Politique de soutien 2012-2014 by t3tXbFf4

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									                                                            Annexe 1




             Événement : ________________________________________


                 Édition :________________________________________




FORMULAIRE DE DEMANDE DE SOUTIEN
AUX FÊTES, FESTIVALS ET ÉVÉNEMENTS

      Éditions 2012, 2013, 2014




                   Vous trouverez dans ce dossier tout ce dont vous
                   avez besoin pour établir votre demande de
                   soutien :

                          Date limite pour la remise de la demande:

                          La liste des pièces à joindre à la demande:

                          Demande de soutien à remplir

                                Pour une première demande

                                Pour le renouvellement d’une demande.

                   Ce dossier peut être téléchargé à partir du site Web de
                   la Ville : http://www.gatineau.ca/subvention
                                                                                                                                                   Annexe 1



                                                      Tout organisme désirant faire une demande de soutien doit remplir le présent
                                                      formulaire.
POLITIQUE DE SOUTIEN, FÊTES, FESTIVALS ET ÉVÉNEMNTS




                                                      Ville de Gatineau
                                                      Division fêtes et festivals
                                                                                                  Courrier électronique : fetes.festivals@gatineau.ca
                                                      C. P. 1970, succursale Hull
                                                      Gatineau (Québec)
                                                                                                  Renseignements : 819 243-FÊTE (3383)
                                                      J8X 3Y9


                                                      Le formulaire de demande de soutien doit parvenir à la Division fêtes et festivals avec tous les
                                                      documents exigés au plus tard le 1er octobre de l’année en cours. Les demandes de soutien
                                                      retenues seront soumises au processus d’analyse budgétaire et les organismes seront avisés de
                                                      la décision dans un délai approximatif de quatre mois après le dépôt de la nouvelle demande.


                                                      Section I

                                                      Nom légal de l’organisme ou de la Corporation :


                                                      Adresse du siège social de l’organisme ou de la Corporation :


                                                      Téléphone :                                          Télécopieur :


                                                      Courriel :                                           Site Web :


                                                      Autres :


                                                      Adresse postale, si différente de la précédente :

                                                      Nom du responsable de la présente demande désigné par la résolution du conseil
                                                      d’administration :
                                                      Nom :                          Prénom :                        Fonction ou titre :


                                                      Nom du gestionnaire de l’événement :
                                                      Nom :                               Prénom :                           Fonction ou titre :



                                                      Statut juridique de l’organisme et date d’incorporation : Date du début de l’année financière de
                                                                                                                l’organisme :

                                                         Numéro d’entreprise (NEQ)                   Numéro de TPS                     Numéro de TVQ




                                                                                                                                                         page 1
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                                                       SECTION II

                                                       Nom de la fête, du festival ou de l’événement :
POLITIQUE DE SOUTIEN, FÊTES, FESTIVALS ET ÉVÉNEMENTS




                                                       Dates et lieu de la tenue de la fête, du festival ou de l’événement :


                                                       Décrire brièvement l’objet de la demande :


                                                       SECTION III (ANNEXE 2 À COMPLÉTER)

                                                       Budget de la dernière édition (inclure les coûts réels tels que présentés aux rapports ou états financiers) :


                                                       Budget prévisionnel de l’édition ou des éditions à venir :

                                                       IMPORTANT : en plus de l’annexe 2, veuillez inclure une copie de votre budget prévisionnel complet
                                                       Montant du soutien financier demandé :

                                                       Avez-vous ou votre organisation a-t-elle déjà demandé ou reçu une subvention de la Ville de Gatineau
                                                       dans les deux dernières années? (ex. : autres Services municipaux (communication, environnement, etc.),
                                                       Commission jeunesse, Commission Gatineau, Ville en santé ou autres Commissions de la ville)
                                                                  oui          non

                                                       Si oui, veuillez remplir le sommaire ci-dessous.
                                                       Année : Nom du projet :                                      Somme demandée :        Somme reçue :

                                                       Soutien technique demandé :

                                                       Quels sont les avantages pour la Ville de Gatineau d’être associé à votre projet? (retombées
                                                       économiques, touristiques, sociales, animation du milieu, rayonnement, etc.)

