CONTROL ACTIVOS FIJOS - DESINCORPORACION YD ISPOSICION DE ACTIVOS by 6s04Sw6

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Manual

          POLÍTICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Materia

          MANTENIMIENTO Y SERVICIOS
Capítulo-Tema
          CONTROL ACTIVOS FIJOS – DESINCORPORACION Y DISPOSICION DE ACTIVOS



OBJETIVO
Establecer las instrucciones contables y administrativas que deberán seguirse para el tratamiento
administrativo y contable, aplicable a la desincorporación y disposición de activos mediante venta,
donación o liquidación por pérdida, hurto, robo, daño u obsolescencia.


ALCANCE
Las disposiciones de este procedimiento se aplicarán a todos los bienes muebles del activo fijo de la
Universidad, independientemente de su ubicación, cuantía, uso o valor y modalidad de su
adquisición.


DISPOSICIONES GENERALES
Las contenidas en el Boletín PNP-4.3 : Control de Activos Fijos – Normativa General.


DESINCORPORACIÓN Y DISPOSICIÓN DE ACTIVOS FIJOS.
La desincorporación de activos fijos consiste en el retiro de bienes registrados en el activo fijo, que
por diversas razones (sobrantes, obsolescencia, hurto, etc.) se determina que no serán usados en el
futuro en las operaciones de la Institución.
La disposición de estos activos es el destino que se dará a los activos desincorporados, pudiendo
disponerse de ellos por la vía de la venta, la donación o la liquidación, según las condiciones del
mismo.
Desincorporación de Activos
La identificación de los bienes a ser desincorporados, puede darse:
    - Por solicitud del custodio del activo, quien deberá presentar los argumentos que respalden tal
        Solicitud. El Departamento de Bienes y Servicios, deberá verificar, por las condiciones físicas
        y/o de funcionamiento, si el bien puede ser ofrecido previamente a otros departamentos de la
        Institución que pudieran hacer uso del mismo. De efectuarse la consulta y resultar positiva,
        deberá proceder a movilizar el activo y reasignarlo al Departamento que lo requiere, para lo
        cual deberá aplicar lo contenido en el Boletín PNP-4.3.1 Control de Activos Fijos –
        Movilización de Bienes del Activo Fijo. De lo contrario, si el bien efectivamente no cumple con
        la función para la cual fue adquirido, debido a desgaste, obsolescencia, o daño mayor en
        cuyo caso su reparación no resulta favorable desde el punto de vista económico, debe ser
        desincorporado de los libros.

Preparado por:                  Revisado por:                         Aprobado por:
                                                                      CONSEJO SUPERIOR
CONTRALORÍA INTERNA              VR ADM / VR ACAD / SECRET / RECTOR   N° 192 DE FECHA 23-08-04
Fecha de emisión original:      Fecha de revisión:                    Página N°:
14/07/2004                                                                 1/3


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                                                                                  Universidad Metropolitana
Manual

          POLÍTICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
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          MANTENIMIENTO Y SERVICIOS
Capítulo-Tema
          CONTROL ACTIVOS FIJOS – DESINCORPORACION Y DISPOSICION DE ACTIVOS

    -   En el proceso de la Toma Física de Inventario. Si en este proceso se comprueba la
        existencia de bienes que ya no son útiles ni cumplen con la función para la cual fueron
        adquiridos, debido a desgaste, obsolescencia o daños mayores, y cuya reparación no resulte
        favorable desde el punto de vista económico, deben ser desincorporados de los libros.
A tal efecto, la Gerencia de Servicios, recomendará al Vice-Rector Administrativo su sometimiento
para la aprobación del Consejo Superior, en concordancia con lo establecido en el literal h del
articulo No.12 del Acta Constitutiva y Estatuto de la Universidad Metropolitana.
1) Disposición de los Activos Desincorporados
Según las condiciones de uso y las características de los activos desincorporados, éstos pueden
ser:
      1)    Ofrecidos en venta, para lo cual la Gerencia de Servicios – Departamento de Bienes y
            Servicios, nombrará una comisión ad-hoc para que realice un avalúo y determine el
            precio de venta estimado para cada equipo que formará parte de la licitación. El proceso
            de licitación se hará en dos etapas:
                 (a) Licitación Interna: en la cual se ofrecerá en venta, al personal de la Universidad,
                     los bienes desincorporados en las condiciones donde estén y como estén. Una
                     vez concluido el proceso, los bienes sobrantes no adquiridos por personal de la
                     Universidad, se ofrecerán en venta a terceros.
                 (b) Licitación pública: en la cual se ofrecerán en venta, a terceros, los bienes
                     desincorporados sobrantes del proceso de Licitación Interna. Una vez concluido el
                     proceso, si de éste también resultan equipos sobrantes, se ofrecerán en donación.
En estos casos, el registro contable de la transacción, es el siguiente:


                  Caja o Bancos                              Dr. xxxx

                  1.20 Sub-Cuenta – Detalle (Inventario)                  Cr xxxx
Ofrecidos en donación, a instituciones públicas o privadas sin fines de lucro, cuyo registro contable
se muestra a continuación


                  Ganancias y Pérdidas                       Dr. xxxx

                 1.20 Sub-Cuenta – Detalle (Inventario)                 Cr xxxx
En caso de que no se materialice la donación, se procederá a liquidar como desecho el activo.
      2) Liquidados como desecho. En este caso se procederá a la destrucción de los activos o
          descarte como desecho.

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                                                                              Universidad Metropolitana
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Capítulo-Tema
          CONTROL ACTIVOS FIJOS – DESINCORPORACION Y DISPOSICION DE ACTIVOS

Cuando los activos se encuentren en estado de total inutilidad, se procederá de una vez a su
destrucción, obviando los procesos señalados anteriormente.
Siempre que ocurra una desincorporación de un activo fijo por la causa que fuere, deberán
efectuarse los registros contables correspondientes, acreditando a la organización de la cual se
desincorpora el activo y debitando a la cuenta de ganancias y pérdidas o caja o Banco, según
corresponda. Tanto los custodios de los activos como el jefe del departamento de Bienes y
Servicios, son responsables y deberán hacer seguimiento y tomar acciones para que estos registros
contables se efectúen oportunamente.


VIGENCIA

A partir de su aprobación.




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CONTRALORÍA INTERNA            VR ADM / VR ACAD / SECRET / RECTOR   N° 192 DE FECHA 23-08-04
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