Documents
Resources
Learning Center
Upload
Plans & pricing Sign in
Sign Out
Get this document free

VanLuong.Blogspot.Com_323_ky_nang_quan_ly_ho_so

VIEWS: 9 PAGES: 46

									KỸ NĂNG QUẢN LÝ HỒ SƠ
I/ KHÁI QUÁT CHUNG:

1. Khái niệm
2. Vai trò của quản lý hồ sơ
1. Quản lý hồ sơ là gì ?


Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại
các văn bản, hồ sơ trong tổ chức. Nó liên quan đến việc phối
hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt
động của một tổ chức
2. Vai trò của việc quản lý hồ sơ
• Giảm chi phí mua sắm thiết bị

• Đảm bảo cung cấp thông tin hợp thời

• Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả.

• Có thể dễ dàng tìm hồ sơ khi nhân viên bệnh, nghỉ việc
  riêng.

• Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ khi nhân
  viên chuyển bộ phận, nghỉ việc…
3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ
• Có một số nguyên tắc phải tuân thủ khi quản lý một hệ
  thống lưu trữ hồ sơ.
• Nên có cách tiếp cận hồ sơ sao cho có thể nhanh chóng
  tìm ra khi cần.
• Hệ thống nên đủ đơn giản để dễ hiểu và dễ vận hành, nếu
  không, có thể có sự nhầm lẫn về những hồ sơ nào được
  yêu cầu và làm chậm trễ việc truy cập.
• Khi chọn cho mình một hệ thống lưu trữ hổ sơ, các doanh
  nghiệp cần lưu ý đến tính linh động để có thể mở rộng và
  nhận một số lượng lớn hồ sơ khi cần.
• -
3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ
• Phải xem xét việc tiết kiệm chi phí lập hệ thống và chi phí điều hành
  nó. Tính có thể nén được là một lý do quan trọng để bảo đảm hệ thống
  có thể phù hợp với khoảng trống sẵn có.
• Phải xem xét tính an toàn chống lại những thứ như hỏa hoạn và sự hư
  hỏng hồ sơ do bụi, chất bẩn và mất mát, tính an toàn của các hồ sơ
  mật. Tính phù hợp chung của hệ thống trong điều kiện hoạt động của
  tổ chức là một xem xét khác.
• Cách tạo chỉ mục của hệ thống nên thích hợp với mục đích và cung
  cấp đủ tham chiếu qua lại đối với những tài liệu bao gồm một số lãnh
  vực.
• Phải có sự kiểm soát để theo dõi bất kỳ tài liệu nào được lấy ra và
  theo dấu chúng nếu cần. Hệ thống nên chính xác, nghĩa là được giữ
  cập nhật hóa việc lưu trữ không bị tụt lại phía sau.
3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ
• Xây dựng hệ thống sắp đặt hồ sơ có hiệu quả: phải đảm
  bảo an toàn cho tài liệu quan trọng và dễ tìm khi cần sử
  dụng, thiết lập cẩm nang, sách hướng dẫn về danh mục
  sắp xếp.

• Thiết kế và sử dụng các biểu mẫu thống nhất theo sự chỉ
  đạo chung.

• Như vậy, một tổ chức phải thiết kế hệ thống lưu trữ hồ sơ
  của mình phù hợp với các yêu cầu và bảo đảm rằng hệ
  thống đó đủ linh động để theo kịp các thay đổi, đặc biệt là
  những thay đổi liên quan đến việc mở rộng hệ thống và
  các yêu cầu quản trị hiện đại.
3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ
• Nên sử dụng những thiết bị chứa đựng hiệu quả để giữ và
  phân biệt những loại hồ sơ khác nhau.

• Nên dùng màu sắc để mã hóa các tên mang lại sự nhận
  diện tức thời đối với một phân loại hồ sơ sử dụng một màu
  nào đó.

