Crisismanagement binnen het International Office by cTHf17

VIEWS: 67 PAGES: 102

									     Crisismanagement binnen het International Office




  Een onderzoek naar mogelijkheden van internationale mobiliteitsregistratie en
                crisisondersteuning binnen Saxion Hogescholen




Auteurs:
    Danny Bobbink
    Marn van Bloois

                                  6 juni 2008
                                 In opdracht van:




   Een onderzoek naar mogelijkheden van internationale mobiliteitsregistratie en
                 crisisondersteuning binnen Saxion Hogescholen


Studentgegevens

Namen:        Danny Bobbink
              Marn van Bloois

Adres:        Leestensepad 91
              7232 AD, Warnsveld
              06 49325487
Email:        dbobbink91@hotmail.com / 84058@saxion.nl

Adres:        Prins Bernhard laan 49
              7204 AL, Zutphen
              06 14282351
Email:        marnvanbloois@hotmail.com / 82538@saxion.nl

Opleiding: ·Integrale Veiligheidskunde

Bedrijfsgegevens

Saxion Hogescholen
Handelskade 75, 7417 DH, Deventer
International Office

Bedrijfscoaches

Alice te Winkel, beleidsmedewerker, beurzen en subsidies
Rob Lub, manager international organisation

Schoolcoach

Dirk Jan de Boer, docent academie ABR, onderzoeker lectoraat crisisbeheersing




                                                                                   2
Samenvatting

Internationalisering is anno 2008 een hot item. Saxion Hogescholen vormt hierop
geen uitzondering. Studenten worden gestimuleerd een gedeelte van hun studies in het
buitenland te volgen. Daarnaast neemt de internationale mobiliteit onder docenten en
onderwijsondersteunend personeel toe, met name gericht op gastcolleges, delegatie-
en netwerkreizen, excursies en symposia. Op het moment dat ergens op de wereld een
situatie zich voordoet wat gevaar kan opleveren voor studenten en/of personeel van
Saxion zal de instelling inzicht moeten hebben in wie zich waar bevindt, om zo de
eventuele betrokkenheid na te gaan bij de noodsituatie.
Aanleiding voor dit onderzoek is dan ook de vraag vanuit de Raad van Bestuur van
Saxion aan het International Office, te onderzoeken welke mogelijkheden er zijn
teneinde internationale mobiliteit van studenten en docenten inzichtelijk te maken.
International Office is één van de acht ondersteunende diensten binnen het Saxion.
Deze dienst faciliteert en coördineert internationale activiteiten van het Saxion.
Tevens dient het International Office in kaart te brengen welke maatregelen er
genomen moeten worden, teneinde de betrokken studenten en/of docenten zo goed
mogelijk te ondersteunen in de ontstane crisissituatie in het buitenland.
Vanuit de aanleiding luidt de geformuleerde probleemstelling:
Met welke aanpak kan het International Office van Saxion Hogescholen zorgen voor
zo goed mogelijke ondersteuning in geval een crisis in het buitenland waarbij
studenten, docenten en/of onderwijsondersteunend personeel van de organisatie bij
betrokken zijn en tevens inzichtelijk maken waar betrokkenen zich bevinden?

Om antwoord te geven op de probleemstelling zullen wij literatuur- en veldonderzoek
verrichten. De 13 academies van Saxion zullen worden bezocht en de functionarissen
die betrokken zijn bij internationalisering binnen de academie zullen worden
geïnterviewd. Ook zal er op het internet gezocht worden naar bestaande vormen van
mobiliteitsregistratie en crisisondersteuning. Verder zullen er twee externe
instellingen worden bezocht die als referentiekader kunnen dienen voor ons
onderzoek. De twee instellingen zijn de Universiteit Twente en de Nationale
Hogeschool voor Toerisme en Verkeer in Breda.

De opzet van het rapport is gerelateerd aan de onderzoeksvragen, met de daarbij
behorende deelvragen, die vanuit de probleemstelling tot stand zijn gekomen. Na de
organisatiebeschrijving van Saxion Hogescholen en de onderzoeksopzet zijn de
resterende hoofdstukken ingedeeld aan de hand van de volgende drie
onderzoeksvragen:
- Aan welke criteria dient een systeem te voldoen dat inzicht verschaft in waar
studenten, docenten en onderwijsondersteunend personeel van Saxion zich bevinden
in het buitenland?
- Welke systemen worden reeds gebruikt ter registratie van de mobiliteit van personen
naar het buitenland?
- Aan welke criteria dient een handboek crisisondersteuning te voldoen?
Tenslotte wordt er naar aanleiding van de bevindingen conclusies getrokken en
vervolgens aanbevelingen gedaan.

Criteria waaraan een registratiesysteem voor internationale mobiliteit moet voldoen, is
dat het systeem simpel in gebruik moet zijn en het weinig tijd kost om gegevens te
implementeren. Zowel de uitgaande mobiliteitstromen van studenten, als van het


                                                                                     3
personeel dienen te worden geïntegreerd in het systeem. De verblijfgegevens,
verblijfsperiode en de gegevens van het stageverlenende bedrijf (voor studenten), zijn
gegevens die in het systeem moeten worden opgenomen.

Binnen Saxion wordt er voor gegevensregistratie zowel hardcopy als digitale
systemen gebruikt. Dit verschilt per academie. Gegevens worden beheerd in mappen,
Word en Excel bestanden, in Quick Places en in Centuri. Andere instellingen als de
Universiteit Twente en het NHTV gebruiken digitale systemen. Verder biedt het
bedrijf Unisolution te Stuttgart het digitale registratiesysteem ‘Move Online’ aan.

De vraag aan welke criteria een handboek crisisondersteuning is niet eenduidig te
beantwoorden. Dit vanwege het feit dat er geen formele verplichting bestaat
aangaande ondersteuning vanuit de organisatie naar haar studenten en werknemers in
geval van een crisis. De handleiding die Nuffic heeft uitgegeven: ‘Op het ergste
voorbereid’ is een zeer goed format om als richtlijn te gebruiken voor de inrichting
van crisisondersteuning binnen Saxion.

Kijkend naar de probleemstelling kunnen wij concluderen dat een digitaal
registratiesysteem, waarin studenten en personeel worden opgenomen gewenst is.
Vanwege de vele voordelen die het systeem met zich meebrengt, gaat onze voorkeur
uit naar het digitale systeem Centuri.
Op het gebied van crisisondersteuning heeft Saxion Hogescholen geen formele
verplichting, maar dient het haar morele verantwoordelijkheid te nemen om
crisisondersteuning vorm te geven. De handleiding van de organisatie Nuffic ‘Op het
ergste voorbereid’ biedt een goed houvast hiervoor. Met name het inrichten van een
crisisteam en de communicatie naar de buitenwereld verdiend sterk de aandacht.
Het is sterk aan te raden om de student/personeel een ‘in geval van noodformulier’ te
laten invullen, zodat de directe relaties van de betrokkene snel op de hoogte gebracht
kunnen worden over de ontstane crisissituatie.




                                                                                         4
Inhoudsopgave

Samenvatting                                                         p3

Voorwoord                                                            p7

Inleiding                                                            p8
        Leeswijzer                                                   p9

Hoofdstuk 1: Organisatiebeschrijving                                 p 10
      1.1 De organisatie                                             p 10
      1.2 De organisatie vanuit de organisatiekunde                  p 11
      1.3 Internationalisering van de organisatie                    p 12
      1.4 De afdeling International Office                           p 13
      1.5 Achtergrond van het probleem                               p 14

Hoofdstuk 2: Onderzoeksopzet                                         p 16t
      2.1 Doelstelling                                               p 16
      2.2 Probleemstelling                                           p 16
      2.3 Onderzoeksvragen                                           p 16
      2.4 Relevantie onderzoek                                       p 17
      2.5 Onderzoeksontwerp                                          p 17
      2.6 Dataverzamelingsmethode                                    p 17
      2.7 Afbakening onderzoek                                       p 19

Hoofdstuk 3: Bevindingen systeemcriteria                             p 20
      3.1 Doelgroepen registratiesysteem                             p 20
      3.2 Waarborging registratiesysteem                             p 20
      3.3 Samenvatting                                               p 21

Hoofdstuk 4: Bevindingen registratiesystemen                         p 22
      4.1 Registratiesystemen binnen Saxion                          p 22
      4.2 Registratiesystemen binnen andere onderwijsinstellingen    p 24
      4.3 Registratiesystemen binnen andere bedrijven/instellingen   p 27
      4.4 Samenvatting                                               p 27

Hoofdstuk 5: Bevindingen criteria crisisondersteuning                p 28
      5.1 Crisisdefiniëring                                          p 28
      5.2 Verantwoordelijkheid Saxion als organisatie                p 29
      5.3 Verantwoordelijkheid binnen Saxion                         p 30
      5.4 Invulling crisisondersteuning                              p 31
      5.5 Samenvatting                                               p 32

Hoofdstuk 6: Conclusies & Aanbevelingen                              p 33
      6.1 Conclusies                                                 p 33
      6.2 Aanbevelingen                                              p 34

Bronnenlijst                                                         p 36

Nawoord                                                              p 38


                                                                             5
Bijlage 1    Vragenlijst Interviews                    p 40
Bijlage 2    Poster gegevensregistratie NHTV           p 42
Bijlage 3    Verzoek tot gebruik registratie systeem
             Universiteit Twente                       p 43
Bijlage 4    Interview ABO                             p 44
Bijlage 5    Interview ABR                             p 46
Bijlage 6    Interview AGZ                             p 48
Bijlage 7    Interview AGZ, verpleegkunde              p 49
Bijlage 8    Interview AMA                             p 51
Bijlage 9    Interview AMM                             p 52
Bijlage 10   Interview APO                             p 53
Bjilage 11   Interview CII                             p 56
Bijlage 12   Interview FEM                             p 58
Bijlage 13   Interview HBS                             p 60
Bijlage 14   Interview MIM, Enschede                   p 62
Bijlage 15   Interview MIM, Deventer                   p 64
Bijlage 16   Interview ROB                             p 66
Bijlage 17   Interview TKT                             p 67
Bijlage 18   Interview LED                             p 69
Bijlage 19   Datamatrix resultaten interviews          p 70
Bijlage 20   Brochure Centuri                          p 78
Bijlage 21   Interview Universiteit Twente             p 82
Bijlage 22   Interview NHTV                            p 84
Bijlage 23   Brochure Moveonline                       p 86
Bijlage 24   Nuffic handreiking, hoofdlijnen           p 91
Bijlage 25   Saxion verzekeringen                      p 98
Bijlage 26   Gegevens formulier verblijf buitenland    p 100




                                                               6
Voorwoord

Voor u ligt het onderzoek naar mogelijkheden van internationale mobiliteitsregistratie
van studenten, docenten en onderwijsondersteunend personeel van de Saxion
Hogescholen. Daarnaast is er onderzocht welke richtlijnen gehanteerd zouden kunnen
worden in geval van een crisis in het buitenland, zodat Saxion adequaat kan optreden
in geval van een situatie wat als een crisis aangemerkt kan worden.

Aanleiding voor dit onderzoek is de vraag vanuit de Raad van Bestuur van Saxion
naar het International Office toe, te onderzoeken welke mogelijkheden er zijn
teneinde internationale mobiliteit van studenten en docenten inzichtelijk te maken.

De uitvoering van dit onderzoek is niet mogelijk geweest zonder de welwillende hulp
van velen. Onze dank gaat uit naar alle internationalisering functionarissen van de
academies die ons inzicht hebben verschaft in de situatie binnen de academie. Verder
willen we de begeleiding vanuit het International Office bedanken, Alice te Winkel en
Rob Lub, voor hun waardevolle adviezen. Dirk Jan de Boer wordt bedankt voor zijn
sturing aangaande het realiseren van de scriptie.

Deventer, juli 2008

Danny Bobbink
Marn van Bloois




                                                                                      7
Inleiding

Internationalisering is anno 2008 een hot item. Saxion Hogescholen vormt hierop
geen uitzondering. Met name bij onderwijsinstellingen worden studenten
gestimuleerd voor een periode in het buitenland te verblijven voor stage, opleiding of
afstuderen. Daarnaast is het zo dat docenten en onderwijsondersteunend personeel
contacten leggen en relaties onderhouden in het buitenland teneinde de internationale
mobiliteit mogelijk te maken.
Op het moment dat er ergens op de wereld een situatie zich voordoet wat gevaar kan
opleveren voor studenten en/of personeel van Saxion zal de instelling inzicht moeten
hebben in wie zich waar bevindt om zo de eventuele betrokkenheid na te gaan bij de
noodsituatie. Als de betrokkenheid inzichtelijk is gemaakt zal Saxion maatregelen
moeten nemen teneinde de betrokken studenten en/of docenten zo goed mogelijk te
ondersteunen in de ontstane situatie.

Bovenstaande heeft geleid tot de volgende doelstelling:
Het International Office voorzien van een goed onderbouwd advies hoe vorm te geven
aan een registratievorm waar inzicht wordt verkregen in wie zich waar bevindt in het
buitenland op een bepaald moment. Verder richtlijnen aandragen waarin de
handelswijze wordt beschreven in geval van een crisissituatie in het buitenland
waarbij studenten, docenten en/of onderwijsondersteunend personeel van Saxion
betrokken zijn.

Het belang van dit onderzoek is Saxion te voorzien van een optimale voorbereiding
op een eventuele crisissituatie. In een dergelijke situatie verwacht de maatschappij
namelijk dat de instelling zorg draagt voor het welzijn van haar studenten of personeel
en op de hoogte is van de actuele situatie. De instelling heeft geen formele maar een
morele verplichting aangaande localisering en ondersteuning in een crisissituatie.
Saxion neem dan ook haar verantwoording hierin.

De geformuleerde hoofdvraag luidt:
Met welke aanpak kan het International Office van Saxion Hogescholen zorgen voor
zo goed mogelijke ondersteuning in geval een crisis in het buitenland waarbij
studenten, docenten en/of onderwijsondersteunend personeel van de organisatie bij
betrokken zijn en tevens inzichtelijk maken waar betrokkenen zich bevinden?

Om antwoord te geven op de hoofdvraag zullen wij literatuur- en veldonderzoek
verrichten. Er zal op het internet gezocht worden naar mogelijkheden voor
mobiliteitsregistratie en crisisondersteuning. Alle 13 academies van Saxion zullen
worden bezocht. Doordat de instelling organisatorisch zeer decentraal van aard is, is
dit noodzakelijk. Dit veroorzaakt namelijk dat elke academie haar eigen werkwijze
hanteert aangaande mobiliteitsregistratie en crisisondersteuning. Binnen de academie
zal de functionaris die betrokken is bij internationale mobiliteit geïnterviewd worden.
Verder zullen er twee externe instellingen worden bezocht die als referentiekader
kunnen dienen voor ons onderzoek. De twee instellingen zijn de Universiteit Twente
en de Nationale Hogeschool voor Toerisme en Verkeer in Breda.




                                                                                         8
Leeswijzer

Hoofdstuk 1 Organisatiebeschrijving
In het eerste hoofdstuk komt een beschrijving van de organisatie aan bod, gevolgd
door een beschrijving op afdelingsniveau en de achtergrond van het probleem wordt
in kaart gebracht.

Hoofdstuk 2 Onderzoeksopzet
Het tweede hoofdstuk richt zich op de onderzoeksopzet en -verantwoording.

Hoofdstuk 3 Bevindingen systeemcriteria
Het derde hoofdstuk geeft een overzicht van de doelgroepen die in het systeem
opgenomen dienen te worden en de waarborging van het gebruik van het systeem.

Hoofdstuk 4 Bevindingen registratiesystemen
Het vierde hoofdstuk geeft een beeld van de bestaande registratiesystemen binnen
zowel Saxion, als bij andere onderwijsinstellingen en overige bedrijven/instellingen.

Hoofdstuk 5 Bevindingen criteria crisisondersteuning
In het vijfde hoofdstuk komt een omschrijving van de term crisis aan bod, gevolgd
door de verantwoordelijkheid van en binnen Saxion, met tot slot een beschrijving van
de invulling van crisisondersteuning.

Hoofdstuk 6 Conclusies & Aanbevelingen
In het slothoofdstuk worden de conclusies met de daaraan gerelateerde aanbevelingen
weergegeven.

Bijlagen
Het rapport wordt afgesloten met bijlagen die ondersteunende en aanvullende
informatie aanreiken.




                                                                                        9
Hoofdstuk 1 Organisatiebeschrijving
In dit hoofdstuk zal een omschrijving worden gegeven van de organisatie van Saxion
Hogescholen. Er zal worden omschreven hoe de organisatie in elkaar zit met daaraan
gekoppeld een theoretisch kader vanuit de organisatiekunde. Ook de
internationalisering van de organisatie zal tegen het licht worden gehouden. Verder
zal er ingezoomd worden op de afdeling International Office waar vanuit is gewerkt
aan dit onderzoek.

1.1 De organisatie

Met vestigingen in Deventer, Enschede en Apeldoorn, ongeveer 20.000 studenten en
1.800 personeelsleden is Saxion Hogescholen de grootste hogeschool van Oost-
Nederland.
Saxion biedt een breed scala aan opleidingen aan (ongeveer 80). De diverse
opleidingen zijn onderverdeeld in 13 onderwijsacademies. Daarnaast is er een
particuliere afdeling; Saxion Next. Er wordt gestudeerd in een bachelor/master
structuur. Dit houdt in dat men na het behalen van het hbo-diploma(bachelor) kan
doorstuderen om een universitair diploma te behalen(master). Verder worden er
cursussen aangeboden en wordt er onderzoek verricht door lectoraten. Lectoraten
worden ingezet als centrumfunctie in kenniskringen, waaraan naast de lector ook
andere docenten deelnemen. Binnen deze kenniskringen wordt de inhoudelijke
expertise op een bepaald gebied gebundeld en verder ontwikkeld. Op die manier
wordt een brug geslagen tussen het domein van het lectoraat en het werkveld.
Het aanbieden van onderwijs in de vorm van beroepsopleidingen vormt het primaire
proces van Saxion Hogescholen. Ter ondersteuning van het primaire proces beschikt
Saxion Hogescholen over acht diensten. Om een en ander te verduidelijken is
hieronder de organisatie van Saxion schematisch weergegeven. 1.)




1.) Saxion Hogescholen http://www.saxion.nl/over_saxion/profiel/organogram




                                                                                 10
       1.2 Organisatie vanuit de organisatiekunde

       Het is niet gemakkelijk om binnen Saxion Hogescholen op centraal niveau een
       beslissing te nemen wat op decentraal niveau daadwerkelijk uitgevoerd wordt. We
       hebben namelijk te maken met een organisatie waarin op academieniveau en
       individueel niveau een hoge mate van autonomie heerst. Je zou de organisatie van
       Saxion kunnen zien als een overkoepelend orgaan waarbinnen 13 bedrijven
       (academies) functioneren. Deze bedrijven krijgen veel ruimte om hun organisatie,
       regels en formaliteiten vorm te geven. Binnen deze bedrijven zijn functionarissen
       (docenten) werkzaam die van het bedrijf weer ruimte krijgen hun zaken, binnen
       gestelde kaders, op hun manier in te vullen. Ter verduidelijking een voorbeeld uit de
       praktijk. Wanneer vanuit de Raad van Bestuur (de bestuurlijke top) van Saxion wordt
       besloten een systeem in gebruik te gaan nemen waarin gegevens over studenten
       komen te staan aangaande n.a.w.-gegevens, stages en voortgang hebben academies
       binnen de bedrijfsvoering ruimte om hier op hun eigen manier mee om te gaan. In de
       praktijk blijkt dat 7 van de 13 academies werken met het programma.

       Wanneer we de organisatie van Saxion Hogescholen bekijken in het licht van de
       organisatiekunde kunnen we concluderen dat we te maken hebben met een
       ‘professionele organisatie’ ook wel ‘professionele bureaucratie’ genoemd. Deze
       typering komt van Henry Mintzberg. Mintzberg heeft met zijn boeken ‘The
       structuring of organizations’ en daarop volgend ‘Mintzberg on management’
       geprobeerd theorieën en typeringen te formuleren betreffende de wijze waarop
       organisaties gestructureerd zouden moeten worden. Door onderzoek te doen bij
       honderden bedrijven heeft Mintzberg zeven organisatievormen (ook wel configuraties
       genoemd)in kaart gebracht. De vijf meest voorkomende worden hieronder in schema
       weergegeven.

       De vijf meest voorkomende structuurconfiguraties van Mintzberg 2. )
                         Simpele                                   Professionele
                                           Machinebureaucratie                           Divisiestructuur     Adhocratie
                         structuur                                 bureaucratie
Belangrijkste deel       Strategische                                                                         Ondersteunende
                                           Technische structuur    Operationele kern     Midden body
organisatie              top                                                                                  staf
                                                                                                         Onderlinge
Voornaamste           Directe              Standaardisatie         Beroepsopleiding    Normeren gewenste
                                                                                                         afstemming en
coordinatiemechansime supervisie           werkprocessen           Beroepsvaardigheden resultaat
                                                                                                         overleg
                                                                                                              complex,
                                           eenvoudig
Situatie                 eenvoudig                                 complex, stabiel                           dynamisch
                                           stabiel                                       diverse markten
 - omgeving              dynamisch                                 professionele                              deskundigen
                                           technocraten en                               lijnmanagers
 - macht bij             dir.-eigenaar                             werkers                                    modern
                                           externe instanties                            modern (vandaag)
 - modernisme            niet modern                               modern (vandaag)                           (morgen)
                                           niet modern                                   oud
 - leeftijd              jong                                      varieert                                   jong
                                           oud                                           groot
 - omvang                klein                                     varieert                                   varieert
                                           groot                                         varieert
 - technologie           eenvoudig                                 niet gereguleerd                           zeer
                                           gereguleerd
                                                                                                              geavanceerd
Ontwerp-parameters
 - taakspecialisatie     Weinig            sterk                   sterk horizontaal     enigzins             weinig
 - training              Weinig            sterk voor uitvoering   veel voor professie   enigzins             input experts
 - formalisatie gedrag   Weinig            bureaucratisch          bureaucratisch        bureaucratisch       weinig
 - grootte               Klein             groot                   varieert              groot                klein
werkeenheden             Centralistische   centralistische top +   decentraal bij        beperkt decentraal   selectieve
 - planning/control      top               technische structuur    uitvoerders           bij divisiemanager   decentralisatie
systemen




                                                                                                                   11
                                                                                                                             multidisciplinair
                                                                            moeilijk te                sterke controle
                           flexibel                                                                                          flexibel
                                               star                         veranderen                 dicht bij
                           weinig staf                                                                                       ad hoc-strategie
                                               veel staf                    democratisch               desintegratie
Overige aspecten en                                                                                                          vaak
                                               veel niveaus                 bottum-up                  sterk economisch
kanttekeningen             weinig                                                                                            veranderend
                                               veel regels                  veel                       strategisch
                           niveaus                                                                                           veel
                                               veranderingstraag            werkprogramma's            sterke
                           top-down                                                                                          communicatie
                                                                            sterk modegevoelig         machtsconcentraties
                                                                                                                             inefficient



       De organisatie van Saxion kan dus getypeerd worden als ‘professionele organisatie’
       ofwel ‘professionele bureaucratie’ wanneer we de indeling van Mintzberg gebruiken.
       Deze structuur komt veel voor bij organisaties met hoog opgeleid personeel
       (professionals), de uitvoerende kern en de ondersteunende staf zijn binnen dit type
       organisatie van groot belang. De ondersteunende staf (diensten van Saxion) is erg
       belangrijk omdat deze de professionals (docenten) in de uitvoerende kern (academies)
       zo goed mogelijk dienen te ondersteunen zodat zij zich optimaal kunnen toeleggen op
       het primaire proces (lesgeven). Doordat de inrichting van het werk in de uitvoerende
       kern tot stand komt en er een grote mate van autonomie bestaat binnen deze kern is de
       ondersteuning beperkt. De uitvoerende kern verzorgt het primaire proces van de
       organisatie en is dus in feite het belangrijkste orgaan.
       Voordeel van deze organisatievorm is het democratische karakter van de organisatie.
       Dit wordt veroorzaakt door de hoge mate van autonomie van de werknemers. Nadelen
       kunnen zijn het gevaar van misbruik van de autonomie door professionals en de
       terughoudendheid voor vernieuwing. Verder is het zo dat er coördinatieproblemen
       kunnen ontstaan tussen de verschillende functie- en vakgebieden. Doordat er veel
       macht ligt bij de uitvoerende kern (docenten binnen academies) om invulling te geven
       aan het primaire proces is het erg moeilijk om besluiten vanuit de bestuurlijke top
       (Raad van Bestuur) door te voeren op uitvoerend niveau. Voor bestuurlijke
       beslissingen zal dus draagvlak gecreëerd moeten worden bij de uitvoerende kern.
       Met dit theoretische kader zal rekening gehouden worden bij het formuleren van de
       conclusies en aanbevelingen van dit onderzoeksrapport. 3.)

       1.3 Internationalisering van de organisatie

       Internationalisering is een speerpunt van Saxion. De laatste jaren is het aantal
       internationale klassen, en ook het aantal buitenlandse studenten, fors gestegen. De
       internationaal gerichte opleidingen variëren van voorbereidende eenjarige studies en
       ‘final year programma’s (het volgen van het laatste studiejaar bij Saxion door
       buitenlandse studenten), volledige vierjarige bacheloropleidingen tot
       masteropleidingen. De studenten die binnen Saxion deze opleidingen volgen komen
       uit de werelddelen Azië, Europa, Afrika en Amerika.
       Onder de vlag van Saxion Universities worden in het buitenland studenten, maar ook
       partners voor uitwisselingsprojecten geworven. In het voorgaande collegejaar volgden
       ongeveer 2000 buitenlandse studenten onderwijs binnen de Saxion Hogescholen.
       De mobiliteit van buitenlands personeel naar Nederland is met name gericht op
       gastdocenten, delegatie- en netwerkreizen, excursies en symposia.



       2.) Henry Mintzberg , organisatietypologieën http://www.rdrs.net/dump/mintzberg.html
       3.) DAM, N.H.M. van & MARCUS, J.A. (2002) Een praktijkgerichte benadering van Organisatie en Management




                                                                                                                                  12
Naast de mobiliteit van studenten en personeel vanuit het buitenland naar Nederland,
vindt er ook steeds meer mobiliteit plaats van Nederlandse studenten en personeel
naar het buitenland. De studenten gaan voor een bepaalde periode naar het buitenland
om daar een deel van hun studie te volgen, een stage te doorlopen of om te gaan
afstuderen. Voor Saxion zijn dat er ongeveer 500 per jaar. Er zijn beurzen beschikbaar
voor studenten om hen tegemoet te komen in de kosten voor een dergelijke
onderneming. Voorbeelden hiervan zijn het Leonardo da Vinci-programma en het
Socrates-/Erasmusprogramma. Deze beursmogelijkheden zijn onderdeel van het
LifeLong Learning Program. Het doel van het Lifelong Learning Programme (LLP) is
het opbouwen van een moderne kennismaatschappij in de Europese gemeenschap.
Docenten en onderwijsondersteunend personeel bezoeken in het buitenland
congressen/excursies, functioneren daar als gastdocenten of nemen deel aan
wervings-, delegatie- of netwerkreizen.
1.4 De afdeling International Office

International Office is één van de acht ondersteunende diensten binnen Saxion. Deze
dienst faciliteert en coördineert internationale activiteiten van Saxion. Het gaat dan
enerzijds om dienstverlening aan studenten, medewerkers en externe relaties van
Saxion en anderzijds om beleidsondersteuning en advisering ten behoeve van
medewerkers en management van de hogeschool. Verder is het International Office
verantwoordelijk voor de buitenlandse projecten van Saxion. Een voorbeeld hiervan is
het Saxion Tsunami project in Sadras, India. In een vissersdorp is daar gewerkt aan de
rehabilitatie van de gemeenschap.

Zowel in Deventer als in Enschede heeft International Office een Front Office en een
Back Office. Bij de afdeling Front Office kunnen studenten terecht wanneer zij
vragen hebben omtrent een studie of stage in het buitenland. De student kan hier
voorlichting of informatie krijgen. Ook voor praktische zaken kunnen zij bij de Front
Office terecht. Hierbij valt te denken aan een visum, verzekering of inentingen.
Tevens wordt de student in de gelegenheid gesteld om vragen te stellen over de
aanvraag of het beheer van beursmogelijkheden die van toepassing kunnen zijn op
studenten.

