COMPTE RENDU DE LA DERNIERE REUNION DE L�ANNEE 2009 by CtMKg8

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									        COMPTE RENDU DE LA REUNION DU 21 Avril 2011


PRESENTS : Didier Loyer, Christophe Quellard, Karine Le Thiec, Sandrine Sinnesal, Marie-Noëlle Bihais,,
Marie-Laure Pichot, Laurence Guillouzouic, Hubert Guyot, Alain Cadel, Virginie Thébaud, Angélina Le Corre,
Cédric Savary, Marina Thomas , Stéphanie Le Gac, Sébastien Guillé, Sylvie Guillotin et Elodie Mitouard.

ABSENTS : Antony David, Stéphanie Guillé, Thierry Thomas-Garnier, Sandrine Bourse, Esther Poulier et
Pascal Gérard .

ORDRE DU JOUR :

        Préparation de la fête de l'école du 22 mai
        Bilan de la journée du 17 avril
        Point d'étape du groupe de travail concernant la préparation des représentations des « arts du cirque »
        Journal de l'amicale
        Questions diverses : Vide-grenier, séjour des classes 2011/2012 (forêt et montagne), couscous,....

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FETE DE L'ECOLE

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Les affiches devront être distribuées pour le        9 mai (dernier délai) dans les commerces
Distribution des affiches :

          Noyal-Muzillac          Cédric            5 Affiches
          Muzillac                Stéphanie         4 Affiches
          Ambon                   Dominique         2 Affiches
          Billiers                Laurence          2 Affiches
          Arzal                   Pascal            3 Affiches
          Marzan                  Sandrine          3 Affiches
          Péaule                  Alain             4 Affiches
          Questembert             Stéphanie         6 Affiches
          Le Guerno               Elodie            2 Affiches
          Lauzach                 Christophe        2 Affiches
          Berric                  Antony            2 Affiches
          La Trinité-Surzur       Christophe        2 Affiches
          Surzur                  Hubert            3 Affiches
          Damgan                  Dominique         4 Affiches
Les banderoles en entrée d'agglomération, devront être apposées pour le 9 mai par Antony et Christophe
après préparation par Karine le Gac ; des panneaux complémentaires et plastifiés seront placés par Didier Loyer .
La publicité dans le Ouest-France paraitra le week-end même dans l'édition du samedi 21 mai.

ORGANISATION GENERALE

Didier demande de réserver des bâches lourdes auprès de Loïc Allaire et/ou si besoin de P . Thébaud : Hubert
s'en chargera.
Un mot destiné aux parents pour le 9 mai, en insistant sur la nécessité de participer aux différentes tâches du
W.E. et attribuant les stands aux parents suite à la réunion d'attribution des stands aux parents prévue le mardi 3
mai à l'école à partir de 18h00. Toutes les personnes du bureau disponibles seront nécessaires à la préparation de
ce mot aux parents afin de le distribuer dès le lundi date de la rentrée soit le 9 mai . Sur ce mot sera reporté la
classe des enfants dont les parents sont responsables d'un stand ainsi que leur N° de téléphone. Didier demande
que chaque responsable veille à contacter les parents n'ayant pas répondu afin de solliciter leur participation
pour la préparation et le débarrassage de la fête (notamment la vaisselle du lundi matin). Stéphanie s'assurera des
envois administratifs concernant la D .S.V. (fricassée) et de la déclaration de buvette auprès de la mairie.
Laurence G. se chargera de la déclaration auprès de la SACEM .
La proposition de Sylvie G. est validée par le bureau, il s'agira pour elle de contacter les parents le jour même de
notre fête d'école afin de les inscrire pour les différentes tâches à venir (représentations de Juin et vide-grenier
d'Août).
L'accord d'occupation du terrain est délivré par la Mairie, Hubert veillera à son nettoyage par les services
techniques de la commune, il demandera également à la mairie de retirer les gros blocs de pierre pour l'accès au
terrain notamment pour le passage des calèches.
Le spectacle des enfants se déroulera à partir de 14h00 ; il sera constitué notamment de danses.
La remorque réfrigérée et prêtée par SUPER U sera récupérée par Hubert le samedi à 18h00.
Didier demandera le prêt du camion réfrigéré de Cocci-Market.
Les toilettes WC biologiques sont réservées au même prix que 2010 .
Cédric préparera les caisses pour chaque stand , Laurence gérera les tickets boissons/repas des gens y travaillant.

