Procesos Administrativos by bNBlFF

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									                     República Bolivariana de Venezuela

           Ministerios del Poder Popular para la Educación Superior

            Universidad Nacional Experimental “Simón Rodríguez”

                      Puerto Cabello-Estado-Carabobo




     TECNICAS DE DESCISIÓN Y SUS
              PROCESOS




                                                           Integrantes:

                                                          Alcinohe Veliz

                                                          Carmen R. Nava

                                                          Dilia Barreto

                                                          Francelina Lugo

                                                          Wendy Chirinos

1ro. Sección “B”

                    Puerto Cabello, 21 de Marzo de 2009

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                                       INDICE

PROCESOS ADMINISTRATIVOS...................................................................3.

Teoría de los Procesos Administrativos..........................................................3.

Política de los Procesos Administrativos........................................................4.

Clasificación de las Políticas………………………………………………………….………….......5.

Proceso de toma de Decisiones como parte del

Proceso Administrativo…………………………………………………………………………………...8.

TOMA DE DECISIONES…………………………………………………………….……….…………9.

Elementos e identificación del problema………………………………………….……..…10.

Métodos Analíticos……………………………………………………………………….…….……….….10.

Selección de alternativas para la toma de decisiones……………………….……..11.

Bases y acción para ser efectiva la toma de decisiones………………….………13.

Gerencia por objetivo……………………………………………………………….…………………….14.

Características de la gerencia por objetivo……………………….……………………..15.

PROCESO DE DECISIÓN……………………………………………….…………………...………..16.

Fases del proceso de decisión…………………………….………………………………………..17.

Tipo de decisiones………………………………………………………………………….……….……….18.

Bibliografía……………………………………….……………………………………………………..……….19.




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                 PROCESOS ADMINISTRATIVOS


Teoría de los Procesos Administrativos.



      Los procesos administrativos son considerados como actividades

conformadas por ciertas sub.-actividades estas conforman el proceso

administrativo único. Este proceso esta constituido por 4 funciones

fundamentales las cuales conforman el proceso de la administración las

cuales son: planeación, organización, ejecución y control.



         La   Plantación: Para un gerente o un grupo de empleados es

         importante esta identificado con los objetivos que se van a

         alcanzar debido a eso la función de la planificación es

         determinar los objetivos en los cursos de acción que van a

         seguir para poder alcanzarlo. En esencia, se formula un patrón

         integrando y predeterminando de las futuras actividades o un

         plan el cual requiere la facultad de prever y visualizar a futuro.



         La Organización: Luego de tener un plan ya determinado, los

         siguientes cumplir con el trabajo por eso es necesario

         distribuir el trabajo entre los miembros del grupo para que

         reconocer y establecer las relaciones necesarias, en esta

         distribución de trabajo su guía son las consideraciones tales


                                    3
         como la naturaleza de las actividades competentes, las

         personas del grupo y las instalaciones físicas disponibles en la

         cual se va a trabajar. Estas actividades competentes asignan y

         distribuyen de manera tal que se obtenga un mínimo de gastos

         y un máximo de eficiencia y satisfacción entre los empleados.



         Ejecución: Se lleva a cabo físicamente por los miembros del

         grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas en los pasos

         de planeación y organización, necesario es que el gerente tome

         medidas que inicien y continúen las acciones requeridas para

         que los mientras del grupo ejecuten sus tareas con voluntad y

         entusiasmo.



         El Control: Los gerentes comprueban o vigilan que se este

         realizando el trabajo de la mejor forma satisfactoria y según

         todo lo ya planificado para lograr alcanzar las metas y cumplir

         el objetivo predeterminado.



Política de los Procesos Administrativos.

      Una política es una guía general verbal o escrita la cual establece

los límites que proporcionan la dirección y los límites generales dentro

de los cuales tendrá lugar la acción administrativa. Estas políticas

revelan la intención del gerente para los periodos futuros y los cuales se


                                    4
determinan antes de la necesidad de tales intenciones, son guías

generales de uso debido a que la política define el área en las cuales se

van a tomar decisiones, más no indican la decisión también señala la

dirección sancionada que se debe seguir y las áreas. Todo esto

manteniéndose dentro de los parámetros y límites ya predeterminados

pero con la libertad de decidir dentro de las áreas estipuladas.