Studenten die vanuit het buitenland binnen Saxion willen gaan studeren kunnen ook
bij de Front Office terecht. Hier kunnen zij informatie inwinnen over studie- en
stagemogelijkheden met de daarbij behorende toelatingseisen. Daarnaast biedt de
Front Office hulp bij het regelen van documenten die nodig zijn voor een legaal
verblijf in Nederland en de daarbij behorende praktische zaken.
De Back Office richt zich met name op werkzaamheden op het gebied van het
verwerken van de verkregen informatie van de Front Office en documentatiebeheer. 4.)




4.) Saxion Hogescholen http://saxion.nl/studiezoekers/internationalisering/io




                                                                                   13
De hoofdtaken van het International Office zijn;
    Werving van buitenlandse studenten en dienstverlening aan buitenlandse
      studenten.
    Dienstverlening aan Nederlandse studenten die hun studie of stage in het
      buitenland doorlopen.
    Het coördineren van buitenlandse projecten.
    Beleidsondersteuning en advisering ten behoeve van medewerkers en
      management van de Saxion Hogescholen.

1.5 Achtergrond van het probleem

Het International Office van Saxion is verantwoordelijk voor de internationale
mobiliteit van studenten, docenten en onderwijsondersteunend personeel van de
organisatie. Er zijn meerdere soorten mobiliteit te onderscheiden. Er komen studenten
vanuit het buitenland naar Saxion, Saxion studenten die een deel van de studie of een
stage in het buitenland doorlopen, werving van studenten in het buitenland door
docenten en onderwijsondersteunend personeel van Saxion en buitenlandse projecten
waar studenten, docenten en/of onderwijsondersteunend personeel van Saxion bij
betrokken zijn. Doordat de mobiliteitstromen niet allemaal bekend zijn bij het
International Office ontbreekt een integraal overzicht van wie zich op een bepaald
moment waar bevindt. Wanneer een crisis zich voordoet in het buitenland, waar
studenten, docenten en/of onderwijsondersteunend personeel van Saxion bij
betrokken zijn, is men genoodzaakt een groot aantal stappen te ondernemen teneinde
de juiste informatie in te winnen over de locatie van gedupeerden.

Een gedeelte van de internationale activiteiten wordt gefaciliteerd en gecoördineerd
door het International Office. Dit komt doordat studenten op individuele basis naar
het buitenland gaan om te studeren, zonder dat zij daar een beurs voor aanvragen via
het International Office. Daarnaast vinden er veel excursies voor studenten en
docenten plaats. Dit wordt binnen de academies geregeld en International Office
wordt hier buiten beschouwing gelaten. In geval van een crisis buiten Nederland, waar
studenten, docenten of onderwijsondersteunend personeel van Saxion bij zijn
betrokken, is het zo dat het International Office het eerste aanspreekpunt is. Er zal
nagegaan moeten worden wie er betrokken zijn bij de crisis, waar men zich bevindt,
wat de ernst van de situatie is, wie er gealarmeerd moeten worden en welke acties er
ondernomen dienen te worden teneinde de crisis te kunnen beheersen. Dit wordt
bemoeilijkt doordat een centrale rol van International Office in de gegevensregistratie
van studenten en werknemers die over de landsgrenzen gaan ontbreekt. Academies
regelen mobiliteit naar het buitenland vaak zelf met een eigen registratiesysteem en
daarnaast zijn er een groot aantal verschillende groepen die internationaal mobiel zijn.
Daarom is het vaak zo dat International Office niet weet of en waar er internationale
mobiliteit plaatsvindt, terwijl dat juist noodzakelijk is om te weten in geval van een
crisissituatie die in het buitenland plaats kan vinden.
Voor het International Office is het van wezenlijk belang inzicht te hebben in wie zich
waar bevindt in het buitenland. Door de variëteit aan buitenlandse activiteiten
uitgevoerd door verschillende groepen mensen van Saxion is dit moeilijk inzichtelijk
te maken. Alleen al het feit dat studenten die geen gebruik maken van een beurs niet
bekend zijn bij het International Office maakt transparantie in deze een lastige
aangelegenheid.



                                                                                     14
Het International Office wil een vorm van registratie in gebruik gaan nemen dat
inzicht verschaft in bovenstaande problematiek. De vorm van registratie dient zo
ingericht te worden dat men ‘a la minute’ de beschikking heeft over de juiste
informatie aangaande locaties van studenten, docenten en/of onderwijsondersteunend
personeel van de Saxion Hogescholen.




                                                                                15
Hoofdstuk 2 Onderzoeksopzet
Het komende hoofdstuk gaat in op de werkwijze van dit onderzoek. Er zal
omschreven worden met welke doelstelling het onderzoek wordt verricht. De
probleemstelling wat tevens de hoofdvraag omvat met aansluitend daarop de
onderzoeksvragen komen aan de orde. Verder zal uiteengezet worden welk
onderzoeksontwerp wordt gehanteerd en hoe de informatie en data worden verkregen
teneinde antwoord te kunnen geven op de geformuleerde onderzoeksvragen. Tenslotte
komt de afbakening van het onderzoek aan bod.

2.1 Doelstelling

Kijkend naar de problematiek die in het vorige hoofdstuk is omschreven, is de
volgende doelstelling geformuleerd;

Het International Office voorzien van een goed onderbouwd advies hoe vorm te geven
aan een registratievorm waar inzicht wordt verkregen in wie zich waar bevindt in het
buitenland op een bepaald moment. Verder richtlijnen aandragen waarin de
handelswijze wordt beschreven in geval van een crisissituatie in het buitenland
waarbij studenten, docenten en/of onderwijsondersteunend personeel van Saxion
betrokken zijn.

2.2 Probleemstelling

De doelstelling heeft geleid tot de volgende probleemstelling, ofwel de hoofdvraag
van dit onderzoek;

Met welke aanpak kan het International Office van Saxion Hogescholen zorgen voor
zo goed mogelijke ondersteuning in geval van een crisis in het buitenland waarbij
studenten, docenten en/of onderwijsondersteunend personeel van de organisatie bij
betrokken zijn en tevens inzichtelijk maken waar betrokkenen zich bevinden?

2.3 Onderzoeksvragen

De probleemstelling is algemeen gehouden zodat deze verheldering noodzakelijk
maakt in de vorm van onderzoeksvragen. Deze luiden als volgt;

   1   Aan welke criteria dient een systeem te voldoen dat inzicht verschaft in waar
       studenten, docenten en onderwijsondersteunend personeel van Saxion zich
       bevinden in het buitenland?
            Welke groepen studenten, docenten en onderwijsondersteunend
              personeel dienen geïntegreerd te worden in het systeem?
            Hoe kunnen we het systeem waarborgen zodat het daadwerkelijk
              gebruikt wordt en actueel blijft?
   2   Welke systemen worden reeds gebruikt ter registratie van de mobiliteit van
       personen naar het buitenland?
            Welke systemen worden gebruikt om inzichtelijk te maken waar
              studenten, docenten en onderwijsondersteunend personeel van Saxion
              zich bevinden in het buitenland?



                                                                                     16
            Worden er bij andere onderwijsinstellingen gebruik gemaakt van
             registratiesystemen, zo ja, hoe zien deze eruit?
           Zijn er reeds systemen in gebruik bij overige instellingen/bedrijven die
             inzicht verschaffen in wie zich waar bevind in het buitenland en zo ja,
             hoe zien deze systemen eruit?
   3   Aan welke criteria dient een handboek crisisondersteuning te voldoen?
           Wat is een crisis?
           Hoever gaat de verantwoordelijkheid van Saxion ten aanzien van
             ondersteuning bij een crisis?
           Wie is waarvoor verantwoordelijk binnen Saxion?
           Wie dient welke actie te ondernemen in geval van een crisis?

2.4 Relevantie onderzoek

De relevantie van het onderzoek komen tot uiting in het ontbreken van een centraal
systeem dat inzicht verschaft in waar studenten, docenten en onderwijsondersteunend
personeel van Saxion zich bevinden in het buitenland en het daarbij behorende
handboek crisisondersteuning. Gezien het feit dat het International Office van Saxion
geen centraal systeem heeft dat inzicht verschaft in bovenstaande kan de relevantie
worden aangemerkt als hoog. Ook het opstellen van een handboek crisisondersteuning
wat nog niet in gebruik is bij Saxion werkt mee aan de hoge mate van relevantie.
De bruikbaarheid van het onderzoek is eveneens hoog te noemen. Centraal staat dat
beide producten nog geen onderdeel zijn van de organisatie en dus direct te integreren
zijn in de bedrijfsvoering.

2.5 Onderzoeksontwerp

Voor het realiseren van de doelstelling van het te verrichten onderzoek gaan we uit
van een beschrijvend onderzoek. Er wordt onderzoek gedaan in de vorm van
literatuurstudie en interviews.
De literatuurstudie komt naar voren in het inventariseren van de reeds bestaande
systemen voor registratie van internationale mobiliteit binnen Saxion en tevens
daarbuiten. Ook zal er op het internet gezocht worden naar bestaande vormen van
mobiliteitsregistratie. Daarnaast zal er om meningen gevraagd worden van
verschillende functionarissen binnen het werkveld aangaande de gewenste situatie
voor wat betreft registratie van internationale mobiliteit. Het bovenstaande geldt ook
voor het op te stellen handboek crisisondersteuning.

2.6 Dataverzamelingsmethode

Aangezien er onderzoek moet worden gedaan naar de toepassing van
registratiesystemen en de invulling van een handboek crisisondersteuning op Saxion
Hogescholen voor de dienst International Office, gaan wij informatie verzamelen aan
de hand van open interviews, zodat wij op deze manier specifieke vragen kunnen
stellen om bij bepaalde aspecten diepgang te kunnen creëren, om zodoende tot
resultaten voor ons onderzoek te komen. Het gaat bij ons onderzoek niet om
waarneembaar gedrag, waardoor observatiemethoden uitgesloten zijn om toe te
passen. Omdat we bij ons onderzoek inzicht willen krijgen in gedetailleerde
beschrijvingen van specifieke situaties is het gebruik maken van open vragen
noodzakelijk om tot een diagnose van de problematiek te komen.


                                                                                     17
Het interview dat aansluit bij ons onderzoek is het mondelinge open interview. Dit
geeft voor ons de mogelijkheid om antwoorden van vragen te verduidelijken door
middel van herformulering van de vraag of om dieper op het onderwerp in te gaan
(doorvragen). Tevens kunnen wij als interviewers de antwoorden van de respondenten
samenvatten om controle op de betekenis te kunnen uitoefenen. Ook bestaat er bij een
mondelinge open interview de mogelijkheid om het gesprek op te nemen of notities te
maken om de responsquote te verhogen en om te variëren met de tijdsduur van het
interview. Eventueel kan er voor gekozen worden een tweede interview plaats te laten
vinden om zaken te verhelderen of door te vragen over bepaalde aspecten. Zie bijlage
1 voor de gehanteerde vragenlijst

In ons onderzoek, met mondelinge interviews, wordt gewerkt met gerichte, maar qua
antwoord open vragen. De gegevens die wij vergaren verwerken wij in de vorm van
een samenvattende beschrijving.
Vervolgens worden conclusies verbonden aan de uitkomsten van het interview t.a.v.
de huidige situatie en de gewenste.

Vanuit de vraagstelling van het onderzoek kunnen we een aantal variabelen
formuleren waarop bij het analyseren van de gegevens zal worden gelet. Een voordeel
daarvan is dat snel duidelijk wordt in hoeverre de antwoorden van de respondenten
vergelijkbaar zijn en of ze wel of niet van toepassing zijn op de respondent.

Wanneer de variabelen zijn gedefinieerd, is het geen grote stap om de gegevens
verder te verwerken. Voordeel dat wij hieruit halen is dat we goed kunnen weergeven
het aantal keren dat de verschillende antwoorden voorkomen, maar ook dat wij de
verschillende gegevens aan elkaar kunnen relateren. 5.)

In praktische zin komt bovenstaande op het volgende neer; de 13 academies van
Saxion zullen bezocht worden en de desbetreffende functionarissen voor
internationalisering zal worden geïnterviewd. Binnen de academies zijn verschillende
mensen verantwoordelijk voor de internationale mobiliteit van de studenten, meestal
betreft dit de coördinator internationalisering of de stagecoördinator.
Nadat alle academies zijn bezocht en de juiste personen zijn geïnterviewd zullen de
gegevens worden verwerkt in een samenvattende beschrijving. Vervolgens zullen er
vergelijkingen worden gemaakt tussen de academies en daarnaast de verschillen in
kaart gebracht worden. Dit zal inzichtelijk worden gemaakt door gebruik te maken
van een matrix met eenheden en variabelen, waarbij de eenheden de academies
omvatten en de variabelen de verschillende gegevens betreffende mobiliteitsregistratie
en crisisondersteuning.
Verder zal er op het internet gezocht worden naar bestaande vormen van
mobiliteitsregistratie en crisisondersteuning. Ook hier worden de verschillen en
overeenkomsten in kaart gebracht om vervolgens een onderbouwd advies te kunnen
uitbrengen.
Een bezoek aan de Nationale Hogeschool voor Toerisme en Verkeer in Breda en de
Universiteit Twente zal ook meegenomen worden in het onderzoek. Deze scholen zijn
in een vergevorderd stadium aangaande internationale mobiliteit en kunnen dus als
referentiekader dienen voor ons onderzoek.


5.) SCHREUDER PETERS, R.P.I.J. (2005) Methoden & Technieken van Onderzoek




                                                                                   18
2.7 Afbakening onderzoek

Wanneer we de hoofdvraag van dit onderzoek lezen kunnen we concluderen dat het
registratiesysteem zich concentreert op de uitgaande mobiliteit en niet op de
inkomende. Voor deze afbakening is in de eerste plaats gekozen vanwege de beperkte
tijd die beschikbaar is voor dit onderzoek. Daarnaast is het zo dat het lokaliseren van
studenten of personeel van Saxion gemakkelijker te realiseren is binnen de
landsgrenzen dan daarbuiten. Contact leggen in het buitenland met desbetreffend
bedrijf of instelling van de student en met de student zelf vergt doorgaans meer tijd
vanwege een aantal factoren als verschillende tijdzones, tussentijdse trips of
vakanties, handelingsnelheid van desbetreffend bedrijf of land en de bereikbaarheid
van de student of docent die niet altijd mobiel bereikbaar is of de beschikking heeft
over internet. Binnen de landsgrenzen is contact leggen een stuk gemakkelijker
vanwege het ontbreken van bovenstaande factoren.

De periode bij de doelgroepen waar het registratiesysteem zich op richt betreft een
termijn van tenminste een dag inclusief een overnachting buiten de Nederlandse
landsgrenzen. Voor deze periode is gekozen vanwege het feit dat een dagtrip buiten
de landsgrenzen in praktische zin op hetzelfde neerkomt als een dagtrip binnen de
landsgrenzen. Daarnaast wordt het actueel houden van de gegevens enorm
bewerkelijk als je ook dagtrips meeneemt in het systeem. Deze vinden namelijk
veelvuldig plaats binnen Saxion.
De invulling van de periode dient onder een onderwijsactiviteit te vallen. Een
onderwijsactiviteit omvat een activiteit wat onder de organisatie van Saxion valt.
Hierbij valt te denken aan; stage, afstuderen, excursie, opleiding en minor.




                                                                                      19
Hoofdstuk 3 Bevindingen systeemcriteria
In dit hoofdstuk zal antwoord gegeven worden op de vraag hoe een systeem voor
mobiliteitsregistratie eruit zou moeten zien dat door Saxion gebruikt kan worden
teneinde inzicht te krijgen in de variëteit aan mobiliteitstromen. Anders geformuleerd
wordt er antwoord gegeven op de vraag welke gegevens opgenomen dienen te worden
in het registratiesysteem. Er zal beschreven worden welke mobiliteitsgroepen er in het
systeem opgenomen dienen te worden, hoe het gebruik en de actualiteit geborgd kan
worden om zo naar het antwoord op de onderzoeksvraag te werken wat aan het eind
van dit hoofdstuk aan de orde komt.

3.1 Doelgroepen registratiesysteem

Welke doelgroepen dienen opgenomen te worden in het registratiesysteem?
Wanneer we kijken naar de verschillende internationale mobiliteitstromen binnen
Saxion richt het registratiesysteem zich op de volgende groepen;
                     - Alle studenten van Saxion die voor een periode buiten de
                          landsgrenzen verblijven.
                     - Alle docenten van Saxion die voor een periode buiten de
                          landsgrenzen verblijven.
                     - Al het overige personeel van Saxion die voor een periode
                          buiten de landsgrenzen verblijven.

3.2 Waarborging registratiesysteem

Een systeem opzetten dat zorg draagt voor de registratie van internationale mobiliteit
is na een goede oriëntatie relatief gemakkelijk te realiseren. Een systeem opzetten dat
ook daadwerkelijk gebruikt wordt en up-to-date blijft vergt meer aandacht. Studenten
en docenten kunnen over het algemeen weinig motivatie opbrengen om een veelheid
aan gegevens handmatig dan wel digitaal aan te leveren. Het bureaucratische karakter
van een organisatie als Saxion zorgt er voor dat docenten erg veel formulieren en
andere documenten in dienen te vullen. Men zit er dan ook niet op te wachten dat dit
verder uitgebreid wordt.
Studenten zitten ook niet te wachten op het invullen van een veelheid aan formulieren.
Ze moeten bij het doorlopen van stages of deel van de opleiding al genoeg
formulieren ingevuld aanleveren (stageovereenkomst, A0-formulier, A1-formulier,
persoonlijk ontwikkelplan, persoonlijk opleidingstraject, ddm etc.) Gebleken is dat het
registratiesysteem simpel en niet te bewerkelijk moet zijn, zodat men de (kleine)
moeite kan opbrengen gegevens erin te zetten. Dit is gebleken uit informele
gesprekken naar aanleiding van de gehouden interviews bij de academies. In de
interviews bij de academies CII en ROB is dit wel opgenomen.

Het waarborgen van het gebruik van het registratiesysteem is moeilijk te
bewerkstelligen. Er kan vanuit het International Office gestimuleerd worden gegevens
achter te laten in het te gebruiken systeem middels een uitleg en dringende vraag die
stagecoördinatoren binnen de academies studenten kunnen voorleggen op het moment
dat men over de landsgrenzen gaat. Ook kunnen er posters opgehangen op centrale
plekken in het gebouw waarin wordt gewezen op het registratiesysteem. Een
voorbeeld van een dergelijke poster is te vinden in Bijlage 2. Er kan een email
verstuurd worden met het verzoek gebruik te maken van het systeem. In Bijlage 3


                                                                                    20
staat een voorbeeld van hoe een dergelijk verzoek eruit zou kunnen zien. Het is niet
mogelijk om studenten en docenten verplicht gebruik te laten maken van het systeem
in de huidige situatie binnen Saxion. Er is formeel niks vastgelegd op het gebied van
mobiliteitsregistratie, dit geldt voor zowel docenten als studenten.
Een borgingsmogelijkheid voor docenten is het contractueel vastleggen van de
verplichting gegevens achter te laten in het systeem op het moment dat men over de
landsgrenzen gaat. Voor studenten kan men in het OER (Onderwijs en Examen
Reglement) opnemen dat men gegevens achter dient te laten wanneer men besluit in
het buitenland een stage of een deel van de opleiding te doorlopen.
Het actueel houden van de gegevens in het te gebruiken systeem is evenals het
gebruik van het systeem te borgen middels het OER voor studenten en contractueel
voor docenten en ander personeel. Er kan gestimuleerd worden veranderingen in de
aangeleverde gegevens door te geven, verplichting is echter binnen de huidige situatie
niet mogelijk.

3.3 Samenvatting

Als we antwoord willen geven op de onderzoeksvraag aan welke criteria het systeem
ter registratie van de internationale mobiliteit moet voldoen kunnen we stellen dat het
simpel in gebruik moet zijn en weinig tijdsinvestering behoeft. De groepen die
geïntegreerd dienen te worden in het systeem zijn de uitgaande mobiliteitstromen van
studenten, docenten en onderwijsondersteunend personeel. Voorgaande is naar voren
gekomen tijdens de interviews gehouden bij de academies van Saxion. Zie bijlage 4
t/m 18.
Waar nog niet op is ingegaan is welke gegevens geadministreerd dienen te worden in
het systeem. Wanneer we dit in het licht van de interne analyse bij Saxion
beantwoorden komt uit de interviews naar voren dat de volgende gegevens minimaal
opgenomen dienen te worden. Zie bijlage 19.;
                      - verblijfsgegevens(naam, adres woning of hotel)
                      - verblijfsperiode(datum vertrek en terugkomst)
                      - gegevens stageverlenende bedrijf(voor studenten)

Slechts twee academies hebben een ‘in geval van nood’-formulier opgenomen in hun
registratie, te weten AGZ en HBS. Hierin worden gegevens opgenomen aangaande
wie te informeren van het thuisfront in geval van een crisis.




                                                                                     21
Hoofdstuk 4 Bevindingen registratiesystemen
Dit hoofdstuk gaat in op de vraag welke systemen voor mobiliteitsregistratie er vanuit
de literatuur, binnen Saxion Hogescholen en bij andere instellingen reeds voorhanden
zijn. Na de uiteenzetting van welke systemen er binnen Saxion werkzaam zijn wordt
belicht of er wellicht bij andere onderwijsinstellingen gebruik wordt gemaakt van
mobiliteitsregistratie. Tevens wordt beschreven of er bij andere dan
onderwijsinstellingen een vorm van registratie wordt gebruikt aangaande
internationale mobiliteit.
Aan het eind van het hoofdstuk zal samenvattend ingegaan worden op de
onderzoeksvraag van dit hoofdstuk welke registratiesystemen voor internationale
mobiliteit voorhanden zijn.

4.1 Registratiesystemen binnen Saxion

Teneinde helder weer te geven welke systemen voor mobiliteitsregistratie binnen
Saxion reeds in gebruik zijn wordt hieronder in schema weergegeven wat de
bevindingen op dit punt zijn geweest naar aanleiding van de gehouden interviews bij
de 13 academies van Saxion. Voor de gehele verwerking van de interviews wordt
verwezen naar Bijlage 4 t/m 18.

Acadamie                                    Soort systeem
ABR                                         Centuri (digitaal)
AGZ                                         Centuri (digitaal)
ABO                                         Centuri (digitaal)
APO                                         Digitaal en Hardcopy beheer
AMA                                         Hardcopy beheer
AMM                                         Digitaal en Hardcopy beheer
TKT                                         Centuri (digitaal)
HBS                                         Centuri (digitaal)
MIM (Enschede)                              Centuri (digitaal) en Hardcopy beheer
MIM (Deventer)                              Hardcopy beheer
LED                                         Centuri (digitaal) en Hardcopy beheer
CII                                         Hardcopy beheer
FEM                                         -
ROB                                         Quick Place (digitaal) en Hardcopy beheer

Centuri: digitaal systeem. Wordt door 7 academies gebruikt voor het administreren
van personalia, stagegegevens en studievoortgang. Het bedrijf Alientrick heeft dit
programma in samenwerking met Saxion opgezet. Saxion betaalt maandelijks een
leasebedrag van 1200 euro voor het totale pakket inclusief service bij storingen.
Voor een uitgebreide omschrijving van Centuri wordt verwezen naar Bijlage 20.
Quick Place: digitaal systeem. Is bij iedere academie als virtuele leeromgeving in
gebruik voor uitwisseling van documenten en als naslagwerk voor studenten. 1
Academie gebruikt het systeem voor registratie van gegevens bij internationale
mobiliteit.
Digitaal systeem: betreft een Word- of Excel bestand.
Hardcopy beheer: omvat een stapel papieren, al dan niet in een map gebonden.




                                                                                     22
Hieronder wordt schematisch weergegeven wat de voor- en nadelen zijn van de
registratiesystemen voor internationale mobiliteit zoals aangegeven door de
geïnterviewde functionarissen van de academies van Saxion.


Academie                   Voordeel                     Nadeel
ABR                        Niet aangegeven              Studentafhankelijk voor
                                                        het aanreiken van
                                                        gegevens
AGZ                        ‘In geval van                Studentafhankelijk voor
                           noodformulier’ meenemen      het aanreiken van
                           in registratie               gegevens en de registratie
                                                        van docentgegevens
                                                        worden niet meegenomen
ABO                        Toegankelijkheid van         Niet alle opleidingen
                           meerdere personen tot        binnen de academie
                           systeem                      gebruiken het
                                                        registratiesysteem
APO                        Tevens docentenregistratie   Slechts één persoon heeft
                           wordt meegenomen             toegang tot het systeem
AMA                        Tevens docentenregistratie   Slechts één persoon heeft
                           wordt meegenomen             toegang tot het systeem
AMM                        Niet aangegeven              Gegevens worden beheert
                                                        op meerdere locaties
TKT                        Gegevens zijn snel te        Studentafhankelijk voor
                           raadplegen                   het aanreiken van
                                                        gegevens
HBS                        Tevens wordt het             Niet aangegeven
                           relatiebeheer in het
                           systeem opgenomen
MIM (Enschede)             Toegankelijkheid van         Niet aangegeven
                           meerdere personen tot
                           systeem
MIM (Deventer)             Niet aangegeven              Studentgegevens niet altijd
                                                        bekend
LED                        Het creëren van een back-    Raadpleging digitaal
                           up door hardcopy beheer      systeem niet mogelijk bij
                           naast digitale registratie   stroomuitval
CII                        Niet aangegeven              Beperktheid van de
                                                        beschikbare gegevens
FEM                        n.v.t.                       n.v.t.
ROB                        Tevens docentenregistratie   Niet aangegeven
                           wordt opgenomen en
                           toegankelijkheid van
                           meerdere personen tot
                           systeem




                                                                                23
4.2 Registratiesystemen binnen andere onderwijsinstellingen

Uiteraard is Saxion niet de enige onderwijsinstelling met internationale mobiliteit.
Om een beeld te krijgen over hoe andere onderwijsinstellingen omgaan met registratie
van internationale mobiliteit zijn de Universiteit Twente te Enschede en het NHTV
(Nationale Hogeschool voor Toerisme en Verkeer) in Breda bezocht.

Universiteit Twente

Studenten die naar het buitenland gaan, kunnen gratis de collectieve reisverzekering
van de UT afsluiten. Wanneer zij hier gebruik van maken, worden zij direct
geregistreerd in het FEZ(financiële en economische zaken)-systeem. In dit systeem
wordt geregistreerd waar zij heen gaan, voor hoe lang en er wordt contactinformatie
achtergelaten voor het thuisfront (‘in geval van noodgegevens’).
Deze vorm van registratie wordt gestimuleerd, maar het is niet geborgd. Er zijn ook
studenten die geen collectieve reisverzekering van de UT willen afsluiten en een reis
naar het buitenland regelen via de faculteit. De faculteit zelf beheert dan de
gegevensregistratie van de uitgaande student.
Ten slotte zijn er ook studenten die via beursmogelijkheden naar het buitenland gaan.
Studenten die met een beurs naar het buitenland gaan staan geregistreerd bij het
International Office in een digitale database.

Wanneer er een crisis plaatsvindt in het buitenland, vraagt het International Office de
gegevens op bij FEZ, raadplegen zij hun eigen database, informeren zij de faculteiten
en raadplegen zij hun draaiboek en stagecoördinatoren. Het draaiboek is gericht op
crisisondersteuning. Hierin staat opgenomen dat de eerste en tweede
crisisverantwoordelijken een crisisteam kunnen opstellen en wie er naar buiten treedt
om de pers te woord te staan. Verder staan er geen verschillende scenario’s hierin
opgenomen, waardoor het een vrij beperkt document is.

Ook gaan er medewerkers van de UT voor onderwijsactiviteiten naar het buitenland.
Voor de docentenregistratie wordt het FEZ systeem gebruikt. Er wordt vooraf door de
medewerkers een formulier ingevuld, waarin de collectieve reisverzekering van de
UT, de reisdata en de verblijfgegevens opgenomen zijn. Door middel van dit
formulier kunnen de medewerkers hun kosten van de reis declareren. Hierdoor is de
registratie goed geborgd, vanwege het feit dat over het algemeen elke medewerker
zijn reiskosten willen declareren.
Er wordt geen gebruik gemaakt van een ‘in geval van noodformulier’. Het is gewenst
om een dergelijk formulier in het systeem op te nemen. Er wordt niet gecontroleerd of
het formulier naar waarheid is ingevuld, omdat het niet verplicht is voor de
medewerkers om deze in te vullen.

