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UNIVERSIDAD SECRETARÍA GENERAL
DE Departamento de
ANTIOQUIA Administración
Documental
GESTIÓN DOCUMENTAL
El Departamento de Administración Documental consciente de la necesidad de actualizar
a los funcionarios en materia de archivos y dar a conocer la Ley 594 de 2000 que
establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado y
comprende a la administración pública en sus diferentes niveles y a las entidades
privadas que cumplen funciones públicas, ha programado con el apoyo de la Oficina de
Formación del Talento Humano del Departamento de Relaciones Laborales, el presente
curso comprende la presentación general de la memoria institucional de la dependencia y
el Sistema de Archivos Universitario.
Módulos
Módulo 1: Memoria Institucional y presentación del Sistema de Archivos Universitario
Módulo 2: Gestión de Correspondencia y Mensajería
Módulo 3: Instrumento archivístico Tablas de Retención Documental
Formadores
Luis Fernando Díaz Jiménez, Asistente Secretaría General
Ubicación: Oficina 16- 337
Teléfonos: 2105020/22
e-mail: asisecgral@arhuaco.udea.edu.co
Carlos Mario Martínez Toro, Gestor Administrativo Gestión de Correspondencia y
Mensajería
Ubicación: Oficina 21-349
Teléfonos: 2105035/37
e-mail: correos@jaibana.udea.edu.co
correos@arhuaco.udea.edu.co
John Fernando Mesa Arias, Gestor Administrativo Archivo Histórico
Ubicación: Oficina 3-109
Teléfonos: 2105034
e-mail: archivohistorico@quimbaya.udea.edu.co
fmesa@.udea.edu.co
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Curso Gestión Documental – Departamento de Administración Documental 1 de 24
Módulo 1 – Sistema de Archivos de la Universidad
1. Memoria institucional
El Sistema de Archivos Universitario está adscrito al Departamento de Administración
Documental que tiene bajo su responsabilidad la administración, custodia y conservación
del patrimonio documental de la Institución, poniéndolo al servicio como apoyo
académico, administrativo e investigativo. Utiliza soportes no tradicionales para el
almacenamiento de archivos (tecnología micrográfica y tecnología digital). Igualmente
establece políticas, normas y procedimientos en materia de correspondencia y mensajería
La dependencia fue creada como Sección de Archivos y Microfilmación adscrita al
Departamento de Organización de Sistemas de la Oficina de Planeación mediante la
Resolución Rectoral 299 de 1974, con el objetivo básico de establecer un sistema técnico
de archivo y como estrategia tomada por la Institución para la recuperación de la
información perdida a raíz del incendio del bloque 16 ocurrido el 8 de junio de 1973.
1.1. Disposiciones normativas
Las siguientes son las disposiciones internas que dan cuenta de su creación y
reestructuraciones que ha tenido a la fecha:
Resolución Rectoral 299 del 18 de abril de 1974
Sección de Archivo y Microfilmación
Departamento de Organización y Sistemas
Oficina de Planeación
Acuerdo Directivo 21 del 15 de julio de 1975
Departamento de Administración Documental y Micrografía
Oficina de Planeación
Acuerdo Superior 8 del 28 de marzo de 1984
Departamento de Administración Documental y Micrografía
Secretaría General
Resolución Rectoral 5375 del 9 de diciembre de 1994
Se consolida el Sistema de Archivos Universitario creando el Archivo Histórico de la
Institución, adscribiéndolo al Departamento de Administración Documental
Secretaría General
Resolución Rectoral 23103 del 18 de septiembre de 2006
Se reforma la antigua Resolución Rectoral y se le da nuevas fortalezas al Sistema de
Archivos Universitario
1.2. Comité Sistema de Archivos
El Departamento de Administración Documental cuenta con el Comité Sistema de
Archivos, el cual es responsable de trazar las políticas institucionales sobre la
conservación, el trámite y la recuperación de documentos.
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Está conformado por el Secretario General quien lo preside, el Jefe del Departamento de
Administración Documental quien actúa como secretario y delegados del Departamento
de Historia, de la Escuela Interamericana de Bibliotecología, el Departamento de
Relaciones Laborales y la Oficina Jurídica. Asisten en calidad de invitados permanentes
el Coordinador del Archivo Central y el Coordinador del Archivo Histórico, además de
algunas dependencias en particular dependiendo de la temática a tratar.
1.3. Estructura orgánico-funcional
SECRETARÍA GENERAL
SISTEMA DE ASISTENCIA D
COMUNICACIONES SECRETARÍA GR
INFORMACIÓN EMISORA ADMINISTRACIÓN SERVICIOS PUB
Y CULTURAL DOCUMENTAL AUDIOVISUALES
PRENSA
COMITÉ SISTEMA
DE ARCHIVOS
GESTIÓN DE SISTEMA DE PROCESOS
CORRESPONDENCIA ARCHIVOS ALMACENAMIENTO
CORREOS ARCHIVOS MICROFILM
GESTIÓN
MENSAJERÍA ARCHIVO DIGITAL
GENERAL
ARCHIVO
HISTÓRICO
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2. Modelo del Sistema de Archivos de la Universidad
El Archivo Universitario es el conjunto de documentos de cualquier fecha, formato o
soporte material, producidos o reunidos en el desarrollo de las funciones y actividades de
las diferentes dependencias, facultades, escuelas, institutos y corporaciones que
conforman la Universidad de Antioquia, organizados y conservados para la gestión
administrativa, para la consulta de información requerida y para la investigación
retrospectiva.
