Vejledning Captia 4 5 16 06 2011

Document Sample
Vejledning Captia 4 5 16 06 2011 Powered By Docstoc
					Captia 4.5 brugervejledning




         www.esdh-specialisten.dk
Indhold
Captia grundlæggende................................................................................................................................4

   Opret sag.................................................................................................................................................4

   Tilknyt part til sag....................................................................................................................................5

   Knyt dokument til sag .............................................................................................................................5

Dokumenter ................................................................................................................................................6

   Arkiver dokument ...................................................................................................................................6

   Arkiver flere dokumenter ad gangen ......................................................................................................6

   Anvend knappen Tilbage sag ..................................................................................................................7

Opret Word dokument i Captia ..................................................................................................................7

   Opret Word dokument og gem det i Captia ...........................................................................................8

   Flyt dokument til anden sag ...................................................................................................................9

   Flyt flere dokumenter på en gang ..........................................................................................................9

   Omjournaliser dokument..................................................................................................................... 10

   Importer dokument ............................................................................................................................. 11

   Registrer dokument(er) via Captia....................................................................................................... 11

   Slet dokument...................................................................................................................................... 12

   Indsæt svarfrist på dokument .............................................................................................................. 12

   Besvar dokument ................................................................................................................................. 13

Mail .......................................................................................................................................................... 14

   Gem mail .............................................................................................................................................. 14

   Masseregistrer e-mails ........................................................................................................................ 15

   Gem mail og opret sag ......................................................................................................................... 15

   Captia arkivér udgående post .............................................................................................................. 16

   Opsætning af SJ og DocID-felt ............................................................................................................. 17

   Send mail med link til sag .................................................................................................................... 17

                                                                                                                                                                1
   Send mail med vedhæftet dokument .................................................................................................. 18

   Brug mailkurv ....................................................................................................................................... 18

Sager ........................................................................................................................................................ 19

   Afslut sag.............................................................................................................................................. 19

   Genåbn sag .......................................................................................................................................... 19

Opret Oversag/undersag ......................................................................................................................... 20

   Kopier sag ............................................................................................................................................ 20

Opret erindring ........................................................................................................................................ 21

Grænseflade............................................................................................................................................. 22

   Tilføj genvejsknapper ........................................................................................................................... 22

   Opsætning af grænseflade................................................................................................................... 22

   Nulstilling af grænseflade .................................................................................................................... 23

   Opret fast liste og tilføj som knap........................................................................................................ 23

   Masseret .............................................................................................................................................. 24

   Rediger liste ......................................................................................................................................... 24

Adressater ................................................................................................................................................ 25

   Opret adressat ..................................................................................................................................... 25

   Opret filialadresse på en adressat ....................................................................................................... 26

   Afslut adressat ..................................................................................................................................... 26

Søgning .................................................................................................................................................... 27

   Søgeoperatorer .................................................................................................................................... 27

   Relative datoer..................................................................................................................................... 27

   Fritekstsøgning..................................................................................................................................... 28

   Søg efter sag ........................................................................................................................................ 28

   Søgefanen ............................................................................................................................................ 29

   Søg efter sag ........................................................................................................................................ 29

                                                                                                                                                               2
   Søg efter dokument ............................................................................................................................. 30

   Søg efter part ....................................................................................................................................... 30

   Gem søgning ........................................................................................................................................ 31

   Opret abonnement .............................................................................................................................. 31

Workflow ................................................................................................................................................. 33

   Forelæggelse af dokument .................................................................................................................. 34

   Godkendelse af dokument................................................................................................................... 35

   Høring .................................................................................................................................................. 36




                                                                                                                                                             3
Captia grundlæggende
Du vil følgende stifte bekendtskab med de grundlæggende elementer i Captia, som er Sag, Part og
Dokument. Du vil her se hvordan man opretter en sag og tilknytter en part og et dokument hertil.




Du ser her en oprettet sag med tilknyttet part og dokument

Opret sag
Du kan følgende se hvordan man opretter en sag i Captia




   1. Klik på                       i Opretlinjen
   2. Når der er røde markeringer om et felt, betyder det at du skal udfylde det.

   3. Giv sagen en sigende titel i feltet

   4. Vælg sagsgruppe enten ved at skrive i feltet            eller ved at klikke på       og
       derved få adgang til hele journalplanen

   5. Vælg

   6. Klik på        i Handlingslinjen for at oprette sagen




 Sagen er nu oprettet i Captia.




                                                                                                   4
Tilknyt part til sag
I denne lektion kan du se, hvordan man knytter en part til en sag




   1. Klik på         i Menulinjen

   2. Klik på               i Funktionslinjen

   3. I dialogboksen Tilknyt parter skriver du partens navn i

   4. Klik på      i handlingslinjen eller tast Enter
   5. Klik i afmærkningsfeltet     for at vælge parten

   6. Klik på        (eller tast Alt+o)


 Du har nu knyttet en part til sagen. Bemærk, du kan knytte flere parter til en sag, ved at benytte
 samme fremgangsmåde.




