SIMPLIFICACION DE PROCESOS by 2F07xq1

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									SIMPLIFICACION DE PROCESOS DE TRABAJO




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        SIMPLIFICACION DE PROCESOS DE TRABAJO




“ LA DIFERENCIA    QUE HAY ENTRE EL DESPERDICIAR EL
MATERIAL Y EL DESPERDICIAR EL TIEMPO; ES QUE         ESTE
ULTIMO, NO SE PUEDE RECUPERAR, Y ES ADEMAS, MUY DIFICIL
DE CONSEGUIR, YA QUE     EL TIEMPO DESPERDICIADO        NO
LLENA   LOS   PASILLOS   COMO   LO   HACE   EL   MATERIAL
DESPERDICIADO ”.



                                             HENRY FORD 1924



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         SIMPLIFICACION DE PROCESOS DE TRABAJO
LA SIMPLIFICACION DE UN PROCESO DE TRABAJO, ES EL
REDUCIR EN LO MAS POSIBLE O ELIMINAR COMPLETAMENTE
TODAS AQUELLAS ACTIVIDADES QUE NO LE AGREGAN VALOR
AL PROCESO DE TRABAJO, Y EL MEJORAR TODAS AQUELLAS
ACTIVIDADES QUE SI LE AGREGAN VALOR.
LA SIMPLIFICACION DE PROCESOS MANEJA   DOS FACTORES
MUY IMPORTANTES QUE SON:


• EL TIEMPO Y

• EL COSTO




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     SIMPLIFICACION DE PROCESOS DE TRABAJO


                ¿A QUE VALOR AGREGADO
                SE REFIEREN?




A CUALQUIER PASO CLAVE DEL PROCESO DE TRABAJO,
QUE CONTRIBUYE DIRECTAMENTE AL LOGRO DE UNA
MAYOR SATISFACCION DEL USUARIO FINAL, O A MEJORAR
LA EFICIENCIA DEL PROCESO MISMO; Y QUE AL NO
REALIZARLO, IMPACTA GRANDEMENTE LOS RESULTADOS.
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        SIMPLIFICACION DE PROCESOS DE TRABAJO

             ¿Y. . . QUE HAY ACERCA DEL
             VALOR NO AGREGADO?




ES CUALQUIER PASO EN EL PROCESO DE TRABAJO, QUE NO
CONTRIBUYE AL LOGRO DE UNA MAYOR SATISFACCION DEL
USUARIO FINAL, O A MEJORAR LA EFICIENCIA DEL PROCESO
MISMO; Y QUE SI SE DEJA DE HACER, NO IMPACTA EN LOS
RESULTADOS FINALES.
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            SIMPLIFICACION DE PROCESOS DE TRABAJO
                 EL PROCESO DE TRABAJO

ES     EL   CONJUNTO   DE       ACTIVIDADES         A REALIZAR   PARA
COMPLETAR UNA TAREA, PROPORCIONAR UN SERVICIO, O
PRODUCIR UN SATISFACTOR.

                       A    A   A   A   A   A   A
                       C    C   C   C   C   C   C
                       T    T   T   T   T   T   T
                       I    I   I   I   I   I   I
                       V    V   V   V   V   V   V
                       I    I   I   I   I   I   I          SALIDAS
     ENTRADAS          D    D   D   D   D   D   D         (RESULTADO
     (INSUMOS)         A    A   A   A   A   A   A
                       D    D   D   D   D   D   D          ESPERADO)

                       1    2   3   4   5   6   n




                       PROCESO DE TRABAJO

                                                                        11
       SIMPLIFICACION DE PROCESOS DE TRABAJO

  LAS ACTIVIDADES QUE CONFORMAN UN
       PROCESO DE TRABAJO SON:



                                 LAS ACTIVIDADES
LAS ACTIVIDADES               AUXILIARES TALES COMO:
 PROPIAS DE LA
                                MOVER, DISTRIBUIR,
TRANSFORMACION
                                  INSPECCIONAR,
  DEL BIEN O
                               RETRABAJAR, PROBAR,
   SERVICIO         Y          ALMACENAR, ESPERAS,
                                    DEMORAS


