PERANCANGAN SISTEM PEREKRUTAN KARYAWAN PT

Document Sample
PERANCANGAN SISTEM PEREKRUTAN KARYAWAN PT Powered By Docstoc
					 PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SITEM PEREKRUTAN KARYAWAN
   DI PT. VERENA OTO FINANCE MENGGUNAKAN BORLAND DELPHI 7

                            Sherly - Busono Soerowirdjo, PhD
                                 Universitas Gunadarma
                             Email : sh3r1y_oks@yahoo.com

ABSTRAK
       Artikel ini membahas mengenai proses perancangan dan implementasi Sistem
Perekrutan Pegawai di PT. Verena Oto Finance yang dikembangkan dari sistem manual
menjadi sistem yang terkomputerisasi dan terdokumentasi baik softcopy maupun hardcopy.
Pembuatan sistem perekrutan ini untuk memudahkan Staff HRD dalam proses perekrutan
pegawai, khususnya pada proses pengoreksian hasil tes psikologi para pelamar. Selain itu
dengan sistem perekrutan ini proses penyimpanan data pun menjadi lebih terstruktur,
sehingga mempermudah pembuatan report dan memperkecil kemungkinan hilangnya
dokumen. Untuk membuat Sistem Perekrutan Pegawai ini dilakukan analisa terhadap
sistem yang sedang berjalan dan mengembangkannya dengan membuat pemodelan sistem
sebagai jalan keluar dari permasalahan yang ada. Pemodelan sistem dibuat dengan
menggunakan UML (Unified Modelling Language), sedangkan perancangan database
dibuat menggunakan ERD (Entity Relationship Diagram), dengan Borland Delphi 7
sebagai bahasa pemrogramannya.

Kata Kunci : sistem, perekrutan pegawai, delphi 7

PENDAHULUAN
        Merekrut orang yang tepat untuk suatu pekerjaan merupakan suatu proses yang
panjang dan memakan banyak waktu. Proses rekrutmen dimulai dengan suatu proses
penilaian yang lengkap atas kebutuhan tenaga kerja. Posisi pekerjaan yang kosong
dianalisis dan uraian pekerjaan serta spesifikasi karyawan dibuat secara tertulis guna
memberikan gambaran tentang apa yang dibutuhkan dalam pekerjaan tersebut. Selanjutnya,
pencarian orang yang memenuhi syarat dilakukan dan ditarik untuk mengisi pekerjaan
tersebut. Dalam hal ini sumber-sumber tenaga kerja baik internal dan eksternal perlu
dipelajari dan diseleksi guna mengurangi daftar calon yang harus diwawancarai dan dites.
Calon yang betul-betul sesuai kemudian dipilih dan kemudian penawaran untuk bekerja
dibuat. [1]
        PT. Verena Oto Finance merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dibidang
pembiayaan, yang kegiatan bisnisnya membutuhkan banyak sumber daya manusia (SDM).
Untuk memenuhi kebutuhan SDM tersebut PT. Verena Oto Finance sering kali melakukan
proses rekrutmen. Proses-proses rekrutmen tersebut adalah menganalisa SDM yang
dibutuhkan oleh perusahaan, menentukan sumber tenaga kerja serta waktu dan tempat
pelaksanaan tes, dan melakukan tes terhadap calon tenaga kerja. Dari ketiga proses tersebut
terjadi masalah pada saat pengoreksian hasil tes psikologi. Hal itu dikarenakan proses
pengoreksian hasil tes psikologi masih dilakukan secara manual, dimana proses
perhitungan masih dilakukan oleh salah satu staff HRD dengan menggunakan alat Bantu
seperti kalkulator, dsb sehingga untuk mendapatkan hasil intepretasi membutuhkan cukup
banyak waktu. Selain itu hasil tes juga masih tersimpan dalam bentuk dokumen (paper)
sehingga dokumen tersebut sering kali hilang saat dibutuhkan.
       Pemanfaatan sistem perekrutan pegawai yang terkomputerisasi dan terdokumentasi
tentunya akan dapat mengatasi masalah tersebut. Pembuatan sistem ini bertujuan untuk
mempercepat dan mempemudah proses perekrutan pegawai, khususnya pada proses
pengoreksian hasil tes psikologi para pelamar. Selain itu dengan sistem perekrutan ini
proses penyimpanan data pun menjadi lebih terstruktur, sehingga mempermudah
pembuatan report dan memperkecil kemungkinan hilangnya dokumen.

