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TERMINOS DE REFERENCIA - DOC 10 by 7tg08z

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									                 REPUBLICA DE COLOMBIA
              MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA

   UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA




      TERMINOS DE REFERENCIA
      CONCURSO No. 016 de 2005




    CONTRATACIÓN OUTSOURCING DE
    SERVICIOS TECNOLOGICOS PARA LA
UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGETICA
                      -UPME-




          Bogotá D.C., Julio de 2005
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                                           TABLA DE CONTENIDO

RECOMENDACIONES GENERALES ....................................................................... 3

JUSTIFICACIÓN ......................................................................................................... 4

CAPÍTULO 1. CONDICIONES GENERALES DE LA CONTRATACIÓN .................... 5

CAPÍTULO 2. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA ............................................ 12

CAPÍTULO 3. RECHAZO DE LAS PROPUESTAS .................................................. 19

CAPÍTULO 4. ANALISIS, COMPARACION Y EVALUACIÓN DE PROPUESTAS... 21

CAPÍTULO 5. FORMATOS ..................................................................................... 27




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                          RECOMENDACIONES GENERALES

Se solicita a los proponentes cumplir con las siguientes recomendaciones, para facilitar
la labor de evaluación de las propuestas:

1. Leer cuidadosamente estos términos de referencia, antes de elaborar la propuesta.

2. Entender que con la presentación de la propuesta se acogen y aceptan todas las
   condiciones estipuladas en los presentes términos de referencia.

3. Presentar la totalidad de la propuesta, en orden para facilitar su estudio, con índice
   y debidamente foliados.

4. La presentación de la propuesta por parte del oferente constituye evidencia de que
   se estudiaron completamente las especificaciones, formatos y demás documentos;
   que recibió las aclaraciones necesarias sobre las inquietudes o dudas previamente
   consultadas y que ha aceptado que estos términos de referencia son completos,
   compatibles y adecuados para identificar los bienes y servicios que se contratarán.

5. La presentación de la propuesta por parte del oferente constituye evidencia de que
   está enterado a satisfacción en cuanto al alcance del objeto a contratar y que ha
   tenido en cuenta todo lo anterior para definir las obligaciones que se adquieren en
   virtud del contrato que se celebrará.




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                                 JUSTIFICACIÓN


La Unidad de Planeación Minero Energética – UPME, cuenta con una infraestructura
computacional que sirve de soporte a todas las actividades desarrolladas en el
cumplimiento de sus funciones. Igualmente de acuerdo con el decreto 255 de 2004, a
la UPME le corresponde a través de la Subdirección de Información Minero Energética
divulgar las estadísticas e indicadores del sector minero energético, por lo tanto, se
debe contar con una adecuada infraestructura de recursos informáticos y equipos de
comunicaciones que le permita atender los requerimientos de información de los
usuarios internos y externos a la Unidad. Así mismo, se requiere brindar el soporte a
las aplicaciones administrativas y financieras de apoyo a la gestión de la Entidad.

En la actualidad la Unidad de Planeación Minero Energética cuenta con una estructura
organizacional compuesta por tres subdirecciones técnicas y un área administrativa.
Dentro de las Subdirecciones existe la Subdirección de Información Minero Energética,
que por ser un área de apoyo temático e informático, tiene como funciones esenciales:
por un lado, brindar la información oficial a los diferentes agentes del Sector Público y
Privado en materia de estadísticas e indicadores de los sectores de Minas y Energía, y
por otro lado, brindar el apoyo informático requerido para garantizar los servicios
tecnológicos que soportan las funciones operativas de la Entidad.

En este sentido, y para dar cumplimiento a lo enmarcado en el apoyo informático con
miras a garantizar los servicios tecnológicos que soportan las funciones operativas de
la Entidad, se hace necesario estructurar un área específica de apoyo dentro de esta
subdirección denominada “Área de Informática”, la cual debe soportar, dentro de otras
actividades, las relacionadas con las labores propias del “Grupo de Servicios
Tecnológicos”.

Este grupo de servicios tecnológicos tiene tres grandes esquemas de trabajo que
agregados proporcionan a la Unidad de Planeación Minero Energética –UPME-, una
efectiva sostenibilidad de las actividades diarias estratégicas y operativas propias de
cada área. Estos esquemas de trabajo son:

Desarrollo Administrativo y de Propósito Específico:

La Unidad de Planeación Minero Energética cuenta en la actualidad con unos
desarrollos administrativos y financieros que soportan todo lo relacionado con la
cadena financiera, contable y de recurso humano. Así mismo existen aplicativos de
apoyo al proceso contractual, archivo documental y flujo de correspondencia enviada y
recibida. Todos estos sistemas de software administrativo y financiero, los cuales se
encuentran en producción sobre plataformas computacionales específicas, requieren
para su normal funcionamiento y adecuado mantenimiento, de la participación de un

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recurso humano especializado que soporte dichos sistemas y brinden, dentro del
tiempo de vida útil que estos sistemas desarrollados ofrecen, el valor agregado
esperado por la Entidad.

A su vez, el día a día de la Entidad exige desarrollos de software particulares y de
propósito específico, que coadyuven desde el punto de vista de agilidad, celeridad y
funcionabilidad a las diferentes áreas tanto a nivel de staff como a nivel administrativo
y temático. Es por esto la importancia de contar con un apoyo especializado y
permanente de desarrolladores de software que se dediquen a cubrir las necesidades
que se presenten relacionadas con este campo.

Administración Red de Datos de la Entidad y Centro de Cómputo:

En la actualidad la Entidad cuenta con una red de datos que conectan los pisos 5, 11 y
14 del edificio UGI, en los cuales existen 80 clientes igualmente conectados que
comparten los recursos informáticos propios de la Unidad.

Esta red de datos se encuentra soportada en el sistema operativo Windows 2003, con
servidor de correo, servidor de páginas Web, servidor de bases de datos y firewall.

El cliente interno cuenta con servicios de correo, impresión, acceso a Internet, respaldo
de información, publicación de páginas Web y acceso a sistemas de información
específicos. Los clientes poseen sistemas operativos Windows 2000 y XP.

Se cuenta con un canal dedicado de acceso a Internet de 1536 Kbps, que se ampliará
próximamente, a través del cual los usuarios internos acceden a información externa y
el cliente externo accede al Sistema de Información Minero Energético Colombiano –
SIMEC-, el cual proporciona información de carácter misional y se constituye en el
sistema de consulta por excelencia para los sectores de Minas y Energía.

El centro de cómputo de la Unidad de Planeación Minero Energética, está compuesto
por siete servidores, dentro de los cuales se tiene:

Un Servidor de Dominio, el cual maneja el directorio activo de Windows 2003 Server y
el motor de base de datos SQL Server 2000, también administra el sistema de
información geográfico ARC GIS de la Unidad.

Un servidor de correo Exchange 2003 Server sobre Windows 2003 Server, el cual
administra los buzones de correo de todos los usuarios de la Entidad. Este Servidor
además actúa como Servidor de respaldo del Directorio Activo.

Un servidor Windows 2003 Server con IIS versión 6.0, en el cual se encuentra
instalada la página Web Internet de la entidad. Este servidor además, cuenta con las
herramientas ARC IMS para la administración de mapas y Tomcat para la


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administración de páginas activas, tiene el motor Java del Sistema de Información
Minero Energético –SIMEC-.

Un servidor Linux Red Hat Advanced Server 2.1, que administra el motor de Base de
Datos Oracle 9i, en este servidor se encuentra instalada la Bodega de Datos del
Sistema de Información Minero Energético Colombiano –SIMEC-.

Un servidor Windows 2003 Server con IIS versión 6.0, en el cual se encuentra
instalada la página Web Intranet de la entidad y soporta las aplicaciones del Sistema
de Información Gerencial de los Sectores de Minas y Energía –SIGE-. Este servidor
además, realiza labores de servidor de impresión.

Un servidor Windows 2000 Server, que actualmente tiene montado el software
“Symantec Security Mail for SMTP”, el cual realiza las labores de filtrado de correo
electrónico para el correo entrante.

Y por último, un Servidor Windows 2003 Server con Network Attached Storage (NAS),
el cual realiza labores de Backup de la información institucional, a través del software
propio del sistema operativo.

De la misma manera, por lo anterior, se hace necesario garantizar la participación de
un grupo de profesionales especializados que brinden el soporte y la seguridad
requerida para la administración de todos los elementos que componen la red de datos
y el centro de cómputo de la entidad.

Soporte y Atención a Usuarios:

Como se mencionó inicialmente, la Unidad de Planeación Minero Energética, cuenta
en la actualidad con un parque computacional de 80 equipos, los cuales están
asignados en una relación uno a uno a funcionarios de la entidad, personal contratista,
personal de entidades fiscalizadoras externas (Contraloría) y usuarios externos que
requieren de estas herramientas computacionales para las consultas realizadas en la
Biblioteca de esta entidad.

Estos equipos demandan para su normal funcionamiento, de un mantenimiento
preventivo y correctivo, que para esta vigencia, los repuestos que se requieran con su
respectiva instalación y garantía serán adquiridos por la Unidad por separado, es decir,
el alcance de este proyecto no incluye el esquema de correctivos con repuestos. Así
mismo, se requiere de la atención a las actualizaciones de software de antivirus,
sistemas operativos, al igual que la instalación y configuración de hardware periférico
necesario.

Estas actividades, dada su permanente frecuencia y número de solicitudes diarias
(estadísticamente hablando, un promedio de 10 solicitudes de servicio diario), los


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cuales incluyen entre otros: reinstalación de sistema operativo, soporte en
herramientas de usuario final (word, excel, power point, access, project), soporte en
aplicativos de propósito específico, limpieza a microcomputadores y periféricos,
escaneo de documentos que requieren ser publicados en la página Web; se hace
necesario contar con personal técnico calificado que cubran estas labores que
demandan tiempos de respuestas inmediatos, debido a que son problemáticas que
inciden en el normal desarrollo de las labores de los funcionarios y demás usuarios de
la Unidad.

Es importante resaltar que, este esquema de trabajo debe también realizar las labores
de índole administrativo del software y hardware de la Unidad, esto es, llevar un
inventario detallado en formatos de hojas de vida de cada uno de los computadores y
periféricos de la Unidad, donde se visualice el universo completo de esta base
computacional, llevando el control del software instalado en los mismos, así como su
ubicación, estado, necesidades de actualización, asociaciones de red, entre otros.


Por las razones anteriormente expuestas y dado que en la planta de personal de la
Unidad de Planeación Minero Energética, no existe el personal suficiente para el
desarrollo de todas estas actividades y la designación de responsabilidades
encaminadas a hacer efectivos los esquemas de trabajo antes enunciados, así como el
soporte sólido y permanente que garantice el normal funcionamiento de estos recursos
informáticos, se hace necesario la contratación a través de la modalidad de
Outsourcing de estos servicios, con compañías especializadas en el ramo que brinden
las garantías que la UPME requiere para todo lo concerniente a este aspecto.




