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Conceitos de Tipologias Documentais by z3FhzCB9

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									              ESPÉCIES                                            PARECER: Opinião de perito técnico ou científico sobre um
                                                                  ato, servindo de base para a tomada de decisão. O mesmo

            DOCUMENTAIS*
                                                                  que consulta.
                                                                  PETIÇÃO: Solicitação de algo dirigido a autoridade pública
                                                                  sem se ter a certeza ou a segurança quanto ao amparo
                                                                  legal do pedido. Diferente do requerimento que reivindica
ABAIXO-ASSINADO: Documento de solicitação coletiva
                                                                  com base em ato legal.
dirigido a uma autoridade pública para manifestar apoio a
alguém, para demonstrar queixa, protesto coletivo ou para         PORTARIA: Ato pelo qual as autoridades competentes
pedir algo que diga respeito ao interesse comum.                  determinam providências de caráter administrativo, impõem
                                                                  normas, definem situações funcionais, aplicam penalidades
ACÓRDÃO: Sentença final proferida por instância superior
                                                                  disciplinares e atos semelhantes, com base em atos
e que passa a funcionar como modelo para solucionar
                                                                  dispositivos exarados em jurisdições superiores.
questões análogas em grau de recurso.
                                                                  PROCESSO: Conjunto de documentos com os quais se dá
ALVARÁ: Autorização ou licença emitida por autoridade             andamento a determinada questão. Inclui documentos
competente para que sejam realizados atos ou eventos,             variados que transmitem e solicitam informações, pareceres
com prazo de validade, emitido especialmente para fim             e despachos tramitando até que se cumpra o ato
específico.                                                       administrativo que gerou a sua criação. Unidade documental
ATA: Registro escrito dos acontecimentos e decisões               em que se reúnem oficialmente documentos de natureza
                                                                  diversa no decurso de uma ação administrativa ou judiciária,
tomadas por membros de reunião ou assembléia.
                                                                  formando um conjunto materialmente indivisível.
ATESTADO: Documento escrito emitido por autoridade
competente para atestar a verdade de um fato.                     PROCURAÇÃO: Instrumento pelo qual alguém recebe de
                                                                  outrem poderes para, em nome delas, praticar atos ou
CARTA: Correspondência escrita enviada para uma ou                administrar bens.
mais pessoas com o intuito de emitir comunicações sociais
decorrentes de cargo e função públicos. Nas entidades             PROTOCOLO: Comprovante padronizado da recepção de
privadas da área comercial, industrial, bancária, social entre    documentos, caracterizado por um número também
outras, a carta é uma forma de correspondência largamente         registrado no respectivo documento.
utilizada para transmitir informações, solicitar favores, fazer   RASCUNHO: Documento com as características do original
convites etc                                                      que lhe sucederá. É anterior à minuta, que não apresenta
CERTIDÃO: Documento emitido por funcionário de fé                 imperfeições.
pública, no qual transcreve algo já registrado em livro de        RELAÇÃO: Listagem de nomes de pessoas, objetos,
assentamento.                                                     quantias, fatos, fenômenos, entre outros.
CONTRATO: Acordo escrito no qual duas ou mais partes              RELATÓRIO: Relato escrito de fatos, despesas, transações
estabelecem entre si para cumprimento de direitos e               ou atividades realizadas por com a finalidade de prestar
deveres.                                                          contas.
DIPLOMA: Documento que confere título ou habilitação de           RESOLUÇÃO: Ato emitido por órgão colegiado registrando
grau escolar a quem de direito. Usado também, como                uma decisão ou uma ordem no âmbito de sua área de
qualquer documento público.                                       atuação.
MEMORANDO: Também chamado de Correspondência                      TERMO: Declaração escrita em processo ou em livro
Interna, tem por objetivo a comunicação direta de assuntos        próprio, registrando um ato administrativo, contratual, de
rotineiros entre chefias de unidades de um mesmo órgão.           ajuste ou uma vontade.
Não trata de assuntos de ordem pessoal e tampouco cria,
altera ou suprime direitos e obrigações.
MEMORIAL: Na área comercial significa o livro no qual se
fazem lançamentos rápidos de operações comerciais, para
mais tarde serem definitivamente anotados nos livros
                                                                  TIPOLOGIA DOCUMENTAL
próprios Exposição escrita pleiteando algo apresentada a          Tipologia Documental é o estudo que tem por
uma autoridade, registrando-se uma descrição de fatos e
juntando-se documentos comprobatórios. Pode ser de
                                                                  objeto os tipos documentais, entendidos como a
autoria coletiva, como o abaixo-assinado.                         configuração que assume a espécie documental
MINUTA: Documento anterior ao original sem os sinais de
                                                                  de acordo com a atividade que a gerou, a
validação que o tornam original, RASCUNHO                         natureza do conteúdo ou técnica de registro.
NOTA DE EMPENHO: Compromisso de pagamento a ser
efetuado em razão de compra de um objeto, um bem ou                         Tipo documental =
uma prestação de serviço.
OFÍCIO: Documento de comunicação usado no serviço
                                                                            Espécie + Função
público entre subalternos e autoridades, entre os órgãos
públicos e entre estes e os particulares, em caráter oficial.             Exemplos de tipologias documentais:
Organizações privadas não emitem ofícios e sim cartas.                    Ata de Reunião da CIPA
ORDEM DE SERVIÇO: Documento de determinação                               Contrato de Locação de Imóvel
técnica ou administrativa emitida por autoridade e dirigida               Contrato de Prestação de Serviços
aos responsáveis por serviços, tarefas ou obras.                          Contrato de Trabalho


