Niv� 2: H�gskole�vergripande styrdokument samt enheters och by Oc2G2xuR

VIEWS: 23 PAGES: 41

									                                                                           2008-07-01

                                                                           v. 1,0                                     1(41)




1.4 Ekonomihandboken FHS




Nivå 3: Handböcker med regler och anvisningar



Innehållsförteckning

1   Giltighet och ändringar ................................................................................4
    1.1 Giltighet ..............................................................................................4
    1.2 Förvaltning av dokumentet .................................................................4
2   Information ..................................................................................................5
    2.1 Faktureringsadress ..............................................................................5
    2.2 Organisationsnummer.........................................................................5
    2.3 Momsreg.nr VAT-nr (value added tax) ..............................................5
    2.4 Bankadress ..........................................................................................6
    2.5 Plusgirokonton ....................................................................................6
    2.6 Regleringsbrevet .................................................................................6
    2.7 Övriga externa regelverk ....................................................................6
    2.8 Viktiga EA-bestämmelser ..................................................................7
    2.9 Interna regelverk .................................................................................7
          2.9.1 Anvisningar ...........................................................................7
3   Regler för upphandling av konsulttjänster ...................................................8
4   Attesträtt vid utbetalningar ..........................................................................8
          4.1.1 Intern kontroll ........................................................................8
          4.1.2 Beslutsattest ...........................................................................8
          4.1.2.1 Delegering av beslutsattest ..................................................8
5   Användaranvisningar .................................................................................10
    5.1 Redovisning ......................................................................................10
          5.1.1 Underskrift av originalhandlingar .......................................10
          5.1.2 Verifikationer ......................................................................10
          5.1.3 Redovisningsplan ................................................................11
          5.1.4 Kontoplan ............................................................................11
          5.1.5 Objektplan och övriga redovisningskoder ...........................12
          5.1.6 Fullständig fältinformation ..................................................15
          5.1.7 Kontering (konteringsregler) ...............................................15
          5.1.8 Internbokföring ....................................................................15
    5.2 Inköp .................................................................................................16
          5.2.1 Beställnings- och inköpsrutin ..............................................16
          5.2.2 Kontroll av F-skatt...............................................................17
          5.2.3 Betalningsvillkor .................................................................17
                                                                     2008-07-01

                                                                     v. 1,0                                    2(41)




     5.2.4 Faktureringsavgifter och liknande typer av avgifter ...........17
5.3 Utbetalningar, kostnader...................................................................17
     5.3.1 Utbetalningar till privatpersoner .........................................18
     5.3.2 Eurocard ..............................................................................18
     5.3.3 Taxi ......................................................................................18
     5.3.4 Bensinkort ...........................................................................19
     5.3.4.1 För icke anställda gäller att: ...............................................19
     5.3.4.2 Utbetalningar till anställda .................................................20
     5.3.5 Vad ska framgå av en faktura ..............................................20
     5.3.5.1 Samlingsfakuror, kreditnotor och omvänd skattskyldighet21
     5.3.6 Kassahantering ....................................................................21
     5.3.6.1 Journalbokföring ................................................................22
     5.3.6.2 Kontantkassa ......................................................................23
     5.3.6.3 Kassaförskott .....................................................................24
     5.3.6.4 Speciella och stora kassaförskott, konto 1577X ................25
5.4 Intern kontroll ...................................................................................25
     5.4.1 Syfte.....................................................................................25
     5.4.2 Redovisnings- och administrativa kontroller ......................25
     5.4.3 Vem ansvarar för den interna kontrollen? ...........................26
     5.4.4 Uppföljning .........................................................................27
5.5 Mutor och bestickning ......................................................................27
     5.5.1 Inledning ..............................................................................27
     5.5.2 Vad säger lagen? .................................................................27
     5.5.3 Tillbörligt och otillbörligt ....................................................28
     5.5.4 Att fundera över...................................................................28
     5.5.5 Uppmärksamma mutförsök och andra oegentligheter.........29
5.6 Jäv och andra intressekonflikter .......................................................30
     5.6.1 Vad säger lagen? .................................................................30
     5.6.2 När är man jävig? ................................................................30
     5.6.3 Verkan av jäv.......................................................................30
     5.6.4 Ansvaret för att lagarna följs ...............................................31
5.7 Representation, gåvor och uppvaktning ...........................................31
     5.7.1 Bokföringsanvisningar för representation ...........................31
     5.7.2 Förtäring som inte är att betrakta som representation .........32
     5.7.3 Extern representation ...........................................................33
     5.7.4 Intern representation ............................................................33
5.8 Förmånsbeskattning - Förmån av fri kost .........................................34
     5.8.1 Förmånsbeskattning vid konferens eller konferensresa ......34
5.9 Gåvor ................................................................................................34
     5.9.1 Externa gåvor ......................................................................34
     5.9.2 Gåvor till anställda ..............................................................35
5.10    Representation .............................................................................35
     5.10.1 Verifikationskrav ................................................................35
     5.10.2 Frågor och svar ...................................................................36
     5.10.3 Lathund för högsta representationsbelopp, momsavdrag och
     förmånsbeskattning...........................................................................38
5.11    Försäkringar.................................................................................40
                                                      2008-07-01

                                                      v. 1,0                                3(41)




5.11.1 Verksamhetsförsäkring .......................................................40
5.11.2 Tjänstereseförsäkring ..........................................................40
                                                      2008-07-01

                                                      v. 1,0                  4(41)




1          Giltighet och ändringar
                                       1.1 Giltighet

Fastställd i enlighet med beslut av FHS Rektor 16 juni 2008, FHS beteckning
68/8:27.

                                       1.2 Förvaltning av dokumentet

Förvaltning sker enligt gällande principer i Ledningens arbetsordning, 1.2
Förvaltning av FHS Ledningsordning, fastställd 2009-04-06.

Dokumentägare för denna handbok är C HF.
Informationsägare för denna handbok är C Ekonomisektionen.

För frågor avseende handbokens innehåll, kontakta Informationsägaren,
alternativt FHS Förvaltare.
                                                        2008-07-01

                                                        v. 1,0                       5(41)




           2 Information
Ekonomihandboken vänder sig till alla inom FHS som arbetar med eller i övrigt
är intresserade av FHS ekonomiadministration. Syftet med ekonomihandboken
är att tillhandahålla grundläggande information om ekonomihanteringen vid
Försvarshögskolan.

Handboken innehåller regler, anvisningar och information som ska underlätta
ekonomiarbetet. Dessutom finns hänvisningar till exempelvis viktiga
författningstexter inom det ekonomiadministrativa området och till mallar och
blanketter. Handboken publiceras endast på webben och kommer att uppdateras
fortlöpande. Synpunkter på innehåll och utformning tas tacksamt emot av
ekonomisektionen.


                                         2.1 Faktureringsadress

För att undvika felaktiga bokföringar och förseningar är det viktigt att fakturor
adresseras på ett enhetligt och tydligt sätt. Alla fakturor till Försvarshögskolan
ska adresseras:

Försvarshögskolan
Att: Redovisningen
Box 278 05
115 93 Stockholm

I normalfallet ska alla fakturor ha sin grund i en beställning från
Inköpsfunktionen. På alla fakturor ska IA-nummer och referens vid FHS framgå
annars skickas fakturan tillbaka till leverantören. För ytterligare information se
avsnitt 4.8.


                                         2.2 Organisationsnummer

FHS organisationsnummer är följande;

202100-4730


                                         2.3 Momsreg.nr VAT-nr (value
                                         added tax)

FHS momsregistreringsnummer är följande;

SE202100473001
                                                     2008-07-01

                                                     v. 1,0                       6(41)




                                        2.4 Bankadress

Nordea
Kontaktperson:         Helena Holgerman
Adress:                105 71 Stockholm

                                        2.5 Plusgirokonton

Konto                           Kontonummer IBAN-kod                             Swift
PG inbetalningskonto            313 237-0   SE3295000099602603132370             NDEASESS
BG inbetalningskonto            5754-4405   Bankgirot är kopplat till PG inbetalningskonto

PG utbetalningskonto            312 237-1

Kundnummer                      K5882


International Bank Account Number (IBAN) är en internationell standard för att
tolka och kontrollera bankkontonummer i betalningar från utlandet. Genom att
använda IBAN-koden kan betalningar utföras snabbt och effektivt samtidigt som
säkerheten är hög. En komplett betalningsinstruktion för utlandsbetalningar ska
alltid innehålla både IBAN-kod och Swift-adress.

Fakturor som FHS skickar till länder utanför Sverige innehåller information om
SWIFT-adress och IBAN-kod.


                                        2.6 Regleringsbrevet

Regeringens uppdrag och de ekonomiska ramarna för FHS lämnas i de årliga
regleringsbreven. Det aktuella regleringsbrevet för FHS finns tillgängligt i
Statsliggaren på Ekonomistyrningsverkets (ESV:s) hemsida. I Statsliggaren går
det att hitta regleringsbreven för alla myndigheter från 2003 och framåt. Se
Statsliggarens söksida.


                                        2.7 Övriga externa regelverk

De viktigaste ekonomiadministrativa (EA) bestämmelserna som styr FHS
förtecknas nedan. De flesta står att läsa i ESV:s EA-handbok som kan beställas
från:

Ekonomistyrningsverket,             E-post: publikationsservice@esv.se
Publikationsservice
Box 45316
104 30 Stockholm
                                                     2008-07-01

                                                     v. 1,0                       7(41)




En webbversion av EA-handboken finns också tillgänglig via ESV:s hemsida.
Handledningar kring exempelvis redovisnings-, finansierings- och momsfrågor
ges också ut av ESV. Några av dessa kommer vi att hänvisa till i denna
ekonomihandbok. De handledningar vi hänvisar till kan laddas ner från ESV:s
hemsida (www.esv.se) eller beställas kostnadsfritt från ESV.

