SAIFULNIZAMAA 990476 D03 T by 61o2DR8

VIEWS: 4 PAGES: 18

									                                     BAB III




                        LATARBELAKANG TEORI




3.1    Pengenalan



       Setelah mengkaji jenis-jenis tender serta kelemahan dan kelebihannya di
samping prosedur tender yang dilaksanakan sekarang di Jabatan Kerja Raya (JKR)
Negeri Kelantan, proses seterusnya ialah menerangkan tentang latar belakang teori di
sebalik pelaksanaan setiap sistem.



       Dalam bab ini, akan diterangkan dengan umum mengenai latarbelakang
sistem yang digunakan iaitu penggunaan gambarajah aliran data (DFD), gambarajah
hubungan entiti (ERD) dan pangkalan data. Setiap kaedah mempunyai kelebihannya
yang tersendiri yang mana akan diterangkan dalam bahagian seterusnya.




3.2    Sistem Maklumat



       Pada percakapan harian, sistem bermaksud pengertian cara atau aturan.
Lebih mendalam ia membawa maksud susunan pada sesuatu perkara yang saling
berkaitan antara satu sama lain. Satu prinsip yang saling berkaitan untuk membentuk
doktrin yang padu dan satu kaedah berorganisasi, pentadbiran atau prosedur.
       Maklumat pula dari segi bahasa ialah pengetahuan atau berita yang
disampaikan. Maklumat juga memberi pengertian koleksi fakta atau data yang telah
diproses dengan cara tertentu dan membawa pengertian tertentu dan mempunyai nilai
tambah tertentu.



       Sistem maklumat bermaksud satu kombinasi yang terdiri daripada manusia,
perkakasan, perisian, rangkaian dan data yang bertanggungjawab mewujud,
mengumpul, menukar dan mengagihkan maklumat dalam sesebuah organisasi.
Dalam erti kata lain, sistem maklumat ialah kitaran proses mewujud atau
memperolehi maklumat, mengumpulkan maklumat dalam pelbagai bentuk,
memproses dan menukar maklumat yang diperolehi dan dikumpulkan ke dalam
bentuk yang diingini dan seterusnya mengagihkan maklumat tersebut kepada pihak-
pihak berkaitan untuk diambil tindakan.




3.3    Keperluan Kepada Pemodelan Maklumat



       Setelah mengetahui definisi sistem maklumat, terbukti bahawa keperluan
kepada sistem maklumat adalah amat penting dan tepat pada masanya terutamanya di
era yang semakin mencabar ini.



       Pemodelan maklumat adalah proses untuk mempersembahkan realiti dengan
cara yang paling mudah. Maklumat dan proses tender itu sendiri dalah satu perkara
yang kompleks seperti segala maklumat tentang projek, pihak yang terlibat dan
proses yang terlibat untuk tender tersebut sampai kepada kontraktor yang layak dan
seterusnya mendapat projek tersebut. Jadi, tumpuan utama pemodelan maklumat
adalah memodelkan segala maklumat yang kompleks tersebut supaya mudah dibaca
dan untuk memantapkan lagi proses komunikasi.


       Terdapat 3 cara untuk memodelkan maklumat. Yang pertama adalah
persembahan proses atau aktiviti antara satu sama lain. Selalunya ia dipersembahkan
dalam Gambarajah Aliran Data (DFD). Aktiviti-aktiviti tender boleh difahami
dengan mudah jika ditunjukkan melalui cara ini. Pada pendekatan kedua, ia
menunjukkan proses yang terlibat serta maklumat yang ada dalam setiap proses
tersebut. Proses ini akan ditunjukkan melalui ERD. ERD didapati lebih menumpu
daripada DFD. Ini kerana DFD perlu dibina dahulu untuk menghasilkan ERD. Yang
terakhir ialah pemodelan produk. Ini melibatkan pemodelan struktur maklumat
tersebut iaitu produk, proses, bahan dan elemen lain yang mana ia melibatkan teknik
pemodelan secara konsep. Dalam kajian ini, hanya DFD dan ERD akan digunakan.




