Manajemen Sistem dan Teknologi Informasi by oM4Qk3H

VIEWS: 74 PAGES: 43

									Universitas Indonesia -
Badan Hukum Milik Negara

       Agustus 2005
TRILOGI PEMBANGUNAN UI

 1. INTEGRASI           1995

 2. OTONOMI             2000

 3. UNIVERSITAS RISET   2010
Universitas Indonesia -
Badan Hukum Milik Negara

       Agustus 2005
 Pendahuluan
 Penataan  2000 - 2002
 Pelaksanaan 2003 - 2005
 Hal-hal yang dapat diperhatikan
  PENETAPAN UI – PTN Sbg
         BHMN

 PP No. 60 Tahun 1999
 PP No. 61 Tahun 1999
 PP No. 152 Tahun 2000 – tentang UI BHMN
 Kep. MWA No.01/SK/MWA/2003 tentang
  ART-UI
 Kep. Rektor No. 288/SK/R/UI/2003 tentang
  Rencana Strategis UI

                                  PENDAHULUAN
Tahun 2000 UI menjadi PT BHMN melalui PP 152




2000 – 2005: Masa Transisi UI BHMN




  2010 UI BHMN menjadi Research University




                                             PENDAHULUAN
Transformasi Organisasi Menuju
          UI-BHMN
      Organisasi UI
      dengan 5 Wakil
      Rektor           2002 - 2004




      Organisasi UI
      dengan 2 Wakil    2005 - 2007
      Rektor




                                      PENDAHULUAN
         Profil Universitas Indonesia
   Terdiri dari - 12 Fakultas + 1 Program Pascasarjana:
       Health Sciences (Kedokteran, Kedokteran Gigi, Kesehatan
        Masyarakat, Ilmu Keperawatan)
       Science and Technology (MIPA, Teknik, Ilmu Komputer)
       Humanities and Social Sciences (Ilmu Pengetahuan
        Budaya, Hukum, Ekonomi, Psikologi, Ilmu Sosial dan Ilmu
        Politik)
 200 Program Studi
 38.000 mahasiswa, 2.200 staf akademik penuh
  waktu dan 1.100 staf administrasi penuh waktu
 Kampus Depok (320 hektar) dan
 Kampus Salemba (9,4 hektar)

                                                         PENDAHULUAN
         Penataan 2000 - 2002
         Badan Pekerja Penataan (BPP)
 Dibentuk
 UI – BHMN yang diketuai oleh wakil ketua
 Senat Universitas
     Tugas: mengantar UI berubah menjadi Badan
      Hukum yang otonom
     Cara kerja: perumus usulan kebijakan pimpinan UI
      dan penggerak dinamika sesuai lingkup tugas dan
      kewenangan.
         Penataan 2000 - 2002
     Struktur BPP dibagi dua:
        Bidang I membawahi bidang akademik, infrastruktur
         dan fasilitas, sistem informasi
        Bidang II membawahi bidang keuangan, SDM, unit
         usaha
     Tugas Tim Pekerja Penataan di Fakultas meliputi
        Dukungan terhadap BPP dalam proses
         perancangan kebijakan
        Menterjemahkan kebijakan UI – BHMN ditingkat
         Fakultas
        Memberi analisis dan umpan balik ke Pimpinan
         Fakultas/Ketua BPP dalam hal kebijakan
         operasional UI – BHMN.
             Penataan 2000 - 2002
       Fokus penataan untuk bidang I:
         Manajemen Program Pendidikan
         •   Rancangan Pembentukan Registrar
         •   Rancangan Pengelolaan Program Pendidikan
         •   Rancangan Program Penelitian dan Layanan
         Manajemen Sistem Informasi
         •   Pengembangan MIS
         •   Rancangan Pembentukan Direktorat Sistem Informasi
         Manajemen Infrastruktur dan Fasilitas
         •   Rancangan Pembentukan Direktorat Infrastruktur dan
             Fasilitas
         •   Rancangan Sistem Pengelolaan Fasilitas dan Infrastruktur
             (SOP)

