STANDARD OPERATION PORCEDURE by HC120427201227

VIEWS: 87 PAGES: 31

									                         STANDARD OPERATION PROCEDURE (SOP)
                             KONSULTAN MANAJEMEN P2DTK
               NANGGROE ACEH DARUSSALAM DAN NIAS-SUMATERA UTARA




I.   Pendahuluan

     Program Percepatan Pembangunan Daerah Tertinggal dan Khusus (P2DTK) atau Support
     for Poor and Disadvantage (SPADA) dilaksanakan untuk memfasilitasi Provinsi Nanggroe
     Aceh Darussalam untuk mempercepat rehabilitasi dan rekonstruksi serta memperkuat
     kapasitas pemerintah daerah serta masyarakat. Program ini merupakan program skala
     nasional yang dilaksanakan oleh Kementrian Negara Pembangunan Daerah Tertinggal
     (KPDT) di 10 (sepuluh) provinsi di Indonesia dengan pembiayaan hutang luar negeri yang
     berasal dari Bank Dunia (The World Bank). Khusus Provinsi NAD, dana program P2DTK
     bersumber dari hibah Muli Donor Fund (MDF) melalui kesepakatan hibah (grant
     agreement) antara Pemerintah Indonesia dan International Development Association
     (IDA) selaku partner agency di bawah payung Multi Donor Fund yang ditandatangani
     pada tanggal 25 Januari 2007, dengan No. Hibah TF 057955.
     Jasa Konsultan Manajemen Program SPADA di NAD telah dilaksanakan sejak bulan
     September 2006 dengan memobilisasi Konsultan Manajemen Propinsi dan Konsultan
     Manajemen Kabupaten ke seluruh kabupaten di Provinsi NAD pada tanggal 12
     September 2006 melalui P.T. Amythas (pemenang tender Pengadaan Konsultan
     Manajemen untuk Provinsi NAD yang sudah berakhir pada tanggal 12 Juli 2007).
     Pengelolaan Konsultan dilanjutkan oleh PIU Satker BRR selama 4 bulan sejak 12 Juli 2007
     dan berakhir sampai dengan ,

      dengan dana yang bersumber dari pinjaman Bank Dunia (Loan) dengan batas waktu
     sampai dengan hibah MDF efektif 22 Mei 2007.
     Segera setelah hibah MDF efektif, PIU KPDT wajib melakukan pengadaan kembali
     terhadap perusahaan penyedia tenaga kerja yang saat ini PIU KPDT sedang melakukan
     proses pengadaan konsultan untuk NAD-Nias. Mengacu pada sistem pengadaan yang
     ditetapkan Bank Dunia, tahapan proses pengadaan kembali perusahaan penyedia tenaga
     konsultan P2DTK oleh PIU KPDT paska berakhirnya kontrak KPDT dengan P.T. Amythas
     akan memakan waktu selama 4 (empat) bulan. Dalam rentang waktu tersebut, demi
     tetap berlangsungnya program P2DTK NAD, KPDT meminta kepada BRR untuk
     melakukan pengadaan tenaga konsultan dengan sistem kontrak individual. Oleh karena
     itu selaku penanggung jawab pelaksanaan operasional kontrak individual, maka penting
     bagi Satker-BRR Dukungan Bantuan Pemerintah Daerah-SPADA BRR Dukungan
     Pemerintah – SPADA untuk menyusun dan menetapkan Standard Operating Procedure -
     SOP agar Program P2DTK NAD dapat terlaksana secara optimal. Prosedur Standar
     Operasional ini diterapkan kepada Konsultan Manajemen P2DTK Provinsi dan Kabupaten




                                                                                          1
   termasuk staf pendukung operasional yang bekerja untuk mendukung kelancaran tugas
   KM Provinsi dan KM Kabupaten.


II. Gambaran Umum Kegiatan

   Untuk mendukung tujuan utama yaitu memperkuat pemerintahan, untuk mendukung
   dan memperbaiki pelayanan dan partisipasi di Provinsi dan Kabupaten, SPADA Aceh-Nias
   mempunyai lima program kunci :

   (1) Memperkuat pemerintahan local dengan pengembangan partisipatif;

   (2) Pemberdayaan masyarakat dan organisasi kemasyarakatan untuk dapat berperan
       serta dalam proses rencana pengembangan dalam bidang kesehatan, pendidikan,
       dan social ekonomi serta kegiatan infrastuktur;

   (3) Menjembatani proses perencanaan dari bawah ke atas pada instintusi
       pemerintahan local agar memberikan kemudahan masyarakat untuk mendapatkan
       akses pada tingkat kabupaaten dalam hal kesehatan, pendidikan, atau pekerjaan
       infrastruktur ekonomi dimana hal tersebut terlalu besar dan kompleks untuk
       tingkat kecamatan;

   (4) Mengembangkan akses masyarakat untuk medapatkan mediasi yang efektif dan
       pelayanan hokum; dan

   (5) Meningkatkan investasi dan penciptaan lapangan pekerjaan melalui perbaikan
       peraturan dan iklim investasi dalam bisnis.

   Untuk mencapai tujuan ini, SPADA menyediakan : (a) Bantuan Kabupaten melalui proses
   perencanaan partisipatif dengan masyarakat dan pemerintah; (b) Bantuan Perencanaan
   Kabupaten dengan menyediakan dana untuk administrasi Bantuan Kabupaten melalui
   pemerintah; dan (c) Pendampingan teknis seperti terlampir di atas. Catatan ketika
   Bantuan Pendanaan dan Bantuan Perencanaan diadministrasikan di luar kegiatan
   kontrak, pendampingan teknis oleh KM-Prov akan secara langsung berdampak pada
   proses perencanaan partisipatif yang berdampakpada disetujui atau tidaknya Bantuan
   Pendanaan tersebut.

   SPADA Aceh-Nias akan terimplementasi setelah 2010.

   Untuk catatan awal, Kementrian Pembangunan Daerah Tertinggal (KPDT) merupakan
   agen implementasi SPADA dan KM-Prov dan KM-Kab untuk SPADA Aceh-Nias berada di
   bawah koordinasi Unit Implementasi Proyek (PIU) KPDT. Kedudukan Institusi pada
   kegiatan SPADA seperti dipelihatkan pada Tabel. 1




                                                                                     2
                   Tabel 1: Kedududkan Institusi dalam Kegiatan SPADA Aceh-Nias


                                   PEMERINTAH                                                  KONSULTAN

                      National    National Coordination Team
                                                                                          National Management Consultant
   SPADA                         BRR         MinDA              Bappena                               (NMC)
 Working Unit                                                      s
   (Satker)                       PIU           PIU              PMU
                                                                                         Support
                                                          Report                                                 Report


                                 Support
                                                                            Technical    Konsultan Manajemen Provinsi (KM-Prov)
Disburse

Planning
Block &

 Grants




                                                                                         (Coordinator – MIS-Training –Complaints Handling)
                     Province




                                                                            Assistance
                                     Tim Koordinasi Provinsi                               Implementing Agency of PSD covers Aceh and
                                                                                                                Nias
                                                                                            Implementing Agency of MCLE covers Aceh
                                                                                                      Procurement & FM Firm
                                                         Report                                      Province Based Monitoring

                                 Support                                                    Support                            Report

                                                                            Technical
     Holding                       Tim Koordinasi Kabupaten                 Assistance
                                                                                          Konsultan Manajemen Kabupaten (KM-
   Commitment                                                                                            Kab)
     Officer                                                                                    (Health-Education-Infrastructure)
   (PP-Komitmen)                             District Project                                 Specialist Procurement and Financial
                     District




                                            Management Team                                   Management PSD District Coordinator
                                             (Tim Pengelola
                                                Kegiatan)
                                                                                                        Bare Foot Lawyer
                                                                                                         District Journalist

                                 Unit Pelaksana Kegiatan Dinas

                                 Self-management            Third Parties
                                     Swakelola




           Tujuan pembentukan Konsultan Manajemen Provinsi dan Kabupaten adalah :
           1. Untuk menggabungkan dan menyediakan dukungan operasional dan administratif,
              program manajemen dan tenaga ahli (konsultan) dan mendukung staff yang ada
              pada tingkat provinsi dan kabupaten ;
           2. Melalui Konsultan, menjamin efektifitas, efisiensi dan waktu implementasi SPADA
              dalam hal proses perencanaan partisipatif yang hasilnya dalam proposal Bantuan
              Pendanaan yang diajukan dan disetujui dalam Musyawarah Kabupaten ;
           3. Melalui Konsultan, mendukung pemerintah dan pihak terkait (seperti, KPDT, BRR,
              Bappenas, PCT, DCT) pada tingkat Provinsi dan Kabupaten pada semua aspek teknis
              dan manajerial SPADA, termasuk program implementasi, program kontrol dan
              monitoring dan penanganan keluhan/masalah; dan,
           4. Melalui Konsultan, merangsang pemerintah local untuk mengintegrasikan
              peranserta masyarakat dalam proses perencanaan pengembangan.




     III. Lingkup Tugas Perusahaan Konsultan



                                                                                                                           3
KM-Prov dan KM-Kab akan bertanggungjawab dalam menyediakan konsultan yang
mewakili untuk menjamin kualitas implementasi teknis di lapangan dari proses
peranserta perencanaan SPADA yang mengacu pada panduan di NAD dan Sumatera
Utara/Nias dan semua 19 Kabupaten : Aceh Barat, Aceh Barat Daya, Aceh Jaya, Aceh
Selatan, Nagan Raya, Bener Meriah, Aceh Besar and Pidie (sedang pengadaaan); dan
Nias dan Nias Selatan di Sumatera Utara; Simeulue, Aceh Tenggara, Aceh Tengah, Aceh
Timur, Aceh Singkil, Tamiang, Gayo Lues, Bireun and Aceh Utara (pengadaan paket II).