Identidad Conformación Gestión Servicios
Definición Adscripción Generalidades Consulta
Misión Estructura Objetivos Préstamo
Principios Fondos Archivo Total Referencia
Objetivos Recursos Tablas de Retención Certificaciones
Funciones Reprografía
Reglamento Memoria
2.1. Identidad: Definición, Misión, Principios, Objetivos, Funciones, Reglamento
La Universidad de Antioquia como ente universitario autónomo que desarrolla el servicio
público de la Educación Superior, propende porque el manejo y administración de sus
archivos sea a toda luz transparente, garantizando el acceso y consulta de la información
contenida en sus documentos. Su archivo es el conjunto de documentos de cualquier
formato o soporte material, producidos o reunidos en el desarrollo de las funciones de las
diferentes dependencias que conforman la Institución, organizados y conservados para la
gestión administrativa, para la consulta de información requerida y para la investigación
histórica.
Su gestión está enmarcada en los principios generales consagrados en el Estatuto
General de la Universidad de Antioquia (AS 01/94) y acoge los principios rectores del
Archivo General de la Nación (Acuerdo del AGN 07/94), buscando fundamentalmente la
normalización de los procesos técnicos archivísticos, la homologación de las series y
subseries documentales y garantizar la adecuada difusión del acervo documental.
Sus funciones de realizan dentro del régimen jurídico general sobre archivos y
documentos de la administración pública, y de la normatividad específica de la institución,
entre otras teniendo en cuenta las siguientes disposiciones: Constitución Política de 1991,
Ley 30 de 1992, Ley 594 de 2000, Resolución Rectoral 299 de 1974, Acuerdo Superior 1
de 1994 y Resolución Rectoral 5375 de 1994
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El Reglamento del Sistema de Archivos contiene información sobre la misión y la guía del
archivo, el horario de servicio, la cobertura instalada y proyectada, las restricciones de
consulta, las normas y prohibiciones además de las recomendaciones generales.
2.2. Conformación: Adscripción, Estructura, Fondos, Recursos
El Sistema de Archivos de la Universidad de Antioquia está adscrito al Departamento de
Administración Documental, dependencia de la Secretaría General y está conformado por:
2.2.1. Los Archivos de Gestión en los cuales reposan los documentos generados en los
procesos de gestión administrativa. El tiempo de permanencia depende
fundamentalmente del trámite y de las normas indicadas en las TRD.
2.2.2. EL Archivo General al cual son transferidos los documentos de los archivos de
gestión cuando están en su segundo ciclo de vida. El tiempo de permanencia depende
fundamentalmente de las normas indicadas en las TRD
2.2.3. El Archivo Histórico al se transfieren aquellos documentos que por su valor para la
investigación, la ciencia y la cultura, deben conservarse permanentemente. Es la tercera y
última etapa del ciclo vital de los documentos
2.2.4. Los Fondos Documentales que conforma el archivo de la Universidad de Antioquia
son: el Fondo U. de A. (período 1803 a la fecha), el Fondo Liceo Antioqueño (período
1901/1988) y el Fondo FOREC (período 1999/2004)
2.3 Gestión: Generalidades, Objetivos, Archivo Total, Tablas de Retención Documental
2.3.1. La UNESCO define la Gestión Documental como la esfera de la gestión
administrativa encaminada a conseguir la economía y la eficacia de las operaciones con
vista a la creación, mantenimiento, utilización y conservación (definitiva o parcial) o a la
eliminación de los documentos durante su ciclo vital completo.
Direcciona sus acciones a conseguir la racionalización y normalización de la producción
documental, manejar integralmente los documentos y valorar la documentación
La Gestión documental implementa la metodología del Archivo Total teniendo en cuenta
el principio fundamental de la archivística que es el principio de procedencia el cual
establece que los documentos producidos o recibidos por una institución u organismo no
deben mezclarse con los de otros. Derivados de este principio fundamental están el
principio de respeto a la estructura orgánica y el principio de respeto al orden original.
Contempla los procesos de producción o recepción, distribución, consulta, retención,
almacenamiento, preservación y disposición final de los documentos de archivo. Se
entiende por:
2.3.1.1. Documento, es cualquier información registrada, independiente de su forma o el
medio utilizado
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2.3.1.2. Documento de archivo, es el registro de información producida o recibida por una
persona o institución en razón de sus actividades, que tiene valor administrativo, fiscal o
legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación
temporal, parcial o total.
