PowerPoint Presentation by N6U126bw

VIEWS: 31 PAGES: 140

									                                                                                           Asset
                                                                                           Information
Welkom in deze Trainingspresentatie voor AIM
                                                                                           Management
                                                                                                  Versie 5.0
                                                                                                  05-01-2010




                                                                           Ken uw weg in
                                                                           Documentatie
                                                                            & Data Land.



                                                                                                    A Franken
Deze trainingspresentatie wordt u aangeboden door de Documentatiebeheerder van RVC & RTA               RCT
                                                               Asset
Beste AIM gebruiker.
                                                               Information
                                                               Management
•   De doelstelling van deze training is om
    kennis op te doen of op te frissen.

•   Nieuwe AIM gebruikers wil ik altijd aanraden om
    contact op te nemen met de AIM Focal Point
    binnen uw afdeling om een meer uitgebreide training te
    volgen.
•   Indien geen AIM Focalpoint aanwezig is, neem dan
    contact op met de afdeling REA/6 of CEID (Moerdijk)
    Zij kunnen ook uitgebreide training sessies verzorgen.

•   In deze trainings modules worden dus niet alle
    AIM mogelijkheden uitgelegd.
    Ik heb een keuze gemaakt uit een aantal meest gebruikte handelingen.
•   Raadpleeg bij vragen ook eens de web pagina van
    Shell Online Supportt. Klik vanuit de AIM Navigator op
    HELP LEARNING GUIDE                                                   A Franken
                                                                              RCT
                                                       Asset
                                                       Information
                                                       Management
Maak met uw muis een keuze
                             uit de overige modules:

1.   Inleiding
2.   Het aanloggen in AIM.
3.   Het zoeken van documenten.
4.   Het tonen van documenten.
5.   Het printen van documenten.
6.   Redlining van Documenten in Autovue.
7.   De commenting Route in Staffware.
8.   De Import Approval Route in Staffware.
9.   Het geven van “Textual Comment”
10   Het vergelijken van 2 documenten in Autovue
11   Extra, de VTA/VTV Route                                   A Franken
                                                                  RCT
                                                                 Asset
                                                                 Information
                                                                 Management
Welkom bij de module Inleiding.




                                  In deze module worden
                                  Een aantal basis begrippen
                                  uitgelegd.
                                  Toch wil ik u er nadrukkelijk op
                                  wijzen dat er op het web nog veel
                                  meer informatie te lezen valt.
                                     •    Ga naar de SNR site
                                     •    Kies de webpagina’s van REA/6




                                                                                 A Franken
                                                Deze inleiding duurt 5 minuten      RCT
                          Inleiding.                       Asset
                                                           Information
                                                           Management
    Wat is AIM?

•   AIM is het elektronische Document Management Systeem
    van SHELL.

•    AIM is GEEN losstaand programma, maar een
     onderdeel, c.q module van SAP.
     De gebruiker werkt dus eigenlijk in SAP.

•    AIM staat voor: Asset Information Management




                                                                   A Franken
                                                                      RCT
                             Inleiding.                               Asset
                                                                      Information
                                                                      Management
AIM bestaat uit de volgende toepassingen.


1       Navigator:
        Dit is het programma wat wij gebruiken om te zoeken.



2       AutoVue:
        Dit is het programma wat wij gebruiken om documenten
        te tonen en om te Redlinen.

3       K2 Black Peark:
        Dit is het programma wat verantwoordelijk is voor de elektronische
        route die een document kan afleggen.



                                                                              A Franken
                                                                                 RCT
                          Inleiding.                              Asset
                                                                  Information
                                                                  Management
    We praten over een ASSET,

                        maar wat is dan een ASSET?

•   Is een verzamelnaam van onze:
    fabrieken of units, onze static en rotating equipment.
    onze instrumenten.
    Kortom onze bedrijfsmiddelen, onze activa.



•   Iedere Asset is gekoppeld aan een Functional Location.
    Een Functional Location is een unieke naamgeving in SAP waardoor
    het mogelijk is om informatie in de vorm van data of als document
    te kunnen opslaan en beheren.

                                                                          A Franken
                                                                             RCT
                                Inleiding.                                   Asset
                                                                             Information
De Hiërarchie van een Functional Location.                                   Management
Binnen SAP kennen we verschillende niveaus.

Categorie-1      Site niveau.
                 Raffinaderij          = N011
                 Chemie                = N014
                 Moerdijk              = N013

Categorie-2      Plant niveau.
                 CC2                   = N011-CC2
Categorie-3      Unit niveau.
                 kraaksectie CC2       = N011-CC2-6100
Categorie-4      Tag niveau.
                 Regenerator V3        = N011-CC2-V3

                Bij het benoemen van een Tag op niveau-4 nemen we de unit
Opmerking:
                niet mee. In de spreektaal hebben we het over de regenerator van
                de CC2 en niet over de regenerator van de unit 6100 van de CC2       A Franken
                                                                                        RCT
                            Inleiding.                               Asset
                                                                     Information
                                                                     Management
Van iedere Asset zijn gegevens beschikbaar en die
verdelen wij in:



1.   Asset data
     De technische gegevens van een stuk equipment en die worden
     opgeslagen en beheerd in:
     Rotating       SAP.
     Static         IDMS
     Instrumentatie INTOOLS ( indien geïmplementeerd)



2    Asset documentatie.
     Alle Tekeningen, beschrijvingen, werkinstructies, inspectie & onderhoud
     rapporten en die worden opgeslagen en beheerd in AIM.
     Dit kan zijn als document of opgeslagen in een dossier.

                                                                               A Franken
                                                                                  RCT
                                   Inleiding.                                      Asset
                                                                                   Information
                                                                                   Management
AIM brengt een werkwijze met zich mee
waarbij expliciete rollen zijn weggelegd t.b.v het
beheer van al die documentatie.

    Ieder document in AIM bezit:

1           Een Eigenaar ( Owner)
            Is de hoogst verantwoordelijke binnen een afdeling.

2           Een Inhoudelijk Beheerder ( Content Manager)
            De persoon die verantwoordelijk is voor de inhoud van het document.

3           Een Administratief Beheerder (Librarian)
            De persoon die verantwoordelijk is dat het document op de juiste wijze
            volgens geldende Shell voorschriften in AIM geladen is en juist geïndiceerd.
            ( Indiceren wil zeggen het toekennen van attributen en trefwoorden.)
            Tevens mag hij documenten IN en UIT AIM halen.

4           Sommige documenten hebben ook een Toetser
            De persoon die naast de Inhoudelijke Beheerder een document controleert
            en toetst na een wijziging.                                                    A Franken
                                                                                              RCT
                                Inleiding.                            Asset
                                                                      Information
                                                                      Management
•   Binnen Shell kennen wij documenten die vallen
    onder:
    “Centraal Beheer” of onder “de-Centraal Beheer.”

•   Centraal Beheer
    Betekent dat het document op een centrale plaats beheert wordt.


    Voor SNR/SNC Pernis is dit de afdeling REA/6 in het CK.

    Voor SNC/Moerdijk is dit de afdeling CEID.


•   De-Centraal Beheer
    Betekent dat het document op de afdeling zelf beheert wordt.


•   Voor alle duidelijkheid, we spreken hier uiteraard wel over
    ADMINISTRATIEF beheer en niet over INHOUDELIJK beheer.
                                                                              A Franken
                                                                                 RCT
                                 Inleiding.                                    Asset
                                                                               Information
                                                                               Management
Veel gebruikte AIM termen.