                                       2.8 Viktiga EA-bestämmelser

   •   Anslagsförordning (1996:1189)
   •   Arkivförordning (1991:446)
   •   Arkivlag (1990:782)
   •   Avgiftsförordning (1992:191)
   •   Donationsförordning (1998:140)
   •   Förordning om hantering av statliga fordringar (1993:1138)
   •   Förordning om myndigheters bokföring (2000:606)
   •   Förordning om myndigheters rätt till kompensation för ingående
       mervärdesskatt (2002:831)
   •   Förordning om statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltning
       (2006:1097)
   •   Förordning om årsredovisning och budgetunderlag (2000:605)
   •   Högskoleförordning (1993:100)
   •   Högskolelag (1992:1434)
   •   Kapitalförsörjningsförordning (1996:1188)
   •   Lag om offentlig upphandling (2007:1091)
   •   Tjänsteexportförordning (1992:192)
   •   Myndighetsförordning (2007:515)


                                       2.9 Interna regelverk

Förutom ekonomihandboken utgör Ledningens arbetsordning ett internt
regelverk för FHS. I ledningens arbetsordning, Nivå 1, avsnitt 3.6 Delegeringar
och bemyndiganden framgår exempelvis vem som ansvarar för olika
ekonomiska ärenden och hur dessa är möjliga att delegera i organisationen.

2.9.1 Anvisningar
Ekonomisektionen fastställer varje år planeringsanvisningar och anvisningar för
återrapportering i FHS Verksamhetsplan (VP). Dessa bör också betraktas som
interna regelverk inom det ekonomiadministrativa området.
Anvisningar för årsredovisning fastställes och utges årligen av
Högskolesekretariatet.
                                                                 2008-07-01

                                                                 v. 1,0                     8(41)




             3 Regler för upphandling av konsulttjänster
Information är under utarbetande.
För vidare information, kontakta FHS Högskolejurist

             4 Attesträtt vid utbetalningar
4.1.1 Intern kontroll
Chefen för en organisationsenhet eller motsvarande1 ansvarar för ekonomin
inom enheten. Att fatta beslut om utbetalningar är ett led i det ansvaret. För att
uppfylla kraven på god intern kontroll enligt regelverk och redovisningspraxis,
ska en faktura eller liknande utbetalningsunderlag alltid handläggas av minst två
personer, genom att en attesterar (beslutsattest) fakturan och att
redovisningsfunktionen fattar beslut om utbetalning.

Ingen anställd vid FHS får besluta i ett ärende som rör henne/honom själv
eller på annat sätt personligen gynnad av den attesterade transaktionen.
Närmast överordnade chef ska fatta sådana beslut, som att attestera
reseräkningar och privata utlägg. Rätten att beslutsattestera kan delegeras, men
aldrig så att den som får denna uppgift ska attestera utgifter till en överordnad.
Om beslutsattestanten är tveksam om sin rätt att attestera en viss utgift ska
frågan tas upp med den chef som gett delegationen.

För vidare information, se avsnitten om mutor samt jäv.

4.1.2 Beslutsattest
I det löpande arbetet fattas beslut om utbetalning genom att chefen för en enhet
eller motsvarande, attesterar fakturor eller liknande utbetalningsunderlag. Den
som attesterar en faktura påtar sig det ekonomiska ansvar som utbetalningen
innebär(att kostnaden ryms inom ramen för tilldelad budget), ansvarar för att
underliggande bokföringsmateriel är korrekt och fullständigt, att fakturan ryms
inom högskolans verksamhet och för att övriga gällande regler efterlevs.


4.1.2.1 Delegering av beslutsattest
Det kan i en del fall vara lämpligt att delegera beslut om utbetalning, det vill
säga rätten att attestera, för att undvika förseningar eller andra störningar av
betalningarna. Rätten att attestera ska ges till ett fåtal personer och kan ges för
hela eller delar av en enhet. Observera dock att enhetschefens ansvar för
ekonomin alltid kvarstår. Vilken typ av beslut/inköp och till vilka
beloppsgränser, som kan delegeras framgår av ledningens arbetsordning.



1
 Med motsvarande menas befattningshavare, som enligt särskilt beslut har rätt att för ett
definierat ansvarsområde förfoga över myndighetens medel.
                                                       2008-07-01

                                                       v. 1,0                         9(41)




Delegering av rätten att beslutsattestera ska ske skriftligt på blanketten
Bemyndigandeförteckning som finns på intranätet, under
blankettarkivet/planering. Blanketten insändes i original till funktionsansvarig på
Ekonomisektionen.

Överordnad chef har alltid rätt att attestera inom sitt ansvarsområde, också om
särskild attestant är utsedd för visst delområde.
                                                       2008-07-01

                                                       v. 1,0                      10(41)




           5 Användaranvisningar
                                        5.1 Redovisning

5.1.1   Underskrift av originalhandlingar

Alla originalhandlingar till exempel kontrakt, beslutsbrev och liknande ska vara
underskrivna med bläck.

5.1.2   Verifikationer

En verifikation ska enligt 13 § Förordningen om myndigheters bokföring
innehålla uppgifter om

   •    när den upprättades,
   •    när den ekonomiska händelsen inträffade,
   •    vad denna avser,
   •    vilket belopp det gäller,
   •    vilken motpart den berör, och i förekommande fall
   •    vilka handlingar som legat till grund för händelsen och var
        originalhandling förvaras
   •    ett verifikationsnummer
   •    underskrift av aktivitetsansvarig

Om fakturor som exempelvis avser tjänsteresor, kurser, konferenser saknar
uppgift om vilka dagar resan eller kursen pågått, ska underlaget kompletteras
med dessa uppgifter genom att bifoga inbjudan, kursprogram eller liknande.

Underlag för reseräkningar och utlägg, se Personalhandboken.

Fakturor och kvitton ska vara i original. Om originalfakturan kommit bort ska
detta antecknas, exempelvis "Gäller som original", direkt på fakturakopian och
undertecknas med datum och signatur. Följesedlar ska bifogas så att det klart
framgår vad inköpet avser. Avser fakturan/kvitto exempelvis matvaror,
blommor, gåvor, lunch, kaffe, taxiresor och liknande måste inköpet motiveras
med anledning och namn på personer som deltagit.

Omföringar/rättelser ska innehålla en förklarande text så att det framgår vad
bokföringen avser och att hänvisning görs till tidigare verifikationsnummer vid
rättelse.
                                                           2008-07-01

                                                           v. 1,0                               11(41)




5.1.3   Redovisningsplan

FHS:s redovisningsplan består av tre delar: kontoplan, objektplan och övriga
redovisningskoder.

REDOVISNINGSPLAN
KONTOPLAN           OBJEKTPLAN                                  ÖVRIGA REDOVISNINGSKODER
                    Organisatorisk Funktionell indelning        Egenskaper/specifikationer
                    indelning
Konto               Dim 1          Dim 2          Dim 3         Dim 4          Dim 5           Dim 6          Dim 7
Balansräkning       KST            AKT                          ANL            RESURS          MOTPART        FINANS
Konto 1*-2*
                    Organisatorisk   Aktivitet                  Anläggnings-   Resurs är       Identifierar   Anger om det
Resultaträkning     enhet                                       nummer         detsamma        statliga       är finanserat
Konto 3*-8*                                                                    som             motparter      via anslag,
                                                                               anställnings-                  bidrag med
Internbokföringen                                                              nummer                         mera
Konto 9*            3 pos            6 pos                      7 pos          5 pos           4 pos          2 pos
                                     De 4 första                                               Samma
                                     positionerna                                              nummer
                                     anger                                                     som ESV:s
                                     uppdrag                                                   motparts
                                                                                               register

5.1.4   Kontoplan

I kontoplanen återfinns balansräkningen och resultaträkningens konton.
Kontoplanens uppbyggnad bygger på ESV:s baskontoplan för statliga
myndigheter, ESV 2001:18. Se Figur 1 nedan.
                                                           2008-07-01

                                                           v. 1,0                      12(41)




Kontofält                     Kontonr                        Exempel
            Balansräkning     1xxx        Tillgångar         Postgiro
                                                             Kundfordringar
                                                             Investeringar
                              2xxx        Skulder            Leverantörsskulder
                                                             Semesterlöneskuld
                              2070        Eget kapital       Balanserad
                                                             kapitalförändring
                              2090        Eget kapital       Årets resultat
            Resultaträkning   3xxx        Intäkter           Statsanslag
                                                             Externa bidrag/ uppdrag
                                                             Försålda tjänster
                                                             Försålda produkter
                              4xxx        Kostnader          Personalkostnader
                              5xxx – 7xxx Kostnader          Lokalkostnader
                                                             Resekostnad
                                                             Material
                                                             Köpta tjänster
                                                             Avskrivningskostnader
                              8xxx        Intäkter/          Årets resultat
                                          Kostnader
                              9xxx        Interna konton     Interna fördelnings-
                                                             konton
Figur 1 Kontoplanens uppbyggnad


Balansräkningens konton är uppdelade på tillgångar, kontoklass 1 (kontot
börjar alltid på 1) och skulder, eget kapital och resultat kontoklass 2 (kontot
börjar alltid på 2).

Resultaträkningens konton är uppdelade på intäkter, kontoklass 3 (kontot
börjar alltid på 3) och kostnader, kontoklass 4-7 (kontot börjar alltid på 4-7).
Resultaträkningens kontoklass 8 innehåller både intäkter och kostnader.

Internbokföringen, kontoklass 9, används för interna intäkter/kostnader.

En fullständig förteckning av vilka konton som är tillgängliga för kontering finns
i Agressos kontoplan. Vägledning kring hur ett specifikt konto ska användas kan
fås från ESV:s anvisning till Baskontoplanen för statliga myndigheter, ESV
2001:18.

