Importation de donnees niveau 1 by HC12060718583

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									BCDI : Importation de données              Année 2006-2007                                  1



                                Importation de données
1. L’utilitaire GESTMMN                                                                         p.2

2. Récupération et importation des MémoNotices                                                  p.2
     2.1 Récupération des MémoNotices sur le disque dur du poste documentaliste,
         dans C:\BCDI2007_POSTE_DOC\MemoNotices
     2.2 Importation des MémoNotices dans le logiciel BCDI du serveur,
         à partir du poste documentaliste

3. Récupération et importation des MémoDocNets                                                  p.4
     3.1 Récupération des MémoDocNets sur le disque dur du poste
         documentaliste, dans C:\BCDI2007_POSTE_DOC\MemoNotices
     3.2 Importation des MémoDocNets dans le logiciel BCDI du serveur,
         à partir du poste documentaliste

4. Récupération et importation en ligne à partir de MémoElectre p.5
     4.1 Recherche des données sur Electre
     4.2 Récupération du panier Electre sur le disque dur du poste
         documentaliste, dans C:\BCDI2007_POSTE_DOC\MemoNotices
     4.3 Importation des données dans BCDI


5. Récupération gratuite et importation en ligne à partir de BNF p.7
     5.1   Inscription à la BNF (opération à effectuer qu’une seule fois)
     5.2   Création d’un compte (opération à effectuer qu’une seule fois)
     5.3   Sélection des notices à mettre dans le panier
     5.4   Récupération des notices
     5.5   Importation des notices dans BCDI

6. Récupération et importation du fichier Emprunteurs                                       p.11
     6.1 L’utilitaire GepXml
     6.2 Récupération du fichier Emprunteurs sur le disque dur du poste
         documentaliste, dans C:\BCDI2007_POSTE_DOC\base_emprunteur
     6.3 Importation du fichier Emprunteurs dans BCDI du serveur




                                                    IUFM Nice- Martine Saumande et Christiane Oliviéri
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                                1.   L’utilitaire GESTMMN

L’utilitaire Gestmmn vous permet d’importer dans BCDI des données au format xml :
            Les MémoNotices
            Les MémoDocNets
            Les MémoElectre
            Des Documents Internet
            Des Documents d’un autre établissement



Cet utilitaire est installé dans le dossier C:\BCDI2007_POSTE_DOC \Outils\gestmmn


          2.       Récupération et importation des MémoNotices

2.1 Récupération des MémoNotices sur le disque dur du poste documentaliste,
    dans C:\BCDI2007_POSTE_DOC\MemoNotices

       Double cliquer sur le fichier .MMN ( exemple : Mmf06-04.MMN : fichier joint par courrier
        électronique)
       Sélectionner : L’ouvrir
       Gestmmn se lance automatiquement




                                                           IUFM Nice- Martine Saumande et Christiane Oliviéri
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        Mais il faut vérifier que :
       Sont cochés : Xml (BCDI 2006 …), Fichier Unique (TOUTMMN)
       Le Répertoire But proposé, (le dossier de destination du fichier Toutmmn.xml) est
        C:\BCDI2007_POSTE_DOC\MemoNotices
       Cliquer sur le bouton Tout
       Cliquer sur le gros bouton OK : le fichier Toutmmn.xml est créé dans
        C:\BCDI2007_POSTE_DOC\MemoNotices
       Quitter Gestmmn
       Il est impératif d’importer aussitôt le fichier Toutmmn.xml dans BCDI, car toute nouvelle
        utilisation de Gestmmn recrée un fichier Toutmmn.xml qui écrase le précédent ( voir 2.2)

Cas particulier : Profil
   La 1° fois, ( et pour tout changement ultérieur) pour définir votre Profil si vous le désirez,
      cliquer sur l’onglet Profil
      Sélectionner les revues avec la souris et la touche CTRL puis cliquer sur Prendre : la sélection
      bascule à droite
      Cliquer sur le gros bouton Sauvegarder
   Les autres fois , vous vous trouvez par défaut dans l’onglet Décompression : il suffit de cliquer
      sur le bouton Profil ( et non l’onglet) les revues basculent dans la fenêtre de droite
   Cliquer sur le gros bouton OK : le fichier Toutmmn.xml est créé dans
      C:\BCDI2007_POSTE_DOC\MemoNotices.