•   Live document.
    Is een document welke aangepast ( mag) worden.
    Denk b.v aan werkinstructies, checklijsten, PEFS, maar ook
    alle technische tekeningen van onze equipment.

•   Non Live document.
    Is een document dat nooit gewijzigd mag worden.

    Denk b.v aan registraties zoals een verslag of een certificaat.

•   Workflow Controled document.
    Is een document dat alleen als nieuwe revisie in AIM geladen kan worden,
    nadat het een formele goedkeuringsroute heeft doorlopen.
    Dit kan per documentklasse ingesteld worden.



                                                                                       A Franken
                                                                                          RCT
                                     Inleiding                                    Asset
In AIM mag u soms een WILDCARD
                                                                                  Information
gebruiken, maar wat is dat?                                                       Management
Het is in feite niets anders dan een * dat je op de plaats
zet van letters of cijfers die je niet weet.



Voorbeeld-1 (U zoekt       document met doc-id R-0532325-0001):

•      U vult in bij doc.id: R-0532325
             resultaat: AIM komt met niets, Want –0001 heeft u niet ingevuld.

•      U vult in bij doc.id: R-0532325*
             resultaat: AIM komt nu met 23 documenten.

 Voorbeeld-2:
• U zoekt documenten met “ergens” in de titel het woordje fakkel.
             Geef in bij Title* : *fakkel* en AIM vindt voor u bijna 1000 documenten

                                                                                          A Franken
    AIM heeft wel enige tijd nodig om te zoeken, bedenk er zijn 1 miljoen documenten.        RCT
                                  Asset
                                  Information
                                  Management



Keer terug naar het Hoofd Menu:




             HOME




                                          A Franken
                                             RCT
                                                        Asset
                                                        Information
                                                        Management
Welkom bij module-2.

                   Het aanloggen in AIM.




                                                                     A Franken
                                    Deze module duurt 0,5 minuuut.      RCT
                              Module-2                          Asset
                                                                Information
Het aanloggen in AIM.
                                                                Management

        •   Bovenstaand het nieuwe icoontje van AIM




        •   Of ga naar Start  Programs  AIM EDMS  AIM EDMS


                                                                        A Franken
                                                                           RCT
                                  Asset
                                  Information
                                  Management



Keer terug naar het Hoofd Menu:




             HOME




                                          A Franken
                                             RCT
                                                            Asset
                                                            Information
                                                            Management
Welkom bij module-3.

                   Het Zoeken van documenten
                                      in AIM.




                                                                                A Franken
                                       Deze module duurt ongeveer 12 minuten.      RCT
                             Module-3                                   Asset
                                                                        Information
                                                                        Management
Met “de Navigator” gaan wij documenten zoeken in
AIM.
Dat kunnen wij doen op 2 verschillende manieren

                                       •      Methode-1
                                        via Search Document scherm



                                       •      Methode-2
                                           via Search Functional Location scherm


                                                     Maak uw keuze.


                                                                                   A Franken
                                                                                      RCT
Methode-1                 Module-3   Asset
                                     Information
Ga naar Search en                    Management
   vervolgens naar documents.




                                             A Franken
                                                RCT
                             Module-3
                                                                     Asset
                                                                     Information
                                                                     Management
In de huidige versie van de Navigator bestaat
de mogelijkheid te kiezen uit 2 zoekschermen

•Een simpel zoekscherm

•Een uitgebreid zoekscherm


De keuze om gebruik te maken kunt u vastleggen zodat de Navigator
Bij het opstarten iedere keer met het scherm van uw voorkeur komt.

In de bovenbalk ga naar:

•Help
•Kies User Preferences
•Zet het vinkje aan/uit om
 uw keuze te bepalen.


                                                                             A Franken
                                                                                RCT
                           Module-3                                        Asset
                                                                           Information
                                                                           Management
Onderstaand ziet u het uitgebreide zoekscherm




                           Via de button “Simple” kunt u wisselen tussen
                           het simpele en het uitgebreide zoekscherm
                                                                                   A Franken
                                                                                      RCT
                                           Module-3                                      Asset
•       Enige tips voor het gebruik
                                                                                         Information
                         van het zoekscherm.                                             Management
    •    U hoeft niet alle velden in te vullen maar
         bedenk wel, dat alles wat U invult, voor AIM een absolute eis is
         waar het document aan moet voldoen.

•       Als er achter de veldnaam een * staat, dan mag u een wildcard
        gebruiken.

    •    Opm: hoe meer velden er ingevuld worden des te langer duurt het
         zoeken zeker als er ook gebruik gemaakt is van Wildcards.
•       Als u weinig invult krijgt u veel documenten. ( misschien teveel.)
•       Als u veel invult krijgt u weinig documenten. ( misschien geen.)
•       TIP, als het zoekresultaat veel documenten oplevert, sorteer uw documenten dan eens in
        een bepaalde volgorde, b.v op document klasse of op discipline.

    •    of verfijn uw zoekopdracht.

•       Zoeken in AIM kunt u een beetje vergelijken met zoeken op internet, zoek slim.
                                                                                                 A Franken
                                                                                                    RCT
                Module-3                   Asset
                                           Information
                                           Management

Het zoekscherm van AIM




                           Wilt u Uitleg
                           hebben over alle
                           veldnamen.

                             • JA
                             • NEE

                           Maak uw keus.
                                                   A Franken
                                                      RCT
                                           Module-3                                       Asset
        •    Wat is: Id*
                                                                                          Information
                                                                                          Management




                                                                * Sterretje betekent dat u gebruik
                                                                  mag maken van een wildcard.
    •        Ieder document heeft een uniek nummer eventueel nog gevolgd door een sheet
             nummer.( b.v R-0123456-0001 )
•           Hier moet dit unieke nummer worden ingevuld.
•           Het nummer kan b.v zijn: R-Nummer, T-Nummer, TC-nummer, of een afdelingsnummer
            b.v: RCT-2004-0035 of RHP.02.2005 of RSP-2004-0034.
    •       Tip: vul achter het nummer een * in, misschien zijn er wel sheets aanwezig.              A Franken
                                                                                                        RCT
                                     Module-3                                    Asset
    •    Wat is: Autorisatie Groep
                                                                                 Information
                                                                                 Management




                                                        * Sterretje betekent dat u gebruik
                                                          mag maken van een wildcard.

•       De Autorisatie Groep bepaalt wie het administratieve beheer heeft
        van het document.
        b.v: afd.REA/6 = NR00, afd. RVC=NRE0, afd. RHP=NRD0
•       Je kunt deze Autorisatie Groep gebruiken in je zoekopdracht
                                                                                             A Franken
                                                                                                RCT
                                 Module-3                                      Asset
•   Wat is: Titel.*
                                                                               Information
                                                                               Management




                                                     * Sterretje betekent dat u gebruik
                                                       mag maken van een wildcard.

•   Hier kunt u een trefwoord invullen als u zeker weet, dat dit woord in de titel
    voorkomt.
•   Leer uzelf aan om te beginnen met een * en te eindigen met een *

•   Bij het zoeken van b.v een Caps en Pluggenlijst vul in: *caps*
                                                                                          A Franken
                                                                                             RCT
                              Module-3                                    Asset
•   Wat is: Content items.*
                                                                          Information
                                                                          Management




                                                * Sterretje betekent dat u gebruik
                                                  mag maken van een wildcard.

