Tujuan Penyimpanan Dokumen

Document Sample
Tujuan Penyimpanan Dokumen Powered By Docstoc
					                         Manajemen Arsip




Fuad Gani, MA.
DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN
DAN INFORMASI
FAKULTAS ILMU PENGETAHUAN BUDAYA
UNIVERSITAS INDONESIA
DEPOK
2009
               Manajemen Arsip
   1.1. Manajemen arsip adalah proses dimana sebuah
    organisasi mengelolah semua aspek arsip baik yang
    diciptakan maupun yang diterimanya dalam berbagai format
    dan jenis media, mulai dari penciptaan, pengunaan,
    penyimpanan, dan penyusutan.
   1.2. Arsip adalah sumberdaya berharga karena informasi yang
    dikandungnya. Informasi hanya dapat berguna jika ia direkam
    dengan segera dan benar, secara teratur diperbarui dan
    dengan mudah dapat diakses ketika dibutuhkan.
               Manajemen Arsip
   1.3. Arsip BUMD adalah memori perusahaan, memberikan
    bukti tindakan dan keputusan dan merupakan aset vital untuk
    mendukung fungsi dan penyelengaraan sehari-hari. Arsip
    mendukung pembentukan kebijakan dan pembuatan
    keputusan manajerial, melindungi kepentingan BUMD,
    pelanggan, staf dan pegawai, dan anggota masyarakat. Arsip
    mendukung konsistensi, keberlanjutan, efesiensi, dan
    produktifitas dan membantu memberikan layanan yang
    konsisten dan adil.
      Manfaat Manajemen Arsip
   penggunaan yang lebih baik ruang atau gedung;
   penggunaan yang lebih baik waktu pimpinan, staf dan
    pegawai;
   peningkatan pengawasan sumberdaya informasi
    berharga
   ketaatan kepada aturan hukum dan standar; dan
   pengurangan biaya.
Manajemen arsip menggunakan sistem administrasi
      untuk mengarahkan dan mengawasi:

    penciptaan;
    pengawasan versi;
    distribusi;
    pemberkasan;
    retensi;
    penyimpanan; dan
    penyusutan arsip.
    Komponen Penting Manajemen Arsip
   penciptaan arsip;
   penyimpanan arsip;
   pemeliharaan arsip (termasuk penyelusuran pergerakan
    arsip)
   akses dan keterbukaan;
   perlindungan dan transfer;
   ulasan;
   pengarsipan;
   penyusutan arsip.
       Tujuan Sistem Manajemen Arsip
a) tersedia ketika dibutuhkan sehingga peristiwa atau kegiatan dapat
   dilanjutkan atau dikonstruksi kembali jika dianggap perlu;
b) dapat diakses, ditemukan dan diperlihatkan dalam kondisi sesuai
   dengan penggunaan awalnya, dengan versi terbarunya dapat
   diidentifikasi di antara berbagai versi yang ada;
c) dapat ditafsirkan dan ditetapkan dalam kaitannya dengan siapa
   yang menciptakan atau menambahkan informasi pada arsip serta
   kapan waktunya dalam proses bisnis, dan bagaimana arsip
   tersebut berhubungan dengan arsip lain;
        Tujuan Sistem Manajemen Arsip

d) dapat dipercaya dan benar, handal dalam merekam informasi yang telah
   digunakan dalam , atau diciptakan oleh, proses bisnis;
e) dapat dipelihara sepanjang waktu dalam format apa pun;
f) terlindungi dari akses yang tidak berwenang, perubahan atau terhapus;
g) disimpan dalam format yang kuat sehingga dapat tetap dibaca selama arsip
   diperlukan;
h) disimpan dan disusutkan sesuai dengan jadual retensi resmi dan prosedur
   penyusutan, penilaian kembali arsip dan pelestarian arsip yang mempunyai
   nilai guna permanent.
              Proses Manajemen Arsip

a)   mendokumenkan kegiatan
b)   meregistrasi
c)   mengkalisifikasi
d)   mengatur akses dan keamanan
e)   mengidentifikasi status arsip yang akan dimusnahkan
f)   penujukkan tempat penyimpanan
g)   penggunaan dan catatannya
h)   penerapan pemusnahan arsip
                 Prinsip Dasar
1 Arsip adalah berharga karena informasi yang dikandungnya.

