LOS DIEZ MANDAMIENTOS DE LA BUENA ORGANIZACION

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					           LOS DIEZ MANDAMIENTOS DE LA BUENA ORGANIZACION


      Hay dos tipos de eficacia: una de ellas no es más que aparente y se obtiene en las
organizaciones por la disciplina. No es más que una simulación de la segunda, y la
verdadera eficacia, nacida, como decía Woodrow Wilson, de la cooperación espontánea de
hombres libres. Si usted dirige una empresa, cualquiera que sea la amplitud de sus
responsabilidades, le incumbe en último término, la de crear y desarrollar esta
cooperación voluntaria entre los que se hallan bajo sus ordenes. En efecto, cualquiera que
sea el poder combinado del dinero, de las máquinas y de los materiales de que dispone
una sociedad, serán cosas muertas y estériles sin un equipo de personas bien
intencionadas, reflexivas y organizadas para sacar partido de ellas.


-      Asignar a cada miembro de la dirección, responsabilidades bien definidas;


-      Combinar las responsabilidades con la autoridad correspondientes;


-      No modificar nunca el campo de responsabilidad de un puesto sin que todos los
       interesados comprendan el alcance de dicha modificación.


-      Ningún jefe de servicio o empleado, desde el momento en que ocupa un puesto de
       servicio en la organización, debe recibir órdenes formales de más de una autoridad.


-      No dar nunca una orden a un subordinado sin contar con su jefe responsable. Vale
       más sustituir al jefe en cuestión;


-      Dirigir en privado, mientras sea posible, las críticas a los subordinados. En ningún
       caso criticar a un subordinado en presencia de un jefe de servicio o de empleados
       de categoría igual o inferior.
-     Ningún litigio o diferencia entre jefes de servicio o empleados respecto a las
      responsabilidades y la autoridad es demasiado insignificante que no exija una
      puntualización pronta y juiciosa;


-     Hacer aprobar siempre por la autoridad inmediatamente superior, las
      promociones, modificaciones de salarios y medidas disciplinarias;


-     No exigir ni esperar nunca de un jefe de servicio o de un empleado que sea al
      mismo tiempo el adjunto y el crítico de cualquier persona;


-     Todo jefe de servicio cuyo trabajo se halle sometido a una inspección regular debe,
      en cuanto sea posible, disponer de la ayuda y de los medios materiales necesarios
      que le permitan verificar por sí mismo la calidad de su trabajo.


    INSTRUCTIVO GENERAL PARA HACER MANUALES DE ORGANIZACION


     MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Y GUIAS DE TRABAJO


      Este documento tiene como propósito el de unificar criterios para la elaboración de
Manuales. Las actuales técnicas de Organización dividen tales documentos en:


      *      Manuales de Organización Estructural;


      *      Manuales de Normas y Procedimientos de Trabajo; y


      *      Guías de Trabajo.


      Las características, técnicas de formulación y contenido de cada uno de ellos se
indican más adelante.
1.     MANUALES DE ORGANIZACION ESTRUCTURAL


      1.1    Características:


             Los manuales de organización tienen el objeto de describir la estructura
       organizativa de una unidad de trabajo en cualquiera de sus niveles, según tengan
       a su cargo, por ejemplo:


       Funciones: Conjunto de operaciones que debe realizar un grupo de trabajo
       tendientes a cubrir un procedimiento necesario para cumplir los objetivos fijados.


       Operaciones: El trabajo que desarrolla una sola persona en un puesto determinado.


      El Manual General de Organización de toda Empresa, debe describir la forma de
organización de la misma, enumerando las Direcciones de que está compuesta; las
Divisiones que componen cada Dirección; los Departamentos que forman parte de cada
División y las Secciones que dan cuerpo a cada Departamento.


      En este orden, cada Dirección deberá elaborar un Manual de Organización, siempre
refiriéndose a la estructura de la misma y a las relaciones jerárquicas que prevalecerán
para su funcionamiento ordenado.


      Los Manuales de Organización deberán referirse a los órganos de dirección, de
Asesoría y de Ejecución de cualquier unidad de trabajo, en su forma estática.


      1.2    Técnicas de Formulación:
      Para elaborar un Manual de Organización, es necesario contar con los
Organigramas que representen en forma sintética o detallada la estructura que se pretende
dar a la unidad de trabajo en estudio.




      Se utilizan los tipos de Organigrama siguientes:


       a)     Organigrama Tipo Americano, para las representaciones sintetizadas de la
              Organización de Direcciones Generales y sus Dependencias hasta llegar a
              Secciones.


       b)     Organigrama Tipo Francés (AFNOR) para representar la estructura
              detallada de la unidad de trabajo de que se trate, por ofrecer este tipo de
              Organigramas, la facilidad de incluir en ellos tales datos como el nombre, el
              número de la partida presupuestaria, el salario, o cualesquiera otras
              informaciones que se consideren pertinentes.