•   In deze versie van AIM kunnen we voortaan ook IN een document zelf zoeken
    op een woord of zin
    LET OP:
    Dit zoekcriteria mag alleen gebruikt worden in combinatie met een ander
    zoekcriterium, zoals b.v een FLOC.
                                                                                     A Franken
                                                                                        RCT
                                          Module-3                                          Asset
    •   Wat is: Discipline.
                                                                                            Information
                                                                                            Management




•       In dit veld kunt u als zoek criterium een vakdiscipline kiezen uit de treklijst .

•       AIM zal dan alleen documenten zoeken van die betreffende vakdiscipline.

•       enkele vakdisciplines zijn b.v:
                                     Operation, Civil, Rotating, Static, Inspection, enz.
                                                                                                    A Franken
                                                                                                       RCT
                                    Module-3                                        Asset
•   Wat is: Document soort.
                                                                                    Information
                                                                                    Management




•   In dit veld kunt u als zoek criterium een document soort kiezen uit de lijst.

•   AIM zoekt dan alleen die soorten documenten op.

•   Bekende document soorten zijn b.v:
        Werkinstructie, Procedure, Checklijst, PEFS, Process Control Narative,
        I.O.M. Manual, Instrument Loop Diagram, Plot Plan en nog vele andere.               A Franken
                                                                                               RCT
                                      Module-3                                         Asset
    •   Wat is: FLOC/Equip*
                                                                                       Information
                                                                                       Management




                                                             Tip:
                                                             via de browse button kunt
                                                             u de FLOC ook opzoeken.

•       Floc/Equip* = Functional Location of Equipment. id
•       Dus: als u documenten wilt zoeken van de C501 op de HV5 vul dan in:
        N011-HV5-C501 en druk op search. [ Let op de SAP schrijfwijze.]
•       Let op: Het document moet dan uiteraard wel op Tag niveau geïndiceerd in AIM
        zitten en dat is helaas nog niet altijd zo.
        Sommige documenten zijn geïndiceerd op unit niveau of op Plant niveau.                 A Franken
                                                                                                  RCT
                                       Module-3                         Asset
    •     Wat is: Fabrikant Doc id.*
                                                                        Information
                                                                        Management




•       Niet alleen Shell geeft zijn documenten een uniek nummer,
        maar ook de fabrikant.
        Wij hebben de mogelijkheid om te zoeken op het tekeningnummer
        van de fabrikant zelf.

                                                                                A Franken
                                                                                   RCT
                                       Module-3                         Asset
    •   Wat is: Fabrikant.*
                                                                        Information
                                                                        Management




•       In dit veld kunt u de naam van de fabrikant invullen.
        Zodoende kunt u zoeken op alles van een bepaalde leverancier.
        B.v Weesie Apparaten Bouw of Sulzer of Loher.


                                                                                A Franken
                                                                                   RCT
                                        Module-3                    Asset
    •   Wat is: Revisie datum.
                                                                    Information
                                                                    Management




                                                   Via “Advanced”
                                                   kunt u ook een
                                                   datum range invullen.
•       Deze datum geeft aan vanaf welk
        moment een document geldig is.
        Als u dit niet precies weet, dan kan ook
        een bepaalde range worden ingevuld.
        Dit kan via de advanced button.

                                                                            A Franken
                                                                               RCT
                                 Module-3                                  Asset
•   Wat is: Auteur.*
                                                                           Information
                                                                           Management




•   Hierin kunt u de naam invullen van de persoon die het document heeft
    geschreven.
    Vooral bij verslagen of notities kan dit wel eens handig zijn.


                                                                                   A Franken
                                                                                      RCT
                                  Module-3                                        Asset
•   Wat is: Project.*
                                                                                  Information
                                                                                  Management




•   Als een document gemaakt of gewijzigd is tijdens een project, en u weet het
    project nummer dan kunt u door het projectnummer in te voeren zoeken
    op deze documenten.


                                                                                          A Franken
                                                                                             RCT
                                  Module-3                                          Asset
•   Wat is: Trefwoord
                                                                                    Information
                                                                                    Management




                                                      Als U op deze button drukt
                                                      Dan krijgt U een keuze scherm
                                                      te zien met de volgende keuzes.

+ BBS Bedrijfsproces. Wordt soms gebruikt bij afdelings documenten.
+ Subgroup.             Wordt altijd gebruikt bij technische documentatie denk bv
                        20 Column ; 22 Vessel ; 24 Furnace ; 29 Pump+Compr.
+ Terreinvak.           Het Shell terrein is verdeeld in vakken zie document R-0415000.

•    U kunt hier meerdere keuzes maken en bepalen of het een “or” of “and” functie is.      A Franken
                                                                                               RCT
                                          Module-3                                         Asset
•       Wat is: Commentaar.*
                                                                                           Information
                                                                                           Management




    •    Voor dit veld is geen vaste definitie te geven, omdat het door de verschillende
         documentatiebeheerders vrij gebruikt mag worden.


    •    Afd. REA/6 vermeldt voor een PEFS hier de datum en revisie van de
         stoomwezen goedkeur.                                                                      A Franken
                                                                                                      RCT
                                       Module-3                                    Asset
•       Wat is: Geldig tot:
                                                                                   Information
                                                                                   Management




    •    Hier is ingevuld tot wanneer een document geldig is
         Via de advanced button kunt u ook een Datum range invullen..
    •    Vooral voor Inhoudelijke Beheerders van werkinstructies / procedures met een
         vastgelegde geldigheidstermijn een belangrijk hulpmiddel.
         Zij kunnen nu zoeken op hun documenten die binnenkort een review nodig hebben.
                                                                                           A Franken
                                                                                              RCT
                              Module-3                                Asset
•   Wat is: Document Vorm:
                                                                      Information
                                                                      Management




•   Hiermee kunt u zoeken op wat de verschijningsvorm van een document is, b.v
    Calque.
    Gescande file.
    Elektronisch document.
    Micro.
    Hard Copy.
                                                                                 A Franken
                                                                                    RCT
                                     Module-3                Asset
•   Wat is: BBS Controlled Y/N:
                                                             Information
                                                             Management




•   Als je dit invulveld op Y zet, dan betekent dit dat je
    documenten zoekt die BBS Controlled zijn.



                                                                     A Franken
                                                                        RCT
                                  Module-3                                       Asset
•   Wat is: SWW indicator:
                                                                                 Information
                                                                                 Management




•   De SWW indicator is bedoelt voor de administratief beheerder.
    Door de SWW indicator aan te zetten maakt hij het mogelijk om dit document
    oproepbaar te maken via het Shell intraweb


                                                                                         A Franken
                                                                                            RCT
                                   Module-3                                        Asset
•   Wat is: Revisie Status:
                                                                                   Information
                                                                                   Management




•   Als je dit invulveld gebruikt, dan betekent dit dat je documenten zoekt die voldoen
    aan een bepaalde revisie status, zoals b.v:

    As Built, Final, Released for Construction, Vervallen enzv.

                                                                                           A Franken
                                                                                              RCT
                             Module-3                       Asset
                                                            Information
•Voorbeeld-1:
   Hoe vind ik op de meest eenvoudige manier
                                                            Management
   documenten van Vat 1001 op de HDSL?.




         N011-HDSL-V1001
                                               U ziet, je
                                               hoeft slechts
                                               1 regel in te vullen.
                                               Alleen de FLOC
                                               naam is al
                                               voldoende.