• Tài liệu của hồ sơ nên luôn luôn đưa vào phía sau hướng
  dẫn. Tài liệu sau cùng được lưu trữ nên ở phía trước hồ sơ.
3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ
• Thứ tự của các phân loại hồ sơ nên theo thứ tự của những đề mục
  chắc chắn được nêu lại trước tiên. Ví dụ, khi sử dụng tên họ thì tên
  riêng nên đứng trước, tiếp sau đó là những chữ viết tắt của tên hoặc
  nếu quốc gia là những phân loại chủ yếu thì chúng nên được tiếp theo
  bởi tên thành phố và thị trấn. Tất cả những phân loại hồ sơ dựa trên từ
  ngữ nên theo thứ tự chữ cái của từ hoặc chuỗi các chữ cái; các từ kép
  nên được xử lý như một từ. Nên tránh viết tắt trong các tên gọi hồ sơ.
  Cũng nên tránh dùng từ đồng nghĩa.

• Tài liệu nên được chia thành những nhóm nhỏ hơn để lưu trữ. Như
  vậy, tài liệu trong một nhóm theo thứ tự chữ cái có thể được chia
  thành những hồ sơ gồm từ A đến F, G đến L, M đến R và từ S đến Z.
  cũng áp dụng điều tương tự cho tài liệu lưu trữ theo số, theo địa lý
  hoặc bằng một phương pháp khác
II/ CÁC PHƯƠNG PHÁP LƯU TRỮ
• Lưu theo vần, mẫu tự:

• Lưu theo số, mã số

• Phương tiện và thiết bị lưu trữ
1. Lưu theo vần, mẫu tự:
                     Sử dụng cho hồ sơ tên:
•   Hồ sơ cá nhân: bỏ các tư liệu liên quan đến cá nhân vào
    bìa kẹp hồ sơ tên (hoặc phong bì) riêng. Bên ngoài ghi tên
    và một số thông tin cơ bản khác. Bên trong mỗi hồ sơ, sắp
    xếp các tư liệu theo ngày tháng từ gần nhất đến xa nhất.
•   Hồ sơ hỗn hợp: sắp xếp các tư liệu theo vần mẫu tự để dễ
    truy tìm các tư liệu.
•   Hồ sơ cùng một tên: nếu phát sinh liên tục, hãy phân loại
    theo từng giai đoạn.
•   Các hồ sơ khác nhau nhưng có cùng tên : đặt mã phụ sau
    tên, hoặc sử dụng bìa hồ sơ có màu khác để phân biệt.
1. Lưu theo vần, mẫu tự (tt)
                       Hồ sơ theo chủ đề:
•   Tên chủ đề cần đặt cụ thể,
•   Không dùng chủ đề mơ hồ, chung chung
•   Sử dụng các tiêu đề và phụ đề cho các hồ sơ theo chủ đề
•   Sử dụng các công cụ hỗ trợ, như: thẻ hướng dẫn theo vần
    mẫu tư, thẻ hướng dẫn theo chủ đề chính, kẹp hồ sơ (cũng
    có thể tạo lập trên máy tính).
•   Kẹp hồ sơ có thể dùng cho các dạng: hồ sơ cá nhân, hồ sơ
    cho mỗi tiêu đề chính.
•   Cần có một bảng mục lục các chủ đề để tránh việc mở hồ
    sơ không có trong chủ đề, gây khó khăn cho tìm kiếm.
1. Lưu theo vần, mẫu tự (tt)

                    Hồ sơ theo địa danh:

• Cần thiết lập danh mục các địa danh giống như một chủ
  đề.

• Cần có cách tra cứu chéo theo tên, chủ đề để dễ truy tìm
  (nên dùng máy tính).
2. Lưu theo số, mã số

• Hệ thống lưu trữ số liên tục (tăng dần): đơn giản, không
  hết số.

• Hệ thống lưu trữ sử dụng số tự nhiên (như là một dạng mã
  số), ví dụ: 7-25-30.