Dalam pertanggungjawabannya, konsultan akan merekrut, bertanggungjawab terhadap
kinerja dan administrasi pembayaran untuk staf PM-Prov dan PM-Kab sesuai dengan
kontrak; menerima dan memonitor kinerja; dan menyediakan serta mendukung
operasional dan administrative dari tenaga ahli tersebut. Sebagai tambahan perusahaan
akan menjamin semua konsultan kabupaten yang bekerja sesuai peraturan koordinasi
dan membuat laporan rutin untuk kegiatan kesehatan, pendidikan dan infrastruktur
kepada Konsultan manajemen Provinsi, yang mempunyai wewenang untuk memonitor
kegiatan di tinggkat kabupaten untuk menjamin program berjalan sesuai dengan
pedoman yang berlaku melalui provinsi. Lingkup pelayanan untuk pengadaan paket
perusahaan konsultan termasuk : (1) program administrasi; (2) menyediakan ntenaga
ahli pada tingkat provinsi; dan (3) menyediakan tenaga ahli pada tingkat kabupaten.
1. Penyediaan program layanan administrasi, termasuk :
   a. Pernyiapan dan penandatanganan kontrak konsultan;
   b. Menyiapkan Prosedur Operasi Standar (SOP) untuk konsultan;
   c. Mengevaluasi kinerja konsultan dengan masukan dari Konsultan Manajemen
      Provinsi, dan mengambil tindakan tegas terhadap konsultan yang tidak bikerja
      baik sesuai dengan evaluasi kinerja standard dan semua itu telah tertuang dalam
      SOP diatas;
   d. Memecahkan masalah administrative dan operasional di;
   e. Bekerja degan pemerintah lokal untuk mendukung keselamatan dan keamanan
      konsultan;
   f.   Menyediakan logistic dan pendukung administrative untuk konsultan, termasuk :
        perlengkapan (seperti; komputer, printer, telepon/fax dll) dan peralatan
        perawatan, perencanaan perjalanan proyek;
   g. Membayar renumerasi dan tunjangan (seperti; perumahan, asuransi dan
      komunikasi). Untuk keterang lebih jauh mengenai renumersi dan tunjangan,
      lihat pada Seksi V, Kepegawaian dan Lokasi
   h. Menyiapkan laporan seperti detail pada Seksi IX, Pelaporan


2. Menyediakan, pada tingkat provinsi, tenaga ahli (konsultan atau PM-Prov) dalam
   program manajemen, manajemen dan system informasi, penanganan
   keluhan/masalah, kesehatan, pendidikan dan infrastruktur yang mengisi sesuai
   dengan kebutuhan keahlian, secara spesifik pada Seksi V, Kepegawaian dan lokasi,
   yang terlibat bertanggungjawab :
   a. Mengatur implementasi teknis proyek melalui NAD dan Sumatera Utara/Nias,
      termasuk pekerjaan Konsultan Manajemen Kabupaten yang direkrut melalui
      Pengadaan Paket II, untuk menjamin sesuai dengan panduan program (PTO),
      termasuk implementasi siklus proyek tahunan dan mekanisme SPADA;



                                                                                   4
   b. Menyediakan panduan dan mendukung untuk menyiapkan rencana kerja KM-
      Kab dan monitoring kemajuan konsultan sesuai rencana (untuk semua
      kabupaten, termasuk perekrutan sesuai Paket II);
   c. Monitoring, evaluasi dan menindaklanjuti kinerja teknis konsultan di lapangan,
      termasuk pekerjaan tenaga ahli/KM-Kab yang bekerja sesuai Paket II, dan
      menyediakan masukan dalam perekrutan (Paket I atau II) bertanggungjawab
      terhadap staf yang bekrja di bawah performa/kinerja dan tidak sesuai dengan
      evaluasi kinerja standard dan SOP;
   d. Memecahkan masalah implementasi di provinsi dan mendukung KM-Kab dalam
      memcahkan masalah di tingkat kabupaten dan bawahya;
   e. Mengembangkan hubungan kerja dan koordinasi dengan pihak terkait dengan
      program yang sesuai program di provinsi dan tingkat kabupaten;
   f.   Memediasi pemerintah provinsi, termasuk legislative dan eksekutif, untuk
        perbaikan sinergi antara program terkait dan memfasilitasi alokasi pendanaan
        APBD sesuai dengan program panduan.
   g. Menyediakan pendampingan teknis kepada BRR dan pemerintah provinsi dalam
      mengatur implementasi proyek dan memecahkan tantangan proyek di provinsi
      dan kabupaten;
   h. Mengembangkan pemberdayaan masyarakat, termasuk pemerintah local dan
      pemerintah provinsi, komunitas dan konsultan untuk mendukung fasilitsi dan
      pengembangan partisipatif;
   i.   Mendukung pemerintah provinsi dalam aturan untuk mendukung pemerintah
        kabupaten dalam implementasi proyek dan memecahkan tantangan proyek;
   j.   Transfer pengetahuan dan pelatihan untuk pemberdayaan dan peningkatan
        pihak pihak terkait SPADA dalam kegiatan sehari-hari;
   k. Monitoring, penanganan dan pelaporan proyek terkait komplain/masalah untuk
      semua lokasi proyek di Aceh dan Nias;
   l.   Memimpin pengawasan proyek dengan Tim Koordinasi Provinsi, BRR dan pihak
        terkait lainnya dan pelaporan ke KM-Nas, PIU-KPDT, KPDT, PIU-BRR dan PMU-
        Bappenas.
   m. Melaporkan secara bulanan dan tahunan dalam kemajuan implementasi SPASA
      kepada KM-Nas dan Tim Koordinasi Pemerintah Provinsi.


3. Menyediakan, pada tingkat kabupaten, tenaga ahli (konsultan) dalam bidang
   kesehatan, pendidikan dan infrastruktur yang sesuai dengan kebutuhan kemampuan
   khusus terdapat pada Seksi V, Kepegawaian dan Lokasi, termasuk pihak yang
   bertanggungjawab :
   a. Mengatur implementasi proyek di kabupaten;
   b. Menyediakan pendampingan teknis pada pemerintah kabupaten dalam
      memfasilitasi implementasi proyek dan dalam hal memecahkan tantangan
      proyek di tingkat kabupaten dan kecamatan;
   c. Monitoring implementasi pendanaan proyek dengan Pendanaan Kabupaten
      untuk menjamin sesuia dengan pedoman, termasuk transparansi dan
      skuntabilitas;



                                                                                  5
       d. Meningkatkan pemberdayaan dan proyek kegiatan sosial sesuai dengan
          persiapan rencana oleh Konsultan Manajemen Provinsi;
       e. Memfasilitasi rencana mekanisme SPADA, termasuk, contohnya: (i) koordinasi
          dengan Program Pengembangn Kecamatancoordinating (KDP) untuk menjamin
          desa dan kecamatan berperanserta dan melibatkan kecamatan dalam
          Musyawarah Kabupaten SPADA; (ii) organizing and facilitating District Forums,
          (iii) menjamin alokasi pendanaan di kabupaten; (iv) melayani secara teknis, dan
          memastikan evaluasi terhadap usulan kegiatan masyarakat oleh Tim Peninjau
          Teknis Kabupaten; dan (v) menunjang Tim Koordinasi Kabupaten dan Provinsi.
       f.    Memastikan badan kemasyarakatan dan peranserta masyarakat dalam proses
             rencana SPADA melalui koordinasi dan jaringan dengan KDP, program PNPM
             lainnya, pemerintah, LSM dan pihak terkait;
       g. Membagi pengetahuan dan pelatihan dalam peningkatan pemberdayaan pihak
          tekait kegiatan SPADA dari hari ke hari;
       h. Memfasilitasi pemerintah lokal sharing pembiayaan untuk implementasi
          program dan untuk proyek masyarakat disetujui oleh Pendanaan Kabupaten;
       i.    Pelaporan bulanan dan tahunan untuk implementasi kemajuan SPADA kepada
             KM-Prov dan Tim Koordinasi Pemerintah Kabupaten.

IV. Hierarki Organisasi Keproyekan, P2DTK NAD khususnya.

       4.1    Pihak Pemberi Kerja
              Pihak Pemberi Kerja adalah Kementrian Negara Pembangunan Daerah
              Tertinggal yang dalam hal ini diwakili oleh Pejabat Pembuat Komitmen
              Program Percepatan Pembangunan Daerah Tertinggal dan Khusus, Satuan
              Kerja Pengembangan Daerah Khusus, Kementrian Negara Pembangunan
              Daerah Tertinggal.

       4.2    Perusahaan
              Dalam hal ini PT AMYTHAS Experts & Associates adalah Penanda tangan
              kontrak, maka secara yuridis formal, Perusahaan mempunyai kewenangan
              penuh dalam pengelolaan proyek, baik teknis maupun administratif finansial,
              dengan Penanggungjawab adalah Direktur Utama.
              Dengan adanya kewenangan itulah, maka pelaksanaan/pengelolaan proyek
              harus dilaksanakan secara professional dan bertanggung jawab dan Direktur
              Utama bertanggung jawab penuh atas performa proyek dan pelaku-pelakunya
              baik teknis maupun administratif.

       4.3    Project Management Support (PMS)
              Untuk pelaksanaan kegiatan Proyek sehari-hari, perusahaan membentuk
              organisasi PMS di luar struktur organisasi Perusahaan, namun tetap di bawah
              kendali Direktur Utama Perusahaan.
              PMS mempunyai kewenangan koordinasi teknis dan administratif tetapi juga
              menentukan (decided) dan Kontrol pelaksanaan baik keuangan maupun
              teknis.


                                                                                       6
                                        BOARD OF
                                       MANAGEMENT




          PMS                          PIMP. PMS




          DEP. TEKNIS                                             DEP.ADMINISTRASI
                                                                     KEUANGAN




                                      KOORDINATOR



                                                                      OFFICE
                                                                     MANAGER
                                                                     PROPINSI




     TA KM                                                                  TA KM
     PROV                                                                   PROV




                            BK KAB                       BK KAB                      BK KAB
                  KM                         KM                          KM
                  KAB                        KAB                         KAB



a.   Struktur Organisasi PMS P2DTK NAD adalah sebagai berikut:

     1.    Board of Management
           Ir. Erie Heryadi, Direktur Utama PT AMYTHAS

     2.    Ketua PMS                     :   Ir. Saed Asj’ari

     3.    Deputi Teknis                 :   Ir. Muhammad Imam
                                             Ir. Agus Aris
     4.    Deputi Adm Keu                :   Heru, SE
                                             Micko, SE




                                                                                              7
b. Deputi Teknis

                   Menjadi Wakil Pimpinan dengan Tugas pokok:

                   1. Rekruitmen personil Tenaga Ahli yang sesuai dengan keahliannya dan
                      professional.
                   2. Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan pembiyaan Proyek secara
                      periodik untuk mencegah adanya penyimpangan yang serius. Kalau
                      terjadi/terdapat penyimpangan segera selesaikan dengan TL/Pimpinan
                   3. Memonitor pelaksanaan teknis dilapangan setiap saat dengan”kalau
                      perlu” mengadakan “checking on the spot”.
                   4. Apabila terjadi permasalahan, dapat menjembatani penyelesaian
                      permasalahan tersebut, baik teknis maupun non teknis dengan client.

c. Deputi Administrasii Keuangan

                   1. Membukukan seluruh pengeluaran PMS bersama dengan Office
                      Manager proyek membuat sebuah laporan keuangan menyeluruh
                      (PMS dan Proyek) dan menyimpan semua supporting documents asli.
                   2. Melakukan penyusunan Invoice.
                   3. Budget allocation untuk proyek setiap periode hendaknya disesuaikan
                      dengan permintatan proyek yang telah dikoreksi oleh Dep. Tek.
                   4. Melakukan verifikasi pertanggunganjawaban keuangan proyek yang
                      dilaporkan oleh Office Manager.
                   5. Melakukan pembukuan Account Induk dan Sub-sub account dan
                      pengelolaannya menggunakan system MYOB pada setiap akhir bulan
                      berjalan.
                   6. Dep.Adm.keu hendaknya dapat menyediakan Management Report
                      dibidang finansial secara periodik (bulanan) dan disampaikan kepada
                      Pimpinan PMS.

