan’03)
       10.Mayang. A (Sosek FP’03)

        Untuk Tata Tertib LCC dan Susunan Acara Tercantum pada Draft LCC XI so tolong dibuka di attachment.
               Diharapkan masukannya untuk perubahan/ revisi untuk Amandemen PKO n’ juga Draft LCC XI yang dapat disampaikan
       atau diberikan pada panitia LCC XI di sekretariat IAAS dengan tempo waktu untuk masukan tersebut adalah satu minggu mulai
       dari tanggal 28 mei sampai 3 juni 2006. Bisa dikirim melalui Mailing List IAAS LC UNIBRAW ditujukan buat panitia LCC XI atas
       nama Wawan (sie pubdekdoktrans)

               Trus, untuk PKO, sesuai yang diamanahkan pada LCC X, untuk pembuatan PKO dilakukan oleh tim yaitu :
                       1.Fandi (Co.)           4. Ika
                       2.Dian                  5. Tanti
                       3. Firman               6. Mala
       Malang, 28 Mei 2006
       Panitia LCC XI


       Wawan
       Sie Pubdekdoktrans

E.     PENAMAAN FILE
       Merupakan aturan arsip yang disimpan dalam bentuk byte (file komputer)

       1.    Aturan penamaan file mengikuti standar :
       a.    LC/CCLC
             Rumus = Singkatan LC/CCLC’ periode nama dokumen
             Contoh:

             LC UB’04-05 Progja                 LC UB’04-05 Standar
             LC UB’04-05 LPJ                    CCLC’04-05 Progja
             LC UB’04-05 Surat                  CCLC’04-05 LPJ

       b.    Departemen
             Rumus = Singkatan Dept’ periode-Nama dokumen.
             Contoh :

                   STD’04-05 LPJ                          T’04-05 Financial Regulation
                   HRD’04-05 Guide Book                   ES’04-05 Panduan Kesekretariatan
                   EPD’04-05 Progja                       ES’04-05 Surat Keluar
                   PRD’ Daftar CP Perusahaan              ES’04-05 Inventaris


       c.    Kegiatan
             Rumus = Nama kegiatan ‘tahun nama dokumen
             Contoh :

                 IOP VI’04 Prop                         ODIEWNS’04 Lap
                 BOS I’04 Pub                           Internet’04 Booklet
                 ExProProv’04 Surat                     ECCC Meeting’00 Draft




IAAS Indonesia LC Unibraw                                                                                         12
      Keterangan :

              Progja = Prog = Program Kerja           LPJ = Laporan Pertanggungjawaban
              Prop = Proposal                         Pub = Publikasi
              Lap = Laporan                           S = Surat

      Catatan : semua surat kegiatan dijadikan dalam 1 [satu] nama file

              ’99 = 1999                ‘99-00 = 1999-2000
              ’00 = 2000                ’04-05 = 2004-2005




                                                                                V. SISTEM PENGARSIPAN

           Arsip merupakan kumpulan warkat atau dokumen yang disimpan secara teratur, berencana, karena
mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
           Pengarsipan yang baik sangat penting, terutama dalam mempermudah kebutuhan dan keperluan praktis
yang memperbaiki dan meningktakan efisiensi dalam keorganisasian. Arsip juga menyangkut keberlangsungan hidup
organisasi dan sejarah perjalanan suatu organisasi.


5.1. Klasifikasi Arsip
Beberapa arsip yang ada sekarang ini dapat diklasifikasi sebagai berikut :
No.       Kelompok                       Jenis dokumen / arsip
1         Laporan                        Lap. Pertanggungjawaban
                                         Lap. Caturwulan/triwulan
                                         Lap. Kegiatan
                                         Lap. Pengiriman delegasi
                                         Lap. Peserta expro
                                         Lap. Lain – lain
2         Media massa                    Buletin
                                         Newsletter
                                         Majalah
                                         Jurnal
                                         Koran
                                         Lain – lain
3.        Buku                           Teks book
                                         Kamus
                                         Fiksi
4.        Proposal                       Prop. Kegiatan
                                         Prop. Pengiriman delegasi
                                         Prop. Peserta expro
5.        Arsip khusus                   PD, PRT dan PKO
                                         Proker Organisasi
                                         Booklet kegiatan
                                         Hasil – hasil seminar
                                         Lain – lain
6.        Peralatan                      Alat elektronik
                                         Alat tulis
                                         Perlengkapan

5.2. Pemberian Kode Arsip
           Arsip yang telah diklasifikasi tersebut akan diberi kode dan kode ini akan ditempelkan pada masing –
masing arsip. Kode untuk arsip baik non dokumen maupun dokumen akan dibuat pada label dengan ukuran 2 x 3.
Penempelan label untuk arsip non dokumen pada tempat yang sesuai. Sedangkan penempelan label untuk arsip
dokumen pada sebelah samping kiri bawah dari arsip, seperti pada contoh di bawah :



                             Proposal Kegiatan
                                  IOP XII




Label arsip
                                 LC – UB
                              IAAS Indonesia
                                  2004



IAAS Indonesia LC Unibraw                                                                                   13
Teknik pemberian kode adalah sebagai berikut :
Kelompok           Kode        Jenis dokumen / arsip                 Kode
Laporan            Lap         Lap Pertanggungjawaban                01
                               Lap. Caturwulan/triwulan              02
                               Lap. Kegiatan                         03
                               Lap. Pengiriman delegasi              04
                               Lap. Peserta expro                    05
                               Lap. Lain – lain                      06
Media massa        MM          Buletin                               01
                               Newsletter                            02
                               Majalah                               03
                               Jurnal                                04
                               Koran                                 05
                               Brosur                                06
                               Lain – lain                           07
Buku               Buk         Teks book                             01
                               Kamus                                 02
                               Fiksi                                 03
Proposal           Prop        Prop. Kegiatan                        01
                               Prop.Pengiriman delegasi              02
                               Prop. Peserta expro                   03
Arsip khusus       Arkhu       PD/PRT,CBL,exco guide, service        01
                               guide, PKO
                               Proker Organisasi                     02
                               Booklet kegiatan                      03
                               Hasil – hasil seminar                 04
                               Database                              05
                               Lain – lain                           06
Peralatan          Perl        Alat elektronik                       01
                               Alat tulis                            02
                               Perlengkapan                          03

Ketentuan penulisan kode adalah sebagai berikut :
1.   Pada bagian atas menunjukkan kode jenis arsip dan no. urut arsip yang dibatasi dengan titik. Standarisasi
     pemberian kode arsip IAAS Indonesia LC UB adalah sebagai berikut :
     Kode kelompok arsip.kode jenis dokumen.no. urut arsip.
     Contoh : Prop.01.1
2.   Pemberian no. urut arsip dilakukan bila ada jenis arsip yang meniliki kode arsip yang sama. Misal untuk prop.
     kegiatan dalam satu periode kepengurusan ada proposal kegiatan IOP XII, IEC, APRM (kode 01) dsb maka
     diberi no. urut yang berbeda.
3.   Bagian bawahnya ditulis penerbit atau bila pada laporan atau proposal nama LC – UB yang mengeluarkan.
4.   Tahun dokumen tersebut diterbitkan. Khusus untuk kode kelompok laporan dan proposal pemberian tahun terbit
     berdasarkan akhir periode kepengurusan. Maksudnya bila periode kepengurusan 2004/2005 maka tahun
     terbitnya ditulis 2005.


Kode dapat ditulis sebagai berikut :


                      Prop. 01.1                    Kode dan no. urut arsip
                 IAAS Indonesia                     menunjukkan kepemilikan
                   LC UNIBRAW
                           2004
                                                    Tahun terbit atau keluar


5.   Semua arsip yang telah diberi kode dicatat pada buku dokumentasi dan dalam komputer dengan format
     pencatatan sebagai berikut :
     No.              Judul             Penerbit            Tahun terbit       Kode arsip           Jumlah
                      arsip




6.   Semua arsip / dokumen yang telah diberi kode akan dikelompokkan sesuai dengan kelompok dan jenisnya dan
     kemudian disusun pada rak arsip. Untuk arsip kelompok laporan, proposal dan beberapa arsip khusus yang




IAAS Indonesia LC Unibraw                                                                                      14
     dikeluarkan oleh salah satu periode kepengurusan maka dikelompokkan berdasarkan periode kepengurusan
     tersebut.


5.3. Alur Peminjaman Arsip
1.   Pengeluaran arsip atau peminjaman arsip sebaiknya sepengetahuan Executive Secretary atau Vice Secretary
     atau Secretariat Department. Setiap arsip yang dipinjam haruslah dicatat pada buku peminjaman dengan format
     sebagai berikut :
N     Nama                  Alamat/Telp     Judul arsip            kode         Tgl.           Tgl.           Paraf
O     Peminjam                              yang dipinjam          arsip        Pinjam         kembali




2.   Batas peminjaman arsip maksimal 2 minggu dihitung tanggal peminjaman dan dapat diperpanjang dengan
     sepengetahuan pihak – pihak diatas. Keterlambatan peminjaman didenda Rp. 250,00 per hari keterlambatan.
3.   Arsip yangdiperpanjang harus dicatat kembali dalam buku peminjaman sebagai pinjaman baru.


                                                                                       VI. STANDAR SERTIFIKAT

6.1 Sertifikat
Sertifikat merupakan salah satu tanda penghargaan yang diberikan oleh LC atau panitia kegiatan kepada pengurus
LC, panitia kegiatan, peserta kegiatan atau pemateri.

6.2. Sistem Penulisan
Sertifikat dibuat dengan menggunakan bahasa inggris, kertas A4. Margin, jenis dan ukuran tulisan tidak diatur.

6.2 Format
Format pembuatan sertifikat meliputi :
     1. Kepala atau kop sertifikat
     2. Tulisan “Certificate”
     3. No. Sertifikat
     4. Isi
     5. Tanda tangan

1. Kepala atau kop
Isi kepala atau kop sertifikat disamakan dengan pembuatan kop surat. Margin, jenis dan ukuran tulisan tidak diatur.