• Hệ thống lưu trữ bằng mã số: sử dụng kết hợp chữ và số,
  trong đó thông thường các chữ là các mã hiệu, các số chỉ
  thứ tự trong mã đó.
3. Phương tiện và thiết bị lưu trữ
• Phương tiện giấy: tủ kệ tiêu chuẩn văn phòng, tủ kệ mở
  (không cửa), tủ kệ di động, tủ kệ an toàn, tủ kệ xoay, tủ kệ
  đặc biệt có phím ấn, tủ kệ liên hợp, thiết bị để hồ sơ quay,
  thiết bị bánh xe,
• Phương tiện điện từ: đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa CD-ROM,
  chụp vi phim,…
• Vật dụng bổ trợ: nhãn bìa kẹp, nhãn thẻ chỉ dẫn, nhãn
  ngăn kéo hồ sơ, bìa kẹp 'out'
• Dù sử dụng phương tiện lưu trữ gì, áp dụng vật dụng hỗ
  trợ tìm kiếm nào, thì việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào
  công tác này là rất quan trọng trong thời đại ngày nay, mà
  phổ biến nhất hiện nay là máy vi tính cá nhân.
4. Sắp xếp hồ sơ theo số và theo thời gian
• Phương pháp số để phân loại các hồ sơ thì thuận tiện, đặc
  biệt khi các tài liệu đã được đánh số.

• Phương pháp này có thể thự hiện theo nhiều cách. Có thể
  có một hệ thống ký số cuối. Khi hệ thống này được thực
  hiện bằng cách đọc số từ phải sang trái,nó giúp loại trừ
  những sai sót vì người ta không có thói quen đọc theo
  cách này và do đó sẽ cẩn thận hơn khi đọc.

• Phương pháp số cũng có được dùng để phân tán hoạt động
  lưu trữ và cho phép dễ dàng lấy ra những tài liệu không
  còn dùng đến nữa.
4. Sắp xếp hồ sơ theo số và theo thời gian

• Những thuận lợi:nó có thề dễ dàng mở rộng;nó mang lại
  một sự bảo mật nào đó;nó cho phép nhận diện hiệu quả
  các đề mục;và số hồ sơ cũng có thể cung cấp một số tham
  chiếu.

• Các bất lợi là: chi phí dể chuẩn bị một chỉ mục và thời
  gian để thực hiện điều đó;và nếu các chữ số trong các số
  tham chiếu bị đổi chỗ, đề mục sẽ bị đưa vào sai hồ sơ mà
  không may thay, điều này rất dễ xảy ra.
5. Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian
• Các tài liệu được lưu trữ theo một trình tự thời gian nào
  đó, đặc biệt là theo ngày tháng hoặc có thể theo thời gian
  phát sinh, đặc biệt là theo ngày tháng hoặc có thể theo thời
  gian phát sinh.

• Các hồ sơ có thể được chia theo ngày, tuần, tháng, quý
  hoặc năm tùy theo số lượng tài liệu được lưu trữ.

• Hệ thống này thường được sử dụng phối hợp với nột trong
  những phương pháp phân loại khác. Do đó, là điều phổ
  biến khi hồ sơ được lưu trữ theo thứ tự chữ cái và sử dụng
  trình tự thời gian bên trong hồ sơ.
5. Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian

• Thuận lợi:hệ thống này rất tiện lợi và tiết kiệm được
  không gian nhiều nhất vì các hồ sơ có thể được lưu trữ
  ngẫu nhiên vì việc truy cập tìm kiếm có thể tự động nếu
  địa chỉ là chính xác,ví dụ: như là biết tên file.

