Docstoc

___________________ _Time Management_

Document Sample
___________________ _Time Management_ Powered By Docstoc
					การบริหารจัดการเวลา
(Time Management)
            ดร.วิติยา ปิ ดตังนาโพธิ์
          วิชา การจัดการดาเนินชีวิต
วัตถุประสงค์ ในการเรียนรู้

       ่
    เพือให้ นิสิตเข้ าใจความสาคัญและประโยชน์ ในการ
    บริหารจัดการเวลา
           ่
    เพือให้ นิสิตได้ เรียนรู้แนวทางและเทคนิคต่ างๆในการ
    บริหารจัดการเวลาให้ มีประสิ ทธิภาพ
         ่
    เพือให้ นิสิตได้ นาแนวทางต่ างๆไปวางแผนการบริหาร
                                    ่ ้
    จัดการเวลาให้ มีประสิ ทธิภาพยิงขึน และสามารถนาไป
                               ั
    เป็ นแนวทางในการปฏิบติใช้ จริง
การบริหารจัดการเวลา คือ ???
การบริหารจัดการเวลา คือ ???
   “In the morning when I get up, the first
    thing I do is think to myself: what am I
    going to do today? So many things: I count
    them, think about them, and each assign its
    time.” (Leon Alberti, early fifteenth century)

                               ้
    “เช้ าวันหนึ่งเมื่อฉันตื่นขึนมา สิ่ งแรกที่ฉันทาคือ
                ้
    คิดว่ าวันนีฉันจะทาอะไร มีหลายสิ่ งหลายอย่ างที่
    ฉันต้ องทา ฉันนั่งนับ คิด ว่ าแต่ อย่ างต้ องทา
    เมื่อไหร่ ”
การบริหารจัดการเวลา คือ ???
 การบริ หารจัดการเวลา คือ

    หลักการ (Principle)
    แนวทางปฏิบัติ (Process)
    ทักษะ (Skill)
    เครื่องมือ (Tool)
    และระบบการทางาน (System)

            ่
 ที่ช่วยเพิมคุณค่ าของเวลาให้ บรรลุหรื อนาไปสู่
    ้                     ่              ิ
  เปาหมายที่เราตั้งไว้ เพือพัฒนาคุณภาพชีวตที่
  ดีขนึ้
ประโยชน์ ของการบริหารจัดการเวลา
        ่
  1. เพิมประสิ ทธิผลของงาน (Improve productivity)
 2. ช่ วยลดความกดดันหรื อความเครียด (Lower stress)

 3. ช่ วยจัดลาดับความสาคัญ (Prioritise)

                     ั
 4. ทาตามสิ่ งที่ต้ งใจไว้ ได้ สาเร็จ (Delegate)

                                   ้
 5. มีพลังในการทางานมากขึน (Have more energy)

                       ้
 6. ทางานบรรลุเปาประสงค์ (Achieve your goal)

 7. ทาเงินได้ เยอะ (Make more money)
15 เทคนิคในการบริหารจัดการเวลา



   1. การจด หรือ การเขียน (Write things down)
                             ่
    ช่ วยในการจดจาข้ อมูลทีมากเกินไป โดยการ
    เขียนรายการสิ่ งที่ต่างๆที่ต้องทา (To do lists)
        ่              ิ
    เพือการจัดการชีวต หรือกันลืม หรือกรณีมีสิ่งที่
    เข้ ามาขัดจังหวะก็สามารถหวนกลับไปสิ่ งที่ต้อง
    ทาได้
15 เทคนิคในการบริหารจัดการเวลา
                                  ่
    To do list เขียนแล้ วสามารถเปลียนแปลงได้

              ่
    กระดาษทีจด To do list
    ควรพกพาได้ เพราะถ้ า
    บันทึกใส่ คอมพิวเตอร์ ก็
    ไม่ เป็ นประโยชน์ เลย
    บันทึกในมือถือก็ใช้ ได้
15 เทคนิคในการบริหารจัดการเวลา
   2. การลาดับความสาคัญ (Prioritise your list)
    เป็ นการจัดลาดับจากรายการสิ่ งที่ต้องทา
    ก่ อนหลัง (Prioritise to do lists)

