AdCMEIN-003 Instrucciones de diligenciamiento del formato "Reporte by 9iD5lDQd

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									                     Macroproceso: Programa Agenda de Conectividad      Proceso: Monitoreo y Evaluación
                 GELMEIN-003 INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO “REPORTE
                    DE NO CONFORMIDADES, ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS”           Fecha:     200711/01
                                                               Versión: 2.1   2008/11/30




1. DEFINICIÓN.

Es un formato que permite registrar de manera consolidada el reporte de una no conformidad o
servicio no conforme real o potencial sobre un proyecto, producto o servicio del Programa Agenda
de Conectividad, de acuerdo a diversas fuentes y que puede dar origen a una corrección, acción
preventiva o correctiva.

2. GENERALIDADES.

Este formato está relacionado con el GELMEPR-005 Procedimiento de acciones correctivas y
preventivas y con el GELMEPR-003 Procedimiento de control de producto no conforme.

3. SECCIONES DEL REPORTE DE NO CONFORMIDADES, ACCIONES CORRECTIVAS Y
   PREVENTIVAS.

El formato se encuentra dividido en 3 secciones: identificación del hallazgo, análisis del hallazgo y
plan de acción a implementar. El diligenciamiento se realiza teniendo en cuenta los siguientes
parámetros definidos:

3.1. SECCIÓN 1: IDENTIFICACIÓN DEL HALLAZGO:

Esta sección es diligenciada por el responsable de la detección de la No Conformidad y en ella se
describe la no conformidad que se detecta, identificando aspectos como la fuente de origen, el
proceso involucrado y fecha de detección.

      REGISTRO Nº: Es el consecutivo de diligenciamiento de las No Conformidades, acciones
       correctivas o preventivas. Este campo es diligenciado por el Coordinador del Sistema de
       Gestión de Calidad, quien realiza el seguimiento a las acciones.

      FUENTE DE HALLAZGO: Marcar con una (X) el medio por el cual se detectó la no
       conformidad o riesgo potencial, el cual se puede derivar de una auditoria interna o externa;
       de una revisión gerencial; de una petición, queja o reclamo; por ser un producto no
       conforme; como resultado de indicadores u otra. En caso de seleccionar “Otra”, relacionar
       cuál es específicamente.

      APLICADO A: Marcar con una (X) a que tema se encuentra relacionada la no conformidad o
       riesgo potencial, el cual puede ser un producto o servicio, o directamente del sistema de
       calidad.

      DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO: Describir en detalle la evidencia detectada o riesgo
       potencial que genera o generaría el incumplimiento de un requisito.

      REQUISITO QUE SE INCUMPLE (Referencia): Identificar la necesidad o expectativa
       establecida que se incumple ya sea en la realización de un producto, prestación de un
       servicio, de la gestión de la calidad, requisitos del cliente, etc. La referencia puede ser un
       requisito de la norma y/o manual de calidad o un procedimiento, se referencia un requisito a
       la vez, el que más aplica.

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      NUMERAL DE LA NORMA: Identificar el punto o requisito de la norma NTCGP 1000:2004
       que soporta la referencia.

      PROCESO AFECTADO: Marcar con una (X) el área en la que se encuentra la no
       conformidad o riesgo potencial.

      RESPONSABLE DE LA DETECCIÓN: Diligenciar el nombre completo (nombres(s) y
       apellido(s)), perfil y firma del Consultor que diligencia el reporte.

      FECHA DETECCIÓN: Identificar día, mes y año en que se detecta el hallazgo.

3.2. SECCIÓN 2: ANÁLISIS DEL HALLAZGO.

Esta sección es diligenciada por el responsable del producto y/o servicio No Conforme, de acuerdo
con el análisis realizado con el equipo de trabajo que considere pertinente. Este campo se
diligencia tanto para una corrección, como para una acción correctiva o preventiva. En esta
sección, se identifica de acuerdo con la aplicación de cualquiera de las metodologías definidas o a
través de otra modalidad, la cual puede ser un análisis directo de las causas sobre las cuales se
derivo la No Conformidad.

Las metodologías definidas son:

          a. LLUVIA DE IDEAS:

QUE ES?
Es una herramienta de trabajo grupal que facilita el surgimiento de nuevas ideas sobre un tema o
problema determinado.

CUANDO SE UTILIZA?
Se utiliza cuando exista la necesidad de:
        - Liberar la creatividad de los equipos
        - Generar un número extenso de ideas
        - Involucrar oportunidades para mejorar

COMO SE UTILIZA?
     Se define el tema o el problema.
     Se nombra un moderador del ejercicio.
     Antes de comenzar la “tormenta de ideas”, se explican las reglas del ejercicio.
     Se emiten ideas libremente por los participantes sin extraer conclusiones en esta etapa.
     Se listan las ideas.
     No se deben repetir.
     No se critican.
     El ejercicio termina cuando ya no existen nuevas ideas.
     Se analizan, evalúan y organizan las mismas, para valorar su utilidad en función del
       objetivo que pretendía lograr con el empleo de esta técnica.