V. Tugas dan Tangungjawab

5.1   Tugas dan Tanggungjawab Tenaga Ahli

      A. Konsultan Manajemen Provinsi
         Secara umum Tugas dan Tanggung Jawab Umum KM-Prov
         1. Menyusun langkah strategis untuk pelaksanaan kegiatan P2DTK sesuai dengan
            permasalahan dan kebutuhan lokal.
         2. Membantu Tim Koordinasi P2DTK Provinsi dalam melaksanakan tugasnya.
         3. Melakukan pemantauan dan supervisi kegiatan sosialisasi, perencanaan,
            pelaksanaan dan pelestarian kegiatan P2DTK di daerah.
         4. Sebagai tenaga manajerial yang profesional untuk memberikan dukungan
            bantuan manajemen dan teknis kepada konsultan manajemen Kabupaten.
         5. Mengelola seluruh data dan informasi baik dari laporan KM-Kabupaten, hasil
            koordinasi dengan beberapa pihak dan hasil kunjungan ke lapangan.
         6. Memantau dan melakukan evaluasi kinerja serta pembinaan terhadap seluruh
            konsultan lapangan yang ada di wilayah kerjanya.



                                                                                       8
         7. Mengembangkan jaringan kerjasama dan komunikasi antar lembaga, termasuk
            instansi pemerintah, perguruan tinggi, dunia usaha dan lembaga swadaya
            masyarakat.
         8. Menyampaikan laporan reguler dan insidentil pelaksanaan tugas kepada Tim
            Koordinasi P2DTK Provinsi NAD dan Tim Koordinasi Pusat.

A.1.1 Koordinator Propinsi NAD
     1. Mengatur implementasi proyek di NAD termasuk mengkoordinasikan Sumatera
        Utara-Nias, dan termasuk pekerjaan perekrutan KM-Kab sesuai dengan Pengadaan
        paket I, untuk menjamin program berjalan sesuai dengan mekanisme dan siklus
        SPADA
     2. Menyediakan panduan dan mendukung persiapan rencana kerja dan monitoring
        KM-Kab serta semua kemajuan sesuai dengan rencana (untuk semua kabupaten)
     3. Meninjau dan memperbaiki SOP dan semua peraturan yang ada lainnya sesuai
        dengan kebutuhan staff lapangan program SPADA
     4. Mempersiapkan semua dokumen teknis untuk program SPADA NAD-Nias
     5. Jika diperlukan, merivisi implementasi atau memodifikasi dokumen teknis evaluasi
        yang ada sesuai dengan kebutuhan
     6. Monitoring, evaluasi dan menindaklanjuti kinerja teknis konsultan di lapangan,
        termasuk pekerjaan Tenaga Ahli/KM-Kab serta bertanggungjawab mengambil
        tindakan kepada staff yang tidak sesuai dengan standar performa evaluasi dan SOP
     7. Mengontrol kualitas KM-Kab untuk menjamin kualitas substansi agar program
        implementasi dapat dicapai
     8. Menyiapkan   asisten    teknis  untuk     memastikan       KM-Kab      dapat
        mengimplementasikan dan mengontrol tugas mereka bekerja secala lengkap
     9. Mediasi dengan pemerintah daerah, termasuk legislatif dan eksekutif, dibutuhkan
        untuk memperbaiki sinergi antara program terkait dan memfasilitasi dana alokasi
        APBD sesuai dengan program yang ada
     10. Menyediakan asisten teknis untuk BRR dan pemerintah daerah untuk mengatur
         implementasi proyek dan dalam pemecahan masalah proyek di provinsi dan
         kabupaten
     11. Mendukung pemerintah provinsi dalam peraturannya yang mendukung
         pemerintah kabupaten dalam mengimplementasikan dan menyelesaikan proyek
     12. Melaporkan implementasi SPADA secara bulanan dan tahunan kepada KM-Nas
         dan tim koordinasi pemerintah provinsi

A.1.2 Koordinator Propinsi Sumatera Utara
     1. Mengatur implementasi proyek di Sumatera Utara-Nias, untuk menjamin program
        berjalan sesuai dengan mekanisme dan siklus SPADA
     2. Menyediakan panduan dan mendukung persiapan rencana kerja dan monitoring
        KM-Kab serta semua kemajuan sesuai dengan rencana (untuk semua kabupaten)
     3. Meninjau dan memperbaiki SOP dan semua peraturan yang ada lainnya sesuai
        dengan kebutuhan staff lapangan program SPADA
     4. Mempersiapkan semua dokumen teknis untuk program SPADA NAD-Nias



                                                                                      9
      5. Jika diperlukan, merivisi implementasi atau memodifikasi dokumen teknis evaluasi
         yang ada sesuai dengan kebutuhan
      6. Monitoring, evaluasi dan menindaklanjuti kinerja teknis konsultan di lapangan,
         termasuk pekerjaan Tenaga Ahli/KM-Kab serta bertanggungjawab mengambil
         tindakan kepada staff yang tidak sesuai dengan standar performa evaluasi dan SOP
      7. Mengontrol kualitas KM-Kab untuk menjamin kualitas substansi agar program
         implementasi dapat dicapai
      8. Menyiapkan   asisten    teknis  untuk     memastikan       KM-Kab      dapat
         mengimplementasikan dan mengontrol tugas mereka bekerja secala lengkap
      9. Mediasi dengan pemerintah daerah, termasuk legislatif dan eksekutif, dibutuhkan
         untuk memperbaiki sinergi antara program terkait dan memfasilitasi dana alokasi
         APBD sesuai dengan program yang ada
      10. Menyediakan asisten teknis untuk BRR dan pemerintah daerah untuk mengatur
          implementasi proyek dan dalam pemecahan masalah proyek di provinsi dan
          kabupaten
      11. Mendukung pemerintah provinsi dalam peraturannya yang mendukung
          pemerintah kabupaten dalam mengimplementasikan dan menyelesaikan proyek
      12. Melaporkan implementasi SPADA secara bulanan dan tahunan kepada KM-Nas
          dan tim koordinasi pemerintah provinsi

A. 2 Ahli Pelatihan
      1. Mengkoordinasikan penyusunan konsep dan            program    pelatihan   P2DTK
         berdasarkan petunjuk teknis pelaksanaan P2DTK
      2. Mengkoordinasikan pengembangan materi/modul pelatihan P2DTK dengan NGO
         pelatihan
      3. Menyiapkan panduan untuk pelatihan teknis dan on the job training, termasuk
         panduan untuk memfasilitasi lokakarya, pertemuan bulanan maupun pertemuan
         insidentil lainnya
      4. Memberikan pelatihan secara periodik kepada pelaku-pelaku P2DTK untuk
         meningkatkan kinerja pelaksanaan program
      5. Mengembangkan need assessment sebagai bahan masukan dalam pengadaan
         kurikulum.
      6. Mengkoordinasikan penyusunan rencana lokakarya atau workshop di seluruh
         Kabupaten
      7. Menyampaikan laporan regular dan insidentil pelaksanaan             tugas   dan
         tanggungjawabnya kepada KM-Nas melalui Koordinator KM-Prov.

A.3   Ahli MIS (Management Information System)
      1. Mengidentifikasi kebutuhan pengembangan system informasi, data komunikasi
          dan kegiatan monitoring.
      2. Merancang software/alat untuk program monitoring dan system manajemen data.
      3. Menyiapkan panduan program monitoring dan system manajemen data.
      4. Koordinasi dalam pembaruan/up date data secara teratur dalam SIM SPADA dan
          menampilkan data terbaru berdasarkan format standar laporan yang ada.
      5. Mengidentifikasi dan mendukung pelatihan dan kebutuhan dalam system
          informasi manajemen dan monitoring.

                                                                                      10
      6. Mengkoordinasi dalam hal perawatan system computer baik perangkat keras
         (hardware) maupun perangkat lunak (software).
      7. Mengumpulkan dan menampilkan data pendukung seperti PODES, SUSENAS dan
         data lain yang terkait dengan kebutuhan kegiatan SPADA.
      8. Koordinasi proses kegiatan secara rutin dan laporan penting.

A.4   Ahli Complain Handling
      1. Menyiapkan dan merumuskan secara manual cara penanganan komplain (PPM)
          dan kemungkinan merevisi
      2. Monitor dan supervise KM-Kab untuk memastikan dapat secara efektif menangani
          komplain
      3. Menangani masalah implementasi di provinsi dan mendukung KM-Kab dalam
          memecahkan masalah pada tingkat kabupaten dan di bawahnya
      4. Monitoring, menangani dan melaporkan proyek yang sesuai dengan komplain
          untuk semua lokasi proyek di Aceh dan Nias
      5. Melaporkan kemajuan dalam menangani komplain setiap tiga bulan sekali.

A.5   Ahli Kesehatan Masyarakat
      1. Menyiapkan dan mendistribusikan SOP yang berkaitan dengan kegiatan kesehatan
      2. Supervisi dan mengatur kefokusan KM-Kab dalam mendukung kegiatan kesehatan
      3. Mengembangkan dan mendukung secara teknis semua KM-Kab Tenaga Ahli
          Kesehatan untuk menjamin terkontrolnya kegiatan kesehatan dalam lingkup area
          kerja mereka.
      4. Mengontrol pencapaian indikator perfoma dalam aspek kesehatan baik di tingkat
          KM-Prov dan KM-Kab
      5. Membantu koordinasi dan sinergi dalam tugas implementasi semua Ahli
          Kesehatan KM-Kab di wilayah kerja mereka dengan mengatur pertemuan dan
          rapat grup ahli pada rapat monitoring bulanan.
      6. Memecahkan masalah implementasi kesehatan di provinsi dan mendukung KM-
          Kab dalam memecahkan masalah pada tingkat kabupaten dan bawahnya
      7. Mediasi dengan pemerintah provinsi, termasuk legislatif dan eksekutif, jika
          dibutuhkan memperbaiki sinergi antara program yang terkait dengan kesehatan
          dan memfalititasi alokasi anggaran APBD sesuai dengan panduan yang ada
      8. Menyiapkan asistenssi teknis kepada BRR dan pemerintah provinsi dalam
          mengatur implementasi program kesehatan dan menangani tantangan proyek di
          tingkat provinsi dan kabupaten
      9. Mengembangkan aktivitas pemberdayaan dan pengembangan kesehatan,
          termasuk pemerintah provinsi dan kabupatan, komunitas dan konsultan untuk
          mendukung fasilitasi dan pengembangan partisipasi.
      10. Membagi pengetahuan dan pelatihan untuk pengembangan aktifitas SPADA dari
          hari ke hari.

