CIRCULAR INTERNA LEGALIZACION VIATICOS by Y3fkBC36

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									Departamento de Córdoba




Contraloría Departamental
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                                                     CIRCULAR N° 23


PARA:                  Jefes de Oficina, Funcionarios Contraloría Departamental de Córdoba

DE:                    Contralor General del Departamento de Córdoba

ASUNTO:                 Directrices para la elaboración Plan General de Auditoria PGA 2009

FECHA:                 15 de Diciembre de 2008


El Plan General de Auditoria –PGA, es la programación anual del control fiscal
micro, que tiene como propósito articular y armonizar la vigilancia de la gestión
fiscal a través de la utilización de la Auditoria Gubernamental con Enfoque
Integral.


Para conocimiento y aplicación en la elaboración del PGA por parte de la
Contraloría General del Departamento de Córdoba, y bajo la coordinación y
supervisión de la oficina de la Vicecontralora, se definen a continuación las
políticas, prioridades, estrategias, etapas y periodos de programación y ejecución
del Plan General de Auditorias 2009; en el cual se auditarán la vigencia fiscal
2008.

Para el efecto, es importante tener en cuenta las siguientes disposiciones
expedidas por este despacho,

Resolución 0712 de septiembre 26 de 2008, por medio de la cual se reglamenta al
aplicabilidad del Audite CDC.

Resolución 0721 de septiembre 29 de 2008, por la cual se reglamenta la
metodología de los planes de mejoramiento.

Resolución N° 005 de enero 14 de 2008 y la Circular Interna N° 002 de enero 14
de 2008, por medio de la cual se adopta la función de advertencia y se dictan
lineamientos jurídicos para su aplicación.


1. POLITICAS Y ESTRATEGIAS

   Horizonte de Planeación

El Horizonte de planeación del PGA se fundamenta en los términos y fechas en
que la Contraloría General del Departamento de Córdoba debe rendir los informes
anuales de Ley a la Asamblea Departamental de Córdoba.

Su propósito apunta a dar oportunidad a la presentación de los informes de
auditoria de la vigencia fiscal inmediatamente anterior, de tal manera que la
evaluación de la gestión de la administración pública para un periodo determinado,
sea insumo para la elaboración de dichos informes a la Asamblea.



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El horizonte estará comprendido entre el 1° de enero de 2009 al 31 de diciembre
de 2009, con informes debidamente firmados y comunicados a los sujetos de
control, al finalizar la vigencia.

La programación del PGA, se ha previsto para la tercera cuarta semana de
diciembre de 2008, como se indica a continuación:

Entre el 16 y 19 de diciembre, se desarrollaran de acuerdo con las políticas,
directrices y estrategias del PGA, todas las acciones necesarias para la selección
de las entidades a incluir, la programación y conformación de los grupos de
auditoria y la determinación de la modalidad y alcance que se dará al ejercicio del
control fiscal, por parte del comité de evaluación del PGA, con la coordinación de
la Vicecontralora.

Entre el 22 al 24 de diciembre se presenta el PGA ante el Contralor General del
Departamento de Córdoba, para su aprobación.

Los memorando de encargo de auditorias, se comunicarán con una antelación no
inferior a 10 días calendarios, las auditorias programadas se inician el 15 de enero
de 2009.

       Política Institucional PGA 2009

La programación del Plan General de Auditorias, deberá garantizar la mejor
calidad, eficacia, racionalidad y economía en el proceso auditor, en donde se
prioricen y focalicen lineas de auditoria con el fin de obtener resultados de
impacto, dando la profundidad suficiente para evidenciar hallazgos desde
diferentes perspectivas, fortaleciendo los métodos de aplicación de las pruebas de
auditoria, el resultado de la investigación y la naturaleza de la evidencia. Lo
anterior, sin perder la visión macro que nos permita detectar con la debida
anticipación si la entidad se encuentra en riesgos de detrimento patrimonial, o
presenta problemas de gestión, para poder hacer uso oportuno de la función de
advertencia.