                                                 Druk op Search
                                                                       A Franken
                                                                          RCT
                                       Module-3                      Asset
 •Voorbeeld-2:                                                       Information
Ik zoek alle Process Control Narratives van de
HV5+HV6+HV7+HV8
                                                                     Management
Tip-1: Let speciaal op het gebruik van het sterretje
       bij invullen zoekopdracht




              PROCESS CONTROL NARRATIVE
              N011-HV*                                       Dus:
                                                       Doc. Soort = PROCESS
                                                       CONTROLL NARATIVE

                                                       FLOC/Equip* =N011-HV*


                                                           Druk op Search

                                                                               A Franken
                                                                                  RCT
                                 Module-3                         Asset
Methode-2                                                         Information
Documenten zoeken via                                             Management
       “Search Functional Location scherm.”
•    Wij gaan EERST een Functional Location zoeken.

•    Daarna de documenten die daar bij horen.




                                                      •   In de bovenbalk
                                                          ga naar “Search”.

                                                      •   Kies vervolgens
                                                          Functional Location.
                                                                                 A Franken
                                                                                    RCT
                                  Module-3                                     Asset
 Methode-2                                                                     Information
In het zoekscherm, vul hier de naam van de                                     Management
Functional Location in.
               Gebruik altijd de officiële SAP schrijfwijze.




                                                               Tip gebruik een *
                                                               en vul b.v in:
                                                               N011-HV5-P501*

                                                               dan komt AIM met
                                                               alles wat begint met P501
                                                               Zoals de P501a & de P501b
                                                               maar ook met flensconnecties.

                                                                                               A Franken
                                                                                                  RCT
                                     Module-3                                   Asset
Methode-2                                                                       Information
                                                                                Management

De in AIM gebruikte afkorting voor Functional Location = FLOC
 Dus:
 •      In de bovenbalk ga naar Search.

 •      Kies uit de treklijst Functional Location.

 •      Vul de Functional Location naam in volgens SAP schrijfwijze.
        U mag hierbij een sterretje gebruiken, bv N011-HV5-P501*.

 •      Zoek uit het gevonden resultaat de Functional Location die u zoekt.

 •      Selecteer deze Functional Location.

 •      Klik vervolgens met uw Rechter muisknop en kies “Related Documents.”.

                                                                                        A Franken
                                                                                           RCT
                           Module-3                  Asset
Methode-2                                            Information
                                                     Management
Onderstaand een voorbeeld.
ik zoek documenten van de HDSL-V1001




                                       Druk op
                                       Search.




                                       Resultaat:
                                       Alle documenten
                                       van V1001 van de
                                       HDSL.

                                       Mits geïndiceerd
                                       Op Tag niveau
                                       Uiteraard.
                                                             A Franken
                                                                RCT
                                      Module-3                                Asset
Vraag:                                                                        Information
•      Hoe komt het toch dat AIM uw document kan vinden?
                                                                              Management

    Antwoord:

•      Dat komt omdat de Administratief Beheerder die het
       document in AIM zet dit document voorziet van vele
       Attributen en Trefwoorden.



       Dit noemen wij “Indiceren”

       Hoe nauwkeuriger een document voorzien wordt van attributen en
       trefwoorden,des te makkelijker kan de gebruiker een document vinden.




                                                                                      A Franken
                                                                                         RCT
                            Module-3               Asset
Onderstaand scherm toont hoe een
                                                   Information
geïndiceerd document in AIM zit.                   Management
U ziet dat de indiceerder in onderstaand scherm
alle vakjes goed heeft ingevuld en daarom kan de
gebruiker het document makkelijk vinden.




                                                           A Franken
                                                              RCT
                                 Module-3                                 Asset
Op onderstaand scherm kunt u goed zien                                    Information
Hoeveel en welke FLOC’s aan dit document zijn
gehangen.                                                                 Management
Iedere gebruiker kan en mag deze informatie inzien, HOE?
In de Navigator, klik op het document met de Rechter muisknop
Kies vervolgens “ Show Details.”




                                                                U heeft nu wat meer
                                                                inzicht in de werking
                                                                van AIM.
                                                                Dit kan helpen bij het
                                                                Zoeken van documenten
                                                                                         A Franken
                                                                                            RCT
                                  Asset
                                  Information
                                  Management



Keer terug naar het Hoofd Menu:




             HOME




                                          A Franken
                                             RCT
                                                       Asset
                                                       Information
                                                       Management
Welkom bij module-4.

                   Het tonen van documenten.




                                                                     A Franken
                                    Deze module duurt 2:30 minuten      RCT
                                   Module-4                                Asset
                                                                           Information
                                                                           Management
•       Nadat we een document gevonden hebben,
        willen we het uiteraard ook bekijken.

•       We selecteren de regel totdat die blauw wordt en
        dubbelklikken vervolgens met de Linker muisknop


•       Het AIM systeem weet met welk software pakket het document
        gemaakt is.

•       ACAD tekeningen en gescande files worden altijd geopend door het
        programma “Autovue”

    •    De gebruiker krijgt echter bij o.a
         Word documenten, Excel files, Powerpoint documenten een keuze.


                                                                                   A Franken
                                                                                      RCT
                         Module-4                             Asset
                                                              Information
                                                              Management




• Kies “Autovue” als u wilt dat het document getoond
  wordt door AutoVue

•Kies “Use Native Application” als u wilt dat het programma
 geopend wordt met het softwareprogramma waarmee uw
 document gemaakt is.
                                                                      A Franken
                                                                         RCT
                                    Module-4                  Asset
                                                              Information
                                                              Management
•   Wist u dat ACAD tekeningen, extra
    informatie bezit die u zelf kunt oproepen?

•   Deze informatie staat op extra layers, die de gebruiker
    zelf aan of uit kan zetten.

•   Extra layers met informatie zijn o.a.
    • Steekflenzen.
    • Afsluiters t.b.v Diffuse Emissie metingen.
    • Flenzen t.b.v protocollen.
    • Ingekleurde Functionele Systemen.
    • Ingekleurde Operationele Systemen.
    • Insluit Systemen met ingekleurde afsluiters.




      En nog vele, andere nuttige informatie layers.
                                                                      A Franken
                                                                         RCT
                                     Module-4                             Asset
                                                                          Information
Hoe kom ik bij die layers?.
                                                                          Management
  In Autovue kies in de bovenbalk.




                                               Layers



                                               U komt in nevenstaand scherm




   •    Als u het “vinkje”aan zet in de status kolom en vervolgens
        op “OK” drukt, dan zal de betreffende layer getoond worden.

   •    Standaard staan deze layers dus UIT.                                      A Franken
                                                                                     RCT
                                   Module-4                                     Asset
                                                                                Information
Het tonen van documenten.
 •    Een tekening kan Autovue tonen in:
                                                                                Management
      kleur of in zwart/wit.

 •    De gebruiker kan die keuze zelf instellen als volgt.

 •    Ga naar options  Configuration




                                                             Zet het vinkje aan of uit
                                                             bij “Force to Black”        A Franken
                                                                                            RCT
                                  Asset
                                  Information
                                  Management




Keer terug naar het Hoofd Menu:




             HOME




                                          A Franken
                                             RCT
                                                       Asset
                                                       Information
                                                       Management
Welkom bij module-5.

                   Het printen van documenten.




                                                                     A Franken
                                    Deze module duurt 3:00 minuten      RCT
                               Module-5                   Asset
                                                          Information
Het printen van documenten.
                                                          Management


  •   Als u een document geopend heeft met zijn Native”
      application, dan beschikt u over de volledige
      functionaliteit van het betreffende programma.




  •   Als u een document geopend heeft in Autovue, ga
      dan naar de bovenbalk en vervolgens naar:

      File.                    Print.


                                                                  A Franken
                                                                     RCT
                        Module-5                           Asset
                                                           Information
                                                           Management
Vraag:

Kan AIM / Autovue meerdere documenten
als 1 batch tegelijk printen?




