Get documents about "Proposal Pengadaan Barang
Document Sample
INSTRUKSI KEPADA PESERTA TENDER
.......... .......... INDONESIA
DOKUMEN TENDER
Pengadaan Bibit Kakao
1
INSTRUKSI KEPADA PESERTA TENDER
A. INSTRUKSI KEPADA PESERTA TENDER
a. DOKUMEN PENGADAAN
Dokumen lelang terdiri atas beberapa dokumen sebagai berikut:
1. Instruksi Kepada Peserta Tender.
2. Persyaratan Umum dan Teknis.
b. PESERTA PENGADAAN
Pelelangan Pekerjaan Pengadaan Bibit Kakao ini dapat diikuti oleh semua penyedia jasa
pengadaan barang, sesuai informasi yang diperoleh melalui website, iklan koran, atau
mendapatkan undangan dari panitia tender.
c. PEMAHAMAN DOKUMEN
a. Peserta tender bertanggung jawab untuk menguji dan memahami seluruh bagian dari
dokumen tender yang ada.
b. Peserta tender bertanggung jawab untuk menganalisis kekuatan internal badan usaha
mereka terkait dengan pengadaan barang sesuai dengan spesifikasi yang diberikan.
d. PENJELASAN TENDER PENGADAAN (PRE-BID MEETING/AANWIJZING)
1. Panitia akan memberikan penjelasan–penjelasan terhadap pelaksanaan pengadaan,
prosedur-prosedur pelelangan serta syarat-syarat lainnya dalam rapat penjelasan yang bisa
dilaksanakan melalui rapat terbuka terhadap seluruh peserta tender.
2. Rapat penjelasan pengadaan ini akan diadakan pada hari dan tanggal seperti yang
tercantum pada undangan kepada calon peserta tender.
3. Peserta tender yang hadir pada rapat penjelasan pekerjaan tersebut diharapkan bersifat
aktif untuk mempertanyakan segala sesuatu yang berkaitan dengan
ketidakjelasan/ketidaklengkapan/ketidaksamaan/keterangan yang bertentangan di dalam
dokumen tender. Hal ini dimaksudkan dalam upaya memahami seluruh maksud dan
tujuan serta isi dari dokumen tender yang diterima.
4. Segala pertanyaan yang timbul dari peserta tender yang disampaikan secara tertulis dan
akan dijawab oleh panitia tender secara tertulis pula, kecuali dinyatakan lain didalam
rapat penjelasan tender tersebut.
5. Apabila terjadi keputusan perubahan-perubahan barang dan spesifikasi dan atau
perubahan tata cara maka akan dicantumkan dalam berita acara penjelasan.
e. SYARAT DAN KETENTUAN
1. Syarat dan Ketentuan Teknis
− Bibit kakao dari jenis klon unggul seperti jenis RCL/ACC/TSH 858/RCC 71.
− Bibit kakao berasal dari tempat pembibitan yang telah disertifikasi.
− Pengiriman bibit dilakukan secara bertahap, dimulai satu minggu Surat Perintah Kerja
diberikan.
2
INSTRUKSI KEPADA PESERTA TENDER
2. Syarat dan Ketentuan Administratif
− Tidak ada fasilitas pembayaran uang muka pemenang tender, pembayaran dilakukan
secara bertahap berdasarkan progress atau 100% setelah pekerjaan selesai.
− Pembayaran akan dilakukan dalam jangka waktu 14 hari setelah penyerahan invoice
yang disertai dokumen pendukung.
− Syarat administratif lain tertera dalam point 6 yaitu tata cara pemasukan dokumen
penawaran.
f. PENYUSUNAN, PEMASUKAN DAN PEMBUKAAN DOKUMEN PENAWARAN
1. Penyusunan Dokumen Penawaran (Catatan seluruh dokumen berikut ini harus berisi
dokumen asli yang dilengkapi dengan satu buah foto kopi)
− Isi Dokumen Penawaran adalah sebagai berikut:
- Dokumen Administrasi (dalam sampul A) yang meliputi (pada dasarnya adalah
profil perusahaan lengkap)
a) Surat Pengantar Dokumen Penawaran (form terlampir);
b) Foto copy Akte Pendirian Perusahaan lengkap dengan perubahan dan
pengesahan kehakiman;
c) Foto copy keanggotaan asosiasi yang masih berlaku (jika ada);
d) Foto copy NPWP;
e) Foto copy surat ijin usaha perdagangan (SIUP);
f) Foto copy tanda daftar perusahaan (TDP);
g) Neraca dan rugi laba terbaru yang ditandatangani pimpinan perusahaan,
(dikecualikan untuk perusahaan skala UKM atau badan usaha dagang/U.D.)