TINJAUAN PUSTAKA
        Sistem adalah sekumpulan atau elemen yang saling berkaitan satu sama lain dan
saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan. [2]
        Menurut para ahli suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu,
antara lain : komponen sistem, batas sistem, lingkungan luar sistem, penghubung sistem,
masukan sistem, keluaran sistem, pengolah sistem, dan sasaran sistem.
        Alat bantu perancangan sistem meliputi :
     Entity relationship diagram
     Normalisasi,
     Unified modeling language, dan
     Flowchart.

Entity relationship diagram (ERD) adalah diagram yang menghubungkan antar entitas.
ERD terdiri dari 3 konsep dasar : entitas, hubungan antar entitas/relasi (relationship), dan
atribut. Dalam perancangan sistem entitas adalah sesuatu atau objek dalam dunia nyata
yang dapat dibedakan satu terhadap yang lainnya, yang bermanfaat bagi aplikasi pada
sistem yang sedang dibuat. Relationship adalah hubungan antara beberapa entitas.
Sedangkan atribut adalah property deskriptif yang dimiliki oleh setiap anggota dari
himpunan entitas. Nilai atribut merupakan suatu data aktual atau informasi yang disimpan
pada suatu atribut di salam suatu entity atau relationship.

Normalisasi adalah proses untuk mengidentifikasi tabel kelompok atribut yang memiliki
ketergantungan yang sangat tinggi antara satu atribut dengan atribut yang lain. Langkah-
langkah dalam melakukan normalisasi sebagai berikut :
     Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)
     Bentuk Normal Kesatu (First Normal Form / 1-NF)
     Bentuk Normal Kedua (Second Normal Form / 2-NF)
     Bentuk Normal Ketiga (Third Normal Form / 3-NF)
     Boyce-Codd Normal Form (BCNF)

Pemodelan dari sistem perekrutan pegawai ini menggunakan UML yang merupakan bahasa
standar pemodelan visual (visual modeling) yang bekerja dalam object-oriented untuk
menentukan, memvisualisasikan, mengkonstruksikan, dan mendokumentasikan elemen-
elemen informasi yang terdapat dalam sistem software. UML digunakan untuk
memperlihatkan desain dari sebuah proyek software dengan menggunakan use case
diagram, sequence diagram, dan activity diagram.

Flowchart merupakan gambar atau alur yang memperlihatkan urutan dan hubungan antar
proses beserta instruksinya. Gambaran ini dinyatakan dengan simbol. Setiap simbol
menggambarkan proses tertentu, sedangkan hubungan antara proses digambarkan dengan
garis penghubung. Simbol dalam flowchart terbagi ke dalam 3 kelompok yaitu Flow
Direction Symbol, Processing Symbol, dan Input-output Symbol.


