Get documents about "PowerPoint Presentation
Document Sample
Asset
Information
Welkom in deze Trainingspresentatie voor AIM
Management
Versie 5.0
05-01-2010
Ken uw weg in
Documentatie
& Data Land.
A Franken
Deze trainingspresentatie wordt u aangeboden door de Documentatiebeheerder van RVC & RTA RCT
Asset
Beste AIM gebruiker.
Information
Management
• De doelstelling van deze training is om
kennis op te doen of op te frissen.
• Nieuwe AIM gebruikers wil ik altijd aanraden om
contact op te nemen met de AIM Focal Point
binnen uw afdeling om een meer uitgebreide training te
volgen.
• Indien geen AIM Focalpoint aanwezig is, neem dan
contact op met de afdeling REA/6 of CEID (Moerdijk)
Zij kunnen ook uitgebreide training sessies verzorgen.
• In deze trainings modules worden dus niet alle
AIM mogelijkheden uitgelegd.
Ik heb een keuze gemaakt uit een aantal meest gebruikte handelingen.
• Raadpleeg bij vragen ook eens de web pagina van
Shell Online Supportt. Klik vanuit de AIM Navigator op
HELP LEARNING GUIDE A Franken
RCT
Asset
Information
Management
Maak met uw muis een keuze
uit de overige modules:
1. Inleiding
2. Het aanloggen in AIM.
3. Het zoeken van documenten.
4. Het tonen van documenten.
5. Het printen van documenten.
6. Redlining van Documenten in Autovue.
7. De commenting Route in Staffware.
8. De Import Approval Route in Staffware.
9. Het geven van “Textual Comment”
10 Het vergelijken van 2 documenten in Autovue
11 Extra, de VTA/VTV Route A Franken
RCT
Asset
Information
Management
Welkom bij de module Inleiding.
In deze module worden
Een aantal basis begrippen
uitgelegd.
Toch wil ik u er nadrukkelijk op
wijzen dat er op het web nog veel
meer informatie te lezen valt.
• Ga naar de SNR site
• Kies de webpagina’s van REA/6
A Franken
Deze inleiding duurt 5 minuten RCT
Inleiding. Asset
Information
Management
Wat is AIM?
• AIM is het elektronische Document Management Systeem
van SHELL.
• AIM is GEEN losstaand programma, maar een
onderdeel, c.q module van SAP.
De gebruiker werkt dus eigenlijk in SAP.
• AIM staat voor: Asset Information Management
A Franken
RCT
Inleiding. Asset
Information
Management
AIM bestaat uit de volgende toepassingen.
1 Navigator:
Dit is het programma wat wij gebruiken om te zoeken.
2 AutoVue:
Dit is het programma wat wij gebruiken om documenten
te tonen en om te Redlinen.
3 K2 Black Peark:
Dit is het programma wat verantwoordelijk is voor de elektronische
route die een document kan afleggen.
A Franken
RCT
Inleiding. Asset
Information
Management
We praten over een ASSET,
maar wat is dan een ASSET?
• Is een verzamelnaam van onze:
fabrieken of units, onze static en rotating equipment.
onze instrumenten.
Kortom onze bedrijfsmiddelen, onze activa.
• Iedere Asset is gekoppeld aan een Functional Location.
Een Functional Location is een unieke naamgeving in SAP waardoor
het mogelijk is om informatie in de vorm van data of als document
te kunnen opslaan en beheren.
A Franken
RCT
Inleiding. Asset
Information
De Hiërarchie van een Functional Location. Management
Binnen SAP kennen we verschillende niveaus.
Categorie-1 Site niveau.
Raffinaderij = N011
Chemie = N014
Moerdijk = N013
Categorie-2 Plant niveau.
CC2 = N011-CC2
Categorie-3 Unit niveau.
kraaksectie CC2 = N011-CC2-6100
Categorie-4 Tag niveau.
Regenerator V3 = N011-CC2-V3
Bij het benoemen van een Tag op niveau-4 nemen we de unit
Opmerking:
niet mee. In de spreektaal hebben we het over de regenerator van
de CC2 en niet over de regenerator van de unit 6100 van de CC2 A Franken
RCT
Inleiding. Asset
Information
Management
Van iedere Asset zijn gegevens beschikbaar en die
verdelen wij in:
1. Asset data
De technische gegevens van een stuk equipment en die worden
opgeslagen en beheerd in:
Rotating SAP.
Static IDMS
Instrumentatie INTOOLS ( indien geïmplementeerd)
2 Asset documentatie.
Alle Tekeningen, beschrijvingen, werkinstructies, inspectie & onderhoud
rapporten en die worden opgeslagen en beheerd in AIM.
Dit kan zijn als document of opgeslagen in een dossier.
A Franken
RCT
Inleiding. Asset
Information
Management
AIM brengt een werkwijze met zich mee
waarbij expliciete rollen zijn weggelegd t.b.v het
beheer van al die documentatie.
Ieder document in AIM bezit:
1 Een Eigenaar ( Owner)
Is de hoogst verantwoordelijke binnen een afdeling.
2 Een Inhoudelijk Beheerder ( Content Manager)
De persoon die verantwoordelijk is voor de inhoud van het document.
3 Een Administratief Beheerder (Librarian)
De persoon die verantwoordelijk is dat het document op de juiste wijze
volgens geldende Shell voorschriften in AIM geladen is en juist geïndiceerd.
( Indiceren wil zeggen het toekennen van attributen en trefwoorden.)
Tevens mag hij documenten IN en UIT AIM halen.
4 Sommige documenten hebben ook een Toetser
De persoon die naast de Inhoudelijke Beheerder een document controleert
en toetst na een wijziging. A Franken
RCT
Inleiding. Asset
Information
Management
• Binnen Shell kennen wij documenten die vallen
onder:
“Centraal Beheer” of onder “de-Centraal Beheer.”
• Centraal Beheer
Betekent dat het document op een centrale plaats beheert wordt.
Voor SNR/SNC Pernis is dit de afdeling REA/6 in het CK.
Voor SNC/Moerdijk is dit de afdeling CEID.
• De-Centraal Beheer
Betekent dat het document op de afdeling zelf beheert wordt.