5.1.5 Objektplan och övriga redovisningskoder
I objektplanen, som består av de tre första dimensionerna i Agresso, återfinns
FHS:s interna redovisning.
                                                    2008-07-01

                                                    v. 1,0                       13(41)




Dim 1: KST är en organisatorisk indelning av verksamheten. KST anger vilken
enhet/avdelning/sektion transaktionen tillhör.
Dim 2: AKT är en funktionell indelning av verksamheten. AKT står för aktivitet
och är grunden för all verksamhet vid FHS. Alla intäkter och om möjligt också
kostnader ska konteras med aktivitet.
Dim 3: Används för närvarande inte.
Dim 4: ANL står för anläggningsnummer och används vid kontering av konton
kopplade till anläggningstillgångar
Dim 5: RESURS är ett anställningsnummer och används vid kontering av
konton kopplade till tidredovisningen, personalsystemet eller
reseräkningssystemet.
Dim 6: MOTPART anges för transaktioner där andra statliga motparter är
inkopplade
Dim 7: FINANS anger hur ett uppdrag eller en aktivitet finansieras.
                                                                     2008-07-01

                                                                     v. 1,0                                 14(41)




Dim                     Kodstruktur

1        KST            EAS           Den första positionen (E) står för organisatorisk enhet enligt följande
         3                            struktur:
         positioner                   1AS = Ledig
                                      2AS = Ledningen för högskoleutbildning av officerare (LH)
         Syftar till                  3AS = Militärvetenskapliga institutionen (MVI)
         att kunna                    4AS = Högskoleförvaltningen samt Rektor Extern verksamhet
         följa                        5AS = Institutionen för Ledarskap och Management (ILM)
         verksamhet                   6AS = Institutionen för säkerhet och strategi (ISS)
         ens resultat                 7AS = Högskoleförvaltningen samt Rektor Intern verksamhet
         på                           8AS = Ledig
         org.enhetsn                  9AS = FHS Gemensam
         ivån.
                                      Den andra positionen (A) står för avdelning. Underindelas inte den
                                      organisatoriska enheten är den andra positionen en nolla
                                      Den tredje positionen (S) står för sektion. Underindelas inte
                                      avdelningen i sektioner är den tredje positionen en nolla.
2        AKT            X X XX xx     Första positionen anger uppdragstyp
         7                            1 = Interna uppdrag
         positioner                   2 = Full kostnadstäckning på uppdragsnivå
                                      3 = Full kostnadstäckning på aktivitetsnivå
                        X X XX xx     Den andra positionen anger uppdragsstartår.
                                      (7 = 2007, 1=2001, 2011)
                        X X XX xx     Position 3 och 4 identifierar uppdrags-ID som kan relateras till en
                                      beställning. Uppdrags-ID är ett löpnummer.
                                      (03 = uppdrag nummer 3)
                        X X XX        Position 5 tom 7 identifierar aktivitets-ID. Aktivitets-ID är ett
                        xxx           löpnummer inom uppdraget
3        UPPDRAG X X XX               De fyra första positionerna i aktivitet är uppdrag
         4
         positioner
4        ANL            XXÅRxxx       Anläggningsnumret inleds (position 1 och 2) med typ av
         8                            anläggningstillgång exempelvis: IM eller MA (imateriell eller
         positioner                   materiell anläggningstillgång), KO (kontorsinventarier), DA (datorer),
                                      MO (möbler) osv
                                      Position 3 och 4 är anskaffningsåret och position 5 till 8 är löpnummer.
5        RESURS         XXXXX         Uppgifterna till detta fält överförs från Agressos modul för lön samt
         5                            modul för tid/projekt/fakturering. Koden är det femsiffriga
         positioner                   anställningsnumret.
                                      OBS! För att få en rättvisande bild i redovisningen måste koden i detta
                                      fält anges när man gör rättelser eller omföringar av lönekonteringar.
6        MOTPAR         XXXX          Används för inomstatliga transaktioner och är till för att tillgodose
         T                            ESV:s krav på motpartsredovisning. Koden för motpart följer de koder
         4 pos                        som används i HERMES*2 i samband med motpartsavstämningen.
7        FINANS         XX            Koden visar finansieringsform t ex avgifter, anslag


2
    Statens koncernrapporteringssystem
                                                      2008-07-01

                                                      v. 1,0                        15(41)




5.1.6   Fullständig fältinformation

Önskas fullständig fältinformation och vilka begreppsvärden som är tillgängliga
för kontering hänvisas till Agressos begreppsvärdesregister.

5.1.7   Kontering (konteringsregler)

Fullständig kontering ska konteras på verifikationerna enligt följande (namnet på
konteringsregeln finns inom parantes):

För bokföring på balanskonton ska konto konteras (Balansregel 2007) och för
inomstatliga balanskonton ska också motpart konteras (Balansregel statlig 2007).
För anläggningstillgångar anges förutom konto också ett anläggningsnummer
(Anskaffningar BR 2007).
För förskott till personal anges förutom konto också ett resursnummer
(Balansregel resurs 2007).
För pågående arbeten anges förutom konto och motpart (för statliga motparter)
också ett aktivitetsnummer. (Balansregel proj/ motpart 2007, Balansregel proj/ej
motpart 2007)

För bokföring på resultatkonton anges konto, kostnadsställe, aktivitet och för
statliga motparter begreppet motpart. Uppdrag och finans kompletteras
automatiskt av systemet efter vilken aktivitet som angetts. (Resultatregel
inomstatlig 2007 och Resultatregel utomstatlig 2007)
För bokföring på lönekonton, reseersättningskonton och konton för
tidredovisning ska förutom det som gäller för bokföring på resultatkonton också
ett resursnummer anges. Uppdrag och finans kompletteras automatiskt
(Resultatregel kst proj 2007).

5.1.8   Internbokföring

Denna del kommer att uppdateras senare!
Konton som börjar på 9 i kontofältet används till internredovisningen. Inom
kontoklass 9 används dubbel bokföring. Vid nyuppläggning idag av interna
konton görs det med en given struktur som innebär att första positionen är en nia
och position 2-4 är en spegling av externkontot. Formella motkonton och
avstämningskonton läggs upp med konton som börjar på 99 som i position 3 och
4 parallellkopplas med konton i kontoklass 1-8.

För att exemplifiera: se konto 9401, utfördelning lönekostnader
tidredovisningen, som används för att fördela kostnader för personal.
Motsvarande kostnader i externredovisningen bokförs i kontogrupperna 40–49.
                                                        2008-07-01

                                                        v. 1,0                               16(41)




För att upprätthålla den dubbla bokföringen inom kontoklass 9 används konto
9941, Utfördelning tidredovisning (till aktiviteter).

Följande konton i kontoklass 9 används:

Konto     Beskrivning                    Motkonto   Beskrivning                     Kommentar
9200      Intern intäkt                  9400       Intern kostnad                  Används vid manuella
                                                                                    omföringar av intäkter
                                                                                    och kostnader mellan
                                                                                    olika enheter. Observera
                                                                                    dock att ut- och inlån av
                                                                                    personal mellan olika
                                                                                    enheter hanteras via
                                                                                    tidredovisningen.

9210      Intern intäkt, elevdatorer     9410       Intern kostnad, elevdatorer     Görs kvartalsvis
9220      Intern intäkt, lektionssalar   9420       Intern kostnad, lektionssalar   Görs månadsvis
9230      Intern intäkt,                 9430       Intern kostnad,                 Görs kvartalsvis
          pendlingsersättning                       pendlingsersättning
9240      Intern intäkt,                 9440       Interna kostnad,                Görs kvartalsvis
          utvecklingskostnader                      utvecklingskostnader

9401      Utfördelning lönekostnader     9941       Utfördelning tidredovisning     Hanteras med
          tidredovisning                            (till aktiviteter)              automatkontering se
                                                                                    avsnitt 4.6.
9402      Påslag tidredovisning          9942       Intäkt påslag tidredovisning    Hanteras med
                                                                                    automatkontering se
                                                                                    avsnitt 4.6.
9601      Omkostnadspåslag               9961       Intäkt omkostnadspåslag         Hanteras med
                                                                                    automatkontering se
                                                                                    avsnitt 4.6.

Vid bokföring på konton i kontoklass 9 måste beloppen vara lika stora i
DEBET och KREDIT. Man får alltså inte sammanblanda extern- och
internredovisningen.

                                          5.2   Inköp

För vidare information än nedanstående, kontakta högskolejurist alternativt
funktionsansvarig inköp.

5.2.1   Beställnings- och inköpsrutin

Inköpsrutinen fungerar kortfattat som följer: En inköpsanmodan lämnas till
inköpsfunktionen som gör beställningen. I samband med beställningen anges
både leveransadress och den för FHS gemensamma faktureringsadressen:

Försvarshögskolan
Att: Redovisningen
Box 27805
115 93 Stockholm
                                                        2008-07-01

                                                        v. 1,0                         17(41)




På alla fakturor ska IA-nummer (numret på inköpsanmodan som ligger till grund
för beställningen) och referens vid FHS framgå. När fakturan sedan inkommer
till FHS skannas fakturan tillsammans med eventuella följesedlar och
beställningsunderlag. Fakturan skickas sedan ut i fakturaflödet för attestering.
Innan attestering ska kontroll göras av leveransen och det fakturerade priset i
förhållande till vad som överenskommits i samband med beställningen.


5.2.2 Kontroll av F-skatt
Vid köp av tjänst är det viktigt att kontrollera att leverantören har F-skatt,
annars blir FHS skyldig att dra preliminärskatt och eventuellt bokföra
lagstadgade och avtalade sociala avgifter på fakturabeloppet. Alla, också
juridiska personer (AB, HB, KB och Ekonomiska föreningar) måste ansöka om
F-skatt. Det är alltså inte självklart att företag har F-skatt. Denna kontroll görs
redan vid beställningen av inköpsfunktionen.


5.2.3 Betalningsvillkor
Redan i samband med beställning av en vara/tjänst ska överenskommelse träffas
om betalningsvillkor. FHS:s normala betalningsvillkor föreskriver betalning 30
dagar efter att faktura mottagits, under förutsättning att varan eller tjänsten är
attesterad.


5.2.4 Faktureringsavgifter och liknande typer av avgifter
En faktura är ett bevis på det avtal som träffats mellan två parter. Det betyder att
det i fakturan inte ska finnas sådant som inte är överenskommet, exempelvis
faktureringsavgifter. Om parterna inte kommit överens om någon
faktureringsavgift får köparen alltså minska fakturabeloppet med
faktureringsavgiften.

Notera också att momsen ska minskas med den del som uppkommit i och med
faktureringsavgiften. För att undvika missförstånd är det viktigt att ta kontakt
med säljaren. Andra typer av avgifter såsom; hanteringskostnader,
påminnelseavgifter och expeditionsavgifter kan likställas med
faktureringsavgifter.

                                         5.3 Utbetalningar, kostnader

FHS införde 2006 en ny rutin för utbetalningar, elektronisk fakturahantering
(EFH). Systemet innebär mycket kortfattat att alla leverantörsfakturor som
inkommer till FHS skannas, och hanteras därefter helt och hållet elektroniskt i
Agressos EFH modul. Övriga utbetalningar sker via girovision
                                                      2008-07-01

                                                      v. 1,0                       18(41)




Endast fakturor som är utställda till FHS får betalas. Ersättningar för utlägg
betalas via kontantredovisningsblanketten till person hos FHS som haft utlägget
mot originalkvitto.