2. Tulisan “Certificate”
Ukuran tulisan Certificate lebih besar dibandingkan ukuran tulisan yang lain.

3. No. Sertifikat
Aturan no. sertifikat mengikuti aturan penomoran surat. Bila dikeluarkan untuk IAASer maka menggunakan kode 01
sedangkan untuk non IAASer menggunakan kode 02
Penomoran sertifikat :
          Nomor. Kode/IAAS Ind./LC-Unibraw/departemen atau panitia kegiatan/ bulan/tahun
Contoh :
          001.03/IAAS Ind./LC-Unibraw/Pan. DT/V/2006
4. Isi
Memuat nama yang akan diberi sertifikat dan kontribusi dalam suatu kegiatan atau kepengurusan. Untuk sertifikat
kegiatan meliputi nama kegiatan, waktu, tempat pelaksanaan kegiatan, materi yang diberikan selama kegiatan (bila
ada dan jika perlu).

5. Tanda tangan
Memuat tanda tangan Rektor/PR 3, LCD/Ketua kegiatan dan Pimpinan organisasi atau perusahaan bila bekerja sama
dalam suatu kegiatan.

Contoh Sertifikat dapat dilihat pada lampiran 11




IAAS Indonesia LC Unibraw                                                                                             15
                                                                                      VI. STANDAR PUBLIKASI
Lihat lampiran 12.

                                   Logo



                                                          Isi


                                        Nama / judul
                                         publikasi




                                                       Contact
                                                       Person




      Sekretariat :                                                                              Contact Person:
      IAAS INDONESIA                                                                         Kristian Rohmatullah
      LOCAL COMMITTEE BRAWIJAYA UNIVERSITY                                      Jl. Kertowaluyo 12 Malang 65145
                                                                                            Telp 62+341+588448
      Sekretariat Bersama K-18 Universitas Brawijaya                                     Email: krs_ti@yahoo.com
      Jl Veteran Malang 65145
      Telp : +623415470193
      Email : iaas@brawijaya.ac.id



                                                                                                  VII. Data Form


7.1. Penjelasan
Data form merupakan data awal bagi anggota yang akan masuk ke IAAS. Contohnya dapat dilihat di lampiran 13




                                                                          VIII. Organization Experience

Merupakan salah satu form yang digunakan untuk mengetahui pengalaman dan aktivitas IAASer baik di kepanitiaan
maupun kepengurusan di IAAS maupun organisasi lain.

Name                        : _______________________
Faculty/University          : _______________________
Student Number              : _______________________


 No                   Year                         Activities and Involved as

 1.

 2.

 3.

 4.

 5.
Malang, May the 26th 2004


IAAS Indonesia LC Unibraw                                                                                     16
Lampiran 1. Lembar Notulensi

                                      LEMBAR NOTULENSI
Hari, Tgl           : __________________________________
Tempat/waktu        : __________________________________
Acara               : __________________________________
Pemateri/Mod        : __________________________________
Agenda              : __________________________________


Hasil_________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________




IAAS Indonesia LC Unibraw                                                                   17
Lampiran 2.1 Daftar Hadir (Kegiatan Intern)

                                               DAFTAR HADIR

Hari, Tanggal       :   __________________________________________
Acara               :   __________________________________________
Tempat/Waktu        :   __________________________________________
Agenda              :   __________________________________________



 No             NAM A              NIM / FAK        JABATAN             ALAMAT,           TANDA        KETERANGAN
                                                                     E-MAIL & TELP.      TANGAN
  1.
  2.

  3.

  4.

  5.
  6.

  7.

  8.

  9.
 10.

 11.

 12.

 13.
 14.

 15.

 16.

 17.
 18.

 19.

 20.

 21.
 22.

 23.

 24.

 25.
 26.

 27.

 28.

 29.
 30.

 31.

 32.

Keterangan : - Pada kolom keterangan bisa diisi dengan [misalnya] : alasan ketidakhadiran dsb sesuai
dengan keperluan




IAAS Indonesia LC Unibraw                                                                              18
Lampiran 2.2 Daftar Hadir (Kegiatan Ekstern)
                                               DAFTAR HADIR

Hari, Tanggal       :   __________________________________________
Acara               :   __________________________________________
Tempat/Waktu        :   __________________________________________
Tema                :   __________________________________________
Pemateri/Mod        :   __________________________________________



   No                   NAM A                    LEMBAGA             ALAMAT & TELP   T. TANGAN


    1.

    2.

    3.

    4.

    5.

    6.

    7.

    8.

    9.

   10.

   11.

   12.

   13.

   14.

   15.

   16.

   17.

   18.

   19.

   20.

   21.

   22.

   23.

   24.

   25.

   26.

   27.

   28.

   29.

   30.

   31.

   32.




IAAS Indonesia LC Unibraw                                                            19
Lampiran 3. Format Lembar Usulan Kegiatan




                                                 USULAN KEGIATAN




                  Nama Kegiatan             : Diklat Traktor
                  Tema                      : Be Extraordinary People with Technology
                  Waktu Pelaksanaan         : 4, 5, 11 dan 12 Maret 2006
                  Tempat Pelaksanaan        : Balai Latihan Kerja Pusat Pelatihan Tenaga Kerja
                                                 Luar Negeri (BLK PPTKLN) Singosari

                  Peserta                   : Anggota IAAS dan Mahasiswa Universitas Brawijaya
                  Penyelenggara             : Panitia Diklat Traktor




                      Malang, 13 Februari 2006




                      Fandi Arisrahman                                                  Tunggal Afrilia
                      Director                                                          Chief of Committee




IAAS Indonesia LC Unibraw                                                                                    20
Lampiran 4. Format Lembar Laporan Kegiatan




                                                      LAPORAN KEGIATAN




                  Nama Kegiatan             : Diklat Traktor
                  Tema                      : Be Extraordinary People with Technology
                  Waktu Pelaksanaan         : 4, 5, 11 dan 12 Maret 2006
                  Tempat Pelaksanaan        : Balai Latihan Kerja Pusat Pelatihan Tenaga Kerja
                                              Luar Negeri (BLK PPTKLN) Singosari

                  Peserta                   : Anggota IAAS dan Mahasiswa Universitas Brawijaya
                  Penyelenggara             : Panitia Diklat Traktor




                      Malang, 13 Mei 2006




                      Fandi Arisrahman                                                  Tunggal Afrilia
                      Director                                                          Chief of Committee




IAAS Indonesia LC Unibraw                                                                                    21
Lampiran 5. Format Header dan Footer




IAAS Indonesia LC Unibraw              22
Lampiran 6. Kop Kegiatan

                WORKSHOP-Net 2006
                International Association of Students in Agricultural
                And Related Science Local Committee Brawijaya University




  ______________________________________
  Sekretariat                                                                                      Contact Person
  Sekretariat Bersama Kav-18 Universitas Brawijaya                                      Andik Febrian Putra (564963)
  Jl. Veteran Malang 65145
  Website : www.iaaslcub.brawijaya.ac.id
  email : iaas@brawijaya.ac.id


                                                      email : r_rahadian@satumail.com



IAAS Indonesia LC Unibraw                                                                           23
Lampiran 7. Surat Internal (Dikeluarkan oleh LC)




                Number    : 001.01/IAAS Ind./LC.Unibraw/XII/2005
                Enclosure : -
                Subject   : INVITATION

                To :

                We have pleasure to invite you to participate in The Committee Coordination Meeting, that will be held
                on :
                     Day and date         : Saturday, December 24th 2006
                     Time                 : 2 pm sharp
                     Place                : IAAS Base Camp
                     Agenda               : Job description and working program each department.
                     Thank you for all your participation and coming.
                The future of IAAS is in your hands.


                Malang, December 22nd 2006


                Executive Committee




.




IAAS Indonesia LC Unibraw                                                                                          24
Lampiran 8. Surat Eksternal




                No. : 003.02/IAAS Ind./LC.Unibraw/Diklat Traktor/III/2006
                Lamp.         :-
                Hal : PERMOHONAN PEMINJAMAN ALAT



                Yth.
                Ketua KSR Unibraw
                di Tempat



                Assalamu’alaikum Wr. Wb.

                Sehubungan dengan diadakannya Diklat Traktor oleh International Association of Students in
                Agricultural and Related Sciences Local Committee Brawijaya University (IAAS LC-Unibraw)
                dengan tema “ Be Extraordinary People with Technology”, yang Insya Allah akan dilaksanakan
                pada :

                Hari                    : Sabtu dan Minggu

                Tanggal                 : 4 dan 5 Maret 2006

                Waktu                   : 08.00 – selesai

                Tempat                  : Balai Latihan Kerja Pusat Latihan Tenaga Kerja Luar Negeri (BLK PPTKLN)

                                         Singosari


                Untuk memperlancar pelaksanaan kegiatan tersebut, kami mengajukan permohonan ijin
                peminjaman megaphone selama pelaksanaan kegiatan tersebut.berlangsung.

                Demikian surat permohonan kami, atas perhatian Saudara kami sampaikan terima kasih.

                Wassalamu’alaikum Wr.Wb.