Ja, dat kan.

Dit kan voor gewone tekeningen, maar ook voor documenten
die ingepakt zijn tot een ZIP bestand




                                                                   A Franken
                                                                      RCT
                                    Module-5                Asset
Het printen van documenten.
                                                            Information
Hoe kunnen wij bulkprinten van meerdere                     Management
documenten die in een Zip pakket zitten?



   •    Zoek in AIM het gewenste document.

   •    Selecteer het document en dubbelklik op de regel.
   •    Onderstaand scherm verschijnt.

   •    Kies voor
        Use Native Application.




                                                                    A Franken
                                                                       RCT
                                Module-5                 Asset
Het printen van documenten.
                                                         Information
   •   WinZip laat nu de inhoud van het ZIP
                                                         Management
       bestand zien.


   •   Druk op Extract en plaats deze bestanden ergens
       op uw eigen harde schijf.




                                                                 A Franken
                                                                    RCT
                                 Module-5                   Asset
Het printen van documenten.
                                                            Information
  •   Ga naar AutoVue.                                      Management
      Als Autovue nog niet actief is, start dit programma
      dan zelf op.
      ( Start – Programs – Autovue Professional.)
  •   Ga naar File en vervolgens op open




                                                                    A Franken
                                                                       RCT
                                Module-5                 Asset
Het printen van documenten.
                                                         Information
                                                         Management
  •   Als onderstaand scherm verschijnt, zoek dan de
      directory op waar U uw bestanden in heeft gezet.
  •   Selecteer 1 bestand en druk op open.
      Het bestand wordt u getoond in Autovue.
  •   In Autovue ga vervolgens naar:
      File -- Print




                                                                 A Franken
                                                                    RCT
                              Module-5                       Asset
Het printen van documenten.
                                                             Information
                                                             Management
  •   Onderstaand scherm zal geopend worden.




                                     •   Druk op de button
                                         “Batch Print”.




                                                                     A Franken
                                                                        RCT
                                 Module-5                                Asset
Het printen van documenten.
                                                                         Information
                                                                         Management
   •   Onderstaand scherm zal geopend worden.




   •   Druk op “Add” ---- U ziet nu alle files staan van uw Zippakket.
       Selecteer deze bestanden en druk op “open”.


   •   Alle bestanden die u wilt printen
       staan nu allemaal in het
       “Batch Print scherm.
   •   Druk op “OK” en in het volgende
       scherm ook op “OK”                                                        A Franken
                                                                                    RCT
                              Module-5                                 Asset
                                                                       Information
Het Bulkprinten van documenten die NIET
in een ZIP pakket zitten.
                                                                       Management
•    Nadat u met een zoekopdracht uw documenten
     heeft gevonden, selecteer het 1e document.
•    Houd de “CTRL” toets ingedrukt en selecteer uw gewenste
     volgende documenten.
     Let op: Bij het laatste document van uw reeks aangekomen meteen
     dubbelklikken.




                                                        Gevolg:

                                                        Al uw geselecteerde
                                                        documenten worden een
                                                        voor een geopend in
                                                        AutoVue.

                                                                                A Franken
                                                                                   RCT
                              Module-5                  Asset
                                                        Information
In AutoVue kunt u zien dat al uw documenten
geopend zijn.
                                                        Management
Klik maar op “Window” in de bovenbalk en u ziet al uw
documenten staan.




Ga nu naar File
en
vervolgens
kies
“Print”




                                                                A Franken
                                                                   RCT
                                  Module-5                           Asset
                                                                     Information
We komen weer in het “Print Properties Scherm.”                      Management
Druk op de Button “Batch Print”
                                  Onderstaand scherm verschijnt




                                  Indien gewenst dan kunnen er nog
                                  documenten worden toegevoegd of
                                  worden verwijderd.

                                  Druk op “OK”
                                                                             A Franken
                                                                                RCT
                                  Asset
                                  Information
                                  Management



Keer terug naar het Hoofd Menu:




             HOME




                                          A Franken
                                             RCT
                                                       Asset
                                                       Information
                                                       Management
Welkom bij module-6.

                   Het Redlinen van
                            documenten
                                    in Autovue.




                                                                      A Franken
                                    Deze module duurt 4:30 minuten.      RCT
                                  Module-6                        Asset
Vraag:
                                                                  Information
         •   Wat is “Redlinen”.
                                                                  Management

Antwoord:

         •   Een wijziging voorstel aanbrengen op een tekening.


Let op:
Hier hebben wij wel afspraken over gemaakt.


     •       In de kleur ROOD als iets weg gehaald moet worden.

     •       In de kleur BLAUW als iets nieuw is.

     •       De kleur Groen wordt gebruikt voor commentaar


                                                                          A Franken
                                                                             RCT
                               Module-6                                  Asset
Vraag:
                                                                         Information
    •    Wie mogen er een “Redline maken”.
                                                                         Management

Antwoord:

    •    Iedereen.


Vraag:

   •     Lopen wij dan geen risico dat iedereen zomaar iets gaat wijzigen?


Antwoord:

    •    NEE, want:
         a: er wordt niet echt op het document getekend.
         b: iedere wijziging aan een tekening MOET goedgekeurd worden
          door de Inhoudelijke Beheerder van het betreffende document.
          Dit wordt behandeld in de module over de “Commenting Route”.
                                                                                 A Franken
                                                                                    RCT
                                    Module-6        Asset
Hoe gaan wij dan een Mark-up maken?                 Information
                                                    Management
  •Open uw document met Autovue.

  •    Ga naar File                      Mark-up.
  of
  •    Klik op het “Mark-up Icoontje”.




                                                            A Franken
                                                               RCT
                               Module-6                                Asset
                                                                       Information
                                                                       Management
Onderstaand scherm verschijnt en de volgende vraag
wordt gesteld..




                                     •   Create a new Markup file.

                                                     of

                                     •   Choose an excisting Markup file.




                                               Kies voor:
                                               Create a new Markup file.
                                                                               A Franken
                                                                                  RCT
                              Module-6                   Asset
                                                         Information
Resultaat:
                                                         Management
•   Er verschijnen een aantal teken tools,
         zowel links van uw scherm,
                                         als bovenaan.




                                                                 A Franken
                                                                    RCT
                             Module-6                            Asset
                                                                 Information
Onderstaand een voorbeeld van een
Gemaakte Redline in AutoVue                                      Management
Via symbols kunt u reeds gemaakte symbolen gebruiken




                                                       U ziet:
                                                       De kleur Rood
                                                       is gebruikt, dus
                                                       dit moet weg

                                                       De kleur blauw
                                                       is gebruikt, dus
                                                       dit is nieuw

                                                                          A Franken
                                                                             RCT
                                   Module-6                                         Asset
                                                                                    Information
•   Het is bovendien heel eenvoudig, om tekst
    en uitleg te geven voor de ACAD tekenaar.
                                                                                    Management
•   Hiervoor gebruiken we het Icoontje genaamd
    “note.”
    In zo’n gele “note” kunt u zoveel tekst en uitleg geven als u wilt.




                                                                      Op deze wijze is de
                                                                      note opgeslagen op de
                                                                      tekening.
                                                                                              A Franken
                                                                                                 RCT
                               Module-6
                                                             Asset
                                                             Information
                                                             Management

Nieuw in Autovue.




In de nieuwe versie van AutoVue is het mogelijk om voor
PEFS een redline in kleur te printen met de basis tekening
in zwart/wit.