El Memorando de Encargo, siguiendo la estructura del Audite CDC, debe incluir
objetivos y lineas específicas de auditoria que cubran razonablemente al sujeto o
entidad a auditar, el tiempo de ejecución asignado debe tener relación directa con
las lineas y temas de trabajo, así como con el número y calidades de los
profesionales que integran el equipo.

En el PGA 2009, sobre la vigencia fiscal 2008, se deberá tener en cuenta la
naturaleza y funcionalidad de cada entidad, a fin de detectar conductas de impacto
en la vigencia de los recursos públicos que sirvan de base a esta administración
para el pronunciamiento sobre la ejecución de las políticas públicas, entre otros:

1. La evaluación al cumplimiento de las políticas públicas contenidas en el Plan
   de desarrollo.
2. La ejecución del presupuesto asignado a los planes, programas y proyectos en
   los temas de alto impacto, tales como desplazamiento humano forzado1, que
   permitan medir el cumplimiento de lo ordenado por la corte constitucional en la
   sentencia T-025 de 2004 y los Autos 176,177 y 178 de 2005


1
 Prever la realización de auditorias conjuntas con las contraloría General de la Republica seccional Córdoba, en el marco
del PNA

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3. Evaluar los planes, proyectos y programas realizados con el presupuesto
    asignado a los sectores de Educación, Salud, Agua Potable y Saneamiento
    Básico, Vivienda.2
4. la Evaluación del proceso del Plan Departamental de Agua y el cumplimiento
    de los compromisos por parte de los municipios y la gobernación.
5. La Evaluación a los recursos Hídricos, específicamente a la cuenca del rió
    Sinú.3
6. El seguimiento a los planes de mejoramiento emprendido por las entidades en
    cumplimiento a los planes de mejoramiento y a las advertencias formuladas en
    ejercicio de la función correspondiente.
7. La evaluación al proceso de contratación de las entidades publicas.
8. El cumplimiento del decreto 1599 de 2005 y 2913 de 2007, sobre la
    implementación y aplicación del Modelo Estándar de Control Interno MECI
9. El cumplimiento de la aplicación de la Ley 872 de 2004 sobre el Sistema de
    Gestión de Calidad, en las entidades que correspondan.
10. El cumplimiento de los requerimientos establecidos en la resolución 357 de
    2008 por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de
    reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación
11. El seguimiento de los convenios ínter administrativos celebrados para la
    ejecución de recursos de los sujetos de control
12. El cumplimiento de la normatividad aplicable, según la naturaleza de cada
    entidad
13. El reconocimiento del medio ambiente como parte fundamental del patrimonio
    público, la búsqueda de su resarcimiento cuando se vea afectado y la oportuna
    advertencia para la toma de acciones que prevengan o mitiguen impactos
    ambientales.
14. Demandas contra el estado

1.3 Estrategias de Auditorias

1.3.1 Integración del Control Micro Y Macro

Los dictámenes e informes de auditoria elaborados dentro del proceso de control
micro, además de cumplir con el objetivo de establecer la situación económica,
financiera y de gestión del sujeto de control, deben constituirse como un insumo
del control macro, especialmente para los informes de ley a la Asamblea y para
pronunciamiento sectorial que realicé el señor Contralor sobre los diferentes de
impactos auditados.

Se debe tener en cuenta que a más tardar el día 30 de julio de 2009, deben ser
entregados por parte de los responsables de estos procesos los siguientes
informes de Ley: Situación de la Deuda Publica, Situación de las Finanzas del
Departamento de Córdoba, Estado de los Recursos Naturales y el medio
Ambiente, Informe de la Evaluación Departamental del Sistema de Control Interno,
La información requerida para realizar el informe de gestión de la CDC 2009 se
debe presentarse a la vicecontralora, antes de la segunda semana del mes de
noviembre de 2009.

