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									L’importation d’écritures comptables

L’application Comptabilité d’Acomba offre la possibilité d’importer des écritures comptables à l’aide
de fichiers respectant le format GLImport. Une telle importation de données peut s’effectuer de
deux façons différentes : manuellement ou automatiquement. Notez que l’application
Comptabilité d’Acomba permet également l’importation d’écritures comptables selon le format ADX.
Consultez le fichier ADX.doc pour plus d’information.




L'importation manuelle

L’importation manuelle est possible avec l’application Comptabilité d’Acomba.

Voici les étapes à suivre pour activer l’importation manuelle dans l’application Comptabilité
d’Acomba :

   1.   Dans le menu Saisie, sélectionnez Utilitaires puis Importation de données ;
   2.   Sélectionnez l’option Transactions à la Comptabilité (GLimport) ;
   3.   Cochez la case Transactions, sous l’onglet Comptabilité ;
   4.   Cliquez sur Importer ;
   5.   Sélectionnez le fichier à importer ;
   6.   Sélectionnez le type d’importation à effectuer ;
   7.   Répondez à la question « Voulez-vous que la conversion automatique majuscule-minuscule
        soit faite ? ».

Si l’importation s’effectue avec succès, le fichier Glimport des écritures à importer sera supprimé
automatiquement.

Si un problème survient lors de l'importation, il y aura alors création d'un fichier GLimport.err. Le
système y inscrit le nom du fichier en tentative d'importation suivi de la liste des erreurs rencontrées.
Si le fichier GLimport.err existe déjà, résultat d'une importation ayant échouée précédemment, les
nouvelles erreurs seront tout simplement ajoutées au fichier existant. Le fichier Glimport d'écritures
à importer ne sera pas effacé.

Le logiciel demande ensuite si l'usager désire importer un fichier supplémentaire. Si la réponse est
NON, le système Acomba ferme la fenêtre Importation de données alors que le système retourne
au menu Procédures utilitaires. Si la réponse est OUI, le système demande le nom du nouveau
fichier à importer.




L’importation automatique

L’importation automatique est possible avec l’application Comptabilité d’Acomba. Au démarrage,
l’application vérifie, dans le répertoire de la société, l'existence de fichiers du nom de GLImport.nnn,
où “ nnn ” représente un chiffre entre 001 et 999 (l'extension doit comporter 3 chiffres). Si le
système détecte un fichier GLImport dans le sous-dossier Import du dossier de la société, il
déclenche automatiquement la procédure d’importation.



Fichier GLIMPORT.DOC                                                                                  1
Si une ou des erreurs surviennent lors de l'importation, seules les écritures rejetées ne sont pas
inscrites au Grand livre. Il y a alors création et mise à jour d'un fichier GLImport.err, dans lequel le
système inscrit le nom du fichier en tentative d'importation suivi de la liste des erreurs rencontrées.
Si le fichier GLImport.err existe déjà, résultat d'une importation manquée précédemment, les
nouvelles erreurs rencontrées sont tout simplement ajoutées au fichier existant. Le fichier des
écritures à importer est renommé GLImp.nnn, où “ nnn ” a la même valeur qu'à l'origine.




Le format GLImport

Le nom du fichier

Importation manuelle :
Vous pouvez donner le nom que vous désirez. Il suffit de le mentionner lors de l'importation. Vous
pouvez aussi le créer dans n'importe quel sous-répertoire, sur n'importe quel disque.

Importation automatique :
Le fichier à importer doit alors se nommer GLImport.nnn, où nnn prend une valeur entre 001 et 999.
Le fichier doit être créé dans le sous-dossier Import du dossier de la société.


La première ligne

Importation manuelle :
La première ligne peut être utilisée pour mettre un commentaire. Vous devez cependant éviter
d'utiliser les lettres C, D, E, Q, T ou X comme premier caractère, car ces lettres sont réservées pour
identifier le contenu de chacune des lignes. Leur emploi comme premier caractère sur une ligne de
commentaire amènera simplement un message d'erreur lors de l'importation. Vous pouvez
également commencer votre fichier directement avec la première écriture à importer sans mettre
cette ligne de commentaire.