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                                         CAPÍTULO I



1.     CONDICIONES GENERALES DE LA CONTRATACIÓN

1.1    OBJETO DE LA CONTRATACIÓN

      La Unidad de Planeación Minero Energética – UPME- requiere contratar a través de la
      modalidad de Outsourcing, los servicios tecnológicos que cubran los siguientes
      esquemas de trabajo: Soporte en desarrollo administrativo y de propósito específico,
      soporte en administración Red de Datos y Centro de Cómputo, y soporte en la atención
      a usuarios; de acuerdo con lo establecido en el Formato de “Características Técnicas
      Ofrecidas y Garantizadas” del presente documento.

1.2    RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE

      Este proceso de contratación se rige por los Principios Constitucionales indicados en
      su artículo 209, por la Resolución UPME No 206 del 11 de Mayo de 2004, por lo
      contenido en estos términos de referencia y los adendas que se emitan.

1.3    PRESUPUESTO ASIGNADO

      El presupuesto asignado por la Unidad de Planeación Minero Energética para la
      contratación a través de la modalidad de Outsourcing de los servicios tecnológicos, es
      de CIENTO SESENTA Y TRES MILLONES DE PESOS ($163.000.000), que incluye
      todos los costos directos e indirectos y los impositivos de ley, según certificado de
      disponibilidad presupuestal No. 405 de fecha 8 de junio de 2005.

1.4    CONDICIONES PARA PARTICIPAR

      Las personas jurídicas interesadas en participar en el proceso objeto de este concurso
      deberán inscribirse en la Secretaría General de la Unidad de Planeación Minero
      Energética, ubicada en la Avenida 40 A Nº 13-09 Piso 14, en el horario comprendido
      entre las 8:00 a.m. y 5:45 p.m. y suministrar el nombre de quien pretenda participar en
      el respectivo concurso, dirección, número de teléfono, número de fax y una dirección
      de correo electrónico, para lo cual deberán firmar la respectiva planilla de inscripción.

      QUIEN NO SE HAYA INSCRITO NO TENDRÁ DERECHO A PARTICIPAR EN EL
      PRESENTE CONCURSO.




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1.5    CRONOGRAMA DEL CONCURSO


      PUBLICACIÓN DE PRE-TÉRMINOS DE                    5 julio 05 al 11 julio 05
      REFERENCIA     Y   RECEPCION     DE
      OBSERVACIONES
      RESPUESTA A OBSERVACIONES – PRE                   5 julio 05 al 12 julio 05
      TÉRMINOS
      APERTURA Y PUBLICACION TERMINOS                   13 julio 05
      DEFINITIVOS
      INSCRIPCIÓN DE OFERENTES                          13 julio 05 al 28 julio 05
      RECEPCIÓN ACLARACIONES A LOS                      14 julio 05 al 19 julio 05
      TÉRMINOS
      AUDIENCIA DE PRECISIÓN DE TÉRMINOS                21 julio 05 a las 10:00 a.m.
      CIERRE                                            29 julio 05 a las 10:00 a.m.
      PLAZO DE EVALUACIÓN                               01 agosto 05 al 05 agosto 05
      PUBLICACIÓN DE EVALUACIÓN EN                      08 agosto 05 al 11 agosto 05
      PAGINA WEB Y A DISPOSICIÓN EN
      SECRETARÍA GENERAL Y RECEPCIÓN DE
      OBSERVACIONES A LOS INFORMES
      RESPUESTA A OBSERVACIONES DE                      08 agosto 05 al 12 agosto 05
      EVALUACIÓN EN PAGINA WEB Y
      SECRETARIA GENERAL
      ADJUDICACIÓN                                      16 agosto 05


1.6   CONSULTAS DE LOS PROPONENTES

Los Términos de Referencia pueden ser consultados en la Secretaría General de la UPME,
ubicada en la Calle 40A # 13-09, Piso 14 (Edificio UGI) en Bogotá D.C. y en la página web
de la UPME (www.upme.gov.co) de acuerdo al cronograma descrito.

1.7   PREGUNTAS DE LOS PROPONENTES

Dentro de los tiempos establecidos en el cronograma del concurso, para este efecto, los
proponentes inscritos podrán solicitar aclaraciones mediante comunicación escrita dirigida
a la Secretaría General –Contratos-, ubicada en la Calle 40A # 13-09, Piso 14 (Edificio
UGI) en Bogotá D.C. y/o al Correo Electrónico contratos@upme.gov.co. La
responsabilidad de las respuestas dadas será del grupo técnico, jurídico o financiero, según
se trate la inquietud planteada. Todas las inquietudes serán resueltas en la Audiencia de
Precisión de Términos.



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1.8   FECHA DE AUDIENCIA DE ACLARACIONES A LOS TERMINOS DE REFERENCIA

En la fecha y hora indicada en el cronograma del concurso se celebrará una audiencia con
el objeto de dar lectura, por parte de la UPME, a las respuestas de aclaraciones
presentadas por los oferentes en el término establecido en el cronograma para este
propósito, de lo cual se levantará un acta suscrita por los intervinientes.

Esta acta se publicará a través de la página Web, en un término no mayor a dos días
hábiles siguientes a la audiencia.

Esta Audiencia se celebrará en la sala de juntas de la Secretaría General de la UPME,
ubicada en la Calle 40A # 13-09, Piso 14 (Edificio UGI) en Bogotá D.C.

Como resultado de la lectura a las respuestas de aclaraciones presentadas por los oferentes
en el término establecido en el cronograma para este propósito y cuando resulte
conveniente, la UPME expedirá las modificaciones o adendos pertinentes a los términos de
referencia.

1.9   ADENDOS

En el evento en que se efectúen cambios al presente documento de términos de referencia,
éstos serán realizados únicamente mediante adendos escritos, los cuales pasarán a formar
parte del mismo.

Los adendos serán publicados en la página Web.

Ninguna declaración verbal podrá afectar en manera alguna los términos, condiciones y
adendos de los presentes términos de referencia.

1.10 PLAZO DE EVALUACION

La UPME, dentro del término establecido en el cronograma del concurso, realizará los
estudios técnicos, financieros, económicos y jurídicos de las propuestas presentadas.

1.11 INFORMES DE EVALUACIÓN

La UPME deberá preparar informes detallados sobre el análisis y comparación de las
propuestas, exponiendo las razones precisas en que se fundamenta la selección de la
propuesta.

Los informes de evaluación de las propuestas permanecerán, para su consulta, en la
Secretaría General de la UPME ubicada en la Calle 40A # 13-09, Piso 14 (Edificio UGI) en
Bogotá D.C, y serán publicados en la página Web de la entidad (www.upme.gov.co) por el
término de tres (3) días hábiles de acuerdo con el cronograma del concurso, para que los

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oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes. En ejercicio de esta
facultad los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas.
Dichas observaciones serán resueltas por la UPME, dentro del término establecido en el
cronograma del concurso.


1.12 DECLARATORIA DE DESIERTA

La declaratoria de desierto de este concurso, procederá por motivos o causas que impidan
la selección objetiva, cuando ninguna de las propuestas presentadas cumpla con el puntaje
técnico mínimo definido, cuando el valor de todas y cada una de las propuestas exceda el
presupuesto asignado y se declarará en acto administrativo en el que se señalará en forma
expresa y detallada las razones que han conducido a esa decisión. Es entendido que la
UPME no será responsable por los gastos en que hayan incurrido los oferentes con ocasión
de la presentación de la propuesta.


1.13    TÉRMINO DE SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO

El contratista se obliga a firmar el contrato dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la
comunicación de adjudicación. Si el proponente favorecido no suscribe el contrato dentro
del término indicado, el Ordenador del Gasto de la Unidad de Planeación Minero Energética
mediante acto administrativo motivado podrá adjudicarlo al proponente que ocupó el
segundo lugar en orden de elegibilidad en la evaluación, siempre que su oferta sea
favorable.

1.14    PARTES QUE INTERVIENEN

1.14.1 FIDUCIARIA

Es la entidad que maneja los recursos de la Unidad y con quien se realiza la suscripción del
contrato y los actos que se deriven del mismo.

1.14.2 SUPERVISOR

La supervisión de este contrato será ejercida por el Subdirector de Información de la Unidad
de Planeación Minero Energética, o a quien este designe y así se dará a conocer al
contratista en su oportunidad. El Supervisor velará por los intereses de la misma y tendrá
las funciones que por la índole y naturaleza del contrato le sean propias.

El Supervisor deberá cumplir con las funciones estipuladas en el contrato que se derive de
este proceso concursal.




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1.15   CONTRATO, PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACION

Este contrato requiere para su          perfeccionamiento: 1) Acuerdo sobre el objeto y
contraprestación. 2) Que se eleve a escrito. 3) Que exista el respectivo registro
presupuestal. Se considera perfeccionado el presente contrato cuando los anteriores
requisitos queden cumplidos a entera satisfacción. Para su ejecución se requerirá
aprobación de las garantías, pago de los derechos de publicación en el Diario Único de
Contratistas y firma de la respectiva acta de iniciación.

Deberá presentar a la firma del contrato debidamente diligenciado, el formulario Único de
Hoja de Vida para Personas Jurídicas, adoptado por el Departamento Administrativo de la
Función Pública.

Para la tramitación y legalización del contrato, el proponente favorecido deberá tener en
cuenta lo siguiente:

Celebrado el contrato no podrá cederse a personas naturales o jurídicas.

Salvo fuerza mayor o caso fortuito, debidamente comprobados, si el proponente
seleccionado no suscribe el contrato correspondiente dentro del término señalado, quedará
a favor de la UPME, en calidad de sanción, el valor de la garantía constituida para responder
por la seriedad de la propuesta, sin menoscabo de las sanciones legales conducentes al
reconocimiento de perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la citada garantía.

En este caso, igualmente la UPME podrá optar entre abrir un nuevo proceso concursal o
adjudicar, dentro de los quince (15) días siguientes, al proponente calificado en segundo
lugar siempre y cuando su propuesta sea igualmente favorable para la Entidad.

EL CONTRATISTA dispondrá de tres (3) días hábiles, contados a partir de la fecha de
perfeccionamiento del contrato para el pago de derechos de la publicación en el Diario
Único de Contratación Pública y constituir las garantías requeridas.

En cuanto al impuesto de timbre, éste será cancelado por el Contratista, de acuerdo con lo
establecido por la Ley 6° de 1992 y sus Decretos reglamentarios.

Los gastos de legalización del contrato correrán por cuenta de EL CONTRATISTA y no
serán reembolsados.

1.16     PLAZO PARA LA EJECUCIÓN Y VIGENCIA DEL CONTRATO

El plazo para la ejecución del Outsourcing de servicios tecnológicos que cubran los
esquemas de trabajo: Soporte en desarrollo administrativo y de propósito específico, soporte
en administración Red de Datos y Centro de Cómputo, y soporte en la atención a usuarios,


                                                                                          12
                                         REPUBLICA DE COLOMBIA
                                      MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA

                   UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA


es de doce (12) meses contados a partir del 03 de septiembre del 2005, fecha en la cual se
deberá suscribir el acta de iniciación.

