Get documents about "Basisnota stand van zaken
Document Sample
Definitief ontwerp
basisnota stand van zaken
provinciaal communicatiebeleid
een overzicht
Rapport samengesteld door de leden van de VVP-communicatiewerkgroep:
mvr. Julie CLEMENT (O.-VL), mvr. Anja DEWOLF(Vl-Br), de heer Theo VEYFEYKEN (Limb) , de heer Koen
PEETERS (Antw), de heer Peter VERHEECKE (W-vl.) de heer R. VAN LOOCK (dir. VVP)
Stand van zaken communicatiebeleid Vlaamse provincies – RVL- 25 februari 2004 1
Ter situering
Voorliggende nota heeft als doelstelling het in kaart brengen van het communicatiebeleid van de 5 Vlaamse
provinciebesturen en de werking van de 5 provinciale communicatiediensten.
Dat er enig verschil op deze werking zit zal al vlug duidelijk worden. Dat dit verschil dient weggewerkt te worden
is een andere vraag. De uitbouw van de eigen provinciale communicatiedienst is immers een aangelegenheid
van het provinciebestuur zelf.
Het provinciebestuur neemt daartoe zelf de nodige initiatieven eigen aan haar management.
In het kader van het voorliggende rapport werden enkele kritische bedenkingen geformuleerd die de politieke
verantwoordelijken zelf dienen te beantwoorden.
Samengevat komt het er hier op neer: ‘Communiceren de provinciebesturen niet te veel en te versnipperd over
van alles en nog wat zodat de uiteindelijke fundamentele boodschap over de ‘core business’ van het provinciaal
bestuursniveau te weinig in beeld komt? (zie infra fiche 2)
Daarnaast is er ook enige twijfel over wat juist onze ‘core business’ juist is! De provinciebesturen zijn met een
veelheid van dingen bezig waardoor de output vrij wazig is voor de burger.
Provinciebesturen moeten accenten durven leggen, hun kerntaken beter formuleren zodat daaraan ook een
gepaste communicatiestrategie kan verbonden worden vanuit één huisstijl.
Uit voorliggend rapport kunnen enkele interessante discussies ontstaan. Enkele voorbeelden:
de provincie Limburg stelt vast dat haar TV-programma nl. TV-provincie goed bekeken
wordt maar dat er teweinig identificatie is met de provincie. Daarom advertentiecampagnes
(zie fiche 4);
vanaf 2004 komen nu ook de provinciale politici in beeld bij de provincie Antwerpen. De
regionale TV had tijdens de periode daarvoor bezwaren! (zie fiche 4);
…
Inhoud
Fiche 1: Organisatorische situering van de dienst
Fiche 2: Evaluatie huidige communicatiestrategie
Fiche 3: Doelstellingen van het communicatiebeleid
Fiche 4 : Regionale-TV als communicatie-instrument
Fiche 5 : Schriftelijke communicatie
Fiche 6: Elektronische nieuwsberichtgeving (web-communicatie)
Fiche 7: Interne communicatie
Fiche 8 : Huisstijl
Fiche 9 : Pers
Stand van zaken communicatiebeleid Vlaamse provincies – RVL- 25 februari 2004 2
Fiche 1
Organisatorische situering van de dienst
Provincie Antwerpen
Politiek verantwoordelijke: de heer L. HELSEN, gedeputeerde
Communicatieverantwoordelijke: de heer Koen PEETERS
Werkingskosten: € 1.202370
Nieuwe benaming: Communicatiedienst; de dienst Pers en Voorlichting maakt deel uit van het departement van
de Provinciegriffier
Aantal personeelsleden: 12,7 VTE
Communicatieverantwoordelijke 1 VTE: algemene leiding, algemeen communicatiebeleid;
Afdelingschef 1 VTE: dagelijkse leiding;
Gegradueerden toegepaste communicatie 2 VTE: persrelaties, persoverzicht, tv-programma (1 VTE) en
persoverzicht, webmaster (1 VTE);
Administratief medewerker 4,1 VTE: publicaties, voorlichtingsacties (0,8 VTE); promotiemateriaal,
financiële cel (1 VTE); administratie, fototheek (0,8 VTE); bestuursmemoriaal, online-agenda BD (0,5
VTE – thuiswerkster); personeelsblad, persoverzicht, persrelaties (1 VTE);
Administratief assistent 0,5 VTE: persoverzicht, licht administratief werk (0,5 VTE);
Grafisch bureau 4,1 VTE: keurstielman drukker (0,8 VTE); grafisch vormgever (1,5 VTE); administratief
assistent (0,8 VTE); beambte (1 VTE).
De communicatiedienst verzorgt de “corporate communicatie / beleidscommunicatie” van het bestuur en fungeert
als “intern communicatiebureau” naar de verschillende diensten en instellingen.