                                         Memória.gabriela@gmail.com
                                       CONCEITOS PARA
               ANÁLISE DIPLOMÁTICA E TIPOLÓGICA**

  TERMO                   DEFINIÇÃO TÉCNICA                                      EXEMPLOS
Suporte            “Material sobre o qual as                       Fita magnética, filme de nitrato, papel,
                   informações são registradas.”.                  pergaminho, papiro etc.
Forma              “Estágio de preparação e de                     Rascunho, minuta, original, cópia.
                   transmissão de documentos.”.
Formato            “Configuração física de um suporte,             Caderno, cartaz, diapositivo (slide), folha,
                   de acordo com a natureza e o modo               livro, ficha, mapa, planta, jaqueta de
                   como foi confeccionado.”.                       microfilme, rolo de filme, cartão
                                                                   perfurado, processo etc.
Gênero             “Configuração que assume um                     Documentação audiovisual, fonográfica,
                   documento de acordo com o                       iconográfica, textual, micrográfica etc.
                   sistema de signos utilizado na
                   comunicação de seu conteúdo.”.
Espécie            “Configuração que assume um                     Boletim, certidão, declaração, relatório,
                   documento de acordo com a                       acórdão, petição, ata, diploma, edital,
                   disposição e a natureza das                     carta.
                   informações nele contidas.”.
Tipo ou            “Configuração que assume uma                    Boletim de ocorrência, boletim de
Tipologia          espécie documental, de acordo com               freqüência e rendimento escolar, certidão
Documental         a atividade que a gerou.”.                      de nascimento, certidão de casamento,
                                                                   declaração de bens, declaração de
                                                                   imposto de renda etc.
Técnica de         Maneira pela qual as informações                Impresso, manuscrito, dactiloscrito,
Registro           são registradas no suporte.                     mimeografado.
Sinal de           Marca que pretende dar                          Carimbo, assinatura, selo, contra-selo,
Validação          autenticidade ao documento.                     marca d´água, impressão digital etc.
Unidade            “Recipiente, invólucro ou formato               Dossiê e Processo.
de                 que se tomam por base para fins de
Arquivamento       acondicionamento e
                   armazenamento.”.
Instrumento        Obra de referência, publicada ou                Guia, inventário, catálogo, repertório,
de pesquisa        não, que identifica, localiza, resume           índice, edição de textos, guia de fontes.
                   e transcreve, em diferentes graus e
                   amplitudes, fundos, grupos, séries e
                   peças documentais existentes em
                   um arquivo permanente.
Instrumento        Têm por finalidade auxiliar no                  Plano de classificação, tabela de
de Controle        processo de organização e                       temporalidade, tabela de equivalência,
                   manutenção de um acervo. São de                 mapa topográfico, lista, ata ou termo de
                   acesso restrito, destinados                     transferência; ata ou termo e lista de
                   basicamente ao corpo técnico do                 eliminação; ata ou termo e lista de
                   arquivo e não aos consulentes.                  recolhimento.
* BELLOTTO: Como fazer análise diplomática e análise tipológica de documento de arquivo. Série como
fazer vol. 8. Disponível em: http://www.saesp.sp.gov.br/cf8.pdf
**Definições do Dicionário de Terminologia Arquivística. São Paulo: AAB-SP, 1996.




                                                                                               Página 2 de 2

								
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