                                                       IMPORTANT : veuillez inclure les documents pertinents lorsque disponibles (plan d’affaire ou de
                                                       développement, revue de presse, expérience des organisateurs, lettres d’appui, etc.)

                                                       SECTION IV

                                                       Nous avons indiqué ci-dessous les documents qui devront être annexés à votre demande de soutien :
                                                          Formulaire de demande identifiant l’organisme dûment complété
                                                          Copie des lettres patentes et/ou preuve de renouvellement et copie des statuts et règlements
                                                           de l’organisme
                                                          Liste des membres du conseil d’administration, du personnel permanent et temporaire
                                                          États financiers de la dernière année complétée - États financiers vérifiés pour contribution
                                                           de 100 000 $ et plus, mission d’examen pour contribution de 20 000 $ à 99 999 $ et rapport
                                                           financier du trésorier de l’organisme pour contribution de moins de 20 000 $
                                                          Prévisions budgétaires 2012, 2013, 2014 - Comptabilité distincte et spécifique relative à
                                                           l’ensemble des revenus et dépenses imputables à l’activité (Compléter l’annexe 2)
                                                          Plan de communications et marketing incluant les éléments de visibilité pour la Ville
                                                          Résolution du conseil d’administration autorisant le représentant à signer et déposer la
                                                           demande
                                                          Orientations et/ou plan d’action 2012-2014 (consolidation, programmation, nouveautés, etc.)
                                                          Statistiques de participation (études de provenance et d’achalandage si disponibles)

                                                                                                                                                               page 2
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                                                       OBLIGATIONS DE L’ORGANISME
POLITIQUE DE SOUTIEN, FÊTES, FESTIVALS ET ÉVÉNEMENTS




                                                       En contrepartie de l’aide financière et en services accordée par la Ville, l’organisme s’engage à :

                                                          Respecter les règlements et les normes ayant trait à l’occupation des domaines publics et privés ainsi
                                                           qu’à la santé et à la sécurité du public;
                                                          Présenter, sur demande, un budget révisé du projet;
                                                          Fournir à la Ville de Gatineau, sans frais et dans la forme exigée, toute information demandée par
                                                           cette dernière;
                                                          Présenter un rapport final, incluant le rapport financier et le rapport de visibilité au plus tard 3 mois
                                                           suivant la tenue de la fête, du festival ou de l’événement
                                                          Faire mention de la participation de la Ville dans tous les documents de promotion relatifs au projet
                                                           comme partenaire de prestige.


                                                       CONDITIONS RELATIVES À LA POLITIQUE DE SOUTIEN

                                                       L’attribution d’un soutien financier et/ou en services par la Ville est conditionnelle à la signature d’un
                                                       protocole d’entente avec le ou les représentants compétents de la Ville.

                                                       En cas de non-respect de l’entente intervenue, la Ville pourra soit annuler sa participation financière et en
                                                       services, soit réclamer de l’organisme les sommes déjà versées en tout ou en partie.

                                                       L’organisme doit aviser la Ville de toute modification à sa raison sociale, à son statut juridique, à son
                                                       adresse, à la nature de ses activités ainsi que de tout changement aux objectifs, aux statuts et règlements,
                                                       aux échéanciers ou à toute autre composante du projet pour lequel un soutien a été accordé.


                                                       AUTORISATION

                                                       La Ville produit un calendrier et des campagnes promotionnelles des fêtes, festivals et événements.
                                                       Autorisez-vous la Ville à y inscrire votre événement?
                                                           oui (Si oui, complétez l’information ci-dessous)      non (Si non, passez à la page suivante)



                                                       Signature : _________________________________________

                                                       Si oui, quelles sont les coordonnées exactes qui devront figurer sur ce calendrier et où le public pourra-t-il
                                                       obtenir de plus amples renseignements sur votre événement?

