POL�TICA DE PROVEEDORES by 8npcq3Pa

VIEWS: 0 PAGES: 23

									             Área Global de Compras

                                             22/07/2005
   SELECCIÓN, HOMOLOGACION Y EVALUACION DE                       -
                 PROVEEDORES                              1/22




              POLÍTICA DE
SELECCIÓN, HOMOLOGACION Y EVALUACIÓN DE
             PROVEEDORES
                                                     Área Global de Compras

                                                                                                                             22/07/2005
                              SELECCIÓN, HOMOLOGACION Y EVALUACION DE                                                                                             -
                                            PROVEEDORES                                                                                                2/22




                                                                     INDICE
Introducción .............................................................................................................................................. 3
Objetivos ................................................................................................................................................... 3
Alcance ..................................................................................................................................................... 3
Capítulo I: Proveedores del Grupo Santander. ........................................................................................ 4
Capítulo II: Homologación e inscripción en el Registro de Proveedores Homologados. ........................ 5
Capítulo III: Registros de Proveedores…………………………………………………………………………7
Capítulo IV: Selección de proveedores para participar en las Compras y Licitaciones de Bienes y
Servicios. ................................................................................................................................................ 10
Capítulo V: Evaluación de Proveedores ................................................................................................ 11


Anexo 1: Solicitud de Inscripción en el Registro de Proveedores Homologados .................................. 13
Anexo 2: Ficha de Homologación de Proveedores ................................................................................ 16
Anexo 3: Modelo de Escrito de comunicación de la Homologación ...................................................... 17
Anexo 4: Ficha de Evaluación de Proveedores .......................................................................... ...........18
Anexo 5: Detalle de aspectos a considerar por los evaluadores ........................................................... 19
Anexo 6: Árbol de Categorías de compra .............................................................................................. 22
                                  Área Global de Compras

                                                                                 22/07/2005
                   SELECCIÓN, HOMOLOGACION Y EVALUACION DE                                                -
                                 PROVEEDORES                                                     3/22




Introducción
La actividad del Grupo Santander genera un importante volumen de pagos a empresas que
proporcionan bienes o servicios. En muchos casos, estas empresas son contratadas por unidades del
Grupo en distintos países, de tal modo que el volumen de pagos global resulta bastante significativo y
requiere una gestión coordinada y eficiente que contemple nuestra capacidad de compra agregada.

Estas circunstancias, junto a la notable importancia que el Grupo otorga a las actuaciones de nuestros
proveedores en materia de ética y responsabilidad social corporativa, justifican la necesidad de que se
defina un proceso corporativo para la identificación, homologación y, en su caso, evaluación periódica
de nuestros principales proveedores.

Este proceso debe aportar la información apropiada para decidir con cuáles proveedores conviene
realizar nuevos negocios y cuáles dejar fuera si no cumplen con los estándares mínimos establecidos
por el Grupo Santander, por lo que también se ha definido la información básica que debe obtenerse
de estas empresas, y la creación de un Registro centralizado de Proveedores Homologados del Grupo
Santander. En resumen, este proceso permitirá:
    Asegurar que cada uno de nuestros proveedores está al corriente de sus obligaciones con la
     Administración Tributaria, Seguridad Social o cualquier otro organismo oficial
    Asegurar que cada uno de las empresas con las que trabajamos reúne las condiciones
     económicas, los recursos y la estructura suficiente para mantener su condición de proveedor de
     un Grupo tan importante como el nuestro
    Conformar un Registro de Proveedores que nos permita tener una base de información sólida en
     cualquier proceso de selección de proveedores para nuevos concursos, subastas o
     adjudicaciones
    Tener una visión de conjunto de los Grupos Empresariales con los que trabajamos, facilitando el
     desarrollo de Acuerdos-Marco y un mejor aprovechamiento de nuestra capacidad agregada de
     compra

Por su parte, nuestros proveedores apreciarán que nuestros mecanismos de compra se realizan con
máxima transparencia, igualdad y objetividad, lo que redundará en mejores planteamientos de precio,
calidad y condiciones.

Objetivos
 Contar con la información básica necesaria de todos los proveedores del Grupo Santander
 Establecer los parámetros de importe y/o naturaleza de la compra que requieran la homologación
  de los proveedores, con carácter previo a cualquier contratación por parte del Grupo
 Implantar un registro oficial de todos los proveedores homologados del Grupo Santander
 Establecer los criterios y distinguir los distintos tipos de proveedores homologados (Estratégicos,
  Preferentes, Resto) y el ámbito en el que actúan dentro del Grupo (Global, Regional, Local)
 Tener acceso a la información necesaria y relevante para seleccionar a los proveedores con
  quienes se va realizar una cotización o licitación, independientemente de que ésta se realice
  directamente o a través de una plataforma electrónica (Proquanima)
 Definir un sistema periódico de evaluación y retroalimentación a los proveedores

Alcance
Esta política se aplica a todas las sociedades del Grupo Santander.
El Grupo Santander mantendrá un Registro centralizado de Proveedores Homologados. El
Departamento de Administración de Compras, del Área Global de Compras, será responsable de
conservar y actualizar la información de este Registro.
                                 Área Global de Compras

                                                                               22/07/2005
                  SELECCIÓN, HOMOLOGACION Y EVALUACION DE                                               -
                                PROVEEDORES                                                    4/22



Capítulo I: Proveedores del Grupo Santander.

1. Proveedores del Grupo Santander
   Son todas las empresas prestadoras de servicios o que venden bienes al Grupo Santander. La
   relación comercial se establece y formaliza por medio de un contrato, orden de compra u orden de
   trabajo.