A.6   Ahli Pendidikan
      1.    Menyiapkan dan mendistribusikan SOP yang sesuai dengan kegiatan pendidikan
      2.    Pengawasan dan mengontrol KM-Kab dalam mendukung kegiatan pendidikan
      3.    Mengembangkan dan mendukung secara teknis semua KM-Kab Tenaga Ahli
            Pendidikan untuk menjamin terkontrolnya kegiatan pendidikan dalam lingkup
            area kerja mereka
      4.   Mengontrol pencapaian indikator perfoma dalam aspek pendidikan baik di
           tingkat KM-Prov dan KM-Kab



                                                                                   11
5.     Membantu koordinasi dan sinergi dalam tugas implementasi semua Ahli
       Pendidikan KM-Kab di wilayah kerja mereka dengan mengatur pertemuan dan
       rapat grup ahli pada rapat monitoring bulanan.
6.     Memecahkan masalah implementasi pendidikan di provinsi dan mendukung KM-
       Kab dalam memecahkan masalah pada tingkat kabupaten dan bawahnya
7.     Mediasi dengan pemerintah provinsi, termasuk legislatif dan eksekutif, jika
       dibutuhkan memperbaiki sinergi antara program yang terkait dengan pendidikan
       dan memfalititasi alokasi anggaran APBD sesuai dengan panduan yang ada
8.     Menyiapkan asistenssi teknis kepada BRR dan pemerintah provinsi dalam
       mengatur implementasi program pendidikan dan menangani tantangan proyek
       di tingkat provinsi dan kabupaten
9.     Mengembangkan aktivitas pemberdayaan dan pengembangan pendidikan,
       termasuk pemerintah provinsi dan kabupatan, komunitas dan konsultan untuk
       mendukung fasilitasi dan pengembangan partisipasi.
10.    Membagi pengetahuan dan pelatihan untuk pengembangan aktifitas SPADA dari
       hari ke hari.

B. Konsultan Manajemen Kabupaten
      Secara umum tugas dan tanggung Jawab Umum KM Kabupaten
        1. Memberikan bantuan kepada TK P2DTK Kabupaten serta memberikan
            dukungan teknis kepada Tim Kajian Teknis dan pelaku lainnya dalam
            pelaksanaan kegiatan P2DTK termasuk memberikan rekomendasi dan
            membantu penanganan permasalahan yang muncul.
        2. Mensosialisasikan P2DTK kepada masyarakat dan aparat baik ditingkat
            kecamatan maupun Kabupaten
        3. Melakukan koordinasi dan membina jaringan kerja dengan aparat/instansi
            terkait, tokoh masyarakat, LSM Perguruan Tinggi dan lain-lain dalam rangka
            mendukung penyebarluasan informasi, keterbukaan dan pengawasan
            pelaksanaan kegiatan P2DTK.
        4. Melakukan koordinasi dengan Dinas/Instansi Teknis Kabupaten/Kota
            (Beppeda, Dinas Pekerjaan Umum, Dinas Pertanian, Dinas Perdagangan,
            Dinas Kesehatan, Dinas Pendidikan Nasional, Dinas Perindustrian dll) untuk
            mengidentifikasi program-program lain diluar P2DTK supaya tidak terjadi
            tumpang tindih.
        5. Memeriksa kualitas dan kelengkapan usulan kegiatan sebelum
            dikompetisikan dalam Muskab.
        6. Melakukan kunjungan lapangan untuk pengawasan dan monitoring
            minimum 65% dari total hari kerja.
        7. Melakukan supervisi dan memantau untuk memastikan penerapan prinsip-
            prinsip P2DTK mulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian.
        8. Memantau proses pencairan dan penggunaan dana P2DTK.
        9. Melakukan koordinasi dengan pelaku P2DTK lainnya secara vertikal dan
            horisontal.
        10. Membuat laporan bulanan yang sedikit-dikitnya berisikan kemajuan
            pelaksanaan kegiatan, masalah dan kendala, rencana dan realisasi kegiatan
            kepada KM-Prop dan Tim Koordinasi P2DTK Kabupaten
        11. Membuat laporan akhir penyelesaian kegiatan.




                                                                                   12
B.1   Tenaga Ahli Infrastruktur
      1. Memberikan dukungan teknis kepada pelaksana kegiatan sarana dan
         prasarana infrastruktur termasuk memberikan rekomendasi dan membantu
         penanganan permasalahan yang muncul.
      2. Memfasilitasi pembentukan Tim Kajian Teknis Infrastruktur Kabupaten/Kota
      3. Mengadakan pertemuan koordinasi rutin bulanan dengan pelaksana
         kegiatan, menerima dan memeriksa laporan bulanan yang berisikan rencana
         dan realisasi kegiatan.
      4. Memantau pelaksanaan kegiatan survei dan pengukuran usulan kegiatan
         prasarana (termasuk usulan kegiatan sarana pengembangan sektor swasta,
         kesehatan dan pendidikan, seperti: pasar desa, jalan desa, gedung sekolah,
         bangunan tempat pelayanan kesehatan)
      5. Menyusun daftar harga satuan setempat dengan menghimpun data harga
         satuan berdasarkan survey pada beberapa leveransir/suplier dan daftar
         harga satuan yang dikeluarkan Dinas Pekerjaan Umum Daerah/Instansi
         teknis lainnya, sebagai bahan rujukan masyarakat dalam merencanakan
         pembiayaan kegiatan SPADA.
      6. Memeriksa desain teknis, gambar konstruksi, jadwal pelaksanaan dan RAB
         usulan prasarana sesuai standar persyaratan umum teknis dengan
         memperhatikan dampak lingkungan.
      7. Memantau pelaksanaan pemeriksaan dan pengukuran akhir prasarana yang
         dibangun sebelum disertifikasi baik di tingkat Kecamatan maupun
         kabupaten/Kota.
      8. Memberikan pelatihan untuk operasional dan pemeliharaan prasarana yang
         dibangun dan pengembangan/pelestarian hasil kegiatan.
      9. Membuat laporan secara berkala dan insidentil kepada Koordinator KM-Prov
         melalui Koordinator KM-Kab

B.2   Tenaga Ahli Kesehatan Masyarakat
      1. Memfasilitasi rumusan Badan Penyantun Puskesmas (BPP) pada kecamatan
         (untuk kabupaten yang belum terbentuk BPP) dan memfasilitasi rumusan
         Tim Ahli Kesehatan di Kabupaten/Kota
      2. Menyiapkan asistensi teknis kepada institusi (LSM/Universitas) dalam hal
         kegiatan identifikasi permasalahan dan kebutuhan kesehatan
      3. Bersama dengan Tim Studi Teknis Kabupaten, menganalisa dan merumuskan
         hasil dari identifikasi permasalahan dan mengatur prioritas kebutuhan
         dalam bidang kesehatan
      4. Verifikasi usukan kegiatan kesehatan sebelum diskusi dalam Musyawarah
         kabupaten
      5. Memberikan bantuan teknis dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan di
         lapangan serta mengevaluasi kepuasan penerima manfaat kegiatan
         kesehatan SPADA di setiap jenjang dan pelayanan kesehatan pada
         umumnya.
      6. Melakukan koordinasi dan membangun jaringan kerja dengan Puskesmas
         Kabupaten/Kota, Dewan Kesehatan, pelaku kesehatan kecamatan dan desa


                                                                                13
         dalam rangka mendukung penyebarkuasan informasi, keterbukaan dan
         pengawasan pelaksanaan kegiatan
      7. Membuat laporan secara berkala dan insidentil kepada Koordinator KM-Prov
         melalui Koordinator KM-Kab.

B.3   Tenaga Ahli Pendidikan
      1. Memfasilitasi pembentukan Pokja Pendidikan di        Kecamatan (bagi
         Kabupaten yang belum membentuk Pokja Pendidikan) dan memfasilitasi
         pembentukan Tim Kajian Teknis Pendidikan Kabupaten/Kota
      2. Bersama-sama dengan Tim Kajian Teknis Kabupaten dalam melakukan
         analisis dan perumusan hasil identifikasi masalah serta menyusun prioritas-
         prioritas kebutuhan bidang pendidikan
      3. Melakukan verifikasi usulan kegiatan pendidikan sebelum didiskusikan di
         Musyawarah Kabupaten
      4. Memberikan bantuan teknis dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan di
         lapangan serta mengevaluasi kepuasan penerima manfaat kegiatan
         pendidikan SPADA di setiap jenjang dan pelayanan pendidikan pada
         umumnya.
      5. Melakukan koordinasi dan membina jaringan kerja dengan Dinas Pendidikan
         Kab/Kota, Dewan Pendidikan, pelaku pelayanan pendidikan kecamatan dan
         desa dalam rangka mendukung penyebarluasan Informasi, keterbukaan dan
         pengawasan pelaksanaan kegiatan
      6. Membuat laporan secara berkala dan insidentil kepada Koordinator KM-Prov
         melalui Koordinator KM-Kab

C.    Tenaga Pendukung Provinsi
      Tugas dan tanggungjawab supporting staff di provinsi adalah;
         1.      Memfasilitasi Konsultan Manajemen Provinsi dalam melaksanakan
                 tugasnya,
         2.      Mengkoordinasikan pelaksanaan fasilitasi konsultan manajemen
                 kabupaten dalam melaksanakan tugasnya
         3.      Membantu Konsultan Manajemen Provinsi dalam membuat laporan


      C.1. Office Manager
         1.      Bertanggungjawab secara penuh terhadap kantor keseluruhan, baik
                 operasional kendaraan maupun operasional kantor
         2.      Mengatur dan mengelola          rencana   dan    penggunaan    dana
                 operasional kantor
         3.      Membuat laporan pertanggungjawaban dana operasional yang
                 disampaikan kepada PMS di jakarta setiap 1 bulan
         4.      Mengorganisir, melakukan supervise         dan      bertanggungjawab
                 terhadap kinerja semua staff pendukung
         5.      menentukan jadwal kerja semua staff pendukung


                                                                                  14
    6.      Membuat daftar absent dan meneliti kebenaran, baik staff ahli
            maupun supporting staff.
    7.      Membantu dalam memberikan dukungan terhadap dokumen-
            dokumen invoice yang dibutuhkan


C.2 Billingual Secretary
    1.      Mengelola semua surat masuk dan surat keluar
    2.      Mengelola dan mengadministrasikan semua laporan baik intern
            maupun laporan dari lapangan/eksternal
    3.      Bertanggungjawab terhadap semua barang inventaris kantor
    4.      Melakukan penggandaan dokumen di luar kantor sesuai kebutuhan
    5.      Mengarsipkan seluruh laporan-laporan
    6.      Membantu tugas Team Leader dalam penjadwalan, bahan dan
            notulen rapat
    7.      Membantu tugas Team Leader dalam translate pelaporan yang
            membutuhkan dua bahasa


C.2. Operator Komputer
    1.      Membantu dalam hal pengetikan-pengetikan yang terkait dengan
            pekerjaan
    2.      Bertanggungjawab dalam pemeliharaan software dan hardware
            secara rutin
    3.      Memberi bantuan kepada KM yang berkaitan                   dengan
            software/hardware dan entry data sesuai kebutuhan.
    4.      Memantau mailing list dan mendistribusikan setiap surat via email
            kepada pihak dimaksud
    5.      Membantu pada proses pelaporan keuangan dan administrasi


