LES FRAIS DE DEPLACEMENT

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 Les frais de déplacements peuvent découler de différentes missions et, selon les cas, les
 modalités techniques de demandes de remboursement peuvent être différentes.


 Les différents types de déplacement et les outils utilisés


      Nature du                 Emetteur de la         Application        Suivi assuré par
     déplacement                 convocation           de gestion

Formation Continue         Rectorat (DAAEFOP) ou IA        GAIA                DAAEFOP
                           DEC                                                     DEC
Examens et concours                                       IMAG’IN
                           (rectorat ou IA)                                  (rectorat ou IA)
Réunions académiques       rectorat                      DT Ulysse              DIBAP1

Réunions ministérielles    ministère                     DT Ulysse              DIBAP1
Missions ponctuelles ou
personnels itinérants      rectorat                      DT Ulysse              DIBAP1
itinérants
Service partagé/ TZR       Pas de convocation            DT Ulysse              DIBAP1
                                                           SIRH              DIRH ou IA
Domicile/ travail          Pas de convocation
                                                           SAXO          DIBAP1 (action sociale)



 Le déplacement
 Un agent qui se déplace doit être muni d’une convocation, d’un ordre de mission voire d’une
 autorisation d’utilisation du véhicule personnel.

 Cumul de remboursement
 Le cumul de plusieurs remboursements au titre d’un même trajet n’est pas autorisé et par
 exemple, il n’est pas possible de cumuler un remboursement domicile/travail avec un autre
 remboursement.

 Le remboursement
 Les modalités et taux de remboursement sont ceux relatifs au décret du n° 2006-781 du 3
 juillet 2006, à la circulaire n° 2006-175 du 9 novembre 2006, la circulaire n°08-258 du 5 juin
 2008 et à la circulaire n°2010-0222 du 3 août 2010.

 Le remboursement se fait après service fait, sur présentation de l’état de frais (dématérialisé
 ou papier) et des pièces justificatives éventuelles : billet de transport en commun (SNCF,
 métro, bus, factures hôtel, péage..).




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Modalités de remboursement du trajet
La distance est calculée à partir du site MAPPY, itinéraire le plus court.

La taux appliqué est le taux kilométrique SNCF 2nd classe en vigueur au moment du
déplacement (en cas d’autorisation préalable d’utilisation du véhicule personnel, l’agent est
indemnisé sur le taux d’indemnités kilométriques).
La distance retenue correspond au trajet entre la résidence administrative et le lieu de
mission.
Toutefois, pour des raisons d’ordre pratique, l’administration peut prendre en compte la
résidence personnelle pour la détermination des droits à indemnisation.

Pour tout déplacement pris par un moyen de transport en commun, la pièce justificative doit
être fournie à l’appui de l’état de frais.
Un état de frais doit être établi y compris lorsque l’administration a fourni un bon permettant
d’obtenir des billets gratuits.

Modalités de remboursement du repas
Le repas ne peut être remboursé que dans la mesure où il est pris en dehors des résidences
familiale et administrative.

L’agent peut prétendre à un remboursement s’il se trouve en mission pendant la totalité de la
période comprise entre 11 et 14 heures, pour le repas du midi et entre 18 et 21 heures pour
le repas du soir.

Le remboursement du repas est forfaitaire, aucune pièce justificative n’est nécessaire.
Le taux de cette indemnité est, pour un déjeuner, de 7.63€ dans le cas d’un repas pris dans
un restaurant administratif ou assimilé non conventionné, pour des déplacements dans le
cadre des actions de formation (cas de repas pris dans un établissement non conventionné),
des services partagés et de 15.25€ dans les autres cas.
Des conventions de restauration sont signées avec la plupart des établissements de
l’académie et le rectorat. Ainsi, en cas de mission dans un établissement de l’académie,
l’agent peut prendre son repas sans faire l’avance de frais, ce repas sera directement facturé
au rectorat.

Modalités de remboursement de l’hébergement
L’agent bénéficie d’un remboursement forfaitaire d’hébergement lorsqu’il se trouve en
mission entre 0 et 5 heures, pour la chambre et le petit déjeuner.
Les taux de cette indemnité d’hébergement sont fixés à 45€ en province et 60€ à Paris.
Les remboursements se font sur présentation d’une facture

Avance de frais
Afin d’éviter aux agents d’effectuer des avances de frais au titre des déplacements ou des
hébergements, le rectorat, pour les agents convoqués par un de ses services ou par le
ministère, peut délivrer des bons de transports ou réserver directement des chambres
d’hôtel.