• Voor alle duidelijkheid, we spreken hier uiteraard wel over
ADMINISTRATIEF beheer en niet over INHOUDELIJK beheer.
A Franken
RCT
Inleiding. Asset
Information
Management
Veel gebruikte AIM termen.
• Live document.
Is een document welke aangepast ( mag) worden.
Denk b.v aan werkinstructies, checklijsten, PEFS, maar ook
alle technische tekeningen van onze equipment.
• Non Live document.
Is een document dat nooit gewijzigd mag worden.
Denk b.v aan registraties zoals een verslag of een certificaat.
• Workflow Controled document.
Is een document dat alleen als nieuwe revisie in AIM geladen kan worden,
nadat het een formele goedkeuringsroute heeft doorlopen.
Dit kan per documentklasse ingesteld worden.
A Franken
RCT
Inleiding Asset
In AIM mag u soms een WILDCARD
Information
gebruiken, maar wat is dat? Management
Het is in feite niets anders dan een * dat je op de plaats
zet van letters of cijfers die je niet weet.
Voorbeeld-1 (U zoekt document met doc-id R-0532325-0001):
• U vult in bij doc.id: R-0532325
resultaat: AIM komt met niets, Want –0001 heeft u niet ingevuld.
• U vult in bij doc.id: R-0532325*
resultaat: AIM komt nu met 23 documenten.
Voorbeeld-2:
• U zoekt documenten met “ergens” in de titel het woordje fakkel.
Geef in bij Title* : *fakkel* en AIM vindt voor u bijna 1000 documenten
A Franken
AIM heeft wel enige tijd nodig om te zoeken, bedenk er zijn 1 miljoen documenten. RCT
Asset
Information
Management
Keer terug naar het Hoofd Menu:
HOME
A Franken
RCT
Asset
Information
Management
Welkom bij module-2.
Het aanloggen in AIM.
A Franken
Deze module duurt 0,5 minuuut. RCT
Module-2 Asset
Information
Het aanloggen in AIM.
Management
• Bovenstaand het nieuwe icoontje van AIM
• Of ga naar Start Programs AIM EDMS AIM EDMS
A Franken
RCT
Asset
Information
Management
Keer terug naar het Hoofd Menu:
HOME
A Franken
RCT
Asset
Information
Management
Welkom bij module-3.
Het Zoeken van documenten
in AIM.
A Franken
Deze module duurt ongeveer 12 minuten. RCT
Module-3 Asset
Information
Management
Met “de Navigator” gaan wij documenten zoeken in
AIM.
Dat kunnen wij doen op 2 verschillende manieren
• Methode-1
via Search Document scherm
• Methode-2
via Search Functional Location scherm
Maak uw keuze.
A Franken
RCT
Methode-1 Module-3 Asset
Information
Ga naar Search en Management
vervolgens naar documents.
A Franken
RCT
Module-3
Asset
Information
Management
In de huidige versie van de Navigator bestaat
de mogelijkheid te kiezen uit 2 zoekschermen
•Een simpel zoekscherm
•Een uitgebreid zoekscherm
De keuze om gebruik te maken kunt u vastleggen zodat de Navigator
Bij het opstarten iedere keer met het scherm van uw voorkeur komt.
In de bovenbalk ga naar:
•Help
•Kies User Preferences
•Zet het vinkje aan/uit om
uw keuze te bepalen.
A Franken
RCT
Module-3 Asset
Information
Management
Onderstaand ziet u het uitgebreide zoekscherm
Via de button “Simple” kunt u wisselen tussen
het simpele en het uitgebreide zoekscherm
A Franken
RCT
Module-3 Asset
• Enige tips voor het gebruik
Information
van het zoekscherm. Management
• U hoeft niet alle velden in te vullen maar
bedenk wel, dat alles wat U invult, voor AIM een absolute eis is
waar het document aan moet voldoen.
• Als er achter de veldnaam een * staat, dan mag u een wildcard
gebruiken.
• Opm: hoe meer velden er ingevuld worden des te langer duurt het
zoeken zeker als er ook gebruik gemaakt is van Wildcards.
• Als u weinig invult krijgt u veel documenten. ( misschien teveel.)
• Als u veel invult krijgt u weinig documenten. ( misschien geen.)
• TIP, als het zoekresultaat veel documenten oplevert, sorteer uw documenten dan eens in
een bepaalde volgorde, b.v op document klasse of op discipline.
• of verfijn uw zoekopdracht.
• Zoeken in AIM kunt u een beetje vergelijken met zoeken op internet, zoek slim.
A Franken
RCT
Module-3 Asset
Information
Management
Het zoekscherm van AIM
Wilt u Uitleg
hebben over alle
veldnamen.
• JA
• NEE
Maak uw keus.
A Franken
RCT
Module-3 Asset
• Wat is: Id*
Information
Management
* Sterretje betekent dat u gebruik
mag maken van een wildcard.
• Ieder document heeft een uniek nummer eventueel nog gevolgd door een sheet
nummer.( b.v R-0123456-0001 )
• Hier moet dit unieke nummer worden ingevuld.
• Het nummer kan b.v zijn: R-Nummer, T-Nummer, TC-nummer, of een afdelingsnummer
b.v: RCT-2004-0035 of RHP.02.2005 of RSP-2004-0034.
• Tip: vul achter het nummer een * in, misschien zijn er wel sheets aanwezig. A Franken
RCT
Module-3 Asset
• Wat is: Autorisatie Groep
Information
Management
* Sterretje betekent dat u gebruik
mag maken van een wildcard.
• De Autorisatie Groep bepaalt wie het administratieve beheer heeft
van het document.
b.v: afd.REA/6 = NR00, afd. RVC=NRE0, afd. RHP=NRD0
• Je kunt deze Autorisatie Groep gebruiken in je zoekopdracht
A Franken
RCT
Module-3 Asset
• Wat is: Titel.*
Information
Management
* Sterretje betekent dat u gebruik
mag maken van een wildcard.
• Hier kunt u een trefwoord invullen als u zeker weet, dat dit woord in de titel
voorkomt.