      Teniendo como base dichos Organigramas, la redacción de los correspondientes
Manuales se simplifica, como se indicará en el punto siguiente:


      1.3    Contenido:


             Con el esbozo anterior yendo de lo general a lo particular, un Manual de
       Organización debe contener básicamente los siguientes puntos:


    PLAN DE DEFINICION DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA EMPRESARIAL


-      Determinación de los objetivos empresariales, a corto, medio y largo plazo.
-   Descripción de los procedimientos practicados, mediante entrevistas en los
    diversos puestos de trabajo y examen de todo lo que se hace respecto a una
    determinada actividad, según un esquema rigurosamente lógico; registro de estos
    procedimientos en impresos apropiados.


-   Análisis de los procedimientos practicados, reconstruyendo:


    -     El esquema del flujo de trabajo;


    -     El esquema del flujo de documento;


    -     El esquema del flujo general del documento;


    -     La ficha resumen de las actividades.


-   Estudio de las irregularidades de carácter organizativo y de carácter procedimental,
    mediante el estudio de las causas de infracción de los procedimientos, indicación
    de las posibles interferencias, examen de las posibles codificaciones de funciones,
    confrontación entre organigrama formal (si existe) y efectivo.


-   Propuesta de mejoras (o definición de la estructura organizativa ideal), sobre la
    base de las fases procedentes.


-   Censo del personal y de los medios disponibles, dentro y fuera de la empresa.


-   Determinación de la organización posible y elaboración consiguiente del nuevo
    organigrama:


    Concretando:
    -      Las funciones de los diversos órganos;


    -     Las tareas de los jefes de los diversos órganos;


    -      Las cualidades principales necesarias para los jefes de los diversos órganos.


-   Asignación del personal a los diversos puestos de trabajo.


-   Determinación de los nuevos procedimientos, guiándose por los resultados
    recogidos en las fases precedentes y en colaboración con todos los jefes afectados.


-   Distribución de las tareas correspondientes, mediante la distribución en grupos de
    tareas, lo más homogéneas posibles, a cargo de los mandos afectados con el control
    de la Dirección.


-   Determinación de los puestos de trabajo secundarios y de las cualidades principales
    requeridas en los mismos, así como valoración global y asignación de las personas
    respectivas, a cargo de los mandos afectados.


-   Puesta en marcha del sistema, a cargo de los órganos responsables.


-   Primer análisis de control de los procedimientos.


-   Eventuales propuestas de posteriores mejoras en los procedimientos y en la
    organización.


-   Examen y eventual aplicación de las posteriores mejoras propuestas.
-   Análisis y valoración de las tareas a todos los niveles, una vez estabilizados los
    procedimientos y decididos los puestos de trabajo.


-   Formulación de un plan orgánico de selección, adiestramiento, promoción,
    progresión y sustitución del personal.


-   Formulación de un plan de valoración de méritos.


-   Aplicación gradual del plan de dirección personal.


-   Control final y eventual, nueva determinación de los objetivos empresariales.
MANUAL DE ORGANIZACION
DIVISION DE COMERCIALIZACION


GERENCIA DE COMERCIALIZACION


I.     OBJETIVOS


       Investigar y evaluar el potencial del mercado, de los productos de AGL y el estado
de las ventas, para asesorar al Gerente General en la toma de decisiones sobre todo lo
relacionado con la comercialización, especialmente en lo relativo a campañas publicitarias,
los precios, las ventas y la ingeniería del producto.


II.    RESPONSABILIDAD


       El gerente de Comercialización es responsable de:


       a)     La planificación e investigación del mercado


       b)     La planificación del producto


       c)     La planificación de la publicidad y las promociones


       d)     La planificación y desarrollo de las ventas


       e)     La elaboración del presupuestos de ventas


       f)     La aplicación de la política de créditos


       g)     La aplicación de la política de ventas
       h)   La ejecución de los planes de distribución


       i)   La evaluación y control de las operaciones


       j)   La aplicación de medidas correctivas que se deriven de la evaluación.




III.   FUNCIONES Y ACTIVIDADES


       1)   Organiza y supervisa las investigaciones de mercado


       2)   Supervisa todas las actividades relacionadas con el producto


       3)   Supervisa todos los aspectos de la promoción y publicidad y puede discutir
            con agencias publicitarias sobre la preparación y presentación de la
            publicidad comercial de la Empresa y aprobar el material publicitario antes
            de su publicación.


       4)   Organiza, controla y vela por la ejecución de los programas de ventas, que
            comprenden los métodos, incentivos, campañas especiales y la formación
            profesional del vendedor.


       5)   En consulta con los directores de Departamentos propone a la Gerencia
            General la lista de precios, los porcentajes de descuentos, los créditos, los
            plazos de entrega y las promociones especiales.


       6)   Puede negociar personalmente contratos de ventas importantes.
      7)   Para decidir sobre las ventas consulta con el Director del Departamento de
           Ventas sobre detalles de la situación del momento, y las reacciones de los
           clientes frente a los productos y otros detalles de similar importancia.


