PERTEMUAN IV & VM ENULIS PESAN BISNIS MELALUI MEDIA ELEKTRONIK

Document Sample
PERTEMUAN IV & VM ENULIS PESAN BISNIS MELALUI MEDIA ELEKTRONIK Powered By Docstoc
					    PERTEMUAN IV & V
  MENULIS PESAN BISNIS
MELALUI MEDIA ELEKTRONIK
 1.   Keahlian Membuat Pesan Singkat
 2.   Menulis Pesan Cepat dan Efektif Dgn Bahasa
      yang Mudah
 3.   Pemilihan Media Elektronik Untuk Membuat
      Pesan Singkat
 4.   Membuat E-Mail Yang Efektif
 5.   Membuat Blogs Bisnis Yang Efektif
 6.   Membuat Podcost Yang Efektif
 7.   Mendistribusikan Isi Dari Blogs
    PENULISAN KORESPONDENSI BISNIS
Pesan bisnis yg berkaitan dg kegiatan bisnis
sehari-hari yg bersifat rutin, menarik dan
diorganisasikan dg pendekatan langsung
digolongkan sbg permintaan langsung
(direct request). ide2 pokok, fakta2
pendukung, pernyataan yg tulus atas
tindakan yang diinginkan.
1. Pembukaan
     Kalimat permulaan harus menyatakan
    permintaan scr khusus shg pembaca dg
    mudah dpt memahami maksud isi surat 
    supaya tidak menimbulkan kesalahpahaman.
2. Penjelasan Rinci
    Penjelasan atas kalimat pembuka.
3. Penutup
    sebaiknya diisi dg permintaan untuk
    beberapa tanggapan khusus, lengkap dg batas
    waktunya dan ekspresi terhadap apresiasi
Bentuk-bentuk direct request
1. Permintaan untuk pihak internal
   - Lisan
   - Tertulis (memo)
2. Permintaan untuk pihak eksternal
   Pasanan (order)
   Klaim (aduan)pengembalian barang/
     uang, barang baru,perbaikan dlm masa
     garansi, pembatalan pesanan.
   Permohonan kredit
   Undangan permohonan kehadiran,
 PESAN POSITIF/PESAN DG NIAT BAIK (GOODWILL)

  Pesan-pesan yang bersifat kekeluargaan
  atau memiliki niat baik (goodwill)
Bentuk-bentuknya:
- Ucapan selamatkeberhasilan
  perusahaan/individu msl peresmian
  gedung,pembukaan cabang dll.
- Penghargaan  atas kemampuan individu /
  perusahaan mencapai prestasi kerja ttt.
- Ucapan dukacita  musibah/bencana
PESAN NEGATIF/PESAN BURUK (BAD NEWS)
Sebaiknya disampaikan secara langsung,
 sebaiknya disampaikan tanpa mejatuhkan
 kesalahan pada individu atau organisasi
 tertentu.
Ada 5 tahap yang dpt dijadikan pedoman dlm
 penyusunan pesan negatif :
 - mulai dengan pesan yg sifatnya umum
 - Jelaskan masalah yg dihadapi
 - Nyatakan pesan negatifnya.
 - Ambil tindakan yg diperlukan.
 - Tutup dg pesan positif
PESAN PERSUASIF
 Persuasif : Suatu usaha yg dg sadar
 dilakukan oleh individu atau organisasi
 untuk memodifikasi atau mengubah
 pandapat, sikap, kepercayaan atau
 perilaku individu maupun organisasi lain.
 Pesan Persuasif adalah pesan yang
 dimaksudkan untuk mengubah pendapat,
 sikap, kepercayaan atau perilaku individu
 maupun organisasi.
Pesan persuasif biasanya disusun dg pendekatan
tak langsung atau induktif yaitu AIDA (Attention,
Interest, Desire,Action).
-Attention (perhatian) bgn awal diuraikan ide
pokok yg menaik perhatian & bermanfaat bagi
audiens.
-Interest (minat) ide pokok yg relevan dg audiens
digambarkan dg baik untuk membangkitkan minat
audiens.
-Desire (keinginan) ide pendukung dikembangkan
agar audiens merasa membutuhkan atau bersedia
mengambil tindakan seperti yg diinginkan
komunikator.
-Action (tindakan)  bagian akhir pesan
dipergunakan untuk mendesak audiens agar
melakukan tindakan sesuai keinginan komunikator.
   1. Keakhlian Membuat Pesan
              Singkat
• Menulis pesan bisnis harus memenuhi
  karakteristik 6 C: salah satu C nya adalah
  Conceiness / ringkas / singkat.