• Leer uzelf aan om te beginnen met een * en te eindigen met een *
• Bij het zoeken van b.v een Caps en Pluggenlijst vul in: *caps*
A Franken
RCT
Module-3 Asset
• Wat is: Content items.*
Information
Management
* Sterretje betekent dat u gebruik
mag maken van een wildcard.
• In deze versie van AIM kunnen we voortaan ook IN een document zelf zoeken
op een woord of zin
LET OP:
Dit zoekcriteria mag alleen gebruikt worden in combinatie met een ander
zoekcriterium, zoals b.v een FLOC.
A Franken
RCT
Module-3 Asset
• Wat is: Discipline.
Information
Management
• In dit veld kunt u als zoek criterium een vakdiscipline kiezen uit de treklijst .
• AIM zal dan alleen documenten zoeken van die betreffende vakdiscipline.
• enkele vakdisciplines zijn b.v:
Operation, Civil, Rotating, Static, Inspection, enz.
A Franken
RCT
Module-3 Asset
• Wat is: Document soort.
Information
Management
• In dit veld kunt u als zoek criterium een document soort kiezen uit de lijst.
• AIM zoekt dan alleen die soorten documenten op.
• Bekende document soorten zijn b.v:
Werkinstructie, Procedure, Checklijst, PEFS, Process Control Narative,
I.O.M. Manual, Instrument Loop Diagram, Plot Plan en nog vele andere. A Franken
RCT
Module-3 Asset
• Wat is: FLOC/Equip*
Information
Management
Tip:
via de browse button kunt
u de FLOC ook opzoeken.
• Floc/Equip* = Functional Location of Equipment. id
• Dus: als u documenten wilt zoeken van de C501 op de HV5 vul dan in:
N011-HV5-C501 en druk op search. [ Let op de SAP schrijfwijze.]
• Let op: Het document moet dan uiteraard wel op Tag niveau geïndiceerd in AIM
zitten en dat is helaas nog niet altijd zo.
Sommige documenten zijn geïndiceerd op unit niveau of op Plant niveau. A Franken
RCT
Module-3 Asset
• Wat is: Fabrikant Doc id.*
Information
Management
• Niet alleen Shell geeft zijn documenten een uniek nummer,
maar ook de fabrikant.
Wij hebben de mogelijkheid om te zoeken op het tekeningnummer
van de fabrikant zelf.
A Franken
RCT
Module-3 Asset
• Wat is: Fabrikant.*
Information
Management
• In dit veld kunt u de naam van de fabrikant invullen.
Zodoende kunt u zoeken op alles van een bepaalde leverancier.
B.v Weesie Apparaten Bouw of Sulzer of Loher.
A Franken
RCT
Module-3 Asset
• Wat is: Revisie datum.
Information
Management
Via “Advanced”
kunt u ook een
datum range invullen.
• Deze datum geeft aan vanaf welk
moment een document geldig is.
Als u dit niet precies weet, dan kan ook
een bepaalde range worden ingevuld.
Dit kan via de advanced button.
A Franken
RCT
Module-3 Asset
• Wat is: Auteur.*
Information
Management
• Hierin kunt u de naam invullen van de persoon die het document heeft
geschreven.
Vooral bij verslagen of notities kan dit wel eens handig zijn.
A Franken
RCT
Module-3 Asset
• Wat is: Project.*
Information
Management
• Als een document gemaakt of gewijzigd is tijdens een project, en u weet het
project nummer dan kunt u door het projectnummer in te voeren zoeken
op deze documenten.
A Franken
RCT
Module-3 Asset
• Wat is: Trefwoord
Information
Management
Als U op deze button drukt
Dan krijgt U een keuze scherm
te zien met de volgende keuzes.
+ BBS Bedrijfsproces. Wordt soms gebruikt bij afdelings documenten.
+ Subgroup. Wordt altijd gebruikt bij technische documentatie denk bv
20 Column ; 22 Vessel ; 24 Furnace ; 29 Pump+Compr.
+ Terreinvak. Het Shell terrein is verdeeld in vakken zie document R-0415000.
• U kunt hier meerdere keuzes maken en bepalen of het een “or” of “and” functie is. A Franken
RCT
Module-3 Asset
• Wat is: Commentaar.*
Information
Management
• Voor dit veld is geen vaste definitie te geven, omdat het door de verschillende
documentatiebeheerders vrij gebruikt mag worden.
• Afd. REA/6 vermeldt voor een PEFS hier de datum en revisie van de
stoomwezen goedkeur. A Franken
RCT
Module-3 Asset
• Wat is: Geldig tot:
Information
Management
• Hier is ingevuld tot wanneer een document geldig is
Via de advanced button kunt u ook een Datum range invullen..
• Vooral voor Inhoudelijke Beheerders van werkinstructies / procedures met een
vastgelegde geldigheidstermijn een belangrijk hulpmiddel.
Zij kunnen nu zoeken op hun documenten die binnenkort een review nodig hebben.
A Franken
RCT
Module-3 Asset
• Wat is: Document Vorm:
Information
Management
• Hiermee kunt u zoeken op wat de verschijningsvorm van een document is, b.v
Calque.
Gescande file.
Elektronisch document.
Micro.
Hard Copy.
A Franken
RCT
Module-3 Asset
• Wat is: BBS Controlled Y/N:
Information
Management
• Als je dit invulveld op Y zet, dan betekent dit dat je
documenten zoekt die BBS Controlled zijn.
A Franken
RCT
Module-3 Asset
• Wat is: SWW indicator:
Information
Management
• De SWW indicator is bedoelt voor de administratief beheerder.
Door de SWW indicator aan te zetten maakt hij het mogelijk om dit document
oproepbaar te maken via het Shell intraweb
A Franken
RCT
Module-3 Asset
• Wat is: Revisie Status:
Information
Management
• Als je dit invulveld gebruikt, dan betekent dit dat je documenten zoekt die voldoen
aan een bepaalde revisie status, zoals b.v:
As Built, Final, Released for Construction, Vervallen enzv.
A Franken
RCT
Module-3 Asset
Information
•Voorbeeld-1:
Hoe vind ik op de meest eenvoudige manier
Management
documenten van Vat 1001 op de HDSL?.
N011-HDSL-V1001
U ziet, je
hoeft slechts
1 regel in te vullen.