La demande relative au déplacement (formulaire à demander au service qui convoque, à l’exception des
déplacements à l’initiative du ministère, dans ce cas précis, le formulaire doit être demandé au secrétariat
général) doit être déposée au secrétariat de la DIBAP, 10 jours ouvrables avant le
déplacement, accompagnée de la convocation.
La demande relative à l’hébergement doit être formulée auprès du service qui convoque
(exception du ministère, demander au secrétariat général du rectorat).




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Divers
Les données nécessaires au calcul du remboursement sont reprises des bases de gestion
des personnels (affectation, adresse personnelle, coordonnées bancaires) et transférées
automatiquement dans les divers outils (GAIA, IMAG’IN et DT ULYSSE).
En cas de changement de RIB ou de coordonnées, il convient d’avertir sans délai le bureau
de gestion des personnels compétent.

Les remboursements des frais de déplacements sont virés directement sur le compte
bancaire de l’agent (compte de la paye) sous l’intitulé « MIN 06…. »
Les Applications « GAIA » et « IMAG’IN » se déversent dans l’application « DT Ulysse »,
ainsi le suivi du remboursement des divers frais de déplacements peut être consulté à partir
de cette application.
Par ailleurs, l’application « DT Ulysse » envoie un mail automatiquement aux agents lors de
la mise en paiement de leurs états de frais.

En cas de participation à des missions donnant lieu à rémunération (par exemple,
interrogation de candidats dans le cadre des examens et concours, ….) les indemnités sont
versées sur la paye, et le bulletin de salaire fait apparaître par exemple la ligne « indemnité
examens et concours ».

Site déplacements
L’adresse de consultation du site déplacements : https://si1d.ac-dijon.fr/arenb
L’accès à ce site se fait via l’identifiant et mot de passe de la messagerie académique
(prénom.nom@ac-dijon.fr)

En cas de problème pour se connecter, signalement à faire à l’adresse :
Ce.dibap1.depl@ac-dijon.fr et préciser à quel niveau le blocage se situe (accès au portail,
identification non reconnue…).

Transmission des documents
Participation à une action de formation continue :
 L’IA ou la DAAEFOP adresse une convocation, un ordre de mission, un état de frais à
compléter et à retourner une fois le déplacement effectué soit à l’IA soit au rectorat :
                                     Rectorat - DAAEFOP
                                        51, rue Monge
                                         21000 DIJON
Pour tout renseignement, il convient de contacter l’interlocuteur mentionné sur la
convocation

Participation à des épreuves d’examens et concours :
La DEC (rectorat ou IA) envoie une convocation à l’agent.
Au retour de mission, l’agent doit inscrire les éléments relatifs à son déplacement et
éventuellement les informations relatives au paiement d’indemnité (nombre de candidats,
nombre de copies corrigées) directement sur l’application IMAG’IN (accessibles avec le PIA,
suivre les informations de connexions sur la convocation).

En cas de pièces justificatives à fournir, le récapitulatif de la mission doit être imprimé et les
pièces justificatives demandées jointes. L’ensemble doit être adressé soit à l’IA soit au
rectorat:
                                        Rectorat - DEC
                                         51, rue Monge
                                         21000 DIJON
Pour tout renseignement, il convient de contacter l’interlocuteur mentionné sur la
convocation


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Participation à des réunions ponctuelles :
Réunions académiques :
Le service du rectorat envoie une convocation à l’agent.
Au retour de mission, l’agent doit renseigner le document « état de frais » et le retourner à la
division (XXXX) du rectorat qui a convoqué, accompagné des pièces justificatives.
                                       Rectorat - XXXX
                                        51, rue Monge
                                        21000 DIJON

Réunions ministérielles :
Le service du ministère envoie une convocation à l’agent.
L’agent doit préalablement au déplacement faire établir par le secrétariat général un ordre de
mission, demander une attestation de présence au ministère, remplir le document « état de
frais » et le retourner au rectorat, accompagné des pièces justificatives éventuelles
                                        Rectorat - DIBAP1
                                          51, rue Monge
                                          21000 DIJON

Pour tout renseignement relatif au paiement de l’état de frais, il convient de contacter la
DIBAP 1.

Enseignants en service sur plusieurs établissements :
Un dossier de « service partagé/TZR » est disponible dès le 1er septembre 2011 sur le portail
informatique académique (PIA) et sous la rubrique « circulaire en ligne  gestion des frais
de déplacements »

L’agent doit vérifier s’il remplit les conditions, compléter le dossier, le faire signer selon le cas
soit à son établissement principal soit à son établissement de rattachement qui est chargé de
le transmettre à la DIBAP1.

Chaque mois, l’agent devra remplir un état de frais et inscrire les dates des déplacements, le
transmettre selon le cas soit à son établissement principal soit à son établissement de
rattachement qui est chargé de le transmettre à la DIBAP1.

Pour tout renseignement relatif au paiement de l’état de frais, il convient de contacter la
DIBAP 1.




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