                        1.     Pemodelan Proses/Aktiviti - DFD

                        2.     Pemodelan Data - ERD

                        3.     Pemodelan Produk - Prototype


                             Rajah 3.0: Cara pemodelan maklumat




3.3.1   Pemodelan Aktiviti



        Pemodelan aktiviti adalah salah satu daripada kaedah pemodelan maklumat.
Ia digunakan untuk memodelkan sesuatu aktiviti dengan mengetahui proses yang
terlibat dan data yang dikeluarkan. Dalam kajian ini, hanya DFD akan digunakan.



        Terdapat pelbagai kaedah untuk memodelkan sesuatu aktiviti seperti IDEFǾ
dan Gambarajah Aliran Objek (OFD) yang lebih banyak kelebihannya daripada
kaedah yang digunakan dalam kajian ini iaitu DFD.



        Gambarajah Aliran Data (DFD) adalah persembahan secara grafik yang
menggunakan sejumlah kecil simbol untuk menunjukkan bagaimana data mengalir
melalui proses yang telah dihubungkan. (Edward Yourdon, 1989).
       DFD diharapkan menjadi satu cara biasa untuk mendokumenkan sesuatu
proses. Jika untuk menerangkan sesuatu proses tender pada seseorang yang boleh
dikatakan buta mengenai tender misalnya, DFD adalah penyelesaian kepada masalah
tersebut kerana persembahannya adalah secara grafik dan penyampaian maklumat
dapat dilihat dengan jelas.




3.3.1.1 Aliran Data



       Aliran data adalah satu elemen yang menunjukkan aliran data dan arah
alirannya. Anuak panah digunakan untuk menunjukkan aliran data dengan nama data
tersebut ditulis seperti Rajah 3.1 dibawah:



                                 Hantar lukisan


                       Rajah 3.1 Aliran data ( Bachman, 1969)



Aliran data dalam sistem boleh ditunjuk antara:
      Dua proses yang berlaku
      Daripada simpanan data ke proses
      Daripada proses ke simpanan data
      Daripada punca ke proses




3.3.1.2 Proses



       Satu bulatan digunakan untuk menunjukkan sesuatu proses dengan nama
proses tersebut ditulis dalam bulatan tersebut seperti dalam Rajah 3.2
                                          Bajet
                                                                         Proses
                       Jab.
                      Ukur
       standard       Bahan       pilih kontraktor                       Aliran data

              Rajah 3.2       Proses ( Bachman, 1969)




3.3.1.3 Simpanan Data



       Simpanan data ada tempat dimana data disimpan secara kekal dan boleh
diakses pada bila-bila masa untuk tujuan rujukan. Ia tidak semestinya disimpan di
dalam storan komputer, ia boleh juga disimpan pada kalendar, senarai, buku atau
lain-lain. Simpanan data diperlukan apabila:



i.     Maklumat diakses lebih dari 1 kali

ii.    Maklumat diperlukan oleh pelbagai pihak yang terlibat.


       Simpanan data ditunjukkan oleh dua garis selari dengan satu garis tegak
dikirinya. Nama fail akan ditunjukkan di dalam. (Rujuk Rajah 3.3)



                  Nama fail

               Rajah 3.3         Simpanan data ( Bachman, 1969)


       Terdapat pelbagai jenis simpanan data, namun hanya 3 jenis simpanan data
akan digunakan dalam kajian ini iaitu:


       a) Anak panah menunjukkan arah keluar
       Anak panah menunjukkan arah keluar dari simpanan data menunjukkan data
dibawa keluar atau dibaca. Maklumat yang dibawa keluar tersebut hanya boleh
dibaca dan dilihat sahaja tanpa dapat diubah. (Rujuk Rajah 3.4)




