transp mankom2 by 100yHvRi

VIEWS: 4 PAGES: 21

									                           PENGANTAR

      Keterampilan manajemen komunikasi mutlak diperlukan
oleh para praktisi komunikasi agar mereka bisa menjadi lebih
profesianal dalam aktifitasnya. Menjadi lebih profesional
dalam   setting   perusahaan    mengandaikan     bahwa   praktisi
komunikasi tidak semata-mata berada dalam posisi diperintah
melainkan juga dalam posisi memerintah, ikut mengarahkan dan
mengatur program komunikasi macam apa yang harus dijalankan
perusahaan. Sebagai upaya untuk menjadi profesional itulah
seorang praktisi komunikasi harus membekali diri dengan
kemampuan manajerial.
      Kemampuan manajerial akan menempatkan seorang sarjana
komunikasi untuk tidak hanya berperan sebagai teknisi
komunikasi namun juga akan mampu berperan sebagai manajer
komunikasi. Perbedaan diantara keduanya adalah sebagai
berikut:
      Teknisi     komunikasi     (communication      technician)
        menjalankan      pekerjaannya       hanya     berdasarkan
        keterampilan      komunikasi       atau      keterampilan
        jurnalistik    yang    dimiliki,     misalnya    menulis,
        menyunting, membuat pesan melalui media audio visual
        dan sebagainya. Mereka tidak ikut dalam pembuatan
        keputusan     organisasi        dan      mereka     hanya
        mengimplementasikan keputusan-keputusan yang dibuat
        orang lain. Mereka juga tidak melakukan riset baik
        untuk perencanaan maupun untuk evaluasi.
      Manajer Komunikasi (communication manager) melakukan
        penelitian    secara     sistematis      dan    melakukan
        perencanaan    untuk     setiap     program    komunikasi
        organisasi.     Mereka     mengelola      program-program
        komunikasi organisasi, memberi pertimbangan pada
        manajemen dan membuat keputusan tentang kebijakan
        komunikasi perusahaan. Seorang manajer komunikasi
        ikut dalam proses pengambilan keputusan pada tingkat
        puncak pada perusahaan.

     Pada   dasarnya   pengembangan   karir   dalam   bidang
komunikasi memang dimulai dari peran teknisi komunikasi.
Setelah melewati masa kerja tertentu barulah seorang
praktisi komunikasi mengalami peningkatan karir menjadi
seorang supervisor, yang merupakan peran manajer tingkat
bawah untuk selanjutnya naik menjadi manajer tingkat
menengah dan bukan tidak mungkin pada akhirnya seorang
praktisi komunikasi juga bisa mencapai jenjang karir sebagai
manajer puncak.
     Untuk mencapai itu semua, penguasaan aspek-aspek ilmu
manajemen dan bisa mengaplikasikannya ke dalam program-
program komunikasi sehingga menghasilkan suatu kegiatan
                                                        2

komunikasi yang efektif mutlak diperlukan, dan dalam mata
kuliah Manajemen Komunikasi inilah tersedia jawabannya.




Transparansi Manajemen Komunikasi/ bek-mit/ 2002
                                                              3

              GLOBAL MATERI MANAJEMEN KOMUNIKASI
1.   Pengertian dasar tentang manajemen dan kaitannya dengan
     proses komunikasi agar bisa berjalan secara efektif
     sesuai tujuan komunikasi itu dilaksanakan
2.   Pembahasan mendalam tentang communication networks
     sampai tingkat evaluasi keberhasilan proses komunikasi
3.   Untuk itu dibutuhkan target yang bisa dijadikan ukuran
     keberhasilan yaitu :
    a.    peningkatan performance dan pengembangan pribadi
          dalam proses pelaksanaan komunikasi antar persona
    b.    Untuk pengembangan institusi baik formal maupun
          informal
    c.    Pada    tingkat   region    dan   nation    bagaimana
          penggunaan metode dan sarana komunikasi yang tepat
4. Adapun tujuan manajemen komunikasi ini adalah untuk :
    a.    meningkatkan    hasil   dan   menyelesaikan    tujuan
          komunikasi yang ingin dicapai
    b.    mengenalkan    variasi   dan   gagasan   baru   untuk
          pengembangan dan peningkatan tujuan, sasaran atau
          target serta hasil komunikasi yang dilakukan.
   Untuk itu, kita bahas dulu materi tentang manajemen
sebagai pengantar. Tapi perlu diingat jangan terjebak
menjadi pembahasan manajemen sebagai ilmu murni.




Transparansi Manajemen Komunikasi/ bek-mit/ 2002
                                                             4

                       KONSEP DASAR MANAJEMEN

A. Pengertian :
      Dilihat dari asal katanya, kata manajemen atau
management dalam Bahasa Inggris berasal dari kata Italia,
maneggiare yang kurang lebih berarti menangani atau to
handle. Dalam bahasa latin ada kata yang punya pengertian
hampir sama yakni manus yang artinya tangan atau menangani.
      Sementara   berbicara   tentang   definisi,   layaknya
istilah-istilah lain dalam kajian Ilmu Sosial, Manajemen
juga memiliki sejumlah definisi yang diberikan para ahli.
Disini hanya akan dikemukakan satu definisi yang diungkapkan
oleh GR Terry sebagai berikut:

            Manajemen merupakan sebuah proses yang khas, yang
      terdiri     dari     tindakan-tindakan:     Perencanaan,
      Pengorganisasian,   Penggiatan   dan   Pengawasan   yang
      dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-
      sasaran yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan
      sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya.

      Definisi tersebut diatas dianggap sebagai salah satu
definisi yang paling lengkap dan jelas sehingga banyak
dikutip dan diterapkan oleh banyak orang yang berkecimpung
dalam bidang manajemen.