2 Penyimpanan arsip yang baik akan menjamin:
 staf dapat bekerja dengan efesiensi yang maksimum;

 audit pemakaian arsip sehingga tiap penggunaan dan
   perubahan jika terjadi dapat ditelusuri;
 setiap keputusan yang dibuat dapat dibenarkan atau
   dipertanggungjawabkan atau dipertimabangkan kemabli di
   kemudian hari.
                  Prinsip Dasar
3. Arsip harus:

   benar
   terekam dan dapat dibaca
   deperbarui
   mudah diakses
                 Prinsip Dasar
4 Semua anggota staf harus menjamin bahwa arsip organisasi:

(a)relevan, lengkap dan akurat: informasi penting harus
   terekam;
(b)disimpan dalam format yang tepat;
(c)dapat dibaca
(d)Terbaru
(e)disusutkan jika tidak lagi dibutuhkan sesuai dengan jadual
   retensi.
    PENCIPTAN DAN PEMBERKASAN ARSIP
               ORGANISASI
1. Staf BUMD wajib memciptakan arsip dalam kaitannya dengan
   pekerjaan.
2. Sistem informasi dan proses kegiatan pekerjaan menjamin
   penciptaan arsip yang sesuai.
3. Tranparansi dalam proses penciptaan dan kelengkapan sistem
   arsip.
4. Arsip yang tercipta dipelihara, disimpan dan dilestarikan
   selama masa kegunaannya.
5. Arsip disimpan dalam format yang telah ditentukan dan sesui
   dengan prosedur yang berlaku.
    PENCIPTAN DAN PEMBERKASAN ARSIP
               ORGANISASI
6. Unit kearsipan BUMD harus menjamin bahwa sistem penyelusuran
   pemakaian telah tersedia sehingga setiap berkas atau arsip yang
   dipinjam dapat diketahui peminjamnya.
7. Arsip harus disimpan pada laci atau lemari berkas yang telah
   ditentukan dan selalu terkunci untuk mencegah akses oleh pihak
   yang tidak berwenang, Unit kearsipan BUMD bertanggungjawab
   untuk membuat sistem yang menajmin bahwa laci dan lemari arsip
   selalu terkunci ketika tidak dipergunakan oleh pihak yang
   berwenang dan pemegang kunci atau wakilnya selalu siap di
   tempat.
    PENCIPTAN DAN PEMBERKASAN ARSIP
               ORGANISASI
8. Arsip harus disimpan dengan aman tapi keseimbangan harus
   tercapai antara keamanan dan akses. Faktor berikut ini harus
   diperhatikan:
   • ketaatan terhadap aturan kesehatan dan keselamatan kerja;
   • tingkat kemanan yang diperlukan;
   • kebutuhan pemakai;
   • jenis arsip yang disimpan;
   • ukuran dan volume arsip;
   • penggunaan dan frekuensi penemuan kembali;
   • ergonomic, ruang, efesiensi dan biaya.
9 Jika memungkinkan dan dipandang tepat, arsip penting seperti
   kebijakan dan dokumen yang yang diperbolehkan oleh Undang-
   undang Keterbukaan Informasi Publik, untuk diakses oleh public,
   tersedia pada Website resmi organisasi BUMD.
                    Staf Arsip
1. Manajer senior harus ditunjuk untuk menjamin penerapan
   manajemen arsip yang baik.
2. Staf arsip yang professional harus tersedia untuk menjamin
   adanya kebijakan, prosedur dan standar maanjemen arsip
   yang menyeluruh.
3. Staf arsip harus mampu menjaga kemanan arsip, merancang
   dan menerapkan sistem kearsipan berbasis teknologi
   informasi dan komunikasi.
4. Seluruh staf BUMD memnciptakan, menerima dan menyimpan
   arsip sebagai bagian dari pekerjaan sehari-hari
       Penyebab Terjadinya
     Kejahatan Terhadap Arsip
   Budaya Perusahaan yang tidak sehat.
   Manajemen yang terlalu berkuasa.
   Penyalahgunaan kewenangan manajemen.
   Moral staf yang rendah.
   Manajemen yang lemah.
    Cara Mengidentifakasi Kejahatan Arsip

   Pengawasan internal
   Audit internal
   Ulasan terhadap Manajemen
   Peniup pluit (Whistle-blowers)
   Perubahan manajemen
   “anonymous tip-offs”
   Keamanan password
   Pengawasan akses
           Kebijakan Pencegahan
   Definisikan dan beri contoh kejahatan terhadap arsip
   Jelaskan pengaruh kepentingan pihak luar menimbulkan konfllik
    kepentingan di dalam.
   Definisikan kebijakan organisasi mengenai pemberian hadiah dari pihak
    luar.
   Jelaskan mengapa perlu menyimpan informasi tertentu secara rahasia.
   Meminta karywan untuk melaporkan kepada pihak berwenang dalam
    organisasi jika ditemukan adanya yang mencurigakan menyangkut
    kejahatan terhadap arsip.
   Katakan bahwa pelanggaran kebijakan ini diberi sanksi yang berat.
   Jelaskan tindakan yang harus diambil jika terjadi kejahatan terhadap arsip.
       Mereka Yang Membutuhkan Arsip
   Staf pembuat kebijakan: mereka berharap bahwa manajemen arsip
    akan membantu mereka mengerjakan pekerjaan mereka menjadi
    lebih baik lagi.
   Manajer: mereka yang menerima tanggungjawab dan kewenangan
    yang berhubungan dengan anggaran. Mereka berharap manajemen
    akan mendorong terjadinya penghematan dalam pengeluaran
    organisasi.
   Manajer Sumber Daya: mereka yang berharap manajemen
    arsipakan menghemat uang, tenaga dan ruang.
        Motif Kejahatan Arsip
   Persaingan dalam bisnis.
   Dendam terhadap organisasi atau perusahaan
    tempat mengabdi.
   Menguji keahlian.
   Mendapatkan keuntungan keuangan.
   Memenangkan perkara pengadilan.
      Tantangan Bagi SDM Kearsipan
   Minimnya pengetahuan masyarakat terhadap profesi ini.