      8)   En aspectos internos:


           a)     Recomendará los cambios que considere convenientes en la
                  estructura básica de su División.


           b)     Empleará personal y lo asignará a puestos adecuados dentro de su
                  División.


           c)     Organizará los cursos de entrenamiento para el personal de su
                  División.


           d)     Autorizará las vacaciones y permisos de su personal.




IV.   RELACIONES


      1)   Con el Gerente General:     Participará en la formulación de la política de
           ventas y otros aspectos de comercialización.


      2)   Con los Gerentes de Producción y de Finanzas: mantendrá estrechas
           relaciones de coordinación para evitar desperdicios y duplicidades y lograr
           conjuntamente los objetivos de la Empresa.


      3)   Con Agencias de Publicidad: Indicará hacia donde va dirigida la publicidad
           que financia la Empresa.
4)   Con sus cuatro Directores de Departamento: Para mantener una adecuada
     coordinación de esfuerzos y lograr la mayor eficiencia de la División de
     Comercialización.
                DEPARTAMENTO DE INVESTIGACION DE MERCADO


I.     OBJETIVO:


       Planificar y llevar a cabo las investigaciones de mercado, recolectando, registrado y
analizando las informaciones que se obtengan, para poner a la Gerencia en condiciones de
tomar decisiones o asesorar a la Gerencia General.


II.    RESPONSABILIDAD


       El Director de Investigación de Mercado es responsable de:


       1)     Producir información útil para la toma de decisiones sobre comercialización.


       2)     Entrar al campo de las acciones y conocer, tanto los recursos internos de la
              Empresa, como los que fluyen fuera de ella.


       3)     Hacer las previsiones sobre la economía o los negocios en general y
              ocuparse de la situación global del mercado.


III.   FUNCIONES Y ACTIVIDADES


       1)     Estudio de los factores económicos que afectan el volumen y las
              oportunidades de ventas.


       2)     Estudio sobre los desplazamientos ocurridos en la naturaleza del mercado.


       3)     Estudio e investigaciones sobre las motivaciones y comportamiento del
              consumidor respecto al producto.
    4)     Estudio sobre la situación competitiva de los productos de la Empresa.


    5)     Evaluación de los nuevos productos competitivos del desarrollo de ellos.


    6)     Estudio sobre la política de precios, sistemas de descuentos y compararlos
           con los competidores.


    7)     Determinación del grado de aceptación que tienen los nuevos productos o
           servicios ofrecidos.


    8)     Apertura o revisión de los territorios de ventas.


    9)     Análisis de las actividades de los vendedores.


10) Estudio sobre las efectividades de los vendedores.


11) Estudio sobre los precios.


12) Estudio sobre insatisfacción de los consumidores iniciales o actuales con los
    productos o servicios del presente.


13) Determinación o exploración de nuevos usos o aplicaciones para los actuales
           productos fuera de los usualmente anunciados al público.


14) Estudio sobre costos de distribución de los productos.


15) Investigación sobre empaques.
16) Estudio sobre la efectividad de los recursos promocionales.
       DEPARTAMENTO DE PLANIFICACION Y DESARROLLO DEL PRODUCTO


I.     OBJETIVO


       Planificar, programar, ejecutar y controlar todas las actividades relacionadas con el
producto para que este satisfaga las necesidades de los consumidores.


II.    RESPONSABILIDAD


       El director de Planificación y Desarrollo del Producto es responsable de aplicar y
desarrollar las políticas y decisiones que se tomen en todo lo relacionado con el producto,
especialmente en:


       a)    La composición del producto


       b)     La selección y aplicación de normas y estándares de ejecución relacionados
              con especificaciones, calidad y servicios.


       c)     Selección de envase, empaque y presentación del producto.


       d)     La asignación de la marca.


III.   FUNCIONES Y ACTIVIDADES
1)   Hacer las investigaciones necesarias para planificar el mejoramiento o
     perfeccionamiento del producto y proponer la introducción de los cambios
     que sean convenientes.


2)   Planificación de nuevos productos en todos sus detalles y sus
     correspondientes especificaciones.


3)   Proveer con suficiente anticipación las necesidades del consumidor o
     usuario y hacer que esas necesidades sean llenadas por los productos
     ofrecidos a la venta.


4)   Advertir y actuar de inmediato en los cambios que ocurran en las
     necesidades o gustos del consumidor, y de las maniobras de los
     competidores respecto a determinado producto.


5)   Aconsejar sobre la decisión de abandonar o no la producción de un artículo
     que se considera obsoleto o no rentable.
                  DEPARTAMENTO DE PROMOCION Y PUBLICIDAD


I.     OBJETIVO


       Elaborar el Programa Anual de Publicidad de la Empresa y planificar las campañas
publicitarias y otras promociones, cuya necesidad se determine mediante estudios previos,
para el logro de las ventas planificadas.