El proponente deberá indicar sin estar por debajo de los términos aquí establecidos, el plazo
en el cual se compromete a ejecutar el contrato objeto de este concurso.

La propuesta que presente un plazo de ejecución inferior al anteriormente señalado, será
rechazada, lo cual significa que no será tenida en cuenta para ningún parámetro de la
evaluación.

1.17      GARANTIA UNICA A FAVOR DE LA UPME

La garantía única que presentará EL CONTRATISTA avalará el cumplimiento por parte suya
de las obligaciones a su cargo surgidas del contrato, la cual se mantendrá vigente durante la
vida del contrato y su liquidación y se ajustará a los limites, existencia y extensión del riesgo
amparado.

La garantía única se formalizará en una póliza de seguro o garantía bancaria constituida por
EL CONTRATISTA a favor de LA FIDUCIARIA LA PREVISORA S.A.- FIDEICOMISO UPME
expedida por una compañía de seguros debidamente establecida en Colombia.

Esta póliza se distribuirá en el cubrimiento de los siguientes riesgos que afectan la ejecución
del contrato:

       Clase de Riesgos         %        Sobre el valor         Vigencia
       Cumplimiento         del 20       Del Contrato           La del contrato y cuatro (4)
       Contrato                                                 meses más.
       Calidad del servicio      20      Del Contrato           La del contrato.
       Salario y Prestaciones            Del Contrato           La del contrato.
                                  5
       sociales


1.18      FORMA DE PAGO

La Fiduciaria, previa autorización de la UPME, realizará los pagos de la siguiente manera:
pagos mes vencido en cuotas iguales. No habrá anticipos ni pagos anticipados.

Los pagos se harán previa presentación de la factura y certificación del cumplimiento
expedida por el supervisor del contrato.

Las facturas deben estar acompañadas de las copias legibles de los pagos efectuados al
sistema de seguridad social integral y aportes parafiscales, de acuerdo con el artículo 50 de
la Ley 789 de 2002, o en su defecto del certificado expedido por el representante legal y/o
revisor fiscal de la persona jurídica, según fuere el caso.

                                                                                               13
                                     REPUBLICA DE COLOMBIA
                                  MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA

                  UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA


El contratista asumirá todos los impuestos, tasas y/o similares, que se deriven de la
ejecución del mismo, de conformidad con las normas vigentes en la materia.

1.19     ENTREGA Y RECIBO DE LOS SERVICIOS OBJETO DEL CONTRATO

El servicio y sus elementos inherentes ofrecidos objeto del presente concurso, se prestarán
e instalarán en la sede de la UPME, ubicada en la Calle 40A # 13-09, Pisos 5, 11 y 14
(Edificio UGI) en Bogotá D.C., o en el sitio en que se ubiquen las oficinas de la Unidad.

1.20   CORRESPONDENCIA

Toda la correspondencia que los proponentes envíen a la UPME, en virtud del presente
concurso, deberán dirigirla a la Secretaría General – Contratación -, ubicada en la Calle 40A
# 13-09, Pisos 14 (Edificio UGI) en Bogotá D.C ó vía correo electrónico a la Dirección:
contratos@upme.gov.co
.




                                                                                          14
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                                         CAPÍTULO II


2.        PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

2.1       FORMA DE PRESENTACIÓN

La propuesta se deberá entregar en original y una (1) copia, en idioma español, sin
tachaduras ni borrones, en sobres separados debidamente cerrados, foliadas en orden
ascendente (el original y la copia) y firmadas, contestando en forma clara y precisa cada
uno de los datos que se solicitan y anexando todos los documentos y formatos que se
exigen y que son requisitos indispensables para el estudio de la oferta; cualquier
enmendadura que contenga la propuesta deberá ser aclarada y validada con su firma por el
oferente en la misma propuesta.

El original y la copia se presentarán con idéntica información, marcando claramente en cada
sobre y carátula el nombre del proponente, su dirección, números de teléfono, fax y correo
electrónico.

Los sobres que contienen las propuestas se marcarán así:


UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA –UPME-
Proceso Contractual No. XXX de 2005

“Propuesta para la contratación de Outsourcing de servicios tecnológicos”

Nombre del proponente:
Dirección:
Teléfono:
Fax:
E-mail:
Original / copia 1


Cada una de las partes que componen la propuesta, se llenará teniendo en cuenta las
instrucciones y Formatos contenidos en los presentes términos de referencia, sin efectuar
cambios en su redacción original y conservando el orden establecido. Si el proponente
quisiera adicionar alguna explicación o aclaración, deberá hacerla en carta separada y
consignarla dentro de anexo debidamente numerado y foliado.

Si se advierte alguna diferencia entre el original de una propuesta y su copia, prevalecerá la
información consignada en el original.

                                                                                            15
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                  UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA


2.2   DOCUMENTOS QUE ACOMPAÑAN LA PRESENTACION DE LA PROPUESTA

2.2.1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

La carta de presentación de la propuesta se elaborará de acuerdo con el modelo
suministrado en el Formato establecido. Así mismo, declarará el proponente que no se
encuentra incurso en ninguna de las causales de inhabilidades e incompatibilidades
establecidas por la Ley, y que por tanto, no se encuentra impedido para contratar con la
UPME. El Formato deberá estar firmado por el Representante Legal o apoderados.

En caso de que la propuesta sea presentada por una persona jurídica o por un consorcio o
unión temporal, LA CARTA DE PRESENTACION deberá ser suscrita por la persona que
represente el consorcio o la unión temporal. En todo caso, a la propuesta deberá anexarse
el documento de consorcio o unión temporal.

En la carta de presentación el oferente deberá indicar, de la información suministrada en su
propuesta, cual es de carácter reservado, señalando la norma que le otorga tal carácter.

Adicionalmente, para efecto del análisis técnico y jurídico, el proponente deberá manifestar
bajo la gravedad del juramento si le ha sido aplicada la garantía de cumplimiento y/o calidad
en los últimos dos (2) años, o si le han sido impuestas multas durante este período.

2.2.2 DOCUMENTOS JURIDICOS

2.2.2.1 GARANTÍA DE SERIEDAD

Los proponentes deberán presentar una garantía de seriedad de la propuesta para
entidades estatales, a favor de la Unidad de Planeación Minero Energética, –UPME- por una
cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor del presupuesto asignado para este
concurso.

La vigencia de esta garantía será de noventa (90) días calendario contados a partir de la
fecha y hora del cierre de este proceso concursal inclusive. Igualmente se debe adjuntar el
recibo de pago correspondiente a la prima por concepto de seguro de la respectiva póliza.
Para el efecto deberá adjuntar a la propuesta el original del mismo.

Dicha garantía deberá ser expedida por una compañía de seguros legalmente establecida
en Colombia.

La seriedad de la oferta también podrá ser garantizada por una entidad bancaria. La
garantía deberá ser expedida por el Representante Legal de la entidad bancaria. En todo
caso no expirará por falta de pago de la prima o por revocatoria unilateral.



                                                                                          16
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                  UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA


En el evento en que la oferta se presente en representación de una persona jurídica, la
garantía de seriedad deberá ser expedida a nombre del proponente, vale decir la persona
representada.

En el evento de presentación conjunta de propuestas, la garantía de seriedad deberá
expedirse a nombre de todos los integrantes del consorcio o de la unión temporal según el
caso.

En el evento de prórroga en el plazo de adjudicación, o para la suscripción del contrato o
para la constitución de garantías o para el perfeccionamiento del mismo, el contratista
deberá ampliar, por el periodo de la prórroga, el de la garantía de seriedad sí la vigencia
inicial no cubre este nuevo término.

La garantía de seriedad y el original de las ofertas les serán devueltas, previa solicitud, a
todos los proponentes cuando el concurso se declare desierto o no se adjudique en el plazo
previsto.

Salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobados, si el adjudicatario o
contratista no se allanare a cumplir las condiciones y obligaciones establecidas en estos
Términos de Referencia, especialmente las relacionadas con la suscripción del contrato,
constitución de las pólizas, contribución al perfeccionamiento del contrato dentro del término
señalado y mantener lo ofrecido en su propuesta, se hará efectiva a favor de la UPME la
póliza de seriedad de la propuesta.

Lo anterior sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de
perjuicios causados a la UPME y no cubiertos por la cuantía de esta póliza y sin perjuicio de
que la UPME pueda optar por adjudicar, dentro de los 15 días hábiles siguientes, al
proponente calificado en segundo lugar, si la propuesta presentada es favorable para la
Entidad.


2.2.2.2 DOCUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTERIOR

Los documentos otorgados en el exterior deberán presentarse legalizados en la forma
prevista en el Artículo 259 del Código de Procedimiento Civil, en concordancia con el
Artículo 480 del Código de Comercio. Por lo tanto, deberán autenticarse por funcionarios
competentes del país de origen, a su vez por el Cónsul Colombiano o Agente Diplomático, al
autenticar los documentos el Cónsul o Agente Diplomático hará constar que la sociedad
existente ejerce su objeto conforme a las leyes del respectivo país, la firma del Cónsul o
Agente Diplomático se abonará por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia. Lo
establecido en este artículo se entenderá sin perjuicio del deber a cargo de la Entidad
Estatal respectiva de exigir a dichas personas documentos o informaciones que acrediten su
experiencia, capacidad o idoneidad, de acuerdo con lo expresado en la parte inicial de los
presentes términos de referencia
.

                                                                                           17
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                  UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA


2.2.2.3 CERTIFICADO DE INSCRIPCION EN EL REGISTRO UNICO DE PROPONENTES
        DE LA CAMARA DE COMERCIO.

El proponente deberá acompañar con la oferta el certificado de inscripción en el Registro
Único de Proponentes de la Cámara de Comercio de su jurisdicción, con fecha de
expedición no mayor a treinta (30) días calendario anteriores, contados a partir de la fecha
de cierre del concurso.

El K de contratación como proveedor deberá ser igual o superior al monto del presupuesto
asignado para este proyecto y el oferente no deberá tener registradas incumplimientos,
multas o sanciones en contratos.

En caso de Consorcio ó Unión Temporal, cada uno de los integrantes deberá presentar este
certificado.


2.2.2.4 CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACION LEGAL

Las Personas Jurídicas deberán presentar el certificado de Existencia y Representación
Legal con fecha de expedición no mayor de treinta (30) días calendario anteriores a la fecha
de cierre del concurso, donde acredite que su duración es mayor a la de la vigencia del
contrato y un (1) año más.

En caso de Consorcio ó Unión Temporal, cada uno de los integrantes deberá presentar este
certificado.

Cuando el proponente pertenezca a otro tipo de asociación (que no sea comercial), deberá
aportar el certificado equivalente expedido por la entidad competente.

