Informe al 30 de marzo del 2008

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Informe al 30 de marzo del 2008 Powered By Docstoc
					AI-002-2010
13 de enero del 2010


Señoras
Integrantes
Junta Directiva


Título:                                 Informe de labores correspondientes al año 2009
Tipo de oficio:                         Informe de Labores


      En cumplimiento a lo dispuesto en el Acuerdo Número 11 del Acta Número 42-2007,
les remitimos el informe de las labores realizadas en el año 2009.

            Con toda consideración.




Ema Rebeca Alfaro Araya
Auditoría Interna

         Unidad de Planificación Institucional
         Archivo




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                                 Teléfonos Institucionales (506) 253-8066/253-8096. Apartado 59-2015 Registro Público. Página http. www.inamu.go.cr
                                      Dirección, Granadilla Norte de Curridabat, del taller Wabe 100 metros Este 25 Sur telefono INAMU 253-2706
                                    Email: auditoría@inamu.go.cr, Dirección Auditoría, detrás de Spoon Los Yoses, teléfono fax auditoría 253-2706
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1                     INTRODUCCIÓN ............................................................ 3


2                     INFORME DE LABORES ............................................... 3
2.1                   Aspectos que han afectado el accionar de la Auditoría Interna .......................4

2.2                   Cuadro General de resultados ............................................................................4

2.3                   Labores de mejoramiento de la Auditoría Interna ..............................................6

2.4                   Labores Preventivas ............................................................................................6

2.4.1                 Servicios preventivos no sujetos a seguimiento .....................................................6
2.4.1.1               Conversaciones de Control Interno .............................................................. 6
2.4.1.2               Legalización de libros ................................................................................... 6
2.4.1.3               Consultas ..................................................................................................... 7

2.4.2                 Servicios preventivos sujetos a seguimiento ..........................................................8
2.4.2.1               Asesorías ..................................................................................................... 8
2.4.2.2               Advertencias................................................................................................. 8

2.5                   Servicios a posteriori ...........................................................................................9

2.5.1                 Informes de control interno .....................................................................................9

2.5.2                 Informe de Relación de hechos ............................................................................12



3     ANEXO MATRIZ PRESENTADA A PLANIFICACIÓN
INSTITUCIONAL COMO INFORME ANUAL .......................... 13




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                                 Teléfonos Institucionales (506) 253-8066/253-8096. Apartado 59-2015 Registro Público. Página http. www.inamu.go.cr
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                                    Email: auditoría@inamu.go.cr, Dirección Auditoría, detrás de Spoon Los Yoses, teléfono fax auditoría 253-2706
1 Introducción
     Se presenta el informe de labores de la Auditoría Interna del INAMU correspondiente al
primer trimestre del año 2009.

      Se incluye un anexo con la matriz que se presenta a Planificación Institucional sobre
los resultados anuales de la Auditoría Interna.

2 Informe de labores
             El informe se presenta de acuerdo con lo que consideramos sus dos fines principales:

                     a) Servir como base para que la Junta Directiva pueda evaluar la labor de la
                        Auditoría Interna

                     b) Evaluar la implementación de las recomendaciones por la Administración Activa

     Se presenta con el mismo formato que se presentó el informe correspondiente a
noviembre (oficio AI-101-2009):.

a)      La sección de la evaluación del funcionamiento de la Auditoría Interna:
        i)         Se incluye un cuadro con los resultados generales de las labores de la Auditoría
                   Interna.
        ii)        Los aspectos de mejoramiento de la Auditoría Interna

b)      La sección sobre los servios prestados por la Auditoría Interna
        i)         Aspectos informativos de otras labores desarrolladas y que no requieren
                   seguimiento por parte de la Administración y que se refieren principalmente a
                   Conversaciones de Control Interno y Libros de actas1
        ii)        A los servicios preventivos (Asesorías, Advertencias2)
        iii) Los servicios a posteriori o llamadas de fiscalización (Informes de Control Interno,
             Relaciones de Hechos e Informes de Seguimiento de Recomendaciones)


             1
        En el caso de que alguno o algunos de los oficios relacionados con los libros de actas
requieran de seguimiento por parte de la Administración Activa se indicará en la Sección de
Seguimiento.
             2
         Como se indicó si algún oficio relacionado con la legalización de libros requiere seguimiento
se incluirá en esta sección.




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                                 Teléfonos Institucionales (506) 253-8066/253-8096. Apartado 59-2015 Registro Público. Página http. www.inamu.go.cr
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2.1 Aspectos que han afectado el accionar de la
    Auditoría Interna
      Las labores de la Auditoría se han visto seriamente afectadas por la crisis informática
que tiene el INAMU, y que en nuestro caso particular, las computadoras fueron revisadas
hasta el día 30 de marzo, y se dio por resultado que ambas computadoras deben ser
formateadas, Informática formateo la computadora de la Licda. Katia Muñoz e indicaron que
faltaba formatear la de Ema Rebeca Alfaro Araya, hasta la fecha no se ha realizado esta
labor. Ambas computadoras se encuentran con niveles de rendimiento muy bajos, lo cual
incluye hasta el momento de emisión de este informe, es decir enero del 2010. Si esta
situación no se ha ve reflejada en los resultados de esta dependencia es por el esfuerzo
adicional que las funcionarias se han visto obligadas a hacer. Sin embargo, en el caso de la
actualización a la página WEB, la meta está en un estado lamentable, y esta situación se
debe precisamente a la problemática planteada.