h) Surat pernyataan, bahwa perusahaan tidak sedang dalam keadaan pailit (form
terlampir);
i) Rekening Koran 3 Bulan terakhir Copy;
j) Pajak Bulanan dan SPT tahunan Copy;
k) Surat pernyataan bahwa perusahaan bukan milik pegawai dan terkait dengan /
pengurus / keluarga/donor .......... .......... (form terlampir).
- Dokumen Penawaran berisi ( dalam sampul B )
a) Surat penawaran yang ditanda tangani pimpinan perusahaan diatas materai
Rp.6.000.00 (enam ribu rupiah);
b) Dokumen biaya, mencakup rekapitulasi biaya dan analisa harga satuan
termasuk biaya pengemasan dan distribusi ke lokasi yang ditentukan oleh
panitia tender;
c) Metodologi pelaksanaan termasuk jadwal pelaksanaan dan persiapan
pengepakan barang (packaging);
d) Daftar pengalaman perusahaan dalam pengadaan jasa sejenis termasuk daftar
perusahaan pengguna jasa dan kontak person (jika ada);
e) Surat kuasa (bila ada);
3
INSTRUKSI KEPADA PESERTA TENDER
Melampirkan surat kuasa apabila surat penawaran ditandatangani oleh bukan
direktur perusahaan sesuai akte perusahaan sebagaimana form terlampir.
− Sampul
- Seluruh dokumen dimasukkan dalam amplop berwarna bebas. Dipisahkan antara
dokumen administrasi dan dokumen penawaran (setiap document disertai dengan
1 buah foto kopi dan dikelompokkan/dibundel dalam dokumen asli dan dokumen
copy)
- seluruh dokumen disampaikan kepada alamat .......... .......... sesuai yangt tertera
dalam Surat Undangan Tender
2. Pemasukan Dokumen Penawaran
− Dokumen penawaran disampaikan paling lambat pada
Hari/tanggal : Senin – 1 Februari 2010
Jam : 10.00 WIB
Tempat : Jalan……….., Desa………., Kecamatan.........., ..........
− Dokumen Penawaran yang terlambat disampaikan dari waktu yang ditentukan di atas,
tidak akan diterima dan tidak diikutsertakan dalam proses seleksi dan evaluasi
penawaran.
− Penarikan, Pengubahan, Penggantian dan Penambahan Dokumen Penawaran
- Dokumen penawaran yang telah dimasukan kedalam kotak/tempat pemasukan
dokumen penawaran tidak dapat diambil oleh peserta seleksi;
- Apabila peserta seleksi akan menarik/mengubah/mengganti/menambah dokumen
penawaran yang sudah dimasukan ke dalam kotak/ tempat pemasukan penawaran
harus dilakukan sebelum waktu penutupan penyampaian dokumen penawaran;
- Dokumen penarikan/pengubahan/penggantian/penambahan dimasukan ke dalam
sampul tertutup, diberi tanda “PENARIKAN’/“PENGUBAHAN”/
“PENGGANTIAN”/“PENAMBAHAN”
- Tidak ada dokumen susulan yang dapat diterima oleh panitia pengadaan setelah
batas waktu penyampaian dokumen penawaran berakhir/ditutup.
3. Pembukaan Dokumen Penawaran
− Dokumen penawaran akan dibuka secara terbuka oleh tim .......... .......... dan dihadiri
seluruh peserta tender.
− Tim .................... akan melakukan evaluasi kelengkapan administrasi dan dokumen
biaya yang ditawarkan dan menyusun peringkat peserta lelang.
− Jika harga penawaran melampaui standar harga .................... akan dilakukan proses
negosiasi dengan minimal tiga penawar terbaik.