                Malang, 3 Maret 2006




                Fandi Arisrahman                                                        Tunggal Afrilia
                Director                                                                Chief of Commitee




IAAS Indonesia LC Unibraw                                                                                     25
Lampiran 9. Surat Keputusan




                                             SURAT KEPUTUSAN
                                 LOCAL COMMITTEE CONFERENCE X (LCC X)
                       IAAS INDONESIA LOCAL COMMITTEE UNIVERSITAS BRAWIJAYA
                                                 TAHUN 2005
                    No. 001.03/IAAS Ind/LC. Unibraw/LCC-Pimpinan Prasidang/KPTS/VII/2005
                                                   Tentang
                                      TATA TERTIB DAN AGENDA SIDANG

              Bismillahirrohmanirrohiim

              Pimpinan Pra-Sidang LCC X Tahun 2005 dengan mengharap ridho Allah SWT, setelah

              Menimbang :
              1.    Demi kelancaran sidang yang akan dilakukan selama LCC, maka perlu adanya
              Tata Tertib dan Agenda Sidang,
              2.    Agar dapat digunakan sebagai dasar hukum, maka Tata Tertib dan Agenda Sidang
              perlu ditetapkan melalui Surat Keputusan,
              3.    Usulan dan saran para peserta sidang mengenai isi Tata Tertib dan Agenda
              Sidang,
              Mengingat :
              1.    Pedoman Dasar Bab VI Pasal 10 tentang Kekuasaan
              2.    Pedoman Rumah Tangga Bab I            Pasal 2,3,4 dan 5 tentang Local Committee
              Conference
              MEMUTUSKAN
              Menetapkan
              Tata Tertib dan Agenda Sidang LCC X IAAS Indonesia Local Committee Universitas
              Brawijaya Tahun 2005 sebagaimana terlampir dalam keputusan ini.
              Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dan tidak akan dilakukan
              perubahan.
              Ditetapkan di : Malang      tanggal 9 Juli 2005         pukul 09.22 wib
              Pimpinan Pra-Sidang
              Bintang S                   Adnan N                     Ibnu Sina




              0001040436                  0110430001                  0410530031
              Fakultas Pertanian          Fakultas Pertanian          Fakultas Peternakan




I




IAAS Indonesia LC Unibraw                                                                             26
Lampiran 10. Contoh amplop




No.        : 001.02/IAAS Ind/LC.Unibraw/Pan.LCC XI/V/2006
Lamp.      : 1 ( satu ) berkas proposal                                      Kepada Yth,
Hal        : Permohonan Ijin Kegiatan

                                                                             Rektor Universitas Brawijaya

                                                                             Di tempat




LOCAL COMMITTEE BRAWIJAYA UNIVERSITY
International Association of Students in Agricultural and Related Sciences
Sekretariat Bersama Kav. 18 Universitas Brawijaya
JL. MT. Haryono 161 Malang 65145
E-mail: iaas@brawijaya.ac.id




IAAS Indonesia LC Unibraw                                                                           27
Lampiran 11. Contoh Sertifikat




REVISI: UNTUK SERTIFIKAT KODE NOMORNYA BUKAN 01 tapi 03




IAAS Indonesia LC Unibraw                                 28
Lampiran 12. Contoh Publikasi




IAAS Indonesia LC Unibraw       29
Lampiran 13. Data Form




                                                               IAAS LC-UniBraw Data
                                                                    Form


 PERSONAL RECORD

 Male  Female  Mr  Mrs  Miss                                            Date of Birth

     Lastname                            Firstname                Nickname


  Place of birth                         Blood type               Religion



   HOME ADDRESS



   Street                                 City


  Province                                Postalcode

 Home phone number                        Fax/e-mail




  MAILING ADDRESS IN MALANG




Dormitory name                           Address


Phone number                             Postal code



CURRENTLY STUDYING IN


                                                                             Year of entry
                                         __________

Faculty                        Department


Majoring                       Student identification number



 SKILL SPECIFICATION
ESEKRETARIATAN
Language*
     English, speak : good/fair/poor
     English, understand : good/fair/poor
     German : good/fair/poor
     French : good/fair/poor
     Other : Javanesse/Sundanesse/………………….




IAAS Indonesia LC Unibraw                                                                    30
        Computer*                                                      Other
            Word processing                                          Scientific writing
            Database                                                 Other : ………………………
            Programming                                                       ....... ....……………..
            Mechanical/maintenance


        ORGANISATION EXPERIENCE

                                                                                                           IOP on ________

                                      Formal organization/
           Year                    Incidental event [mention]                                                Position




        ACHIEVEMENTS


KJJK   Give details of awards/scholarship/prizes/honours received. If you’ve joined exchange
       programme before, please give details.




       I declare that the particulars stated in this application
       are true to the best of my knowledge and belief and that I
       have not wilfully suppressed any facts



                                                                        Date            Signature of applicant




       IAAS Indonesia LC Unibraw                                                                                             31
                                                PEDOMAN
                                              KEBENDAHARAAN
                                 IAAS Indonesia Local Committee Universitas Brawijaya




Daftar Isi.................................................................................................................................... 1
Pendahuluan............................................................................................................................. 2
Financial Regulation ............................................................................................................... 2
Fundraising ............................................................................................................................. 6
Penawaran Kerja Sama ......................................................................................................... 7
Form kebendaharaan.............................................................................................................. 7
   Form Kesediaan ................................................................................................................ 7
   Kartu Iuran ........................................................................................................................ 8
   Form Kuitansi .................................................................................................................... 8
   Form Transaksi Pengeluaran ............................................................................................ 8
   Form Transaksi Pemasukan.............................................................................................. 9




IAAS Indonesia LC Unibraw                                                                                                                          1
                                                                                                      KEBENDAHARAAN


                                                                                           I. FINANCIAL REGULATION



                                                           1.1 PENDAHULUAN

     Sebagai bidang yang bertanggung jawab dalam mengatur regulasi keuangan organisasi, kebendaharaan dituntut untuk tetap dapat
meningkatkan kondisi keuangan organisasi. Dalam meningkatkan kondisi keuangan, kebendaharaan harus terus berusaha mencari
potensi dan peluang sumber dana lain disamping mengelola dana yang telah tersedia. Dalam mengoptimalkan dana yang tersedia,
dibutuhkan kebijaksanaan yang diterapkan dalam anggaran pendapatan dan belanja organisasi yang disepakati bersama. Sesuai
dengan PD/PRT Bab .... (Mana PD/PRT nya ye?!) dan PKO Bab Keorganisasian.... (Pasal?!), pengaturan keuangan IAAS Indonesia
LC-Unibraw berada di bawah tanggung jawab Deputy Local Director (DLD).


                                                    1.2 SUMBER DAYA MANUSIA

Deputy Local Director (DLD)
1. Bertanggung jawab mengelola keuangan IAAS Indonesia LC-Unibraw.
    a. Penerimaan             : menerima segala transaksi yang melibatkan kas (seperti dari sisa kegiatan,
                        iuran anggota, donatur, dll)
    b. Pengeluaran            : melakukan semua transaksi yang berhubungan dengan kas seperti
                        pengeluaran LC tiap bulan, iuran kepada NC, administrasi perbankan, dll.
2. Membuat anggaran dan laporan keuangan IAAS Indonesia LC-Unibraw per bulan dan per tiga bulan secara skontro.

Treasurer
1. Mencari dan mengelola sumber dana LC baik dari iuran anggota, dana plafon dan kegiatan dari rektorat maupun sumber lain.
2. Menggalang dana, misalnya dari fund raising dan sponsorship.

Vice Treasurer
1. Mencatat semua pengeluaran rutin dan kegiatan organisasi secara cash flow.
2. Menangani dan berhubungan secara langsung dengan bendahara kegiatan rutin dan insidental.
3. Menginventaris kuitansi semua transaksi baik rutin maupun insidental.
4. Membantu Treasurer dalam menyusun laporan keuangan.

Organizing Treasurer
1. Membuat anggaran keuangan kegiatan secara riil dan mark-up.
2. Mencatat semua transaksi keuangan kegiatan secara cash flow.
3. Membuat LPJ keuangan kegiatan.
4. Mengkoordinir pemasukan dana dari pendaftaran peserta atau sumber lain.


                                                     1.3 KEUANGAN GLOBAL

     Sebagai organisasi keprofesian mahasiswa agrokomplek internasional, pengelolaan keuangan IAAS Indonesia LC-Unibraw harus
dilakukan secara profesional pula. Keuangan LC dibagi menjadi dua macam pembukuan, yaitu: keuangan umum (kas LC) dan
keuangan per kegiatan. Masing-masing mempunyai ketentuan pembuatan tersendiri.

1.3.1     Keuangan Umum
     Disebut juga sebagai kas riil LC. Kas ini merupakan ‘terminal’ dari semua lalu lintas keuangan LC. Di dalamnya terdapat transaksi
debet kredit (cash flow) harian organisasi. Saldo kegiatan dari pembukuan per kegiatan ditransfer masuk kas umum, sehingga saldo
akhir pada pembukuan kegiatan selalu nol bila terjadi surplus dana. Bila dana minus/defisit, maka kas umum akan mensubsidinya
hingga dijumpai balance saldo nol. Dari kas ini baru ditransfer ke pembukuan bank (bila kita menyetor uang di bank).
     Standar kategori transaksi dibuat untuk memudahkan dalam memilah jenis transaksi yang dilakukan dalam mengolah data untuk
pembuatan laporan keuangan. Kategori ini dapat diubah sesuai dengan kondisi keuangan masing-masing kegiatan dengan catatan
tidak menyimpang jauh dari standar yang ada. Adapun kategori transaksi meliputi:
a. Pemasukan (income):
     saldo awal, yaitu saldo kepengurusan yang lalu
     saldo kegiatan, yaitu saldo dari kegiatan yang diselenggarakan LC
     dana dari NC/LC
     dana dari fakultas
     dana dari rektorat
     iuran anggota
     donatur/sponsorship
b. Pengeluaran (expenses):
     dana operasional EC
     delegasi LC, pengiriman delegasi oleh undangan
     foto kopi, meliputi: arsip, surat, publikasi, umum


IAAS Indonesia LC Unibraw                                                                                                           2
        inventaris LC
        kesekretariatan, meliputi: alat tulis kantor (ATK), komputer (rental, print)
        komunikasi, meliputi: pos, internet dan telepon
        lain-lain, yang tidak masuk kategori diatas

1.3.2 Keuangan Kegiatan
    Pembukuan keuangan kegiatan dipisahkan dari pembukuan umum, tujuannya untuk memudahkan dalam membuat laporan
keuangan kegiatan oleh Organizing Treasurer kepada Treasurer. Organizing Treasurer bertugas untuk membuat dua buah laporan
keuangan kegiatan, yaitu laporan riil untuk LC dan NC dan laporan mark up untuk LPJ bagi instansi yang memberikan dana. Kategori
pembukuan kegiatan dapat dibuat sesuai keperluan atau per seksi (sie) kegiatan, misalnya:
a.    Pemasukan (income):
      dana awal, yaitu dana dari iuran panitia kegiatan atau subsidi kas umum yang digunakan untuk membiayai operasional kegiatan
        sementara sebelum memperoleh pemasukan sesuai proposal.
      dana fakultas dan rektorat, bila memperoleh bantuan dana dari kedua institusi tersebut.
      donatur atau sponsor lain.
b.   Pengeluaran (expenses):
        acara (sewa gedung dan peralatan, honor pemateri, dekorasi, dll)
        konsumsi (makan, minum, makanan ringan, peralatan konsumsi)
        kesekretariatan kegiatan (Foto kopi surat-surat, proposal, sertifikat, dll)