      Es necesario, también, indicar que la reformulación del Plan de trabajo de la Auditoría
Interna quitó una parte importante del tiempo disponible. Amén de que a final de año se
recibió el oficio 11554 de la Contraloría General de la República trasladando una denuncia
voluminosa.



2.2                   Cuadro General de resultados
      En este informe se presenta un cuadro general con los resultados de las labores de la
Auditoría Interna. Este cuadro facilita la evaluación de la función, ya que se cuenta con un
porcentaje global de cumplimiento de las metas de la Auditoría Interna.

      El desfase se calcula teniendo en cuenta que todas y cada una de las metas deberían
estar al 100% del Plan Anual de Trabajo de la Auditoría Interna, que es el porcentaje al que
debería encontrarse las labores de auditoría una vez concluido el año.

            El porcentaje global de cumplimiento del Plan de Trabajo se ubica en 91,5%




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                                                                                                                                  Conteo                                        %                Días         Dias    %        Nota
            Activid                                                                             de Meta Meta             Meta             Ajuste            Total                     % de
                                                 Nombre del estudio                                                                 de                              Saldo     cumpli             en el Ajuste ajust s/total    global
              ad                                                                               ma POI PAT                2009             Manual            Real                     desfase
                                                                                                                                  oficios                                     miento             PAT          ados de días    Auditoría
                                                                                               nda
           Informe de Control Interno                                         2      2       4      5           161%              161%       61%      112       55 173
             Informe de Control Interno pendientes del año 2008                             2 El % se obtiene sobre los días del 2009 (no se cuentan los del 2008, que ya fueron contemplados)
                Estudio sobre Índices y Planificación (quedo al 80% en el 2009)                          95%     95%               95%                          50    50 12,2%        11,6%
                Estudio Vehículos Licitación 342-2006 (se debio reformular)                         1           100%              100%                          20    20    4,9%       4,9%
             Informe de control interno para el año 2009
                Estudio sobre contratacion administrativa                                                50%     50%               50%                 82      -70    12    2,9%       1,5%
             Otros estudios
                Solicitudes de la Contraloría General de la República                                                                                  30            36
                  Informaciòn sobre Autoevaluaciòn y SEVRI (CGR)                                    1           100%              100%                          12    12    2,9%       2,9%
                  Revisión al Manual para el ejercicio de la Auditoría Interna en el sector público 1           100%              100%                           4     4    1,0%       1,0%
                  Denuncia trasladada por la Contraloría (oficio 11554)                                                                                         20    20    4,9%       0,0%
                Estudios extraordinarios (denuncias y otros)                                                                                            0      55    55
                  Informe de horas extras caso Atención a Mujeres en condiciones de pobreza         1           100%              100%                          15    15    3,7%       3,7%
                  Informe de Control Interno, deduciones de salario                                 1           100%              100%                          20    20    4,9%       4,9%
           Informe de Relación de Hechos
                  Informe relación de Hechos, deducciones de salario 0               0       0      1           100%              100%                          20    20    4,9%       4,9%
           Informe Seguimiento de Recomendaciones                                                          1                  1          1                      1    0,00      100%                       10    10    2,4%        2,4%
           Asesoría                                                                            si          4                  4          0                      0    (4,00)      0%   -100%        10      -6    4    1,0%        0,0%
           Advertencia                                                                                     5                  5          4                      4    (1,00)     80%    -20%        10      -2    8    2,0%        1,6%
             Consultas de la Administraciòn (verbales)                                         si                                                  21          21    21,00     100%      0%                 9    9    2,3%        2,3%
           Libro de actas                                                                      si                           12          10                     10    (2,00)     83%      0%        20      -8   12    2,9%        2,4%
           Conversación de Control Interno                                                                         12       12           1                      1   (11,00)      8%    -92%        12     -10    2    0,5%        0,0%
           Informe Anual                                                                                   1         1        1          1                      1    0,00      100%      0%         4       4    8    2,0%        2,0%
           Informe de labores                                                                                        3        3          3                      3    0,00      100%      0%        10      -2    8    2,0%        2,0%
           Planeamiento Anual de labores                                                                                      1          1                      1    0,00      100%      0%        32     15    47   11,5%       11,5%
             Clima organizacional de la Auditoría Interna (actividades)                                                       1               100%              1    0,00      100%      0%                      0    0,0%        0,0%
             Diagnóstico y plan de capacitación del personal de la Auditoría                                                  1               100%              1    0,00      100%      0%                      0    0,0%        0,0%
          Actividades de mejoramiento de la Auditoría Interna
ProgramáticaInforme de Mejoras a la Auditoría Interna                       1                                        1        1          1                     1      0,00     100%      0%        25           25    6,1%        6,1%
ProgramáticaInforme de Autoevaluación de la Auditoría                                                                1        1          1                     1      0,00     100%      0%        25           25    6,1%        6,1%
               Manual de la Auditoría Interna                                                                                 1                80%           80%     (0,20)     80%    -20%        15      -5   10    2,4%        2,0%
               Metodología aseguramiento de la calidad                                                                        1                90%           90%     (0,10)     90%    -10%        15      -2   13    3,2%        2,9%
               Metodología de evaluación del trabajo realizado por la Auditoría                                               1               100%             1      0,00     100%      0%        15           15    3,7%        3,7%
               Revisión de legajos año anterio                                                                                1               100%             1      0,00     100%      0%         5      5    10    2,4%        2,4%
                       Capacitación de las funcionarias                                                    8                  8          7                      7    (1,00)     88%    -13%        37     -10   27    6,6%        5,8%
           Atención de denuncias                                                               si                                                    3          3    3,00      100%      0%        12           12    2,9%        2,9%
           Revisión Página WEB                                                                                                                       0          0    0,00        0%   -100%                      0    0,0%        0,0%

