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									        COMUNICAZIONE E DOCUMENTAZIONE NELLA SCUOLA

a cura di Marina Rapalo - Giovanna Ivan Santoro



1) LA COMUNICAZIONE

        L'autonomia organizzativa e didattica attribuita alla singole istituzioni scolastiche, assegna
ad esse il compito di elaborare il Piano dell’Offerta Formativa, con la partecipazione di tutte le
componenti e in collegamento con il territorio. (v. Regolamento dell’Autonomia). Ciò comporta la
necessità sia di attivare un sistema di comunicazione e di relazioni con altre istituzioni, utenti e
realtà del territorio, sia di produrre e diffondere documentazione per coinvolgere i soggetti
interessati nella progettazione ed erogazione del servizio e per dare visibilità e TRASPARENZA 1
a ciò che si fa.
Considerati i molteplici aspetti della Comunicazione, e l'impossibilita di trattarli tutti in questa
presentazione, abbiamo preferito non entrare nel merito degli ambiti socio-psicologici (rif
A.Araneo" Il Pensiero distorto" Percorso Operativo n° 2 - Scheda 2/5) del tema, per concentrare l'
attenzione su alcuni aspetti organizzativi e relazionali, pur nella convinzione che anche di questi è
possibile dare in questa sede solo alcuni cenni.
 Ciò premesso, possiamo dunque definire la comunicazione scolastica come un insieme di attività
e comportamenti di tipo relazionale che il singolo istituto scolastico pone in essere per
raggiungere gli obiettivi istituzionali e sociali programmati nel P.O.F.,
In quest'ottica, la COMUNICAZIONE2, sia interna che esterna, non è un aspetto secondario della
vita dell'organizzazione, bensì lo strumento per
    - operare nel territorio,
    - costruire rapporti in coerenza con la propria MISSIONE,3
    - individuare bisogni ed aspettative cui è necessario dare risposte qualificate,
    - conoscere il livello di SODDISFAZIONE DEGLI UTENTI 4 in relazione al servizio
        erogato,
1
  TRASPARENZA
Chiarezza di intenti e di comportamenti. Per la Pubblica amministrazione, essa è garantita dalla
legge 7.8.1990 n. 241, che regola visibilità, conoscibilità, comprensibilità, accessibilità degli atti..
2

COMUNICAZIONE
La comunicazione tra due o più soggetti, è un fenomeno sostanzialmente complesso in quanto
interagiscono in esso componenti non sempre chiare e definite che caricano di significati
inespressi il messaggio trasmesso. Si tratta di alcuni fattori variabili della comunicazione quali:
l'ambiente, lo scopo, il codice, gli atteggiamenti che condizionano la corretta comunicazione tra
emittente e ricevente.
Un messaggio riesce a raggiungere il destinatario senza deformazioni, se non subisce interferenze.
Per questo chi trasmette deve usare un codice che definisca regole interpretative conosciute e
condivise dal destinatario e tenere sotto controllo continuamente l'intero percorso di trasmissione
e accertarsi che il messaggio sia stato ricevuto correttamente nella forma e nel merito (feed-back).
3
  MISSIONE
Funzione morale e sociale che la scuola assume in risposta al mandato istituzionale ed ai bisogni
rilevati tra gli utenti e nel territorio e che si traduce in compiti operativi.
4
    SODDISFAZIONE DELL' UTENTE
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      - cogliere nuove opportunità di crescita e di utilizzazione delle risorse esterne in forma di
        collaborazione cooperativa,
    - attivare percorsi formativi qualificati,
    - diffondere conoscenza di quel che la scuola fa,
    - impartire istruzioni di lavoro.
In quanto orientata ad una molteplicità di obiettivi, la Comunicazione è inserita nell'esperienza
quotidiana di tutti gli operatori, in particolare del Dirigente Scolastico e di tutte le principali
funzioni direttive che dovrebbero, a nostro avviso, orientarsi verso quattro aree prioritarie
d’intervento:
             relazioni tra persone, enti, istituzioni;
             comunicazione interna ed esterna;
             gruppi operativi,
             rete