1.3.3 Pengelolaan Keuangan
     Pengelolaan keuangan dapat dilakukan secara manual atau komputerisasi. Secara manual adalah dengan menggunakan buku
catatan harian (buku kas) dan laporan keuangan yang ditulis dengan tangan. Yang dimaksud dengan komputerisasi adalah dengan
memindahkan cash flow harian dan mengolah data dengan menggunakan program komputer tertentu. Program yang digunakan dapat
berupa Quicken for Windows versi 4 dan 6, DacEasy, Microsoft Money, Excel, dan software pengolah data keuangan lainnya.
    Sebuah rekening bank dapat dibuka untuk memudahkan penyimpanan uang kas LC. Selain itu, rekening dapat berfungsi sebagai
media transfer keuangan dari dan untuk LC. Rekening bank dibuat dengan jenis account atau atas nama DLD.
     Treasurer mempunyai dua buah kuitansi/bukti pembayaran khusus Treasurer, yaitu kuitansi intern untuk pengeluaran sehari-hari
(Treasurer/Vice Treasurer) dan kuitansi kegiatan untuk setiap kegiatan (Organizing Treasurer). Setiap transaksi disertai bon/bukti
pembayaran barang yang sah dari toko/rental/dsb oleh si pelaku transaksi.
     Treasurer hanya akan mengganti uang dengan bukti pembayaran tersebut, dengan menyertakan kuitansi/bukti
pembayaran khusus dari bendahara. Untuk mempermudah penyusunan dan pelacakan, kuitansi dapat diberi nomor berdasarkan
tanggal atau per kategori. Penomoran dapat dibuat menyerupai penomoran surat atau lainnya menurut keinginan bendahara. Bukti
pembayaran sah hendaknya disimpan selama satu periode kepengurusan bendahara.


                                           1.4 PEDOMAN PELAKSANAAN KEUANGAN UMUM

1.    Setiap pengeluaran dan pemasukan yang berkaitan dengan LC atau NC harus diketahui dan disetujui oleh DLD.
2.    Treasurer hanya akan mengganti pengeluaran yang disertai kuitansi/bon/bukti pembayaran lainnya.
3.    Selama pengeluaran belum diganti, bukti pembayaran harus dipegang oleh yang bersangkutan (pelaku transaksi).

                                                        Alur Penggantian Pengeluaran


                                                           Anggota/Pengurus




                                                         Deputy Local Director




                                                                Treasurer


Keterangan :

                   : Pelaporan pengeluaran
                   : Penggantian pengeluaran (sesuai ketentuan yang ditetapkan)


                                         1.5 PEDOMAN PELAKSANAAN KEUANGAN KEGIATAN

1.    Anggaran riil dan mark up harus diketahui dan disetujui oleh DLD.
2.    Rencana anggaran dana kegiatan disampaikan kepada DLD untuk direkap dan diusulkan pada pihak rektorat dan fakultas dengan
      memberikan mark up pada masing-masing item sebesar 15%.


IAAS Indonesia LC Unibraw                                                                                                       3
3.   Besar dana kegiatan yang diajukan kepada LC maksimal 80% dari total dana riil yang dibutuhkan.
4.   Untuk pelaksanaan kegiatan, Treasurer akan memberikan dana sesuai anggaran riil yang telah disetujui oleh DLD.
5.   Dana awal kegiatan didapatkan dengan cara mengumpulkan dana awal dari panitia yang akan dikembalikan di akhir acara dan subsidi
     sementara dana kas LC.
6.   Organizing Treasurer hanya akan mengganti pengeluaran yang disertai kuitansi/bon/bukti pembayaran lainnya.
7.   Bila terjadi defisit keuangan, maka jumlah kekurangan dana harus dilaporkan kepada EC dan EC bertanggung jawab untuk menemukan solusi
     penutupan kekurangan dana tersebut.
8.   Pengeluaran yang berbeda dari anggaran riil atau pengeluaran di luar anggaran riil sebesar minimum Rp 10.000,- harus
     dikonfirmasikan terlebih dahulu kepada DLD atau Treasurer.


                                      1.5.1 Pedoman Penyusunan Anggaran Keuangan Kegiatan

    Kegiatan yang akan diadakan oleh LC harus didukung oleh pendanaan yang memadai. Anggaran keuangan kegiatan digolongkan
menjadi tiga kategori yaitu:
1.   Kesekretariatan
     Meliputi hal-hal yang berkaitan dengan administrasi pendukung acara. Kategori ini terdiri dari:
     a. Rental dan print, meliputi: pengetikan draf acara, data form, presensi, kuitansi, kuisioner, LPJ, proposal, paket rental, print,
          dsb.
     b. Foto kopi, meliputi: publikasi, penggandaan booklet, materi, proposal, LPJ, jilid, dsb.
     c.   Booklet / materi.
     d. Sertifikat peserta, panitia dan pemateri.
     e. Name tag.
     f.   Kertas berkop dan amplop.
     g. Participant kit.
     h. Stempel.

2.   Acara
     a. Gedung dan peralatan (sound system, komputer, infocus, kursi, meja, OHP, spidol, tenaga publikasi)
     b. Dekorasi
     c. Dokumentasi
     d. Pemateri
     e. Transportasi
     f.  Komunikasi
     g. Sewa lab komputer

3.   Konsumsi dan akomodasi
     a. Penginapan
     b. Makan
     c. Minum
     d. Makanan ringan
     e. Peralatan konsumsi (alat masak, alat makan dan minum, tenaga pelaksana, dll)

4.   Lain-lain
     Berisi biaya-biaya yang secara spesifik tidak dapat dikategorikan / diklasifikasikan pada ketiga kategori sebelumnya. Misal: biaya tak
     terduga.


                                                 1.5.2 Mekanisme Keuangan Kegiatan

1.   Usulan Dana Kegiatan

     a. Dana Kegiatan Tetap dan Rutin
              Masing-masing departemen memberikan rencana anggaran dana kegiatan tetap dan rutin tahunan pada rapat kerja
               pertama setelah kepengurusan baru terbentuk. Contoh kegiatan tetap adalah IOP, BOS I dan LCC. Sedang contoh
               kegiatan rutin adalah penerbitan newsletter dan pengadaan kelas bahasa.
              Isi Rencana Anggaran Dana Kegiatan Rutin (RADKR) meliputi:
               Jenis kegiatan, rencana waktu pelaksanaan, total dana yang diperlukan, rincian (draf) penggunaan dana kegiatan dan
               sumber dana yang diharapkan.


     b. Dana Kegiatan Insidental
              Kegiatan insidental dianggarkan pada item ‘Kegiatan Insidental’ untuk masing-masing departemen sesuai dengan
               perkiraan jumlah yang dibutuhkan selama satu tahun anggaran. Contoh kegiatan insidental adalah fund rising
               (dijelaskan secara mendetail pada bab tersendiri dalam PKO Kebendaharaan ini).
              Rencana anggaran kegiatan insidental diajukan bersamaan dengan pengajuan dana kegiatan rutin kepada DLD.
              Isi Rencana Anggaran Dana Kegiatan Insidental sama dengan RADKR, dengan penyesuaian pada jenis kegiatan dan
               waktu pelaksanaan.
2.   Penerimaan Dana
3.   Pengambilan dan Penggunaan Dana
     a.   Proposal kegiatan (tetap, rutin dan insidental) telah ditandatangani oleh LCD dan Ketua Pelaksana paling lambat 6 minggu
          sebelum pelaksanaan kegiatan.
     b.   Rencana anggaran dana kegiatan sesuai dengan usulan masing-masing departemen pada rapat kerja I



IAAS Indonesia LC Unibraw                                                                                                               4
     c.   Panitia menerima 75% dari anggaran dana riil yang diusulkan saat menyerahkan proposal kegiatan dan 25% sisanya saat
          menyerahkan LPJ kegiatan, selambat-lambatnya satu bulan setelah pelaksanaan.
     d.   Semua pengeluaran panitia minus konsumsi di dalam kota (kecuali pada malam persiapan kegiatan) merupakan dana
          kegiatan. Dana kegiatan ini juga termasuk seluruh pengeluaran EC dalam mengatur dan mengawasi kegiatan (misal: telepon
          dan surat) .
4.   Pengembalian Dana
    Dana kegiatan merupakan dana hak panitia penyelenggara kegiatan. Namun, untuk memberikan jaminan atas penggunaan dana
yang bertanggung jawab dan memacu kinerja panitia penyelenggara kegiatan maka diatur pengembalian dana sebagai berikut:
     a.   Panitia kegiatan bertanggung jawab atas pengembalian dana kegiatan minimal 25% anggaran yang telah diterima dari LC
          (pada saat mencapai BEP).
     b.   Apabila terdapat keuntungan dari kegiatan yang dilaksanakan, maka pembagian keuntungan disesuaikan dengan aturan
          pada sub bab 1.7.4 tentang Royalti Kegiatan.
     c.   Keuntungan yang diberikan panitia kepada LC merupakan pengganti dari pengembalian 25% anggaran.
     d.   Hal-hal diluar yang telah tertulis diatur sesuai kesepakatan EC dan panitia.
5.   Pencatatan
     Setiap seksi harus melakukan pencatatan terhadap semua jenis pengeluaran untuk kemudian diserahkan kepada Organizing
     Treasurer.


                                                          1.6 DELEGASI

1.   Delegasi adalah orang yang ditunjuk oleh EC untuk mewakili LC pada suatu kegiatan atau undangan.
2.   Dana delegasi diperoleh dari kas LC dengan persetujuan EC maksimal 75% dari total biaya pendelegasian.
3.   Seluruh dana sponsor yang diperoleh dengan proposal persetujuan EC masuk ke kas LC sebelum dikeluarkan kembali untuk biaya
     pendelegasian dengan jumlah nominal yang disetujui oleh EC.



                                                          1.7 REWARDS


                                                     1.7.1 Deskripsi Rewards

1.   Reward merupakan suatu penghargaan berbentuk uang yang diberikan kepada pengurus LC, panitia pelaksana kegiatan maupun
     anggota lain yang telah memberikan kontribusi pemasukan terhadap kas LC. Rewards terdiri dari Insentif, Royalti Kegiatan dan
     Royalti Sponsor.
2.   Reward berperan sebagai salah satu usaha untuk menambah saldo kas LC.