5.3.1 Utbetalningar till privatpersoner
Betalning för köpta varor och tjänster ska i regel ske mot faktura, men
undantagsvis kan anställda göra utlägg för inköp. Originalkvitto måste alltid
bifogas gjorda utlägg.


5.3.2 Eurocard
Betalkort
Anställd personal kan ansöka om företagsupphandlat kort med personligt
betalningsansvar. Ansökningshandlingar från Eurocard finns hos C
ekonomisektionen. Redovisning, se bilaga 11.
Villkor för korten:
    • Ingen årsavgift
    • 30 dagars betalningstid
    • Ingen förmånsbeskattning
FHS utfärdar med största restriktivitet och bara där verksamheten absolut kräver
även företagskort och inköpskort (kreditgräns 50 000 kr) utan personligt
betalningsansvar. C HF fattar beslut i dessa frågor. Beslut om sådana kort har
fattats för:

Företagskort (se bilaga 13)
   • Kommendanturen
   • Inköp

Inköpskort (se bilaga 14)

Konferenskort
Anställd personal kan ansöka om konferenskort i samband med elevresor och
liknande, kortet är tidsbegränsat med fastställt belopp och utan personligt
betalningsansvar. C Orgenhet fattar beslut i dessa frågor, godkännande skickas
via mail till C ekonomisektionen.. Ansökningshandlingar från Eurocard finns i
blankettarkivet. Redovisning, se bilaga 12.

5.3.3 Taxi
FHS har avtal om Taxikort.

Anställda vid FHS erbjuds taxicheckar mycket restriktivt. Beslut fattas
av respektive chef för organisationsenhet. Taxicheck kvitteras hos FHS
Personalavdelningen.
Anställda, som reser mycket i tjänsten, kan ansöka om taxikort.
                                                         2008-07-01

                                                         v. 1,0                       19(41)




Ansökningshandlingar finns hos HF/HR som också är bemyndigad att utfärda
taxikort. Dessa förtecknas av utfärdaren.



5.3.4 Bensinkort
FHS har avtal med Statoil och Shell.
FHS utfärdar bensinkort med största restriktivitet och bara där verksamheten
absolut kräver det. C HF fattar beslut i dessa frågor och ansökan
administreras av C ekonomisektionen.. Beslut om sådana kort har fattats för:

Statoil
   • Kommendanturen
   • ILM-Karlstad
Shell
   • Kommendanturen

5.3.4.1 För icke anställda gäller att:

       reseersättningar/reseutlägg där personen endast önskar ersättning för
        utlägg med kvitto, betalas via HR. Om möjligt bör sådana utlägg betalas
        mot faktura från personens arbetsgivare. För att få ersättning måste
        utläggen uppfylla kraven för förenklade fakturor. Förenklade fakturor
        uppfyller bokföringslagens krav och därmed behövs inte kontrolluppgift
        lämnas.

   •    utlägg för billigaste färdsätt, alternativt bilersättning, för personer som
        kommer på anställningsintervju hanteras av HR.

   •    övriga utlägg betalas mot kvitto och kontantredovisningsblankett
        (intranet/blankettarkivet/redovisning).

   •    för tjänster utförda av fysiska personer med A-skattsedel, ska
        utbetalningar ske via personalavdelningen, även om faktura är skriven.

   •    arvode/traktamente betalas via personalavdelningen. Om person
        samtidigt har utlägg ska det också utbetalas via HR.

   •    bilersättningar utbetalas via personalavdelningen, eftersom den medför
        kontrolluppgift. Detta gäller också för skattefri bilersättning.

   •    stipendiater är inte anställda vid FHS och kan inte få ersättning för resor
        eftersom stipendier ska täcka dessa kostnader.

   •    reseförskott hanteras av HR.
                                                        2008-07-01

                                                        v. 1,0                         20(41)




För utländska personer gäller att beslut om SINK-skatt krävs vid betalning via
personalavdelningen om personen också ska ha arvode och/eller traktamente.
Om en utländsk person endast ska ha ersättning för biljett eller resekostnad sker
utbetalning via redovisningsfunktionen.

5.3.4.2 Utbetalningar till anställda
Undantagsvis kan privatpersoner göra utlägg för inköp. Originalkvitto måste
alltid bifogas gjorda utlägg och redovisning sker på kontant-
redovisningsblanketten (intranet/blankettarkivet/redovisning) eller via
personalavdelningen.

För anställda vid FHS gäller att utbetalningar sker via reseräkningssystemet
eller direkt via lönen enligt nedan.

   •    Reseersättningar och/eller reseutlägg till exempel ersättning för
        biljetter, taxi, hyrbil, hotell, logi, bensin med mera betalas enklast mot
        faktura från resebyrå eller hotell. Om den anställde gjort utlägg för dessa
        kostnader ska de betalas via HR.

   •    Övriga utlägg till exempel ersättning för representation, telefon, porto,
        kontorsmaterial, förbrukningsinventarier, förbrukningsmaterial, böcker
        och dylikt betalas enklast via faktura eller via HR.

   •    Utlägg för friskvård inskickas till HR och utbetalas via lön.

Undantag vid utbetalning till anställda:

   •    Påfyllning av kassaförskott betalas genom att ett utbetalningsunderlag
        skickas till redovisningsfunktionen.
   •    För mindre utlägg som exempelvis utländska gäster har, kan värden ta
        emot kvitton och ta ut motsvarande belopp på Eurocardkortet. Detta
        redovisas sedan mot personalavdelningen och beloppet utbetalas med
        nästa lön.
   •    Reseförskott kan i undantagsfall betalas om Eurocard betalkort inte kan
        användas, exempelvis vid resor till länder där betalkort inte fungerar eller
        när tjänsteresan varar längre tid. Förskottet ska godkännas i förväg av
        bemyndigad chef. Förskotten utbetalas av HR. Redovisningen av förskott
        sker till HR senast en månad efter att det beviljats.


5.3.5   Vad ska framgå av en faktura

Skatteverket ställer krav på vilka uppgifter som ska finnas på fakturor för att
ingående moms ska få dras av.
                                                        2008-07-01

                                                        v. 1,0                         21(41)




Fakturan ska innehålla uppgifter om:

   •    köpares och säljares namn och adress
   •    datum för utfärdandet och för omsättningen, om det skiljer sig från
        fakturadatumet. Vid a conto betalning anges datum för betalningen om
        det avviker från fakturadatumet.
   •    vad transaktionen avser, det vill säga varans/tjänstens mängd, omfattning
        och art
   •    ett löpnummer som identifierar fakturan
   •    säljarens registreringsnummer till moms
   •    kundens registreringsnummer till moms om kunden är skattskyldig till
        förvärvet (omvänd skattskyldighet) eller om en köpare i annat EU-land
        åberopat sitt VAT-nummer för att få faktura utan moms.
   •    beskattningsunderlaget för varje momssats, d v s nettopriset för
        varan/tjänsten som avtalats. Eventuell rabatt ska särredovisas.
   •    tillämpad momssats
   •    momsbeloppet som ska betalas, man får inte enbart skriva "inklusive
        moms"
   •    lagrum som gäller vid eventuell befrielse från moms, eller annan uppgift
        om att omsättningen är skattebefriad eller att köparen är skyldig att betala
        moms.

Om någon av dessa uppgifter saknas på fakturan kan Skatteverket ifrågasätta
rätten till avdrag vilket kan medföra skattetillägg.

När priset vid inköp är lägre än 2 000 kronor får en förenklad faktura utfärdas
vid handel inom landet. Det förenklade förfarandet gäller också om handelsbruk,
praxis eller tekniska förutsättningar gör det svårt att utfärda en faktura, som vid
köp från automater. Uppgifter som ska framgå av en förenklad faktura är typ av
vara/tjänst, fakturadatum, momsbelopp eller uppgifter som gör det möjligt att
beräkna momsbeloppet och säljarens identitet. Enligt Skatteverket ska säljarens
momsregistreringsnummer, alternativt person- eller organisationsnummer stå på
den förenklade fakturan för att visa säljarens identitet.

5.3.5.1 Samlingsfakuror, kreditnotor och omvänd skattskyldighet

I Skatteverkets Momsbroschyren (SKV 552) finns beskrivet vilka specifika
krav som gäller vid omvänd skattskyldighet och för samlingsfakturor och
kreditnotor.

5.3.6   Kassahantering

Kontanta medel som kommer in till institution/enhet i samband med försäljning
benämns kontantkassa. De kontanta medel som rekvireras från
redovisningsfunktionen och används för mindre och brådskande utbetalningar
benämns kassaförskott.
                                                       2008-07-01

                                                       v. 1,0                       22(41)




Dessa två kassor ska hanteras helt åtskilda från varandra och medel från en kassa
får inte tillföras den andra kassan.

Om en organisatorisk enhet så önskar kan en kassaansvarig (kan vara olika
personer för kontantkassa respektive kassaförskott) utses. Beslutet ska skrivas
under av både behörig chef och kassaansvarig. Kopia av beslutet sänds till
redovisningsfunktionen. Ansvaret avser den fysiska hanteringen av kontanta
medel och den ekonomiska redovisningen.

Samtliga kontanta medel ska redovisas till och hanteras av den kassaansvarige
som ansvarar för att kontanthanteringen sker säkert.

Om kontantkassa/kassaförskott överlämnas till annan person eller om ersättare
till kassaansvarig utses under semesterperiod eller annan ledighet ska detta
skriftligen meddelas till redovisningsfunktionen tillsammans med uppgift om
periodens längd.

I samband med årsbokslut och byte av kassaansvarig person och vid
slutredovisning ska inventering av kassan göras. Underskrivet beslut om
inventeringsförrättare ska biläggas årsredovisningen. Underskrivet
inventeringsdokument i original ska alltid sändas till redovisningsfunktionen.

Kassaansvarig ska se till att kontanta medel, kontantjournal och verifikationer
förvaras på ett betryggande sätt i låsta utrymmen.



5.3.6.1 Journalbokföring

Enligt bokföringsförordningen ska kontanta in- och utbetalningar bokföras
senast följande arbetsdag. Löpande notering i kontantjournal betraktas som
grundnotering och innebär att bokföring i Agresso av inbetalning till
kontantkassa respektive utlägg från kassaförskott ska göras minst en gång per
halvår.