1.3.2 Selección de Sujetos, Prioridades y Alcance de la Auditoria

Las Entidades a auditar se seleccionaran y priorizaran teniendo en cuenta
aquellas que generen mayor impacto, con base en los siguientes criterios:
2
 Verificar el cumplimiento ley 715 y documentos conpes 2008.
3
 Prever la realización de auditorias conjuntas con las contraloría General de la Republica seccional Córdoba, en el marco
del PNA

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           Entidades en las cuales no se ha dictaminado sobre la vigencia fiscal 2006
            ni 2007.
           Auditorias al recurso general de participaciones
           Auditorias a los recursos de regalías
           Auditorias a las ESE y ESP
           Requerimientos específicos derivados de proceso de responsabilidad fiscal
           Denuncias ciudadanas que no hayan sido atendidas
           Percepción del comité de evaluación del PGA, apoyado en resultados de
            estudios auditorias anteriores y mapas de riesgos sobre presuntas practicas
            corruptas en las entidades

      1.3.3 Modalidades de Auditoria

      De acuerdo con lo establecido en el Audite CDC, las modalidades de auditoria
      que se aplicarán a los sujetos de control fiscal serán: regular, especial y de
      seguimiento al plan de mejoramiento.

1.3.3.1Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Regular

Es la evaluación interdisciplinaria, independiente, objetiva y en un período
determinado, del grado y forma del cumplimiento de los objetivos de una
organización, para obtener evidencia relativa a la información financiera, de
cumplimiento, control interno, gestión y medio ambiente, con el propósito de
producir un informe sobre la razonabilidad de la información contable, el
comportamiento económico, el desempeño de la administración y emitir
pronunciamiento sobre el fenecimiento de la cuenta fiscal rendida. La auditoría en
la modalidad REGULAR será un procedimiento mediante el cual se ejercerá la
vigilancia de la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades
que manejen fondos o bienes de la Nación y evaluará los resultados obtenidos por
las diferentes organizaciones y entidades del Estado en la correcta, eficiente,
económica, eficaz y equitativa administración del patrimonio público.

Para el cumplimiento del propósito anterior, la auditoría modalidad Regular tendrá
como áreas básicas de estudio, la gestión, los estados contables, la contratación y
el presupuesto, áreas sobre las cuales se podrán definir líneas de auditoría y
establecer objetivos generales y específicos, con el objeto último de concluir sobre
el fenecimiento o no de la Cuenta Fiscal rendida.

Alcance

Dictaminar sobre los Estados Contables (emitir opinión), Conceptuar sobre la
Gestión Fiscal (Evaluar la Contratación, Presupuesto, Componente Ambiental,
Cumplimiento del Plan de Mejoramiento, Áreas Misionales, cumplimiento de las
disposiciones legales que las rigen) y Calificación y Evaluación del Sistema de
Control Interno.

1.3.3.2 Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral AUDITORIA ESPECIAL

Es una evaluación independiente y objetiva de actividades, áreas o procesos
puntuales, focalizados y especializados, aplicadas de manera integral a uno o más
temas de importancia significativa en una entidad, programa, proyecto o recursos
de destinación especial, con el propósito de producir un informe que contenga una
Carta de Conclusiones con los resultados producto del trabajo auditor.



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Alcance

A través de la modalidad de auditoría ESPECIAL se podrá auditar de manera
integral cualquier proceso bien sea misional, administrativo o de apoyo de una
entidad, programa, proyecto o recurso de destinación especifica, con el propósito
de emitir una carta de conclusiones.

1.3.3.3 Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral de Seguimiento al Plan
de Mejoramiento

Es una evaluación independiente, objetiva y exclusiva al Plan de Mejoramiento
vigente, aplicada de manera integral a los diferentes temas que se incluyan en el
mismo, con el propósito de producir un concepto sobre el nivel de cumplimiento y
avance de los compromisos adquiridos, a incluir en el Informe de Evaluación al
Plan de Mejoramiento, como producto final del trabajo auditor.

Alcance

A través de la modalidad de auditoría de Seguimiento, se puede auditar de
manera integral el avance de todas las actividades, áreas, ciclos, procesos o
negocios incluidos en el Plan de Mejoramiento, con el propósito de emitir un
concepto sobre el avance del mismo.

1.4 Productos del Proceso Auditor

De conformidad con el audite CDC, el producto en cuanto a los informes de
auditoria son:

Informes de Sujetos de Control
Informes de Puntos de Control

Para cada uno de estos productos debe cumplirse con los procedimientos del
audite libro VI- libros fase de informe numerales 2.2.4 y 2.2.5.