2.3.1.3. El ciclo vital de un documento son las etapas sucesivas por las que
atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su
conservación temporal, hasta su descarte o integración a un archivo permanente
2.3.1.4. El proceso de organización de un archivo es el resultado de realizar la
clasificación, la ordenación y la descripción.
La Clasificación es la operación que consiste en la agrupación de los archivos conforme a
su nivel jerárquico y nivel documental plenamente establecidos en la identificación.
La Ordenación es la operación que consiste en establecer secuencias naturales,
cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías y grupos definidos en la
clasificación.
La Descripción es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus
agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificación,
localización y recuperación de la información para la gestión administrativa o la
investigación histórica.
2.3.1.5. Para una eficiente Gestión Documental se aplican las Tablas de Retención
Documental, las cuales consisten en un listado de series, subseries y sus
correspondientes tipos documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en
cada fase de archivo, el tipo de custodia, el término de retención e instrucciones para
realizar el muestreo o el descarte (ver módulo 3)
2.3.1.6. Las Transferencias documentales son la remisión de los archivos de gestión
o de oficina al archivo central y de éste al archivo histórico de conformidad con las Tablas
de Retención Documental (TRD) aprobadas por el Comité Sistema de Archivos de la
Universidad, proceso que se realiza teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos
Los beneficios que aportan las transferencias documentales, son:
• Evitar la acumulación de documentos
• Asegurar y facilitar el control de la documentación
• Facilitar la toma de decisiones administrativas
• Conocimiento del desarrollo histórico institucional
• Garantizar a la comunidad el acceso a la información
• Asegurar la conservación en condiciones óptimas
El procedimiento establecido para realizar las transferencias documentales, es:
• Identificar los expedientes de las series y subseries documentales que deben ser
transferidas según la TRD
• Adelantar la depuración, retirar documentos no esenciales
• Acogerse a la programación de recibo por dependencias
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• Diligenciar en original y copia la forma 1011-22
• Numerar las carpetas consecutivamente
• Rotular adecuadamente y registrar las fechas extremas
2.4. Servicios: Consulta, Préstamo, Referencia, Certificaciones, Reprografía, Memoria
Institucional
Además de los servicios tradicionales en los archivos, el Sistema de Archivos de la
Universidad de Antioquia, ofrece información sobre la creación, evolución y prospección
de la Institución y de cada una de las unidades administrativas y académicas que la
conforman
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Módulo 2 - Gestión de Correspondencia y Mensajería
La Oficina de Gestión de Correspondencia y Mensajería, dependencia adscrita al
Departamento de Administración Documental de la Secretaría General, responsable de la
gestión de los servicios de correos y mensajería, sirviendo de soporte y acompañamiento
de la institución en sus procesos transversales. Para el cumplimento de la misión
encomendada, tiene establecidos dos procesos básicos: gestión de correspondencia y
gestión de mensajería.
1. Gestión de Correspondencia
La gestión de correspondencia, consiste en la prestación de los servicios postales
básicos, tales como el servicio de recepción, clasificación y entrega de correspondencia y
otros objetos postales, ya sea en el ámbito local, nacional e internacional, en las
modalidades de correo tradicional y correo especializado.
El servicio postal normal o tradicional, está diseñado para la distribución de todo tipo de
correspondencia, se recibe en la Oficina de Gestión de Correspondencia y Mensajería; se
cuenta bajo esta modalidad el tradicional con prueba de entrega.
1.1. Requisitos a tener en cuenta para rotulado de sobres:
La elaboración de sobres o de tarjetas para remitir la correspondencia debe hacerse
en tipo imprenta
Cuando se trate de envíos en el Área Metropolitana debe anotarse nombre y dirección
del destinatario, zona postal y ciudad
Para la correspondencia nacional puede utilizar el apartado aéreo o la dirección
completa con ciudad y departamento de destino.
Para la correspondencia internacional registrar además el respectivo país.
Cuando se trate de rotulado de plegables, tenga en cuenta que en la carátula debe
dejarse un espacio libre en la parte superior, para efectos del porteo con estampilla o
máquina franqueadora.
El siguiente esquema muestra los espacios utilizados para la rotulación adecuada de
sobres de envío de correspondencia y otros objetos postales: (dividido el sobre
imaginariamente en cuatro partes)
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Zona A Zona B
Se registra el código de la Debe dejarse libre para
unidad ejecutora que envía efectos del porteo
y la referencia del
documento que contiene
Zona C Zona D
Debe dejarse libre para el Se utiliza para los datos
radicado completos del destinatario
1.2. Trámite interno de correspondencia
La correspondencia interna debe ser enviada de acuerdo a la forma 1011-18 (Trámite
de Documentos) con la cual se identifica la dependencia que remite, el destino y el
contenido del envío.
Si se trata de documentación confidencial o relacionada con asuntos de carácter
disciplinario, debe utilizarse sobre.