Er is geen formele communicatiebeleidsnota (cf. discussie centraal vs. gedecentraliseerd communicatiebeleid).
Provincie Limburg
De dienst informatie maakt deel uit van het departement van de provinciegriffier.
Politiek verantwoordelijke: de heer Silvain SLEYPEN, gedeputeerde
Communicatieverantwoordelijke: de heer Theo VEYFEYKEN
Aantal personeelsleden: 31
- algemene leiding: 3
- sectie informatie: 3
- sectie communicatie: 4
- sectie pr,promotie en protocol: 1
- sectie onthaal: 10
- sectie beheer bestuursgebouw: 3
- sectie grafische studio: 7
Binnen de communicatie verzorgt de dienst de bestuurlijke communicatie, de logistieke ondersteuning van de
beleidscommunicatie en fungeert de dienst als een ‘intern communicatiebureau” naar de verschillende diensten
en instellingen. M.b.t. de organisatorische implementatie wordt gewerkt met een communicatie checklist, een
communicatiewerkgroep en een politieke redactieraad.
Jaarlijks wordt een algemene communicatienota opgemaakt.
Werkingskosten:
- secretariaat en algemene werking: € 47.700
- honoraria/vergoedingen: € 4.500
- informatie en communicatieprojecten: € 992.456
- Pr en promotie: € 271.603
Stand van zaken communicatiebeleid Vlaamse provincies – RVL- 25 februari 2004 3
Provincie Oost-Vlaanderen
De communicatiedienst van de provincie maakt deel uit van de 4e directie 'Veiligheid en Communicatie'
Politiek verantwoordelijke is de heer M. DE BUCK, gedeputeerde
Communicatieverantwoordelijke is mvr. Julie CLEMENT
Aantal personeelsleden: 12
1 diensthoofd-communicatieambtenaar
2 bestuurssecretarissen (1 inhoudelijke websitecoördinator en redactie en 1 interne communicatie en
redactie)
1 graduaat-persconsulent
2 grafische vormgevers
1 tekenaar (tevens fotograaf)
1 hoofdmedewerker-directe contacten (opendeur, rondleidingen, beurzen) en boekhouding
1 medewerker-publieksrelaties
2 assistenten
(tijdelijk: 1 assistent voor redesign website)
Budget voor 2004: € 1.171.750
Er is een communicatiebeleidsnota.
Communicatiedienst staat in voor de corporate communication, coördineert en ondersteunt alle verschillende
communicatie acties vanuit de verschillende diensten en verzorgt de interne communicatie.
Er is een werkgroep ‘communicatiecoördinatoren’ samengesteld uit de communicatievertegenwoordigers per
dienst.
Provincie Vlaams-Brabant
De informatiedienst van de provincie is een stafdienst die rechtstreeks rapporteert aan de provinciegriffier
Politiek verantwoordelijke is de heer J.P. OLBRECHTS, gedeputeerde
Communicatieverantwoordelijke: mvr. Anja DE WOLF
Aantal personeelsleden: 6 + 2 grafici
Werkingskosten 2004 (dus excl. personeelskosten): € 1 074 700 (vaste enveloppe externe communicatie) + €
8750 interne communicatie
Er is een beleidsnota 2001 – 2006
Stuurgroep communicatie: komt maandelijks bijeen en heeft een vertegenwoordiger per (operationele) dienst.
De ontvangstfunctie is ondergebracht bij de dienst centraal gebouwbeheer.
Provincie West-Vlaanderen
De dienst Pers en Communicatie ressorteert rechtsreeks onder de provinciegriffier
Politiek verantwoordelijke: de heer J. DURNEZ, gedeputeerde
Communicatieverantwoordelijke: de heer Peter VERHEECKE
Aantal personeelsleden: 12
Werkingskosten 2004 (zonder personeel) : € 1.133.500
De dienst Pers en Communicatie aangever en uitvoerder van het beleid op het vlak van interne en externe
communicatie. Daarnaast is er ook de dienst Promotie en Onthaal, maar ook de audiovisuele dienst, de grafische
Stand van zaken communicatiebeleid Vlaamse provincies – RVL- 25 februari 2004 4
dienst, de IT-dienst,…Bovendien hebben sommige diensten eigen communicatieplannen en eigen
communicatiemensen. Daarom is een overkoepelende structuur gewenst . Dit is meteen een van de uitdagingen
voor 2004.
Fiche 2
Evaluatie huidige communicatiestrategie
Provincie Antwerpen
De HRP-doorlichting en meer recent Deloitte & Touche hebben een aantal aanbevelingen gedaan met betrekking
tot het communicatiebeleid en de –dienst. Enkele algemene vaststellingen:
geen duidelijke strategie inzake interne en externe communicatie;
niet bepaald met welk imago de provincie wil uitdragen;
onvoldoende inzetten van communicatiekanalen ifv. de Verschillende doelgroepen;
discussie centraal vs. gedecentraliseerd communicatiebeleid;
diensten en instellingen hebben een eigen marketing- en imagostrategie die niet
noodzakelijk samenvalt met de provincie.