• Nhược điểm: phương pháp này gặp nhiều khó khăn trong
  việc bảo quản dữ liệu và không giữ được trong thời gian
  quá lâu.
6. Sắp xếp hồ sơ theo vần, mẫu tự
•   Phân loại theo thứ tự chữ cái được dựa trên tên hồ sơ. Việc phân chia thành
    nhóm nhỏ hệ thống có thể đạt được trên một cơ sở khoa học, nghĩa là bằng
    cách hỏi xem những tên nào thường hay bắt đầu nhất trong một quốc gia.
    Những sự phân chia hệ thống có thể được xác nhận về mặt thống kê. Một khi
    đã quyết định những sự phân nhóm chủ yếu thì chúng có thể được chia nhỏ
    thành nhóm nhỏ hơn. Nên có thể cho phép mở rộng những nhóm chủ yếu và
    những nhóm nhỏ này để giảm thiểu bất kỳ việc chia nhỏ nào hơn nữa sau này.
•
•   Thuận lợi: là tham chiếu trực tiếp được trao đổi cho hồ sơ do đó không cần
    chỉ mục, dường như đây là một cách làm dễ dàng để lưu trữ hồ sơ, dễ hiểu, và
    có thể nhanh chóng kiểm soát xem có bất kỳ tài liệu nào bị lưu trữ sai hay
    không.
•
•   Các bất lợi của phương pháp này bao gồm: nếu có những tên thông dụng, có
    thể trùng nhau.
6. Sắp xếp hồ sơ theo vần, mẫu tự
• Phân loại theo thứ tự chữ cái được dựa trên tên hồ sơ.
  Việc phân chia thành nhóm nhỏ hệ thống có thể đạt được
  trên một cơ sở khoa học, nghĩa là bằng cách hỏi xem
  những tên nào thường hay bắt đầu nhất trong một quốc
  gia.
• Những sự phân chia hệ thống có thể được xác nhận về mặt
  thống kê. Một khi đã quyết định những sự phân nhóm chủ
  yếu thì chúng có thể được chia nhỏ thành nhóm nhỏ hơn.
  Nên có thể cho phép mở rộng những nhóm chủ yếu và
  những nhóm nhỏ này để giảm thiểu bất kỳ việc chia nhỏ
  nào hơn nữa sau này.
6. Sắp xếp hồ sơ theo vần, mẫu tự (tt)

• Thuận lợi: là tham chiếu trực tiếp được trao đổi cho hồ sơ
  do đó không cần chỉ mục, dường như đây là một cách làm
  dễ dàng để lưu trữ hồ sơ, dễ hiểu, và có thể nhanh chóng
  kiểm soát xem có bất kỳ tài liệu nào bị lưu trữ sai hay
  không.

• Các bất lợi của phương pháp này bao gồm: nếu có những
  tên thông dụng, có thể trùng nhau.
7. Sắp xếp hồ sơ theo chủ đề:
• Đây là một biến thể của phương pháp phân loại theo thứ
  tự chữ cái, trong đó các tài liệu được sắp xếp theo phân
  loại chủ yếu của tiêu đề chủ đề, ví dụ như bảo hiểm hoặc
  bất động sản. Trong nhóm chủ yếu sẽ có những phân loại
  nhóm nhỏ hơn.

• Thuận lợi: Phương pháp phân loại theo chủ đề dễ dàng và
  tiện lợi cho việc mở rộng. Nó cũng mang lại một phương
  pháp hữu ích khi các chủ đề được xác định rõ ràng và khi
  người ta đã quen thuộc với nó thì việc truy cập sẽ dễ dàng
  hơn.
7. Sắp xếp hồ sơ theo chủ đề (tt)
                         Khó khăn:
• Có thể có vấn đề phải thiết lập đủ những phân loại thích
  hợp, thường đòi hỏi rất nhiều tham chiếu qua lại và đôi
  khi cần có một chỉ mục phức tạp.

• Thường khi kiểu phân loại này được dùng thì sẽ hình
  thành một hồ sơ lớn chứa các mục linh tinh với rất nhiều
  đề tài trong đó, trong khi trong một hệ thống lưu trữ tốt thì
  một hồ sơ chỉ chứa đựng những đề tài có liên quan. Điều
  này dường như do sự miễn cưỡng mở một hồ sơ riêng biệt
  cho từng chủ đề trong hồ sơ linh tinh.
8. Sắp xếp hồ sơ theo địa lý

• Khi dùng phương pháp địa lý, các hồ sơ được sắp xếp theo
  các địa điểm như quận, thành phố… cho phân loại chủ
  yếu. Sau đó có thể sử dụng các phân loại nhỏ hơn theo
  mẫu tự.