Transparansi Manajemen Komunikasi/ bek-mit/ 2002
                                                            5

      Disamping pengertian dan definisi manajemen yang sudah
diuraikan tadi, McFarland, 1979 juga mengemukakan empat
pengertian manajemen yang biasa digunakan dalam kehidupan
sehari-hari:
      1.    proses-proses       pengorganisasian;       yakni
            perencanaan,    pengorganisasian,     pengarahan,
            penggiatan dan pengevaluasian.
      2.    Kata manajemen juga berarti karir atau jabatan
      3.    Kata manajemen juga dapat berarti kelompok orang
            yang bertanggungjawab dalam menjalankan sebuah
            organisasi.
      4.    Kata manajemen juga dapat merupakan sebuah ilmu
            atau seni untuk mengatur orang lain

      Selanjutnya Harbison dan Myers menggolongkan manajemen
itu menjadi tiga tipe, yaitu:
      1. Patrimonial Management
         Terdapat apabila suatu     perusahaan dimiliki oleh
         sebuah   keluarga   dan   kedudukan-kedudukan  yang
         penting dalam hirarki perusahaan dikuasai oleh
         anggota-anggota keluarga tersebut.

       2. Political Management
          Suatu bentuk manajemen dimana kedudukan-kedudukan
          penting dan pokok dalam organisasi dipegang oleh
          mereka yang mempunyai hubungan-hubungan politik
          berdasarkan   atas   loyalitas pada suatu  partai
          politik tertentu.

       3. Profesional Management
          Kedudukan yang strategis dan penting diserahkan
          kepada mereka yang telah memberikan bukti akan
          kecakapannya, kapasitas, kesanggupan, keahlian atau
          dengan perkataan lain atas dasar jasa dan hasil
          yang mereka berikan kepada perusahaan.

B. Fungsi-fungsi Dasar Manajemen
      Pada intinya fungsi-fungsi manajemen meliputi fungsi
Perencanaan,   Pelaksanaan   dan   Evaluasi.    Namun  dalam
pelaksanaannya    fungsi-fungsi    dasar     tersebut   bisa
dikembangkan secara fleksibel sesuai kebutuhan organisasi.

      Berikut    adalah    fungsi-fungsi   manajemen     yang
dikemukakan oleh Dessler, 1996:
      1.    Planning. Meliputi penentuan tujuan, tindakan,
            pengembangan   aturan   dan   prosedur-prosedur,
            pengembangan rencana dan melakukan prediksi.
      2.    Organizing. Meliputi pemberian tugas, bagian-
            bagian, pendelegasian wewenang, mengkoordinir
            pekerjaan


Transparansi Manajemen Komunikasi/ bek-mit/ 2002
                                                                     6

       3.     Staffing,    meliputi     rekruitmen  karyawan,
              pelatihan dan pengembangan
       4.     Leading, mencakup pemberian perintah, menjaga
              motivasi dan semangat kerja karyawan
       5.     Controlling,   menentukan    standar, melakukan
              perbaikan bila diperlukan.

      Selain fungsi-fungsi tersebut masing banyak kombinasi
fungsi-fungsi manajemen yang dikemukakan oleh banyak ahli
antara lain:

GR. Terry          Henry Fayol      Harold Koontz   Luther Gullick
1. Planning        1. Planning      1. Planning     1. Planning
2. Organiz-        2. Organiz-      2. Organizing   2. Organizing
   ing                ing           3. Staffing     3. Staffing
3. Actuating       3. Command-      4. Directing    4. Directing
4. Controllin         ing           5. Controll-    5. Coordinat-
   g               4. Coordinat        ing             ing
                      ing                           6. Reporting
                   5. Controlli                     7. Budgeting
                      ng



                     KOMUNIKASI DALAM MANAJEMEN

     Komunikasi dalam manajemen diibaratkan sebagai “minyak
pelumas” bahkan GR. Terry mengatakan bahwa management is
communications. Dari pendapat tersebut terlihat betapa
pentingnya peran komunikasi dalam kegiatan manajemen.
      GR. Terry    mengemukakan bahwa dalam suatu kegiatan
manajemen terdapat lima bentuk komunikasi, antara lain:
      1.   Komunikasi formal. Biasanya terjadi dalam jalus
           komunikasi formal, memiliki wewenang dan tanggung
           jawab yaitu melalui instruksi-instruksi bentuk
           lisan dan tulisan sesuai dengan prosedur secara
           fungsional yang berlaku dari arus atasan ke
           bawahan atau sebaliknya.
      2.   Komunikasi non-formal, yaitu di luar komunikasi
           formal, terjadi secara spontan. Misalnya Sumbang
           saran yang berkaitan dengan     tugas, kewajiban.
           Efektif digunakan dalam perusahaan yang bersifat
           padat karya dengan jumlah pekerja cukup banyak,
           dan tidak terlalu teknis.
      3.   Komunikasi informal. Seperti halnya komunikasi
           non formal namun lebih menekankan pada aspek
           human relations-nya. Atau dengan kata lain
           digunakan dalam permasalahan di luar pekerjaan
           secara langsung.



