RAPAT DAN NOTULA by 1aWl7i9n

VIEWS: 5,688 PAGES: 69

									BPPK JAKARTA SELATAN
                                                 JOB 1
Kode      : ADM. PK 02.032.01         MERENCANAKAN/
Waktu     : 3 x 45 menit              MEMPERSIAPKAN
                                     PERTEMUAN/RAPAT


A. TUJUAN PEMBELAJARAN
          Setelah    menyelesaikan    kegiatan    pembelajaran   tentang
    merencanakan/mempersiapkan       pertemuan /rapat diharapkan siswa
    dapat :
    1. Mengetahui hal-hal yang akan dipersiapkan dalam rapat
    2.. Membuat surat undangan (mail merge)
    3. Mempersiapkan ruang rapat


B. KOMPETENSI YANG HARUS DIKUASAI
    ADM. PK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan pelanggan
    ADM. PK 01.006.01 Menggunakan Peralatan Kantor
    ADM. PK 02.007.01 Melakukan Prosedur Administrasi
    ADM. PK 02.033.01 Membuat Presentasi


C. PRASYARAT

   Sebelum melaksanakan praktek ini siswa harus sudah menguasai

   kompetensi:

   1. Ketrampilan berkomunikasi

   2. Bekerja sama dengan kolega dan pelanggan

   3. Mengoperasikan komputer

   4. Melakukan prosedur administrasi


Administrasi Perkantoran              - 1-          BPPK Lenteng agung
                                                         Jakarta Selatan
   5. Menggunakan peralatan kantor



D. PERALATAN DAN BAHAN

   1. Seperangkat komputer

   2. Printer

   3. Kertas HVS

   4. Amplop

   5. ATK



E. KESELAMATAN KERJA

    1. Berdoalah sebelum melakukan langkah kerja.

    2. Pergunakan komputer sesuai dengan prosedur

    3. Pergunakan waktu dengan tepat.

    4. Lakukan langkah kerja secara urut sesuai petunjuk yang ada.



F. LANGKAH KERJA

   1. Pelajari materi dengan seksama. Tanyakan kepada guru/instruktur

       bila ada hal yang belum jelas

   2. Pahami tugas dan perintah dengan baik

   3. Aktifkan komputer, kerjakan dengan benar dan teliti

   4. Mulai bekerja sesuai dengan tugas ( membuat undangan dan

       design tempat duduk rapat).

       a. Membuat surat undangan rapat , langkah kerjanya :



Administrasi Perkantoran                - 2-        BPPK Lenteng agung
                                                         Jakarta Selatan
          1) Buka program microsoft word

          2) Atur ukuran kertas dan margin

          3) Ketiklah naskah surat undangan rapat dengan langkah mail

              merge sebagai berikut:

              a) Klik Tools     Letters and Mailing          Mail      merge

              wizard

              b) Pilih Option letter pada sheet dokumen type

              c) Klik Next : starting dokumen

              d) Pastikan option use the current dokumen aktif

              e) Klik Next: select recepients

              f) Pastikan option use an exiting list aktif

              g) Next : Write your letter

              h) Pilih data source yang telah dibuat di data MS. Excell        open

               i) Akan muncul window select. table           pilih sheet 1

               j) Mail Merge Recipients            Klik tombol select All

              l) Letakan kursor dibawah kata kepada kemudian

                    Klik tombol insert merge fields maka akan muncul

                     window insert merge field.

                  Pilih nama          Insert           Close

          4) Cetak surat undangan tersebut

          5) Ketik amplop surat sesuai dengan alamat yang dituju

          6) Lipat surat tersebut

          7) Kirim surat tersebut



Administrasi Perkantoran                    - 3-        BPPK Lenteng agung
                                                             Jakarta Selatan
       b. Membuat design tempat duduk, langkah kerjanya :

          1) Pelajari secara seksama materi pengaturan design tempat

              duduk rapat

          2) Tentukan/ perhatikan jenis rapat dan tujuannya

          3) Tentukan/perhatikan jumlah peserta rapatnya

          4) Tentukan model / design tempat duduk rapat

          5) Gambarkan design tempat duduk rapat

   5. Sebelum melakukan percetakan, yakinkan bahwa ketikan sudah

       sesuai kebutuhan (lihat print priview)

   6. Aktifkan printer dan pasang kertas dengan benar

   7. Bila telah selesai matikan printer dan komputer secara tertib



G. TEORI PENDUKUNG
   1. Pengertian rapat.

            Kata "convene” atau rapat berasal dari dua kata Latin, con

      yang berarti "dengan" atau "bersama", dan venire, "datang". Rapat

      atau meeting adalah pertemuan yang dilakukan beberapa orang

      yang membicarakan sesuatu masalah atau kepentingan untuk

      memberikan penjelasan dan memecahkan suatu persoalan atau

      mengadakan       perundingan     demi     memperoleh    kesepakatan

      bersama. Jadi rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri

      oleh beberapa orang untuk memecahkan dan membicarakan




Administrasi Perkantoran                 - 4-         BPPK Lenteng agung
                                                           Jakarta Selatan
      permasalahan tertentu. Dimana melalui rapat permasalahan dapat

      dipecahkan, dan kebijaksanaan organisasi dapat ditentukan.


            Secara   singkat   dapat   dikatakan   bahwa   rapat,   adalah

      pertemuan para anggota organisasi/ perusahaan [para staf

      pegawai] untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan

      kepentingan organisasi/ kantor/perusahaan.

      Seorang pemimpin tidak akan begitu saja mengadakan rapat. Ia

      perlu mengadakan rapat apabila :

      1. Pemimpin memerlukan sumbangan pemikiran atau pendapat dari

         para stafnya atau para pembantunya, karena pemimpin tidak

         mau mengambil keputusan secara sepihak.

      2. Materi yang akan dibicarakan dibicarakan bersifat rahasia,

         sehingga pemimpin berpendapat bahwa materi itu tidak tepat

         apabila melalui saluran administrasi pada umumnya.

      3. Masalah yang merupakan subject matter tidak dapat dipecahkan

         melalui saluran administrasi, karena masalah itu harus segera

         dipecahkan.

      4. Pemimpin bermaksud memberikan kesempatan kepada para

         bawahan untuk memberikan saran-saran, pendapat secara

         langsung kepada pemimpin terhadap suatu masalah yang

         berhubungan dengan kepentingan bersama.

      5. Ada masalah yang jelas dan harus mendapat penyelesaian

         melalui rapat.


Administrasi Perkantoran               - 5-          BPPK Lenteng agung
                                                          Jakarta Selatan
      6. Telah diputuskan oleh pimpinan agar diselenggarakan rapat atau

         telah tiba saatnya untuk diselenggarakan rapat secara berkala.



    2. Beberapa istilah rapat

            Beberapa istilah yang berkenaan dengan kegiatan rapat,

      antara lain sebagai berikut :

      a. Konferensi

          Pertemuan/rapat    yang     biasanya   diadakan   antar   negara.

          Umumnya dilakukan oleh kepala pemerintahan dan lembaga

          pemerintah.

      b. Kongres

         Pertemuan/rapat yang biasanya diadakan oleh organisasi/partai

         politik.

      c. Seminar

          Pertemuan/rapat yang biasanya diadakan untuk membicarakan

          suatu     masalah/persoalan   dalam    mencapai    keseragaman

          pendapat.

      d. Lokakarya

          Pertemuan/rapat yang biasanya diadakan untuk membicarakan

          suatu masalah/persoalan dalam mewujudkan suatu kehendak

          atau maksud.

      e. Simposium




Administrasi Perkantoran                 - 6-         BPPK Lenteng agung
                                                           Jakarta Selatan
         Pertemuan/rapat yang biasanya mendiskusikan suatu masalah

         atau persoalan.

      f. Diskusi

        Komunikasi kelompok dalam bentuk pertukaran atau pendapat

        mengenai suatu pokok permasalahan dengan maksud untuk

        mendapatkan keterangan atau pengetahuan yang lebih lengkap.

     g. Musyawarah

        Pertemuan yang dilakukan untuk mencapai suatu kepentingan

        bersama.

     h. Muktamar

       Istilah ini berasal dari bahasa Arab iktamara (kata kerja) yang

       mempunyai arti berembuk atau bertukar pikiran. Musyawarah

      sama dengan kongres dan musyawarah.

    i. Kampanye

      Rapat akbar, rapat umum, pengajian umum termasuk jenis

      pertemuan yang mencari dukungan.



 3. Alasan diselenggarakannya rapat :

     a. Penyampaian Informasi kepada pihak yang dikehendaki.

     b. Masalah pokok belum dapat dipecahkan dan perlu segera

       dipecahkan.

     c. Pemimpin organisasi bermaksud memberikan kesempatan kepada

       stafnya untuk memberikan saran, pendapat secara langsung



Administrasi Perkantoran                - 7-          BPPK Lenteng agung
                                                           Jakarta Selatan
       mengenai suatu masalah yang berhubungan dengan kepentingan

       bersama.



 4. Tujuan Pertemuan/Rapat adalah:

     a. Memberikan / memperoleh informasi

       Rapat seperti ini diadakan guna mensosialisasikan suatu informasi

       baru. Pemimpin rapat menjelaskan informasi tersebut , sedangkan

       peserta rapat menyimak dengan seksama.

    b. Rapat yang diselenggarakan untuk memberikan laporan atas

      terjadinya suatu kegiatan sebelumnya.

    c. Memecahkan masalah (Problem solving meeting)

       Yaitu rapat atau pertemuan yang digunakan untuk media diskusi

      dalam memecahkan permasalahan tertentu dan mencari solusi atas

      permasalahan tersebut.

   d. Mengkoordinasikan atau meningkatkan kerjasama (coordination

       meeting)

       Yaitu rapat koordinasi yang dilakukan untuk     mengembangkan

      kerjasama antara peserta rapat dengan organisasi, atau antar

      peserta dalam satu tim kerja tertentu.

   e. Mengutarakan keluhan

       Yaitu rapat yang digunakan sebagai media untuk menyampaikan

      keluhan yang dihadapi. Keluhan bisa berasal dari peserta rapat

      atau pimpinan rapat.