                        Nama fail


                       Rajah 3.4 Maklumat dibaca ( Bachman, 1969)



       b) Anak panah masuk ke dalam



       Ciri ini menunjukkan maklumat dimasukkan bertujuan untuk mengubah dan
memperbaharui maklumat dalam simpanan data tersebut. (Rujuk Rajah 3.5)




                        Nama fail


                       Rajah 3.5 Maklumat dimasuk ( Bachman, 1969)



       c) Anak panah masuk ke dalam dengan satu garis pada anak panah
         Ini bermakna data baru boleh dimasukkan dalam fail tersebut. (Rujuk
         Rajah 3.6).




                          Nama fail


                       Rajah 3.6 Data baru dimasuk ( Bachman, 1969)
3.3.1.4 Garis Panduan Penggunaan DFD



        Ada beberapa langkah panduan untuk memastikan DFD yang akan dihasilkan
itu dapat menyampaikan maklumat dengan tepat. Langkah-langkah tersebut ialah:



        i.     Melabel setiap aliran data dengan nama yang unik.


        ii.    Guna nama yang sama bagi proses yang sama walaupun untuk
               tingkat yang berlainan.


        iii.   Elakkan daripada proses yang banyak mempunyai data masuk tetapi
               tiada data keluar.


        iv.    Elakkan dari mempunyai terlalu banyak proses pada satu-satu
               tingkat. Hadkan antara 4-6 proses.



        DFD tersebut akan dilukis mengggunakan perisian Microsoft Visio yang
dibangunkan oleh Microsoft Corporation.




3.3.2   Pemodelan data



        Model data adalah satu set konsep yang boleh digunakan untuk menerangkan
struktur dan operasi sesuatu pangkalan data. Tujuan sebenar model data adalah
untuk memaparkan apa kandungan yang akan dimasukkan ke dalam pangkalan data.
Data model juga bertujuan memberi gambaran tentang data, relationship antara data
dan kelakuan setiap maklumat yang disimpan di dalam mana-mana sistem maklumat.
Dengan menggunakan model data yang tertentu, model konsep dapat dibina.
        Konsep asal yang digunakan dalam kebanyakan model data adalah objek atau
entity. Objek pula boleh dihubungkan dengan relationship. Di dalam objek juga
boleh mempunyai data tambahan dikenali sebagai attributes.



        Penerangan yang lebih jelas tentang model data akan diterangkan dengan
lebih terperinci dalam topik seterusnya iaitu gambarajah Hubungan Entiti (ERD).



        ERD adalah salah satu contoh aplikasi model data. Cara ini diperkenalkan
oleh Chen [1976] dan sekarang masih digunakan dengan meluas. Ia adalah cara
yang berguna untuk mendapatkan gambaran tentang pangkalan data yang akan
dibangunkan.



        Biasanya ERD disusuli selepas DFD ini kerana daripada DFD barulah idea
untuk membina ERD diperoleh. ERD terdiri daripada:



       Entiti

       Relationships

       Attibutes




3.3.2.1 Entiti



        Entiti boleh termasuk elemen persekitaran, sumber atau transaksi yang mana
ia sangat penting bagi sesebuah badan yang mempunyai banyak data seperti JKR.
Entiti selalunya ditunjukkan dalam segiempat seperti dalam Rajah 3.7 di bawah.



       Tender                   Kontraktor                   Iklan


                              Rajah 3.7 Contoh Entiti
3.3.2.2 Relationships



       Relationships adalah satu ikatan yang wujud antara 2 entiti dan digambarkan
oleh ERD melalui simbol berlian. Setiap relationships dilabel dengan kata kerja.
Relationships juga boleh ditulis terus di atas garis yang menyambungkan 2 entiti.
Contohnya adalah seperti Rajah 3.8 di bawah:



      Tender                         diiklan                     Pengiklan
                                     n



                                   diiklan
      Tender                                                     Pengiklan