Bij de afdeling communicatie van de UT liggen crisisplannen klaar die gericht zijn op
verschillende scenario’s. Deze worden ook jaarlijks geoefend met het crisisteam.
Deze zal worden gevormd door de eerste en tweede crisisverantwoordelijken. Zij
zorgen er voor dat er één van de twee verantwoordelijken altijd bereikbaar is. Zij
functioneren als een meldpunt voor studenten uit het buitenland. Zij sturen het
International Office en personeelszaken aan om rond te gaan bellen om te kijken of er
in een noodgeval in het buitenland daar studenten verblijven.



                                                                                     24
De woordvoerder van het College van Bestuur is de eerste crisisverantwoordelijke en
zal de pers te woord staan in geval er een crisis heeft plaatsgevonden.
Er wordt aan gewerkt om de crisisplannen ook te gaan oefenen in samenwerking met
de faculteiten. De crisisplannen zijn niet gericht op het buitenland.

Concluderend kunnen we stellen dat de registratie van de internationale mobiliteit
binnen de Universiteit Twente niet centraal geregeld is. Er zijn 4 systemen die
geraadpleegd dienen te worden teneinde een totaalbeeld te krijgen. De borging van de
juistheid en actualiteit van de gegevens is niet sluitend. Wat vastgelegd is binnen de
Universiteit zijn de 1e en 2e verantwoordelijke persoon in geval van een crisis met
betrekking tot het formeren van een crisisteam. Ook het aanwijzen van een
verantwoordelijke voor de communicatie naar buiten toe is vastgelegd. Hierdoor
voorkomt men tegenstrijdige berichtgeving.
Crisisondersteuning in de vorm van richtlijnen en een eventueel draaiboek is voor
crisissituaties over de landsgrenzen heen niet aangetroffen.

Voor het totale interview wordt verwezen naar bijlage 21.

NHTV

Om de internationale mobiliteit in kaart te brengen wordt het
crisismanagementsysteem gehanteerd. Crisismanagementsysteem is de term die
gebruikt wordt voor de gehele crisisondersteuning. De database die gebruikt wordt
voor de gegevensregistratie is door de hogeschool zelf ontwikkeld. Wanneer
studenten, docenten en onderwijsondersteunend personeel via een webportal een
gegevensformulier Verblijf Buitenland invullen, dat tevens fungeert als ‘in geval van
noodformulier’, worden de gegevens direct in de database verwerkt. Zie bijlage 26
voor het gegevensformulier. Mevrouw van der Wel van het International Office
beheert deze database.
Zowel de begeleidend docent als mevrouw van der Wel controleren de juistheid van
de gegevens. 100% borging is niet mogelijk, vanwege het feit dat beide personen
studentafhankelijk zijn betreffende het aanreiken van gegevens. De student wordt
verplicht gegevenswijzigingen door te geven, maar de volledige borging van de
gegevens valt niet te realiseren.

Op het gebied van crisisondersteuning is er in samenwerking met Crion een
crisishandboek opgesteld. Crion is een centrum voor crisisondersteuning.
In samenwerking met Crion is het mogelijk om een geheel crisismanagementsysteem
op te stellen, waarin aspecten als een registratiesysteem, een crisishandboek en het
coördineren van het afwikkelen van een ontstane crisissituatie kan worden
opgenomen.

Het NHTV heeft een contract met Crion, waarin is opgenomen dat wanneer er een
crisissituatie ontstaat, zij worden ingeschakeld en de crisisondersteuning gaan
begeleiden. Buiten kantooruren worden zij direct opgebeld door het slachtoffer en
tijdens kantooruren contact de student in eerste instantie mevrouw van der Wel.
Binnen het NHTV zijn er nooddiensten door managementteamleden, waardoor er
altijd iemand bereikbaar is en zodoende een lid kan worden van het crisisteam. Aan
de hand van de ernst van het probleem wordt er een crisisteam opgesteld.



                                                                                     25
Mevrouw van der Wel, het hoofd International Office, voorzitter van het NHTV,
hoofd van afdeling Communicatie en de academiedirecteur van de desbetreffende
opleiding maken sowieso onderdeel uit van het crisisteam. Deze kan echter,
afhankelijk van de crisissituatie, uitgebreid worden.

Nu het NHTV een contract heeft met Crion en alles omtrent crisisondersteuning in
kaart heeft gebracht betalen zij jaarlijks ongeveer 2500 euro aan vaste kosten.
Daarnaast dient het NHTV nog service- en advieskosten te betalen. De hoogte van het
bedrag is dus sterk afhankelijk van het aantal crisissituaties die zijn ontstaan, waarbij
Crion wordt ingeschakeld.
Het is voor het NHTV ook moeilijk te definiëren wat een crisis precies is. Wanneer de
crisis voor het NHTV te veel wordt, schakelen zij Crion in en nemen zij de taken
over.
Het is in Nederland nog niet wettelijk verplicht om crisisondersteuning in kaart te
brengen. Het NHTV neemt haar morele verantwoordelijkheid om deze wel in kaart te
brengen.

Resumerend kunnen we stellen dat het NHTV één database gebruikt voor de
registratie van internationale mobiliteit. Er wordt door twee personen gezorgd voor
het actueel houden van de gegevens en het gebruik van het systeem.
Crisisondersteuning is vormgegeven door het bedrijf Crion in de vorm van een
handboek wat is afgestemd op het NHTV.

Voor het totale interview wordt verwezen naar bijlage 22.

Om een en ander overzichtelijk te maken zijn de verkregen gegevens van de
Universiteit Twente en het NHTV hieronder in schema weergegeven. Tevens zijn de,
door de geïnterviewde functionaris aangegeven, voor- en nadelen beschreven.

                       Registratiesysteem Voordeel                   Nadeel
Onderwijsinstelling
Universiteit Twente Fez (digitaal)            Niet aangegeven        Registratie is niet
                    Database                                         verplicht

                       International Office
                       database (digitaal)

                       Database faculteit
                       (digitaal of
                       hardcopy)

                       Database
                       stagecoördinatoren
                       (digitaal of
                       hardcopy)

NHTV                   Database               Alle gegevens van      Blijft mensenwerk
                       Crisismanagement       internationale
                       Systeem (digitaal)     mobiliteit centraal    Behoeft dagelijks
                                              in een systeem         onderhoud


                                                                                       26
4.3 Registratiesystemen binnen andere bedrijven/instellingen

Om de mogelijkheden van mobiliteitsregistratie te kunnen beschrijven heeft er ook
buiten de onderwijssector een onderzoek plaatsgevonden.

Er is e-mailcontact geweest met mevrouw Karen Buhr van Unisolution die het
programma Moveonline aanbied.
Het bedrijf Unisolution, gevestigd in Stuttgart, heeft een online programma opgezet
dat het International Office zou kunnen gebruiken voor registratie van mobiliteit en
uitgebreid kan worden met een scala aan mogelijkheden. Deze mogelijkheden hebben
betrekking op het digitaliseren en versimpelen van de dagelijkse werkzaamheden
binnen het international office.
Het programma Moveonline biedt 5 deelprogramma’s aan die los van elkaar
aangeschaft kunnen worden of als totaalpakket;
                      - Moveonline outgoing
                      - Moveonline incoming
                      - Moveonline cooperations
                      - Moveonline exchanges
                      - Moveonline reports

Voor dit onderzoek is het deelprogramma Moveonline outgoing van belang. Dit
programma biedt registratie van internationale mobiliteit aan in de vorm van een
online formulier. Studenten dienen dit in te vullen, uit te printen en ondertekend aan te
bieden aan de stagecoördinator. De stagecoördinatoren sturen de formulieren naar het
international office waar ze vervolgens zonder manuele handelingen verwerkt kunnen
worden in het systeem. Voor docenten en overig personeel geldt hetzelfde proces met
uitzondering van het aanleveren van het document aan de stagecoördinator. Ze
leveren de informatie dus direct aan het international office. Gegevens die opgenomen
worden in het systeem zijn; personalia, gegevens van de thuissituatie en gegevens
aangaande verblijf in het buitenland.

Het Moveonline outgoing programma biedt een makkelijk te gebruiken vorm van
mobiliteitsregistratie aan. Het gebruik van het programma is via internet zodat
toegang tot het systeem altijd gewaarborgd is mits er een computer met
internetverbinding in de buurt is. Daarnaast zijn er kosten verbonden aan de aanschaf
van het programma; 1600 euro.
Het is erg interessant voor het international office de mogelijkheden van dit
programma te bekijken om te zien of er efficiënter gewerkt kan worden door
vergaande digitalisering. Echter voert dit te ver in het kader van dit onderzoek. Voor
een uitgebreide omschrijving van Moveonline wordt verwezen naar Bijlage 23.

4.4 Samenvatting

Wanneer we antwoord willen geven op de onderzoeksvraag welke systemen er
voorhanden zijn ter registratie van internationale mobiliteit kunnen we dit als volgt
formuleren. Systemen zijn er in digitale en hardcopy vorm. De digitale systemen
betreffen databases zoals Centuri, Quickplace, Moveonline en Word- of Excel
bestanden. Waarbij de eerste drie de beschikking hebben over een webportal.
Hardcopy beheer omvat een stapel papieren, al dan niet gebonden in een map.


                                                                                        27
Hoofdstuk 5 Bevindingen criteria crisisondersteuning
Crisisondersteuning is waar dit hoofdstuk over gaat. Er zal achtereenvolgens ingegaan
worden op wat een crisis eigenlijk is, welke verantwoordelijkheid Saxion heeft ten
aanzien van crisisondersteuning, wie waarvoor verantwoordelijk is en wie welke actie
dient te ondernemen. Aan het eind van het hoofdstuk wordt ingegaan op het
beantwoorden van de onderzoeksvraag aan welke criteria een handboek
crisisondersteuning dient te voldoen.

5.1 Crisisdefiniëring

In het officiële Nederlands Van Dale woordenboek wordt de term crisis als volgt
gedefinieerd:
                     - een beslissend stadium in een ernstige ziekte
                     - een kritieke situatie (crisissituatie)
                     - periode van economische teruggang
                     - (psychologie) toestand van geestelijke onevenwichtigheid.

Naar aanleiding van de gehouden interviews bij alle academies binnen Saxion en bij
het International Office van de Universiteit Twente, is ons opgevallen dat geen van
alle geïnterviewde functionarissen binnen de academies en bij de Universiteit een
duidelijke definitie kan geven van wat een crisis inhoudt. Volgens hen is het niet
mogelijk om de term crisis op een eenduidige manier te definiëren, vanwege het feit
dat er een zo grote variëteit aan crisissituaties te omschrijven zijn. Hierbij valt te
denken aan crisissituaties waar individuen bij betrokken zijn of waarbij meerdere
individuen bij betrokken zijn. Daarnaast kan het zo zijn dat er een crisis ontstaat,
waarbij het leven of de gezondheid van de mens in gevaar komt (dreigend gevaar).
Ten slotte kan het zo zijn dat er materiële schade ontstaat in een crisis.

Het NHTV gaat uit van de crisisdefiniëring van Crion. Crion beschouwt een crisis als
een onverwachte, plotselinge gebeurtenis met (dreigend) gevaar voor:

          Veiligheid en gezondheid van mensen
          Ernstige materiële schade
          Ernstige reputatieschade
          Continuïteit en integriteit van de organisatie

‘De Nuffic is de Nederlandse organisatie voor internationale samenwerking in het
hoger onderwijs. De Nuffic stelt zich ten doel de kansen te vergroten die
internationaal georiënteerd onderwijs biedt aan studerenden, onderzoekers en
aanbieders van hoger onderwijs en training in de gehele wereld. Zij doet dit zowel in
het publieke als in het private domein’. 6.)




6.) Grensinfopunt. (Organisatiebeschrijving Nuffic).
http://www.grensinfopunt.nl/composer.asp?cmp_id=showfactsheet&glb_lang_id=6&glb_country_id=11&glb_theme_id=7&glb_snav_tagid=192&
glb_fs_id=504




                                                                                                                             28
De Nuffic gebruikt ook geen eenduidige definitie voor de term crisis.
Het is een ramp voor een universiteit of hogeschool, wanneer zich een situatie
voordoet, waarbij een grote groep studenten en/of medewerkers betrokken zijn en zij
in een levensbedreigende situatie terecht komen of zelfs een situatie ontstaat die hen
het leven kost. Een crisis wordt gedefinieerd als individuele persoonlijke ongevallen.
Beide situaties kunnen worden aangemerkt als een ‘crisis’, onafhankelijk van de
hoeveelheid betrokken personen en de aard van de situatie. In ieder geval gaat het
altijd om onvoorziene situaties waarvoor de betrokken studie-/stagecoördinator dient
te weten hoe er moet worden opgetreden.

De volgende kenmerken zijn typerend voor een crisissituatie:
        -    Er dient zo snel mogelijk beslist en gehandeld te worden;
        -    Wanneer er geen beslissingen worden genomen, zal dit ernstige
             gevolgen met zich meebrengen;
        -    De te nemen beslissingen hebben ook losstaande gevolgen. Deze
             kunnen ernstig van aard zijn, wanneer deze foutief blijkt te zijn;
        -    De keuzemogelijkheden zijn beperkt;
        -    Materiële en/of immateriële schade gaat altijd gepaard met een crisis;
        -    De media kan een crisis opvatten als een nieuwsitem. Gebrekkige
             informatie kan leiden tot speculaties die voor waar worden
             aangenomen.

In Bijlage 24 kunt u een uitgebreide crisisdefiniëring van de Nuffic terugvinden.

Er zullen ongetwijfeld een hele reeks mogelijke crisissituaties in kaart kunnen worden
gebracht, maar zoals de geïnterviewde functionarissen van de verschillende academies
en het Nuffic al aangaven is het niet mogelijk om een uitputtende inventarisatie op te
stellen, vanwege het feit dat een crisis zich kan voordoen op elk moment in elke
mogelijke situatie en in elke vorm.
Het antwoord op de vraag wat een crisis is kan dan ook niet op detailniveau gegeven
worden. Het betreft in ieder geval een onvoorziene situatie. Er zal, al dan niet direct,
actie ondernomen moeten worden. Er is materiële, mentale of fysieke schade
opgetreden.

5.2 Verantwoordelijkheid van Saxion

In de reglementen binnen Saxion (Onderwijs en Examenreglement 7.), het Jaarverslag
2006 8.) en de verzekeringen) staan geen vermeldingen betreffende de
verantwoordelijkheid van de instelling ten aanzien van het zorg dragen voor de
student die een gedeelte van zijn/haar studie in het buitenland gaat volgen of een stage
doorloopt. In Bijlage 25 kunt u de verzekeringen terugvinden die van toepassing zijn
op de studenten en werknemers van Saxion. Uit de gehouden interviews is gebleken
dat geen enkele academie richtlijnen of protocollen heeft vastgelegd over hoe te
handelen in geval van een crisis.
Uit het interview bij het NHTV is gebleken dat binnen Nederland nog geen wetgeving
bestaat aangaande verantwoordelijkheid van onderwijsinstellingen naar haar
studenten en personeel toe als het gaat om ondersteuning in geval van een crisis. Zie
Bijlage 22.

7.) Saxion Hogescholen. http://sxn-lx12.saxion.nl/static/oer0708/Algemeen/index_ABR_E_IVK_vt.htm
8.) Saxion Hogescholen. http://www.saxion.nl/over_saxion/profiel/jaarverslag




                                                                                                   29
Uit de handleiding crisismanagement van het Nuffic wordt ook duidelijk dat Saxion
Hogescholen geen wettelijke verantwoordelijkheid heeft ten aanzien van zijn
medewerkers of studenten die een gedeelte van zijn/haar studie in het buitenland
volgen. Volgens het Nuffic dient elke instelling na te gaan in welke mate men vindt
dat zij een (morele) verantwoordelijkheid heeft ten aanzien van haar
studenten/medewerkers. Saxion Hogescholen dient voor haar zelf na te gaan hoe ver
zij wil gaan in crisisondersteuning. Wat naar voren komt is dat in veel situaties de
instelling niet veel meer kan doen dan het actief volgen van de ontwikkelingen, om
zodoende recente informatie te kunnen verstrekken aan derden.

Er is een morele verantwoordelijkheid die Saxion neemt naar haar studenten en
werknemers. Als een crisis zich voordoet waarbij een student of werknemer van
Saxion bij betrokken is wil zij weten wie er bij betrokken zijn en welke acties men
dient te ondernemen om de crisis het hoofd te bieden. Het feit dat de organisatie
opdracht gegeven heeft uit te zoeken op welke manier men het best internationale
mobiliteit kan registreren kan als bevestiging hiervan gezien worden. De organisatie
beseft dat wanneer een student of werknemer van de instelling betrokken is bij een
crisis de media en maatschappij verwacht dat men op de hoogte is van de situatie en
alles in het werk zal stellen de betrokken perso(o)n(en) te ondersteunen. Hieronder
staat een goed voorbeeld beschreven, waarbij Saxion haar morele verplichting heeft
laten zien in een crisissituatie.
In het studiejaar 2003-2004 is Marleen Konings, studente van de academie TKT, voor
stage naar Zuid-Afrika gegaan. Tijdens haar verblijf in Zuid Afrika, na het afronden
van haar stage, is ze om het leven gekomen. In de periode dat ze werd vermist heeft
Saxion contact onderhouden met de familie van Marleen. Daarnaast heeft Saxion na
bekendmaking dat de studente om het leven was gekomen ook contact onderhouden
met haar familie. Tevens is er intensief contact met de andere, in Zuid Afrika
verblijvende, studenten geweest, teneinde hen zo goed mogelijk te begeleiden na het
bekend worden van het schokkende nieuws. De opleidingsmanager van de academie
TKT is daarom enkele dagen in Zuid-Afrika geweest. Ten slotte is in overleg met de
familie bekeken op welke wijze Marleen op een passende wijze herdacht kon worden.

5.3 Verantwoordelijkheid binnen Saxion

Saxion wil zorg dragen voor haar studenten en werknemers die voor een periode in
het buitenland verblijven. Wie in de organisatie voor welke taak binnen de
crisisondersteuning verantwoordelijk wordt geacht is niet vastgelegd.
Het International Office wil een centrale rol spelen in de registratie van
mobiliteitstromen naar het buitenland en crisisondersteuning.
Hoe er invulling gegeven kan worden aan crisisondersteuning komt in de volgende
paragraaf aan de orde.




                                                                                   30
5.4 Invulling crisisondersteuning

Op basis van de uitgegeven handreiking crisismanagement van de Nuffic ‘Op het
ergste voorbereid’, is hieronder beschreven wie welke taken dient te vervullen in
geval van een crisis. Zie bijlage 24 voor de hoofdlijnen van de handreiking.

Vanwege het feit dat er een groot aantal onvoorziene scenario’s kunnen ontstaan, die
op verschillende manieren dienen te worden aangepakt, is het noodzakelijk om twee
crisiscoördinatoren aan te stellen. Tenminste een van de crisiscoördinatoren dient
bereikbaar te zijn. Bij afwezigheid van een coördinator neemt de andere coördinator
dus de taken over. Zij zorgen voor het eventueel formeren van een crisisteam en zijn
het eerste aanspreekpunt voor de gedupeerde in geval van een crisis.

Alvorens er een crisis in het buitenland heeft plaatsgevonden waarbij studenten,
docenten en/of onderwijsondersteunend personeel bij betrokken zijn, moeten er
preventieve maatregelen genomen worden, teneinde het risico op een crisis te
verkleinen. In eerste instantie dient de crisiscoördinator kritisch te kijken naar de
reisadviezen die het Ministerie van Buitenlandse Zaken uitbrengt. Daarna dient er ook
gekeken te worden naar de veiligheid en betrouwbaarheid van het stageverlenende
bedrijf.

Wanneer er daadwerkelijk een crisis heeft plaatsgevonden bepaalt de crisiscoördinator
op welk niveau de organisatie de situatie kan afhandelen en wie de hoogst
verantwoordelijke voor de afhandeling van de crisissituatie is. Wanneer de hoogst
verantwoordelijke is aangewezen, dient hij vervolgens een crisisteam samen te stellen.

Leden van een crisisteam moeten zijn:
   - De hoogst verantwoordelijke/teamleider
   - De coördinator internationaliseren binnen de academie
   - Het hoofd communicatie
   - Het hoofd van de afdeling (opleidingscoördinator)
   - Een facilitymanager

Aan de hand van de aard en ernst van de crisis, zou het crisisteam uitgebreid kunnen
worden. De kerntaken die de teamleden dienen uit te voeren zijn in Bijlage 24
gedetailleerd beschreven.

Tijdens het ondersteunen van een crisis is het handig om een logboek bij te houden,
waarin de deelactiviteiten van de crisisteamleden en de contacten plus de inhoud
daarvan worden vermeld. Zo ontstaat er een verslag waarop men tijdens het beheersen
van een crisis steeds terug kan vallen en om lering te trekken voor eventuele
crisissituaties in de toekomst.

In bepaalde scenario’s ebt het acute aan een crisis binnen één of enkele dag weg.
Handhaving van het crisisteam verliest dan snel zijn relevantie. Echter moet het
crisisteam niet ontbonden worden, omdat er een aantal zaken nog afgewikkeld dient te
worden. Hierbij valt te denken aan slachtofferhulp, de financiële afwikkeling, het
analyseren van de oorzaken van de crisis en een evaluatie. De fase van nazorg in de
crisisondersteuning is hiermee van start gegaan. Hoe invulling te geven aan de nazorg
kunt u terug vinden in Bijlage 24.


                                                                                    31
5.5 Samenvatting

Een eenduidig antwoord op de onderzoeksvraag aan welke criteria een handboek
crisisondersteuning dient te voldoen is niet te geven. Formeel is hier namelijk niets
over vastgelegd. De Nuffic heeft een handboek opgesteld waarin wordt beschreven
hoe men de organisatie van crisisondersteuning kan vormgeven. Een instelling zal
moeten na gaan in welke mate men vindt dat zij een (morele) verantwoordelijkheid
heeft ten aanzien van haar studenten/medewerkers. Saxion Hogescholen dient voor
haar zelf na te gaan hoe ver zij wil gaan in crisisondersteuning. Dat Saxion zich
verantwoordelijk voelt voor haar studenten en/of personeel in het buitenland ten tijde
van een crisis blijkt uit de afwikkeling van de situatie met de vermissing en
uiteindelijk overlijden van Marleen Konings.
Een sluitende definitie van een crisis is niet te geven. Het betreft in ieder geval een
onvoorziene situatie, er zal, al dan niet direct, actie ondernomen moeten worden en er
is materiële, mentale of fysieke schade opgetreden.




                                                                                     32
Conclusies

Hieronder volgen aan de hand van de bevindingen van het gehouden onderzoek
gerelateerd aan de drie onderzoeksvragen van het rapport de conclusies.

      Uit het onderzoek komt naar voren dat het systeem, dat internationale
       mobiliteit van studenten en personeel van Saxion registreert, simpel in gebruik
       moet zijn en invoering van gegevens weinig tijdsinvestering nodig heeft. De
       groepen die opgenomen dienen te worden in het systeem zijn de uitgaande
       stromingen van studenten, docenten en onderwijsondersteunend personeel van
       Saxion. Uit het rapport blijkt dat opgenomen dient te worden in het systeem;
       de verblijfsgegevens, verblijfsperiode en bedrijfsgegevens van de situatie in
       het buitenland.
       Wettelijk gezien zijn er geen vereisten waaraan een instelling dient te voldoen
       aangaande internationale mobiliteitsregistratie. Gevolg hiervan is dat Saxion
       ruimte heeft om naar eigen inzicht invulling te geven aan een te gebruiken
       systeem.

      Het onderzoek toont aan dat er binnen Saxion 3 systemen zijn te
       onderscheiden die zorg moeten dragen voor de registratie van internationale
       mobiliteit. Beslissingen van bovenaf zijn vrij moeilijk op decentraal niveau
       door te voeren vanwege de hoge mate van autonomie in de uitvoerende kern.
       Gevolg hiervan is dat er draagvlak gecreëerd moet worden in de uitvoerende
       kern van de organisatie voor het gebruik van één registratiesysteem.
       Uit het externe onderzoek komt naar voren dat er digitale registratievormen
       gebruikt worden bij andere onderwijsinstellingen. Afgaande op de
       functionaliteit van deze systemen en de meningen van de desbetreffende
       functionarissen kunnen we stellen dat een digitaal systeem voor Saxion het
       beste alternatief is.

      Het rapport toont aan dat er geen formele eisen zijn verbonden aan de
       inrichting van crisisondersteuning en daaraan gekoppeld een eventueel
       handboek crisisondersteuning. Saxion wil echter haar morele
       verantwoordelijkheid nemen en zo goed mogelijk zorg dragen voor haar
       studenten en personeel in het buitenland in geval van een crisissituatie. Vanuit
       deze gedachte kunnen we concluderen dat de afwezigheid van een handboek
       crisisondersteuning als een gemis aangemerkt kan worden.




                                                                                     33
Aanbevelingen

Uit het onderzoek is naar voren gekomen dat een digitaal, centraal registratiesysteem
de beste oplossing is om internationale mobiliteit onder studenten en medewerkers
van Saxion overzichtelijk in kaart te brengen.
Een digitaal registratiesysteem heeft de voorkeur boven een hardcopy vorm van
registreren, vanwege het feit dat een digitaal systeem gebruiksvriendelijker is. Het is
overzichtelijker weergegeven en de snelheid van het opsporen van gegevens ligt
hoger dan bij hardcopy beheer. Tevens biedt een digitaal systeem meerdere functies
aan, waaronder een webportal en relatiebeheer. Een Word- of Excel bestand
aanleggen als back-up voor het digitale systeem is sterk aan te raden. Computers en
netwerken zijn onderhevig aan storingen waardoor de kans bestaat dat op het moment
van een crisis het digitale systeem niet geraadpleegd kan worden. Een Word- of Excel
bestand is altijd op te vragen mits de computer stroomtoevoer heeft.

Wanneer we ons richten op digitale registratiesystemen, gaat onze voorkeur uit naar
Centuri, vanwege het feit dat Centuri al als registratiesysteem door de Raad van
Bestuur is aangewezen om te gebruiken, ruim de helft van de academies het systeem
al in gebruik heeft, er geen extra kosten zijn verbonden aan het Saxion Breed
implementeren van het systeem, het International Office als centraal punt toegang kan
hebben tot het systeem en Centuri de mogelijkheid biedt om veel andere aspecten in
het systeem op te nemen. Hierbij valt te denken aan docentenmobiliteit, wat door
enkele academies in een hardcopy vorm wordt geregistreerd en het registreren van
korte uitstapjes en excursies, wat door geen van alle academies in een systeem wordt
verwerkt.

Teneinde juistheid van gegevens in het registratiesysteem te garanderen wordt
aangeraden de verplichting van aanleveren van en veranderingen in verblijfsgegevens
in het buitenland op te nemen in het onderwijs en examenreglement voor studenten en
in het contract voor werknemers van Saxion. Het International Office kan in ieder
geval stimuleren gegevens aan te leveren door middel van een brief waarin met klem
wordt gevraagd gegevens te verwerken in het registratiesysteem zodat men adequaat
kan optreden ten tijde van een crisis. Ook kunnen er posters opgehangen worden op
centrale plekken in het gebouw waarin geattendeerd wordt op het registratiesysteem.

Saxion Hogescholen zal zich moeten afvragen in hoeverre men verantwoordelijkheid
wil dragen voor haar studenten en werknemers over de landsgrenzen. Gezien het feit
dat de formele verplichting ontbreekt, maar van een morele verplichting vanuit de
maatschappij en media absoluut sprake is zal men na moeten gaan hoe ze het beste
ondersteuning in geval van een crisis wil vormgeven.

Slechts één academie wist van het bestaan van de handleiding ’Op het ergste
voorbereid’ van de Nuffic.
Aangeraden wordt alle functionarissen die te maken hebben met internationale
mobiliteit de handleiding aan te bieden. Nog beter is de handreiking tijdens een
overleg te agenderen en onder de aandacht te brengen.