                                                       12
     SIMPLIFICACION DE PROCESOS DE TRABAJO
DISTRIBUCION TIPICA DE LAS ACTIVIDADES
      EN UN PROCESO DE TRABAJO
    ACTIVIDADES QUE NO             ACTIVIDADES QUE SI
     AGREGAN VALOR AL              LE AGREGAN VALOR
        BIEN O SERVICIO            AL BIEN O SERVICIO

                95%                         5%



MOVER, DISTRIBUIR, INSPECCIONAR,    TRANSFORMACION
RETRABAJAR, PROBAR, ALMACENAR,         DEL BIEN O
      ESPERAS, DEMORAS                  SERVICIO



  TIEMPO CICLO TOTAL DEL PROCESO DE TRABAJO
                                                        13
     SIMPLIFICACION DE PROCESOS DE TRABAJO

¿PERO…. QUE ES EL
TIEMPO CICLO TOTAL?

                          ES EL TIEMPO TOTAL QUE
                          TOMA COMPLETAR EL
                          RESULTADO ESPERADO
                          DE UN PROCESO DE
                          TRABAJO, INICIANDOSE
                          ESTE, DESDE QUE EL
                          USUARIO FINAL SOLICITA
                          UN BIEN O UN SERVICIO,
                          HASTA QUE LO RECIBE Y
                          SE DA POR SATISFECHO.
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       SIMPLIFICACION DE PROCESOS DE TRABAJO

ENFOQUE TRADICIONAL DE LA SIMPLIFICACION
     DE LOS PROCESOS DE TRABAJO
          SIMPLIFICAR LAS ACTIVIDADES DE
       TRANSFORMACION DEL BIEN O SERVICIO


                                           5%


  MOVER, DISTRIBUIR, INSPECCIONAR,   TRANSFORMACION
  RETRABAJAR, PROBAR, ALMACENAR,       DEL BIEN O
        ESPERAS, DEMORAS                SERVICIO



    TIEMPO CICLO TOTAL DEL PROCESO DE TRABAJO
                                                      15
         SIMPLIFICACION DE PROCESOS DE TRABAJO
ENFOQUE MODERNO DE LA SIMPLIFICACION
    DE LOS PROCESOS DE TRABAJO

    REDUCIR LO MAS POSIBLE O ELIMINAR              MEJORAR TODAS LAS
TOTALMENTE, TODAS LAS ACTIVIDADES QUE NO
    AGREGAN VALOR AL BIEN O SERVICIO
               GENERADO
                                           Y        ACTIVIDADES QUE
                                                   AGREGAN VALOR AL
                                                    BIEN O SERVICIO




                 95%                               5%

    MOVER, DISTRIBUIR, INSPECCIONAR,
                                           TRANSFORMACION
RETRABAJAR, PROBAR, ALMACENAR, ESPERAS,
                                           DEL BIEN O SERVICIO
               DEMORAS



      TIEMPO CICLO TOTAL DEL PROCESO DE TRABAJO
                                                                       16
        SIMPLIFICACION DE PROCESOS DE TRABAJO
ENFOQUE MODERNO DE LA SIMPLIFICACION
    DE LOS PROCESOS DE TRABAJO
             50 %                        50 %

MOVER, DISTRIBUIR, INSPECCIONAR,
                                    TRANSFORMACION
RETRABAJAR, PROBAR, ALMACENAR,
                                   DEL BIEN O SERVICIO
      ESPERAS, DEMORAS



          TIEMPO CICLO TOTAL DEL PROCESO DE TRABAJO


ESTO SIGNIFICA QUE POR CADA MINUTO DE TIEMPO TEORICO DE
NUESTRO PROCESO DE TRABAJO, DEBEMOS TENER UN MINUTO COMO
MAXIMO DE ACTIVIDADES QUE NO LE AGREGUEN VALOR AL PRODUCTO
O SERVICIO QUE OFRECEMOS.

