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					                HACIA LA ADMINISTRACIÓN SIN PAPELES EN LA UPM




                        Hacia la administración
                        sin papeles en la UPM

                           VICERRECTORADO DE NUEVAS TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS EN RED


                                                                         Ana Laverón Simavilla
                                Adjunta al Vicerrector de Nuevas Tecnologías y Servicios en Red
                                                                          10 de octubre de 2006

Ana Laverón Simavilla                      Madrid, 10 de Octubre de 2006                     1
                HACIA LA ADMINISTRACIÓN SIN PAPELES EN LA UPM




                            •   Cambio necesario
                            •   Requiere del esfuerzo de todos
                            •   Desarrollo progresivo
                            •   Estado actual
                            •   Nueva estructura web/PV
                            •   Nuevas herramientas
                            •   Procedimiento de trabajo
                            •   Actuaciones previstas
                            •   Ejemplo


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                HACIA LA ADMINISTRACIÓN SIN PAPELES EN LA UPM



                                 Cambio necesario
           • Nuevos retos de la Universidad
                   – Financiación basada en
                        • Calidad de la docencia
                        • Número de alumnos matriculados
                        • Investigación
                   – Competencia con el resto de Universidades
           • Mejorar la eficacia y calidad de sus servicios
                   – Servicios centrados en el usuario
                        • Docencia (alumnos y profesores)
                        • Investigación (investigadores y empresas)
                   – Servicios más eficientes
                        • Reducir costes de funcionamiento interno


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                                  Cambio necesario
 • Las Nuevas Tecnologías de Información y Comunicaciones
   (TIC) pueden ayudar
    – Servicios de mejor calidad
    – Reducir tiempos de espera
    – Mejorar la relación coste/rendimiento
    – Aumentar la productividad
         – Mejorar la transparencia y la responsabilidad




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                        Requiere del esfuerzo de todos

                  • Las TICs son sólo la herramienta
                         – Se requiere un cambio organizativo y la definición
                           de los procesos
                         – Es necesario que los distintos servicios compartan
                           la información
                         – Hay que cambiar los modos de trabajo establecidos
                         – Por lo general, la recompensa no es inmediata
                  • Tienen un coste
                         – Directo
                         – En trabajo


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                                                Retos
          • Hay cuestiones difíciles de resolver para llegar
            a una implantación total
                 – Salvaguardar la confianza en las interacciones en
                   línea con la UPM
                 – Generalizar el acceso a los servicios en línea de
                   modo que no se cree ninguna fractura digital
                 – Hacer posible la interoperabilidad para el
                   intercambio de información atravesando fronteras
                   organizativas



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                              Desarrollo progresivo
                        • Implantación
                           – Según demanda de los propios servicios
                           – Priorizando según el uso que se hará de los procesos
                        • Impulsar su utilización
                           – Campañas de difusión
                           – Proveer la formación
                        • Seguridad y accesibilidad
                           – Fomentar la e-confianza entre los usuarios
                           – Cumplir las normas de accesibilidad
                           – Garantizar un sistema de calidad



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                                           Estado actual
         • Web
                –       Difícil encontrar contenidos
                –       Estructura no orientada al usuario
                –       Ofrece servicios difíciles de localizar incluso sabiendo que están disponibles
                –       Mantenimiento centralizado de contenidos poco operativo
         • Conjunto de aplicaciones web dispersas
         • PV en estado inicial
         • Procesos
                – Manuales
                – Diversos modelos y formatos
         • Bases de datos
                – Dispersas
                – Inconexas
                – Diversos formatos




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                            Nueva estructura web/PV
                   • Web
                        –   Puerta abierta al exterior
                        –   Escaparate de la UPM
                        –   Orientada al perfil del usuario
                        –   Mantenimiento distribuido
                   • Politécnica Virtual
                        – Servicios para las áreas de actividad de la Universidad
                             • Docencia (profesores, alumnos)
                             • Investigación
                        – Servicios internos
                        – Área de trabajo


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                                Nuevas herramientas
         • Herramientas informáticas
                – Aplicación para desarrollo y mantenimiento de portales web
                – Aplicación para informatización de procesos
                – Nueva arquitectura de máquinas dedicadas
         • Equipo de trabajo
                – Vicerrectorado de Nuevas Tecnologías
                        • Mantenimiento de la estructura de aplicaciones
                        • Desarrollo del sistema de identificación y autenticación
                        • Implementación
                – Equipo en cada Vicerrectorado
                        • Redefinición de procesos



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                          Procedimiento de trabajo
      • Redefinición de procesos
              –    Identificación de la nueva estructura de los procesos del servicio
              –    Identificación de datos de entrada y salida de cada proceso
              –    Localización de los datos
              –    Diagrama de flujo de datos de cada proceso
      • Implementación
              –    Acceso a través de PV
              –    Informatización de procesos
              –    Informatización de la gestión de expedientes
              –    Digitalización del material necesario
      • Formación