Administrasi Perkantoran               - 8-         BPPK Lenteng agung
                                                         Jakarta Selatan
   f.   Mengambil keputusan

        Rapat merupakan sarana yang sangat baik untuk mengambil

        keputusan bersama.      Biasanya keputusan bersama akan lebih

        efektif dalam penerapannya. Hal ini karena pengambilan keputusan

        dilakukan dengan melibatkan banyak pihak. Tentu saja keputusan

        yang dapat diambil dalam rapat seperti ini tidak boleh melampaui

        batas kewenangannya.

   g. Menyampaikan         pengetahuan     atau      metode   baru    dalam

        menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu. Pertemuan         seperti ini

        biasanya terjadi dalam kegiatan pelatihan.

   h. Negosiasi

        Adalah pertemuan dari dua pihak atau lebih guna membahas suatu

        permasalahan bersama untuk mengambil suatu kesepakatan. dari

        masing – masing pihak dapat di wakili oleh lebih dari satu orang.



5. Manfaat rapat

    1. Untuk menyebarkan informasi kepada sekolompok orang

    2. Cara terbaik untuk bersikap positif dan meminimalkan

        kesalahpahaman

    3. Dapat menghemat waktu

    4. Dapat menunjukkan reaksi langsung sebagai hasil dari

        penggabungan berbagai ide




Administrasi Perkantoran                 - 9-           BPPK Lenteng agung
                                                             Jakarta Selatan
    5. Dapat menimalkan ketegangan dan menghkhiri pandangan yang

      saling bertentangan dengan diskusi

    6. Dapat membantu memecahkan masalah,membuat berbagai

      keputusan dan secara material dapat mengurangi kemungkinan

      bersikap keliru

    7. Melatih diri atau pengembangan pribadi




6. Jenis-jenis Rapat / Pertemuan

   a. Dilihat dari Sifatnya

       1). Rapat Formal (Resmi)

           Rapat formal adalah rapat yang diadakan dengan suatu

           perencanaan terlebih dahulu menurut ketentuan yang berlaku

           dan pesertanya secara resmi mendapat undangan.

        2). Rapat Informal (tidak resmi)

            Adalah pertemuan beberapa orang yang membahas suatu

            permasalahan tertentu, biasanya diselenggarakan secara

            santai,     tidak terlalu terkait oleh aturan-aturan protokoler.

        3). Rapat terbuka

             Adalah rapat yang dapat dihadiri oleh setiap peserta. Materi

            yang dibahas bukan masalah yang bersifat rahasia.

        4). Rapat tertutup

             Adalah rapat yang dihadiri peserta tertentu dan biasanya

            yang dibahas menyangkut masalah-masalah yang rahasia.


Administrasi Perkantoran                   - 10-           BPPK Lenteng agung
                                                               Jakarta Selatan
    b. Dilihat dari segi frekuensinya

       1). Rapat Rutin

            Yaitu rapat yang diselenggarakan secara rutin pada setiap

            waktu dan tempat yang telah terjadwal sebelumnya. Peserta

            rapat adalah orang-orang yang berada dalam satu kelompok

            kerja tertentu. Untuk mempersiapkan rapat seperti ini tidak

            perlu selalu dibuatkan undangan rapat mengingat semua

            peserta rapat sudah mengetahuinya.

       2). Rapat insidentil

          Merupakan rapat yang dilakukan tidak berdasarkan waktu

          tertentu, artinya rapat ini dilakukan bila diperlukan saja, seperti

          rapat pemegang saham, atau rapat pemecahan masalah.


   c. Ditinjau dari jangka waktunya

       1). Rapat mingguan

          Adalah rapat yang diadakan sekali seminggu, yang membahas

          masalah-masalah rutin yang dihadapi oleh masing-masing

          peserta.

       2). Rapat bulanan

          Adalah rapat yang diadakan sebulan sekali, setiap akhir bulan

          untuk mambahas hal-hal atau peristiwa pada bulan yang lalu.

       3). Rapat semesteran

          Adalah rapat yang diadakan setiap semester, yang bertujuan

          mengadakan evaluasi kerja enam bulan yang lalu dan


Administrasi Perkantoran                - 11-           BPPK Lenteng agung
                                                            Jakarta Selatan
          mengambil langkah selanjutnya dalam jangka waktu enam

          bulan berikutnya.

       4). Rapat tahunan

          Adalah rapat yang diadakan setahun, misalnya rapat pemegang

          saham.



   d. Dilihat dari Media rapat

       1). Teleconference

          Adalah rapat yang diikuti oleh peserta yang tidak berhadapan

          secara langsung (tidak bertatap muka) karena peserta rapat

          berada ditempat yang berlainan. Untuk memfasilitasi agar rapat

          dapat berlangsung dibutuhkan telepon yang memiliki fasilitas

          untuk pembicaraan lebih dari dua orang sekaligus. Biasanya

          maksimal peserta rapat adalah 50 orang.

       2). Videoconference

          Hampir seperti teleconference, tetapi para peserta rapat dapat

          saling   melihat    ,   sehingga   seolah-oleh   mereka    saling

          berhadapan. Rapat seperti ini dapat diterapkan bila ada fasilitas

          penunjangnya.




Administrasi Perkantoran                - 12-          BPPK Lenteng agung
                                                           Jakarta Selatan
   e. Dilihat dari Peserta Rapat

       1). Rapat Umum Pemegang Saham (RSUP)

          Adalah rapat yang dihadiri oleh pemegang saham dari suatu

          perusahaan tertentu.

       2). Rapat direksi / dewan pengurus

          Adalah rapat yang dihadiri oleh anggota direksi / dewan

          pengurus guna untuk membahas masalah tertentu.

       3). Rapat Internal

          Adalah rapat yang dihadiri oleh semua staf yang ada di unit

          kerja tertentu. Atau untuk seluruh karyawan ada diperusahaan,

          rapat ini juga sering disebut sebagai rapat karyawan.




Administrasi Perkantoran               - 13-          BPPK Lenteng agung
                                                          Jakarta Selatan
                               Pertemuan




                           Untuk memecahkan           Untuk mencari
   Bersifat Ilmiah          masalah-masalah             dukungan
                                 praktis




       1. Diskusi              1. Konferensi            1. Kampanye
     2. Simposium               2. Kongres             2. Rapat Akbar
      3. Seminar                 3. Rapat              3. Rapat Umum
     4. Lokakarya             4. Musyawarah
                               5. Muktamar



7. Dilihat dari hasilnya rapat dibagi dua macam:


  1. Bersifat mengikat :


        Kongres Suatu rapat yang diadakan oleh orang-orang tertentu.


         Musyawarah untuk memutuskan sesuatu yang hasilnya mengikat

         peserta rapat Muktamar . Konferensi


        Rapat Suatu rapat yang diadakan oleh suatu organisasi




Administrasi Perkantoran               - 14-         BPPK Lenteng agung
                                                         Jakarta Selatan
         Musyawarah kerja membicarakan masalah-masalah program

         kerja. Konferensi kerja yang sudah dilaksanakan dan menentukan

         langkah lanjutan


        Perundingan : suatu rapat yang membicarakan secara mendalam


  2. Bersifat tidak mengikat:


        DEBAT : Diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu

         masalah. Contoh : perbedaan pendapat tentang kasus Ambon

        POLEMIK : Diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan

         biasanya dilakukan secara tertulis. Contoh : Polemik tentang

         pealarangn siswa ber-Jilbab di SMK Negeri 3 Denpasar.

        DISKUSI PANEL : Suatu diskusi yang dilakukan oleh beberapa

         orang dan diikuti oleh sejumlah masa. Yang dibahas tentang

         sesuatu topik, pembahasannya dari berbagai aspek. Contoh :

         Diskusi panel tentang pengembangan universitas. Dapat ditinjau

         dari   segi   kemahasiswaan.     Pendidikan    dan   pengabdian

         masyarakat.

        SIMPOSIUM : Sama dengan diskusi panel tapi jangkauannya

         lebih luas.

        Tidak mengambil keputusan tapi mengumpulkan pandangan-

         pandangan,

        Bersifat lebih formal . Contoh : Simposium prospek ekonomi

         Indonesia tahun 2003.


Administrasi Perkantoran                - 15-          BPPK Lenteng agung
                                                           Jakarta Selatan
        TEMU KARYA : Forum tukar pengalaman tentang hal-hal yang

         bersifat teknis. Contoh: temu karya pengembangan ternak sapi.

        SEMINAR : Suatu diskusi membicarakan suatu masalah secara

         alamiah didampingi ahli. Contoh : Seminar Guru dengan tema

         “Meningkatkan Peranan Guru Untuk Menyongsong Otonomi

         Daerah”.

        LOKA KARYA : Suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang

         yang memiliki keahlian tertentu (bergerak dibidang tertentu)

         dengan     maksud      dan   tujuan      untuk    menyempurnakan

         konsep/sistem yang ada. Contoh : Lokakarya sistem pendidikan di

         SMK

        SARASEHAN : Suatu forum terbuka untuk menyampaikan

         perasaan/unek-unek. Contoh Sarasehan Seniman Samarinda

         tentang pemasungan kreatifitas.