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           SIMPLIFICACION DE PROCESOS DE TRABAJO
       ACTIVIDADES MAS COMUNES QUE NO
                AGREGAN VALOR


•   ARCHIVAR UN DOCUMENTO                       •   LEER UN DOCUMENTO
•   DUPLICIDAD DE FUNCIONES                     •   UN DOCUMENTO EN
                                                    ESPERA
•   REPORTES
                                                •   BUSQUEDA DE UN
•   INSPECCIONES
                                                    DOCUMENTO
•   REPARACIONES DE EQUIPO
                                                •   AUTORIZACIONES
•   PRUEBAS PARA EL CLIENTE
                                                •   ALMACENAMIENTOS
•   ESPERAS
                                                •   RETRABAJOS
•   MOVIMIENTOS DE MAS DE UN METRO
                                                •   TRANSPORTES
•   PREPARACION O CALENTAMIENTO DE EQUIPO
•   INFORMACION INNECESARIA EN UN REPORTE
•   TIEMPO DE ENVIO DEL DOCUMENTO (ELECTRONICO O MANUAL )


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       SIMPLIFICACION DE PROCESOS DE TRABAJO

 PROPOSITO DE LA SIMPLIFICACION DE LOS
         PROCESOS DE TRABAJO

• HACER EL TRABAJO MAS FACIL Y MENOS FATIGANTE

• REDUCIR LOS COSTOS RELACIONADOS CON EL PROCESO

• AUMENTAR LA CALIDAD DEL RESULTADO ESPERADO

• HACER EL PROCESO MAS EFICIENTE

• AUMENTAR LA PRODUCTIVIDAD

• INCREMENTA LA SATISFACCION

 DEL CLIENTE O USUARIO



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        SIMPLIFICACION DE PROCESOS DE TRABAJO
 ELEMENTOS DE LA SIMPLIFICACION DE LOS
         PROCESOS DE TRABAJO

• COMO LO HACEMOS (REAL) R

  SON TODOS LOS PASOS QUE ACTUALMENTE REALIZAMOS EN LA
  EJECUCION DE UN PROCESO DE TRABAJO.

• COMO LO DEBERIAMOS HACER (TEORICO) T

  SON TODOS LOS PASOS QUE LE AGREGAN VALOR AL RESULTADO
  ESPERADO DEL PROCESO DE TRABAJO QUE EJECUTAMOS.

• LO QUE HACEMOS DE MAS (DESPERDICIO) D

  SON TODOS LOS PASOS QUE NO LE AGREGAN VALOR AL
  RESULTADO ESPERADO DEL PROCESO DE TRABAJO QUE
  EJECUTAMOS.
                                                          20
         SIMPLIFICACION DE PROCESOS DE TRABAJO
 METODOLOGIA PARA LA SIMPLIFICACION DE
       LOS PROCESOS DE TRABAJO
1 HAGA LA LISTA DE TODOS LOS PASOS PARA REALIZAR UN PROCESO
  DE TRABAJO Y ANOTE LOS TIEMPOS ASOCIADOS DE EJECUCION.
2 HAGA UN DIAGRAMA DE FLUJO EN DONDE SE MUESTRE UNA
  DISTINCION GRAFICA ENTRE LOS PASOS QUE SI AGREGAN VALOR Y
  LOS QUE NO LO HACEN.
3 CALCULE EL FACTOR DE DESPERDICIO (FD) PARA MEDIR
  CUANTITATIVAMENTE EL EXITO EN LA SIMPLIFICACION DEL PROCESO.
4 ANALICE LAS ACTIVIDADES QUE NO AGREGAN VALOR Y DELES UNA
  PRIORIDAD PARA SER ELIMINADAS.
5 REDUZCA EL TIEMPO DE LAS ACTIVIDADES QUE NO AGREGAN VALOR
  (ESTADO IDEAL)
6 MEJORE EL TIEMPO DE EJECUCION DE LAS ACTIVIDADES QUE SI
  AGREGAN VALOR AL PROCESO DE TRABAJO.
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        SIMPLIFICACION DE PROCESOS DE TRABAJO
      CONSECUENCIAS DE LAS PRACTICAS
                COMUNES

