MANUAL DE ORGANIZACION by aK1e1b4g

VIEWS: 359 PAGES: 25

									                         C   O   N T A D U R Í A
                         M A YO R D E H A C I EN D A
                         A SA M BLE A LE G I SLA TI V A
                         D E L D I STR I TO F E D E R A L




Guía para la Elaboración de Circulares,
     Oficios, Notas Informativas
           y Memorándums




   DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y SISTEMAS
                  13 DE MARZO DE 2008
                        CONTADURÍA MAYOR DE HACIENDA DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DEL DISTRITO FEDERAL




                                                 ÍNDICE




INTRODUCCIÓN                                                                                              3
1. OBJETIVO                                                                                              4
2. ALCANCE                                                                                               4
3. MARCO LEGAL                                                                                           4
4. REGLAS GENERALES                                                                                       5
5. REGLAS PARTICULARES                                                                                   9
  5.1. CIRCULAR                                                                                          9
  5.2. OFICIO                                                                                            13
  5.3. NOTA INFORMATIVA                                                                                  16
  5.4. MEMORÁNDUM                                                                                        19
6. CATÁLOGO DE CLAVES ADMINISTRATIVAS                                                                    22
EXPEDICIÓN                                                                                               24




GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE CIRCULARES, OFICIOS, NOTAS INFORMATIVAS Y         13 DE MARZO DE 2008
MEMORÁNDUMS                                                                       INICIO VIGENCIA


DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y SISTEMAS                              AMS/GT-05          2 DE 25
                                                                              CLAVE            PÁGINA
                        CONTADURÍA MAYOR DE HACIENDA DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DEL DISTRITO FEDERAL




                                         INTRODUCCIÓN




La comunicación escrita es el medio más usual y más seguro para transmitir información, ya sea al
interior       de           la        Contaduría           Mayor            de        Hacienda
de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal (CMHALDF) o de ésta hacia
el exterior.

La Dirección General de Administración y Sistemas (DGAS) ha elaborado el presente documento
con la finalidad de uniformar los criterios para elaborar circulares, oficios, notas informativas,
memorándums y los requisitos para expedir la comunicación escrita que generan las unidades
administrativas de esta entidad de fiscalización; con el propósito de agilizar el trámite de los
asuntos, dar orden a los registros y archivos de la CMHALDF y facilitar nuestra comunicación.




GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE CIRCULARES, OFICIOS, NOTAS INFORMATIVAS Y         13 DE MARZO DE 2008
MEMORÁNDUMS                                                                       INICIO VIGENCIA


DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y SISTEMAS                              AMS/GT-05          3 DE 25
                                                                              CLAVE            PÁGINA
                          CONTADURÍA MAYOR DE HACIENDA DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DEL DISTRITO FEDERAL




                                              1. OBJETIVO




Establecer las reglas generales, particulares, el catálogo de claves administrativas y las
características para uniformar la presentación de las circulares, oficios, notas informativas y
memorándums que emite la CMHALDF; a que deberán sujetarse las unidades administrativas
(UA).


                                              2. ALCANCE




La presente guía es de observancia obligatoria para el personal adscrito
a las UA de la CMHALDF que participe en la elaboración de circulares, oficios, notas informativas
y memorándums.

Para su consulta, este documento permanecerá a disposición del personal de la Contaduría en la
Unidad de Documentación e Información (UDI), así como en la Intranet, sección Normatividad.


                                           3. MARCO LEGAL




Ley Orgánica de la Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal,
artículo 14, fracciones XV y XXIII.

Reglamento Interior de la Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito
Federal, artículos 5o., fracción II, inciso c); 6o., fracciones II y III; 12, fracción XVIII; y 19, fracción
XIII.

Manual de Identidad Institucional de                     la    Contaduría      Mayor         de     Hacienda
de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal.




GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE CIRCULARES, OFICIOS, NOTAS INFORMATIVAS Y               13 DE MARZO DE 2008
MEMORÁNDUMS                                                                              INICIO VIGENCIA


DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y SISTEMAS                                    AMS/GT-05           4 DE 25
                                                                                     CLAVE            PÁGINA
                        CONTADURÍA MAYOR DE HACIENDA DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DEL DISTRITO FEDERAL




                                     4. REGLAS GENERALES




1.    Las circulares, oficios, notas informativas y memorándums se transcribirán mediante el
      programa Word para Windows 98 o versiones posteriores.

2.    Para los oficios y circulares se utilizará la fuente Antique Olive, el tamaño mínimo de la letra
      será de 9 puntos y el máximo de 11.

3.    En las notas informativas y memorándums se emplearán las fuentes Antique Olive o Arial,
      de acuerdo con la extensión del texto; el tamaño mínimo de la letra será de 9 puntos y el
      máximo de 11.

4.    Los servidores públicos que suscriban documentos, tanto internos como externos, signarán
      los      originales     con       firma      autógrafa,       y      en      las      copias
      de conocimiento de éstos podrán utilizar facsímile, o bien obtener fotocopia del original.

5.    Las circulares, oficios, notas informativas y memorándums deberán formar parte de los
      expedientes           relacionados         sobre        un      mismo         asunto
      o tema (integrándose en forma lógica y cronológica); lo anterior, a efecto de dar
      cumplimiento a la Ley de Archivos del Distrito Federal.

6.    En ningún caso aparecerá en una página sólo la firma del servidor público que suscribe el
      comunicado.

7.    No deberá cortarse ningún párrafo de una página a otra, o bien, de una hoja a otra.

8.    En todas las hojas que formen parte integrante del comunicado se repetirá en la parte
      superior derecha la clave de identificación correspondiente, y se indicará el número
      consecutivo, a partir de la hoja número dos, así como el total de hojas que lo integran, y en
      la primera hoja en la parte inferior derecha, se hará la siguiente indicación: “continúa”.




GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE CIRCULARES, OFICIOS, NOTAS INFORMATIVAS Y           13 DE MARZO DE 2008
MEMORÁNDUMS                                                                         INICIO VIGENCIA


DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y SISTEMAS                                AMS/GT-05          5 DE 25
                                                                                CLAVE            PÁGINA
                                CONTADURÍA MAYOR DE HACIENDA DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DEL DISTRITO FEDERAL




Ejemplo:
                                      CONTADURÍA      MAYOR     DE    HACIENDA
                                      DE      LA      ASAM BLEA    LEGISLATIVA
                                      DEL DISTRITO FEDERAL
                                      NOMBRE COMPLETO DE LA UNIDAD EMISORA
                                      OFICIO NÚM. UA/AÑO/000

           CO NTADURÍA MAYO R
                                      ASUNTO:      Descr ip ció n b r eve d el t em a q u e
               DE HACIENDA                         t r at a el o f icio
                                      México , D.F., ___ d e __________ d e _______.



  NOMBRE
  PUESTO
  P RESEN T E

  Text o




                                                                                 Co n t in ú a…




                                                                                                                                                 OFICIO NÚM. UA/AÑO/000
                                                                                                                                                            Ho ja ___ d e ____.




                                                        Text o




                                                        Desp ed id a

                                                        ATENTAMENTE
                                                        PUESTO DE QUIEN SUSCRIBE




                                                        NOMBRE COMPLETO DE QUIEN EMITE EL OFICIO




                                                        c.c.p .- NOMBRE DEL SERVIDOR PÚBLICO, Pu est o .-Pr esen t e.- Par a su co n o cim ien t o .


                                                        AAA/BBB/ccc                                                                            Ref . UA/08/000




GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE CIRCULARES, OFICIOS, NOTAS INFORMATIVAS Y                                                                      13 DE MARZO DE 2008
MEMORÁNDUMS                                                                                                                                            INICIO VIGENCIA


DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y SISTEMAS                                                                                         AMS/GT-05                      6 DE 25
                                                                                                                                            CLAVE                      PÁGINA
                                     CONTADURÍA MAYOR DE HACIENDA DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DEL DISTRITO FEDERAL




9.            Las UA procurarán imprimir las circulares, oficios, notas informativas y memorándums a
              doble cara. En los casos en que las UA impriman a doble cara el comunicado, la clave de
              identificación aparecerá tanto en la parte frontal de éste como en el reverso. Cuando el
              documento contenga más de una hoja, en la primera se incluirá en la parte inferior derecha
              la siguiente indicación: “Vta…”, que quiere decir que el documento continúa a la vuelta y se
              indicará el numero consecutivo a partir de la página 2 y el total de páginas que lo integran.

         Ejemplo:
                                     CONTADURÍA      MAYOR     DE    HACIENDA
                                     DE      LA      ASAM BLEA    LEGISLATIVA
                                     DEL DISTRITO FEDERAL
                                     NOMBRE COMPLETO DE LA UNIDAD EMISORA
                                     OFICIO NÚM. UA/AÑO/000

              CO NTAD URÍA MA YO R
                                     ASUNTO:      Descr ip ció n b r eve d el t em a q u e
                  DE H ACIENDA                    t r at a el o f icio
                                     México , D.F., ___ d e __________ d e _______.



     NOMBRE
     PUESTO
     P RESEN T E

     Text o




                                                                                      Vt a…




                                                                                                                 OFICIO NÚM. UA/AÑO/000
                                                                                                                      Pág in a ___ d e ____.




                                                                                              Text o




GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE CIRCULARES, OFICIOS, NOTAS INFORMATIVAS Y                                   13 DE MARZO DE 2008
MEMORÁNDUMS                                                                                                  INICIO VIGENCIA


DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y SISTEMAS                                                         AMS/GT-05                 7 DE 25
                                                                                                         CLAVE                    PÁGINA
                              CONTADURÍA MAYOR DE HACIENDA DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DEL DISTRITO FEDERAL




                                                                                                             OFICIO NÚM. UA/AÑO/000
                                                                                                                   Pág in a ___ d e ____.




                     Text o




                     Desp ed id a

                     ATENTAMENTE
                     PUESTO DE QUIEN SUSCRIBE




                     NOMBRE COMPLETO DE QUIEN EMITE EL OFICIO




                     c.c.p .- NOMBRE DEL SERVIDOR PÚBLICO, Puest o .-Pr esen t e.- Par a su co n o cim ien t o .


                     MCR/ABG/cf r                                                                                        Ref . SCM/10/348




10.   Cuando el comunicado pasa de una hoja dos a una hoja tres, etc; se utilizará la indicación
      “Continúa…” o bien “Copias al reverso”, en el caso de que en la parte inferior de la página
      no haya espacio para reflejar los nombres de los destinatarios de las copias.

11.   En los comunicados los nombres de los destinatarios de las copias se anotarán de acuerdo
      con el nivel jerárquico de sus cargos, de superior a inferior.

12.   Una copia del original del comunicado servirá como acuse de recibo.

13.   El servidor público que elaboró el comunicado rubricará el original y las copias sobre las
      siglas de su nombre.

14.   Se deberán recabar los acuses de recibo correspondientes, los cuales contendrán fecha,
      hora de recepción y sello de la unidad receptora, así como la rúbrica de la persona que
      recibió el documento.




GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE CIRCULARES, OFICIOS, NOTAS INFORMATIVAS Y                                                                        13 DE MARZO DE 2008
MEMORÁNDUMS                                                                                                                                       INICIO VIGENCIA


DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y SISTEMAS                                                                                              AMS/GT-05          8 DE 25
                                                                                                                                              CLAVE            PÁGINA
                         CONTADURÍA MAYOR DE HACIENDA DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DEL DISTRITO FEDERAL




                                    5. REGLAS PARTICULARES




A fin de uniformar su presentación; las circulares, oficios, notas informativas y memorándums
deberán reunir las características que se señalan en los apartados siguientes.

5.1. CIRCULAR


La circular es un documento oficial de carácter interno y general, dirigido a los servidores públicos
de la CMHALDF para regular disposiciones de carácter técnico, así como relativas a la
interpretación de normas, políticas administrativas, acuerdos, normatividad interna, etc., con
objeto de que se conozcan, apliquen, o cumplan, según sea el caso.

El Contador Mayor (CM), la Dirección General de Asuntos Jurídicos (DGAJ) y la DGAS podrán
emitir oficios circulares dirigidos a todo el personal de la Contaduría.

La oficina del Subcontador Mayor (SCM) al personal de esa oficina y a las UAA.

Los titulares de las UAA a su personal.

Los Secretarios Particulares del CM, SCM, DGAJ, DGAS y UAA, por instrucciones de sus titulares,
podrán emitir oficios circulares, conforme a lo previsto en el presente subapartado.

La circular tendrá las características que se indican a continuación:

    a) En la parte superior izquierda              (ajustado   a    los   márgenes)      se    insertará
       el Escudo Oficial de la CMHALDF.

    b) Los márgenes laterales y superior e inferior serán de 2.5 cm.

    c) En el extremo superior derecho se anotará el nombre completo de la CMHALDF, en
       mayúsculas, negritas, alineación justificada, interlineado sencillo, sangría izquierda de 8
       cm y espacio posterior de 6 puntos. Si ocupa dos o más líneas, ninguna de ellas terminará
       en artículo, preposición o conjunción.




GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE CIRCULARES, OFICIOS, NOTAS INFORMATIVAS Y          13 DE MARZO DE 2008
MEMORÁNDUMS                                                                        INICIO VIGENCIA


DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y SISTEMAS                               AMS/GT-05          9 DE 25
                                                                               CLAVE            PÁGINA
                        CONTADURÍA MAYOR DE HACIENDA DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DEL DISTRITO FEDERAL




   d) Nombre de la UA que emite el documento, en mayúsculas, negritas, alineación
      justificada, interlineado sencillo, sangría izquierda de 8 cm y espacio posterior de 6
      puntos.         Si       ocupa        dos         o       más     líneas,      ninguna
      de ellas terminará en artículo, preposición o conjunción.

   e) Clave de identificación precedida por la expresión “CIRCULAR NÚM.” deberá ir en
      mayúsculas, negritas, alineación justificada, interlineado sencillo, sangría izquierda de 8
      cm y espacio posterior de 6 puntos (ver el Capítulo 6).

   f)   Debajo de la clave de identificación se anotará la expresión “ASUNTO:”, en mayúsculas,
        negritas, alineación justificada, interlineado sencillo, sangría izquierda de 8 cm y francesa
        de 2 cm y en seguida, una descripción breve del tema que trata la circular, en mayúsculas
        y minúsculas blancas con espacio posterior de 6 puntos.

   g) Fecha (día, mes y año) de emisión del documento, en mayúsculas
      y minúsculas blancas, alineación justificada, sangría izquierda de 8 cm con espacio
      posterior de 6 puntos.

   h) Denominación de los puestos de los servidores públicos a quienes va dirigido el
      comunicado y la expresión “PRESENTES”, en mayúsculas, negritas, alineación izquierda,
      interlineado sencillo, espacio posterior de 24 puntos y sin sangría.

   i)   El texto de la circular es la parte más importante, aquí se dará a conocer el mensaje de la
        comunicación, en forma clara y precisa; se escribirá con alineación justificada,
        interlineado sencillo, sin sangría y espacio posterior de 12 puntos.

   j)   Al término del texto deberá anotarse la expresión “ATENTAMENTE” y debajo el puesto
        del servidor público que suscribe el documento, en mayúsculas, negritas, alineación
        izquierda, interlineado sencillo, sin sangría, con espacio posterior mínimo de 54 puntos.

   k) Nombre completo de quien emite la circular.

   l)   Las abreviaturas c.c.p.- (con copia para) se escribirán de la misma forma que en los
        oficios.

   m) El último renglón se integrará por las siglas del titular del área que emite el comunicado,
      una diagonal, las siglas del responsable de la elaboración (ambas en mayúsculas), una
      diagonal y las siglas en minúsculas, de quien transcribió el documento. Asimismo, en su
      caso, en este renglón, ajustado al margen derecho, se hará referencia al número de
      comunicado del cual emana la Circular.




GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE CIRCULARES, OFICIOS, NOTAS INFORMATIVAS Y          13 DE MARZO DE 2008
MEMORÁNDUMS                                                                        INICIO VIGENCIA


DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y SISTEMAS                               AMS/GT-05         10 DE 25
                                                                               CLAVE            PÁGINA
                        CONTADURÍA MAYOR DE HACIENDA DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DEL DISTRITO FEDERAL




GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE CIRCULARES, OFICIOS, NOTAS INFORMATIVAS Y         13 DE MARZO DE 2008
MEMORÁNDUMS                                                                       INICIO VIGENCIA


DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y SISTEMAS                              AMS/GT-05         11 DE 25
                                                                              CLAVE            PÁGINA
                             CONTADURÍA MAYOR DE HACIENDA DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DEL DISTRITO FEDERAL




Ejemplo:

                                                            CONTADURÍA      MAYOR    DE    HACIENDA
                                                            DE      LA      ASAMBLEA    LEGISLATIVA
                                                            DEL DISTRITO FEDERAL
                                                            NOMBRE COMPLETO DE LA UNIDAD EMISORA
                                                            CIRCULAR NÚM. UA/AÑO/000

       CO NTADURÍA MAYO R                                   ASUNTO:        Descr ip ció n b r eve d el t em a q u e
          DE HACIENDA                                                      t r at a la cir cu lar .
                                                            México , D.F., ___ d e __________ d e _______.



 PUESTOS
 P RESEN T ES

 Text o




 Desp ed id a

 ATENTAMENTE
 PUESTO DE QUIEN SUSCRIBE




 NOMBRE COMPLETO DE QUIEN EMITE LA CIRCULAR


 c.c.p .- NOMBRE COMPLETO DEL SERVIDOR PÚBLICO, Puest o .-Pr esen t e.-Par a su co n o cim ien t o .


 MCR/ABG/cf r                                                                                   Ref . SMC/10/348




GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE CIRCULARES, OFICIOS, NOTAS INFORMATIVAS Y                            13 DE MARZO DE 2008
MEMORÁNDUMS                                                                                            INICIO VIGENCIA


DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y SISTEMAS                                                 AMS/GT-05           12 DE 25
                                                                                                  CLAVE             PÁGINA
                         CONTADURÍA MAYOR DE HACIENDA DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DEL DISTRITO FEDERAL




5.2. OFICIO


El oficio es el documento oficial en el cual se exponen los asuntos oficiales
de carácter interno o externo, como pueden ser: disposiciones, consultas, informes, o también
para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de
agradecimiento, etcétera.

Los oficios internos de la CMHALDF podrán emitirse entre servidores públicos del mismo nivel
jerárquico o de éstos a servidores públicos de menor jerarquía, ya sea de la misma área de
adscripción o de otras UA.

Sólo los titulares de las UA o, en su caso, los secretarios particulares, podrán remitir oficios a los
titulares      de      las     otras     áreas       o      bien      a     servidores       públicos
de jerarquía superior.

Los Asesores Principales de la Oficina del CM, podrá emitir oficios a los titulares de otras UA, o
bien, a servidores públicos de menor jerarquía.

Los titulares de las oficinas del SCM, Secretario Técnico (ST), Enlace Legislativo (EL), DGAJ y
DGAS, de considerarlo procedente en virtud de la relevancia del asunto, marcarán copia de
conocimiento a la Oficina del CM de sus respectivos oficios.

Los titulares de las UAA de considerarlo procedente en virtud de la relevancia del asunto,
marcarán copia de conocimiento al SCM de sus respectivos oficios; bajo el mismo criterio
remitirán la copia de conocimiento a la Oficina del Contador Mayor.

El Secretario Particular y los Asesores Principales, de considerarlo procedente en virtud de la
relevancia del asunto, marcarán copia de conocimiento al CM de sus respectivos oficios.

Los requerimientos de información y documentación que sea necesaria para realizar las labores
de fiscalización que a través de oficio elaboren los titulares de las UAA a los titulares de los sujetos
fiscalizados o particulares que hubieran celebrado operaciones con éstos últimos; deberán
ajustarse a lo establecido en el presente apartado; invariablemente se marcará copia de
conocimiento al CM y SCM.

El oficio tendrá las particularidades que se indican a continuación:

a) En la parte superior izquierda                (ajustado     a   los    márgenes)       se      insertará
   el Escudo Oficial de la CMHALDF.




GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE CIRCULARES, OFICIOS, NOTAS INFORMATIVAS Y            13 DE MARZO DE 2008
MEMORÁNDUMS                                                                           INICIO VIGENCIA


DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y SISTEMAS                                 AMS/GT-05          13 DE 25
                                                                                  CLAVE            PÁGINA
                         CONTADURÍA MAYOR DE HACIENDA DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DEL DISTRITO FEDERAL




b) Los márgenes laterales y superior e inferior serán de 2.5 cm.

c) En el extremo superior derecho se anotará el nombre completo de la CMHALDF, en
   mayúsculas, negritas, alineación justificada, interlineado sencillo, sangría izquierda de 8 cm y
   espacio posterior de 6 puntos. Si ocupa dos o más líneas, ninguna de ellas terminará en
   artículo, preposición o conjunción.

d) Nombre de la UA que emite el documento, en mayúsculas, negritas, alineación justificada,
   interlineado         sencillo,        sangría         izquierda de        8          cm
   y espacio posterior de 6 puntos. Si ocupa dos o más líneas, ninguna
   de ellas terminará en artículo, preposición o conjunción.

e) Clave de identificación precedida por la expresión “OFICIO NÚM.”, en mayúsculas, negritas,
   alineación justificada, interlineado sencillo, sangría izquierda de 8 cm y espacio posterior de 6
   puntos (ver el Capítulo 6).

f)   Debajo de la clave de identificación se anotará la expresión “ASUNTO:”, en mayúsculas,
     negritas, alineación justificada, interlineado sencillo, sangría izquierda de 8 cm, y francesa de
     2 cm y en seguida una descripción breve del tema que trata el oficio, en mayúsculas y
     minúsculas, blancas, con espacio posterior de 6 puntos.