C.3. Book Keeper
    1.      Melakukan pencatatan keluar masuknya dana operasional dan dana-
            dana untuk kegiatan Kantor Provinsi
    2.      Membukukan seluruh pengeluaran dan pemasukan dana untuk
            kegiatan Provinsi
    3.      Membukukan seluruh bukti-bukti pengeluaran atau penggunaan
            dana
    4.      bertanggungjawab pada data dan pembukuan kantor
    5.      Menyusun laporan keuangan dan dibukukan dalam pembukuan
            (Buku besar/harian)
    6.      Mengelola semua surat masuk dan surat keluar




                                                                          15
         7.        Mengelola dan mengadministrasikan semua laporan baik intern
                   maupun laporan dari lapangan/eksternal
         8.        Bertanggungjawab terhadap semua barang inventaris kantor
         9.        Melakukan penggandaan dokumen di luar kantor sesuai kebutuhan
         10.       Mengarsipkan seluruh laporan-laporan
         11.       Membantu tugas Team Leader dalam penjadwalan, bahan dan
                   notulen rapat
         12.       Bertanggungjawab kepada Office Manager


     C.4. Office Boy
         1.        Bertanggungjawab terhadap kebersihan dan kerapihan seluruh
                   ruangan kantor
         2.        Menyiapkan minum pada pagi hari bagi staff
         3.        Menyediakan minum bagi seluruh tamu kantor
         4.        Mengantar surat resmi/dokumen sesuai instansi yang dituju
         5.        Membantu Staff Procurement melakukan pembelian kebutuhan
                   kantor bila dibutuhkan


     C.5. Driver
         1.        Bertanggungjawab terhadap kebersihan dan perawatan mobil
         2.        Mengantar perjalanan dinas dan mobilisasi KM-Prov dalam bekerja
         3.        Memungkinkan untuk perjalanan lintas kabupaten mengantar KM-
                   Prov monitoring di lokasi proyek

D.   Tenaga Pendukung di Kabupaten
     Tugas dan tanggungjawab supporting staff di kabupaten adalah;
         1.    Memfasilitasi kebutuhan Konsultan Manajemen Kabupaten dalam
               melaksanakan tugasnya
         2.    Membantu konsultan manajemen kabupaten dalam membuat laporan


     D.1 Book Keeper
         1.    Bersama-sama dengan Koordinator Kabupaten menyusun anggaran
               operasional
         2.    Melakukan pencatatan keluar masuknya dana operasional dan dana-
               dana untuk kegiatan Kantor Kabupaten
         3.    Membukukan seluruh pengeluaran dan pemasukan dana untuk
               kegiatan Kabupaten
         4.    Membukukan seluruh bukti-bukti pengeluaran atau penggunaan dana




                                                                                 16
                5.      Membantu Office Manager dalam mengumpulkan bukti-bukti yang
                        dibutuhkan dalam penyusunan Invoice (SPPD, kwitansi-kwitansi, serta
                        bukti invoice lainnya)
                6.      Membantu dalam pengisian time sheet (daftar absen) kepada para
                        tenaga ahli dan supporting staff
                7.      Bertaggungjawab pada data dan pembukuan kantor
                8.      Bertanggungjawab kepada Koordinator Kabupaten
                9.      Menyusun laporan keuangan dan dibukukan dalam pembukuan (Buku
                        besar/harian)


          D.2        Operator Komputer
                1.      Membantu dalam hal pengetikan-pengetikan yang terkait dengan
                        pekerjaan
                2.      Bertanggungjawab dalam pemeliharaan software dan hardware
                        secara rutin
                3.      Memberi bantuan kepada KM yang berkaitan                    dengan
                        software/hardware dan entry data sesuai kebutuhan.
                4.      Memantau mailing list dan mendistribusikan setiap surat via email
                        kepada pihak dimaksud
                5.      Membantu pada proses pelaporan keuangan dan administrasi


          D.3        Office Boy
                1.      Bertanggungjawab terhadap kebersihan dan kerapihan seluruh
                        ruangan kantor
                2.      Menyiapkan minum pada pagi hari bagi staff
                3.      Menyediakan minum bagi seluruh tamu kantor
                4.      Mengantar surat resmi/dokumen sesuai instansi yang dituju
                5.      Membantu Staff Procurement melakukan pembelian kebutuhan
                        kantor bila dibutuhkan


          D.4. Driver
                1.      Bertanggungjawab terhadap kebersihan dan perawatan mobil
                2.      Mengantar perjalanan dinas dan mobilisasi KM-Kab dalam bekerja
                3.      Mobilisasi kendaraan hanya dilingkup kabupaten terkait

VI. Prosedur Administrasi Dan Keuangan
   6.1 Administrasi
        Prosedur ini merupakan pelengkap yang tidak dapat dipisahkan dari SOP ini.
        Tekanan diberikan pada proses pelaksanaan tugas sehari-hari dan hubungan timbal
        balik atau ketergantungan antara satu dengan Pejabat lainnya.


                                                                                         17
6.1.1 Pemrosesan Surat/Dokumen Masuk
     1. Surat /Dokumen masuk yang dimaksud adalah:
         Surat-surat biasa
         Konfidensial
         Fax
         Email
     2. Jenis Surat
            Surat Biasa, Semua surat/dokumen masuk dibuka oleh Sekretariat
             diberi cap, tanggal dan waktu penerimaan; dicatat dalam buku agenda
             surat masuk dan diberi /dilampirkan Lembar Disposisi, sesuai dengan
             sifat suratnya.
            Telefax, Semua telegram, faximilie and email yang masuk diproses
             sama dengan diatas
            Surat Konfidensial disampaikan langsung pada yang bersangkutan.
             Bila ternyata bukan surat pribadi, oleh yang bersangkutan dikirim
             kembali ke Sekretariat untuk diproses sesuai prosedur di atas.
    3.   Form S001 digunakan untuk surat/dokumen masuk yang mengharuskan
         diadakannya/dilakukannya suatu tindak lanjut oleh satu atau lebih
         pejabat.
    4.   Form S001A digunakan untuk Facsimile
    5.   Selama masih memungkinkan penanganannya, semua surat/dokumen
         masuk, setelah diproses menurut ketentuan di point 2, disampaikan
         kepada Team Leader untuk mendapatkan pengarahan pemrosesan
         permasalahan.
    6.   Lampiran 01 adalah bagan alur yang memberikan kilasan umum atau alur
         pemrosesan surat/dokumen masuk.
    7.   Selain mematuhi prosedur harus diusahakan agar semua surat/dokumen
         masuk yang memerlukan tanggapan, dapat dijawab dalam batas waktu 3 x
         24 jam.

6.1.2 Pemrosesan Surat/Dokumen Keluar
     1. Penanda tangan surat keluar
         Semua surat keluar ditanda tangani oleh Koordinator Propinsi (untuk
           provinsi) atau Koordinator KM-Kab (untuk kabupaten) atau pejabat
           lain yang diberi limpahan kewenangan oleh Team Leader.
         Di dalam, keadaan khusus, penanda tanganan surat keluar dapat
           dilakukan oleh pejabat yang diberi limpahan wewenang untuk
           menandatangani surat keluar atas nama Team Leader.

    2. Surat Keluar dapat berbentuk sebagai:
        Surat yang memulai suatu prakarsa
        Surat yang merupakan tanggapan
        Surat yang merupakan lanjutan dari hal yang pernah atau tengah
           berjalan
        Surat yang merupakan kewajiban rutin.

    3. Surat-surat keluar umumnya didahului oleh penyusunan konsepnya.
         Setelah mengalami suatu rangkaian koreksi/persetujuan dari atasan
         pembuat konsep sampai ke Koordinator Propinsi /Koordinator KM-Kab,
         barulah surat dapat diketik dan diberi nomor oleh Sekretariat, lalu


                                                                             18
                 diperiksa oleh si pembuat konsep dan ditanda tangani oleh yang
                 berwenang untuk itu. Selanjutnya Sekretariat akan mengirimkan surat
                 tersebut ke alamat yang dituju.

             4. Bila tidak ada keperluan atau ketentuan lain, semua surat keluar dibuat
                dalam rangkap tiga, asli untuk alamat yang dituju, copy pertama sebagai
                arsip sekretariat dan copy kedua arsip Team Leader/Koordinator KM Kab.

             5. Cara pemberian nomor surat keluar disesuaikan dengan kode surat yang
                sudah baku di PT AMYTHAS Experts & Assicates dengan ditambahkan
                kode-kode proyek seperti contoh:

                              Nomor urut/kode proyek /bulan/tahun
                              002/p2dtk-AMT/XII/06

             6. Pengiriman surat dapat dilakukan secara biasa (lewat pos) atau
                menggunakan kurir. Pada pengiriman dengan kurir, harus disertai dengan
                Surat Pengantar (Form S002) yang setelah ditandatangani oleh penerima
                akan dijadikan bukti penerimaan oleh si penerima surat.
             7. Lampiran 02 adalah bagan alur yang memberikan kilasan umum atau alur
                pemrosesan surat/dokumen keluar.
             8. Telegram, fax, email dapat diproses menurut cara-cara yang berlaku bagi
                surat-surat keluar.
             9. Faximilie dan/atau email yang akan dikirim perlu disusun dahulu
                konsepnya sebelum mendapat persetujuan dari Team Leader/Koordinator
                KM Kab.

        6.1.3 Sistem Pelaporan
Kewajiban pelaporan sebagaimana tercantum dalam Kontrak Pekerjaan adalah:
               a. Inception Report/Laporan Pendahuluan sejumlah 7 eks dalam bahasa
                  Indonesia beserta summary dalam bahasa Inggris, diserahkan kepada
                  PIU/Satker KPDT dalam waktu 4 minggu setelah tandatangan kontrak
               b. Laporan Bulanan Tingkat Kabupaten, dalam bahasa Indonesia beserta
                  summary dalam bahasa Inggris, Berisi mengenai kondisi perkembangan
                  program pada tingkat Kabupaten, sejumlah 8 eks (7 eks ke KM Propinsi
                  dan 1 eks ke TK Kabupaten), diserahkan pada minggu pertama awal
                  bulan berikutnya.
               c. Laporan Bulanan Tingkat Propinsi, bahasa Indonesia beserta summary
                  dalam bahasa Inggris, merupakan rangkuman dari perkembangan
                  program seluruh kabupaten, diserahkan sejumlah 8 eks (7 eks ke
                  Perusahaan dan 1 eks ke TK Propinsi), diserahkan pada minggu pertama
                  awal bulan berikutnya.
               d. Laporan Bulanan Keseluruhan, merupakan rangkuman dari
                  Perkembangan seluruh propinsi, dirangkum oleh Perusahaan dan
                  diserahkan kepada PIU/Satker P2DTK KPDT sejumlah 7 eks, diserahkan
                  paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya.
               e. Draft Final Report, Berisi draft laporan akhir, sejumlah 7 eks dalam
                  Bahasa Indonesia diserahkan paling lambat 1 bulan sebelum pekerjaan
                  berakhir
               f. Final Report, berisi laporan akhir pelaksanaan pekerjaan sejumlah 7 eks
                  dalam Bahasa Indonesia beserta summary dalam bahasa Inggris,



                                                                                      19
         diserahkan ke PIU/Satker KPDT paling lambat setelah 20 hari kontrak
         berakhir.
      g. Special Activity, berisi mengenai laporan-laporan kegiatan-kegiatan
         khurus yang dilaporkan sejumlah 7 eks dalam bahasa Indonesia dan
         diserahkan 2 minggu setelah pelaksanaan kegiatan.
      1. Setiap Laporan program dan laporan keuangan didokumentasikan
         secara terpisah.