2.2 Importation des MémoNotices dans le logiciel BCDI du serveur, à partir du
    poste documentaliste
       Avant d’effectuer cette opération, déconnecter toutes les stations
       Lancer BCDI
       Par prudence : Outils, Statistiques Fichiers et Imprimer
       Gestion du fonds, Importation de Notices, Au format MémoNotices
       Sélectionner Toutmmn.xml dans C:\BCDI2007_POSTE_DOC\MemoNotices, (dans le disque
        local)
       Sélectionner les modes d’insertion
        - Toutes ou Une par Une, Sans Mise à jour, Avec ou Sans exemplaires
       Vérifier l’accroissement de votre base dans Outils, Statistiques Fichiers et Imprimer




                                                            IUFM Nice- Martine Saumande et Christiane Oliviéri
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          3.      Récupération et importation des MémoDocNets

Avant toute importation des MémoDocNets, il faut impérativement supprimer d’abord
les anciens MémoDocNets.
Pour cela :
     Recherche, Recherche experte, Documents
     Identité D. = MDN-
     Lancer la recherche
     Supprimer ( La suppression des documents entraîne la suppression des notices )



3.1 Récupération des MémoDocNets sur le disque dur du poste documentaliste,
    dans C:\BCDI2007_POSTE_DOC\MemoNotices
       Double cliquer sur le fichier .MMN ( exemple : MMD06-01.MMN pour l’envoi N° 1 de 2006 :
        fichier joint par courrier électronique)
       Sélectionner : L’ouvrir
       GESTMMN se lance automatiquement
       Cliquer sur le fichier mmdnlyc de gauche ( pour l’envoi Lycée)
       Cliquer sur le bouton Prendre, le fichier mmdnlyc bascule à droite
       Cliquer sur le gros bouton OK : le fichier Toutmmn.xml est créé dans
        C:\BCDI2007_POSTE_DOC\MemoNotices (dans le disque local)
       Quitter Gestmmn
       Il est impératif d’importer aussitôt le fichier Toutmmn.xml dans BCDI, car toute nouvelle
        utilisation de Gestmmn recrée un fichier Toutmmn.xml qui écrase le précédent


3.2 Importation des MémoDocNets dans le logiciel BCDI du serveur, à partir
    du poste documentaliste

       Avant d’effectuer cette opération, déconnecter toutes les stations
       Lancer BCDI
       Par prudence : Outils, Statistiques Fichiers et Imprimer
       Gestion du fonds, Importation de Notices, Au format MémoNotices
       Sélectionner Toutmmn.xml dans C:\BCDI2007_POSTE_DOC\MemoNotices (dans le disque
        local)
       Sélectionner les modes d’insertion
        - Toutes, Sans Mise à jour, Sans exemplaires
       Vérifier l’accroissement de votre base dans Outils, Statistiques Fichiers et Imprimer

Remarques :
    Noter que la date de modification sur les notices insérées est la date d’insertion.
    Si vous voulez imprimer l’adresse de tous les sites Internet :
      Outils, Edition des tables, Documents
      Ressource : F2 ou double-clic
      CTRL + P : la liste s’imprime




                                                            IUFM Nice- Martine Saumande et Christiane Oliviéri
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         4.      Récupération et importation en ligne à partir de
                                  MémoElectre

Le CRDP de Poitou-Charentes en accord avec le Cercle de la librairie propose 2 formules :
     MéMoElectre
     MémoElectre Plus

Ce sont des bases de données en ligne qui permettent de récupérer des notices de la base Electre
(ouvrages disponibles en langue française) que l’on peut importer ensuite dans BCDI.
De plus des notices sont retraitées par le CRDP de Poitou-Charentes pour répondre aux besoins
spécifiques des établissements scolaires du second degré

    MéMoElectre est une base de données de 210 000 notices.
    Attention :Notices des 5 dernières années seulement.