• Melalui penggunaan teknik metode straight
  proses, buatlah surat yang pendek. Tidak
  dibenarkan membuat pitch letter lebih dari satu
  halaman.
• Alenia pembuka sebuah pitch letter harus
  bagus karena kesempatan terbaik utk mena
  rik perhatian dan informatif. Menurut
  (Williem Ruder) pendiri agen humas Ruder
  Finn mengatakan bahwa: “Anda mati atau
  hidup setelah kalimat pertama”.
• Kalimat pertama sering merupakan bagian
  yg paling sulit dlm menulis pitch letter. Satu
  cara terbaik utk merumuskan baris pembuka
  adalah menguraikan aspek paling menarik
  dari subjek yg sedang anda pitch dan nyata
  kan dgn sederhana.
• Misal: Jika anda cerita tentang komputer
  pertama di dunia yg dpt berbicara utk IBM,
  kalimat pembuka anda bisa menyebutkan
  kalimat seperti: “IBM sudah mengembang-
  kan komputer pertama didunia yg bisa bicara
• Jika cerita sebuah sejarah, wawancara atau
  survei perlu membangun pitch dgn pembuka
  yg provokatif. Contoh surat utk New York
  Time, baris pembukanya adalah: “ Apakah
  anda tahu bahwa meskipun 93 % sekretaris
  dewasa ini . . . dst”
Misalnya lagi, anda ingin menulis atau mem
 perkenalkan maupun mempromosikan HP
 dalam hal ini Black Berry generasi ke dua.
 Anda bisa membuat Judul Black Berry
 Storm Generasi Kedua Siap Meluncur Ke
 Pasar. dan kalimat pertamanya sbb: Setelah
 mencatatkan total pelanggan lebih dari satu
 juta orang di Indonesia, Research In Motion
 (RIM) pabrikan smart phone asal Kanada ini,
 kembali meluncurkan varian baru Storm,
 yaitu Black Berry Storm2. ( dst lanjutkan !!)
• Itu adalah contoh kalimat pembuka yg padat
  dan singkat utk merangsanag dan mencari
  dari mana fakta-fakta muncul dan kemana
  arah tujuan fakta-fakta tsb.
    2. Menulis Pesan Cepat dan Efektif dengan Bahasa yg Mudah
•   Contoh:
    Denpasar, 6 April 2011

    No      : 001/SK/IV/2011
    Lap     : ---
    Hal     : Permohonan Kerja Sama

    Kepada Yth:
               Bapak Alex
    di –
         Denpasar

             Terimakasih atas waktu yang disediakan buat saya untuk berbicara dengan bapak kemarin tentang
    beberapa ide kisah teknologi jam tangan.
            Saya kira “ The Creation of a Watch” bisa menjadi ide bagus. Saya ingin menawarkan peluang kepada
    bapak untuk mengunjungi Macho Wavges di Rolly, New Jersey dan membahasnya dengan insinyur, perancang,
    dan tenaga pemasaran bagaimana sesungguhnya sebuah jam tangan diproduksi – mulai dari awal hingga akhir.
    Kita dapat melakukan langkah-langkah untuk berbicara dengan orang yang mendukung:
            . Riset dan pengembangan
            . Teknologi produk
            . Disain
            . pemasaran massal

             Akan saya sebutkan bahwa Macho adalah satu dari beberapa perusahaan yang memproduksi jam
    tangan di Amerika – tepatnya di Rolly, New Jersey.
    Saya akan segera menghubungi bapak per telpon untuk mengetahui apakah kami dapat menyusun kunjungan
    bagi bapak.
            Demikian kami sampaikan, terimakasih perhatian anda. Kami berharap kita bisa bekerja sama dalam
    proyek ini.

    Hormat kami,

    John Doe
    Account Executive
• Coba perhatikan contoh tsb:
 Hook pembuka / kalimat pertama nya
  sangat singkat dan menarik.