Gestire le relazioni .
        Per costruire rapporti positivi di interazione all’interno della scuola e tra scuola e società,
più che istituire un apposito ufficio sul modello degli U.R.P ( Uffici Relazioni con il Pubblico),
che in molti casi non sono serviti ad avvicinare i cittadini alle istituzioni, pensiamo che sia
necessario implementare un sistema integrato di comunicazioni, relazioni, documentazione ed
informazione, in grado di sollecitare la PARTECIPAZIONE 5 e favorire il consolidarsi di un
clima collaborativo in cui le varie prospettive culturali possano incontrarsi e fondersi.
Il clima organizzativo, le relazioni interpersonali e lo stile gestionale di una scuola influenzano
notevolmente la motivazione del personale che deve trovare nell’ambiente di lavoro le spinte
giuste per investire le risorse di cui dispone, il proprio entusiasmo e la propria creatività in un
processo di cambiamento e di innovazione.
        Le nuove modalità operative richieste dall’autonomia comportano per il personale della
scuola molteplici occasioni di interazione tra una pluralità di soggetti. In tutti i casi, uno stile
relazionale, improntato all' affettività, cordialità ed attenzione verso gli interlocutori, garantisce in
buona parte il successo di ogni attività. Anche la gestione della classe e della didattica va rivisitata
secondo criteri di flessibilità relazionale ed organizzativa che consentono di dare risposte ad attese
a situazioni differenziate1, (sollecitare la condivisione degli i obiettivi, costruire insieme i percorsi
didattici, concertare modalità di gestione dei tempi e dell'ambiente classe…). Le tecniche e le
scelte strategiche, le metodologie didattiche, sono elementi innovativi caratterizzanti che
incidono positivamente sulla soddisfazione degli studenti e sulla loro motivazione allo studio.

Gestire la comunicazione interna ed esterna.
        Per migliorare l’offerta formativa e per attuare un POF rispondente ai bisogni dell’utenza
ed alle attese del territorio, la scuola dovrebbe fare appello a tutte le risorse disponibili al proprio
interno, superando la vecchia divisione tra area didattica ed area amministrativa, e utilizzare tutte

E' la condizione del destinatario del servizio che si riconosce pienamente in quel che gli viene
offerto ed è' l'obiettivo prioritario dell'attività di una scuola che opera in qualità.
Tutta la strategia della dirigenza scolastica deve esser orientata a questo risultato, che è l'effetto
delle modalità di lavoro nella scuola, della sua organizzazione e del suo modo di rapportarsi con i
suoi interlocutori.
5
 PARTECIPAZIONE
La Direttiva governativa del 27/1/94 indica la Partecipazione tra i principi cui deve essere
improntata l'erogazione dei servizi. Gli altri principi sono: Eguaglianza, Imparzialità, Continuità,
Diritto di scelta, Efficacia, Efficienza.
1
    (Stipek d.s. “La motivzine nell’apprendimento” - SEI, Torino, 1996