Provincie Limburg
Op basis van het onderzoek van het regiomarketingplan en op basis van de eigen evaluatie zijn drie
aandachtspunten naar voren geschoven:
herkenbaarheid van het provinciebestuur;
eenvormigheid, samenhang en dwarsverbindingen;
het ontwikkelen van een "communicatieve vertaalslaq" bij de diensten aansluitend op de
"inhoudelijke werking".
Provincie Oost-Vlaanderen
Essentieel: gebrek aan visie over de rol en plaats van communicatie in het beleid en in de organisatie.
Gevolg: versnipperde aanpak van communicatie, geen efficiënte noch effectieve communicatie.
Provincie Vlaams-Brabant
Het bestuur overweegt om een imago-onderzoek te laten uitvoeren.
Provincie West-Vlaanderen
De provincie is in 2003 een regiomarketingcampagne gestart met als doelstelling de sterktes van West-
Vlaanderen beter naar buiten te brengen en de rol van het provinciebestuur daarbij te benadrukken.
Dit om tegemoet te komen aan het profileringsprobleem en het gebrek aan missie dat naar voren kwam uit een
onderzoek dat in 2001-2002 werd gevoerd.
Fiche 3
Doelstellingen van het communicatiebeleid
Provincie Antwerpen
Algemeen: het verstrekken van systematische informatie aan de burger en in het bijzonder
over het gevoerde beleid aan de pers. Daarom dient aandacht besteed te worden aan het
verbeteren en het optimaliseren van de interne en externe doorstroming van
beleidsinformatie en het profileren van het provinciebestuur;
Missie van de dienst: het verzorgen van de externe communicatie, overeenkomstig het
decreet op de openbaarheid van bestuur en de interne communicatie;
Organisatie van de externe informatiedoorstroming naar de burger: via het samenstellen
van een globaal modulair infopakket, het uitzenden van een infomagazine op de regionale
TV, het opvolgen en actualiseren van de website en het organiseren van een aantal
Stand van zaken communicatiebeleid Vlaamse provincies – RVL- 25 februari 2004 5
communicatie-events (infostands, opendeurdag,…). De ondersteuning van andere
diensten bij het uitwerken van hun communicatie-initiatieven (begeleiden van publicaties,
aanmaken van webpagina’s en begeleiden van perscontacten);
Organisatie van externe informatiedoorstroming naar de pers: het doorgeven van
beleidsinfo aan de journalisten (persrelaties, persconferenties, persberichten, algemeen
persbeleid);
De organisatie van de interne informatiedoorstroming binnen het provinciebestuur
(persoverzicht, personeelsblad, opmaken van een geïntegreerd communicatiebeleidsplan);
Zorg voor de herkenbaarheid en bekendheid van het logo en de correcte toepassing van
het huisstijl. Zorg voor de promotiestand.
Provincie Limburg
Het provinciebestuur profileren als een krachtig autonoom en klantvriendelijk bestuur;
De bekendheid van het provinciebestuur als intermediair niveau verhogen;
Het bevorderen van een optimale samenwerking en betrokkenheid met de diverse
doelgroepen.
Provincie Oost-Vlaanderen
De inwoners van Oost-Vlaanderen informeren, het provinciebestuur profileren en de
besluitvorming democratiseren;
Missie werd door de provincieraad goedgekeurd. Twee pijlers: dienstverlening en
streekbestuur.
Provincie Vlaams-Brabant
De informatiedienst brengt de communicatie op gang, stimuleert en coördineert;
Diensten moeten voor grotere projecten een eigen communicatieplan en –budget voorzien,
de informatiedienst helpt hen daarbij;
Alle inspanningen van de informatiedienst zijn erop gericht om de bevolking te informeren
over het provinciaal beleid en de provinciale initiatieven;
De provincie werkt met doelstellingen op organisatieniveau en op dienstniveau. De
meerjarendoelstellingen zijn geformuleerd voor de volledige legislatuur. Ze worden jaarlijks
geconcretiseerd in jaardoelstellingen.
Provincie West-Vlaanderen
Het communicatiebeleid moet de vernieuwde profilering en missie van de provincie West-Vlaanderen uitdragen:
West-Vlaanderen als recreatieve topregio, als ondernemende regio en als kwaliteitsvolle regio. Het
provinciebestuur wil zich daarbij opwerpen als regiobestuur en kennispartner.