Transparansi Manajemen Komunikasi/ bek-mit/ 2002
                                                                7

       4.  Komunikasi teknis. Biasanya hanya dilakukan dan
           dimengerti oleh orang-orang tertentu saja yang
           berkaitan dengan kegiatan tersebut.
      5.   Komunikasi prosedural. Biasanya dekat dengan
           komunikasi formal, diwujudkan misalnya dalam
           bentuk     pemberian    laporan    tahuan/bulanan,
           instruksi tertulis, memo dan lain-lain.
    Bahkan menurut M.Kh. Rahman dari enam elemen penting
organisasi yaitu :
1. Ukuran organisasi (size)
2. Keterkaitan tindakan (interdependent actions)
3. Konteks tempat dan waktu (bounding in space and duration)
4. Kondisi sumber daya (input of resources)
5. Komunikasi (communication)
6. Target hasil (output of organization)
Komunikasi dipandang sebagai sentral elemen-elemen lainnya
dalam   kegiatan   manajemen   organisasi.  Alasan   pertama,
komunikasi memiliki fungsi untuk mempertemukan antara tujuan
organisasi dengan terget hasil yang dicapai. Kedua,
berfungsi   untuk    mengadaptasikan   perubahan   lingkungan
organisasi. Ketiga, untuk membina hubungan antar anggota
organisasi dalam melaksanakan berbagai tugas (beban kerja)
organisasi. Untuk itu, kemampuan komunikasi yang efektif
menjadi hal yang mutlak harus dimiliki oleh seorang pelaku
organisasi.

      Sementara Onong U Effendy mengelompokkan komunikasi
dalam manajemen menjadi tiga dimensi, yaitu:
   1. Komunikasi vertikal, yaitu arus komunikasi dua arah
      timbal   balik      dalam    melaksanakan    fungsi-fungsi
      manajemen,    bisa    dari   atas   ke   bawah    (downward
      communication) dan bisa dari bawah ke atas(upward
      communication).
   2. Komunikasi horizontal, merupakan komunikasi satu level
      yang terjadi antara satu karyawan dengan karyawan
      lainnya    atau    pimpinan    satu    departemen    dengan
      departemen lainnya dalam satu tingkatan dan lain
      sebagainya.
   3. Komunikasi eksternal,       Berlangsung secara dua arah
      antara pihak organisasi/lembaga dengan pihak luar.
      Komunikasi    yang    terjadi   dalam   suatu   organisasi
ditentukan oleh kebijakan dan arus informasi yang ada dalam
organisasi tersebut. Arus informasi akan membentuk pola-pola
hubungan atau jaringan komunikasi.
      Menurut Stephen P. Robbins pada umumnya dikenal lima
model jaringan komunikasi yaitu sebagai berikut:
   a) Model Rantai (chain)
       Dalam model jaringan komunikasi ini, hanya dikenal
       komunikasi sistem arus ke atas (upward) dan ke bawah
       (downward). Model ini hanya memungkinkan adanya


Transparansi Manajemen Komunikasi/ bek-mit/ 2002
                                                             8

        hubungan garis langsung (komando) tanpa adanya suatu
        penyimpangan.    Model   ini   banyak   dianut   dalam
        organisasi    militer,   masalah   laporan   keuangan,
        pembayaran gaji dan lain-lain.
   b)   Model Roda (wheel)
        Sistem jaringan komunikasi, disini semua laporan,
        instruksi perintah kerja dan kepengawasan terpusat
        satu orang yang memimpin empat bawahan atau lebih dan
        antara bawahan tidak terjadi interaksi (komunikasi
        sesamanya).
   c)   Model Lingkaran (circle)
        Pada model komunikasi ini semua anggota/staff bisa
        berinteraksi      pada    setiap     tiga    tingkatan
        hirarkinyatetapi tanpa ada kelanjutannya pada tingkat
        yang lebih tinggi, dan hanya terbatas pada setiap
        levelnya.
   d)   Model saluran bebas (all-channel)
        Model ini adalah pengembangan dari model lingkaran,
        dimana semua tiga level tersebut dapat melakukan
        interaksi secara timbal balik    tanpa menganut siapa
        yang menjadi tokoh sentarlnya.
   e)   Model huruf “Y”
        Model ini tidak jauh berbeda dengan model rantai,
        hanya saja terdapat empat level jenjang hirarki, satu
        supervisor memiliki dua atasan dan dua bawahan.

      Di dalam hubungan komunikasi organisasi biasanya
terdapat   orang-orang   yang    memegang   peranan   penting,
diantaranya :
      1. Opinion    leader.     Merupakan    pimpinan   formal
          organisasi, meski tidak selalu memiliki otoritas
          dalam organisasi tersebut, namun dapat membimbing
          perilaku ataupun sikap anggotanya.
      2. Gate    keepers    adalah    individu-individu   yang
          mengontrol arus informasi antara anggota-anggota
          organisasi. Ia memiliki wewenang untuk memutuskan
          apakah satu informasi itu penting atau tidak
      3. Cosmopolites,    merupakan    penghubung   organisasi
          dengan pihak luar (public external)
      4. Bridge, merupakan anggota kelompok atau klik dalam
          suatu organisasi yang menghubungan kelompok yang
          satu dengan kelompok yang lain.
      5. Liaison.    Hampir    sama   dengan   bridge,   yaitu
          menghubungan kelompok satu dengan kelompok yang
          lain hanya liaison bukan merupakan anggota dari
          salah satu kelompok itu.

