Estos sistemas se denominan planeaci�n de recursos empresariales o Enterprise Resource Planning ERP y son de historia realmente reciente by HC12052016241

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									5.2.2 ERP

ERP
        Una empresa cuenta con diferentes recursos: humanos, tecnológicos, materiales,
financieros e información. A medida que las empresas crecen, el proceso de control de dichos
recursos se hace complicado. Ante esta circunstancia, la tecnología de la información ofrece como
solución la implementación de los ERP (Enterprise Resource Planning o Planeación de Recursos
de la Empresa). Un ERP es un sistema de información integral que incorpora los procesos
operativos y de negocio. El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del
negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas así como un eficiente manejo de
información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de
operación.
        Hay tres características que distinguen a un ERP y eso es que son sistemas integrales,
modulares y adaptables:

        Integrales, porque permiten controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo
         que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el
         resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una compañía, el
         que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta que
         desencadena el proceso de producción, de control de inventarios, de planeación de
         distribución del producto, cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos contables.
         Si la empresa no usa un ERP, necesitará tener varios programas que controlen todos los
         procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la información se
         duplica, crece el margen de contaminación en la información (sobre todo por errores de
         captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador
         simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo demás, por lo que la
         información no se manipula y se encuentra protegida.
        Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se
         encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de
         sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnicamente es que la
         funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo
         con los requerimientos del cliente. Ejemplo: Ventas, Materiales, Finanzas, Control de
         Almacén, etc.
        Adaptables. Los ERP están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa.
         Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo
         con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es
         posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no.

         Los fabricantes de ERP deben enfrentar dos desafíos: adaptar técnicamente su producto
para poder ejecutarse en cualquier plataforma[1] existente en el mercado y garantizar que el ERP
se adecuará funcionalmente a los procesos del negocio, cualquiera que sea el giro de la empresa.
Esto último se logra ya sea mediante la configuración de los módulos estándar (ventas, inventarios,
tesorería), la implementación de add-ons o módulos especializados (medios masivos, transporte,
servicios públicos, aeronáutica) o bien, por medio de desarrollos en el lenguaje propietario del
ERP.

[1] Se habla de una plataforma al referirse a la combinación de sistema operativo, base de datos y
marca de hardware sobre la cual se instala una aplicación determinada.


             El manejo de la información es clave dentro de cualquier organización. En
             la industria manufacturera, los primeros sistemas creados para integrar los
             datos y organizar los diferentes procesos productivos tuvieron su inicio con
             las aplicaciones MRP (planeación de los requerimientos de los materiales),



Ing. Jorge Enrique Vargas Martinez; MAD.                                                             1
             mismas que evolucionaron a lo que hoy conocemos como sistemas ERP
             (planeación de los recursos empresariales). Estos sistemas son básicos
             para comprender cómo la Tecnología de Información ha aportado ventajas
             competitivas al sector industrial.

Más rápido, más alto, más fuerte. Hoy en día, estas máximas olímpicas,
propias de los atletas de alto rendimiento, se hacen extensivas a las
empresas de todos los tamaños y sectores, que quieren ser competitivas en
el siglo de la economía digital que comienza.

De la misma manera que un atleta que integra sus habilidades físicas con
sus dotes intelectuales para lograr el triunfo, una empresa requiere de la
coordinación e integración de todas sus áreas y procesos para alcanzar las
metas propuestas.

Para el atleta, la preparación y conocimiento de sus habilidades físicas, al
igual que la administración de las mismas, constituyen la clave para
capitalizar su potencial. Para una empresa, la clave se denomina
información.

Aunque el cuerpo de un atleta y una empresa son organismos vivos, los flujos de información que
los mantienen en movimiento no necesariamente fluyen de la misma manera. Dos palabras clave le
dan al cuerpo humano una ventaja sobre una empresa: coordinación e integración y, desde luego,
la capacidad de interpretar la información obtenida y tomar decisiones para ejecutar movimientos y
acciones.



                              El gran integrador es el cerebro, pero, en una empresa, también puede
                              haber un integrador de información: un sistema capaz de ordenar todo
                              el conjunto de áreas que, al igual que los sistemas vitales del ser
                              humano, la suma de su funcionamiento mantienen con vida a la
                              empresa de la cual forman parte.

                              Estos sistemas se denominan planeación de recursos empresariales o
                              Enterprise Resource Planning (ERP) y son de historia realmente
                              reciente.




Otro factor que favoreció la creación de opciones para satisfacer las nuevas necesidades fue, sin
duda, el crecimiento de la industria del software o de programas para computadoras. Nacieron
modernas aplicaciones empresariales y abarcaron áreas de creación reciente de la empresa. Si los
MRP y los MRP II eran como los controladores de los brazos y piernas de un atleta, los ERP
integraban no sólo eso, sino todos los órganos y músculos del mismo, o mejor dicho de la
empresa. Así, se inició el control de áreas como contabilidad, finanzas, administración de órdenes
de venta y logística, entre otras, bajo un solo y transparente sistema de información.

