PLAN AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD by Jeronohnson

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									MUNICIPIO DE EL CERRITO OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO

INFORME DE AUDITORÍA Proceso(s) Auditado(s): Informe No. Gestión Estratégica, Gestión Social, Gestión Territorial, Fecha: Gestión de convivencia, Desarrollo Institucional, Gestión Jurídica, Gestión de Hacienda Pública 1. INFORMACIÓN GENERAL Fecha de Fecha de 18 05 2009 22 05 2009 inicio cierre Auditor Líder: Bayro Montoya Rojas Equipo Auditor: Bayro Montoya Rojas, Sandra Milena Vargas, Mabel Liliana Flores Auditados: Nombres y apellidos Gestión Estratégica Alfonso León Cifuentes Gestión Social Jose Obirne Olmos Lara, Herica Maria Valencia, Carlos Puyo Olivares Arturo Varela, Manuel Alfredo Tovar, Walter Vallejo, Jose Genner Gestión Territorial Gutierrez, Diana Patricia Chica, Jorge Enrique Giron Jaime García, Jaime Rentería, Margoth Jimenez Pasiminio, Luisa Viviana Gestión de Convivencia Lozano Desarrollo Institucional Jorge Alvaro Acosta, Jhon Jairo Montoya Gestión Jurídica Nancy Cano Gestión de Hacienda Maria Idalmy Saavedra, Elider Fajardo Erazo, Nancy Yolanda Ruiz Pública Auditoría No. 1 01 Mes Año 05 2009

Día 29

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2. OBJETIVO Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA OBJETIVO Realizar seguimiento a las actividades del avance de la implementación del Modelo Estándar de Control Interno (MECI). ALCANCE Verificar en cada una de las áreas de la Administración Municipal, el desarrollo y cumpliendo a cabalidad en cada una de las etapas; los compromisos y actividades adquiridos a partir del proceso de adopción hasta la fecha de la implementación. 3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

3.1. RESULTADO DETALLADO

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COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL

ELEMENTO

INTERPRETACION DE RESULTADOS

RESULTADO COMPONENTE

RESULTADO SISTEMA CONTROL INTERNO

SUBSIS TEMA

Acuerdos, compromisos y protocolos éticos Desarrollo del Talento Humano Estilo de Dirección Planes y Programas Modelo de Operación por Procesos Estructura Organizacional Contexto Estratégico Identificación del Riesgo Análisis de Riesgo Valoración de Riesgo Políticas de Administración de Riesgo

1.5 2.0 3.0 2.7 2.5 3.0 2.0 1.9 1.8 1.4

2.1

CONTROL ESTRATÉGICO

DIRECCIONA MIENTO ESTRATEGIC O

2.7

2.34

ADMINISTRACION DE RIESGOS

1.7
1.4

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CONTROL DE GESTIÓN

INFORMACION

Políticas de Operación Procedimientos Controles Indicadores Manual de Procedimientos Información Primaria Información Secundaria

ACTIVIDADES DE CONTROL

2.6 2.8 2.2 2.0 1.3 2.5 2.8

2.1

2.7
Sistemas de Información Comunicación Organizacional Comunicación Informativa
2.8

COMUNICACIÓN PÚBLICA

2.5 2.9

2.7

Medios de Comunicación

2.9

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Nº

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DESCRIPCION DEL HALLAZGO A pesar de contar con un Plan de Auditoría, hubo falta de compromiso por parte de un funcionario de la Alta Dirección, el cual no se presentó a lo largo de la semana, y de igual manera tampoco envió un representante o excusa. Se evidenció que entre el personal auditado, un alto porcentaje de los funcionarios nuevos son los que no conocen sobre el Modelo Estándar de Control Interno – MECI – de la Administración Municipal de El Cerrito Se evidenció que no todos los Servidores Públicos de la Administración Municipal auditados conocían los Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos. Por otro lado se evidenció que los Planes adoptados por la institución (Formación y Capacitación, Inducción, Reinducción, Bienestar e Incentivos) no se han socializado a los funcionarios. Se evidenció entre el personal auditado, que no se ha seguido

COMPONENTE

Sistema de Control Interno

RECOMENDACIONES Crear conciencia y sentido de pertenencia hacia la entidad a cada uno de los funcionarios, a través de los medios de Comunicación Internos, sobre la importancia de la implementación del MECI en la Institución, y del cumplimiento en cada uno de los compromisos que se fijen. Compromiso por parte de los jefes de despacho para la sensibilización del personal de la entidad, dándoles a conocer la importancia de su integración y participación en este proceso de implementación del MECI.