                     TAHAP-TAHAP OPERASI KOMUNIKASI




Transparansi Manajemen Komunikasi/ bek-mit/ 2002
                                                            9

     Jika kita melakukan suatu proses komunikasi, maka
komunikasi itu sengaja kita lakukan dan bukan karena lasan
kebetulan. Akan tetapi sengaja atau tidak, setiap kegiatan
kita dalam mencapai sesuatu ada proses yang m,engiringi
sebelumnya agar pencapaian hasil atau efek dapatlah optimal.
Empat tahap menurut Cultif dan Center itu adalah :
1. Fact Finding, ini bukan research atau survey.
2. Planning and Programming, dari data dan fakta yang kita
   punya kita dapat melakukan perincian secara teratur dan
   berurutan tentang langkah-langkah yang akan dilaksanakan.
   Dan dengan programming kita melakukan perincian waktu
   (timing) secara teratur dan menurut urutan tertentu,
   tentang pelasanan langkah demi langkah dari planning itu.
   Menurut Cultip dan Center sesuatu perencanaan operasi
komunikasi membutuhkan :
    1. A searching look backward       perhatian yang sungguh
        terhadap     faktor-faktor    situasi    yang   dapat
        mempengaruhi setipa komunikasi
    2. A deep look inside          pemeriksaan yang mendalam
        terhadap fakta, opini yang terkumpul, terutama dalam
        validitasnya
    3. A wide look around penilaian yang tepat tentang
        situasi yang dihadapi, baik politik, sosial, ekonomi
        juga kecenderungan situasi
    4. A long, long look a head jauh melihat ke depan yakni
        pada tujuan yang ingin dicapai dan efeknya kepada
        kita, diri kita, lembaga kita, dan bahkan daerah atau
        negara kita
3. Communicating
4. Evaluation




Transparansi Manajemen Komunikasi/ bek-mit/ 2002
                                                            10

  Contoh kasus dalam pelaksanaan empat tahap di atas :
Perusahaan Standard Oil’s di kota Manota akan menutup Sale &
Division untuk efisiensi. Tapi efeknya adalah :
   600 karyawannya harus pindah pekerjaan, jangan sampai
    nganggur
   masyarakat Mankota akan kehilangan pendapatannya
   para langganan di kota jangan sampai menjadi hilang
   publik di kota akan muncul rasa ingin tahu terhadap
    penutupan   perusahaan   dan    karenanya   harus   jangan
    merugikan perusahaan
Apa   yang   harus  dilakukan    oleh   pengelola   perusahaan
menghadapi kasus di atas??

Jawabannya
1. Perusahaah mengadakan penelitian tentang bagaimana cara
    agar pengumuman itu dapat berakibat positif
2. Langkah selanjutnya, kapan pengumuman itu dilaksanakan.
    Ini berarti bahwa 1. Timing-nya 2. Pengumuman itu harus
    setepat-tepatnya, sebelum menjadi desas desus 3. tetapi
    pengumuman itu harus sejalan dengan rencana pelaksanaan
    penutupan yang lengkap dan ke-4 perkiraan tentang
    pengertian masyarakat setempat sudah jelas diketahui
3. Pelaksanaannya
4. Evaluasinya (ternyata hasilnya adalah positif)

                           STRATEGI OPERASI

     Mungkin istilah strategi kurang tepat apalagi kalau
dilihat dari istilah militer yaitu I art of planning
operations is war, specially of the movement of armies and
navies into favourable position of fighting. Tetapi karena
komunikan kita adalah banyak menerima sumber informasi dan
banyak pihak maka strategi agar proses komunikasi yang kita
lakukan berhasil guna dan sesuai dengan tujuan yang kita
lakukan maka pemahaman akan strategi operasi komunikasi
perlu kita ketahui. Maka strategi dalam komunikasi adalah
cara mengatur pelaksanaan operasi komunikasi agar berhasil.
     Dalam perencanaan strategi operasi komunikasi ini perlu
diketahui faktor-faktor keberhasilan yaitu :
1. Tujuan komunikasi. apakah yang hendak kita capai dengan
    operasi komunikasi itu. Bentuk komunikasi yang sesuai
    dengan tujuan yang ingin dicapai apa yang akan digunakan
2. Media apa yang paling tepat digunakan
3. Tingkat efektifitas dari pesan yang paling mendapat
    perhatian audience/komunikan

  Secara tidak langsung (komunikasi massa) berfungsi untuk
memberikan kesadaran umum atau disebut oleh Frank Wilder
dengan fasic awareness. Kesadaran umum yang dimaksud adalah


Transparansi Manajemen Komunikasi/ bek-mit/ 2002
                                                          11

tingkat pengertian umum saja. Karenanya kita cukup memilih
bentuk komunikasi yang tidak langsung atau melalui media.
Sementara fungsi komunikasi langsung adalah memberikan
detailed message pesan terperinci. Ini berarti, bahwa
komunikasi langsung hendak mencapai lebih dari sekadar
kesadaran umum saja. Jadi, bila menghendaki komunikannya
yakin sampai pada hal yang sekecil-kecilnya mengenai sesuatu
pesan, gunakan komunikasi ini baru diuji kadar pemahamannya
dengan komunikasi tidak langsung.

                       COMMUNICATION NETWORKS

     Untuk mengingat kembali, istilah jaringan komunikasi
ini adalah proses komunikasi yang terjadi dari setiap
keterlibatan komponen-komponen yang ada dalam komunikasi
tersebut. Dari proses pengiriman sampai hasil yang dicapai.
Wilbur Schramm menyebutkan dengan lima unsur utama yaitu :
source – encoder – signal – decoder and – destination.
Harold D. Laswell menyebutkan dengan skema who – says what –
in which channel – to whom – and with what effect.
     Unsur atau elemen ini adalah bagian-bagian terpenting
yang mutlak harus ada pada suatu kesatuan atau keseluruhan
walaupun ada faktor lain/pendukung. Yang mungkin saja ada.
Dalam komunikasi antar persona dan kelompok, nampaknya mudah
bagi kita untuk memulai mengadakan komunikasi. Akan tetapi
jagan terlalu disederhanakan, karena apa dengan kita saja
mereka   melakukan   komunikasi   (berdiri   sendiri)   atau
disebabkan sebelumnya telah berkomunikasi dengan pihak lain?
Berbeda lagi dengan komunikasi massa. Menentukan siapa
sumbernya bisa jadi sulit untuk dapat ditentukan?
     Pada hakikatnya komunikasi itu adalah abstrak. Ia akan
berebtuk fisikal atau kongkret jika telah disalurkan melalui
suatu media tertentu. Mengenai media ini secara umum dikenal
dua jenis yaitu media umum dan media massa, yang menurut
David K. Berlo setiap media itu hanyalah salah satu bagian
dari cahnnel atau saluran saja. Akan tetapi menurut Edward
Sapir disamping media, ada fasilitas-fasilitas tambahan
dalam penyaluran suatu pesan komunikasi yaitu :
1. fundamental techniquess atau proses primer misalnya
   bahasa atau lambang-lambang
2. secondary techniquess adalah media bantu seperti kertas,
   mesin tik, komputer tau hal lain yang dianggap memudahkan
   berlangsungnya suatu proses komunikasi.




