Ministerio de Educaci�n Nacional

Report as inappropriate Your report has been received

Shared by: trsi675p

Tags

Stats

views:: 10
posted:: 4/25/2012
language:: Spanish
pages:: 43

Public Domain

Document Sample

Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia

Proyecto de
Modernización de
Secretarías de Educación
Contenido Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia

MODÚLO I. PRESENTACIÓN GENERAL
1. Modernización de las Secretarías
2. Enfoque de Procesos y Ciclo de Mejora
3. Cadena de Valor
4. Concurso de Méritos CM-MEN-01 de 2008
5. Concurso de Méritos CM-MEN-02 de 2008

MODÚLO II. PRESENTACIÓN DE CADA MACROPROCESO (Gestión de la Cobertura,
Atención al ciudadano, Gestión financiera y Gestión del Talento Humano etc…)
1. Objetivo del Macroproceso
2. Procesos
3. Estructura.

MODÚLO IV. METODOLOGÍA DE LA INTERVENTORÍA
1. Metodología de interventoría.
2. Indicadores del proyecto.
3. Lecciones aprendidas.
4. Metodología 5´S implementación.
5. Casos prácticos formatos.
6. Casos prácticos actividades y productos.
Reglas de Juego Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia

 Apagar celulares,
radioteléfonos o
modo silencio.

 Contar con su
participación activa
durante el tiempo
programado.
Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
Modelo de Operación Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
Procesos MEN
¿Qué es un macroproceso? Constituye el primer nivel del conjunto de
acciones encadenadas que la entidad debe realizar a fin de cumplir con su
función constitucional y legal, la misión fijada y la visión proyectada.

¿Qué es un proceso? Conjunto de subprocesos que tienen un punto de
inicio y un punto final, generalmente la provisión de un servicio a un cliente
interno o externo. Es un conjunto de actividades que toman un insumo, le
generan como resultado un producto o servicio que entregan a un cliente.

¿Qué es un subproceso? Es un conjunto de actividades que
interrelacionadamente e interdependientes constituyen un proceso.

¿Qué es una actividad? Es un evento que concatenado a otro integran un
subproceso.
Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
Cadena de Valor Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia

D. Gestión
MACROPROCESOS

C. Gestión
de la calidad
MISIONALES

B. Gestión de la
A. Gestión del servicio E. Atención
de cobertura
estratégica educativo en al ciudadano
programas del
educación pre
y proyectos servicio
escolar, básica

Establecimientos Educativos
Municipios No Certificados
educativo
y media

F. Gestión de la inspección y vigilancia de los establecimientos educativos
MACROPROCESOS DE APOYO

G. Gestión de la información

H. Gestión del talento humano

I. Gestión administrativa de bienes y servicios

J. Gestión financiera

K. Control Interno

L. Gestión de la tecnología informática

M. Atender asuntos legales y públicos

N. Administración del sistema de gestión de calidad
Concurso de Méritos Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
CM-MEN-01de 2008

GRUPO 1
OBJETIVO:
IMPLEMENTACIÓN
DE PROCESOS
PARA LA GRUPO 2
MODERNIZACIÓN
DE LA GESTIÓN DE
LAS SECRETARÍAS
DE EDUCACIÓN,
PARTICIPANTES EN GRUPO 7
EL PROYECTO
DE
MODERNIZACIÓN
FASE III GRUPO 8
Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
Alcance y Duración del Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
Proyecto - Grupo 1
Secretarías Procesos a Implantar Terminación
Estimada
(3)
Boyacá Macro proceso C. Gestión de la cobertura del servicio 31 dic.
educativo.
Macro proceso H. Gestión del Talento Humano.
Macro proceso J. Gestión Financiera
Macro proceso E. Atención al Ciudadano.
Macro proceso L. Gestión de Tecnología Informática.
Macro proceso F. Gestión de Inspección y Vigilancia de
los establecimientos educativos.
Floridablanc Macro proceso L. Gestión de Tecnología Informática. 31 dic.
a
Macro proceso F. Gestión de Inspección y Vigilancia de
los establecimientos educativos.
San Juan de Macro proceso L. Gestión de Tecnología Informática. 31 dic.
Girón
Macro proceso F. Gestión de Inspección y Vigilancia de
los establecimientos educativos.
Alcance y Duración del Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
Proyecto – Grupo 2
Secretarías Procesos a Implantar Terminación
Estimada
(3)
Tolima, Macro proceso L. Gestión de Tecnología Informática. 31 dic.
Ibagué y
Girardot
Macro proceso F. Gestión de Inspección y Vigilancia de
los establecimientos educativos.
Alcance y Duración del Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
Proyecto – Grupo 7
Secretarías (8) Procesos a Implantar Terminación
Estimada