− Harga estimasi .................... akan di umumkan pada saat pembukaan tender.
B. PENETAPAN, PENGUMUMAN, DAN PENUNJUKAN PEMENANG
a. Pemenang seleksi tender akan ditetapkan oleh .......... .......... dan akan disampaikan kepada
peserta lelang melalui surat resmi dari .......... ...........
b. Seleksi dan penentuan pemenang tender sepenuhnya menjadi hak tim .......... .......... dan
keputusan yang dibuat tidak bisa diganggu gugat.
c. Apabila peserta tender merasa diperlakukan diskriminatif selama mengikuti proses
pelelangan dan memiliki bukti adanya proses tidak transparan dan menyimpang diantara
sesama peserta tender atau dengan salahsatu anggota tim .......... .........., maka peserta tender
yang bersangkutan dapat mengirimkan surat komplain resmi disertai bukti pendukung yang
dapat dipertanggungjawabkan kebenaran dan keabsahannya secara hukum.
4
INSTRUKSI KEPADA PESERTA TENDER
C. KLARIFIKASI DAN NEGOSIASI TEKNIS DAN BIAYA
Apabila dianggap perlu maka, dapat dilakukan klarifikasi dan negosiasi terhadap proposal
penawaran harga dari pemenang seleksi.
D. JADWAL KEGIATAN PENGADAAN
No. Kegiatan Tanggal Waktu Tempat Keterangan
1. Undangan 19 Januari 2010 - - Iiklan koran setempat, dan
Pengadaan informasi tender di website
.......... .......... Indonesia
2. Pengambilan 20 Januari 2010 – 09.00 - .........., Di kantor .......... .........., setiap
dokumen 29 Januari 2010 16.00 Banda peserta yang mengambil
penawaran .........., dokumen harus mengisi daftar
Website tanda terima pengambilan
dokumen
3. Pemasukan 1 Februari 2010 10.00 .......... Surat penawaran dimasukkan
Penawaran & Batas ke dalam kotak tender, contoh
Akhir Pemasukan barang di simpan di gudang,
peserta tender Mengisi daftar
penyerahan dokumen dan
contoh barang
4. Pembukaan surat 1 Februari 2010 10.30 .......... Dipimpin oleh Tim Teknis
penawaran, Pelaksana dan dilaksanakan
dokumen oleh Panitia, dihadiri seluruh
peserta tender, mengisi daftar
hadir
5. Evaluasi proposal 1 Februari 2010 .......... Dilaksanakan oleh Panitia
penawaran pengadaan, dibuat notulen
singkat/tabel evaluasi
penawaran
6. Klarifikasi, 2 Februari 2010 .......... Dilaksanakan jika semua
wawancara, dan surat penawaran yang masuk
negosiasi harga masih di atas patokan harga
.......... .........., mengisi
negotiation forms
7. Comparative bid 2 - 3 Februari 2010 internal .......... Disampaikan oleh Panitia
analysis, disertai kepada .......... .........., CST
draft purchase harus dicatat dan di beri
contract agreement nomor, panitia secara internal,
contract agreement di review
oleh Legal Officer,
8. .......... .......... 3 Februari 2010 .......... Secara tertulis kepada peserta
mengumumkan lelang, pengumuman tender
hasil lelang dan di posting di website ..........
menetapkan ..........
pemenang lelang,
9. Penerbitan 4 Dec 2009 .......... Purchase Order dan contract
Purchase Order agreement ini bersifat
disertai purchase mengikat dan berlaku selama
5
INSTRUKSI KEPADA PESERTA TENDER
contract agreement pekerjaan pengadaan ini
berlangsung , PO & contract
harus di catat dan di beri
nomor
10. Penyampaian 3 Februari 2010 .......... Disampaikan oleh peserta
complain letter dari tender
peserta tender
lainnya jika
menemukan
penyimpangan
prosedur tender
11. Proses Re-Tender Jika terjadi .......... Di mulai dari poin no. 2
,jika diketemukan hingga poin no. 12.