   การจัดลาดับความสาคัญ ลองแยกว่ าสิ่ งไหนต้ อง
    ทา/ ควรทา/ และน่ าจะทาได้ (Must/ Should/
    Could) ซึ่งเป็ นตัวช่ วยในการบริหารจัดการเวลา
                         ่ ้
    ให้ มีประสิ ทธิภาพยิงขึน
15 เทคนิคในการบริหารจัดการเวลา
   3. การวางแผนประจาสั ปดาห์ (Plan your week)
    ใช้ เวลาในช่ วงต้ นสั ปดาห์ ในการวางแผนจัด
                   ่ ่
    ตารางเวลา เพือเพิมประสิ ทธิภาพในการทางาน
                                 ่
    (เจียนเวลา 15-30 นาที เพือวางแผนในแต่ ละ
    สั ปดาห์ )

   4. พกกระดาษ สมุด หรือ คอมพิวเตอร์ แบบ
    พกพาติดตัวไปด้ วย (Carry a notebook) เพราะ
                      ้
    ความคิดดีๆอาจผุดขึนมาเสมอไม่ จากัดว่ าจะเป็ น
                               ั
    เวลาไหน การจดบันทึกเอาไว้ ทนทีเป็ นสิ่ งจาเป็ น
15 เทคนิคในการบริหารจัดการเวลา




                  ี่
    5. หัดเรียนรู้ทจะปฏิเสธ (Learn to say no) จุดอ่อน
                      ่
    ของหลายคนทีมักจะยุ่งตลอดเวลาเนื่องจากการตก
    ปากรับคาตลอดเวลา การรู้จักปฏิเสธคาขอร้ องทีไม่   ่
    สาคัญมากเป็ นสิ่ งจาเป็ น นอกจากจะมีเวลาอิสระมาก
      ้                         ั       ่
    ขึน ยังสามารถแบ่ งเวลาให้ กบเรื่องอืนๆที่จาเป็ นและ
    สาคัญมากกว่ า
15 เทคนิคในการบริหารจัดการเวลา
                         ั
    6. คิดก่อนลงมือปฏิบติ (Think before acting) คิดก่อน
                            ้
    ตบปากรับคา เป็ นเกราะปองกันความยุ่งยากในการ
                   ่                   ่ั          ้
    จัดการเวลาทีดี และหยุดคิดถึงสิ่ งทียงไม่ เกิดขึน หรือสิ่ ง
      ่
    ทีคุณไม่ จาเป็ นต้ องทา
15 เทคนิคในการบริหารจัดการเวลา
                  ่
    7. อย่ าทางานทีไม่ ใช่ ของตัว (Don’t do other
    people’s job) เพียงเพราะว่ าคุณอยากเป็ นฮีโร่
    หรือเป็ นที่ยอมรับ ตรงกันข้ ามควรให้
    ความสาคัญกับงานที่ตนเองรับผิดชอบ
                     ั
    8. พยายามพิสูจน์ ตวเองอย่ างสม่าเสมอ
    (Continuously improve yourself) บริหาร
                                           ่
    จัดการเวลาจากการเรียนรู้ สิ่งใหม่ ๆ เพือพัฒนา
    ความรู้ และความสามารถของตนเอง
15 เทคนิคในการบริหารจัดการเวลา
   9. จดบันทึก (Keep a goal journal) กาหนด
    กรอบเวลาในการประเมินความก้ าวหน้ า หรือ
    ความสาเร็จ จากการจดบันทึกช่ วยในการ
    ประเมินการบริหารเวลาของตนเอง
                          ่
    10.แยกแยะลักษณนิสัยทีแย่ (Identity bad
    habits) รวบรวมพฤติกรรมหรือกิจกรรมทีไร้ ่
                         ่
    สาระและเป็ นอุปสรรคทีนาไปสู่ การขาด
    ประสิ ทธิภาพในการบริหารจัดการเวลา
15 เทคนิคในการบริหารจัดการเวลา
                       ่
    11. คิดว่ าสิ่ งใดทีควรจะหยุดทา (Think about
                                             ี
    what you are giving up) เป็ นความคิดที่ดในการ
                                               ่ ่
    พิจารณาดูว่าเราใช้ เวลาหมดไปกับอะไร เพือทีจะ
                                ่
    ได้ รู้ และหยุดทากิจกรรมทีไม่ เป็ นประโยชน์ และ
    เหลือเวลาไปทาสิ่ งที่สาคัญกว่ า
                  ่
    12. ระวังงานทีแทรกเข้ ามา (Beware of filler
    tasks) อาจไม่ เร่ งด่ วนแต่ จะดึงความสนใจไปจาก
    งานสาคัญที่ต้องทา
15 เทคนิคในการบริหารจัดการเวลา
   13. ยอมรับในความไม่ สมบรู ณ์แบบ (Don’t be a
    perfectionist) งานบางอย่ างไม่ ต้องการความ
    ละเอียดละออมาก จึงไม่ จาเป็ นต้ องทุ่มเวลามาก
                                       ั
    เช่ น การเขียนตอบอีเมลย์ ต้ องรู้ จกแยกแยะงานที่
    ไม่ จาเป็ นต้ องสมบรู ณ์แบบ ออกจากงานที่
                       ิ
    ต้ องการความพิถีพถัน
15 เทคนิคในการบริหารจัดการเวลา
           ่
    14. เลียงการตกหลุมพรางของคาว่ า
    ประสิ ทธิภาพ (Avoid efficiency traps) เพราะ
    งานที่มีประสิ ทธิภาพ อาจจะไม่ ใช่ งานที่มี
    ความสาคัญ และไม่ จาเป็ นต้ องทาก็ได้
                                                ้
    ยกตัวอย่ างเช่ น ห่ อกล่องของขวัญ (อย่ างเนียบ)
         ี่
    ให้ พรหัส เป็ นต้ น
   15. การใช้ ระบบการบริหารจัดการเวลา (Use a
    time management system) เป็ นตัวช่ วยในการ
    ลาดับความสาคัญของรายการต่ างๆ
        ่
เทคนิคอืนๆในการบริหารจัดการเวลา
 การวางแผนแบบนับถอยหลัง (Backward plan)
 การจัดเก็บเอกสาร (Effective file management)