Transparansi Manajemen Komunikasi/ bek-mit/ 2002
                                                          12

                         TRANSAKSI KOMUNIKASI

     Secara umum sebuah proses komunikasi yang terjadi dari
proses encode-decode bisa disebut sebuah transaksi. Secara
normal    komunikan    akan    mendapatkan    atau    bahkan
melakukansesuatu seperti yang diharapkan oleh sumber atau
komunikatornya. Dengan konsep komunikasi berjalan berimbang
setiap pihak saling bergantian posisi dalam transaksi
tersebut, tidak hanya satu jalur atau pihak saja.
     Dalam banyak kasus dapat terjadi situasi komunikasi
yang justru menjadi perbedaan pengertian diantara pihak-
pihak yang berproses tersebut. Masalah kesepahaman arti ini
dikenal istilah divergent     dan konvergent transactions.
Divergen adalah pengartian yang tidak tepat oleh salah satu
pihak pelaku komunikasi. Dengan contoh, kasus penduduk suku
Samin di Blora ketika disensus tentang jumlah anak semua
kepala keluarga menjawab jumlah anaknya ‘cuma’ dua, padahal
realitasnya mereka beranak banyak bahkan prinsip “setiap
anak punya rejeki” atau “banyak anak banyak rejeki”, “orang
dikasih anak oleh Tuhan aja koq nggak mau” itu dipegang
kuat. Sehingga membuat penyensus kebingungan dan menanyakan
kenapa dijawab dua padahal anak mereka banyak. Dengan tenang
mereka menjawab : betul anak mereka cuma dua karena hanya
jenis kelamin laki-laki dan perempuan tidak ada yang
wandu/banci ?
     Sementara konvergen adalah kesesuaian arti diantara
pelaku komunikasi, atau tingkat penyesuaian tujuan dari
pesan yang terjadi. Misal, seorang suami mendapatkan uang
cukup banyak tapi ingin merenovasi rumah yang dianggap tidak
layak. Sedang istri memilih dengan uang itu beli mobil agar
tidak kepanasan atau kehujanan saat bepergian. Akhirnya
terjadi kesepahaman dengan mengambiol kesepakatan beli mobil
tidak yang baru tapi masih bagus, tidak sering digunakan
agar hemat atau cepat rusak, ke kantor karena jaraknya dekat
sesekali jalan kaki dan sebagian uang utnuk merenovasi
rumah. Disini terjadi kesesuaian dengan tujuan masing-
masing.
Kasus : bagaimana dengan orang Jawa yang mengatakan ‘ya’
tapi bermakna ‘tidak’?

     Dalam transaksi komunikasi digunakan channel berupa
tiga bentuk yaitu :
1.    the spoken word
2.    the printed word and symbol dimana membaca dan menulis
      dibutuhkan
3.    the visual image    seperti gambar, foto, TV, bahasa
      tubuh, diagram atau lainnya

  Kesalahan atau kegagalan dalam melakukan sebuah transaksi
komunikasi dapat diketahui dari :


Transparansi Manajemen Komunikasi/ bek-mit/ 2002
                                                            13

1.     Pada   sumber   ;   dimana   sangat   tergantung  pada
       knowledge, attitudes and behaviour. Seperti pertanyaan
       apakah mereka bisa dipercaya, betul atau salah. Bisa
       dipercaya atau tidak, jelas dan konsisten. Apakah
       lengkap yang mau disampaikan.
2.     Pada proses pengiriman (perlu diingat kembali teori
       Eric Berne !)
3.     Penggunaan media : media langsung atau tidak sangat
       menentukan kegagalan dan keberhasilan sebuah proses
       komunikasi
4.     Proses penerimaan ; dengan kapasitas dan daya terima
       komunikan menangkap sebuah pesan
5.     Pada   penerima   sama   dengan  problem   nomer  satu
       tergantung tingkat knowledge, attitudes and behaviour.

                              PERENCANAAN

Definisi menurut Webster’s New College Dictionary 1979 :
 A method for advising ang end
 A customary way of doing something
 A detailed formulation of program of action
     Kedudukan perencanaan dalam proses komunikasi merupakan
sebuah   kebutuhan   bahwakan   Hall    menyebutkan  tingkat
pentingnya yaitu :
1.    memastikan tujuan
2.    menentukan cara mencapai tujuan tersebut
3.    apa implikasi yang akan digunakan
4.    waktu yang dibutuhkan dalam proses
5.    bagaimana kelangsungan dari program tersebut

   Untuk seorang individu perencanaan menduduki tempat
terpenting dalam sebuah komunikasi. Karena perencanaan
sebenarnya adalah aktifitas manusia yang berguna untuk
memapankan image dengan situasi nyata dan menggambarkan
pilihan atau urutan pelaksanaan dan hasil uji untuk
mengembangkan keinginan akhir (tujuan). Maka perencanaan
mempunyai batasan yang terkait dengan mental individu dan
prosesnya :
1.    skopenya terdiri dari jumlah, variasi dan kompleksitas
      dari issu/masalah yang kan diselesaikan
2.    stabilitas, berapa faktor yang disetujui, pembuatan
      keputusan dan kesimpulan yang bisa digunakan untuk
      mengadakan sebuag perubahan
3.    kelengkapan, bahwa semakin lengkap data akan semakin
      bagus

