Docstoc

PPT9

Document Sample
PPT9 Powered By Docstoc
					                  บทที่ 9


Start   การออกแบบส่ วนแสดงผล
        (Output Design)


Next
  การออกแบบส่ วนแสดงผล (Output Design)
       วัตถุประสงค์
Back          อธิบายกระบวนการออกแบบแบบฟอร์ม และรายงาน
           สามารถออกแบบแบบฟอร์ม และรายงานและจัดรู ปแบบให้
       เหมาะสมกับระบบงาน
           สามารถเลือกอุปกรณ์ในการแสดงผลให้เหมาะสมกับ
       งบประมาณ และสิ่ งแวดล้อมของระบบ
Next       หลีกเลี่ยงการออกแบบรายงานที่แสดงความหมายของข้อมูลผิด
       ไปจากความจริ ง
           อธิบายเกณฑ์ในการประเมินผลแบบฟอร์ม และรายงาน
                 แบบฟอร์มและรายงาน
             (Form/Report Design)

                                      ้                                     ่
• ฟอร์ม หมายถึง เอกสารทางธุรกิจที่มีขอมูลบางอย่างแสดงไว้แล้วและยังมีพ้ืนที่วางให้ใส่
  ข้อมูลเพิ่มเติมลงไปได้อีก เช่น แบบฟอร์มใบสมัครงาน แบบฟอร์มใบสังซื้อ แบบฟอร์ม
                                                                  ่
  ใบสมัครงานสมาชิก เป็ นต้น
• รายงาน หมายถึง
                            ้
     – เอกสารทางธุรกิจที่มีขอมูลแสดงไว้อย่างเดียว
                                   ้
     – ใช้สาหรับอ่านหรื อวิเคราะห์ขอมูล
     – โดยปกติแล้วข้อมูลจะมาจากหลายๆ ระเบียนหรื อรายการ (transactions)
     – เช่น รายงานข้อมูลสิ นค้าที่ไม่มีการเคลื่อนไหว รายงานผลการเรี ยนของนักศึกษา
       รายงานยอดขาย เป็ นต้น
             แบบฟอร์มและรายงาน
         (Form/Report Design)
• แบบฟอร์มและรายงาน สามารถทราบได้โดยดูจาก Data Flow
  Diagram
   – แบบฟอร์มดูจาก Input Data Flow Diagram ที่วิ่งเข้าสู่
     Process
   – รายงานดูจาก Output Data Flow Diagram ที่วงออก ิ่
     จาก Process
                         แบบฟอร์ม




                   รายงาน


DFD Level 1:                  ิ
               การรับสมัครสมาชกห ้องสมุด
ตัวอย่ างแบบฟอร์ ม และรายงาน
      การออกแบบแบบฟอร์ม และรายงาน

• การออกแบบแบบฟอร์ม จะกล่าวต่อไปเรื่ องการออกแบบการ
  นาข้อมูลเข้าสู่ ระบบ (Input Design) และส่ วนติดต่อ
       ้
  กับผูใช้ (Graphic user Interface)
• ในบทนี้ จะกล่าวถึงการออกแบบ Output
        กระบวนการออกแบบ Output

1. เก็บรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับการใช้แบบฟอร์ม และรายงาน
   –              ้
       ใครเป็ นผูใช้แบบฟอร์ม และรายงาน
   –   วัตถุประสงค์ของแบบฟอร์ม และรายงาน
   –   แบบฟอร์ ม และรายงานถูกใช้เมื่อไหร่ ที่ใด และส่ งต่อให้ใคร
   –            ้
       จานวนผูใช้แบบฟอร์ม และรายงาน
2. ออกแบบร่ างแบบฟอร์ม และรายงาน
3. สร้างตัวต้นแบบ (Prototyping)
      หลักในการออกแบบ แบบฟอร์ม และรายงาน

1. ชื่อหัวเรื่ องมีความหมายชัดเจน (Meaningful Titles)
                                                              ั
   – เข้าใจง่าย สื่ อความหมายถึงเนื้อหาในแบบฟอร์มและรายงานที่ชดเจน
                    ั
   – แสดงวันที่จดทารายงานที่ถูกต้อง
2. แสดงสารสนเทศที่จาเป็ นต่อการใช้งาน (Meaningful
   Information)
                      ่
   – สารสนเทศที่อยูในแบบฟอร์ม และรายงานต้องเป็ นสารสนเทศที่จาเป็ นต่อการ
     ใช้งานจริ ง ๆ เท่านั้น
   – สารสนเทศที่แสดงในฟอร์ม และรายงานตรงกับงานที่จะนาไปใช้
       หลักในการออกแบบ แบบฟอร์ม และรายงาน

