Administrative Manual Outline

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					May 1, 2009 
                                                        
                                        Administrative Manual Outline 
                                                             

Departmental policies and procedures should provide reasonable assurance that:  
     1. Adequate administrative procedures are in place to manage the departmental infrastructure and resources. 
     2. Employees have the information necessary to conduct themselves & perform their job functions s in a manner 
        consistent with management & University Objectives. 
A sample administrative manual outline is provided below.  Internal Audit does not intend to suggest, nor should the 
reader assume, this is a comprehensive listing.  Operational elements have deliberately been omitted due to the diverse 
nature of University operations.  IA recommends departments create a procedural operational manual, as well, that can 
be independent, or a component, of the administrative manual at management’s discretion. 
General Information 
                   The Administrative manual should be: 
                         Documented 
                         Approved by Managment 
                         Review at least annuallyby management (for updating) 
                         Required reading for new hires (confirmed by employee signed acknowledgement) 
                         Required annual review by all staff (confirmed by employee signed acknowledgement) 
                   Manual should be dated & have page numbers & index 
                   Goal is to provide detailed adminstrative procedural functionsand should include the items below. 
 
 


1)  Unit Information 
                  Function of the Unit 
                  Vision & Mission 
                  Location 
                  Hours of operation 
                  Organizational Chart 
 
 


2)  Professional Standards for Staff 
                  Roles 
                  Standards & Expectations  
                       Personal Time Management & Time Reporting 
                       Certifications 
                       Attire 
                       Conduct 
                       Accepting gifts 
                  Performance Measurement & Evaluation 
                       Personnel Evaluations 
                       Promotions 
                       Staff Personnel Actions 
                  Training & Professional Development 
                       Professional Training 
                       Administrative & Business Functions (examples include): 
                           • Budgets 
                           • Revenues (e.g. cash handling, grants, endowments, scholarship) 
                           • Disbursements (payroll,  travel vouchers, Procard) 

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May 1, 2009 
                         • Fiscal management of UK Capital Inventory Equipment & Non‐Capital Equipment 
                         • Reconciliations 
                         • Review & Approval Processes 
                         • Document Retention 
                     Other: Personal Development 
                 Benefits 
                      Holiday Information http://www.uky.edu/HR/policies/hrpp083.html  
                      Vacation Time http://www.uky.edu/HR/policies/hrpp080.html  
                      Leave Policies 
                      TDL  http://www.uky.edu/HR/policies/hrpp082.html 
                 Professional affiliations (organizations) 
                 Chain of Command: Organizational Structure 
                     Reporting Concerns 
                     Greivances 
 


3)  University & Unit Policies       (note: use web links & not hard copy data where possible) 
                  Safety Guidelines 
                      1st Aid Kits 
                      Emergency contact and procedural information 
                      Comply Line phone number (877) 898‐6072 
                 Human Resource 
                 Code of Ethics 
                 Media & Public Records 
                  
                 Travel Reimbursement  (BPM E‐5‐2 http://www.uky.edu/Regs/BPM/E‐5‐2.pdf  & BPM E‐5‐1 
                 http://www.uky.edu/Regs/BPM/E‐5‐1.pdf ) 
                 Parking Policy  http://www.uky.edu/Parking/permits‐employee.html  
                 Recycling  (Confidentiality/Document shredding) 
 

4)  Information Systems & Data Security 
 


                 Equipment, Computers, Computing & Information Systems 
                      University Policy AR II 1.7‐2 http://www.uky.edu/Regulations/AR/ar064.pdf 
                      Departmental Procedures 
                         • Passwords 
                         • General computing operations & restrictions 
                         • Workstation guidelines (e.g. lock desktop when away from workstation) 
                         • Checking out equipment 
                         • Telephone 
                                    o Voicemail 
                                    o Out of Office notification 
                 HIPAA 
                 FERPA 
                 PCI DSS  https://its.net.uky.edu/treasury/  
                 Confidentiality 
 


5)  Business Continuity Plan 
                  Disaster & Recovery Plan 
                  Data backup 
                                                                                                        Page 2 of 2