Alleen de FLOC
naam is al
voldoende.
Druk op Search
A Franken
RCT
Module-3 Asset
•Voorbeeld-2: Information
Ik zoek alle Process Control Narratives van de
HV5+HV6+HV7+HV8
Management
Tip-1: Let speciaal op het gebruik van het sterretje
bij invullen zoekopdracht
PROCESS CONTROL NARRATIVE
N011-HV* Dus:
Doc. Soort = PROCESS
CONTROLL NARATIVE
FLOC/Equip* =N011-HV*
Druk op Search
A Franken
RCT
Module-3 Asset
Methode-2 Information
Documenten zoeken via Management
“Search Functional Location scherm.”
• Wij gaan EERST een Functional Location zoeken.
• Daarna de documenten die daar bij horen.
• In de bovenbalk
ga naar “Search”.
• Kies vervolgens
Functional Location.
A Franken
RCT
Module-3 Asset
Methode-2 Information
In het zoekscherm, vul hier de naam van de Management
Functional Location in.
Gebruik altijd de officiële SAP schrijfwijze.
Tip gebruik een *
en vul b.v in:
N011-HV5-P501*
dan komt AIM met
alles wat begint met P501
Zoals de P501a & de P501b
maar ook met flensconnecties.
A Franken
RCT
Module-3 Asset
Methode-2 Information
Management
De in AIM gebruikte afkorting voor Functional Location = FLOC
Dus:
• In de bovenbalk ga naar Search.
• Kies uit de treklijst Functional Location.
• Vul de Functional Location naam in volgens SAP schrijfwijze.
U mag hierbij een sterretje gebruiken, bv N011-HV5-P501*.
• Zoek uit het gevonden resultaat de Functional Location die u zoekt.
• Selecteer deze Functional Location.
• Klik vervolgens met uw Rechter muisknop en kies “Related Documents.”.
A Franken
RCT
Module-3 Asset
Methode-2 Information
Management
Onderstaand een voorbeeld.
ik zoek documenten van de HDSL-V1001
Druk op
Search.
Resultaat:
Alle documenten
van V1001 van de
HDSL.
Mits geïndiceerd
Op Tag niveau
Uiteraard.
A Franken
RCT
Module-3 Asset
Vraag: Information
• Hoe komt het toch dat AIM uw document kan vinden?
Management
Antwoord:
• Dat komt omdat de Administratief Beheerder die het
document in AIM zet dit document voorziet van vele
Attributen en Trefwoorden.
Dit noemen wij “Indiceren”
Hoe nauwkeuriger een document voorzien wordt van attributen en
trefwoorden,des te makkelijker kan de gebruiker een document vinden.
A Franken
RCT
Module-3 Asset
Onderstaand scherm toont hoe een
Information
geïndiceerd document in AIM zit. Management
U ziet dat de indiceerder in onderstaand scherm
alle vakjes goed heeft ingevuld en daarom kan de
gebruiker het document makkelijk vinden.
A Franken
RCT
Module-3 Asset
Op onderstaand scherm kunt u goed zien Information
Hoeveel en welke FLOC’s aan dit document zijn
gehangen. Management
Iedere gebruiker kan en mag deze informatie inzien, HOE?
In de Navigator, klik op het document met de Rechter muisknop
Kies vervolgens “ Show Details.”
U heeft nu wat meer
inzicht in de werking
van AIM.
Dit kan helpen bij het
Zoeken van documenten
A Franken
RCT
Asset
Information
Management
Keer terug naar het Hoofd Menu:
HOME
A Franken
RCT
Asset
Information
Management
Welkom bij module-4.
Het tonen van documenten.
A Franken
Deze module duurt 2:30 minuten RCT
Module-4 Asset
Information
Management
• Nadat we een document gevonden hebben,
willen we het uiteraard ook bekijken.
• We selecteren de regel totdat die blauw wordt en
dubbelklikken vervolgens met de Linker muisknop
• Het AIM systeem weet met welk software pakket het document
gemaakt is.
• ACAD tekeningen en gescande files worden altijd geopend door het
programma “Autovue”
• De gebruiker krijgt echter bij o.a
Word documenten, Excel files, Powerpoint documenten een keuze.
A Franken
RCT
Module-4 Asset
Information
Management
• Kies “Autovue” als u wilt dat het document getoond
wordt door AutoVue
•Kies “Use Native Application” als u wilt dat het programma
geopend wordt met het softwareprogramma waarmee uw
document gemaakt is.
A Franken
RCT
Module-4 Asset
Information
Management
• Wist u dat ACAD tekeningen, extra
informatie bezit die u zelf kunt oproepen?
• Deze informatie staat op extra layers, die de gebruiker
zelf aan of uit kan zetten.
• Extra layers met informatie zijn o.a.
• Steekflenzen.
• Afsluiters t.b.v Diffuse Emissie metingen.
• Flenzen t.b.v protocollen.
• Ingekleurde Functionele Systemen.
• Ingekleurde Operationele Systemen.
• Insluit Systemen met ingekleurde afsluiters.
En nog vele, andere nuttige informatie layers.
A Franken
RCT
Module-4 Asset
Information
Hoe kom ik bij die layers?.
Management
In Autovue kies in de bovenbalk.
Layers
U komt in nevenstaand scherm
• Als u het “vinkje”aan zet in de status kolom en vervolgens
op “OK” drukt, dan zal de betreffende layer getoond worden.
• Standaard staan deze layers dus UIT. A Franken
RCT
Module-4 Asset
Information
Het tonen van documenten.
• Een tekening kan Autovue tonen in:
Management
kleur of in zwart/wit.
• De gebruiker kan die keuze zelf instellen als volgt.
• Ga naar options Configuration
Zet het vinkje aan of uit
bij “Force to Black” A Franken
RCT
Asset
Information
Management
Keer terug naar het Hoofd Menu:
HOME
A Franken
RCT
Asset
Information
Management
Welkom bij module-5.
Het printen van documenten.
A Franken
Deze module duurt 3:00 minuten RCT
Module-5 Asset
Information
Het printen van documenten.
Management
• Als u een document geopend heeft met zijn Native”
application, dan beschikt u over de volledige
functionaliteit van het betreffende programma.