• Setelah itu dalam alenia kedua dan ketiga
  adalah penjelasan riil mengenai tujuan
  surat dan menggunakan bullet untuk
  menghemat waktu dan ruang.
• Penggunaan teknik seperti metode
  bullet, anda dapat mengumpulkan
  banyak fakta secara jelas dan padat.

• Menggunakan bullet atau straight
  proses, mebuat surat jadi pendek.

• Setelah konsep surat / draft selesai
  dibuat, ajukan pertanyaan utk diri
  sendiri sbb:
1. Adakah sesuatu yg berlebih-lebihan ?
   Jangan sampai ada hal-hal yg diulang
   dua kali. Misal: utk mengungkap
   “agar supaya jangan sampai gagal”
    cukup katakan “jangan sampai gagal”.
 Contoh utk mengungkapkan kata khas
  dan beda atau baru dan inovatif adalah
  berlebihan. Jadi cukup pilih salah satu
  saja.
• 2. Adakah informasi yg tdk vital ?
    Baca dan periksa berulang apakah isi
    surat sudah benar dan lengkap atau
    ada yg tidak perlu.

• 3. Adakah cara yg lebih cepat utk
     berterus terang ? Pastikan anda tidak
     berputar-putar pada isu yg sama.

• Kalimat terakhir biasa ditutup dgn bahasa
  harapan sbb:
Kalimat terakhir biasa ditutup dgn bahasa
harapan sbb:
• Setelah saudara dapat kesempatan utk
  mengkaji materi tsb, saya akan menelpon
  saudara. Atau

• Jika saudara memerlukan informasi lain
  tentang subjek ini, silahkan hubungi kami
  di (0361) 222444. atau

• Terimaksih atas waktu dan pertimbangan
  saudara.
 3.Pemilihan Media Elektronik Utk
     Membuat Pesan Singkat

• Dalam memanfaatkan media elektronik utk
  membuat pesan, kata elektronik cukup disingkat:
  E atau e, yg artinya elektronik atau electronic.

Sejalan dengan revolusi online, demikian hurup “ e
“ dalam e-PR sama artinya dgn “ e “ sebelum mail
dan commerce yg merujuk pada medium
elektronik dunia internet termasuk juga “ World
Wide Web “.
• Menggunakan internet secara langsung dapat
  berkomunikasi dgn audiens melalui Web site,
  pesan e-mail dan kelompok diskusi.

• Menulis pesan melalui: media elekronik/ media
  cyber / internet / dunia maya adalah utk
  membangun brand dan trust.

• Internet memiliki keuntungan yaitu:
   - Komunikasi konstan.
   - Internet bersifat insomniac, yang
     memungkinkan berkomunikasi: 24 jam sehari,
     7 hari seminggu, 365 hari setahun.
• -Respon instan.
   Dapat memberi respon instan thd satu
   permasalahan yg muncul dlm
   perkembangan pasar.

• -Audien global.
   Melalui internet hambatan geografis dpt
   dikurangi.

• -Pengetahuan audien.
   Bersifat interaktif memungkinkan dapat
   umpan balik secara konstan dari audien
    sesuai keinginan.
• - Komunikasi dua arah.
    Sangat membantu membangun satu
    pola hubungan yg kuat dan saling
    menguntungkan perusahan.
• -Relatif murah.
   Dibanding komunikasi dengan cara lain
   yang konvensional karena tidak perlu
   alat-alat tulis dan percetakan yg makin
   mahal.
• Dalam dunia internet, secara permanen
  kita akan diekspos kedunia luar
  sehingga segala sesuatu yang kita muat
  didalamnya akan membantu
  membangun reputasi kita.

• Contoh: di AS Ford Motor Company
  melakukan kampanye pakai e-mail utk
  kegiatan bisnisnya dan mengirim brosur
  serta menyediakan ruang diskusi online.
4. Membuat email yang efektif.