Samma dag som medel inkommer till kassan ska inbetalt belopp noteras i
journalen. Kvitton och andra verifikationer bifogas som underlag till journalen.
Utbetalning för gjorda inköp ur kassaförskottet noteras också samma dag i en
kontantjournal. Till kontantjournalen bifogas kvitton och andra verifikationer.

Kontantjournalen ska alltid undertecknas av kassaansvarig vid institutionen.
                                                              2008-07-01

                                                              v. 1,0                            23(41)




OBS! Det ska vara separata journaler för kontantkassan och kassaförskottet. Se
journalblanketten nedan.

                       Kassajournal                                                       Nr……….
                       OBS det ska vara separata kontantjournaler för kontantkassan och
                       kassaförskottet



Institution/motsv:     …………………………………………………………………………..                                     ……………….

Kassaförskott nr:      ……………………………….                   Kronor: ………………………………………………


År,mån,dag             Motpart*                        Belopp exkl moms       Moms        Verifikat/
                                                                                          kvitto nr




Summa




……………………………………………………………..

Kassaansvarig

……………………………………………………………..

Namnförtydligande

* Med motpart menas för kassaförskott betalningsmottagaren och för
kontantkassa menas köpare




5.3.6.2 Kontantkassa

Med kontantkassa menas kontanta medel som erhålls i samband med försäljning
av till exempel böcker och souvenirer.

OBS! Medel ur kontantkassan får aldrig användas till inköp av varor eller
tjänster eller till ersättning av utlägg som anställd haft i sin tjänst.
                                                        2008-07-01

                                                        v. 1,0                        24(41)




Inbetalning av kontantkassor ska göras minst en gång per halvår till FHS:s
plusgiro 313 237-0. Observera att inbetalningen görs av respektive
institution/enhet och inte genom redovisningsfunktionen. I samband med
inbetalningen sänds kvittot på inbetalningen till redovisningsfunktionen
tillsammans med fullständig intäkts- och momskontering. Kontantjournal och
numrerade kvitton ska bifogas som underlag.

5.3.6.3 Kassaförskott

Kassaförskott är ett alternativ till betalning då köpesumman är låg eller då det är
svårt att få en faktura och då Eurocards betalkort inte går att använda.
Kassaförskottet rekvireras från redovisningsfunktionen och ges vid
utbetalningen ett kassaförskottsnummer. För att minimera risken för stöld och
missbruk beviljas kassaförskott på högst 5 000 kr. Kassaansvarig som kvitterat
kassaförskottet är redovisningsskyldig och fullt ansvarig för kassan.

OBS! Kassaförskottet får aldrig användas till utbetalning av lön, arvoden eller
reseräkningar.

Utbetalningar i dessa fall genererar skatt och lönekostnadspåslag eller ska av
andra skäl rapporteras till Skatteverket och ska därför alltid göras via
personalavdelningen.

Kassaförskottet ska förvaras åtskilt från andra medel och verifikationer, och ska
förvaras på ett betryggande sätt i låsta utrymmen. Kontanta medel som erhålls
från försäljning får aldrig tillföras kassaförskottet.

Ersättning från förskottskassan är endast tillåten då den som gjort utlägg kan
lämna originalkvitto som styrker utlägget. Av kvittot ska framgå vad som
inköpts, varans belopp med särredovisning av moms och vem som är säljare.
Den person som får ersättningen ska kvittera beloppet med namn och datum.
Utgifterna noteras i kontantjournalen – kassaförskott.

   •   Vid återfyllnad av kassaförskottet görs ett utbetalningsunderlag i ordning
       som godkänns av behörig chef och beloppet betalas därefter ut av
       redovisningsfunktionen till den kassaansvarige. Kontantjournal med
       kvitton bifogas alltid som bokföringsunderlag.
   •   Om kassaförskottet ska slutredovisas inbetalas de kontanta medel som
       finns i kassan till FHS:s plusgiro 313 237-0 med angivande av
       kassaförskottsnummer, den kassaansvariges namn och akt. De kvitton
       som inte tidigare redovisats registreras i Agresso som en omföring med
       motkonto kassaförskott. Summan av de kontanta medlen och de
       redovisade kvittona ska överensstämma med det utkvitterade
       kassaförskottet.
                                                        2008-07-01

                                                        v. 1,0                      25(41)




5.3.6.4 Speciella och stora kassaförskott, konto 1577X
Stora kassaförskott som förekommer är ofta reseförskott, vilka hanteras av
personalavdelningen. Övriga förskott hanteras av redovisningsfunktionen. Vid
bokföring av stora kassaförskott måste följande villkor vara uppfyllda:
    • Förskottet ska inte användas som ett personligt förskott.
    • Institutioner som bokfört denna typ av förskott för en viss
        verksamhet/person måste återredovisa detta för att ett nytt förskott ska
        beviljas.
    • Om det finns ett bokfört saldo på kontot 1577X per XX1231 ska
        personalavdelningen lämna en avstämd specifikation till
        redovisningsfunktionen den 10 januari.



                                         5.4 Intern kontroll

Intern kontroll är primärt ett ledningsverktyg med väsentlig betydelse för
ledningen. Kontrollsystemen bidrar till att säkra att beslut vilar på ett korrekt
underlag. De skyddar också mot förluster eller förstörelse av FHS:s tillgångar.

Med intern kontroll menas här organisation och rutiner som gör att:
  • redovisningen blir riktig och fullständig
  • FHS:s resurser används som ledningen tänkt sig


5.4.1 Syfte
Syftet med den interna kontrollen är att säkra en effektiv förvaltning och att
undgå allvarliga fel. Detta uppnås genom att anpassa organisationen och införa
metoder och rutiner som syftar till att:
    • Öka effektiviteten
    • Säkra en korrekt ärendehandläggning genom att bestämmelser och
       överenskommelser efterlevs
    • Förhindra att FHS drabbas av förluster till följd av fel eller brott och
       andra oegentligheter
    • Säkra att pengar och andra resurser används i överensstämmelse med
       tagna beslut
    • Säkra en riktig och ändamålsenlig redovisning
    • Skydda personalen mot oberättigade misstankar om oegentligheter
    • Om det finns brister i den interna kontrollen kan följderna bli varierande.
       Det handlar inte bara om ekonomiska konsekvenser utan också om
       förtroende som är viktigt inom statlig verksamhet.


5.4.2 Redovisnings- och administrativa kontroller
Intern kontroll kan delas in i redovisningskontroller och administrativa
kontroller.
                                                         2008-07-01

                                                         v. 1,0                         26(41)




Redovisningskontroller syftar främst till att säkerställa en riktig och fullständig
redovisning.

Exempel på områden för redovisningskontroller:
   • Efterlevnad av god redovisningssed
   • Fakturahantering
   • Inköpsrutiner
   • Attestrutiner
   • Avstämningsrutiner
   • Rutiner för inventering av anläggningstillgångar
   • Hantering och redovisning av bidrag och uppdrag

Administrativa kontroller syftar främst till att förbättra effektiviteten och att
säkerställa att resurser disponeras i enlighet med fattade beslut.

Exempel på administrativa kontroller är:
   • Delegationsordningar
   • Rutin- och systembeskrivningar. Viktigare rutiner bör dokumenteras för
     att minska sårbarheten vid ex. avgångar och sjukdom.
   • Posthantering, diarieföring och arkivering. För information om regler för
     diarieföring och arkivering kontakta arkivarien på administrativa
     avdelningen
   • ADB-säkerhet/sårbarhet. För information om ADB-säkerhet kontakta
     säkerhetschefen.
   • Efterlevnad av lagar och regler. Efterlevnaden kontrolleras bland annat
     av intern- och extern revisionen men alla anställda som anser att FHS
     inte lever upp till lagar och regler bör påtala dessa brister.


En grundläggande princip är att en och samma person inte ska hantera ett ärende
från början till slut. Det bör alltid vara minst två personer för att minimera risken
för fel.

5.4.3   Vem ansvarar för den interna kontrollen?

Varje organisatorisk enhet ansvarar för den interna kontrollen inom sin
verksamhet. Det är alltså enheten som konkretiserar och utformar anvisningar
för den egna interna kontrollens organisation, utformning och funktion. Den kan
utgöras av den egna delegationsordningen och principer och riktlinjer för att
uppnå verksamhetens mål.

Den som ansvarar för en organisatorisk enhet ansvarar också för att initiativ tas
för att åstadkomma och upprätthålla en god intern kontroll. Detta blir extra
viktigt om befogenheter och ansvar har decentraliserats till många personer.
                                                              2008-07-01

                                                              v. 1,0                           27(41)




Intern kontroll kan skilja sig åt mellan olika enheter inom FHS. Den interna
kontrollen är beroende av enhetens verksamhet och storlek, möjligheterna för
enhetens ledning att utöva personlig kontroll, verksamhetens geografiska
spridning och många andra faktorer. En avvägning får göras mellan kostnaderna
för den interna kontrollen och de fördelar i form av minskad risk och ökad
effektivitet som den är avsedd att ge.

5.4.4   Uppföljning

För att det interna kontrollsystemet ska fungera och kunna förändras i takt med
verksamhets- och organisationsförändringar fordras en kontinuerlig
uppföljningsprocess.

                                              5.5 Mutor och bestickning3

5.5.1 Inledning
Inom den offentliga förvaltningen arbetar vi på medborgarnas uppdrag och i
deras intresse. Medborgarnas förtroende för den offentliga förvaltningen fordrar
att vi som verkar i denna inte låter oss påverkas av ovidkommande önskemål
eller hänsyn i vårt arbete. Det är lätt att skada förtroendet för en verksamhet,
men mödosamt och tidsödande att bygga upp det.

En anställd eller förtroendevald inom det offentliga får aldrig missbruka sin
ställning. Vi har alla ett ansvar mot våra uppdragsgivare – medborgarna – att
bekämpa korrupt beteende var det än må förekomma.


5.5.2 Vad säger lagen?
Lagregler om mutor och bestickning finns i brottsbalken. De omfattar alla
arbetstagare, oavsett om de är anställda i offentlig eller privat tjänst och
oberoende av befattning eller anställningsform. Reglerna omfattar även
förtroendevalda. Mutbrott begås när en arbetstagare eller uppdragstagare för sin
egen eller för någon annans räkning tar emot en muta eller annan otillbörlig
belöning för sin tjänsteutövning. Att begära en muta eller att låta sig bli utlovad
en muta är också mutbrott.