2.2.2.5 ACTA DE JUNTA DE SOCIOS

De conformidad con el certificado de existencia y representación legal, cuando el
proponente sea persona Jurídica y su Representante Legal se encuentre limitado en razón
a la cuantía u otro factor para representar debidamente a la sociedad en este concurso,
deberá presentar el acta de junta de socios, en la cual se le autoriza para presentar la oferta
y celebrar el correspondiente contrato en caso de que le sea adjudicado.


2.2.2.6 DOCUMENTO DE CONSTITUCION DE CONSORCIO O UNION TEMPORAL

Los proponentes indicarán si su participación es a título de consorcio o unión temporal y, en
este último caso, señalarán los términos y extensión de la participación en la propuesta y en



                                                                                            18
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                  UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA


su ejecución, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo de la
entidad estatal contratante.

Mediante un documento se designará la persona que los representará, señalando las reglas
básicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad. En caso de unión
temporal, se indicará a la UPME la participación que tendrá cada uno de sus integrantes.

Los consorcios o uniones temporales constituidas se comprometen a permanecer
consorciados durante el término de la vigencia del contrato y sus prórrogas. Por lo tanto,
deberá indicarse expresamente que el consorcio o unión temporal no podrá ser disuelto ni
liquidado durante la vigencia o prórrogas del contrato que se suscriba. En ningún caso
podrá haber cesión del contrato entre quienes integren el consorcio o unión temporal.

Los términos y extensión de la participación en la Unión Temporal no podrán ser
modificados.

Si la propuesta es conjunta, deberá ser presentada por la persona que represente el
consorcio o la unión temporal. En todo caso, a la propuesta deberá anexarse el documento
de consorcio o unión temporal.

La responsabilidad de los miembros del consorcio o la unión temporal se regirá por las nor
mas vigentes en la materia.

Toda la información solicitada acerca de los proponentes debe ser presentada por cada una
de las personas que integran el consorcio o unión temporal.

Las personas jurídicas nacionales y extranjeras deberán acreditar que su duración no será
inferior a la del plazo del contrato y un año más.

Cuando se obre en ejercicio de poder especial, es necesario que en el mismo se exprese
concretamente que se otorga la facultad de participar en el concurso, suscribir el contrato o
contratos que de ella se deriven, para su ejecución, representación judicial y extrajudicial,
por lo menos por el término del contrato y un (1) año más.

Las ofertas deberán estar suscritas por el representante legal o su equivalente de la firma,
consorcio o unión temporal, quien debe tener facultades específicas y vigentes para
contratar y estar autorizado para comprometerla en cuantía igual o superior al valor de la
oferta.

Cuando se presente Consorcio o Unión Temporal bastará que uno de los integrantes se
haya inscrito, de conformidad a lo establecido en el Capitulo I de estos términos de
referencia.




                                                                                          19
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                  UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA


2.2.2.7 FOTOCOPIA LEGIBLE DE LA CEDULA DE CIUDADANIA DEL O LOS
        REPRESENTANTES LEGALES

2.2.2.8 FOTOCOPIA DEL RUT DE LA EMPRESA O EMPRESAS

2.2.2.9 CERTIFICADO DE PAGO DE APORTES PARAFISCALES Y SEGURIDAD SOCIAL

Para las personas jurídicas, el Revisor Fiscal, si la persona jurídica está obligada
jurídicamente a tenerlo, y/o el Representante Legal, deberá presentar una certificación en la
cual conste que la firma se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales y seguridad
social, cuyo periodo debe comprender un término no inferior a seis (6) meses (ley 789 del
2002). En el evento en que el proponente sea un consorcio o unión temporal, cada una de
las personas naturales o jurídicas que lo integren deberá acreditar que se encuentra a paz y
salvo por concepto de aportes parafiscales de sus empleados a la fecha de presentación de
su propuesta.


2.2.2.10 CERTIFICACIÓN EXPEDIDA POR EL REPRESENTANTE LEGAL DE LA
         PERSONA JURÍDICA, EN LA CUAL SE INDIQUE QUE ÉSTA COMO TAL NO
         ES DEUDORA MOROSA DEL ESTADO (LEY 863 DE 2003)

Las personas naturales y/o los representantes legales de las personas jurídicas deberán
diligenciar y firmar el formato Declaración Juramentada que se presenta en el Capítulo V,
la cual debe ir acompañada de la copia al carbón del recibo de consignación por el valor
equivalente al 3% del smmlv ($11.445). La consignación se efectuará en las siguientes
entidades financieras:

      Bancafé. No. de cuenta empresarial 01899334-5. Nombre de la cuenta: DTN-
       BOLETIN DE DEUDORES MOROSOS.
      Banco Agrario. Formulario Recaudo de Convenios. No. de cuenta 302300000270.
       Nombre de la Cuenta: DTN-boletín de deudores morosos.

NOTA: Se deberá indicar claramente en el formulario el nombre del depositante, nit, y fecha.
Para dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 901 de 2004 y la Circular externa No. 50 y
51 emanada de la Contaduría General de la República.


2.2.3. DOCUMENTOS FINANCIEROS

La UPME declarará la viabilidad o no viabilidad de los proponentes, en lo referente al
conjunto de indicadores financieros que a continuación se enuncian:




                                                                                          20
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                                      MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA

                     UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA


         Que el proponente posea como mínimo un capital de trabajo equivalente al valor de la
          propuesta. El capital de Trabajo se calculará como el resultado de la siguiente
          fórmula

          Capital de Trabajo = Activo Corriente - Pasivo Corriente.

       Que el proponente dispone de una solvencia (liquidez), mayor o igual a uno (>=1). La
        solvencia se calculará como el resultado de la siguiente fórmula:

          Solvencia (liquidez) = Activo Corriente / Pasivo Corriente.

         Que el proponente tiene un nivel de endeudamiento inferior al 65%. El
          endeudamiento se calculará como el resultado de la siguiente fórmula

          Endeudamiento = Pasivo Total / Activo Total.

Los siguientes son los documentos e información esenciales para el análisis financiero de
las propuestas:

2.2.3.1     El proponente deberá suministrar en la propuesta, el Balance General y Estados
            de Resultados de los años 2003 y 2004, estos documentos deben estar suscritos
            por el Representante Legal, el Contador Público y el Revisor Fiscal si el
            proponente está obligado a tenerlo. De la misma manera, estos documentos serán
            objeto de verificación, mas no de calificación.

2.2.3.2     El proponente deberá adjuntar fotocopia del certificado de vigencia de registro de
            inscripción profesional del contador y revisor fiscal en caso de requerirse éste
            último; de igual forma se debe anexar el certificado de antecedentes disciplinarios
            expedidos por el Tribunal Disciplinario de la Junta Central de Contadores. Dichos
            certificados deberán encontrarse vigentes al momento de la fecha de cierre de este
            concurso.

2.2.3.3     Para el caso del estudio financiero de los consorcios o uniones temporales, se
            sumarán los respectivos activos, pasivos y patrimonios.

2.2.3.4     DECLARACION TRIBUTARIA DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA. Para este
            punto, la UPME solicita fotocopia de la Declaración de Renta del año 2004.


2.3        DOCUMENTOS SUBSANABLES

Se consideran documentos subsanables, es decir, aquellos que pueden ser presentados
con posterioridad al cierre del proceso, en caso de ser requeridos por la UPME, únicamente
los siguientes:

                                                                                            21
                                       REPUBLICA DE COLOMBIA
                                    MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA

                     UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA


         Todos los documentos jurídicos establecidos en el numeral 2.2.2. de estos términos
          de referencia.
         Los documentos establecidos en el numeral 2.2.3.2. de estos términos de referencia.


2.4       OFERTAS CONSIDERADAS HÁBILES

Se entiende que las ofertas presentadas son hábiles si cumplen con la totalidad de los
requisitos señalados en estos términos de referencia, no se aceptan propuestas parciales
ni alternativas.


2.5          RETIRO DE LAS OFERTAS

Las ofertas, una vez sean entregadas en la sede de la UPME, no podrán ser retiradas por
los oferentes.


2.6          PROCEDIMIENTO EN LA CORRECCIÓN DE ERRORES PRODUCTO DE
             OPERACIONES ARITMÉTICAS

En la evaluación de la oferta se determinará si existen errores en el producto de las
operaciones aritméticas de los precios de la misma, caso en el cual la UPME hará las
correcciones correspondientes.

Las correcciones establecidas en las ofertas, serán de forzosa aceptación para el
proponente en relación con los precios en caso de que se le adjudique el contrato. Si el
oferente rehúsa aceptarlas, se hará efectiva la garantía de seriedad de la propuesta, en
cuyo caso se celebrará el contrato con el oferente calificado en segundo lugar, si la
propuesta resulta conveniente para la entidad.




                                                                                           22
                                    REPUBLICA DE COLOMBIA
                                 MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA

                 UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA


                                      CAPÍTULO III


3.        RECHAZO DE LAS PROPUESTAS

La propuesta será rechazada cuando se presente al menos una de las siguientes causales:

3.1 Cuando se compruebe confabulación entre los oferentes.

3.2 Cuando el oferente haya tratado de interferir, influir o informarse indebidamente del
    análisis de las propuestas.

3.3 Cuando existan varias propuestas presentadas por el mismo proponente, bajo el
    mismo nombre o con nombres diferentes.

3.4 Cuando la propuesta sea presentada en forma extemporánea.

3.5 Cuando el plazo propuesto de prestación de servicios tecnológicos, sea inferior al
    exigido en estos términos de referencia.

3.6 Cuando el representante o los representantes legales de una persona jurídica ostenten
    igual condición en otra u otras entidades diferentes, que también estén participando en
    el presente proceso concursal.

3.7 Cuando el proponente presente información que no coincida con la realidad, una vez la
    Entidad haya verificado la información y consultado su veracidad.

3.8 En consorcios ó uniones temporales cuando en el documento de constitución se omita
    la firma de uno de sus integrantes.

3.9 El encontrarse incurso dentro de las inhabilidades e incompatibilidades contempladas
    en la ley.

3.10 Cuando las propuestas fueren presentadas a nombre de una firma diferente a la que
     hizo la inscripción, salvo en caso de Consorcio o Unión Temporal, en el que bastará
     que uno de sus integrantes haya realizado la inscripción.

3.11 No ajustarse substancialmente la propuesta a las bases y requisitos establecidos en
     los presentes Términos de Referencia.

3.12 Cuando no se alleguen los documentos subsanables en el plazo establecido por la
     UPME en el momento de solicitarlos.



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3.13 Cuando no se presente los documentos indicados en el numeral 2.2.3 y/o su
     presentación o diligenciamiento no cumpla con lo exigido en cada documento.

3.14 Cuando alguna de las razones financieras evaluadas del numeral 2.2.3 presente como
     resultado la no viabilidad de la firma proponente.

3.15 Cuando se trate de Consorcios o Uniones temporales se aplicarán todas las anteriores
     a cada uno de sus integrantes.