Fiche 4
Regionale TV als communicatie-instrument
Provincie Antwerpen:
Regionale zenders: ATV en RTV
Wekelijks info-magazine (niet op juli en augustus): ‘Provant.be’ (op donderdag telkens vanaf 19u00 tot 9u00)
Kijkcijfer: dagelijks 517.000
Inhoud: bevoorrechte getuigen, gebruikers van de provinciale dienstverlening,…
Kostprijs 2004: € 583.000 (werkingskosten)
Programma wordt door externen gemaakt (freelance journalist en cameraman van de RVT)
Programmaovereenkomst loopt tot einde 2004
Er is een redactieraad en een kernredactie
Stand van zaken communicatiebeleid Vlaamse provincies – RVL- 25 februari 2004 6
In het programmaconcept van Provant.be wordt expliciet gesteld dat politici niet in beeld worden gebracht. Dit
was een eis van ATV.
Thans wordt het voortbestaan van het programma gekoppeld aan het in beeld brengen van politici. In het kader
van een eventuele continuering van het programma in 2004 werd aan ATV gevraagd hiertegen niet langer
bezwaar te hebben. Vooralsnog houdt ATV haar antwoord in beraad.
Provincie Limburg:
Verschillende soorten van programma’s
TV-provincie
In tegenstelling tot 2003 is geopteerd om voor 2004 advertentiecampagnes te laten
draaien op TV-Limburg die een concreet beleidsthema bevattelijk moeten uitdragen naar
de burgers. De evaluatie leerde immers dat TV-provincie goed bekeken werd (bereik van
32% van de Limburgers) en herkenbaar was maar dat de toewijsbaarheid naar het
provinciebestuur minder goed scoorde.
Volume: 12 advertentiecampagnes van telkenmale 4-dagen in vol ritme
Kostprijs: € 119.542
TV-opinie
Doelstelling: het stimuleren van het maatschappelijk debat binnen Limburg. Dit programma
loopt elke dinsdag en donderdag in aansluiting op het regionaal nieuws. Het project is een
vorm van partnerschap.
Volume: Qua compensatie is voorzien dat elke gedeputeerde zelf 5 items mag
aanbrengen;
Kijkcijfers: een gemiddeld bereik van 9,5% van de Limburgers
Kostprijs: € 377.770
TV-publiek
Doelstelling: het brengen van een audiovisueel verslag op TV-Limburg over provinciale
initiatieven als een illustratie waarmee het provinciebestuur allemaal bezig is. Deze
uitzending loopt van zaterdagmiddag tot zondagavond 20u00.
Volume: 120 uitzendingen met quote.
Kijkcijfers: een bereik van 38 % van de Limburgers
Kostprijs: € 77.363
Telekrant – TV - provincie
Doelstelling: op een bevattelijke manier aan de hand van concrete thema's het provinciaal
beleid toelichten aan de Limburgse bevolking.
Volume: 52 uitzendingen
Kijkcijfers: een bereik van 35% van de Limburgers
Kostprijs: een contract samen met de dagberichten voor een bedrag van € 48.400
Tele-krant - dagberichten
Doelstelling: een soort van tip geven aan de limburgse bevolking vanuit onze provinciale
werking. Het is een soort van "raad van tante kaat" vanuit onze provinciale werking.
Denken wij maar aan volksgezondheid, toerisme, verkeersveiligheid,….
Volume: Elke dag van maandag tot en met zaterdag
Kijkcijfers: een bereik van 35% van de Limburgers
Kostprijs: een contract samen met de dagberichten voor een bedrag van € 48.400
Lokatekst
Doelstelling: uitbouw van een teletekst van overheidsdiensten achter het mozaëikkanaal
van Interelectra. Limburgse gemeentebesturen, Interelectra, provinciebestuur zijn de
partijen die meedoen.
Kijkcijfer: 1 op 3 Limburgers raadpleegt wekelijks Lokatekst
Volume: teletekstpagina 800 - 839 met volgende rubrieken: provinciebestuur,
wegwijsgids, publicaties en tips om te doen
Kostprijs: wordt betaald door Interelectra
Mozaïekbeeld
Doelstelling: werving voor activiteiten die gemeente-overschrijdend zijn
Kijkcijfer: /
Stand van zaken communicatiebeleid Vlaamse provincies – RVL- 25 februari 2004 7
Volume: aankondiging voor 5 activiteiten, die een ganse week op de middenbalk van
het mozaiëkbeeld verschijnen
Kostprijs: wordt betaald door Interelectra
Provincie Oost-Vlaanderen
2003: contract met de regionale zendere AVS en Ka 3 voor het uitzenden van spots en kortfilms. De aanmaak
gebeurt door het productiehuis Havana. Uitzendata: wanneer er ‘iets’ in aanmerking komt. Jaarbudget: € 250 000
2004: besprekingen moeten nog starten; uitvoering contract 2003 loopt nog. Jaarbudget: € 250 000.