   Todos los proveedores deben estar completamente identificados, permitiéndose el acceso rápido
   a cualquiera de los datos mínimos que se especifican en el Capítulo III-Registros de Proveedores

2. Proveedores Homologados del Grupo Santander
   Son aquellos Proveedores para los que se ha realizado un análisis específico de sus recursos
   económicos y materiales que avalan su capacidad para la prestación de servicios o suministro de
   bienes al Grupo Santander.

   La superación de este proceso de homologación será un requisito imprescindible para todas las
   empresas que deseen acceder a concursos o licitaciones del Grupo Santander.

   (Transitoriamente, hasta que se realice el proceso de homologación para todos los proveedores,
   se ha definido que se exigirá la condición de Proveedor Homologado del Grupo en todas las
   adjudicaciones superiores a € 50.000).

   Los proveedores homologados se clasificarán, además, en:

              Proveedores Estratégicos: entregan servicios que son indispensables para el
                funcionamiento del Grupo y son evaluados una vez al año por la Unidad Usuaria y
                por el Departamento de Administración de Compras. Como regla general, los
                acuerdos con estos proveedores se realizan a través de Acuerdos-Marco o Acuerdos
                Estratégicos entre Grupo Santander y la representación corporativa del grupo
                empresarial del proveedor; en la mayoría de los casos, tendrán un carácter global o
                regional.
              Proveedores Preferentes: entregan servicios al Grupo que no afectan directamente a
                su normal desempeño diario. Sin embargo, el alto volumen de facturación y/o la alta
                sensibilidad del producto o servicio contratado, conllevan un tratamiento diferencial
                con relación al resto de proveedores, tanto en las exigencias de cualificación por
                parte del proveedor como en la disposición del Grupo Santander para establecer un
                tratamiento diferente a igualdad de precios y condiciones con otros proveedores.
              Resto de Proveedores

   Al menos una vez al año se hará una revisión y reclasificación de los proveedores del año
   anterior.
                                   Área Global de Compras

                                                                                 22/07/2005
                   SELECCIÓN, HOMOLOGACION Y EVALUACION DE                                                 -
                                 PROVEEDORES                                                      5/22




Capítulo II: Homologación e inscripción en el Registro de Proveedores Homologados
La homologación de proveedores es un proceso interno establecido por el Grupo Santander para
asegurar que todas las personas físicas o empresas que le proporcionan bienes o servicios reúnen la
capacidad financiera y productiva suficiente para participar en los concursos o licitaciones que se
realicen. Además, como parte fundamental de este proceso, es determinante que el proveedor que
desee ser homologado concuerde con las normas éticas y de Responsabilidad Social Corporativa del
Grupo Santander.

La homologación podrá solicitarse de manera individual para una determinada Categoría o
Subcategoría de Compra (Ver Árbol de Categorías de Compra) o de manera general para cualquiera
de las categorías de compra definidas por el Grupo.

El proceso de Homologación será el siguiente:

1. Presentación de solicitudes

Podrán presentar solicitud, referida a cualquiera de las categorías o subcategorías de compra
definidas, todas las empresas que realicen una actividad económica. La solicitud se presentará por
escrito, firmada por representante legal, conteniendo la información que se indica en el modelo
establecido al efecto (Ver Anexo 1, “Solicitud de Inscripción en el Registro de Proveedores
Homologados”). Se adjuntará, como mínimo, la información o documentación justificativa siguiente:

               Certificado/s acreditativo/s del cumplimiento de sus obligaciones con la administración
                tributaria u otros organismos oficiales (en el caso de España, Certificados de
                cumplimiento con la Agencia Tributaria y con la Seguridad Social)
               Copia de la última declaración de Impuestos, que permita acreditar que la empresa
                mantiene una actividad económica regular
               Copia de la última Memoria de la Sociedad o, en su defecto, Balance del último
                ejercicio fiscal (Cuentas Anuales)

La información del formulario de solicitud se remitirá, además, por correo electrónico, en formato
excel, a la unidad responsable de la homologación (en el caso de España, a la dirección electrónica
homologapro@gruposantander.com)

2. Requisitos para la homologación

Como regla general, el Grupo Santander siempre rechazará la homologación de un proveedor cuando
se produzca alguna de las siguientes circunstancias:

        a) El objeto social de la empresa conculque alguno de los principios éticos básicos de
           funcionamiento en Grupo Santander
        b) El proveedor no acredite estar al corriente de sus obligaciones con la administración
           tributaria u otros organismos oficiales (en el caso de España, con Hacienda y la Seguridad
           Social.

A efectos de lo indicado en el punto b), se podrá aceptar la homologación en aquellos casos en los
que existan deudas técnicas de mínima importancia (p.ej.: incidencia circunstancial con los
organismos). En el caso de deudas de mayor cuantía en las que exista un contencioso con la
administración, se solicitará la opinión de nuestra Asesoría Legal o Fiscal en cuanto a la razonabilidad
de dicho contencioso por parte del proveedor; en caso de duda, se denegará la homologación.
                                  Área Global de Compras

                                                                                22/07/2005
                   SELECCIÓN, HOMOLOGACION Y EVALUACION DE                                               -
                                 PROVEEDORES                                                     6/22




En el resto de casos, el Grupo Santander realizará una valoración objetiva de la capacidad del
proveedor para el suministro del bien o servicio para la categoría/subcategoría de compra para la que
desea ser homologado, considerando los siguientes aspectos y pesos específicos:
      Capital de la empresa: 10 puntos
      Cartera de clientes y proveedores: 15 puntos
      Recursos humanos y materiales: 20 puntos
      Experiencia en la categoría: 15 puntos
      Experiencia en el Grupo Santander: 15 puntos
      Certificaciones de Calidad: 10 puntos
      Normas específicas de Responsabilidad Social Corporativa: 10 puntos
      Cuenta bancaria en el Grupo: 5 puntos

Se otorgará la homologación en todos los casos en los que se iguale o supere la puntuación mínima
requerida. De manera estándar, esta puntuación es de 50 puntos pero pueden establecerse
requerimientos de mayor puntuación en aquellas subcategorías o grupos de compra en las que el
nivel de sensibilidad del servicio así lo requieran.