penyimpangan
prosedur yang
disertai lampiran
bukti pendukung
E. Spesifikasi barang
Pemenang Tender akan menyediakan
a. 135.000 bibit kakao unggul yang telah tersertifikasi
b. 6000 kg pupuk organik buatan pabrik
Lokasi Pengiriman Bibit Kakao dan Pupuk
ALOKASI BIBIT KAKAO MENURUT DESA
NO. NAMA DESA KECAMATAN
JLH. JUMLAH
PETANI BIBIT/PETANI BIBIT PILOT PROJECT BIBIT
1 , .......... 42 550 600 23,700
2 , .......... 39 550 600 22,050
3 .......... 36 550 600 20,400
4 , .......... 3 550 600 2,250
5 , .......... 120 550 600 66,600
TOTAL 240 135,000
6
INSTRUKSI KEPADA PESERTA TENDER
LAMPIRAN – LAMPIRAN
Lampiran 1. Bentuk Surat Pemberitahuan Undangan Pengadaan
Lampiran 2. Bentuk Surat Pengantar Penawaran
Lampiran 3. Bentuk Surat Penawaran Biaya
Lampiran 4. Bentuk Surat Kuasa
Lampiran 5. Bentuk Surat Pernyataan Badan Usaha/Perusahaan Tidak Sedang Dalam
Keadaan Pailit
Lampiran 6. Bentuk Surat Pernyataan Perusahaan Bukan Milik Pegawai/Pengurus/
Keluarga .......... .......... Indonesia
7
INSTRUKSI KEPADA PESERTA TENDER
Lampiran 1
BENTUK SURAT UNDANGAN PENAWARAN
Nomor : IRIWS/LOG/09/XI/0001 1 Desember 2009
Lampiran : 1 (satu)
Perihal : Penawaran Pengadaan Bibit Kakao
Kepada Yth. :
Pimpinan .........
Di
Tempat
Dengan Hormat,
Diberitahukan bahwa .......... .......... –sebuah LSM internasional yang berkantor pusat di Inggris- akan
mengadakan Pengadaan Bibit Kakao di Kabupaten Parimana. Kegiatan ini merupakan proyek
.......... .......... yang ditujukan untuk membantu korban gempa di Sumatera Barat.
Sehubungan dengan itu, kami mengundang Bapak/Ibu untuk dapat mengajukan penawaran pengadaan
Bahan tersebut dengan ketentuan seperti dalam tender dokumen terlampir. Kami juga mengundang
Bapak/Ibu untuk hadir dalam penjelasan tender yang akan dilaksanakan di kantor .......... ..........
Pariaman pada hari Kamis, tanggal 20 November 2009 pada pukul 10.00 WIB sampai selesai.
Batas akhir penyerahan penawaran adalah pada hari Selasa tanggal 24 November 2009, pada pukul
16.00 WIB. Untuk lebih detilnya, kami persilakan untuk mempelajari Dokumen Tender dan lampiran
surat ini.
Demikain kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama yang baik diucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
.......... .......... Indonesia,
.......... sub office
............................
Panitia Pengadaan
8
INSTRUKSI KEPADA PESERTA TENDER
Lampiran 2
BENTUK SURAT PENGANTAR DOKUMEN PENAWARAN
KOP PERUSAHAAN
Nomor : ……………
Lampiran : ……………
Kepada Yth.
PANITIA PENGADAAN BARANG DAN JASA
.......... .......... INDONESIA
di ……
Perihal : Penyampaian Dokumen Penawaran (Dok. Administrasi, Dok. Teknis, dan Dok. Biaya)
Sehubungan dengan surat undangan dari Panitia per telepon perihal Pengadaan Bibit Kakao dengan ini kami
mengajukan penawaran dalam rangkap 1 (satu) yang masing-masing terdiri dari dokumen Administrasi dan
Penawaran dengan penjelasan sebagai berikut :
1. Kami telah menerima dan mempelajari dokumen seleksi (beserta adendum) serta Berita Acara Hasil Rapat
Penjelasan.
2. Kami bertanggung jawab atas:
b. Kebenaran dan keabsahan data yang dilampirkan pada dokumen penawaran kami.
c. Hasil pekerjaan (kuantitas dan kualitas) serta biaya, yang akan dilaksanakan sesuai dengan proposal
yang tercantum didalam dokumen penawaran kami.
d. Pekerjaan yang ada akan diselesaikan tepat waktu sebagaimana dijadwalkan di dalam proposal yang
tercantum kualitas dan kuantitas hasil pelaksanaan dengan biaya sebagaimana tercantum didalam
dokumen penawaran kami.