• Phương pháp địa lý đôi khi được gọi là sắp xếp theo địa
  điểm. Điều này là dễ hiểu vì ý niệm của nó đơn giản và
  người sử dụng không sớm thì muộn cũng sẽ quen thuộc
  với những khu vực địa lý có liên quan.
8. Sắp xếp hồ sơ theo địa lý
• Thuận lợi: nó cho phép một số người sử dụng những hồ sơ
  cùng một lúc mà không gây cản trở cho nhau; nó dễ hiểu;
  và truy cập thuận tiện nếu biết địa điểm.

• Bất lợi: là người sử dụng cần phải có một hiểu biết nào đó
  về khu vực địa lý có liên quan, đặc biệt khi có một số tên
  nơi chốn tương tự; phải biết nơi chốn của một thông tin;
  và phương pháp này cần được một chỉ mục hỗ trợ.
• Hệ thống địa danh cũng rất có ích trong các hoạt động như
  nghiên cứu thị trường quảng cáo trực tiếp bằng thư từ bưu
  điện và dự báo thời tiết.
9. Quản lý phân tán theo bộ phận

                         Ưu điểm

• Tránh được sự trì hoãn không cần thiết
• Dễ dàng thực hiện
• Tách biệt hồ sơ với các bộ phận khác
9. Quản lý phân tán theo bộ phận (tt)
                         Nhược điểm:

•    Có sự trùng lắp không cần thiết của thiết bị và hồ sơ trong
    các bộ phận.
•   Nhân viên thựsc hiện không có hiệu quả vì họ phải thực
    hiện nhiều công việc khác nhau trong văn phòng.
•   Không thống nhất trong các bộ phận dẫn đến khó quản lý
    chung
•   Những tài liệu quan trọng khó bảo mật.
•   Những văn bản được lưu trữ ở các bộ phận chỉ giữ ở mức
    độ tối thiểu và tạm thời.
10. Quản lý theo tập trung

• Quản lý tập trung có thể giúp giảm sự trùng lắp hồ sơ và
  thiết bị, tiết kiệm thời gian sắp xếp hoặc phân phối theo
  yêu cầu do có nhân viên chuyên trách thực hiện.
11. Những hệ thống lưu trữ hiện đại
•   Một vấn đề chủ yếu của lưu trữ tài liệu là chúng chiếm khoảng trống không
    gian quá lớn. Đã có hai biện pháp khắc phục cho điều này: (1) Sử dụng rộng
    rãi vi phim để giảm thiểu kích thước và giữ lại các hồ sơ; (2) Sử dụng rộng rãi
    việc lưu trữ bằng máy tính, đặc biệt là lưu trữ bằng đĩa cứng nằm trong máy.
    Chức năng thứ 2 đang ngày càng được sử dụng rộng rãi khi mà máy tính ngày
    càng trở nên rẻ hơn và nhỏ hơn.