• Als u een document geopend heeft in Autovue, ga
dan naar de bovenbalk en vervolgens naar:
File. Print.
A Franken
RCT
Module-5 Asset
Information
Management
Vraag:
Kan AIM / Autovue meerdere documenten
als 1 batch tegelijk printen?
Ja, dat kan.
Dit kan voor gewone tekeningen, maar ook voor documenten
die ingepakt zijn tot een ZIP bestand
A Franken
RCT
Module-5 Asset
Het printen van documenten.
Information
Hoe kunnen wij bulkprinten van meerdere Management
documenten die in een Zip pakket zitten?
• Zoek in AIM het gewenste document.
• Selecteer het document en dubbelklik op de regel.
• Onderstaand scherm verschijnt.
• Kies voor
Use Native Application.
A Franken
RCT
Module-5 Asset
Het printen van documenten.
Information
• WinZip laat nu de inhoud van het ZIP
Management
bestand zien.
• Druk op Extract en plaats deze bestanden ergens
op uw eigen harde schijf.
A Franken
RCT
Module-5 Asset
Het printen van documenten.
Information
• Ga naar AutoVue. Management
Als Autovue nog niet actief is, start dit programma
dan zelf op.
( Start – Programs – Autovue Professional.)
• Ga naar File en vervolgens op open
A Franken
RCT
Module-5 Asset
Het printen van documenten.
Information
Management
• Als onderstaand scherm verschijnt, zoek dan de
directory op waar U uw bestanden in heeft gezet.
• Selecteer 1 bestand en druk op open.
Het bestand wordt u getoond in Autovue.
• In Autovue ga vervolgens naar:
File -- Print
A Franken
RCT
Module-5 Asset
Het printen van documenten.
Information
Management
• Onderstaand scherm zal geopend worden.
• Druk op de button
“Batch Print”.
A Franken
RCT
Module-5 Asset
Het printen van documenten.
Information
Management
• Onderstaand scherm zal geopend worden.
• Druk op “Add” ---- U ziet nu alle files staan van uw Zippakket.
Selecteer deze bestanden en druk op “open”.
• Alle bestanden die u wilt printen
staan nu allemaal in het
“Batch Print scherm.
• Druk op “OK” en in het volgende
scherm ook op “OK” A Franken
RCT
Module-5 Asset
Information
Het Bulkprinten van documenten die NIET
in een ZIP pakket zitten.
Management
• Nadat u met een zoekopdracht uw documenten
heeft gevonden, selecteer het 1e document.
• Houd de “CTRL” toets ingedrukt en selecteer uw gewenste
volgende documenten.
Let op: Bij het laatste document van uw reeks aangekomen meteen
dubbelklikken.
Gevolg:
Al uw geselecteerde
documenten worden een
voor een geopend in
AutoVue.
A Franken
RCT
Module-5 Asset
Information
In AutoVue kunt u zien dat al uw documenten
geopend zijn.
Management
Klik maar op “Window” in de bovenbalk en u ziet al uw
documenten staan.
Ga nu naar File
en
vervolgens
kies
“Print”
A Franken
RCT
Module-5 Asset
Information
We komen weer in het “Print Properties Scherm.” Management
Druk op de Button “Batch Print”
Onderstaand scherm verschijnt
Indien gewenst dan kunnen er nog
documenten worden toegevoegd of
worden verwijderd.
Druk op “OK”
A Franken
RCT
Asset
Information
Management
Keer terug naar het Hoofd Menu:
HOME
A Franken
RCT
Asset
Information
Management
Welkom bij module-6.
Het Redlinen van
documenten
in Autovue.
A Franken
Deze module duurt 4:30 minuten. RCT
Module-6 Asset
Vraag:
Information
• Wat is “Redlinen”.
Management
Antwoord:
• Een wijziging voorstel aanbrengen op een tekening.
Let op:
Hier hebben wij wel afspraken over gemaakt.
• In de kleur ROOD als iets weg gehaald moet worden.
• In de kleur BLAUW als iets nieuw is.
• De kleur Groen wordt gebruikt voor commentaar
A Franken
RCT
Module-6 Asset
Vraag:
Information
• Wie mogen er een “Redline maken”.
Management
Antwoord:
• Iedereen.
Vraag:
• Lopen wij dan geen risico dat iedereen zomaar iets gaat wijzigen?
Antwoord:
• NEE, want:
a: er wordt niet echt op het document getekend.
b: iedere wijziging aan een tekening MOET goedgekeurd worden
door de Inhoudelijke Beheerder van het betreffende document.
Dit wordt behandeld in de module over de “Commenting Route”.
A Franken
RCT
Module-6 Asset
Hoe gaan wij dan een Mark-up maken? Information
Management
•Open uw document met Autovue.
• Ga naar File Mark-up.
of
• Klik op het “Mark-up Icoontje”.
A Franken
RCT
Module-6 Asset
Information
Management
Onderstaand scherm verschijnt en de volgende vraag
wordt gesteld..
• Create a new Markup file.
of
• Choose an excisting Markup file.
Kies voor:
Create a new Markup file.
A Franken
RCT
Module-6 Asset
Information
Resultaat:
Management
• Er verschijnen een aantal teken tools,
zowel links van uw scherm,
als bovenaan.
A Franken
RCT
Module-6 Asset
Information
Onderstaand een voorbeeld van een
Gemaakte Redline in AutoVue Management
Via symbols kunt u reeds gemaakte symbolen gebruiken
U ziet:
De kleur Rood
is gebruikt, dus
dit moet weg
De kleur blauw
is gebruikt, dus
dit is nieuw
A Franken
RCT
Module-6 Asset
Information
• Het is bovendien heel eenvoudig, om tekst
en uitleg te geven voor de ACAD tekenaar.
Management
• Hiervoor gebruiken we het Icoontje genaamd
“note.”
In zo’n gele “note” kunt u zoveel tekst en uitleg geven als u wilt.
Op deze wijze is de
note opgeslagen op de
tekening.
A Franken
RCT
Module-6
Asset
Information
Management
Nieuw in Autovue.
In de nieuwe versie van AutoVue is het mogelijk om voor
PEFS een redline in kleur te printen met de basis tekening
in zwart/wit.