           Penataan 2000 - 2002
       Fokus penataan yang diprioritas untuk
        bidang I:
         Pengembangan Manajemen Program
          Pendidikan
         Pengembangan Sistem Manajemen
          Program Penelitian dan Layanan
         Pengembangan Manajemen Infrastruktur
          dan Fasilitas
         Penataan 2000-2002
Usulan kebijakan dari BPP untuk bidang II:
   Rancangan SOP Kebijakan Manajemen Keuangan
   Rancangan Penyusunan Sistim Akuntansi
   Rancangan Penyusunan Sistim Keuangan
   Rancangan Studi Pengawasan Proyek bantuan Luar
    Negeri
   Rancangan SOP Pedoman Teknis Audit
   Rancangan Studi Kelayakan dalam Pengembangan
    Usaha, Unit Usaha Akademik , Unit Usaha Penunjang
    dan Potensi Pendirian Rumah Sakit Pendidikan di
    Lingkungan Kampus Depok
            Penataan 2000-2002
       Kebijakan yang diprioritaskan untuk
        bidang keuangan:
         Rancangan SOP Kebijakan Manajemen
          Keuangan
         Rancangan Penyusunan Sistim Akuntansi
         Rancangan Sistim Keuangan Universitas
          Indonesia
       Usulan kebijakan bidang keuangan yang
        lain akan ditangani kemudian mengingat
        keterbatasan dana
            Penataan 2000 - 2002
       Tahapan pekerjaan yang dilakukan:
         Penyusunan Rancangan Pedoman Organisasi dan Kebijakan
          Manajemen,
         Pedoman Akuntansi ,
         Sistim dan Prosedur Keuangan , Anggaran , serta
         Implementasi Perangkat Lunak Akuntansi dan Keuangan
          Universitas Indonesia.
       Juni 2002: SK Rektor no.211/SK/R/UI/2002 ,
        tentang Pemberlakuan Sistim Informasi dan
        Kebijakan Keuangan UI–BHMN
         Digunakan Sistem Oracle Financial
         Mulai dengan Pusat Administrasi, FISIP, FMIPA
           Penataan 2000 - 2002
       Usulan kebijakan di bidang SDM:
         Pemetaan dan Rancangan Struktur Organisasi
         Penyusunan Struktur Penggajian dan Beban Kerja
         Penyusunan Pola Jenjang Karir dan Dasar-dasar
          Kebijakan untuk Administrasi Personalia serta
          Manual Aturan Kepegawaian.
         Pengembangan SDM, Penyusunan Ikatan Kerja
          dengan UI dan Kebijakan meninggalkan Tugas
          (Sabbatical/Pilgrimage Leave)
           Penataan 2000 - 2002
       Usulan tahapan untuk bidang unit usaha:
         Studi Pemetaan Unit Usaha
         Pembentukan Unit Usaha Baru
         Pengembangan Unit Usaha
         Strukturisasi Unit Usaha
         Penyusunan Sistem dan Prosedur Koordinasi,
          Pertanggungjawaban Manajemen organisasi dan
          keuangan pada Unit Usaha/Koperasi
         Pembentukan Sistem Pemasaran Terpadu pada
          Tingkat Universitas
         Pembentukan Holding Company dan KoperasiInduk
          pada tingkat Universitas
         Penyelenggaraan jasa konsultansi dan
          implementasi atas studi yang telah dilakukan.
Pelaksanaan 2003 -
       2005
Strategi, Kebijakan, Tantangan
            Strategi dasar UI
   Transformasi manajemen dan organisasi
   Peningkatan sistem yang efektif dan
    efisien dalam pemanfaatan sumber daya
   Peningkatan keunggulan kompetitif untuk
    mendukung pertumbuhan yang
    berkelanjutan



   Dokumen RENSTRA UI 2003-2007, Feb 2003
Kelembagaan


               SDM +
           Keuangan & Adm



Akademik, Kemahasiswaan, Fasilitas
       Kebijakan Kelembagaan
   Rasionalisasi dan standarisasi struktur
    organisasi universitas
   Rasionalisasi organisasi yang overlapping
   Menyusun operation line di setiap unit kerja
   Menyusun SOP untuk setiap pekerjaan
   Menyusun job description yang mencakup hak
    dan tanggung jawab organ organisasi
    universitas
                Kelembagaan - 1
   Tantangan utama:
       komitmen politis dan komitmen manajerial dalam
        merubah manajemen birokratis  manajemen
        berorientasi kerja
   UI sbg BHMN: good governance berdasarkan
    prinsip
       Akuntabilitas publik
       Transparansi
    untuk mencapai peningkatan mutu dan
    memperluas akses pendidikan tinggi
             Kelembagaan - 2
 Perubahan    kelembagaan Des 2000 – Des
 2003:
     MWA (Jan 2002)
     Kebijakan Umum Arah Pengembangan UI
     ART (Jan 2003)
     Renstra 2003 – 2007 dan RKAT
     Perubahan Struktur Pusat Administrasi
     Pembentukan badan-badan audit internal
               Pendidikan - 1
 Strategi   dasar:
     Peningkatan kualitas pendidikan/pengajaran
     Pengembangan kegiatan riset yang unggul
 Perencanaan    di tingkat Pusat Administrasi
  di tingkat Direktorat / Biro Administrasi 
  top down
 Pengembangan belum berjalan
  sepenuhnya, pembenahan keadaan
  sekarang diperlukan untuk dapat
  melangkah lebih cepat
            Pendidikan - 2
 Pola hubungan dengan unit kerja bersifat
  sentralisasi dalam aturan main bidang
  akademik
 Pembentukan badan audit akademik
  sebagai bagian dari penjaminan mutu
 Pola pelaporan ke pemerintah/DIKTI dan
  ke MWA
                  Pendidikan - 3
   Pengembangan SIAK (Sistem Informasi
    Akademik dan Kemahasiswaan)
       Sistem Akademik yang On-line
       Sistem Akademik yang baru untuk mengantisipasi
        perkembangan
       Sistem pembayaran biaya pendidikan On-line
 Pengembangan Sistem Informasi untuk Peneliti
  dan Penelitiannya
 Peningkatan bandwidth ke internet secara
  siginifikan (2Mbps  4Mbps  10Mbps)
   Keuangan dan Administrasi
 Sistem akuntasi menggunakan Oracle
  Financial sbg penggerak perubahan
 Pembentukan badan audit internal di
  bidang keuangan
 Penyusunan RKAT Universitas (Pusat
  Administrasi dan Fakultas/unit kerja)
  sebagai panduan anggaran dan kegiatan
    Infrastruktur dan Fasilitas
 Pengembangan     Sistem Informasi
  Manajemen Fasilitas
 Pendekatan shared facilities untuk seluruh
  unit kerja, Universitas
  memberikan/memfasilitasi beberapa
  investasi awal untuk pengadaan fasilitas
Peningkatan layanan