        TEMU WICARA : Forum tempat menyalurkan ide-ide, unek-unek,

         usul biasanya dengan pejabat. Contoh : Temu Wicara petani

         dengan Ibu Megawati.

        PENATARAN         :   Kegiatan      pendidikan     dalam     rangka

         menyempurnakan/ meningkatkan pengetahuan dan keterampilan.

         Contoh : penataran pengurus OSIS Se Samarinda.

        PENLOK (Penataran Lokakarya) : Kegiatan Pendidikan dalam

         rangka meningkatkan pengetahuan sambil menyempurnakan

         konsep pengetahuan yang bersifat teknis



Administrasi Perkantoran                  - 16-           BPPK Lenteng agung
                                                              Jakarta Selatan
   8. Perencanaan/Persiapan Rapat

      Keberhasilan     rapat     yang         akan     diadakan     tergantung   dari

   persiapannya.      Semakin          baik     persiapannya,        Semakin     baik

   persiapannya, maka tingkat keberhasilan rapat tersebut akan semakin

   tinggi. Untuk itu sebelum rapat dilaksanakan seorang sekretaris harus

   mempersiapkan segala sesuatunya dengan baik. Sebagai panduan

   dalam mempersiapkan rapat tersebut adalah dengan memahami

   konsep 5W + 1H (Why,What,Who,Where, When, dan How)

   a. Why ( Mengapa rapat harus diadakan )

       Sekretaris harus tahu alasan rapat ini diadakan. Pertanyaan ini

       berguna untuk mengetahui tujuan rapat yang akan diadakan. Bila

       sekretaris mengetahui tujuan rapat dengan baik , maka dia harus

       mengupayakan agar tujuan tersebut dapat tercapai melalui

       penyiapan rapat yang baik.

   b. What (Rapat apakah)

       Adalah pertanyaan yang dapat membantu sekretaris untuk

       mengetahui     jenis    rapat     apakah        yang akan      dilangsungkan.

       Sehingga sekretaris akan dapat mempersiapkan segala sesuatu

       dengan baik.

   c. Who (Siapa peserta rapat)

       Sekretaris harus tahu siapa saja yang harus hadir dalam rapat

       tersebut. Selanjutnya membuat undangan rapat agar semua calon




Administrasi Perkantoran                       - 17-              BPPK Lenteng agung
                                                                      Jakarta Selatan
       peserta rapat dapat mempersiapkan diri dan hadir tepat pada

       waktunya.

   d. Where (Dimana rapat diselenggarakan)

       Tempat yang akan digunakan untuk melangsungkan rapat harus

       jelas. Yaitu berkenaan dengan alamat dan ruang rapat. Jangan

       sampai terjadi seorang calon peserta rapat tidak dapat hadir atau

       terlambat karena alamat dan ruang rapat yang tidak jelas.

   e. When (Kapan rapat dilangsungkan)

       Selain tempat, waktu pelaksanaan rapat juga harus jelas. Yang

       dimaksud dengan waktu adalah hari dan tanggal pelaksanaan

       serta pukul berapa rapat akan dimulai dan bahkan diakhiri. Dengan

       panduan waktu yang jelas, maka peserta rapat dapat mengatur diri

       dan mempersiapkan jadwal kegiatannya.

   f. How (Bagaimana rapat akan dilangsungkan)

       Berdasarkan tujuan dan kepentingan rapat, seorang sekretaris

       harus tahu bagaimana agar rapat dapat dilangsungkan dengan

       baik. Apakah rapat akan dilaksanakan secara resmi, santai,

       teleconference, dll

       Dari pertanyaan–pertanyaan tersebut diatas, selanjutnya sekretaris

   dapat membuat persiapan yang baik agar rapat yang akan

   dilangsungkan dapat berjalan dengan baik.

   Kegiatan peserta rapat meliputi:

   1). Mengetahui masalah yang akan dibahas serta peserta rapatnya.



Administrasi Perkantoran               - 18-          BPPK Lenteng agung
                                                          Jakarta Selatan
   2). Menetapkan kapan dan dimana rapat akan dilangsungkan.

   3). Menetapkan agenda rapat, yaitu masalah apa yang akan

       dibicarakan         pada rapat.

   4). Membuat undangan dan menyampaikannya pada calon peserta

       rapat. Dan mendistribusikan undangan bisa melalui pos, kurir atau

       fax dan saat ini bisa melalui e-mail atau SMS.

   5). Membuat susunan acara rapat

       Susunan acara rapat adalah tahapan kegiatan yang akan dilalui

       dalam rapat. Acara rapat harus tersusun dengan jelas karena akan

       mempengaruhi kegiatan lainnya seperti: bahan apa yang harus

       disiapkan, Apakah perlu disiapkan akomodasinya, perlu makan

       siang dll.

       Susunan acara rapat juga dapat digunakan sebagai pedoman baik

       oleh peserta rapat ataupun penyelenggara. Melalui susunan acara

       rapat ini pula keberhasilan rapat dapat diukur dengan jelas.

   6). Menyiapkan bahan rapat

       Bahan-bahan yang akan dibahas dalam rapat harus disiapkan

       dengan baik. Dengan bahan ini peserta rapat akan lebih mudah

       mengikuti rapat dengan lebih fokus.

   7). Mempersiapkan ruang rapat

       Ruangan yang akan digunakan untuk rapat harus ditata sedemikian

       rupa agar rapat dapat berlangsung dengan lancar dan sesuai

       dengan tujuan rapat. Pengaturan tempat duduk untuk rapat yang



Administrasi Perkantoran                 - 19-          BPPK Lenteng agung
                                                            Jakarta Selatan
       bertujuan untuk mendiskusikan suatu masalah akan berbeda

       dengan pertemuan untuk mendengarkan informasi. Pengaturan

       tempat untuk rapat formal akan berbeda dengan rapat informal

       dan lain-lain. Selain itu perlu dipikirkan tentang kenyamanan

       ruangan dan lingkungan rapat yang dipilih.

   8) Penyiapan konsumsi

       Konsumsi rapat harus dipersiapkan bila menurut agenda rapat

       akan    melewati    waktu     istirahat.    Konsumsi   rapat    biasanya

       berhubungan dengan pengadaan snack, makan dan minum.

   9). Mempersiapkan Peralatan Rapat

       Peralatan yang akan digunakan dalam rapat harus tersedia

       didalam ruangan rapat sebelum rapat berlangsung. Peralatan ini

       berfungsi untuk membantu agar rapat dapat berjalan dengan baik

       termasuk peralatan rapat adalah pemilihan meja,kursi, papan tulis,

       LCD, Sound sistem, lampu/alat penerangan, AC, dll.

   10). Administrasi rapat

       Mempersiapkan       hal-hal    yang        akan   berhubungan    dengan

       kelancaran rapat, seperti menyiapkan daftar hadir, kertas-kertas

       rapat, cek list, rapat dan lain-lain, termasuk penyiapan penerima

       tamu.




Administrasi Perkantoran                   - 20-            BPPK Lenteng agung
                                                                Jakarta Selatan
9. Mempersiapkan Ruang Rapat

      Ruang yang akan digunakan untuk rapat harus dipersiapkan

   sedemikian rupa sehingga peserta rapat dapat mengikuti jalannya

   rapat dengan nyaman.

   Ruang lingkup penyiapan ruang rapat meliputi:

   a. Memilih ruangan

      Ruang yang akan digunakan untuk rapat harus memadai. Luas

      ruangan rapat harus diperhitungkan dengan baik. Ruangan yang

      terlalu sempit akan membuat peserta merasa kurang nyaman

      karena gerakan para peserta tidak akan dapat leluasa. Sedangkan

      ruangan yang luas dapat menyebabkan peserta menjadi tidak

      fokus. Luas ruang akan terasa nyaman bila setiap orang diberi

      ruang minimal 1.5 – 2 meter persegi.

   b. Mengatur penerangan

      Penerangan ruang rapat menjadi permasalahan yang sangat

      penting apabila rapat akan diselenggarakan pada malam hari atau

      didalam ruangan yang tertutup rapat dan kurang memiliki

      pencahayaan yang cukup.

      Penerangan harus disesuaikan dengan kebutuhan.      Tidak boleh

      terlalu terang, tetapi juga tidak remang-remang. Penerangan

      dianggap cukup bila peserta dapat memiliki pandangan yang jelas

      untuk membaca tulisan yang ada dilayar atau papan tulis. Selain

      itu perlu dipilih jenis lampu yang memiliki warna putih dengan



Administrasi Perkantoran              - 21-        BPPK Lenteng agung
                                                       Jakarta Selatan
      penempatan yang menyebar diruangan (jangan hanya dipasang di

      satu titik saja).

   c. Mengatur tempat duduk

      Kegiatan     yang sangat penting dalam mempersiapkan ruangan

      rapat adalah mengatur tempat duduk. Pengaturan tempat duduk

      yang baik akan mendorong keberhasilan rapat.

      Untuk mengatur tempat duduk yang baik, seorang sekretaris harus

      mengetahui          jenis rapat dan tujuannya. Apakah dalam rapat

      tersebut akan terjadi tukar menukar ide (diskusi) ataukah peserta

      rapat   hanya       datang   menerima      informasi    saja.   Bila   rapat

      memfasilitasi pertukaran ide guna mengambil suatu keputusan

      tertentu, maka tempat duduk          harus dibuat sedemikian rupa

      sehingga peserta rapat dapat saling berhadapan. Dengan posisi

      seperti ini diharapkan komunikasi antar peserta mempunyai

      kedudukan yang sama.

      Namun bila rapat/ pertemuan tersebut berupa pelatihan / seminar

      yang diikuti oleh orang yang jumlahnya sampai lebih dari 40 orang,

      maka pengaturan tempat duduknya dapat dibuat seperti model

      kelas, yaitu duduk berbanjar kebelakang.