                                                                                                            2
le potenzialità offerte dal territorio attraverso accordi di Rete tra scuole, Protocolli d’ intesa con
Enti ed altre Istituzioni, Convenzioni di collaborazione esterna. In questo scenario la
comunicazione diventa un fattore centrale di cambiamento in grado di facilitare il rapporto tra
soggetti diversi, di favorire la loro convergenza su obiettivi formativi comuni, di coinvolgere
nuovi attori nel processo educativo.
        Saper comunicare, saper scegliere le modalità di relazione ed i messaggi sulla base delle
diverse tipologie di destinatari, adottare metodi di lavoro innovativo sono condizioni di successo
per un buon posizionamento della scuola nel territorio.
     Per rispondere a criteri di qualità, il servizio di comunicazione, che deve essere parte integrante
della strategia dell'istituto, richiede precise esperienze e competenze professionali, nonché
comportamenti compatibili con i fini della scuola, ma soprattutto disponibilità personale a spendersi
in un’organizzazione in cui ci si riconosce e di cui si condividono le scelte.
Poiché le risorse umane disponibili rappresentano il vero vantaggio competitivo di una scuola
diventa prioritario conoscere e valorizzare le competenze disponibili e pianificare l’acquisizione
di quelle necessarie e non possedute dal personale attraverso l’attivazione di percorsi di
formazione mirati e lo sviluppo e la circolazione di informazioni, conoscenze e competenze
all’interno di essa.
Le competenze socio-relazionali dei docenti che ricoprono la funzione di “ Figure Obiettivo”,
devono essere messe in campo e valorizzate per gestire la comunicazione e le relazioni
interpersonali, condurre produttivamente i gruppi di lavoro, coinvolgere gli altri operatori
scolastici, gli studenti, i genitori e tutti i soggetti interessati a partecipare alla vita della scuola,
prevenire eventuali conflitti o risolverli.
Risulta, pertanto, fondamentale Progettare, ( Ghiaroni: “ Nella scuola per …progettare…” e
Flesca: “La Qualità come elemento trasversale…”. Per strumenti di progettazione si rinvia inoltre
alla nostra sezione di "Percorsi Operativi") realizzare e gestire attività di comunicazione in senso
strategico.
        In questa prospettiva la Direzione, soprattutto, è chiamata ad elaborare un proprio Piano di
Comunicazione trasversale a tutti i PROCESSI6 in cui si articola il servizio. Devono, poi, essere
definite le PROCEDURE 7 , fissati tempi, assegnate le risorse. Infine, per assicurare il
raggiungimento degli obiettivi, devono essere stabiliti ambiti, tempi, modalità per il controllo di
efficacia e di efficienza.
Un'attenzione particolare nella elaborazione del Piano deve essere riservata alla individuazione
dei destinatari e della natura dei messaggi .




6
  PROCESSO
Sequenza logica di attività che consentono di trasformare dei dati in ingresso in un risultato e che
sono legate dal principio del fornitore e del cliente sia nelle relazioni interne che in quelle esterne.
Si tratta cioè di attività integrate tra loro in cui ogni funzione della scuola, considera il destinatario
del suo lavoro come il proprio cliente, ossia come colui che deve essere soddisfatto della qualità di
ciò che gli viene fornito. Stesso principio regola il rapporto con gli studenti, con i genitori e con il
territorio.
7
 PROCEDURA
Modalità definita per svolgere determinate attività. Normalmente è scritta ed indica: scopo, campo
di applicazione, cosa deve essere fatto e da chi, materiali, mezzi e documentazione che devono
essere utilizzati, e modalità di controllo.

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Per quanto riguarda i destinatari della comunicazione va stabilito se sono soggetti :
     istituzionali,
     pubblici,
     interni alla scuola,
     utenti diretti
     utenti indiretti.
 Quanto ai messaggi, invece, per qualificarli in base ai destinatari e per semplificarne la gestione,
potrebbero essere articolati in tre categorie:
     dovuti: informazioni in ottemperanza di norme, atti, convenzioni;
     attesi: informazioni che gli utenti si aspettano da una scuola che è gestita
                 democraticamente e che cura il rapporto con i destinatari del suo servizio;
     utili:    informazioni che aiutano a conseguire i risultati previsti.




                                                  Enti pubblici




             Istituzioni                                                              Studenti-Genitori
                                                    Messaggi:
                                                     dovuti
                                                     attesi
                                                      utili



                           Imprese culturali                                Personale
                             e produttive



        Comprendiamo le difficoltà del cambiamento e in particolare la delicatezza dei compiti
che ricadono sui docenti figure obiettivo: gli strumenti e le modalità di interazione, di
comunicazione e di documentazione non formalmente definiti, sono tutti da costruire e dipendono
dalle risorse e dalle competenze professionali di cui ogni scuola dispone oltre che dagli
orientamenti deontologici e valoriali espressi dal personale che in essa opera.
Per questo suggeriamo la politica dei piccoli passi nell'ottica del Miglioramento Continuo
rispetto al quale intendiamo offrire un contributo di riflessioni e di supporti operativi.