SONORISATION
Responsable : Pascal Gérard / Thierry Sinnésal
La sono sera louée chez nos collègues amicalistes de Péaule suite à l'assurance du bon fonctionnement validée
par Pascal Gérard et Alain Cadel. Ils la récupèreront le samedi 21/05 et payeront la somme de 50 €.
Ils veilleront à déplacer l'enceinte située habituellement à proximité du « jeu de dé »

TOMBOLA
Responsable : Cédric Savary
Le coût de la conception des carnets est de 85 € (70€ en 2010) , ils ont été établis à Muzillac. Les logos sur les
billets et donc le financement des carnets est assuré par Ets Defiolle « ID Light » et « Ambiance Mer ». Lors de
la fête, des remerciements leur seront adressés.
Liste des lots :
1- Lecteur DVD portable
2 – Toile de tente + matelas + duvets
3 – Barbecue
4 – Réfrigérateur (96 l)
5 – Coffret de 2 perceuses
270 carnets ont été composés, 1 carnet est distribué à l' aîné de chaque famille + les enfants des classes CM
Le prix du billet reste inchangé : 1 € / le ticket
Didier demande que les enseignants veillent à la bonne gestion des mises à disposition de carnets entre les
différentes classes et élèves.

STRUCTURE GONFLABLE
Responsable : Stéphanie Guillé
2 € Cette année pour l'après-midi entière
Le prix de la location de la structure s'élève à 100 € (M. &Me Guénégo)

PASSE-BOULES
Responsable : Roger Bougro
Prix : 0,50 € la partie et 1 € les 3
4 personnes seront nécessaires au minimum
Au niveau des lots : 1 pastis + une coupe
                       1 clairette
                       1 mousseux
                       1 réserve
                       Prévoir un lot enfant

PENALTY
Responsable : Jean-Marc Lucas ou David Faucant (Didier Loyer confirmera)
L'emplacement restera le même que l'année dernière
0,50 € la partie, 1 € les 3 parties

ANNEAUX A LA BOUTEILLE + FIL ELECTRIQUE
Responsable : Denis Masson (Hubert le contactera pour s'assurer de sa présence)
Voir les goulots des bouteilles ou sinon trouver des anneaux ayant un diamètre plus grand
La fourniture et le transport de sable sera suivi par Denis
Prévoir des lots pour les enfants

CALENDRIER
Responsable : Alain Cadel
Prix : 1 € la date et 1,50 € les 2
Il sera nécessaire de veiller à la présence des personnes

PANIER A PESER
Responsable : Antony David
Le panier sera remplacé par un sac à courses qui sera peut-être plus solide. Les gagnants devront être annoncés à
la sonorisation pour les 18 h 30 dernier délai.

CRÊPES
Responsable : Virginie Thébaud ( pas pour le vide-grenier) et Esther Poulier
La préparation de la pâte sera effectuée le dimanche matin soit 80 litres
0,50 € la crêpe, 5 € les 12
Il sera nécessaire de trouver 5 personnes en plus et pouvant faire les crêpes. Virginie demandera à Cyril Le
Chevalier la fourniture de bidons pour le stockage de la pâte.

BUVETTE
Responsable : Christian Billy ( pour l'organisation des tours / absent le 22/05 )
Didier Loyer demandera à Jean-marc Guiquérro et à Joël Gallo d'effectuer la responsabilité le 22/05
Il sera commandé par Antony autant de boissons que l'année dernière y/c les 46 bouteilles de cidre.
Anthony veillera à mettre un fût de bière au frigo en sous sol le samedi soir précédent la fête.