Op het gebied van crisisondersteuning is het van belang om een ‘in geval van
noodformulier’ door de studenten, docenten en onderwijsondersteunend personeel van


                                                                                    34
Saxion te laten invullen, wanneer zij buiten de landsgrenzen gaan. Hierdoor kunnen
de directe relaties van de betrokken snel op de hoogte worden gebracht van de
ontstane crisissituaties in het buitenland.

Om de communicatie te versnellen en de bereikbaarheid te vergroten wanneer er een
crisis is ontstaan, is het van belang om eenduidige communicatielijnen in gebruik te
nemen. Daarom raden wij Saxion Hogescholen aan, om de student en medewerker
van het Saxion in het buitenland te verplichten om te communiceren via i-notes.

Het vastleggen van functionarissen en hun verantwoordelijkheden ten aanzien van
crisisondersteuning is sterk aan te bevelen. Met name het inrichten van een crisisteam
en de communicatie naar de buitenwereld verdiend sterk de aandacht. De handreiking
‘Op het ergste voorbereid’ van de Nuffic biedt hiervoor een zeer goed voorbeeld.

Concrete maatregelen:

   -   Implementeren één centraal systeem ter registratie van internationale
       mobiliteit, te weten; Centuri.
   -   International Office centrale rol laten vervullen door toegankelijkheid in het
       systeem en het aanstellen van twee crisiscoördinatoren binnen deze afdeling.
   -   Het invullen van een ‘in- geval- van - nood formulier’ verplicht stellen voor
       een ieder die over de landsgrenzen gaat.
   -   Gebruik en waarborging systeem realiseren door eventuele verplichting
       middels OER (studenten) en contractueel vastleggen (personeel) In ieder geval
       voorlichting geven in de vorm van mailing, posters en agenderen op
       vergaderingen/bijeenkomsten internationalisering en stagecoördinatoren
       overleg.
   -   Aan de hand van de handreiking van de Nuffic ‘Op het ergste voorbereid’
       crisisondersteuning vormgeven.




                                                                                     35
Bronnenlijst

Websites)

De vijf meest voorkomende structuurconfiguraties van Mintzberg.
http://www.rdrs.net/dump/mintzberg.html (19 maart 2008)

Saxion Hogescholen (2007-2008). International Office.
http://saxion.nl/studiezoekers/internationalisering/io (5 maart 2008)

Saxion Hogescholen (2007-2008). Organogram.
http://www.saxion.nl/over_saxion/profiel/organogram (5 maart 2008)

Saxion Hogescholen (2007-2008). Saxion Hogescholen.
http://www.saxion.nl/over_saxion/profiel/organisatie (5 maart 2008)

Nuffic (1995) Handreiking Crisismanagement
http://www.nuffic.nl/nederlandse-organisaties/netwerken/cospa/cospa-publicaties
(8 april 2008)

Saxion Hogescholen (2007-2008). Onderwijs en Examen Regeling.
http://sxn-lx12.saxion.nl/static/oer0708/Algemeen/index_ABR_E_IVK_vt.htm (10
april 2008)

Saxion Hogescholen (2007-2008). Jaarverslag 2006.
http://www.saxion.nl/over_saxion/profiel/jaarverslag (10 april 2008)

Boeken)

DAM, N.H.M. van & MARCUS, J.A. (2002) Een praktijkgerichte benadering van
Organisatie en Management. 4e druk. Groningen/Houten: Wolters-Noordhoff.

SCHREUDER PETERS, R.P.I.J. (2005) Methoden & Technieken van Onderzoek. 2e
druk. Den Haag: Sdu Uitgevers bv.

Interviews)

Wieke Ankersmit, Stagecoördinator bij Academie Mens en Arbeid, geïnterviewd in
Deventer, 23 april 2008

Jacques Bazen, Coördinator Internationaliseren bij Academie Bedrijfskunde &
Ondernemen, geïnterviewd in Enschede, 1 april 2008

Henk Blokland, Stage- en afstudeercoördinator bij Academie Ruimtelijk
Ontwikkeling & Bouw, geïnterviewd in Deventer, 17 april 2008

Bauke Couperus, Stage- en afstudeercoördinator bij Academie Financiën, Economie
& Management, geïnterviewd in Deventer, 7 april 2008




                                                                                  36
Wil Dielis, Coördinator Internationaliseren bij Academie Gezondheidszorg,
geïnterviewd in Enschede, 27 maart 2008

Hans van Grol, Stagecoördinator bij Academie Toegepaste Kunst & Techniek,
geïnterviewd in Enschede, 21 april 2008

Inge van Haare, Coördinator Exchange & Study Abroad Office bij International
Office Universiteit Twente, geïnterviewd in Enschede, 16 mei 2008

Henk Hoekman, Stagecoördinator bij Academie Gezondheidszorg, geïnterviewd in
Enschede, 27 maart 2008

Henny Maneschijn, Stagecoördinator bij Academie Marketing & International
Management, geïnterviewd in Enschede, 17 april 2008

Jan-Willem Meijerhof, Stagecoördinator bij Academie Hospitality & Business
School, geïnterviewd in Deventer, 16 april 2008

Tom Mulder, Stafmedewerker bij Concerndirectie Strategie & Communicatie
Universiteit Twente, geïnterviewd in Enschede, 16 mei 2008

Gerrit Olde Hartman, Stagecoördinator bij Academie Bestuur & Recht, geïnterviewd
in Enschede, 1 april 2008

Monique Perik, Beleidsmedewerker Internationaliseren bij Academie Marketing &
International Management, geïnterviewd in Deventer, 24 april 2008

Marijke Rademaker, Stagecoördinator bij Academie Marketing & International
Management, geïnterviewd in Enschede, 17 april 2008

Glenn Ripassa, Coördinator Internationaliseren bij Academie Mens & Maatschappij,
geïnterviewd in Enschede, 3 april 2008
Margriet de Vos, Stage- en afstudeercoördinator bij Academie Communicatie,
Informatietechnologie & Informatiemanagement, geïnterviewd in Deventer, 16 april
2008

Ger Wisselink, Stagecoördinator bij Academie Pedagogiek & Onderwijs,
geïnterviewd in Deventer, 10 april 2008

René van der Woning, Functionaris Internationaliseren bij opleiding Verpleegkunde
Academie Gezondheidszorg, geïnterviewd in Enschede, 14 april 2008




                                                                                37
Nawoord

Na vele uren in onze scriptie te hebben gestoken, kunnen wij zeggen dat onze scriptie
een wel onderbouwd onderzoeksrapport is geworden.

Wij hopen dat wij een duidelijke scriptie hebben geschreven, die mensen prikkelt tot
het nadenken over het nut van registratiesystemen en crisisondersteuning, aangezien
er ontelbaar veel verschillende scenario’s te bedenken zijn van crisissituaties in het
buitenland waarbij er op een vlotte en beheerste manier vanuit het Saxion gehandeld
dient te worden, ten einde de betrokken studenten, docenten en/of
onderwijsondersteunend personeel zo goed mogelijk te kunnen ondersteunen.

We hebben geleerd dat het zeer moeilijk te realiseren is om een eenduidig beleid te
voeren in een professionele organisatie als Saxion Hogescholen, gezien het feit dat er
in een organisatie als deze, een grote mate van decentrale autonomie heerst.

De onderwerpen registratiesystemen op het gebied van internationale mobiliteit en de
hieraan gerelateerde crisisondersteuning voor buiten de landsgrenzen zullen ons nog
lang blijven interesseren/aanspreken.

Wij willen alle mensen die ons geholpen hebben bij het realiseren van dit product
nogmaals bedanken voor hun tijd en aangeleverde informatie.

Deventer, juni 2008

Danny Bobbink
Marn van Bloois




                                                                                     38
Bijlagen




           39
                                  Bijlage 1

                           Vragenlijst Academies

1A Zijn er binnen de academie studenten, docenten en/of onderwijsondersteunend
   personeel die hun stage, studie en/of werkzaamheden in het buitenland
   verrichten?
 B Zo ja, in welke hoedanigheid?

2A Bestaat er binnen uw academie een systeem dat registreert waar studenten,
   docenten en/of onderwijsondersteunend personeel zich bevinden in het
   buitenland?
 B Wat zijn de overwegingen om wel of niet registratie van mobiliteit te laten
   plaatsvinden?
 C Voor welke doelgroep(en) is het systeem precies bedoeld? Studenten van
   Saxion in het buitenland, buitenlandse studenten bij Saxion, docenten of ander
   personeel in het buitenland. Wie wordt wel en wie niet meegenomen in de
   registratie van mobiliteit?

3A Hoe heet het registratiesysteem?
 B Hoe lang is het registratiesysteem in gebruik?
 C Wie beheert het registratiesysteem?

4A Is het systeem van toepassing op alle buitenlandse reizen (hierbij valt te
   denken aan stages, afstudeerplekken, uitwisselingsprogramma’s,
   werkbezoeken, congresbezoeken, netwerkreizen, en uitstapjes)?
 B Waar ligt de grens bij het registreren van mobiliteit? (wordt een dagje
   Winterberg ook geregistreerd?)
 C Wat wordt er door de academie daadwerkelijk geregistreerd over de mobiliteit
   van studenten en/of docenten?
 D Tot op welke hoogte worden er gegevens geregistreerd? Hierbij valt te denken
   aan gegevens van de desbetreffende student of docent, maar zijn er ook
   gegevens geregistreerd van de verblijfslocatie of van de studiebegeleiding?

5A Welke stappen dient de student te zetten qua informatieverstrekking naar de
   academie toe t.a.v. verblijfplaats, periode, contactgegevens voordat hij/zij naar
   het buitenland kan gaan?
 B Welke stappen dienen docenten en onderwijsondersteunend personeel te zetten
   qua informatieverstrekking naar de academie toe t.a.v. verblijfplaats, periode,
   contactgegevens voordat men naar het buitenland kan?

7A Worden verhuizingen van studenten en/of docenten in het buitenland gemeld
   aan de academie? Hoe?
 B Worden tussentijdse trips/vakanties gemeld aan de academie? Hoe?
 C Tot op welke hoogte dient de academie op de hoogte te zijn van mobiliteit?
   Hoe ver strekt de verantwoordelijkheid van de academie?


8A Vindt er controle plaats door de academie voor wat betreft de juistheid van
   registratiegegevens?


                                                                                 40
   B Op welke manier vindt deze controle plaats?


 9 A Hoe wordt er voor gezorgd dat het systeem actueel blijft?
     (tijdig aanleveren van de juiste informatie) Wie is hiervoor verantwoordelijk?
   B Hoe worden studenten/docenten aangezet/gestimuleerd/gedwongen tot het
   laten registreren van gegevens aangaande internationale mobiliteit?
   C Wie is verantwoordelijk voor de controle hiervan?

 10 Wat zijn volgens u de voordelen van het systeem?

 11 Wat zijn volgens u de nadelen/tekortkomingen van het systeem?

 12 Hoe ziet de ideale situatie eruit voor wat betreft registratie van internationale
    mobiliteit van studenten en docenten van de academie?

 13AWat is volgens u een crisis?
   B Wanneer is een situatie als een crisis aan te merken?(op welk moment)
   C Als er sprake is van een crisis, wanneer is het moment dat er actie ondernomen
     wordt?
   DWelke stappen worden ondernomen en wie bepaald ze?

14 AHeeft u in het verleden binnen de academie te maken gehad met een crisis?
   B Kunt u aangeven wat deze crisis inhield?
   C Vond er communicatie/samenwerking plaats tussen de academie en de dienst
     International Office?
   B In welke vorm en in welke mate?


15 A Zijn er binnen uw academie richtlijnen over hoe te handelen in geval van een
     crisis waarbij studenten, docenten of onderwijsondersteunend personeel van
     uw academie betrokken zijn?
   B In welke vorm zijn deze richtlijnen vastgelegd?
   C Hoe ben u tot deze richtlijnen gekomen?
   D Is er wetgeving te noemen waar u rekening mee heeft gehouden bij het
     opstellen van de richtlijnen?

 16 Hoe zijn de taken en verantwoordelijkheden vastgelegd binnen de richtlijnen?

 17 Hoe wordt er voor gezorgd dat de richtlijnen actueel zijn?

 18 Vinden er oefeningen plaats om de functionaliteit van de richtlijnen te
    waarborgen?




                                                                                        41
                                     Bijlage 2




                STOP!
         Before you leave, don’t forget...
                                 TO TAKE
         A crisis card, stating how and when, in the case of an
                     emergency, you can reach NHTV.


                                TO FILL IN
    The compulsory information form “fill in & take off”, which you
       can find on the NHTV website under “Crisismanagement”,
                          “Travel Abroad”.


                               TO INFORM
      Myself about the international crisis management policy,
         available via NHTV’s website under ‘Travel Abroad’.
   Family or friends at home about my travel and accommodation
     details. In addition, I will give them the emergency telephone
                             numbers of NHTV.
       More information about the international crisis management policy?
Go to www.nhtv.nl “Travel Abroad” or contact Virginia van der Wel, Strategic Centre
                for International Relations, SCI@nhtv.nl, N2.404.




                                                                                      42
                                        Bijlage 3

Verzoek tot gebruik registratie systeem Universiteit Twente
Jaarlijks gaan vele medewerkers en studenten voor kortere of langere tijd naar het
buitenland om daar te werken, congressen te bezoeken of stage te lopen. Een
buitenlandse reis is leuk, maar als er onverwacht een calamiteit uitbreekt op de plaats
van bestemming is het prettig om te weten dat de UT vanuit Nederland hulp probeert
te bieden. Daarvoor moet de UT wel weten wie zich op dat moment op de bewuste
plek bevindt.
Daarom is nu een registratiesysteem ontwikkeld voor medewerkers en studenten die
in opdracht van de UT naar het buitenland gaan.

Waar registreer ik mij?
De registratie is gekoppeld aan de collectieve reisverzekering die u digitaal via FEZ
kunt afsluiten. In het formulier is de keuze aangebracht voor alleen registratie of
registratie en afsluiten van een reisverzekering. Het registratieformulier vindt u via de
website van FEZ, onder het kopje “financiële informatie”.

Met of zonder reisverzekering?
Voordat u op reis gaat is het goed om te weten dat een privé afgesloten
reisverzekering geen dekking biedt bij zakelijke reizen. Iedereen die in opdracht van
de UT naar het buitenland reist voor studie of werk kan gebruik maken van de
collectieve reisverzekering van de UT. Voor u als medewerker (of student) zijn daar
geen persoonlijke kosten aan verbonden.

Wat als ik mij niet registreer?
Het is voor zowel de UT als voor uzelf van belang dat u zich registreert als u voor het
werk of studie naar het buitenland gaat. Zonder registratie vertrekt u op eigen risico:
indien de verblijfsplaats niet bekend is, wordt het voor de UT onmogelijk om de
ongeregistreerde medewerker en/of student hulp te bieden bij een calamiteit. Wij
vragen u daarom dringend om bij een buitenlandse reis in opdracht van de UT gebruik
te maken van het registratiesysteem en eventueel gebruik te maken van de collectieve
reisverzekering.




                                                                                       43
                                        Bijlage 4

         Interview Academie Bedrijfskunde & Ondernemen 1 april 2008
                             Met Jacques Bazen

Jacques heeft aangegeven dat er vanuit de ABO in grote mate sprake is van
internationale mobiliteit. Ongeveer 15-20% van de studenten binnen de academie
volgt een gedeelte van de studie in het buitenland. Het percentage heeft betrekking op
de studenten die voor minimaal 3 maanden in het buitenland studeren. Ook vindt er
internationale mobiliteit plaats onder de docenten. Vaak is er sprake van het bezoeken
van een congres of een aantal gastcolleges geven.

De academie is onderverdeeld in drie opleidingen, te weten; Technische
Bedrijfskunde, Bouwtechnische Bedrijfskunde en Small Business &
Retailmanagement.
Voor Technische Bedrijfskunde en Bouwtechnische Bedrijfskunde wordt de
internationale mobiliteit onder studenten geregistreerd in Centuri. Het beheer ligt in
handen van secretaresse Tanja Riesthuis-Nijkamp. De opleiding Small Business &
Retailmanagement maakt nog geen gebruik van Centuri. Binnen de opleiding
administreert de cohort-coördinator (coördinator per jaargang) de internationale
mobiliteit.

Studenten kunnen een brief opstellen waarin zij aangeven welke stageplek, met de
daarbij behorende opdracht, zij hebben gevonden. Deze wordt voorgelegd aan de
examencommissie en bij goedkeuring dient de student een formulier met de
desbetreffende stage- en verblijfsgegevens aan te leveren bij Tanja. Zij verwerkt deze
in Centuri.

Kleine uitstapjes worden niet meegenomen in het registratiesysteem. Het
managementteam is op de hoogte van de mobiliteit. Wanneer er docenten bij een
uitstapje betrokken zijn, worden zij geacht de verantwoording te nemen in geval van
een crisis. Het wordt pas geregistreerd, wanneer een individu voor een langere periode
(vanaf 3 maanden) zich in het buitenland bevindt. Een onderdeel van de registratie
zijn de gegevens die gericht zijn op een noodsituatie. Hierbij valt te denken aan
contactgegevens van de ouders/verzorgers van de student.

Voor onderwijsondersteunend personeel geldt dat het managementteam wel op de
hoogte is dat zij een trip maken naar het buitenland. Een registratiesysteem wordt
hiervoor niet gebruikt.

Het is niet nodig om gegevens door te melden aan de academie wanneer een student
of docent buiten onderwijsactiviteiten om een reis/trip gaat maken voor het eigen
belang (een crisis kan ook plaatsvinden wanneer zij ergens in Nederland
gepositioneerd zijn).

Eventueel is het mogelijk om voor buiten de EU een risicoprofiel voor bepaalde
gebieden met een verhoogd veiligheidsrisico op te stellen. Wanneer een student of
docent zich naar deze gebieden begeeft dan is hij/zij verplicht om verblijfsgegevens
door te melden aan de academie. Dit zal ook moeten gelden voor kortdurende
uitstapjes.


                                                                                         44
Binnen de academie ondernemen Tanja (BTB & TBK) en de cohort-coördinator
(Small Business) op eigen initiatief actie, wanneer zij vinden dat een situatie escaleert
tot een crisis. Anders nemen zij pas initiatief wanneer de desbetreffende student zich
meldt bij hen.

Binnen de academie heeft zich nog geen crisis plaatsgevonden.

Wanneer een student vindt dat hij/zij zich in een crisissituatie bevindt, zal hij/zij Tanja
of de cohort-coördinator moeten informeren, zodat zij in overleg met International
Office tot een oplossing kunnen komen. Er ligt bij de academie gaan draaiboek over
hoe te handelen in geval van een crisis. Hoe te handelen in geval van een crisis is door
de grote diversiteit aan soorten crisissen maatwerk. Je kan niet van te voren richtlijnen
opstellen over hoe te handelen, anders zou het geen crisissituatie zijn.
Wanneer Tanja/de cohort-coördinator geen reactie van een student krijgt, maar dat er
vanuit het nieuws wel blijkt dat er een mogelijke crisissituatie ontstaat, zullen zij
proberen de student te bereiken om te kijken of hij/zij niet betrokken is in de situatie.

Ook bestaat er de mogelijkheid dat Tanja niet aanwezig is binnen de academie,
wanneer er een crisissituatie in het buitenland is ontstaan. Dan weet de desbetreffende
stagecoördinator ook hoe het systeem van Centuri werkt. Wanneer de
stagecoördinator niet aanwezig is, is Jacques de volgende persoon die wordt
ingeschakeld om het Centuri-systeem te raadplegen. Hierdoor is er altijd iemand
achter de hand die weet om te gaan met het registratiesysteem.

Volgens Jacques is Centuri een goedwerkend systeem. Het is volgens hem alleen
noodzakelijk om een langdurig verblijf in het buitenland te laten registreren. Ook zal
de opleiding Small Business & Retailmanagement moeten worden opgenomen in
Centuri.

Op de vraag of de studenten de academie kunnen bereiken buiten diensttijden van de
school wist Jacques niet direct antwoord op te geven. Hij vermoedt dat de studenten
een privénummer van Tanja tot hun beschikking hebben, zodat zij in geval van een
crisis in het weekend of in de avond/nacht haar kunnen bereiken.




                                                                                        45
                                       Bijlage 5
                 Interview Academie Bestuur & Recht 1 april 2008
                            Met Gerrit Olde Hartman

In eerste instantie zou het gesprek plaatsvinden samen met Gerrit Olde Hartman
(stagecoördinator) en Monique Booijnk (coördinator internationalisering). De laatst
genoemde kon niet aanwezig zijn wegens ziekte.
De academie ABR heeft de opleiding Bestuurskunde, Integrale Veiligheidskunde,
Management, Economie & Recht en Hoger Juridisch Onderwijs onder zijn hoede.

Internationale mobiliteit vindt met name plaats onder de studenten binnen de
academie. Docenten en onderwijsondersteunend personeel gaan enkel naar het
buitenland voor werkbezoeken. Tot nu toe hebben ongeveer 10 studenten dit jaar een
stage of afstudeertraject in het buitenland gevolgd.

Voor de studenten die op stage gaan of gaan afstuderen wordt Centuri gebruikt ten
behoeve van gegevensregistratie. Dit geldt voor alle opleidingen binnen de academie.
Docenten worden niet opgenomen in het systeem. Wel is het bij het managementteam
bekend waar de docent zich bevindt in het buitenland. De verblijfgegevens van de
docent zijn terug te vinden bij het secretariaat. Een formulier voor noodsituaties wordt
binnen de academie niet gebruikt.

Binnen de academie zijn geen richtlijnen opgesteld op het gebied van
crisisondersteuning. Wel ligt er een aanzet voor een handreiking crisismanagement.
Deze is echter gedateerd (1995).
Wanneer een crisissituatie ontstaan is worden er ad hoc beslissingen genomen. Een
voorbeeld is dat er een student van het Saxion in Zuid-Afrika een klaplong kreeg. Zijn
medestudent heeft de ouders van het slachtoffer ingelicht Via Centuri heeft hij de
juiste gegevens kunnen verzamelen en direct contact kunnen opzoeken met de
contactpersoon van Saxion in Zuid-Afrika.. Vervolgens hebben zij contact
opgenomen met school (Gerrit). Via Centuri heeft hij de juiste gegevens kunnen
verzamelen en direct contact kunnen opzoeken met de contactpersoon van Saxion in
Zuid-Afrika. Hij heeft in het ziekenhuis polshoogte kunnen nemen.
Volgens Gerrit is het ook mogelijk om ad hoc beslissingen te nemen in geval van een
crisissituatie, vanwege het feit dat de internationale mobiliteit onder studenten niet in
grote mate plaatsvindt. Wanneer een grote groep studenten gebruik gaat maken van
het volgen van een stage in het buitenland is een draaiboek crisisondersteuning wel
noodzakelijk.

Het is voor de academie moeilijk te bepalen tot op welke hoogte zij verantwoordelijk
zijn voor de student in het buitenland. Wanneer een student een vakantieperiode
tijdens of na zijn stage/afstuderen inlast, is de student niet meer gerelateerd aan
onderwijsactiviteiten. Echter blijft het wel een Saxion student die in het buitenland
verblijft. Wel is het altijd zo dat een student een mobiel nummer achter laat
(persoonsgegevens).
Ook ligt volgens Gerrit de verantwoordelijkheid voor wat betreft het doorgeven van
gegevenswijzigingen bij de student zelf. Vaak is het zo dat studenten die naar het
buitenland gaan voor een gedeelte van hun studie 20 jaar of ouder zijn. Zij worden
geacht om de verantwoordelijk op zich te nemen om de gegevens te waarborgen.


                                                                                      46
Gerrit is wel van mening dat er een degelijk verschil bestaat het op stage laten gaan
van jongens en meisjes. Dit is dan wel gerelateerd aan de risicofactoren van een
locatie. Hij zou niet een studente in haar eentje stage laten lopen in Zuid-Afrika,
terwijl hij dat voor de mannelijke student geen probleem vindt.

Momenteel werkt het Centuri systeem voldoende. Wel is het misschien een
mogelijkheid om met de student om de tafel te gaan zitten, voordat de studieperiode
in het buitenland begint, om de verantwoordelijkheden te bespreken. Tot op welke
hoogte is de student verantwoordelijk en tot op welke hoogte is school
verantwoordelijk (afbakening)?
Daarnaast is het noodzakelijk dat International Office als centraal punt toegang heeft
tot alle gegevens, zodat zij direct actie kunnen ondernemen om een crisis goed te
kunnen beheersen/ondersteunen.




                                                                                        47
                                      Bijlage 6

             Interview Academie Gezondheidszorg 14 april 2008
      Met René van der Woning, functionaris internationaliseren opleiding
                              Verpleegkunde

Er heeft al een gesprek plaatsgevonden met dhr. Dielis en dhr. Hoekman. Wil Dielis is
coördinator Internationaliseren binnen de academie AGZ. Henk Hoekman en René
van der Woning zijn functionarissen internationaliseren binnen de academie. René is
verantwoordelijk voor de opleiding Verpleegkunde.

Tijdens het gesprek heeft René ons registratieformulieren aangereikt, die de studenten
moeten invullen en aanleveren wanneer zij naar het buitenland willen gaan om daar
een stage te volgen. Hierin worden persoonsgegevens van de student in opgenomen,
maar ook staan daarin de gegevens van de onderwijsinstelling en de stagebiedende
organisatie. Tevens wordt er aangegeven wie er gewaarschuwd moet worden in geval
een noodsituatie zich afspeelt.
Deze formulieren worden nu ongeveer een jaar gebruikt en gezien de hoeveelheid
internationale mobiliteit binnen de opleiding Verpleegkunde lijkt deze vorm van
registratie goed te werken.

Ook heeft René goed contact met de stagebiedende instellingen (hogescholen in het
buitenland). Er wordt gebruikt gemaakt van vaste instellingen waardoor studenten
beter getraceerd kunnen worden in geval van een crisis.
René heeft regelmatig contact met de vaste aanspreekpunten van de stagebiedende
organisatie. Verblijfplaatsen voor studenten worden verzorgd door de vaste instelling
in het buitenland. René spreekt van te voren met de student een begin- en einddatum
af voor wat betreft de stageperiode. Het wordt aangeraden om te laten weten waar de
student zich bevindt wanneer hij/zij een vakantieperiode aan zijn/haar stageperiode
vastplakt. Dit is echter niet een vereiste.
Tevens is het zo dat studenten die buiten Europa een stage willen gaan volgen niet
alleen op stage mogen gaan. Dit wordt afgeraden en daarom gaan studenten per
tweetal buiten Europa op stage.

Centuri is het registratiesysteem dat ook voor de opleiding Verpleegkunde wordt
gebruikt. Echter is dit alleen nog van toepassing op de binnenlandse stageplekken.

Wanneer docenten naar het buitenland gaan voor werkbezoeken of conferenties
lichten zij altijd eerst Wil Dielis in. Daarna zullen de verblijfgegevens van de docent
bekend zijn bij zowel dhr. Dielis als het secretariaat.

Ten slotte heeft er binnen de opleiding Verpleegkunde geen grote crisis
plaatsgevonden. In één geval zijn er een aantal studenten met twee docenten
(waaronder René zelf) naar Duitsland gegaan voor een excursie, waarbij een student
onwel werd en in het ziekenhuis we
opgenomen. Omdat er twee docenten aanwezig waren, hebben zij de crisis direct
kunnen beheersen, door het nemen van ad hoc beslissingen. Nadat er contact geweest
is met de ouders van de student is, hebben zij hun dochter terug gebracht naar
Nederland.



                                                                                      48
                                      Bijlage 7

               Interview Academie Gezondheidszorg 27 maart 2008
                        Met Wil Dielis & Henk Hoekman

Internationale mobiliteit: Binnen de academie vindt er veel internationale mobiliteit
plaats. De docenten en onderwijsondersteunend personeel gaan naar het buitenland
voor beurzen, stagebezoeken (begeleiding stagiaires), het geven van les, conferenties
en uitwisseling van gastdocenten. Studenten gaan naar het buitenland voor stages,
projecten, conferenties, werkweken, uitwisseling van studenten en ook voor het
bezoeken van beurzen.