En su caso, la homologación podrá otorgarse con una limitación máxima en cuanto al importe
adjudicable al proveedor (capacidad máxima de contratación con el Grupo), a efectos de evitar una
excesiva concentración de la facturación del proveedor en el Grupo Santander, que en ningún caso
debe suponer un porcentaje superior al 20% del total de su facturación anual (a estos efectos, en el
caso de grupos de empresas se tomará como base la facturación global del grupo). Se exceptúan de
esta limitación porcentual las empresas en las que el Grupo Santander tenga una participación
accionarial significativa.

Como resultado de la valoración, se cumplimentará una Ficha de Homologación (ver Anexo 2)

3. Validez y renovación de la homologación

Como regla general, la homologación de un proveedor tendrá carácter anual, aunque podrán
establecerse periodos inferiores en función de las características del proveedor o de la
categoría/subcategoría de compra a la que se refiera.

Para la renovación se requerirán, como mínimo, los Certificados acreditativos de la inexistencia de
deudas con la administración tributaria u otros organismos oficiales. Cuando, por las características
del proveedor u otras circunstancias, se requiera una Evaluación Anual (ver Capítulo V) se hará
coincidir este proceso con la petición de la documentación actualizada.

4. Efectos de la homologación

Los datos aportados se incorporarán al Registro de Proveedores Homologados.

Este Registro servirá de base para la selección inicial de proveedores en cualquier tipo de concurso o
adjudicación de compras o contratación de servicios, a cuyo efecto se considerarán los distintos
aspectos de la información facilitada (principales clientes y proveedores, recursos humanos y
materiales de la empresa, experiencia, etc.). Asimismo, contribuirá positivamente a dicha selección la
obtención de certificaciones de calidad y la demostración de que el proveedor contribuye a las normas
reconocidas de Responsabilidad Social Corporativa.

La homologación no implica, en ningún caso, oferta o compromiso de contratación.
                                Área Global de Compras

                                                                            22/07/2005
                  SELECCIÓN, HOMOLOGACION Y EVALUACION DE                                          -
                                PROVEEDORES                                                 7/22




5. Comunicación de la homologación

Salvo circunstancias excepcionales o porque forme parte de un Plan específico de Gestión de la
Calidad en un país (aprobado por el nivel adecuado), el Grupo Santander NO extenderá ningún
Certificado de Homologación a sus proveedores. Cuando se produzca una petición expresa por parte
de un proveedor, se confeccionará una carta de comunicación en los términos que se señalan en el
Anexo 3.
                                   Área Global de Compras

                                                                                 22/07/2005
                    SELECCIÓN, HOMOLOGACION Y EVALUACION DE                                               -
                                  PROVEEDORES                                                    8/22




Capítulo III: Registros de Proveedores

    La información importante de los proveedores estará recopilada en los siguientes archivos:
    Base de Proveedores, a mantener por cada país o sociedad
    Registro de Proveedores Homologados. Cada país o sociedad debe mantener un Registro
       con la documentación relativa a sus principales proveedores homologados. En todo caso,
       para los proveedores que facturen más de € 50.000 anuales, el Registro de Proveedores
       Homologados contendrá, al menos, los datos que se citan para el Registro Central de
       Proveedores Homologados.
    Registro Central de Proveedores Homologados, a mantener centralizadamente por
       Administración de Compras, del Área Global de Compras

   Base de Proveedores: es una base de datos lógica en la cual se tienen identificados a todos los
   proveedores de de cada país o sociedad.

   Registro de Proveedores Homologados (local): es una base de datos física y lógica que
   recopila información adicional a la de la Base de Proveedores. Como mínimo, deben incluirse en
   este Registro todos aquellos que facturen más de € 50.000 anuales.
   La información que debe incluirse en este Registro quedará al criterio de cada país o sociedad, en
   función de sus características y, en su caso, de las normas locales que pudieran existir. No
   obstante, como mínimo, el Registro de Proveedores contendrá lo siguiente:

   1.    CIF u otro código local identificativo del proveedor
   2.    Nombre o razón social de la empresa
   3.    Dirección, teléfono, número de fax, correo electrónico
   4.    Objeto social de la empresa
   5.    Fecha de constitución de la empresa, capital y volumen anual de ventas
   6.    Nombre del Grupo empresarial (opcional). En caso de que el proveedor pertenezca a un grupo
          empresarial, se indicará el nombre del mismo
   7.    Principales accionistas (importe y porcentaje)
   8.    Vinculación con el Grupo Santander (en su caso, indicación de la existencia de participaciones
          accionariales por parte de alguna sociedad del Grupo Santander, o si figura entre sus
          responsables o accionistas algún empleado/antiguo empleado del Grupo)
   9.    Principales clientes y proveedores
   10.   Recursos humanos y materiales (centros de trabajo, nº de empleados, capacidad productiva,
          etc.)
   11.   Tipo de bienes o servicios proporcionados, de acuerdo con la categoría de compra
          estandarizada para el Grupo (Ver Árbol de Categorías de compra) (en caso de que
          pertenezca a más de una categoría, se indicará la actividad principal)
   12.   Experiencia en la categoría/s de compra
   13.   Experiencia en sociedades del Grupo Santander
   14.   Certificaciones de calidad que ostente el proveedor
   15.   Normas específicas de Responsabilidad Social Corporativa (en línea con los principios del
          Pacto Mundial de las Naciones Unidas)
   16.   Cuenta bancaria con el Grupo Santander, e indicación del carácter de la misma en su
          actividad empresarial (banco principal o secundario)
   17.   Código de Proveedor Homologado. Para los proveedores que hayan cubierto este proceso, se
          recogerá el código de grupo facilitado por Administración de Compras-Área Global de
          Compras
                               Área Global de Compras