• Sama halnya dgn menulis pesan bisnis melalui
  media internet.
• Email yg efektif = pesan bisnis yg efektif melalui
  surat elektronik / e-mail.
• Surat elektronik (disingkat ratel atau surel atau
  surat-e) atau pos elekronik (disingkat pos-el,
  atau dlm bhs inggris “elektronik mail atau email”
  ejaan indonesia: imel ).
     Anatomi surat elektronik:
              emailsaya@yahoo.com
Contoh alamat e-mail
- emailsaya: nama pengguna (username) yg ingin
   dituju dlm mailserver.
- Yahoo.com: nama mailserver tempat pengguna
   yg dituju.
Contoh lain, mail server yg memungkinkan top
   level domain adalah:
         emailsaya@surabaya.vibriel.net.id
• Email saya: nama kotak surat (mailbox)
  atau nama pengguna (username) yg
  ingin di tuju dalam mailserver.
• Surabaya.vibriel.net.id: nama mailserver
  tempat pengguna yg dituju, rinciannya:
  - surabaya: subdomain (milik pemegang
  nama domain) biasanya merujuk ke sua
  tu komputer dlm lingk pemilik domain.
  - vibriel: nama domain, biasanya
  menunjukkan nama perusahaan/organi
  sasi / perorangan ( vibriel ). (105d)
 - net: second level domain, menunjukkan bhw
 domain ini termasuk kategori networking (net).
 - id: top level domain, menunjukkan bhw
 domain ini terdaftar di otoritas domain indo
 nesia (id).

Ada dua cara utk mengakses e-mail:
- Dgn cara menggunakan browser, seperti
  internet Explorer atau Mozilla Firefox. Metode
  ini disebut sbg web-based, artinya kita
  menggunakan media web sbg perantara ke
  kotak surat elektronik. Contoh: Yahoo !!! Mail
  dan Gmail. (107d)
- Menggunakan program pengakses
 surat elektronik (e-mail client), seperti:
 Eudora Mail, Outlook Express, Mozilla
 Thunderbird, Mutt.
     Etika penggunaan E-mail
• Jangan mengirim e-mail dgn lampiran
  attachment yg terlalu besar, jangan melebihi
  kapasitas e-mail penerima agar tidak ditolak
  mailserver penerima.
• Jangan mengirim lanjut (forward) e-mail tanpa
  berpikir kegunaan bagi orang yg dituju.
• Selalu isi kolom subjek, jangan dikosongkan
• Dlm mengutip tulisan orang lain, usahakan
  selalu seperlunya, jangan seluruhnya.
• Dlm menjawab e-mail, kutiplah bagian yg kita
  tanggapi saja, agar lebih jelas dan tidak
  memakan waktu / jatah akses penerima.
• Dlm mengutip tulisan pihak ketiga, ingat hak
  cipta: kutip sesedikit mungkin dan rujuk ke
  tulisan aslinya.
• Jangan menggunakan huruf kapital karena
  terkesan anda BERTERIAK.
• Gunakan kata-kata yg santun karena sering
  penerima mempunyai persepsi yg beda dgn
  pengirim.
• Menulis email yg baik atau chatting sama halnya
  dgn menulis bahan presentasi, agar jelas dan
  mudah dimengerti.
• Menurut Rhenald Kasali,2004, beberapa tips yg
  perlu diperhatikan adalah:
- Pertama: jangan menggunakan huruf besar
  semuanya. Jika Anda sering berkirim e-mail,
  anda pasti tahu huruf besar memberi kesan
  sedang berteriak.
- Kedua: gunakanlah huruf tebal (bold) atau
  warna yg berbeda, terutama pd pesan-pesan yg
  sangat perlu. Warna dan huruf tebal itu punya
  daya tarik tersendiri, mudah dibaca dan diingat.
- Ketiga: gunakan huruf yg mudah dibaca.
  Lebih baik memakai arial daripada mema
  kai serif font, garamont, atau huruf lainnya.
- Keempat: konsisten. Gunakanlah jenis huruf
  dan warna yg serasi. Tidak berlebihan dan
  tidak terkesan ampang, kosong.
- Kelima: gunakanlah warna yg sejuk, enak di
  lihat dan tidak norak. Warna yg norak bisa
  menyebabkan sakit mata
        Keamanan e-mail