METODE PENELITIAN
Perancangan Sistem

   1. Aktifitas (alur) dari Sistem Perekrutan Pegawai

        Pada sistem perekrutan pegawai ada 4 (empat) aktor yang terlibat didalam, yaitu
Staff HRD (recruitment officer), Staff divisi lain, Komputer, dan Pelamar. Alur dari
aktifitas sistem perekrutan pegawai ini dimulai dari Staff Divisi Lain memberitahu data
karyawan di divisinya yang telah resign kepada Staff HRD. Aktivitas selanjutnya Staff
HRD akan merubah status karyawan tadi yang semula aktif menjadi resign. Kemudian
Staff divisi lain yang kehilangan pegawai tadi akan mengisi formulir permintaan tenaga
kerja dan mengirimkannya kepada Staff HRD. Untuk menanggapi formulir yang dikirim
oleh Staff divisi lain, Staff HRD akan memeriksa formulir tersebut untuk mengetahui posisi
apa saja yang sedang dibutuhkan, setelah itu Staff HRD akan memasang iklan lowongan
kerja. Menanggapi iklan tersebut, Pelamar akan mengirimkan surat lamaran, kemudian
Staff HRD akan menyeleksi surat lamaran tersebut berdasarkan pendidikan, pengalaman
kerja, umur, dan jenis kelamin (untuk posisi tertentu saja, misalnya CMO (Credit
Marketing Officer) harus laki-laki). Apabila tidak sesuai Staff HRD tidak akan memproses
surat lamaran tersebut, namun apabila sesuai Staff HRD akan menginput data pelamar
tersebut ke dalam komputer, dan komputer akan menyimpannya. Setelah itu Staff HRD
akan menyusun jadwal pemanggilan pelamar dan menghubungi pelamar tersebut untuk
mengikuti tes psikologi, kemudian para pelamar yang telah dihubungi akan mengikuti tes
psikologi. Setelah tes psikologi selesai dilakukan, Staff HRD akan menginput hasil tes para
pelamar ke dalam komputer, kemudian komputer akan mengoreksi hasil tes tersebut dan
menyimpannya ke dalam database. Jika hasil tes tidak sesuai dengan yang posisi yang
diinginkan, pelamar tidak akan dihubungi lagi untuk mengikuti tes selanjutnya. Namun jika
hasil tes sesuai dengan posisi yang diinginkan, hasil tes tersebut akan diintepretasi dan
dicetak, kemudian Staff HRD akan menghubungi kembali pelamar tersebut untuk
mengikuti wawancara, dan pelamar akan mengikuti wawancara tersebut. Lalu Staff HRD
akan menghubungi kembali pelamar-pelamar yang lulus dalam tes wawancara dan
melengkapi data pelamar tersebut. Setelah itu komputer akan mentranfer dan menyimpan
data tersebut ke dalam tabel karyawan.
        Staff Divisi Lain                                 Staff HRD                              Komputer                   Pelamar




 Memberitahu data karyawan yg resain                   Merubah status karyawan




Mengisi formulir permintaan tenaga kerja




           Mengirim Formulir                             Memeriksa formulir




                                                   Memasang iklan lowongan kerja                                         Mengirim surat lamaran




                                                      Menyeleksi surat lamaran




                                                       Menginput data pelamar               Menyimpan Data Pelamar




                                                Menyusun jadwal pemanggilan pelamar             Mencetak jadwal




                                           Menghubungi pelamar u/ mengikuti tes psikologi                                Mengikuti tes psikologi




                                                         Menginput hasil tes                  Mengoreksi hasil tes




                                                                                              Menyimpan hasil tes




                                                                                            Mengintepretasi hasil tes



                                           Menghubungi pelamar yg lulus tes psikologi       Mencetak hasil intepretasi



                                           Menghubungi pelamar yang lulus wawancara                                       Mengikuti wawancara




                                                     Melengkapi data pelamar                    Menyimpan Data




                                     Gambar 1 Activity Diagram Perekrutan Pegawai
2. Hubungan Antar Data dalam Sistem Perekrutan Pegawai


                                                                ...              id_pengalaman
           nm_posisi                                                                                                           ...

                                                  id_pelamar*                                                 nm_karyawan               nik*
...               id_kriteria*                                                    nm_pelamar


      Kriteria                     Sesuai                       Pelamar                            Diterima                      Karyawan
                                                                                                   menjadi




                                                                  Ikut                                                               Butuh




                                                                  Test                                                          Perusahaan



                                            ...                                         id_test*
                                                     id_soal          jawaban                                     kd_posisi*             jumlah