                                                                                                                                                                                               Total de horas
                                                                                                                                                                                                   359 43,31    408 100,0%    91,5%
           C:   mié. 13 / 01 / 2010 14:45
           G:   jue. 22/06/2012 02:20:00
                                                                                                                  Oficio: 00522cf2-5d20-4e41-bb0e-915f8af56bd8.doc
           I:   p.m.22 / 06 / 2012 14:20
                vie.
                                                                                                                                                   Página 5 de 15
                                            Email: auditoría@inamu.go.cr, Dirección Auditoría, detrás de Spoon Los Yoses, teléfono fax auditoría 253-2706
2.3                    Labores de mejoramiento de la Auditoría
                       Interna
      Durante el año 2009 se desarrollaron algunas de las tareas que están relacionadas con
el mejoramiento de los sistemas de trabajo de la propia Auditoría Interna:

                                 Se desarrollo la autoevaluación de la Auditoría Interna.

                                 Revisión de software de gestión de Auditoría Interna. Se recibió la capacitación
                                  por parte de la empresa contratada y se han realizado algunas pruebas, las
                                  cuales se han visto entorpecidas por la crisis informática del INAMU.

                                 Aspectos de aseguramiento de la calidad (mandato de la Contraloría General
                                  de la República)



2.4                    Labores Preventivas
      Como ya se indicado las labores preventivas de la Auditoría Interna se refieren a:
asesorías, advertencias, legalización de libros y Conversaciones de Control Interno. Debido
a se requiere dar seguimiento, únicamente, a las asesorías y las advertencias, sólo éstas se
incluyen en este apartado.



2.4.1 Servicios preventivos no sujetos a seguimiento
     En este apartado se detallan las labores relacionadas con las Conversaciones de
Control Interno, legalización de libros, y otras tareas que se desarrollaron en el 2009.

2.4.1.1 Conversaciones de Control Interno
      Debido a la crisis informática esta tarea se encuentra atrasada y hasta la fecha sólo se
ha realizado una conversación de control interno.

2.4.1.2 Legalización de libros
     Los siguientes 10 oficios fueron emitidos en cumplimiento de las funciones de razones
de apertura y cierre

     N    Oficio                      Fecha            Razón                                                                     Unidad
      1 AI-005-                     20/02/2009 Apertura libro de ac-                          Junta Directiva
        2009                                   tas 19
      2 AI-006-                     20/02/2009 Apertura libro de ac-                          Comisión de Control Interno y SERVÍ
        2009                                   tas 2
      3 AI-011-                     14/04/2009 Cierre libro de actas                          Junta Directiva
        2009                                   No. 18
C:    mié. 13 / 01 / 2010 14:45
G:    jue. 22/06/2012 02:20:00
                                                                                                        Oficio: 00522cf2-5d20-4e41-bb0e-915f8af56bd8.doc
I:    p.m.22 / 06 / 2012 14:20
      vie.
                                                                                                                                         Página 6 de 15
                                  Email: auditoría@inamu.go.cr, Dirección Auditoría, detrás de Spoon Los Yoses, teléfono fax auditoría 253-2706
 N    Oficio                         Fecha            Razón                                                                     Unidad
  4 AI-014-                        29/04/2009 Apertura libro de ac-                          Junta Directiva
    2009                                      tas 20
  5 AI-045-                        24/06/2009 Cierre libro de actas                          Junta Directiva
    2009                                      No. 19
  6 AI-056-                        12/08/2009 Apertura libro 1                               Registro de usuarias, vía telefónica del Centro de
    2009                                                                                     Información (CIO)
  7 AI-057-                        12/08/2009 Apertura libro 1                               Registro de usuarias, presenciales del Centro de
    2009                                                                                     Información (CIO)
  8 AI-064-                        24/08/2009 Apertura libro 2                               Apertura de ofertas
    2009
  9 AI-067-                        31/08/2009 Apertura libro 2                               Refrendo Interno de contratos
    2009
 10 AI-088-                        14/10/2009 Apertura libro de ac-                          Junta Directiva
    2009                                      tas 21


2.4.1.3 Consultas
     De acuerdo con la Ley de Control Interno3, la Auditoría Interna puede realizar
únicamente: asesorías a la Junta Directiva o advertencias al resto de la administración.

       Sin embargo, se han atendido 21 consultas ya sean telefónicas o presenciales a
diferentes partes de la administración (Asesoría Legal, Coordinación Financiera, CIO y
Políticas Públicas, Secretaría de Junta Directiva, Coordinación Financiera, Dirección
Administrativa Financiera, Programa de mujeres en condiciones de pobreza, Recursos
Humanos). Estas consultas se relacionan con el accionar de la Auditoría Interna, y han
buscado como fin por parte de la Administración el tener mejores elementos para tomar
decisiones.