      Una política organizacional es solo una generalización respecto a la

conducta similar a un nivel que afecta estructuralmente a la entidad.

      En este sentido elaborar una política es a la vez una categoría

dentro de la toma de decisiones organizacionales:

      El nivel de generalidad.

      El espacio que se vera afectado.

      La duración en base a esto se propone dos características para la

elaboración de una política.

       Formulación de metas y objetivos organizacionales: Incluyen

         afirmar y aclarar los prepósitos que la organización tiene en

         ese momento y agregar nuevos objetivos.

       Formulación     de     estrategias:   El   hecho   de   definir   la

         elaboración de una política como una categoría de toma de

         decisiones, plantea cuestiones muy generales respecto a como

         se toman estas decisiones y que factores afectan al proceso.



Clasificación de las Políticas:


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       Estratégicas ó Generales: Se formulan al nivel de alta

         gerencia y su función es establecer y emitir lineamientos que

         guíen a la empresa como una unidad integrada. Ejemplo: "Los

         empleados que laboran en la empresa tendrán la posibilidad de

         ascender    de   puesto,   de     acuerdo   con      su    eficiencia    y

         antigüedad".

       Tácticas ó Departamentales: son lineamientos específicos

         que   se    refieren   a   cada    departamento.          Ejemplo:      "El

         departamento de producción determinará los turnos de trabajo

         conforme a sus necesidades, siguiendo las disposiciones

         legales".

       Operativas ó Específicas: se aplican principalmente en las

         decisiones que tienen que ejecutarse en cada una de las

         unidades de las que consta un departamento. Ejemplo: "Sección

         de tornos; de ocurrir una falla en el equipo, es conveniente

         reportarla inmediatamente al supervisor en turno o en su caso,

         al departamento de mantenimiento".



     Las    políticas,    no    interesando    su    nivel,        deben   estar

interrelacionadas y contribuir a lograr las aspiraciones de la empresa;

asimismo, su redacción debe ser clara, accesible y de contenido realista,

de tal forma que su interpretación sea uniforme.




                                     6
En cuanto a su origen, las Políticas Pueden ser:

   Externas: cuando se originan por factores externos a la empresa;

     como la competencia, el gobierno, los sindicatos, los proveedores,

     los clientes, etc.

     Son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa,

     pero que pueden tener efecto decisivo en el desarrollo de sus

     actividades y que por lo mismo, deben tomarse en cuenta al

     planear.

   Internas: cuando se originan dentro de la empresa y pueden

     influir en el logro de los propósitos (variaciones de capital,

     ausentismo,    rotación     de   personal,   accidentes,   siniestros,

     emplazamientos a huelga, innovaciones, reacciones del personal

     ante los sistemas organizacionales, el prestigio de los jefes ante

     el personal, los puntos fuertes y débiles de los altos ejecutivos,

     de los accionistas, etc.)

     En las actividades diarias de una empresa, el personal se enfrenta

a situaciones de decisión en donde no existe una política previamente

establecida, lo que origina ciertos lineamientos que sin estar escritos,

se aceptan por costumbre en la organización. Ejemplo: "una empresa no

ha determinado cual será el limite de entrada de su personal, y a este

se le acepta hasta con 15 minutos de retraso".




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Proceso    de     toma   de   Decisiones     como   parte   del   Proceso

Administrativo.

     Es uno de los más importantes para la gerencia ya que para los

gerentes y los grupos de trabajo es importante tomar decisiones,

estas decisiones toman mucho valor eh importancia ya que identifican la

dirección del objetivo y su meta. El proceso de decisiones es el proceso

de identificar y seleccionar la acción adecuada para la solución de un

problema específico y la facultad de escoger la mejor y mas asertiva

alternativa siendo esta las mas conveniente entre un conjunto de

posibles soluciones, se selecciona una de ella para realizar una acción o

bien, no realizarlo ya que no necesariamente una decisión es traducida a

acción. El gerente tiene que saber tomar las decisiones más asertivas

para su grupo de trabajo ya que el que no sabe decidir no sabe dirigir.



Una decisión puede variar en trascendencia y connotación, sea

cualquiera la decisión es necesario:

       Definir el problema: para tomar una decisión es básico definir

          perfectamente cual es el problema que hay que resolver y no

          confundirlo con los colaterales.

