CALDAS CASA DE LA CULTURA I2009

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CALDAS CASA DE LA CULTURA I2009 Powered By Docstoc
					                                                                                                            PLAN DE MEJORAMIENTO
Nombre :Casa dela Cultura -Municipio de caldas                                                                                              CASA DE LA CULTURA -MUNICIPIO DE CALDAS
Periodo Auditado:                                                                                                                                             2009
Año realización Auditoría:                                                                                                                                    2010
Observaciones:                                                                                                                                    AUDITORÍA INTEGRAL REGULAR

   No                                                                                                         Acción
                                                 Descripción                                                                   Responsable    Fecha Implementación
 Hallazgo                                                                                                    Correctiva
                              2.1.1.1.        Prestación de Servicios y Suministros
                                                                                                           Continuar con
                                                                                                           el proceso de
                                                                                                           foliación según
                                                                                                           instrucciones
                                                                                                           del asesor en
                                                                                                           el montaje de
                                                                                                           la Ley 574
            Revisados todos los contratos se observó que en general carecen de orden cronológico           Armar              MONITOR
                                                                                                                                                 CONTINUAMENTE
            para su archivo y de la respectiva foliatura, contraviniendo el artículo 24 de la Ley 594 de   Asesorias Ltda     ARCHIVO
     1       2000 y el Acuerdo 42 del 2002 (Archivo General de la Nación, artículo 4 numerales 3 y
                                                                                                                                               PRESENTADO HECHO
                                                                                                           y             el   HISTORICO Y
                                                         4.)                                                                                       DE ARCHIVO
                                                                                                           conociemiento      PATRIMONIO
                                                                                                           del monitor de
                                                                                                           archivo




            LÍNEA FINANCIERA
                                                                                                           Implementar el
                                                                                                           Boletin de
                                                                                                           Tesoreria
                                                                                                           desde vigencia
                                                                                                           2010 de
                                                                                                           acuerdo al
               En la Casa de la Cultura del Municipio de Caldas no se elabora el Boletín Diario de         Manual de
     2                                                                                                                    TESORERIA                ENERO 2010
            Tesorería donde aparecen todos los ingresos del día especificados, según el concepto,          Tesoreria
            así como los ingresos percibidos en bancos, de manera que permita efectuar conciliación
            financiera tanto de ingresos como de gastos, así mismo, para verificar que la totalidad de
                                                                                                           aporbado por
            los datos sean veraces y oportunos, en cumplimiento de la Resolución 357 de 2008               la entidad
            mediante la cual se establece el procedimiento de control interno contable, impidiendo
            constatar la razonabilidad, oportunidad y confiabilidad en el manejo de los recursos. El
            saldo del disponible a diciembre 31 de 2009 ascendió a $140.985, constituido por los
            recursos depositados Bancos y Corporaciones a diciembre 31. (A)




                                                                                 CONTRALORÍA AUXILIAR DE AUDITORÍA INTEGRADA                                                          1
                                                                                                          PLAN DE MEJORAMIENTO
Nombre :Casa dela Cultura -Municipio de caldas                                                                                         CASA DE LA CULTURA -MUNICIPIO DE CALDAS
Periodo Auditado:                                                                                                                                        2009
Año realización Auditoría:                                                                                                                               2010
Observaciones:                                                                                                                               AUDITORÍA INTEGRAL REGULAR