3. Kami setuju bahwa:
a. Segala biaya yang dikeluarkan untuk penyusunan penawaran, rapat penjelasan, peninjauan lapangan,
klarifikasi dan negosiasi, kami tidak akan meminta penggantian kepada pemberi tugas/panitia
pelelangan;
b. Pemberi tugas/panitia pelelangan tidak terikat untuk menyetujui penawaran kami, dan tidak terikat
untuk memberikan alasan penolakan penawaran;
c. Kami bersedia tunduk pada ketentuan-ketentuan yang tercantum dalam dokumen pelelangan.
4. Penawaran ini berlaku selama enam puluh (60) hari kalender sejak tanggal pembukaan penawaran.
.........., …. Januari 2010
Nama Perusahaan
( )
Nama dan Jabatan
Pimpinan Perusahaan/
Wakil yang diberi kuasa,
Bertanggal, tanda tangan, Cap perusahaan
9
INSTRUKSI KEPADA PESERTA TENDER
Lampiran 3
BENTUK SURAT PENAWARAN BIAYA
KOP SURAT PERUSAHAAN
Nomor : …………………
Lampiran : …………………
Kepada Yth.
PANITIA PENGADAAN BARANG DAN JASA
.......... .......... INDONESIA
di ….
Perihal : Dokumen Biaya
Setelah membaca dan mempelajari Rencana Kerja dan syarat-syarat serta mengikuti prebid meeting dan
site visit untuk pekerjaan Pengadaan Bibit Kakao yang bertanda tangan dibawah ini :
Nama :
Jabatan :
Dalam hal ini mewakili perusahaan :
Alamat :
Bersama ini kami mengajukan penawaran untuk pekerjaan tersebut diatas adalah sebesar Rp
.................................( dengan huruf)
Dengan ini kami menyatakan pula bahwa :
1. Apabila dalam penghitungan pada perincian perhitungan (terlampir) terdapat kesalahan perhitungan, dan
menyebabkan ketidak sesuaian dengan besaran yang kami tuliskan pada surat ini, kami tidak akan
mengajukan perbaikan dan hal tersebut merupakan resiko yang akan kami tanggung untuk menjaga
obyektifitas pelaksanaan pelelangan pekerjaan ini.
2. Dalam penyusunan dokumen harga/keuangan ini kami telah mempertimbangkan seluruh resiko apabila
terjadi kenaikan harga, dan tidak akan memperlambat jadwal kerja dan mengurangi kualitas pekerjaan.
3. Dokumen harga/keuangan ini telah kami susun dengan sebenarnya dan sudah termasuk didalamnya Pajak
Pertambahan Nilai (PPN), Pajak Penghasilan (PPh), sesuai ketentuan pajak yang berlaku, premi asuransi
dan biaya-biaya lainnya.
4. Kami bersedia untuk melakukan klarifikasi.
5. Hal-hal yang kami ajukan dalam dokumen harga ini mengikat kami sepenuhnya.
6. Kami terikat untuk melaksanakan Pekerjaan dimaksud dengan melibatkan seluruh personil yang telah kami
cantumkan pada dokumen tehnis dan berkas-berkas pada dokumen administrasi dan bersedia dilakukan
klarifikasi serta bertanggung jawab sepenuhnya terhadap hasil pekerjaan personil kami.
7. Dokumen Biaya yang kami ajukan ini berlaku selama 60 (dua puluh) hari kalender terhitung sejak tanggal
surat ini.
Demikian Dokumen Biaya ini kami sampaikan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
.........., …. Januari 2010
Nama Perusahaan
( )
Nama dan Jabatan
Pimpinan Perusahaan/
Wakil yang diberi kuasa,
Di atas Materai Rp. 6.000,-
Bertanggal, tanda tangan, Cap perusahaan
10
INSTRUKSI KEPADA PESERTA TENDER
Lampiran 4
BENTUK SURAT KUASA
KOP PERUSAHAAN
SURAT KUASA
Nomor : …………………..
Yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama :
Jabatan : Direktur Utama/Direktur PT ………………..
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama perusahaan berdasarkan Akte Notaris
……….. di ……. No. tanggal …………….. beserta perubahannya yang
berkedudukan di ….. (alamat perusahaan), yang selanjutnya disebut Pemberi
Kuasa.
Memberi kuasa kepada :
Nama : …………………………………………………………………………….
Jabatan : …………………………………………………………………………….
Yang diangkat berdasarkan Akte Notaris ……………… di …………….
No…………..tanggal ………. Beserta perubahannya yang berkedudukan di
…………. (alamat perusahaan), yang selanjutnya disebut Penerima Kuasa.
Untuk dan atas nama Pemberi Kuasa diberi wewenang untuk melakukan proses tender pekerjaan
Pengadaan Bibit Kakao.
Surat Kuasa ini tidak dapat dilimpahkan lagi kepada orang lain.
.........., …. Januari 2010
Penerima Kuasa Pemberi Kuasa
Materai Rp. 6.000,-
Bertanggal, tanda tangan,
Cap perusahaan
………………… …………………
(nama dan jabatan) (nama dan jabatan)
11
INSTRUKSI KEPADA PESERTA TENDER
Lampiran 5
BENTUK SURAT PERNYATAAN PERUSAHAAN TIDAK SEDANG DALAM
KEADAAN PAILIT
KOP SURAT PERUSAHAAN
Nomor : …………………
Lampiran : …………………
Kepada Yth.
PANITIA PENGADAAN BARANG DAN JASA
.......... .......... INDONESIA
di ….
Dengan hormat
Perihal : Pernyataan Tidak dalam Keadaan Pailit, Tidak Mempunyai Kredit Macet dan Tidak Masuk Daftar
Hitam Perbankan, dan Belum Pernah Dihukum Berdasarkan Putusan Pengadilan Karena Kredit
Macet.
SURAT PERNYATAAN
Yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama :
Jabatan :
Perusahaan :
Alamat :
NPWP :
Dengan ini menyatakan dengan sesungguhnya bahwa :
1. Perusahaan kami tidak berada dalam keadaan pailit, tidak mempunyai kredit macet dan tidak masuk
dalam daftar hitam perbankan.
2. Perusahaan dan atau Pengurus Perusahaan dan atau Penanggung jawab Perusahaan kami belum pernah
dihukum berdasarkan putusan pengadilan atas tindakan yang berkaitan dengan Putusan Pengadilan
Karena Kredit Macet.
Demikian Surat Pernyataan ini dibuat dengan sebenar-benarnya untuk dapat dipergunakan
sebagaimana mestinya.
.........., …. Januari 2010
PT/CV...... .............................
Tandatangan & cap perusahaan
(Nama jelas )
Jabatan
12
INSTRUKSI KEPADA PESERTA TENDER
Lampiran 6
BENTUK SURAT PERNYATAAN PERUSAHAAN BUKAN MILIK
PEGAWAI/PENGURUS/KELUARGA .......... ..........
KOP SURAT PERUSAHAAN
Nomor : …………………
Lampiran : …………………
Kepada Yth.
PANITIA PENGADAAN BARANG DAN JASA
.......... .......... INDONESIA
di ….
Dengan hormat
Perihal : Pernyataan bahwa perusahaan peserta lelang bukan milik pegawai/pengurus/keluarga ..........
.......... INDONESIA
SURAT PERNYATAAN
Yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama :
Jabatan :
Perusahaan :
Alamat :
NPWP :
Dengan ini menyatakan dengan sesungguhnya bahwa :
Perusahaan, Pengurus Perusahaan dan/atau Penanggung jawab Perusahaan kami tidak memiliki hubungan dan
keterkaitan langsung dengan pegawai, manajemen, dan/atau donor .......... .......... INDONESIA.
Demikian Surat Pernyataan ini dibuat dengan sebenar-benarnya untuk dapat dipergunakan
sebagaimana mestinya.
.........., …. Januari 2010
PT/CV...... .............................
Tandatangan & cap perusahaan
(Nama jelas )
Jabatan
Sumber: www.islamic-relief.com
13