II.    RESPONSABILIDAD


       El Director de Promoción y Publicidad es responsable de aplicar y desarrollar en
sus mínimos detalles la política de publicidad y relaciones públicas de la empresa.


III.   FUNCIONES Y ACTIVIDADES


       1)     Coordinar sus actividades con los Departamentos de la División de
              Comercialización, especialmente con el de Ventas, a fin de hacer los estudios
              necesarios y elaborar el Programa de Publicidad de la Empresa.


       2)     Planear y realizar campañas especiales de publicidad y promociones


       3)     Hacer investigaciones respecto a mercado de la publicidad y evaluar los
              medios publicitarios a fin de seleccionar los convenientes para la publicidad
              de la Empresa.
4)   Obtener los mejores resultados de las cantidades que se destinen a las
     campañas publicitarias, tomando en cuenta no solo el costo sino
     especialmente la forma de conseguir mayor volumen de ventas.


5)   Redactar los textos y preparar otras formas de presentación de la publicidad.


6)   Planear la mejor forma de promocionar el producto.


7)   Determinar la forma de bonificaciones para fomentar la venta del producto.


8)   Conocer las leyes prohibitivas para la publicidad y las promociones.
                             DEPARTAMENTO DE VENTAS


I.     OBJETIVO


       Planificar las ventas en coordinación con la Gerencia de Producción y los otros
departamentos de la Gerencia de Comercialización, para cumplir con el Presupuesto
respectivo.


II.    RESPONSABILIDAD


       El Director de Ventas es responsable de aplicar la política general de ventas de la
Empresa y de cumplir el Presupuesto de Ventas previamente elaborado.


III.   FUNCIONES Y ACTIVIDADES


       1)     Planificar, dirigir, controlar y evaluar las actividades de ventas, incluyendo
              el   reclutamiento,   selección,   adiestramiento,   asignación   de   tareas,
              supervisión, pago y motivación del personal destinado a las ventas.


       2)     Elaborar en coordinación con la Gerencia de Producción el Presupuesto
              Anual de Ventas de la Empresa.


       3)     Determinar la naturaleza, calidad y cantidad de la mercadería necesaria para
              atender la demanda de los clientes y para asegurar la reserva suficiente de
              existencias
4)   Asegurar la observancia de la política establecida en materia de crédito y
     garantías.


5)   Vigilar   al   personal   encargado    de   las    actividades   de   venta   en
     establecimientos de comercio al por mayor y por menor.


6)   Estudiar los procedimientos de venta de la competencia.


7)   Vigilar el trabajo de los viajantes de comercio.


8)   Evaluar mensualmente el trabajo de ventas.
                              SUPERVISORES DE VENTAS


Sus funciones consisten en:


      1)     Vigilar el trabajo de los vendedores y orientarlos en la mejor forma de
             desempeñar su cometido.


      2)     Inspeccionar y controlar los resultados de las agencias de distribución
             encargadas dentro de una zona geográfica determinada.


      3)     Prestar asesoramiento técnico sobre los métodos de promoción de ventas en
             las autoridades superiores de la División.


4)    Mantener informado al Director de Ventas de las actividades de los vendedores.




                                    VENDEDORES


Sus funciones consisten en:


      1)     Vender mercadería directamente a los consumidores, minoristas y
             mayoristas, tratando de conseguir pedidos.


      2)     Visitar personalmente a los clientes y poder viajar por la zona geográfica que
             se le asigne.
3)   Ingresar al posible comprador enseñándole muestras de los artículos o
     mostrándole catálogos para hacerle notar la excelencia del producto.


4)   Ofrecer rebajas bajo las condiciones que le especifique el Supervisor de
     Ventas e informar a éste sobre la evolución probable de los precios.


5)   Transmitir los pedidos a la Oficina Central y enviar informes sobre las
     transacciones comerciales y las fluctuaciones de los precios y otras
     condiciones de mercado.
PUESTO:                   GERENTE GENERAL
JEFE INMEDIATO:           PRESIDENTE DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION
SUPERVISA A:              Gerente de Comercialización, Gerente de Finanzas, Gerente
                          Administrativo.

FUNCION PRINCIPAL:

Orientar todos los esfuerzos de la Empresa hacia la consecución de los objetivos y metas
aprobadas por el consejo de Administración, desarrollando y manteniendo una estructura
organizativa adecuada con el empleo de ejecutivos aptos y personal idóneo.

COMUNICACION CON OTROS PUESTOS:

a)    Consejo de Administración de la Empresa.
b)    Con el personal de la Empresa.

OBLIGACIONES ESPECIFICAS

1.    Asistir y orientar al Consejo de Administración en el desarrollo de los objetivos
      básicos de la Empresa, en sus operaciones a corto, mediano y largo plazo.

2.    Recomendar al Consejo de Administración, las políticas específicas que sean
      consistentes con los objetivos establecidos.

3.    Presentar propuestas al Consejo de Administración debidamente fundamentadas
      y/o documentadas sobre: Cambios, adiciones y supresiones del personal ejecutivo
      de la Empresa, nuevas políticas de ventas, etc.