      Esta Auditoría Interna considera de gran importancia el mantener y mejorar este
sistema de consultas, a fin de que la Administración cuente con mejores elementos de juicio




            3
                La Ley de Control Interno, (8292) establece:

            “Artículo 22.—Competencias. Compete a la auditoría interna, primordialmente lo siguiente:

            …

       d) Asesorar, en materia de su competencia, al jerarca del cual depende; además, advertir a los
órganos pasivos que fiscaliza sobre las posibles consecuencias de determinadas conductas o
decisiones, cuando sean de su conocimiento.

            …”
C:   mié. 13 / 01 / 2010 14:45
G:   jue. 22/06/2012 02:20:00
                                                                                                       Oficio: 00522cf2-5d20-4e41-bb0e-915f8af56bd8.doc
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     vie.
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                                 Email: auditoría@inamu.go.cr, Dirección Auditoría, detrás de Spoon Los Yoses, teléfono fax auditoría 253-2706
y en dado caso, se disminuyan las advertencias (a posteriori) en que se indiquen las posibles
consecuencias negativas de los actos4.

      En las consultas, la Auditoría Interna ha indicado que nuestra opinión no sustituye la
decisión que en todo caso recae en la Administración.



2.4.2 Servicios preventivos sujetos a seguimiento

2.4.2.1                          Asesorías
            No se han realizado asesorías durante el periodo.

2.4.2.2 Advertencias
      En el 2009 se han emitido las siguientes tres advertencias, a las cuales no se les ha
realizado seguimiento debido al poco tiempo transcurrido desde su emisión hasta la fecha de
este informe de labores.

Oficio               Fecha                 Dirigido           Dependencia                     Asunto                                      Indicación

AI-              29/06/2009               Master             Planificación             SERVI                         Consideramos que inicialmente el IN-
046-                                      Irene              Institucional                                           AMU debería de abocarse a identificar
2009                                      Brenes                                                                     y tratamiento los riesgos globales de
                                                                                                                     la institución y luego proceder en cas-
                                                                                                                     cada. Por lo que sugerimos que se
                                                                                                                     realice la tarea de esa forma a fin de
                                                                                                                     que el INAMU cuente con ese instru-
                                                                                                                     mento para la toma de decisiones.
AI-              09/06/2009               Licda              Presidenta                Estructura del                Consideramos que la estructura del
024-                                      Mayra              Ejecutiva                 Área Financiero               Área Financiero Contable, debió estar
2009                                      Díaz                                         Contable                      compuesta por las dependencias de
                                          Méndez                                                                     Registros (Contables y Presupuesta-
                                                                                                                     rios) y Tesorería
AI-              09/06/2009               Licda              Presidenta                Duplicación de                se realice esta definición y se determi-
025-                                      Mayra              Ejecutiva                 Funciones y Re-               ne claramente el accionar para todas
2009                                      Díaz                                         gionalización                 las oficinas regionales en su área de
                                          Méndez                                                                     influencia, y eliminar la posible duplici-
                                                                                                                     dad de atención a las comunidades
AI-              28/10/2009               Master             Presidencia               Contraloría de                la contraloría de servicios dependerá
092-                                      Mayra              Ejecutiva                 Servicios                     del máximo jerarca" por lo que consi-
2009                                      Díaz                                                                       deramos que el nombramiento de este
                                          Méndez                                                                     puede debe ser hecho por Junta Direc-
                                                                                                                     tiva
                                                                                                                     Se debe observar que la ubicación
                                                                                                                     física de la Contraloría de servicios sea
                                                                                                                     cercana a donde se prestan servicios


            4
       En el caso del INAMU, la palabra o término “Advertencia” por parte de la Auditoría Interna tuvo
y mantiene una connotación negativa.
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                                 Email: auditoría@inamu.go.cr, Dirección Auditoría, detrás de Spoon Los Yoses, teléfono fax auditoría 253-2706
2.5                   Servicios a posteriori5
            Para el 2009 se tiene programada la entrega de:

                                El Estudio de vehículos, Licitación Pública 342-2006 (solicitado por la
                                 Contraloría General de la República como estudio de segundo piso) Oficio
                                 INAMU-AI-08-110, el cual fue anulado mediante el oficio INAMU-AI-08-116, se
                                 entregó mediante el oficio AI-048-2009. (era del 2008)

                                El estudio sobre Planificación e índices, se encuentra a un 95% de avance (era
                                 del 2008). Esta en la fase de revisión del informe final. Este proceso se vio
                                 afectado por el ingreso de la Denuncia de la Contraloría General de la
                                 República, así como a la reformulación del Plan de Trabajo de la Auditoría
                                 Interna.