A Franken
RCT
Module-6 Asset
Information
Als u gereed bent met het “Redlinen” Management
dan moeten we deze Redline opslaan.
Doe het volgende:
• Ga naar File Save.
• Kies voor “Save AIM Mark-up.”
• Druk op OK.
• Nevenstaand scherm verschijnt.
• Vul in bij “Description” uw Ref.
Indicator spatie en vervolgens het doc.id
druk op de button OK A Franken
RCT
Module-6 Asset
Information
d.m.v het maken van een Redline Management
heeft u een voorstel tot wijziging aangebracht.
Maar wat gebeurt er nu?
• AIM onderzoekt wie de Inhoudelijke Beheerder
is van dit document via de WAM tabel.
• AIM stuurt dit gewijzigde document naar deze persoon.
• AIM doet dit elektronisch en gebruikt hiervoor K2 Blackpearl
• De Inhoudelijk Beheerder moet nu beoordelen of hij het eens is met
uw Commentaar en dit heet, “de Commenting Route.”
A Franken
RCT
Asset
Information
Management
Keer terug naar het Hoofd Menu:
HOME
A Franken
RCT
Asset
Information
Management
Welkom bij module-7.
De Commenting Route
in
K2 Blackpearl
A Franken
Deze module duurt 9:00 minuten. RCT
Module-7 Asset
Information
Management
• Vraag:
Wat betekent “Commenting Route.”
• Antwoord:
De Commenting Route is een elektronische route, waarbij aan
de Inhoudelijke Beheerder ( I.B.) van het document gevraagd
wordt om de aangebrachte wijziging op zijn document te
beoordelen en uiteindelijk te bepalen of:
a: De wijziging relevant is Ja of Nee.
b: De wijziging op het document verwerkt moet worden Ja of Nee.
A Franken
RCT
Module-7 Asset
Information
Management
Het programma dat de elektronische route verzorgt
van de documentatie heet:
K2 Blackpearl, of kortweg K2
Kortom:
Iedere werknemer die een rol speelt op het gebied van
documentatie dient zeer regelmatig zijn K2
postbakje controleren om te kijken of er documenten in liggen
die hij moet beoordelen.
A Franken
RCT
Module-7 Asset
Information
Management
Vraag:
Waar vind ik dan K2 en hoe moet ik aanloggen.
Antwoord:
Er is een button “Workflow” aanwezig in uw AIM EDMS logonbox.
A Franken
RCT
Module-7 Asset
Information
Management
Zodra de logonbox verschijnt, dan heeft u toegang tot:
• GSAP R/3.
• K2 Workflow
• AIM / Navigator.
A Franken
RCT
Module-7 Asset
Information
Management
Nadat u op de button “Workflow”
gedrukt heeft verschijnt na ongeveer
1 minuut onderstaand scherm.
A Franken
RCT
Module-7 Asset
Information
U zit nu in de omgeving waar uw Elektronische
postbakje is. Management
U ziet aan de linker kant de kolom “Users in Group”
Hierin vind u uw naam staan en misschien 1 of meerdere
andere namen.
U ziet aan de rechter kant de kolom “Work itmes – uw naam”
A Franken
RCT
Module-7 Asset
Information
Als er documenten in uw K2 postbakje liggen Management
dat ziet dit er als volgt uit.
A Franken
RCT
Module-7 Asset
Aandachtspunt
Information
Management
In uw postbakje kunnen 2 soorten
Berichten / documenten zitten.
1 documenten die binnen komen via de
COMMENTING ROUTE.
en/of
2 documenten die binnen komen via de
IMPORT APPROVAL ROUTE. ( zie volgend hoofdstuk)
A Franken
RCT
Module-7 Asset
1 De Commenting Route.
Information
Management
• Dit zijn documenten die door “iemand” gewijzigd zijn.
U bent Inhoudelijk Beheerder van dit document en u moet
Beoordelen of de aangebrachte wijziging relevant is, JA of NEE.
• U kunt deze documenten herkennen, in de kolom “type”
Staat dan Comment.
A Franken
RCT
Module-7 Asset
Information
We zien dat Jan Lagerwerf
3 van uw documenten heeft gewijzigd.
Management
Deze documenten worden u aangeboden
Om te beoordelen
• Selecteer een van die documenten.
• Dubbelklik erop.
A Franken
RCT
Module-7 Asset
Onderstaand scherm verschijnt.
Information
Management
Hier ziet u al het
doc-id en
de titel van het document.
Wij willen de aangebrachte
wijziging op het document gaan
beoordelen.
Klik op de button “Document”
A Franken
RCT
Module-7 Asset
Information
Management
• K2 schakelt automatisch over naar de AIM
Navigator.
• Selecteer het document en dubbelklik erop.
• BELANGRIJK:
De volgende stappen krijgt IEDERE AIM gebruiker
te zien, als hij dit document wil inzien.
A Franken
RCT
Module-7 Asset
Information
Onderstaand scherm verschijnt. Management
• IEDERE AIM gebruiker krijgt de mededeling
dat er 1 Redline op dit document is gemaakt.
Dit is nu de kracht
van het systeem.
Binnen 1 minuut na het
maken van een Redline
is deze up to date informatie
al voor alle gebruikers in te
zien.
A Franken
RCT
Module-7 Asset
Information
• AutoVue wordt geopend en wij
Management
zien nu de tekening die gewijzigd is.
• Iedere gebruiker wordt nu voor de 2e keer
gewaarschuwd dat er een wijziging op dit
document is aangebracht.
Hoe?
Er brandt een
rood lampje links
onder in beeld.
Klik 1 maal
op dit lampje.
A Franken
RCT
Module-7 Asset
Information
Management
Onderstaand scherm verschijnt.
Dit scherm zijn we al in een eerdere
module tegen gekomen.
Deze keer kiezen wij voor de button
“Choose an existing Markup file.”
Nevenstaand scherm verschijnt nu.
Selecteer “Load AIM Mark-up.”
en druk op OK.
A Franken
RCT
Module-7 Asset
Onderstaand scherm verschijnt.
Information
Opmerking: Management
Wij zien in onderstaand voorbeeld 1 naam staan, maar dit
kunnen er best wel 2 of 3 zijn als meerdere personen op dezelfde
tekening gaan Redlinen.