      Selain bagaimana mengaturnya, tempat duduk ( kursi ) harus dipilih

      yang ergonomik, sehingga membuat peserta dapat duduk dengan

      nyaman. Apalagi bila rapat akan berlangsung lama.




Administrasi Perkantoran                 - 22-               BPPK Lenteng agung
                                                                 Jakarta Selatan
      Berikut ini ada beberapa model tempat duduk yang dapat dipilih

      sesuai dengan jenis rapat yang akan diadakan.



   1). Tempat duduk model O atau konferensi

                Dalam model seperti ini tidak nampak kesan bahwa satu

                 peserta lebih dari yang lain. Semua peserta rapat memiliki

                 kesempatan yang sama untuk menyampaikan ide-idenya.

                Cocok untuk rapat yang bertujuan mendiskusikan suatu

                 masalah.

                Cocok untuk rapat direksi atau kelompok kecil

                Komunikasi peserta rapat dapat berlangsung ke segala

                 arah.

                Efektif digunakan sampai dengan 40 orang peserta




Administrasi Perkantoran                - 23-          BPPK Lenteng agung
                                                           Jakarta Selatan
                           1   2
                                                Ket :
                                                1. Pimpinan
                     3             14           2. Notulis
                                                3. No 3 s/d 14
                                                   peserta rapat

                     4             13



                     5             12




                     6             11



                     7             10



                           8   9




Administrasi Perkantoran            - 24-   BPPK Lenteng agung
                                                Jakarta Selatan
2). Tempat duduk model U

      Cocok untuk Rapat Direksi dan tukar pikiran

      Sangat bagus untuk presentasi

      Memfasilitasi kelompok kecil sampai dengan 20 orang



                                    LAYAR




                           13                        8

                           12                        7


                           11                        6



                           10                        5



                           9                         4


                                3      2       1




                                                             Ket :
                                                             1. Pimpinan Rapat
                                                             2. Wakil Pimpinan
                                                             3. Notulis
                                                             4. No 4 s/d 13 adalah
                                                                peserta rapat




Administrasi Perkantoran               - 25-         BPPK Lenteng agung
                                                         Jakarta Selatan
3). Bentuk Kelas

       Cocok untuk kegiatan pelatihan dan pendidikan atau seminar

       Cocok untuk rapat penyampaian informasi

       Komunikasi dalam rapat lebih banyak searah

       Dapat memfasilitasi lebih dari 40 orang


                             2            1                 3

                                 Meja Penyaji Materi




          12                                                                4
               11                                                      5
                    10                                           6



                                     9    8        7

   21                                                                                13
        20                                                                      14
             19                                                            15




                                     18       17       16

                                                                     Ket :
                                                                      1. Pimpinan Rapat
                                                                      2. Wakil Pimpinan
                                                                      3. Notulis
                                                                      4. No 4 s/d 21
                                                                          peserta rapat




Administrasi Perkantoran                      - 26-             BPPK Lenteng agung
                                                                    Jakarta Selatan
      4). Bentuk theater / Klasikal

               Cocok untuk sesi pendidikan/pelatihan dan seminar

               Tidak menggunakan meja

               Dapat memfasilitasi lebih dari 40 orang



                                                Layar




                                       2     1       3
                                       1     1
                                        Meja Penyaji Materi
                                                                                   4
               12
                                                                               5
                    11


     21                                                                                  13
                                 10    9        8        7        6
           20                                                                       14


                                                                                                   22
30
                                  19                          16       15                     23
      29                                   18       17




                                  28                         25       24
                                           27       26
                                                                                Ket :
                                                                                 1. Pimpinan Rapat
                                                                                 2. Wakil Pimpinan
                                                                                 3. Notulis
                                                                                 4. No 4 s/d 30
                                                                                    Peserta Rapat


      Administrasi Perkantoran                           - 27-              BPPK Lenteng agung
                                                                                Jakarta Selatan
   5). Bentuk meja bundar (Round Table)

        Cocok untuk jamuan makan, Seminar, atau diskusi kelompok-

          kelompok kecil

        Gunakan meja bundar dengan kursi maksimal 8 buah permeja


                                     Layar

                               2       1       3

                                Meja Penyaji Materi
                                                               4
                                                       11            5


                                                      10                 6

                                                           9         7
                                                               8




                                                      Ket :
                                                       1. Pimpinan Rapat
                                                       2. Wakil Pimpinan
                                                       3. Notula
                                                       4. No 4 s/d 11
                                                          peserta rapat



Administrasi Perkantoran           - 28-           BPPK Lenteng agung
                                                       Jakarta Selatan
  6). Bentuk tulang iklan

         Cocok untuk Rapat Direksi, pelatihan dan seminar serta tukar

          pikiran

         Sangat bagus untuk presentasi

         Memfasilitasi kelompok kecil sampai dengan 20 orang



                           Meja Penyaji Materi

                                         2 1
                       3          2

                                Layar


                                                   1
                                           4
                                                       2
                                                   5       3
                                                       6




                                                               Ket :
                                                               1. Pimpinan Rapat
                                                               2. Wakil Pimpinan
                                                               3. Notula
                                                               4. No 1 s/d 6
                                                                  peserta rapat

Administrasi Perkantoran                   - 29-           BPPK Lenteng agung
                                                               Jakarta Selatan
   d. Menyiapkan peralatan lainnya

               Selain penerangan dan tempat duduk, masih ada beberapa

      peralatan yang perlu disiapkan, antara lain :

      1) Papan tulis dan perlengkapannya

         Papan tulis dapat dipilih dari bentuk yang paling sederhana

         (white board) sampai dengan yang electronik. Tentu saja

         pemilihan ini tergantung dari fasilitas yang tersedia. Selain itu

         spidol dan penghapus juga harus tersedia. Usahakan bila perlu

         ada spidol warna.

      2). LCD/OHP dan perangkatnya

         LCD/OHP akan sangat membantu peserta rapat untuk lebih

         memahami         apa    yang   disampaikan   oleh    pemimpin    rapat

         (pembicara). Bila alat tersebut digunakan maka sediakan pula

         perangkat penunjangnya, yaitu :

         a). Meja tempat meletakkan LCD/OHP dengan kabel listrik yang

               dibutuhkan.

         b).      Layar/screen    tempat   menampilkan       tayangan    melalui

               LCD/OHP.

         c). Laptop/notebook bila menggunakan LCD. Dan plastik

               transparan serta spidol transparan bila menggunakan OHP

         d).      Chart (kertas untuk menulis yang dibentuk seperti papan

               tulis)




Administrasi Perkantoran                   - 30-         BPPK Lenteng agung
                                                             Jakarta Selatan
      3). Sound sistem

             Bila peserta rapat diatas 20 orang atau ruang yang dipilih

             sangat luas (lebih dari keperluan) perlu disiapkan soaund

             sistem untuk membantu memperkeras suara. Dengan alat ini

             bagi pembicara tidak harus capai karena berteriak, dan bagi

             peserta akan dapat menyimak pembicaraan dengan baik,

             sehingga tidak terjadi kesalahan komunikasi.

      4). AC atau Kipas angin

             Bila ruangan yang dipilih tidak memiliki ventilasi udara yang

             cukup dan berada di lokasi yang cukup panas, maka perlu

             ditambahkan AC atau kipas angin. Alat ini akan dapat

             membantu peserta rapat dapat mengikuti jalannya rapat

             dengan    nyaman     tanpa    diganggu   rasa   gerah    yang

             mengakibatkan peserta menjadi kurang konsentrasi.

       5).    Hiasan ruangan

             Untuk membantu menyegarkan suasana rapat agar tidak

             terkesan terlalu kaku sehingga dapat membantu mencairkan

             suasana perlu diberikan hiasan berupa bunga-bunga. Bunga

             dapat dipih dari plastik atau asli. Yang penting penempatan

             bunga tersebut jangan mengganggu pemandangan antar

             peserta rapat



Administrasi Perkantoran                  - 31-         BPPK Lenteng agung
                                                            Jakarta Selatan
     Contoh ruang rapat:




Administrasi Perkantoran   - 32-   BPPK Lenteng agung
                                       Jakarta Selatan
Administrasi Perkantoran   - 33-   BPPK Lenteng agung
                                       Jakarta Selatan
 Contoh presentasi:




7. Tata Cara Pembuatan Undangan Dinas :

          Surat undangan hendaknya disusun dengan bahasa yang sopan,

   dan jelas isinya, serta menggunakan kertas yang berkualitas. Waktu

   penyampaiannya pun harus diperhitungkan sehingga sipenerima

   mempunyai      waktu    cukup   leluasa   untuk   melakukan   persiapan

   pemenuhan undangan tersebut.

   a.   Bagian-Bagian Undangan Dinas

   Bagain-bagian undangan dinas dapat diamati dari susunannya.

   Susunan surat undangan dinas pada umumnya adalah:

   1). Kepala surat, yang memuat nama dan alamat instansi secara

        lengkap, nomor telepon, faksimile, nomor surat, keterangan

        ”lampiran”, keterangan ”hal”, tanggal dibuatnya surat, dan alamat

        yang dituju;



Administrasi Perkantoran                - 34-          BPPK Lenteng agung
                                                           Jakarta Selatan
   2). Badan surat, yang memuat hari/waktu undangan, tempat

       pelaksanaan acara, dan keterangan lain sejauh diperlukan,

       misalnya tentang pakaian yang harus dikenakan, dokumen yang

       harus dibawa, dan sebagainya;

   3). Kaki surat, yang memuat nama jabatan pengundang (penanggung

       jawab), tanda tangan, NIP, cap instansi, dan tembusan bila ada.



   b. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam membuat undangan

       dinas antara lain :

   1). perlu menggunakan kertas yang sudah dicetak kop suratnya.