   No                                                                                                       Acción
                                                Descripción                                                                 Responsable   Fecha Implementación
 Hallazgo                                                                                                  Correctiva
                                                                                                         Reclasificar la
               En la subcuenta 11100602 correspondiente a los depósitos que tiene la Entidad en la
                                                                                                         Cuenta
            Cooperativa Belén Ahorro y Crédito, el saldo en libros es $1.968, cotejado con el extracto   11100602 a
            bancario a diciembre 31 se informa un saldo de $1.668, arrojando una diferencia de           120751
     3      $300, correspondiente a los aportes que posee la Entidad en dicha cooperativa, por lo                          CONTADOR           ENERO 2010
            anterior, se sobreestima el saldo en la cuenta Bancos y Corporaciones y se subestiman
            las Inversiones. Así mismo, se observó que no existe soporte documental para proceder
            al registro de los $300, correspondiente a los aportes, presentando incumplimiento a lo
            estipulado en la Resolución 355 de 2008 Régimen de Contabilidad Pública de la
            Contaduría General de la Nación. (A)
                                                                                                         Reclasificar la
                                                                                                         Cuenta
               El 10% de los recursos recaudados por concepto de estampilla Pro Cultura, de              11100602 a
            acuerdo al Decreto 4797 de 2009, se encuentran depositados en una cuenta de ahorros          190106
            en la Cooperativa Financiera John F. Kennedy registrada en los estados contables en la
     4      cuenta 11100601 del Grupo de Efectivo; los recursos tienen destinación específica para                         CONTADOR           ENERO 2010
            seguridad social de los creadores y gestores culturales, a diciembre 31 ascendió a
            $48.785, registro que se considera indebido, toda vez que de acuerdo a la Resolución
            356 de 2007 Manual de Procedimientos, expedido por la Contaduría General de la
            Nación, estos recursos deben estar registrados en la cuenta 1901 Reserva Financiera
            Actuarial, toda vez que representa el valor de los activos destinados por la entidad
            contable pública empleadora para la atención de sus obligaciones pensionales. (A)




            El saldo del Grupo Propiedad, planta y equipo a diciembre 31 de 2009 ascendió a
            $68.514, representado en: MAQUINARIA Y EQUIPO,MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO
            OFIC,EQUIPO COMUNICACION Y COMPUTAC,DEPRECIACION ACUMULADA
            (CR)Las cifras presentan incertidumbre en su saldo real, toda vez que se incluyen en
     5      este Grupo, bienes tales como: Muebles, equipo de oficina e instrumentos musicales que                         CONTADOR
            fueron recibos para administración y uso de la Administración Municipal. Igual situación
            ocurre con los registros efectuados por concepto de depreciación, toda vez que estos
            bienes deben ser amortizados por el propietario de los mismos, tal como lo expresa la            Realizar el
            Resolución 356 de 2007 Manual de Procedimientos de la Contaduría General de la               inventario fisico
            Nación. (A)                                                                                       de toda la
                                                                                                         planta física de
                                                                                                           la Casa de la
                                                                                                                                            SEPTIEMBRE 30
                                                                                                               Cultura
                No se ha efectuado conciliación de inventario con el área de Bienes de la Alcaldía, a
            fin de tener certeza sobre la existencia real y responsabilidad de los bienes a su cargo.        incluyendo CONTADOR
     6                                                                                                       ademas la
            Presenta incumplimiento a la Resolución 357 de 2008 procedimientos de Control Interno                          DIRECCION
            Contable de la Contaduría General de la Nación y el instructivo 9 de diciembre 18 de            Escuela de
            2009, con respecto a las instrucciones previas al cierre contable 2009. (A)                        Música




                                                                               CONTRALORÍA AUXILIAR DE AUDITORÍA INTEGRADA                                                       2
                                                                                                                Realizar el
                                                                                                            inventario fisico
                                                                                                                 de toda MEJORAMIENTO
                                                                                                              PLAN DEla
Nombre :Casa dela Cultura -Municipio de caldas                                                              planta física de            CASA DE LA CULTURA -MUNICIPIO DE CALDAS
Periodo Auditado:                                                                                             la Casa de la                               2009
Año realización Auditoría:                                                                                                                   SEPTIEMBRE 302010
                                                                                                                  Cultura
Observaciones:                                                                                                  incluyendo                    AUDITORÍA INTEGRAL REGULAR
                                                                                                                ademas la
   No                                                                                                             Acción
                                                                                                               Escuela de
                                                 Descripción                                                                  Responsable Fecha Implementación
 Hallazgo                                                                                                      Correctiva
                                                                                                                  Música
               Se observó que algunos bienes muebles e inmuebles fueron recibidos de la
            Administración Municipal, para su uso, administración y usufructo, los cuales no se
     7      encuentran registrados en las cuentas de orden respectivas, 9115 Bienes Recibidos de
                                                                                                                                  CONTADOR
            Terceros. (A)