3. มีการจัดวางองค์ประกอบที่สมดุล (Balance the
   Layout)
   –    จัดวางสารสนเทศบนกระดาษและหน้าจออย่างสมดุล
   –    มีระยะห่างระหว่างข้อมูล และส่ วนต่าง ๆ อย่างเหมาะสม
   –                            ั
        ช่องป้ อนข้อมูลต้องระบุหวเรื่ องอย่างชัดเจน
4. ใช้งานง่าย (Design an Easy Navigation
   System)
   •         ั                            ู้
        มีสญลักษณ์ หรื อการจัดวางที่ทาให้ผใช้ทราบว่าจะทางานในส่ วนต่อไปต้อง
        ทาอย่างไร
   •       ้                                  ั     ้             ่
        มีขอความแสดงสถานะการใช้งานปัจจุบนของผูใช้ เช่นบอกว่าอยูที่หน้าไหน
        จากจานวนกี่หน้า
Poorly designed form Vs. Improved design for form
           ประเภทของ Output
• Internal Output : Output ที่ใช้ภายในองค์กร
• External Output : Output ที่ส่งออกภายนอก
  องค์กร เช่น ใบเสร็ จรับเงิน เป็ นต้น
• Turnaround output : Output ที่ส่งออก
  ภายนอกองค์กร และมีบางส่ วนที่ส่งกลับมายังองค์กร เช่น ใบ
  ฝากถอนเงิน ใบส่ งสิ นค้า เป็ นต้น
           Internal Outputs
                                               ้
• Internal outputs : รายงานที่ใช้ภายในองค์กร ผูใช้เป็ นบุคคลในองค์กร
    – Detailed reports present information with little or no
      filtering.

    – Summary reports categorize information for
      managers who do not want to wade through details.
       • Increasingly presented inn graphical formats
         using charts.

    – Exception reports filter detailed information before
      presenting it.
             Detailed reports
•    รายงานแสดงรายละเอียด(Detailed reports)
- รายงานที่อ่านข้อมูลจากแฟ้ มข้อมูล เช่น รายงานแสดงรายชื่อนักศึกษา
                       ้
- รายงานแสดงประวัติขอมูล (Historical Report) : รายงานแสดง
  ข้อมูลประจาวัน (Transaction) เพื่อใช้ในการตรวจสอบ หรื อยืนยันว่า
  ระบบได้ดาเนินการและเก็บข้อมูลได้อย่างถูกต้อง เช่น รายงานการเบิกของจากคลัง
  ประจาวัน

                             ้
          1. แสดงสารสนเทศที่ตองการ
          2. ในแต่ละบรรทัดจะแสดงถึงแต่ละ record
          3. Detail reports เป็ นรายงานที่แสดงรายละเอียดของข้อมูลที่มีความ
             ยาวได้มาก
Detailed reports
          Summary reports
                       ่
• รายงานสรุ ปตามกลุม (Control-break reports) รายงานสรุ ปผล
                            ้
ข้อมูลจัดเป็ นรายงานสาหรับผูบริ หาร เช่น รายงานงบกาไรขาดทุน

      1. ใช้ field ควบคุมการแสดงผล
      2. ข้อมูลต้องผ่านการเรี ยงลาดับก่อนที่จะมาแสดงผล
      3. control break เปลี่ยนแปลงตามค่าของ field ควบคุมที่
         เปลี่ยนไป
Summary reports
         Exception reports
            ั
• รายงานที่จดทาตามเงื่อนไขที่ผิดปกติ รายงานข้อยกเว้น หรื อกรณี
  พิเศษ (Exception Reports): เป็ นรายงานที่มีการกรอง
                                 ้       ้
  ข้อมูลบางอย่างออกไป เพื่อคงไว้ขอมูลที่ตองการ เช่นรายงานผลเฉลี่ย
  สะสมรายวิชาที่ต่ากว่าเกณฑ์ จะพิมพ์เฉพาะคะแนนเฉลี่ยสะสมไม่ถึง
  2.00

        1. แสดงเฉพาะ record ที่ตรงตามเงื่อนไขที่กาหนด
                                                ้
        2. ประโยชน์เพื่อใช้แสดงเฉพาะสารสนเทศที่ตองการ
        3. กาหนด parameter ในการเรี ยกค้นข้อมูลตามเงื่อนไข
           ที่กาหนด
Exception reports
      External Outputs
• External outputs leave an organization.

  – Intended for customers, suppliers, partners, or
    regulatory agencies.