De Raad van Bestuur heeft aan de academies de opdracht gegeven om een systeem te
gebruiken, waardoor zij met een druk op de knop kunnen zien waar iedereen zich in
het buitenland bevindt op welk moment in geval van een crisis. De academie gebruikt
het Centuri-systeem, waarbij de registratie van studenten plaatsvindt die in het
buitenland op stage gaan of daar gaan afstuderen. Wanneer studenten op werkweken
gaan, wordt dit niet in CENTURI vastgelegd. Het gebruik van Centuri geldt voor de
paramedische opleidingen Fysiotherapie en Podotherapie, maar niet voor de opleiding
Verpleegkunde. De opleiding Verpleegkunde gebruikt voor de registratie van hun
stagiaires in Nederland een Excel bestand waarin de studentengegevens worden
weergegeven. Voor hun stagiaires in het buitenland wordt Centuri wel gebruikt.

Naast CENTURI moeten studenten die naar het buitenland gaan 2 formulieren
invullen ter registratie voor de academie. Deze worden hardcopy bewaard als back-up
voor CENTURI in de SOS-map. Ook is er in deze map een protocol terug te vinden
waarin beschreven staat hoe de aangeleverde gegevens van de student in het systeem
kunnen worden verwerkt. De verwerking gebeurt in samenhang met de gegevens die
bekend zijn binnen het administratiesysteem HSA van de Hogeschool. Momenteel is
deze vorm van registratie nog niet verplicht, maar deze regeling wordt in het
Onderwijs- en Examen Reglement van september 2008 verplicht gesteld. Het
aanleveren van deze formulieren dient 2 weken voor de aanvang van de stage te zijn
gerealiseerd.
De SOS-map ligt op het kantoor van het secretariaat en de secretaresse kan deze map
raadplegen en weet ook hoe deze werkt.
In het ene formulier worden alle verblijf- en contactgegevens vermeld en het andere
formulier is een noodgevalformulier, waarin gegevens staan vermeld over hoe de
student te bereiken is, welke medische zaken op hen van toepassing zijn en welke
naasten bereikt kunnen worden in geval van nood.

Tevens heeft men binnen de academie een e-mailadres (sos.agz@saxion.nl)
aangemaakt, waar naar toe kan worden gemaild door studenten vanuit het buitenland,
wanneer er daar een noodsituatie ontstaan is.
In uiterste nood buiten werktijden zijn de mobiele telefoonnummers van het
management beschikbaar.

Registratie dient alleen plaats te vinden, wanneer de student met onderwijsactiviteiten
bezig is. Wanneer hij/zij op vakantie gaat staat dit buiten de verantwoordelijkheden
van het Saxion.



                                                                                     49
Het is niet 100% geborgd dat de gegevens in CENTURI ook nog actueel zijn. De
gegevens die vanuit het HSA-systeem komen kunnen verouderd zijn. Vaak is het zo
dat veranderingen van adresgegevens niet worden doorgegeven, omdat daar ook geen
controle op is.

Het systeem met de daarbij behorende hardcopy formulieren is redelijk volledig,
waardoor er een situatie is ontstaan die voor 80 tot 90% ideaal is. Dit komt met name
doordat de verplichting van het invullen van de formulieren in het OER zullen worden
opgenomen in september 2008.
Een grote tekortkoming is dat de gegevens van docenten of onderwijsondersteunend
personeel niet via een systeem in kaart worden gebracht. Het is alleen bekend bij het
personeel onderling waar iemand zich bevindt in het buitenland (verblijfgegevens).
Een mobiel telefoonnummer wordt wel achter gelaten.

Het is niet mogelijk om een definitie van een crisis te geven. Hiervoor is het begrip te
breed. Het is wel wenselijk om een handboek op te stellen waarin de taken en
verantwoordelijkheden van zowel de academie als de student vermeld staan in geval
van een crisis.

Een crisis waarmee de academie te maken heeft gehad zijn de enorme stakingen die in
Zuid-Afrika hebben plaatsgevonden. De stakingen liepen uit de hand en er dreigde
gevaar te ontstaan voor de studenten die zich op dat moment daar bevonden. Zij zijn
daar weggehaald en ergens anders opgevangen.

AGZ heeft aangegeven dat het interessant is om uit te zoeken tot hoever de
verantwoordelijkheid van het Saxion reikt. De stageovereenkomst is gekoppeld aan de
verzekering. Aan de hand hiervan valt mogelijk te bepalen tot op welk niveau Saxion
aansprakelijk is voor de student (wettelijk kader).

Het is goed om in de toekomst crisisbeheersing te oefenen aan de hand van
crisissituaties van verschillende aard, om zo beter te kunnen inspelen op eventuele
crisissen in de toekomst.




                                                                                      50
                                      Bijlage 8

                Interview Academie Mens & Arbeid 23 april 2008
                             Met Wieke Ankersmit

Er vindt binnen de academie Mens & Arbeid in beperkte mate internationale
mobiliteit plaats. Doordat er meer aandacht is voor internationaliseren binnen de
academie, zal de internationale mobiliteit de aankomende jaren toenemen.

Nu is het zo dat er voor een stage twee studenten in Zweden verblijven en één in
Suriname. Daarnaast zijn er binnen de academie vijf Duitse studenten die in hun eigen
land een stage lopen en zijn er drie studenten die een minor volgden op Curaçao
(vorig cursusjaar). Momenteel nog 1 stagiair in Turkije.
In de toekomst zullen er 15 studenten naar Zweden gaan via een
uitwisselingsprogramma, naast de solo/duo buitenlandse studie activiteiten
De registratie van gegevens van de uitgaande student wordt gerealiseerd door het
stagebureau. Zij gebruiken Centuri voor relatiebeheer en de registratie van de student
die in het binnenland op stage gaan. Voor de studenten die buiten de landsgrenzen een
stage willen gaan volgen is dit niet het geval. Het stagebureau beheert de
stageovereenkomsten van de uitgaande student, waarin persoonsgegevens en
gegevens van het stageverlenende bedrijf in opgenomen staan.

Docenten gaan naar België en Zweden voor conferenties en workshops. Daarnaast
bestaat er een klein netwerk, dat twee keer per jaar bij elkaar komt. Dat kan in
Nederland plaatsvinden, maar ook bijvoorbeeld in Zweden, Duitsland, België of
Frankrijk.
Wanneer een docent naar het buitenland gaat voor onderwijsactiviteiten dan regelt het
secretariaat het verblijf en zij beheren ook de verblijfgegevens in hardcopy.

Mevrouw Ankersmit beschikt wel over de adresgegevens van de student die in het
buitenland zit, maar wanneer zij afwezig is heeft niemand anders de mogelijkheid om
bij deze gegevens te komen. Alleen het stagebureau heeft ook toegang. Het zou
gewenst zijn om over een centraal adressenbestand te beschikken, zodat in geval er
een noodsituatie zich voordoet altijd iemand toegang heeft tot de gegevens.

De academie heeft nog geen ervaringen op het gebied van crisissituaties. Er zijn ook
geen richtlijnen/protocollen vastgelegd.

Volgens mevrouw Ankersmit is het meest ideale om te wachten op de aanbevelingen
die wij doen en aan de hand daarvan een systeem te gaan implementeren, omdat de
vorm van registratie momenteel ernstig tekort schiet.




                                                                                    51
                                      Bijlage 9

             Interview Academie Mens & Maatschappij 3 april 2008
                             Met Glenn Ripassa

Binnen de academie Mens & Maatschappij vindt er onder de studenten internationale
mobiliteit plaats. Voorgaande jaren gingen er ongeveer 30 tot 35 studenten voor hun
studie naar het buitenland. Het betrof stageplekken of afstuderen. Voor het aanstaande
schooljaar zijn er al bijna 60 aanmeldingen binnen gekomen.
Op jaarbasis vinden er vijf weekexcursies plaats naar het buitenland. Het betreft hier
Gent, Berlijn, Kopenhagen, Engeland en Amsterdam (enige binnenland). Er gaan
ongeveer 20 studenten per keer op weekexcursie. Ongeveer 10 docenten begeleiden
deze studenten tijdens de excursies.

Momenteel zit er een docent in Finland. Er zijn 10 studenten met de docent
meegereisd naar Finland.
Volgend jaar zal er een docent 3 maanden les gaan geven in Ankara (Turkije).

Studenten die in het buitenland zitten vallen onder de begeleiding van een
contactpersoon in het buitenland. De contactpersoon is de begeleider van de
stagebiedende organisatie. Zij hebben beschikking over de verblijfsgegevens van de
student. Ook weten zij dan wie ze moeten alarmeren in geval er een noodsituatie
ontstaat.

Trudy van Gils is de persoon binnen de academie die de aanmeldingsformulieren van
de studenten ontvangt en beheert.

Er vindt binnen de academie weinig docentenmobiliteit plaats. De docenten die op
werkbezoek gaan laten hun gegevens wel achter bij Glenn. Hij is dan op de hoogte
waar de docenten zich bevinden. De desbetreffende gegevens worden bewaard in de
mail of een wordbestand.

Het Praktijk Service Bureau beheert alle stagegegevens van zowel de studenten die
een stage volgen in het buitenland als de studenten die een stage volgen binnen de
landsgrenzen.

Controle over de gegevens van de student die in het buitenland zit vindt plaats via de
contactpersoon in het buitenland. Dit gebeurt via de mail of telefoon.
Wanneer studenten buiten hun stage-/afstudeerperiode een vakantie of uitstapje
regelen heeft de academie daar geen zicht op.

Het is erg gewenst om een centraal registratiesysteem op te stellen, zodat in een kort
tijdsbestek kan worden nagegaan waar studenten zich op welk moment bevinden in
het buitenland.

Op het gebied van crisisbeheersing/-ondersteuning zijn er geen protocollen/richtlijnen
binnen de academie om een crisissituatie zo goed mogelijk te beheersen.

De student die een stage volgt of afstudeert in het buitenland houdt contact met de
contactpersoon daar (stagebegeleider) en de contactdocent hier in Nederland.


                                                                                      52
                                     Bijlage 10
           Interview Academie Pedagogiek & Onderwijs 10 april 2008
                             Met Ger Wisselink

Binnen de academie Pedagogiek & Onderwijs vindt er internationale mobiliteit plaats
door zowel studenten als door docenten. Studenten gaan naar het buitenland om daar
stage te lopen. De stage kan 3 of 6 maanden tijd in beslag nemen. Ook bestaat er de
mogelijkheid dat studenten naar het buitenland gaan om daar af te studeren.
Docenten gaan met name naar het buitenland voor werkbezoeken. Deze nemen een
week tijd in beslag. Ten slotte gaan zowel de student als de docent naar het buitenland
voor internationale conferenties.
Op jaarbasis gaan er ongeveer 30-35 studenten voor hun stage naar het buitenland.
Daarnaast is er een groep van ongeveer 40 studenten op werkbezoek naar Istanbul
geweest. Ongeveer 50 studenten gaan op jaarbasis naar Londen/Parijs voor een
driedaagse excursie. Ten slotte is Edukans een organisatie die projecten opzet in
ontwikkelingslanden, zodat het geven van onderwijs gerealiseerd kan worden. Deze
projecten nemen 15 dagen in beslag.

Dhr. Wisselink heeft beschikking over alle gegevens van studenten die naar het
buitenland gaan. Voor elk land waar studenten zich bevinden heeft hij een map
opgesteld, waarin deze gegevens verwerkt zijn. Hierbij valt te denken aan
persoonsgegevens, verblijfgegevens en gegevens over de stagebiedende organisatie.
Maar ook zijn hier onder andere het stappenplan/studietraject van de student, de
stageovereenkomsten en de motivatiebrief van de student in terug te vinden. Naast de
hardcopy gegevens, zijn deze ook digitaal te verkrijgen.
Dit is volgens dhr. Wisselink een goed werkend systeem. Wel is het systeem
kwetsbaar, wanneer hij of Henk Spoelstra (collega die de taken van Ger overneemt in
de loop der tijd) niet aanwezig zijn, is er niemand die beschikking heeft over deze
mappen.

Wanneer studenten naar het buitenland gaan, krijgen zij zowel het mobiele als het
privénummer van Ger mee, zodat zij in geval van een noodsituatie direct hun
stagecoördinator kunnen bereiken.
Ook is er een stagebureau gevestigd in elk land waar de studenten een deel van hun
studietraject volgen. Zij hebben ook de gegevens van de student en van dhr.
Wisselink. Tevens ondernemen zij de eerste stappen in geval dat er een student
betrokken is geraakt in een noodsituatie.

Dhr. Wisselink is niet bekend met Centuri. Het systeem wordt niet gebruikt voor de
internationale mobiliteit van studenten/docenten. Wel wordt er binnen de academie
gebruik gemaakt van Centuri. Hierin worden alle persoonsgegevens van de studenten
en binnenlandse stages bijgehouden. Ook wordt er momenteel een webserver
opgesteld die later dit jaar in gebruik genomen gaat worden. Dit wil zeggen dat
docenten in het buitenland toegang hebben tot Centuri, om zodoende gegevens van de
student/stageplek op te zoeken of in te kunnen voeren.

Docenten die naar het buitenland gaan, laten hun gegevens op dezelfde manier achter
als studenten. Ook voor docenten worden de gegevens verwerkt in een map, zodat



                                                                                     53
men direct kan terugvinden waar een docent zich op welk moment in het buitenland
bevindt.

Binnen de academie hebben ze geen zicht op de student die na zijn of haar
stage/afstuderen een aantal weken langer in het land verblijft om daar vakantie te
houden. Dit is volgens Ger ook de verantwoordelijkheid van de student. Het is
eventueel wel een idee om van te voren om de tafel te gaan zitten met de student om
de verantwoordelijkheid van Saxion en die van de student af te bakenen. Het is dan
een mogelijkheid om hier zelfs iets voor te ondertekenen.

Op het gebied van de voorbereiding van een buitenlandse stage of het afstuderen
buiten de landsgrenzen heeft de academie alles goed voor elkaar. Er worden
verplichte bijeenkomsten gehouden, waar ook de ouders/verzorgers van de student bij
aanwezig moeten zijn. Hierin wordt een heldere voorlichting gegeven, waarbij er ook
wordt ingelezen over het land/gebied waar de student naar toe zal gaan.
Daarnaast heeft dhr. Wisselink ook alle stagebiedende organisaties en
huisvestingmogelijkheden in het buitenland van te voren bezocht, om daarna te
kunnen bepalen of de academie een student wel of niet naar het buitenland laat gaan.

Het actueel houden van de gegevens van de desbetreffende student wordt gerealiseerd
door het stagebureau daar op locatie. Daarnaast heeft dhr. Wisselink maandelijks
telefonische contact met de student om te kijken of alles naar wens verloopt. Ook
vindt er regelmatig communicatie plaats met de student via de mail.

Op dit moment is de huidige situatie voldoende op het gebied van de registratie van
internationale mobiliteit. In de toekomst zal de internationalisering toenemen,
waardoor een beter geregeld centraal systeem noodzakelijk zal zijn. Het is ook
belangrijk dat meerdere mensen toegang hebben tot het systeem. Dit zal mogelijk
gemaakt worden door de webserver die tot stand gaat komen.

Dhr. Wisselink heeft in het verleden te maken gehad met 2 crisissituaties. Een het
eerste geval betrof het 2 studentes die in Suriname zijn overvallen. Zij hebben hierbij
hun pasjes, paspoorten en mobiele telefoons verloren. Wel is er van te voren een
uitgebreide inlichting gehouden over dit soort mogelijke situaties in het buitenland.
De studentes zijn direct naar het stagebureau gestapt en zij hebben hun verder
geholpen, door gezamenlijk naar het politiebureau te gaan en dhr. Wisselink te
informeren. Hierna heeft dhr. Wisselink ook contact onderhouden met de studentes en
hen gerust gesteld.

In het tweede geval betrof het een student in Ghana die last kreeg van intense
buikpijn. Een apotheker uit Deventer had contact met het dorpshoofd in Ghana en
zodoende is de student naar een ziekenhuis overgebracht in de hoofdstad Acra. Daar
hebben zij in eerste instantie niets kunnen constateren en eenmaal naar Nederland
overgevlogen hebben ze hier kunnen bepalen dat het om de ziekte van Krohn ging.
Tijdens de crisissituatie heeft dhr. Wisselink regelmatig contact gehad met de ouders
van de student, met de student zelf en de apotheker die betrokken was bij de situatie.

Voor dit soort crisissituaties zijn geen richtlijnen opgesteld. Er worden ad hoc
beslissingen genomen in geval van een noodsituatie. Het in kaart brengen van een
vorm van crisisondersteuning zou wel gewenst zijn.


                                                                                      54
De academie heeft een minimale relatie met het International Office. Er wordt contact
met International Office opgenomen, wanneer er studenten via een Erasmusbeurs naar
het buitenland zouden willen gaan of wanneer er mogelijke subsidies aan de academie
gegeven kan worden.

Uit het gesprek kwam naar voren dat het erg belangrijk is om voordat de student naar
het buitenland vertrekt een voorlichting te geven, waarbij ook de ouders/verzorgers
worden betrokken en waarbij duidelijk wordt wat Saxion doet om mogelijke
crisissituaties te beheersen of te ondersteunen. Deze voorlichting zal erg belangrijk
zijn voor de afbakening van de verantwoordelijkheid van Saxion naar de student.

Morgen komt het stagebureau vanuit Suriname naar Nederland toe, waar zij een
voorlichting gaan geven aan studenten van APO.

Ten slotte heeft de organisatie Edukans (betrokkenheid projecten in India, Uganda,
Ethiopië en Malawi) een evacuatieplan voor studenten klaarliggen. Deze wordt in
werking gesteld wanneer een noodsituatie is ontstaan. Het plan is opgesteld aan de
hand van richtlijnen vanuit het Ministerie van Buitenlandse Zaken.




                                                                                     55
                                     Bijlage 11
          Interview Academie Communicatie, Informatietechnologie &
                     Informatiemanagement 16 april 2008
                            Met Margriet de Vos

Binnen de academie CII vindt er geringe internationale mobiliteit plaats. Via
bilaterale contracten vindt er uitwisseling plaats van zowel studenten als docenten
naar het buitenland.
Ongeveer 10 docenten gaan op jaarbasis naar het buitenland om congressen bij te
wonen. Daarnaast zijn er ongeveer 6 docenten die via Life Long Learning Program
naar het buitenland gaan. Qua studenten is de internationale mobiliteit erg wisselend.
Via uitwisseling (Erasmusbeurs) gaan het ene jaar geen studenten naar het buitenland
en het andere jaar ongeveer 5 tot 10. Kijkend naar de stages die in het buitenland
gevolgd worden door studenten zijn dat 4 studenten vanuit Deventer en ongeveer 20
studenten vanuit Enschede het afgelopen jaar.
De gegevens van studenten en docenten die via de uitwisselingsprojecten naar het
buitenland gaan, zijn bekend bij het International Office. Voor de congressen van
docenten en stages van studenten is dit niet het geval.

Er wordt voor de internationale mobiliteit geen registratiesysteem gebruikt. Bij
congresbezoek is het binnen de academie alleen bekend waar de docent zich bevindt
(De docent zit in Tokio of in Frankrijk…).
Bij studentmobiliteit en stages zijn de Erasmusgegevens bekend op papier.
Verhuizingen worden niet bijgehouden. Dit geldt ook voor de docentenmobiliteit. Bij
docentmobiliteit zijn de Erasmusgegevens, e-mailgegevens van docent en
gastorganisatie bekent, maar hotels en 06-nummers vaak niet. De telefoonnummers
van docenten die gebruikt worden op werkdagen zijn bekend, het e-mailadres van de
docent is bekend en de academie heeft beschikking over de gegevens van de
desbetreffende universiteit in het buitenland.
Wanneer studenten in het buitenland een stage willen volgen, dienen zij NAW-
gegevens en gegevens van de stagebiedende organisatie aan te leveren bij het
stagebureau. Het stagebureau beheert de stagegegevens van de student die zowel in
het binnen- als in het buitenland een stage volgt.

Het registratiesysteem Centuri is bekend bij de academie. Deze is echter maar een half
jaar in gebruik geweest. De kosten liepen door, terwijl de invulling van het
programma nog niet eens voltooid was. Vandaar dat ze daar van af zijn gestapt.
Omdat het een ICT-academie is, stellen ze momenteel zelf een systeem op, op het
gebied van stageregistratie.

Wanneer de student of docent naar het buitenland gaat, wordt er geen formulier
ingevuld, waarin gegevens staan vermeld van wie te bereiken in geval een
noodsituatie zich voordoet. Er vindt tevens geen controle plaats voor wat betreft de
juistheid van de gegevens.

Crisissen waarbij de academie CII betrokken is geweest zijn de crisis in Zuid-Afrika,
waarbij studenten van de academie CII het emotioneel heel zwaar hadden, door het
overlijden van een andere Saxion student in hetzelfde land en een crisis in Londen,
waarbij een docent hartklachten kreeg tijdens een congres.


                                                                                       56
In het eerste geval is er veel telefonisch contact geweest met de studenten om hen
emotioneel te ondersteunen. In het tweede geval is de crisis binnen de persoonlijke
sfeer opgelost, waardoor de academie zelf geen stappen heeft ondernomen op het
gebied van crisisondersteuning.
Op het gebied van crisisondersteuning liggen er geen richtlijnen/protocollen vast bij
de academie. Het zou een goed idee zijn volgens mevr. de Vos om enige vorm van
richtlijnen vast te leggen.

Daarnaast is het volgens Margriet erg gewenst om meer gegevens van de
student/docent te laten registreren, wanneer zij voor studie-/werkactiviteiten naar het
buitenland gaan. Echter moet de registratie niet complex worden, maar juist erg
simpel blijven.
Ten slotte zou het ideaal zijn om op het gebied van registratie een systeem in kaart te
brengen, waarbij het mogelijk is om deze te linken aan bestaande databases.




                                                                                        57
                                     Bijlage 12
    Interview Academie Financiën, Economie en Management 07 april 2008
                              Dhr. Couperus

Dhr. Couperus is verantwoordelijk voor de stages en afstudeerperiodes van de
studenten binnen de academie FEM.
Binnen de academie FEM zijn er momenteel geen studenten die zich in het buitenland
bevinden. Er is dan ook geen internationale mobiliteit te noemen die plaatsvindt.
Docenten of onderwijsondersteunend personeel gaat incidenteel wel over de
landsgrenzen. Het is in dat geval niet aan de orde dat er voor vertrek registratie van
verblijfsgegevens plaatsvindt in de vorm van formulieren of een ander bestand. Het
verblijf van een docent wordt geregeld door het secretariaat. Gegevens hiervan zijn
dan ook op deze afdeling terug te vinden. Uiteraard zijn collega’s binnen de academie
ook op de hoogte van het verblijf in het buitenland. Het is dus niet zo dat er een
bestand bestaat waarin in een oogopslag te zien is wie zich op een bepaald moment
waar bevind.

Voor wat betreft de registratie van gegevens van studenten in hun stageperiode of het
afstuderen kan gesteld worden dat dit niet in een systeem is ondergebracht. Docenten
die verantwoordelijk zijn voor de begeleiding van studenten hebben de beschikking
over het stageadres en de contactgegevens zoals e-mailadres en telefoonnummers.
Ook het secretariaat heeft deze gegevens doordat ze de aanvraagformulieren voor
stage en afstudeer beheren en daarnaast de beschikking hebben over de NAW-
gegevens van de studenten. De registratie van de gegevens zijn verwerkt in hardcopy.

Tussentijdse veranderingen in de situatie van de student dienen doorgegeven te
worden door de student. De student is dan ook verantwoordelijk voor het actueel
houden van de contactgegevens. Er vind geen controle plaats vanuit de academie op
juistheid van gegevens. Uiteraard kan men bij het stageverlenende bedrijf checken of
een en ander overeenkomt met wat is doorgegeven door de student.

Dhr. Couperus is van mening dat de verantwoordelijkheid van Saxion naar haar
studenten reikt tot en met het einde van de stage of afstudeerperiode. Op het moment
dat de student een vakantie of trip aan zijn verblijf in het buitenland toevoegt is dit
eigen verantwoordelijkheid. Echter, kan hij niet precies aangeven hoe ver de
verantwoordelijkheid van Saxion gaat in geval van een crisis m.b.t. het plots stoppen
van een stage, kosten, verblijf etc.

Dhr. Couperus is tevreden over de huidige situatie voor wat betreft registratie van
mobiliteit. Hij geeft wel aan dat het in het verleden niet echt is bewezen, gezien het
feit dat er zich geen crisissen voor hebben gedaan die het noodzakelijk hebben
gemaakt om direct de beschikking te hebben over de verblijfsgegevens van studenten.

Er zijn binnen de academie FEM geen procedures, protocollen of richtlijnen te
noemen die ingaan op crisisondersteuning. Wie waarvoor verantwoordelijk is in geval
van een crisis is dus ook niet vastgelegd. Dhr. Couperus geeft aan dat het geen slecht
idee is om algemene richtlijnen op te zetten over hoe te handelen in geval van een
crisis. Ook het implementeren van een registratievorm waarin internationale mobiliteit



                                                                                      58
wordt geregistreerd zou volgens hem een goed plan zijn. Dit dient dan wel Saxion
breed opgezet te worden.

Er is buitenom vergaderingen met het International Office niet echt contact tussen de
academie en de het IO.
Dhr. Borg-Greve is in 1991 met een aantal mensen van de academie in Rusland
geweest. Op dat moment kwam toenmalig president Gorbatsjov aan de macht wat
spanning met zich meebracht. Men is toen terug naar Nederland gegaan. Met de
betrokkene zal nog een gesprek gepland worden om dit uit te diepen.
Dhr. Verkley is betrokken geweest bij mobiliteit richt Zuid-Afrika. Ook met hem zal
contact worden opgenomen.

Dhr. Couperus gaf nog aan dat het een overweging waard is om in het onderzoek mee
te nemen of er een systeem opgezet kan worden om organisaties die bemiddelen bij
stages te certificeren. Een soort database aanleggen waarin naar voren komt wat voor
bedrijf het betreft, hoe het bekend staat en eventueel met ervaringen van eerdere
studenten.




                                                                                    59
                                     Bijlage 13
          Interview Academie Hospitality Business School 16 april 2008
                          Met Jan Willem Meijerhof

Hospitality Business School is de academie binnen Saxion met de grootste
hoeveelheid aan internationale mobiliteit. De academie verzorgt de opleidingen
Facility Management, Hoger Hotel Onderwijs en Hoger Toeristisch & Recreatief
Onderwijs. Er gaan per semester ongeveer 250 studenten naar het buitenland om daar
een gedeelte van de studie te volgen, om daar stage te lopen of om daar af te studeren.
Voor de twee laatst genoemde opleidingen is een half jaar naar het buitenland gaan
een vereiste.

Vanwege de grote hoeveelheid internationale mobiliteit binnen de academie, zijn er
door middel van internationaal relatiebeheer landen aangewezen die voor de academie
als belangrijk gezien kunnen worden. Voorbeelden zijn Engeland, Spanje, de Antillen,
Zuidoost Azië en Mexico. Binnen de academie zijn er voor elk van deze landen
relatiebeheerders aangesteld. Zij onderhouden contacten met de bedrijven in het
desbetreffende land en het is bijna altijd zo dat de relatiebeheerder van een land ook
de stagebegeleider wordt van een student die naar dat land gaat voor stage,studie of
afstuderen. Vaak is het zo dat het stageverlenende bedrijf voor huisvesting voor de
student zorgt.

De gegevens worden geregistreerd in Centuri. Het registratiesysteem is sinds kort in
gebruik. De stagegegevens van de student die naar het buitenland gaan worden hierin
opgenomen. Kijkend naar de stages en afstuderen in het binnenland, worden de
gegevens niet opgenomen in Centuri. Het systeem wordt met name gebruikt voor
relatiebeheer naar de bedrijven toe. Er kan snel worden nagegaan welke studenten
waar hebben stage gelopen in het buitenland. De relatiebeheerders en het stagebureau
hebben toegang tot Centuri. De laatstgenoemde is tevens beheerder van het systeem.
In geval van een noodsituatie waarbij de relatiebeheerder niet aanwezig is, kan er
worden teruggevallen op het stagebureau.

Dhr. Meijerhof is relatiebeheerder/stagebegeleider voor de studenten die naar de
Nederlandse Antillen gaan voor een gedeelte van hun studie. Hij noteert gegevens van
ouders/verzorgers of vriend(in) van de student, voordat de student naar het buitenland
gaat, zodat hij in geval van nood hen kan bereiken en informeren.
Daarnaast is het zo dat dhr. Meijerhof de mobiele telefoonnummers van bijna alle
studenten heeft die onder zijn hoede naar het buitenland gaan. Andersom is dit ook
het geval, waardoor studenten in noodgevallen (ook buiten werktijden) direct contact
kunnen opnemen met hun relatiebeheerders/stagebegeleiders. Ook is het zo dat
studenten verblijfgegevens moeten doormelden, wanneer zij in hun eerste week in het
buitenland verblijven. Echter is deze regeling niet waterdicht.