                                En el Plan de Trabajo para el 2009 se determinó realizar el estudio sobre
                                 Contratación Administrativa, el cual se encuentra al 50%

     En el 2009 se han realizado los siguientes servicios a posteriori que no se encontraban
contemplados en el Plan Anual de Trabajo:

                                Originado en una serie de consultas, se determinó la realización de un estudio
                                 sobre el pago de horas extras en el Programa Atención a Mujeres en
                                 condiciones de pobreza (informe AI-055-2009)

                                Debido a un traslado de documentos, esta Auditoría Interna también efectuó un
                                 estudio adicional, sobre las deducciones de planilla efectuadas en el INAMU.
                                 Estudio del cual se despendieron dos informes, uno de control interno (AI-069-
                                 2009) y el otro una relación de hechos (AI-071-2009)



2.5.1 Informes de control interno
      En el siguiente cuadro se observan las recomendaciones hechas con base en los
informes que la Auditoría Interna ha emitido.

      Debido a que como se indicó en el oficio AI-001-2010 se está a la espera que las
diferentes dependencias remitan la información actualizada sobre el estado de las



            5
          Debido a que el informe AI-093-2009 (recién emitido) es un informe de seguimiento de recomendaciones, en el
presente informe no se incluye el apartado de seguimiento, tal y como se ha acostumbrado en estos informes

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I:   p.m.22 / 06 / 2012 14:20
     vie.
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                                 Email: auditoría@inamu.go.cr, Dirección Auditoría, detrás de Spoon Los Yoses, teléfono fax auditoría 253-2706
recomendaciones no se incluye el estado en este informe, sino únicamente la
recomendación

Oficio                  Fecha                   Dirigido                  Título              Recomenda-                              Recomendación
                                                                                              ción dirigida
                                                                                                    a
AI-              30/06/2009                  Integrantes            Reformula-               Junta Directiva           Realizar las gestiones necesarias
048-                                         Junta Direc-           ción Informe                                       ante las instancias correspondientes
2009                                         tiva                   Compra de                                          a fin de solventar el problema del
                                                                    Vehículos                                          faltante de plazas de chófer que ac-
                                                                    Licitación                                         tualmente tiene el INAMU,
                                                                    Pública 342-                                       Instruir a las instancias correspon-
                                                                    2006                                               dientes a fin de que las futuras adqui-
                                                                                                                       siciones de bienes y servicios del
                                                                                                                       INAMU no sólo contemplen las nece-
                                                                                                                       sidades sino también la capacidad de
                                                                                                                       la Administración tanto para usar co-
                                                                                                                       mo para supervisar o controlarlos


                                                                                             Presidencia               Instruir a la Dirección Administrativa
                                                                                             Ejecutiva                 Financiera a fin de que verifique la
                                                                                                                       información que remita a la Auditoría
                                                                                                                       Interna así como a las demás instan-
                                                                                                                       cias tanto internas como externas
                                                                                                                       Realizar las gestiones necesarias a
                                                                                                                       fin de que los vehículos que hace
                                                                                                                       falta por asignar a las Oficinas Regio-
                                                                                                                       nales les sean asignados, ver punto
                                                                                                                       5.3 Vehículos de las Oficinas Regio-
                                                                                                                       nales
                                                                                                                       La Administración Activa del INAMU
                                                                                                                       debe buscar hacer un uso más inten-
                                                                                                                       sivo de los vehículos por parte de los
                                                                                                                       y las funcionarias del INAMU, para lo
                                                                                                                       cual debe establecer acciones atrac-
                                                                                                                       tivas y que permitan el mejor desarro-
                                                                                                                       llo de las actividades
                                                                                             Dirección Ad-             Girar las instrucciones respectivas y
                                                                                             ministrativa              realizar las revisiones correspondien-
                                                                                             Financiera                tes a fin de que los expedientes de
                                                                                                                       Contratación Administrativa faciliten
                                                                                                                       la ubicación y lectura de los docu-
                                                                                                                       mentos, t
AI-                 05/08/2009               Master May-            Informe de               Dirección Ad-             1. La Administración Activa debe to-
055-                                         ra Díaz                Horas Extras,            ministrativa              mar las previsiones correspondientes
2009                                         Méndez                 caso Aten-               Financiera                y que consideren los diferentes ins-
                                             Presidenta             ción a Muje-                                       trumentos de trabajo que incluyen las
                                             Ejecutiva              res en condi-                                      aplicaciones o sistemas informáticos,
                                                                    ciones de                                          a fin de que no se presenten nueva-
                                                                    pobreza                                            mente situaciones como la descrita
                                                                                                                       en el punto 2.1 Falta de previsión
                                                                                                                       página 4