Knyt dokument til sag
I denne lektion kan du se, hvordan man knytter et dokument til en sag




   1. Klik på

   2. Klik på                    for at se dine indskannede dokumenter
   3. Åbn det dokument du vil knytte til en sag

   4. Klik på     og vælg
   5. I vinduet Flyt dokument klikker du på

   6. Klik på                  i dialogboksen

   7. Marker sagen        dokumentet skal knyttes til

   8. Klik på

   9. Sæt flueben ved

   10. Klik på

                                                                                                      5
Dokumenter
Du vil følgende stifte bekendtskab med flere dokumentfunktioner i Captia.


Arkiver dokument
I denne lektion skal du se hvordan man arkiverer et dokument.




   1. Åbn dokumentet du vil arkivere på 3. faneblad
   2. Klik på          i handlingslinjen


 Dokumentet er nu arkiveret.




Arkiver flere dokumenter ad gangen
I denne lektion skal du se hvordan man arkiverer flere dokumenter ad gangen.




   1. Åbn en sags dokumentliste ved at klikke på                    i menulinjen

   2. Marker de dokumenter du vil arkivere med et flueben i afmærkningsfeltet

   3. Klik på           i funktionslinjen


 Du har nu arkiveret flere dokumenter samtidig. Bemærk, at det er væsentligt at være opmærksom
 på rækkefølgen, dokumenterne er sorteret i på dokumentlisten Dokumenterne tildeles aktnr,
 således at det øverste dokument får det laveste aktnr.




                                                                                             6
Anvend knappen Tilbage sag
Du kan følgende se hvordan man får vist den sag et dokument er knyttet til




   1. Dokumentet skal være åbent på 3. faneblad

   2. Klik på                i Handlingslinjen
   3. Sagen dokumentet er knyttet til, vises hermed


 Tilbage – sag hjælper dig til hurtigt at finde tilbage til dokumentets sag. Bemærk, at du med
 fordel også kan benytte Tilbage – dok hvis du skal se hoveddokumentet til et dokument (bilag).




Opret Word dokument i Captia
Når du skal oprette dokumenter til en sag i Captia, bør du starte med at vise sagen på det tredje
faneblad. Så hjælper systemet med at registrere dokumentet, på den aktuelle sag.




   1. Åbn sagen du vil knytte dokumentet til


   2. Klik på                       i Opretlinjen
   3. Vælg den skabelon du vil oprette dokumentet med
   4. Dokumentet åbner nu i Word, og du kan starte med at registre det i Captia

   5. Klik på

   6. I registreringsvinduet der åbner skriver du en sigende titel i feltet

   7.   Vælg en passende dokumenttype ved

   8. Vælg
   9. Systemet foreslår automatisk, at knytte dokumentet til den sag du stod på, da du oprettede
        dokumentet. Sagens part(er) foreslås også som part(er) på dokumentet.
   10. Klik i afmærkningsfeltet    ved part(er) for at knytte til dokumentet

   11. Klik på


Dokumentet er nu registreret i Captia, og du kan gå videre med at skrive dokumentets indhold og
flette oplysninger ind i dokumentet.


                                                                                                    7
   12. Skriv din tekst i tekstfeltet i Word dokumentet

   13. Klik på

   14. Klik på             for at flette sags og partoplysninger ind i dokumentet


Hvis du er færdig med dit dokument kan du vælge at arkivere det nu. Dokumentet er herefter ikke
længere redigerbart.


   15. Klik på

   16. I feltet Tilstand                             vælg

   17. Klik på
   18. Der kommer en advarsel om, at dokumentet låses eller arkiveres, så ændringer ikke vil

        kunne redigeres. Klik på


 Du har nu oprettet et Word dokument i Captia og evt. knyttet det til sag og part.


____________________________________________________________________________________________

Opret Word dokument og gem det i Captia
Du kan gemme et Word dokument i Captia.




   1.   Åbn Word
   2. Skriv i dokumentet

   3.   Klik på             for at gemme dokumentet i Captia

   4. I registreringsvinduet der åbner skriver du en sigende titel i feltet

   5.   Vælg en passende dokumenttype ved

   6. Klik på                                               og vælg den sag, du vil tilknytte
        dokumentet til, eller indtast søgekriterier. Hvis du ikke vælger en sag, vil dokumentet blive
        tilknyttet din skrivebordssag.

   7. Vælg evt.

   8.   Du kan arkivere dokumentet ved at vælge
                                                                                                        8
Flyt dokument til anden sag
Du kan flytte et dokument fra en sag til en anden.




   1. Åbn det dokument du vil flytte på 3. faneblad

   2. Klik på       og vælg

   3. I vinduet der åbner, skal du klikke på                         for at vælge den sag dokumentet skal
       flyttes til eller skriv sagens nr eller titel i tekstfeltet                  Skriv her

   4. Hvis du har klikket på Flyt til sag, så klik på                         i det nye vindue

   5. Klik i afmærkningsfeltet        ved den sag dokumentet skal knyttes til

   6. Klik på
   7. Du kan nu vælge at arkivere dit dokument på den nye sag ved at sætte flueben ved



   8. Klik på


 Dokumentet er nu flyttet fra en sag til en anden. Bemærk, at dette kun gælder dokumenter med
 aktnr 0. Er et dokument arkiveret skal det i stedet omjournaliseres.