Komponen Perencanaan :
1. Identifikasi masalah
2. Penjelasan tujuan yang berhubungan dengan masalah
3. Pengembangan strategi untuk mengatasi masalah tersebut


Transparansi Manajemen Komunikasi/ bek-mit/ 2002
                                                            14

4. Penyiapan rencana pelaksanaan
5. Pengembangan evaluasi

Sementara Kriteria Tujuan Perencanaan Komunikasi yang Baik
adalah :
1.   Pembahasan masalah komunikasi sesuai target usaha :
    a.    kesesuaian karakteristik personal antara sumber
          dengan penerima
    b.    Pemilihan media apakah ada yang terlewati atau
          tidak
    c.    Jaringan    kerja   lain    yang   bisa    membantu
          mengembangkan   perencanaan   seperti   yang   kita
          butuhkan
    d.    Kesesuai pesan dalam jaringan kerja tersebut
2.   Kesempatan untuk melakukan perubahan atas masalah atau
     target terkait dengan tipe dan ukuran perubahan yang
     kita inginkan
3.   Tipe pengukuran yang digunakan dalam sebuah evaluasi
4.   Jadwal waktu untuk pelaksanaan perubahan masalah atau
     target bila ada.

Secara sederhana Cultif dan Center merumuskan perencanaan
yang baik dengan :
1.   Apa yang hendak dicapai dengan komunikasi itu.
2.   Bentuk komunikasi apa yang akan dilakukan
3. Bagiaman prose penyaluran informasi
4. Publik mana yang menjadi sasaran

                          Level Perencanaan

     Untuk bisa menjelaskan apakah perencanaan dilakukan
oleh tidak sekadar individu perlu diberikan beberapa contoh
level perencanaan dan bentuk aplikasi.
Level     pengambil Tujuan ekonomi dan Rencana          lima
keputusan   tingkat sosial               tahunan
nasional             Kebudayaan      dan Rencana anggaran
                     ideologi            Regulasi      media
                     Prioritas           massa
                     pembangunan         Rencana
                     Tujuan sektoral     telekomunikasi
Level   perencanaan Pembagian     sumber Rencana   pembagian
tingkat menteri      daya                media
                     Koordinasi program  Lembaga   informasi
                                         nasional
                                         Kespakatan
                                         khalayak, media dan
                                         pesan
                                         Koordinasi diantara
                                         menteri
Level Lembaga :      Rencana      proyek Identifikasi


Transparansi Manajemen Komunikasi/ bek-mit/ 2002
                                                            15

1. Level kebijakan pengembangan        kebutuhan
manajerial         Rencana      sektor pengembangan
                   pendukung           Tanggapan
                   Membuat    anggaran pernyataan
                   internal            kebijakan   menteri
                                       dari   sisi   misi,
                                       tujuan,   anggaran,
                                       dan laporan-laporan
2. Level strategi Rencana       proyek Integrasi    proyek
supervisor         komunikasinya,      lintas bidang
                   terkait      dengan Pembagian media dan
                   masalah             pesan
                   pengembangan        Penelitian   metode
                   Evaluasi     lintas yang tepat
                   sektoral
3. Level pelaksana Sasaran komunikasi, Proposal proyek
proyek             analisa   khalayak, Rencana proyek
                   strategi media dan Laporan semi dan
                   pesan-pesannya      akhir
                   Evaluasi rutin dan
                   nonrutin

Buatlah contoh sebuah perencanaan sebuah program/kegiatan
dari tiga level perencana di atas terkait dengan pemahaman
Anda akan perencanaan yang baik !

                          TAHAP PELAKSANAAN

     Bagaimanapun baikanya suatu perencanaan jika cara
penyampaiannya tidak tepat maka komunikasi itu tidak akan
berhasil. Maka tahap pelaksanaan komunikasi juga merupakan
faktor yang sangat penting. Dalam operasi komunikasi Joseph
Klapper meyebutka tiga faktor penting yaitu :
1.    Group   membership   bagaimana   tiap  individu    sudah
      menganut nilai dan keyakinan tertentu, menjadi anggota
      organisasi/partai   tertentu   atau   telah    mempunyai
      pendirian sendiri.
2.    Selective processes setiap individu mempunyai sikap
      selektif, menerima pesan karena faktor personalnya
3.    Predispositions   kemungkinan   perubahab   opini   atau
      pendirian bila telah prodisposed to change dengan
      alasan mungkin tidak puas atau sudahj tidak tepat.

  Joseph Klapper menyatakan bahwa komunikasi massa saja
tidak cukup untuk melakukan perubahan opini seseorang tapi
harusdisusul dengan komunikasi yang lain. Senada dengan itu
Paul Lazarfeld menemukan dalam penelitiannya bahwa setipa
komunikasi massa hanya cukup untuk membuat seseorang menjadi
‘sadar’ akan masalah    tetapi belum berarti telah berubah


Transparansi Manajemen Komunikasi/ bek-mit/ 2002
                                                           16

pendapatnya. Maka harus diikutkan sebuah komunikasi persona
atau kelompok yang tepat.