C:   mié. 13 / 01 / 2010 14:45
G:   jue. 22/06/2012 02:20:00
                                                                                                       Oficio: 00522cf2-5d20-4e41-bb0e-915f8af56bd8.doc
I:   p.m.22 / 06 / 2012 14:20
     vie.
                                                                                                                                      Página 10 de 15
                                 Email: auditoría@inamu.go.cr, Dirección Auditoría, detrás de Spoon Los Yoses, teléfono fax auditoría 253-2706
Oficio                  Fecha                   Dirigido                  Título              Recomenda-                              Recomendación
                                                                                              ción dirigida
                                                                                                    a
                                                                                                                       2. Tomar la decisión que corresponde
                                                                                                                       como administración activa sobre si
                                                                                                                       realiza la reclasificación del gasto. Si
                                                                                                                       decide realizar la reclasificación del
                                                                                                                       gasto deberá contar con el visto bue-
                                                                                                                       no por escrito de la persona respon-
                                                                                                                       sable del programa al cual se va a
                                                                                                                       cargar el gasto. (ver punto 2.2 Recla-
                                                                                                                       sificación del gasto página 4
                                                                                                                       3. Establecer el procedimiento formal
                                                                                                                       a fin de que se cuente con el visto
                                                                                                                       bueno previo a la ejecución de un
                                                                                                                       proceso que involucra fondos de un
                                                                                                                       determinado programa, de la persona
                                                                                                                       responsable de dicho programa (ver
                                                                                                                       punto 2.3 Autorización previa de la
                                                                                                                       encargada del programa página 4)
                                                                                                                       4. Se les recuerda que se debe cum-
                                                                                                                       plir con el carácter y los tres requisi-
                                                                                                                       tos de las horas extras, tal como lo ha
                                                                                                                       establecido la Contraloría General de
                                                                                                                       la República (ver punto 2.4 Carácter
                                                                                                                       de las horas extras página 5)
                                                                                                                       5. Establecer el procedimiento co-
                                                                                                                       rrespondiente y adecuado a fin de
                                                                                                                       que toda provisión presupuestaria
                                                                                                                       deba ser realizada de manera ade-
                                                                                                                       cuada y con un monto determinado
                                                                                                                       (ver punto 2.5 Obligación presupues-
                                                                                                                       taria sin monto página 6
AI-                 21/09/2009               Master Mayra            Informe sobre            Presidencia              Velar porque las recomendaciones
069-                                         Díaz Méndez             denuncia de              Ejecutiva                giradas a Dirección Administrativa Fi-
2009                                         Presidencia             Recursos                                          nanciera sean acatadas en el plazo
                                             Ejecutiva               Humanos                                           establecido
                                                                                              Dirección                Elaborar un documento formal que
                                                                                              Administrativa           regule con detalle los procedimientos
                                                                                              Financiera               estándar que deben emplearse, con
                                                                                                                       respecto al orden de aplicación para
                                                                                                                       las retenciones de cooperativas, ban-
                                                                                                                       cos, y/o entes financieros diversos.
                                                                                                                       Ver punto 5.2 y 5.4
                                                                                                                       En dicho documento se debe estable-
                                                                                                                       cer, entre otras cosas, que cuando un
                                                                                                                       funcionario/a no tienen liquidez para
                                                                                                                       retenerles las deducciones de un
                                                                                                                       crédito, no se aplique tampoco las
                                                                                                                       deducciones de ahorro como la “Pen-
                                                                                                                       sión Complementaria” tal y como lo
                                                                                                                       establece el artículo 69 k) del Código
                                                                                                                       de trabajo sin excepción. Ver punto 5.4
                                                                                                                       Establecer los mecanismos adecuados
                                                                                                                       de revisión para el pago de tiempo
                                                                                                                       extraordinario y hacer hincapié en la
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                                                                                                       Oficio: 00522cf2-5d20-4e41-bb0e-915f8af56bd8.doc
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     vie.
                                                                                                                                      Página 11 de 15
                                 Email: auditoría@inamu.go.cr, Dirección Auditoría, detrás de Spoon Los Yoses, teléfono fax auditoría 253-2706
Oficio                  Fecha                   Dirigido                  Título              Recomenda-                              Recomendación
                                                                                              ción dirigida
                                                                                                    a
                                                                                                                       normativa de la Contraloría General de
                                                                                                                       la República y el Reglamento de pa-
                                                                                                                       go Tiempo Extraordinario del INAMU.
                                                                                                                       Ver punto 5.3
                                                                                                                       Velar porque las recomendaciones
                                                                                                                       giradas a Recursos Humanos sean
                                                                                                                       acatadas en el plazo establecido
                                                                                              Recursos                 Aplicar un control estricto en lo que
                                                                                              Humanos                  respecta a la revisión de las planillas,
                                                                                                                       principalmente si una o varias de las
                                                                                                                       funcionarias que las revisa tiene un
                                                                                                                       alto compromiso salarial.
                                                                                                                       Ejercer una eficaz revisión a las conci-
                                                                                                                       liaciones de cada cooperativa. Ver
                                                                                                                       punto 5.4
                                                                                                                       Establecer que cuando un funciona-
                                                                                                                       rio/a no tienen liquidez para retenerles
                                                                                                                       las deducciones de un crédito, no se
                                                                                                                       aplique tampoco las deducciones de
                                                                                                                       ahorro como la “Pensión Complemen-
                                                                                                                       taria” tal y como lo establece el artículo
                                                                                                                       69 k) del Código de trabajo sin excep-
                                                                                                                       ción. Ver punto 5.4




2.5.2 Informe de Relación de hechos
      Mediante el oficio AI-071-2009 del 23 de setiembre del 2009 se le entregó a la
Presidenta Ejecutiva del INAMU, Master Mayra Díaz, la Relación de Hechos correspondiente
al estudio de deducciones de planillas hecho por esta Auditoría Interna, conteniendo una
única recomendación que consiste en la apertura del procedimiento administrativo
correspondiente.