                   Ket: * primary key
                                                                         Gambar 2 Entity Relationship Diagram
        ERD pada sistem ini memiliki 5 entitas dan 4 relatonship, yaitu entitas pelamar,
karyawan, test, perusahaan, dan kriteria, serta relationship sesuai, ikut, butuh, dan diterima
jadi. Berikut adalah penjelasan dari ERD sistem perekrutan ini :
     Entitas pelamar menghasilkan dua tabel (relasi) yaitu pelamar dan pengalaman
        karena entitas pelamar memiliki atribut multivalue id_pengalaman. Tabel (relasi)
        pelamar mempunyai atribut id_pelamar (primary key), nm_pelamar, almt_pelamar,
        tmpt_lhr, tgl_lhr, usia, agama, jns_kel, no_telp, no_hp, pend_trkhr, jurusan, th_msk,
        th_lulus,    kd_posisi,     hsl_tes_verbal,     hsl_tes_kuantitatif,    hsl_tes_logika,
        hsl_tes_spatial, total. Tabel (relasi) pengalaman mempunyai atribut id_pengalaman
        (primary key), id_pelamar(foreign key), nm_perusahaan, almt_perusahaan,
        peng_posisi, th_msk_ker, th_kel_ker.
     Entitas karyawan mempunyai atribut nik (primary key), kd_cabang, nm_cabang,
        nm_karyawan, jabatan, divisi, golongan, sts_karyawan, tgl_resign, alamat, telp, hp,
        tmpt_lahir, tgl_lahir, usia, sts_kawin, jml_anak, agama, jns_kelamin, pendidikan,
        jurusan, sts_kerja, wkt_kontrak, dan tgl_masuk. Entitas karyawan menghasilkan
        dua tabel (relasi) yaitu karyawan dan cabang karena entitas karyawan memiliki
        atribut transitif antara kd_cabang dan nm_cabang sehingga atribut tersebut
        membentuk sebuah tabel sendiri yaitu tabel cabang.
     Entitas kriteria mempunyai atribut id_kriteria (primary key), kd_posisi, nm_posisi,
        nilai_verbal_min,                nilai_verbal_min2,              nilai_kuantitatif_min,
        nilai_kuantitatif_min2,nilai_logika_min,nilai_logika_min2, nilai_spatial_min, dan
        nilai_spatial_min2.
     Entitas test mempunyai atribut id_soal (primary key), id_test, jawaban, range1,
        range2, dan intre. Entitas test menghasilkan dua tabel (relasi) yaitu jawabantes dan
        intepretasi karena entitas test memiliki atribut transitif id_test, range1, range2, dan
        intre.
     Entitas perusahaan mempunyai atribut kd_posisi (primary key) dan jumlah..
     Relationship sesuai menghubungkan antara entitas pelamar dan kriteria.
     Relationship diterima jadi menghubungkan antara entitas pelamar dan karyawan.
     Relationship ikut menghubungkan antara entitas pelamar dan test.
     Relationship butuh menghubungkan antara entitas karyawan dan perusahaan.
     Secara keseluruhan ERD sistem ini menghasilkan 8 buah tabel yaitu pelamar,
        pengalaman, karyawan, cabang, kriteria, jawabantes, intepretasi, kebutuhan.
   3. Hirarki Program


                                                        LOGIN



                                                     MENU UTAMA



                   START                                                                        EXIT



PROFILE                         TEST                                   DATA                            CETAK




INPUT JAWABAN        CETAK          INPUT              HASIL
   SOAL TEST       SOAL TEST      HASIL TEST         PSIKOTEST




          CABANG     KRITERIA          INTEPRETASI      KEBUTUHAN          PELAMAR   KARYAWAN
                      POSISI                            KARYAWAN



                                                                                      JADWAL           DAFTAR RIWAYAT
                                                                                        TEST               HIDUP




                                                Gambar 3 Hirarki Program
        Hirarki program diatas menjelaskan tentang beberapa menu beserta submenunya
yang terdapat pada sistem ini. Penjelasannya adalah sebagai berikut:
  1. Pertama kali, user akan menemukan Form Login, dimana user diwajibkan untuk
      memasukkan User ID dan Password untuk dapat melanjutkan ke Menu Utama.
  2. Menu Utama memiliki 2 (dua) menu, yaitu Start dan Exit.
  3. Menu Start memiliki 4 submenu, yaitu Profile, Test, Data, dan Cetak. Keempat
      submenu ini dapat kembali lagi ke menu utama jika penggunaannya telah selesai.
  4. Submenu Profile berguna untuk melihat data dari pembuat sistem.
  5. Submenu Test memiliki 4 sub-submenu yaitu Input Jawaban Soal Test, Cetak Soal
      Test, Input Hasil Test, dan Hasil Psikotest. Keempat sub-submenu ini digunakan
      untuk mengolah data yang berhubungan dengan test, mulai dari soal, kunci jawaban,
      sampai hasil testnya. Dari sub-submenu ini user dapat kembali lagi ke menu utama
      jika penggunaannya telah selesai.
  6. Submenu Data memiliki 6 sub-submenu, yaitu Cabang, Kriteria Posisi, Intepretasi,
      Kebutuhan Karyawan, Pelamar, dan Karyawan. Enam sub-submenu ini digunakan
      untuk mengolah data pelamar dan karyawan. Dari keenam sub-submenu ini user
      dapat kembali lagi ke menu utama jika penggunaannya telah selesai.
  7. Submenu Cetak memiliki 2 sub-submenu, yaitu Jadwal Test dan Daftar Riwayat
      Hidup. Kedua sub-submenu ini digunakan untuk mencetak berkas-berkas yang
      diperlukan dalam proses perekrutan pegawai. Dari sub-submenu ini user dapat
      kembali ke menu utama jika penggunaan telah selesai.
  8. Menu kedua adalah Exit, yang berguna untuk menghentikan program apabila telah
      selesai penggunaannya.