Något orsakssammanhang behöver inte finnas mellan förmånen och det sätt på
vilket arbetstagaren utför sitt arbete (20 kap. 2 § brottsbalken).
Bestickning är att lämna, utlova eller erbjuda en otillbörlig belöning till arbets-
eller uppdragstagare. Att acceptera en begäran från en tjänsteman eller
förtroendevald om att få en otillbörlig förmån är också bestickning (17 kap. 7 §
brottsbalken).


3
  Texten om Mutor, bestickning och jäv baseras på skriften ”Om mutor och jäv – en vägledning
för offentligt anställda”, utgiven av Regeringskansliet och Sveriges Kommuner och Landsting,
SKL
                                                       2008-07-01

                                                       v. 1,0                        28(41)




5.5.3 Tillbörligt och otillbörligt
Gränsen mellan en ”tillbörlig” och en ”otillbörlig” belöning eller förmån är
flytande och kan växla från tid till annan liksom mellan olika
verksamhetsområden. Man kan konstatera att domstolarna ställer särskilt höga
krav på anställda i den offentliga sektorn.

En belöning kan vara otillbörlig även om den inte ges för att mottagaren ska
handla på ett visst sätt. Den som är offentliganställd bör betrakta varje förmån
som otillbörlig om den kan misstänkas påverka tjänsteutövningen.

Vid domstolsprövning görs alltid en samlad bedömning av alla omständigheter
som har betydelse i det enskilda fallet. Det hjälper inte att som mottagare kunna
visa att man inte låtit sig påverkas av förmånen.


5.5.4 Att fundera över
Frågor som du bör ställa dig om du erbjuds något av en utomstående part är:
    • Är detta en förmån och varför erbjuds den mig?
    • Finns det en koppling mellan förmånen och min tjänsteutövning?
    • Hur är förmånen beskaffad och vad är den värd?
    • Vilket inflytande har jag på min arbetsgivares relation med den som
       erbjuder förmånen?

Några typiska situationer där du bör tänka dig noga för är inför erbjudanden om
gåvor, testamentsförordnanden, rabatter, provisioner, måltider, resor,
konferenser, fritidserbjudanden, tjänster eller krediter, men även mer dolda
förmåner som exempelvis inköp till ”självkostnadspris”. Ett bra sätt att undvika
svåra gränsdragningsproblem är naturligtvis att helt undvika att ta emot gåvor
och förmåner.

Ibland kan en givare komma att uppfatta det som oartigt av mottagaren att
avböja en gåva eller belöning. Om värdet är mycket lågt kan det vara tillåtet att
ta emot den. Men om den överhuvudtaget ska kunna tas emot måste det vara helt
klart att den inte kan uppfattas som muta. Ibland kan även en gåva eller belöning
utan ekonomiskt värde framstå som så attraktiv för mottagaren att den kan
tänkas påverka dennes tjänsteutövning. Rena penninggåvor kan aldrig tas emot
även om det skulle röra sig om små belopp.

Om du är osäker på hur ett erbjudande om en gåva eller förmån ska hanteras bör
du ta upp frågan med din chef för bedömning. En otillbörlig gåva kan
naturligtvis inte bli tillbörlig genom att en chef godkänner den. Vid utlandsresor
är det en bra utgångspunkt för det egna uppträdandet att de lagar, policies och
etiska regler som gäller på hemmaplan även ska följas utomlands. Om den lokala
lagstiftningen är strängare gäller naturligtvis den. Det kan någon gång hända att
du erbjuds en gåva som egentligen är för dyrbar att acceptera men där sedvanligt
                                                        2008-07-01

                                                        v. 1,0                         29(41)




umgänge förutsätter att den tas emot. Du bör då snarast lämna gåvan till behörig
chef för beslut om hur myndigheten ska ta hand om den.


5.5.5 Uppmärksamma mutförsök och andra oegentligheter
Om du i ditt arbete blir utsatt för försök till påverkan som känns otillbörliga bör
du genast meddela det till din chef eller annan lämplig överordnad. Vi förväntas
som offentligt anställda leva upp till högt ställda krav på saklighet och
opartiskhet i vårt arbete. Vi har anledning att förvänta oss att även andra på vår
arbetsplats lever upp till samma höga krav. Lojaliteten mot uppdraget och mot
uppdragsgivaren – ytterst medborgarna – innebär att vi inte heller stillatigande
ska acceptera tecken på oegentligheter i vår närhet. Därför bör du agera om du
skulle få reda på att någon eller några av dina kollegor låter sig påverkas på ett
otillbörligt sätt eller tar otillbörliga hänsyn i sin tjänsteutövning. Du kan
exempelvis informera lämplig överordnad. Vidare finns alltid möjligheten att
vända sig till myndighetens ledning, internrevisionen eller till polis och åklagare.

Sådana förmåner som inte är avsedda att påverka ditt handlande och som inte
rimligen kan misstänkas påverka det är som regel tillåtna, till exempel:
   • Enstaka befogade arbetsmåltider av vardaglig karaktär
   • Mindre varuprover eller enklare prydnadsföremål och minnesgåvor
   • Enklare uppvaktning på födelsedagar eller vid sjukdom

Exempel på otillbörliga förmåner är:
   • Penninggåvor i kontanter, värdepapper och liknande
   • Penninglån på särskilt gynnsamma villkor
   • Borgensåtaganden eller skuldtäckning
   • Köpeskilling eller fordran, amortering eller ränta som efterskänks
   • Bonusarrangemang av olika slag t.ex. vid varuinköp eller flygresor och
     hotellvistelser om förmånen tillfaller den anställde och inte arbetsgivaren
   • Att förfoga över fordon, båt, fritidsbostad eller liknande för privat bruk
   • Helt eller delvis betalda nöjes- eller semesterresor
                                                        2008-07-01

                                                        v. 1,0                       30(41)




                                         5.6 Jäv och andra intressekonflikter

5.6.1 Vad säger lagen?
Lagreglerna om jäv för offentliganställda finns bland annat i 11 §
förvaltningslagen. Reglerna talar om när en anställd eller förtroendevald ska
anses ha ett sådant intresse i ett ärende att hans eller hennes opartiskhet kan
ifrågasättas.

Jävsreglerna gäller vid all ärendehantering och riktar sig till den som på något
sätt kan påverka dess utgång. I första hand gäller reglerna beslutande och
föredragande, men även den som medverkat genom att upprätta ett förslag till
beslut men sedan inte är med vid den slutliga handläggningen.

5.6.2 När är man jävig?
Du anses jävig:
    • om du eller någon närstående är sökande i ärendet eller om ärendets
      utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för dig eller en
      närstående,
    • när ett ärende överklagats eller av annat skäl ska avgöras i en högre
      instans och du tidigare deltagit i den slutliga handläggningen i den lägre
      instansen

Du kan också vara jävig om det finns någon annan särskild omständighet som
skulle kunna rubba förtroendet för din opartiskhet, till exempel om du är
   • vän eller ovän med någon som är part eller intressent i ärendet,
   • ekonomiskt beroende av en part eller intressent,
   • engagerad i saken på ett sådant sätt att misstanke lätt kan uppkomma att
        det brister i förutsättningarna för en opartisk bedömning

I myndigheters verksamhet förekommer ibland situationer som inte är entydiga
eller enkla att bedöma ur jävssynpunkt. Det kan finnas omständigheter som helt
enkelt inte ”känns bra” och som därför kan ifrågasättas. I denna gråzon av olika
förhållanden, bindningar eller intressekonflikter mellan dig som tjänsteman eller
förtroendevald och någon part i ärendet kan omständigheterna vara av den
karaktären att myndighetens trovärdighet skulle kunna skadas även om det inte
är fråga om jäv i lagens mening.
I alla sådana fall kan en försiktighetsprincip tillämpas som innebär att det kan
vara bäst att avstå från att delta i hanteringen av ärendet ”för säkerhets skull”.


5.6.3 Verkan av jäv
Om du är jävig får du inte delta i handläggningen av ärendet eller uppdraget. Det
innebär att du normalt inte får vidta någon åtgärd i ärendet över huvud taget. Om
du känner till någon omständighet som kan antas utgöra jäv mot dig ska du
självmant meddela detta, normalt till din chef. Är du tveksam om jäv föreligger
bör du ta upp frågan till diskussion. Om du skulle delta i ett ärendes
                                                        2008-07-01

                                                        v. 1,0                        31(41)




handläggning fast du är jävig kan du orsaka försening av det eftersom ett beslut i
ärendet kan överklagas på grund av jävet.


5.6.4 Ansvaret för att lagarna följs
Det ingår i myndighetens ansvar för sin verksamhet att informera sina anställda
och förtroendevalda om de lagar som gäller och hur de ska tillämpas inom den
egna myndigheten. I frågor som rör mutor och jäv har många organisationer
kompletterat lagstiftningen med särskilda riktlinjer för sin egen verksamhet. Det
är angeläget att man skapar förutsättningar för återkommande
arbetsplatsdiskussioner om hur regler och riktlinjer ska tillämpas. Det är ditt
ansvar att sätta dig in i och följa de lagar och riktlinjer som gäller. Det innebär
bland annat att i diskussion med dina chefer och kolleger aktivt medverka till att
tillämpningen av regler och riktlinjer på din arbetsplats uppfyller högt ställda
etiska krav.

                                         5.7 Representation, gåvor och
                                         uppvaktning

Detta kapitel beskriver vad som gäller för extern och intern representation och
gåvor av olika slag vid FHS, exempelvis vem som får besluta om
representationen, vilken organisatorisk enhet som ska stå för kostnaderna och de
av FHS:s satta beloppsgränser för olika typer av representation.

I detta kapitel beskrivs endast hur representation och gåvor ska bokföras
eftersom skattelagstiftningens regler för högsta belopp som berättigar till avdrag
av moms skiljer sig från högskolans satta beloppsgränser.


5.7.1   Bokföringsanvisningar för representation

Normalt när en organisationsenhet erhåller en faktura får avdrag göras för hela
den fakturerade momsen och den bokförs på kontot för ingående moms. När
kostnaderna däremot avser representation får endast ett begränsat avdrag
göras för ingående moms på måltider och i vissa fall får inte moms bokföras
alls, utan hela beloppet ska bokföras som en kostnad.