                                                1.7.2 Deskripsi Insentif dan Royalti

1.   Insentif adalah penghargaan berupa uang yang berasal dari kas LC serta diberikan kepada EC dan koordinator departemen atau
     non departemen IAAS Indonesia LC-Unibraw.
2.   Royalti kegiatan adalah penghargaan berupa uang dan diberikan kepada panitia pelaksana kegiatan dan berasal dari keuntungan
     tiap kegiatan yang dilaksanakan IAAS Indonesia LC-Unibraw.
3.   Royalti sponsor adalah penghargaan berupa uang dan diberikan kepada anggota yang berhasil mendapatkan jaringan sponsor baik
     sebagai sponsor kegiatan yang diadakan oleh LC maupun sebagai sponsor organisasi bagi LC.

                                                           1.7.3 Insentif

1.   Insentif diberikan kepada EC dan koordinator departemen atau non departemen apabila mereka mampu memberikan masukan
     kepada kas IAAS Indonesia LC-Unibraw selama 3 bulan berturut-turut dengan masukan perbulan minimal Rp 1.000.000.
2.   Besar insentif ditetapkan berdasarkan kesepakatan pengurus dan keadaan kas IAAS Indonesia LC-Unibraw.

                                                      1.7.4 Royalti Kegiatan

Royalti kegiatan dapat diberikan dengan batasan sebagai berikut:
    a. Keuntungan di bawah Rp. 200.000 akan diberikan seluruhnya kepada panitia sebagai royalti.
    b. Pembagian keuntungan lebih dari Rp. 200.000 adalah sebagai berikut :
                  -    40% untuk kas LC
                  -    60% untuk tim pelaksana kegiatan
    c. Pemberian royalti dan pembagian keuntungan bisa bersifat kondisional dan tidak sesuai dengan hal-hal tersebut di atas apabila
          telah ada kesepakatan antara LC dan paitia di awal.


                                                      1.7.5 Royalti Sponsor

Royalti sponsor dapat diberikan dengan batasan sebagai berikut:
    a. Pengajuan penawaran kerja sama dengan pihak sponsor telah mendapat persetujuan EC.
    b. Jika pihak sponsor memberikan bantuan berupa uang tunai, royalti sponsor diberikan sebesar 25% dari jumlah uang tunai
          tersebut.
    c. Jika pihak sponsor memberikan bantuan berupa barang, maka bantuan tersebut dapat dijual kembali. Sebesar 25 % dari hasil
          penjualan diberikan sebagai royalti sponsor.

                                               1.7.6 Mekanisme Pembagian Reward



IAAS Indonesia LC Unibraw                                                                                                        5
1.   Insentif dibagikan oleh Treasurer dengan persetujuan DLD dan masuk dalam laporan keuangan LC per bulan sebagai pengeluaran
     tetap LC.
2.   Royalti kegiatan dan royalti sponsor kegiatan dibagikan oleh Organizing Treasurer dengan persetujuan DLD. Royalti tersebut
     dibagikan setelah Organizing Treasurer menyerahkan LPJ riil dan mark up kepada Treasurer.
3.   Royalti sponsor organisasi dibagikan oleh Treasurer dengan persetujuan DLD.
4.   Royalti sponsor dimasukkan sebagai pengeluaran insidental LC.
                                                                                                            II. FUND RAISING



                                                            PENDAHULUAN

    Fund raising merupakan upaya penggalangan dana yang dilakukan oleh IAAS Indonesia LC-Unibraw dalam membiayai aktifitas
organisasinya. Fund rising ini dikoordinir oleh Treasurer.

                                                          JENIS FUND RISING

                                                         Penjualan Merchandise LC

1.   Sasaran penjualan merchandise adalah anggota IAAS Indonesia LC-Unibraw, alumni IAAS Indonesia serta anggota IAAS
     Indonesia.
2.   Contoh merchandise antara lain berupa topi, blazer, kalender, jumper, kaos, kop publishing, kartu ucapan ultah, pin, binder, map,
     jaket, stiker, kartu anggota, tas, undangan dan kartu ucapan hari raya.

                                                           Penjualan Barang Rutin

1.   Penjualan barang rutin merupakan bentuk usaha penjualan barang non merchandise yang dilakukan secara rutin oleh tim fund
     rising.
2.   Contoh kegiatan ini adalah penjualan makanan ringan di sekretariat LC.

                                                         Penjualan Barang Insidental

1.   Penjualan barang insidental merupakan bentuk usaha penjualan barang non merchandise yang dilakukan secara insidental oleh
     tim fund rising dengan memanfaatkan suatu momen tertentu.
2.   Contoh kegiatan ini adalah penjualan bunga dan minuman saat wisuda.

                                                                    Bazar

1.   Bazar dapat dilakukan baik dengan atau tanpa mitra kerja (event organizer lain).
2.   Aturan keuangan mengenai pelaksanaan bazar secara terperinci dapat dibicarakan dan ditentukan kemudian berdasarkan
     kesepakatan tim pelaksana dibawah koordinasi Treasurer dan berpedoman pada aturan kerja sama yang dijelaskan pada bab
     tersendiri dalam PKO Kebendaharaan ini.

                                                     2.3 MEKANISME FUND RISING


1.   Pembuatan konsep.
     a. Penanggung jawab pembuatan konsep fund raising adalah Treasurer.
     b. Untuk penjualan merchandise, konsep dituangkan dalam desain dengan ukuran, warna dan bentuk yang sesuai dengan
         aslinya.
2.   Pengadaan barang
     a. Barang-barang yang akan dijual dalam fund raising dapat diperoleh melalui pemesanan (seperti merchandise), pembelian
         langsung (seperti makanan kering untuk penjualan rutin) maupun pembuatan secara mandiri (seperti pembuatan bunga untuk
         wisuda).
     b. Jika terdapat pihak sponsor yang bersedia membantu dalam pengadaan barang, maka diberlakukan aturan kerja sama yang
         dijelaskan pada bab tersendiri dalam PKO Kebendaharaan ini.
3.   Penjualan
     a. Sistem penjualan
              Penjualan dilakukan oleh tim fund raising dibantu oleh staf lainnya.
              Penjualan barang oleh team fund raising dan tim yang lain sebesar minimal 50% dari harga pokok pengadaan barang.
              Penjualan yang dilakukan diluar staf tetap mengikuti harga yang ditetapkan oleh tim fund raising.
     b. Papan penjualan
         Papan ini digunakan untuk mempromosikan barang-barang yang akan dijual. Papan yang digunakan terbuat dari bahan
         sterofoam yang sederhana dan bisa dibawa kemana-mana (misal: berukuran 45 cm x 90 cm).

4.   Administrasi
        Pencatatan barang yang keluar dan masuk dan aliran keuangan dalam control sheet, artinya semua barang yang keluar dan
         masuk harus berada dalam kontrol tim fund raising beserta aliran pemasukan dan pengeluarannya. Contoh pengisian dalam
         control sheet dapat dilihat pada lampiran (belum ada contoh).
        Pembukuan keuangan, dimana semua aliran barang dan keuangan dalam control sheet dibukukan untuk mengetahui laba
         dan rugi yang dialami.




IAAS Indonesia LC Unibraw                                                                                                           6
                                                                                       III. PENAWARAN KERJA SAMA


                                                       3.1 PENDAHULUAN

     IAAS Indonesia LC-Unibraw tidak akan pernah lepas dari kebutuhan untuk melakukan kerja sama dengan berbagai pihak dalam
menunjang kelangsungan hidupnya sebagai organisasi. Salah satu bentuk kerja sama tersebut adalah dalam hal penggalangan dana.
Untuk itu, diperlukan sebuah aturan khusus mengenai penawaran kerja sama yang akan dilakukan oleh LC sehingga dapat tercipta
situasi dan kondisi yang saling menguntungkan. Sasaran kerja sama ini antara lain institusi/perusahaan yang terkait dengan IAAS,
alumni IAAS maupun LC lain baik di Indonesia maupun di seluruh dunia.

                                                         JENIS KERJA SAMA

                                                              Sponsoring

1.     Sponsoring merupakan sebuah penawaran kepada pihak luar untuk menjadi sponsor dalam penyelenggaraan sebuah kegiatan
       atau program kerja LC maupun untuk menjadi sponsor organisasi bagi LC.
2.     Sponsoring dapat diberikan dalam bentuk uang tunai maupun barang.
3.     Sponsoring dapat dilakukan oleh semua anggota baik secara perorangan maupun tim (lobbying team) dengan persetujuan Ketua
       Pelaksana (untuk sponsor kegiatan) dan/atau EC (untuk sponsor organisasi).
4.     Reward berupa royalti sponsor akan diberikan sebagai penghargaan atas keberhasilan dalam mendapatkan jaringan sponsor.
5.     Beberapa contoh institusi yang dapat dimasukkan dalam daftar calon sponsor antara lain:
           Pemerintah, baik pusat maupun daerah.
           Universitas dan organisasi mahasiswa.
           Perusahaan negara maupun swasta, baik yang berhubungan dengan pertanian maupun yang tidak.

                                              Pengadaan Proyek atau Kegiatan Bersama

1.     Kerja sama dalam pengadaan proyek atau kegiatan bersama dapat dilakukan oleh LC dengan pihak-pihak yang berkompeten
       selama proyek atau kegiatan tersebut tidak bertentangan dengan visi dan misi organisasi.
2.     EC berhak melakukan pengambilan keputusan kerja sama dalam hal pengadaan proyek atau kegiatan bersama dengan
       pembahasan dan pertimbangan matang melalui rapat koordinasi dan diketahui oleh CCLC.
3.     Deputy menetapkan standar bagi hasil antara LC dan pihak yang bekerja sama atas persetujuan CCLC.
4.     Persentase bagi hasil dari kegiatan yang dilaksanakan disesuaikan dengan standar yang ditetapkan oleh Deputy dengan nilai:
           Jika sebuah institusi mengajukan permohonan kerja sama pelaksanaan kegiatan, maka persentase bagi hasil untuk LC
            minimal sebesar 30%.
           Jika LC mengajukan permohonan kerja sama pelaksanan kegiatan kepada sebuah institusi, maka persentase bagi hasil
            untuk LC maksimal sebesar 70%.