g) Fecha (día, mes y año) de emisión del documento en mayúsculas
   y minúsculas blancas, alineación justificada, sangría izquierda de 8 cm con espacio posterior
   de 6 puntos.

h) Nombre y puesto del (de los) servidor(es) público(s) a quien(es) va dirigido el comunicado y la
   expresión “PRESENTE(S)”, en mayúsculas, negritas, alineación izquierda, interlineado
   sencillo, espacio posterior de 24 puntos y sin sangría.

i)   El texto del oficio es la parte más importante, aquí se dará a conocer el mensaje de la
     comunicación, en forma clara y precisa; se escribirá con alineación justificada, interlineado
     sencillo, sin sangría, con espacio posterior de 12 puntos.

j)   Al    término del texto             deberá anotarse         la    expresión   “ATENTAMENTE”
     y debajo de ésta, el puesto de quien suscribe el oficio en mayúsculas, negritas, alineación
     izquierda, interlineado sencillo, sin sangría, y espacio posterior mínimo de 54 puntos.

k) Nombre completo del servidor público que emite el oficio.




GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE CIRCULARES, OFICIOS, NOTAS INFORMATIVAS Y           13 DE MARZO DE 2008
MEMORÁNDUMS                                                                         INICIO VIGENCIA


DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y SISTEMAS                                AMS/GT-05         14 DE 25
                                                                                CLAVE            PÁGINA
                               CONTADURÍA MAYOR DE HACIENDA DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DEL DISTRITO FEDERAL




l)     Las abreviaturas c.c.p.- (con copia para) se escribirán en minúsculas, negritas, después del
       último punto un guión y en seguida, el nombre completo de la persona a quien se envía la
       copia en mayúsculas, negritas, coma; el cargo del servidor público, en mayúsculas y
       minúsculas,                                                                           punto
       y guión; la expresión “Presente”, en mayúsculas y minúsculas, punto y guión; y la expresión
       “Para su conocimiento”, en mayúsculas y minúsculas. El párrafo completo se escribirá en 8
       puntos.

m) Cuando    se    dé     respuesta     a   un      oficio,   se    deberán                       enviar         copias
   de conocimiento a las personas señaladas en el escrito que se responde.

n) El último renglón se integrará por las siglas del titular de la UA o área que emite el
   comunicado, una diagonal, las siglas del responsable de la elaboración (ambas en
   mayúsculas), una diagonal y las siglas de quien transcribió el documento en minúsculas; en su
   caso, se hará referencia al número de comunicado al que se da respuesta.

Los oficios que se emitan al exterior de CMHALDF, adicionalmente deberán ajustarse a lo
establecido       en        los      previsto      por        los       Lineamientos        para
la Elaboración, Validación, Aprobación y Envío de los Oficios de Inicio de Auditorías y Personal
Comisionado, Manual para la Emisión, Seguimiento y Atención de Medidas Preventivas Derivadas
del Informe Previo, Lineamientos para la Confronta de Resultados de Auditoría, Procedimiento
para la Presentación, Revisión y Aprobación del Informe Final de Auditoría, Manual para la
Emisión, Seguimiento y Atención de Recomendaciones, Manual de Procedimientos para la
Emisión y Promoción de Acciones y Lineamientos para la Elaboración del Oficio de Solicitud de
Información y Documentación Relacionada con Resarcimientos Directos; en lo conducente.

Ejemplo:

                                                       CONTADURÍA      MAYOR     DE    HACIENDA
                                                       DE      LA      ASAM BLEA    LEGISLATIVA
                                                       DEL DISTRITO FEDERAL
                                                       NOMBRE COMPLETO DE LA UNIDAD EMISORA
                                                       OFICIO NÚM. UA/AÑO/000

          CO NTADURÍA MAYO R                           ASUNTO:      Descr ip ció n b r eve d el t em a q u e
             DE HACIENDA                                            t r at a el o f icio
                                                       México , D.F., ___ d e __________ d e _______.



     NOMBRE
     PUESTO
     P RESEN T E

     Text o




 Desp ed id a
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE CIRCULARES, OFICIOS, NOTAS INFORMATIVAS Y                     13 DE MARZO DE 2008
MEMORÁNDUMS                                                                                    INICIO VIGENCIA
 ATENTAMENTE
 PUESTO GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y SISTEMAS
DIRECCIÓN DE QUIEN SUSCRIBE                                                            AMS/GT-05           15 DE 25
                                                                                          CLAVE             PÁGINA
                         CONTADURÍA MAYOR DE HACIENDA DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DEL DISTRITO FEDERAL




5.3. NOTA INFORMATIVA


La nota informativa es el documento oficial redactado en forma ejecutiva; que comunica el
avance         o      situación    actual    de      un     asunto       en     particular
o de las actividades encomendadas.

La nota informativa podrá ser emitida al interior de la UA o al exterior de la misma por cualquier
servidor público de mando medio o superior a servidores públicos del mismo nivel o superior a
ellos.