• Turnaround documents are external
  outputs that eventually re-enter the system
  as inputs
  – Most “bills” and invoices include a stub to be
    returned by the customer with payment.
External Document
Turnaround Document
            องค์ประกอบของรายงาน
•   Report headers และ footers : ส่ วนหัวและท้ายรายงาน
•   Page headers และ footers : ส่ วนหัวและท้ายกระดาษ
•   Details : รายละเอียด
•   Grouping detail lines : การจัดกลุ่มข้อมูลที่แสดง
              การจัดรู ปแบบ แบบฟอร์ มและรายงาน
1.      การเน้นข้อความ (Highlighting Information)
     ใช้เทคนิคการเน้นข้อความเมื่อ
                           ้
            • แจ้งผูใช้ถึงความผิดพลาดในการ input ข้อมูล หรื อเกิดจากการประมวลผล
                             ้           ้
            • แจ้งเตือนผูใช้ถึงการใส่ ขอมูลที่อาจทาให้เกิดความผิดพลาดได้
                                           ้
            • เน้นหัวข้อ หรื อข้อมูลที่ตองการ
                                       ั
      วิธีการเน้นข้อความสามารถทาได้ดงนี้
            • ใช้สีที่มีความแตกต่างจากข้อความอื่น ๆ
                       ั
            • ใช้ตวอักษรกระพริ บ
                         ั
            • ใช้ตวอักษรที่มีรูปร่ างหนากว่าข้อความอื่น
            • ใช้ขนาดแตกต่างจากข้อความอื่น
            • ใช้รูปแบบตัวอักษรแตกต่างจากข้อความอื่น
                                    ่
            • แสดงข้อความให้อยูในรู ปของคอลัมน์
                               ั
            • ขีดเส้นใต้ให้กบข้อความ
                     ั
            • ใช้อกษรเป็ นตัวพิมพ์ใหญ่ท้งหมด ั
            • วางในตาแหน่งที่แตกต่างจากข้อความอื่น
•   Highlighting Information
      การจัดรู ปแบบ แบบฟอร์ มและรายงาน

2. การแสดงผลแบบสี และขาว-ดา
ข้อดีของการแสดงผลแบบมีสี
       สามารถให้ความรู ้สึกอ่อนโยนเวลามอง
       สามารถแสดงให้เห็นถึงการเน้นข้อความหรื อการให้
                       ้
        ความสาคัญแก่ขอความหรื อสารสนเทศ
       ช่วยให้สามารถแบ่งแยกรายละเอียดที่มีความซับซ้อนให้ดูได้
        ง่ายขึ้น
       สามารถเน้นส่ วนที่เป็ นข้อความเตือนให้เด่นชัดขึ้นได้
      การจัดรู ปแบบ แบบฟอร์ มและรายงาน

2. การแสดงผลแบบสี และขาว-ดา
ปัญหาที่เกิดจากการแสดงผลแบบมีสี
                         ้
        เป็ นปั ญหาต่อผูใช้งานที่มีอาการตาบอดสี
                                                      ั
        ความละเอียดของสี อาจมีค่าเปลี่ยนแปลงเมื่อใช้กบอุปกรณ์ต่าง
         ชนิ ดกัน
                                                         ั
        ความถูกต้องของสี อาจจะคลาดเคลื่อนเมื่อมีการใช้กบอุปกรณ์
         ต่างชนิ ดกัน
     รู ปแบบการแสดงผลแบบข้อความ (Text)
1. การเขียนข้อความใช้หลักเกณฑ์เดียวกันการเขียนทัวไป เช่น ขึ้นต้น
                                                    ่
   ประโยคด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ หรื อมีเครื่ องหมายวรรคตอน เป็ นต้น
2. ระยะห่ างระหว่างบรรทัดภายในย่อหน้าเดียวกันให้เว้นระยะห่ าง 1
   บรรทัด (single space) ส่ วนระยะห่ างระหว่างย่อหน้า ให้
   เว้นบรรทัดว่าง 2 บรรทัด (double space)
3. ควรมีการจัดข้อความให้ชิดซ้ายและเว้นระยะขอบด้านขวาพองาม
4. ไม่ควรใช้เครื่ องหมายขีดกลาง ( - ) เพื่อแสดงการเชื่อมต่อคาระหว่าง
   บรรทัด
5. ใช้คาย่อเฉพาะข้อความที่เห็นว่ามีความยาวมากเกินไป
    รู ปแบบการแสดงผลแบบตารางและรายการ (Table/List)

• กาหนดชื่อตาราง ชื่อคอลัมน์ให้สื่อความหมาย
  – ชื่อตาราง ชื่อคอลัมน์ เลขแถวควรเน้นเพื่อให้มองเห็นชัดเจน
  – กรณี ตารางแสดงข้อมูลเกิน 1 หน้าควรแสดงหัวตารางในทุกหน้า
• การจัดรู ปแบบของคอลัมน์ แถวและข้อความ
  – เรี ยงลาดับข้อมูลในตาราง
  – เมื่อแสดงข้อมูลครบ 5 บรรทัดควรเว้นบรรทัดว่าง 1 บรรทัด
  – ควรมีระยะห่างระหว่างคอลัมน์พอสมควร
                                                   ่
  – บนเอกสารที่เป็ นแบบฟอร์ มหรื อรายงานควรมีที่วางให้สามารถบันทึก
     ข้อความสั้นๆ ได้
              ั                               ั
  – ควรใช้ตวอักษรแบบธรรมดา ยกเว้นการใช้ตวหนาเมื่อจะเน้นข้อความ
                 ั
  – ไม่ควรใช้ตวอักษรหลายๆ รู ปแบบในหน้าเอกสารเดียวกัน
 รู ปแบบการแสดงผลแบบตารางและรายการ (Table/List)