Conforme a la circular del 21 de febrero de 1991 de la Dirección Académica, el reporte
de calificaciones que se envía al Departamento de Admisiones y Registro debe
hacerse directamente por funcionario designado por la dependencia
1.3. La correspondencia externa dirigida a la Universidad puede ser recibida directamente
en la Oficina de Gestión de Correspondencia y Mensajería o recogida en el apartado
postal de la Universidad, que es una casilla postal de correo que tiene carácter de
domicilio privado y es identificada con un número único para la ciudad. En el caso de la
Universidad su Apartado Aéreo es el número 1226 y el código postal del país es el 229
En ambos casos, si el destinatario es un jubilado o persona no vinculada con la Institución
(inexistente en la base de de datos de personal), o se trate de correspondencia personal,
ésta será devuelta con el sello respectivo indicando el motivo de la devolución.
1.4. Servicios postales especializados con que cuenta la Universidad:
Servicio especializado urbano y nacional.
Servicio especializado internacional.
Servicio recomendado.
Servicio de encomienda.
Servicio personalizado.
1.4.1. Servicio especializado urbano y nacional: es el servicio más ágil y eficaz en la
modalidad especializada, consiste en recibir, transportar y distribuir la documentación y
las mercaderías de permitida circulación en plazos muy cortos de tiempo, con seguimiento
y control en todas las etapas del proceso, hasta su entrega.
1.4.2. Servicio especializado internacional: consiste en recibir, transportar y distribuir la
documentación y las mercancías de permitida circulación en el país destino en un corto
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plazo, con seguimiento y control en todas las etapas del proceso, hasta su entrega. Su
distribución opera mediante convenio existente entre diferentes países adscritos a la
Unión Postal Universal.
1.4.3. Servicio de recomendado: tiene tratamiento especial para la recepción,
seguimiento y control, dispone de un comprobante de recepción, se utiliza sólo en el
ámbito internacional para impresos y mercadería.
1.4.4. Servicio de encomienda: recibo y despacho de mercancías y paquetes con destino
al exterior, transportadas vía aérea en una escala de peso superior a dos kilos, a este
servicio se le puede hacer seguimiento.
1.4.5. Servicio personalizado: se presta a través de un mensajero adscrito a la Oficina de
Gestión de Correspondencia y solamente para el sector de la Alpujarra. Para su
utilización debe tener en cuenta:
Para la entrega directa y bajo registro, se puede utilizar como constancia una copia
del oficio remisorio, la cual será devuelta a la dependencia con los datos de entrega.
Debe tener Identificada claramente la ubicación física de cada oficina de destino, el
nombre del destinatario y nomenclatura de la oficina.
2. Gestión de mensajería
Para cumplir eficazmente con el servicio de mensajería interna y externa de la Institución
contamos con un personal de planta conformado por 28 Auxiliares Administrativos los
cuales están asignados en áreas plenamente identificadas y el número de funcionarios
depende del número de dependencias a atender y del volumen estimado de
correspondencia a tramitar. Estas áreas son:
Área Administrativa, Área Académica, Área de la Salud, Área Ciudadela Robledo y Área
San Ignacio y Centro Internacional de Idiomas y Culturas.
2.1. Procedimiento para realizar los recorridos de mensajería
Los trámites de correspondencia interna y externa en cada área de servicio, son
coordinados por el administrador de cada dependencia. Los trámites de
correspondencia entre cada dependencia y ciudad universitaria son coordinados por el
administrador de cada dependencia y por el coordinador de la Oficina de Gestión de
Correspondencia y Mensajería.
Se inicia su recorrido en la Oficina de Gestión de Correspondencia y Mensajería y/o
en el área de servicio en la que está adscrito, diligenciando los formatos diseñados
para el registro y control de la correspondencia, esto es, firma lo que recibe y relaciona
en los casilleros correspondientes lo que entrega
El funcionario revisa la correspondencia y firma la planilla (1011-18), éstas deben
permanecer en los casilleros de cada dependencia y serán sustituidas cuando se
completen, éstas se archivan periódicamente en la Oficina de Gestión de
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Correspondencia y Mensajería, con el fin de brindar información al usuario sobre el
respectivo trámite.
El funcionario se traslada para la dependencia asignada con la correspondencia
relacionada en la planilla (1011-18) y la hace firmar a la entrega de la misma.
Simultáneamente recoge y firma la planilla control de correspondencia (1011-11),
diligenciada por cada dependencia, y relaciona la correspondencia con destino a otras
áreas.
Los trámites urgentes como avances de viáticos o los relacionados con fotocopias,
reportes de labores, trabajo de imprenta, entre otros, serán diligenciados directamente
por el mensajero a la dependencia de destino.
La correspondencia interna de la misma área, se tramitará directamente por el
funcionario encargado de la mensajería, luego de ser relacionada en la planilla de
control de la correspondencia.