    MéMoElectre : 80 € le lot de 200 notices.
    Ce prix comprend l’accès, la recherche dans la base MéMoElectre et la possibilité de récupérer
    jusqu’à 200 notices complètes

 MémoElectre Plus est la base complète d’Electre : 830 000 notices y compris les ouvrages à paraître.
 MémoElectre Plus Collège : 149 € (pour un abonnement annuel de 300 notices à télécharger et un
 accès unique)
 MémoElectre Plus Lycée : 304 € (pour un abonnement annuel de 500 notices à télécharger et un
 accès unique)
         L’accès unique permet une et une seule connexion simultanée au service

Pour récupérer des données :
    se connecter sur le site de l’ingénierie documentaire du CRDP de Poitou-Charentes
    s’ abonner pour obtenir :
           - Un numéro de Compte Client
           - Et un mot de passe associé


4.1 Recherche des données sur Electre
       Se connecter sur le site de l’ingénierie documentaire du CRDP de Poitou-Charentes,
        sélectionner MémoElectre
       Taper un mot du titre, un auteur, … ou un ou plusieurs ISBN
       Sélectionner les fiches
       Les mettre dans le panier
       Voir le Panier et vérifier
       Cliquer sur Recevoir les Notices
       On reçoit le panier aussitôt par courrier électronique


4.2 Récupération du panier Electre sur le disque dur du poste documentaliste,
    dans C :\Bcdicli\temp
       Double cliquer sur le fichier .MMN ( exemple : panier_1114825.mmn)
       Sélectionner : L’ouvrir
       GESTMMN se lance automatiquement
       Cliquer sur le fichier panier_1114825.mmn par exemple


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       Cliquer sur le bouton Prendre
       Cliquer sur le gros bouton OK : le fichier Toutmmn.xml est créé dans
        C:\BCDI2007_POSTE_DOC\MemoNotices (dans le disque local).
       Quitter Gestmmn
       Il est impératif d’importer aussitôt le fichier Toutmmn.xml dans BCDI, car toute nouvelle
        utilisation de Gestmmn recrée un fichier Toutmmn.xml qui écrase le précédent


4.3 Importation des données dans BCDI
       Avant d’effectuer cette opération, déconnecter toutes les stations
       Lancer BCDI,
       Par prudence : Outils, Statistiques Fichiers et Imprimer
       Gestion du fonds, Importation de Notices, Au format MémoNotices
       Sélectionner Toutmmn.xml
       Sélectionner les modes d’insertion
        - Toutes – Sans Mise à jour – Avec exemplaires
       Vérifier l’accroissement de votre base dans Outils, Statistiques Fichiers et Imprimer




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    5.       Récupération et importation en ligne à partir de BNF

                        Service gratuit pour les établissements d’enseignement
Les notices de la Bnf ne comprennent pas de résumé, ni de descripteur Motbis. Elles comportent
parfois des mots-clés qui doivent être adaptés. Un indice Dewey figure parfois.


     5.1 Inscription à la BNF (cette opération n’est à effectuer qu’une seule fois)

         Aller sur le site de la bnf : http ://www.bnf.fr pour télécharger le formulaire d’inscription
              Cliquer sur :
                 - Professionnels,
                 - Produits et services bibliographiques
                 - Transfert de notices bibliographiques en ligne
              Télécharger le formulaire d’inscription,
              Le renseigner à l’écran, notamment sélectionner le format UNIMARC
                 ( pour cela supprimer INTERMARC) et l’enregistrer


         Inscription par mail à : coordination-bibliographique@bnf.fr
             Envoyer un mél en ajoutant en fichier joint ce formulaire
             En réponse un numéro d’identifiant pour le transfert de notices en format Unimarc
                 sera attribué ainsi que les coordonnées d’un serveur FTP ou vous recevrez les notices
                 Par exemple : - Si le N° d’identifiant est 60, l’adresse sera
                                    ftp://notices:catalogue@ftp.bnf.fr/60


     5.2 Création d’un compte (cette opération n’est à effectuer qu’une seule fois)

               Se connecter au Catalogue BN-OPALE PLUS
                 http ://catalogue.bnf.fr
               L’écran ci-dessous, en Recherche simple, apparaît par défaut




               Cliquer sur Identifiez-vous pour créer votre compte qui permettra d’accéder à votre
                panier de notices permanent




