ELC Manatee VPK Providers Conference Call August by jolinmilioncherie


									ELC‐Manatee VPK Providers Conference Call 
August 13, 2009 
12:30 pm – 1:05 pm 
ELC Staff on call: 
Fred Bruneau                       fbruneau@elc‐manatee.org                       extension 203 
Stephanie Danforth                 sdanforth@elc‐manatee.org                      extension 133 
Sharon Oakes                       soakes@elc‐manatee.org                         extension 221 
Pam Parmenter                      pparmenter@elc‐manatee.org                     extension 107 
Cari Whiddon                       cwhiddon@elc‐manatee.org                       extension 135 
Other Staff 
Mary Ann Goodrich, DOE Regional VPK Coordinator 
Participating Provider Programs 
A Readiness Learning Academy – 59th 
A Readiness Learning Academy – SR 70 
Children’s Academy of Southwest Florida East 
Deborah M. Riley Educare Center at MTI 
Ellen Meade School of Creative Learning 
Kiddie Academy 
La Petite Academy – 37th Street 
La Petite Academy – State Road 70 
La Petite Academy – Vintage Road 
Lighthouse Kids Preschool 
MCAA/Head Start 
Palma Sola Early Learning Center 
Radebach‐School for Constructive Learning 
Smarty Pants Pre‐School 
Sprouts Child Development Center 
West Coast Christian Academy 
Meeting Summary 
I.      Summer Programs were all monitored. 
II.     Providers added no items to the agenda. 
III.    VPK attendance rule 
        a. Anticipate in August for the August attendance, state will pay for children who attend at 
             least 80% of the time, paying for absences up to 20% of the time. 
        b. No more excuses to collect 
        c. Still need to complete short or long form for verification of attendance 
        d. If the child exceeds 20% absence in one month, but not overall for entire program year, 
             state is looking at end of year adjustments to make sure you get paid for all the time you 
             provided services to those children. 
        e. ELC will post “Frequently Asked Questions about 80/20” on the ELC website 
IV.     Readiness Rate Rule Development Workshop 
        a. Tentative Date is September 16 in Pinellas County 
        b. Watch the ELC website – we will post the information when we get it 
        c. Details of FLKRS screening 
V.      Accreditation for license‐exempt providers 
        a. License‐exempt programs must be accredited by their member agency, not just  members 
            or certified, to be eligible to provide VPK 
        b. Licensing is another option 
        c. Chapter 402 – stipulation that program cannot return to exempt status once they are 
            licensed – Tallahassee legal interpretation is that this is for the term of the license only 
VI.     VPK Provider Approval 
        a. 4 pieces of VPK Agreement signed for each location 
        b. VPK 10’s for each location and 11’s for each classroom 
                  i. Teachers and directors placed where they need to be 
                 ii. Directors either have VPK director credential (endorsed) or are exempt 
                iii. Teachers have all background screening and credentials submitted 
                iv. W‐9 must be on file for payment to take place – must submit documentation to 
                     support information on W‐9 – The W‐9 must indicate not only your corporate 
                     business name but on the second line should be your “Doing Business As” (DBA) 
                          1. copy of social security card if W‐9 indicates your social security number 
                          2. copy of incorporation papers indicating the name of the corporation and 
                              your assigned “Employer Identification Number” (EIN) 
                          3. www.sunbiz.org  Florida corporations website of the Department of State 
VII.    Submit transcripts to DCF for verification, ELC will use transcripts as “placeholders” – 
        www.myflorida.com/childcare/training  has the form to submit with the transcripts under Staff 
        Credential Verification – It’s about a 2 week turnaround time, although they ask for 6 weeks. 
VIII.   Keep a copy onsite of your VPK 10’s and 11’s and update ELC immediately when changes occur. 
IX.     Be aware of expiration dates of credentials and screenings and begin renewal processes in a 
        timely manner. 
X.      Suggest re‐reading your monitoring procedure portion of your agreement. 
XI.     Standards Training 
        a. ELC is working on implementing another Standards Training session for those who need it to 
            offer their programs. 
        b. Email cwhiddon@elc‐manatee.org if you need this training, and she will notify you when the 
            training date is set. 
        c. Question:  Please summarize differences in monitoring for the upcoming year from last year 
                  i. Looking at staff files onsite for credentials and background screenings 
                 ii. Provider payments monitoring attendance onsite 
                iii. Lesson plans posted, related to domains of VPK standards.  NOTE:  If you have not 
                     attended Standards training to get your “book”, a general listing of the domains and 
                     indicators of the standards can be found on the DOE Early Learning website 
                     http://www.fldoe.org/earlylearning/perform.asp  (note:  during call, providers were 
                     mistakenly directed to AWI website – it is actually the DOE Early Learning website.) 
                iv. Ratios maintained 
XII.    VPK Director  Credential 
        a. Must apply to DCF website for verification – Staff Credentials/VPK Endorsement Application 
        b. 4 components 
                  i. Complete VPK Standards Training 
                 ii. Complete Emergent Literacy 
                iii. Have DCF Director’s Credential 
                iv. Complete VPK Director’s Credential Course 
         c. Use term “VPK Director Credential” not VPK endorsement 
XIII.    TMS (Training Management System) 
         a. DOE certificates not showing up on transcript can be entered on TMS by submitting 
              appropriate form and copy of DOE only certificate and application to DOE regional 
              representative (do not send original training certificates – send copies) 
         b. By email or mail only – no faxes in our DOE region 
         c. This is not for DCF courses.  DOE courses are listed on form. 
         d. Must be accomplished by June 30, 2010 
         e. Six week turnaround, however will be processed sooner when possible 
XIV.     Certificates of Eligibility (COE) 
         a. Make sure they are signed and dated by both the parent and the provider. 
         b. Keep copy on premises of what you submit to ELC – part of monitoring process 
XV.      End of Year Verification Letter  
         a. Letter must be signed and returned 
         b. Choose “yes” if the payments were correct, or “no” if the payments were not correct 
         c. Report included specifies payments to provider by child, by month, by number of hours  and 
              dollars you received 
         d.  You may submit documentation for missed payments and ELC will review for adjustments 
         e.  Sharon Oakes at extension 221 or Anna Zamarripa (Provider Payments VPK Specialist) at 
              extension 232 
XVI.     Low Performing Providers 
         a. Progress Report due by the end of August 
         b. ELC tracking progress through improvement plan and corrective action. 
         c. www.vpk.fldoe.org    
XVII.    Mary Ann Goodrich ‐ Conference call shared as “best practice” at regional VPK DOE meeting for 
         ability to share information 
XVIII.   Live Scan Screening 
         a. Method of screening electronically 
         b. One company operates in Manatee County – serves customers at UPS Store on SR 64 E 
         c. Obtain OCA codes specifically for Live Scan DCF screening from DCF at 1‐813‐558‐1066 
XIX.     Register with http://www.myfloridacfo.com/agents/Licensure/Agents‐ under Manatee County 
XX.      Question:  Any talk in Manatee County Schools on changing Thanksgiving week schedule?  
         Answer:  Not that ELC is aware of, and we were in touch with them yesterday. 
XXI.     Monitor screening dates and annual dates for Attestations – VPK files must remain current. 
XXII.    Reminder to contact Cari if you need Standards Training. 
XXIII.   Next face‐to‐face Provider Meeting is August 27, 2009 at 12:00 noon at Happy Cubs. 
XXIV.    Next Conference Call is September 10, 2009 from 12:30 pm – 2:00 pm. 

To top