       Analizar el problema: una vez determinado el problema es

      necesario desglosar sus componentes, así como los componentes

      del sistema en que se desarrolla a fin de poder determinar

      posibles alternativas de solución.


                                       8
       Evaluar las alternativas: consiste en determinar el mayor

      numero posible de alternativas de solución, estudiar ventajas y

      desventajas que implican, así como la factibilidad de su

      implementación, y los recursos necesarios para llevar acabo de

      acuerdo con el marco especifico de la organización



                       TOMA DE DECISIONES


Una decisión es la elección de un curso de acciones entre varias

alternativas. También lo podemos definir como un proceso para

identificar y seleccionar la acción adecuada para la solución de un

problema específico.

      En el proceso de decisión se debe tener la facultad de escoger la

mejor y más conveniente alternativa de un conjunto de posibles de ellas,

consiste en que existiendo varias posibilidades que se expresan en un

conjunto de alternativas, se tome una de ellas para realizar la acción, o

bien, no realizarlo porque no necesariamente una decisión se traduce en

acción, ya que la alternativa puede ser la de hacer algo o no hacerlo.

      El proceso de decisión es considerado como uno de los más

importantes para la gerencia o dirección, es tal su valor que casi se

identifica la dirección con la facultad para tomar decisiones que esta

tenga.




                                    9
     Quien no sabe decidir no sabe dirigir esta es una variedad

incontrovertible



Elementos e identificación del problema.

     El problema lo define como algo que pone en peligro la capacidad

de la organización para alcanzar sus objetivos, en cambio que una

oportunidad es algo que brinda la posibilidad de superarlos problemas.

Un problema surge cuando el estado de cosas real difiere del estado de

cosas cuya existencia se desea; sin embargo, en muchos casos los que

son vistos como problemas son en realidad oportunidades disfrazadas.

Por ejemplo: El problema de tener demasiados empleados, este

problema    se     podria   ver   también    como    la   oportunidad   de

reestructuración en la que se ahorraran esfuerzos y se mejorara la

eficiencia al mismo tiempo.



Métodos Analíticos.

             Decisiones por falta de respuesta: Consiste en la

                 proporción de ideas y soluciones que el grupo tome en

                 cuenta esto hasta que surge una que desead aportar.

             Decisiones por autoridad: Son tomadas por un individuo

                 que el grupo le a otorgado autoridad.




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             Decisiones por minoría: Son las decisiones donde un

               grupo pequeño de participantes emplean ciertas tácticas

               la cuales generan como resultado acciones.

             Decisiones por mayoría: El método es perfecto ya que

               es   a    juicio   de   acuerdo   con   los   procedimientos

               democráticos.

             Decisiones por consenso: Es uno de los métodos más

               eficaces para tomar decisiones pero consume mas

               tiempo.

             Decisiones por unanimidad: Es la clase de decisión mas

               efectiva pero difícil de alcanzar, requiere de un total

               acuerdo de todo el grupo y cuando se logra produce

               satisfacción total.



Selección de alternativas para la toma de decisiones.

     Con mucha frecuencia, la tentación de aceptar la primera posible

alternativa lo que le impida a los administradores hallar las mejores

soluciones a sus problemas. No se debe tomar ninguna decisión de

importancia sino hasta que se han desarrollado varias alternativas.

     Se evalúan las alternativas y se selecciona la mejor de ellas esto

una vez que los administradores han desarrollado una serie de

alternativas, deben prodecer a evaluar cada una de ellas con base en

tres (3) grandes preguntas.


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1) ¿Es factible esta alternativa?: Cualquier solución solo será

   efectiva en la medida en que obtenga apoyo dentro de la misma

   organización.   En   la   evolución   de   una   alternativa,    los

   administradores deben tratar de anticipar que es lo que

   ocurrirá si los empleados no lo apoyan y si la realiza con

   convención.

2) ¿Es   la   alternativa    una   solución   satisfactoria?:      Para

responder esta pregunta, los administradores deben tomar en

cuenta otras dos preguntas. La primera (1ra): ¿responder la

alternativa a los objetivos de la decisión? Y la segunda (2da):

¿cuenta la alternativa con una adecuada posibilidad de éxito,

suponiendo que se le pueda calcular? Los administradores deben

darse cuenta también de la definición de “adecuada” puede diferir

de una organización a otra y de una persona a otra, dependiendo

de la cultura de la organización y de la tolerancia al riesgo de cada

individuo.