4.    Velar porque todas las operaciones y actividades de la Empresa, se conduzcan de
      acuerdo a los objetivos y políticas establecidos, procurando la mejor organización y
      el empleo de los métodos de administración y ventas, que resulten más eficaces y
      convenientes.

5.    Comunicar a los Ejecutivos de la Empresa, los objetivos establecidos por el Consejo
      de Administración y verificar que orienten sus actividades hacia la consecución de
      los mismos.

6.    Representar a la Empresa en todos aquellos asuntos en que sea necesaria su
      actuación.
7.    Aprobar todos los estudios, pronósticos, proyectos, presupuestos y programas de
      acción, para la ejecución de la Empresa, antes de presentarlos al Consejo de
      Administración.

8.    Participar en todas las sesiones del Consejo de Administración y Juntas Generales
      de Socios.




9.    Cumplir con los mandatos de la escritura de constitución de la Empresa y los que le
      sean expresamente indicados por el Consejo de Administración.

10.   Delegar parte de su autoridad y responsabilidad en los ejecutivos de la Empresa,
      cuando lo considere necesario.

11.   Proyectar ante el público, consumidores y autoridades, una imagen favorable de la
      Empresa.

12.   Preparar semestral y anualmente, la Memoria de Labores de la Empresa, para su
      presentación a la Junta General de Socios.
PUESTO:                          SECRETARIA DE GERENCIA ADMINISTRATIVA
JEFE INMEDIATO:                  GERENTE ADMINISTRATIVO
SUPERVISA A:                     NINGUNO

FUNCION PRINCIPAL:

Realizar las funciones de Secretaría, correspondencia y archivo.

COMUNICACION CON OTROS PUESTOS:

a)      Encargado de Proveeduría
b)      Secretaria de Finanzas
c)      Secretaria de Comercialización

OBLIGACIONES ESPECIFICAS:
1.    Efectuar ordenadamente y mantener al día su trabajo. Así mismo, mantener constante comunicación
      con su Jefe Inmediato, con el fin de informarle del desarrollo de sus actividades.

2.      Percibir y registrar la correspondencia que ingresa a la Empresa. Esta actividad comprende: Abrirla,
        leerla y resumir el contenido en la hoja correspondiente, poniéndole fecha y numeración correlativa,
        distribuyéndola a quien corresponda.

3.      Mecanografiar la correspondencia de la Gerencia Adminis-trativa, siguiendo las instrucciones que
        reciba para tal efecto.

4.      Enviar la correspondencia de la Empresa, utilizando los medios adecuados.

5.      Archivar la correspondencia que controla y copia de la respuesta, en forma cronológica y alfabética,
        en los archivos correspondientes.

6.      Llevar un archivo con las tarjetas de cada empleado de la Empresa, anotando los datos de
        identificación personal y su récord de servicio.

7.      Llenar contratos de trabajo con base a la información proporcionada por el trabajador y recoger las
        firmas del Gerente o Presidente de la Empresa y del Trabajador. En seguida, remitirlos a la
        Dirección General de Trabajo para su autorización.

8.      Elaborar certificados de trabajo para el IGSS, de los empleados de la empresa.

9.      Responsable del control, manejo y buen funcionamiento de la fotocopiadora, de la existencia de
        útiles para la misma, así como de los vales a cargo de terceros por suministro de fotocopias.

10.     Comunicar diariamente a las Fábricas los datos que soliciten, tales como: ventas del día anterior,
        monto a pagarles, existencias de sus productos, etc.

11.     Es responsable de dejar su área de trabajo al final de cada día, completamente limpia de toda clase de
        papelería y documentación.

12.     Colaborar con los demás miembros del personal de la Empresa y cumplir cualquier otra actividad
        que le asigne su Jefe Inmediato.

EQUIPO Y HERRAMIENTAS:
Equipo de Radio, máquina de escribir, fotocopiadora, escritorio, archivo.

MATERIALES:
Papelería y útiles de escritorio.
PUESTO:                     SECRETARIA RECEPCIONISTA
JEFE INMEDIATO: GERENTE ADMINISTRATIVO
SUPERVISA A:                NINGUNO


FUNCION PRINCIPAL:


Atender con cortesía y amabilidad las llamadas telefónicas.


COMUNICACION CON OTROS PUESTOS:


Con todo el personal de Distribuidora Guatemalteca, Ltda.


OBLIGACIONES ESPECIFICAS:


1.    Atender con cortesía las llamadas telefónicas y trasladarlas a quien interese.


2.    Efectuar con prontitud las llamadas telefónicas que le sean solicitadas.


3.    Recibir la documentación necesaria para efectuar los pagos que tenga que realizar
      la Empresa y entregar todos los cheques que emita, tales como: pago a proveedores
      varios, sueldos y salarios, etc.


4.    Mecanografiar las tarjetas de asistencia del personal obligado a marcar dichas
      tarjetas y colocarlas en el tarjetero correspondiente.