                   ั
• การจัดรู ปแบบให้กบตัวเลข ข้อความ และตัวอักษรปนกับตัวเลข
    – สาหรับข้อมูลที่เป็ นตัวเลขควรจัดให้ชิดขวาและจัดวางจุดทศนิยมตรงกันทุก
      บรรทัด
    – สาหรับข้อมูลที่เป็ นข้อความ ควรกาหนดจานวนตัวอักษรที่แสดงต่อ 1 บรรทัด
      โดยทัวไปจะกาหนดไว้ที่ประมาณ 30-40 ตัวอักษรต่อบรรทัด
           ่
    – สาหรับข้อมูลที่เป็ นตัวอักษรปนตัวเลข ควรกาหนดจานวนตัวอักษรต่อ 1 กลุ่มคา
      ประมาณ 3-4 ตัวอักษร
• Table/List
                 Tabular Report Design Principles
Design                   Design Guideline                                             Examples
Issue
Page           At one time, most reports were printed on     Not applicable.
Size           oversized paper. This required special
               binding and storage. Today, the page
กระดาษ         sizes of choice are standard (8 ½” x 11”)
               and legal (8 ½” x 14”). These sizes are
               compatible with the predominance of laser
               printers in the modern business.

Page           Page orientation is the width and length of
Orientation    a page as it is rotated. The portrait
               orientation (e.g., 8 ½ W x 11 L) is often
การจัดวาง      preferred because it is oriented the way                    Portrait
               we orient most books and reports;
หน ้ากระดาษ    however, (e.g., 11 W x 8 ½L) is
                                                                                              Landscape
               often necessitated for tabular reports
               because more columns can be printed.

Page           Page headers should appear on every
                                                             JAN 4, 2001                                  PAGE 4 OF 6
Headings       page. At a minimum, they should include a
               recognizable report title, date and time,
หัวรายงาน      and page numbers. Headers may be                            OVERSUBSCRIPTIONS BY COURSE
               consolidated into one line or use multiple
               lines.

Report         A legend is an explanation of                 REPORT LEGEND:
Legends        abbreviations, colors, or codes used in a
               report.                                       SEATS     NUMBER OF SEATS IN THE CLASSROOM
อธิบายตัวย่อ                                                 LIM       COURSE ENROLLMENT LIMIT
       ั่
หรือคาสง       In a printed report, a legend can be          REQ       NUMBER OF SEATS REQUESTED BY DEPARTMENT
               printed on only the first page, or on every   RES       NUMBER OF RESERVED FOR DEPARTMENT
               page.                                         USED      NUMBER OF SEATS USED BY DEPARTMENT
                                                             AVL       NUMBER OF SEATS AVAILABLE FOR DEPARTMENT
               On a display screen, a legend can             OVR       NUMBER OF OVERSUBSCRIPTIONS FOR DEPARTMENT
               Tabular Report Design Principles
Design                Design Guideline                                                   Examples
Issue
Column       Column headings should be short and
Heading s    descriptive. If possible, avoid
             abbreviations. Unfortunately, this is not
 ื่
ชอคอลัมน์    always possible. If abbreviations are used,
             include a legend (see above).

Heading      The relationship of column headings to the     Left justification (good for longer and variable length fields)
Alignments   actual column data under those headings
             can greatly affect readability. Alignment                NAME
การจัดวาง    should be tested with users for                          =========================
             preferences with a special emphasis on
หัวข ้อ      the risk of misinterpretation of the
                                                                                      XXX XXXXX
                                                                      XXXXXXXX X XXXXXX
             information.
                                                            Right justification (good for some numeric fields;
                                                            especially monetary fields). Be sure to align decimal points.
             See examples for possibilities (that can b e
             combined)
                                                                                             AMOUNT
                                                                                         =========
                                                                                         $$$,$$$.¢¢

                                                            Center (good for fixed length fields and some moderate
                                                            length fields)
                                                                                       STATUS
                                                                                      ======
                                                                                        XXXX
                                                                                        XXXX

Column       The spacing between columns impacts
Spacing      readability. If the columns are too close,
             users may not properly differentiate
ระยะห่าง     between the columns. If they are spaced
             too far apart, the user may have difficulty
ระหว่าง      following a single row all the way across a
             page. As a general rule of thumb, place 3 -
คอลัมน์      5 spaces between each column.
              Tabular Report Design Principles (concluded)
Design                 Design Guideline                                                    Examples
Issue
Row          The first one or two columns should serve        By number:
             as the identification data that differentiates
Headings     each row.                                                    STUDENT ID         STUDENT NAME
                                                                          ===========        ==== ===================
             Rows should be sequenced in a fashion                        999 -38 - 8476     MARY ELLEN KUKOW
             that supports their use. Frequently rows                     999 -39 - 5857
             are sorted on a numerical key or
             alphabetically                                   By alpha:

                                                                          SERVICE CANCEL SUBSCR                TOTAL
                                                                          ====== ====== ======                 ======
                                                                           HBO     45     345                 7665

Formatting   Data is often stored without formatting          As stored:                     As output:
             characters to save storage space. Outputs
             should reformat that data to match the              307877262                      307 -87 - 7262
             users’ norms.
                                                                 8004445454                     (800) 444 -5454
                                                                 02272000                       Feb 27, 2000

Control      Frequently, rows represent groups of             RANK        NAME                 SALARY
             meaningful data. Those groups should be          ====        ==============       ======
Breaks       logically grouped in the report. The             CPT         JANEWAY, K           175,000
             transition from group to the next is called a    CPT         KIRK, J              225,000
             control break and is frequently followed by      CPT         PICARD, J            200,000
             sub- totals for the group.                       CPT         SISKO, B             16 5,000
                                                                                               ------------
                                                                          CAPTAINS TOTAL       765,000 > a control break
                                                              LTC         CHAKOTAY             110,000
                                                              LTC         DATA                 125,000
                                                              LTC         RIKER, W             140,000
                                                              LTC         SPOCK, S             155,000
                                                                                               ------------
                                                                          EXEC OFFCR TOTAL     530,000

End of       The end of a report should be clearly                                    *** END OF REPORT ***
             indicated to ensure that users have the
Report       entire report.
                       Screen Output Design Principles
Screen Design                                                      Design Guidelines
Consideration

 Size           Different displays support different resolutions. The designer should consider the “lowest
                Common denominator.”

                The default window size should be less than or equal to the worst resolution display in the user
                community. For instance, if some users will have only a 640 x 480 pixel resolution display, don’t
                design windows to open at an 800 x 600 pixel resolution.

 Scrolling      On - line outputs have the advantage of not being limited by the physical page. This can also be
                a disadvantage if important information such as column headings scrolls off the screen. If
                possible, freeze important headings at the top of a screen.

 Navigation     Users should always have a sense of where they are in a network of online-screens. Given that,
                users also require the ability to navigate between screens.

                WINDOWS:      Outputs appear in windows called forms. A form may display one record or many.
                              The scroll bar should indicate where you are in the report. Buttons are frequently
                              provided to move forward and backward through records in the report, and to exit
                              The report.

                INTERNET:     Outputs appear in windows called pages. A page may display one record or many.
                              Buttons or hyperlinks may be used to navigate through records. Custom search
                              engines can also be used to navigate to specific locations within a report.

 Partitioning   WINDOWS:      Zones are forms within forms. Each form is independent of the other but can be
                              related. The zones can be independently scrollable. The Microsoft Outlook bar is
                              one example. Zones can be used for legends or control breaks that take the user
                              to different sections within a report.

                INTERNET:     Frames are pages within pages. Users can scroll independently within pages.
                              Frames can enhance reports in many ways. They can be used for a legend, table
                              of contents, or summary information.
               Screen Output Design Principles (concluded)
Screen Design                                                        Design Guidelines
Consideration
Information      On - line applications such as those that run under Windows or within an Internet browser offer
Hiding           capabilities to hide information until it is either needed or becomes important. Examples of such
                 information hiding include:
                           Drill - down controls that show minimal information and provide readers with simple ways
                            to expand or contract the level of detail displayed.
                                    o   In Windows outputs the use of a small plus- or minus-sign in a small box to
                                        the left of a data record offers the option of expanding or contracting the
                                        record into more or less detail. All of this expansion and contraction occurs
                                        within the output’s window.
                                    o   In Intranet applications, any given piece of summary information can be
                                        highlighted as a hyperlink to expand that information into greater detail.
                                        Typically, the expanded information is opened in a separate Window so the
                                        reader can use the browser’s forward and backward buttons to switch
                                        between levels of detail.
                           Pop - up dialog boxes may be triggered by information

Highlighting     Highlighting can be used in reports to call users’ attention to erroneous data, exception data, or
                 specific problems. Highlighting can also be a distraction if misused. On-going human factors
                 research will continue to guide our future use of highlighting. Examples of highlighting include:
                           Color (avoid colors that the colorblind cannot distinguish)
                           Font and case (changing case can draw attention)
                           Justification (left, right, or centered)
                           Hyphenation (not recommended in reports)
                           Blinking (can draw attention or become annoying)
                           Reverse video
Printing         For many users, there is still comfort in printed reports. Always provide users the option to print a permanent copy
                 of the report. For Internet use, reports may need to be made available in industry standard formats such as Adobe
                 Acrobat, which allows users to open and read those reports using free and widely available software.
 รู ปแบบการแสดงผลแบบตารางและกราฟ (Table/Graph)