Bij andere diensten lopen volgende projecten met de regionale tv-zenders:
dienst cultuur: wekelijks cultuurprogramma 'Xposed'
dienst land- en tuinbouw: wekelijks landbouwprogramma
dienst welzijn: ondertiteling journaal, enkel op AVS
Provincie Vlaams-Brabant
Regionale zenders Ring -TV en Rob-TV
14-daags kort tv programma, niet in juli en augustus
Kijkcijfers (cf CIM): ong. 120.000 Ring-tv en 60.000 Rob-tv
Inhoud: elk programma behandelt specifiek 1 thema, de bevoegde gedeputeerde komt ook in beeld
Thema’s worden vastgelegd na overleg in stuurgroep communicatie, lijst wordt door deputatie bekrachtigd.
Thema’s liggen al vast tot ong. Pasen 2004
Productie: via externe firma, is verplicht volgens wetgeving overheidsopdrachten
Begroting 2004: € 438.600
Grondige evaluatie met het oog op verlenging van de opdrachten met 3 jaar in eerste helft 2004.
West-Vlaanderen:
Regionale zenders: WTV en FOCUS (werken samen, op dezelfde locatie, binnen RMM (Regionale Media
Maatschappij)).
Programma’s in 2003:
West op zondag:
Doelstelling: info en duiding over provinciale initiatieven en realisaties van het
provinciebestuur;
Frequentie: 20 x per jaar;
Waardering: 7/10
Westtoeren:
Doelstelling: toeristisch informatief programma over de verschillende toeristische regio’s
binnen West-Vlaanderen.
Frequentie: 12 x per jaar
Begroting:
West op zondag: € 235.500;
Westtoeren: € 139.000
Daarnaast subsidieert de provincie de ondertiteling voor doven en slechthorenden (ong. 50.000 euro per jaar) en
wordt heel vaak samengewerkt met de regionale TV rond bepaalde culturele of sportprojecten.
Stand van zaken communicatiebeleid Vlaamse provincies – RVL- 25 februari 2004 8
Fiche: 5
Schriftelijke communicatie (publiceren van een magazine)
Provincie Antwerpen
De Communicatiedienst is verantwoordelijk voor de uitgave van:
Het wegwijsdocument;
Algemene infobrochures over het provinciebestuur;
De “klare kijk” – vormingsaanbod naar jongeren;
Proviant, het personeelsblad;
en een aantal ad hoc publiacties (o.a. fotoboek).
De meeste publicaties worden autonoom door de diensten gemaakt.
Provincie Limburg
De meeste publicaties worden autonoom door de diensten gemaakt. De Dienst legt wel de richtlijnen op naar
grafische vormgeving met het oog op de bewaking van de herkenbaarheid van het provinciebestuur.
De dienst is zelf verantwoordelijk voor:
Het wegwijsdocument;
Algemene info: Limburgboek, meertalige folder over het provinciebestuur;
De Nieuwe Limburger
In aansluiting op de aanwezigheid in de audiovisuele media is er de uitgave van "De Nieuwe Limburger", die
geïntegreerd is in Jet-magazine, een gratis huis-aan-huisblad dat tweewekelijks verspreid wordt in alle Limburgse
brievenbussen.
De Nieuwe Limburger omvat volgende rubrieken:
Dwarsdoor (elke gedeputeerde met een actualiteitsfoto);
Post-it (korte berichtjes mbt bepaalde projecten);
Dossier (is de binnenpagina, elke gedeputeerde met een bepaald thema);
Limbo-kort: projecten in de picture;
In de loge: wedstrijdvraag waardoor de leesomvang vastgesteld kan worden.
Volume: 20 nummers
Bereik: 53% van de Limburgers
Kostprjis: € 211.477
Provincie Oost-Vlaanderen
Jaarlijkse Nieuwsbrief:
- Begin van het jaar gericht naar alle inwoners van de provincie;
- Inhoud: beleidsintenties van het komende jaar.
Gids van Oost-Vlamingen
- Project in wording;
- Basisinformatie over het provinciebestuur voor de bevolking.
Project Mediaciti
- Doelstelling van het project: bevorderen van de dialoog tussen de bevolking en de gemeente-
en provinciebesturen. Het houdt in dat werkelijks beleidsinfo via de geschreven media aan de
inwoners ter kennis gebracht wordt.
Tijdschrift ‘Oost-Vlaanderen Informeel’
- gratis tijdschrift (reeds 8 jaar) 5x per jaar;
- aantal klanten: 12000;
- doelstelling: de geïnteresseerde Oost-Vlaming op de hoogte houden van datgene wat er
gebeurt in zijn provincie en de betrokkenheid verhogen van de Oost-Vlaming bij zijn provincie.