Docenten van de academie HBS gaan naar het buitenland om stageplekken te
bezoeken van Saxion studenten, voor werkbezoeken, weekexcursies en conferenties.
Er zijn ongeveer 120 docenten/onderwijsondersteunend personeel werkzaam binnen
de academie, waarvan er ongeveer 5 momenteel in het buitenland zitten. Tijdens een
weekexcursie in het buitenland nemen ongeveer 15 docenten deel aan de
internationale mobiliteit. De reizen naar het buitenland worden geregeld via het


                                                                                     60
secretariaat. Daar zijn altijd de verblijfgegevens en begin- en einddatum van reis
bekend. De aanslagen in Londen is een voorbeeld van een crisissituatie waarmee de
academie te maken heeft gehad. Enkele HBS studenten verbleven in die periode in
Londen. De relatiebeheerder van Engeland heeft direct nagegaan welke studenten er
op dat moment in de hoofdstad aanwezig waren en contact met hen opgezocht via de
telefoon. Al snel kon men concluderen dat alles in orde was met de Saxion student in
Londen. Daarna is de relatiebeheerder contact gaan opnemen met de rest van zijn
collega’s en met het thuisfront van de studenten om hen te informeren over de stand
van zaken in Engeland.
Daarnaast heeft HBS te maken gehad met een crisissituatie in Mexico afgelopen
zomer. Er waren studenten vanuit de academie die daar verbleven toen er een orkaan
over het land raasde. Ook in dit geval heeft de relatiebeheerder van het desbetreffende
land contact opgezocht met de studenten. Via de telefoon is duidelijk geworden dat
geen van de studenten betrokken was bij de ramp.

Op het gebied van crisismanagement zijn er binnen de academie geen richtlijnen/
protocollen vastgelegd. Uit het gesprek kwam naar voren dat een vorm van
regelgeving op dit gebied wel noodzakelijk is.

Volgens dhr. Meijerhof is het nuttig om uit te zoeken hoe het zit met de
aansprakelijkheid van het Saxion en daaraan gerelateerd tot op welke hoogte de
verzekering een rol speelt.




                                                                                    61
                                     Bijlage 14
   Interview Academie Marketing & International Management 17 april 2008
                Met Henny Maneschijn & Marijke Rademaker

Twee weken geleden heeft er al een gesprek plaatsgevonden met Romy Smeding van
de academie Marketing & International Management. Daaruit kwam naar voren dat er
in Deventer geen gebruik werd gemaakt van Centuri, maar in Enschede wel. Voor
enige verdieping hebben wij Henny Maneschijn en Marijke Rademaker gesproken.
Zij zijn betrokken bij de stages en het afstuderen in het buitenland.

De docentenmobiliteit van zowel docenten in Deventer als in Enschede wordt in
Deventer geregeld.

Momenteel zitten er ongeveer 40 studenten van de academie MIM Enschede voor een
stage in het buitenland. In september zullen ongeveer 80 studenten naar het buitenland
gaan voor een studiestage. Studenten die gaan afstuderen in het buitenland komt
sporadisch voor.

De registratie van de studentgegevens vindt plaats in Centuri. Er zijn vier
personeelsleden binnen de academie die gehele toegang hebben tot het systeem. Ook
zijn de docenten getraind in het gebruiken van het systeem. Zij hebben alleen toegang
voor het gedeelte van hun eigen studenten. Daarnaast hangt er op het kantoor een
overzicht met de studenten die momenteel in het buitenland op stage zijn. Hierop
staan de studentgegevens vermeld en waar de student op dit moment zit in het
buitenland.
Studenten vullen voordat ze op stage gaan naar het buitenland geen formulier in waar
op staat wie er bereikt moet worden in geval er een noodsituatie in het buitenland
ontstaat. Wel zijn de persoonsgegevens, verblijfgegevens en gegevens van het
stageverlenende bedrijf bekent. De student is verantwoordelijk voor de juistheid van
de gegevens.
MIM is een van de academies die de meeste internationale mobiliteit heeft en waarbij
studenten al jaren naar het buitenland gaan voor een deel van hun studie. Doordat zij
veel ervaring hebben opgedaan in de afgelopen jaren is het systeem dat er nu
gehanteerd wordt een goedwerkend systeem.

Op dit moment zitten er ongeveer 125 studenten in Engeland voor een excursie. Het is
mevr. Maneschijn en mevr. Rademaker niet bekend welke studenten er mee zijn
gegaan. Er zal wel ergens een lijst liggen, maar daar zijn zij niet van op de hoogte.

Het wordt de student verboden om in de zomervakantie op stage te gaan, vanwege
het feit dat er geen personele bezetting binnen de academie is. Een uitzondering is dat
een bedrijf een student een maand eerder of langer wil laten blijven voor
werkzaamheden binnen het bedrijf. Wanneer dit het geval is worden er aanpassingen
gedaan in het contract, zodat buiten de door de academie vastgestelde stageperiode,
het bedrijf/student verantwoordelijk is en tijdens de normale stageperiode de
Hogeschool verantwoordelijk is.

In geval er een noodsituatie zich voordoet in het buitenland waar studenten bij
betrokken zijn dienen zij de academie op de hoogte te stellen. Vaak is het zo dat


                                                                                     62
wanneer Saxion de student probeert te bereiken, zij telefonisch niet doorkomen,
waardoor de communicatie niet plaats kan vinden.

Voorbeelden van crisissituaties waarbij de academie betrokken is geweest zijn de
SARS epidemie, waarbij studenten die vanuit Zuidoost Azië die naar Nederland
kwamen zich niet mochten vertonen op school en eerst in quarantaine moesten en een
student in Mexico die werd beroofd. De student was direct naar de politie gegaan en
heeft daarna de academie ingelicht via de mail. Vanuit de academie werd aangegeven
dat de student nog wel de verzekering moest informeren.

Er liggen geen richtlijnen vast op het gebied van crisisondersteuning. Wanneer er een
crisis ontstaat worden er ad hoc beslissingen genomen. Wel is het gewenst om Saxion
breed algemene richtlijnen op te stellen.
Daarnaast is het gewenst om een centraal systeem in gebruik te gaan nemen, waarin
ook de docentenmobiliteit en de excursies in worden opgenomen.

Uit een gesprek met Monique Perik, beleidsmedewerker internationalisering binnen
MIM, kwamen de volgende aspecten nog naar voren:
Studentenuitwisseling wordt geregistreerd in een Excel bestand. Wanneer dit plaats
vindt via een beurs heeft het International Office ook beschikking over een Excel
bestand.
Studenten zijn verplicht om tijdens stages tussentijdse rapportages op te stellen.
Hierdoor kan de stagebegeleider een goed beeld creëren van de situatie van de student
in het buitenland.
Daarnaast is het een verplichting voor de student om via i-notes te communiceren,
wanneer hij/zij een e-mail wilt sturen.
Wanneer een reactie van de student achterwege blijft, zal school contact opnemen met
                             de stageverlenende bedrijven.




                                                                                   63
                                     Bijlage 15
Interview Academie Marketing & International Management 3 april 2008
                 Met Romy Smeding & Debby van de Haar

De academie Marketing & International Management is een van de academies waar
de meeste internationale mobiliteit plaatsvindt. Jaarlijks gaan er ongeveer 150
studenten richting het buitenland, om daar een verplicht gedeelte van hun studie of
een stage te gaan volgen. Internationale mobiliteit onder docenten vindt plaats door
middel van werkbezoeken.

Communicatie omtrent de uitgaande student met betrekking tot het volgen van de
studie in het buitenland vindt plaats via de mail. Wanneer het om een stage gaat in het
buitenland vindt de communicatie plaats via de stagecoördinator en wanneer het om
een gedeelte van een studie gaat, communiceert de studiecoördinator(afdeling
Internationalisering MIM) met de student. De stage-/studiegegevens van de student
komen binnen via Bureau Inschrijving. De gegevens worden per semester in een
document verwerkt. Ook wordt er gebruik gemaakt van ‘mentormenu’. Hierin wordt
het studietraject van de student weergegeven. Johan Smits gaat hierover.
Voor de studenten die een stage gaan volgen in het buitenland worden de gegevens in
een Excel bestand.

Er worden verschillende systemen gehanteerd met betrekking tot gegevensregistratie
tussen de afdeling in Deventer en Enschede. In Deventer wordt er geen gebruik
gemaakt van Centuri voor de student die in het buitenland op stage gaat. Dit is in
Enschede wel het geval. Voor meer informatie kunnen we hiervoor terecht bij Marijke
Rademaker-Kempers en Henny Maneschijn. Voor het volgen van de studie in het
buitenland worden wel dezelfde procedures gehanteerd.

Wanneer docenten naar het buitenland gaan voor een werkbezoek wordt dit niet
geregistreerd door middel van een formulier (maar bezoeken worden wel bijgehouden
). Het is bij het secretariaat wel bekend waar de docenten zich in het buitenland
bevinden en op welk mobiel nummer zij bereikbaar zijn.

Voordat studenten naar het buitenland gaan is het niet zo dat zij formulieren invullen,
waarin persoonsgegevens of wie te bereiken in een noodgeval staan vermeld. Er
wordt aan de student enkel de vraag gesteld of er nog zaken zijn waarvan Saxion op
de hoogte moet zijn.

De academie heeft weinig ervaring op het gebied van crisissen/crisismanagement. De
enige crisis die heeft plaatsgevonden is dat een student die in Zuid-Afrika zaten ten
tijde van de vermissing/moord op Marleen Konings psychisch erg in de war was.
Door het onderhouden van contacten met de studenten daar hebben de
stagecoördinatoren hen goed kunnen ondersteunen in de moeilijke periode.

Wanneer studenten naast hun stage-/studieperiode in het buitenland in hun eigen tijd
een vakantie of uitstapje inplannen valt dit volledig onder hun eigen
verantwoordelijkheid. Het is dan bij de academie ook niet bekend waar de student
zich bevindt in die periode. Het valt te vergelijken dat een student in het binnenland



                                                                                       64
tijdens of na hun stage/studie een week op wintersportvakantie gaat. Dan is het bij de
academie ook niet bekend waar hij/zij zich bevindt.
Ook is het de eigen verantwoordelijkheid van de student om eventuele wijzigingen
van gegevens door te melden aan de academie.

Een tekortkoming betreffende de huidige situatie is dat de woongegevens niet altijd
bekend zijn bij de academie. Wanneer zij deze willen raadplegen, dienen zij eerst
contact op te nemen met de partnerinstelling. Daar worden de verblijfsgegevens
geregistreerd.

Een ideale situatie zou zijn dat er een noodtelefoon beschikbaar zou zijn. Daardoor
kan de student/docent in het buitenland op elk tijdstip contact op nemen met zijn of
haar academie in geval van een noodsituatie. 24-uurs bereikbaarheid is dan
noodzakelijk. Eventueel kan er een dienstregeling van toepassing zijn over wie de
telefoon beheert.
Daarnaast is Moveonline volgens Romy een ideale registratie- en
relatiebeheersysteem. Door middel van een schrijf- en kijkrecht is het niet
toegankelijk voor iedereen, zodat fraudesituaties voorkomen worden, maar dat de
verantwoordelijken wel toegang hebben tot het systeem. Omdat het systeem voor
meerdere doeleinden gebruikt kan worden, zal de bereidwilligheid om een centraal
systeem te integreren groter zijn.
Eventueel is het mogelijk om een voorlichting te geven met betrekking tot de
mogelijkheden van Moveonline.




                                                                                       65
                                     Bijlage 16
      Interview Academie Ruimtelijke Ontwikkeling & Bouw 17 april 2008
                            Met Henk Blokland

Binnen de academie Ruimtelijke Ontwikkeling & Bouw vindt er veel internationale
mobiliteit plaats van zowel studenten als docenten. Onderwijsondersteunend
personeel gaat sporadisch een keer naar het buitenland. Studenten gaan naar het
buitenland voor het lopen van een stage, voor het afstuderen of om deel te nemen aan
een uitwisselingsprogramma. Docenten gaan ook naar het buitenland voor
uitwisseling (Life Long Learning Program). Daarnaast nemen zij deel aan projecten in
het buitenland, begeleiden zij internationale excursies en wonen zij congressen bij. De
excursies zijn voor bijna elke opleiding binnen de academie verplicht (minimaal 1).

Het stagebureau binnen de academie registreert en beheert de gegevens van de student
die op stage is of afstudeert in het buiten- en binnenland. Dit gebeurt door middel van
quickplaces voor zowel stages als afstuderen. Daarnaast worden de gegevens ook
hardcopy beheerd. Persoonsgegevens, gegevens van de school en van de
stageverlenende organisatie zijn bekend bij het stagebureau. Er wordt geen gebruik
gemaakt van Centuri. De controle op de juistheid van gegevens vindt plaats in het
begeleidingstraject door de stagebegeleider. Wanneer studenten naar het buitenland
willen gaan dienen zij dezelfde stappen te ondernemen als een student die in het
binnenland een stage wil volgen of wilt afstuderen. Er dienen een aantal formulieren
te worden aangeleverd bij het stagebureau. Volgens dhr. Blokland is dit systeem goed
afgedekt.

De registratie van docentgegevens wanneer hij/zij naar het buitenland gaat worden
bijgehouden bij het secretariaat en de direct leidinggevende. Het betreft hier de
verblijfgegevens en de vertrek- en aankomstdata.
Daarnaast is er een lijst met mobiele telefoonnummers van docenten onderling
bekend. Er wordt van de docent verwacht dat hij nummerwijzigingen door zal geven
en ongeveer eens per jaar wordt er gecontroleerd of deze nummers nog kloppen.
Wanneer docenten of studenten na hun schoolactiviteiten in het buitenland een eigen
vakantie er aan plakken is dit de volledige verantwoordelijkheid van de student of
docent. Vaak geeft een student wel door waar hij/zij dan zit, omdat er meestal nog
eindgesprekken dienen plaats te vinden.

De noodsituatie in Zuid-Afrika, waarbij een studente om het leven is gekomen en
overige studenten emotioneel aangeslagen waren is de enige crisis die zich binnen de
academie heeft afgespeeld.

Gewenst is om ook de kortere uitstapjes/excursies ook te registreren. Het is dan
noodzakelijk om eenduidig beleid te voeren, waar ook de kortdurende reizen naar het
buitenland worden in opgenomen. De gegevens van docenten die deel uit maken van
de internationale mobiliteit moeten niet bij persoon liggen, maar ook hier moet een
centraal registratiepunt voor zijn. Het registratiesysteem moet eenvoudig te gebruiken
zijn en International Office moet als centraal punt toegang hebben tot het systeem.

Op het gebied van crisisondersteuning zijn er geen richtlijnen/protocollen vastgelegd.
Het is gewenst om algemene richtlijnen Saxion breed op te stellen.


                                                                                    66
                                      Bijlage 17

         Interview Academie Toegepaste Kunst & Techniek 21 april 2008
                             Met Hans van Grol

Er vindt binnen de academie Toegepaste Kunst & Techniek wel internationale
mobiliteit plaats. Docenten gaan naar het buitenland via een uitwisselingsbeurs. Dit
gebeurt tamelijk regelmatig. Regelmatig geven er docenten les in Finland aan een
Hogeschool. Daarnaast gaan er docenten naar Zuid-Afrika, om daar te onderzoeken
of het mogelijk is om een traject te starten voor een final year-constructie. Een ander
voorbeeld is dat docenten samen met personeel van International Office naar China
gaan om daar studenten te werven en partnerinstellingen te bezoeken.

Er is geen sprake van een registratieformulier voor docenten die naar het buitenland
vertrekken voor onderwijsactiviteiten. Het is zowel bij het Management Team als bij
de administratie bekend waar de docent zich voor welk periode in het buitenland
bevindt.

Studenten gaan naar het buitenland om daar een stage of minor te volgen of om daar
af te studeren. Landen waar studenten vaak heen gaan zijn Australië, Duitsland,
Finland, Spanje, Zuid-Afrika en Zweden. In het verleden zijn er studenten naar
Tsjechië vertrokken en in de toekomst zullen er studenten naar de Verenigde Staten
gaan. Elke periode gaan er een aantal studenten naar het buitenland en het aantal
groeit elk jaar. Vaak wordt er gebruik gemaakt van stageplekken, waar ze binnen de
academie al referenties van hebben. Daarnaast gaan er studenten op een jaarlijkse
excursie. Deze wordt georganiseerd door de studentenvereniging. Zij hebben het
mobiele nummer van iemand van de administratie binnen de academie, zodat er
vanuit het buitenland een rechtstreekse lijn met een contactpersoon is.

Studenten dienen voordat zij aan een stage beginnen eerst een aanvraagformulier in te
vullen. Hierin staan de verblijfsperiode en bedrijfsgegevens al vermeld. Deze
gegevens worden bij de administratie digitaal beheert, nadat er een gesprek ter
goedkeuring betreffende de stageplek heeft plaatsgevonden.

Dhr. van Grol is de stagebegeleider van de studenten die naar het buitenland gaan
voor het volgen van een gedeelte van hun studie. Via de mail en MSN onderhoudt hij
contact met de studenten. Zodoende weet hij waar de student zich bevindt, hoe het
met hem/haar gaat en of er nog bijzonderheden zijn. Daarnaast wordt er binnen de
academie gebruik gemaakt van Centuri. Hierin zijn de verblijfsperiode, locatie en
bedrijfsgegevens in opgenomen. De gegevens komen via H.S.A. binnen. Een zwak
punt is dat het initiatief van de student moet komen, wanneer hij/zij een wijziging
heeft van desbetreffende gegevens. Hierdoor wordt de actualiteit van de gegevens in
Centuri niet gewaarborgd, omdat het doorgeven van een wijziging niet altijd wordt
doorgegeven. Gewenst is om gebruik te maken van Centuri in een centrale omgeving,
waarbij het voor de student mogelijk is om daar wijzigingen in gegevens door te
kunnen voeren.

Wanneer studenten na hun stageperiode in het buitenland blijven om er nog een
vakantie aan vast te plakken, hebben ze daar binnen de academie geen zicht op.
Daarnaast is het zo dat er geen duidelijkheid bestaat op het gebied van


                                                                                      67
aansprakelijkheid en verantwoordelijkheid wanneer er een crisis zou ontstaan in een
situatie als deze.

Er heeft zich nog geen crisis voorgedaan, waarbij de academie bij betrokken is
geweest. Door de moord op de Saxion studente in Zuid-Afrika, zijn alle academies
geïnformeerd over de situatie.
Wanneer er een crisis zich afspeelt is dhr. van Grol de eerste persoon die actie
onderneemt. Hij zal contact opnemen met de student en ouders/verzorgers en
eventuele vervolgacties ondernemen. Wanneer dhr. van Grol niet aanwezig is, is Jos
Kuipers, administratiebeheerder in staat om deze taak van dhr. van Grol over te
nemen.
Daarnaast zijn er geen richtlijnen of protocollen vastgelegd op het gebied van
crisisondersteuning. Toch hebben ze binnen de academie het gevoel dat er op een
adequate manier gehandeld kan worden, wanneer er een crisis zou ontstaan.




                                                                                  68
                                      Bijlage 18
       Interview Academie Life Science, Engineering & Design 23 mei 2008
                              Met Joop Temmink

Joop Temmink is stagecoördinator binnen de academie LED.
Binnen de academie vindt veel internationale mobiliteit plaats, met name onder
studenten. Zij gaan naar het buitenland om daar een stage te volgen of om daar af te
studeren. Het betreft ongeveer 180 studenten op jaarbasis. Naast stages en
afstudeerprojecten komen korte uitstapjes en excursies naar het buitenland onder
studenten ook voor. Deze worden echter niet op een formeel niveau geregistreerd in
een systeem. De mobiele telefoonnummers van de begeleidende docenten zijn wel
bekend bij het secretariaat.

Alle gegevens van studenten van de academie LED staan in Centuri verwerkt. Met
een druk op de knop kunnen er bijvoorbeeld klassenlijsten en foto’s van alle studenten
geraadpleegd worden. Ook voor de gegevensregistratie van studenten die een stage of
afstudeerproject volgen buiten de landsgrenzen wordt het systeem Centuri gebruikt.
Wanneer studenten voor een gedeelte van hun studie naar het buitenland willen
dienen zij gegevens aan te reiken bij het secretariaat/stagebureau. Zij voeren deze
gegevens in, zodat de stagecoördinatoren toegang hebben tot het systeem. Daarnaast
beheert het stagebureau de gegevens ook hardcopy. Het systeem is niet 100%
geborgd, vanwege het feit dat de academie studentafhankelijk is voor de juistheid van
de gegevens. Controle op de juistheid van gegevens vindt niet plaats.
Momenteel wordt er gewerkt aan het uitbreiden van het systeem. Hierdoor bestaat er
de mogelijkheid om binnenkort ook studentgegevens te verwerken die minoren
volgen in het buitenland. Daarnaast wordt er een webportal opgezet, zodat studenten
eventueel zelf gegevens kunnen wijzigen, stagecoördinatoren van buitenaf toegang
hebben tot het systeem en dat zelfs stageverlenende bedrijven hun vacatures hierin
kunnen plaatsen. Tevens kwam naar voren dat er het risico bestaat dat men bij een
stroomstoring geen toegang heeft tot Centuri. Het is eenvoudig te realiseren om alle
uitgaande studenten van alle academies te laten registreren, waarbij toegankelijkheid
voor International Office wordt gecreëerd.

Wanneer studenten in het buitenland na of tijdens hun stage-/afstudeerperiode een
uitstapje of vakantie inplannen worden formeel gezien geen gegevens geregistreerd.
Wel is het vaak zo dat de stagebegeleider op de hoogte is van de vakanties van de
student.

Docenten en onderwijsondersteunend personeel gaan incidenteel voor
onderwijsactiviteiten naar het buitenland. Er wordt voor docenten geen
registratiesysteem gebruikt. Het is wel bij het secretariaat bekend, waar de
medewerker zich bevindt in het buitenland op welk moment.

De functionarissen binnen de academie LED hebben geen ervaring op het gebied van
crisissituaties. Tevens is het zo dat er geen richtlijnen of protocollen zijn opgesteld om
een eventuele crisis in het buitenland te ondersteunen.

Momenteel verloopt de gegevensregistratie van de studenten erg goed. Het is gewenst
om de registratie Saxion Breed neer te zetten.


                                                                                       69
          Bijlage 19

Datamatrix resultaten interviews




                                   70
                                                  ABR                                      AGZ
Vindt er internationale mobiliteit plaats?        Ja, soms                                 Ja, vaak
Beschikking over registratiesysteem?              Ja                                       Ja
Welk systeem wordt gebruikt?                      Centuri                                  Centuri
Welke gegevens worden verwerkt?                   Verblijfsgegevens                        Verblijfsgegevens
                                                  Gegevens stageverlenende bedrijf         Gegevens stageverlenende bedrijf
                                                  Verblijfsperiode                         Verblijfsperiode
Actueel houden gegevens                         Studentafhankelijk aanreiken gegevens      Studentafhankelijk aanreiken gegevens
Borging gegevens                                Geen borging vindt plaats                  Geen borging vindt plaats
Voordelen systeem                               Niet aangegeven                            In geval van noodformulier'
Nadelen/tekortkomingen systeem                  Studentafhankelijk aanreiken gegevens      Studentafhankelijk aanreiken gegevens,ontbreken van docentregistratie
Gewenste situatie vanuit academie               Centrale rol voor International Office     Opnemen docentenregistratie in systeem
Crisisdefiniëring academie                      Geen eenduidige definiëring                Geen eenduidige definiëring
Richtlijnen crisisondersteuning binnen academie Handboek Nuffic 'Op het ergste voorbereid' Geen richtlijnen vastgelegd




                                                                                                                                                   71
                                                  ABO                                    APO
Vindt er internationale mobiliteit plaats?        Ja, regelmatig                         Ja, regelmatig
Beschikking over registratiesysteem?              Ja                                     Ja
Welk systeem wordt gebruikt?                      Centuri                                Digitaal en hardcopy
Welke gegevens worden verwerkt?                   Verblijfsgegevens                      Verblijfsgegevens
                                                  Gegevens stageverlenende bedrijf       Gegevens stageverlenende bedrijf
                                                  Verblijfsperiode                       Verblijfsperiode
Actueel houden gegevens                           Studentafhankelijk aanreiken gegevens Student-/docentafhankelijk aanreiken gegevens
Borging gegevens                                  Geen borging vindt plaats               Controle door stagebeleider
Voordelen systeem                                 Toegankelijkheid meerdere personen Tevens docentenregistratie
Nadelen/tekortkomingen systeem                    Niet alle opleidingen gebruiken Centuri Slechts één persoon heeft toegang tot het systeem
Gewenste situatie vanuit academie                 Alle opleidingen meenemen in Centuri Centraal systeem met webportal
Crisisdefiniëring academie                        Geen eenduidige definiëring             Geen eenduidige definiëring
Richtlijnen crisisondersteuning binnen academie   Geen richtlijnen vastgelegd             Geen richtlijnen vastgelegd




                                                                                                                                              72
                                             AMA                                              AMM
Vindt er internationale mobiliteit plaats?   Ja, soms                                         Ja, regelmatig
Beschikking over registratiesysteem?         Ja                                               Ja
Welk systeem wordt gebruikt?                 Hardcopy                                         Digitaal en hardcopy
Welke gegevens worden verwerkt?              Verblijfsgegevens                                Verblijfsgegevens
                                             Gegevens stageverlenende bedrijf                 Gegevens stageverlenende bedrijf
                                             Verblijfsperiode                                 Verblijfsperiode
Actueel houden gegevens                      Student-/docentafhankelijk aanreiken gegevens     Studentafhankelijk aanreiken gegevens
Borging gegevens                             Geen borging vindt plaats                         Controle door stagebegeleider
Voordelen systeem                            Tevens docentenregistratie                        Niet aangegeven
Nadelen/tekortkomingen systeem               Slechts één persoon heeft toegang tot het systeem Gegevens op verschillende locaties
Gewenste situatie vanuit academie            Centraal systeem, toegankelijkheid verbreden      Centraal systeem
Crisisdefiniëring academie                   Geen eenduidige definiëring                       Geen eenduidige definiëring
Richtlijnen crisisondersteuning binnen       Geen richtlijnen vastgelegd                       Geen richtlijnen vastgelegd
academie




                                                                                                                                       73
                                             TKT                                                              HBS
Vindt er internationale mobiliteit plaats?   Ja, soms                                                         Ja, vaak
Beschikking over registratiesysteem?         Ja                                                               Ja
Welk systeem wordt gebruikt?                 Centuri                                                          Centuri
Welke gegevens worden verwerkt?              Verblijfsgegevens                                                Verblijfsgegevens
                                             Gegevens stageverlenende bedrijf                                 Gegevens stageverlenende bedrijf
                                             Verblijfsperiode                                                 Verblijfsperiode
Actueel houden gegevens                      Studentafhankelijk aanreiken gegevens                             Studentafhankelijk aanreiken gegevens
Borging gegevens                             Geen borging vindt plaats                                         Geen borging vindt plaats
Voordelen systeem                            Gegevens snel te raadplegen                                       Tevens relatiebeheer opgenomen
Nadelen/tekortkomingen systeem               Studentafhankelijk aanreiken gegevens                             Niet aangegeven
Gewenste situatie vanuit academie            Centraal systeem, waarbij studenten wijzigingen kunnen doorvoeren Niet aangegeven
Crisisdefiniëring academie                   Geen eenduidige definiëring                                       Geen eenduidige definiëring
Richtlijnen crisisondersteuning binnen
                                             Geen richtlijnen vastgelegd                                       Geen richtlijnen vastgelegd
academie




                                                                                                                                                 74
                                                  MIM (E)                                 MIM (D)
Vindt er internationale mobiliteit plaats?        Ja, vaak                                Ja, vaak
Beschikking over registratiesysteem?              Ja                                      Ja
Welk systeem wordt gebruikt?                      Centuri en hardcopy                     Hardcopy
Welke gegevens worden verwerkt?                   Verblijfsgegevens                       Verblijfsgegevens
                                                  Gegevens stageverlenende bedrijf        Gegevens stageverlenende bedrijf
                                                  Verblijfsperiode                        Verblijfsperiode
Actueel houden gegevens                           Studentafhankelijk aanreiken gegevens    Studentafhankelijk aanreiken gegevens
Borging gegevens                                  Geen borging vindt plaats                Geen borging vindt plaats
Voordelen systeem                                 Toegankelijkheid meerdere personen       Niet aangegeven
Nadelen/tekortkomingen systeem                    Niet aangegeven                          Studentgegevens niet altijd bekend
Gewenste situatie vanuit academie                 Opnemen docentenregistratie en excursies Digitaal systeem Moveonline implementeren
Crisisdefiniëring academie                        Geen eenduidige definiëring              Geen eenduidige definiëring
Richtlijnen crisisondersteuning binnen academie   Geen richtlijnen vastgelegd              Geen richtlijnen vastgelegd




                                                                                                                                       75
                                                  LED                                                  CII
Vindt er internationale mobiliteit plaats?        Ja, vaak                                             Ja, soms
Beschikking over registratiesysteem?              Ja                                                   Ja
Welk systeem wordt gebruikt?                      Centuri en hardcopy                                  Hardcopy
Welke gegevens worden verwerkt?                   Verblijfsgegevens                                    Verblijfsgegevens
                                                  Gegevens stageverlenende bedrijf                     Gegevens stageverlenende bedrijf
                                                  Verblijfsperiode                                     Verblijfsperiode
Actueel houden gegevens                           Studentafhankelijk aanreiken gegevens                   Studentafhankelijk aanreiken gegevens
Borging gegevens                                  Geen borging vindt plaats                               Geen borging vindt plaats
Voordelen systeem                                 Backup door hardcopy                                    Niet aangegeven
Nadelen/tekortkomingen systeem                    Raadpleging systeem niet mogelijk bij stroomuitval      Beperktheid beschikbare gegevens
Gewenste situatie vanuit academie                 Centraal systeem, met centrale rol International Office Systeem moet te linken zijn aan bestaande databases
Crisisdefiniëring academie                        Geen eenduidige definiëring                             Geen eenduidige definiëring
Richtlijnen crisisondersteuning binnen academie   Geen richtlijnen vastgelegd                             Geen richtlijnen vastgelegd




                                                                                                                                                          76
Vindt er internationale mobiliteit plaats?
Beschikking over registratiesysteem?
Welk systeem wordt gebruikt?
Welke gegevens worden verwerkt?                  FEM                          ROB
                                                 Nee                          Ja, vaak
                                                 Nee                          Ja
Actueel houden gegevens                          n.v.t.                       Digitaal en hardcopy
Borging gegevens                                 n.v.t.                       Verblijfsgegevens
Voordelen systeem                                                             Gegevens stageverlenende bedrijf
Nadelen/tekortkomingen systeem                                                Verblijfsperiode
Gewenste situatie vanuit academie               n.v.t.                        Student-/docentafhankelijk aanreiken gegevens
Crisisdefiniëring academie                      n.v.t.                        Controle door stagebegeleider
Richtlijnen crisisondersteuning binnen academie n.v.t.                        Tevens docentenregistratie en toegankelijkheid meerdere personen
                                                n.v.t.                        Niet aangegeven
                                                Centraal systeem              Centraal systeem, centrale rol I.O. en docentgegevens/excursies registreren
                                                Geen eenduidige definiëring   Geen eenduidige definiëring
                                                Geen richtlijnen vastgelegd   Geen richtlijnen vastgelegd




                                                                                                                                                  77
                                      Bijlage 20

                                  Brochure Centuri

Snel even de adresgegevens van een student zoeken… wat was het telefoonnummer
van dat stagebedrijf ook alweer? Hoe vaak gebeurt het niet dat simpele taken toch net
iets langer duren dan je eigenlijk zou willen? Met Centuri is dit allemaal verleden tijd:

Centuri is een Student Informatie Systeem en centraliseert alle informatie die voor de
administratie van een Hogeschool belangrijk is, zodat deze altijd en overal snel
toegankelijk is.