Uribia Macro proceso C. Gestión de la cobertura del servicio 31 dic.
educativo.
Macro proceso H. Gestión del Talento Humano.
Macro proceso J. Gestión Financiera
Macro proceso E. Atención al Ciudadano.
Macro proceso L. Gestión de Tecnología Informática.
Macro proceso F. Gestión de Inspección y Vigilancia de
los establecimientos educativos.
Córdoba, Macro proceso C. Gestión de la cobertura del servicio 31 dic.
Montería, educativo.
Barranquilla,
Santa Cruz de Macro proceso H. Gestión del Talento Humano.
Loríca, Macro proceso J. Gestión Financiera
Barrancabermej
Macro proceso L. Gestión de Tecnología Informática.
a, Maicao y
Magangue Macro proceso F. Gestión de Inspección y Vigilancia de
los establecimientos educativos.
Alcance y Duración del Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
Proyecto – Grupo 8
Secretarías (5) Procesos a Implantar Terminación
Estimada

Quindío, Macro proceso L. Gestión de Tecnología Informática. 31 dic.
Pereira,
Dosquebradas,
Tulúa y
Cartago Macro proceso F. Gestión de Inspección y Vigilancia
de los establecimientos educativos.
Concurso de Méritos Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
CM-MEN-02 de 2008
OBJETIVO
Realizar el diagnóstico, diseño e implementación
de una estrategia de intervención organizacional
que promueva la apropiación de procesos,
sistemas de información y gente y cultura.

ALCANCE
El proyecto se ejecutará en 67 Secretarías de
Educación, divididas en cuatro grupos, donde se
realizará un diagnóstico enfocado a evaluar y
analizar la apropiación de los procesos
misionales y los cinco sistemas de información
que se están implantando en las Secretarías de
Educación.
DURACIÓN
4 meses.
Zonas Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia

ZONA 1 ZONA 2 COSTA ZONA 3 CENTRO- ZONA 4
ANTIOQUIA-EJE NORTE ORIENTE OCCIDENTE
1 Antioquia 1 Atlántico 1 Arauca 1 Buenaventura
2 Armenia 2 Barranquilla 2 Barrancabermeja 2 Cali
3 Bello 3 Bolívar 3 Boyacá 3 Caquetá
4 Caldas 4 Cartagena 4 Bucaramanga 4 Cauca
5 Cartago 5 Cesar 5 Casanare 5 Florencia
6 Chocó 6 Córdoba 6 Cundinamarca 6 Huila
7 Dosquebradas 7 La Guajira 7 Floridablanca 7 Ibagué
8 Envigado 8 Lorica 8 Fusagasugá 8 Nariño
9 Itagüí 9 Magangué 9 Girardot 9 Neiva
10 Manizales 10 Magdalena 10 Girón 10 Palmira
11 Pereira 11 Maicao 11 Guainía 11 Pasto
12 Quindío 12 Montería 12 Guaviare 12 Putumayo
13 Quibdó 13 Sahagún 13 Meta 13 Tolima
14 Risaralda 14 San Andrés 14 Norte Santander 14 Tumaco
15 Turbo 15 Sincelejo 15 Soacha 15 Tulúa
16 Sucre 16 Sogamoso 16 Valle del Cauca
17 Uribia 17 Vichada
18 Valledupar 18 Villavicencio
Puntos de Especial Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
Atención
PUNTOS DE ESPECIAL ATENCIÓN
Diagnóstico, Diseño e Intervención Organizacional en:
Apropiación de procesos misionales (Atención al
Ciudadano, Cobertura, Calidad, Gestión Financiera y
Recursos Humanos)
Apropiación de Sistemas de Información
Gente y Cultura (Manejo del cambio y desarrollo de
habilidades gerenciales)
Conocimiento del Proyecto de Modernización
Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia

MODÚLO II. MACROPROCESOS
1. Estructura Organizacional
2. Objetivo
3. Procesos
Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
Estructura Ministerio de Educación Nacional
Tipo República de Colombia

Despacho

Gestión
Rectores
Organizacional

Planeación Jurídica

Inspección y Comunicación y
Vigilancia Prensa

Calidad Administrativa
Cobertura
Educativa y Financiera

Evaluación Unidades Recursos Atención al Gestión Servicios
Mejoramiento Acceso Permanencia Financiera
educativa desconcentr. Humanos Ciudadano Administrativa Informáticos

Establecimientos
Educativos
Tipología 4 Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia

• Cuenta con áreas independientes para el manejo
por separado de procesos específicos dentro de
los macroprocesos.