3) ¿Cuáles son las consecuencias posibles para el resto de la

organización?: Dado que una organización es un sistema de partes

interrelacionadas y debido a que no existe entre una gran

variedad de sistemas, los administradores deben tratar de

anticipar como es que un cambio en un área determinada va a

afectar a otra áreas tanto en el presente como en el futuro.




                              12
Bases y acción para ser efectiva la toma de decisiones.

     Bases:

   La intuición: En este tipo de decisiones se tome en cuenta la

     agudeza,     las   influencias,        los   pensamientos,   condiciones

     psicológicas y las preferencias del individuos que toma la decisión,

     esto sin embargo es el tipo de decisiones que tiene sus bases en el

     adiestramiento, conocimiento general y experiencia entre otros.

   Los hechos: Son decisiones con un marcado acento real, se basa

     sobre situaciones y actividades vinculadas con la realidad pero

     tropiezan con inconvenientes originados por la dificultad de

     obtener hechos, datos e información relativa a una determinada

     situación.

   La experiencia: Esta particularidad facilita el entendimiento del

     problema y permite prever sus nuevos efectos como productor de

     una nueva solución. Esta tipo de situación tiene ventaja debido a

     que goza del consenso y de la aceptación mayoritaria.

   La    autoridad:    Todas las decisiones administrativas están

     influidas por la autoridad que ya generalmente se toma de

     acuerdo con directivas y políticas dentro de principios y normas

     que rigen una organización.



Acción:




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     Una vez ya seccionada la mejor opción disponible se hacen planes

para afrontar las exigencias y problemas que se puedan realizar en su

realización. Para poner en práctica una decisión se requiere algo más que

dar las órdenes correspondientes de la dicción ya tomada, deben

adquirirse recursos y asignarse conforme sea necesario. Se formulan

programas para las acciones que se han determinado estableciendo un

procedimiento para los informes de avance de las acciones y se preparan

para hacer correcciones si surgen nuevos problemas.



Gerencia por objetivo.

     Es un método práctico a través del cual se construye la

efectividad de una organización, dentro de un grupo de metas posibles

de alcanzar, con objetivos bien definidos y estructurados, los cuales son

evaluados por los miembros administrativos, gerentes y supervisores de

cada unidad operativa de dicha organización.

     Un proceso en el cual los objetivos son determinados por un

subordinado y un supervisor, y deben ser completados dentro de un

espacio de tiempo.

      La gerencia por objetivos constituye un modelo administrativo y

bastante difundido y plenamente identificado con el espíritu pragmático

y democrático de teoría clásica. Su aparición es reciente: en 1954,

considerándose a Peter Drucker como su creador.




                                   14
     La gerencia por objetivos surgió en la década de los 50, cuando la

presión económica de la época generó dentro de las empresas una

administración por presión, y la presión ejercida sobre los gerentes no

condujo mejores resultados: esto porque los dirigentes de la empresas

interpretaban la apatía de los gerentes en producir los resultados

esperados como rebeldía. En ese momento, la gerencia por objetivo

como método de evaluación y control sobre el desempeño de áreas y

organizaciones en crecimiento rápido, comenzó a surgir con ideas de

descentralización y administración por resultados, eliminando los

órganos de staff, quedando a cargo de cada división la creación de

aquellos servicios que necesitaran para alcanzar sus objetivos, ésto

fortaleció la posición de autoridad de cada jefe operativo.



     Características de la gerencia por objetivo

La gerencia por objetivo constituye un sistema de gestión que aporta a

la organización conocimientos técnicos que permiten utilizarla como:

    Un sistema de planificación: esta primera característica de la

      gerencia por objetivo exige diseñar un plan de actuación mediante

      la definición de unas estrategias, entendiendo por tales “los

      caminos o vías que es necesario recorrer para alcanzar los

      objetivos propuestos, esto va a permitir a la empresa conocer:

          Las actividades que deben realizarse, aun por mínimas que

            éstas sean.