•   Việc dùng kỹ thuật vi phim để quản lý hồ sơ đã trở nên phổ biến trong những
    năm gần đây do những cải tiến trong các thiết bị dùng để sao chép hoặc cung
    cấp bản sao đã làm cho quá trình này trở nên dễ dàng, nhanh chóng, rẻ hơn và
    đặc biệt là do chi phí ngày càng tăng của khoảng trống cần thiết cho việc lưu
    trữ những tài liệu gốc và chi phí nhân sự để duy trì, truy cập chúng đã làm
    cho những nhà quản lý phải suy nghĩ khó nhọc về cách thực hiện chức năng
    này. Những nhà quản trị thường có thể chứng minh cho số tiền đầu tư lớn vào
    thiết bị cân bằng với chi phí của việc mở rộng tổ chức về mặt vật chất để có
    chỗ lưu trữ.
11. Những hệ thống lưu trữ hiện đại (tt)
• Những thuận lợi của việc chụp vi phim: thông tin trên tài
  liệu được thu nhỏ lại chỉ chiếm chưa đến 1% khoảng trống
  của tài liệu gốc, có thể tạo ra những hồ sơ có kích thước
  thống nhất, chi phi rẻ và nhanh chóng để sử dụng tại
  những địa điểm khác. Tuy nhiên bất lợi chủ yếu là vấn đề
  cập nhật hóa. Điều này chỉ có thể giải quyết trừ khi sử
  dụng một hệ thống trải chiều rộng của những tấm phim
  bằng các phim cập nhật.

• Có nhiều hình thức lưu trữ hồ sơ trên vi phim, trong đó
  microfiche được sử dụng rộng rãi nhất. Tất cả đều có cùng
  ý niệm, chỉ có dạng thức là khác nhau.
11. Những hệ thống lưu trữ hiện đại (tt)
• Rool and reel: trong phương pháp này, các tài liệu được sao chép
  phim tuần tự dọc theo cuốn phim. Khi sử dụng phương pháp này cách
  tốt nhất là nên để các hồ sơ tài liệu theo một thứ tự nào đó không thay
  đổi, ví dụ như thứ tự ngày tháng. Điều này làm cho cuộn phim chứa
  những tài liệu hồ sơ một cách hữu hiệu. Để đọc được phim, tức đọc
  hồ sơ theo dạng này, người ta phải sử dụng một máy đọc phim, nếu
  muốn bản sao hồ sơ trên giấy, phải sử dụng một máy đọc và in.

• Cassette, cartrige và magazine: đây chỉ là những công cụ chỉ đơn
  thuần là mở rộng của cách sử dụng một cuộn phim. Sử dụng cách này
  giúp bảo vệ phim ở một mức độ nào đó tránh khỏi bụi, bẩn và hao
  mòn tuy nhiên nhược điểm lớn nhất của phương pháp này là sự cồng
  kềnh không đáng
11. Những hệ thống lưu trữ hiện đại (tt)
• Microfiche: đây là cách được sử dụng rộng rãi nhất. Microfiche là
  một tấm phim chứa nhiều dòng hình ảnh micro. Một micro có thể có
  những khả năng chứa đựng khác nhau, độ thu nhỏ sử dụng tùy thuộc
  vào chất lượng của tài liệu được chụp. ơỷ phương pháp này các trang
  tài liệu được “ nén” lại ở một quá trình thu nhỏ tối đa vì thế hồ sơ có
  thể được lưu trữ trong một khoảng trống nhỏ. Để xem một microfiche
  cần có một máy đọc đặc biệt.

• Microfiche thừơng được lưu trữ trong một bao cứng trong suối đặt
  trong một cái ví hai mặt, kích thước tuỳ thuộc vào số hồ sơ được lưu
  trữ. Cái ví này sẽ cho biết những microfiche nào được lưu trữ trong đó
  và mỗi tấm phim sẽ cho biết rõ những hình ảnh của tài liệu nào được
  chụp trên phim qua phía trên cùng của phim, thường được đánh dấu
  trong quá trình chụp.
•
11. Những hệ thống lưu trữ hiện đại (tt)

• Khung và jacket: để cung cấp một phương tiện linh động hơn cho
  việc lưu trữ tuần tự các hồ sơ bằng vi phim, khung và jacket có thể
  chứa trong những dải vi phim đã được rửa. Tính linh động ở chỗ khi
  thông tin trên mo6t dải phim thay đổi thì nó có thể được rút ra cà thay
  thế bằng một dải phim khác chứ a thông tin mới. Tuy nhiên, mật độ
  lưu trữ hồ sơ bị giới hạn trong phương pháp này.