• Cuenta con instancias asesoras independientes
encargadas de procesos estratégicos
(Planeación, Gestión organizacional,
Comunicaciones) y de control de la gestión
educativa (Inspección y Vigilancia, Control
Disciplinario, Control Interno y Jurídica). Algunas
de estas áreas pueden ser asumidas por la
Entidad Territorial.

• Las áreas de Cobertura, Calidad Educativa y
Administrativa y Financiera cuentan con
dependencias internas independientes para
atender todo lo relacionado con su gestión.
Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
Beneficios del Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
Modelo
Utilizar el modelo de tipificación durante el análisis de ajuste de la
estructura de la Secretaría, permite:

 Analizar la Estructura organizacional de acuerdo con la
gestión por procesos.

 Diferenciar claramente las áreas misionales (Calidad y
Cobertura) frente a las de apoyo (Administrativa y
financiera).

 Identificar el perfil básico de los cargos de la Secretaría.

 Identificar los procesos de la Secretaría que pueden ser
asumidos por otras dependencias de la Entidad Territorial o
por terceros.
Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
Propuesta de Estructura Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
Avance 2007
Fase I (34 Secretarías)
Cundinamarca Guainía Sahagún N. de Sder.
Magdalena Pasto Arauca Casanare
Bolívar Caldas Bello Putumayo
Guaviare Risaralda La Guajira Turbo
San Andrés Sucre Atlántico Valledupar
Vichada Antioquia Fusagasuga Villavicencio
Cesar Valle Manizales Huila
Sogamoso Armenia Neiva
Soacha Nariño
Envigado
Pasos a seguir Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia

 Definir una política para financiar la planta de cargo requerida
para la implementación de la nueva estructura.

 Adopción de la estructura por parte de la Entidad Territorial.

 Hacer seguimiento continuo a las Secretarías de Educación para
determinar avances, retrasos y acciones para apoyar la
aprobación de estructuras organizacionales
Propuesta de Estructura Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
Plan 2008
Fase II (29 Secretarías)
B/quilla Choco B/ventura

B/bermeja Flor/blanca Loríca

Córdoba Girón Quibdo

Montería Caquetá Quindío

Magangue Florencia Girardot

Maicao Meta Tulúa

Loríca Boyacá Ibagué

Dos/qbradas Cauca Tolima

Cartago Cali Tumaco

Palmira Uribia
Tipología Secretarías Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
Fase II
TIPOLOGÍA 1 TIPOLOGÍA 2 TIPOLOGÍA 3
BARRANCABERMEJA BUENAVENTURA BARRANQUILLA
CARTAGO CHOCO BOYACA
DOSQUEBRADAS IBAGUE CORDOBA
FLORIDABLANCA MONTERIA TOLIMA
GIRARDOT PEREIRA
LÒRICA QUINDIO
SAN JUAN DE GIRON
URIBIA
TULUA
34 Cargos propuestos 47 Cargos 86 Cargos
propuestos propuestos
Ministerio de Educación Nacional
Pasos a seguir República de Colombia

Acompañamiento a las Secretarias de Educación para la adopción de
la nueva estructura.

 Documentación

 Adopción

 Implementación
Riesgos de no implementar la de Educación Nacional
Ministerio
República de Colombia
estructura
 Desconocimiento de límites y responsabilidades sobre los
procesos, entre la Secretaría de Educación y demás
dependencias de la Entidad Territorial, impactando los Acuerdos de
Nivel de Servicio.

 Consolidación en las secretarías de esquemas
desconcentrados de trabajo, efectivos y estables (equipos por
núcleos, zonas, provincias, regiones).

 Carencia de regularización de la situación de los funcionarios
pagados por el SGP (administrativos y docentes) que
desempeñan funciones criticas en los procesos de las secretarías y
otras dependencias de la Entidad Territorial.

 Desconocimiento de la Estructura organizacional de acuerdo
con la gestión por procesos.
Riesgos de no implementar de Educación Nacional
Ministerio
República de Colombia
la estructura
 Desconocimiento de la Estructura organizacional de acuerdo
con la gestión por procesos.

 No diferenciación de las áreas de Calidad y Cobertura frente a
las de apoyo (Administrativa y financiera).

 Desconocimiento del perfil básico de los cargos de la
Secretaría.

 Dificultad para la estimación del incremento a largo plazo de los
costos de las plantas de cargos.