                                                                     A Franken
                                                                        RCT
                                 Module-6         Asset
                                                  Information
Als u gereed bent met het “Redlinen”              Management
dan moeten we deze Redline opslaan.

Doe het volgende:
•   Ga naar File                          Save.




•   Kies voor “Save AIM Mark-up.”

•   Druk op OK.
•   Nevenstaand scherm verschijnt.
•   Vul in bij “Description” uw Ref.
    Indicator spatie en vervolgens het doc.id
    druk op de button OK                                  A Franken
                                                             RCT
                                  Module-6                                 Asset
                                                                           Information
d.m.v het maken van een Redline                                            Management
          heeft u een voorstel tot wijziging aangebracht.



 Maar wat gebeurt er nu?


 •       AIM onderzoekt wie de Inhoudelijke Beheerder
         is van dit document via de WAM tabel.


 •       AIM stuurt dit gewijzigde document naar deze persoon.


  •      AIM doet dit elektronisch en gebruikt hiervoor K2 Blackpearl


     •    De Inhoudelijk Beheerder moet nu beoordelen of hij het eens is met
          uw Commentaar en dit heet, “de Commenting Route.”
                                                                                   A Franken
                                                                                      RCT
                                  Asset
                                  Information
                                  Management



Keer terug naar het Hoofd Menu:




             HOME




                                          A Franken
                                             RCT
                                                        Asset
                                                        Information
                                                        Management
Welkom bij module-7.

                   De Commenting Route
                                in
                               K2 Blackpearl




                                                                        A Franken
                                      Deze module duurt 9:00 minuten.      RCT
                               Module-7                                   Asset
                                                                          Information
                                                                          Management
•   Vraag:


             Wat betekent “Commenting Route.”



•   Antwoord:

             De Commenting Route is een elektronische route, waarbij aan
             de Inhoudelijke Beheerder ( I.B.) van het document gevraagd
             wordt om de aangebrachte wijziging op zijn document te
             beoordelen en uiteindelijk te bepalen of:

             a: De wijziging relevant is Ja of Nee.

             b: De wijziging op het document verwerkt moet worden Ja of Nee.

                                                                                  A Franken
                                                                                     RCT
                              Module-7                          Asset
                                                                Information
                                                                Management
Het programma dat de elektronische route verzorgt
van de documentatie heet:




                   K2 Blackpearl, of kortweg K2

Kortom:
Iedere werknemer die een rol speelt op het gebied van
documentatie dient zeer regelmatig zijn K2
postbakje controleren om te kijken of er documenten in liggen
die hij moet beoordelen.




                                                                        A Franken
                                                                           RCT
                              Module-7                          Asset
                                                                Information
                                                                Management
Vraag:

Waar vind ik dan K2 en hoe moet ik aanloggen.


Antwoord:

Er is een button “Workflow” aanwezig in uw AIM EDMS logonbox.




                                                                        A Franken
                                                                           RCT
                                Module-7                                 Asset
                                                                         Information
                                                                         Management

Zodra de logonbox verschijnt, dan heeft u toegang tot:




                                                         •   GSAP R/3.


                                                         •   K2 Workflow

                                                         •   AIM / Navigator.
                                                                                 A Franken
                                                                                    RCT
                               Module-7   Asset
                                          Information
                                          Management
Nadat u op de button “Workflow”
gedrukt heeft verschijnt na ongeveer
1 minuut onderstaand scherm.




                                                  A Franken
                                                     RCT
                              Module-7                            Asset
                                                                  Information
U zit nu in de omgeving waar uw Elektronische
postbakje is.                                                     Management
 U ziet aan de linker kant de kolom “Users in Group”

 Hierin vind u uw naam staan en misschien 1 of meerdere
 andere namen.




     U ziet aan de rechter kant de kolom “Work itmes – uw naam”



                                                                          A Franken
                                                                             RCT
                               Module-7       Asset
                                              Information
Als er documenten in uw K2 postbakje liggen   Management
dat ziet dit er als volgt uit.




                                                      A Franken
                                                         RCT
                               Module-7                Asset
    Aandachtspunt
                                                       Information
                                                       Management

In uw postbakje kunnen 2 soorten
           Berichten / documenten zitten.



1    documenten die binnen komen via de

     COMMENTING ROUTE.

                      en/of

2    documenten die binnen komen via de

     IMPORT APPROVAL ROUTE. ( zie volgend hoofdstuk)

                                                               A Franken
                                                                  RCT
                                     Module-7                             Asset
    1    De Commenting Route.
                                                                          Information
                                                                          Management
•       Dit zijn documenten die door “iemand” gewijzigd zijn.

        U bent Inhoudelijk Beheerder van dit document en u moet
        Beoordelen of de aangebrachte wijziging relevant is, JA of NEE.

    •    U kunt deze documenten herkennen, in de kolom “type”
         Staat dan Comment.




                                                                                  A Franken
                                                                                     RCT
                              Module-7    Asset
                                          Information
We zien dat Jan Lagerwerf
3 van uw documenten heeft gewijzigd.
                                          Management
Deze documenten worden u aangeboden
Om te beoordelen


 •    Selecteer een van die documenten.

 •    Dubbelklik erop.




                                                  A Franken
                                                     RCT
                                 Module-7                            Asset
Onderstaand scherm verschijnt.
                                                                     Information
                                                                     Management



                                             Hier ziet u al het
                                             doc-id en
                                             de titel van het document.




                                            Wij willen de aangebrachte
                                            wijziging op het document gaan
                                            beoordelen.


                                            Klik op de button “Document”
                                                                             A Franken
                                                                                RCT
                              Module-7                Asset
                                                      Information
                                                      Management
•   K2 schakelt automatisch over naar de AIM
    Navigator.


•   Selecteer het document en dubbelklik erop.

•   BELANGRIJK:
    De volgende stappen krijgt IEDERE AIM gebruiker
    te zien, als hij dit document wil inzien.




                                                              A Franken
                                                                 RCT
                                 Module-7                                Asset
                                                                         Information
Onderstaand scherm verschijnt.                                           Management

•    IEDERE AIM gebruiker krijgt de mededeling
     dat er 1 Redline op dit document is gemaakt.



                                             Dit is nu de kracht
                                             van het systeem.

                                             Binnen 1 minuut na het
                                             maken van een Redline
                                             is deze up to date informatie
                                             al voor alle gebruikers in te
                                             zien.

                                                                                 A Franken
                                                                                    RCT
                                Module-7                         Asset
                                                                 Information
•   AutoVue wordt geopend en wij
                                                                 Management
    zien nu de tekening die gewijzigd is.

•   Iedere gebruiker wordt nu voor de 2e keer
    gewaarschuwd dat er een wijziging op dit
    document is aangebracht.


                                                Hoe?


                                                Er brandt een
                                                rood lampje links
                                                onder in beeld.


                                                Klik 1 maal
                                                op dit lampje.

                                                                         A Franken
                                                                            RCT
                                 Module-7                          Asset
                                                                   Information
                                                                   Management
Onderstaand scherm verschijnt.


                            Dit scherm zijn we al in een eerdere
                            module tegen gekomen.




                            Deze keer kiezen wij voor de button
                            “Choose an existing Markup file.”



Nevenstaand scherm verschijnt nu.


Selecteer “Load AIM Mark-up.”
en druk op OK.
                                                                           A Franken
                                                                              RCT
                                  Module-7                                     Asset
Onderstaand scherm verschijnt.
                                                                               Information
Opmerking:                                                                     Management
Wij zien in onderstaand voorbeeld 1 naam staan, maar dit
kunnen er best wel 2 of 3 zijn als meerdere personen op dezelfde
tekening gaan Redlinen.
Let op:
Kies wel het commentaar overeenkomstig met de case description in Staffware

Selecteer de regel van de persoon van wie je de Mark-up wil inzien.