                     ่        ่
 การจัดการกับสิ่ งทีเข้ ามายัวยุ

 (Manage interruptions)
 การจัดสภาพแวดล้ อมที่เหมาะสม (Creating the right
  environment)
 การวางแผนเวลาตามความเร่ งด่ วน/ความสาคัญ
  (Urgent/Important Matrix)
การวางแผนแบบนับถอยหลัง
(The Backward Planning Process)
              ้                 ่
    1. เขียนเปาประสงค์ หลักทีต้องการ ว่ าจะสาเร็จ
    เมื่อไหร่ ยกตัวอย่ าง จะเป็ นบัณฑิตปี 2557
การวางแผนแบบนับถอยหลัง
(The Backward Planning Process)
             ้
    2. แบ่ งเปาประสงค์ ย่อย ที่ต้องทาให้ สาเร็จ
    ระหว่ างทาง เช่ น ปี สี่ จะทาวิทยานิพนธ์ ให้ ผ่าน ปี
    สามจะฝึ กงานให้ ผ่าน ปี สองเกรดสะสมต้ อง
       ่ ้
    เพิมขึน เป็ นต้ น
             ้
    3. แบ่ งเปาประสงค์ ย่อยๆลงมาเรื่อยๆ จนใกล้ เวลา
    ขณะนี้ เช่ น ปี หนึ่งจะสอบภาษาอังกฤษให้ ผ่าน
                                  ้
    และจะต้ องไม่ โดนรีไทด์ เทอมนีต้องได้ A วิชา
      ้
    พืนฐาน (โดยเฉพาะวิชาการจัดการดาเนินชีวต)    ิ
     การวางแผนแบบนับถอยหลัง
  (The Backward Planning Process)