                                                       Nom de l’événement :


                                                       Date :


                                                       Numéros de téléphone (renseignements ou réservations) :

                                                       Adresses internet et courriel (renseignements ou réservations) :

                                                       Fournir un texte descriptif de votre événement (maximum 50 mots) et cinq (5) photos haute résolution
                                                       représentant votre événement.


                                                                                                                                                               page 3
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                                                       ENGAGEMENT DE L’ORGANISME
POLITIQUE DE SOUTIEN, FÊTES, FESTIVALS ET ÉVÉNEMENTS




                                                       Nous soussignés, de la Corporation :

                                                       _______________________________________________________________________________________
                                                                                                   (nom de l’organisme)
                                                       après avoir pris connaissance de la présente Politique de soutien aux fêtes, festivals et événements de la
                                                       Ville de Gatineau, certifions que les renseignements et documents fournis à l’appui de notre demande de
                                                       soutien sont exacts et complets.



                                                       Signature du représentant :                                            Titre :


                                                       Nom (lettres moulées) :                                                Date :




                                                       Veuillez nous faire parvenir, par le représentant autorisé, ce formulaire complété en bonne
                                                       et due forme, incluant les annexes, au plus tard le 1er octobre.


                                                       Ville de Gatineau
                                                       Division fêtes et festivals
                                                       C. P. 1970, succursale Hull
                                                       Gatineau (Québec)
                                                       J8X 3Y9

                                                       Courrier électronique : fetes.festivals@gatineau.ca

                                                       Renseignements : 819 243-FÊTE (3383)

                                                               Formulaire complet


                                                               Formulaire incomplet. Spécifiez :




                                                       TOUTE DEMANDE REÇUE APRÈS LE 1ER OCTOBRE SERA AUTOMATIQUEMENT
                                                                      EXCLUE DU PROCESSUS D’ANALYSE.




                                                           AFIN D’ÉVITER TOUT RETARD DANS LE TRAITEMENT DE VOTRE DEMANDE,
                                                            IL EST IMPORTANT DE VOUS ASSURER QUE LE DOSSIER EST COMPLET


                                                                                                                                                         page 4
                                                  Annexe 2




       DEMANDE DE SOUTIEN
AUX FÊTES, FESTIVALS ET ÉVÉNEMENTS


       PRÉVISIONS BUDGÉTAIRES

 Volets 1, 2 ou 3 : éditions 2012, 2013 et 2014

 Volet 4 ou nouvel événement : édition 2012
                                                                                                                                                           Annexe 2


                                                                         PRÉVISIONS BUDGÉTAIRES 2012, 2013, 2014
                                                                                                         (Volet 1, 2, ou 3)
POLITIQUE DE SOUTIEN, FÊTES, FESTIVALS ET ÉVÉNEMENTS



                                                       Nom de l’événement : ________________________________________
                                                                                                                                   RÉELS          PRÉVISIONNELS
                                                       Revenus                                                                      2011       2012       2013       2014
                                                       Surplus accumulé annuel et bilan                                                    $          $          $          $


                                                       Revenus de fréquentation (billetterie, stationnements, autres recettes)             $          $          $          $

                                                       Revenus - ventes de produits (aliments, boissons, produits dérivés, etc.)           $          $          $          $

                                                       Commandites en argent                                                               $          $          $          $

                                                       Commandites en biens et services                                                    $          $          $          $

                                                       Aide financière - gouvernement du Québec (identifiez de quels ministères)           $          $          $          $

                                                       Aide financière - gouvernement du Canada (identifiez de quels ministères)           $          $          $          $

                                                       Aide financière municipale                                                          $          $          $          $

                                                       Aide financière d’organismes du milieu (DE-CLD, CRÉO, AGAP, etc.)                   $          $          $          $

                                                       Autres



                                                                                             Total des revenus de l’événement :            $          $          $          $

                                                       Dépenses

                                                       Administration (salaires, frais de fonctionnement, honoraires                       $          $          $          $
                                                       professionnels, etc.)