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     vie.
                                                                                                                                      Página 12 de 15
                                 Email: auditoría@inamu.go.cr, Dirección Auditoría, detrás de Spoon Los Yoses, teléfono fax auditoría 253-2706
     3                     Anexo Matriz presentada a Planificación Institucional como
                           informe anual
 METAS (2008)                                                                                                                                  Indicador
                                  ACTIVIDADES SEMESTRALES                                                                                                  Fórmula (es-
  /PRODUCTO                                                                                                                                    de Gestión
                                                                                                                                                           cala de des-       Anual        Factores influyentes
 FINAL O RELE-                                                                                                                                 y/o de Re-
                             I Semestre                         Anual                                                                                        empeño)
     VANTE                                                                                                                                     sultados
6.2.1.1.1. Infor- Al 30 de junio del 2008 realiza- Realizar las 9 acciones de me-                                                              Eficacia   Acciones des-       100% Se entregó el informe de de Mejo-
mes de estudos o das las 4 acciones de mejora      joras propuestas en el Plan de                                                                         arrolladas / 9           ras a la Auditoría Interna
auditorias        propuestas en el Plan de Mejo- Mejoramiento de la Auditoría                                                                             (número de
                  ramiento                         Interna que fue desarrollado en                                                                        acciones pla-
                                                   el 2008 para desarrollarse en el                                                                       neadas)
                                                   2009. Incluye las actividades
                                                   pendientes del Plan anterior
                  Presentado a Junta Directiva el                                                                                              Eficacia     Realizar la     100% Se presento a la Junta Directiva el
                  informe del proceso de Auto-                                                                                                              autoevaluación       Indorme del Proceso de Autoeva-
                  evaluación de la Auditoría in-                                                                                                            de la Auditoría      luación, el cual incluyó el cuadro
                  terna para el año 2008                                                                                                                    Interna              general de las mejoras por hacer
                                                                                                                                                                                 (acumulado)
6.2.1.1.2. Infor-                Hacer 1 informes finales de                             Hacer 2 informes finales de                           Eficacia     Cantidad In-    100% Se han entregado 5 informes de
mes de Auditoría                 auditoría y estudios especiales                         auditoría y estudios especiales                                    formes reali-        Control Interno y 1 informe de Re-
y Estudios Espe-                 de auditoría con base en las                            de auditoría con base en las                                       zados/ Canti-        lación de Hechos. Además se rea-
ciales                           normas de Auditoría y los li-                           normas de Auditoría y los li-                                      dad Informes         lizó un informe de análisis prelimi-
                                 neamientos de la Contraloría                            neamientos de la Contraloría                                       programados          nar de una denuncia traslada por
                                 General de la República para                            General de la República para                                       (en %)               la Contraloría General de la Re-
                                 mejorar el sistema de control                           mejorar el sistema de control                                                           pública
                                 interno y el cumplimiento de la                         interno y el cumplimiento de la
                                 legislación y norm                                      legislación y norm

                                                                                                                                               Eficiencia   Cantidad de       100% Se emitieron más informes de los
                                                                                                                                                            tiempo inverti-        que se tenía planeado, por lo que
                                                                                                                                                            do / cantidad          se logró una mayor eficiencia prin-

     C:   mié. 13 / 01 / 2010 14:45
     G:   jue. 22/06/2012 02:20:00
                                                                                                            Oficio: 00522cf2-5d20-4e41-bb0e-915f8af56bd8.doc
     I:   p.m.22 / 06 / 2012 14:20
          vie.
                                                                                                                                           Página 13 de 15
                                      Email: auditoría@inamu.go.cr, Dirección Auditoría, detrás de Spoon Los Yoses, teléfono fax auditoría 253-2706
METAS (2008)                                                                                                                                   Indicador
                                                             ACTIVIDADES SEMESTRALES                                                                        Fórmula (es-
 /PRODUCTO                                                                                                                                     de Gestión
                                                                                                                                                            cala de des-     Anual         Factores influyentes
FINAL O RELE-                                                                                                                                  y/o de Re-
                                                   I Semestre                                                 Anual                                           empeño)
    VANTE                                                                                                                                      sultados
                                                                                                                                                            de tiempo pro-           cipalmente en lo que respecta al
                                                                                                                                                            yectado                  uso del tiempo
6.2.1.1.3          Emitit dos oficios de asesoría a                                      Emitir 4 oficios de Asesoría a la Eficacia                         Cantidad ofi-   0%       La Junta Directiva solicitó asesor-
.Asesoría a la     la Junta Directiva durante el                                         Junta Directiva durante el año.                                    cios realizados          ías ante esta Auditoría, por esto no
Junta Directiva    primer semestre. En estos ofi-                                        (2 informes en el segundo se-                                      / Cantidad ofi-          se ha cumplido con el número de
en materia de la   cios se debe analizar las posi-                                       menstre)                                                           cios progra-             oficios previstos
competencia        bles consecuencias de deter-                                                                                                             mados (en %)
                   minadas decisiones o se re-
                   cuerde normativa vinculante
                   para mejorar la efectividad de
                   la administración así
6.2.1.1.4 Adver- Emitir 5 oficios de advertencia                                         Emitir 10 oficios de advertencia Eficacia                          Cantidad ofi-   80%       Se emitieron 4 oficios de adver-
tencia al Jerarca a los diferentes componentes                                           a los diferentes componentes                                       cios realizados          tencia a la Junta Directiva y 10
u otros compo-     de la Administración activa con                                       de la Administración activa con                                    / Cantidad ofi-          consultas verbales asesoramientos
nentes de la Ad- base en la normativa vigente                                            base en la normativa vigente                                       cios progra-             a la Administración activa. Este
ministración Acti- así como las sanas prácticas                                          así como las sanas prácticas                                       mados (en %)             proceso se ha visto perjudicado
va                 de control interno sobre prácti-                                      de control interno sobre prácti-                                                            por la crisis informática.
                   cas o procedimientos y las po-                                        cas o procedimientos y las po-
                   sibles implicaciones adminis-                                         sibles implicaciones administra-
                   trativas, civile                                                      tivas, civil
6.2.1.1.5 Apertu- Realizar todas las razones de                                          Realizar todas las razones de    Eficacia                          Cantidad de      83%     Se emitieron 10 oficios relaciona-
ra de Libros       apertura y cierre de libros me-                                       apertura y cierre de libros me-                                    razones reali-           dos con Libros de actas, pero que-
                   diante de acuerdo con la nor-                                         diante de acuerdo con la nor-                                      zadas / Canti-           daron dos oficios pendientes del
                   mativa aplicable, para cumplir                                        mativa aplicable, para cumplir                                     dad de solici-           año anterior, esto por cuanto in-
                   con la Ley de Control Interno y                                       con la Ley de Control Interno y                                    tudes presen-            gresó una denuncia de la Contra-
                   en salvaguarda de la informa-                                         en salvaguarda de la informa-                                      tadas (en %)             loría y a la reformulación del Plan
                   ción que se incluya o se haya                                         ción que se incluya o se haya                                                               de trabajo de acuerdo con las soli-
                   incluido en dichos libros.                                            incluido en dichos libros.                                                                  citudes de la Junta Directiva