               Rajah 3.8 Gambarajah menunjukkan relationship




3.3.2.3 Attributes



       Attributes adalah komponen di dalam entiti. Satu entiti boleh terdiri daripada
beberapa attributes. Contohnya bagi entiti kontraktor, attributes nya boleh terdiri
daripada nama kontraktor, alamat dan kelas kontraktor. Attributes ini adalah penting
untuk memaparkan komponen di dalam setiap entiti itu. Data-data yang terdapat
dalam setiap pangkalan data juga bergantung kepada attributes yang dinyatakan,
semakin banyak attributes maka semakin banyak maklumat yang dapat dinyatakan
mengenai sesuatu entiti itu. Attributes juga merupakan tajuk dalam table di dalam
Microsoft Access.
3.3.2.4 Garis Panduan Menyediakan ERD



       ERD boleh disediakan melalui kehadiran pakar dalam bidang ini dengan
kehadiran klien itu sendiri. Ini untuk memastikan ERD yang akan dibangunkan itu
tidak lari dari konsep asal yang dikehendaki oleh klien. Antara langkah-langkah
menyediakan satu ERD yang baik adalah:



       1. Kenalpasti entiti – senaraikan semua entiti yang sepatutnya
                             ada dalam sistem.

       2. Kenalpasti relationships – hubungkan setiap entiti dengan
                                     relationship.

       3. Sediakan satu ERD secara kasar. ERD yang disediakan ini adalah secara
         kasar di mana ia dibaca bermula dari kiri ke kanan dan dari atas ke bawah.

       4. Masukkan data atau attributes dalam entiti.

       5. Lakukan analisis data, iaitu:-
           -   Buang elemen yang berulang dalam entiti terutamanya item yang unik
               seperti kod kontraktor.
           -   Pastikan bahawa nilai attributes tidak bergantung kepada nilai dalam
               attributes lain pada entiti yang sama.

       6. Sediakan ERD yang telah diubahsuai setelah analisis data.

       7. Bincangkan ERD yang baru bersama klien dan perbetulkan.

       ERD tersebut juga akan dilukis mengggunakan perisian Microsoft Visio yang
dibangunkan oleh Microsoft Corporation.
3.4     Pangkalan Data



3.4.1   Pengenalan


        Pangkalan data adalah kumpulan atau himpunan data yang dapat dipetik dan
sebagainya dengan mudah dan dikendalikan menerusi sistem pemprosesan data
untuk sesuatu tujuan atau penggunaan. Dalam sistem pangkalan data, fail
dikumpulkan dengan ulangan yang minimum. Pengubahsuaian satu fail akan
mencetuskan satu rangkaian perubahan pada fail-fail yang berkaitan. Maka sesuatu
fail itu hanya perlu dibuat perubahan sekali sahaja. Itulah antara kebaikan jika
maklumat disimpan di dalam pangkalan data. Kebaikan-kebaikan lain pangkalan
data akan diterangkan dalam bab seterusnya.




3.4.2   Kebaikan Pangkalan Data



        Pangkalan data diklasifikasikan sebagai satu proses pengurusan maklumat
yang sistematik dan mempunyai keupayaan untuk menguruskan satu kumpulan
maklumat yang besar kapasitinya. Untuk memastikan pangkalan data mampu
memikul beban tersebut, iaitu menguruskan satu kumpulan maklumat yang besar
tentulah ia mempunyai kelebihan yang tersendiri. Antaranya:-



        i)     Kemudahan menyimpan data
               Data dapat disimpan dan dikemaskini dan diubahsuai bila-bila masa
               tanpa perlu disalin semula. Ini dapat menjimatkan masa dan tenaga
               serta mengurangkan pembaziran.


         ii)   Kemudahan manipulatif data
               Maklumat yang telah direkod perlu sentiasa dirujuk balik. Rujukan
               semula menjadi amat mudah dengan adanya sistem pangkalan data.
               Masa mencari maklumat menjadi singkat kerana hanya perlu menekan
                butang untuk memanggil maklumat tersebut tanpa perlu menyemak
                fail yang tersusun.