Rätten till kompensation för ingående moms på representationskostnader ska
bedömas enligt mervärdesskattelagens bestämmelser. Anvisningarna nedan
bygger på Skatteverkets allmänna råd SKV A 2004:5. En lathund för
momsavdrag finns här.

På kontona för avdragsgill moms (konto 4961 (intern) respektive 5521(extern))
bokförs den kostnad för vilken avdragsrätt finns exklusive moms, till exempel
måltidskostnader upp till 90 kronor. När rätten till avdrag för ingående moms
saknas för representationskostnader eller saknas för en del av en
representationskostnad som överstiger Skatteverkets beloppstak, bokförs både
                                                         2008-07-01

                                                         v. 1,0                           32(41)




den ingående momsen som inte får dras av, och den överstigande kostnaden, på
respektive konto för ej avdragsgill moms (konto 4962 respektive 5522). Den
ingående moms som får dras av bokförs på konto 1541 som vanligt.

Exempel: Extern/Intern representation, middag på restaurang, per person:

Middag                                                            165 kr

Moms                                                               41 kr
                                                             ----------
Att betala                                                        206 kr

I FHS:s redovisning;

Rad            Konto           Beskrivningstext                               Belopp
1              4961/5521       Extern representation, avdragsgill            90,00 kr debet
                               moms /Intern representation
                               avdragsgill moms
2              1541            Ingående moms                                 22,50 kr debet
3              4962/5522       Extern representation, ej avdragsgill         93,50 kr debet
                               moms /Intern representation ej
                               avdragsgill moms
                                                                           ------------
               Summa                                                       206,00 kr

Mellanskillnaden mellan totala beloppet och summan av beloppstaket och den
avdragsgilla momsen (rad 1 och 2) bokförs alltså på kontot för ej avdragsgill
moms (rad 3).

För kringkostnader i samband med representation har Skatteverket också
begränsningar i avdragsrätten. Momsavdrag för kringkostnader vid
personalfester för exempelvis lokalhyra och musikunderhållning får göras på
belopp upp till 180 kr exklusive moms per person, momsen på belopp över
denna summa bokförs som en kostnad.

Fri kost som åtnjuts vid representation är inte skattepliktig.

5.7.2   Förtäring som inte är att betrakta som representation

Måltider kan vara verksamhetsrelaterade utan att ha något inslag av
representation. Om de anställda exempelvis bjuds på kaffe/te med bröd eller
annan enklare förtäring på arbetsplatsen betraktas detta som
                                                        2008-07-01

                                                        v. 1,0                        33(41)




verksamhetsrelaterade kostnader och kontona för representation ska inte
användas. Dessa kostnader och kostnader för enklare förtäring vid möten inom
en organisatorisk enhet bokförs på kontot 4983 Personalvård. Sådan förtäring är
skattefri för den anställde och fullt avdrag av moms kan göras.

Datum för och ändamålet med arrangemanget ska anges på faktura eller annat
underlag. Deltagarförteckning behöver inte bifogas.

5.7.3   Extern representation

Extern representation riktar sig utåt och syftar till att inleda eller utveckla
förbindelser som är viktiga för verksamheten eller som ett led i FHS:s
marknadsföring och PR-verksamhet. Upprepad representation gentemot en eller
flera personer måste vara särskilt motiverad. Representationen får inte vara av
personlig karaktär, utan ska ha ett direkt samband med FHS:s verksamhet. Vid
alltför ofta förekommande representation mot samma personer kan skäligheten i
gästfriheten ifrågasättas.

Det finns två konton för extern representation:

   •    konto 5521, extern representation avdragsgill moms
   •    konto 5522, extern representation ej avdragsgill moms

5.7.4   Intern representation

Med intern representation avses representation gentemot FHS anställda och
tidigare anställda. Intern representation genomförs i syfte att bidra till ett gott
arbetsklimat och för att uppnå goda arbetsresultat inom den egna verksamheten.

Vid möten med personer från olika organisatoriska enheter inom FHS ska
kostnader för enklare förtäring och måltider bokföras på konto för intern
representation.

Måltider vid styrelse- och nämndsammanträden och liknande betraktas som
intern representation också om externa personer deltar. Enligt Skatteverkets
rekommendationer bör inte utgift för måltid i samband med styrelsesammanträde
och revision räknas till avdragsgill representationskostnad. Avdrag kan dock
medges för utgifter för enklare förtäring. Högsta belopp för momsavdrag är 60
kr exkl moms per person.

Kostnader för intern representation bokförs på följande konton:

   •    konto 4961, intern representation avdragsgill moms
   •    konto 4962, intern representation ej avdragsgill moms
                                                         2008-07-01

                                                         v. 1,0                         34(41)




                                          5.8 Förmånsbeskattning - Förmån av
                                          fri kost

Förmånen av en fri måltid är normalt skattepliktig oavsett om den anställde får
måltiden gratis eller till subventionerat pris. Det saknar betydelse om förmånen
erhållits fortlöpande eller endast vid särskilda tillfällen, som under tjänsteresor,
tjänstgöring på annan ort, externa kurser, kongresser, konferenser både i Sverige
och utomlands.

Måltider som en anställd äter i samband med intern eller extern representation
är dock inte en skattepliktig förmån. Hotellfrukostar och fria måltider på
allmänna transportmedel är också undantagna från beskattning i vissa fall. För
skattefrihet krävs att de ingår obligatoriskt i priset för hotellet respektive resan.

Fri kost vid intern kurs är inte en skattepliktig förmån under förutsättning att
de allmänna villkoren i fråga om varaktighet med mera är uppfyllda. Detta
innebär att om kursen pågår mindre än en vecka ska en person inte bli
förmånsbeskattad för kosten. Vid bedömning av avdragsrätt för kost som
tillhandahålls på intern kurs medges momsavdrag för kostnaden och begränsas
alltså inte av reglerna för representation.

Om kursen köps externt (den anställde åker iväg på kurs) ska den anställde ta
upp kostförmån om måltider ingår. Kostförmån är något som den anställde själv
är skyldig att redovisa i sin reseräkning. För ytterligare information om hur
förmånsbeskattningen hanteras vid FHS, se i personalhandboken.

Skatteverket har för inkomståret 2010 fastställt följande skattepliktiga
schablonvärden för fri kost:
   • En fri måltid om dagen (lunch eller middag) 76 kr/dag
   • Helt fri kost (minst tre måltider/dag) 190 kr/dag
   • Fri frukost 38 kr/dag

5.8.1   Förmånsbeskattning vid konferens eller konferensresa

För att inte deltagare på konferenser ska bli förmånsbeskattade finns vissa krav
på innehållet i programmet. Arbetsdagen ska vara minst sex timmar eller 30
timmar jämnt fördelade under veckan. Ett skriftligt program ska finnas och
nyttan för deltagare och arbetsgivare måste kunna styrkas. Inslaget av rekreation
och nöje får inte vara för omfattande. Om detta är uppfyllt förmånsbeskattas inte
deltagarna och konferensen blir avdragsgill.

                                          5.9 Gåvor

5.9.1 Externa gåvor
Kostnader för gåvor till personer eller organisationer utanför FHS bokförs på
konto 5521 respektive 5522, extern representation. För beloppsgränser att hålla
sig inom, se lathund för momsavdrag.
                                                      2008-07-01

                                                      v. 1,0                        35(41)




En gåva utgör normalt inte en avdragsgill kostnad (11 kap. inkomstskattelagen
(1999:1229) för information om avdragsgilla gåvor). Undantag från denna
huvudregel är gåva som är hänförlig till reklam och gåva med karaktär av
personalomkostnad. Avdrag kan i viss utsträckning också medges för gåva i
samband med representation.

För att en utgift avseende representationsgåva ska anses vara en avdragsgill
kostnad ska det föreligga ett omedelbart samband med verksamheten. Underlag
för rätten till kompensation för en representationsgåva till ett annat företag i
samband med exempelvis ett jubileum är begränsat till 180 kr (+ moms) för
blommor, choklad, fruktkorg med mera.

Avdragsrätt saknas för representationsgåvor vid helger, personliga högtidsdagar
eller blommor i samband med dödsfall (ej anställd vid FHS). Hela kostnaden
bokförs på konto 5522.

5.9.2 Gåvor till anställda
Kostnader för gåvor till anställda bokförs på konto 4983, Uppvaktningar inkl
jubileumsgåvor.

Hela den fakturerade momsen får bokföras som ingående moms avseende gåvor
till anställda där gåvorna inte är skattepliktiga för de anställda. Rektors
beloppsramar är satta så förmånsbeskattning inte blir aktuell. Se i lathund för
momsavdrag om beloppsramar.

Enklare blomsterbuketter i samband med disputationer, födelsedagar etc.
bokförs på konto 4983. Sådan uppvaktning är skattefri för den anställde och fullt
momsavdrag får göras. Kostnader för blomsterbuketter vid sjukdom bokförs på
konto 4983 Personalvård.

Vid anställds död bokförs kostnader för krans eller blommor på konto 4983
Personalvård. Fullt momsavdrag får göras.

                                        5.10 Representation

5.10.1 Verifikationskrav

Oberoende av var representationen äger rum ska verifikationen genom
anteckning på underlag eller faktura innehålla uppgift om:

   •   datum för representationstillfället
   •   måltidens benämning (lunch, middag etc)
   •   ändamålet med representationen
   •   namn på samtliga deltagande personer och vilken myndighet, företag
       eller organisation de företräder
   •   mervärdesskatt ska vara specificerad
                                                          2008-07-01

                                                          v. 1,0                          36(41)




Vid köp av gåva ska det av anteckning på faktura eller underlag framgå till vem
gåvan överlämnats och ändamålet med gåvan.

Underlagen ska vara i original. Verifikationen godkännes av den som deltagit
och attesteras av den som godkänt representationen. Är deltagarantalet stort kan
namnen på samtliga deltagande personer ersättas av uppgift om vad det avser för
grupp av deltagare och antalet deltagare.


5.10.2 Frågor och svar
Vad räknas till enklare förtäring/personalvård?
Med förfriskningar och annan enklare förtäring menas sådant som inte kan anses
som måltid. Exempel på detta är kaffe med bulle, kaka, ostfralla eller
motsvarande. Denna förtäring är skattefri för den anställde och fullt avdrag får
göras för moms. Skatteverkets definition av personalvårdsförmån är "förmån av
mindre värde som inte är en direkt ersättning för utfört arbete utan avser enklare
åtgärder, vilka syftar till att skapa trivsel i arbetet eller liknande eller som annars
utgår på grund av sedvänja inom det yrke eller den verksamhet det är fråga om".

