EDI in de praktijk 11 september 2007 by fZVBTJX

VIEWS: 25 PAGES: 26

									   EDI in de praktijk

Amsterdam 11 september 2007
Agenda

• Algemene introductie (optie)
• Ervaring vanuit de praktijk
Algemene introductie
      (optie)
EDI, waar praten we over?

• EDI staat voor Electronic Data Interchange.


• Een overkoepelend begrip voor:


 geautomatiseerde, elektronische uitwisseling
      van gestructureerde en genormeerde
        berichten tussen computers van
        verschillende partijen in de keten
EDI onderwerpen

• communicatie (via FUeB)
• berichten (pricat,ordrsp, slsrpt)
• artikelidentificatie (EAN-codering)
• ‘elektronische adressen’ (ILN)
• artikelcoderingen (WWS-profiel)
EDI, communicatie

                                   FUeB
  Bedrijfsnetwerk / -applicaties
    Vertaling / communicatie
      EDI / XML berichten




         Communicatie-
           netwerk
              Elektronische berichten

                     EDI-pilot Mode


                 1


                 2                        Soorten berichten
                                          • Pricat = Artikelstamdata
                 3
                                          • Ordrsp = Order(bevestiging)
                 4                        • Ordchg = Orderaanpassing
Leverancier                   Ontvanger   • Desadv = Pakbon
                 5
                                          • Invoice = Faktuur
                 6                        • Slsrpt = Doorverkoopcijfers
                                          • Invrpt = Voorraadgegevens
                 7
                                          • Orders = Order (nos)
                 8
EDI-projecten

EDI-projecten vragen naast invoering van
technologie ook om:
• aanpassing van de werkprocessen en
  informatievoorziening
• begeleiden van mensen
• overleg met betrokken bedrijven (leveranciers)
• …..

        …en bovenal projectmanagement
            Elektronische communicatie;
            activiteiten op 4 niveaus


Bedrijf A                                     Bedrijf B
                       ‘Afspraken’



                  Processen / workflow

                                              EDI / EDIFACT

                  Transacties / berichten



               Communicatie(infrastructuur)
ISO de EDIFACT Standaard normering

•   ISO Internation Standarization Organisation
         sinds 1947 standaarden vastleggen.
•   Edifact is een manier van elektronische gegevens uitwisselen
    op basis van een verzameling ISO-normen.Partners wisselen
    gegevens uit op bases van de EDIFACT norm indeling:
    Dit zijn vaste omschrijvingen voor berichten
    1) PRICAT (Prijs/Verkoop Catalogus)
    2) ORDRSP (Order opdrachten)
    3) DESADV (Despatch Advice,Pakbonnen)
    4) INVOIC ( Invoice Facturen)
    5) SLSRPT (Sales Report verkooprapporten)
    6) INVRPT ( Voorraad bericht)
 GS-1 en EAN nummers


• De organisatie die over ruim 140 landen de het
  European Article Numberings systeem bewaakt en ook
  in NL de nummers uitgeeft.
• EAN 13 ( aantal code nummer posities).
• In deze EAN code altijd nummers opgenomen voor
  aanduiding:
  Artikel en kleurnummer
  Maataanduiding
  In- en verkoopprijs
  Artikelaanduiding
  Goederengroep nummer
XML en andere berichten soorten




• Voor het elektronische uitwisselen kunnen er
  ook andere standaards gebruikt worden.


• Bijvoorbeeld XML of zelfs gewone Flat files in
  CSV of anders.


  (Daar hebben we het nu niet over!)
Ervaring vanuit de praktijk
Randvoorwaarden voor
goede EDI toepassing (Leverancier-Retailer)


• Automatiseringssysteem (orders/goederen).
• Importeer programma voor de data en een
  MessagingCenter ,via provider zoals bijvoorbeeld
  Indicia/Pranke,BTE,Egate,Tie of FashionUnited
  eBusiness, etc.).
• Breedband verbinding met email (safe!).
• Kennis rondom Windows toepassingen.
• Projectleider en/of team EDI.
• Gebruik standaard codering (EAN).
• Hebben van een uniek ILN / GLN (Global Location
  nummer (verstrekking via GS-1).
Nut van EDI toepassing!

•   EDI berichten versturen is géén doel op zich maar een middel
    om een samenwerking eenvoudig te kunnen faciliteren!
    Belangrijkste nut is komen tot winst maximalisering:
    1) Gemak bij orderproces
      – invoeren stam data, verwerking orders, re-orders, NOS
        etc. (Snelheid!)
    2) Gebruik voorprijzen en mogelijk ook de leveranciers etiketten
    3) Monitoring van de leverancier op de verkoop (benchmark
      omgeving en dagelijks)
    4) Ingrijpen en ondersteunen bij verkoop
      (indien is afgesproken, soms zelfs voorwaarde EDI gebruik)
    5) Beter advies bij nieuwe inkoop op basis bench afzetmarkt
      en het verkoop resultaat van de individuele klant
    6) Administratieve en logistieke afhandelingen
      (afletteren van de elektronische pakbon en factuur)
Organisatorische veranderingen:

•   Van manuele invoer naar snelle geautomatiseerde invoer
    geeft in het begin onrust! Werken met bijvoorbeeld meerdere
    actieve “Windows” i.p.v. vertrouwde papier. Als er fouten
    worden gemaakt zijn ze vaak heftiger, juiste en snellere
    correctie noodzakelijk, orderen op filiaal niveau met een GLN
    nummer.
•   Eigen coderingen niet meer leading!
•   Extra aandacht bij binnenhalen (boeken) van de orders en
    goederen, in relatie tot filiaal, seizoen en compleetheid
    gegevens.
•   Andere systematiek bij orderen, de status orders en het
    bijhouden van budgetten.
•   Niet iedere leverancier doorloopt het proces op dezelfde
    manier, kunnen omgaan met kinderziektes.
•   Verantwoordelijke benoemen voor gehele proces is noodzaak!
    EDI toepassingen vragen specifiek IT gevoel bij
    medewerker(ster).
•   Andere controle mechanismen noodzakelijk, setcodes kunnen
    ontbreken, soms zijn ze versleuteld in EAN code.
Aandachtspunten per soort bericht!

PRICAT:
 Niet iedere leverancier kan een PRICAT bericht sturen.
 Moment van beschikbaarheid niet altijd gelijk aan het fysieke
  order moment.
 Niet elke leverancier kan een order gelijke PRICAT
  aanleveren (soms wel 20mb).
 Inhoudelijk dient de PRICAT gevuld te zijn, de controle is de
  verantwoordelijkheid van de retailer.
 De “mapping” interne kleur en groepscodering dient te
  gebeuren met de PRICAT
 Géén juiste “mapping” vertragingen en onleesbare sales
  rapportages
 PRICAT kan nooit alle details vermelden die evt. gewenst zijn
  (zelf verrijken noodzakelijk, bijvoorbeeld extra omschrijvingen
  artikel).
 Meerwaarde FashionUnited eBusiness Tools voor alle
  betrokkenen!
 Sales analyses binnen eigen systeem kunnen onbetrouwbaar
  zijn bij onjuiste “mappingen”!
Aandachtspunten per soort bericht!

ORDRSP:
 Geen Pricat geen order verwerking.
 Controle op aantal, in- en verkoopprijzen etc.
 Boeken op het juiste filiaal.
 Binnenhalen op juiste verkoopseizoen.
 Tip: Controleer via steekproeven de juistheid van de EDI
  orders met papieren order bevestigingen!
 Dubbel binnenboeken kan snel gebeuren!
 Maak print van binnengekomen bericht en vermeld nummer
  en dag van verwerking.
 Noteer de ordernummers van de leverancier voor controle
  binnenkomende orders.
 Versturen gebeurt tussen dag 1 en 3 maanden.
Aandachtspunten proces per soort bericht!

DESADV:
 Dit is de werkelijke levering! Controleer de
  pakbonnen zeker in begin goed met facturen.
 Bij filialen krijg je dus per filiaal pakbonnen en
  administratie!
 Zorg dat de documenten overzichtelijk in een
  map gaan, om later te controleren en matchen
  met de orders en facturen! Dit is later ook een
  controle bij verkeerde inboekingen (bijv. niet
  gekocht, te hoge inkoopprijs ,Duitse prijzen).
 Boek pas definitief in wanneer de goederen er
  fysiek zijn (let op omzetsnelheid).
Aandachtspunten per soort bericht!


INVOIC:


Voorlopig niet gebruiken!


In een later stadium bij het bekend zijn met
de procedures, controles en correcties bij
het verwerken van orders via EDI geeft dit
zeker een belangrijk extra winstpunt in het
proces!
Aandachtspunten per soort bericht!


SLSRPT:
 In het Pilot traject verplicht!
 Bij sommige leveranciers randvoorwaarde EDI
  toepassing.
 Standaard coderen ook hiervoor een must!
 Instellingen zijn systeem afhankelijk, meestal
  elke dag sales rapport e-mail naar leverancier.
 Niet iedere leverancier kan (nu) sales
  rapporten goed bundelen en lezen! Hier ook
  duidelijke meerwaarde producten FUEB!
Aandachtspunten per soort bericht!


INVRPT:
 Zeer belangrijk in combinatie met sales
  rapporten, vooral bij interfiliaal verkeer!
 Fabrikant die afspraken maakt voor juiste
  voorraden op de verkoopvloer, bijleveren NOS
  artikelen, of terugname goederen kan niet
  zonder dit bericht!
Pre Prising
Een belangrijk logistiek winstpunt is te behalen
uit het gebruik van de fabrikanten prijskaartjes!


De praktijk leert dat klanten niet zo moeilijk doen,
de verkoop moet anders leren lezen en kijken en
wennen aan het idee dat er soms meer prijzen
op staan!


Check bij binnenkomst van goederen aan de
kassa, door direct een steekproef te nemen. Scannen of
de gegevens kloppen met wat in de kassa bekend is!
(Is de DESPADV al verwerkt via binnen melding?)
Vragen?
Begrippenlijst
Links
•   www.mssketendigitaal.nl


•   www.gs1.nl


•   www.fashionunited.com/ebusiness/


•   www.modint.nl


•   www.aca.nl


•   www.unisoft.nl


•   www.profashionall.nl


•   www.easypos.nl

								
To top