Provincie Vlaams-Brabant
Stand van zaken communicatiebeleid Vlaamse provincies – RVL- 25 februari 2004 9
Magazine ‘De Vlaamse Brabander’
Omschrijving:
- min. 16p / 4 kleurendruk ;
- in alle brievenbussen van de provincie;
- oplage: 450.000 stuks;
- 3 X per jaar (april, augustus en december);
- speelt telkens in op een speciaal beleidsthema;
- grote respons op alle wedstrijden;
- jaarlijkse enquête (december) met goede resultaten;
- begroting: € 225.300;
- versie in braille beschikbaar.
Magazine ‘De Vlaamse Brabander in ‘t kort
Omschrijving:
- tweewekelijkse inlassing in de Vlaams-Brabantse edities van De Streekkrant/ De Weekkrant
(verschijnt als afzonderlijk drukwerk voor gemeenten buiten Vlaams-Brabantse edities, bijv. aan
de rand van de provincie) (niet in juli/augustus);
- 4-kleurendruk;
- oplage: alle brievenbussen;
- begroting: € 167 620;
- grote respons op alle wedstrijden.
Jaarlijkse Wegwijs Vlaams-Brabant.
Aantal thematische nieuwsbrieven (jeugdcourant, provinciale milieukrant,…). Dit zijn echter
initiatieven van de betrokken diensten. Aandachtspunt in 2004 is het geleidelijk overschakelen naar
digitale nieuwsbrieven.
Diverse folders en brochures o.a. verspreid via eigen netwerk van inforekken in de erkende
bibliotheken.
Provincie West-Vlaanderen
De provincie beschikt niet over een eigen huis aan huis blad. Daar worden wel denkoefeningen
(swot-analyse) gedaan om verschillende initiatieven te integreren in één huis-aan-huisblad; een
alternatief hiervoor op korte termijn is een nieuwsbrief (een e-zine) naar de ‘intermediairen’
(gemeenteraadsleden,…).
Wel worden gespecialiseerde publicaties uitgewerkt: onder andere:
- ‘In de steigers, monumentennieuws uit West-Vlaanderen’, 3x per jaar, 3000 exemplaren;
- ‘Natuur- en milieu-info’, 3x per jaar;
- ‘Musica Flandrica’ (cultuurhistorische arrangementen), driemaandelijks;
- ‘Pjes Uniek’ (nieuwsbrief van de provinciale jeugddienst), maandelijks;
- ‘WOAS-nieuwsbrief’, nieuwsbrief van het West-Vlaams Overleg Adviesraden van Senioren;
- Ondertussen zijn ook een hele reeks e-zines verkrijgbaar.
Fiche: 6
Elektronische nieuwsberichtgeving (web-communicatie)
Provincie Antwerpen
De realisatie van een volledig nieuwe website zal in 2004 doorgevoerd worden:
door de omvorming van de bestaande provinciale website tot een interactief, stevig gestructureerd
geheel;
door het uitzuiveren van de huidige website;
en door het opzetten van een netwerk van lokale informanten. Op basis van hun informatie kan de
verantwoordelijke voor de website de gegevens bundelen, uniformiseren en in samenspraak met
de webdesigner publiceren op de webpagina’s.
Stand van zaken communicatiebeleid Vlaamse provincies – RVL- 25 februari 2004 10
Provincie Limburg
Binnen het provinciebestuur wordt een onderscheid gemaakt tussen het P-Net, het Intranet, de website Limburg
on line en het C-net:
Het P-net is een intranet voor de provincieraadsleden, waarin alle functionaliteiten voorzien zijn
voor het uitoefenen van hun mandaat. Dit omvat zowel verslagen, agenda's, wetgeving,
beleidsrapporten, … als de mogelijkheid tot het indienen van interpellaties of het opzoeken op
naam of onderwerp;
Het intranet is voor de provinciale administratie en wordt uitgebouwd als het werkinstrument voor
elke ambtenaar zodat hij/zij alle informatie rechtstreeks kan opvragen. Het omvat de items beleid,
nuttig, actueel, belangrijk, applicaties zoals de telefoonlijst, formulieren, omzendbrieven,
nieuwsbrieven,… Daarnaast is voorzien dat vanuit het intranet elke ambtenaar kan doorklikken
naar een eigen intranet van zijn directie, waarin alle informatie van zijn directie is opgenomen.
Terwijl het algemeen intranet onder de eindverantwoordelijkheid valt van de griffier, is de directeur
verantwoordelijk voor de inhoud van zijn intranet;
Limburg on-line zal in 2004 volledig herwerkt worden en omgevormd worden tot een hedendaagse
site, die vanuit een interactieve benadering zal opgebouwd worden;
Het C-net is een intranet waarin het provinciebestuur samenwerkt met CIPAL om haar informatie te
verspreiden naar de Limburgse gemeentebesturen. In 2004 zal onderzocht worden hoe dit verder
kan geoptimaliseerd worden.