3.16 Cuando el oferente exceda el presupuesto oficial estipulado en los presentes Términos
     de Referencia.

3.17 Cuando el proponente, en forma individual, en consorcio o unión temporal, registre
     incumplimientos, sanciones o multas como contratista.

3.18 No diligenciar completamente el Formato de Precios.

3.19 No diligenciar completamente el Formato de Características Técnicas Ofrecidas y
     Garantizadas.

3.20 No cumplir con las características mínimas exigidas en el Formato de Características
     Técnicas Ofrecidas y Garantizadas.

3.21 No demostrar la experiencia mínima exigida en los presentes términos de referencia,
     conforme lo exigido en el numeral “Experiencia del Proponente” de este documento.

3.22 Cuando la propuesta sea presentada por correo o vía e-mail.

3.23 Las demás contempladas en la Constitución, la Ley, y en el presente documento de
     Términos de Referencia.




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                                       CAPITULO IV


4.     ANALISIS, COMPARACION Y EVALUACIÓN DE PROPUESTAS

4.1    ANÁLISIS Y COMPARACIÓN DE LAS OFERTAS

La UPME analizará y comparará todas las ofertas que cumplan las condiciones exigidas y
que por lo tanto no hayan sido descartadas, de acuerdo con lo establecido en el presente
documento de términos de referencia.

Se procederá a la comparación de las propuestas, con el propósito de seleccionar el
proponente más favorable para la entidad, teniendo en cuenta todos los criterios de
evaluación estipulados en el presente documento de términos de referencia.

El ofrecimiento más favorable es aquél que, teniendo en cuenta los factores de escogencia
indicados en el presente capítulo, obtenga el mayor puntaje.

Para hallar el puntaje total se sumarán los puntajes de las evaluaciones técnica y
económica resultantes.

Previamente a realizar la evaluación técnica y económica, se deberá realizar el análisis de
los documentos jurídicos y financieros solicitados, los cuales no asignan puntaje pero estos
conducen a determinar si el oferente es hábil o no para realizar la evaluación técnica y
económica de su propuesta.

El Comité Evaluador hará un informe indicando un orden de elegibilidad de las propuestas
con destino al Director General de la Unidad.

Previamente a la adjudicación, el informe de evaluación de las propuestas permanecerá en
la Secretaría General de la UPME (piso 14) y en la página Web de la Unidad, por el término
indicado en el cronograma del proceso, para que los proponentes conozcan los resultados y
presenten las observaciones que estimen pertinentes en el plazo que se indique, plazo en el
cual no se podrá completar, adicionar o mejorar las propuestas.

Las observaciones debidamente radicadas dentro del término previsto, serán resueltas y
según sus resultados se adjudicará.

El Ordenador del Gasto mediante Resolución motivada, adjudicará el contrato al
proponente favorecido teniendo en cuenta la recomendación del Comité Evaluador, o
declarará desierto el concurso, de lo cual se comunicará a todos los proponentes.




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                  UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA


En caso de presentarse igualdad de puntajes entre dos o más proponentes, se escogerá
aquél que tenga el mayor puntaje en precio.


4.2     EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS

4.2.1   CARACTERISTICAS DE LA SOLUCION

El Outsourcing para los servicios tecnológicos requeridos por la entidad, se enmarca dentro
de tres grandes esquemas de trabajo, que agregados proporcionan a la Unidad de
Planeación Minero Energética –UPME-, una efectiva sostenibilidad de las actividades diarias
estratégicas y operativas propias de cada área. Estos esquemas de trabajo son:

Desarrollo Administrativo y de Propósito Específico:

La Unidad de Planeación Minero Energética cuenta en la actualidad con unos desarrollos
administrativos y financieros que soportan todo lo relacionado con la cadena financiera,
contable y de recurso humano. Así mismo existen aplicativos de apoyo al proceso
contractual, archivo documental y flujo de correspondencia enviada y recibida. Estos
sistemas de software administrativo, financiero, contractual y de administración documental,
se encuentran en producción sobre plataformas computacionales específicas.

A su vez, el día a día de la Entidad exige desarrollos de software particulares y de propósito
específico, que coadyuven desde el punto de vista de agilidad, celeridad y funcionabilidad a
las diferentes áreas tanto a nivel de staff como a nivel administrativo y temático.

Es importante resaltar que la entidad no cuenta con los programas fuentes de todos estos
aplicativos, los cuales son objeto de soporte y administración por parte del proveedor
favorecido, en el sentido de ofrecer desarrollos alternos a los mismos, cuando así se
requiera, modificaciones y adaptaciones a nuevos requerimientos y normatividades vigentes,
capacitación y soporte en esos cambios a los usuarios finales y demás actividades
inherentes a este esquema de trabajo.

Los sistemas administrativos, financieros y de administración documental, así como sus
respectivas plataformas computacionales, que en la actualidad posee la entidad y a los
cuales el proponente favorecido debe dar soporte, son los siguientes:

                                           PIMISYS

La Unidad de Planeación Minero Energética presenta a continuación las generalidades más
sobresalientes de este sistema:




                                                                                           26
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                  UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA


El sistema PIMISYS UNION, es un conjunto de aplicaciones que tienen como objetivo la
sistematización de los procesos de registro y control propios de las áreas administrativas de
una empresa. Los productos de software que conforman principalmente este sistema son:

PIMISYS UNION P&G
PIMISYS UNION SIEP
PIMISYS UNION TESORERO
PIMISYS UNION NOMINA
PIMISYS UNION ALMACEN

Adicionalmente y como herramienta accesoria, se incluye dentro del paquete la aplicación
PIMISYS REPORT EDIT, para la edición de reportes personalizados presentes en los
demás programas.

PIMISYS UNION es un proyecto de aplicaciones Windows desarrollado con la herramienta
de programación Microsoft Visual Basic 6.0, con la capacidad de trabajar conexiones con los
motores de base de datos Microsoft SQL Server, Microsoft Access y Oracle desde la versión
8i en adelante.

DNA es la arquitectura utilizada para la construcción de los productos en el entorno de
desarrollo, teniendo como particularidad que el control de integridad referencial de los
objetos de la base de datos no se realiza por cuenta de las funcionalidades que para ello
posee los motores, sino que es administrada por instrucciones escritas en la capa lógica de
negocio.




Los únicos controles de integridad ejercidos por el motor de base de datos son los
relacionados con índices de llave primaria, índices para optimización de consultas y reglas
para campos.



                                                                                          27
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Los reportes que generan las aplicaciones se dividen en 2 clases: los que despliegan datos
utilizando plantillas Crystal Reports 8.5 en forma de archivos *.rpt, y los que son
administrados por el editor de reportes PIMISYS REPORT EDIT, que se encuentran
almacenados como registros en la base de datos. Para la edición de los primeros, es
necesario usar la herramienta de software Crystal Reports 8.5, teniendo en cuenta que sólo
pueden ser cambiados aspectos relacionados con la presentación, y no los de estructura del
reporte, por cuanto están condicionados a la forma en que son invocados desde los
ejecutables de los aplicativos.

El esquema cliente servidor sobre el que trabaja el sistema, tienen como fin que cada una
de las áreas administrativas, a saber, contabilidad, presupuesto, tesorería, almacén y
nómina, genere la información que le es concerniente respectivamente y sea almacenada
en un repositorio de datos central, lo que permite que datos comunes entre ellas, tales como
la lista de terceros, las cuentas del catálogo contable, rubros presupuestales, entre otros, no
tengan que ser almacenados ni creados en forma redundante.

El diagrama funcional del sistema es el siguiente:

                                                                   Presupuesto
                                                                      SIEP
       Almacén
      ALMACÉN

                                Contabilidad
                                   P&G


        Nómina                                                      Tesorería
       NÓMINA                                                      TESORERO


Todos los datos de las aplicaciones convergen en forma de asientos contables en PIMISYS
P&G a través de las interfaces configuradas en cada una de ellas. Adicionalmente, el
software de Tesorería alimenta información concerniente a rentas y pago de obligaciones en
el sistema de presupuesto.

PIMISYS UNION P&G: Registra los movimientos contables derivados de los hechos
económicos de la empresa, bien sea por creación directa de comprobantes a través del
módulo de documentos, o por la alimentación de los mismos provenientes de la acción de
las interfaces configuradas en los otros cuatro aplicativos. Adicionalmente, tienen como
objetivo la generación de reportes tales como libros auxiliares, libros oficiales y estados
financieros.




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PIMISYS UNION SIEP: Sistema Integrado para la Ejecución Presupuestal. Está encargado
de controlar las operaciones propias de los procesos de ejecución presupuestal tanto de
gastos como de rentas. En lo relacionado con la ejecución del presupuesto de gastos,
interactúa con contabilidad generando los asientos por todos los conceptos de gasto
tramitados por el presupuesto con excepción de las nóminas y compras de bienes, que son
administrados por los programas PIMSIYS NÓMINA y PIMISYS ALMACÉN,
respectivamente.

Por el presupuesto de rentas, la contabilidad es afectada por la definición y modificaciones
que se hagan de la apropiación inicial de ingresos, en las cuentas de la clase cero (0)
definidas y reglamentadas en el Plan General de Contabilidad Pública.

PIMISYS TESORERO: Este programa registra los movimientos que conciernen al efectivo
de la empresa. Tanto en los ingresos como en los egresos, este sistema produce efectos en
la contabilidad y en el presupuesto. En el caso de los ingresos, en la parte contable produce
una disminución de los derechos por cobrar por concepto de ingresos causados
previamente. En la parte presupuestal, el recaudo es reflejado alimentado como parte de la
ejecución de las metas de ingreso definidas previamente en la apropiación inicial.

En cuanto a los egresos, el efecto contable se da en forma de disminución de las
obligaciones con terceros y el efecto presupuestal por la incorporación del pago efectivo
como último paso dentro del proceso de ejecución del gasto.

Los reportes que se pueden generar con esta aplicación son, entre otros, los libros auxiliares
de bancos y reportes de verificación y control de recaudos. Adicionalmente, posee módulos
para el manejo de notas bancarias, traslados de fondos y para efectuar conciliaciones
bancarias.

PIMISYS NÓMINA: Liquida la nómina de empleados de una empresa con base en la
formulación definida en conceptos y reglas aplicación de los mismos. Dado el carácter de
parametrizable que tienen la definición de conceptos por medio del intérprete de fórmulas, el
esquema de cálculo puede ser adaptado a cualquier tipo de empresa, incluyendo por
consiguiente las entidades del sector público de cualquier orden.

Dentro de los atributos de configuración que tienen los conceptos de liquidación se define el
efecto que debe tener cada uno de ellos en la contabilidad. Con esta configuración y una
vez liquidada la nómina periódica, se ejecuta el proceso de asiento para aplicar los efectos
de causación correspondientes en la contabilidad.

Dentro de los reportes que se generan desde este software están los listados de liquidación
quincenal de la nómina, desprendibles de pago, resumen de conceptos liquidados en la
quincena y resumen de conceptos a pagar por seguridad social. Estos dos últimos
resúmenes se originan desde herramientas accesorias incorporadas al producto.