CUANDO NO SE REDUCE EL TIEMPO CICLO DE UN PROCESO DE
TRABAJO SE INCURREN EN LOS SIGUIENTES COSTOS:

     MAS ESPACIOS REQUERIDOS       MAS DESPERDICIO

     MAS EQUIPO Y MAQUINARIA       MAS CONTROLES
     MAS PERSONAL                  MAS ADMINISTRACION
     MAS PASILLOS                  MAS RETRABAJOS
     MAS INVENTARIOS               MAS DEFECTOS

MIENTRAS MAS SIMPLIFICADOS ESTEN LOS PROCESOS DE
TRABAJO, MAS COMPETITIVA SERA NUESTRA INSTITUCION.

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     SIMPLIFICACION DE PROCESOS DE TRABAJO
      RECOMENDACIONES PARA LA
  SIMPLIFICACION DE LOS PROCESOS DE
               TRABAJO

• ENTIENDA CABALMENTE LOS IMPACTOS POTENCIALES
 QUE LA SIMPLIFICACION DE LOS PROCESOS DE TRABAJO
 PUEDE ACARREAR A SU DEPENDENCIA, A LOS USUARIOS
 FINALES Y A SUS PROVEEDORES.

• NO HAGA COSAS ILOGICAS O SIN SENTIDO.

• AL SIMPLIFICAR UN PROCESO DE TRABAJO, HAGA QUE
 ESTE SEA: SENCILLO, PRACTICO, CONFIABLE, CAPAZ,
 CLARO Y PRODUCTIVO.
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          SIMPLIFICACION DE PROCESOS DE TRABAJO
      PRINCIPIOS DE LA SIMPLIFICACION DE
                   PROCESOS

1)   LA MANERA ACTUAL DE HACER LAS COSAS, NO NECESARIAMENTE
     ES LA MEJOR.

2)   PARA TODO HAY TIEMPO, SI LO HUBO PARA HACER LAS COSAS MAL,
     DEBE HABERLO PARA HACERLAS MEJOR.

3)   SIEMPRE HABRA PRESUPUESTO PARA HACER MEJOR LAS COSAS.

4)   HAY MUCHAS PERSONAS A QUIENES SI LES INTERESA MEJORAR EL
     ESTADO ACTUAL DE LAS COSAS.

5)   TODO SE PUEDE HACER, SOLAMENTE SE REQUIERE DE INTERES,
     TRABAJO EN EQUIPO Y PACIENCIA.

                                                                  49
         SIMPLIFICACION DE PROCESOS DE TRABAJO
     PRINCIPIOS DE LA SIMPLIFICACION DE
                  PROCESOS

6)   NUNCA HAY IMPOSIBLES, HAY SITUACIONES COMPLEJAS QUE
     REQUIEREN DE MAS ANALISIS PARA SU SOLUCION.

7)   A NADIE SE LE VA A DESPEDIR POR HACER LAS COSAS DE UNA
     MEJOR MANERA.

8)   EL MEJOR TRABAJO SURGE DE UN GRUPO DE PERSONAS, NO
     DE UN INDIVIDUO.

9)   TODA PERSONA NO INVOLUCRADA Y PLENAMENTE
     CONVENCIDA, ES UN OBSTACULO DIFICIL DE SALVAR.

10) AQUI, LO UNICO QUE NO CAMBIA, ES EL CAMBIO.
                                                              50
      SIMPLIFICACION DE PROCESOS DE TRABAJO
    FACTORES REQUERIDOS PARA LA
SIMPLIFICACION EXITOSA DE LOS PROCESOS
              DE TRABAJO




                1 COMPROMISO DE LOS MANDOS
                  ALTOS DE DIRECCION.

                2 DELEGACION DE LA TOMA DE
                  DECISIONES.

                3 TRABAJO EN EQUIPO.



                                              51

								
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