2

Sistema de Control Interno

3

Ambiente de Control

En el momento que ingrese un funcionario a laborar en la administración, independientemente del tipo de vinculación, a este se le debe dar a conocer y entregar de forma física, documentación relacionada con el Ambiente de Control Institucional.  Diseñar un información

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Direccionamiento Estratégico

folleto

que contenga correspondiente

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implementado campañas o estrategias de divulgación en la Entidad para dar a conocer la Misión, Visión y Objetivos Institucionales a funcionarios nuevos vinculados a la entidad.

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De acuerdo con los resultados obtenidos en la entrevista, se concluye que no se conocen la identificación, valoración y políticas de los riesgos en la Administración Municipal.

Administración de Riesgos

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Se determina mediante los resultados de la encuesta, que el personal auditado, no tiene conocimiento sobre los procedimientos, controles e indicadores que ejecuta. Mediante este resultado cabe destacar la falta de seguimiento a los compromisos

Actividades de Control

(Ambiente de Control y Direccionamiento Estratégico), el cual sea entregado al funcionario en el momento de la vinculación.  Por parte de los responsables de cada área, divulgar información relacionada a los funcionarios que tenga a su cargo, sobre todo lo que tiene que ver con los procesos y procedimientos correspondientes a la misma.  Por parte de los responsables de cada área, proporcionar la fundamentación teórica sobre los riesgos que se encuentran en el área en que se está desempeñando.  Desarrollar habilidades en los funcionarios para identificar, calificar y evaluar, medidas de tratamiento y monitoreo en los diferentes riesgos estratégicos, misionales y de apoyo.  Fortalecer por dependencia los grupos de trabajo para la divulgación del manual de procesos y procedimientos.  Una vez se dé a conocer los Indicadores de Gestión utilizarlos como herramienta para la toma de decisiones.

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adquiridos.

 Socializar el comportamiento de los Indicadores de Gestión a todos los funcionarios.  Socializar la información que produce la Administración Municipal a todos los funcionarios.  Diseñar un plan de comunicación y a la vez socializarlo a las diferentes dependencias, de tal manera que le permita a la entidad relacionarse con grupos de interés interno y externos, en el cual se determine la comunicación organizacional, informativa y de medios de comunicación.

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Mediante los resultados obtenidos se evidencia la falta de seguimiento por parte de los responsables de cada dependencia en la retroalimentación de la información, y la falta de socialización de la misma para la toma de decisiones. De acuerdo a las valoraciones realizadas por los funcionarios encuestados con respecto a la comunicación pública fue deficiente, la mayoría manifestaron no tener conocimiento sobre los medios de comunicación que se utilizan en la alcaldía.

Información

Comunicación Pública

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3.2. CONCLUSIONES

3.2.1

Dar estricto cumplimiento a los compromisos planificados para el control de los documentos internos del MECI. (Revisión, aprobación, publicación, divulgación, implementación). Aunque se han adelantando actividades de divulgación en algunas Dependencias, estas no se han seguido realizando a todos los funcionarios nuevos de la Administración Municipal.

3.2.3

3.3 FORTALEZAS 3.3.1 Se cuenta con un Manual de Operaciones o Procedimientos, el cual contiene los componentes de Ambiente de Control, Direccionamiento Estratégico, Administración del Riesgo y Actividades de Control con sus respectivos elementos. Se cuenta con mecanismos de socialización a través de página web, periódico, Gaceta, folletos y carteleras.

3.3.2

3.4 DEBILIDADES 3.4.1 Falta de compromiso y de pertenencia por parte del Equipo MECI para el cumplimiento de metas y objetivos propuestos en cada una de las dependencias.

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3.4.2 Poco avance en la socialización del Modelo Estándar de Control Interno. 3.4.3 Se evidencia que no existe implementación correspondiente de los Planes de Mejoramiento por procesos e individual 3.4.4 Falta de documentación de algunos procedimientos. 3.4.5 Dentro de la documentación entregada por parte del Grupo Asesor en la implementación, no se encontró relación correspondiente al subsistema de Control de Evaluación (Planes de Mejoramiento Individual, por Proceso e Institucional), por lo tanto este subsistema no se incluyó dentro de la encuesta.

4. RESPONSABLES GRUPO AUDITOR AUDITOR LIDER NOMBRE Bayro Montoya Rojas EQUIPO AUDITOR Sandra Milena Vargas Mabel Liliana Florez FIRMA FECHA INFORME 29 de Mayo de 2009


								
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