5.    Mecanografiar cartas, cuadros, informes, etc., que le indique el Gerente
      Administrativo.
6.     Es responsable de dejar su área de trabajo al final de cada día, completamente
       limpia de toda clase de papelería y documentación, las cuales deberá conservar en
       su escritorio y archivos, debidamente cerrados con llave.


7.     Colaborar con el personal de la Empresa y cumplir cualquier otra instrucción que
       reciba del Gerente Administrativo.


EQUIPO Y HERRAMIENTAS:


Planta telefónica, máquina de escribir, sumadora, escritorio.


MATERIALES:


Papelería y útiles de escritorio.
PUESTO:                   ENCARGADO DE MANTENIMIENTO
SECCION:                  MANTENIMIENTO
JEFE INMEDIATO: GERENTE ADMINISTRATIVO
SUPERVISA A:              Jardinero, Conserje I y Conserje II


FUNCION PRINCIPAL:


Coordinar, supervisar y ejecutar todas las operaciones que requieran el buen
funcionamiento y conservación de las instalaciones y equipo de la Empresa.


COMUNICACION CON OTROS PUESTOS:


a)    Encargado de Proveeduría


OBLIGACIONES ESPECIFICAS:


1.    Es responsable de cumplir y hacer cumplir en su sección, las normas de orden y
      disciplina establecidas por el Gerente Administrativo.


2.    Supervisar las actividades del personal a su cargo, controlando que las oficinas,
      bodegas, patios y áreas verdes, se mantengan siempre limpios.


3.    Revisar y mantener un buen funcionamiento los servicios sanitarios, mingitorios,
      lavamanos.


4.    Revisar diariamente el servicio de energía eléctrica, teléfonos, abastecimiento de
      agua. Cualquier problema que detecte debe informar inmediatamente al Gerente
      Administrativo, para su pronta solución.
5.     Revisar diariamente las lámparas de la Empresa, cambiando las bombillas
       quemadas.


6.     Comprobar semanalmente el estado de las instalaciones de toda la Empresa;
       chequear gotera, pintura de paredes, vidrios, cerraduras, etc, informando de las
       mismas al Ger




      al finalizar la jornada de trabajo, que queden apagadas todas las luces, los chorros
       de agua cerrados, las puertas con llave, etc.


11.    Cumplir con cualquier otra instrucción del Gerente Administrativo y colaborar
       estrechamente con el personal de su sección, para obtener mayor eficiencia en las
       actividades bajo su responsabilidad.


EQUIPO Y HERRAMIENTAS:


Escritorio
PUESTO:                     CONSERJE I
SECCION:                    MANTENIMIENTO
JEFE INMEDIATO: ENCARGADO DE MANTENIMIENTO
SUPERVISA A:                NINGUNO


FUNCION PRINCIPAL:


Realizar conjuntamente con el conserje II, la limpieza de las oficinas centrales de
Distribuidora Guatemalteca, Ltda.


COMUNICACION CON OTROS PUESTOS:


Con todo el personal de las oficinas centrales de D. G. L.


OBLIGACIONES ESPECIFICAS:


1.     Lavar diariamente los servicios sanitarios del Departamento de Contabilidad, con
       detergentes y desinfectantes. Controlar que siempre haya papel sanitario, tallas
       limpias y jabón en los mismos.


2.     Limpiar diariamente el piso, mobiliarios y equipo del salón donde está situado el
       archivo. Periódicamente debe limpiar el piso con materiales desinfectantes u otros
       similares.


3.     Periódicamente encerar y lustrar el piso de las oficinas centrales de D. G. L. y
       limpiar todos los vidrios del edificio.       Esta actividad debe llevarla a cabo
       conjuntamente con el Conserje II.
4.    Preparar y servir diariamente café al personal de las oficinas, a las horas
      establecidas para el efecto por el Gerente Administrativo. Así mismo debe preparar
      incaparina para el personal de las bodegas.


5.    Limpiar todo el equipo y servicio relacionado con la cafetería inmediatamente
      después de ser usados.


6.    Colaborar con la persona que lleva los almuerzos, a repartir los mismos entre todo
      el personal de la Empresa que toma este servicio. Posteriormente recoger los platos
      usados.


7.    Juntar diariamente la basura que se acumula en los botes de cada escritorio de las
      oficinas y en los demás recipientes, llevándola al depósito respectivo.


8.    Responsable del control, manejo y buen mantenimiento del mimeógrafo de la
      empresa.


9.    Hacer las encomiendas que le ordene el Encargado de Mantenimiento o el Gerente
      Administrativo, ya sea fuera o dentro de la Empresa.




10.   Sustituir al Conserje II, en actividades propias del mismo, cuando éste se ausente o
      se encuentre de vacaciones.


11.   Colaborar con todo el personal de la oficina y cumplir con cualquier otra
      instrucción recibida de su jefe inmediato o del Gerente Administrativo.
EQUIPO Y HERRAMIENTAS:


Mimeógrafo, cafetera, aspiradora, lustradora, estufa, escoba, trapeador, sacudidores.