N.B. A supporto del lavoro di progettazione delle attività di comunicazione, rinviamo al
    Precorso Operativo n° 1 nella sezione "Percorsi Operativi", che suggeriamo di adottare
    ed eventualmente adattare ai propri bisogni.




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2) GESTIRE UN GRUPPO: NUOVO MODELLO ORGANIZZATIVO
    Il successo di tutte le attività dipende dal grado di coinvolgimento delle risorse disponibili e
dalla capacità di attivare e gestire opportuni canali di comunicazione e nuovi modelli di
organizzazione del lavoro, aperti anche ad apporti culturali esterni, per
 permettere il superamento delle vecchie logiche individualistiche e gerarchiche;
 far posto a forme di relazioni consortili e di collaborazioni cooperative.
    Il gruppo di lavoro non è più una forma spontanea di collaborazione su base volontaria, bensì
un elemento strutturale dell'organizzazione scolastica, di tipo collaborativo ed integrato, interno
alla scuola oppure allargato a rappresentanze esterne, per la realizzazione di progetti in cui tutta
la comunità scolastica si esprima e si riconosca.
Con l' espandersi dell'attività progettuale, nella scuola si è verificata un' esplosione di gruppi di
lavoro, ma non sempre essi sono riusciti a produrre lavori di gruppo. E' mancata, infatti, la
consapevolezza del tempo come risorsa, del lavoro dei singoli docenti come attività organizzativa
e gestionale e non solo creativa a livello individuale, del lavoro di gruppo come fattore di crescita
culturale e di incremento della produttività. Per troppo tempo le pareti delle aule hanno
rappresentato una barriera e consolidato nel tempo la pratica del lavoro individuale cosicchè solo
in tempi recenti si comincia a comprendere l'importanza di creare forme di relazione
interpersonale, di operare in equipe, di gestire le dinamiche di gruppo sulla base di precise regole
di funzionamento che riguardano sia la conduzione che le modalità di interazione.
In questa sede ci soffermeremo su due aspetti della vita di un gruppo che a noi sembrano nodali:
relazione e organizzazione.

1 - Sul piano relazionale, "la Comunicazione è la variabile che sorregge e governa l’intero
processo evolutivo da gruppo a gruppo di lavoro e guida il percorso dall’interazione
all’integrazione.”2
Perché ci sia una produzione collettiva è necessario che si verifichino alcune precise condizioni: 1
 condivisione degli obiettivi
 interazione reciproca
 consapevolezza del gruppo come entità che trascende i singoli
 disponibilità alla negoziazione e alla mediazione.
Solo un insieme di relazioni collaborative incrociate consente di armonizzare gli obiettivi
personali con quelli del gruppo e di trasformare i bisogni e le competenze dei singoli in ricchezza
collettiva. Il lavoro di gruppo, infatti, non è la somma dei singoli contributi, ma il risultato della
gestione corretta delle due variabili che ne caratterizzano la vita:

                                          l'orientamento all'obiettivo

                                          l'orientamento alla relazione.

Esse costituiscono due fattori di qualità che consentono:
 l'uno di ottenere un prodotto (EFFICACIA8),



2
  Nota bibliografica- G. Quaglino-S Casagrande: Gruppo di lavoro lavoro di gruppo”Cortina editore Azzarate, 1997
         pag.149
1
  Nota bibliografica- D. Cristianini- M. Spinosi : “ le Funzioni –Obiettivo”- Tecnedid, Napoli1999
8
 EFFICACIA
E' il raggiungimento dei risultati previsti, misurabili in termini di livello formativo e
soddisfazione degli studenti e di tutti gli altri utenti.
                                                                                                                   5
 l'altro di attivare un processo produttivo in grado di garantirlo senza dispendio di risorse
    (EFFICIENZA9).
2 - Sul piano gestionale la produttività del lavoro di gruppo può essere facilitata dall'adozione di
precise modalità organizzative e in particolare da
 regole, che garantiscano a tutti il diritto di partecipare, di sprimersi e di dare il proprio
        contributo;
 organizzazione processuale, articolata in fasi, prodotti, compiti e tempi di lavoro;
 strumenti di supporto che ne facilitino la gestione.