   2). mencantumkan nomor dan tanggal dibuatnya surat undangan.

   3). mencantumkan perihal surat undangan.

   4). alamat tujuan harus jelas.

   5). mencantumkan hari, tanggal, waktu, tempat diselenggarakannya

      acara.

   6). menyebutkan keterangan lain yang diperlukan.

   7). undangan rapat dinas harus ditandatangani oleh pejabat yang

      bertanggung jawab atas surat tersebut dan dibubuhi cap instansi




Administrasi Perkantoran               - 35-          BPPK Lenteng agung
                                                          Jakarta Selatan
Contoh surat undangan


                   PT LENTENG AGUNG MANDIRI
                      Jl. Camat Gabun II Lenteng Agung Jagakarsa,Jakarta Selatan
                          Telp : 021-78893561 Fax : 021-78893560
                                    e-mail : bppkla@yahoo.co.id


Nomor    : 14/VI/2010                                                    21 Juni 2010
Lampiran : -
Hal      : Undangan


               Kepada Yth.
               Drs. Dudung Suryadi
               Di Jakarta


               Kami mengharap kehadiran Saudara pada:

               Hari             :  Senin
               Tanggal          :  27 Juni 2010
               Pukul            :  10.00 WIB
               Tempat           :  Ruang pertemuan PT Lenteng Agung Mandiri
                                  Jakarta Selatan
               Acara            : Pengembangan Produk Baru

               Karena pentingnya rapat tersebut di atas, kami mohon Saudara hadir
               10 menit sebelum acara dimulai. Atas perhatian Saudara kami
               ucapkan terima kasih.

                                                                           Pimpinan



                                                                    Drs. Muhammad, MM


   100   8. Penyusunan Agenda Rapat
    80
                      Agenda        Rapat   jika    disiapkan   dengan    baik, merupakan
    60                                      East
                                  West
    40       komponen yang paling penting dan ampuh bagi segala jenis rapat.
                                            North
    20

     0
         1st Qtr 2nd Qtr 3rd Qtr 4th Qtr

         Administrasi Perkantoran                       - 36-            BPPK Lenteng agung
                                                                             Jakarta Selatan
    Agenda tersebut merupakan unsur fundamental dan esensial dan

    menjadi sarana persiapan serta catatan bagi jalannya pertemuan.

    Manfaat agenda rapat:

    1. Memfinalkan susunan dan urutan agenda

    2. Mengkaji teknik yang dipilih, proses dan kerangka waktu untuk

      masing-masing butuir agenda

    3. Mengidentifikasi berbagai teknik alternative yang dip[erlukan pada

      saat rapat berlangsung

    4. Mempersiapkan dokumen agenda final secara fisik

    5. Mendapatkan masukan final atau persetujuan peserta kunci

    6. Mendistribusikan agenda kepada setiap peserta




Administrasi Perkantoran               - 37-           BPPK Lenteng agung
                                                           Jakarta Selatan
Contoh agenda rapat




     Tujuan rapat    : Menciptakan dan berbagi pemahaman mengenai
                      mengapa, apa, dan bagaimana tim pengembangan
                      produk baru
     Kepada         : Amir, Budi, Coki, Dedi, Endro, Fadil, Gunawan,
                      Hasan, Ihsan, Joki, Kadir, Leli, Marni, Nani, Opie,
                      Parto
     Dari            : Halizah
     Tanggal         : 25 Mei 2010
     Waktu           : 10.00 – selesai
     Tempat          : Ruang pertemuan

     Butir Agenda                                        Waktu
        1. Ucapan selamat dating                         20 menit
        2. Melihat kembali riwayat munculnya ide         10 meni
           ini
        3. Memahami peran tim ini                        20 menit
        4. Membahas informasi dalam kelompok             15 menit
           kecil
        5. Istirahat                                     10 menit
        6. Tanggapan terhadap diskusi kelompok           20 menit
           kecil
        7. Menjelaskan komponen utama dalam              15 menit
           proses
        8. Menyepakati tindakan berikutnya               20 menit
        9. Merencanakan rapat berikutnya                 5 menit
        10. Mengevaluasi rapat                           15 menit




Administrasi Perkantoran                   - 38-            BPPK Lenteng agung
                                                                Jakarta Selatan
H. LATIHAN

Pekerjaan

Kasus 1

Kepala SMK Global Mandiri mengundang para orang tua murid kelas XI

untuk menghadiri rapat koordinasi antar orang tua dan guru yang akan

diadakan di Aula SMK Global Mandiri jalan Raya Condet No.35 Jakarta

Timur telepon (021) 8191223 Fax.(021) 8191224 pada hari rabu tanggal

15 Mei 2010 pukul 09.00     sampai dengan       12.00 undangan dibuat di

jakarta pada tanggal 8 Mei 2010 dengan penanggung jawab kepala SMK

Global Mandiri (Ibu Dra. Ambari Ramadhani, M. Pd). Buatlah surat

undangan dari kepala SMK Global Mandiri kepada orang tua Murid kelas

XI. Dalam bentuk Official Style. Buatlah surat undangan tersebut tanpa

disertai agenda rapat.

Adapun nama – nama orang tua yang diundang adalah ;

1. Orang tua Andri dari kelas XI AP

2. Orang tua Herawati dari kelas XI AK

3. Orang tua Febrila dari kelas XI AP



Kasus 2

Buatlah surat undangan rapat Evaluasi Keuangan PT Andhika Pratama,

yang akan diselenggarakan pada hari ini sehari penuh bertempat di Balai

pertemuan PT Andhika Pratama Jalan Raya Bogor Km. 20 Jakarta Timur,

dengan susunan acara: 1. Pembukaan; 2. Pembahasan Evaluasi



Administrasi Perkantoran                - 39-         BPPK Lenteng agung
                                                          Jakarta Selatan
Keuangan; 3.Usulan; 4. Keputusan;         5. Penutup. Dalam bentuk semi

block style. Buatlah surat undangan tersebut disertai dengan agenda

Kunci kasus 1
                           SMK GLOBAL MANDIRI

                           Jalan Raya Condet No. 35

                                Jakarta Timur

                   Telp. (021) 8191223 Fax. (021) 8191224



  No.    : 55/GM/V/10                        8 Mei 2010

  Lamp : -

  Hal    : Undangan

           Kepada Yth.

           Bpk. Budi Santosa (Orang Tua Andri, XI AP)

           Di Tempat

           Dengan hormat,

           Kami mengharapkan kedatangan Saudara pada :

           Hari/tanggal        : Rabu, 15 Mei 2010

           Pukul               : 09.00 Wib

           Tempat              : Ruang pertemuan

           Acara               : Rapat koordinasi

           Karena pentingnya acara tersebut, mohon Saudara hadir

           Tepat waktu. Atas perhatiannya diucapkan terima kasih.

                                             Hormat kami,



Administrasi Perkantoran                    Dra.
                                         - 40- Ambari Ramadani, M. Pd
                                                      BPPK Lenteng agung
                                                          Jakarta Selatan
                         SMK GLOBAL MANDIRI

                         Jalan Raya Condet No. 35

                              Jakarta Timur

               Telp. (021) 8191223 Fax. (021) 8191224



 No.    : 55/GM/V/10                        8 Mei 2010

 Lamp : -

 Hal    : Undangan

          Kepada Yth.

          Bpk. Budi Santosa (Orang Tua Andri, XI AP)

          Di Tempat

          Dengan hormat,

          Kami mengharapkan kedatangan Saudara pada :

          Hari/tanggal        : Rabu, 15 Mei 2010

          Pukul               : 09.00 Wib

          Tempat              : Ruang pertemuan

          Acara               : Rapat koordinasi

          Karena pentingnya acara tersebut, mohon Saudara hadir

          Tepat waktu. Atas perhatiannya diucapkan terima kasih.

                                            Hormat kami,



                                            Dra. Ambari Ramadani, M. Pd




Administrasi Perkantoran                 - 41-           BPPK Lenteng agung
                                                             Jakarta Selatan
Kasus 3.

Gambarkan design tempat duduk rapat model lingkaran untuk 8 orang

termasuk pemimpin dan notulis. Termasuk letak peralatan audiovisual dan

soundsistemnya?



Kasus 4.

Gambarkan     design tempat duduk rapat model kelas untuk 20 orang

termasuk pemimpin dan notulis. Termasuk letak peralatan audiovisual dan

soundsistemnya?



Latihan 1
1. Jelaskan pengertian rapat?
2. Apakah tujuan diadakannya pertemuan / rapat?
3. Sebutkankan jenis rapat / pertemuan?
4. Jelaskan tata cara membuat surat undangan dinas!
5. Banyak faktor yang mempengauhi macam persiapan yang perlu
   dilakukan dalam rapat. Sebutkan faktor-faktor tersebut!