MATERIALES


Detergente, desinfectante, jabón, agua, café, incaparina, tinta para mimeógrafo.
PUESTO:                     MENSAJERO I
JEFE INMEDIATO:             GERENTE ADMINISTRATIVO
SUPERVISA A:                NINGUNO


FUNCION PRINCIPAL:


Efectuar con prontitud las encomiendas de la Empresa que le indique su Jefe Inmediato,
yendo a los lugares que le señale.


1.     Distribuir y recoger correspondencia en diversas oficinas y entidades en la ciudad
       capital. Específicamente: depositar cartas en el correo, recoger correspondencia en
       el Apartado Postal; distribuir y recoger documentos y correspondencia en
       Inversiones de Guatemala, S. A., en las residencias de los Directores, en las oficinas
       de Empresas particulares de transportes y otras entidades u oficinas según se lo
       indique su Jefe Inmediato.


2.     Efectuar pagos de impuestos, comprar especies fiscales, recoger formularios, dejar
       guías fiscales, tramitar pases franco para devoluciones de licor a las licoreras y
       cualquier otra gestión en la Dirección General de Rentas Internas que se le indique.


3.     Efectuar los pagos mensuales al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, al
       Banco de los Trabajadores; recoger papelería y realizar cualquier otro trámite en los
       mismos, según se lo indique su jefe.


4.     Efectuar depósitos bancarios y cualquier otro trámite o gestión en las entidades
       bancarios que le asigne su Jefe inmediato.


5.     Realizar los trámites que se le indiquen en entidades estatales, semi-autónomas y
       privadas.
6.     Velar por el cuidado de la motocicleta a su cargo, manteniéndola siempre limpia y
       en buenas condiciones, debiendo informar al Gerente Administrativo de cualquier
       desperfecto o irregularidad en la misma.


7.     Sustituir al Mensajero II, en actividades propias del mismo, cuando éste se ausente
       o se encuentre de vacaciones.


8.     Es responsable de la integridad y seguridad de los documentos que transporta
       mientas estén en su poder.


9.     Colaborar con el personal de la Empresa y cumplir con cualquier otra instrucción
       que reciba de su Jefe Inmediato.


EQUIPO Y HERRAMIENTAS:


Motocicleta, maletín, libro de guías fiscales, escritorio.




PUESTO:                      VIGILANTE GARITA DE CONTROL
SECCION:                     VIGILANCIA
JEFE INMEDIATO: GERENTE ADMINISTRATIVO
SUPERVISA A.                 NINGUNO


FUNCION PRINCIPAL:
Vigilar la garita de entrada al edificio, controlando el ingreso y salida de personas y
vehículos.


OBLIGACIONES ESPECIFICAS:


1.    Controlar la entrada de vehículos a la Empresa, anotando en un libro de control,
      fecha, hora, procedencia, piloto, tipo de vehículo, placa, persona con quien se desea
      hablar. Dicho libro, deberá entregarlo diariamente al Gerente Administrativo.


2.    Controlar los vehículos de los depósitos que llegan a recoger licor, dándole a cada
      uno un número correlativo para su turno de despacho.


3.    Mantener cerrada la puerta de entrada, a menos que su Jefe Inmediato le indique lo
      contrario.


4.    Anotar diariamente al finalizar su turno, un resumen de lo acontecido durante el
      mismo, en el libro de Novedades y Partes autorizado por la Gerencia
      Administrativa.


5.    Informar diariamente al Gerente Administrativo los acontecimientos relevantes
      sucedidos durante su turno, llenando para el efecto la hoja de "Parte Diario de
      Vigilancia".


6.    Atender las llamadas telefónicas que reciba en el teléfono bajo su responsabilidad,
      fuera de las horas de trabajo de la Empresa, trasladándolas a quien interese.


7.    Colaborar con el personal de la Empresa y cumplir cualquier otra instrucción
      recibida del Gerente Administrativo.
EQUIPO Y HERRAMIENTAS:


El adecuado para la vigilancia, escritorio, teléfono.


MATERIALES:


Libro, formularios impresos, útiles varios.
PUESTO:                   CONTADOR GENERAL
DEPARTAMENTO:             CONTABILIDAD
JEFE INMEDIATO: GERENTE DE FINANZAS
SUPERVISA A:               Jefe Sección de Agencias, Jefe Sección de Oficinas Centrales y
                           Operadores NCR


FUNCION PRINCIPAL:


Velar porque las operaciones contables se registren en forma diaria y ordenada, aplicando
técnicas modernas y que se lleven todos los registros necesarios para que la Contabilidad
sirva efectivamente como instrumento de información y control necesarios para dirigir el
funcionamiento de la Empresa.