Importation automatique :
La première ligne doit toujours être un commentaire servant à identifier le fichier d'écritures. Peu
importe le premier caractère utilisé, le système reconnaît cette ligne comme étant un commentaire.
C'est cette ligne qui sera présentée à l'usager pour lui permettre d'identifier le fichier en importation.


Commentaires supplémentaires :
Toute ligne commençant par autre chose que C, D, E. Q, T ou X (majuscule ou minuscule) sera
considérée comme ligne de commentaire lors de l'importation. Peu importe leur position dans le
fichier, ces lignes seront ignorées lors de l'importation.


Les lignes de transactions

Les lignes de transactions pourront être inscrites selon deux formats différents. Le premier format ne
demande aucune mention supplémentaire et est prévu pour un plan comptable dont les numéros de
comptes comportent au maximum cinq chiffres. Si l’on désire utiliser une numérotation de comptes
de plan comptable de plus de cinq caractères (maximum 7), on devra introduire une ligne pour le
spécifier. Cette ligne sera la suivante:



Fichier GLIMPORT.DOC                                                                                2
LGL7

Un même fichier ne peut contenir qu’une seule structure de numéro de compte, soit cinq, six ou sept
caractères.

Les transactions comme telles se composeront d’au moins trois lignes.

La première ligne d’une transaction :
Le premier caractère doit être un C, D, E pour identifier le type d'inscription désiré. C, désigne un
chèque ; D, un dépôt ; E, une écriture au journal. Cette lettre peut être majuscule ou minuscule.

Les six caractères suivants identifient la date, dans l'espace sous la forme AAMMJJ. Exemple :
920205 pour indique le 5 février 1992. Comme le point de référence pour l’an 2000 évolue selon les
versions, il n’y a pas à s’inquiéter pour l’inscription automatique dans le bon siècle. Si la description
de la date est composée de six blancs, le système prendra la date du système.

Les trente caractères suivants identifieront le commentaire. La dimension est fixe et si le
commentaire à inscrire a moins de trente caractères complétez le champ avec des blancs.

Les cinq derniers caractères serviront à identifier le numéro de Chèque ou de Dépôt. Si le numéro à
inscrire a moins de cinq caractères, complétez le champ avec des blancs et le nombre. Si la
transaction inscrite est une Écriture mettre cinq blancs car le système impose les numéros
d'écritures.

S'il y a des caractères supplémentaires sur cette ligne, ils seront ignorés lors de l'importation.

Les lignes d’information pour un chèque imprimable :
Le premier caractère de chacune des lignes d’information doit être un Q. Cette lettre peut être
majuscule ou minuscule.

Sur la première ligne d’information, les 30 caractères suivant le Q, identifieront le nom de la
personne ou société à qui le chèque est adressé.

Sur la deuxième ligne d’information, les 30 caractères suivant le Q, identifieront le nom de la
personne ressource à l’intérieur de la société à qui le chèque est adressé.

Sur la troisième ligne d’information, les 30 caractères suivant le Q, serviront à identifier l’adresse de
la personne ou société à qui le chèque est adressé.
Sur la quatrième ligne d’information, les 30 caractères suivant le Q, identifieront la ville de la
personne ou société à qui le chèque est adressé.

Sur la cinquième ligne d’information, les 6 ou 7 caractères, selon le cas, suivant le Q, identifieront le
code postal de la personne ou société à qui le chèque est adressé.

Sur la sixième ligne d’information, les 7, 10 ou 11 caractères, selon le cas, suivant le Q, identifieront
le numéro de téléphone de la personne ou société à qui le chèque est adressé.

Les septième, huitième et neuvième ligne d’information contiennent 70 caractères suivant le Q qui
permettent d’inscrire des remarques sur le chèque.

Les lignes suivantes d’une transaction :




Fichier GLIMPORT.DOC                                                                               3
Chacune des lignes suivantes servira à définir les affectations comptables. Le nombre maximum
d’affectations pour une inscription est 999 dans l’application Comptabilité d’Acomba. L'inscription est
considérée complète si on rencontre le début d'une autre inscription (C, D ou E) ou la fin du fichier.