              En los bienes muebles y equipos de la entidad, existen bienes totalmente depreciados,
            los cuales no se reflejan en las cuentas de orden, específicamente en la cuenta 8315
     8                                                                                                                            CONTADOR
            Activos totalmente depreciados, agotados y amortizados, a fin de establecer controles
            sobre su tenencia. Presenta incumplimiento a las Resoluciones 355 y 356 de 2008
            Manual de Procedimientos 2008 expedido por la Contaduría General de la Nación. (A)


                PLAN DE MEJORAMIENTO SUSCRITO EN EL AÑO 2009 DE LA AUDITORÍA PRACTICADA DE LAS VIGENCIAS 2008- ACCIONES CORRECTIVAS PENDIENTES


                                                                                                            Solicitar copias
             Mediante proceso con radicado 0127/07, se adelantó por parte de la Casa de la Cultura,         autenticas del
            en contra del Señor Héctor Mario Muñoz Echevarria proceso de restitución de bien                proceso al Juzgado
            inmueble arrendado, correspondiente a kiosco municipal ubicado en el parque principal           primiscuo Municipal
            de la población; el mismo que terminó favoreciendo a esta Entidad descentralizada y que
     4      la sentencia en su parte resolutoria ordena entre otras, la restitución del bien y el pago de                            JURIDICA
                                                                                                            Investigar bienes
            costas del proceso a favor de la Casa de la Cultura, sin que hasta la fecha se haya
                                                                                                            del deudor para
            evidenciado acción alguna que denote la gestión para recuperar estos recursos o
                                                                                                            embargo
            soportes que demuestren la imposibilidad de lograr resultados favorables. La relación de
            estas costas y arrendamientos pendientes se evidencia en la siguiente tabla: (A)                Adelantar proceso
                                                                                                            ejecutivo


            En la vigencia evaluada, se evidenció que no se tiene formulado el Manual de Procesos y
            Procedimientos para el área contable y financiera debidamente adoptado, aprobado
                                                                                                        *Se encuentra en
            mediante acto administrativo y firmado por los responsables, mediante los cuales se
     7                                                                                                  proceso de                  TESORERIA
            definan políticas claras al respecto, que las unifique en el desarrollo de los procesos. Lo
                                                                                                        implementación
            anterior, conforme a lo establecido en los numerales 13 y 75 del Plan General de
            CONTADOR Pública, adoptado mediante Resolución 354 de 2007. (A)


                                                                                                            * Se implementará
            La Casa de la Cultura del municipio de Caldas no presentó las Notas de carácter general         el Manual de
            y especificas, como complemento para el análisis de los Estados Financieros con corte a         Procesos y
     8                                                                                                                              TESORERIA
            diciembre 31 de 2008, incumpliendo con los numerales del 16 al 27 del capitulo II Titulo        Procedimientos
            III de la Resolución 356 de 2007. (A)                                                           Contables para la
                                                                                                            presente anualidad




                                                                                 CONTRALORÍA AUXILIAR DE AUDITORÍA INTEGRADA                                                      3
                                                                                                           PLAN DE MEJORAMIENTO
Nombre :Casa dela Cultura -Municipio de caldas                                                                                                  CASA DE LA CULTURA -MUNICIPIO DE CALDAS
Periodo Auditado:                                                                                                                                                 2009
Año realización Auditoría:                                                                                                                                        2010
Observaciones:                                                                                                                                        AUDITORÍA INTEGRAL REGULAR

   No                                                                                                         Acción
                                                 Descripción                                                                      Responsable       Fecha Implementación
 Hallazgo                                                                                                    Correctiva
                                                                                                          * Se harán los
              Referente al grupo 16 Propiedad Planta y Equipo que registra un valor de $37.604 a 31       ajustes
             de diciembre de 2008, cifra que genera incertidumbre toda vez que no se pudo cruzar          correspondientes:
             dicha suma, con el documento soporte que relacionará los Activos con las                     Inventario activos,
     10                                                                                                                             CONTADOR
             correspondientes valorizaciones y/o desvalorizaciones, incumpliendo con lo establecido       con las
             en el numeral 9.1.1.5 del Plan General de la CONTADOR Pública, adoptado mediante la          correspondientes
             Resolución 354 de 2007. (A)                                                                  valorizaciones y
                                                                                                          desvalorizaciones