                                   15
            Quién debe realizarlas

            Cuándo deben acometerse, y cómo deben ejecutarse, es

           decir, con qué medios o recursos


     Un sistema flexible de dirección: esta flexibilidad se apoya en

    un sistema fluido de información ascendente y descendente que

    permita:

            Detectar las desviaciones

            Analizarlas

            Comunicarlas a quién tiene la responsabilidad tanto de la

               ejecución del proyecto como de la obtención de los

               objetivos fijados por la organización, para que se pueden

               introducir cuantas medidas correctoras sean necesarias.



     Un instrumento de motivación-participación: la gerencia por

    objetivos se basa en la participación de todos los implicados en el

    proceso como elemento imprescindible para lograr integrar los

    objetivos personales y los de la propia organización. La Gerencia por

    objetivo se ha mostrado como un instrumento de motivación que por

    su    propia   dinámica,   esencialmente   participativa,   favorece   la

    constitución de equipos de trabajo, como célula idónea de la nueva

    cultura organizacional.

        Un sistema de evaluación: la gerencia por objetivos se apoya en

un sistema flexible y continúo de evaluación que permite analizar el
                                      16
proceso de ejecución de las actividades planificadas y el grado de

obtención de los resultados previstos. Este sistema de evaluación se

apoya básicamente en la definición de indicadores, que en cuanto

instrumento de medida, permiten evaluar el estado de realización de un

proyecto o el grado de consecución de los resultados previstos.



                        PROCESO DE DECISIÓN

Fases del proceso de decisión y tipo de decisiones.

Fases del proceso de decisión

  1) Identificación del problema: La identificación del problema o el

     reconocimiento de de la existencia de este, puede suceder por

     casualidad o como consecuencia de una indignación sistemática

  2) Jerarquización: El grupo debe fijar los criterios que sean fáciles

     para el proceso de Jerarquización establecidos los mismos, se

     procederá a la ordenación de los problemas ya identificados de

     acuerdo a su importancia y alcance.

  3) Selección del problema: Se escoge el problema el que es de

     mayor importancia y sea fácil de solucionar alcanzar o lograr.

  4) Delimitación   y    definición    del   problema:   Por la adecuada

     formulación ayuda a que el grupo se centre en el tema motivando

     la participación activa para aportar y brindar posibles soluciones.




                                      17
  5) Verbalización del problema: Luego que es definido el problema

     se promueve de Verbalización con el fin de que cada miembro del

     grupo lo interprete de la misma forma.

  6) Formulación del alternativas: Consiste en proponer le mayor de

     alternativas de solución o acciones que posea la probabilidad de

     lograr el efecto que se aspira.

  7) Selección de soluciones: Cuando se realiza la escogencia de la

     alternativa, no solo debemos pensar en los beneficios que podemos

     obtener de los mismos, sino también en sus consecuencias. La

     selección de la alternativa debe hacerse a través de una discusión

     que conlleva a una toma de decisión.



Tipo de decisiones:

     Las más comunes son:

       A. Las decisiones estratégicas: Son vitales en toda empresa (ya

         sea publica o privada) institución y asociación entre otros; son

         decisiones que envuelven la vida misma de una empresa, de un

         gobierno o de cualquier otra institución.

       B. Las decisiones de orden táctica: Estas son las decisiones

         simples que se repiten con cierta frecuencia sin variaciones

         sustanciales, por ejemplo: Ordenar que se escriba una

         correspondencia, se decida sobre cambios en el mobiliario y

         oficina.


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                      BIBLIOGRAFIA

- Elementos básicos de la administración. Disponible en la pagina:

http://www.geoogle.com/organizacion/elementosbasicosdelaadministrac

iom.

- Welsch, Hilton & Gordón (1990). El proceso administrativo.

- MURDICCK ROBERT, Sistemas de información Administrativa.

Editorial Prentice-Hall Hispanoamérica, S.A. México.

- TERRY & FRANKLIN, Principios de Administración. Editorial Pañazo

S.R.L., Caracas, Venezuela

- Chiavenato, I. (1999). Introducción a la Teoría de la Administración

(5ª Edición). Colombia: Mc Graw Hill.

- Universidad Nacional Abierta (UNA). Administración. Venezuela.




                                   19

								
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