Geschiedenis
Centuri is in nauwe samenwerking met de Hogeschool Saxion ontwikkeld. Aanleiding
hiervoor was de behoefte om de informatie die weliswaar binnen de afdelingen
beschikbaar was, maar door verbrokkeling en onduidelijke
communicatie niet optimaal gebruikt werd, te integreren tot een geheel.

Doel
De doelstelling van Centuri is om alle gegevens van een afdeling via één centraal
systeem te beheren. Het grote voordeel voor de gebruiker is dat deze overal toegang
heeft tot alle studentinformatie, zelfs online. Dit zorgt bovendien voor een optimale
communicatie en transparantie van de organisatie, zonder dat daarbij
informatie dubbel of onnodig wordt opgeslagen.

Centuri heeft zich in de afgelopen 8 jaar al meerdere malen bewezen als een stabiel en
goed functionerend pakket dat de efficiëntie van de organisatie verhoogt en zorgt voor
een betere toegankelijkheid van gegevens.


Een aantal belangrijke aspecten van Centuri zijn:

      Volledig beheren van alle stamgegevens van een student
      Volledig beheer van stagegegevens
      Vastleggen van aangemelde stagevacatures
      Registratie van o.a. docenten, bedrijven en contactpersonen
      Eenvoudig zoeken in alle gegevens
      Eenvoudig een email versturen naar meerdere contactpersonen/studenten
      Importfunctie voor aanmelders- en studentgegevens (Volg+, HSA)
      Gegevens zijn eenvoudig te koppelen met MS-Word voor mailingen etc
      Exportfunctie naar bijv. MS-Access, MS-Word en MS-Excel
      Beheer van studiebomen, modulen, docentbelasting, boekenlijsten etc.
      Uitgebreide rapportagemogelijkheden
      Managementinformatie (bekostigde studenten etc)
      Cijferregistratie
      Webkoppeling

Van studenten, personeelsleden, stagebedrijven en contactpersonen tot uitgebreide
stagegegevens en de gehele verkaveling van een studiejaar, al deze gegevens zijn op



                                                                                        78
een eenvoudige, gebruiksvriendelijke manier bij te houden met Centuri.

Het gebruik is met name bedoeld voor de administratie en studievoortgangafdelingen,
maar ook docenten en het management hebben toegang tot de gegevens, waardoor de
transparantie van de organisatie verhoogd wordt. Gebruiksvriendelijkheid en eenvoud
zijn kernwoorden die als een rode draad door Centuri lopen.

Rapportage
Het beheren van gegevens is één, maar een overzichtelijke rapportage ervan is een
ander verhaal.
Eenvoudig selecties maken op basis van uiteenlopende criteria en deze afdrukken is
een van de krachtige functionaliteiten die een gebruiker van Centuri tot zijn of haar
beschikking heeft. In plaats van de rapporten af te drukken kan er ook worden
gekozen deze te exporteren naar gangbare formaten als Microsoft® Access of
Microsoft® Excel.

Koppelingen
Eén centraal systeem met alle informatie voor een effectieve bedrijfsvoering is
natuurlijk prachtig, maar zou het niet wenselijk zijn deze informatie te kunnen
koppelen met andere systemen?
Koppelingen met het aanwezige e-mailsysteem of het genereren van brieven aan een
lijst met ontvangers zijn slechts enkele voorbeelden van handige functies van Centuri.
Met behulp hiervan is het kinderspel om aan bijvoorbeeld alle eerstejaars studenten
een herinnering via email te sturen om zich in te schrijven voor tentamens, of aan alle
stagebedrijven uit bijvoorbeeld Enschede een uitnodiging voor een open dag te sturen
middels een brief.

Web
De slogan van Centuri, “Toegang tot alle informatie, overal en altijd”, is met name
onderbouwd door het feit dat alle gebruikers ervan de mogelijkheid hebben deze
gegevens via een WebPortal te benaderen. Docenten kunnen thuis snel nog even
gegevens bijwerken, studenten kunnen lesroosters inzien en kijken of er nog actuele
mededelingen zijn. Maar ook (potentiële) stagebedrijven kunnen inloggen op het
beveiligde systeem om stageopdrachten aan te kunnen bieden in het systeem.

Toekomst
De ontwikkeling van Centuri heeft als enige beperking de technische mogelijkheden
van het moment zelf. Door een continue uitbreiding van de functionaliteit met de
meest uiteenlopende technieken wordt getracht een zo breed mogelijk draagvlak te
creëren voor Centuri.
Een goed voorbeeld is misschien wel een koppeling met Microsoft® MapPoint; zou
het als begeleidend docent niet handig zijn om direct een routebeschrijving naar een
stagebedrijf te krijgen voor een bezoek? Of zou het niet overzichtelijk zijn voor het
management om op een kaart de geografische spreiding van studenten of bedrijven te
zien?



Managementinformatie
Zoals studentinformatie onontbeerlijk is voor de administratie, is


                                                                                        79
managementinformatie onontbeerlijk voor het goed beheren van een organisatie.
Overzichten van de hoeveelheid studenten per klas, al dan niet bekostigd, of een
overzicht van de docentbelasting per taak per periode. Het is allemaal eenvoudig op te
roepen. de Hogeschool Saxion ontwikkelt. Op deze manier kon heel goed worden
ingesprongen op de specifieke wensen die voortkwamen uit de ervaringen van
dagelijkse werkzaamheden.

Voor wie is Centuri bedoeld?
In principe is Centuri bedoeld voor alle studenten en medewerkers van de organisatie.
Ook biedt Centuri communicatiemogelijkheden t.a.v. (stage)bedrijven en
contactpersonen.

Er zijn een aantal kerngroepen te onderscheiden, waaraan men binnen Centuri
bepaalde rechten en functionaliteiten kan toekennen:
- Management
- Administratie
- Studiecoördinatoren
- Stagebureau
- Docenten
- Studenten
- Bedrijven

Studentgegevens
De studentgegevens vormen natuurlijk de basis van de administratie. Zaken als NAW-
gegevens, vooropleiding, in- en uitschrijfdata en studiegegevens worden
overzichtelijk weergegeven en zijn eenvoudig te wijzigen.

Stagegegevens
Bij het beheer van stagiaires is het behouden van het overzicht één van de
belangrijkste aspecten. In Centuri worden alle gegevens in één scherm weergegeven
en kan de gebruiker de voortgang van een student bekijken en, indien gerechtigd,
wijzigen. Zaken als verwerving naar een stagebedrijf, periode, gekozen stagebedrijf
en begeleiders en opdrachtomschrijvingen zijn slechts enkele aspecten die hier aan
bod komen.

Beheer bedrijven en contactpersonen
Hier kan men alle gegevens beheren m.b.t. bedrijven en contactpersonen. Van
contactgegevens en e-mailadressen tot stagiaires die nu en in het verleden bij het
betreffende bedrijf stage hebben gelopen.

Zoeken
Informatie beheren is één, maar het snel en gemakkelijk geavanceerde selecties
maken van studenten/bedrijven voor bijvoorbeeld een mailing is misschien nog wel
belangrijker. Centuri biedt de gebruiker deze functionaliteit. Op eenvoudige manier
kan men informatie sorteren en filteren om deze vervolgens te exporteren voor
mailingen, overzichtslijsten etc.

Rapportage
Even een overzicht van alle gegevens van een student, of een overzicht van alle



                                                                                      80
studenten in een klas of van een betreffende mentor. Met behulp van de rapporten is
Centuri is dit eenvoudig te realiseren.

Managementinformatie
Zoals studentinformatie onontbeerlijk is voor de administratie, is
managementinformatie onontbeerlijk voor het goed beheren van een organisatie.
Overzichten van de hoeveelheid studenten per klas, al dan niet bekostigd, of een
overzicht van de docentbelasting per taak per periode. Het is allemaal eenvoudig op te
roepen.

AlienTrick is een jong en dynamisch bedrijf dat al enige jaren actief is op de
informatiseringmarkt. De eigenschap om niet vóór een klant, maar vooral in
samenwerking mèt een klant tot een totaaloplossing voor vraagstukken te komen heeft
er mede toe bijgedragen dat Centuri nu al een succesvol product is.

Centuri is in nauwe samenwerking met de Hogeschool Saxion ontwikkeld. Naast de
algemene basisfunctionaliteiten bezit Centuri extra opties, die door veelvuldig overleg
en inventarisatie van specifieke wensen naar voren zijn gekomen. Door dit persoonlijk
contact kon heel goed worden ingesprongen op de vragen die voortkwamen uit de
ervaringen van dagelijkse werkzaamheden.

De combinatie van de sterke basis uitgebreid met op maat gemaakte functionaliteit
maakt Centuri ook voor andere (hoge)scholen en instellingen een uitstekend stuk
gereedschap dat zowel de dagelijkse werkzaamheden minder arbeidsintensief als de
beleidsvoeringen transparanter maakt. Met name de koppelingen met bestaande
software en uitbreidingen via internet opent mogelijkheden tot een effectieve en
efficiënte werkomgeving.

Toekomst
Met de ontwikkeling van projectbeheer, cijferregistratie (incl. importeren van
cijfergegevens (Volg+, HSA)) en de verdere uitbreiding van de WebPortal komt
Centuri weer een stap dichterbij aan het doel: “Toegang tot alle actuele
studentinformatie, overal en altijd”. Zo biedt projectbeheer een betere registratie van
zowel commerciële als niet commerciële trajecten en kunnen docenten door de
cijferweergave eerder en beter inspelen op eventuele problemen met een student
(voordat dit tot onnodige problemen lijdt). Met de WebPortal zal de efficiëntie van de
hele afdeling naar een hoger niveau getild worden.




                                                                                      81
                                      Bijlage 21
                     Interview Universiteit Twente 16 mei 2008
                        Met Tom Mulder en Inge van Haare

Tom Mulder is binnen de Universiteit Twente beleidsmedewerker internationaliseren
op de afdeling Strategy & Communications Office. Hij richt zich vooral op de
werving van studenten uit het buitenland.

Op jaarbasis gaan er ongeveer tussen de 400 en 500 studenten naar het buitenland
voor uitwisseling of voor een stage. Het is niet met zekerheid vast te stellen hoe groot
de omvang is van de studentenmobiliteit, aangezien het decentraal geregeld is, net
zoals binnen het Saxion. Er zijn vijf faculteiten, met ongeveer in totaal 150
hoogleraren. De mobiliteit wordt zowel door de faculteit geregistreerd als door de
hoogleraren zelf.

Ook gaan er medewerkers van de UT voor onderwijsactiviteiten naar het buitenland.
Voor de docentenregistratie wordt het FEZ systeem gebruikt. Er wordt vooraf door de
medewerkers een formulier ingevuld, waarin de collectieve reisverzekering van de
UT, de reisdata en de verblijfgegevens opgenomen zijn. Door middel van dit
formulier kunnen de medewerkers hun kosten van de reis declareren. Hierdoor is de
registratie goed geborgd, vanwege het feit dat over het algemeen elke medewerker
zijn reiskosten willen declareren.
Er wordt geen gebruik gemaakt van een ‘in geval van noodformulier’. Het is gewenst
om een dergelijk formulier in het systeem op te nemen. Er wordt niet gecontroleerd of
het formulier naar waarheid is ingevuld, omdat het niet verplicht is voor de
medewerkers om deze in te vullen.

Het is voor medewerkers eenvoudig om een reis te boeken. Dit kan via een online
formulier. Daarnaast is het door de collectieve reisverzekering van de UT erg
aantrekkelijk om te gaan reizen en door middel van het declaratiesysteem is de
registratie goed geborgd.

Bij de afdeling communicatie van de UT liggen crisisplannen klaar die gericht zijn op
verschillende scenario’s. Deze worden ook jaarlijks geoefend met het crisisteam.
Deze zal worden gevormd door de eerste en tweede crisisverantwoordelijken. Zij
zorgen er voor dat er één van de twee verantwoordelijken altijd bereikbaar is. Zij
functioneren als een meldpunt voor studenten uit het buitenland. Zij sturen het
International Office en personeelszaken aan om rond te gaan bellen om te kijken of er
in een noodgeval in het buitenland daar studenten verblijven.
De woordvoerder van het College van Bestuur is de eerste crisisverantwoordelijke en
zal de pers te woord staan in geval er een crisis heeft plaatsgevonden.
Er wordt aan gewerkt om de crisisplannen ook te gaan oefenen in samenwerking met
de faculteiten
De tsunami is een crisis waar Tom Mulder mee te maken heeft gehad. Op dat moment
zaten er weinig studenten in de getroffen gebieden. Na een aantal telefoontjes kon
men concluderen dat er geen UT studenten getroffen waren. Wel is het zo dat de
buitenlandse student vanuit Zuidoost Azië hier in Nederland is opgevangen door de
UT in samenwerking met de ambassade. Er zitten wel continu ongeveer 10 UT
studenten in Indonesië, China en Turkije.


                                                                                      82
Inge van Haare is coördinator op de afdeling Student & Onderwijs Service Centrum
binnen International Office.
Bij International Office kan de registratie van studentenmobiliteit op verschillende
manieren plaatsvinden.

Studenten die naar het buitenland gaan, kunnen gratis de collectieve reisverzekering
van de UT afsluiten. Wanneer zij hier gebruik van maken, worden zij direct
geregistreerd in het FEZ systeem. Er wordt geregistreerd waar zij heen gaan, voor hoe
lang en er wordt contactinformatie achtergelaten voor het thuisfront (‘in geval van
noodgegevens’).
Deze vorm van registratie wordt gestimuleerd, maar het is niet geborgd. Er zijn ook
studenten die geen collectieve reisverzekering van de UT willen afsluiten en een reis
naar het buitenland regelen via de faculteit. De faculteit zelf beheert dan de
gegevensregistratie van de uitgaande student.
Ten slotte zijn er ook studenten die via beursmogelijkheden naar het buitenland gaan.
Studenten die met een beurs naar het buitenland gaan staan geregistreerd bij het
International Office in een digitale database.

Wanneer er een crisis plaatsvindt in het buitenland, vraagt het International Office de
gegevens op bij FEZ, raadplegen zij hun eigen database, informeren zij de faculteiten
en raadplegen zij hun draaiboek en stagecoördinatoren. Het draaiboek is gericht op
crisisondersteuning. Hierin staat opgenomen dat de eerste en tweede
crisisverantwoordelijken een crisisteam kunnen opstellen en wie er naar buiten treedt
om de pers te woord te staan. Verder staan er geen verschillende scenario’s hierin
opgenomen, waardoor het een vrij beperkt document is.
Personeelszaken richt zich op de docentenmobiliteit/-registratie in geval er een crisis
plaatsvindt in het buitenland.

Het is volgens mevrouw van Haare erg gewenst om de registratie te verplichten.
Binnenkort zal er een informatiemanager worden aangesteld die zich gaat richten op
het in kaart brengen van één groot, goedwerkend systeem.




                                                                                       83
                                      Bijlage 22
       Interview Nationale Hogeschool voor Toerisme & Verkeer 27 mei 2008
                            Met Virginia van der Wel

Het NHTV is een hogeschool waarin internationale mobiliteit veel aan de orde is.
Vele studenten, maar ook docenten en onderwijsondersteunend personeel gaan voor
onderwijsactiviteiten naar het buitenland. Mevrouw van der Wel is medewerker bij
het Strategisch Centrum Internationalisering binnen de hogeschool. International
Office is onderdeel van deze afdeling.

Om de internationale mobiliteit in kaart te brengen wordt het
crisismanagementsysteem gehanteerd. Crisismanagementsysteem is de term die
gebruikt wordt voor de gehele crisisondersteuning. De database die gebruikt wordt
voor de gegevensregistratie is door de hogeschool zelf ontwikkeld. Wanneer
studenten, docenten en onderwijsondersteunend personeel via een webportal een
gegevensformulier Verblijf Buitenland invullen, worden de gegevens direct in de
database verwerkt. Mevrouw van der Wel beheert deze database.
Zowel de begeleidend docent als mevrouw van der Wel controleren de juistheid van
de gegevens. 100% borging is niet mogelijk, vanwege het feit dat beide personen
studentafhankelijk zijn betreffende het aanreiken van gegevens. De student wordt
verplicht gegevenswijzigingen door te geven, maar de volledige borging van de
gegevens valt niet te realiseren.

Op het gebied van crisisondersteuning is er in samenwerking met Crion een
crisishandboek opgesteld. Crion is een centrum voor crisisondersteuning.

Crion beschouwt een crisis als een onverwachte, plotselinge gebeurtenis met
(dreigend) gevaar voor:

       Veiligheid en gezondheid van mensen
       Ernstige materiële schade
       Ernstige reputatieschade
       Continuïteit en integriteit van de organisatie

In samenwerking met Crion is het mogelijk om een geheel crisismanagementsysteem
op te stellen, waarin aspecten als een registratiesysteem, een crisishandboek en het
coördineren van het afwikkelen van een ontstane crisissituatie kan worden
opgenomen.

Het NHTV heeft een contract met Crion, waarin is opgenomen dat wanneer er een
crisissituatie ontstaat, zij worden ingeschakeld en de crisisondersteuning gaan
begeleiden. Buiten kantooruren worden zij direct opgebeld door het slachtoffer en
tijdens kantooruren contact de student in eerste instantie mevrouw van der Wel.
Binnen het NHTV zijn er nooddiensten door managementteamleden, waardoor er
altijd iemand bereikbaar is en zodoende een lid kan worden van het crisisteam. Aan de
hand van de ernst van het probleem wordt er een crisisteam opgesteld.
Mevrouw van der Wel, het hoofd International Office, voorzitter van het NHTV,
hoofd van afdeling Communicatie en de academiedirecteur van de desbetreffende



                                                                                   84
opleiding maken sowieso onderdeel uit van het crisisteam. Deze kan echter,
afhankelijk van de crisissituatie, uitgebreid worden.

Nu het NHTV een contract heeft met Crion en alles omtrent crisisondersteuning in
kaart heeft gebracht betalen zij jaarlijks ongeveer 2500 euro aan vaste kosten.
Daarnaast dient het NHTV nog service- en advieskosten te betalen. De hoogte van het
bedrag is dus sterk afhankelijk van het aantal crisissituaties die zijn ontstaan, waarbij
Crion wordt ingeschakeld.
Het is voor het NHTV ook moeilijk te definiëren wat een crisis precies is. Wanneer de
crisis voor het NHTV te veel wordt, schakelen zij Crion in en nemen zij de taken
over.

Om een indicatie te krijgen voor wat betreft de veiligheid in het buitenland heeft het
Strategisch Centrum codegebieden in de wereld in kaart gebracht. Landen kunnen
gekoppeld zijn aan de kleuren rood (verboden heen te gaan), oranje (afhankelijk van
een gesprek met de student) en groen (student heeft toestemming om te gaan). De
codegebieden zijn bepaald aan de hand van het reisadvies van het Ministerie van
Buitenlandse Zaken en de website van de Canadese ambassade (altijd actueel).
Tevens krijgt mevrouw van der Wel dagelijks een nieuwsbrief van de Canadese
ambassade waarin de laatste travel reports en warnings staan vermeld.

Op het gebied van eerdere ervaringen met crisissituaties kwamen de bekende crisissen
van de Tsunami en de aanslagen in Londen naar voren. Daarnaast hebben zij te maken
gehad met een student in Spanje die na een avondje uit niet meer thuis was gekomen.
Toen dit bekend werd is Crion ingeschakeld en hebben zij een crisisteam opgesteld.
Uiteindelijk is de student al snel weer gelocaliseerd.

Het is in Nederland nog niet wettelijk verplicht om crisisondersteuning in kaart te
brengen. Het NHTV neemt haar morele verantwoordelijkheid om deze wel in kaart te
brengen.

Het voordeel van het registratiesysteem is dat alle gegevens van de student
beschikbaar zijn. Hierbij valt te denken aan vluchtnummers, accommodatiegegevens
en noodadressen. Een nadeel van het systeem is dat er continu aandacht aan besteed
dient te worden en dat het mensenwerk blijft.

Eerstejaars studenten krijgen in de toekomst tijdens een week ‘Internationaliseren’
een workshop waarin het crisismanagement wordt meegenomen in de vorm van een
verplichte workshop.




                                                                                      85
                                    Bijlage 23

                               Brochure Moveonline

Moveon is the European standard software for the management of international co-
operations and mobility.

moveon incorporates all the data and processes required for the daily management of
the International Office. It simplifies all the tasks involved, improves the general
efficiency and allows the easy management and controlling of all international
activities.

moveon manages the complete cycle of international activities ranging from the
planning and organisation e.g. of agreements and co-operations, through to the
marketing of the institution and the management of daily activities and finally the
controlling of the institution's activities with efficient analytical tools.




moveonline consists of 5 online extension modules for moveon.

These modules enable the online application of outgoing and incoming exchange
students and the online publication of international co-operations, exchange
possibilities and student reports. With moveonline you enhance the services offered
by your International Office and at the same time reduce the workload and improve
the efficiency in the office.
The moveonline modules are independent from one another and can each be used
separately with moveon. The design of each module is customised to suit your
institution’s needs and corporate design.
The online application modules “incoming” and “outgoing” provide you with
standardised and modern application processes for your exchange students. These
modules eliminate manual data entry, improve the quality of applications and increase
efficiency in your International Office.
The online publication modules “cooperations”, “exchanges” and “reports” enable
you to display up-to-date information on your website about your international
activities and exchange agreements along with all your student reports. These


                                                                                   86
modules do not require any additional maintenance effort as the online information is
updated directly from moveon.

moveonline outgoing
online application for outgoing students
moveonline outgoing provides you with an online application process for your
outgoing students. Students applying for a mobility at partner institutions must
complete and submit an online application form on your website. A PDF version of
the application is then printed and signed by the students and sent to the coordinators
responsible for the selection of outgoing students, possibly also at a faculty level. The
coordinators send the selected students’ applications to the International Office, where
the online applications can be imported and further processed in moveon without any
manual data entry.
The online application represents a standardised and modern process for all students
regardless of the faculty or exchange programme.
This process is time-saving and improves the efficiency in your International Office.

moveonline incoming
online application for incoming students
moveonline incoming provides you with an online application process for incoming
students. Students applying to your institution must complete and submit an online
application form on your website. A PDF version of the application is then printed
and signed by the students and the responsible coordinators at the home institution.
These documents are then sent to the International Office, where the online
applications can be imported and further processed in moveon without any manual
data entry.
The online application represents a standardised and modern process for all students
regardless of the faculty or exchange programme. This process is time-saving and
improves the efficiency in your International Office.

moveonline cooperations
online publication of international cooperations
moveonline cooperations enables you to publish all international cooperations
managed in moveon on your institution’s website. Anyone seeking information about
your international affairs can get an overview online of all your institution’s activities
in regards to content and geographic location. Detailed information is also available
about each individual activity and the related contact person.
With the help of interactive maps and a wide range of other search criteria, visitors to
your website can easily search through the online database of international
cooperations. If desired, the search can be restricted to specific types of activities such
as research projects, student mobility, visiting staff, intensive courses, etc. All the
information published online is updated automatically from moveon, eliminating the
need for you to update your website manually.

moveonline exchanges
online publication of exchange agreements
moveonline exchanges enables you to publish all exchange agreements managed in
moveon on your institution’s website. Students interested in exchange studies abroad
no longer need to contact your International Office directly. Instead they can visit



                                                                                        87
your website where they will find clearly displayed information about partner
institutions and all the exchange possibilities available to them.
With the help of interactive maps and a wide range of other search criteria, students
can easily search through the online database of active exchange agreements. If
desired, the search can be restricted to specific countries, programmes, faculties or
fields of study. All the information published online is updated automatically from
moveon, eliminating the need for you to update your website manually.

moveonline reports
online management and publication of student reports
moveonline reports enables you to effortlessly manage and publish outgoing students’
reports on your institution’s website. Once students have completed their exchange
studies abroad, they can create an account in moveonline reports in which they can
enter their personal details and create and load their reports e.g. as Word or PDF files.
The information entered by students is instantly available to theInternational Office
and can be immediately validated and published on your institution’s website. Each
student report is displayed alongside the corresponding exchange in moveonline
exchanges.

unisolution GmbH
Wankelstraße 14 Tel +49 711 253591-60 info@unisolution.eu
D-70563 Stuttgart Fax +49 711 253591-89 www.unisolution.eu
Order form for moveon and moveonline
Institutions with between 17,500 and 22,500 students
Institution Institution name
______________________________________________________________
Department
______________________________________________________________
Postal address
______________________________________________________________
European VAT no.
______________________________________________________________
Total number of students
______________________________________________________________
Represented by Contact name
______________________________________________________________
E-mail address
______________________________________________________________
Telephone no.
______________________________________________________________
Please tick the box beside the desired modules and enter the catalogue price in the
order price column where applicable. Please note
that all prices are shown excluding VAT.