                                                                             22/07/2005
                 SELECCIÓN, HOMOLOGACION Y EVALUACION DE                                               -
                               PROVEEDORES                                                    9/22



18. Fecha de Homologación y validez de la misma
19. Importe facturado (año anterior y actual)

Además, el Registro contará con un soporte físico en el que se incluyan, al menos, los siguientes
documentos:
    Certificado/s acreditativo/s del cumplimiento de sus obligaciones con la administración
tributaria u otros organismos oficiales (en el caso de España, Certificados de cumplimiento con la
Agencia Tributaria y con la Seguridad Social)
    Copia de la última declaración de Impuestos, que permita acreditar que la empresa mantiene
una actividad económica regular
    Copia de la última Memoria de la Sociedad o, en su defecto, Balance del último ejercicio fiscal
(Cuentas Anuales)

Adicionalmente, el Registro físico contará con cualquier otra información relevante sobre su
actividad y evolución financiera, así como otros antecedentes relativos a su participación en los
procesos de contratación o licitación del Grupo.

La información sobre cada proveedor se actualizará una vez al año, como mínimo, coincidiendo
con la revisión de la homologación. Además, se sugiere que los proveedores entreguen la
información necesaria si se produce alguna modificación sustancial de los datos aportados.

Se dejará una copia de toda la documentación correspondiente en las carpetas individuales.
Asimismo y cuando proceda, también deberán actualizarse los datos existentes en la Base de
Datos o Registro de Proveedores.

Registro Central de Proveedores Homologados: es una base de datos lógica que recopila
información centralizada sobre los proveedores del Grupo que facturan más de € 50.000 anuales.
Su administración y mantenimiento corresponde al Dpto. de Administración de Compras, del Área
Global de Compras, a partir de la información electrónica suministrada por cada país o sociedad.
La información de este Registro será similar a la que se cita para el Registro de Proveedores
Homologados (local).

La estructura del código identificativo de cada proveedor es XX-YYYYYY, donde XX es el código
del país y YYYYYY es el código numérico, único por proveedor, asignado por cada país. Los
códigos de países actuales son los siguientes:

01 – España
02 – Portugal
03 – Brasil
04 – México
05 – Chile
06 – Argentina
07 - Venezuela
08 – Colombia
09 - Perú

Registro de Grupos de Proveedores: es una tabla informática en la que se encuentran
identificados mediante un código específico todos los grupos de empresas en los que existe una
sociedad principal con participación mayoritaria en dos o más proveedores. Consta de 4 dígitos,
asignados centralizadamente por el Dpto. de Administración de Compras, del Área Global de
Compras, al que corresponde su administración y mantenimiento.
                              Área Global de Compras

                                                                           22/07/2005
                SELECCIÓN, HOMOLOGACION Y EVALUACION DE                                             -
                              PROVEEDORES                                                  10/22



Cada uno de los Grupos de proveedores tendrá alguna de las siguientes consideraciones, en
función de su ámbito de actuación:

. Local: Agrupa a dos o más sociedades del mismo país
. Regional: Agrupa a dos o más sociedades de países distintos, dentro de un mismo área
geográfica
. Global: Agrupa a dos o más sociedades que operan en países distintos y distinta área geográfica

Asimismo, para cada uno de los Grupos de proveedores pueden establecerse otras
consideraciones específicas, en función de su importancia para el Grupo (Estratégicos,
Preferentes, Resto)
                                  Área Global de Compras

                                                                                22/07/2005
                   SELECCIÓN, HOMOLOGACION Y EVALUACION DE                                               -
                                 PROVEEDORES                                                    11/22




Capítulo IV: Selección de proveedores para participar en las Compras y Licitaciones de Bienes
y Servicios

1. Para el acceso a todas las contrataciones o licitaciones, será requisito indispensable que los
   proveedores se encuentren homologados en el Registro de Proveedores (transitoriamente, esta
   exigencia sólo se aplicará para las contrataciones o licitaciones por importe superior a € 50.000).

2. En la selección de los proveedores se dará prioridad a aquellos que hubieran obtenido una mayor
   calificación en el proceso de homologación y/o evaluación.

    Asimismo, se asegurará que cada uno de los proveedores reúne las condiciones de calidad y
    servicio requeridas por el Área Usuaria, a la cual se requerirá su conformidad en cuanto a la
    relación de proveedores participantes.

3. Como regla general, todos los procesos de cotizaciones dirigidos a adjudicar compras y/o trabajos
   menores, así como también todas las licitaciones de obras y/o servicios que se lleven a cabo,
   deberán contar con la participación de un mínimo de 3 proveedores a cotizar.