1.5 Plan General de Auditorias –PNA

El plan Nacional de Auditorias PNA, es la programación anual armonizada y
articulada entre la CGR y los organismos de control del orden territorial, para el
ejercicio del control fiscal micro en todo el país, respetando la independencia y
autonomía de la CGR y las territoriales, a través de una herramienta tecnológica,
que permita una mejor planificación y racionalización del proceso auditor.

Se trata de un sistema de información común sobre el plan de auditorias que
adelanta cada una de las contralorías territoriales y la CGR, con el fin de no
duplicar esfuerzos y optimizar el alcance del control fiscal de los sujetos auditados
en las respectivas jurisdicciones, la oficina de planeación de la CGR, es la
encargada de agrupar todos los planes generales de auditoria de las contralorías
municipales, distritales, departamentales y la CGR; en forma unificada y
estandarizada, respetando la autonomía e independencia de los diferentes
organismos de control.4



4
 En el marco de Sinacof, en la vigencia 2008 se capacito a un funcionario de las contralorías territoriales,
para alimentar el aplicativo del PNA y realizar seguimiento y control al PNA

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El responsable por la contraloría General de Córdoba, es la oficina del
Vicecontralor, la cual tiene las funciones de planeación de esta entidad para
alimentar la base de datos y realizar seguimiento y control al modulo PNA.


1.6 Asignación de Recursos

Para la elaboración del PGA, se deberá tener en cuenta los recursos disponibles y
las posibles limitaciones derivadas de los siguientes aspectos:

           Talento Humano disponible, considerando los periodos de vacaciones
           Área de conocimiento y experiencia del recurso humano disponible
           Recursos presupuestales necesarios, entendiendo por tales los
            requerimientos para el cubrimiento de viáticos y gastos de transporte de los
            funcionarios
           Logística, disponibilidad de tiempo y actividades imprevistas.

2.0 ETAPAS DE                        LA        PROGRAMACION                         Y      EJECUCION        DEL   PGA-
CRONOGRAMA.

2.1 Propuesta preliminar del PGA

La Oficina de la Vicecontralora con base en el conocimiento general de los sujetos
de control, y con base a los insumos presentados por el comité de evaluación PGA
elaborará una propuesta preliminar de PGA básico, el cual entregará al Contralor
Departamental para su aprobación previo estudio del comité de evaluación PGA.

2.2 consolidación del PGA

La oficina de la Vicecontralora deberá registrar a más tardar el 31 de diciembre de
2008, la programación del PGA 2008 en el aplicativo instalado por la CGR.

La Oficina de la Vicecontralora tendrá las siguientes responsabilidades:

           Verificar el nivel de coherencia del PGA registrado con los recursos
            disponibles y con las políticas y estrategias establecidas.
           Consolidar el PGA de la CDC y presentarlo a consideración del comité de
            Evaluación del PGA
           Presentar el PGA para su discusión y aprobación por parte del Contralor

2.3 Aprobación del PGA

Corresponde al Contralor General del Departamento de Córdoba, aprobar el plan
General de Auditoria consolidado, el cual lo hará en la cuarta semana del mes de
diciembre y quedará registrada en acta firmada por el Contralor y el vicecontralor.
Y será de obligatorio cumplimiento por parte de los responsables de su ejecución:
oficina de control fiscal.

2.4 Ajustes al PGA

La oficina de la Vicecontralora aplicará el procedimiento establecido para las
modificaciones y ajustes al PGA.

2.5 Seguimiento y Monitoreo

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La oficina de la Vicecontralor le realizara el seguimiento y monitoreo del plan
general de auditorias, a través del aplicativo diseñado para tal fin y de acuerdo a
los procedimientos establecidos.

El comité de Evaluación del PGA y el Jefe de la Oficina de Control Fiscal le
realizará el seguimiento al     avance del proceso auditor, determinando el
cumplimiento de los encargos de auditoria y el cumplimiento con los
procedimientos establecidos en el audite CDC.