Le premier caractère de chacune des lignes de transaction doit être un T ou un X. Ces lettres peuvent
être minuscules ou majuscules.

Les 5 ou 7 caractères suivant le T ou le X serviront à identifier le compte de Grand livre désiré. Ce
sera cinq caractères, à moins que l’on ait inséré la ligne LGL7 avant le début des inscriptions, où à ce
moment on utiliserait une longueur de 7 caractères. Si la longueur du nombre à inscrire est plus
courte (ex. :1001), il faut compléter avec des blancs avant le numéro.

Si la ligne de transaction débute par la lettre X et non T, les 30 caractères suivant le numéro du
compte serviront à identifier une description pour cette affectation.

Les 18 caractères suivants serviront à identifier les montants de la transaction. Les 9 premiers
indiqueront un montant au débit et les 9 suivants, un montant au crédit. Les montants doivent être
en dollars et en cents, avec un point et sans virgule. On complète les champs avec des blancs avant
le montant. Les montants doivent être positifs.

Exemple (x représente un blanc) :
xxxx12.34xxxxxxxxx pour indiquer un montant de 12.34 au débit
xxxxxxxxxxxxx12.34 pour indiquer un montant de 12.34 au crédit

Le point est significatif. S'il y a plus de 2 chiffres après le point, il y aura arrondissement au centième
inférieur.

Exemples (x représente un blanc) :
xxxxxxx12xxxxxxxxx sera interprété comme un montant de 12 dollars au débit.
xxx12.356xxxxxxxxx sera interprété comme un montant de 12.35 au débit.

Les montants totaux affectés au débit et au crédit pour l'ensemble des transactions doivent être
égaux pour que l'écriture soit valide.

Le montant maximum d'une transaction est de 999 999.99 et doit être positif.

Dans le cas de chèques ou de dépôts, on doit toujours commencer en inscrivant une transaction avec
un compte de banque comme compte de Grand livre.

Pour indiquer la fin des transactions, il suffit de commencer une autre écriture par C, D, ou E ou
encore de terminer le fichier.

Pour l’importation dans l’application Comptabilité Acomba seulement, 15 caractères peuvent être
ajoutés, à la fin de chacune des lignes d’affectations (débutant par T ou X), pour identifier le numéro
du projet auquel est associée la transaction.




Les causes de rejet lors de l’importation

   Date invalide ;
   Format de l'écriture invalide (moins de 42 caractères après C, D ou E) ;



Fichier GLIMPORT.DOC                                                                                 4
   Numéro de chèque ou de dépôt invalide ;
   Numéro de chèque ou de dépôt déjà utilisé dans le système ;
   Le premier compte utilisé pour l'inscription d'un chèque ou d’un dépôt n'est pas un compte de
    banque ;
   Chèque dont le montant affecté au compte de banque est débiteur (indiquant un chèque
    négatif) ;
   Dépôt dont le montant affecté au compte de banque est créditeur (indiquant un dépôt négatif) ;
   Écriture qui ne balance pas ;
   Montant d’affectation négatif ;
   Montant de transaction supérieur à 999 999.99$ ;
   Format du montant invalide ;
   Compte de Grand livre inexistant ;
   Nombre de transactions supérieur à 999 pour Acomba;
   Format de la transaction invalide (différent de 23 caractères ou 25 si LGL7) ;
   Nom du fichier invalide ou inexistant ;

Exemple (x représente un blanc) :
Inscription d'un chèque de 525 $ affectant une dépense dans les comptes 4601 et 4651 tirée sur la
banque 1001. Ce chèque est à l'ordre d'Hydro-Québec en date du 14 février 1992 et porte le numéro
3214.

"CHÈQUES EN PROVENANCE D'UN SYSTÈME EXTÉRIEUR"
C920214HYDROxQUEBECxxxxxxxxxxxxxxxxxxx3214
Txxx1001xxxxxxxxxxxx525.00
Txxx4601xxx200.00xxxxxxxxx
Txxx4651xxx325.00xxxxxxxxx




Fichier GLIMPORT.DOC                                                                        5

								
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