2.2. Control de planillas
Las dependencias tienen bajo su responsabilidad el control de las planillas 1011-11,
diligenciadas por el personal de las dependencias
Los funcionarios encargados de la mensajería conservan las planillas 1011-18, por
tres vigencias
La Oficina de Gestión de Correspondencia y Mensajería archiva y conservará por
cinco vigencias las planillas 1011-18 de cada área
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Módulo 3 - Instrumento archivístico Tabla de Retención Documental
La Ley 594 de 2000 establece mediante su artículo 24 la obligatoriedad que tienen las
entidades estatales de elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención
Documental (TRD), las cuales consisten en un listado de series y subseries con sus
correspondientes tipos documentales que son producidos o recibidos por una unidad
académica o administrativa en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada fase de archivo
1. Definición e importancia
Las Tablas de Retención Documental son un listado de series y subseries, con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia
en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
2. Beneficios desde lo administrativo
Facilitan el manejo de la información
Contribuyen a la racionalización de la producción documental
Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente
Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en
ella estipulados
Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter
permanente
Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo
Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos
Posibilitan identificar los expedientes de las series y subseries documentales que
deben ser transferidas según la TRD
Adelantar la depuración, retirar documentos no esenciales
3. Beneficios desde la disciplina archivística
Permiten el manejo integral de los documentos
Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total
Ayudan a controlar la producción y trámite documental
Identifican y reflejan las funciones institucionales
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Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y
que por su carácter pueden ser eliminados en los archivos de gestión
Para realizar las transferencias documentales debe tenerse en cuenta:
Acogerse a la programación de recibo de dependencias
Diligenciar en original y copia la forma 1011-22
Numerar las carpetas consecutivamente
Rotular adecuadamente y registrar las fechas extremas
4. Conceptos archivísticos
Actividad administrativa. Conjunto de tareas, operaciones, acciones y trámites
reglamentados por las normas de procedimiento y llevadas a cabo por una unidad
académica o administrativa (dependencia), que se materializan en tipos documentales y
permiten desarrollar las funciones asignadas
Administración de archivos. Son operaciones administrativas y técnicas relacionadas con
la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y
servicios de los archivos de la Institución
Archivo Total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su
ciclo vital
Asiento. Conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de
descripción de un instrumento de consulta y de recuperación
Asunto. Tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de que trata una
unidad documental y que genera, en consecuencia, una acción administrativa
Ciclo vital de documento. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde
su producción o recepción en la dependencia y su conservación temporal, hasta su
eliminación o integración al archivo permanente
Clasificación documental. Labor mediante la cual se identifican y establecen las series
que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección) de acuerdo a
la estructura orgánico-funcional de la Institución
Comité asesor. Grupo de especialistas en el campo archivístico y disciplinas afines, que
recomiendan sobre procedimientos y procesos tanto administrativos como técnicos
Comité de archivo. Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas,
los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y
técnicos de los archivos
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Comité evaluador de documentos. Órgano asesor del Archivo General de la Nación,
encargado de estudiar los asuntos relacionados con el valor secundario de los
documentos y con la evaluación de las TRD
Comité evaluador de documentos del departamento. Órgano asesor del Consejo
Departamental de Archivos, encargado de estudiar los asuntos relativos al valor
secundario de los documentos y de evaluar las tablas de retención Documental de los
organismos del orden departamental
Depuración. Operación por la cual se retiran de la unidad documental los documentos
que no tienen valores primarios ni secundarios (duplicados, constancias, fotocopias, etc.)
Destrucción de documentos. Véase: Eliminación de documentos
Documento activo. Es aquel que es utilizado habitualmente con fines administrativos
Documento de apoyo. Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones,
acuerdos, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el
cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser
generados en la misma Institución o proceder de otra, y no forman parte de las series
documentales de las dependencias
Documento esencial o vital. Es aquel necesario para el funcionamiento de un organismo
y que por su contenido informativo y testimonial garantiza el reconocimiento de las
funciones y actividades del mismo aún después de su desaparición, por lo tanto, posibilita
la reconstrucción de la historia institucional (memoria)
Documento facilitativo. Es aquel de carácter administrativo común a cualquier institución
y que cumple funciones de apoyo
Documento inactivo. Es aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y
legales
Documento semiactivo. Es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional
Disposición final de los documentos. Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital,
resultado de la valoración con miras a su conservación permanente, a su eliminación,
selección por muestreo y/o llevarlo a otro soporte
Eliminación de documentos. Es la destrucción de los documentos que han perdido su
valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que
carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología
Expediente. Conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen una unidad
archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados
orgánica y funcionalmente por una dependencia productora en la resolución de un mismo
asunto
Gestión de archivos. Véase: Administración de archivos
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Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la
Institución, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación
Muestreo. Operación por la cual se extraen unidades documentales representativas de
las series que se conservan parcialmente. Se efectúa durante la selección hecha con
criterios alfabéticos, cronológicos, numéricos, topográficos, temáticos, por polos de
interés, entre otros
Pieza documental. Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para
ser considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales, entre otros, una acta,
una resolución, un acuerdo, un informe, un oficio, un memorando
Producción documental. Recepción o generación de los documentos en una unidad
administrativa o académica (dependencia) en cumplimiento de sus funciones
Registro de entrada. Instrumento que controla el ingreso de documentos a un archivo,
siguiendo el orden cronológico de entrada
Selección documental. Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de
la documentación, por medio del muestreo
Serie documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de funciones específicas. Ejemplos: Historias Laborales, Contratos, Actas,
Informes, Resoluciones, entre otros
Tablas de retención. Listado de series y subseries con sus correspondientes tipos
documentales a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos. Las Tablas de retención pueden ser generales o
específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas, desde el punto d vista de la
Diplomática los documentos en su estructura son generales, pero desde el punto de vista
del contenido son específicos.
Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institución,
también conocidos como documentos facilitativos, por ejemplo: Circulares, Memorandos,
Comunicaciones
Las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada institución, por
ejemplo: Historias académicas, Actas del Consejo Superior Universitario
Tipo documental. Unidad documental simple. Véase: Pieza documental
Unidad administrativa. Unidad técnico-operativa de una institución
Unidad archivística. Conjunto de piezas o tipos documentales. Pude ser unidad
archivística, entre otras: un expediente
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Unidad de conservación. Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad
documental. Pueden ser unidades de conservación, entre otras, una caja, una carpeta, un
libro o un tomo
Unidad documental. Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización
documental. Puede ser simple cuando está constituida por un sólo documento o compleja
cuando lo constituyen varios, formando un expediente
Valor primario. Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución
productora y al iniciador, destinatario o beneficiario. Es decir, a los involucrados en el
asunto
Valor secundario. Es el que interesa a os investigadores de información retrospectiva.
Surge una vez agotado el valor primario. Los documentos que adquieren este valor se
conservan permanentemente
Valoración documental. Proceso por el cual se determinan los valores primarios y
secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes
fases de archivo
5. Principios básicos
La elaboración de las Tablas de Retención Documental se basa en la estructura orgánica
de la Universidad (entidad productora), con el fin de identificar las series y subseries
documentales cualquiera sea el soporte de la información.
En la misma aparecen los términos de retención y disposición final de la documentación,
determinados teniendo en cuenta las necesidades administrativas y las disposiciones
legales que los rigen, esto es, serán establecidos mediante Resolución Rectoral.
Las Tablas de Retención Documental luego de ser avaladas por el Comité Sistema de
Archivos de la Universidad y aprobadas por el Consejo Departamental de Archivos de
Antioquia, deberán difundirse en todas las dependencias de la Institución, con una guía
explicativa a fin de facilitar su comprensión, aplicación y actualización.
6. Procesos técnicos archivísticos
El desarrollo de los principios básicos a nivel operativo se inicia con los procesos técnicos
que constituyen herramientas de primera mano en la gestión documental: la Identificación,
la Valoración, la Selección y la Eliminación
Los dos primeros preceden la elaboración de las TRD y los dos últimos son su resultado.
6.1. La Identificación: Permite conocer la procedencia, caracterizar y describir la
documentación motivo de análisis. La identificación, entonces de las secciones
documentales dentro de un fondo documental, debe realizarse teniendo en cuenta la
estructura orgánico-funcional de la Universidad, partiendo del Fondo Documental que es
toda la documentación producida o recibida por la Institución, pasando por las Secciones
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Departamento de Administración Documental – Curso “Gestión Documental” página 16 de 24
y Subsecciones documentales, que son las agrupaciones documentales generadas por
las unidades administrativas y académicas de mayor y menor rango.
Ejemplo: la identificación de la sección documental correspondiente a los documentos
generados y recibidos por la Imprenta en cumplimiento de su función, tendrá en cuenta la
siguiente línea orgánico-funcional:
Sección de Imprenta/Departamento de Publicaciones/Secretaría General/Rectoría
Establecidos e identificados los niveles jerárquicos, se establecen las series, subseries y
unidades documentales, contemplados en el Cuadro de Clasificación (Ver numeral 7).
Las Unidades documentales pueden ser:
SIMPLES cuando el expediente está conformado por un solo tipo documental, por
ejemplo: Resoluciones Rectorales período ####, Actas Consejo Superior Universitario
período ####
COMPLEJAS cuando el expediente está conformado por tipos documentales
diferentes, por ejemplo Historia Laboral de Alfonso zzzz, Proceso Disciplinario de Julia
yyyy, Contrato de Obra Civil xxxx
6.2. La Valoración. Es la determinación del valor de los documentos (valor primario, valor
secundario), pretende proteger el patrimonio documental de la Institución ya que permite
con base en éste establecer su permanencia en cada una de las fases de archivo.
Existen criterios generales para la Valoración, teniendo como base el ciclo vital de los
documentos y el funcionamiento institucional, parpo lo cual es importante tener en cuenta
el uso, la frecuencia y las normas que regulan la producción documental. Estos criterios
permitirán determinar si un documento está en su fase activa, semiactiva o inactiva.
Los valores primarios hacen relación a las fases activa y semiactiva de los
documentos
Los valores secundarios hacen relación a la fase inactiva de los mismos
Así, entonces las dos primeras fases hacen relación a los VALORES PRIMARIOS y la
tercera puede contener o no documentos con VALORES SECUNDARIOS.