Les tarifs votés en séance :
Bière : 2 €
Bière sans alcool : 1,50 €
Eau : 1 € la bouteille, le verre gratuit
Limonade : 0,30 € le verre
Coca : 0,30 € le verre 1,50 € la bouteille
Jus de fruit : 1,50 € la bouteille
Cidre : 0,50 € le verre / 3 € la bouteille
Kir : 1 € le verre
Cidre : 3 € la bouteille ( à approvisionner selon 2010)
Vin : 1 € le verre, 6 € la bouteille

PECHE A LA LIGNE
Responsable : Karine Le Thiec
0,50 € la partie , environ 600 lots seront prévus
La journée emballage pêche à la ligne et de préparation des enveloppes est prévu pour le samedi 14 mai à 10h00
à l'école ( à intégrer dans le mot des parents).

FRICASSEE
Responsable : Christophe Quellard
Pour le découpage de la fricassée à l'école, Christophe se chargera de placer une bâche (cave de l'école) sous les
pieds des participants ainsi que les tables / bancs nécessaires (y/c boisson) .
Voir pour chauffer l'eau.
Quantité : 400 kg donc 200 kg achetés
Prix : 2,25 € Cocci market
Prix de la vente : 5 € => Didier consultera pour avis des présidents d'autres associations en vue d'une décision
finale ainsi que les membres de l'amicale (par mail).

Un stand pour la distribution de la fricassée est créé
responsable : Gaëtan Le Corre
3 personnes seront nécessaires
BAZAR
Responsable : Sylvie Bocéno
600 lots seront nécessaires , prix : prix d'achat x 2
Hubert réservera des bâches plus lourdes ( Loïc Allaire )

DES
Responsable : Marina Thomas
1 € la partie
L'enceinte de la sonorisation sera déplacée afin de diminuer le volume sonore.
Le stand proposera des lots spécifiques pour les adultes et les enfants
Il sera nécessaire d'avoir 2 remplaçants supplémentaires

ALIMENTATION / CAFE
Responsable : SandrineBourse
Café : 0,70 €, Casse-croûte : 2 €, Gâteaux : 0,70 €
Penser à rajouter une table en plus pour le café et 20 plateaux afin de servir le café
Prévoir des dosettes de café dans les achats.
Un supplément de personnel devra être présent entre 17h00 et 18h00

TIR A LA CARABINE
Responsable : Hervé Le Gac
4 carabines prêtées par des bénévoles, en échange de deux parts de fricassée
Pascal Jéhanno donnera des coupes pour les carabines et le passe-boules
Didier Loyer contactera le bar « Les 2 Steph » afin de leur demander la fourniture d'une coupe
La partie : 1,50 €
Hervé devra donner des consignes strictes aux personnes y travaillant ainsi qu'aux jeunes participants afin d'être
accompagnés par un adulte.

BOCAL A BONBONS
Responsable : Laurence Triard & Sandrine Sinnésal + 2 personnes (élèves de CM2 / Marie Noëlle)

ENVELOPPES
Responsable : Elodie Mitouard
Le bocal à bonbons sera au stand enveloppes avec une gestion commune du personnel mais pas au niveau
financier

MAQUILLAGE
Responsable : Céline Lohézic
1,50 € le maquillage. Dominique veillera à la fourniture des produits de maquillage.

CASSE-BOITES
Responsable : Stéphanie Le Gac
Besoin de personnel supplémentaire

PROMENADE CALECHE
Karine et Laurent Le Gac proposent de créer un stand de promenade en calèche payant. 2 chevaux attelés chacun
d'une calèche promèneront 5 personnes à la fois. 6 personnes participeront à ce stand (4 aux chevaux et 2 à la
caisse). Sylvie participera notamment à la caisse.
Le prix est fixé à 1 ou 1,50 € /personne selon le parcours à définir ( Laurent & Didier)
Une demande d'usage des chemins d'exploitation pour le passage lors de cette après-midi sera établie par D .
Laurent Le Gac est assuré pour les dommages corporels et matériels pour ce genre d'activité.