Flyt flere dokumenter på en gang
Hvis du har flere dokumenter på en sag, du gerne vil flytte til en anden sag, kan du flytte dem
samlet i en arbejdsgang.




   1. Åbn den sag, hvor du har en række dokumenter, du vil flytte.

   2. Åbn listen over dokumenter ved at klikke på                              i menulinjen

   3. Marker de dokumenter du vil flytte med et flueben i afmærkningsfeltet


                                                                                                            9
   4. Klik på funktioner                og vælg

   5. Klik på                for at vælge den sag dokumenterne skal flyttes til

   6. Klik på                    i det nye vindue der åbner

   7. Klik i afmærkningsfeltet      ved den sag dokumenterne skal flyttes til

   8. Klik på
   9. Du kan nu vælge at arkivere dine dokument på den nye sag ved at sætte flueben ved



   10. Klik på


 Du har nu flyttet flere dokumenter fra en sag til en anden i en arbejdsgang. Du kan også
 omjournalisere flere dokumenter på en gang.




Omjournaliser dokument
Er et dokument arkiveret på en sag kan det omjournaliseres til en anden sag.




   1. Åbn det dokument du vil omjournalisere

   2. Klik på      og vælg

   3. Klik på                          for at vælge den sag dokumentet skal omjournaliseres til

   4. Klik på                  i det nye vindue der åbner

   5. Klik i afmærkningsfeltet      ved den sag dokumentet skal omjournaliseres til

   6. Klik på

   7. I                 kan du f.eks. skrive Dokumentet var arkiveret på den forkerte sag

   8. Klik på


 Dit dokument er hermed omjournaliseret til en anden sag. Dokumentets indhold og metadata er
 nu flyttet til den nye sag, og på den oprindelige sag vil dokumentet have fået titlen
 omjournaliseret dokument med henvisning til nyt sagsnummer.




                                                                                                  10
Importer dokument
Et dokument gemt udenfor Captia kan importeres til Captia via funktionen Importer dokument. Skal
dokumentet knyttes til en sag, kan du med fordel have sagen åben på det tredje faneblad. Så
hjælper systemet med at registrere dokumentet, på den aktuelle sag.




   1. Åbn den sag du vil importere et dokument til på 3. faneblad


   2. Klik på                     i opretlinjen

   3. Klik på

   4. I vinduet Dokumentregistrering klikker du på
   5. Find det dokument du vil importere og dobbeltklik på det

   6. Klik i feltet                                - dokumentet arver herved titlen

   7. Vælg

   8. Ved Tilstand vælger evt.

   9. Klik på


 Dokumentet er nu importeret til Captia og knyttet til den sag du havde åben på forhånd.




Registrer dokument(er) via Captia
Dokumenter gemt udenfor Captia kan importeres til Captia via Dokumentarkiv. Du kan med fordel
importere flere dokumenter ad gangen.




   1. Højreklik på                    og vælg Stifinder
   2. Find de dokumenter du vil registrere i Captia og marker dem ved hjælp af Shift eller Ctrl
   3. Højreklik på markeringen og vælg Captia

   4. Klik på                Når du bliver spurgt om du vil registrere alle filer på en gang

   5. Klik                når du bliver spurgt om alle filer skal registreres som hoveddokumenter
   6. I dialogboksen Dokumentregistrering kan du ændre dokumenttype og titel på dokumenterne

   7. Vælg

   8. Klik på         for at vælge sagen dokumenterne skal knyttes til

   9. Klik på                   i dialogboksen Vælg sag

   10. Vælg sagen

                                                                                                    11
   11. Klik på

   12. Klik på


 Dokumenterne er nu registreret i Captia og knyttet til din sag. Bemærk, at det også er muligt at
 gemme dokumenterne som bilag til et hoveddokument, ved at du siger nej til at gemme alle filerne
 som hoveddokumenter.




Slet dokument
Du kan slette et dokument i Captia.




   1. Find det dokument du vil slette og åbn det på 3. faneblad

   2. Klik på      og vælg

   3. Klik på      for at slette dokumentet


 Dokumentet er nu slettet fra Captia. Bemærk, hvis du skal slette et dokument med vedhæftede
 bilag, skal du slette bilagene, før du kan slette (hoved)dokumentet. Du sletter et bilag ved at åbne
 hoveddokumentet, vælge bilag, åbne bilaget og slette det.


Indsæt svarfrist på dokument
Når der er svarfrist på et dokument kan du med fordel indsætte det i et dokuments metadata.
Svarfristen er søgbar, så man nemt kan finde ens kommende svarfrister.




   1. Åbn det dokument du vil indsætte en svarfrist på, på 3. faneblad
   2. Klik i feltet svarfrist og skriv f.eks. +14 eller klik på kalenderikonet.

   3. Klik         i handlingslinjen


 Du har hermed indsat en svarfrist på et dokument.




                                                                                                    12
Besvar dokument
Når du skal besvare et dokument i Captia med et Worddokument kan du med fordel anvende
funktionen Besvar dokument. Så knyttes de to dokumenter automatisk til hinanden via
dokumenthenvisninger.