La nota informativa tendrá las características que se indican a continuación:

   a) Se     usará    tarjeta  medio         oficio    de    acuerdo     con      la       trascendencia
      de la información que contenga.

   b) Los márgenes laterales serán de 2 cm y el superior e inferior de 1.5 cm; sin embargo, éstos
      podrán aumentar o disminuir hasta ½ cm según la extensión del texto.

   c) En la parte superior izquierda (alineado a los márgenes) se insertará
      el logosímbolo de la CMHALDF y en la parte superior derecha; según sea el caso, se
      anotará la denominación de la UA o área que elaboró la nota. En mayúsculas, negritas,
      sangría izquierda de 6.5 cm y espacio posterior de 6 puntos.

   d) Se identificará con la leyenda NOTA INFORMATIVA en mayúsculas, negritas, sangría
      izquierda de 6.5 cm y espacio posterior de 24 puntos.

   e) Se anotará la fecha (día, mes y año) con alineación derecha y espacio posterior de 18
      puntos.

   f)   Nombre completo del servidor público a quien va dirigida la nota informativa precedida
        por la expresión “PARA:” y debajo el puesto del servidor público a quien va dirigida la nota.

   g) El nombre completo del servidor público que suscribe la nota informativa precedida por la
      expresión “DE:” y debajo el puesto del servidor público que suscribe la nota.

   h) La nota informativa se redactará en forma ejecutiva y podrá hacerse referencia al número
      de anexos que la soporten.

   i)   Al término del texto deberá anotarse la expresión “ATENTAMENTE”.




GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE CIRCULARES, OFICIOS, NOTAS INFORMATIVAS Y           13 DE MARZO DE 2008
MEMORÁNDUMS                                                                            INICIO VIGENCIA


DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y SISTEMAS                                 AMS/GT-05           16 DE 25
                                                                                 CLAVE              PÁGINA
                        CONTADURÍA MAYOR DE HACIENDA DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DEL DISTRITO FEDERAL




  j)   Las abreviaturas c.c.p. (con copia para) se escribirán de la misma manera que en los oficios.

  k) En espacio posterior, ajustado al margen derecho, las siglas de elaboración, las cuales se
     integrarán de igual manera que en los oficios.

  l)   Cuando se dé respuesta a una NOTA INFORMATIVA, se deberán enviar copias de
       conocimiento a las personas señaladas en el escrito que se responde.

  m) En el margen inferior izquierdo de la nota informativa se incluirá la clave de identificación
     de la unidad emisora, en mayúsculas, negritas, alineación justificada, interlineado sencillo,
     sangría izquierda de 8 cm y espacio posterior de 6 puntos (ver el Capítulo 6).

  n) En espacio posterior, ajustado al margen derecho, la clave de identificación del
     comunicado al que se da respuesta y las siglas del titular de la UA o área que emite el
     comunicado, una diagonal, las siglas del responsable de la elaboración (ambas en
     mayúsculas), una diagonal y las siglas de quien transcribió el documento en minúsculas; en
     su caso, se hará referencia al número de comunicado al que se da respuesta.




GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE CIRCULARES, OFICIOS, NOTAS INFORMATIVAS Y         13 DE MARZO DE 2008
MEMORÁNDUMS                                                                        INICIO VIGENCIA


DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y SISTEMAS                              AMS/GT-05          17 DE 25
                                                                               CLAVE            PÁGINA
                                       CONTADURÍA MAYOR DE HACIENDA DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DEL DISTRITO FEDERAL




Ejemplo
                         C   O   N   T A D U R Í A
                                                              NOMBRE DE LA DIRECCIÓN GENERAL QUE EMITE LA NOTA
                         M A YO R D E H A C I EN D A
                         DE LA ASAMBLEA LEG ISLATIVA          NOMBRE DE LA DIRECCIÓN DE ÁREA QUE EMITE LA NOTA
                         IVLEGISLATIVA
                         D E L D I S TR I TO F E D E R A L
                                                              NOTA INFORMATIVA
                                                                                                 México , D.F., ____ d e __________ d e _____.

 PARA:            NOMBRE DEL SERVIDOR PÚBLICO A QUIEN VA DIRIGIDA
                  PUESTO
 DE:              NOMBRE DEL SERVIDOR PÚBLICO QUE LA SUSCRIBE
                  PUESTO


 Text o




 Desp ed id a

 ATENTAMENTE




 c.c.p .-   NOMBRE DEL SERVIDOR PÚBLICO, Pu est o . Pr esen t e. Par a su co n o cim ien t o .



 AMS/NI/10/015                                                                                                                Ref . SCM/10/348
                                                                                                                              MCR/ABG/cf r




GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE CIRCULARES, OFICIOS, NOTAS INFORMATIVAS Y                                                13 DE MARZO DE 2008
MEMORÁNDUMS                                                                                                               INICIO VIGENCIA


DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y SISTEMAS                                                                     AMS/GT-05          18 DE 25
                                                                                                                      CLAVE            PÁGINA
                        CONTADURÍA MAYOR DE HACIENDA DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DEL DISTRITO FEDERAL




5.4. MEMORÁNDUM


El memorándum es el documento oficial redactado en forma breve, relacionado con un asunto
particular, en donde se expone algo que debe ser tenido en cuenta para un determinado caso,
como puede ser una recomendación, indicación, instrucción, disposición, etc, el cual podrá ser
emitido al interior de la UA o al exterior de ésta por cualquier servidor público de mando medio,
superior u otro de su mismo nivel o superior.

El memorándum entre otras cuestiones, es útil para comunicarse entre áreas, con la intención de
informar o solicitar algo.