Let op:
Kies wel het commentaar overeenkomstig met de case description in Staffware
Selecteer de regel van de persoon van wie je de Mark-up wil inzien.
Klik daarna op
OK.
A Franken
RCT
Module-7 Asset
Information
Onderstaand scherm verschijnt.
Management
• AIM heeft de Mark-up file opgehaald en wij kunnen nu de wijziging zien.
• Als Inhoudelijk beheerder kunt u nu de wijziging beoordelen.
A Franken
RCT
Module-7 Asset
Wij gaan nu handmatig terug
naar onderstaand scherm in K2.
Information
Management
Opmerking:
De verdere stappen
gelden weer alleen voor
de Inhoudelijke Beheerder
die in K2 bezig was.
Maak nu uw keuze:
•Vond u de Mark-up
relevant of irrelevant.
• Wat is uw beslissing
Update of no update.
•Druk op Release en u bent klaar. A Franken
RCT
Asset
Information
Management
Keer terug naar het Hoofd Menu:
HOME
A Franken
RCT
Asset
Information
Management
Welkom bij module-8.
De Import Approval Route
in K2.
A Franken
Deze module duurt 5:00 minuten RCT
Module-8 Asset
Information
De Import Approval Route in Staffware.
Management
Wat is dat eigenlijk?
Binnen Shell hebben wij documenten, die dermate belangrijk zijn,
dat deze documenten, na een wijziging, goedgekeurd moeten worden
door de Inhoudelijk Beheerder, Inspectie en de Stoomwezen kamer,
alvorens zij als een nieuwe revisie in AIM geladen mogen worden.
Dat betekent dat zo’n gewijzigd document een elektronische goedkeurroute,
via Staffware, moet afleggen langs diverse personen.
De Route is ( in principe) als volgt.
Inh. Beheerder Plantinspecteur Stoomwezeninspecteur.
Dus, nadat iedereen de gewijzigde tekening goedgekeurd heeft, dan pas mag hij
als nieuwe revisie in AIM geladen worden.
A Franken
RCT
Module-8 Asset
Information
Management
• Documenten die verplicht de
“Import Approval Route” moeten volgen zijn
tot op heden …………………PEFS & GEFS
• Daarom kunt u een PEFS soms 2x tegenkomen in Staffware.
De 1e keer kan een gemaakte Redline zijn.
De PEFS wordt U aangeboden middels de Commenting Route.
Als die wordt goedgekeurd dan gaat de ACAD tekenaar aan zijn werk
De 2e keer moet een aangepaste PEFS, goedgekeurd worden voor hij als
een nieuwe revisie in AIM terug gezet mag worden.
De PEFS wordt aangeboden middels de Import Approval Route.
A Franken
RCT
Module-8 Asset
We beginnen in uw postbakje in
K2, er is al uitgelegd hoe u daar moet Information
komen.
Documenten die u aangeboden worden via Management
de “Import Approval Route” zitten in een
IMPORT BATCH.,
Wij noemen dit een “BATCH” omdat er meerdere
documenten in 1 aangeboden Batch kunnen zitten
Import Batches zijn
gemakkelijk te
herkennen, want de naam
begint altijd met:
IBPER………….
En het type is vervolgens:
Import
A Franken
RCT
Module-8 Asset
Information
Management
• Stap voor stap volgen wij nu alle
handelingen om een PEFS die reeds
gewijzigd is, goed te keuren.
• Selecteer 1 Import Batch en dubbelklik erop
A Franken
RCT
Module-8 Asset
Information
Management
Onderstaand scherm verschijnt.
Selecteer de regel.
Druk vervolgens op
View Importbatch.
A Franken
RCT
Module-8 Asset
Onderstaand scherm verschijnt.
Information
Management
• Selecteer de regel
( die wordt blauw).
• Druk nu op uw rechter
muisknop
• Er verschijnt een Pull down
menu
• Kies Documents
A Franken
RCT
Module-8 Asset
Information
U ziet dat wij intussen weer in het Management
Navigator scherm van AIM zitten.
Om het document zelf te kunnen inzien, volg de stappen
zoals al eerder is uitgelegd in de module:
“Het tonen van documenten”.
A Franken
RCT
Module-8 Asset
Information
Opmerking:
Management
• Alleen U kunt deze nieuwe revisie zien.
• De overige AIM gebruikers nog niet, want
tenslotte moet het document nog goedgekeurd worden.
• Kijk op de tekening waar het revisie driehoekje
staat. Op die plaats is er iets gewijzigd.
Tip van de ACAD tekenaar.
• Als u het revisie driehoekje moeilijk kunt vinden, zet de PEFS
in kleur op uw scherm. Het driehoekje is licht groen van kleur.
• Nieuw in AIM versie 5.0 is de Compare Functionaliteit, waarmee u de nieuwe
revisie kunt vergelijken met de oude revisie.
• Als u akkoord gaat met deze nieuwe revisie, dan kunt u hem goedkeuren.
• Ga weer handmatig terug naar K2 naar uw “Import Authorisation Scherm”.
A Franken
RCT
Module-8 Asset
In het vakje Approved kunt u Information
nu het document goedkeuren
(Y) of afkeuren (N) Management
Druk daarna op Release
A Franken
RCT
Asset
Information
Management
Keer terug naar het Hoofd Menu:
HOME
A Franken
RCT
Asset
Information
Management
Welkom bij module-9.
Textual Comment.
A Franken
Deze module duurt 3,5 minuten RCT
Module-9 Asset
Information
Management
In de module over het maken van een Redline,
heeft u geleerd dat u een document “kunt aanpassen”
In AutoVue.
Ik behandel nu de methode om met behulp van “TEKST”
Commentaar te leveren op een document.
Dat noemen wij het maken van een:
TEXTUAL COMMENT.
A Franken
RCT
Module-9 Asset
• Zoek het document op waar u Information
commentaar op gaat leveren.
Management
• Selecteer het document met de rechter muisknop.
• Kies
“New Textual
Comment”. A Franken
RCT
Module-9 Asset
Information
Management
Onderstaand scherm verschijnt.