   1. Åbn det dokument du vil lave en besvarelse til på 3. faneblad

   2. Klik på               i handlingslinjen
   3. Vælg skabelon for dokumentet

   4. Klik på

   5. Skriv en sigende titel i feltet

   6. Vælg
   7. Bemærk sag og dokumenthenvisning tilknyttes automatisk

   8. Klik på

   9. I Word klik på           og vælg
   10. I tekstfeltet skriver du din tekst
   11. Klik på    for at gemme ændringerne i Word dokumentet (eller tast Ctrl+s)

   12. Klik på    for at lukke Word


 Du har nu oprettet en besvarelse til et dokument i Captia. Besvarelsen kan ses via dokumentets
 dokumenthenvisninger i Captia.




                                                                                                  13
Mail

Gem mail
I denne lektion kan du se hvordan man gemmer en mail i Captia, og knytter den til en sag.




   1. Åbn Outlook
   2. Marker mailen du vil gemme

   3. Klik på                for at registrere din mail i Captia




   4. Klik på        for at vælge den sag mailen skal knyttes til

   5. Klik på

   6. Klik i afmærkningsfeltet     ved den sag mailen skal knyttes til

   7. Klik på
   8. Du kan vælge at arkivere din mail undervejs som du gemmer den. Klik på

                                  og vælg

   9. Klik på


 Du har nu gemt en mail i Captia, og knyttet den til en sag.




                                                                                            14
Masseregistrer e-mails
Hvis du har flere mails i din indbakke, som hører til den samme sag, kan du vælge at registrere dem
alle sammen på en gang.




   1. Åbn Outlook
   2. Marker de e-mails du vil gemme på en sag i Captia

   3. Klik på

   4. Klik på            når du bliver spurgt om alle mails skal registreres fra samme dialog
   5. I dialogboksen Dokumentregistrering kan du se at hver mail får sit eget nummer og bliver
       gemt som hoveddokument i sagen.

   6. Klik på        for at vælge den sag mailene skal knyttes til

   7. Klik på

   8. Klik i afmærkningsfeltet    ved sagen

   9. Klik på
   10. Du kan vælge at arkivere dine mails undervejs som du gemmer dem. Klik på

                                 og vælg

   11. Klik på


 Du har nu gemt flere mails på den samme sag. Bemærk at mailene arkiveres i den rækkefølge de
 ses, i Outlook, således at den øverste mail får det laveste akt nr.




Gem mail og opret sag
Du kan følgende se, hvordan du opretter en ny sag, undervejs som du gemmer en mail.




   1. Åbn Outlook og marker den mail du vil gemme

                                                                                                 15
    2. Klik på

    3. Klik på

    4. Vælg

    5. Giv sagen en sigende titel i feltet

    6. Vælg sagsgruppe enten ved at skrive i feltet                 eller ved at klikke på      og
        derved få adgang til hele journalplanen

    7. Vælg

    8. Klik på        i Handlingslinjen for at oprette sagen

    9. Tilbage ved gem mail markerer du nu den nyoprettede sag i afmærkningsfeltet

    10. Klik på
    11. Du kan vælge at arkivere din mail, undervejs som du gemmer den. Klik på

                                   og vælg

    12. Klik på


 Du har nu gemt en mail på en ny sag, du har oprettet.




Captia arkivér udgående post
Du kan sætte Outlook op til, at skulle spørge dig om du vil registrere de mails du sender i Captia.



    1. Åbn Outlook
    2. Klik på Funktioner
    3. Klik på Captia arkiver udgående post, så der kommer et
        flueben ud for linjen
    4. For at fjerne det igen, klikker du på linjen.
        Derved forsvinder fluebenet og funktionen er deaktiveret

    5. Når funktionen er slået til klikker du på               i billedet




                                              for at gemme mailen




                                                                                                      16
Opsætning af SJ og DocID-felt

I Outlook kan du gøre det muligt nemt at se om en mail er gemt i Captia, og hvilket dokument nr. det
har fået. Når funktionen er slået til, vil der i Outlook komme et flueben ud for den gemte mail ved
feltet SJ et dokument nr ved DocId, som henviser til hvilket dokument nr mailen har fået i Captia.




   1. For at slå funktionerne til skal du højreklikke på sorteringsfeltet i din Indbakke

   2. Klik på                  i boksen der åbner




   3.                           Vælg ”Brugerdefinerede felter i Indbakke” i feltvælgerlisten


Herfra kan feltet SJ og docId trækkes op i feltlisten, ved at holde venstre musetast nede.



 Bemærk at du skal tilføje felterne for hver undermappe i Outlook.



Send mail med link til sag
Du kan fra Captia sende mails med link til enkelte sager, dokumenter og parter, såfremt modtageren
af mailen også har adgang til Captia.




   1. Åbn den sag du vil sende et link til på 3. faneblad

   2. Klik på         i Handlingslinjen og vælg
   3. I feltet Til skriver du modtagerens mailadresse
   4. Skriv en tekst i tekstfeltet

   5. Klik på


 Du har nu sendt en mail med et link til en sag i Captia. Modtageren af mailen skal bare klikke på
 linket i mailen og kommer derved direkte ind på den rette sag i Captia.