HASIL & PEMBAHASAN

     Sistem Perekrutan Pegawai ini dimulai dengan proses login, dimana user akan
memasukkan User ID dan Password untuk dapat melanjutkan ke Menu Utama.




                                Gambar 4 Tampilan Login

      Jika user telah melakukan login, user akan masuk ke Menu utama. Pada Menu
Utama terdapat dua buah menu yaitu Start dan Exit.
                               Gambar 5 Tampilan Menu Utama

Pada Menu Start terdapat 4 submenu yaitu Profile, Test, Data, dan Cetak. Empat submenu
tersebut juga memiliki beberapa bagian seperti yang tertera pada gambar berikut.




Gambar 6 Tampilan Menu Start

                                                          Gambar 7 Tampilan Submenu Test




                                                         Gambar 9 tampilan Submenu Cetak


Gambar 8 Tampilan Submenu Data

       Submenu Profile, untuk melihat data dari pembuat sistem, seperti yang terdapat
pada gambar dibawah ini.
                            Gambar 10 Tampilan Start > Profile



        Submenu Test merupakan submenu yang digunakan untuk mengolah data-data test.
Dalam submenu ini terdapat beberapa bagian yaitu Input Jawaban Soal Test, Cetak Soal
Test, Input Hasil Test, dan Hasil Psikotest.
    Tampilan Input Jawaban Soal Test
        Tampilan ini dapat dilihat pada gambar 11, merupakan tampilan yang akan muncul
        jika user memilih menu Start – Test – Input Jawaban Soal Test. Fungsinya adalah
        sebagai media untuk menginput dan mengedit kunci jawaban dari soal-soal
        psikotest yang akan digunakan dalam proses penyeleksian pelamar.

      Tampilan Cetak Soal Test
       Tampilan ini merupakan tampilan yang akan muncul jika user memilih menu Start –
       Test – Cetak Soal Test. Fungsinya adalah untuk memilih file soal yang akan
       digunakan dalam psikotest dan mencetaknya.

      Tampilan Input Hasil Test
       Tampilan ini dapat dilihat pada gambar 12, merupakan tampilan yang akan muncul
       jika user memilih menu Start – Test – Input Hasil Test. Fungsinya adalah sebagai
       media untuk menginput jawaban test dari masing-masing pelamar.

      Tampilan Hasil Psikotest
       Tampilan ini dapat dilihat pada gambar 13, merupakan tampilan yang akan muncul
       jika user memilih menu Start – Test – Hasil Test. Fungsinya adalah sebagai media
       untuk melihat dan mencetak hasil psikotest dari masing-masing pelamar
       berdasarkan posisinya.
             Gambar 11                                                 Gambar 12
Tampilan Start > Test > Input Jawaban Test             Tampilan Start >Test > Input Hasil Test




                        Gambar 13 Tampilan Start > Test > Hasil Psikotest

        Submenu Data merupakan submenu yang digunakan untuk mengolah data-data
pelamar dan karyawan. Dalam submenu ini terdapat beberapa bagian yaitu Cabang, Kriteria
Posisi, Intepretasi, Kebutuhan Karyawan, Pelamar, dan Karyawan.
     Tampilan Cabang
        Tampilan ini dapat dilihat pada gambar 14, merupakan tampilan yang akan muncul
        jika user memilih menu Start – Data – Cabang. Fungsinya adalah untuk menambah,
        merubah, dan menghapus data cabang yang ada dalam database.