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                        Actuaciones iniciales previstas
         •    Implantación de las herramientas informáticas
         •    Formación del equipo de informática
         •    Re-elaboración de la web institucional
         •    Procesos
                – Vicerrectorado de Investigación
                         • Creación de una base de datos de investigación conectada
                         • Procesos orientados al usuario
                – Digitalización y gestión de expedientes del archivo de personal
                – …
         • Elaboración de plantillas webs
                –       Centros
                –       Departamentos
                –       Profesores/Investigadores
                –       …

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“AYUDAS PARA LA PRESENTACIÓN DE PONENCIAS Y COMUNICACIO-
 NES EN CONGRESOS Y OTRAS REUNIONES CIENTÍFICO-TÉCNICAS”

                             DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

• OBJETIVO
      Facilitar la difusión de los trabajos y resultados de investigación de
      los profesores/investigadores de la UPM en foros de relevancia y
      ampliar los contactos nacionales e internacionales de los mismos.

• PROPIETARIO
      Vicerrector de Investigación


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• ENTRADAS
       – Solicitud de ayuda
       – Anexo pre-viaje
       – Fotocopia de la comunicación.
       – Carta de aceptación o documentación acreditativa equivalente.
       – Fotocopia del programa del congreso.
       – Cualquier documentación adicional que el solicitante estime
         conveniente para avalar la solicitud
       – Normativa: Resolución de 10 de octubre de 2005 del Rector de
         la Universidad Politécnica de Madrid por la que se convocan
         “Ayudas para la presentación de ponencias y comunicaciones
         en congresos y otras reuniones científico-técnicas”.

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          • SALIDA
                 – Trabajo de Investigación presentado
                 – Contactos realizados
          • CLIENTES
                 –      Profesores
                 –      Investigadores
                 –      Investigadores Contratados
                 –      Becarios Oficiales
          • PROVEEDORES
                 – Servicio de investigación
                 – Servicio de informática
          • INICIO
                 – Solicitud
          • FIN
                 – Justificación de Gastos


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      • DESARROLLO DEL PROCESO
              – 1. El interesado rellena la solicitud
              – 2. El director del departamento acepta y firma la solicitud
              – 3. El director del centro acepta y firma la solicitud
              – 4. Envío de la solicitud y demás documentación al Servicio de
                   Investigación
              – 5. Estudio de la solicitud
                        a. Estudio de la Importancia del Congreso (carácter internacional/nacional,
                           relevancia y difusión, tipo de revisión, etc.)
                        b. Ordenadas las peticiones de acuerdo con estos criterios, el presupuesto
                           asignado determinará el número de solicitudes atendidas
              – 6. Resolución
                        a. En caso de Denegación: el afectado puede aceptarlo o Interponer
                           recurso
                        b. En caso de Adjudicación se concederá la ayuda .
              – 7. Realización del viaje
              – 8. Envío de Anexo post-viaje y justificantes al Servicio de Investigación.



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    Solicitante: Profesor /     Director          Director                      Vicerrectorado     Servicio de          Solicitante: Profesor /
                                                                  OTT                                                                                         Juzgado
    Investigador / Becario    Departamento        Centro                       de Investigación   investigación         Investigador / Becario

                                                                                                  Recepción
                               Aceptación         Aceptación
          Solicitud              y firma
                                            sí      y firma                     sí                  de la
                                                                                                   solicitud


                                                                                                  Estudio de
                                  no                 no                                           la solicitud
                                            FIN

                                                                                                   Informe
                                                                                                  positivo o
                                                                                                  negativo

                                                                                Adjudicación y
                                                                                                         no
                                                                                                                     Recepción de
                                                                                                                                            Aceptación
                                                                                                                                                         sí          FIN
                                                                                    firma                              negativa

                                                                                                                                                                      no
                                                                                                                                           no

                                                                                                                      Interposición de recurso ante el
                                                                                                                                                                   Resolución
                                                                                        sí                              Juzgado de lo Contencioso-
                                                                                                                                                                    positiva
                                                                                                                          administrativo de Madrid


                                                                                  Concesión                                        Envío de
                                                                                                                                                              sí
                                                                                  de ayuda                                    resolución positiva


                                                                                                                                  Realización del
                                                                                                                                       viaje




                                                                                      Orden       Comprobación
                                                               Transferencia                                                  Justificación gastos
                                                                                     de Pago      de justificantes


                                                                                                                      Recepción
                                                                                                                      de ayuda
                                                                                                                                            FIN




Ana Laverón Simavilla                                                Madrid, 10 de Octubre de 2006                                                                              17
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                                  Ejemplo de un proceso




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