4. El proceso de concurso, subasta o adjudicación se realizará con arreglo a las Políticas y
   Procedimientos establecidos para el Grupo, fomentando en todo momento la intermediación de las
   plataformas electrónicas especializadas (Aquanima/PD) y asegurando la máxima transparencia,
   objetividad e igualdad de acceso entre todos los participantes, a fin de conseguir las mejores
   condiciones económicas y de calidad de servicio.
                                  Área Global de Compras

                                                                                22/07/2005
                   SELECCIÓN, HOMOLOGACION Y EVALUACION DE                                                -
                                 PROVEEDORES                                                      12/22




Capítulo V: Evaluación de Proveedores
1. Anualmente, se evaluarán todos los proveedores estratégicos y preferentes y todos los que,
   incluso no teniendo esta consideración, hubieran facturado más de 300.000 € en el año anterior.
   En caso que existan proveedores que entreguen más de un servicio, se ponderará la puntuación
   obtenida por los servicios entregados durante ese periodo. No se evaluarán los proveedores que
   se hayan dado de baja, aun cuando hayan entregado el servicio durante todo el año.
2. Para la Evaluación de Proveedores del Grupo, se ha diseñado una ficha tipo que permitirá evaluar
   su comportamiento de manera objetiva, considerando a tal efecto los factores de interés que se
   muestran a continuación, con su ponderación relativa en la puntuación o nota final que calificará a
   los proveedores:

                                                                                Ponde    Ponde    Nota
   Descripción del Factor Ponderación                                  Nota     ración   ración   Final
                                                                                         Final

   Factores a evaluar por Compras
               Política de precios con relación a la competencia               40%
               Cumplimiento de los plazos comprometidos                        40%
               Calidad de atención de sus ejecutivos                           20%      50%
   Factores a evaluar por el usuario directo del servicio
                 Nivel de calidad del producto o servicio entregado
                 Capacidad de respuesta ante emergencias                       40%
                  (solución de problema)                                        30%
                 Nivel de flexibilidad o adaptación a situaciones
                  planteadas                                                    30%      50%
   Nota Final de la Evaluación                                                           100%


En caso que el usuario directo del servicio no evalué a los proveedores que le corresponden durante
el tiempo acordado, la evaluación la realizará el responsable de ese proveedor del Área de Compras.

Adicionalmente a esta información, para todos los proveedores con facturación superior a 300.000 €
se solicitará al Área de Riesgos que realice una Evaluación de la situación financiera de la empresa.
De acuerdo a ello, el Área de Riesgos los identificará como:
                               Califica
                               Califica con reparos, indicando las razones
                               No clasifica, indicando las razones
En la Evaluación Financiera, se considerarán los aspectos básicos establecidos por dicha unidad al
evaluar a los clientes del Banco, entre los que se cuentan:
                               Solvencia Patrimonial
                               Capital de Trabajo
                               Impagos/Morosidad


Se adjunta un modelo de la Ficha de Evaluación (Anexo 4) y un Detalle de Aspectos a Considerar por
los Evaluadores (Anexo 5), con explicación de los aspectos que se deben tener presentes al realizar la
evaluación.
                                  Área Global de Compras

                                                                               22/07/2005
                   SELECCIÓN, HOMOLOGACION Y EVALUACION DE                                              -
                                 PROVEEDORES                                                   13/22



Queda a criterio de cada país o sociedad la posibilidad de que se entregue feedback formal a los
proveedores (mail o carta en el que se le informe de, al menos, 2 aspectos positivos y 2 aspectos a
mejorar indicados por el evaluador técnico que realizó la evaluación).
Los proveedores que no califiquen, de acuerdo a lo indicado por el Área de Riesgos, se les dará la
oportunidad para desarrollar un plan de acción para resolver sus problemas en un plazo no superior a
90 días. Si en dicho plazo el plan no es implantado satisfactoriamente, el proveedor deberá excluirse
del Registro de Proveedores Homologados y no operar más con él.
Cuando el Área de Riesgos haya aprobado al proveedor con reparos, éste deberá presentar un plan
de mejoras a ser implantadas en un plazo no superior a 6 meses.
                              Área Global de Compras

                                                                        22/07/2005
                 SELECCIÓN, HOMOLOGACION Y EVALUACION DE                                     -
                               PROVEEDORES                                           14/22




Anexo 1: Solicitud de Inscripción en el Registro de Proveedores Homologados
                                                             Área Global de Compras

                                                                                                                                                         22/07/2005
                                SELECCIÓN, HOMOLOGACION Y EVALUACION DE                                                                                                                -
                                              PROVEEDORES                                                                                                                      15/22



                                                                                                                                          PAGINA                      1/2



                                                                                                                     FECHA



                     SOLICITUD DE INSCRIPCION EN EL REGISTRO DE PROVEEDORES HOMOLOGADOS



  I.                                 DATOS DEL SOLICITANTE


NOMBRE O RAZON SOCIAL



CIF                                                                                                                  ANAGRAMA

DOMICILIO

CODIGO POSTAL                                                                      POBLACION

PAIS

TELEFONO                                                                                                             FAX

CORREO ELECTRONICO

REPRESENTANTE                                                                                                        NIF




  II.               CATEGORIA/S DE COMPRA PARA LA/S QUE SE SOLICITA LA HOMOLOGACION                                                                              (Ver Anexo)



CATEGORIA                                                                   SUBCATEGORIA



CATEGORIA                                                                   SUBCATEGORIA



CATEGORIA                                                                   SUBCATEGORIA




  III.                          DATOS BASICOS DE LA EMPRESA


OBJETO SOCIAL




FECHA DE CONSTITUCION                                                         CAPITAL (EN EUROS)

VOLUMEN ANUAL DE VENTAS                                                                                              AÑO
(EN EUROS) (último ejercicio)

GRUPO AL QUE PERTENECE
(en su caso)

PRINCIPALES ACCIONISTAS
(importe y porcentaje)



VINCULACION CON EL GRUPO
SANTANDER (en su caso, indicar si
la empresa está participada por alguna
sociedad del Grupo Santander o si figura
entre sus responsable o accionistas algún
empleado/antiguo empleado del Grupo)