                                                                                                     17
Send mail med vedhæftet dokument




   1. Åbn det dokument du vil sende vedhæftet en mail på 3. faneblad

   2. Klik på         og vælg
   3. I feltet Til skriver du modtagerens mailadresse
   4. Skriv en tekst i tekstfeltet

   5. Klik på



 Du har nu sendt en mail med et vedhæftet dokument.




Brug mailkurv
Har du behov for at vedhæfte flere dokumenter fra Captia til en e-mail, kan du bruge Captias
mailkurv. Følgende kan du se, hvordan man kan tilføje både sager og dokumenter til en mailkurv.




   1. Klik på               og vælg din liste

   2. Marker med et flueben i afmærkningsfeltet         de sager du vil sende i en mailkurv

   3. Klik på         og vælg Tilføj - link

   4. For også at vælge dokumenter til din mailkurv klik på               og vælg

   5. Marker de dokumenter du vil samle i mailkurven med et flueben i afmærkningsfeltet

   6. Klik på         og vælg

   7. Klik på               for at se indholdet og klik på

   8. I feltet                  skriver du modtagerens emailadresse

   9. Skriv mailtekst i tekstfeltet og klik på


 Du har nu sendt en mail med både sager og dokumenter fra Captia. Bemærk, du kan bevæge dig
 frit rundt mellem sager og dokumenter i Captia og samle elementer sammen.

                                                                                                  18
Sager
Du kan i det følgende finde forskellige funktioner i forhold til behandlingen af sager i Captia.


Afslut sag
Når en sag er færdigbehandlet kan du afslutte den i Captia




    1. Åbn den sag du vil afslutte på 3. faneblad

    2. Klik på             i Handlingslinjen
    3. Klik i feltet Afsluttet og skriv + for dags dato eller klik på kalenderikonet og vælg en dato

    4. Klik på


 Du har nu afsluttet en sag i Captia og den forsvinder fra listen over åbne sager. Bemærk, at
 sagen kan genåbnes via Handlingslinjen – Genåbn sagen




Genåbn sag
Når en sag skal genåbnes i Captia skal den først søges frem.




    1. Klik                 og vælg sager

    2. Ved                      skal du vælge dit sagsbehandlernavn

    3. Skriv i feltet                      for kun at søge på afsluttede sager

    4. Klik på          eller tast Enter
    5. Find den sag, der skal genåbnes, og åbn den på 3. faneblad
    6. Klik på                    i Handlingslinjen




 Du har nu genåbnet din sag, som nu kan ses på listen Åbne sager




                                                                                                       19
Opret Oversag/undersag
Hvis to sager eller flere hører sammen kan du knytte dem til hinanden som oversag og undersag.
Derved kan du nemt danne dig et overblik over sammenhængende sager.




   1. Åbn den sag, du vil have som oversag til en anden på 3. faneblad

   2. I Funktionslinjen klikker du på           +

   3. Klik på

   4. Klik på                 i Case selector

   5. Vælg den sag der skal være undersag ved at markere den

   6. Klik på




 Du har nu knyttet en undersag til en sag, som herved er blevet til en oversag.




Kopier sag
Hvis du har behov for at oprette flere enslydende sager, kan du med fordel anvende funktionen
kopier sag. Herved opretter du en kopi af en eksisterende sag og den nye sag arver
partstilknytninger.




   1. Åbn sagen du vil kopiere på 3. faneblad

   2. Klik på     og vælg
   3. Der oprettes nu en ny sag med de samme oplysninger, som den tidligere
   4. Giv sagen en ny Titel og ændr evt. andre oplysninger

   5. Klik på




Du har nu oprettet en ny sag, som har de samme oplysninger som den tidligere sag. Bemærk, der
skabes automatisk en henvisning mellem de to sager, som skal slettes manuelt hvis man ikke ønsker
den.


                                                                                                 20
Opret erindring
Det er muligt at oprette erindringer i Captia, som kan bruges som en hjælp til at huske ting du f.eks.
skal foretage dig i forhold til en sag eller et dokument.




   1. Åbn den sag eller det dokument du vil oprette en erindring til

   2. Klik på           , og vælg

   3. Klik på                i Funktionslinjen

   4. Skriv dit brugernavn i søgefeltet, og klik på         (eller tast Enter)
   5. Klik i afmærkningsfeltet      ud for dit brugernavn

   6. Klik på

   7. Klik på     , og vælg en dato om 8 dage
   8. Klik i feltet Erindringstekst, og skriv Husk at skrive til X

   9. Klik på



 Din erindring er nu oprettet og kan ses på Forsiden under Faste lister - yderligere sagslister
 eller Faste lister - Yderligere dokumentlister

____________________________________________________________________________________________




                                                                                                   21
Grænseflade
I det følgende kan du se hvordan grænsefladen i Captia kan tilpasses dine personlige behov. En
personlig tilpasning kan være med til at give dig et hurtigt overblik og en nemmere navigation i
Captia.