En la primera etapa del proceso de valoración (establecimiento de los valores primarios)
deben intervenir tanto los productores de la documentación como los archivistas,
apoyados por expertos en las áreas administrativa, legal y contable.
En la segunda etapa del proceso de valoración (establecimiento de los valores
secundarios) es necesaria la participación de productores, archivistas e historiadores.
La valoración debe realizarse desde el punto de vista de la entidad productora (desde la
unidad de archivo de la institución) y desde el punto de vista del organismo rector de la
disciplina archivística en el país (Archivo General de la Nación)
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6.2.1. Clasificación de valores primarios
Valores primarios de los archivos
Valor Administrativo El que contiene un documento, una serie de documentos o
un grupo documental, para la Institución o entidad
productora, relacionado con el trámite o asunto que motivó
su creación. Lo poseen todos los documentos Se encuentra
en todos los documentos mientras dure su trámite
Valor Jurídico Aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales
regulados por el derecho común
Valor Legal Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio
ante la ley
Valor Fiscal Se mide por la utilidad o aptitud que tienen los documentos
para el Tesoro o la Hacienda Pública
Valor Contable Se mide por la utilidad o aptitud de los documentos que
soportan el conjunto de cuentas, registros de ingresos y
egresos y en general de los movimientos económicos de la
Institución
6.2.2 Clasificación de valores secundarios
Valores secundarios de los archivos (permanente o histórico)
Son aquellos que sirven de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier
actividad de la administración: como fuente primaria para la historia y como testimonio de
la memoria colectiva, son el patrimonio Documental de la comunidad que los creó y los
utiliza. Algunos documentos nacen con valores permanentes, otros alcanzan estos
valores como resultado de la valoración
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6.3. La Selección. Es el proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de
la documentación por medio del muestreo, permitiendo:
Optimizar el control y el acceso a los documentos requeridos
Ofrecer acervos documentales que reflejen la estructura de la entidad productora
Reducir costos en espacio, tiempo y materiales
Garantizar la conservación documental
6.3.1. Algunos criterios a tener en cuenta en la selección
La selección puede aplicarse a documentación que ha perdido su vigencia
La selección debe aplicarse a series documentales voluminosas y cuyo contenido
informativo se repite o se encuentra registrado en otras series
La selección se aplica a series documentales cuyo valor informativo no amerita su
conservación total
6.4. La Eliminación. Es el descarte de los documentos que han perdido sus valores
primarios y que no tienen valor histórico o carecen de relevancia para la ciencia y la
tecnología.
La decisión de descartar los documentos, si no está establecida por ley o reglamento,
es responsabilidad del Comité Sistema de Archivos de la Universidad
El descarte debe formar parte del proceso de las transferencias documentales
Ninguna serie documental puede ser descartada sin estar registrada en la
correspondiente TRD
7. Cuadro de Clasificación Documental
El Cuadro de Clasificación Documental es un subproducto del estudio realizado en el
proceso de la Identificación y nos sirve de referente para mirar de manera general la
estructura documental de la institución.
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BIBLIOGRAFÍA
FUENTE PRIMARIA
Constitución Política de Colombia
Artículos 8,15,20,23,27,63,70,71,72,74,94,95,112,313
Leyes
Ley 594 de 2000
Decretos del Ministerio de Comunicaciones
Decreto 229 de 1995
Decretos del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación de Colombia
Decreto 4124 de 2004 Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y
se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos
Privados.
Acuerdos del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación de Colombia
Acuerdo 07 de 1994 Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de
Archivos
Acuerdo 11 de 1996 Establece criterios de conservación y organización de
documentos.
Acuerdo 48 de 2000 Desarrolla el artículo 59 del Capítulo 7 “Conservación de
documentos...”del Reglamento General de Archivos sobre
conservación preventiva, conservación y restauración
documental.
Acuerdo 49 de 2000 Desarrolla el artículo 61 del capítulo 7 “Conservación de
Documentos...”, del Reglamento General de Archivos sobre
“Condiciones de edificios y locales destinados a archivos”
Acuerdo 50 de 2000 Desarrolla el artículo 49 del título VII “Conservación de
documentos...”, del Reglamento General de Archivos sobre
“Prevención de deterioro de los documentos de archivos y
situaciones de riesgo”
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Acuerdo 56 de 2000 Desarrolla el artículo 45 “Requisitos para la Consulta”, del
capítulo 5 “Acceso a los documentos de archivo”, del
Reglamento General de Archivos.
Acuerdo 60 de 2001 Establece pautas para la administración de las
comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las
privadas que cumplen funciones públicas
Acuerdo 37 de 2002 Establece las especificaciones técnicas y los requisitos para
la contratación de los servicios de depósito, custodia,
organización, Reprografia y conservación de documentos de
archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus
parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
Acuerdo 38 de 2002 Desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos sobre
Responsabilidad del servidor público frente a los documentos
y archivos.
Acuerdo 39 de 2002 Regula el Procedimiento para la elaboración y aplicación de
las Tablas de Retención documental en desarrollo del artículo
24 de la Ley 594 de 2000.