6.1.4 Pengarsipan/Penyimpanan Arsip/Dokumentasi
      1. Yang diketengahkan dalam bab ini hanya terbatas pada surat-surat dan
         dokumen saja.
         Tidak tercakup di dalamnya:
          Gambar-gambar teknik
          Arsip pembukuan/keuangan
          Bahan-bahan kepustakaan, dll
      2. Maksud dari penomoran pada filing sistem adalah pengkategorian data
         pada pengarsipan sistem computer.
         Contoh :

          100.   Project Office Administration. Angka 100 menunjukkan file
                 tersebut adalah file –file administrasi seperti:
                  110    Personal Contract
                  120    TOR Personal/Jobdes
          200.   Project Management. Semua file yang bersangkutan dengan
                 Project Management masuk pada folder ini seperti:
                 210 Laporan Umum yang terdiri dari
                 211 Laporan Bulan dan seterusnya
                 220. Panduan-panduan
                 230 SK-PMU
          300.   Project Financial. Semua file yang bersangkutan dengan
                 Keuangan proyek

          Untuk sistem Manual penomoran folder tidak terlalu diperlukan tetapi
          oleh siapa data-data tersebut diarsipkan tersebut dipegang.

          Contoh:
          100. Project Office Administration di arsipkan oleh Sekretariat untuk
                  file surat menyurat, biodata personal, TOR/jobdes, facsimile,
                  time sheet, office inventories, email oleh operator komputer
                  dan OM untuk di file–file kontrak.

          200.   Project Management di file kan Operator Komputer untuk
                 laporan

          300    Project Finansial oleh Book Keeping

6.1.5 Alat Tulis Kantor (ATK)
      1. Penyediaan ATK dipusatkan di Office Manager/Book Keeper
          Untuk menjaga agar tingkat persediaan tidak kurang dari persediaan
          minimum yang ditetapkan, sebulan sekali sekretariat melakukan



                                                                            20
          pembelian ATK.      Untuk kebutuhan mendadak, dapat dilakukan
          pembelian darurat, diluar jadwal yang ditentukan tersebut.

      2. Permintaan akan ATK
         TA yang memerlukan ATK dapat mengisi FORM PERMINTAAN ALAT
         TULIS KANTOR dan disampaikan ke Office Manager/Book Keeper. Jika
         yang diminta tidak ada dalam Persediaan, Office Manager/Book Keeper
         Kab. melakukan pembelian ATK yang dibutuhkan.

      3. Office Manager/Book Keeper Kab. akan selalu mengadakan pengecekan
         tentang penggunaan ATK dan mengingatkan ketersediaan anggaran
         untuk keperluan ATK tersebut.

6.1.6 Peralatan Kantor (Office Equipment)
      1. Peralatan kantor adalah peralatan yang dapat menunjang penugasan,
         seperti Komputer, laptop, pesawat telpon, faxsimile dsb. Pengadaannya
         dilakukan oleh Office Manager.
      2. Penambahan peralatan dapat dimungkinkan sepanjang budget masih
         memungkinkan. Untuk itu permintaan penambahan peralatan dapat
         diajukan kepada PMS oleh Office Manager
      3. Wewenang pengoperasian, pemeriksaan dan pemeliharaan dari barang
         peralatan baik yang baru maupun yang sudah ada, berada ditangan
         Office Manager atau Book Keeper untuk Kantor Kabupaten. Semua
         peralatan hendaknya selalu dalam kondisi terpelihara baik dan siap
         pakai.
      4. Barang inventaris program yang sifatnya bergerak seperti Kamera digital
         harus disimpan oleh book keeper, saat ingin menggunakan KM harus
         meminta kepada book keeper setelah mengisi form pinjam pakai
         peralatan. Segala sesuatu yang berdampak pada kerusakan yang terjadi
         diluar operasional kegiatan ataupun akibat kecerobohan maka menjadi
         tanggung jawab pengguna yang tertera dalam form.

6.1.7 Peralatan Kantor/Operasional
      1. Telpon
          Penyediaan sambungan telpon untuk tiap-tiap Kantor baik Kantor
              Provinsi maupun Kabupaten adalah 1 line sambungan.
          Penggunaan telpon adalah semata-mata untuk keperluan dinas
              operasional proyek, tidak diperbolehkan untuk keperluan pribadi.
          Pemakaian telpon dicatat setiap pemakaiannya dengan
              menggunakan Buku catatan penggunaan telepon.
          Form Message dipergunakan apabila orang yang ditelpon kebetulan
              tidak berada di tempat menggunakan Format S010.
      2. Listrik
                   Ketersediaan listrik digunakan untuk kegiatan operasional
                      seperti untuk Komputer dan peralatan kantor lainnya.
                   Tidak dibenarkan penggunaan listrik untuk kebutuhan lain
                      diluar operasional proyek.
      3. Kendaraan Dinas
                   Kendaraan Operasional yang tersedia adalah:
                      a. Dua buah kendaraan Roda 4 di kantor Provinsi
                      b. Masing masing satu kendaraan Roda 4 di Kantor
                           Kabupaten.


                                                                             21
                     Kendaraan Dinas diperuntukan bagi kepentingan operasi
                      proyek. Namun agar tidak terjadi pemakaian kendaraan
                      yang semena-mena dan untuk menjaga kondisi kendaraan
                      sedemikian rupa, sehingga kerusakan-kerusakan, baik besar
                      maupun kecil yang mungkin terjadi dapat diketahui sedini
                      mungkin, maka ditunjuk seorang Penanggung Jawab
                      Operasional (PJO) sebagai berikut:
                      a. Satu kendaraan di kantor Provinsi, PJO nya adalah
                          Team Leader
                      b. Satu kendaraan lagi, PJO-nya adalah Office Manager
                      c. Kendaraan di kantor Kabupaten, PJO diserahkan
                          kepada masing-masing KM-Kab yang ditunjuk dan
                          disepakati oleh masing-masing KM-Kab.
                     Pengaturan pemakaian operasional sehari-hari dari
                      kendaraan-kendaraan tersebut dilakukan oleh PJO atau
                      petugas yang ditunjuk olehnya.
                       a. Dengan ditunjuknya PJO, maka diharapkan tidak terjadi
                          stagnasi dalam pengaturan pemakaian operasional
                          kendaraan sehari-harinya, malahan harus lebih lancar.
                      b. Kelainan-kelainan yang terjadi agar secepatnya
                          dilaporkan oleh PJO kepada Office Manager/Book
                          Keeper untuk diambil tindakan-tindakan seperlunya,
                          misalnya: Dilakukan perawatan rutin, Dikirim ke
                          bengkel untuk perbaikan-perbaikan, dsbnya.
                     Pada prinsipnya, biaya operasional kendaraan menjadi
                      beban Proyek
                     Penggunaan kendaraan dicatat dalam Buku Catatan
                      Kendaraan


6.1.8 Perjalanan Dinas
              1.   Perjalanan Dinas merupakan bagian dari pelaksanaan tugas
                   yang diserahkan kepada Tenaga Ahli.
              2.   Perjalanan Dinas ditujukan untuk perjalanan yang bersifat
                   substansi pekerjaan seperti rapat-rapat koordinasi, peninjauan
                   lapangan, serta menghadiri undangan yang bersifat teknis
                   pelaksanaan pekerjaan.
              3.   TA harus mengetahui dan menguasai maksud dan tujuan
                   dilakukannya perjalanan dinas, untuk itulah penguasaan
                   subtansi P2DTK, khususnya maksud dari perjalanan dinas
                   mutlak suatu keharusan.
              4.   Karenanya rencana perjalaan dinas harus disusun setiap awal
                   bulan disesuaikan dengan ACTION PLAN.
              5.   Perjalanan Dinas yang mendadak segera disusulkan kepada TL.
              6.   TL bersama-sama dengan Office Manager Kantor Provinsi
                   hendaknya membuat rincian tugas yang akan dilakukan serta
                   anggaran yang diperlukan.
              7.   Besarnya OSA/perdiem disesuaikan dengan ketentuan yang
                   berlaku dalam dikontrak.
              8.   Dalam usulan tersebut mendapat persetujuan dari TL, Office
                   Manager akan menyediakan anggarannya, menyiapkan SPPD



                                                                              22
                   serta sarana lain yang akan diperlukan seperti: tiket, peralatan
                   (apabila diperlukan) dlsbnya.
             9.    Pada waktunya, Office Manager akan membayarkan uang
                   muka perjalanan sejumlah anggaran yang telah disetujui oleh
                   TL.
             10.   Sewaktu melakukan perjalan Dinas, TA yang bersangkutan
                   berkewajiban untuk:
                   a. Membuat catatan kegiatan harian.
                   b. Mengatur pengeluaran-perngeluaran keuangan yang
                         sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
             11.   Dan sekembalinya dari Perjalanan Dinas berkewajiban untuk:
                   a. Menyusun laporan teknis berdasarkan catatan kegiatan
                        harian yang ditujukan kepada TL untuk kegiatan Proyek.
                   b. Mempertanggung           jawabkan      semua    pengeluaran
                        keuangan selama melakukan perjalan dinas dengan
                        menyertakan SPPD yang telah ditanda tangani pejabat
                        berwenang dan distempel, slip pertanggung jawaban
                        dians, tiket, kwintansi/tanda bukti lainnya.
                   c. Selisih (bila ada) antara jumlah uang muka yang diambil
                        dengan pertanggungan jawaban, harus ditindak lanjuti.
                        Misalnya bila uang muka yang diambil lebih besar dari
                        yang dipertanggung jawabkan sisanya harus dikembalikan
                        ke Kasir. Bila sebaliknya yang terjadi sisanya akan
                        mendapat penggantian dari kasir.
             12.   Slip Permintaan dan Pertanggung jawaban Perjalanan Dinas
             13.   Terlampir adalah bagan alur yang memberikan kilasan umum
                   atau alur pemrosesan perjalanan dinas (Lampiran 03) dan
                   besarnya biaya Perjalanan Dinas (Lampiran 04)

6.1.9 Rapat Koordinasi
      1.   Dalam masa 4 (empat) bulan akan dilakukan rapat koordinasi sebanyak
           3 (tiga) kali di Banda Aceh.
      2.   Dalam masa 4 (empat) bulan harus dilakukan rapat koordinasi dengan
           Tim Koordinasi Kabupaten dan Pejabat Pembuat Komitmen minimal 6
           (enam) kali di Kabupaten masing-masing
      3.   Setiap rapat koordinasi harus membuat notulensi hasil rapat dan
           dibagikan kepeserta rapat dan juga dikirim ke KM-Prov, Tim Koordinasi
           Provinsi dan PIU NAD-Nias
      4.   KM-Prov dan KM-Kab minimal 1 (satu) minggu sekali melakukan rapat
           internal membahas perkembangan program dari masing-masing bidang
           dan membuat notulensinya. KM-Prov mengirimkan notulensi rapat ke
           PIU dan KM-Kab mengirimkan notulensi kepada KM-Prov dan PIU

6.2   Administrasi Keuangan
      5.2.1 Manajemen Keuangan

             Salah satu alat utama untuk melakukan manajemen keuangan yang
             baik adalah cash budget yang lazim disebut cash flow statement.