Administrasi Perkantoran               - 42-          BPPK Lenteng agung
                                                          Jakarta Selatan
Administrasi Perkantoran   - 43-   BPPK Lenteng agung
                                       Jakarta Selatan
LEMBAR PENILAIAN

                           MERENCANAKAN/MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN/RAPAT

                                                               Perolehan Nilai
No                   Unsur Penilaian                                                           Keterangan
                                                 Maks       Dicapai 1  Dicapai 2   Dicapai 3
      Persiapan
       a. Langkah kerja                           5
 1     b. Sikap kerja                             10
       c. Penggunaan alat                         10
       d. Keselamatan kerja                       5
      Proses kerja
 2    Pengoperasian komputer untuk surat dan      20
      notula rapat
      Hasil kerja
       a. Print out notula rapat                  20
       b. Isi notula rapat
 3          1. Urut kegiatan                       5
            2. Keterbacaan                         15
            3. Logis                               5
            4. Lengkap                             5
      Total                                       100




Administrasi Perkantoran               - 44-   BPPK Lenteng agung
                                                   Jakarta Selatan
BPPK JAKARTA SELATAN                          JOB 2
                                        Melaksanakan
Kode      : ADM.PK02.032.01
                                  penyelenggaraan rapat dan
Waktu     : 3X 45 Menit           mencatat/membuat laporan
                                   pertemuan/rapat (Notula)


A. TUJUAN PEMBELAJARAN
    Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran tentang melaksanakan

    penyelenggaraan rapat dan mencatat/ membuat laporan pertemuan /

    rapat (Notulen) diharapkan siswa dapat:

    1. Mengetahui kegiatan - kegiatan yang harus dilakukan sebelum dan

       saat rapat dilangsungkan

    2. Membuat notula rapat



B. KOMPETENSI YANG HARUS DIKUASAI

    ADM. PK 01.003.01 Bekerjasama dengan kolega dan pelanggan
    ADM. PK 01.006.01 Menggunakan Peralatan Kantor
    ADM. PK 02.007.01 Melakukan Prosedur Administrasi
    ADM. PK 02.033.01 Membuat Presentasi



C. PRASYARAT

    Sebelum melaksanakan praktek ini siswa harus sudah terampil:
    1. Mengoperasikan komputer Microsoft Office
    2. Berkomunikasi dengan kolega dan pelanggan
    3. Membuat notula rapat


Administrasi Perkantoran              - 45-         BPPK Lenteng agung
                                                        Jakarta Selatan
D. PERALATAN DAN BAHAN

    1. Seperangkat Komputer

    2. Mesin printer

    3. Format rapat dan notula rapat



E. KESELAMATAN KERJA
    1. Berdoalah sebelum melakukan langkah kerja
    2. Pergunakan alat dan bahan praktek dengan baik dan benar
    3. Lakukan langkah kerja secara urut (tertib) sesuai petunjuk yang
       ada


F. LANGKAH KERJA
    1. Pelajari dan perhatikan bagan notula dengan baik
    2. Pelajari secara seksama sistematika pengetikan Notula
    3. Baca dan cermati rekaman rapat
    4. Buka program Microsoft Word
    5. Ketik notula
    6. Cetak notula




G. TEORI PENDUKUNG

   1. Pada saat rapat

             Termasuk dalam kegiatan ini adalah kegiatan yang harus

      dilakukan    sesaat   sebelum    rapat   dimulai    dan   saat   rapat

      dilangsungkan. Pada saat rapat sekretaris harus melakukan :


Administrasi Perkantoran               - 46-             BPPK Lenteng agung
                                                             Jakarta Selatan
      a. Mengecek kembali ruangan rapat

           Apakah ruangan sudah memenuhi kebutuhan apakah belum.

           Bila dirasa masih ada yang kurang tepat, maka dapat segera

           dilakukan

      b. Mengecek peralatan rapat

           Apakah semua peralatan yang akan digunakan untuk membantu

           kelancaran rapat sudah tersedia dan berfungsi dengan baik. Bila

           perlu siapkan cadangannya.

      c. Membuat dan mengedarkan daftar hadir peserta

           Setiap peserta yang hadir harus mengisi daftar hadir peserta.

           Selain digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang hadir,

           juga berfungsi untuk dasar pengambilan keputusan rapat.

      d. Mencatat jalannya rapat

           Selama rapat berjalan sekretaris harus mencatat semua kejadian

           pada saat rapat sedang berlangsung

      e. Memperhatikan sikap peserta rapat

           Sekretaris harus memperhatikan sikap peserta rapat selama

           rapat berlangsung.     Bila peserta ada yang merasa kurang

           nyaman atau membutuhkan bantuan tertentu, maka sekretaris

           harus dapat memberikan bantuan atau mencari solusinya

      f.    Bertindak selaku notulis

           Notulis adalah orang yang membuat notula rapat. Notula adalah

           catatan resume kejadian dan pembicaraan yang terjadi selama



Administrasi Perkantoran                - 47-         BPPK Lenteng agung
                                                          Jakarta Selatan
         rapat. Notula dapat digunakan sebagai bahan informasi ataupun

         bahan pengambilan keputusan. Dalam penulisan jalannya rapat

         dapat dilakukan dengan menulis cepat baik menggunakan

         stenografi atau singkatan,       tetapi saat ini yang sedang

         berkembang adalah menggunakan komputer atau menulis

         jalannya rapat langsung dengan komputer.

      g. Membantu menyusun keputusan rapat dan membacakannya bila

         dikehendaki pimpinan.

         Dalam keadaan tertentu, seringkali pimpinan meminta sekretaris

         sebagai notulis untuk menyusun hasil keputusan rapat sekaligus

         membacakannya dihadapan peserta rapat.



   2. Setelah Rapat

            Setelah rapat selesai, sekretaris masih memiliki beberapa

      tugas yang harus diselesaikan, antara lain :

       a. Merapikan notula rapat

          Bila pada saat rapat notula belum dapat disusun dengan rapi,

          maka sekretaris harus segera menyelesaikannya.

       b. Menindaklanjuti hasil rapat

          Ada hasil rapat yang meminta sekretaris untuk melakukan

          pekerjaan-pekerjaan yang diputuskan dalam rapat. Tentu saja

          pekerjaan-pekerjaan yang sesuai dengan kewenangannya.

          Untuk itu pekerjaan ini harus segera diselesaikan.



Administrasi Perkantoran               - 48-          BPPK Lenteng agung
                                                          Jakarta Selatan
       c. Menggandakan hasil rapat

          Seringkali rapat menghasilkan keputusan-keputusan yang harus

          dimengerti oleh pihak-pihak tertentu, baik itu sebagai laporan

          ataupun informasi yang harus diketahui. Untuk itu sebelum

          keputusan tersebut dikirimkan kepada pihak yang berwenang,

          maka harus digandakan terlebih dahulu. Jumlah penggandaan

          harus sesuai kebutuhan.

       e. Mengirimkan hasil rapat

          Setelah proses penggandaan selesai, maka hasil tersebut harus

          segera dikirimkan/didistribusikan. Semakin cepat semakin baik.

          Maksimal waktu pendistribusian hasil rapat tersebut adalah 2

          hari, dan dikirim kepada seluruh yang diundang dalam rapat

          tersebut baik yang hadir maupun yang tidak hadir.



   3. Teknik Membuat Notula Rapat

             Notula adalah catatan tentang jalannya rapat. Catatan ini

      meliputi    semua     pembicaraan         yang   terjadi   dan    hasil

      keputusan/kesimpulan yang diambil oleh peserta rapat.            Orang

      yang membuat notula disebut dengan Notulis.

      Notula rapat ada dua macam yaitu :

       a. Notula harafiah / Verbatim

          adalah catatan jalannya rapat yang ditulis persis seperti

          pembicaraan yang terjadi sesungguhnya tanpa menambah dan



Administrasi Perkantoran                - 49-            BPPK Lenteng agung
                                                             Jakarta Selatan
          menguranginya.

      b. Notula rangkuman / resume

          adalah catatan ringkas pembicaraan rapat. Catatan yang dibuat

          dalam notula ini sudah berupa rangkuman yang diambil oleh

          notulis.     Sehingga seorang notulis dituntut untuk mampu

          mengambil intisari pembicaraan.

          90% rapat yang dilangsungkan pada perusahaan dalam

          penulisannya dibuat adalah dalam bentuk rangkuman.

      Notula yang baik adalah notula yang lengkap, yaitu dapat

      menggambarkan semua kejadian dalam rapat tersebut. Untuk itu

      notula dapat dibuat dengan format sebagai berikut:

      1). Judul Notula

          Judul notula berisi tentang nama rapat yang diselenggarakan.

          Judul dibuat dengan huruf besar semua dan ditulis secara

          centering.

      b). Waktu rapat.

          Waktu berhubungan dengan hari, tanggal dan pukul/jam rapat

          diselenggarakan.

      c). Tempat Rapat

          Tempat, menyatakan nama ruangan yang digunakan dan bila

          perlu harus dibubuhkan alamatnya.

      d). Peserta Rapat

      Bila peserta rapat yang hadir tidak lebih dari 20 orang hendaknya



Administrasi Perkantoran               - 50-          BPPK Lenteng agung
                                                          Jakarta Selatan
          ditulis baik yang hadir maupun tidak, sedangkan bila lebih

          dapat dibuat dalam daftar tersendiri dan dicantumkan berapa

          peserta hadir dan tidak hadir, dan selanjutnya dilampirkan.

          Urutan pertama nama peserta adalah pemimpin rapat

      e). Pemimpin Rapat

          Adalah orang yang memimpin jalannya rapat.

       f). Agenda Rapat

          Adalah daftar yang berisi tentang          masalah yang akan

          dibicarakan dalam rapat yang diselenggarakan.

       g). Acara rapat

          Adalah perincian atau penjabaran dari topik-topik dalam agenda

          rapat

       h). Jalannya rapat

          Berisi ringkasan/rangkuman pembicaraan yang disampaikan

          selama rapat berlangsung dan kejadian-kejadian yang

          dianggap penting.

       i). Keputusan/kesimpulan rapat

          Adalah   catatan    keputusan/kesimpulan    yang   diambil    dan

          disepakati oleh peserta rapat.

       j). Bagian penutup
          Memuat rincian tempat dan tanggal pembuatan notula yang
          diikuti tandatangan notulis di sebelah kanan dan disahkan oleh
          pemimpin rapat disebelah kiri.