Vul bij description in:
Uw Ref. Indicator spatie en dan het documentnummer( doc. id) in.
Dit is identiek als de afspraak bij een Redline maken.
Druk op “Next.
A Franken
RCT
Module-9 Asset
Information
Management
Onderstaand scherm verschijnt.
• In dit scherm kunt u al uw commentaar kwijt.
• Het is zelfs mogelijk om complete tekst uit een ander programma
hier in te plakken.
• Als u gereed bent drukt u op Finish.
De Inhoudelijk
Beheerder krijgt
nu automatisch een
e-mail.
Via Staffware kan hij
het commentaar
beoordelen.
A Franken
RCT
Module-9 Asset
Information
Management
Nadat iemand een Textual Comment heeft gemaakt
dan is het meteen in te zien door iedere AIM gebruiker.
Hoe?
Heel eenvoudig.
Zodra iemand een document wil inzien waar een Textual Comment op
gemaakt is, dan verschijnt onderstaand scherm.
Je krijgt dus een waarschuwing.
A Franken
RCT
Module-9 Asset
Information
Management
Let op:
Als je nu op de Button drukt “OK” dan wordt het document
geopend, maar je ziet NIET het commentaar wat erop geleverd
is.
Wat moet de gebruiker dan WEL
doen om het commentaar in te zien?
Druk op “Cancel”en je komt weer
terug in het Navigator scherm.
A Franken
RCT
Module-9 Asset
• Selecteer het document met de
Information
rechter muisknop. Management
• Een Pull down menu verschijnt.
• Kies in dit menu de optie
“Textual Comment”
A Franken
RCT
Module-9 Asset
Information
Management
• Onderstaand scherm verschijnt.
• Selecteer de regel en dubbelklik erop.
• Onderstaand scherm verschijnt.
A Franken
RCT
Module-9 Asset
Information
Management
• Kies het “tabblad” Contents om het gegeven
Textual Comment te kunnen lezen.
A Franken
RCT
Asset
Information
Management
Keer terug naar het Hoofd Menu:
HOME
A Franken
RCT
Asset
Information
Management
Welkom bij module-10.
De Compare functionaliteit
in de nieuwe Autovue
versie 19.1
A Franken
Deze module duurt 2,0 minuten RCT
Module-10 Asset
Information
Management
Deze compare functionaliteit is makkelijk om 2
revisies van een tekening met elkaar te vergelijken.
• Denk aan het werk van een Inhoudelijk Beheerder of een
inspecteur, die via Staffware een nieuwe revisie krijgt aangeboden
Werkwijze:
• Open een document wat via K2 wordt aangeboden volgens
de standaard manier
• Zoek nu de huidige revisie op die in AIM staat en open dit document ook
met Autovue
Opmerking:
U heeft dus nu 2 tekeningen geopend in Autovue
A Franken
RCT
Module-10 Asset
Information
In Autovue ga naar: Management
• Analysis
• Kies Compare
A Franken
RCT
Module-10 Asset
Information
Management
Het “Compare with” scherm verschijnt
De tekening waarmee u wilt vergelijken staat in het scherm
Selecteer deze tekening en
druk op “OK”
A Franken
RCT
Module-10 Asset
De twee versies van het document
Information
verschijnen nu bovenin
met onderin de verwijderde (rood)
Management
en toegevoegde(groen) gegevens
Nieuwe revisie
Oude revisie
Overzicht van de
A Franken
verschillen RCT
Module-10 Asset
Als wij inzoomen kunnen we duidelijk
Information
Het resultaat zien. Management
• Groen is nieuw
• Rood is weg
of verplaatst
A Franken
RCT
Asset
Information
Management
Keer terug naar het Hoofd Menu:
HOME
A Franken
RCT
Asset
Information
Management
Welkom bij module-11.
De VTA / VTV Route
A Franken
Deze module duurt 2,0 minuten RCT
Module-10 Asset
Information
Management
Een belangrijk hulpmiddel om onze documenten
up to date te houden is de:
De VTA / VTV Route
• VTA = Voorstel tot afvoer.
• VTV = Voorstel tot verplaatsing.
Kortom, als binnen uw afdeling een stuk equipment wordt afgevoerd, b.v
vanwege sloopwerkzaamheden, dan moet dit gemeld worden.
Dit is ook noodzakelijk bij het verplaatsen van een stuk equipment.
Let op: Valkuil:
Een 1 op 1 vervanging, is vaak ingrijpender dan u
zo op het eerste ogenblik zou denken. A Franken
RCT
Module-10 Asset
Information
Waarom is dit zo belangrijk Management
• Wij betalen onroerendgoed belasting
over equipment die wij al jaren niet meer hebben.
• Wij betalen verzekeringspremie over
equipment die wij al jaren niet meer hebben.
Er is berekend dat dit neerkomt op 1 MILJOEN per jaar
en daar kunnen we toch wel iets anders mee doen!!!
• IN AIM bewaren wij vele duizenden documenten van equipment
die wij al lang niet meer hebben.
Resultaat:
• Onnodige vervuiling van ons systeem, wij bewaren documenten
van gesloopte equipment.
• Dubbele informatie, b.v van de oude pomp en van de nieuwe pomp
de gebruiker loopt het risico dat hij het verkeerde document gebruikt. A Franken
RCT
Module-10 Asset
Information
Management
Dus gebruik de VTA / VTV route!
Hoe?
• Ga naar de homepage van Shell Pernis
• Ga naar Management & Documentatie.
• Kies Asset Mutatie Formulier en
druk op GO
Nadat u het elektronische formulier heeft ingevuld, worden alle personen
die van de mutatie op de hoogte moeten worden gebracht, geïnformeerd.
Op deze wijze helpt u mee om kosten te besparen en om ons AIM systeem
schoon te houden. A Franken
RCT
Module-10 Asset
Information
Management
Onderstaand een schermafdruk van het
elektronische Asset Mutatie Formulier.
A Franken
RCT
Module-**
Asset
Information
Management
“Einde
Dit is de laatste slide van deze presentatie.
Als iemand nog vragen heeft of opmerkingen wil maken betreffende
Deze trainingsmodules, neem dan gerust contact met mij op.
A Franken
RCT