• Keamanan data e-mail tdk selalu terjamin
  pasti ada resiko krn terbuka utk umum
  dan melewati banyak server yg mungkin
  bisa disadap.
• E-mail dpt diamankan dgn teknik peng
  acakan (enkripsi), misalnya: Pretty good
  Privacy. Beberapa provider e-mail melaku
  kan scaning dgn anti virus ternama.
                   Spam.
• Spam atau junk mail adalah penyalahgunaan
  dlm pengiriman berita elektronik utk iklan dan
  keperluan lainnya yg mengakibatkan ketidak
  nyamanan bagi pengguna web.
• Bentuk spam yg dikenal: spam e-mail, spam
  instant messaging, spam Usenet newsgroup,
  spam mesin pencari informasi web (web search
  engine spam), spam blog, spam berita pada HP,
  spam forum internet, dsb.
• Berita spam termasuk kegiatan melanggar
  hukum, merupakan tindakan kriminal dan dpt
  dikenai sangsi hukum sesuai dgn undang
  undang internet.
5. Membuat blogs bisnis yang
         efektif.
• Kita semua mengetahui bahwa blog sudah
  menarik perhatian di dalam internet.
• Jutaan orang telah menempatkan pikiran,
  gagasan, mimpi, gosip, iklan dan keluhan
  mereka pada web melalui weblog.
• Weblog (blog) juga mengubah wajah bisnis
  online.
• Konsumen mempunyai kekuatan untuk
  mempengaruhi panutan yang lebih besar.
• Orang-orang berbagi pengalaman negatif sbg
  konsumen sidikitnya 10 X sesering seperti
  pengalamam positif.
• Oleh karena itu perusahaan harus berhati-hati,
  dgn kedatangan blogging, krn konsumen yg
  tak puas mempunyai kekuatan dan pengaruh
  dibanding sebelumnya.
• Banyak perusahaan bisnis sekarang
  menghadapi masalah pers negatif yg muncul
  dlm hasil search engines (mesin pencari situs)
   suatu keluhan kecil dan tuduhan yg diting
  galkan oleh para bloggers yg tak puas.
• Seperti publisitas online negatif sangat
  merusak dlm apa yg disebut “search
  culture”
• Search culture mengacu pd bgn yg ber
  kenaan dgn konsumen yg melakukan
  semua dari produk mereka dan riset per
  usahaan pada web.
• Bagaimana mungkin perusahaan blog
  secara etis menyerang pers negatif ?
• Mari kita coba buat skenario:
  • Perusahaan PT. Mau Maju, menemukan
  bhw hasil penelitian 10 teratas utk nama pro
   duk tertentu adalah keluhan pelanggan ten
            tang keadaan siap pakai.
• Perusahaan tsb dgn cepat meneliti isi keluh
 an dan merespon dgn blog post yg memecah
   kan permasalahan pemakai atau menyaran
                 kan alternatif.
• Blog merupakan cara yg efektif utk menge
                   lola bisnis.
• Tiap-tiap perusahaan perlu mempunyai blog on
  atau dihubungkan dgn website perusahaan mereka.
• Konsumen seharusnya punya kesempatan utk
  mengajukan pertanyaan dan menyuarakan keluhan
  mereka secara langsung.
• Merespon isu ini akan memadamkan pers yg tdk
  baik dan memenangkan kembali beberapa
  pelanggan yg tdk puas.
• Perusahaan yg bereaksi thd keluhan pelanggan via
  weblog akan mengkomunikasikan komitmen
  terhadap kepuasan pelanggan.
 Sukses Meraih Uang Dari Blog
• Perkembangan media internet bernama
  blog seolah tak terkendali. Awalnya blog
  hanya menjadi media curhat.
• Kini blog sudah menjadi Komoditas.
• Ratusan juta rupiah bisa didapat dari blog.
• Bagaimana caranya ? ?
• Enda Nasution adalah “ Bapak Blogger “
  Indonesia.
• Cosa Aranda: jutawan blogger dr Surabaya
• Siapa yg tak kenal dgn “Raditya Dika” ?
• Awalnya lelaki yg biasa dipanggil Radith
  (Mhs jurusan politik Ind FISIP UI) itu hanya
  lah penulis catatan harian dalam blog.
• Blognya yang dulu beralamat di:
  www.kambing-jantan.com, dia menerbit
  kan buku berjudul: Kambing Jantan, yang
  berhasil masuk best seller.
• Sehari pengunjung blognya bisa mencapai
  3500-5000 orang.
• Dari media blog, kini banyak orang menge
  nal Radith sbg lelaki kocak dgn ide-ide gila
• Melalui blog lah yg mengantarkan Radith
  jadi terkenal dan mampu melangkah jauh.
• Buku-bukunya yg lain menyusul terbit:
  Cinta Brontosaurus (2006), Radikus Makan
  kakus: Bukan Binatang Biasa (2007), Babi
  Ngesot: Datang Tak diundang, Pulang Tak
  Berkutang (2008).
• Radith tak langsung dpt uang dr membuat
  blog. Ia hanya ingin berbagi cerita via blog