El memorándum tendrá las características que se indican a continuación:

   a) Se usará hoja tamaño carta.

   b) Los márgenes laterales serán de 2 cm y el superior e inferior de 1.5 cm sin embargo, éstos
      podrán aumentar o disminuir hasta ½ cm según la extensión del texto.

   c) En la parte superior izquierda (alineado a los márgenes) se insertará
      el logosímbolo de la CMHALDF y en la parte superior derecha, según sea el caso, se
      anotará     la     denominación  de    la    UA      o    área    que      elaboró
      el comunicado, en mayúsculas, negritas, sangría izquierda de 6.5 cm
      y espacio posterior de 6 puntos.

   d) Se identificará con la leyenda MEMORÁNDUM, en mayúsculas, negritas, sangría
      izquierda de 6.5 cm y espacio posterior de 24 puntos.

   e) Se anotará la fecha (día, mes y año) con alineación derecha, y espacio posterior de 18
      puntos.

   f)   Nombre       completo       del   servidor público a    quien     va    dirigida
        el memorándum precedido por la expresión “PARA:” y debajo el puesto del servidor
        público a quien va dirigido el memorándum.

   g) El nombre completo del servidor público que suscribe el memorándum precedido por la
      expresión “DE:” y debajo el puesto del servidor público que suscribe el memorándum.

   h) El memorándum se redactará en forma breve y podrá hacerse referencia al número de
      anexos que lo soporten.




GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE CIRCULARES, OFICIOS, NOTAS INFORMATIVAS Y         13 DE MARZO DE 2008
MEMORÁNDUMS                                                                       INICIO VIGENCIA


DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y SISTEMAS                              AMS/GT-05         19 DE 25
                                                                              CLAVE            PÁGINA
                        CONTADURÍA MAYOR DE HACIENDA DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DEL DISTRITO FEDERAL




   i)   Al término del texto deberá anotarse la expresión “ATENTAMENTE”.

   j)   Las abreviaturas c.c.p.- (con copia para) se escribirán de la misma manera que en los
        oficios.

   k) Cuando se dé respuesta a un MEMORÁNDUM, se deberán enviar copias de conocimiento
      a las personas señaladas en el escrito que se responde.

   l)   En el margen inferior izquierdo del memorándum se incluirá la clave de identificación de
        la unidad emisora, en mayúsculas, negritas, alineación justificada, interlineado sencillo,
        sangría izquierda de 8 cm y espacio posterior de 6 puntos (ver el Capítulo 6).

   m) En espacio posterior, ajustado al margen derecho, se agregará la clave de identificación
      del comunicado al que se da respuesta y las siglas de elaboración, las cuales se integrarán
      de igual manera que en los oficios.




GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE CIRCULARES, OFICIOS, NOTAS INFORMATIVAS Y         13 DE MARZO DE 2008
MEMORÁNDUMS                                                                       INICIO VIGENCIA


DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y SISTEMAS                              AMS/GT-05         20 DE 25
                                                                              CLAVE            PÁGINA
                                       CONTADURÍA MAYOR DE HACIENDA DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DEL DISTRITO FEDERAL




Ejemplo:
                         C   O   N   T A D U R Í A
                                                              NOMBRE DE LA DIRECCIÓN GENERAL QUE EMITE LA NOTA
                         M A YO R D E H A C I EN D A
                         DE LA ASAMBLEA LEG ISLATIVA          NOMBRE DE LA DIRECCIÓN DE ÁREA QUE EMITE LA NOTA
                         IVLEGISLATIVA
                         D E L D I S TR I TO F E D E R A L
                                                              MEMORÁNDUM
                                                                                                 México , D.F., ____ d e __________ d e _____.

 PARA:            NOMBRE DEL SERVIDOR PÚBLICO A QUIEN VA DIRIGIDA
                  PUESTO
 DE:              NOMBRE DEL SERVIDOR PÚBLICO QUE LA SUSCRIBE
                  PUESTO


 Text o




 Desp ed id a

 ATENTAMENTE




 c.c.p .-   NOMBRE DEL SERVIDOR PÚBLICO, Pu est o . Pr esen t e. Par a su co n o cim ien t o .


 AMS/M/10/030 Ref .                                                                                                           SCM/10/348
                                                                                                                              MCR/ABG/cf r




GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE CIRCULARES, OFICIOS, NOTAS INFORMATIVAS Y                                                13 DE MARZO DE 2008
MEMORÁNDUMS                                                                                                               INICIO VIGENCIA


DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y SISTEMAS                                                                     AMS/GT-05          21 DE 25
                                                                                                                      CLAVE            PÁGINA
                           CONTADURÍA MAYOR DE HACIENDA DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DEL DISTRITO FEDERAL




                           6. CATÁLOGO DE CLAVES ADMINISTRATIVAS




La clave de identificación se entiende como una herramienta basada en códigos alfanuméricos,
que permite identificar a la unidad administrativa emisora o receptora, o bien si es un comunicado
interno o externo.

La clave de identificación de las circulares, oficios, notas informativas y memorándum será
alfanumérica y estará integrada por las iniciales de la UA emisora, seguidas de una diagonal; los
dos últimos dígitos del año en que se elabore el documento y una diagonal; así como el número
que corresponda al documento a partir del 001. En el caso de las notas informativas y
memorándums después de las siglas de la UA se anotarán las siglas NI o M, según corresponda.