                                                       Pengadaan Merchandise

1.     Kerja sama dalam pengadaan merchandise LC merupakan bentuk kerja sama dengan pihak-pihak yang berkaitan baik dengan
       biaya 100% maupun kurang dari 100%.
2.     Sasaran kerja sama antara lain perusahaan percetakan, pusat kerajinan dll.


c. Follow-up dari kerja lobbying team
        Yaitu kerjasama yang dilakukan tim fund raising merupakan tindak lanjut atas lobi dari lobbying team dalam upaya
        penggalian dana.




                                                                                                  IV. FORM KEBENDAHARAAN
Form Kesediaan

     Saya berkeberatan atas penarikan iuran anggota sebesar Rp 1.000,- per bulan.
     Alasan dan saran saya adalah:
         ________________________________________________________________
         ________________________________________________________________
         ________________________________________________________________
         ________________________________________________________________
         _____
                                                     Malang,    Agustus 2000

     Nama     :
     NIM/Fak/Jur:                                           ttd




IAAS Indonesia LC Unibraw                                                                                                      7
Kartu Iuran


No            Iuran Bulan              Nominal           Paraf                   No          Iuran Bulan        Nominal                       Paraf

 1.      Juli’04                                                                 7.      Januari’05
 2.      Agustus’04                                                              8.      Pebruari’05
 3.      September’04                                                            9.      Maret’05
 4.      Oktober’04                                                          10.         April’05
 5.      Nopember’04                                                         11.         Mei’05
 6.      Desember’04                                                         12.         Juni’05




 No       Nama            Fak/Jur        Jabatan            Alamat
                                                                                                      KARTU IURAN ANGGOTA
 1.    Rudi R              FP/SE           LCD        Kertoaji 86                                     IAAS INDONESIA
                                                      Telp. 576453                                    LC UNIV. BRAWIJAYA
 2.    Mala H            FTP/THP         Deputy       Sumbersari 57
                                                      Telp. 572334                     Nama
 3.    Isna A.M           FTP/BP            ES        Sumbersari 256                   NIM
                                                      Telp. 572456
                                                                                       Fak/Jur
 4.    Dian S            FTP/TEP         PR Co.       Watugong 31
                                                      Telp. 595125
                                                                                                                                               Periode 2004-2005
 5.    Huda A.B          FTP/THP        STD Co.       J.A Suprapto 2
                                                      Telp. 324433

Form Kuitansi

                       TANDA BUKTI PEMBAYARAN                                                                            BUKTI PEMBAYARAN
  No . . . . . .                                                                                    No . . . . . .
  Telah terima dari :                                                                               Dari Sdr/I      :
  Nama/NIM       :...............................                                                   Nama            :................
  Fak/Jur/PS     :...............................                                                   Fak/NIM         :................
  Alamat/Telp. : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .                      Uang sebesar Rp
  Uang sebesar : Rp                                                                                 (........................)
  Terbilang      :...............................                                                   Untuk Biaya IAAS Orientation Program [IOP] di Local Committee
  Untuk Biaya Pendaftaran IAAS Orientation Program [IOP] di Local                                   Universitas Brawijaya tanggal 7-8 Oktober 2000.
  Committee Univ. Brawijaya, tanggal 7-8 Oktober 2000.

                                                    Malang,                                                                Malang,
                                                    Panitia                                                                Panitia
  (untuk panitia)




Form Transaksi Pengeluaran

Nama                : ____________________               Alamat & telp                : _______________________
Jabatan/sie         : ____________________                                              _______________________



No       No Kw          Tanggal             Jumlah [Rp]                                        Uraian Pengeluaran


  1.          -           9 Feb '05                75.000.00      Transport ke Bandungrejo with vice pres IAAS [tanpa Kw]



 30.       26              6 Agt '05               18.000.00      Refill ink u/ pencetakan standar LC [via Isna-duit pribadi]


                      Total                    1.360.000.00


No KW : Nomor Kuitansi (bukti transaksi diberi nomor sendiri untuk mempermudah pengecekan dana)




IAAS Indonesia LC Unibraw                                                                                                                                           8
Form Transaksi Pemasukan

Nama                  : ____________________     Alamat & telp       : _______________________
Jabatan/sie           : ____________________                           _______________________


No     Tanggal             Sumber       Jumlah [Rp]               Uraian Pengeluaran


 1.   13 Mei '05            Dewi          115.000.00   Pembayaran rekening telp LC
30.   30 Mei '05            Totok          50.000.00   Deposito dan Sisa Kas


              Total                     2.015.000.00   Dalam bentuk saldo di bank




IAAS Indonesia LC Unibraw                                                                        9
                                                       PEDOMAN
                                                      KEHUMASAN
                                IAAS Indonesia Local Committee Universitas Brawijaya

                                Standart Operating Prosedure [SOP]
                    Kehumasan IAAS Indonesia Local Committee Brawijaya University

Pendahuluan........................................................................................................................... 2
    Internal Public Relation ..................................................................................................... 2
    Eksternal Public Relation .................................................................................................. 2
Sistem Distribusi Informasi ...................................................................................................... 2
    Alur Informasi .................................................................................................................... 2
    Informasi Masuk ................................................................................................................ 2
    Informasi Keluar ................................................................................................................ 3
Prosedur Publikasi dan Humas ............................................................................................... 4
    Objek Publikasi ................................................................................................................. 4
    Prosedur Publikasi ............................................................................................................ 4
Protokol .................................................................................................................................. 6
Standar Mengundang Tamu ................................................................................................... 6
Standar Penerimaan Tamu ..................................................................................................... 6
Kamus/Katalog Contact Person .............................................................................................. 7




IAAS Indonesia LC Unibraw                                                                                                                       1
                                                           1. Pendahuluan

Definisi humas/Public Relation (PR)
1. PR adalah kelanjutan dari proses penetapan kebijaksanaan, penentuan pelayanan-pelayanan, dan sikap yang disesuaikan dengan
kepentingan orang-orang atau golongan agar orang atau lembaga itu memperoleh kepercayaan dan goodwill dari mereka.
2. PR adalah suatu seni untuk menciptakan pengertian publik yang lebih baik yang dapat memperdalam kepercayaan publik terhadap
seseorang atau suatu organisasi/badan.
IAAS membutuhkan Pedoman Kehumasan karena memiliki hubungan yang banyak dengan masyarakat baik secara individu maupun
organisasi. Semua kebijakan yang telah dihasilkan tidak akan bermanfaat jika tidak disampaikan kepada orang lain, sehingga perlu
diatur pedoman-pedoman dalam mempublikasikan dan mempromosikan semua penetapan kebijaksanaan dan hasil-hasil kegiatan.
Dengan kata lain, Humas/PR adalah “corong”-nya IAAS. Secara struktural, fungsi Humas diemban oleh Departemen Public Relation.
Namun pada prinsipnya setiap IAASer memiliki fungsi Humas. Humas dalam IAAS terbagi dua yaitu Humas internal atau Internal Public
Relation dan Humas Eksternal atau Eksternal Public Relation.


1.1. Internal Public Relation

Merupakan fungsi dan kegiatan Humas yang sasarannya adalah IAASer sendiri atau lingkup internal IAAS Indonesia LC Unibraw,
misalnya publikasi kegiatan rapat koordinasi, LCC, rapat kerja, Pendidikan Pra Jabatan (PPJ), rapat kepanitiaan, perayaan Anniversary
IAAS, buka puasa bersama dan kegiatan lainnya.

1.2. Eksternal Public Relation

Merupakan fungsi dan kegiatan Humas yang sasarannya adalah pihak-pihak di luar IAAS Indonesia LC Unibraw, di antaranya:
- alumni
- mahasiswa non iaaser
- fakultas
- rektorat
- community groups
- pemerintah
- media / pers
- masyarakat umum.

                                                   2. Sistem Distribusi Informasi

2.1. Alur Informasi

                                                          Informasi masuk
                                                        [karena datang/dicari]




                                                        Public Relation Dept.
                                                              [proses]




                                                          Informasi keluar
                                                [karena diminta /sengaja dikeluarkan]


2.2. Informasi Masuk

Semua informasi yang masuk harus melalui satu atap/departemen [PR] untuk kemudian ditindaklanjuti sesuai dengan informasi bersangkutan.
Misal ke Executive Secretary untuk Arsip, HRD Dept untuk urusan pendelegasian, kepada panitia untuk kegiatan dan seterusnya, sehingga
diharapkan PR dapat mengetahui seluruh aktifitas yang terjadi dan tidak ada informasi yang simpang-siur antar satu departemen dengan
departemen yang lain [mengenai LC] kecuali jika menyangkut internal departemen bersangkutan.

2.2.1. Alur Informasi Masuk
Informasi masuk didapat melalui 2 [dua] cara yaitu :
1. Didapat dari sumber-sumber yang sengaja menyebarkan informasi tertentu tanpa didahului permintaan dari LC UB.


                                                        Sumber-sumber lain
                                                  [datang menyampaikan informasi]




                                                        Public Relation Dept.
                                                              [proses]


2. Didapat melalui mekanisme permintaan informasi dari LC UB.
    Dilakukan melalui:
     a.   Surat permohonan informasi identitas pejabat penting Rektorat.