Acuerdo 02 de 2004 Establece los lineamientos básicos para la organización de
fondos acumulados.
Circulares del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación de Colombia
Circular 02 de1997 Parámetros a tener en cuenta para implementación de
nuevas tecnologías en los archivos públicos.
Circular 01 de 2001 Elaboración y adopción de Tablas de Retención
Documental.
Circular 04 de 2003 Organización de Historias Laborales
Circular 012 de 2004 Orientaciones para el cumplimiento de la Circular No. 004
de 2003 (Organización de las Historias Laborales).
Circular 01 de 2004 Inventario de documentos a eliminar
Circulares Secretaría General Universidad de Antioquia
Circular 81 de 1996
Circular 74 de 1995
Circular 93 de 1997
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Circular 92 de 1997
Circular 85 de 1996
Circular 126 de 2001
Resoluciones del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación de Colombia
Resolución 142 de 1996 Por la cual se crea el Comité Nacional de Archivos de la
Educación Superior del Sistema Nacional de Archivos.
Resoluciones Rectorales Universidad de Antioquia
FUENTE SECUNDARIA
- ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Cartilla de Clasificación Documental,
Bogota, 2003.
- _______. Cartilla Ordenación Documental, Bogotá, 2003.
- _______. mini/manual Tablas de Retención y Transferencias Documentales,
Bogotá.
- _______. Reglamento General de Archivos. Santafe de Bogotá, 1997
- CONDE VILLAVERDE, María Luisa. Manual de tratamiento de archivos
administrativos. Madrid, Dirección General de Archivos Estatales, 1992
- DOYLE MURIELLE y ANDRE FRENIERE. La preparación de manuales de gestión
de documentos para las administraciones públicas: Estudio RAMP. Archivo
General de la Nación Colombia. Santafe de Bogotá, 1996
- HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General Teoría y Práctica: actualizada
y aumentada (5 edición). Sevilla: Diputación Provincial de Sevilla, 1991. 512p.
- UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA, Manual de Identidad. Medellín, 2000
- VAZQUEZ, Manuel. Manual de Selección Documental, 2ª edición actualizada.
Santafé de Bogotá, A.G.N., 1992.
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INDICE
TEMA PAG
Presentación 1
Formadores 1
Módulo 1 – Sistema de Archivos de la Universidad 2
1. Memoria institucional 2
1.1. Disposiciones normativas 2
1.2. Comité Sistema de Archivos 2
1.3. Estructura orgánico-funcional 3
2. Modelo del Sistema de Archivos de la Universidad 4
2.1. Identidad: Definición, Misión, Principios, Objetivos, Funciones, Reglamento 4
2.2. Conformación: Adscripción, Estructura, Fondos, Recursos 5
2.2.1. Los Archivos de Gestión 5
2.2.2. EL Archivo General 5
2.2.3. El Archivo Histórico 5
2.2.4. Los Fondos Documentales 5
2.3. Gestión: Generalidades, Objetivos, Archivo Total,
Tablas de Retención Documental 5
2.3.1. Definición de Gestión Documental 5
2.3.1.1. Documento 5
2.3.1.2. Documento de archivo 6
2.3.1.3. El Ciclo Vital 6
2.3.1.4. El proceso de organización de un archivo: clasificación, la ordenación
y la descripción. 6
2.3.1.5. Definición de las Tablas de Retención Documental 6
2.3.1.6. Definición de Las Transferencias documentales 6
2.4. Servicios: Consulta, Préstamo, Referencia, Certificaciones, Reprografía,
Memoria Institucional 7
Módulo 2 - Gestión de Correspondencia y Mensajería 8
1. Gestión de Correspondencia 8
1.1. Requisitos a tener en cuenta para rotulado de sobres 8
1.2. Trámite interno de correspondencia 9
1.3. La correspondencia externa dirigida a la Universidad 9
1.4. Servicios postales especializados con que cuenta la Universidad 9
1.4.1. Servicio especializado urbano y nacional 9
1.4.2. Servicio especializado internacional 9
1.4.3. Servicio de recomendado 10
1.4.4. Servicio de encomienda 10
1.4.5. Servicio personalizado 10
2. Gestión de mensajería 10
2.1. Procedimiento para realizar los recorridos de mensajería 10
2.2. Control de planillas 11
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INDICE
TEMA PAG
Módulo 3 - Instrumento archivístico Tabla de Retención Documental 12
1. Definición e importancia 12
2. Beneficios desde lo administrativo 12
3. Beneficios desde la disciplina archivística 12
4. Conceptos archivísticos 13
5. Principios básicos 16
6. Procesos técnicos archivísticos 16
6.1. La Identificación 16
6.2. La Valoración 17
6.2.1. Clasificación de valores primarios 18
6.2.2 Clasificación de valores secundarios 18
6.3. La Selección 19
6.3.1. Algunos criterios a tener en cuenta en la selección 19
6.4. La Eliminación 19
7. Cuadro de Clasificación Documental 19
Bibliografía 20
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