Software licence Catalogue price Order price
moveon – including 6 months free hotline and update service 5250 €
moveon sql – additional module for the use of moveon with an SQL database 1600 €
moveonline incoming – online application for incoming students 1600 €
moveonline outgoing – online application for outgoing students 1600 €
moveonline exchanges – online publication of exchange possibilities 1600 €


                                                                                        88
moveonline reports – online management & publication of outgoing students’
reports 1600 €
moveonline co-operations – online publication of international co-operations 1600 €
Total licence
Services
Data transfer – import of existing data by unisolution after consultation and a
preliminary examination of the data. The cost of
this service is calculated at the rate of 75 € per hour (according to the time needed to
complete the data import).
Installation and training – one-day on-site installation and introductory training for
the purchased modules. The cost of this
service is 1,000 € plus travel expenses.
Service agreement – ongoing service agreement for 12 months. With new orders of
moveon this service is free of charge for
6 months. After this period, this service will be automatically extended for further 12
months (current charge 680 € p.a. subject
to change).
moveonline hosting – hosting moveonline on a unisolution server for 12 months.
With new orders of moveon this service is
free of charge for 6 months. After this period this service will be automatically
extended for further 12 months (current charge
680 € p.a. subject to change).
Consulting – on-site consulting for the introduction and implementation of the
purchased modules. The cost of this service is
calculated individually in a separate offer. The daily rate is 1,000 € plus travel
expenses.
I have read and agree to the terms and conditions as indicated on the back of this form
(as standing on 2nd October 2007).
Please return two copies of this order form to the address shown above.
For the customer,
For unisolution,
Date, signature, stamp Date, signature, stamp

Terms and conditions

VAT
All prices shown are excluding the valid German VAT at the time of the service
provision. According to the VAT regulations for intracommunity
delivery, all European Higher Education Institutions outside of Germany presenting a
valid European VAT identification
number will not be invoiced for VAT by unisolution.
Validity
This order form represents prices and conditions as standing on 2nd October 2007.
Prices and licence conditions are subject to
alteration.
Software licence agreement
With your signature you recognise all the terms and conditions contained in the
software licence agreement in its valid version at the
time of signing. Please visit www.unisolution.eu for the current software licence
agreement.


                                                                                     89
Further details to services
Data transfer
If you wish to avail of the ‘moveon data transfer’ service please send your
institution’s existing data by email or CD Rom to unisolution.
Depending on the amount of data to be imported and how well structured it is, we will
estimate and then inform you of the time required
for the data transfer to moveon. The cost of the data transfer service is calculated
according to the number of hours required to
complete the import. You will receive further information about the type of data
which can be imported and how it should be structured.
Installation and training
unisolution offers on-site installation of the purchased software along with an
introductory training for the modules. The installation and
training are carried out on the same day in the institution. The training session aims to
provide all staff which will be working with
moveon / moveonline with an initial overview of the possibilities available with the
programme.
Service agreement
The service including technical and user support and all new update releases for
moveon and moveonline is free of charge for the first
six months after the purchase of moveon. If the service agreement was signed at the
time of the order of moveon, it will be automatically
renewed for 12 months after this period of 6 months. The service agreement will be
renewed automatically for a further 12 months if it is
not cancelled by the institution at least one month before the expiry date.
moveonline hosting
unisolution offers a “hosting” service where the ordered moveonline modules will be
installed and hosted on a unisolution server.
unisolution takes over the installation, maintenance and updating of the moveonline
modules. Your institution has full access to the
modules and can configure the settings and content directly in moveon. By using the
hosting service you must no longer ensure that the
technical requirements for moveonline are fulfilled by the institution. The
implementation phase is much shorter than when the modules
are installed within the institution and you can start working with the modules straight
away. The hosting service is free of charge for the
first six months after the purchase of moveon. If the hosting agreement was signed at
the time of the order of moveon, it will be
automatically renewed for 12 months after this period of 6 months. The hosting
agreement will be renewed automatically for a further 12
months if it is not cancelled by the institution at least one month before the expiry
date.
Consulting
unisolution offers consulting services to assist the institution with the implementation
of moveon and the moveonline modules. The
content and the cost of this service are drawn up individually.




                                                                                      90
                                     Bijlage 24


           Hoofdlijnen Nuffic handreiking: ‘Op het ergste voorbereid’
                        Handreiking Crisismanagement

H1: Ontwikkeling van een institutioneel crisisplan

1.1 Wat is een ramp en wat is een crisis bij internationalisering?
Het is een ramp voor een universiteit of hogeschool, als zich een situatie voordoet die
een grote groep bij de instelling betrokken mensen (studenten en/of medewerkers) het
leven kost of voor hen levensbedreigend is. Individuele persoonlijke ongevallen
vallen eerder onder de term “crisis”.
Om verwarring te voorkomen wordt in dit stuk uitsluitend de term “crisis” gebruikt,
onafhankelijk van de aard van het voorval en van het aantal betrokkenen.

Kenmerkend voor een crisis is:

    Er moet (heel) snel worden beslist;
    Als er niets wordt gedaan heeft dat ernstige gevolgen;
    Elke beslissing heeft óók vergaande gevolgen. Bij verkeerde beslissingen kunnen
die van ernstige aard zijn;
    Er zijn weinig tot geen keuzemogelijkheden;
    Er is altijd sprake van schade, zowel in materiële als in immateriële zin;
    Dralen maakt die schade groter;
    Een crisis kan nieuws voor de media zijn;
    De informatie over de crisis is gebrekkig. Daardoor ontstaan er geruchten en
speculaties die voor waar worden aangenomen.

Als zich een crisis voordoet op individueel niveau zal een medewerker meestal de
zaak alleen kunnen afhandelen. Maar dat zal niet altijd het geval zijn. Het is daarom
verstandig rekening te houden met grote eventualiteiten. Bijvoorbeeld als enkele
tientallen studenten omkomen bij een vliegramp, brand of aardbeving.

1.2 Bereikbaarheid
Crises doen zich altijd onverwacht voor. Daarom moet de instelling zich afvragen of
het nodig is om te allen tijde bereikbaar zijn. Als het antwoord daarop bevestigend is,
is er maar één effectieve methode voor: er moeten één of meer crisiscoördinatoren
zijn aangewezen, personen die in voorkomende gevallen effectief kunnen optreden;
dat hoort bij hun takenpakket. En zij zijn altijd bereikbaar. Het zijn mensen met een
bureaufunctie en zij kunnen (denk aan de tijdzones) buiten kantooruren ook thuis
worden gebeld. Het zijn liefst meerdere mensen, die bijvoorbeeld ook hun vakanties
op elkaar dienen af te stemmen.
Deze persoon of personen – het hangt van de omvang en de interne organisatie van de
instelling af, hoe je dat organiseert: centraal of per onderdeel – kan/kunnen zo nodig
maatregelen nemen en het hulpapparaat van de instelling inschakelen. Geef de
crisismanagers alle ruimte bij hun handelen en de nodige volmachten.




                                                                                        91
Definieer het begrip noodsituatie breed, want anders ontstaat er discussie over
grensgevallen terwijl actie misschien is geboden. Laat de crisiscoördinatie achteraf
verantwoording afleggen over het beleid.
Men kan zich echter afvragen of een instelling 24 uur per dag, 7 dagen per week
bereikbaar moet zijn. Immers, studenten zijn verzekerd (of zouden dat moeten zijn) en
alle verzekeringsmaatschappijen beschikken over een alarmcentrale die altijd
bereikbaar is.

1.3 Crisismanagement en crisisteam
U kunt ervan uitgaan dat een telefoontje over een crisis meestal niet bij een
medewerker internationalisering binnen zal komen. Daarom dient duidelijk bij
iedereen op het netvlies te staan dat een dergelijk telefoontje doorverbonden moet
worden naar Bureau Buitenland. Een andere mogelijkheid is het telefoonnummer
opnemen en Bureau Buitenland terug laten bellen.
In andere gevallen zal het wel bij Bureau Buitenland zijn dat een mogelijke crisis
gesignaleerd wordt omdat de medewerkers de eerste zijn die bij mediaberichten over
een ramp – vliegongeval, aardbeving, terrorisme – zich realiseren, dat daar wel eens
mensen van de instelling bij betrokken zouden kunnen zijn. Organisatorisch doen zich
dan twee vragen voor:
1. Op welk niveau in de organisatie dient deze zaak afgehandeld te worden?
2. Wie is voor de afhandeling de hoogst verantwoordelijke?
Het antwoord op deze vraag is eenvoudig: hoe meer persoonlijke en materiële schade
is geleden, des te hoger in de organisatie dient de verantwoordelijkheid voor het
komende crisismanagement te liggen. Valt er een bus studenten in het ravijn, dan is
dat zeker een zaak voor het College van Bestuur.
Op basis van de aard en de ernst van de crisis wordt besloten of het crisisteam gaat
opereren vanaf het centrale niveau dan wel vanuit de opleiding
De hoogst verantwoordelijke stelt vervolgens een crisisteam samen. Al eerder dient
een aantal medewerkers te zijn geselecteerd die weten dat het meedraaien in een
crisisteam tot hun taken kan behoren en die daarop zijn voorbereid, bijvoorbeeld door
middel van een training.

Afhankelijk van de aard en de ernst van de crisis kunnen tot het crisisteam behoren:

   De hoogst verantwoordelijke, in praktijk een lid van het College van Bestuur;
   De coördinator internationalisering;
   Het hoofd Voorlichting;
   Het hoofd van de afdeling of de sectie bij welke de slachtoffers betrokken zijn;
   Een facility manager;
   Vertrouwenspersoon.

Ondersteuning zal men mogelijk ook nodig hebben van:

   Interne en externe voorlichters;
   Instellingsjuristen;
   Administratieve medewerkers;
   Medewerkers studentenadministratie;
   Telefonistes;
   Financiële medewerkers;
   De catering.


                                                                                       92
Voor een efficiënte aanpak is allereerst noodzakelijk dat de leden van het crisisteam
zich verder nergens anders mee hoeven te bemoeien: zij dienen hun bureaus letterlijk
en figuurlijk leeg te maken dan wel dient hun een aparte werkruimte ter beschikking
gesteld te worden. Een goede verdeling van taken en verantwoordelijkheden is
essentieel. De volgende taakverdeling ligt dan ook voor de hand:

1. Teamleider
    Coördinatie van alle activiteiten;
    Taakverdeling en actieplanning;
    Financieel beheer;
    Contacten met het management van de instelling;

2. Coördinator Internationalisering
    Contacten met binnen- en buitenlandse instanties die hulp en/of informatie kunnen
bieden;
    Activiteiten afstemmen met die van het Ministerie van Buitenlandse Zaken en de
diplomatieke en consulaire vertegenwoordigers van Nederland ter plaatse.
    Zo mogelijk contacten met de slachtoffers, dit in samenwerking met het
afdelingshoofd in het crisisteam;
    Als dat zinnig is, de student(en)/medewerker(s) op te zoeken, al dan niet samen
met het hoofd van de afdeling.

3. Voorlichter
    Woordvoerderschap;
    Het verzorgen van berichten aan de media;
    Het regelen van de interne communicatie;
    Waar zinnig: het organiseren en leiden van persconferenties.

4. Hoofd van de afdeling
    Contact onderhouden met de slachtoffers, hun persoonlijke relaties, hun collega’s
en/of
medestudenten;
    Als dat zinnig is: naar de plaats van de crisis gaan, al dan niet met het hoofd
Internationalisering.

5. Facility manager
    Regelen van apparatuur, ruimte en voorzieningen;
    Regelen van vervoer in binnen- en buitenland;
    Catering.

De taak van de facility manager moet niet worden onderschat. Als zich een werkelijke
crisis voordoet, is haast geboden. Dan mag geen kostbare tijd verdaan worden met het
vinden van vergaderruimte of het verzamelen van hulpmiddelen. Een crisisteam moet
in ieder geval onmiddellijk een vergaderruimte kunnen betrekken, die al van tevoren
is aangewezen en die snel omgebouwd kan worden tot crisiscentrum.

1.4 Het logboek
Het is van groot belang dat leden van het crisisteam niet langs elkaar heen werken en
dat iedereen in een oogopslag kan zien wat er al gebeurd is en wat niet. Daarom dient


                                                                                   93
een logboek te worden bijgehouden. Ieder teamlid noteert daarin alle (deel)activiteiten
en alle externe contacten plus de inhoud daarvan, zeker als er iets gezegd is dat lijkt
op het doen van toezeggingen en/of beloftes. Dat moet tussen het werk door gebeuren
en in telegramstijl. Zo ontstaat een verslag waarop men steeds terug kan vallen.

1.5 De afwikkeling
Het acute aan een crisis ebt meestal binnen één tot enkele dagen weg. Het handhaven
van het crisisteam verliest dan snel zijn relevantie. De leden van het crisisteam keren
terug naar hun werkplek. Maar het mag nog niet ontbonden worden. De crisis brengt
de nodige nazorg met zich mee. Een aantal zaken dient consequent te worden
afgewikkeld. Daarna breekt het moment van evaluatie aan; die is essentieel.

In het algemeen zal de nazorg uit de volgende elementen bestaan:

    Bezoek en andersoortig contact in de richting van de nabestaande(n), c.q.
slachtoffer(s). Waar gewenst dient gezorgd te worden voor een vertegenwoordiging
van de instelling op een behoorlijk niveau bij begrafenissen en
herdenkingsplechtigheden;
    Regelmatig contact met zieken en gewonden; niet alleen om de daadwerkelijke
belangstelling van de instelling voor het wel en wee van de haren te laten merken,
maar ook om te zien of men eventueel praktische hulp kan bieden;
    Het voorkomen van een bezoekgolf: onderzoek wat betrokkene zelf wil en
respecteer dat. Licht zo nodig medestudenten en collega’s hierover in;
    Het schriftelijk bedanken van personen en instellingen die hebben geholpen;
    Gun de leden van het crisisteam de tijd om de ervaring te verwerken en rustig
terug te keren naar het werk dat ze hebben achtergelaten;
    Financiële afwikkeling en verslaggeving;
    Een eerste analyse van de oorzaken van de crisis. Het opwerpen van de vraag of
één en ander voorkomen had kunnen worden. Dit kan leiden tot verfijning van de
preventie.
    De evaluatie

1.6 Evaluatie
Deskundigen op het gebied van noodhulpverlening en crisisbestrijding zijn het er over
eens dat de betrokkenen te weinig van hun ervaringen leren. Een crisis wordt snel
vergeten. Dat heeft een duidelijk ongunstige invloed op de preventie en de kwaliteit
van de noodhulp en de crisisbestrijding zelf. Vandaar dat een nauwkeurige en precieze
evaluatie van groot belang is.
Het door de leden van het team bijgehouden logboek bewijst nu goede diensten. Het
doel van de evaluatie is niet schuldigen aan te wijzen of de stressbestendigheid van
teamleden te analyseren. Het gaat om het gehele proces. Deze analyse kan wellicht
aanleiding geven tot verbeteringen in de preventie en aanpassingen van het crisisplan
en de
bijbehorende structuur.

H2: Praktische tips en aanwijzingen betreffende uitgaande studenten

2.1 Rol van de instelling
Een instelling voor hoger onderwijs is geen ambassade of consulaat en ook geen
familie van de student(en)/medewerker(s) in nood. Wat zij in noodsituaties kan doen


                                                                                     94
is in de meeste gevallen beperkt en het zou ook onjuist zijn om zonder overleg heen te
fietsen door wat de zaak is van corps diplomatique, corps consulaire of de familie van
de slachtoffers. In veel gevallen zal de instelling niet veel meer kunnen doen dan het
actief volgen van de ontwikkelingen en het verstrekken van informatie of het
openstellen van communicatielijnen. Maar al die activiteiten kunnen – hoe bescheiden
ook – van levensbelang zijn. De instelling dient na te gaan in hoeverre zij vindt dat zij
een (morele) verantwoordelijkheid heeft ten aanzien van haar studenten/medewerkers
en hoe ver zij wil gaan in de hulpverlening/ondersteuning.

2.2 Preventie
Het voorkomen van een crisis kan al op een basaal niveau beginnen door kritisch te
kijken naar het bestemmingsland dat een medewerker of student heeft gekozen.
Mogelijke richtlijn: ga af op wat het Ministerie van Buitenlandse Zaken in dezen
adviseert (Internetpagina: http://www.minbuza.nl) en sta mensen bijvoorbeeld niet toe
naar zogenoemde risicolanden te vertrekken. Wie heden ten dage onderzoek wil doen
in pakweg Somalië of Irak, vraagt om moeilijkheden. In principe moeten instellingen
de bereidheid hebben om mensen tegen zichzelf te beschermen.

Naast de algemene veiligheid van een land dient ook gekeken te worden naar de
veiligheid van de stageplek zelf: is de stage-instelling waar de student of medewerker
terecht komt betrouwbaar? Is de positie van de stage-instelling in het land voldoende
duidelijk? Ga daarbij uit van eigen ervaringen en die van mensen ter plaatse; zorg
voor betrouwbare persoonlijk contact. Via de kamer van koophandel is wellicht ook
informatie te achterhalen over de positie van de stage-instelling. Ook de informatie
van mensen die de stage-instelling eerder bezocht hebben is van belang. Is er een goed
contact met de stagebegeleider in de instelling? De student moet zo nodig
(discriminatie, intimidatie) kunnen terugvallen op een vertrouwenspersoon bij de
instelling; dit kan de bestaande vertrouwenspersoon zijn of een nieuw aan te wijzen
medewerker.

2.3 Formulier voor noodsituaties
Laat studenten en docenten een formulier voor noodsituaties invullen met voor de
instelling in dit verband essentiële gegevens. Deze gegevens komen in een bestand,
dat door de crisiscoördinatie wordt beheerd of waar zij onmiddellijk (bijvoorbeeld via
het computernetwerk) toegang toe heeft.

Op deze formulieren worden de volgende gegevens gevraagd:
     Adres(sen), telefoonnummer(s), Email en faxnummer(s) waar betrokkene in het
buitenland bereikbaar is, waar relevant ook wanneer;
     Adres(sen), telefoonnummer(s), Email en faxnummer(s) van het thuisfront:
levenspartner, ouder, overige familie, vrienden;
     Adres(sen), telefoonnummer(s), Email en faxnummer(s) van begeleiders en
(telefoon)nummers ter plaatse;
     Adres en telefoonnummer van de huisarts van de betrokkene in Nederland, bij wie
immers de medische gegevens berusten;
     De bloedgroep van betrokkene;
     Gegevens over ziektes/aandoeningen waarvan de instelling in geval van een crisis
op de hoogte dient te zijn, bijvoorbeeld suikerziekte of epilepsie;
     Duur van het verblijf met datum van terugkeer.



                                                                                      95
De crisiscoördinatie van haar kant heeft altijd geactualiseerde gegevens over alle
Nederlandse ambassades en consulaten in het buitenland en ook van alle buitenlandse
ambassades onder wier werkterrein Nederland valt. Deze informatie is beschikbaar
via de publicaties en de Internetpagina van Buitenlandse Zaken
(http://www.minbuza.nl). Een eenvoudig voorbeeld van een dergelijk formulier is
opgenomen in de bijlage. Belangrijk punt is dat op het formulier ook een korte uitleg
staat waarom deze gegevens worden gevraagd en wat er wel en niet mee gedaan
wordt.

Voorbeeldformulier Gegevens voor noodsituaties
De gegevens op dit formulier worden je gevraagd zodat wij in een noodsituatie over
de noodzakelijke informatie beschikken; de gegevens worden uiteraard vertrouwelijk
behandeld.
Naam student: ………………
Studentnummer/collegekaartnummer: ……………………
Opleiding: ……………………………
Stagebegeleider: …………………………………….
Naam stage-instelling/gastuniversiteit: ………………………..
Adres: …………………..
Telefoonnummer: +…………….
Naam stagementor/studiebegeleider: ……………………….
Telefoonnummer: +………… Email adres: …………@……………….
Huisadres in het buitenland: ………………………….
Telefoonnummer: …………………….. Email adres: …………….@…………..
In geval van nood in Nederland waarschuwen:
Ouder(s) / levenspartner / vriend / …………..
Naam: ………………..
Telefoonnummer: ……………….
Email adres: ………..@……………….
Huisarts
Naam: …………………………
Telefoonnummer: ………………..
Wat is je bloedgroep: ………….. Rh pos/neg
Is er een ziekte of aandoening waarvan wij moeten weten voor het geval je in een
noodsituatie terechtkomt (medicijngebruik, diabetes, epilepsie)?
…………………………………………………..
Vertrek- en aankomstdata
Vertrek uit Nederland: …/…/…
Startdatum studie-/stageperiode: …/…/…
Eindatum studie-/stageperiode: …/…/…
Terug in Nederland: …/…/…
Zijn er andere belangrijke gegevens of omstandigheden waar wij van moeten weten?
…………………………………………………..
In te vullen door Bureau Buitenland
Nederlandse ambassade/consulaat ter plaatse: …………………
Telefoonnummer: ……………
Relevante ambassade/consulaat in Nederland: ………………………
Telefoonnummer: ……………….
Notities



                                                                                   96
2.4 Nazorg
De terugkeer van betrokkene(n) in Nederland betekent niet noodzakelijk het einde van
de betrokkenheid van de instelling, denk bijvoorbeeld aan:

    Stuur na afloop van de noodsituatie iedereen die u heeft bijgestaan een
schriftelijke dankbetuiging;
    Bij ziektegevallen of verwondingen: stuur betrokkene een fruitmand en/of een
opbeurend bericht;
    Stuur een berichtje over de laatste stand van zaken aan belangstellende
medestudenten en collega’s;
    Maak de rekening op van de collect calls en de eventuele leningen en kijk of het
menselijk is die bedragen inderdaad terug te vorderen;
    Bij sterfgevallen: verzend condoleanceberichten van het College van Bestuur en
stuur een vertegenwoordiger van de instelling naar de begrafenis. Overweeg of de
instelling een rouwadvertentie moet plaatsen. Betrek bij die overwegingen de kritiek
die gehoord wordt op personen en instellingen die rouwadvertenties zouden gebruiken
als middel om zelf in de publiciteit te komen. Laat het opstellen van de tekst over aan
de afdeling Voorlichting. Die kan beter niet proberen origineel te zijn; zorg voor een
waardige tekst. In rouwadvertenties maken goed gekozen standaardformuleringen
toch nog altijd de meeste indruk;
    Evalueer de gang van zaken.




                                                                                    97
                                     Bijlage 25

                               Saxion verzekeringen

Verzekeringen

Algemene toelichting

Saxion Hogeschool Enschede heeft verzekeringen afgesloten voor materiële en
immateriële zaken. De verzekering van materiële zaken betreft de gebouwen, de
inventaris en het parkeerterrein van de Hogeschool.

De verzekeringsportefeuille van het Facilitair Bedrijf omvat:
· een bouwverzekering voor het jaarlijkse onderhoud van de gebouwen
· een uitgebreide brand- en schadeverzekering voor de gebouwen en de inventaris
· een verzekering voor de auto’s van Saxion Hogeschool Enschede

De afdeling P&O (toestel 1140) beheert overige verzekeringen.

Meldingen / informatie

Voor informatie over de materiële verzekeringen kunt u terecht bij de stafmedewerker
(toestel 1831).

Alle soorten schades moeten zo spoedig mogelijk worden gemeld bij de
Klantenservice (toestel 1250). We bekijken dan of de schade op de verzekering kan
worden verhaald.

Kosten

De verzekeringspremie voor de inventaris wordt jaarlijks doorbelast aan de instituten
en afdelingen.




                                                                                    98
Student en stage in het buitenland

1. Zorgverzekering
De stagiair dient zelf een ziektekostenverzekering af te sluiten met buitenlanddekking.
Dit is uitermate belangrijk daar het stagelopen in met name instellingen voor de
gezondheidszorg verhoogde risico's met zich meebrengt t.a.v. besmetting e.d.!

2. Wettelijke aansprakelijkheidsverzekering
Indien de student stage gaat lopen in het buitenland dient de student zelf voor
verzekering zorg te dragen.
Voor studenten die naar het buitenland gaan stagelopen zijn er speciale (goedkopere)
verzekeringspakketten opgesteld door o.a. IPS en AON. De stagecoördinator van de
opleiding en/of International Office kan hierover meer informatie geven. Op dit
moment is het verzekeringstechnisch voor Saxion niet mogelijk om een secundaire
aansprakelijkheidsverzekering voor buitenlandse stages (die dezelfde dekking biedt
als voor binnenlandse stages) af te sluiten. Saxion biedt wel de mogelijkheid om een
(studenten-)verzekeringspakket voor de buitenlandstages te sluiten.
Voor meer informatie kan de student terecht bij zijn/haar stagecoördinator.

3. Collectieve ongevallenverzekering
Deze verzekering biedt wereldwijde dekking aan studenten gedurende alle activiteiten
binnen onderwijsverband, inclusief excursies, studiereizen en woon/studeerverkeer.
Indien voldaan wordt aan het begrip "ongeval", zoals deze beschreven is in de
polisvoorwaarden, wordt bij de volgende gebeurtenissen/ schaden uitgekeerd:

      (onverhoopt) overlijden,
      blijvende of gedeeltelijke invaliditeit,
      geneeskundige en tandheelkundige kosten aanvullend op bestaande
       ziektekosten- of ziekenfondsverzekering,
      tijdens onderling stoeien van studenten en
      tijdens vervoer in bijvoorbeeld autobussen.

Bij gedeeltelijke invaliditeit wordt bij het vastleggen van de percentages gebruik
gemaakt van één van de uitgebreidste tabellen in de markt.




                                                                                     99
                                                      Bijlage 26



Gegevensformulier Verblijf Buitenland (‘in geval van noodformulier’)
Let op: dit formulier kan alleen worden verstuurd vanaf een computer met internetaansluiting!!!
Tevens geldt dat zodra het formulier verzonden is de gegevens hierin niet meer gewijzigd kunnen worden. Wanneer dit
toch nodig is, vul dan een geheel nieuw formulier in.

Voor meer informatie over dit formulier kun je deze handleiding raadplegen: instructie.pdf
                                                Persoonsgegevens
Voorletters
Voornaam
Tussenvoegsel
Achternaam
Geslacht


Indien student: idcode
Indien student: opleiding


Indien medewerker:
Bureau/Dienst/Opleiding


Paspoort nummer
Geldig tot                            /           /
Adres
Postcode
Woonplaats
Telefoon
GSM
E-mail
                                                Verblijfsgegevens
Reden voor verblijf         web@work
                            summer/winter course
                            fieldwork project ITMC
                            praktijkstage
                            afstuderen / scriptie
                            deelname aan studiereis / excursie
                            zakelijk bezoek als medewerker/docent
                            overig nl.

                            Begeleider van praktijkstage of afstuderen/scriptie:
Datum heenreis                        /           /
Datum terugreis                       /           /
Reisinfo (vluchtnummer,
reistijden)
Hotel /
verblijfsaccommodatie
Adres
Plaats
Land
Telefoon



                                                                                                                100
Fax
E-mail
                                        In noodgevallen waarschuwen
Naam
Adres
Postcode
Woonplaats
Land
Telefoon
GSM
Let op! NHTV heeft voor al haar studenten en medewerkers een reisverzekering afgesloten. Indien een
annuleringsverzekering gewenst is, dient de student en medewerker hier zelf voor te zorgen.




                                                                                                      101
                  Verklaring gebruikte hulpmiddelen
Hierbij verklaar ik, dat ik het voor u liggende werkstuk/project zelfstandig en zonder
gebruik van andere dan de aangegeven hulpmiddelen geschreven heb; De uit andere
bronnen direct of indirect overgenomen teksten zijn op enigerlei wijze in de door mij
geschreven tekst expliciet met bronvermelding verantwoord. Het werkstuk werd tot
nu toe nog niet in dezelfde of in vergelijkbare vorm aan een examinator of
examencommissie voorgelegd. Ook is het werkstuk niet eerder in het openbaar
verschenen.




Plaats, datum: Deventer, 6 juni 2008




Handtekening: Danny Bobbink                                  Marn van Bloois




                                                                                   102

								
To top