• เลือกใช้ ตารางเมือ
                   ่
     – ต้องการแสดงผลตัวเลขเป็ นรายการอย่างชัดเจน
• เลือกใช้ กราฟเมือ
                  ่
     –   สรุ ปผลข้อมูลตัวเลขนั้น
     –   แสดงแนวโน้มการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลตัวเลขนั้น
     –   เปรี ยบเทียบข้อมูลตัวเลขที่มีค่าแตกต่างกัน
     –   ใช้แสดงแนวโน้มการเปลี่ยนแปลงเพื่อการพยากรณ์ค่าตัวเลขในอนาคต
•Table
•Graph
       การเลือกอุปกรณ์ในการแสดงผล
• ข้อพิจารณาในการเลือกอุปกรณ์ในการแสดงผล
   –               ้
       ใครเป็ นผูใช้
   –             ้
       จานวนผูใช้มากน้อยเพียงใด
   –   Output ถูกใช้งานที่ไหน
   –   วัตถุประสงค์ของ Output คืออะไร
   –                 ้
       ความเร็วที่ตองการได้ Output
   –   ความถี่ในการใช้ Output
   –                   ้
       ระยะเวลาที่ตองการจัดเก็บ Output นานเพียงใด
   –   การผลิต Output ภายใต้กฎ ข้อบังคับอะไรหรื อไม่
   –   งบประมาณในการจัดหา Technology และการบารุ งรักษา
   –   สิ่ งแวดล้อมในการใช้ Output เป็ นอย่างไร
              ชนิดของ output
1 Printed output พิมพ์ออกมา
    – Tabular output presents information in columns.
    – Zoned output places text and numbers into designated
      “areas”
2 Screen output แสดงผลทางหน้าจอ
    – Graphic output is the use of pictorial charts to convey
      information in ways that demonstrate trends and
      relationships that cannot be easily seen in tabular
      formats.
3   Point-of-sale terminals
4   Multimedia
5   E-mail
6   Hyperlinks
7   Microfilm
    – Or microfiche
การจัดรู ปแบบสารสนเทศเพื่อหลีกเลี่ยงความหมายของข้อมูลผิดไป

   •    ความโน้มเอียงของสารสนเทศเกิดจาก
       1. การเรี ยงลาดับ
           •    ตามตัวอักษร
           •    ตามวันเดือนปี
           •    ตามค่าของข้อมูล เช่น ต่าสุ ด มากที่สุด เป็ นต้น
       เช่นการแสดงรายชื่อ Supplier ตามตัวอักษร โดย
                                       ้
       ไม่ได้แสดงราคาขายของสิ นค้า ผูใช้อาจเข้าใจว่าเรี ยง
       ตามราคาขายต่าสุ ดก็ได้ ดังนั้นควรแสดงค่าของข้อมูล
       ที่ใช้ในการเรี ยงลาดับด้วย
การจัดรู ปแบบสารสนเทศเพื่อหลีกเลี่ยงความหมายของข้อมูลผิดไป

   •    ความโน้มเอียงของสารสนเทศเกิดจาก
       2. การกาหนด limit ในการแสดงข้อมูล เช่น ต้องการแสดงเฉพาะที่
          ลูกหนี้ที่มียอดหนี้มากกว่า 200,000,000 ซึ่ งอาจไม่มี
          สารสนเทศถูกแสดงออกมาเลยก็ได้
          •   การตั้ง limit ต่าเกินไป -> สารสนเทศถูกแสดงออกมามากเกินไป
          •   การตั้ง limit สู งเกินไป -> สารสนเทศถูกแสดงออกมาน้อย หรื อไม่มี
              เลย
การจัดรู ปแบบสารสนเทศเพื่อหลีกเลี่ยงความหมายของข้อมูลผิดไป

   •    ความโน้มเอียงของสารสนเทศเกิดจาก
       3. การใช้ graphic ในการแสดงผล เช่น การวาดกราฟโดย
          กาหนด scale ละเอียดเกินไป ทาให้สารสนเทศที่ได้ดูมากเกิน
          จริ ง หรื อการใช้สัญลักษณ์ต่าง ๆ แทนข้อมูลอาจดูแล้วไม่สื่อถึง
          ความมาก หรื อน้อยของข้อมูล
      35
8a.
      30
      25
                                         Car A
      20
                                         Car B
      15
                                         Car C
      10
      5
      0
           North   South   East   West




      35
8b.
      30

      25                                 Car A
                                         Car B
      20
                                         Car C
      15

      10
           North   South   East   West




                           Graphical Scaling Bias
ข้อแนะนาในการหลีกเลี่ยงความโน้มเอียงในการแสดงสารสนเทศ

  1. หาแหล่งที่มาของความโน้มเอียงของสารสนเทศ
  2. เปิ ดโอกาสให้ผใช้ระบบเข้ามามีส่วนร่ วมกับการออกแบบ
                   ู้
             ้          ั
     เพราะผูใช้ระบบรู ้จกธรรมชาติของข้อมูลมากกว่า
                           ่                   ู้
  3. ระบบต้องมีความยืดหยุนพอสมควร เพื่อให้ผใช้สามารถ
     ปรับแก้ ให้สารสนเทศเป็ นไปตามความต้องการได้
     การประเมินผลฟอร์มและรายงาน
• แบบฟอร์มและรายงานจะต้องสามารถนาไปใช้ประโยชน์ได้
  (Usability) ซึ่งประกอบไปด้วยลักษณะ 3 ประการ คือ
   1.มีความเร็ ว (Speed)
   2.มีความถูกต้อง (Accuracy)
   3.มีความพึงพอใจ (Satisfaction)
      ปัจจัยที่มีผลต่อความสามารถในการนาไปใช้