                                                       Communication/promotion (placements médias, relations de presse, Web,               $          $          $          $
                                                       etc.)

                                                       Programmation (cachets, frais de production, transport, hébergement,                $          $          $          $
                                                       etc.)

                                                       Aménagement, logistique et production (locations, achats, sécurité, etc.)           $          $          $          $

                                                       Dignitaires et bénévoles (accueil, repas, etc.)                                     $          $          $          $

                                                       Imprévus                                                                            $          $          $          $

                                                       Autres



                                                                                           Total des dépenses de l’événement :             $          $          $          $



                                                       Surplus anticipés                                                                   $          $          $          $



                                                                                                                                                                 page 1
                                                                                                                                                         Annexe 2


                                                                                    PRÉVISIONS BUDGÉTAIRES 2012
                                                                                     (Volet 4 ou nouvel événement)
POLITIQUE DE SOUTIEN, FÊTES, FESTIVALS ET ÉVÉNEMENTS



                                                       Nom de l’événement : ________________________________________
                                                                                                                                             RÉEL       PRÉVISONNEL
                                                       Revenus                                                                               2011           2012

                                                       Surplus accumulés                                                                            $             $

                                                       Revenus de fréquentation (billetterie, stationnements, autres recettes)                      $             $

                                                       Revenus - ventes de produits (Aliments, boissons, produits dérivés, etc.)                    $             $

                                                       Commandites en argent                                                                        $             $

                                                       Commandites (biens et services)                                                              $             $

                                                       Aide financière - gouvernement du Québec (identifiez de quels ministères)                    $             $

                                                       Aide financière - gouvernement du Canada (identifiez de quels ministères)                    $             $

                                                       Aide financière municipale                                                                   $             $

                                                       Aide financière d’organismes du milieu (DE-CLD, CRÉO, AGAP, etc.)                            $             $

                                                       Autres



                                                                                                        Total des revenus de l’événement :          $             $

                                                       Dépenses

                                                       Administration (salaires, frais de fonctionnement, honoraires professionnels, etc.)          $             $

                                                       Communication/promotion (Placements médias, relations de presse, Web, etc.)                  $             $

                                                       Programmation (Cachets, frais de production, transport, hébergement, etc.)                   $             $

                                                       Aménagement, logistique et production (locations, achats, sécurité, etc.)                    $             $

                                                       Dignitaires et bénévoles (Accueil, repas, etc)                                               $             $

                                                       Imprévus                                                                                     $             $

                                                       Autres



                                                                                                    Total des dépenses de l’événement :             $             $



                                                       Surplus anticipés                                                                            $             $




                                                                                                                                                            page 2
                                                       Indiquer le type de biens et de services reçus gratuitement ainsi que la valeur estimée de chacun
                                                                                              d’eux (commandites)

                                                            Commandites reçues gratuitement en 2012          Valeurs de ces biens et services reçus
POLITIQUE DE SOUTIEN, FÊTES, FESTIVALS ET ÉVÉNEMENTS



                                                            (biens et services)                              gratuitement en 2012




                                                            Sources de financement en 2012                                   Montant        Confirmé?
                                                            (subventions et commandites en argent)
                                                                                                                                    $      oui    non
                                                                                                                                    $      oui    non
                                                                                                                                    $      oui    non
                                                                                                                                    $      oui    non
                                                                                                                                    $      oui    non
                                                                                                                                    $      oui    non

                                                           Indiquer le nombre de bénévoles dans l’organisation et le nombre total d’heures réalisées
                                                           bénévolement. Joindre un organigramme des différents comités bénévoles et leurs liens
                                                           avec la permanence et/ou la direction de l’organisme.

                                                            Nombre de bénévoles                                             Nombre d’heures réalisées




                                                            Signature du représentant :                                          Titre :

                                                            Nom (lettres moulées) :                                              Date :




                                                                                                                                                 page 3

								
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