IAAS Indonesia LC Unibraw                                                                                                            2
          Deskripsi         : yaitu surat yang berisi permintaan informasi mengenai nama, alamat, tanggal lahir       dan   agama
                              pimpinan/pejabat direktorat.
          Sasaran           : Rektor, Pembantu Rektor, Dekan Fakultas-Fakultas Agrokompleks, Pembantu Dekan
          Contoh surat      : lihat lampiran
     b.   Permohonan informasi pengangkatan pejabat dan pengukuhan Guru Besar.
          Sasaran         : Humas dan Tata Usaha Rektorat
          Contoh surat    : lihat lampiran

     c.   Permohonan Kerjasama
          Deskripsi     : Kerjasama disini menyangkut seluruh kerjasama yang dilakukan IAAS dengan pihak luar, baik
                          kerjasama financial maupun penyaluran informasi keluar.
          Sasaran       : Kolega IAAS, HUMAS Rektorat, Kedutaan Asing, Media cetak Agrokompleks (Canopy, Mimbar,
                          Prasetya, Aqua, Mafaterna, Techno, majalah milik ekstensi, D-3 maupun biologi). Media elektronik
                          diseputar Universitas Brawijaya.
          Contoh surat  : lihat lampiran
      d. Permohonan informasi alamat kedutaan Asing di Indonesia dan        kedutaan Asing Indonesia di luar negeri.
         Deskripsi      : surat ini ditujukan untuk mengetahui alamt kedutaan tersebut untuk membantu penyaluran
                          informasi dari negara asing serta bentuk kerjasama lain.
         Sasaran        : kantor kedutaan
         Contoh surat   : lihat lampiran
      e. Permohonan informasi Beasiswa dan Magang dari foundation Asing
         Deskripsi      : Karena sasaran IAAS yang utama adalah Exchange Program, diusahakan banyak kesempatan
                          Exchange didapatkan anggota IAAS. Oleh karena itu perlu dicari informasi beasiswa baik sekolah
                          maupun sekedar homestay dan informasi magang keluar negeri, untuk dapat mencapai sasran
                          utama IAAS disamping pogram Expro yang dimiliki oleh IAAS itu sendiri.
         Sasaran        : Kedutaan asing di Indonesia dan kedutaan asing di LN, Foundation asing, Pihak Rektorat (PRIV)
         Contoh surat   : lihat lampiran.

                                                      Public Relation Dept.
                                                       [mencari informasi]




                                                   Sumber-sumber informasi
                                                      [informasi keluar]




                                                      Public Relation Dept.
                                                            [proses]


2.3. Informasi Keluar

Sebagaimana dengan informasi masuk, informasi keluar juga harus ditangani oleh PR Dept untuk satu kesatuan suara dari LC. Untuk
hal-hal yang menyangkut citra LC, harus sepengetahuan dan persetujuan LCD [misalnya mengenai statement/kebijakan]

2.3.1. Metode Penyebaran Informasi

Informasi yang sengaja dikeluarkan oleh LC UB berkaitan dengan suatu hal tertentu dilakukan melalui :
1. Surat Sosialisasi
    Deskripsi        : yaitu surat yang berisi tentang informasi baru dalam tubuh IAAS Indonesia Local Cammittee Univeritas
                       Brawijaya, antara lain menyangkut Pengangkatan Pengurus Baru, Program Kerja, Pedoman Audiensi, dll.
    Sasaran          : EM dan DPM Universitas Brawijaya, BEM Fakultas, Rektorat, Fakultas Agrokompleks dan MIPA, Fakultas-
                       fakultas lain, Unitas, Organisasi Internasional di lingkup Universitas Brawijaya, Universitas lain, Instansi
                       yang terkait dengan program kerja IAAS.

2. Sosialisasi
    Tujuan              :
           Membangun citra IAAS Indonesia Local Committe Univeritas Brawijaya yang proffesional, service exellent, good relation
               dan full dedication.
           Membangun company profile, memperkenalkan IAAS Indonesia Local Committe Univeritas Brawijaya.
           Menjalin kerjasama dengan berbagai pihak dan mencegah serta menghilangkan problem yang dihadapi IAAS Indonesia
               Local Committee Univeritas Brawijaya.
    Sasaran             :
           PEMDA Malang, Bupati Malang, Gubernur Jawa Timur, Menpora, Menlu, Mendagri, Mendiknas dan Mentan, Mentri
               Pariwisata, Mentri Kelautan dan Perikanan, dll.
           Mahasiswa Baru fakultas-fakultas Agrokomplek.
           Instansi-instansi dan pihak luar yang terkait dengan IAAS
    Instrument :
           Appointment
               Mencari informasi waktu kapan dapat bertemu langsung dengan pihak yang bersangkutan, lalu membuat
               perjanjian bertemu. Ini bertujuan      agar dengan bertatap muka langsung kita akan lebih mudah untuk
               mnyampaikan segala informasi tentang IAAS.


IAAS Indonesia LC Unibraw                                                                                                        3
              IAAS Profile (Profil IAAS), History Book dan surat pangantar
               Kelengkapan ini dibawa dan ditunjukkan pada saat sosialisasi agar segala keterangan yang disampaikan lebih
               jelas dan meyakinkan. Segala kelengkapan ini sifatnya hanya ditunjukkan saja, kecuali pada saat yang
               bersamaan sosialisasi bertujuan untuk mendukung suatu kegiatan proposal kegiatan dapat ditinggal.
              Target
               Sosialisasi ini mengarah pada tujuan yang ingin dicapai yaitu memperkenalkan IAAS, dan selanjutnya terjalin link
               yang dapat menguntungkan antara kedua belah pihak.


3. Lobby
     Tujuan            : Merangkul pihak-pihak yang akan menjadi patner IAAS dalam menjalankan kegiatan.
     Sasaran           :
          Departemen yang ada kaitannya dengan agrokompleks, kehutanan dan holtikultura.
          Pihak Rektorat untuk kemudahan hubungan keluar dan penerimaan informasi beasiswa dari luar.
          Pihak-pihak yang berkompeten untuk mendukung kegiatan IAAS.
     Instrument        :
          Appointment
            Membuat perjanjian bertemu langsung agar lobbying yang akan dilakukan berlangsung sesuai dengan harapan, bisa
            lewat telpon atau e-mail.
          IAAS Profile(Profil IAAS), History Book, Program Kerja, Proposal Kegiatan dan surat Pengantar. Kelengkapan ini
            untuk menunjang proses lobbying.

              Lobbiying
               Untuk lobbi yang mengarah pada kerjasama jangka panjang perlihatkan program kerja IAAS Indonesia Local
               Committee Brawijaya University pada periode itu dan program-program yang telah terlaksana dengan sukses
               pada periode sebelumnya yang kiranya dapat mendukung. Sedangkan untuk lobbi kerjasama jangka pendek
               (insidental) untuk suatu kegiatan, tunjukkan proposal kegiatan yang akan dilaksanakan.
               Tekankan bahwa IAAS bukan profit oriented tetapi lobbi yang dilakukan ini untuk memperlancar segala kegiatan
               yang akan dilaksanakan, kesulitan untuk mendapatkan fresh money dapat dialihkan pada lobbi kemudahan
               fasilitas, akomodasi atau yang lainnya. Lobbying ini juga dilakukan untuk selanjutnya membangun link kerjasama.
              Target
               Mengarah pada kerjasama minimal dapat mengurangi jumlah financial suatu pelaksanaan kegiatan.

4. Kerjasama
     Tujuan                 :   Menjalin hubungan baik dengan pihak-pihak yang terkait dengan IAAS Indonesia Local Committe
                                 Brawijaya University.
      Sasaran            :
           Pihak-pihak teknologi : Jalin Net, Fakultas Teknik, MITEK lab, Wasantara Net Malang, FE Rental dsb.
           Pihak Bahasa Asing; Inggris, Belanda, Jerman, mandain, Jepang, Perancis dan Lembaga YPIA, KLC, SOB,
              LP3I, BTC, IEC, SMB dsb.
           Publikasi; Malang Post, Jawa Pos, Kalimaya Bhaskara, Makobu.
           Instansi yang ada kaitannya dengan Agrokompleks; BPTP, BLIP, Lab-lab agrokompleks, dsb.
           AIESEC, ALSA, dan Unitas yang ada di Brawijaya.
           Fakultas-fakultas agrokompleks yang ada di Universitas swasta/negeri di Malang.
           Pihak Rektorat; Humas Universitas Brawijaya.
      Instrumen
          Kelanjutan dari proses Lobbying, kerjasama terjalin jika terjadi lobbi yang baik dengan pihak terkait.
           Surat Permohonan Kerjasama
           Quisoner yang berisi range bentuk kerjasama yang akan terjalin
           Kesepakatan bentuk kerjasama (autentik) bisa yang dikeluarkan dari patner kerjasama, atau dari IAAS.
           Contact person dari parter kerjasama tersebut.
      Target
           Dari usaha menjalin kerjasama yang ingin dicapai, secara tidak langsung mengarah pada minimalis jumlah financial
           suatu pelaksanaan kegiatan.
                                                3. Metode Publikasi dan Humas

3.1. Objek Publikasi

Departemen PR melakukan publikasi pada:
a. Hasil Kegiatan
b. Profile IAAS
c. Kegiatan Mendatang


3.2. Metode Publikasi
1. Presentasi
      Tujuan             : memperkenalkan IAAS Indonesia Local Committee Universitas Brawijaya kepada pihak luar dan
                            mahasiswa non anggota IAAS
      Sasaran            :
           Mahasiswa Universitas Brawijaya dan Universitas di sekitarnya
           Instansi yang terkait dengan kegiatan IAAS
      Instrumen          :
           Hand Out Presentasi
             Berisi bahan-bahan yang wajib dipresentasikan. Terdapat 2 macam HOP yaitu berisi transparansi dan kertas. HOP
             transparan digunakan untuk presentasi yang disediakan OHP, sedangkan kertas sebaliknya. Isi HOP ada yang
             tetap, yaitu berisi data global IAAS dan yang selalu berubah, yaitu yang berisi up-coming program, Program


IAAS Indonesia LC Unibraw                                                                                                    4
             Kerja dan realisasi kegiatan, yang tergantung pada momen dilaksanakan presentasi. HOP merupakan standar
             presentasi IAAS LC-UB. Contoh HOP pada lampiran.
          Leaflet IAAS Indonesia (NC) dan IAAS LC-UB
             Berisi data global mengenai IAAS LC-UB antara lain deskripsi, tujuan, sasaran dan program kerja (umum).
             Idealnya leaflet dibuat setiap terjadi pergantian kepengurusan. Contoh lihat lampiran.
          IAAS PROFILE
             Berisi data global IAAS HQ sampai LC-UB. Terdapat dua macam yaitu dalam bahasa Indonesia dan bahasa
             Inggris, yang digunakan sesuai kondisi audiens yang dihadapi. Contoh IAAS Profile lihat lampiran.
          Foto slide atau CD berisi foto dan rekaman video kegiatan
             Berisi foto-foto kegiatan IAAS yang telah dilakukan, terutama kegiatan besar. Digunakan terutama untuk
             presentasi di perusahaan-perusahaan besar. Contoh lihat lampiran.
      Waktu Pelaksanaan :
          Student day
          Sewaktu-waktu/insidental
      Teknis Pelaksanaan :
          Perkenakan diri - dari mana - sebut tujuan kedatangan [+ 5 menit]
          Sampaikan materi tentang IAAS [International - Indonesia - LC UB] yang meliputi :
             - Sejarah - Aktfitas - Program - Anggota [+ 20-25 menit]
          Penyebaran brosur/leaflet
          Tanya jawab