Administrasi Perkantoran                   - 51-      BPPK Lenteng agung
                                                          Jakarta Selatan
      Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, perhatikan bagan
      format notula berikut ini :




Administrasi Perkantoran            - 52-       BPPK Lenteng agung
                                                    Jakarta Selatan
Administrasi Perkantoran   - 53-   BPPK Lenteng agung
                                       Jakarta Selatan
Administrasi Perkantoran   - 54-   BPPK Lenteng agung
                                       Jakarta Selatan
                            NOTULA RAPAT ………………….

       Hari, tanggal                : …………………………
       Waktu                        : …….. s.d. ………
       Tempat                       : …………………………..

       Peserta rapat
       Hadir                        : 1.
                                      2.

                                      9.
       Berhalangan                  : 1.
                                      2.

       Pemimpin Rapat : ……………………………….

       Acara/Agenda Rapat
       1.
       2.
       3.
       4.

       Keputusan Rapat
       1.
       2.
       3.
       4.

       Catatan Khusus
       1.
       2.
       3.
       4.

                                                     ………….., ……………..

       Mengetahui
       Pemimpin rapat,                               Notulis



       ..........................                    .........................




Administrasi Perkantoran                     - 55-                     BPPK Lenteng agung
                                                                           Jakarta Selatan
   Contoh Notula Rapat.




Pada hari Rabu tanggal 30 April 2009 pimpinan Anda mengadakan
Rapat Evaluasi Kinerja selama bulan April 2009

Rapat dihadiri oleh Bambang Setiawan, Mardiana, Kusmirah, Bagus Setyadi,
Burhanudin dan Sinta Dewi. Rapat dilangsungkan di ruang pimpinan dan
dibuka langsung oleh beliau pada pukul 15.00 dan diakhiri pukul 15.50.

Notula diketik dengan rapi sesuai format notulen, menggunakan computer
pada kertas A4, dan selanjutnya dicetak.

Notula ditandatangani oleh anda dan atasan.

   Rekaman pembicaraan selama rapat adalah sebagai berikut :


   Pimpinan            :    Saudara-saudara      sekalian,       terima   kasih     atas

                           kehadiran Saudara tepat waktu. Saya tahu bahwa

                           kesibukan kita sangat padat, namun kegiatan ini

                           juga sangat penting, mengingat maju mundurnya

                           usaha kita akan dapat kita lihat dari hasil evaluasi

                           ini. Perlu saya informasikan bahwa menurut catatan

                           yang ada, penjualan kita selama bulan April ini

                           kurang menggembirakan, mengingat target yang

                           kita   canangkan    yaitu     adanya     kenaikan      5   %

                           dibanding bulan lalu, ternyata hanya tercapai 2 %.

                           Menurut    Saudara         sekalian    mengapa         terjadi

                           demikian, dan apa yang harus kita lakukan untuk

                           mengantisipasinya?



   Administrasi Perkantoran                   - 56-              BPPK Lenteng agung
                                                                     Jakarta Selatan
Bagus Setyadi       : Memang benar Pak, pada bulan April ini rasanya

                      agak sepi, mungkin karena adanya kenaikan harga

                      sayur mayur, dan daging.

Mardiana            : Selain itu juga mungkin karena pada pertengahan

                      bulan April ada pesaing kita yang baru buka dan

                      melakukan     launching    dengan   cukup   meriah.

                      Mungkin kita perlu penataan ulang agar lebih

                      menarik.

Sinta Dewi          : Memang apa yang disampaikan Bagus dan

                      Mardiana ada benarnya Pak, namun demikian

                      sebetulnya konsumen kita masih setia. Untuk itu

                      bagaimana kalau kita memberikan sedikit promosi

                      tambahan dengan memberikan souvenir misalnya?

Burhanudin          : Iya Pak, saya setuju. Souvenir tidak harus mahal,

                      kalau perlu yang dapat menarik anak-anak dan

                      bermanfaat.

Kusmirah            : Pada prinsipnya, saya setuju dengan usulan teman-

                      teman, namun ada satu hal yang ingin saya usulkan

                      yaitu jam buka toko hendaknya lebih awal, karena

                      seringkali saya melihat bahwa kebutuhan ibu-ibu

                      biasanya diwaktu pagi.

Pimpinan            : Baiklah, saya sudah mendengar usulan-usulan

                      Saudara semua. Dan menurut saya semua usulan



Administrasi Perkantoran               - 57-          BPPK Lenteng agung
                                                          Jakarta Selatan
                      positif. Hanya perlu kita kaji dengan seksama

                      apakah usulan-usulan tersebut dapat dilaksanakan.

                      Untuk itu saya ingin membagi tugas yaitu :

                      1. Sinta Dewi, dan Burhanudin untuk memikirkan

                           souvenir seperti apa yang cocok dan terjangkau.

                      2. Bagus,      Mardianah       dan     Kusmirah     untuk

                           merencanakan penataan ulang, agar tampilan

                           kita lebih fresh dan menarik.

                      Terimakasih      atas   usul    dan     saran     Saudara

                      semuanya, semoga kedepan kita lebih sukses,

                      mengingat kesuksesan usaha ini berarti juga

                      kesuksesan kita bersama. Silakan kembali ketempat

                      kerja masing-masing dan Selamat bertugas.




Administrasi Perkantoran                 - 58-              BPPK Lenteng agung
                                                                Jakarta Selatan
                                NOTULA
                      RAPAT EVALUASI KINERJA
                             BULAN APRIL 2008


Hari                : Rabu
Tanggal             : 30 April 2009
Tempat              : Ruang Pimpinan
Waktu               : 15.00 s.d. 15.50




Peserta Rapat
   Hadir            : 1. Ibu Dewi Kencono Ungu
                       2. Adm. kantor
                       3. Bambang Setiawan
                       4. Mardiana
                       5. Kusmirah
                       6. Bagus Setyadi
                       7. Burhanudin
                       8. Sinta Dewi
   Tidak hadir      : --




Pemimpin Rapat      : Ibu Dewi Kencono Ungu


Agenda Rapat        : Evaluasi Kinerja Bulan April 2008




Jalannya Rapat


   1. Pembukaan
        Rapat dibuka oleh pemimpin rapat pada pukul 15.00.


Administrasi Perkantoran                 - 59-       BPPK Lenteng agung
                                                         Jakarta Selatan
   2. Pembahasan
      Masalah yang dibicarakan :
          Penjualan selama bulan April tidak mencapai target.
          Kenaikan penjualan hanya 2 % dibandingkan bulan Maret 2008.
       Usulan-usulan
          Adanya penataan ulang toko
          Melakukan promosi dengan pemberian souvenir yang menarik
           anak-anak dan bermanfaat
          Mengadakan perubahan jam buka toko.


   3. Penutup
      Karena tidak ada lagi masalah yang dibicarakan maka, rapat
       ditutup oleh pemimpin rapat pada pukul 15.50.




                                                Jakarta, 30 April 2008
      Mengetahui
      Pemimpin Rapat,                           Notulis




      Dewi Kencono Ungu                         Adm. Kantor




Administrasi Perkantoran                - 60-             BPPK Lenteng agung
                                                              Jakarta Selatan
Notulen Rapat Persiapan Pertemuan MIPAnet 2009


Tanggal             : 25 Mei 2009
Waktu               : Pkl. 10.15 – 12.30
Tempat              : Ruang Sidang A Gd Utama FMIPA UI
Peserta             : 14 orang (daftar terlampir)
Dipimpin oleh        : Dr. rer.nat. Abdul Haris (Sek Eks. MIPAnet)
Pembahasan Rapat meliputi hal-hal berikut :
1. Menetapkan susunan kepengurusan (penerbitan SK Sekjen MIPAnet)
2. Menetapkan format kegiatan MIPAnet dan dalam pembicaraan ini
muncul usulan-
usulan, diantaranya sebagai berikut:
• Bu Hewin : Saya mengusulkan bagaimana jika seminar ― hari saja,
sisanya
paralel sessions (simposium). Lalu dalam memilih tema sebaiknya
masukan
tema IT juga.
• Pak Herman : Menurut saya MIPA kan sangat beragam, jadi Keynote
Speakernya jangan satu saja tapi kalau bisa tiap bidang. Plenary session
ambil
keynote Speaker orang pemerintah saja dan tampilkan seluruh bidang
MIPA.
• Pak Teguh : Kalau menurut saya seminar itu hanya 1 bidang ilmu saja
tapi
harus yang mewakili MIPA secara keseluruhan
• Bu Hewin : Saya punya ide, bagaimana jika mengangkat tema tentang
Pendidikan Dasar. Di milist MIPAnet banyak permintaan tentang itu. Dan
tema itu bisa menjaring guru-guru IPA sebagai pesertanya.
• Pak Teguh : Bagaimana jika kita bagi saja subtema ini kedalam 3 sub
tema yang
mewakili yaitu murni (pure), terapan (applied), dan pendidikan (education).