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         b. 5 Porque’s:

QUE ES?
Es una técnica sistemática de preguntas utilizadas en una fase de análisis de problemas para
buscar posibles causas principales. La técnica requiere que el equipo de trabajo se pregunte: ¿Por
qué? (al menos 5 veces).

CUANDO SE UTILIZA?
Cuando se requiere llegar a la causa raíz de un problema.

COMO SE UTILIZA?
     Se realiza una lluvia de ideas.
     Una vez que las causas probables se hayan identificado, empezar a identificar ¿Por qué
       así? o ¿Por qué esta pasando esto?
     Continuar preguntando ¿Por qué? al menos 5 veces. Esto reta al equipo de trabajo a
       buscar el fondo del problema y no conformarse con causas ya probadas o ciertas.
     Habrá ocasiones en donde se podrá ir a más de 5 Por qué’s.
     Durante este tiempo NO se debe empezar a decir quien.


         c. Diagrama de causa y efecto:

QUE ES?
Es una técnica de análisis de causa y efectos para la solución de problemas, relaciona un efecto
con las posibles causas que lo provocan.

CUANDO SE UTILIZA?
Cuando se necesite encontrar las causas raíz de un problema. Simplifica el análisis y mejora la
solución de cada problema; ayuda a visualizarlos mejor y hacerlos más entendibles, toda vez que
agrupa el problema o situación a analizar y las causas y subcausas que contribuyen a este
problema o situación.

COMO SE UTILIZA?
     Definir el efecto o problema.
     Trazar una flecha y escribir el “efecto” del lado derecho.
     Identificar las causas principales a través de flechas secundarias que terminan en la
       flecha principal.
     Identificar las causas secundarias a través de flechas que terminan en las flechas
       secundarias, así como las causas terciarias que afectan a las secundarias.
     Asignar la importancia a cada factor.
     Definir los principales conjuntos de probables causas.
     Marcar los factores importantes que tienen incidencia significativa sobre el problema.
     Registrar cualquier información que pueda ser de utilidad.


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       CAUSA MAYOR                                   CAUSA MAYOR
                                                                                             Subcausa
                           Causa menor
                                                                              Causa menor

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   Subcausa
                                                                              Causa menor




       CAUSA MAYOR                             CAUSA MAYOR


3.3. SECCIÓN 3: PLAN DE ACCIÓN A IMPLEMENTAR.

Esta sección es diligenciada por el responsable del producto y/o servicio No Conforme y en ella se
describen el conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad real
o potencial indeseable.

      TIPO DE ACCIÓN: Identificar si la acción a implementar es una corrección (resolución
       inmediata del hallazgo), una acción preventiva (para prevenir que algo suceda) o correctiva
       (para prevenir que vuelva a producirse).

      ACCIÓN: Identificar el número consecutivo de la acción y el detalle resumido de las
       actividades necesarias que conduzcan a la eliminación de la no conformidad.

      RESPONSABLE: Identificar el nombre completo (nombre(s) y apellido(s)) y perfil del
       consultor encargado de implementar la acción para eliminar el hallazgo.

      FECHA DE IMPLEMENTACIÓN: Identificar el día, mes y año en que se ejecutará la acción
       planteada.

      RESULTADOS OBTENIDOS: Verificación y seguimiento a la eficacia, eficiencia y
       efectividad en la implementación de las acciones planteadas.

      FECHA DE SEGUIMIENTO: Identificar el día, mes y año en que se realiza el seguimiento a
       la acción planteada.

      REVISIÓN: Marcar con una (X) cuando la acción adelantada cumple eficaz, eficiente y
       efectivamente para eliminar o prevenir la ocurrencia de las no conformidades encontradas.

3.4. FIRMAS RESPONSABLES:

En esta sección, se diligencia la fecha (día, mes y año) y el nombre completo (nombres(s) y
apellido(s)), perfil y firma del Consultor que realiza cada una de las siguientes actividades:

       -   Responsable del producto y/o servicio no conforme, quien ejecuta el análisis del hallazgo
           y define el plan de acción a implementar, el cual debe ser el Director del proceso.

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-   Responsable de la aprobación del plan de acción a implementar, el cual debe ser
    diligenciado por el Representante de la Dirección ante el Sistema de Calidad.

-   Responsable del seguimiento al plan de acción a implementar, el cual debe ser el
    Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad y la correspondiente fecha de cierre de
    la acción.




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