         ้                   ิ
เทคนิคนีจะช่ วยให้ ดาเนินชีวตด้ วยความไม่
              ้           ่            ึ
ประมาท รู้ เปาหมายหลักทีจะต้ องไปให้ ถง ไม่ ออก
                                   ่        ึ
นอกลู่นอกทาง รู้ ระยะทางทีเ่ หลือทีจะไปให้ ถง
สามารถทางานให้ บรรลุจากจุดเล็ก และเกิดกาลังใจ
  ่               ึ
ทีจะก้ าวต่ อให้ ถงจุดหมายปลายทาง
การจัดเก็บเอกสาร (Effective File management)

                                  ้
     หลักการไม่ ต่างกับการจัดเก็บแฟมข้ อมูลใน
     คอมพิวเตอร์ คือ ต้ องแยกหมวดหมู่ให้ เข้ าใจ
     ชัดเจน โดยมีแนวทางดังนี้

    1. อย่ าเก็บเอกสารที่ไม่ จาเป็ นต้ องเก็บ (Avoid
     saving unnecessary document) ไม่ จาเป็ นต้ อง
     เก็บทุกสิ่ งทุกอย่ าง ใช้ เวลาในการคัดแยกข้ อมูล
                                               ้
     หรือเอกสารที่ไม่ จาเป็ น ประหยัดทั้งพืนที่ และ
        ่
     เพือไม่ ต้องเสี ยเวลาในการค้ นหา
การจัดเก็บเอกสาร (Effective File management)
   2. ใช้ เกณฑ์ หรือแนวทาง
    เดียวกันในการเรียกชื่อ
        ้
    แฟมข้ อมูล (Follow a
    consistent method for
    naming your files and
    folders) ยกตัวอย่ างแบ่ งหมวด
    ตามชื่อลักษณะงาน อาจมี
    หมวดย่ อยในหมวดหลัก หรือ
          ั                    ั
    ใช้ อกษรย่ อ แยกตามปี ที่จดทา
    แยกตามสี วิธีต่างๆทีทาให้่
                           ้
    ค้ นหาข้ อมูลได้ ง่ายขึน
การจัดเก็บเอกสาร (Effective File management)
                               ่
     3. จัดรวมกลุ่มเอกสารทีเ่ กียวข้ อง
     กัน (Store related document
     together, whatever their type)
     ยกตัวอย่ าง เอกสารที่เป็ น word,
     PowerPoint, spreadsheet ที่
        ่
     เกียวข้ องกับ Project เดียวกันไม่
     ควรจัดเก็บแยกกัน การรวมเป็ น
          ้
     แฟมเดียวกันก็จะสะดวกในการ
              ่ ้
     ค้ นหายิงขึน
การจัดเก็บเอกสาร (Effective File management)

    4. แยกงานที่กาลังทาออกจากงานที่ทาเสร็จแล้ ว
     (Separate ongoing work from completed
     work) บางคนนิยมทางานบน Desktop พองาน
                        ้
     เสร็จจึงจัดเก็บในแฟมทีเ่ หมาะสม

    5. มีการสารองข้ อมูลไว้ เสมอ (Make sure your
     filing system is backed up) เป็ นสิ่ งสาคัญที่ไม่
     ควรมองข้ าม
                                   ่
การจัดการกับสิ่ งทีเ่ ข้ ามารบกวนยัวยุ *
(Managing Interruptions)




   ต้ องรักษาจุดยืน และควบคุมเวลาให้ ได้ เพราะสิ่ ง
       ่
    ทีมารบกวนเป็ นอุปสรรคต่ อการบริหารจัดการ
    เวลา มันทาลายสมาธิและความตั้งใจทีจะทางาน   ่
                      ่        ื
    ให้ สาเร็จ สิ่ งทีช่วยได้ คอ การรู้ ว่าอะไรคือสิ่ งทีเ่ ข้ า
         ่
    มายัวยุรบกวน แล้ ววางแผนจัดการกับมัน
การจัดการสภาพแวดล้ อมให้ เหมาะสม
(Creating the right environment)