3.0 Periodos de Programación

Para la programación se deberá tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

3.1 Entre el 15 de enero y 30 de junio de 2009
    Programar las auditorias especiales de medio ambiente, que sirven de
      insumo para realizar el Informe del Estado de los Recursos y Medio
      Ambiente
    Programar auditorias Especiales, que concluya con la opinión contable y
      estado de la deuda publica a las alcaldías y Gobernación, los cuales sirven
      de insumo para el Informe del Estado de las Finanzas Publicas territoriales
      y Estado de la Deuda Pública.
    Programar auditoria Especial al los recursos del SGP y regalías en los
      municipios y alcaldías.

      Nota 1: Los informes5 que por ley se deben presentar a la Asamblea, deben
      estar listos el 30 de julio del 2009

      3.2 Entre el 1 de julio al 30 de Noviembre de 2009
          Programar auditoria a las Empresas sociales del Estado
          Auditoria Empresas de Servicios Públicos
          Corporaciones, personerías
          Asociación de Municipios
          Instituciones Educativas

      Nota 2: El informe de gestión 2009, debe ser elaborado en la segunda semana
      de noviembre y consolidado por la oficina de vicecontralor el 13 de noviembre
      del 2009, este se realizara con la información a corte 30 de octubre.
      El informe debe ser actualizado a corte 31 de diciembre en la primera semana
      de enero del 2010 y consolidado por la oficina de vicecontralor el 8 de enero
      del 2010.

      4. GENERALIDADES

      4.1 Conformación de los equipos de auditoria y rotación del talento
      humano

      Continuando con la política de fortalecimiento de las auditorias, los auditores
      que realizan la gestión fiscal micro, se rotaran en los diferentes sectores y
      sujetos de control; con el fin de tener mayor capacidad de auditores con
      conocimiento en diferentes áreas.


5
  Informe del Estado de las Finanzas públicas del departamento y los municipios, Deuda publica, Estado de
los Recursos Naturales y el medio Ambiente.

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      4.2 Normas de Conducta en el proceso auditor

                 El comportamiento personal y profesional del equipo auditor ha de
                  corresponder a las normas de conductas aplicables a los servidores
                  públicos y a los principios y valores institucionales definidos dentro del
                  código de ética de la Contraloría General del Departamento de Córdoba.
                 Los requerimientos de información debe obedecer a una planificación
                  cuidadosa. La solicitud de los mismos ha de hacerse de manera amable
                  y cordial, estableciendo términos justos para su entrega.
                 El proceso auditor debe desarrollarse en un marco de elevado respeto
                  para con los directivos y demás funcionarios de las entidades sujetos de
                  control.
                 En general se deben aplicar las normas de auditoria gubernamental
                  audite CDC.

4.3 Capacitación

En el horizonte de planeación se contempla la capacitación, elemento fundamental
en la formación y actualización de los funcionarios involucrados en las auditorias,
por ello, teniendo en cuenta las fechas de programación del PGA,6 y las
necesidades del control fiscal micro y macro.La oficina de la vicecontralor, con el
responsable del proceso de recurso humano (capacitación), se programaran las
capacitaciones necesarias para el fortalecimiento del control fiscal micro y macro,
a través de la Escuela de capacitación de la Contraloría General del Departamento
de Córdoba..

4.4 Proyecto Enlace

El proyecto enlace es la articulación del proceso auditor con el proceso de
responsabilidad fiscal, con el fin de impedir el archivo o devolución de hallazgos de
tipo fiscal; evitar decisiones divergentes y garantizar que la función de los
organismos de control se cumpla eficaz, económica y oportunamente. Para tal
efecto, la Oficina de Responsabilidad Fiscal dispondrá del personal requerido para
atender de forma ágil y adecuada, a cada grupo auditor.

La oficina de vicecontralor atenderá, apoyará y resolverá técnicamente cualquier
inquietud con relación al cumplimiento de estas directrices.


Cordial saludo,



                                   FELIPE SANTIAGO PEREZ DIAZ
                            Contralor General del Departamento de Córdoba
Elaboró: Natalia Figueroa, Vicecontralora




6
    Con el fin de no ocasionar traumas en la ejecución del PGA

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