Tilføj genvejsknapper




    1. Åbn et dokument på 3. faneblad
    2. Højreklik i handlingslinjen så pop-up vinduet Toolbar/Menu tilpasning kommer frem
    3. Find det menupunkt du vil have som genvejsknap
    4. Sæt flueben i rubrikken længst til venstre.
    5. Knappen vil herefter blive vist på Handlingsmenulinjen




Opsætning af grænseflade
Du kan tilpasse listevisningen i alle lister i Captia


    1. Højreklik på det listefelt du ønsker at tilpasse.




    2. Sæt flueben ud for de felter du ønsker vist, eller fjern flueben, hvis ikke du ønsker at få
        felterne vist


Opsætning af menuer og lister udføres på samme måde, ved at højreklikke på den pågældende liste,
hvorefter elementerne kan vælges eller fravælges via markering af flueben.




                                                                                                     22
Nulstilling af grænseflade
Har du ændret i opsætning af grænsefladen kan du nulstille menuer og lister, således at du vender
tilbage til standardindstillingerne.




   1. Klik på

   2.   Klik på     og vælg Nulstil listeopsætning eller Nulstil menuopsætning

   3. Klik på


 Du har nu nulstillet alle menuer og lister i Captia.




Opret fast liste og tilføj som knap
I stedet for at oprette et abonnement kan du oprette din egen faste liste over emner. Du kan f.eks.
oprette din egen liste indeholdende dine sagserindringer i de kommende 14 dage. En fast liste
oprettes med udgangspunkt i en allerede gemt søgning




   1. På forsiden vælger du                   +

   2. Klik på Handlingsikonet        ved den gemte søgning du vil oprette som fast liste

   3. Vælg
   4. Udfyld felterne




   5. Klik på

   6. På forsiden under                   er der nu oprettet en ny liste, og i Menulinjen er listen tilføjet
        som en knap.




 Du har nu oprettet en fast liste samt tilføjet den som knap i menulinjen.



                                                                                                         23
Masseret
Du kan anvende masseret, når du skal ændre det samme felt på flere elementer.




    1. Klik på              +                  så du får vist din sagsliste
    2. Marker de sager du vil masserette med et flueben
    3. Klik på              og vælg                                     +




    4. Vælg herefter

    5. Klik på



    6. Vælg dig selv i feltet



    7. Vælg den nye sagsbehandler i feltet

    8. Klik på



 Du har nu ændret sagsbehandler på to sager i én arbejdsgang.




Rediger liste
Du kan vha. rediger liste ændre i indholdet, direkte i f.eks. en sagstliste. Du kan følgende se
hvordan du f.eks. kan afslutte flere sager i en arbejdsgang.




    1. Klik på              +                  så du får vist din sagsliste

    2. Klik på           så felterne på sagslisten aktiveres

                                                                                                  24
    3. I feltet            sæt               ved de sager du f.eks. vil afslutte eller klik på
        kalenderikonet og vælg en dato

    4. Klik på        eller tast Ctrl+s


 Du har nu redigeret flere sager direkte fra sagslisten.




Adressater
I det følgende præsenteres forskellige funktioner i forhold til adressater.


Opret adressat
I det følgende kan du se hvordan man opretter adressater i Captia. Adressater skal oprettes inden
man kan knytte dem som part til dokument eller sag.




    1. Klik på                   i Opretlinjen

    2. I feltet            vælger du den type adressat du vil oprette

    3. I          skriver du fornavn og mellemnavn(e) på adressaten

    4. I           skriver du efternavn

    5. I             skriver du en evt. c/o adresse

    6. I              skriver du Gadenavn og nummer
    7. Udfyld andre relevante felter som f.eks. postnr. E-mail og telefon nr. Hvis du udfylder E-mail
        feltet, vil Captia genkende adressaten, når du får en E-mail fra denne.

    8. Klik på


 Du har nu oprettet en adressat i Captia. Denne adressat kan nu tilknyttes som part til
 dokumenter og sager i Captia.




                                                                                                    25
Opret filialadresse på en adressat
Hvis en organisation har flere kontaktpersoner, kan du oprette de enkelte personer som
filialer/underadresser til organisationen.




    1. Åbn den adressat du vil redigere på 3. faneblad

    2. Klik på           i menulinjen

    3. Klik på     ved adressen

    4. Adressen åbner hermed op – klik på Handlingsikonet         ved adressaten
    5. Vælg

    6. Skriv filialadressen i

    7. Vælg

    8. Klik på




Afslut adressat
Når en adressat ikke længere er aktuel, skal den afsluttes i Captia. Når adressater først er oprettet
kan de ikke slettes i systemet igen.




    1. Åbn den adressat du vil afslutte

    2. Skriv i feltet
    3. Klik på


 Du har nu afsluttet en adressat i Captia. Adressaten kan ikke længere knyttes til sager eller
 dokumenter.