  Syarat Komunikasi Efektif Menurut Wilbur Schramm (The
condition of succes in communication) :
     1.     Pesan haruslah direncanakan dan dosampaikan
            setepat mungkin untuk menarik perhatian sasaran
            yang dituju
     2.     Pesan    harus   menggunakan   tanda-tanda   yang
            didasarkan pada pengalaman yang sama antara
            komunikator dan komunikan, sehingga terjadi
            kesamaan pengertian
     3.     Pesan harus membangkitkan kebutuhan pribadi dari
            sasaran dan menyarankan cara-cara untuk mencapai
            kebutuhan tersebut
     4.     Pesan harus menyarankan suatu jalan untuk
            memperoleh kebutuhan yang layak bagi situasi
            kelompok    dimana   kesadaran   pada   saat   ia
            digerakkan untuk emmberikan respon sesuai yang
            dikehendaki

Wilbur Schramm menambahkan :
1.      Suatu pesan akan lebih besar kemungkinan berhasil
        bila sesuai dengan pola-pola pengertian, sikap,
        nilai-nilai dan tujuan dari sasaran
2.      Efek komunikasi adalah hasil dari paduan sejumlah
        kekuatan, dimana pihak komunikator hanya menguasai
        satu kekuatan saja

                                EVALUASI

     Pada hakikatnya jika membahas evaluasi sebnarnya
mengulang tahap perencanaan karena proses kerja hampir sama.
Bedanya kalau dalam tahap pertama kita menyelidiki situasi
yang akan dihadapi dalam proses penyampaian komunikasi, maka
tahap ini kita menuelidiki situasi akhir apakah ada
pengarauh dari proses komunikasi yang kita lancarkan.
     Tetapi yang paling penting ialah evaluasi akhir adalah
untuk memperoleh data apakah kita berhasil atau tidak. Kalau
terdapat kesalahan maka harus segera diperbaiki dan tidak
dapat diulang lagi. Dan jika berhasil maka operasi
komunikasi   tersebut   bisa  dilanjutkan   dengan   operasi
komunikasi yang lain. Bahkan dalam komunikasi yang teratur
dan efektif evaluasi itu dapat dilaksanakan sebelum, selama,
dan sesudah komunikasi itu dilancarkan.

                     KONSEP DATA DAN INFORMASI

Data : keterangan-keterangan yang bersifat         kualitatif
maupuhn kuantitatif yang belum diolah, data        bisa jadi


Transparansi Manajemen Komunikasi/ bek-mit/ 2002
                                                                  17

informasi bagi orang lain tapi belum tentu bagi kita. Untuk
dapat memperoleh informasi dari data yang kita miliki maka
ada empat metode pengumpulan data yang bisa kita gunakan
(Burch and Strater) :
   1. Pengamatan langsung
   2. Wawancara
   3. Koresponden
   4. Angket
Informasi : data yang telah diolah sedemikian rupa menjadi
bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai
yang   nyata  atau   yang  dapat   dirasakan  dalam   proses
pengambilan keputusan pada masa sekarang (Gordon B. Davis)


Fungsi informasi menurut Burch and Strater adalah untuk :
     1.    to reduce variety of choise
     2.    to provide a set of standars, measurement rules,
           and decision rules for the determination and
           decimination of error seignals and feedback for
           control purposes.

                  MEMPRODUKSI INFORMASI DARI DATA

   Langkah-langkah yang perlu diambil dalam pengolahan data
adalah dengan menggunakan berbagai sarana baik manual maupun
nonmanual sehingga data dapat digunakan sesuai dengan tujuan
yang telah ditetapkan. Menurut Burch and Strater metode
pengolahan data yang penting adalah :
  1.    manual, data diproses dengan hanya mengandalkan
        ketrampilan manusia tanpa bantuan alat
  2.    elektromekanikal, data diproses dengan mengandalkan
        ketrampilan manusia dengan bantuan alat eletronik
  3.    punched card equipment, data diproses dan dicatat
        dalam suatu kartu untuk di file
  4.    elektronik   computer,    pengolahan   data   dengan
        menggunakan komputer

Burch and Strater mengatakan bahwa paling           tidak   ada   10
langkah pengolahan data :
1. Capturing (pencatatan)
2. Verification (pengecekan)
3. Classifying (penggolongan)
4. Sorting (penyortiran)
5. Summarizing (peringkasan)
6. Calculating (penghitungan)
7. Storing (penyimpanan)
8. Retrieving (pengambilan kembali)
9. Reproducing (pemproduksian kembali)
10. Distributing and communicating


Transparansi Manajemen Komunikasi/ bek-mit/ 2002
                                                          18


                   Informasi Yang Ekonomis
     Informasi merupakan sumber berharga dalam organisasi
manapun, tanpa informasi resmi sebagaian besar organisasi
tidak   dapat  hidup.   Pada   banyak   organisasi  terdapat
kecenderungan untuk mengembangkan efektifitas dan penggunaan
informasi melebihi kebutuhan-kebutuhan resmi dan pemecahan
masalah rutin. Dalam usaha meningkatkan kemajuan organisasi,
manajemen dan hal-hal pokok lainnya secara aktif mencari
masalah baru untuk dipecahkan.
                  KEAHLIAN DASAR KOMUNIKASI

      Tujuan dari manajemen komunikasi adalah mengelola
kegiatan komunikasi agar bisa berjalan         dan mencapai
hasilnya secara efektif. Untuk mencapai tujuan tersebut maka
seorang manajer komunikasi harus menguasai keahlian-keahlian
dasar komunikasi yang dapat dipelajari dalam tugas atau
program-program formal dan    latihan yang berkesinambungan,
sehingga keahlian tersebut bisa menjadi bagian dari modal
seorang manajer dalam berhubungan dan mengelola orang lain.
      Kelima keahlian tersebut adalah:
      1. Mendengar,
      2. Memberi dan menerima umpan balik
      3. Menunjukkan ketegasan
      4. Menangani konflik
      5. Memecahkan masalah