Determinante per la produttività del gruppo è la funzione del leader, che deve essere vissuta
come risorsa e le cui competenze di guida, di mediazione degli inevitabili conflitti e di gestione di
risorse umane al servizio del compito, si risolvono a vantaggio di tutti.
Leader non si nasce ma si può diventare sulla base dei propri valori, della capacità di relazionare
con il gruppo e di gestire positivamente le situazioni con flessibilità. In una organizzazione
complessa come quella dell'autononomia scolastica, la leadership non può essere una prerogativa
del Dirigente, ma deve essere allargata a tutte quelle figure che hanno la responsabilità di gestire
attività.
E' auspicabile un profondo cambiamento culturale che consenta il passaggio da una leadership
centrata sul capo ad una leadership centrata sui gruppi in cui chi coordina non decide per tutti, ma
si fa garante dell' attuazione delle decisioni prese collegialmente; non lavora per tutti, ma sa
esercitare il potere di delega e di controllo. Quei Dirigenti scolastici apprensivi e diffidenti che
non hanno fiducia nei loro collaboratori e nelle competenze del proprio personale e che si
sostituiscono ad essi nell'operatività quotidiana, sovraccaricandosi stoicamente di compiti non
propri, non interpretano correttamente il proprio ruolo e non rendono un buon servizio alla
costruzione di una scuola partecipata e collaborativa.

N.B. Per un approfondimento di tipo operativo si consiglia la consultazione del Percorso
     Operativo n° 2 nella sezione "Percorsi Operativi"
Per ulteriori approfondimenti sulle modalità di esercizio della leadership si rimanda al testo
        di R. Dilts1




9
  EFFICIENZA
 E' il rapporto tra risultati ottenuti e mezzi utilizzati per ottenerli, misurabili in termini di
costi/benefici; ciò implica anche la capacità di reperire, usare, mantenere e rinnovare le risorse in
funzione degli obiettivi.
1
    Nota Bibliografica - R. Dilts: "Leadership e visione creativa" - Guerini, Vignate, 1998

                                                                                                        6
3) LA RETE
         Se il gruppo di lavoro è il modello operativo funzionale alla nuova realtà della scuola
autonoma, la Rete costituisce il modello organizzativo e relazionale per raccordare i vari gruppi
operativi al proprio interno, per gestire relazioni e collaborazioni tra scuole, e tra scuole e
territorio.
Costruire una Rete significa creare il canale attraverso cui
         far circolare in tempo reale la comunicazione;
         accelerare il processo di produzione ed erogazione del servizio;
         ampliare l'area della collaborazione, del confronto e della fruizione delle esperienze.
         La metafora della rete esemplifica in maniera efficace sul piano organizzativo la realtà che
si intende definire, dove i nodi rappresentano i singoli gruppi che lavorano in condizioni di
pariteticità; i LINK 10 rappresentano i canali di comunicazione e di interattività; la struttura
evidenzia la possibilità di rapida circolazione delle informazioni.
         La scuola ha dunque l'opportunità di ridefinirsi come comunità di apprendimento in cui
la collaborazione e la cooperazione sono le condizioni per costruire conoscenze ( Rif. Percorso
Operativo n°4, Studio di caso. La rete diventa così l'estensione virtuale di aule, laboratori di
ricerca, spazi aperti in cui costruire nuove forme di interazione.
         La Rete costituisce anche il mezzo telematico attraverso il quale si possono veicolare
messaggi, immagimi, musica e quant’altro, al di là di ogni confine spaziale o temporale.
Ogni scuola dovrebbe rendere disponibili postazioni di strumentazioni informatiche dislocate in
ambienti accessibili per consentire a tutti gli operatori di cogliere opportunità di scambi,
esperienze e apprendimento in gruppo e di impiegare la multimedialità nella didattica quotidiana.
 La Rete comincia ad essere utilizzata su vasta scala per le comunicazioni istituzionali, ma
potrebbe trovare una maggiore applicazione nella comunicazione con le famiglie o tra alunni e
insegnanti: ad esempio, si potrebbe utilizzare la posta elettronica per la correzione di prove di
verifica di alunni assenti per periodi prolungati, per il sostegno e/o il recupero a distanza e per
moltissime altre applicazioni, che la creatività degli insegnanti non mancherà di trovare..
Altre interessanti opportunità offerte dalla Rete da sperimentare ai fini didattici sono il Forum, la
Chat, la Videoconferenza.
Forum e Chat
Tra gli ambienti interattivi di gruppo i Forum sono spazi di dialogo scritto asincrono, e le Chat
forme di discissione sincronica.
In entrambi gli ambienti la comunicazione può avvenire in forma libera, informale ed anonima,
ragione per cui è tanto praticata dai giovani. La scuola deve saper valorizzare ai fini
dell'apprendimento questi orientamenti delle nuove generazioni e favorire la nascita di ambienti di
discussione e di scambio di esperienze su tematiche condivise di rilevanza culturale, migliorando
in tal modo, i contenuti e le forme del dialogo giovanile.
Videoconferenza
Anche la videoconferenza, che è uno spazio allargato di comunicazione sincrona di tipo uni o
bidirezionale a distanza, apre nuovi scenari soprattutto nella formazione dei docenti e nella pratica
didattica. E' possibile ipotizzare nel prossimo futuro, ad esempio, lezioni su determinati temi
svolte da un docente o corsi di recupero tenuti da una certa scuola e fruiti su tutto il territorio
nazionale; oppure conversazioni tra studenti di scuole distanti tra loro su un tema comune.
N.B. Per un approfondimento di tipo operativo si consiglia la consultazione delle esperienze di
     attività in Rete di alcune scuole nei Percorsi Operativi - Studi di caso.