      Tampilan Kriteria Posisi
       Tampilan ini dapat dilihat pada gambar 15, merupakan tampilan yang akan muncul
       jika user memilih menu Start – Data – Kriteria Posisi. Fungsinya adalah untuk
       menambah, merubah, dan menghapus data kriteria dari masing-masing posisi.
   Tampilan Intepretasi
    Tampilan ini dapat dilihat pada gambar 16, merupakan tampilan yang akan muncul
    jika user memilih menu Start – Data – Intepretasi. Fungsinya adalah untuk
    menambah, merubah, dan menghapus data intepretasi dari masing-masing range
    nilai yang telah ditentukan.

   Tampilan Kebutuhan Karyawan
    Tampilan ini dapat dilihat pada gambar 17, merupakan tampilan yang akan muncul
    jika user memilih menu Start – Data – Kebutuhan Karyawan. Fungsinya adalah
    untuk menambah, merubah, dan menghapus jumlah karyawan yang dibutuhkan
    untuk masing-masing posisi

   Tampilan Pelamar
    Tampilan ini dapat dilihat pada gambar 18, merupakan tampilan yang akan muncul
    jika user memilih menu Start – Data – Pelamar. Fungsinya adalah untuk mengolah
    data-data pelamar, mulai dari menginput, mengedit sampai dengan menghapus.

   Tampilan Karyawan
    Tampilan ini dapat dilihat pada gambar 19, merupakan tampilan yang akan muncul
    jika user memilih menu Start – Data – Karyawan. Fungsinya adalah untuk
    mengolah data-data karyawan, mulai dari menginput, mengedit, sampai dengan
    menghapusnya.




           Gambar 14                                        Gambar 15
    Tampilan Start > Data > Cabang             Tampilan Start > Data > Kriteria Posisi
              Gambar 16                                     Gambar 17
   Tampilan Start > Data > Intepretasi       Tampilan Start > Data > Kebutuhan Karyawan




                Gambar 18                                     Gambar 19
        Tampilan Start > Data > Pelamar              Tampilan Start > Data > Karyawan



        Submenu Cetak merupakan submenu yang digunakan untuk mencetak output yang
dihasilkan oleh sistem. Submenu ini terdiri dari tiga bagian yaitu Jadwal Tes, Jadwal
Wawancara, dan Daftar Riwayat Hidup.
    Tampilan Jadwal Tes
        Tampilan ini dapat dilihat pada gambar 20, merupakan tampilan akan muncul jika
        user memilih menu Start – Cetak – Jadwal Tes. Fungsinya adalah untuk mencetak
        nama-nama pelamar yang akan mengikuti psikotest.

      Tampilan Jadwal Wawancara
       Tampilan ini dapat dilihat pada gambar 21, merupakan tampilan akan muncul jika
       user memilih menu Start – Cetak – Jadwal Wawancara. Fungsinya adalah untuk
       mencetak nama-nama pelamar yang akan mengikuti wawancara.
   Tampilan Daftar Riwayat Hidup
    Tampilan ini dapat dilihat pada gambar 22, merupakan tampilan akan muncul jika
    user memilih menu Start – Cetak – Daftar Riwayat Hidup. Fungsinya adalah untuk
    mencetak Daftar Riwayat Hidup (CV) dari pelamar yang akan mengikuti
    wawancara.




                   Gambar 20
       Tampilan Start > Cetak > Jadwal Tes
                                                               Gambar 21
                                               Tampilan Start > Cetak > Jadwal Wawancara




                    Gambar 22 Tampilan Start > Cetak Daftar Riwayat Hidup

            Dalam proses implementasi sistem perekrutan pegawai ini ada beberapa hal
    yang dilakukan antara lain menyiapkan satu PC yang akan menggunakan aplikasi
    dari sistem ini, melakukan pelatihan untuk Staff yang akan menggunakan sistem ini
    (dalam hal ini digunakan pelatihan In-House), membuat dokumentasi untuk
    panduan bagi user yang akan menggunakan sistem, dan yang terakhir adalah
    pengkonversian sistem dalam perusahaan (dalam hal ini menggunakan metode
    direct conversion).

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:39
posted:5/31/2012
language:English
pages:14