PRINCIPALES CLIENTES Y
PROVEEDORES




Nota:      La solicitud debe ir acompañada de un Certificado que acredite el cumplimiento de sus obligaciones con Hacienda y la Seguridad Social, de la última
           declaración de IRPF o Impuesto de Sociedades y de la última Memoria o Balance de la Sociedad
                                                             Área Global de Compras

                                                                                                                                                         22/07/2005
                                 SELECCIÓN, HOMOLOGACION Y EVALUACION DE                                                                                                       -
                                               PROVEEDORES                                                                                                             16/22



                                                                                                                                          PAGINA                 2/2



                                                                                                                     FECHA


                                   SOLICITUD DE INSCRIPCION EN EL REGISTRO DE PROVEDORES HOMOLOGADOS


NOMBRE O RAZON SOCIAL




  IV.                         RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES


CENTROS DE TRABAJO
(indicar los establecimientos o centros de
 trabajo y su ubicación. En su caso, adjuntar
 relación)



DESCRIPCION DE LOS MEDIOS
HUMANOS Y MATERIALES
(nº empleados, capacidad productiva…)




OTROS DATOS RELEVANTES
RELATIVOS A LA CAPACIDAD DE
SUMINISTRO




  V.                                            EXPERIENCIA


EXPERIENCIA EN LA CATEGORIA DE
COMPRA PARA LA QUE SE SOLICITA
LA HOMOLOGACION
(indicar trabajos concretos realizados)




SOCIEDADES DEL GRUPO SANTANDER
DE LAS QUE YA ES PROVEEDOR
(en su caso)




  VI.                            OTROS DATOS DEL SOLICITANTE


CERTIFICACIONES DE CALIDAD
(detallar)



NORMAS DE RESPONSABILIDAD
SOCIAL CORPORATIVA
(detallar)

Nº CTA EN BANCO SANTANDER                                                                          BANCO PRINCIPAL
                                                                                                   (indicar SI o NO)




                                                                                                                          FIRMA Y CARGO DEL
                                                                                                                           REPRESENTANTE

Nota:      La solicitud debe ir acompañada de un Certificado que acredite el cumplimiento de sus obligaciones con Hacienda y la Seguridad Social, de la última
           declaración de IRPF o Impuesto de Sociedades y de la última Memoria o Balance de la Sociedad
                                                                        Área Global de Compras

                                                                                                                                                                      22/07/2005
                                       SELECCIÓN, HOMOLOGACION Y EVALUACION DE                                                                                                             -
                                                     PROVEEDORES                                                                                                                   17/22



Anexo 2: Ficha de Homologación de Proveedores


                                                                                                                       PAGINA                                   3/3


                                                                                                                                  Fecha de Solicitud               1/1/2005

                                                      FICHA DE HOMOLOGACION DE PROVEEDORES
                                                          (a cumplimentar por el Grupo Santander)



    I.                                DATOS DEL PROVEEDOR


  NOMBRE O RAZON SOCIAL


  CIF                                                                                                             Nº PROVEEDOR




    II.                        CRITERIOS DE HOMOLOGACION

              FACTORES EXCLUYENTES
                                                                                                        SI        NO (implica la no-homologación)
        a)    Objeto social de la empresa dentro de las normas preceptivas del Grupo Santander

        b)    Certificado de cumplimiento de obligaciones fiscales y con la Seguridad Social


              FACTORES QUE DETERMINAN LA HOMOLOGACION
                                                                                                 Nota 1 a 10
        c)    Capital de la empresa                                                                                    0,00                10%

        d)    Cartera de clientes y proveedores                                                                        0,00                15%

        e)    Recursos humanos y materiales                                                                            0,00                20%

         f)   Experiencia en la categoría                                                                              0,00                15%

        g)    Experiencia en sociedades del Grupo Santander                                                            0,00                15%

        h)    Certificaciones de Calidad                                                                               0,00                10%

         i)   Normas de Responsabilidad Social Corporativa                                                             0,00                10%

         j)   Cuenta en Banco Santander / Banco principal                                                              0,00                5%



                                                                                                    NOTA
                                                                                                                              0,00
                                                                                                    FINAL


              (Análisis de causas, sugerencia de acciones preventivas y correctoras
  Aspectos Positivos:                                                                            Aspectos a Corregir o Mejorar:




   III.                                        CONCLUSION

                  HOMOLOGACION                                                                                    FECHA HOMOLOGACION
                 Nº DE PROVEEDOR                                                                                  FECHA VALIDEZ



  CATEGORIA/S PARA LA/S QUE SE REALIZA LA HOMOLOGACION
  (si procede)




  AMBITO DE LA HOMOLOGACION (Local, Regional o Global)                                                         LOCAL

  CAPACIDAD MAXIMA DE CONTRATACION CON EL GRUPO ('000 EUROS)




                                                                                FIRMA GERENTE DE COMPRAS                                       FIRMA JEFE DEPTO
                                                                                       (Local o Global)                                      Administración de Compras
                                 Área Global de Compras

                                                                             22/07/2005
                 SELECCIÓN, HOMOLOGACION Y EVALUACION DE                                             -
                               PROVEEDORES                                                   18/22




Anexo 3: Modelo de Escrito de comunicación de la Homologación




           XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
           XXXXXXXXXXX
           XXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXX


                                                      XXXXXX, XX de xxxx de 200x




           Muy Sres. nuestros:


           Por la presente queremos agradecerles la colaboración prestada en el proceso de
           homologación de nuestros proveedores.