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PIMISYS ALMACÉN: Controla la información de movimiento de inventarios tanto de activos
fijos como de elementos de consumo. Para estos últimos el sistema utiliza el sistema de
inventarios por promedio ponderado. Genera reportes de elementos devolutivos en uso
asignados a cada responsable y de elementos en bodega que en un momento dado se
encuentren en bodega. La interfaz contable se asigna al conjunto de asociaciones creadas
entre los diferentes grupos de artículos y sus posibles movimientos, a saber, entradas por
compra, entradas por donación, salidas para consumo, salidas por donación, bajas por
obsolescencia, entre otros.


                    SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
                                     S.A.D.

La Unidad de Planeación Minero Energética presenta a continuación las generalidades más
sobresalientes de este sistema:
Este es un sistema desarrollado para la administración integral e inteligente a nivel
corporativo de toda la documentación generada en una empresa. Trabaja en sistemas
Windows 98, Windows ME y Windows 2000/XP.
Los módulos que componen el S.A.D. son:

1. Administrador
             Es el módulo principal, en el cual se ingresa toda la información requerida para
             los demás módulos, además de los datos de los usuarios que tendrán acceso
             al programa y su respectiva jerarquía. A este módulo sólo tiene acceso el
             Usuario Administrador.
2. Archivo
             En este módulo se encuentra el manejo de todos los documentos
             pertenecientes al Archivo como "Facturas, Recibos de Caja, Memorandos,
             Ordenes de Compra, entre otros”. Además, se encuentran los rollos de
             microfilmación y el Administrador de Préstamos. Posee una ventana adicional
             de Cliente Activo para realizar préstamos de red de documentos de otras
             Dependencias o Unidades de Archivo.
3. Correspondencia
             Relación de toda la Correspondencia Enviada, Recibida e Interna, manejada
             en la Empresa, además de un Módulo de Contactos.
4. Imágenes
             Es un módulo que permite indexar las imágenes pertenecientes a documentos,
             el soporte prestado para tal fin inicia desde la adquisición de la imagen por
             cualquier dispositivo de captura de imágenes que soporte el estándar
             internacional TWAIN, este estándar soporta dispositivos iniciando con scanner,

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                  UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA


             pasando por cámaras de video-conferencia (webcams) y finalizando en
             cámaras de video y scanners de alta definición. La idea de indexar una imagen
             es poder relacionarla con un registro de un documento previamente
             establecido en el centro de administración documental.

5. WorkFlow
             Permite desarrollar procesos de seguimiento partiendo de un documento y
             realizando seguimiento paso a paso para verificar su correcta ejecución, las
             alertas y la forma en que el documento cualquiera que sea éste, atraviesa
             cada uno de los pasos hasta llegar a su final responsable, es total
             responsabilidad del Motor de Automatización Interno del Módulo.

                      APLICATIVOS DE PROPOSITO ESPECIFICO

En esta parte, el proponente favorecido debe suministrar toda la estructura de desarrollo
adecuada a la UPME, en términos de recurso humano y logístico, con el propósito de
desarrollar aplicativos que durante la ejecución del Outsourcing requieran las áreas internas
de la Unidad.

En importante precisar que cada proyecto encaminado al desarrollo de aplicativos de
propósito específico que se requiera, debe cumplir como mínimo con las siguientes fases:

      - Levantamiento de la información
      - cuantificación del tamaño del proyecto y su duración
      - programación
      - documentación
      - pruebas
      - soporte

De acuerdo a la disponibilidad de tiempo y definido el tamaño del proyecto de manera
conjunta entre la UPME y el contratista, se programa el tiempo de entrega y los controles
necesarios de avance del proyecto.

Las herramientas utilizadas y las licencias que se requieran en el marco de estos desarrollos
en particular, serán propias de la UPME y la Entidad las facilitará para el desarrollo de los
mismos.

Administración Red de Datos de la Entidad y Centro de Cómputo:

En la actualidad la Entidad cuenta con una red de datos que conectan los pisos 5, 11 y 14
del edificio UGI, en los cuales existen 80 clientes igualmente conectados que comparten los
recursos informáticos propios de la Unidad.



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Esta red de datos se encuentra soportada en el sistema operativo Windows 2003, con
servidor de correo, servidor de páginas Web, servidor de bases de datos y firewall.

El cliente interno cuenta con servicios de correo, impresión, acceso a Internet, respaldo de
información, publicación de páginas Web y acceso a sistemas de información específicos.
Los clientes poseen sistemas operativos Windows 2000 y XP.

Se cuenta con un canal dedicado de acceso a Internet de 1536 Kbps, que se ampliará
próximamente, a través del cual los usuarios internos acceden a información externa y el
cliente externo accede al Sistema de Información Minero Energético Colombiano –SIMEC-,
el cual proporciona información de carácter misional y se constituye en el sistema de
consulta por excelencia para los sectores de Minas y Energía.

El centro de cómputo de la Unidad de Planeación Minero Energética, está compuesto por
siete servidores, dentro de los cuales se tiene:

Un Servidor de Dominio, el cual maneja el directorio activo de Windows 2003 Server y el
motor de base de datos SQL Server 2000, también administra el sistema de información
geográfico ARC GIS de la Unidad.

Un servidor de correo Exchange 2003 Server sobre Windows 2003 Server, el cual
administra los buzones de correo de todos los usuarios de la Entidad. Este Servidor además
actúa como Servidor de respaldo del Directorio Activo.

Un servidor Windows 2003 Server con IIS versión 6.0, en el cual se encuentra instalada la
página Web Internet de la entidad. Este servidor además, cuenta con las herramientas ARC
IMS para la administración de mapas y Tomcat para la administración de páginas activas,
tiene el motor Java del Sistema de Información Minero Energético –SIMEC-.

Un servidor Linux Red Hat Advanced Server 2.1, que administra el motor de Base de Datos
Oracle 9i, en este servidor se encuentra instalada la Bodega de Datos del Sistema de
Información Minero Energético Colombiano –SIMEC-.

Un servidor Windows 2003 Server con IIS versión 6.0, en el cual se encuentra instalada la
página Web Intranet de la entidad y soporta las aplicaciones del Sistema de Información
Gerencial de los Sectores de Minas y Energía –SIGE-. Este servidor además, realiza labores
de servidor de impresión.

Un servidor Windows 2000 Server, que actualmente tiene montado el software “Symantec
Security Mail for SMTP”, el cual realiza las labores de filtrado de correo electrónico para el
correo entrante.




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Y por último, un Servidor Windows 2003 Server con Network Attached Storage (NAS), el
cual realiza labores de Backup de la información institucional, a través del software propio
del sistema operativo.

De la misma manera, por lo anterior, se hace necesario garantizar la participación de un
grupo de profesionales especializados que brinden el soporte y la seguridad requerida para
la administración de todos los elementos que componen la red de datos y el centro de
cómputo de la entidad.


Soporte y Atención a Usuarios:

La Unidad de Planeación Minero Energética, cuenta en la actualidad con un parque
computacional de 80 equipos, los cuales están asignados en una relación uno a uno a
funcionarios de la entidad, personal contratista, personal de entidades fiscalizadoras
externas (Contraloría) y usuarios externos que requieren de estas herramientas
computacionales para las consultas realizadas en la Biblioteca de esta entidad.

Estos equipos demandan para su normal funcionamiento, de un mantenimiento preventivo y
correctivo, que para esta vigencia, los repuestos que se requieran con su respectiva
instalación y garantía serán adquiridos por la Unidad por separado, es decir, el alcance de
este proyecto no incluye el esquema de correctivos con repuestos. Así mismo, se requiere
de la atención a las actualizaciones de software de antivirus, sistemas operativos, al igual
que la instalación y configuración de hardware periférico necesario.

Estas actividades, dada su permanente frecuencia incluyen entre otros: reinstalación de
sistema operativo, soporte en herramientas de usuario final (Word, Excel, Power Point,
Access, Project), soporte en aplicativos de propósito específico, limpieza a
microcomputadores y periféricos, escaneo de documentos que requieren ser publicados en
la página Web.

En este sentido, el proponente favorecido deberá facilitar toda la estructura necesaria para
atender lo relacionado con estas solicitudes diarias, en tiempo real y con permanencia de
tiempo completo en las instalaciones de la Unidad de Planeación Minero Energética.

4.2.2   PONDERACIÓN DE LOS CRITERIOS DE EVALUACIÓN

La evaluación de las propuestas, se realizará con base en los siguientes parámetros:

Formato CARACTERISTICAS TÉCNICAS OFRECIDAS Y GARANTIZADAS. Es de
carácter obligatorio el diligenciamiento de la columna “Ofrecido y Garantizado” de este
Formato. Si los espacios en este formato no fueren suficientes, los detalles que no puedan
incluirse en él, deberán agregarse en apéndices debidamente referidos.



                                                                                         33
                                     REPUBLICA DE COLOMBIA
                                  MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA

                 UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA


La Unidad de Planeación Minero Energética verificará el cumplimiento de las características
ofrecidas por los proponentes frente a las características mínimas exigidas en estos
términos de referencia. Las propuestas que cumplan con el mínimo establecido serán
tenidas en cuenta para la calificación.

Las propuestas viables se evaluarán de cero (0) a mil (1000) puntos, conforme los
siguientes criterios de evaluación:



                                                           PUNTAJE    PUNTAJE
               FACTORES DE EVALUACION
                                                           PARCIAL     TOTAL
     EVALUACIÓN TÉCNICA                                                 700
       Experiencia del Proponente                             300
       Cantidad de equipos ofrecidos como
                                                              250
       respaldo a contingencias
       Tiempo de Respuesta en proveer
                                                              150
       equipos de contingencia
     EVALUACIÓN ECONÓMICA                                               300
       Valor de la propuesta                                  300
     PUNTAJE TOTAL                                           1000      1000



EVALUACIÓN TÉCNICA

Experiencia del Proponente

De acuerdo con el numeral 4.3 “Experiencia del Proponente”, el proponente deberá
presentar mínimo dos (2) y máximo cinco (5) contratos en los que conste que la empresa ha
realizado la venta del servicio de alguno de los esquemas de trabajo requeridos para este
proceso. La firma que presente el mayor número de certificaciones válidas (hasta 5)
obtendrá el máximo puntaje (300 puntos), las demás de manera proporcional.

La propuesta que presente menos de dos (2) certificaciones válidas se rechazará de
acuerdo con las causales de rechazo del capitulo III de estos términos.


Cantidad de equipos ofrecidos como respaldo a contingencias:

Se asignará el mayor puntaje (250 puntos) a la firma que ofrezca el mayor número de
equipos como respaldo a contingencias, los cuales deberán estar disponibles de manera
inmediata en el momento en que se requiera, durante el tiempo de ejecución del contrato.