• Gue ini orang yg selalu mengalami
  kesialan Nah, kesialan-kesialan itu gue
  tulis di blog. Eh, ternyata orang suka kalau
  gue lagi sial

• Menurut Enda, utk bisa meraup uang lebih
  banyak dr blog, blogger harus bisa membu
  at pengunjung blognya banyak, agar peng
  iklan tergiur utk memasang iklan.
• Kunci sukses Radith (24 th) terletak pada:
  Kemampuannya berkomunikasi, dalam hal
  ini adalah: ahli menulis pesan bisnis mela
  lui media elektronik yakni: “blog”
• Cerita-cerita yg ditampilkan sangat menarik.
• Kelucuan yg terjadi adalah kenyataan, nam
  un disampaikan dgn bahasa dan sudut pan
  dang yg menarik.
• Gaya dan nada bhs nya sesuai kombis, me
  menuhi karakteristik 6 C dan, sesuai
  peristiwa.
 Strategi Kombis via elektronik.

• Tujuan yg ditentukan pd dasarnya merupakan titik
  awal dimana anda berdiri.
• Strategi ini memuat cara bgmn anda akan tiba pd
  tujuan tsb.
• Tujuan yg dibuat memuat hal-hal yg berkenaan dgn
  web. Sementara strategi online harus memuat hal-
  hal lain seperti diskusi e-mail dan kelompok
  diskusi.
• Utk melakukan langkah tsb Anda perlu:
         • Memiliki sebuah tujuan.
  • Melakukan penelitian utk mengetahui
    metode online apa yg sesuai dgn bisnis
              anda dan audien.
 • Buat sebuah rencana berdasarkan tujuan
               dan penelitian.
• Pastikan anda punya SDM yg diperlukan.
     Menentukan target audien.
• Dlm dunia internet orang memiliki pilihan yg
   variatif dan informasi yg disajikanpun isinya
                    lebih variatif.
  • Komunikasi online harus menghubungkan
        orang selain menyampaikan pesan.
 • Beberapa audien yg berbeda dpt mempenga
              ruhi bisnis online anda.
        Audien tersebut meliputi:

o   Konsumen           o Calon konsumen
o   Konsumen lain      o Investor
o   Pesaing             o Organisasi Pedagang
o   Jurnalis            o Kalangan Industri
o   Moderator diskusi o Karyawan
o   Regulator online o Pemasang iklan online
o   Sponsor online     o LSM
o   Perusahaan yg terhub dari dan ke website anda.
• Anda harus membedakan kelompok audien yg
   akan menjadi target dgn memperhatikan faktor-
   faktor berikut:
 - Usia : buat spot dgn target pangsa pasar anak
   muda dan remaja dewasa.
 - Geografi : pertimbangkan perbedaan kultur
 - Gender : perhatikan produk utk sex tertentu.
 - Sosial demografi: perhatikan target pasar menurut
   demografi.
 - Pemakai internet: ada pemakai yg reguler dan
   ada yg temporer.
 - Loyalitas: ada audien yg loyal dan ada konsumen
   pengekor.
 Sukses Meraih Uang Dari Blog
• Perkembangan Internet bernama blog se
  olah tak terkendali. Awalnya, blog hanya
  menjadi media curhat. Kini blog sudah
  menjadi komoditas. Ratusan juta Rupiah
  bisa didapatkan dari blog.
• Bagaimana caranya ?
   SEKIAN PERTEMUAN IV & V

  Bila Ada Yang Ditanyakan Silahkah



            Terimakasih



SAMPAI JUMPA DI PERTEMUAN VI

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:180
posted:3/13/2012
language:Malay
pages:53