           En relación con su solicitud de fecha XX-XX-XX, les informamos que, de acuerdo con los
           criterios actualmente establecidos y según los datos y documentación aportada por Vds.,
           se ha procedido a su homologación, según indicamos a continuación.

           NOMBRE O RAZON SOCIAL: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
           (nombre del proveedor)
           CIF: XXXXXXXXXXXX
           FECHA DE HOMOLOGACION: XX-XX-XXXX
           CATEGORIA/S DE COMPRA HOMOLOGADAS:
           .
           .
           .

           La citada homologación es válida para el año en curso y se revisará anualmente
           mediante la actualización de la documentación que nos han facilitado.

           Como indicábamos en nuestra petición de datos, esta información servirá de base para la
           selección inicial de proveedores en cualquier tipo de concurso o adjudicación de
           compras/contratación de servicios y no implica, en ningún caso, oferta o compromiso de
           contratación.

           Sin otro particular, les saludamos atentamente,
                                                                                   Área Global de Compras

                                                                                                                                                                                        22/07/2005
                                             SELECCIÓN, HOMOLOGACION Y EVALUACION DE                                                                                                                         -
                                                           PROVEEDORES                                                                                                                               19/22



Anexo 4: Ficha de Evaluación de Proveedores


                                                                                                                                   N°                                        1


                                                                                                                           Fecha                    03           03              2004


                                                              FICHA DE EVALUACION DE PROVEEDORES

                  AREA QUE EVALUA

               PERIODO DE EVALUACION                                                              Desde                                 Hasta

              FRECUENCIA DE EVALUACION


    I.                                         DATOS DEL PROVEEDOR



  NOMBRE O RAZON SOCIAL

     CIF                                                                                   N° CONTRATO                                N° O.C.



    II.                               CRITERIOS DE EVALUACION Y RECHAZO



                                                                                                                           Ponderación
  FACTORES A EVALUAR POR COMPRAS
                                                                                                          Nota 1 a 5       Nota Final                        Nota Final
         a)     Política de precios con relación a la competencia                                             0,00             0,00

         b)     Cumplimiento de los plazos comprometidos                                                      0,00             0,00

                                                                                                                                                                      0,00
         c)     Calidad de atención de sus ejecutivos                                                         0,00             0,00

                                                                                                                           Ponderación
  FACTORES A EVALUAR POR EL USUARIO DIRECTO DEL SERVICIO
                                                                                                          Nota 1 a 5       Nota Final
         a)     Nivel de calidad del producto o servicio entregado                                            0,00             0,00

         b)     Capacidad de respuesta ante emergencias (solución de problema)                                0,00             0,00

                                                                                                                                                                      0,00
         c)     Nivel de flexibilidad o adaptación a situaciones planteadas                                   0,00             0,00



  SITUACIÓN FINANCIERA
           (1) Califica                      (2) Califica con reparos          (3) No califica                0,00

  FACTORES IMPORTANTES CON PUNTUACION ADICIONAL

                                                                                                              SI = 0,3
         a)     Tener Cuenta Corriente en el Banco Santander
                                                                                                              NO = 0
                                                                                                              SI = 0,3
         b)     Que la Cuenta Corriente sea su Cuenta Principal
                                                                                                              NO = 0
                                                                                                              SI = 0,3                                                0,00
         c)     Tener Certificación
                                                                                                              NO = 0



                                                                                                          --- SI                                NOTA FINAL            0,00
  Se realizó visita a las dependencias del proveedor
                                                                                                          --- NO




  Si el Proveedor obtiene una nota menor a 3 debe darse de baja



    III.                                   COMENTARIOS Y EVALUACION :

                (Análisis de causas, sugerencia de acciones preventivas y correctoras
  Aspectos Positivos:                                                                                     Aspectos a Corregir o Mejorar:




    IV.                                              CONCLUSION



                  PROVEEDOR CUMPLE:                                  SI                                         NO




    FIRMA GERENTE DE                                                    FIRMA JEFE DEPTO                                       FIRMA AREA USUARIA
   COMPRAS (Local o Global)                                           Administración de Compras




  Nota:         Los responsable indicar nombre y cargo al momento de efectuar la evaluacion
                                  Área Global de Compras

                                                                                22/07/2005
                   SELECCIÓN, HOMOLOGACION Y EVALUACION DE                                               -
                                 PROVEEDORES                                                     20/22



Anexo 5: Detalle de aspectos a considerar por los evaluadores
La evaluación de proveedores es un proceso que involucra a un grupo muy diverso de proveedores y
servicios. A esto se suma que en la evaluación de cada proveedor participan distintas unidades que
evalúan exclusivamente los aspectos relacionados directamente con ella y sus funciones.
Por lo tanto, para evitar interpretaciones erróneas o dispares, en este documento se explican los
distintos aspectos a considerar, se entregan directrices para realizar una mejor evaluación y se
identifica el área responsable de evaluar los distintos aspectos.