                             ่
     การจัดสภาพแวดล้อมทีสะดวกสบาย และไม่ มี
     สิ่ งรบกวน (Get comfortable, and eliminate
                                              ่
     distraction from your environment) เลียงการจัด
                   ้                       ่
     วางโต๊ ะเก้าอีใกล้ทางเดิน สร้ างฉากเพิมความเป็ น
                     ้
     ส่ วนตัวและปองกันเสี ยง มีอุณหภูมิสบาย และการ
     ระบายอากาศทีเ่ หมาะสม ข้ าวของไม่ รกรุงรัง
การจัดการสภาพแวดล้ อมให้ เหมาะสม
(Creating the right environment)




   การจัดระเบียบโต๊ ะทางานห้ องทางาน (Tidy up
    your space) ห้ องทางานโต๊ ะทางานที่รกมักจะหา
    อะไรไม่ เจอเสี ยเวลา ความเป็ นระเบียบจะสร้ าง
                           ่
    สมาธิให้ จดจ่ อกับงานทีอยู่ตรงหน้ าได้
การจัดการสภาพแวดล้ อมให้ เหมาะสม
(Creating the right environment)


   กาจัดสิ่ งรบกวน (Keep away
                            ้
    from interruption) ติดปายห้ าม
    รบกวนหน้ าห้ อง ปิ ดมือถือ ทาให้
    ประสิ ทธิภาพการทางานสู งขึน ้
    ภายใต้ ระยะเวลาอันจากัด
ตารางวางแผนเวลาตามความเร่ งด่ วน/ความสาคัญ
(The Urgent/Important Matrix)
                                      ี
     การบริหารจัดการเวลาที่ดต้องใช้ เวลาทีมี       ่
     ประสิ ทธิภาพ และประสิ ทธิผลคือ การใช้ เวลาทา
            ่                                  ่
     สิ่ งทีไม่ เร่ งด่ วนแต่ เป็ นส่ วนหนึ่งทีจะนาไปสู่
     ความสาเร็จและเป้ าหมายสาคัญทีต้งไว้      ่ ั
     (Important but not Urgent: Decide when to
     do it?) เพราะฉะนั้น การวางแผนจึงเป็ นหัวใจ
     สาคัญ (Making a plan is needed) ซึ่งเป็ นการ
     ลดความกดดันและลดความเครียดจากการที่ต้อง
     ทางานตาม Deadlines
ตารางวางแผนเวลาตามความเร่ งด่ วน/ความสาคัญ
(The Urgent/Important Matrix)
 วันเสาร์ ที่ 27 พฤศจิกายน 2553
 9:00-10:50 นาฬิ กา

 นิสิตทาตารางวางแผนเวลา

  The Urgent/ Important Matrix
  (5 คะแนน)
 11:00-12:50 นาฬิ กา

 นิสิตเรี ยน
อ้ างอิง (References)
    Rousseau, Alan (2007). Making the Most of Time.
     Workshop paper arranged by Graduate Research
     Office, University of Sheffield.
    www.mindtools.com
    www.timethoughts.com/time-management.htm
หนังสื อแนะนา
    โรเบอร์โต, เอ็ม. (2549). การบริหารจัดการเวลา. (สุ รีพร พึ่ง
                    ้
     พุทธคุณ, ผูแปล). (Time Management (2006). กรุ งเทพฯ:เอ็กซ
     เปอร์เน็ท.
    เทรซี , ดี. (2549). บริหารเวลาอย่ างมีประสิ ทธิภาพใน 1
     สั ปดาห์ . (ชัจจ์ชนันต์ ธรรมจินดา, และจิตติพร เครื อเนตร, ผู้
     เรี ยบเรี ยง). กรุ งเทพฯ: ซี เอ็ดยูเรคชัน. (Time Management in a
                                             ่
     Week, 2006).
    สุ ภาวดี วิทยะประพันธ์. (2545). คู่มอการบริหารเวลาอย่ างมี
                                               ื
     คุณค่ า (Time Management Workbook). (พิมพ์ครั้งที่ 2),
     กรุ งเทพฯ:เอ็กซเปอร์เน็ท.

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:1
posted:5/14/2012
language:
pages:33