•   ความสอดคล้อง (Consistency)
•   ความมีประสิ ทธิภาพ (Efficiency)
•   ง่ายต่อการอ่าน (Ease)
•   รู ปแบบ (Format)
•              ่
    ความยืดหยุน (Flexibility)
      หลักเกณฑ์ในการประเมินผลการใช้งาน

1. ระยะเวลาในการเรี ยนรู ้การนาเข้าข้อมูลเพื่อแสดงผลบนฟอร์ม
   และรายงานนั้น
2. ความเร็ วในการแสดงผลทางหน้าจอหรื ออุปกรณ์แสดงผล
3. อัตราความผิดพลาดอักอาจจะเกิดขึ้นได้
4. ระยะเวลาที่จะสามารถจัดเก็บแบบฟอร์มและรายงานนั้นได้
                     ้
5. ความพึงพอใจของผูใช้ระบบ
  แสดงกิจกรรมในการออกแบบระบบสารสนเทศ
       ขั้นตอน            กิจกรรม                                รายละเอียด
Back   1         ศึกษาถึงความต้ องการของระบบ                      ่
                                                      จะได้ ส่วนทีสมบูรณ์ ทางตรรก
                                                      ศาสตร์

       2         ออกแบบระบบ
                 ออกแบบในส่ วนแสดงผล (Output)         ออกแบบในส่ วนของกายภาพเพือ         ่
                                                      ให้ เห็นในส่ วนแสดงผล
                 ออกแบบทางส่ วนเข้ าข้ อมูล (Input)                                ่
                                                      ตัดสิ นใจว่ าข้ อมูลใดบ้ างทีจะต้ องใช้
Next                                                  เป็ นส่ วนเข้ าข้ อมูล ออกแบบในส่ วน
                                                      ของเอกสารทีเ่ ป็ นแหล่ งข้ อมูล ออก
                                                      แบบในส่ วนของความปลอดภัยข้ อมูล
  แสดงกิจกรรมในการออกแบบระบบสารสนเทศ
       ขั้นตอน             กิจกรรม                                    รายละเอียด
       2         ออกแบบระบบ
Back                               ้
                 ออกแบบในส่ วนของแฟมข้ อมูลและ           ออกแบบในส่ วนจัดเก็บข้ อมูล โดยต้ อง
                 ฐานข้ อมูล(File and Databases)          พิจารณาให้ เหมาะสมกับองค์ประกอบ
                                                                        ั
                                                         ต่ างๆ ที่ใช้ กบระบบ
                 ออกแบบในส่ วนของการประมวล               ออกแบบในการประมวลผลให้ เป็ นไป
                 ผล (System Processing)                  ตามขั้นตอนที่ต้องการ
                 ออกแบบในส่ วนของซอฟต์ แวร์ (Software)   ออกแบบโปรแกรมซอฟต์ แวร์