                                                                   Klik daarna op
                                                                        OK.




                                                                                       A Franken
                                                                                          RCT
                                 Module-7                              Asset
                                                                       Information
Onderstaand scherm verschijnt.
                                                                       Management




•   AIM heeft de Mark-up file opgehaald en wij kunnen nu de wijziging zien.

•   Als Inhoudelijk beheerder kunt u nu de wijziging beoordelen.
                                                                               A Franken
                                                                                  RCT
                                 Module-7                               Asset
Wij gaan nu handmatig terug
naar onderstaand scherm in K2.
                                                                        Information
                                                                        Management

                                            Opmerking:
                                            De verdere stappen
                                            gelden weer alleen voor
                                            de Inhoudelijke Beheerder
                                            die in K2 bezig was.

                                               Maak nu uw keuze:

                                                •Vond u de Mark-up
                                                 relevant of irrelevant.

                                                • Wat is uw beslissing
                                                  Update of no update.


                                              •Druk op Release en u bent klaar.   A Franken
                                                                                     RCT
                                  Asset
                                  Information
                                  Management



Keer terug naar het Hoofd Menu:




             HOME




                                          A Franken
                                             RCT
                                                         Asset
                                                         Information
                                                         Management
Welkom bij module-8.

                   De Import Approval Route
                                  in K2.




                                                                        A Franken
                                       Deze module duurt 5:00 minuten      RCT
                                Module-8                              Asset
                                                                      Information
De Import Approval Route in Staffware.
                                                                      Management
Wat is dat eigenlijk?


Binnen Shell hebben wij documenten, die dermate belangrijk zijn,
dat deze documenten, na een wijziging, goedgekeurd moeten worden
door de Inhoudelijk Beheerder, Inspectie en de Stoomwezen kamer,
alvorens zij als een nieuwe revisie in AIM geladen mogen worden.


Dat betekent dat zo’n gewijzigd document een elektronische goedkeurroute,
via Staffware, moet afleggen langs diverse personen.


De Route is ( in principe) als volgt.

Inh. Beheerder             Plantinspecteur          Stoomwezeninspecteur.

Dus, nadat iedereen de gewijzigde tekening goedgekeurd heeft, dan pas mag hij
als nieuwe revisie in AIM geladen worden.
                                                                                A Franken
                                                                                   RCT
                                  Module-8                              Asset
                                                                        Information
                                                                        Management
•   Documenten die verplicht de
    “Import Approval Route” moeten volgen zijn
    tot op heden …………………PEFS & GEFS



•   Daarom kunt u een PEFS soms 2x tegenkomen in Staffware.

    De 1e keer kan een gemaakte Redline zijn.
    De PEFS wordt U aangeboden middels de Commenting Route.

    Als die wordt goedgekeurd dan gaat de ACAD tekenaar aan zijn werk

    De 2e keer moet een aangepaste PEFS, goedgekeurd worden voor hij als
    een nieuwe revisie in AIM terug gezet mag worden.
    De PEFS wordt aangeboden middels de Import Approval Route.

                                                                                A Franken
                                                                                   RCT
                               Module-8                         Asset
We beginnen in uw postbakje in
K2, er is al uitgelegd hoe u daar moet                          Information
komen.
Documenten die u aangeboden worden via                          Management
de “Import Approval Route” zitten in een
IMPORT BATCH.,
Wij noemen dit een “BATCH” omdat er meerdere
documenten in 1 aangeboden Batch kunnen zitten




                                                 Import Batches zijn
                                                 gemakkelijk te
                                                 herkennen, want de naam
                                                 begint altijd met:
                                                 IBPER………….

                                                 En het type is vervolgens:
                                                 Import

                                                                              A Franken
                                                                                 RCT
                              Module-8            Asset
                                                  Information
                                                  Management
•   Stap voor stap volgen wij nu alle
    handelingen om een PEFS die reeds
    gewijzigd is, goed te keuren.

•   Selecteer 1 Import Batch en dubbelklik erop




                                                          A Franken
                                                             RCT
                             Module-8                Asset
                                                     Information
                                                     Management
Onderstaand scherm verschijnt.




                                        Selecteer de regel.


                                         Druk vervolgens op
                                         View Importbatch.

                                                              A Franken
                                                                 RCT
                                  Module-8                             Asset
Onderstaand scherm verschijnt.
                                                                       Information
                                                                       Management



                                             •   Selecteer de regel
                                                 ( die wordt blauw).




•   Druk nu op uw rechter
    muisknop

•   Er verschijnt een Pull down
    menu

•   Kies Documents
                                                                               A Franken
                                                                                  RCT
                                Module-8                 Asset
                                                         Information
U ziet dat wij intussen weer in het                      Management
Navigator scherm van AIM zitten.

Om het document zelf te kunnen inzien, volg de stappen
zoals al eerder is uitgelegd in de module:
“Het tonen van documenten”.




                                                                 A Franken
                                                                    RCT
                                    Module-8                                     Asset
                                                                                 Information
Opmerking:
                                                                                 Management
•       Alleen U kunt deze nieuwe revisie zien.

•       De overige AIM gebruikers nog niet, want
        tenslotte moet het document nog goedgekeurd worden.

•       Kijk op de tekening waar het revisie driehoekje
        staat. Op die plaats is er iets gewijzigd.

Tip van de ACAD tekenaar.
    •   Als u het revisie driehoekje moeilijk kunt vinden, zet de PEFS
        in kleur op uw scherm. Het driehoekje is licht groen van kleur.


•       Nieuw in AIM versie 5.0 is de Compare Functionaliteit, waarmee u de nieuwe
        revisie kunt vergelijken met de oude revisie.

•       Als u akkoord gaat met deze nieuwe revisie, dan kunt u hem goedkeuren.

•       Ga weer handmatig terug naar K2 naar uw “Import Authorisation Scherm”.
                                                                                         A Franken
                                                                                            RCT
                               Module-8                Asset
In het vakje Approved kunt u                           Information
nu het document goedkeuren
(Y) of afkeuren (N)                                    Management




                                          Druk daarna op Release




                                                                   A Franken
                                                                      RCT
                                  Asset
                                  Information
                                  Management



Keer terug naar het Hoofd Menu:




             HOME




                                          A Franken
                                             RCT
                                                         Asset
                                                         Information
                                                         Management
Welkom bij module-9.

                   Textual Comment.




                                                                      A Franken
                                      Deze module duurt 3,5 minuten      RCT
                               Module-9               Asset
                                                      Information
                                                      Management
In de module over het maken van een Redline,
heeft u geleerd dat u een document “kunt aanpassen”
In AutoVue.


Ik behandel nu de methode om met behulp van “TEKST”
Commentaar te leveren op een document.


Dat noemen wij het maken van een:



                   TEXTUAL COMMENT.



                                                              A Franken
                                                                 RCT
                                  Module-9                       Asset
•   Zoek het document op waar u                                  Information
    commentaar op gaat leveren.
                                                                 Management
•   Selecteer het document met de rechter muisknop.




                                                      •   Kies

                                                          “New Textual
                                                          Comment”.      A Franken
                                                                            RCT
                                 Module-9                          Asset
                                                                   Information
                                                                   Management
Onderstaand scherm verschijnt.