Provincie Oost-Vlaanderen
eigen website (redesign voorzien tegen september 2004);
(sectorale) elektronische nieuwsbrieven in de maak;
agenda provincieraad staat op de website;
agenda deputatiezittingen op de website is voorzien voor 2004;
digitale verspreiding persberichten aan pers, provincieraadsleden, gemeenteraadsleden, leden
ocmw.
Provincie Vlaams-Brabant
inhoudelijke webmaster bij informatie, technische webmaster bij informatica, ontwikkelen samen
project;
nieuwe projecten: aanbod (nieuwe) bedrijfsfilm via streaming (eind 2003), geleidelijk vervangen van
papieren nieuwsbrieven door digitale (begin 2004, proefprojecten zijn jeugd en leefmilieu), aanbod
digitale formulieren (2004, proefproject uitleendienst, PIVO);
budget bij de dienst informatica;
systematische opvolging met webtrends;
de agenda en de notulen van de bestendige deputatie worden niet gepubliceerd op de website;
de agenda van de provincieraad, het bestuursmemoriaal en het bulletin van vragen en antwoorden
worden gepubliceerd op de website;
bekroond als Site van het jaar 2003 door De Tijd.
Provincie West-Vlaanderen
Uitdagingen voor 2004:
implementatie van een Content Management Systeem (CMS).
Via dit systeem wordt het onderhoud eenvoudiger en kan de informatie vlugger up to date gebracht
worden;
uitbouw van een geïntegreerd informatieloket als onderdeel van de provinciale website dat fungeert
als enig aanspreekpunt waar "klanten" (individuele burgers, bedrijven, lokale besturen, instellingen,
... ) terechtkunnen voor vragen om informatie en het vervullen van formaliteiten > e-loket;
Stand van zaken communicatiebeleid Vlaamse provincies – RVL- 25 februari 2004 11
aanbieden van de informatie op maat van de gebruiker: de website wordt opgevat als een wegwijzer
en leidt de bezoeker op een eenvoudige manier naar de gevraagde informatie. De website kan
benaderd worden via thema's en doelgroepen;
bekendmaking van de provinciale website via e-marketing;
elektronische nieuwsbrieven sinds voorjaar 2003, uitbreiden van het aanbod in 2004;
nieuwe projecten: integratie van AV media in website, aanbod digitale formulieren en forum;
systematische opvolging van webstatistieken.
Fiche 7
Interne communicatie
Provincie Antwerpen
uitgave van een 2-maandelijks personeelsblad;
uitgave van een persoverzicht.
Provincie Limburg
Op basis van een enquête onder het personeel en een bevraging van alle directeurs wordt
momenteel gewerkt aan een globale benadering van de interne communicatie. Opzet is om de de
communicatiekanalen duidelijk in kaart te brengen en efficiënter te hanteren. Overlegraad,
werkoverleg, afdelingenoverleg, nieuwsbrieven, intranet, informele contacten, … worden getoetst
aan vier doelstellingen: kennismanagement, faciliteren van de werkprocessen, het richten van de
organisatie en het motiveren en (ver)binden van de mensen in de organisatie.
De herwerking van het intranet was een eerste stap in de uitvoering van hoger vermelde
bekommernis. De volgende stappen worden via de werkgroep interne communicatie genomen,
waarvan de griffier het voorzitterschap waarneemt.
Provincie Oost-Vlaanderen
opmaak, coördinatie en opvolging intern communicatieplan;
redactie maandelijks personeelsblad;
onderhoud intranet.
Provincie Vlaams-Brabant
provinciale reglementen op openbaarheid van bestuur en spreekrecht van ambtenaren;
interne communicatie behoort tot de dienst organisatie en planning, een stafdienst
rechtstreeks onder de provinciegriffier;
begroting 2004: 8.750 euro;
strategische doelstelling: verhogen van de kwaliteit van de interne communicatie tussen
de verschillende interne doelgroepen;
Communicatiekanalen: 5 personeelsbladen per jaar (oplage 1.700 exemplaren), intranet,
elektronische telefoongids, diverse informele ontmoetingsmomenten;
Uitvoering actiepunten uit Alles kan beter-rapport (resultaat van de tevredenheidsenquête
bij de personeelsleden in 2000), ondersteuning interne activiteiten...
Provincie West-Vlaanderen
Stand van zaken communicatiebeleid Vlaamse provincies – RVL- 25 februari 2004 12
opmaak van een intern communicatieplan: informeren van medewerkers over hun taken en
verantwoordelijkheden;
instrumenten: elektronische snelberichten en nieuwsbrieven; intranet; ‘wie is wie?-gids via intranet;
personeelsblad en g@zet.