         iii)   Keselamatan data
                Penggunaan pangkalan data yang meluas dalam pelbagai bidang
                seperti sektor kewangan, perniagaan dan awam amat memerlukan satu
                sistem keselamatan untuk mengelakkan kebocoran maklumat sulit.
                Penggunaan pangkalan data dapat memastikan keselamatan maklumat
                ini dengan menggunakan keupayaan password.


         iv)    Mengelakkan pengulangan data
                Dalam sistem fail, perkara sebegini sering berlaku disebabkan
                maklumat tidak dapat disemak dengan cepat sama ada maklumat
                tersebut telah wujud atau tidak dan ini menyebabkan maklumat
                berulang sering wujud. Melalui pangkalan data, data berulang dapat
                dikesan terus semasa memasukkan data tersebut.

         v)     Data sentiasa dikemaskini
                Jika semua maklumat disimpan dalam satu pangkalan data, segala
                perubahan sama ada oleh jabatan atau individu yang berlainan akan
                tetap dikemaskini.



        Oleh itu, terbuktilah bahawa pangkalan data ini mempunyai banyak kebaikan
dan dapat memudahkan proses pencarian maklumat dan seterusnya menjimatkan
masa dan juga dapat memastikan kerja-kerja dilakukan dengan lebih teratur.




3.4.3   Pembangunan Pangkalan Data



        Terdapat 5 proses perlu dilakukan sebelum wujudnya sebuah pangkalan data
yang lengkap dan sesuai digunakan. Proses-proses tersebut adalah:-


       Pengumpulan data
      Rekabentuk Medan Data
      Membentuk relationship
      Membentuk Borang
      Membentuk Makro




3.4.3.1 Pengumpulan Data



       Pada peringkat awal, data dikumpul dan dibahagikan kepada kumpulan yang
berlainan. Pembahagian ini dapat dibuat dengan merujuk ERD yang telah dibuat.
Pengguna biasanya akan menghadapi masalah disini jika rajah ERD tidak dibuat.
Inilah antara kegunaan ERD yang amat penting.




3.4.3.2 Rekabentuk Medan Data



       Pada peringkat ini, nama saiz dan jenis data untuk setiap medan harus
ditentukan dalam Design View untuk rekabentuk jadual. Senarai struktur jadual
ditunjukkan dalam Lampiran A. Rekabentuk medan ini haruslah mematuhi syarat
yang telah ditetapkan. Contoh rekabentuk medan dalam kajian ini adalah seperti
dalam Rajah 3.9 dibawah.
              Rajah 3.9: Rekabentuk Medan untuk Maklumat Tender


       Seperti dalam Rajah 3.9 di atas, pada ruang Field Name, pengguna perlu
memasukkan nama bagi maklumat tersebut manakala bagi Data Type, pengguna
perlu mengklasifikasikan maklumat tersebut dalam format tertentu seperti teks,
matawang, tarikh atau masa. Satu elemen penting dalam pembinaan medan ini

adalah primary key yang disimbolkan dengan       . Ini adalah untuk memastikan data
berulang tidak wujud di dalam pangkalan data tersebut. primary key juga digunakan
apabila perlu menggabungkan maklumat dari lebih satu jadual.



       Semasa rekabentuk medan, perhatian perlu diberi supaya tidak muncul
masalah-masalah seperti berikut:-



       i)     Terlalu banyak rekod kosong dalam jadual dengan meletakkan medan
              ini dalam jadual lain atau mencipta jadual yang berasingan untuk
              menyimpannya.
       ii)    Pengulangan data dalam beberapa jadual yang berlainan. Ini kerana
              data yang berulang akan menyulitkan kerja mengemaskini maklumat
              dan perubahan terpaksa dibuat dalam setiap jadual. Sekiranya tidak,
              jadual yang berlainan akan mempunyai versi data yang berlainan dan
              timbul kesukaran untuk mengenalpasti versi mana yang betul.