                                                                                         34
                                     REPUBLICA DE COLOMBIA
                                  MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA

                    UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA


Entiéndase por equipo:

      Un PC completo (CPU, Monitor, Teclado y Mouse), el cual debe tener como mínimo
       la siguiente capacidad: Pentium 4 de 2 GHz, Memoria 256 MB, Disco de 40 GB.
      Una impresora Láser Negro de red de mínimo 25 ppm.
      Un Scanner que tenga como mínimo alimentador automático de documentos con
       velocidad de escaneo de 25 ppm y resolución óptica mínima de 4800 dpi.

Los proponentes que ofrezcan elementos informáticos diferentes a los anteriormente
mencionados, no se tendrán en cuenta para efectos del conteo en la calificación de este
aspecto.

Así:

Ptsi= 250*tsi/tsa

Donde:

Ptsi : Puntaje asignado a una propuesta i para el número de equipos ofrecido.
Tsi : Número de equipos ofrecido de una propuesta i.
Tsa : Número de equipos ofrecido mas alto entre las propuestas.


Tiempo de Respuesta en proveer equipos de contingencia:

Se asignará el mayor puntaje (150 puntos) a la firma que ofrezca el menor tiempo de
respuesta cuando se trate de atender un requerimiento de equipo de la UPME, el cual no se
encuentra en las instalaciones de la entidad, mientras la entidad soluciona la falla
presentada y deja el equipo de su propiedad en normal funcionamiento, así:

Prsi= 150*rsa/rsi

Donde:

Prsi : Puntaje asignado a una propuesta i para el tiempo de respuesta ofrecido.
rsa : Menor tiempo de respuesta ofrecido entre las propuestas.
rsi : Tiempo de respuesta ofrecido de una propuesta i.




                                                                                       35
                                    REPUBLICA DE COLOMBIA
                                 MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA

                   UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA


EVALUACIÓN ECONÓMICA

Los precios del presente proceso concursal se deberán indicar conforme el Formato de
precios, cuyo diligenciamiento es de carácter obligatorio.

Los precios deberán expresarse en PESOS COLOMBIANOS, discriminando el IVA.

Para la comparación de precios, se calificará inversamente proporcional de cero (0) a
trescientos (300) puntos, así:

Ppip = 300*Pb/Pi

Donde

Ppip : Puntaje asignado a una propuesta i para el precio.
Pb   : Precio más bajo de las propuestas.
Pi   : Precio de una propuesta i.



4.3     EXPERIENCIA DEL PROPONENTE

Los proponentes deberán, obligatoriamente, diligenciar y relacionar en el Formato
Experiencia del Proponente, mínimo dos (2) y máximo cinco (5) contratos en los que
conste que la empresa ha realizado la venta del servicio de alguno de los esquemas de
trabajo requeridos para este proceso.

Adicionalmente, se debe anexar al Formato Experiencia del Proponente, las
certificaciones de los contratos relacionados, expedidas por personal autorizado de la
entidad ó empresa contratante, donde se detalle claramente la siguiente información en
cada certificación:

           Nombre de la Empresa Contratante.
           Número del Contrato.
           Fecha de Suscripción del Contrato.
           Objeto del Contrato.
           Valor Total del Contrato.
           Valor discriminado de la venta del servicio de alguno de los esquemas de
            trabajo requeridos para este proceso.
           Fecha de Inicio del Contrato.
           Fecha de Finalización del Contrato.
           Estado de la Ejecución del Contrato (Excelente, Bueno, Regular, Deficiente ó
            Muy Deficiente).


                                                                                      36
                                    REPUBLICA DE COLOMBIA
                                 MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA

                 UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA


           Nombre completo, Cargo y Número Telefónico de la persona que firma la
            Certificación.
           Fecha de expedición de la Certificación.


Para que un contrato relacionado y debidamente Certificado se valide y se contabilice para
la calificación, debe cumplir con las siguientes condiciones:
   La fecha de Suscripción del contrato certificado, debe ser con posterioridad al 31 de
    diciembre de 2000.

   Se haya recibido en su totalidad a entera satisfacción por parte de la Entidad ó
    Empresa contratante.
Los proponentes que no ofrezcan como mínimo dos (2) certificaciones válidas, se les
rechazará la propuesta.

La UPME se reserva el derecho de verificar la información consignada en estas
Certificaciones.




                                                                                        37
                                            REPUBLICA DE COLOMBIA
                                         MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA

                     UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA


                                              CAPITULO V


5.     FORMATOS

5.1.   FORMATO CARTA DE PRESENTACIÓN


                             CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA


Señor
DIRECTOR
UPME
Ciudad



___________________________________________________, mayor de edad, vecino de _______identificado
con la cédula de ciudadanía número ________ expedida en ______________, en mi calidad de representante
legal (o suplente o apoderado) de la sociedad (unión temporal, consorcio) ____________, legalmente
constituida y domiciliada en ___________ de conformidad con las condiciones que se estipulan en los términos
de referencia, presento la siguiente propuesta para la contratación de outsourcing de servicios tecnológicos.

En caso de que sea aceptada, la firma (o consorcio o unión temporal) se compromete a firmar el contrato
correspondiente.

Declaramos así mismo:

1.     Que tengo (tenemos) el poder legal para firmar y presentar la propuesta, comprometiendo únicamente al
       proponente.
2.     Que ninguna persona o entidad distinta de los firmantes tiene interés comercial en esta propuesta, ni en
       el contrato probable que de ella se derive.
3.     Que no nos hallamos incursos en causales de inhabilidad o incompatibilidad para suscribir el contrato.
       Igualmente, no estamos incursos en prohibiciones especiales para contratar.
4.     que conozco las especificaciones técnicas y garantizo (garantizamos) que los servicios ofrecidos cumplen
       con los requisitos en ellas exigidas.
5.     Que hemos recibido los términos de referencia y sus anexos y que aceptamos sus condiciones.
6.     Que me (nos) comprometo a suministrar el equipo de trabajo requerido por la UPME y ofrecido por
       nosotros, así como a proporcionar todos los recursos expuestos, de acuerdo a lo establecido en los
       términos de referencia y sus adendos, en un plazo de ___________ ( ) meses contados a partir de la
       fecha de firma del Acta de inicio de ejecución del Contrato.
7.     Que si se nos adjudica el contrato, nos comprometemos a otorgar las Garantías requeridas y a suscribir el
       contrato, dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la firma de éstas.
8.     Que conocemos las leyes de la República de Colombia que rigen la presente Contratación.
9.     Que el valor total de mi oferta es de : $ ______________________ discriminado así:
       Valor total antes de impuestos $ ______________ IVA $ ______
10.    Que la presente propuesta consta de _________ folios debidamente numerados.




                                                                                                             38
                                            REPUBLICA DE COLOMBIA
                                         MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA

                     UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA

El (los) suscrito (s) señala(n) como dirección comercial, número de teléfono y Fax a donde se puede remitir o
enviar por correo y realizar notificaciones y comunicaciones relacionadas con esta propuesta, los siguientes:


Nombre de la Empresa ________________________________________
Dirección ___________________________________________________
Teléfono __________________
Fax _____________________
Ciudad ___________________
Correo Electrónico _____________________________________________


Atentamente,



______________________________________
Nombre del Representante Legal




______________________________________
Firma del Representante Legal




                                                                                                                39
                                     REPUBLICA DE COLOMBIA
                                  MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA

                  UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA


5.2.   FORMATO DE PRECIOS

El diligenciamiento de este formato es de carácter obligatorio. No se debe modificar este
formato.



             Concepto                  Valor sin IVA              IVA         Valor Total
Costo del Proyecto




_______________________________________
Firma del Representante Legal




                                                                                            40
                                                REPUBLICA DE COLOMBIA
                                             MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA

                     UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA


5.3.   FORMATO EXPERIENCIA DEL PROPONENTE

En este Formato, además de relacionar la experiencia, deberá anexar las Certificaciones
expedidas por la Entidad ó Empresa Contratante conforme a lo indicado en los presentes
términos.



No.     Empresa      No. del    Fecha de        Fecha de       Valor       Objeto del Contrato      Valor discriminado
       Contratante   Contrato   Inicio del     Finalización   Total del   donde se discrimine el     de la venta del
                                Contrato       del Contrato   Contrato     servicio tecnológico    servicio tecnológico
                                                                                 vendido
1

2

3

4

5




                                                                                                                    41
                                      REPUBLICA DE COLOMBIA
                                   MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA

                       UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA


5.4 FORMATO DE CARACTERISTICAS TECNICAS OFRECIDAS Y GARANTIZADAS


CONTRATACIÓN OUTSOURCING SERVICIOS TECNOLOGICOS

ESQUEMA 1. Desarrollo Administrativo y de Propósito Específico:

No.              Características            Mínimo Exigido por la UPME              Ofrecido y
                                                                                   Garantizado
1     Personal requerido              El proponente deberá comprometerse en
                                      su propuesta a proporcionar para este
                                      esquema de trabajo, en caso de ser
                                      favorecido, una (1) persona con
                                      conocimientos       en     desarrollo    y
                                      mantenimiento       de     sistemas     de
                                      información, de tiempo completo en las
                                      oficinas de la UPME y con el siguiente
                                      perfil profesional --> Ingeniero de
                                      Sistemas con experiencia certificada de 2
                                      años en plataformas de desarrollo Visual
                                      Studio .Net y Bases de datos relacionales.
                                      Para la suscripción del contrato, el
                                      proponente favorecido deberá allegar a la
                                      UPME las constancias de estudio y
                                      experiencia de la persona seleccionada
                                      para este esquema.
2     Nivel Salarial                  El proponente debe asegurar un ingreso
                                      mínimo de cuatro (4) SMMLV después de
                                      descuentos a seguridad social, para el
                                      profesional de este esquema.
3     Labores a realizar              Dar soporte a los sistemas de información
                                      administrativo y financiero, SAD (sistema
                                      de administración documental) y en
                                      general las aplicaciones propias de la
                                      Unidad desarrolladas en Visual Studio
                                      .Net, es decir, en herramientas de
                                      desarrollo de Microsoft con base de datos
                                      SQL Server.
                                      Mantener las aplicaciones propias de la
                                      entidad funcionando todo el tiempo.
                                      Realizar desarrollos de aplicativos de
                                      propósito específico que requiera la
                                      UPME.
                                      Capacitación en los nuevos desarrollos,
                                      cuando se trate de aplicativos de
                                      propósito específico.
                                      Realizar recomendaciones sobre las
                                      mejoras a los productos existentes.




                                                                                                 42
                                      REPUBLICA DE COLOMBIA
                                   MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA

                       UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA


                                      Soporte y documentación a los nuevos
                                      programas realizados y a las mejoras
                                      realizadas a los programas existentes a
                                      través de desarrollos alternos.
                                      La entidad no cuenta con los programas
                                      fuentes de los aplicativos que son objeto
                                      de soporte y administración. Se debe
                                      ofrecer desarrollos alternos a los mismos,
                                      cuando así se requiera, modificaciones y
                                      adaptaciones a nuevos requerimientos y
                                      normatividades vigentes, capacitación y
                                      soporte en esos cambios a los usuarios
                                      finales y demás actividades inherentes a
                                      este esquema de trabajo.
                                      Generar tiquetes de servicio por cada
                                      evento que ocurra y mantener un historial
                                      de los mismos con miras a sacar datos
                                      estadísticos de comportamiento.
                                      Las demás que el Supervisor del contrato
                                      determine, siempre que estén acordes
                                      con el objeto del contrato.