    •   Vin eller öl vid extern representation
        I samband med extern representation kan också måttfull förtäring av vin
        eller öl ske.

    •   Varje morgon serveras kaffe/te och smörgås i fikarummet.
        Eftersom detta är enklare förtäring och serveras i samband med arbetet
        ska kostnaderna bokföras på konto 4983 Personalvård. Skattefriheten
        förutsätter att förmånen erbjuds ALL personal.

    •   Kaffe/te och smörgås som serveras vid möte.
        Intern representation.

    •   Representanter från två institutioner inom FHS har ett möte angående ett
        samarbete och det serveras kaffe/te och smörgås.
        Intern representation.

    •   Några personer från en enhet äter lunch på restaurang i samband med
        ett internt möte.
        Arbetsluncher är skattepliktig förmån.

    •   Tre anställda äter lunch tillsammans med en utländsk forskare som ska
        hålla en gästföreläsning.
        Extern representation.

    •   Flera fakturor som avser samma representationstillfälle.
        Om kostnader för mat och dryck kommer på exempelvis två separata
        fakturor och avser samma representationstillfälle är det viktigt att
        kontrollera beloppsgränserna för momsavdrag. Om den ena fakturan
                                                 2008-07-01

                                                 v. 1,0                      37(41)




    överskrider beloppsgränsen för momsavdrag ska den andra fakturan i sin
    helhet bokföras som en kostnad.

•   En institution har informationsmöte för personalen varannan månad.
    Varor köps in och mat lagas i institutionens kök.
    Måltid i anslutning till informationsmöte för personalen är intern
    representation.

•   Internt möte på kursgård med mer påkostad måltid
    Avdrag medges med hela konferenskostnaden inklusive normala
    måltidskostnader utan avdragsbegränsning, förutsatt att
    varaktighetskriterierna är uppfyllda.

•   Kurs/konferens med externa deltagare och delvis personal från FHS
    Ska inte ses som intern representation för deltagare från FHS, ingen
    kostförmån och fullt momsavdrag. Bokförs som ordinarie kostnader i
    verksamheten.
                                                                    2008-07-01

                                                                    v. 1,0                                  38(41)




5.10.3 Lathund för högsta representationsbelopp, momsavdrag och
förmånsbeskattning

Rektor har beslutat vad som är högsta skäliga belopp att representera för på FHS
utifrån olika typer av representation. Beloppen är satta så att beskattning i
normalfallet inte blir aktuellt.

Kolumn tre visar Skatteverkets bestämmelser för högsta belopp som man får
göra momsavdrag för. Det vill säga det belopp som bokförs på konto 4961
(intern representation) respektive 5521 (extern representation och externa
gåvor). Kolumn fyra visar det högsta momsavdrag som får göras, dvs. belopp
som får bokföras på konto 1541, Ingående moms. Den sista kolumnen ger
besked om ifall förmånsbeskattning blir aktuell. Momsbelopp över högsta
tillåtna avdragsbelopp bokförs som en kostnad, på konto 4962 respektive 5522.

Typ av representation                Högsta       Högsta belopp             Högsta             Förmåns-
                                tillåtna belopp         för              momsavdrag           beskattning
                                 enligt rektors   momsavdrag             vid skattesats
                                     beslut       enligt Skatte-          25% (12%
                                                      verket                  inom
                                 (inkl moms)       (exkl moms)            parentes)1)

                                      Extern representation
                                     (inkl representation i hemmet)

Lunch                           312,50 kr/pers       90 kr/pers           22,50 kr/pers          Nej
                                280,00 kr/pers                           (10,80 kr/pers)

Middag                            500 kr/pers        90 kr/pers           22,50 kr/pers          Nej
                                  448 kr/pers                            (10,80 kr/pers)

Enklare måltid (frukost,          125 kr/pers       60 kr/pers 2)              15 kr/pers        Nej
förfriskningar)                   112 kr/pers                                (7,20 kr/pers)

Representationsgåvor                350 kr          180 kr/pers            45 kr/pers            Nej
                                                                         (21,60 kr/pers)

Representationsgåvor i              350 kr           Inget                       Inget           Nej
samband med högtidsdag,                            momsavdrag
helg eller begravning

Information för                     400 kr           90 kr/pers           22,50 kr/pers          Nej
hustru/sambo till                                                        (10,80 kr/pers)
studerande vid
chefsprogrammet
genomförs vid två tillfällen.

                                      Intern representation
                                         (inkl repr i hemmet)
                                                                 2008-07-01

                                                                 v. 1,0                                  39(41)




Lunch                             187,50 kr/pers    90 kr/pers         22,50 kr/pers           Nej
                                  168,00 kr/pers                      (10,80 kr/pers)

Middag                             375 kr/pers      90 kr/pers         22,50 kr/pers           Nej
                                   336 kr/pers                        (10,80 kr/pers)

Enklare måltid el. förtäring       125 kr/pers      60 kr/pers             15 kr/pers          Nej
                                   112 kr/pers

                                             Personalfest

Inkl jullunch varav måltid         375 kr/pers      90 kr/pers         22,50 kr/pers           Nej
                                   336 kr/pers                        (10,80 kr/pers)

Kringkostnader                    225,00 kr/pers   180 kr/pers          45 kr/pers             Nej
                                  201,60 kr/pers                      (21,60 kr/pers)

                                         Gåvor till anställda

Julgåva får inte beslutas av                       360 kr/pers             90 kr/pers      Nej (om högst
organisationsenhet                                                                          360 kr exkl
                                                                                              moms)

Fast anställd personal vid        1 000 kr/pers    8 000 kr/pers          Momsavdrag       Nej (om högst
FHS som fyller 50 år                                                      upp till 2 000    960 kr exkl
                                                                                kr            moms)

Vid akademisk examen               625 kr/pers        Ingen                   Fullt             Ja
(doktor, docent eller                              begränsning
professur).

Anställnings upphörande           1 000 kr/pers    8 000 kr/pers          Momsavdrag       Nej (om högst
efter minst 6 års                                                         upp till 2 000   8 000 kr exkl
anställning.                                                                   kr.           moms) 5)

Nybliven förälder och               Blommor,                                  Fullt            Nej
långtidssjuka                        enklare

                             Interna möten som inte är representation

Planeringsdagar Interna           1 800 kr/dygn       Ingen                   Fullt          Ja/Nej 6)
konferenser Interna kurser         och pers för    begränsning
3)
                                     internat

1) 12 % momssats gäller vid egna inköp av livsmedel
2) Moms för enklare måltid får dras av vid revision och styrelsesammanträde
3) Interna kurser avser kurser som anordnas av FHS för personalen
4) Med reklamgåvor avses artiklar av förhållandevis obetydligt värde
5) Skattefrihet endast om gåva inte ges vid mer än ett tillfälle utöver anställningens upphörande.
6) Förmånsbeskattning om möte, kurs etc hålles mera frekvent – varje eller varannan vecka.
Ej förmånsbeskattning om möte, kurs hålls mer sällan, och omfattar minst 6 timmar per dag, program
                                                            2008-07-01

                                                            v. 1,0                     40(41)




ska finnas samt att deltagarna ska ha nytta av kursen.




                                                5.11 Försäkringar

FHS tecknar försäkringar hos Kammarkollegiet. För närvarande finns en
verksamhetsförsäkring och en tjänstereseförsäkring. Frågor om
verksamhetsförsäkringen kan ställas till säkerhetschefen och frågor om
tjänstereseförsäkringen kan ställas till personalavdelningen. Frågor kan också
ställas till Kammarkollegiet i Karlstad, telefon 054-10 30 00.

    •    Kammarkollegiets hemsida kan nås via: www.kammarkollegiet.se

Genom att FHS är anslutet till Kammarkollegiets försäkringar, ska inga andra
försäkringar tecknas innan kontakt tagits med säkerhetschefen gällande
verksamhetsförsäkringar och personalavdelningen gällande rese- eller
personförsäkringar.

OBS! Försäkringarna gäller endast under vissa i försäkringsvillkoren noggrant
angivna förutsättningar.

5.11.1 Verksamhetsförsäkring

Verksamhetsförsäkringen omfattar egendoms-, följdskade- och
ansvarsförsäkring. Försäkringen har tecknats centralt för FHS och finansieras
via budgeten för högskoleförvaltningen. Självrisken är ett basbelopp per
skadetillfälle. Uppstår en skada eller om någon del av verksamheten bör ges ett
extra försäkringsskydd ska detta anmälas till säkerhetschefen som ansvarar för
kontakterna med Kammarkollegiet.

5.11.2 Tjänstereseförsäkring

Tjänstereseförsäkring har tecknats med Kammarkollegiet. Vid resa till oroliga
länder enligt UD:s definition eller vid en längre resa till ett land görs normalt en
komplettering av tjänstereseförsäkringen som tecknats med Kammarkollegiet.
Ta kontakt med personalavdelningen om en komplettering av reseförsäkringen
önskas.

Alla anställda vid FHS är automatisk försäkrade men vid resa utanför Norden
bör den anställde kvittera ut ett så kallat MIC-kort ("blått kort") som denne kan
uppvisa vid skada. Kortet beställs från Personalavdelningen. Medföljande
                                                     2008-07-01

                                                     v. 1,0                      41(41)




anhörig kan också försäkras via Kammarkollegiet, ta kontakt med
personalavdelningen för mer information.

Observera att vid resa inom EU bör man också ta med sig det Europeiska
sjukförsäkringskortet som kan beställas via Försäkringskassans hemsida:
www.forsakringskassan.se

Tjänstereseförsäkringen hos Kammarkollegiet gäller endast under vissa
förutsättningar, bland annat att resan sker huvudsakligen för ändamål i FHS:s
regi. Vissa konsulter är undantagna från försäkringsskydd. Om personen inte
täcks av tjänstereseförsäkringen, kan en särskild reseförsäkring tecknas för
dennes räkning. Om den verksamhet som föranlett resan inte utgör tjänstgöring
för myndighetens räkning, kan det inte vara fråga om tjänsteresa. I dessa fall
gäller inte tjänstereseförsäkringen. I tveksamma fall, kontakta
personalavdelningen.

								
To top