En este escenario surgen visionarios que no sólo desarrollan, sino venden e implantan estas
soluciones que, al ser tan exitosas, logran expandirse de manera rápida por el mundo empresarial.

Dos de esos visionarios (Jan y Paul Baan hermanos holandeses), habían fundado su compañía
denominada Baan Company en 1978. Con el paso del tiempo lograron desarrollar Triton, una




Ing. Jorge Enrique Vargas Martinez; MAD.                                                           2
solución tecnológica que consiguió colocarse con gran éxito en el mercado europeo y
estadounidense a principios de la década de los años 90.

Así, en la vida práctica, el ERP de Baan no sólo implicaba una solución tecnológica, sino
comprobados, Baan demostró el valor de un ERP al proporcionarles a sus clientes resultados
empresarial. Con una consistente metodología de implantación y con modelos probados y claros y
visibles en corto plazo.

Cuando una empresa requiere de un ERP e inicia los ajustes para seleccionar uno en particular,
debe aceptar que introducirá un orden interno donde diversas áreas se verán afectadas por el
cambio.

Sin embargo, los resultados se ven desde un principio. Por ejemplo, los cierres contables que
llegan a hacerse hasta con un mes de retraso se generan de manera casi automática al final del
mes en curso. El acortamiento de estos ciclos trae consigo información muy valiosa que facilita
            tomar decisiones a favor, no sólo de una área, sino de toda la empresa.

             Otro beneficio se nota en la recuperación de la inversión en corto tiempo ya que la
             organización se ha hecho eficiente y altamente productiva al tener su información al día
             y en orden. En consecuencia, sus procesos de producción y comercialización se hacen
             más eficientes, evitando o minimizando pérdidas y aumentado ganancias.

             Ahora, el reto es extender y complementar la eficiencia interna con otros sistemas —
             capacitados para comunicarse y aprovechar la información generada por el ERP
             actual— que abarquen todos los elementos que, en el fondo, determinan el rumbo de
             las actividades empresariales, entre los principales están: la cadena de suministro, la
             satisfacción y comportamiento del cliente, así como la toma de decisiones ejecutivas.

Al igual que en una competencia deportiva, donde el desempeño del atleta se mide en el campo de
acción es día a día donde la tecnología demuestra su utilidad. El mejor ejemplo de los beneficios
que generan estas soluciones tecnológicas son las múltiples empresas, líderes en diversos
sectores, que han comprobado la importancia de contar con sistemas empresariales.




               Implantaciones de E RP. ¿Cómo conseguir el éxito?. Parte I
Aunque los sistemas de información para la gestión ERPs tienen muchos años de historia, la implantación
exitosa de un ERP no es una tarea sencilla. En estos dos artículos señalaremos algunas de las
situaciones que nos hemos encontrado en nuestra experiencia profesional y que esperemos que le ayude
a que usted no cometa estos errores.



Aunque los sistemas de información para la gestión ERPs tienen muchos años de historia, la implantación
exitosa de un ERP no es una tarea sencilla. En estos dos artículos señalaremos algunas de las
situaciones que nos hemos encontrado en nuestra experiencia profesional y que esperemos que le ayude
a que usted no cometa estos errores.

Un sistema de información para la gestión ERP se puede definir como una aplicación de gestión
empresarial que integra el flujo de información, consiguiendo así mejorar los procesos en distintas áreas
(financiera, de operaciones, marketing, logística, comercial, recursos humanos…). Así, los objetivos
principales de los sistemas ERP son:




Ing. Jorge Enrique Vargas Martinez; MAD.                                                               3
1. Optimización de los procesos empresariales.

2. Acceso a información confiable, precisa y oportuna.

3. La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.

4. Eliminación de datos y operaciones innecesarias.

5. Reducción de tiempos y de los costes de los procesos.

Tras ver las amplias posibilidades de un ERP, es importante señalar que la correcta implantación de un
ERP conlleva incrementos radicales de productividad así como la posibilidad de tener mejor información
en la toma de decisiones. La implantación de un ERP, en la mayoría de los casos, no se plantea para
conseguir pequeñas mejoras sino mejoras radicales.

Vistas las características y posibilidades del ERP, parece claro que el cambio organizacional necesario
para la implantación de un ERP es muy importante ya que se han de remodelar los procesos y han de
estar implicadas personas de distintas áreas, creando equipos multidisciplinares.

Para valorar la complejidad de una implantación de ERP, hemos de tener en cuenta que en una
implantación interactúan los siguientes seis elementos:

1.- El ERP (sistema de información para la gestión).

A priori, puede parecer la pieza más importante del proceso de implantación aunque, como veremos más
adelante, no es así. La correcta gestión del cambio es más importante que el propio ERP en sí.