Transparansi Manajemen Komunikasi/ bek-mit/ 2002
                                                           19

Ad. 1. Mendengar.
     Mendengar yang dimaksud disini adalah mendengar secara
     aktif, sehingga pesan akan diterima tidak akan keliru
     atau menyimpang dari pesan yang disampaikan, dan
     pelaksanaan dari pesan itupun akan sesuai dengan yang
     diharapkan.
Ad. 2. Memberi dan menerima umpan balik
     Keahlian ini sering diabaikan orang, padahal untuk bisa
     menjadi seseorang yang ahli dalam memberi dan menerima
     umpan balik itu bukan hal yang mudah. Untuk itu ada
     kiat-kiat untuk meningkatkan keahlian dalam bidang ini:
a) Berikan umpan balik secara spesifik
b) Berikan alasan untuk komentar anda
c) Pusatkan pada perilaku yang dapat diubah
d) Berikan uraian bukan evaluasi
e) Ungkapkan pendapat sebagai opini bukan fakta
f) Berikan uraian yang konstruktif
g) Hindari ungkapan-ungkapan yang menyerang
h) Berikan pujian
     i)    Berikan kritikan
     j)    Bila bertentangan dengan seseorang:
            Nyatakan keberatan dengan jelas
            Ungkapkan keraguan dengan cara yang konstruktif
            Bersedia mengubah pendapat jika lebih banyak
              fakta yang muncul
            Berikan alasan-alasan untuk keberatan anda
            Menyadari bahwa orang lain mungkin mempunyai
              sudut pandang yang berbeda dari anda
     k)    Bila menolak permintaan :
            Jawaban singkat, jelas
            Beri alasan
            Jangan bertele-tele dalam meminta maaf

      Berikut adalah kiat dalam menerima umpan balik :
   a)    Dengarkan dengan teliti
   b)    Pikiran tetap dingin
   c)    Perhatikan   hal-hal  yang   dipertanyakan/  menjadi
         keberatan
   d)    Ungkapkan kembali dengan kata-kata sendiri apa yang
         anda dengar
   e)    Pastikan persepsi anda mengenai apa yang anda dengar
   f)    Minta penjelasan/contoh
   g)    Jangan berlebihan dalam reaksi anda terhadap umpan
         balik
   h)    Evaluasi ketepatan dan manfaat potensial umpan balik
         tersebut bagi anda
Ad. 3. Menunjukkan ketegasan




Transparansi Manajemen Komunikasi/ bek-mit/ 2002
                                                            20

     Ketegasan terletak diantara perilaku rendah diri dan
     perilaku agresif. Perilaku tegas memungkinkan seorang
     pimpinan untuk mengatakan apa yang diinginkan tanpa
     berlebiohan atau berlaku kasar terhadap orang lain.
     Dalam   hal   ini   seorang  pimpinan   harus   bersedia
     bernegosiasi dengan stafnya.
Ad. 4. Menangani konflik.
     Konflik, ketegangan, masalah dengan individu atau
     kelompok lain dalam organisasi tidak dapat dihindari.
     Untuk bisa menangani konflik yang terjadi seorang
     manajer    komunikasi   bisa   menggunakan   pendekatan-
     pendekatan berikut:
    a) Gunakan pendekatan mendengar aktif dan reflektif
    b) Gunakan pendekatan perilaku yang tegas
    c) Kurangi kendala-kendala komunikasi antar pihak yang
        terlibat
    d) Pusatkan perhatian pada pokok-pokok masalah
    e) Kenali dan nilailah dengan teliti tindakan yang
        diputuskan
Ad. 5. Memecahkan masalah
     Memecahkan masalah berbicara tentang mencari suatu
     bentuk kesepakatan bersama mengenai keputusan dan
     tindakan yang harus diambil dalam situasi bermasalah.
     Proses membagi masalah ini harus dilaksanakan dengan
     melibatkan orang lain.
      Keahlian-keahlian    komunikasi yang dimiliki manajer
itu bisa diterapkan secara padu padan, untuk keperluan itu
diperlukan juga penguasaan atas dua keahlian lain:
      1. Konseling (councelling)
      2. Pelatihan (coaching)
Ad. 1. Konseling adalah pertemuan tatap muka yang bersifat
     rahasia dan tidak mengarahkan namun dimaksudkan untuk
     menolong orang lain memahami diri dan perasaannya.
     Konseling efektif dapat dilakukan dengan tujuh langkah
     berikut:
     a)   Persiapkan diri untuk pertemuan konseling
     b)   Rumuskan tujuan pertemuan
     c)   Ungkapkan permasalahannya
     d)   Dapatkan pandangan karyawan
     e)   Perjelas permasalahannya
     f)   Bantu karyawan mengembangkan pemecahannya
     g)   menindaklanjuti

Ad. 2 Proses coaching terdiri dari tiga tahap:
     a)   Mengidentifikasi kesempatan untuk menata    tugas-
          tugas yang dikerjakan
     b)   Mempersiapkan sistem pemantauan
     c)   Mengukur pencapaian tugas terhadap target

Kemampuan komunikasi yang dituntut dalam coaching adalah:


Transparansi Manajemen Komunikasi/ bek-mit/ 2002
                                                            21


         Menetapkan   target-target  yang   jelas  dan  dapat
          dipenuhi
         Mempersiapkan dan mempertahankan hubungan kerja yang
          erat dengan bawahan
         Mempertahankan cara pemecahan masalah bersama
         Memahami perasaan pribadi yang dibimbing
         Mendengar dengan aktif




Transparansi Manajemen Komunikasi/ bek-mit/ 2002

								
To top