       3         นาเสนอระบบที่ออกแบบ                     สร้ างเอกสารที่ได้ จากการออก
                                                         แบบโดยลงรายละเอียดให้
Next
                                                         สมบูรณ์ นาเสนอรายละเอียด
                                                         แสดงถึงผลลัพธ์ ที่ได้ ประมาณ
                                                         การสร้ าง การดาเนินการ และค่าใช้ จ่าย
  เคล็ดลับในการออกแบบระบบ
         พิจารณาด้ านผู้ใช้ ระบบ
Back
                                            ู้
         - พิจารณาอย่างระมัดระวังในจุดที่ผใช้จะต้องติดต่อกับ
         ระบบ
                                         ู้
         - มีการเตรี ยมการล่วงหน้าให้แก่ผใช้
         พิจารณาด้ านข้ อมูล
             ้                                 ้
         - ผูใช้ระบบมีโอกาสที่จะเข้าไปปรับแก้ขอมูลเมื่อไร หรื อที่
Next     ใดก็ตาม
         - ข้อมูลควรถูกตรวจสอบทุกครั้งก่อนมีการป้ อนข้อมูลเข้า
         ระบบ
  เคล็ดลับในการออกแบบระบบ
          พิจารณาด้ านข้ อมูล
Back      - ข้อมูลนั้นควรมีการป้ อนเข้าอย่างอัตโนมัติให้ได้มากที่สุด
          เท่าที่จะทาได้
          - ในการติดต่อกับข้อมูลในระบบควรมีการควบคุม
          - ข้อมูลควรมีการใส่ เข้าในระบบเพียงครั้งเดียว
          -พยายามหลีกเลี่ยงข้อมูลที่จะเกิดการซ้ าซ้อนในการจัดเก็บ
Next      พิจารณาการประมวลผล
          -จะต้องให้การประมวลผลนั้นชัดเจนไม่ซบซ้อน ั
                                           ั
          - สร้างโมดุลอิสสระในการปฏิบติงานในแต่ละฟังก์ชน      ั่
               ่
  สื่ อต่ างๆทีใช้ ในการแสดงผลของระบบสารสนเทศ
       อุปกรณ์ แสดงผล             รายละเอียด
Back   -เครื่ องพิมพ์  สร้างตัวหนังสื อและภาพบนกระดาษ
       -หน้าจอ         แสดงตัวหนังสื อและภาพบนหน้าจอ
       -Plotter        ผลิต ภาพ Hard-Copy ออกสู่ Output
       -Computer Output บันทึกข้อมูลขนาดเล็กลงบนแผ่นฟิ ลม์
        Microfilm(COM)
       -เสี ยง                         ู้
                       ส่ งข้อมูลไปให้ผใช้จากคอมพิวเตอร์ ในรู ปของเสี ยง
       -Device         ผลิตส่ วนแสดงผลเพื่อระบบเฉพาะ ตัวอย่างเช่น
Next
                       ส่ วนของเทอร์ มินอล หรื อเครื่ อง ATMS
               ่
  สื่ อต่ างๆทีใช้ ในการแสดงผลของระบบสารสนเทศ

Back




Next
  Impact Printers

Back




Next


       Daisy Wheel Printer : This device output letter
                              quality characters
  Nonimpact Printers

Back




Next
               Laser Printer
  Plotters

Back




Next
       Flatbed Plotter : Plotters draw charts,graphs,
                         Lines And curves
  Computer Output Microfilm

Back




Next
                      Laser Printer
       Microfilm Reader: Strips of microfilm records are
                          wound on reels and can be
                          displayed for easy viewing
                  ่ ี
 ตัวอย่ างรายงานทีมรายละเอียดครบ(Detail reports)

Back




Next
                  ่ ี
 ตัวอย่ างรายงานทีมส่วนควบคุม
 (Control braks reports)
Back




Next
 รายงานแบบมีเงื่อนไข (Exception reports)

Back




Next
 ตัวอย่ างใบเตรียมพิมพ์ ของใบแจ้ งหนี้

Back




Next
 ตัวอย่ างใบเตรียมพิมพ์ ของเช็คจ่ ายเงิน

Back




Next
 ตัวอย่ างใบเสร็จ

Back




Next
 ตัวอย่ างใบเตรียมพิมพ์ ของเลเบลจดหมาย

Back




Next
 Printer Spacing Charts

Back




Next
 ตัวอย่ างการใช้ Printer Spacing Charts

Back




Next
 ตัวอย่ าง การจัดแถวหัวข้ อของคอลัมน์

Back




Next
                                 ่ ี
 ตัวอย่ างแสดงการจัดหน้ ารายงานทีมส่วนควบคุม

Back




Next
                  ่                        ่
 ตัวอย่ างรายงานทีปรับปรุงมาจากรายงานรู ปทีแล้ ว

Back




Next
 ตัวอย่ างการใช้ Printer Spacing Charts
                         ่
 ในการออกแบบรายงานรู ปทีแล้ ว

Back




Next
               ่
 ตัวอย่ างผังทีใช้ ในการออกแบบPrinter


Back




Next
            ่
 ตัวอย่ างทีใช้ ในการออกแบบPrinter


Back




Next
                      ่
 ตัวอย่ างแบบฟอร์ มเพือวิเคราะห์ รายงาน

Back




Next
               ่
 ตัวอย่ างผังทีใช้ ในการออกแบบหน้ าจอ

Back




Next
                              ่
 ตัวอย่ างเปรียบเทียบหน้ าจอทีใช้ แสดงผลเทียบกับรายงาน
   ่ ิ
 ทีพมพ์ลงกระดาษ

Back




Next
 ตัวอย่ างหน้ าจอรายงานแสดงรายละเอียดบริษัทขายสิ นค้ า

Back




Next
  แสดงเปรียบเทียบการออกแบบหัวข้ อทางหน้ าจอ

Back




Next
 ตัวอย่ างแสดงการนาเสนอตารางทางหน้ าจอ

Back




Next
 ตัวอย่ างแสดงการนาเสนอกราฟแท่ ง

Back




Next
                  แบบฝึ กหัด
                   ้
จงแก ้ไขรายงานโดยใชหลักการออกแบบรายงาน
              การบ้าน
• ออกแบบ Input Form และ Output Screen และ
  Report ของระบบงานที่จะนาเสนอแต่ละกลุ่ม

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:2
posted:4/9/2012
language:Thai
pages:84