JOURNEE du 17 AVRIL 2011

 La majeure partie des personnes présentes étaient des membres du bureau de l'amicale. Cette idée sera
poursuivie sous la forme d'un simple pique-nique

« ART DU CIRQUE »
 La mairie décidera définitivement de l'emplacement du chapiteau suite à la nouvelle demande des sociétés.
Le groupe de travail se réunira à nouveau le 12 mai 2011, 687 places environ sont déjà vendues. Sylvie est
chargé de recruter des parents d'élève pour les différentes tâches les des 2 soirées.

JOURNAL des AMICALISTES
Le CA félicite les membres de la commission « communication » pour le dernier tirage après avoir pris en
compte l'ensemble du travail accompli. Le prochain numéro sera publié fin juin 2011.
Esther Poulier reprendra la liste des amicalistes n'ayant pas d'enfant scolarisé dans l 'école afin de s'assurer qu'ils
ont tous reçu notre publication et divers mots.

CLASSES DECOUVERTES 2011/2012
Alain indique qu'une option est prise pour le futur séjour « montagne » dans une station en massif central . Les
activités seront variées (Ski alpin, de fond, trappe, découverte,...). L'ensemble de cette sortie est évaluée à 17
000€ selon les éléments de ce jour. Ce coût avec l'augmentation prévisible du G.O. Rapporté à chaque enfant est
de 389 € arrondi à 400 €. Le CA valide l'apport financier de l'amicale à la hauteur de la sortie minimale de 2008
( 170 € ) et valide l'idée d'une augmentation de celle-ci sous la condition d'un partage de la somme avec les
parents soit les 2/3 AL et 1/3 parents. Didier indique que cette possibilité sera également conditionnée aux
résultats de nos prochaines fêtes .

Marie-Noëlle indique que la future sortie « mer » sera remplacée par une sortie découverte en milieu « forestier »
et que son coût habituel sera diminué en conséquence donnant une marge de manoeuvre plus grande à l'amicale.

VIDE - GRENIER
Marie-Laure s'assurera auprès de Sandrine pour occuper le rôle central et habituel comme coordinatrice.

RAPPEL DES DATES A RETENIR

        3 mai : réunion pour dispatcher les parents / stand 18h00
        9 mai : pose des banderoles + affiches + panneaux entrées agglomération
        10 mai : clôture de la vente aux parents des places « arts du cirque »
        12 mai : réunion du groupe de travail « arts du cirque » (plaquette du programme)
        14 mai : réunion d'emballage des lots et de préparation des enveloppes
        21 mai : préparation de la fête de 'école
        22 mai : fête de l'école
        23 mai : débarrassage de la fête de l'école
        23 mai : mot aux parents pour participation aux tâches selon les inscriptions déjà réalisées par Sylvie
        26 mai : réunion de l'amicale laïque 20h00 (bilan,art du cirque,vide-grenier)
        30 mai : date fin des réponses des parents
        31 mai : réunion de la commission « personnel » pour dispatcher les parents sur les stands « arts du
         cirque »
        14 juin : réunion de finalisation sur le terrain du chapiteau du cirque
        16 juin : montage des stands
        17 & 18 juin : soirées de représentation du cirque
        24 juin : réunion de l'amicale laïque (vide-grenier, bilan, journal,AG de septembre,couscous)



        PROCHAINE REUNION : JEUDI 26 MAI 2011 à 20h00

                            Enfin, les anniversaires des mois de Mai

                                     Virginie Thébaud : le 3 mai
                                     Philippe Dreyer : le 18 mai
                                 Thierry Thomas-Garnier : le 25 mai

								
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