   Kurangnya penghargaan pihak manajemen terhadap SDM Kearsipan.

   Tuntutan keterbukaan dan pertanggungjawaban organisasi kepada masyarakatnya.

   Semakin tingginya nilai informasi untuk memenangkan persaingan.

   Pemalsuan arsip dan kebocoran informasi.

   Konsekuensi hukum bagi profesi kearsipan.

   Semakin tingginya kebutuhan akan SDM Kearsipan.
No   Lama                                Baru


1.   Penjaga arsip                       Penyimpan dan pemasok informasi
                                         bagi kepentingan organisasi


2.   Gagap teknologi informasi           Terampil teknologi informasi


3.   Keterampilan klerikal               Keterampilan manajerial


4.   “Low profile”                       “High profile”


5.   Minimal dalam      penggunaan       Maksimal    dalam         penggunaan
     kemampuan intelektual               kemampuan intelektual


6.   Keterampilan     bahasa     asing   Keterampilan     bahasa   asing   tinggi
     rendah                              (Inggris)


7.   Awal dan akhir karir di tempat      Awal dan akhir karir ada perubahan
     yang sama                           tidak saja dari segi tempat tetapi
                                         juga posisi yang lebih baik


8.   Kemampuan komunikasi kurang         Kemampuan komunikasi tinggi
                  Prinsip Etika Kearsipan

   Pengakuan Atas Hak:                              tindakan tidak melanggar hak karyawan,
    pimpinan atau pihak terkait dalam kaitan dengan informasi pada arsip.


   Kejujuran: tindakan berdasarkan integritas dan kebenaran dan tidak pernah
    menghianati kepercayaan yang telah diberikan.


   Kredebilitas:setiap keputusan yang dibuat harus ada justifikasi dan penjelasan
    yang dapat diterima oleh standar perilaku yaitu prinsip kesamaan, tidak bias dan tidak memihak.


   Sensitifitas:             masalah pelik harus diperlakukan dengan hati-hati dan tidak
    menimbulkan kerugian bagi pihak tertentu.
                   Etika –Tanggugjawab
                                            terhadap

   Bahan Arsip:                    menjamin pelestarian dan bekerja untuk menjaga
    keutuhan arsip.

   Pimpinan:                 mentaati aturan organisasi, tidak memberikan informasi yang akses telah
    diatur sedemikian rupa.

   Depositor:                menghormati kerahasian informasi yang telah disepakati, menyimpan
    arsip sejauh ia dapat disimpan dan diproses dengan benar, dan sesuai dengan kepentingan.

   Pengguna:                  memperlakukan dengan adil dan ramah, memperhatikan aturan akses
    dan privasi.

   Kolega:        berbagi pengetahuan mengenai metode dan teknik kearsipan yang
    bermanfaat bagi pengguna
      Hak Atas Kekayaan Intelektual
   Hak Cipta
   Hak Atas Kekayaan Industri:
    1. Paten
    2. Merek
    3. Desain Industri
    4. Rahasia Dagang
    5. Design Tata Letak Sirkuit Terpadu
                     Hak Cipta
              Definisi: Undang-undang Nomor 12
          Tahun1997, Hak Cipta adalah Hak Khusus
          bagi pencipta maupun penerima hal untuk
             mengumumkan atau memperbanyak
           ciptaanya maupun maupun memberi izin
              untuk itu dengan tidak mengurangi
pembatasan-pembatasan menurut peraturan perundang-undangan
                           yang berlaku
                   Sifat Hak Cipta
   Hak Khusus yang diberikan kepada pencipta
   Hak Cipta berkaitan dengan kepentingan umum yang
    berarti ada batasan tertentu untuk kepentingan umum
   Hak Cipta dibatasi waktu dan sebaran geografis (For sale
    in Indonesia only)
        Hak-Hak dalam Hak Cipta
   Hak Ekonomi: hak memperbanyak dan
    hak mengumumkan
   Hak Moral:mencantumkan nama dan
    mengubah judul dan/atau isi
      Masalah Penerapan Hak Cipta
   Rendahnya pengetahuan masyarakat
   Maraknya pembajakan
   Sikap ragu-ragu penegak hukum
   Posisi dilematis pemerintah

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:199
posted:5/18/2012
language:Latin
pages:30