COMUNICACION CON OTROS PUESTOS:


             A)     Auditor Interno
             B)     Cajero General


OBLIGACIONES ESPECIFICAS:


1.    Efectuar ordenadamente y mantener al día su trabajo. Asimismo, mantener
      constante comunicación con su jefe inmediato, con el        fin de informarle del
      desarrollo de las actividades de su cargo.


2.    Supervisar el trabajo del personal a su cargo y proporcionarle las instrucciones
      necesarias para su buen desenvolvimiento, así como velar porque sean cumplidas
     las disposiciones de orden interno emitidas por las autoridades superiores de la
     Empresa.


3.   Velar porque los Estados Financieros y demás informes contables mensuales y
     anuales sean preparados correctamente y en el menor tiempo posible.


4.   Anotar en los codos de cheques emitidos en el día el número de cuenta
     correspondiente para que sea elaborada la póliza de diario por la persona
     encargada.


5.   Extender las certificaciones contables que le sean requeridas para los trámites de
     asuntos legales y negocios de la Empresa.


6.   Preparar la declaración jurada de Renta Anual de la empresa.


7.   Cerciorarse de que todos los impuestos, cuotas, arbitrios y contribuciones fiscales y
     municipales que afecten las operaciones de la Empresa, sean pagadas
     correctamente y en el tiempo oportuno.




8.   Revisar que se preparan en forma correcta y en el tiempo oportuno los formularios
     anuales de constancia de retención efectuadas por concepto de impuestos sobre la
     renta y el estado de conciliación anual de retenciones efectuadas por la Empresa.


9.   Preparar la información que corresponda al Departamento de Contabilidad para la
     integración del presupuesto general anual.
10.    Atender llamadas y solicitudes de diferentes empresas en relación a datos
       contables.


11.    Distribuir y asignar las funciones de las personas de su departamento que salen de
       vacaciones entre los demás puestos.


12.    Elaborar el plan para que el personal del Departamento participe mensualmente en
       la toma de inventarios físicos.


13.    Es responsable de dejar su área de trabajo al final de cada día, completamente
       limpia de toda clase de papelería y documentación, las cuales deberá conservar en
       su escritorio y archivos, debidamente cerrados con llave.


14.    Efectuar cualquier otra actividad relacionada con la función del Departamento de
       Contabilidad que le sea asignada por el Gerente de Finanzas.


EQUIPO Y HERRAMIENTAS:


Máquina calculadora, y escritorio.




MATERIALES:


Papelería y útiles de escritorio.
PUESTO:                    CAJERO GENERAL
DEPARTAMENTO:              CAJA
JEFE INMEDIATO: GERENTE DE FINANZAS
SUPERVISA A:               Receptor, Encargado de Pedidos y Emisor de Cheques.


FUNCION PRINCIPAL:


Coordinar y controlar las actividades del personal a su cargo, así como verificar el monto
de los ingresos de día con la documentación legal correspondiente.


COMUNICACION CON OTROS PUESTOS:


a)    Auxiliares de Auditoría
b)    Contador General
c)    Encargado Control de Créditos


OBLIGACIONES ESPECIFICAS:


1.    Efectuar ordenadamente y mantener al día su trabajo.           Así mismo, mantener
      constante comunicación con el Gerente de Finanzas, con el fin de informarle del
      desarrollo de las actividades del Departamento a su cargo.


2.    Supervisa el trabajo del personal del Departamento de Caja y proporcionarle las
      instrucciones para su buen desenvolvimiento, así como velar porque sean
      cumplidas las disposiciones de orden interno emitidas por las autoridades
      superiores de la Empresa.
3.    Revisar los pedidos de Contado, Crédito, Consignaciones, remesas de alcohol
      potable y las facturas correspondientes.


4.    Operar el libro de control de cheques recibidos en el día para determinar en un
      momento dado, el motivo del ingreso.


5.    Endosar los cheques recibidos, para que sean depositados en la cuenta bancaria
      correspondiente de la Empresa.


6.    Hacer entrega diaria del efectivo recaudado a la unidad móvil del banco.


7.    Revisar los ingresos del día, (monedas, billetes y cheques) para comprobar su
      exactitud con los documentos de ingresos.


8.    Controlar y resguardar los documentos que amparan los créditos concedidos.


9.    Entregar diariamente la Boleta de Depósito, debidamente certificada por el Banco a
      quien corresponda.




10.   Revisar los importes de todos los documentos que amparan los ingresos
      previamente a su certificación.


11.   Distribuir y asignar las funciones de las personas de su departamento que sale de
      vacaciones, entre los demás puestos.
12.    Es responsable de dejar su área de trabajo al final de cada día completamente
       limpia de toda clase de papelería y documentación las cuales deberá conservar en
       su escritorio y archivos, debidamente cerrados con llave.


13.    Colaborar con el personal de la Empresa y realizar cualquier otra actividad que le
       asigne su jefe inmediato.


EQUIPO Y HERRAMIENTAS:


Máquina Registradora, Máquina de Escribir, calculadora, caja fuerte, escritorio, archivo.


MATERIALES:


Papelería y útiles de escritorio.

				
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