En el mercado podemos encontrar centenares de ERPs con características y precios distintos. Por un
lado, podemos encontrar ERPs horizontales (que sirven para cualquier tipo de organización de cualquier
sector) y ERPs verticales (desarrollados o parametrizados para atender a las necesidades concretas de
un sector).

Lo básico es entender que cada organización tiene unas necesidades distintas y que el ERP y su
parametrización dependerá de estas necesidades. Por ello, como un ERP no es una solución “tipo” y las
soluciones válidas para otras organizaciones pueden no ser válidas para la nuestra.

Es habitual encontrar como una empresa empieza la implantación de un ERP porque una empresa que
conoce de otro sector y otras características está contenta con el que tienen. Claramente, a esta segunda
empresa le puede funcionar muy bien la implantación de su ERP, pero si ambas organizaciones no se
parecen en nada ¿tiene sentido que su ERP “ideal” sea el mismo?

2.- Las personas y la cultura de la organización.

Las personas son clave en las organizaciones y el impacto de una implantación de un ERP sobre ellas es
muy importante. Obviamente, la gestión del cambio es un elemento clave.

Por ello, el correcto análisis de los requerimientos de los usuarios e integrarlos desde el primer momento
de la implantación es clave para conseguir buenos resultados con el proyecto.

Además, se deben definir exactamente las mejoras que va a obtener cada una de las personas de la
organización con la implantación y definir un plan de comunicación para “vender” el proyecto a todas las




Ing. Jorge Enrique Vargas Martinez; MAD.                                                           4
personas de la organización.

Además, es poco habitual que las organizaciones cuenten con personal con una visión tanto de negocio
como de tecnología que consiga liderar el proyecto por lo que el trabajo de consultores externos, y en
concreto del director de proyecto, es muy importante.

3.- La estrategia.

El proceso “ideal” sería que el plan tecnológico - incluyendo el ERP y su hardware asociado- soporte la
estrategia corporativa y no al contrario, como algunos fabricantes de ERPs mantienen.

Básicamente, la idea es que teniendo perfectamente definida la estrategia de la organización, se asocie a
ella los recursos tecnológicos necesarios para que sea posible ejecutarla.

4.- El hardware.

Aunque en principio el hardware no es la parte más compleja de la implantación, en algunos casos nos
encontramos que la mala elección del hardware o diseño del sistema hace disminuir el rendimiento global
de la implantación.

En este sentido es básico definir exactamente los requerimientos del sistema y así diseñar la solución de
manera que no se invierta ni más ni menos de lo necesario.

5.- Los procesos.

Se ha de considerar que además de las personas, los procesos son los que definen la eficiencia y eficacia
de la organización.

Por ello en el proyecto de implantación de ERP se deben redefinir los procesos para mejorar su eficiencia
y eficacia.

El enfoque correcto es redefinir los procesos – con las posibilidades que el ERP ofrece - como un paso
previo a la implantación y que los nuevos procesos sean soportados por el ERP.

Sin embargo, lo habitual es encontrar implantaciones de ERPs en los que, tras la implantación, se
ejecutan los procesos exactamente igual que antes del ERP. Este es un gran problema ya que no se
consigue ninguna mejora en los costes o tiempos de los procesos.

Aunque tengamos el mejor ERP del mundo, si los procesos no se remodelan, seguirán siendo igual de
eficientes o ineficientes como lo eran hasta el momento de la implantación y entonces, la implantación del
ERP tendrá bajo o nulo impacto en la eficacia y eficiencia.

6.- El resto de aplicaciones de gestión existentes en la organización

Cada vez es más usual que las organizaciones tengan distintas aplicaciones para la gestión. Entre las
aplicaciones más habituales están las herramientas propias o sectoriales (por ejemplo cálculo de
presupuestos), las de Gestión de Relaciones con los clientes (CRM), Business Intelligence, Gestión de la
cadena de suministro (SCM), etc.

En la mayoría de las ocasiones, todas las aplicaciones han de estar conectadas con el ERP para
conseguir una gestión de la información eficiente. Por ello, la integración entre las distintas aplicaciones




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(EAI) es una tarea cada vez más compleja y que condiciona los resultados finales de la implantación.

En este sentido también es importante valorar las ventajas e inconvenientes que tiene el que todas las
aplicaciones de gestión sean del mismo fabricante. En cuanto a las ventajas, obviamente la integración es
mejor y más sencilla. Sin embargo, elegir todas las soluciones del mismo fabricante resta libertad en el
proceso de decisión.

Es importante señalar que todo el planteamiento aquí desarrollado y el que desarrollaremos en el
siguiente artículo es aplicable tanto para organizaciones que se plantean por primera vez su implantación
de ERP como organizaciones que ya tienen un ERP y quieren reemplazarlo o mejorar los resultados.




http://www.improven-consultores.com/paginas/documentos_gratuitos/implantacionesERP1.php




Ing. Jorge Enrique Vargas Martinez; MAD.                                                         6

								
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