             En el Balance General a diciembre 31 de 2008, la Entidad no está realizando la provisión     * Se implementará
             para protección de Propiedad Planta y Equipo establecida en el Plan General de la            el Manual de
             CONTADOR Pública, que debe definirse por el código 1695 “Provisiones para                    Procesos y
     11                                                                                                                             CONTADOR
             Protección de Propiedades, Planta y Equipo” con el fin de cubrir el menor valor resultante   Procedimientos
             de comparar el exceso del valor en libros de los bienes con relación a su valor de           Contables para la
             realización o costo de reposición. (A)                                                       presente anualidad



             En lo relacionado con la evaluación del Sistema de Control Interno Contable, se
             conceptúa que éste se ubica en un grado de desarrollo muy bajo, debido a que éste no
                                                                                                   Establecer políticas
             se ha implementado, no se realizan conciliaciones entre las áreas que suministran
     14                                                                                            para la gestión del              TESORERIA
             información a la CONTADOR, como Tesorería, Presupuesto, Almacén, ya que no existe
                                                                                                   Talento Humano
             un software integrado, entre estas áreas; igualmente no se cuenta con Manuales de
             Procesos y Procedimientos para el desarrollo del autocontrol en el área contable. (A)



              La Casa de la Cultura careció de un Plan de Bienestar Laboral, como un proceso
             permanente orientado a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el
     30      desarrollo integral del empleado, el mejoramiento de su nivel de vida; así mismo, permitir                             DIRECTORA
             mayores niveles de satisfacción, eficacia, eficiencia, efectividad e identificación del
             empleado, contraviniendo lo establecido en el Artículo 20 del Decreto 1567 de 1998. (A).


Representante Legal de la Entidad : Yudy Stella Munera Sierra                                                                   Jefe Control Interno: Ana Cristina Garro Castaño

Contralor Auxiliar Integrada: Eva Ines Cortez Sanchez                                                                           Contralor Auxiliar: Claudia Patricia Mejia Ortiz




                                                                                CONTRALORÍA AUXILIAR DE AUDITORÍA INTEGRADA                                                               4
A CULTURA -MUNICIPIO DE CALDAS
          2009
          2010
 ITORÍA INTEGRAL REGULAR


                                Observaciones


             El cumplimiento de la Ley 594 de 2000, Ley General
             de Archivos, para la Casa Municipal de la Cultura esta
             en proceso de implementación por parte de la
             Monitoría de Archivo Histórico y Patrimonio. El
             proceso debido a que a se viene realizando con las
             vigencias cerradas desde la dirección a los demás
             procesos, se torna un poco lento, pero se puede
             constatar que a la fecha la actividad y obligación se
             viene cumpliendo como es debido y lo exige la Ley.
             Los contratos no se archivan de manera cronológica,
             se archivan en forma consecutiva según criterio de
             jurídica, lo que de manera evidente y argumentada
             contradice el actual numeral en respuesta del reporte.




             A diciembre 31 de 2009 efectivamente no se reporta el
             Boletín Diario de Tesorería, esta omisión se
             argumenta ya que solo hasta la misma fecha se
             adoptó el Manual de Tesorería de la Entidad, Manual
             que establece los procesos y procedimientos de la
             labor de la Tesorería. Para 2010 el boletín se venía
             manejando de forma virtual con la plataforma de la
             sucursal de Bancolombia ya que en la entidad no se
             maneja Caja con Efectivo, por recomendación directa
             del grupo auditor, se implementará el formato del
             boletín para efectos del cumplimiento de la Resolución
             357 de 2008.