     C:   mié. 13 / 01 / 2010 14:45
     G:   jue. 22/06/2012 02:20:00
                                                                                                            Oficio: 00522cf2-5d20-4e41-bb0e-915f8af56bd8.doc
     I:   p.m.22 / 06 / 2012 14:20
          vie.
                                                                                                                                           Página 14 de 15
                                      Email: auditoría@inamu.go.cr, Dirección Auditoría, detrás de Spoon Los Yoses, teléfono fax auditoría 253-2706
  METAS (2008)                                                                                                                                 Indicador
                                    ACTIVIDADES SEMESTRALES                                                                                                Fórmula (es-
   /PRODUCTO                                                                                                                                   de Gestión
                                                                                                                                                            cala de des-   Anual        Factores influyentes
 FINAL O RELE-                                                                                                                                 y/o de Re-
                              I Semestre                         Anual                                                                                       empeño)
      VANTE                                                                                                                                    sultados
6.2.1.1.6 Informe Emitir el informe anual sobre     Se emite el informe en el pri-                                                             Eficacia   Porcentaje de    100% El informe anual correspondiente a
anual             las funciones realizadas por la mer semestre                                                                                            avance del            la labor realizada en el 2008 ya fue
                  auditoría de manera compara-                                                                                                            informe anual         entregado a Junta Directiva
                  tiva de las metas establecidas
                  con los logros o acciones des-
                  arrolladas el fin de que la Junta
                  Directiva tenga un panorama
                  claro sobre las funciones des-
                  arrolladas.
6.2.1.1.7 Se-     Realizar un informe de el se-     Se emite el informe en el pri-                                                             Eficacia    Cantidad In-   100% Se entregó a Junta Directiva el
guimiento de re- guimiento de recomendaciones mer semestre                                                                                                 formes reali-       informe de seguimiento de reco-
comendaciones     mediante la realización de un                                                                                                            zados/ Canti-       mendaciones. Y adicionalmente se
                  estudio que determine el avan-                                                                                                           dad Informes        emitieron oficios a los y las titula-
                  ce de la Administración en el                                                                                                            programados         res subordinadas que tenían re-
                  cumplimiento de las recomen-                                                                                                             (en %)              comendaciones que de acuerdo
                  daciones emitidas por la Con-                                                                                                                                con nuestros controles se encuen-
                  traloría General de la Repúbli-                                                                                                                              tran pendientes de ejecución o en
                  ca, Auditores Externos                                                                                                                                       proceso
6.2.1.1.8 Capa- Participación de las funciona-      Actualizar los conocimientos                                                               Eficacia    Cantidad acti- 88% Se participó en 7 actividades de
citación          rias de la Auditoría Interna en   del personal de la Auditoría,                                                                          vidades reali-      capacitación. Dos capacitación que
                  al menos 4 procesos formativo mediante la participación en                                                                               zadas / Canti-      fueron contratadas fueron suspen-
                  en el primer semestres            por lo menos 8 cursos en el                                                                            dad activida-       didas por los organizadores, por lo
                                                    año tanto nacionales como in-                                                                          des programa-       que no se pudo cumplir el 100% de
                                                    ternacionales para mantener y                                                                          das (en %)          la meta
                                                    perfeccionar los conocimientos
                                                    del personal de Auditoría con el
                                                    fin de mejorar lo




     C:   mié. 13 / 01 / 2010 14:45
     G:   jue. 22/06/2012 02:20:00
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     I:   p.m.22 / 06 / 2012 14:20
          vie.
                                                                                                                                           Página 15 de 15
                                      Email: auditoría@inamu.go.cr, Dirección Auditoría, detrás de Spoon Los Yoses, teléfono fax auditoría 253-2706

				
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