Ejemplos:


    Clave para Oficios y
                              Clave para Notas           Clave para                       UA/
    Circulares de ser el
                                Informativas            Memorándums                       Área
           caso

   CM/10/001               CM/NI/10/001             CM/M/10/001               Oficina del Contador
                                                                              Mayor

   SP-CM/10/001            SP-CM/NI/10/001          SP-CM/M/10/001            Oficina del Secretario
                                                                              Particular del Contador
                                                                              Mayor

   AP-A/CM/10/001          AP-A/CM/NI/10/001        AP-A/CM/M/10/001          Asesor Principal A del
                                                                              Contador Mayor

   AP-B/CM/10/001          AP-B/CM/NI/10/001        AP-B/CM/M/10/001          Asesor Principal B del
                                                                              Contador Mayor

   AP-C/CM/10/001          AP-C/CM/NI/10/001        AP-C/CM/M/10/001          Asesor Principal C del
                                                                              Contador Mayor

   CRI/10/001              CRI/NI/10/001            CRI/M/10/001              Coordinador de
                                                                              Relaciones
                                                                              Institucionales

   SCM/10/001              SCM/NI/10/001            SCM/M/10/001              Oficina del Subcontador
                                                                              Mayor




GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE CIRCULARES, OFICIOS, NOTAS INFORMATIVAS Y            13 DE MARZO DE 2008
MEMORÁNDUMS                                                                           INICIO VIGENCIA


DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y SISTEMAS                                 AMS/GT-05          22 DE 25
                                                                                  CLAVE            PÁGINA
                          CONTADURÍA MAYOR DE HACIENDA DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DEL DISTRITO FEDERAL




   Clave para Oficios y
                             Clave para Notas           Clave para                       UA/
   Circulares de ser el
                               Informativas            Memorándums                       Área
          caso

   SPSCM/10/001           SPSCM/NI/10/001          SPSCM/M/10/001            Oficina del Secretario
                                                                             Particular del
                                                                             Subcontador Mayor

   SET/10/001             SET/NI/10/001            SET/M/10/001              Oficina del Secretario
                                                                             Técnico

   EL/10/001              EL/NI/10/001             EL/M/10/001               Oficina del Enlace
                                                                             Legislativo

   APPD/10/001            APPD/NI/10/001           APPD/M/10/001             Dirección General
                                                                             de Auditoría
                                                                             Programática-
                                                                             Presupuestal
                                                                             y de Desempeño

   ASC/10/001             ASC/NI/10/001            ASC/M/10/001              Dirección General
                                                                             de Auditoría al Sector
                                                                             Central

   AOPE/10/001            AOPE/NI/10/001           AOPE/M/10/001             Dirección General
                                                                             de Auditoría a Obra
                                                                             Pública
                                                                             y su Equipamiento

   AEPOA/10/001           AEPOA/NI/10/001          AEPOA/M/10/001            Dirección General
                                                                             de Auditoría a Entidades
                                                                             Públicas y Órganos
                                                                             Autónomos

   AJU/10/001             AJU/NI/10/001            AJU/M/10/001              Dirección General de
                                                                             Asuntos Jurídicos

   AMS/10/001             AMS/NI/10/001            AMS/M/10/001              Dirección General de
                                                                             Administración y
                                                                             Sistemas




GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE CIRCULARES, OFICIOS, NOTAS INFORMATIVAS Y           13 DE MARZO DE 2008
MEMORÁNDUMS                                                                          INICIO VIGENCIA


DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y SISTEMAS                                AMS/GT-05           23 DE 25
                                                                                 CLAVE             PÁGINA
                        CONTADURÍA MAYOR DE HACIENDA DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DEL DISTRITO FEDERAL




                                           EXPEDICIÓN




En cumplimiento a lo dispuesto por el artículo 14, fracción XIII, de la Ley Orgánica de la
Contaduría        Mayor     de      Hacienda       de       la      Asamblea         Legislativa
del Distrito Federal y el artículo 5o., fracción II, del Reglamento Interior
de la Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal, el Contador
Mayor, Dr. David M. Vega Vera, expide la presente Guía para su debida difusión y observancia al
interior                      de                         la                          Contaduría
en la ciudad de México, Distrito Federal, a los once días del mes de marzo
del año dos mil ocho.

El presente documento entrará en vigor al día hábil siguiente de su difusión en la CMHALDF.

Que la Dirección General de Administración y Sistemas, haga del conocimiento del personal de
este órgano técnico de fiscalización este documento, a través del portal de intranet de la
CMHALDF.

Queda sin efectos la Guía para la Elaboración de Oficios, Circulares y Notas Informativas,
aprobada         por        el      extinto         Órgano         Superior de   Dirección
en la sexta sesión ordinaria celebrada el día 11 de junio del dos mil uno.




GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE CIRCULARES, OFICIOS, NOTAS INFORMATIVAS Y         13 DE MARZO DE 2008
MEMORÁNDUMS                                                                       INICIO VIGENCIA


DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y SISTEMAS                              AMS/GT-05         24 DE 25
                                                                              CLAVE            PÁGINA
                        CONTADURÍA MAYOR DE HACIENDA DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DEL DISTRITO FEDERAL




                                   PRIMERA ACTUALIZACIÓN



Con fundamento en los artículos 14, fracciones XV y XXIII, de la Ley Orgánica de la Contaduría
Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal; y 5o., fracción II, inciso c), del
Reglamento Interior de la Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito
Federal, el Contador Mayor, Dr. David M. Vega Vera, aprueba y expide la primera actualización de
la presente Guía para su difusión y observancia al interior de la Contaduría, en la Ciudad de
México, Distrito Federal, a los cuatro días del mes de noviembre del año dos mil diez.

La presente actualización entrará en vigor a partir del día ocho de noviembre del año dos mil diez;
la Dirección General de Administración y Sistemas la difundirá al interior de la Contaduría por
medio del portal de Intranet de la CMHALDF, sección Normatividad.




                                              (Rúbrica)
                               ________________________________




GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE CIRCULARES, OFICIOS, NOTAS INFORMATIVAS Y          13 DE MARZO DE 2008
MEMORÁNDUMS                                                                        INICIO VIGENCIA


DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y SISTEMAS                               AMS/GT-05         25 DE 25
                                                                               CLAVE            PÁGINA

								
To top