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  1.4 Créer votre compte




                       5.3 Sélection des notices à mettre dans le panier




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               Avant toute recherche, penser à vider le panier si nécessaire
                Pour cela :
                - cliquer sur le lien Panier (en haut à droite)
                - cliquer sur Supprimer du panier les anciennes notices déjà insérées dans BCDI
               Effectuer une recherche ( par auteur par exemple) et cliquer sur Rechercher
               Cliquer sur le nombre de Notices pour les faire afficher
               Cocher les Notices qui vous intéressent
               Voir les Notices

               Cliquer sur le bouton Ajouter au Panier
               Répéter la recherche autant de fois que nécessaire (jusqu’à 500 notices).
               Une fois la sélection terminée, cliquer sur le lien Panier (en haut à droite)
               Cocher les Notices du Panier
               Choisir le type de notice concernée : Notice bibliographique

               Cliquer sur le bouton Transférer en ligne




                                    5.4 Récupération des notices

Toutes les demandes de transfert de notices faites seront récupérables 15 min après

               Internet Explorer
                taper l’adresse : ftp ://notices:catalogue@ftp.bnf.fr/votrenuméro
                (votre N° d’identifiant)
               Pour transférer, cliquer sur votre identifiant du panier
               Clic droit Copier dans un dossier : C:\BCDI2007_POSTE_DOC\MemoNotices
               Dans C:\BCDI2007_POSTE_DOC\MemoNotices , renommer le panier en lui donnant
                l’extension .uni


                                5.5 Insertion des notices dans BCDI

               Avant d’effectuer cette opération, déconnecter toutes les stations
               Lancer BCDI,
               Par prudence : Outils, Statistiques Fichiers et Imprimer
               Gestion du fonds, Importation de Notices, Au format Unimarc
               Type de fichier : Unimarc
               Sélectionner le panier, Ouvrir
               Vérifier l’accroissement de votre base dans Outils, Statistiques Fichiers et Imprimer




                                                               IUFM Nice- Martine Saumande et Christiane Oliviéri
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        6. Récupération et importation du fichier Emprunteurs
 6.1 L’Utilitaire GepXml
       Pour insérer le fichier GEP, il faut l’utilitaire Gepxml installé sur votre poste dans :
        C:\BCDI2007_POSTE_DOC\Outils\Gepxml.exe

       Sur l’ordinateur contenant le GEP ( Intendance ou secrétariat) récupérer sur clé
        les 2 fichiers F_ELE.DBF et F_ERE.DBF

       A partir de la clé, copier les fichiers F_ELE.DBF et F_ERE.DBF dans
        C:\BCDI2007_POSTE_DOC\base_emprunteur du poste documentaliste


 6.2 Récupération du fichier Emprunteurs sur le disque dur du poste
    documentaliste, dans C:\BCDI2007_POSTE_DOC\base_emprunteur
       Dans C:\BCDI2007_POSTE_DOC\Outils, Double-cliquer sur Gepxml.exe
       Le Fichier Emprunteurs.xml doit être créé dans
        C:\BCDI2007_POSTE_DOC\base_emprunteur de votre poste documentaliste :




       Cocher le champ EREPP1 pour récupérer le téléphone
       Attention : vérifier que le chemin après fichier XML est bien
        C:\BCDI2007_POSTE_DOC\base_emprunteur\ Emprunteurs.xml
       Cliquer sur Convertir. Le fichier Emprunteurs.xml est créé dans
        C:\BCDI2007_POSTE_DOC\base_emprunteur .

 6.3 Importation du fichier Emprunteurs dans BCDI du serveur
       Dans BCDI, Gestion
       Gestion du prêt, Gestion des emprunteurs, Importer
        - Sans Mise à jour (pour la première fois)
        - Avec Mise à jour ( pour les années suivantes)
        Mais il reste les élèves de l’année précédente qui ont quitté l’établissement. Pour les supprimer,
        faire l’équation de recherche suivante :
        Recherche, Recherche experte Emprunteurs, Statut E. = Elève ET Classe = vide,
        Supprimer


                                                                 IUFM Nice- Martine Saumande et Christiane Oliviéri

								
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