                                                                                23
        Office Manager berdasarkan kebutuhan yang ada menyusun
        anggaran setiap 2 minggu untuk keperluan biaya-biaya Operasional
        dan Remunerasi. Berdasarkan anggaran-anggaran yang masuk,
        maka PMS menyusun cash-flow yang memungkinkan pengaturan
        keuangan yang optimal, sehingga tidak mengganggu kelancaran
        pelaksanaan proyek.

1.2.1   Alur Permintaan Anggaran Proyek.

        1. Setiap pengajuan anggaran dilakukan pada akhir bulan/paling
           lambat tanggal 25 setiap bulannya untuk 2 minggu pertama dan
           tanggal 10 untuk 2 minggu kedua (misal Kebutuhan untuk
           tanggal 1 – 15 September diajukan tanggal 25 Agustus dan
           kebutuhan untuk tanggal 15 – 30 September diajukan paling
           lambat 10 September).
        2. Untuk Kantor Provinsi permohonan anggaran disusun oleh
           Office Manager dan diverifikasi oleh Team Leader
        3. Untuk Kantor Kabupaten permohonan anggaran disusun oleh
           Book Keeper masing-masing Kabupaten dan diverifikasi oleh
           Koordinator di Kabupaten masing-masing.
        4. Untuk Kantor Kabupaten permohonan anggaran dikirim melalui
           faksimil kepada Office Manager Banda Aceh
        5. Office Manager Banda Aceh akan merekap seluruh permohonan
           anggaran baik anggaran provinsi maupun masing-masing
           kabupaten dan memverifikasinya bersama-sama dengan Team
           Leader
        6. Setelah mendapat persetujuan Team Leader, Office Manager
           akan menyampaikan rekap anggaran kepada PMS di Jakarta
        7. PMS akan mentransfer pengajuan anggaran melalui rekening
           Office Manager
        8. Penyampaian kepada masing-masing Book Keeper akan
           dilakukan oleh Office Manager Banda Aceh dengan mentransfer
           melalui Rekening Book Keeper masing-masing Kabupaten




                                                                     24
(1) Permintaan anggaran dua                   (1)      Office        (2)
                                     Book
mingguan diajukan ke OM untuk        Keeper            Manager
dicek ulang                                            Banda                         TL
                                     1 - 17
(2) OM memindahkan semua                               Aceh              (3)
permintaan kedlm format yang
                                                            (4)
ada & diajukan kpd TL utk
persetujuannya.
 (3) TL mengembalikan form yang
telah ditandatangani kpd OM                           Accountant
(4) OM meneruskan kpd Acc. PMS                           PMS
utk dicek akuntability nya
(5)Acc.PMS                kemudian                           (5)
menyampaikan kpd Dep.Tek,
                                                         Dep.              (6)            Pimpinan
(6) Dep. Tek dpt mengadakan
                                                        Teknik                            PMS
koreksi lanjutan, sesdh itu
                                                         PMS
disampaikan kpd Pimp. PMS
(7) Setlh disetujui, Pimp PMS                                (6)               (7)
meneruskan kpd Dep. teknik
(8) Dep Teknik akan meminta
kepada Dep. Admkeu untuk                               Dep. Administrasi
mentransfer              kebutuhan                        Keuangan
Operasional melalui OM
(9) Proses transfer selanjutnya ke
Book Keeper 1 – 17 dilakukan oleh                                  (8)                           Book
                                                                                           (9)
OM atu seseorang yang ditunjuk                                                 Office            Keeper
                                                                               Manager           1 -17
TL




               2.2.2   Sistem Pelaporan Keuangan

                       Perlu diingatkan kembali kepada TL, OM dan KM Kab bahwa Laporan
                       Penggunaan uang Bulanan sangat penting peranannya bagi PMS
                       dalam pengendalian Cash Flow di kantor Pusat (Jakarta). Sedangkan
                       Pengajuan Permintaan Dana Operasional bulan berikutnya ke PMS
                       agar disampaikan pada setiap akhir bulan yang sedang berjalan
                       (Misal: kebutuhan dana opersional untuk bulan September
                       disampaikan pada akhir bulan Agustus). Dengan cara demikian PMS
                       dipermudah dalam merencanakan budgeting. Transfer dana dari
                       Pusat ke daerah akan dilakukan dalam periode 2 mingguan. Laporan
                       keuangan dilaporkan pada akhir bulan/paling lambat tanggal 5
                       setiap bulannya.




                                                                                                 25
               3.2.3   Alur Pertanggungan Jawab Keuangan

                                  Office
            Book       (1)        Manager
            Keeper
            1- 17      (1a)


                              (2 a)
                                           (2)


                                       Dep.      (3)            Akuntan
                                      Teknik
                                                                PMS
                                       PMS

                                                       (4)            (5)

                                 Dep. Administrasi
                                    Keuangan



                                                             Laporan Bulanan


                                                                            (6)
                                                                 Direksi
                                                                  BOM




(1)          Pertanggungan Jawab keuangan disampaikan kpd OM lengkap dengan bukti-
             buktinya OM melakukan verifikasi tingkat pertama)
(1a)         Kalau banyak kesalahan OM mengembalikannya kepada Book Keeper untuk
             diperbaiki
(2)          OM akan menyerahkan seluruh pertanggungjawaban keuangan baik yang ada di
             masing-masing Kabupaten maupun yang diprovinsi. Verifikasi tingkat dua
             dilakukan oleh Dep.Teknik
(2a)         Apabila terdapat kesalahan dikembalikan kepada Office Manager untuk
             dibetulkan
(3)          Selanjutnya akuntan PMS diminta mengadakan pengecekan “ceiling” sehingga
             kalau terjadi kelebihan pengeluaran dapat diketahui dan diminta
             pertanggunganjawaban dari KM
(3a)         Pemberitahuan kpd Dep. Admkeu
(4)          Semua pengeluaran keuangan dari Proyek disampaikan oleh Dep. Adm Keu
             kepada Akuntan PMS untk disusun laporan bulanannya
(5) & (6)    Laporan Keuangan bulanan disampaikan kepada Direksi BOM

                 c. Tanda Bukti dari pengeluaran dan pemasukan kas (bon, kwintansi, slip
                    setoran bank dll) harus dilampirkan dengan voucher cash out dan Cash


                                                                                     26
          In serta dilaporkan pada akhir bulan setelah disetujui/diketahui oleh
          Regional Manager.
       d. Setiap Perjalanan Dinas Tenaga Ahli harus melampirkan SPPD yang
          ditanda-tangani perjabat setempat/yang berwenang. Pertanggungan
          jawab perjalana dinas harus diisi menurut form yang telah disediakan.
       e. Account number
          Setiap transaksi di Dep. Admkeu ada penomoran transaksi (account
          number) fungsinya untuk memudahkan pencatatan dan penjurnalan
          pada computer accounting (M.Y.O.B)


      4.2.4   Back-up Invoice

              Perlu disampaikan kepada TL, OM dan Book Keeper perlunya
              dukungan data dari daerah untuk memperlancar proses invoicing
              yang dilaksanakan Tim Invoice Pusat (Jakarta).     Data-data
              pendukung bagi proses invoice antara lain:

              1. Bukti-bukti asli penggunaan/pengeluaran biaya seperti: tiket
                 pesawat/sarana transportasi lainnya, pembelian dan sewa
                 kantor dan perlengkapan/peralatan kantor dan pembayaran-
                 pembayaran lainnya.
              2. Bukti-bukti asli dan sah perjalanan dinas (duty travel), yaitu
                 SPPD yang ditanda-tangani oleh pihak-pihak yang berwenang
                 mengeluarkan        surat      perintah       perjalananan    dan
                 disahkan/diketahui oleh Pejabat Instansi Pemerintah Setempat
                 (Kepala Dinas terkait Dati I, Dati II, Kepala Desa dan sebagainya,
                 tergantung pada level daerah apa duty travel dilaksanakan).
                 Perlu disampaikan kepada TL, OM dan Book Keeper bahwa Tim
                 Invoice di Jakarta mensyaratkan SPPD yang dikirm ke Jakarta
                 sebagai berikut: (a) SPPD harus berstempel asli (basah); (b)
                 disahkan oleh Pejabat Dinas di daerah; dan (c) penulisan tanggal
                 datang dan pergi dengan pensil atau dikosongkan saja, dan
                 jangan sekali-kali menuliskan dengan tinta atau diketik.
              3. Timesheet (daftar absensi) asli yang ditanda tangani dari hari ke
                 hari dalam hari kerja. Daftar absensi meliputi seluruh personil
                 yang bekerja di kantor proyek mulai dari TL hingga Office Boy.
                 Timesheet ini harus diketahui/disetujui oleh Pejabat berwenang.
              4. Fotocopy STNK mobil dan motor yang disewakan.
              5. Untuk sewa rumah/kantor, selain Perjanjian Sewa Menyewa,
                 juga dilampirkan kwintansi dan fotokopi KTP pemilik
                 rumah/kantor.
              6. Fotocopy item-item lain (sewa/beli)

6.3   Administrasi Kepegawaian
      1.3.1   Rekruitmen
              Hak dan kewajiban karyawan yang direkrut untuk Proyek P2DTK
              tetap mengacu pada Peraturan Perusahaan PT AMYTHAS yang telah
              disahkan oleh Departemen Tenaga Kerja.




                                                                                27
        Mengingat status dari proyek, maka karyawan yang diterima adalah
        termasuk golongan Karyawan Proyek, sehingga penempatannya
        dilakukan dengan Perjanjian Kerja.