Vul bij description in:
Uw Ref. Indicator spatie en dan het documentnummer( doc. id) in.
Dit is identiek als de afspraak bij een Redline maken.
 Druk op “Next.

                                                                           A Franken
                                                                              RCT
                                 Module-9                               Asset
                                                                        Information
                                                                        Management
Onderstaand scherm verschijnt.


•   In dit scherm kunt u al uw commentaar kwijt.

•   Het is zelfs mogelijk om complete tekst uit een ander programma
    hier in te plakken.

•   Als u gereed bent drukt u op Finish.




                                                           De Inhoudelijk
                                                           Beheerder krijgt
                                                           nu automatisch een
                                                           e-mail.
                                                           Via Staffware kan hij
                                                           het commentaar
                                                           beoordelen.
                                                                                   A Franken
                                                                                      RCT
                                 Module-9                                 Asset
                                                                          Information
                                                                          Management
Nadat iemand een Textual Comment heeft gemaakt
dan is het meteen in te zien door iedere AIM gebruiker.

Hoe?

Heel eenvoudig.
Zodra iemand een document wil inzien waar een Textual Comment op
gemaakt is, dan verschijnt onderstaand scherm.



                                               Je krijgt dus een waarschuwing.




                                                                                  A Franken
                                                                                     RCT
                               Module-9                                Asset
                                                                       Information
                                                                       Management
Let op:
Als je nu op de Button drukt “OK” dan wordt het document
geopend, maar je ziet NIET het commentaar wat erop geleverd
is.




                                            Wat moet de gebruiker dan WEL
                                            doen om het commentaar in te zien?

                                            Druk op “Cancel”en je komt weer
                                            terug in het Navigator scherm.

                                                                                 A Franken
                                                                                    RCT
                               Module-9                     Asset
•   Selecteer het document met de
                                                            Information
    rechter muisknop.                                       Management
•   Een Pull down menu verschijnt.




                                          •   Kies in dit menu de optie
                                              “Textual Comment”

                                                                          A Franken
                                                                             RCT
                               Module-9      Asset
                                             Information
                                             Management
•   Onderstaand scherm verschijnt.




•   Selecteer de regel en dubbelklik erop.
•   Onderstaand scherm verschijnt.




                                                     A Franken
                                                        RCT
                            Module-9             Asset
                                                 Information
                                                 Management
•   Kies het “tabblad” Contents om het gegeven
    Textual Comment te kunnen lezen.




                                                         A Franken
                                                            RCT
                                  Asset
                                  Information
                                  Management



Keer terug naar het Hoofd Menu:




             HOME




                                          A Franken
                                             RCT
                                                             Asset
                                                             Information
                                                             Management
Welkom bij module-10.

                        De Compare functionaliteit
                        in de nieuwe Autovue
                        versie 19.1




                                                                          A Franken
                                          Deze module duurt 2,0 minuten      RCT
                                 Module-10                                       Asset
                                                                                 Information
                                                                                 Management
Deze compare functionaliteit is makkelijk om 2
revisies van een tekening met elkaar te vergelijken.


•      Denk aan het werk van een Inhoudelijk Beheerder of een
       inspecteur, die via Staffware een nieuwe revisie krijgt aangeboden


Werkwijze:

•       Open een document wat via K2 wordt aangeboden volgens
        de standaard manier


•      Zoek nu de huidige revisie op die in AIM staat en open dit document ook
       met Autovue



    Opmerking:
    U heeft dus nu 2 tekeningen geopend in Autovue
                                                                                         A Franken
                                                                                            RCT
                      Module-10                         Asset
                                                        Information
In Autovue ga naar:                                     Management
                          •   Analysis




                                         •   Kies Compare



                                                                A Franken
                                                                   RCT
                             Module-10                       Asset
                                                             Information
                                                             Management
Het “Compare with” scherm verschijnt


De tekening waarmee u wilt vergelijken staat in het scherm


Selecteer deze tekening en
                                            druk op “OK”




                                                                     A Franken
                                                                        RCT
                           Module-10        Asset
De twee versies van het document
                                            Information
verschijnen nu bovenin
met onderin de verwijderde (rood)
                                            Management
en toegevoegde(groen) gegevens




                                       Nieuwe revisie


                                       Oude revisie

                                       Overzicht van de
                                                          A Franken
                                       verschillen           RCT
                           Module-10             Asset
Als wij inzoomen kunnen we duidelijk
                                                 Information
Het resultaat zien.                              Management




                                       • Groen is nieuw


                                       • Rood is weg
                                         of verplaatst


                                                          A Franken
                                                             RCT
                                  Asset
                                  Information
                                  Management



Keer terug naar het Hoofd Menu:




             HOME




                                          A Franken
                                             RCT
                                                     Asset
                                                     Information
                                                     Management
Welkom bij module-11.

                   De VTA / VTV Route




                                                                  A Franken
                                  Deze module duurt 2,0 minuten      RCT
                                  Module-10                           Asset
                                                                      Information
                                                                      Management
Een belangrijk hulpmiddel om onze documenten
up to date te houden is de:


De VTA / VTV Route

•    VTA = Voorstel tot afvoer.

•    VTV = Voorstel tot verplaatsing.

Kortom, als binnen uw afdeling een stuk equipment wordt afgevoerd, b.v
vanwege sloopwerkzaamheden, dan moet dit gemeld worden.

Dit is ook noodzakelijk bij het verplaatsen van een stuk equipment.

Let op: Valkuil:
Een 1 op 1 vervanging, is vaak ingrijpender dan u
zo op het eerste ogenblik zou denken.                                         A Franken
                                                                                 RCT
                                    Module-10                                    Asset
                                                                                 Information
Waarom is dit zo belangrijk                                                      Management
•       Wij betalen onroerendgoed belasting
        over equipment die wij al jaren niet meer hebben.

•       Wij betalen verzekeringspremie over
        equipment die wij al jaren niet meer hebben.


Er is berekend dat dit neerkomt op 1 MILJOEN per jaar
en daar kunnen we toch wel iets anders mee doen!!!

    •   IN AIM bewaren wij vele duizenden documenten van equipment
        die wij al lang niet meer hebben.
Resultaat:
•       Onnodige vervuiling van ons systeem, wij bewaren documenten
        van gesloopte equipment.

•       Dubbele informatie, b.v van de oude pomp en van de nieuwe pomp
        de gebruiker loopt het risico dat hij het verkeerde document gebruikt.           A Franken
                                                                                            RCT
                               Module-10                               Asset
                                                                       Information
                                                                       Management
Dus gebruik de VTA / VTV route!

Hoe?

•    Ga naar de homepage van Shell Pernis

•    Ga naar Management & Documentatie.

•    Kies Asset Mutatie Formulier en
     druk op GO




 Nadat u het elektronische formulier heeft ingevuld, worden alle personen
 die van de mutatie op de hoogte moeten worden gebracht, geïnformeerd.

 Op deze wijze helpt u mee om kosten te besparen en om ons AIM systeem
 schoon te houden.                                                             A Franken
                                                                                  RCT
                               Module-10                Asset
                                                        Information
                                                        Management
Onderstaand een schermafdruk van het
               elektronische Asset Mutatie Formulier.




                                                                A Franken
                                                                   RCT
                             Module-**
                                                                   Asset
                                                                   Information
                                                                   Management



“Einde
Dit is de laatste slide van deze presentatie.

Als iemand nog vragen heeft of opmerkingen wil maken betreffende
Deze trainingsmodules, neem dan gerust contact met mij op.




                                                                           A Franken
                                                                              RCT

								
To top