Fiche 8
Huisstijl
Provincie Antwerpen
Het ‘grafisch bureau’ staat in voor een volledige service op het gebied van lay-out, ontwerp, logogebruik en
illustratie van alle provinciale binnen- en buitendiensten. Bovendien zorgt het voor de opvolging van het zuiver
administratief drukwerk. Het grafisch bureau is het centrale huisttijladvies- en controlepunt voor drukwerken van
alle diensten. Tijdens de prepressfase zijn alle diensten verplicht om bij het grafisch bureau een ‘goed voor druk’
te vragen.
Provincie Limburg
In het kader van het regiomarketingplan is een volledige herwerking van de promotionele huisstijl in afronding die
moet zorgen voor een duidelijke herkenbaarheid en toewijsbaarheid van het provinciebestuur. De dienst I&Q zal
vanaf maart belast worden met de invoering van deze huisstijl en met de bewaking van de opvolging van de
richtlijnen.
Provincie Oost-Vlaanderen
Dienst communicatie coördineert en bewaakt de huisstijl:
trekker van de denkgroep huisstijl;
ontwikkeling huisstijl (regels, opmaak).
Provincie Vlaams-Brabant
de informatiedienst is bewaker van de huisstijl;
het huisstijlhandboek wordt geleidelijk ontwikkeld;
er is een beperkte (2VTE) maar uiterst actieve lay-outcel. De beleidsnota voorziet de aanwerving
van 1 bijkomende VTE.
Provincie West-Vlaanderen
Naar aanleiding van de invoering van de nieuwe huisstijl in 2002 werd een handleiding opgemaakt (ook via
intranet raadpleegbaar), werden een aantal infosessies gegeven voor alle personeelsleden, werd een procedure
uitgeschreven voor communicatie-initiatieven (waarbij een verplicht advies van de dienst pers en communicatie),
werd de grafische dienst versterkt en staat de dienst pers en communicatie in voor de huisstijlbewaking.
Fiche 9
Pers
Provincie Antwerpen
Communicatiedienst is aanspreekpunt voor journalisten.
Pro-actief pers benaderen o.b.v. agenda BD en PR;
Krijgt de opdracht voor persconferenties, -berichten., ed.
Naar analogie met het communicatiebeleid is er geen formeel persbeleid. Wel wordt algemeen aanvaard dat het
de gedeputeerden zijn die de pers te woord staat inzake beleidsmateries. Over wat als ‘beleidsmaterie’ wordt
beschouwd, lopen de meningen in de praktijk erg uiteen.
Vaak contacteren kabinetten en/of diensten zelf rechtstreeks de pers. Als dienst vragen wij minstens hierover te
worden ingelicht, wat evenwel niet steeds het geval is.
Stand van zaken communicatiebeleid Vlaamse provincies – RVL- 25 februari 2004 13
Provincie Limburg
De dienst fungeert als een logistieke dienst voor de persrelaties. De gedeputeerden leggen
rechtstreeks contact met de pers en organiseren persconferenties (met opname in een centrale
persagenda). De dienst kan hieromtrent worden ingeschakeld worden voor de praktische
uitvoering.
In aansluiting op een persconferentie zorgt de dienst voor de verspreiding op het internet, intranet
en P-net en fungeert de dienst als centraal aanspreekpunt voor de pers.
Provincie Oost-Vlaanderen
Dienst communicatie coördineert alle persrelaties:
organisatie maandelijkse beleidspersconferenties;
organisatie thematische persconferentie (op vraag van diensten of op vraag van bestendige
deputatie, zoals over de begroting);
eindredactie en versturing van àlle persberichten van het provinciebestuur;
aanspreekpunt voor de pers.
Provincie Vlaams-Brabant
Persberichten en persconferenties (enkel de informatiedienst is gemachtigd om persberichten te
versturen en persconferenties te organiseren). De gedeputeerden werken via de informatiedienst;
Maandelijkse informele persbabbel;
Organisatie van een jaarlijkse persprijs;
Van alle persinspanningen en –resultaten worden uitvoerige statistieken bijgehouden die toelaten
het persbeleid te evalueren en bij te sturen;
Bevoegde gedeputeerde wordt vermeld op elk persbericht;
In het reglement op het spreekrecht van de ambtenaren is bepaald dat elke ambtenaar spreekrecht
heeft, maar contact neemt met de informatieambtenaar voor hij met de pers spreekt. Indien het om
praktische informatie gaat is er doorgaans geen bezwaar dat ambtenaren aan het woord komen,
als het gaat om beleids- en politieke keuzes, dan wordt de vraag doorgespeeld naar de politieke
verantwoordelijken.
Provincie West-Vlaanderen
Alle communicatie naar de pers toe verloopt via de dienst Pers en Communicatie: persconferenties, -berichten.
Op jaarbasis houdt dit meer dan 300 perscontacten in.
De dienst is ook het centrale aanspreekpunt voor de journalisten en houdt de dagelijkse berichtgeving in de
media over de provincie bij.
Stand van zaken communicatiebeleid Vlaamse provincies – RVL- 25 februari 2004 14