                                                                      CONTRALORÍA AUXILIAR DE AUDITORÍA INTEGRADA   5
A CULTURA -MUNICIPIO DE CALDAS
          2009
          2010
 ITORÍA INTEGRAL REGULAR


                               Observaciones
             Para dar cumplimiento a lo estipulado a la Resolución
             355 de 2008, la cuenta 11100602 será reclasificada de
             la siguiente forma según el Plan General de
             Contabilidad Pública:                              12
             Inversiones e Instrumentos Derivados
             1207 Inversiones Patrimoniales en Entidades no
             Controladas
             120751 Entidades Privadas

             La cuenta 11100601 será reclasificada según el Plan
             General      de     Contabilidad    Pública     asi:
             19 Otros Activos
             1901 Reserva Financiera Actuarial
             190106 Otros Activos




              CON LA INSCRIPCION Y REPORTE QUE SEGÚN
              DECRETOS 3297 de 2009 y 1540 de 2010 DEBEN
             REPORTARSE AL SISTEMA SIGA SE EFECTUARA
             EL CONTEO, VERIFICACION Y REGISTRO DE LOS
             BIENES MUEBLES E INMUEBLES DE LA ENTIDAD.
             ACTUALMENTE SE CUENTA CON LOS USUARIOS
                  APROBADOS Y REGISTRADOS EN LA
             PLATAFORMA PARA SU POSTERIOR RENDICION




                                                                     CONTRALORÍA AUXILIAR DE AUDITORÍA INTEGRADA   6
                CON LA INSCRIPCION Y REPORTE QUE SEGÚN
                DECRETOS 3297 de 2009 y 1540 de 2010 DEBEN
A CULTURA -MUNICIPIO DE CALDAS
               REPORTARSE AL SISTEMA SIGA SE EFECTUARA
          2009 EL CONTEO, VERIFICACION Y REGISTRO DE LOS
          2010 BIENES MUEBLES E INMUEBLES DE LA ENTIDAD.
 ITORÍA INTEGRAL REGULAR SE CUENTA CON LOS USUARIOS
               ACTUALMENTE
                    APROBADOS Y REGISTRADOS EN LA
               PLATAFORMA PARA SU POSTERIOR RENDICION
                              Observaciones




 AS 2008- ACCIONES CORRECTIVAS PENDIENTES

             Se adelantó la investigación al señor Muñoz por parte
             de la oficina de jurídica de la entidad, encntrándose
             que no figura registros del domicilio ni radicado del
             individuo en zona del Area Metropolitana, por lo cual
             por parte de la entidad se cerró el caso previa
             restiticion del bien




             El manual de procesos y procedimientos contables ya
             se encuentra aprobado por la entidad según resolucion
             No 062 de diciembre 30 de 2009




             El manual de procesos y procedimientos contables ya
             se encuentra aprobado por la entidad según resolucion
             No 062 de diciembre 30 de 2009




                                                                     CONTRALORÍA AUXILIAR DE AUDITORÍA INTEGRADA   7
A CULTURA -MUNICIPIO DE CALDAS
          2009
          2010
 ITORÍA INTEGRAL REGULAR


                                     Observaciones
                  Debido a que la entidad no cuenta con la conciliacion
                  de los bienes de acuerdo a la oficina de bienes de la
                  administracion central, se cuenta con el registro ante
                  el SIGA para realizar el procedimiento del conteo del
                  inventario para su registro, actualizacion y valoracion
                  del mismo


                  El manual de procesos y procedimientos contables ya
                  se encuentra aprobado por la entidad según resolucion
                  062 de diciembre 30 de 2009




                  Con el avance en el montaje e implentacion del MECI
                  se atenderá el proceso y procedimiento del control
                  interno de la Entidad




                  La Casa Municipal de la Cultura solo cuenta con 2
                  cargos de planta, los demas son contratistas vinulados
                  por medio de contratos de prestacion de servicios.Con
                  el avance en el montaje e implentacion del MECI se
                  atenderá el proceso y procedimiento para involucrar un
                  plan de bienestar laboral
stina Garro Castaño

atricia Mejia Ortiz




                                                                            CONTRALORÍA AUXILIAR DE AUDITORÍA INTEGRADA   8

				
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