Administrasi Perkantoran                - 61-          BPPK Lenteng agung
                                                           Jakarta Selatan
• Pak Iman : Saya sekarang sedang mencermati SBI (sekolah berstandar
internasional). Saya rasa isu itu bisa kita masukan juga ke sub tema
karena
menyangkut pendidikan juga. Sub temanya bisa Kontribusi pemikiran SBI
• Bu Hewin : Saya ada ide bagaimana jika pembukaan dilakukan oleh
Menteri
dalam hal ini adalah Menristek sekaligus memberikan arahan. Dilanjutkan


                                                                       Page 2
dengan 3 keynote speaker. Lalu saya juga ingin memberi masukan
mengenai
bahan seminar yang akan ada di seminar kit sebaiknya dalam bentuk CD,
agar
menghemat anggaran.
• Bu Norma : Jika tanggal, tempat dan tema sudah fix, kita harus buat
leaflet
untuk sounding MIPAnet dan buat masukan juga di website. Untuk makan
malam ditanggung oleh MIPAnet, karena Pemilihan Sekjen merupakan
agenda
kerja MIPAnet
Kesimpulan Rapat Tema besar : Bridging MIPA and Society
Sub Tema        : 1. Peningkatan Kualitas Pendidikan MIPA (Keynote
                Speaker: Dirjen Dikti,   Prof.Dr.Fasli Jalal, Ph.D, Sp.GK)
                2. Pengembangan Riset Dasar ( Keynote Speaker: LIPI,
          Prof. Dr. Lukman Hakim)
                3. Tantangan MIPA dalam Menangani Krisis Energi dan
          Perubahan Iklim Global
                (Tubagus Haryono atau Pres. Dir. Shell, Darwin Silalahi)
Tanggal Pelaksanaan           : 13-14 Agustus 2009
Tempat                        : Universitas Udayana Bali
Opening by                    : Dr. Kusmayanto Kadiman (Menristek)


Administrasi Perkantoran                   - 62-           BPPK Lenteng agung
                                                               Jakarta Selatan
Jadwal Acara
:
Kamis, 13 Agustus 2009
08.00 – 12.00 WITA Opening dan Keynote Speaker
13.00 – 17.00 WITA Presentasi Paper
19.00 – 21.00 WITA Pemilihan Sekjen
Jumat, 14 Agustus 2009
08.00 – 11.00 WITA Presentasi Paper
13.30 – Selesai WITA Trip (Optional)




Administrasi Perkantoran               - 63-     BPPK Lenteng agung
                                                     Jakarta Selatan
H. LATIHAN


Kasus 1.

  Pada hari ini pimpinan Anda mengadakan Rapat Hasil Riset
  Tentang kepuasan Konsumen atas layanan jasa PT
  Lenteng Agung Mandiri yang dilakukan pada bulan Juni
  2009


  Rapat dihadiri oleh Bambang Setiawan, Mardiana, Kusmirah,
  Bagus      Setyadi,      Burhanudin      dan   Sinta    Dewi.     Rapat
  dilangsungkan di ruang pimpinan dan dibuka langsung oleh
  beliau pada pukul 9.00 dan diakhiri pukul 10.30.


  Notula diketik dengan rapi menggunakan komputer pada
  kertas A4, dan selanjutnya dicetak.


  Anda diminta untuk menjadi notulisnya.



Rekaman pembicaraan selama rapat adalah sebagai berikut :


Pimpinan             : Saudara sekalian ,selamat pagi dan terima kasih
                        atas kehadiran anda sekalian rapat pagi ini penting
                        sekali bagi kemajuan usaha kita. Karena setelah
                        kami periksa laporan dari tim Riset tentang
                        kepuasan konsumen atas layanan jasa PT Lenteng
                        Agung Mandiri.      Dalam memperoleh informasi
                        tentang kepuasan konsumen atas layanan jasa PT



Administrasi Perkantoran                 - 64-         BPPK Lenteng agung
                                                           Jakarta Selatan
                         Lenteng Agung Mandiri. Petugas kami dari Tim
                         Riset    telah     melakukan        penelitian      terhadap
                         pelayanan jasa kami di PT Lenteng Agung Mandiri
                         kepada     konsumen         yang    telah    menggunakan
                         berbagai macam produk-produk elektronik buatan
                         kami, Objek penelitian di lakukan di PT Lenteng
                         Agung Mandiri yang berlokasi dijalan Raya Depok.
                         PT Lenteng Agung Mandiri suatu perusahaan yang
                         menjual produk-produk Elektonik antara lain : TV,
                         AC, Vacum Cleaner, Kulkas,Cash Register dll,
                         sedangkan tujuan dari penelitian ini dilakukan untuk
                         mengetahui        sejauh     mana     tingkat     kepuasan
                         pelanggan terhadap kinerja pegawai PT Lenteng
                         Agung Mandiri.


                         Dari hasil penelitian yang telah kami lakukan kami
                         mengambil        kesimpulan        sbb;     bahwa       secara
                         keseluruhan kwalitas layanan yang diberikan oleh
                         kami kepada pelanggan dinilai telah memuaskan
                         mereka, oleh karena itu kami minta kepada
                         saudara-saudara untuk memberikan tanggapan
                         atau usulan anda demi kemajuan usaha kita.


Bagus setyadi        : Memang benar pak, saya merasa akhir-akhir ini
                         penjualan produk perusahaan kita mengalami
                         peningkatan hal ini disebabkan produk elektronik
                         yang     kita    jual   sudah      dapat     diterima     oleh
                         masyarakat.


Mardiana             :      Berdasarkan hasil Riset tentang kepuasan
                         konsumen atas layanan jasa kita menunjukan nilai


Administrasi Perkantoran                     - 65-             BPPK Lenteng agung
                                                                   Jakarta Selatan
                         yang baik, dan itu artinya kinerja kita harus terus
                         ditingkatkan lagi.


Sinta Dewi           : Walaupun secara umum seluruh responden yang
                         mengisi kuesioner memberikan nilai puas pada
                         layanan karyawan PT Lenteng Agung Mandiri,
                         tetapi   masih terdapat factor-faktor yang dinilai
                         kurang dari puas, oleh karena itu perlu dilakukan
                         langkah tindak lanjut untuk meningkatkan nilai atas
                         factor-faktor tersebut sedangkan faktor – faktor
                         yang dinilai puas hendaknya di pertahankan.


Burhanudin           : Walaupun secara umum hasil kinerja kita cukup
                         baik tetapi kita harus tetap melakukan perbaikan-
                         perbaikan, baik dari segi pelayanan, penampilan,
                         mutu produk      dll agar masyarakat      makin setia
                         pada produk kita.


Kusmirah             : Saya sangat setuju usul teman-teman yang sangat
                         bagus dan saya ingin agar pelayanan kepada
                         pelanggan harus terus di tingkatkan            melalui
                         pelayanan prima, seperti pembungkusan barang
                         yang bagus, sikap melayani yang tulus supaya
                         tidak ada komplain dari pelanggan.


Pimpinan             :     Baiklah saya sudah mendengar usulan - usulan
                         saudara semua, dan menurut saya informasi dan
                         usulan anda sangat bermanfaat maka hasil rapat
                         pagi ini dapat di simpulkan sbb:
                           - Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan.
                           - Meningkatkan mutu produk.


Administrasi Perkantoran                      - 66-         BPPK Lenteng agung
                                                                Jakarta Selatan
                           - Berpenampilan yang menarik.


                       Terima    kasih   atas usul dan     saran saudara
                       semuanya semoga kedepan kita lebih sukses,
                       silahkan kembali ketempat kerja masing-masing
                       dan selamat bertugas




Kasus 2.


 Anda diminta untuk membuat percakapan pada saat rapat
 berlangsung.


 Agendanya adalah “Rapat Disiplin Kerja Pegawai selama 3
 bulan terakhir (bulan januari s/d Maret 2009)”.


 Notula diketik dengan rapi menggunakan computer dengan
 format yang benar pada kertas A4, dan selanjutnya dicetak.
 Anda diminta untuk menjadi notulisnya.




      Kasus 3.
      Anda diminta untuk membuat langkah-langkah rapat yang nyata.
      Pada acara rapat “Pelepasan Siswa Kelas XII” SMK Islam
      Malahayati Jakarta. Rapat dilaksanakan pada 10 Februari 2009 jam
      10.00 – 11.30 diruang osis. Rapat dipimpin langsung oleh wakil



Administrasi Perkantoran                 - 67-        BPPK Lenteng agung
                                                          Jakarta Selatan
       kepala sekolah (Drs. Abdul Majid). Rapat dihadiri oleh Pembina
       osis dan para anggota osis. Serta perwakilan setiap kelas sebanyak
       3 orang, jumlah kelas XII ada 5 kelas.




Kasus 4.


Laksanakan (Simulasi) sebuah rapat untuk 20 orang! Rapat membahas
pelaksanaan LDKS (Latihan Dasar Kepemimpinan Sekolah). Buat
persiapan rapat yang tepat. Tentukan pemimpin rapat, notulis dan
moderator kemudian buat notulen rapatnnya


Pertanyaan:
1. Jelaskan pengertian notula.
2. Jelaskan fungsi notula .
3.Jelaskan apa yang dimaksud dengan notula harafiah dan notula
   rangkuman/ resume.
4. Jelaskan kegiatan yang harus dilakukan sesaat sebelum rapat dimulai
   dan saat rapat dilangsungkan.
5. Gambarkan bagan Notula.




Administrasi Perkantoran                - 68-        BPPK Lenteng agung
                                                         Jakarta Selatan
                        I. LEMBAR PENILAIAN

                             NOTULA RAPAT

                                            PEROLEHAN NILAI
N0         UNSUR PENILAIAN                                               KET.
                                          MAKSIMAL          DICAPAI
1.   Persiapan
     a. Langkah Kerja                             4
     b. Sikap Kerja                               2
     c. Penggunaan Alat                           5
     d. Keselamatan Kerja                         4
                 Sub Total 1                      15
2.   Proses Hasil Pekerjaan
     a. Pengoerasian           komputer           10
     b. Sistematika penulisan                     20
       notula
     c. Bagian-bagian notula                      20
     d. Isi notula                                20
     e. Ketepatan waktu                           5
     f . Kerapihan                                5
     g. Kebersihan                                5
                 Sub Total 2                      85

                     TOTAL                    100


                                                      …………….,……………2009
Catatan:                                              Guru Pembimbing




                                                      (                     )




Administrasi Perkantoran                  - 69-             BPPK Lenteng agung
                                                                Jakarta Selatan

								
To top