        PROSES PENGADAAN KONSULTAN MANAJEMEN KABUPATEN

                  Perusahaan
                                                       PIU               Bank Dunia
            Penanggungjawab DMC-FK


                                              Panitia Lelang melakukan
             Perusahaan mengajukan nama
                                                  penilaian kualitas
                 Konsultan Manajemen
                                               konsultan manajemen
                     Kabupaten
                                                    yang diajukan




                                               Membuat ajuan nama-       Mengeluarkan NOL
                                              nama konsultan bersama       termasuk NOL
                                               dengan proposal teknis     proposal teknis




                                                  Melakukan kontrak
             Perusahaan melakukan ikatan
                                                terhadap perusahaan
             kontrak kerja dengan konsultan
                                               termasuk persetujuan
               manajemen kabupaten yang
                                               penempatan konsultan
              akan ditempatkan di lapangan
                                               manajemen kabupaten




2.3.2   Reward
        Penghargaan atau reward dapat diberikan kepada KM-Kab dengan
        promosi untuk penempatan di provinsi, sedangkan untuk supporting
        staff dapat ditentukan kemudian dengan saran dan masukan dari
        KM-Prov/KM-Kab

3.3.3    Pemutusan Hubungan Kerja dan Pengakhiran Tugas serta
         Pengunduran Diri Konsultan Manajemen
3.3.3.1. Prosedur Pemutusan Hubungan Kerja dan Pengakhiran Tugas
         Konsultan
         Berdasarkan perjanjian kerja antara PT Amythas dengan konsultan
         secara individu, maka berakhirnya perjanjian kerja dapat terjadi oleh
         salah satu pihak atau berdasarkan kesepakatan kedua belah pihak.

        Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) oleh PT Amythas sebagai akibat
        pelanggaran kode etik oleh konsultan/fasilitator diproses dengan
        prosedur sebagai berikut:
        1. Klarifikasi/investigasi awal atas adanya indikasi pelanggaran
            kode etik dan membuat laporan serta rekomendasi dari
            Koordinator KM-Prov.
        2. Selanjutnya Deputi Teknis bersama dengan Koordinator KM-
            Prov mempelajari laporan hasil investigasi awal dan
            merumuskan keputusan tentang perlu tidaknya menunda
            pembayaran honorarium dan tunjangan sebagai akibat adanya
            indikasi pelanggaran kode etik.
        3. Koordinator KM-Prov, melakukan investigasi dan verifikasi lebih
            lanjut terhadap indikasi pelanggaran kode etik oleh konsultan.
            Apabila konsultan tersebut terbukti melakukan pelanggaran
            kode etik, maka hasil investigasi dan verifikasi tersebut
            dituangkan dalam Berita Acara yang ditandatangani oleh

                                                                                       28
            Koordinator KM-Prov serta diberitahukan kepada konsultan
            yang bersangkutan.
       4.   Berita Acara pelanggaran kode etik yang dilampiri dengan
            dokumen dan bukti-bukti pendukung disampaikan oleh KM-Prov
            untuk diverifikasi lebih lanjut. Apabila dalam kurun waktu paling
            lama 10 hari sejak berita acara dibuat terdapat satu atau dua
            pihak yang tidak bersedia tanda tangan pada berita acara
            dengan alasan tertentu dan tidak ada sanggahan/penolakan dari
            konsultan tertuduh, maka KM-Prov tetap menyampaikan berita
            acara tersebut kepada PT Amythas disertai dengan catatan-
            catatan dan lampiran berita acara hasil investigasi pelanggaran
            kode etik.
       5.   Pihak perusahaan jasa konsultan, melalui Satker Khusus P2DTK,
            bilamana diperlukan dapat meminta dukungan dan bantuan TL
            KM-Nas untuk melakukan investigasi/penanganan lebih lanjut
            terhadap pelanggaran kode etik yang dilakukan oleh konsultan
       6.   Dalam hal tuduhan/indikasi pelanggaran Kode etik tersebut
            kurang cukup bukti atau konsultan tertuduh tersebut menolak
            atau melakukan sanggahan/banding atas tuduhan tersebut
            dalam kurun waktu paling lama 10 hari sejak berita acara hasil
            investigasi dibuat, dapat diadakan persidangan Majelis Kode Etik
            yang diselenggarakan oleh Koordinator KM-Prov
       7.   Apabila Berita Acara pelanggaran kode etik dinyatakan benar
            oleh pihak perusahaan jasa konsultan, Direktur Perusahaan Jasa
            Konsultan mengajukan rekomendasi PHK kepada Satker Khusus
            P2DTK dengan tembusan TL KM-Nas. (surat rekomendasi
            dilampiri dengan Berita Acara, pernyataan saksi dan dokumen
            pendukung lainnya).
       8.   Pemberhentian Kerja Supporting Staff dilakukan perusahaan
            dengan pertimbangan dari Koordinator




3.3.3.2. Prosedur Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) bagi konsultan yang
          yang telah meninggalkan lokasi tugas SPADA tanpa
          ijin/keterangan 10 (sepuluh) hari kerja berturut-turut atau 20
          (dua puluh) hari kerja dalam setahun
        1. Koordinator KM-Kab, KM-Kab Pendidikan, KM-Kab Kesehatan,
             PMC (sebagai konsultan atasan) menyampaikan laporan tertulis
        2. KM-Prov menindaklanjutinya dan melakukan verifikasi lapangan
             atas laporan tersebut.
        3. Apabila terbukti benar Koordinator KM-Prov mengajukan usulan
             PHK kepada PT Amythas dengan disertai dokumen-dokumen
             pendukung.
        4. PT Amythas memverifikasi usulan KM-Prov. Apabila terbukti
             benar, Direktur Perusahaan Jasa Konsultan       mengajukan
             rekomendasi PHK kepada PT Amythas tembusan Satker Khusus
             P2DTK.



                                                                          29
       5. Pengajuan usulan PHK tersebut dilampiri dengan bukti-bukti
          pendukung, seperti surat keterangan dari pejabat setempat

3.3.3.3. Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) bagi Konsultan yang kinerjanya
          dinilai sangat buruk (berdasarkan Evaluasi Kinerja Triwulan
          mendapatkan nilai D) diatur sebagai berikut
          1. KM-Prov wajib memberikan perhatian khusus terhadap
              konsultan tersebut;
          2. Apabila dalam penilaian evaluasi kinerja pada triwulan
              berikutnya tidak mengalami perubahan karena tetap
              memperoleh nilai D, maka konsultan dimaksud dapat
              diusulkan PHK dan dituangkan dalam berita acara yang
              ditandatangani oleh KM-Prov.
          3. KM-Prov memverifikasi rekomendasi, apabila terbukti benar,
              maka Direktur Perusahaan Jasa Konsultan merekomendasikan
              PHK kepada PT Amythas dan Satker Khusus P2DTK.

3.3.3.4. Prosedur Pengunduran Diri Konsultan
           1. Konsultan yang mengajukan pengunduran diri harus
              menyampaikan surat permohonan           minimal satu bulan
              sebelum pengunduran diri dilaksanakan.
           2. Surat pengunduran diri ditujukan kepada Satker Khusus P2DTK
              melalui Adwil dengan tembusan KM-Prov
           3. KM-Prov melakukan verifikasi atas alasan pengunduran diri
              serta tugas dan tanggung jawab terkait. Hasil verifikasi
              disampaikan kepada PT Amythas
           4. PT Amythas merekomendasikan kepada Satker Khusus P2DTK
              untuk memberikan persetujuan terhadap permohonan
              pengunduran diri.
           5. Selama menunggu proses persetujuan dari Satker Khusus
              P2DTK, konsultan yang bersangkutan harus tetap berada di
              lokasi dan melaksanakan tugas sebagaimana jabatannya.
           6. Konsultan yang mengundurkan diri wajib melakukan serah
              terima berkas dan atau pekerjaan kepada konsultan pengganti
              atau supervisor (jika pengganti belum ada).
           7. Apabila KM-Prov mensyaratkan penyelesaian kewajiban, maka
              yang bersangkutan tidak dapat meninggalkan lokasi sebelum
              kewajibannya diselesaikan.
           8. PT Amythas dapat menunda pembayaran atas honorarium
              dan tunjangan sebelum konsultan yang bersangkutan
              menyelesaikan kewajiban yang dipersyaratkan tersebut.

3.3.3.5. Pembinaan dan Penyelesaian Perselisihan
          1. Jika terjadi perselisihan baik antara KM-Prov dengan KM-Kab
             ataupun KM-Prov, KM-Kab dengan supporting staff maka pada
             dasarnya akan diselesaikan secara musyawarah
          2. Apabila dengan cara tersebut di atas tidak dapat diselesaikan,
             maka kedua belah pihak akan menyelesaikan melalui
             Pengadilan Negeri Nanggroe Aceh Darussalam. Keputusan
             Pengadilan Negeri tersebut merupakan final dan mengikat
             kedua belah pihak



                                                                        30
                       3. Biaya penyelesaian tersebut akan ditanggung secara bersama-
                          sama yang besarnya sama.

              4.3.4   Pengaturan Hari Kerja, jam Kerja dan Lembur
              1.      Jumlah Jam Kerja

                       1. Hari kerja kantor adalah hari Senin-Jumat dengan jam kerja
                          dari pukul 08.00 s/d 17.00 untuk hari Senin-Kamis dan Jam
                          08.00 s/d 17.30 untuk hari Jumat, dengan waktu istirahat
                          selama 60 menit (untuk makan siang dan sholat). Jam kerja
                          driver dan office boy adalah satu jam sebelum masuk kantor
                          dan pulang pada akhir jam kantor.
                       2. Dalam keadaan tertentu dapat ditetapkan jam dan hari kerja
                          lebih apabila diperlukan, akan tetapi jam kerja selama 8 jam
                          sehari dalam 40 jam selama seminggu.
                       3. Setiap Professional Staff dan Suporting Staff harus mengisi
                          absensi/timesheet setiap masuk dan pulang pada jam kantor.
                       4. Tidak dibenarkan Karyawan Proyek bekerja ditempat lain
                          selain Program P2DTK
                       5. Jika karyawan Proyek diketahui bekerja di tempat lain, maka
                          Perusahaan akan menindak tegas karyawan ybs untuk memilih
                          dalam jangka waktu 2 minggu.
                       6. Time sheet ditandatangani oleh Koordinator Konsultan dan
                          diketahui oleh Tim Koordinasi setempat

              2.3.2.1 Prosedur Meninggalkan Kantor/Ijin keluar Kantor dan Cuti
                        1. Pada hari kerja, setiap karyawan dan pimpinan yang
                           meninggalkan kantor diharuskan mengisi buku ijin keluar.
                        2. Ijin sakit harus dilampirkan dengan surat dokter.
                        3. Permohonan cuti (form terlampir): cuti dapat diambil
                           maksimum selama 12 hari dan dapat diberikan setelah masa
                           kerja 1 tahun.

VII.      PENUTUP.

       Sekali lagi, kami minta SOP ini dapat dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab
       dan disiplin demi menuju Tertib Administrasi dan semua form terkait dilampirkan
       dalam Panduan SOP ini. Terima kasih kami sampaikan kepada para pelaksana yang
       dapat memahami dan melaksanakannya.

       Semoga Proyek akan berjalan lancar dan bermanfaat bagi semuanya.




                                                                                   31

								
To top