       Maklumat yang terdapat dalam setiap jadual dalam perisian Microsoft Access
ada dilampirkan dalam Lampiran B.




3.4.3.3 Rekabentuk Relationship



       Perhubungan antara dua jadual terbentuk dengan menghubungkan primary
key dari jadual utama ke primary key satu jadual yang lain untuk membentuk
perhubungan one to many, manakala jika dihubungkan primary key dari jadual lain
ke primary key jadual utama akan membentuk perhubungan one to one. Contoh
relationship dalam kajian ini adalah seperti Rajah 3.10 di bawah.
             Rajah 3.10: Relationship dalam Sistem Maklumat Tender


       Maklumat Tender adalah merupakan jadual utama yang akan membentuk
relationship dengan jadual-jadual lain. Gamabaran ini dapat dilihat dalam Rajah
3.10 yang menunjukkan relationship antara jadual yang dibina dalam Microsoft
Access. Dapat dilihat bahawa relationship antara Maklumat Tender dan Anggaran
Kos adalah one to many, ini menunjukkan primary key disambung dari Maklumat
Tender ke Anggaran Kos.




3.4.3.4 Membentuk Borang



       Setelah data dimasukkan ke dalam jadual dan hubungan antara data
ditakrifkan, langkah seterusnya ialah membangunkan borang-borang yang akan
memudahkan pengguna melihat, mengedit dan menambah data dalam sistem
maklumat.
       Kriteria rekabentuk borang yang ideal adalah yang kemas, selesa dipandang,
mudah diisi dan mudah ditukar ke bentuk laporan. Dalam kajian ini, borang tidak
akan digunakan kerana maklumat dipaparkan melalui laman web.




3.4.3.5 Rekabentuk Makro



       Makro ialah satu turutan tindakan yang dilaksanakan oleh Microsoft Access
2000 secara automatik untuk pengguna. Antara arahan yang boleh direkabentuk
dengan makro adalah seperti membuka dan menutup borang, membuka borang baru,
merekabentuk message box dan sebagainya. Walaubagaimanapun, dalam kajian ini,
penggunaan makro tidak dipraktikkan kerana di dalam Dreamweaver MX telah
mempunyai keupayaannya yang tersendiri.




3.5    Kesimpulan



       Telah diketahui bahawa sistem maklumat amatlah penting terutamanya di
zaman yang serba mencabar ini. Penggunaan teknologi maklumat ini perlulah
diperluaskan kegunaannya bagi memanfaatkan faedah yang akan dicapai. Ini kerana
penggunaan teknologi maklumat ini telah terbukti dapat membantu dalam kehidupan
seharian. Penggunaan DFD dan ERD terutamanya telah lama di amalkan di Barat
dan terbukti ia telah membawa banyak kejayaan kepada masyarakat di sana.



       Sistem ini walaupun masih mempunyai kelemahannya yang tersendiri namun
ia wajar diamalkan kerana ideanya yang sungguh baik iaitu memodelkan segala
maklumat ke dalam bentuk grafik di mana ia lebih mudah difahami. Selain itu,
segala hubungan antara maklumat dapat dilihat dengan lebih jelas dan mudah
difahami dengan menggunakan DFD dan ERD ini. Walaupun DFD dan ERD yang
terhasil berlainan jika dibina oleh individu yang berlainan, matlamatnya adalah sama
untuk mendapat hasil yang dikehendaki pelanggan. Walaupun begitu, kemahiran
berimaginasi amat penting dalam menghasilkan DFD dan ERD yang berkesan.



       Secara umumnya, sistem ini boleh dipraktikkan di dalam sistem sekarang
yang ternyata banyak kelemahannya di mana ia juga dapat menyahut seruan kerajaan
untuk mewujudkan kerajaan tanpa kertas dan kerajaan elektronik.

								
To top