• Thẻ đục lỗ: để chứa vi phim đã được phát triển để giúp truy cập thông
  tin. Có thể truy cập thông tin nhanh chóng bằng cách sắp xếp thứ tự
  bằng máy các thẻ chứa thông tin này. Phương pháp này thường được
  dùng để lưu trữ những bản vẽ, có yêu cầu truy cập thường xuyên
III/ QUY TRÌNH LƯU TRỮ HỒ SƠ

1. Xác định chính sách quản lý hồ sơ.

2. Xây dựng quy trình.

3. Huấn luyện

4. Tổ chức sắp xếp.

5. Lập danh mục.

6. Theo dõi, cập nhật
1. Xác định chính sách quản lý hồ sơ.

  Các chính sách quản lý hồ sơ của DN bao gồm:

• Thời gian lưu trữ của từng loại hồ sơ (kể từ khi lưu), ví
  dụ: 5 năm.

• Việc quản lý các loại hồ sơ mật, tuyệt mật.

• Người được phép tiếp cận các loại hồ sơ.
2. Xây dựng quy trình.

       QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ CỦA DN LIÊN
    QUAN ĐẾN CÁC NỘI DUNG SAU:

•   Xác định phương pháp lưu trữ hồ sơ.
•   Xác định phương pháp huỷ hồ sơ.
•   Phương pháp lập và cập nhật danh mục hồ sơ.
•   Phương pháp nhận dạng và phân loại hồ sơ.
•   Phương pháp sắp xếp và bảo quản hồ sơ
3. Huấn luyện

• Phổ biến cho nhân viên về quy định và thủ tục quản lý hồ
  sơ của DN.

• Giải thích và làm mẫu cho nhân viên.

• Ký tên vào biên bản huấn luyện.
4. Tổ chức sắp xếp.

• Chuẩn bị các phương tiện, công cụ.

• Lên kế hoạch thời gian tổ chức sắp xếp.

• Tổ chức việc sắp xếp: ngày hội hồ sơ
4.1 Các công cụ phương tiện:

• Chuẩn bị các tủ, kệ đựng hồ sơ.

• Các loại bìa còng, bìa lá.

• Giấy dán sticker, kéo, hồ dán.

•   Đĩa CD và đầu ghi
4.2 Lên kế hoạch về thời gian
• Thông thường việc tổ chức lại hệ thống hồ sơ mất từ ½ - 1
  ngày.

• Các DN có thể chọn phương pháp sắp xếp dần dần, nhưng
  cuối cùng vẫn phải tổ chức 1 buổi tổng vệ sinh.

• Thông báo cho nhân viên để chuẩn bị sắp xếp công việc.

• Thông báo cho phòng nhân sự để họ có chuẩn bị liên quan
  đến tài sản, điện…
4.3 Tổ chức thực hiện
• Họp nhân viên thông báo lại thứ tự các công việc.

• Giải thích các yêu cầu.

• Làm mẫu cho nhân viên một lần.

• Tiến hành ghi list hồ sơ giấy và hồ sơ máy tính.

• Dán các sticker.

• Sắp xếp lại hệ thống hồ sơ.
5. Lập danh mục.

• Mỗi nhân viên nên có một danh mục riêng.

• Trưởng phòng quản lý các hồ sơ của phòng, hồ sơ chung.
5. Lập danh mục (tt).
Stt   Tên HS   Người   Người   Vị trí đề          Dạng hồ sơ             Cách thức,    Ngày       Ngày cất
               quản    được      HS                                      phân loại    phát sinh     HS
                lý      đọc                Văn   Trong ổ       CD -       sắp xếp       HS
                        HS                 bản   cứng máy      rom/đĩa
                                                 vi tính       mềm
6. Theo dõi, cập nhật

• Cập nhật các hồ sơ phát sinh vào danh sách.

• Kiểm tra danh mục hồ sơ định kỳ của nhân viên.
CẢM ƠN BẠN ĐÃ THEO DÕI

								
To top