                                                                                                        26
Søgning
For at gøre din søgning mere præcis, kan du med fordel bruge nedenstående søgeoperatorer.


Søgeoperatorer

     Operator            Tegn                     Funktion                                  NB
Jokertegn            *              Jokertegnet *, benyttes til at       Joker tegn kan benyttes i
                                    erstatte et eller mange tegn.        fritekstsøgefelter, søgesider og pop-
                                                                         up vinduer.
Spørgsmålstegn       ?              Spørgsmålstegnet ?, benyttes til
                                    at erstatte et og kun et tegn.
Hat (Cirkumfleks)    ^              Når søgningen ikke skal skelne       Hatten kan benyttes på søgesider
                                    mellem små og store bogstaver        f.eks. i felterne Titel og Tekst.
Tomt felt            =""            Når et felt ikke skal være udfyldt   Benyttes i søgesider. I listefelter skal
                                                                         du bruge <Tom>.
Udfyldt felt         <>""           Når et felt skal være udfyldt        Benyttes i søgesider. I listefelter skal
                                                                         du bruge <Udfyldt>.
OR                   |              Skrives mellem to emneord. Fx        Både tegnet | og OR (or) kan
                                    hvis en sag skal indeholde mindst    benyttes.
                     OR             et af de indtastede emneord
AND                  &              Skrives mellem to emneord. Fx        Benyttes i søgesider.
                     AND            hvis du vil finde en sag hvor
                                    begge emneord er påført sagen        Både tegnet & og AND (and) kan
                                                                         benyttes.
NOT                  ~              Tekstfelter                          Benyttes i søgesider.
                     NOT            Benyttes når der er ord du vil       Både tegnet ~ og NOT (not) kan
                                    fravælge i din søgning               benyttes.
WITHIN               WITHIN         Kan bruges når et bestemt felt       Operatoren WITHIN kan kun benyttes
                                    skal indgå i søgningen               i fritekstsøgefelter


Relative datoer

               +           Dags dato

               +1          Datoen fremskrives med en dag

               +1u         Datoen fremskrives med en uge

               +1m         Datoen fremskrives med en måned

               +1å         Datoen fremskrives med et år



               -1          Datoen tilbageskrives med en dag

               -1u         Datoen tilbageskrives med en uge

               -1m         Datoen tilbageskrives med en måned

               -1å         Datoen tilbageskrives med et år


                                                                                                                27
Fritekstsøgning
Fritekstsøgning findes to steder i Captia. Det ene fritekstsøgefelt er altid tilgængeligt, i øverste højre
hjørne af Captia, mens det andet findes øverst under søgefanen.
I fritekstsøgefeltet kan du søge på alle ord og tal, som er indekseret i Captia. Det er uanset, om det
er indtastet i et felt, eller om det står i et indskannet dokument. En fritekstsøgning skelner ikke
mellem store og små bogstaver.
Fritekstsøgningen er særlig god hvis emnet er unikt. Det kan være et sagsnummer, et
dokumentnummer eller nogle unikke ord. Er man ikke ret specifik, kan man risikere at få rigtig
mange søgeresultater. Man kan dog bruge søgeoperatorerne og filtreringen til at indsnævre
søgeresultatet.
____________________________________________________________________________________________


Søg efter sag
Du kan følgende se, hvordan man kan bruge fritekstsøgningen i Captia. I fritekstsøgefeltet kan du
vælge om du vil søge specifikt på sager, dokumenter eller parter, ved at klikke på et af felterne.
Klikker du på Søg søger du på tværs af de tre kategorier.




    1. I fritekstsøgefeltet kan du skrive det, du vil søge efter, f.eks. et sags nr., titlen på en sag
        eller et dokument nr.

    2. Klik på          for at søge på indenfor sager, dokumenter og parter


    3. Klik på                          for at søge specifikt inden for sager
    4. Vælg dokumenter for at søge specifikt inden for dokumenter
    5. Vælg adressater for at søge specifikt inden for adressater




 Når man anvender fritekstsøgefeltet, er det en god ide at søge så snævert som muligt, da man
 ellers kan få meget brede søgeresultater frem.

____________________________________________________________________________________




                                                                                                         28
Søgefanen

På søgesiden kan du søge efter Sager, Dokumenter eller Adressater. Du kan søge på alle felter,
som det enkelte emne er oprettet med.




Søg efter sag
Du kan følgende se hvordan man kan bruge sagssøgning til at finde en bestemt sag. Sagen kan
fremsøges på de oplysninger den er registreret med.




   1. Før musen ind over søgefanen                  og vælg sager

   2. Skriv f.eks. sagens titel i feltet
   3. Eller søg på sagens sagsgruppe

   4. Når du har udfyldt dine søgekriterier klikker du på


 Du får nu vist den eller de sag(er), der matcher dine søgekriterier.




                                                                                              29
Søg efter dokument
Du kan følgende se hvordan man kan bruge dokumentsøgning til at finde et bestemt dokument.
Dokumentet kan fremsøges på de oplysninger det er registreret med.




    1. Før musen ind over søgefanen og vælg

    2. Søgefanen skifter nu farve                           hvilket indikerer, at du søger på dokumenter

    3. Skriv f.eks. dokumentets titel i feltet
    4. Søg på svarfrist f.eks. fra dags dato og 14 dage frem ved at skrive



    5. Eller søg på dokumenter med dig som sagsbehandler ved at vælge feltet

    6. Klik på


 Du får nu vist det eller de dokument(er), der matcher dine søgekriterier.