Evaluación del Área de Compras
El primer grupo lo evalúa exclusivamente el Área de Compras y considera los siguientes aspectos:


1. Política de precios con relación a la competencia
Este concepto dice relación con los precios ofertados por las distintas empresas y proveedores en los
procesos habituales de adquisición y/o adjudicación de productos o servicios:

MEDICION                                                                                     NOTA
El precio es menor al promedio de los proveedores participantes, a lo menos en un 6%         5
El precio es menor al promedio de los proveedores participantes, entre un 4% y un 6%         4
El precio es menor al promedio de los proveedores participantes, entre un 2% y un 4%         3
El precio es igual al promedio de los proveedores participantes, con tolerancia de +- 2%     2
El precio es mayor al promedio de los proveedores participantes, sobre el 2%                 1




2. Cumplimiento de los plazos comprometidos
Este concepto se refiere al cumplimiento en la entrega de los bienes contratados o la habilitación de
los servicios contratados:

MEDICION                                                                                     NOTA
Cumple el 100% de las veces con la fecha de comprometida                                     5
Cumple entre el 90% y el 99% de las veces con la fecha de comprometida                       4
Cumple entre el 80% y el 89% de las veces con la fecha de comprometida                       3
Cumple entre el 70% y el 79% de las veces con la fecha de comprometida                       2
Cumple menos del 69% con la fecha de comprometida                                            1
                                   Área Global de Compras

                                                                                   22/07/2005
                   SELECCIÓN, HOMOLOGACION Y EVALUACION DE                                                -
                                 PROVEEDORES                                                      21/22



3. Calidad de Servicio o Atención de sus Ejecutivos Comerciales
Este concepto se refiere a la capacidad de respuesta del proveedor frente a cualquier nuevo
requerimiento del Grupo Santander, así como la disposición y el compromiso de atención por parte de
los ejecutivos comerciales a cargo de la cuenta.

                                        MEDICION                                                NOTA
Ante nuevos requerimientos, el ejecutivo responde en menos de 4 horas                             5
Ante nuevos requerimientos, el ejecutivo responde entre 4 y 24 horas.                             4
Ante nuevos requerimientos, el ejecutivo responde en entre 24 y 48 horas                          3
Ante nuevos requerimientos, el ejecutivo responde en entre 48 y 72 horas                          2
Ante nuevos requerimientos, el ejecutivo responde en más de 72 horas                              1



Evaluación del Área Usuaria

El Área Usuaria del servicio sólo debe evaluar los siguientes aspectos:


1. Nivel de Calidad del producto o servicio entregado

Este aspecto evalúa la calidad del servicio entregado considerando datos que se pueden medir y
comprobar como: N° de reclamaciones, Cumplimiento de plazos de entrega y Tiempo de Respuesta.
Se debe considerar el volumen de prestaciones que entrega dicho proveedor.

                                                                                                Nota
Siempre tiene el grado de cumplimiento y otros estándares superior al 95%, y no                  5
existen reclamaciones por el servicio entregado
Durante el año se ha registrado algunos incumplimientos u otro indicador de la calidad           4
del servicio es menor del 95% y mayor que 90%, o se han presentado reclamaciones
por el servicio
Durante el año se han registrado varios incumplimientos u otro indicador de la calidad           3
del servicio es menor del 89% o se han presentado varias reclamaciones por el servicio
Existe un notorio déficit en el servicio, es discontinuo o existe una gran cantidad de           2
reclamaciones
Servicio claramente deficiente ya sea por el servicio entregado o por la mala calidad del        1
soporte prestado
                                   Área Global de Compras

                                                                                 22/07/2005
                    SELECCIÓN, HOMOLOGACION Y EVALUACION DE                                                 -
                                  PROVEEDORES                                                       22/22



2. Capacidad de respuesta ante emergencias (solución de problemas)

Este concepto se refiere a las medidas que tienen en sus respectivos procesos las empresas
proveedoras para la solución de problemas y la capacidad de respuesta considerada para atender las
contingencias que se produzcan.
Se evalúa lo siguiente:
 Si se tiene un Plan de Contingencia adecuado
 con niveles bien definidos de escalamiento
 un procedimiento para la solución de la contingencia con alternativas viables de solución en
    tiempo y capacidad
 se cumple con el Tiempo de Respuesta
 Los técnicos demuestran dominio del problema y son rigurosos en la solución de éste
 El Banco quedó conforme con los servicios entregados para solucionar la contingencia

                                                                                                    Nota
   El proveedor cumple siempre con el Plan de contingencia, los tiempos de respuestas son            5
   los adecuados, los técnicos demuestran dominio del problema y son rigurosos en la
   solución de éste; por lo tanto, el Banco queda conforme con los servicios entregados para
   solucionar la contingencia
   En las situaciones de contingencia, el Proveedor cumple casi siempre con los aspectos              4
   antes mencionados anteriores
   En las situaciones de contingencia, el Proveedor cumple solo algunas veces con los                 3
   aspectos antes mencionados anteriores
   En las situaciones de contingencia, el Proveedor cumple pocas veces con los aspectos               2
   antes mencionados anteriores
   En las situaciones de contingencia, el Proveedor nunca cumple con los aspectos antes               1
   mencionados anteriores

3. Flexibilidad o Adaptación a Situaciones Planteadas

Este concepto se refiere a la reacción del proveedor frente a cambios solicitados por el Banco.
Se evalúa si el proveedor acepta, coopera y participa activamente con cambios:
 en las especificaciones técnicas
 en nuevas condiciones de los procesos
 en peticiones especiales
Se puede basar en la información contenida en Minutas de Reuniones donde se han solicitado las
modificaciones, la respuesta formal de proveedor, correos electrónicos con información, etc.

                                                                                               Nota
El proveedor siempre acepta y participa activamente en los distintos cambios que                5
solicita el Banco
El proveedor casi siempre acepta y participa activamente en los distintos cambios que           4
solicita el Banco
Algunas veces, el proveedor acepta y participa activamente en los distintos cambios             3
que solicita el Banco
Pocas veces el proveedor acepta y participa activamente en los distintos cambios que            2
solicita el Banco
Nunca el proveedor acepta y participa activamente en los distintos cambios que solicita         1
el Banco
                              Área Global de Compras

                                                           22/07/2005
                 SELECCIÓN, HOMOLOGACION Y EVALUACION DE                        -
                               PROVEEDORES                              23/22



Anexo 6: Árbol de Categorías de compra

								
To top