 Cargos sin responsabilidades claras que impiden mejorar a la
organización en las solicitudes y requerimientos realizados por el
Ministerio de Educación Nacional.
Riesgos de no Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
implementar la estructura

 Perdida de oportunidad en profesionalización de la planta de
personal de acuerdo a los diseños detallados.

 Menor eficiencia en el desarrollo de los procesos resultado de la
modernización viéndose reflejado en el perfil al momento de
implantar en la satisfacción de los usuarios.
H. Gestión del Talento Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
Humano
H. Gestión del talento humano, permiten definir, modificar y legalizar
la planta de personal docente y administrativa, además de la
administración de novedades, selección, ingreso, formación,
capacitación, bienestar y desarrollo del personal, manejo del fondo
prestacional, administración de la nómina y las hojas de vida.

Macroproceso Proceso
H. Gestión del talento H01. Administrar la planta de personal
humano H02. Selección e inducción de personal
H03. Desarrollo de personal
H04. Administración de carrera
H05. Manejo del fondo prestacional
H06. Administración de la nómina
H07. Administración de las hojas de vida
C. Gestión de la Cobertura
Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
del Servicio Educativo
Gestión de la cobertura del servicio educativo, se determina la
proyección de cupos, la identificación de estrategias de acceso y
permanencia la reserva y asignación de cupos oficiales, el registro de
matrículas de cupos oficiales y el seguimiento y control a la gestión de
cobertura que permitirán garantizar la continuidad y permanencia de
los niños al sistema educativo oficial.

Macroproceso Proceso
C. Gestión de C01. Establecer las directrices, criterios,
la cobertura procedimientos y cronograma para la organización y
del servicio gestión de la cobertura del servicio educativo
educativo
C02. Proyectar cupos
C03. Solicitar, reservar y asignar cupos oficiales
C04. Registrar matrícula de cupos oficiales
C05. Hacer seguimiento a la gestión de matrícula
E. Atención al Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
Ciudadano
E. Atención al ciudadano, se encargan de gestionar de manera
efectiva las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, trámites y
consultas y la correspondencia en general recibida por las partes
interesadas; así como obtener, identificar y evaluar el grado de
satisfacción de las necesidades y expectativas de los clientes con
respecto a los servicios y la atención que presta la Secretaría de
Educación.

Macroproceso Proceso
E. Atención al E01. Gestionar solicitudes y correspondencia
ciudadano E02. Desarrollar y mantener relaciones con el
ciudadano
F. Gestión de la Inspección de Educación Nacional
Ministerio
República de Colombia
y Vigilancia de los EE
F. Gestión de la inspección y vigilancia de los establecimientos
educativos se encargan de realizar el control a los EE de educación
formal y de formación para el trabajo y el desarrollo humano, a través
de la ejecución de la inspección y vigilancia en la jurisdicción, y la
legalización de los que están interesados en crearse o en modificar su
licencia o reconocimiento oficial actual. Incluye también la
administración de novedades de los establecimientos.

Macroproceso Proceso
F. Gestión de la inspección F01. Inspección y vigilancia a la gestión de
y vigilancia de los establecimientos educativos
establecimientos
F02. Legalización de establecimientos
educativos
educativos
J. Gestión Financiera Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia

J. Gestión financiera, enfocado en gestionar de manera transparente
los recursos financieros requeridos para la adecuada prestación del
servicio, así como la gestión de trámite y pago de los gastos e
inversiones realizadas y su inmediato registro contable.

Macroproceso Proceso
J. Gestión J01. Presupuesto
financiera J02. Tesorería
J03. Contabilidad
L. Gestión de la Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia
Tecnología Informática
L. Gestión de la tecnología informática, tienen como objetivo
gestionar los recursos tecnológicos e informáticos de la Secretaría de
Educación, implantando la tecnología necesaria para soportar los
procesos, desarrollando y manteniendo operativos los sistemas de
información y ofreciendo el soporte necesario para mantener los
niveles óptimos de servicio.

Macroproceso Proceso
L. Gestión de la L01. Formulación y ejecución del plan de tecnología e
tecnología informática.
informática
L02. Mantenimiento y soporte técnico de la
infraestructura tecnológica
L03. Administración de la plataforma tecnológica
informática
L04. Mantenimiento y administración de la seguridad
de la plataforma tecnológica
Ministerio de Educación Nacional
República de Colombia

MODÚLO IV. METODOLOGÍA DE LA
INTERVENTORÍA
1. Metodología de interventoría.
2. Propuesta de Estructura.
3. Indicadores del proyecto.
4. Lecciones aprendidas.
5. Metodología 5´S implementación.
6. Casos prácticos formatos.
7. Casos prácticos actividades y productos.