10
  LINK
Legame - collegamento

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4) LA DOCUMENTAZIONE

L'informazione è l'elemento portante delle società democratiche avanzate, in quanto garantisce la
conoscenza e la possibilità di operare e partecipare. Ciò vale anche per un'organizzazione
scolastica che della DOCUMENTAZIONE1 deve fare lo strumento per dare visibilità e
trasparenza alla propria azione ( Legge 241/90; Carta dei servizi DPR 7/6/95).
    Per la scuola documentare è un compito particolarmente difficile ed impegnativo, non tanto
nell’area amministrativa, dove la conservazione dei documenti, contestualmente alla loro
produzione, è un fatto routinario, che avviene secondo modalità consolidate da tempo, quanto
nell’area didattica. Qui è necessaria un’inversione di tendenza verso una maggiore concretezza
ed una puntuale descrizione della realtà, rispetto all’astrattezza ed alla frammentarietà che ha
sempre caratterizzato la maggior parte del materiale prodotto.
E' necessario, dunque, che nella scuola si radichi una nuova mentalità che concepisca la
documentazione non più come attività burocratico-archivistica, bensì come parte integrante del
servizio scolastico che dà valore aggiunto alla professionalità di tutti gli operatori in quanto “ la
documentazione non è fine a se stessa, ma strumento per l’ulteriore qualificazione professionale
dei docenti..”
La documentazione, infatti, un tempo ritenuta "museo dell'informazione", cioè mera raccolta e
archiviazione di documenti, oggi è considerata, come afferma Paolo Bisogno1, una modalità
organizzata per " far conoscere ciò che è stato fatto per poter fare" meglio..2
L'attività di documentazione risponde a molteplici obiettivi:
 Conservazione della memoria storica dell'Istituto
 Diffusione e potenziamento delle conoscenze
 Supporto all'attività di ricerca e sperimentazione
 Trasparenza contrattuale nei rapporti di Rete
 Supporto alla progettazione e alla pratica didattica
 Visibilità e testimonianza del servizio
 Raccolta di dati per la attivare azioni di miglioramento
 Ricerca di documentazione per accumulare competenze
 Strumento di valutazione dell'efficacia e dell'efficienza del servizio

Il primo impegno della Scuola è produrre la documentazione inerente alla progettazione,
all'erogazione e al controllo del servizio formativo per dare concretezza, visibilità e trasparenza
al proprio operato.
A tutto il personale ed in particolar modo al Dirigente scolastico e alle Funzioni Obiettivo, spetta
il compito di avviare nuovi comportamenti esemplari, producendo essi stessi la documentazione
di tutte le decisioni e le attività di cui sono responsabili, a partire dalla pianificazione delle
proprio servizio, dai processi, dalle attività e dai prodotti in cui esso si articola.