2.   Open House
      Tujuan              : memperkenalkan IAAS dalam suatu stand lengkap dengan segala pernak –pernik IAAS.
      Sasaran             : mahasiswa anggota IAAS dan non anggota IAAS
      Instrumen           :
           Leaflet IAAS Indonesia (NC) dan IAAS LC-UB
             Berisi data global mengenai IAAS LC-UB antara lain deskripsi, tujuan, sasaran dan program kerja (umum).
             Idealnya leaflet dibuat setiap terjadi pergantian kepengurusan. Contoh lihat lampiran.
           Fotoslide
             Berisi foto-foto kegiatan IAAS yang telah dilakukan, terutama kegiatan besar. Digunakan terutama untuk
             presentasi di perusahaan - perusahaan besar. Tidak ada contoh.
           History Book
             Yaitu bku yang berisi segala hal yang berhubungan dengan IAAS, berisi deskripsi IAAS, sejarah IAAS dan
             sebagainya. History Book hanya dipamerkan bagi pengunjung pen house. Konsep History Book lihat dalam
             lampiran.
           Dokumentasi
             Berisi foto-foto yang disusun sedemikian rupa dilengkapi dengan keterangan yang memadai. Foto –foto disusun
             baik dalam album foto maupun sebagai hiasan dinding.
           IAAS in Brief
             Merupakan suatu lembaran kertas yang isinya merupakan ringkasan hand-out presentasi. Lembara ini dibuat
             fixed (tetap) untuk hal-hal yang tidak mengalami perubahan (seperti diskripsi IAAS, department dsb) agar
             memudahkan persiapannya. Contoh konsep IAAS in Brief lihat lampiran.
           News Letter + Majalah + Buku koleksi IAAS LC-UB
           Pernak-pernik IAAS
             Merupakan segala merchandise milik IAASm (atau anggota) yang berkaitan dengan akses IAAS dengan dunia
             internasional.
      Waktu Pelaksanaan :
           saat interaksi bersama Maba UB
           student day
           IOP dan kegiatan yang melibatkan pihak luar
      Teknis Pelaksanaan :
          Open house dilaksanakan dalam suatu stand yang tidak ada standar tetap mengenai luas stand tersebut. Sehingga
          open house ditata sesuai sikon. Namun untuk menjaga standarisasi IAAS dan misi IAAS serta motto IAAS kami
          mengusulkan konsep Open House seperti dalam lampiran.

3.   Publikasi Acara (Programmes Publication)
      Tujuan             : mempublikasikan kegiatan-kegiatan yang telah dan akan dilakukan oleh IAAS keseluruh pihak yang
                             berkompeten.
      Sasaran            : anggota LC, NC, Mahasiswa LC, Rektorat dan kolega
      Instrument         :
            IAAS News
             Berupa buletin satu sisi halaman yang berisi liputan acara IAAS selama satu bulan penuh yang secara rutin
             (tiap bulan) ditempel dipapan pengumuman (min. Di 4 fakultas Agrokompleks). Contoh konsep lihat lampiran.
             Hubungi HMJ masing-masing jurusan.
           Laporan TRIWULAN
             Berupa laporan-laporan kegiatan IAAS selama tiga bulan yang dilporkan kepada rektorat dan kolega-kolega
             IAAS. Hubungi sekretaris.
           IAAS Final Newsletter: buletin IAAS yang berisi berita-berita seluruh kegiatan IAAS LC UB selama satu periode
             kepengurusan dilengkapi dengan profil LC beserta pengurus. Newsletter dibuat dalam bahasa Inggris untuk kemudian
             dipublikasikan pada semua elemen IAAS, termasuk pada LC lain, NC, dan IAAS World.
            Pengiriman artikel di Majalah dan koran UB
             Secara rutin IAAS mengirimkan liputan mengenai kegiatannya di majalah. PJ : Dyah, cari CP di msg media
             tersebut.
           Pengirman artikel/liputan ke NC
             Mengirimakan liputan kegiatan-kegiatan IAAS ke Executive Secretary NC.
            Mading
            Panflet / Spanduk /Baliho / Leaflet Announcement


IAAS Indonesia LC Unibraw                                                                                                  5
             Berisi pengumuman acara yang akan dilakukan oleh IAAS menyangkut antara lain nama kegiatan, waktu dan
             tempat pelaksanaan, kontribusi dsb.
             Pamflet menyangkut antara lain :
             - Nama kegiatan
             - Hari dan tanggal
             - Jam pelaksanaan
             - Tempat pelaksanaan
             - Range pendaftaran dan batas pembayaran
             - Jumlah kontribusi
             - Contact person
           Tema
                 Spanduk            : Lambang IAAS., tema, tanggal dan tempat
                 Baliho             : kurang lebih sama dengan panflet.
                 Leaflet            : point = panflet + deskripsi + teknis pelaksanaan
                 PJ                 : panitia kegiatan dan sepengatahuan PR


4.  Gathering
     Tujuan             :
          untuk menumbuhkan kekompakan sesama IAASer dan alumni dan menumbuhkan sense of belonging to IAAS.
          menjalin hubungan yang baik dengan pihak extern IAAS.
     Sasaran            cb: ntern (anggotan IAAS + alumni), ekstern (rektorat), institusi (kolega IAAS)
     Instrument    :
          Perayaan ulang tahun anggota
            Berupa rujak party dan sejenisnya (tergantung budget) yang dananya berasal dari iuran yang ber-ulangtahun.
            Akumulasi setiap 1 atau 2 bulan. Data anggota yang berulang tahun didapat dari HRD. Perayaan setiap akhir
            bulan.
          Menghubungi alumni
            Membuat buku untuk menghimpun alumni (hubungi HRD). Berisi temapat kerja, jabatan, dsb. Undang pada saat
            ada acara besar di IAAS dan saat Ultah IAAS, kirim berita tentang IAAS ( 3 bulan/6 bulanan). Hubungi team
            publikasi.
          Komunikasi dengan NC, HQ dan IAAS internasional
Mengusulkan bikin mailing list external lewat NC, kirim ke Mailing List IAAS International.

                                                             4. Protokol

Merupakan susunan acara pembukaan dan penutupan secara umum pada kegiatan-kegiatan IAAS LC Unibraw.

- Greeting
- Welcoming Note (mencakup salam selamat datang kepada seluruh audiens)
- Pembacaan susunan acara (materi apa, nama pemateri, durasi per materi)
- Penutup
- Pengumuman-pengumuman

Contoh teks pembukaan acara (in English) dapat dilihat di lampiran.


                                                   5. Standar Mengundang Tamu

Dalam mengundang tamu baik sebagai pemateri, pemberi kata sambutan, pembuka acara dan sebagainya, perlu memperhatikan hal-
hal berikut ini:
- contact person yang bersangkutan
- selalu memantau keberadaan tamu hingga di lokasi acara
- penjemputan
- fee
- surat ucapan terima kasih dan atau vandel/kenang-kenangan atau bentuk reward lainnya
- menginformasikan dengan jelas tema acara, durasi, lokasi dan waktu acara.
- menanyakan media apa yang diperlukan tamu dalam presentasi

                                                    6. Standar Penerimaan Tamu

1. Dengan pemberitahuan sebelumnya
    a. Konfirmasikan
            kapan kepastian kedatangan ke Malang [via surat-email-telp],
            siapa saja [berapa jumlah] yang datang,
            apa yang hendak dilakukan di Malang [agenda kerja].
            kondisi Malang terkini [lokasi,situasi, akomodasi].
    b. Koordinasikan dengan staf dan atau pihak terkait mengenai
            lokasi/tempat hosting, di rumah/kost staf atau di penginapan.
            agenda yang hendak dilakukan guest di Malang,
            lokasi yang hendak dituju.
    c. Tentukan siapa penanggungjawabnya [LO].
    d. Lakukan penjemputan.
    e. Antarkan ke lokasi hosting yang telah ditentukan [istirahat].
    f. Bicarakan dan sampaikan kepada guest tentang
            agenda yang hendak dilakukan,
            kapan pelaksanaan dimulai dan apa tujuan yang hendak dicapai,
            kondisi [politik, ekonomi, sosial, budaya, dsb] Malang dan terkini yang terkait dengan agenda kegiatan di Malang.

IAAS Indonesia LC Unibraw                                                                                                        6
    g. Dampingi sesuai agenda yang disepakati.
    h. Buat progress report [laporan kemajuan].
    i. Organisasikan kepulangan.
2. Tanpa pemberitahuan sebelumnya
    a. Kumpulkan informasi sebanyak-banyaknya tentang lokasi hosting.
    b. Tentukan siapa penanggungjawabnya [LO].
    c. Lakukan penjemputan.
    d. Antarkan ke lokasi hosting yang telah ditentukan [istirahat].
    e. Bicarakan dan sampaikan kepada guest tentang
            agenda yang hendak dilakukan,
            kapan pelaksanaan dimulai dan apa tujuan yang hendak dicapai,
            kondisi [politik, ekonomi, sosial, budaya, dsb] Malang dan terkini yang terkait dengan agenda kegiatan di Malang.
    f. Dampingi sesuai agenda yang disepakati.
    g. Buat progress report [laporan kemajuan].
    h. Organisasikan kepulangan.


                                                 7. Kamus/Katalog Contact Person

Setiap IAASer yang memiliki Contact Person orang-orang yang berkompeten, pemerintah, lembaga atau organisasi yang berelasi
dengan IAAS, pejabat rektorat, fakultas dan jurusan, alumni, media dan pers dan lain-lain segera diserahkan kepada Departemen PR
untuk diarsipkan dalam Kamus atau Katalog Contact Person. Hal ini berguna untuk memudahkan menghubungi pihak-pihak tersebut
untuk keperluan-keperluan selanjutnya, dan dimungkinkan tetap terjalinnya hubungan, misalnya dengan mengirimi kartu ucapan
perayaan hari besar dan sebagainya.




IAAS Indonesia LC Unibraw                                                                                                        7

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:359
posted:7/4/2012
language:English
pages:71