ESQUEMA 2. Administración Red de Datos y Centro de Cómputo:

No.              Características            Mínimo Exigido por la UPME              Ofrecido y
                                                                                   Garantizado
1     Personal requerido              El proponente deberá comprometerse en
                                      su propuesta a proporcionar para este
                                      esquema de trabajo, en caso de ser
                                      favorecido, una (1) persona con
                                      conocimiento en administración de redes
                                      de datos y centros de cómputo, de tiempo
                                      completo en las oficinas de la UPME.
                                      Perfil profesional --> Ingeniero de
                                      Sistemas o Electrónico con experiencia
                                      certificada de 2 años en administración de
                                      redes de datos y centros de cómputo.
                                      Para la suscripción del contrato, el
                                      proponente favorecido deberá allegar a la
                                      UPME las constancias de estudio y
                                      experiencia de la persona seleccionada
                                      para este esquema.
2     Nivel Salarial                  El proponente debe asegurar un ingreso
                                      mínimo de cuatro (4) SMMLV después de
                                      descuentos a seguridad social, para el
                                      profesional de este esquema.




                                                                                                 43
                                 REPUBLICA DE COLOMBIA
                              MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA

                   UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA


3   Labores a realizar           Administrar el correo electrónico: Crear
                                 Usuarios,         modificar        usuarios,
                                 administración de permisos y demás
                                 actividades que exige esta labor. Todo ello
                                 en las versiones de los productos que la
                                 UPME tiene instalados.
                                 Administrar los equipos Servidores que
                                 durante la ejecución del contrato tenga
                                 instalados la UPME.
                                 Mantener actualizados los equipos
                                 Servidores con los últimos patch de
                                 seguridad, driver y modificaciones que los
                                 fabricantes recomienden para el normal
                                 funcionamiento de los mismos.
                                 Administrar y mantener la red de datos
                                 tanto en la parte pasiva como activa.
                                 Mantener y administrar la seguridad de
                                 todo el sistema, esto es: Hacer
                                 recomendaciones sobre políticas de
                                 seguridad, Implementar las políticas de
                                 seguridad que el supervisor defina,
                                 Mantener operativos los sistemas de
                                 seguridad tales como el Firewall, Proxy,
                                 entre otros. Chequear vulnerabilidades del
                                 sistema, corregirlas y las que no se
                                 puedan por algún motivo, informarle al
                                 supervisor de esta situación, y demás
                                 actividades propias para un efectivo
                                 soporte a los sistemas de seguridad.
                                 Realizar periódicamente y bajo un
                                 esquema de planeación recomendado por
                                 el contratista, copias de seguridad a los
                                 servidores, base de datos y de todo el
                                 sistema de información que posee la
                                 Unidad. La Unidad para esta labor, utiliza
                                 las herramientas propias de Windows
                                 2003 Server.
                                 Desarrollar planes de contingencia para
                                 los sistemas de información, utilizando los
                                 recursos existentes y con los cuales
                                 cuenta la Unidad.
                                 Realizar inventario de la red de datos en
                                 su parte activa y mantenerlo actualizado.
                                 Realizar inventario de la red de datos en
                                 su parte pasiva y mantenerlo actualizado
                                 en cuanto a puntos existentes y su
                                 ubicación por cada puesto de trabajo.
                                 Remover o instalar los programas en los
                                 equipos Servidores, que el supervisor del
                                 contrato autorice.




                                                                                44
                                      REPUBLICA DE COLOMBIA
                                   MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA

                       UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA


                                      Mantener actualizadas las últimas
                                      versiones de antivirus en los equipos
                                      Servidores. La UPME cuenta con el
                                      licenciamiento respectivo.
                                      Informar mensualmente al Supervisor,
                                      sobre los pendientes y actividades
                                      realizadas en el mes.
                                      Tramitar garantías con los proveedores
                                      cuando haya lugar a ello.
                                      Generar tiquetes de servicio por cada
                                      evento que ocurra y mantener un historial
                                      de los mismos con miras a sacar datos
                                      estadísticos de comportamiento.
                                      Las demás que el Supervisor del contrato
                                      determine, siempre que estén acordes
                                      con el objeto del contrato.




ESQUEMA 3. Soporte y Atención a Usuarios:

No.              Características            Mínimo Exigido por la UPME               Ofrecido y
                                                                                    Garantizado
1     Personal requerido              El proponente deberá comprometerse en
                                      su propuesta a proporcionar para este
                                      esquema de trabajo, en caso de ser
                                      favorecido, una (1) persona con
                                      conocimiento       en       mantenimiento
                                      preventivo y correctivo de equipos de
                                      cómputo y productos Microsoft (Windows
                                      y Office), de tiempo completo en las
                                      oficinas de la UPME. Perfil profesional -->
                                      Ingeniero de sistemas o electrónico con
                                      experiencia certificada de 2 años en
                                      mantenimiento preventivo y correctivo de
                                      equipos de cómputo, atención a usuarios
                                      y productos Microsoft (Windows y Office).
                                      Para la suscripción del contrato, el
                                      proponente favorecido deberá allegar a la
                                      UPME las constancias de estudio y
                                      experiencia de la persona seleccionada
                                      para este esquema.
2     Nivel Salarial                  El proponente debe asegurar un ingreso
                                      mínimo de cuatro (4) SMMLV después de
                                      descuentos a seguridad social, para el
                                      profesional de este esquema.




                                                                                                  45
                                 REPUBLICA DE COLOMBIA
                              MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA

                   UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA


3   Labores a realizar           Realizar mantenimiento preventivo tanto
                                 de software como de hardware a todos los
                                 computadores que se encuentren fuera de
                                 garantía en la UPME, una vez cada tres
                                 (3) meses.
                                 Realizar mantenimiento preventivo del
                                 hardware a los equipos Servidores que se
                                 encuentren fuera de garantía en la UPME,
                                 una vez cada tres (3) meses.
                                 Colaborar y apoyar en los movimientos
                                 físicos (traslados) de los recursos
                                 informáticos al interior de la UPME,
                                 cuando el supervisor del contrato lo
                                 requiera.
                                 Mantener actualizados los equipos con los
                                 últimos patch de seguridad, driver y
                                 modificaciones que los fabricantes
                                 recomienden         para       el    normal
                                 funcionamiento de los mismos.
                                 Realizar inventario de hardware y software
                                 que exista instalado en la UPME. En esta
                                 labor, el personal técnico revisará cada
                                 PC y llevará una hoja de vida con los
                                 siguientes datos:
                                 Marca, modelo y número de serie.
                                 Software instalado (S.O., herramientas,
                                 productos, y demás).
                                 Capacidad disponible en disco duro.
                                 Procesador, Memoria y Disco instalado.
                                 Actualizaciones ó modificaciones físicas y
                                 lógicas realizadas al equipo.
                                 Cualquier otro dato adicional, a solicitud
                                 del supervisor del contrato.

                                 Llevar y presentar informe por escrito con
                                 los detalles de las hojas de vida de cada
                                 equipo inventariado.

                                 Verificar, monitorear y controlar las
                                 licencias con las que cuenta todos los
                                 usuarios de la UPME. Así mismo debe
                                 verificar los programas instalados vs. las
                                 licencias existentes en cada equipo de la
                                 UPME.

                                 Presentar un reporte técnico de las fallas
                                 ocurridas en cada equipo.
                                 Llevar inventario y control de las licencias
                                 adquiridas por la UPME.




                                                                                46
                                          REPUBLICA DE COLOMBIA
                                       MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA

                    UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA


                                            Informar al Supervisor sobre anomalías
                                            en el licenciamiento del software y
                                            programas instalados, encontrados en los
                                            equipos.
                                            Remover los programas de los equipos,
                                            cuando el Supervisor del contrato lo
                                            autorice.
                                            Mantener actualizadas las últimas
                                            versiones de antivirus en las estaciones
                                            de trabajo.
                                            Culturizar    a   los    usuarios   sobre
                                            metodologías de copias de seguridad a
                                            sus máquinas, de acuerdo a la
                                            importancia del tipo de información que
                                            manejen.
                                            Informar mensualmente al Supervisor,
                                            sobre los pendientes y actividades
                                            realizadas en el mes.
                                            Tramitar garantías con los proveedores
                                            cuando haya lugar a ello.
                                            Generar tiquetes de servicio por cada
                                            evento que ocurra y mantener un historial
                                            de los mismos con miras a sacar datos
                                            estadísticos de comportamiento.
                                            El proponente debe ofrecer el servicio de
                                            Help Desk en el sitio, instalando una
                                            herramienta      que     administre    los
                                            requerimientos y genere estadísticas y
                                            reportes. Igualmente debe permitir hacer
                                            un seguimiento en línea de los casos
                                            reportados.

                                            Las demás que el Supervisor del contrato
                                            determine, siempre que estén acordes
                                            con el objeto del contrato.




DATOS CALIFICABLES
Servicio                                                       Solicitado                     Ofrecido y
                                                                                             Garantizado
Cantidad de equipos ofrecidos como respaldo a    Se requiere el ofrecimiento de equipos de
contingencias                                    contingencia, de acuerdo con lo
                                                 establecido en el numeral 4.2.2.
Tiempo de Respuesta en proveer equipos de        Se requiere el ofrecimiento de un tiempo
contingencia                                     máximo para proveer equipos de
                                                 contingencia, para la        atención de
                                                 cualquier problema de falla de equipo,
                                                 mientras la UPME lo soluciona, de
                                                 acuerdo con lo establecido en el numeral
                                                 4.2.2.



                                                                                                       47
                                          REPUBLICA DE COLOMBIA
                                       MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA

                    UNIDAD DE PLANEACION MINERO-ENERGETICA


5.5 FORMATO DECLARACIÓN JURAMENTADA

Ciudad ________________, Fecha __________________

Señores:
UNIDAD DE PLANEACION MINERO ENERGÉTICA
Bogotá D.C.

Asunto: Declaración de No deudor

Yo, ________________________________, identificado como aparece al pie de mi firma, en mi
condición de representante legal de la sociedad ________________ declaro bajo la gravedad de
juramento, no encontrarme en situación de Deudor Moroso con el Estado, o, en su defecto, haber
suscrito acuerdo de pago vigente.

Cordialmente,


______________________________________
Nombre del Representante Legal

______________________________________
Firma del Representante Legal

Identificación número: __________________________________

Seleccione con una X según corresponda:
___ Cédula de ciudadanía
___ NIT
___ Cédula de extranjería
___ Pasaporte
___ Sociedad extranjera sin NIT en Colombia




                                                                                                 48

								
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