1
  DOCUMENTAZIONE
Registrazione delle attività svolte con supporto cartaceo e/o informatico. La gestione dei
documenti, dei dati, delle informazioni (sia di origine interna che di provenienza esterna) deve
essere ordinata, controllata, sviluppata secondo precise e definite modalità, che consentano
facilmente la loro emissione, il loro reperimento e la loro trasmissione a tutti gli interessati
attraverso gli opportuni canali.
1
    Bisogno Paolo
2
    Idem M. Serra- “ Documentazione: una funzione obiettivo per tutti”in “Le funzioni obiettivo”, op.cit.

                                                                                                            8
Nella produzione dei documenti, specie per le procedure, un’attenzione particolare dovrebbe
essere dedicata alla preventiva definizione di un modello STANDARD 1, adattato alla
peculiarità dei vari settori del servizio.
Tutto ciò non esaurisce il compito di documentazione della Scuola. L'attività di ricerca e di
autoformazione del personale, il confronto con le esperienze di altre scuole, le soluzioni
innovative didattiche e organizzative prodotte all'esterno vanno sostenuti con l'acquisizione
costante di nuove informazioni, utilizzando soprattutto le potenzialità della rete telematica.

         Suggeriamo di organizzare e gestire con gli stessi criteri manageriali adottati per le altre
attività, un servizio apposito, che consenta di ottimizzare la raccolta e l'uso produttivo di tutta la
documentazione disponibile e garantendone l'acquisizione, la circolazione e la conservazione.
La documentazione risulta, pertanto, un'attività complessa le cui fasi fondamentali sono:
 Raccolta
 Selezione
 Classificazione
 Archiviazione
 Diffusione
 di documenti al fine di consentirne l'utilizzazione.

Centro di Informazione e Documentazione
        Per la raccolta e la conservazione dei documenti proponiamo l’istituzione di un Centro di
Informazione e Documentazione (C:I:D), che disponga di mezzi tecnologicamente avanzati e sia
gestito da personale dotato di specifiche competenze, al fine di offrire un servizio accessibile e
fruibile da parte del personale, degli studenti, dei genitori e dei cittadini interessati. Il Centro
deve essere collegato via Internet per consentire le ricerche in rete e il collegamento con altri
Centri Territoriali di Documentazione come la BDP e i vari IRRSAE.
        Un documentalista della scuola ha una duplice funzione: documentarsi e documentare.
Nella fase di raccolta delle informazioni è necessario che egli sappia orientarsi tra la mole di
informazioni di tipo cartaceo, ma soprattutto di quelle offerte dalla Rete via Internet,1
indirizzando la sua ricerca sulle tematiche pertinenti al bisogni della sua utenza. Pertanto deve
essere in grado di Pianificare tutto il proprio Servizio, distinguendo preventivamente l'attività di
raccolta, gestione e conservazione della documentazione da quella di informazione e
comunicazione. Per un orientamento nella selezione ed organizzazione del materiale
documentario rinviamo alla proposta presentata nella nostra sezione "Percorsi Operativi. Per
l'acquisizione delle competenze di documentarista rinviamo, invece, alle iniziative di
formazione attivate dall'IRRSAE e dalla BDP.


1
 STANDARD
Sono gli obiettivi cui devono tendere tutte attività, definiti in termini di procedure e parametri di
misura
1

Un registro sul Web

"NotezBien" è un sito che si propone come un pratico ed utile strumento per la gestione dei
documenti scolastici, strutturato secondo due tipi di utenza: gli insegnanti e gli studenti.




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