Søg efter part
Du kan følgende se hvordan man kan bruge partsøgning til at finde en bestemt part. Parten kan
fremsøges på de oplysninger den er registreret med.




    1. Før musen ind over søgefanen                              og vælg parter


    2. Søgefanen skifter nu farve                           hvilket indikerer, at du søger på parter
    3. Skriv f.eks. partens Navn i Navn 1
    4. Eller skriv partens adresse i Adresse 1

    5. Klik på


 Du får nu vist den eller de part(er), der matcher dine søgekriterier.

_______________________________________________________________________________________________________




                                                                                                           30
Gem søgning
Har du behov for at udføre den samme søgning ofte, kan du med fordel gemme en søgning. En gemt
søgning kan du genfinde på Forside under mine søgninger.




   1. Udfyld søgesiden med de søgekriterier du vil gemme din søgning på

   2. Vælg
   3. I dialogboksen Gem søgning som skriver du det din søgning skal hedde
   4. I feltet Beskrivelse kan du skrive en uddybende tekst

   5. Klik på


 Du har nu gemt en søgning, som kan ses på Forsiden under Faste lister - søgninger




Opret abonnement
Hvis du fast vil modtage en e-mail med f.eks. de svarfrister du har oprettet på dokumenter, de
erindringer du har oprettet eller bestemte typer af sager, kan du oprette et abonnement på en
søgning. Bemærk at søgningen først skal være oprettet. Når abonnementet er oprettet vil du
automatisk modtage mail med de oplysninger det er oprettet med.




   1. Start med at åbne den gemte søgning du vil lave et abonnement på ved at klikke på

                     på forsiden og vælg
   2. Klik på din søgning så den åbner

   3. Klik på

   4. Klik på
   5. I vinduet der åbner skriver du en Titel og udfylder andre relevante felter



                                                                                                 31
  6. Klik      for at gemme abonnementet
  7. Du skal nu vælge hvem der skal modtage abonnementet ved at klikke på




  8. Fremsøg modtager af abonnement

  9. Klik på


Du har nu oprettet et abonement som kan findes på Forsiden under Faste lister –
abonnementer. Bemærk at et abonnement kan oprettes til flere modtagere, samt sættes til
inaktiv, hvis man i en periode ikke ønsker at modtage mails på abonnementet.




                                                                                          32
Workflow
I Captia er der tre typer workflow:

Forelæggelse
En forlæggelse er en række af opgaver, der udføres i et lineært forløb.

Godkendelse
En godkendelse er en forelæggelse af en opgave. Det er typisk et dokument som forelægges og skal
godkendes.

Høring
En høring er en samling af opgaver, der løses samtidigt. Det kan fx være et dokument som sendes i
høring hos flere aktører, som alle skal tage stilling til dette.


Du kan lave workflow på både dokumenter og sager




Workflow på en sag.




Workflow på på et dokument.




                                                                                               33
Forelæggelse af dokument




  1.   Åbn det dokument du vil forelægge.

  2. Klik på     Handlingsikonet og vælg

  3. Navngiv forelæggelsen i feltet

  4. Klik på               for at fremsøge modtager af forelæggelsen

  5. Indsæt dato og tidsfrist i feltet

  6. Du kan evt. lave en beskivelse af forelæggelsen i feltet

  7. Klik på         for at starte forelæggelsen
  8. Workflowet er sat i gang og der vises nu et ikon for at der er en opgave på dokumentet.




  9. Hvis du vil have et overblik over aktive workflow kan du klikke på   Workflow ikonet




                                                                                               34
Godkendelse af dokument




  1. Åbn det dokument du vil have godkendt

  2. Klik på     Handlingsikonet og vælg

  3. Navngiv godkendelsen i feltet
  4. Vælg godkender ved at skrive navn på modtagerens navn eller initialer i listeruden




  5. Indsæt dato og tidsfrist i feltet

  6. Du kan evt. lave en beskivelse af godkendelsen i feltet

  7. Klik på         for at starte godkendelsen
  8. Workflowet er sat i gang og der vises nu et ikon for at der er en opgave på dokumentet.




  9. Hvis du vil have et overblik over aktive workflow kan du klikke på   Workflow ikonet




                                                                                               35
Høring




  1. Åbn det dokument du vil sende i høring

  2. Klik på      Handlingsikonet og vælg

  3. Navngiv høringen i feltet

  4. Klik på               for at fremsøge modtager af høringen

  5. Indsæt dato og tidsfrist i feltet

  6. Du kan evt. lave en beskivelse af høringen i feltet

  7. Klik på          for at starte høringen
  8. Workflowet er sat i gang og der vises nu et ikon for at der er en opgave på dokumentet.




  9.   Hvis du vil have et overblik over aktive workflow kan du klikke på   Workflow ikonet
  10. Her vil du kunne se høringens tilstand og evt. kommentarer




                                                                                               36

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:6
posted:6/23/2012
language:
pages:37