            Halte Bus UI
Taman FISIP
          FIK




FARMASI




                FKM
Gambaran anggaran
       UI
     1994 - 2005
                     ALOKASI ANGGARAN PENERIMAAN UI
                        RUTIN (DIK) TAHUN 1994-2005
                            (dalam ribuan rupiah)
120,000,000
                                                                                                                    110,408,500
                                                                                                         108,629,111
                                                                                                                                         102,008,115
100,000,000

                                                                                                                              83,699,895

 80,000,000

                                                                                                 59,956,286
                                                                       54,666,703
 60,000,000
                                                                                    51,047,230

                                                              39,602,723
                                                 34,084,184
 40,000,000
                                        30,162,386
                           25,816,339
              22,235,460

 20,000,000



         0
              1994         1995         1996         1997     1998         1999     2000         2001         2002   2003         2004     2005
                    ALOKASI ANGGARAN PENERIMAAN UI
                    PEMBANGUNAN (DIP) TAHUN 1994-2004
                            (dalam ribuan rupiah)
45,000,000
             40,924,721
40,000,000


35,000,000
                                                                                                                              27,710,500
30,000,000

                                                                                                                   24,423,980
25,000,000

                                              17,697,729                                                  18,945,400
20,000,000
                                 16,732,195                       15,126,383                 17,113,759
                    14,259,638                       14,128,366
15,000,000                                                                            11,658,826
                                                                         11,547,367

10,000,000


 5,000,000


        0
             1994    1995        1996     1997        1998        1999     2000       2001         2002     2003       2004     2005
                ALOKASI ANGGARAN PENERIMAAN UI
              DANA MASYARAKAT (DIKS) TAHUN 1994-2005
                        (dalam ribuan rupiah)
450,000,000
                                                                                                               443,409,960

400,000,000
                                                                                                               370,062,060

350,000,000


300,000,000

                                                                                                   237,271,840
250,000,000


200,000,000
                                                                                          146,072,444
150,000,000

                                                              76,866,440           80,709,761
100,000,000                                                                76,868,440
                                                 61,373,251
                                28,627,186
 50,000,000            21,076,827        32,215,824
              14,840,764

         0
              1994     1995     1996     1997         1998    1999     2000        2001     2002        2003       2004      2005
Hal-hal yang dapat
   diperhatikan
Kendala, tantangan, umpan balik
               Kelembagaan
 Pola   hubungan dengan pemerintah:
     Skema block grant belum direalisasikan
     Pengurangan PNS secara alamiah yang tidak
      diikuti dengan penambahan
 Pola   hubungan di universitas:
     Mulai ada perubahan mendasar dlm
      kebijakan SDM (insentif, rekrut pegawai
      universitas)
     Pola kerjasama dengan pihak luar universitas
      belum berubah secara signifikan
   Keuangan dan Administrasi
 Pengelolaan  pra-BHMN lebih merupakan
  kegiatan administrasi keuangan, bukan
  manajemen keuangan
 Keterbatasan dana pemerintah dan
  konteks multi-fakultas
 Penerapan sistem anggaran melalui RKAT
               Fasilitas - 1
 Perubahan  struktur pengelolaan fasilitas
 Pencatatan aset yang diperoleh belum
  menyeluruh
 Perencanaan kegiatan diutamakan pada
  penyusunan sistem manajemen aset
 Alokasi dana belum mencukupi dalam
  pelaksanaan
               Fasilitas - 2
 Pengawasan   masih dalam konteks audit
  oleh badan pemerintah
 Pelaporan dilakukan dalam konteks sbg
  aset pemerintah dan pelaporan ke MWA
               Hal-hal lain:
 Pendekatan    top-down dalam konteks
  enforcement terhadap aturan main masih
  diperlukan
 Pengembangan bidang akademik
  diselaraskan dengan tujuan UI menjadi
  universitas riset
 Tenaga kependidikan merupakan agen
  perubahan yang penting
              Hal-hal lain:
 Budaya  kerja yang mengedepankan
  karakter baru yang efektif yaitu risk-
  taking, competitive, mandiri, berkualitas
  dan entrepreneurship
 Pengalokasian dana disesuaikan dengan
  proses reengineering yang ingin
  dilakukan
 Analisa kebutuhan fasilitas untuk 5 sampai
  10 tahun mendatang akan membantu
  pencapaian tujuan UI menjadi universitas
  riset

								
To top