MANAGEMENT DE PROIECT by vcWVXrTS

VIEWS: 15 PAGES: 32

									       MANAGEMENT DE PROIECT




CURS 8: Pregătirea derulării proiectului


 prof. dr. ing. Mircea Covrig
 as. drd. ing. Cristina Gheorghe
                                           An universitar 2008- 2009, Semestrul I

                       JOI, 20 NOIEMBRIE 2008
6.3 Programul proiectului
    se obţine pe baza planului proiectului, prin alocarea resurselor
     necesare realizării tuturor activităţilor necesare proiectului

Tipuri de resursele
    resursele umane
    resursele financiare
    resursele tehnologice
    resursele materiale
    resursele informaţionale
    resursa timp




                                                            Management de proiect
20.11.2008                                                       2008 - 2009
Resursele umane
   personalul care contribuie la realizarea proiectului = echipa proiectului


Resursele financiare
 asigură finanţarea activităţilor proiectului

 necesită precizarea surselor care contribuie la finanţare

 gestionarea resurselor financiare se face pe baza planului proiectului şi
  se desfăşoară pe întreaga perioada de derulare

 la baza asigurării unor resurse financiare, respectiv la realizarea unor
  parteneriate de execuţie stă contractul = reprezintă un document oficial,
  în formă scrisă, prin care se stabilesc aspectele acordului dintre părţi
  şi care devine referinţă; toate completările ulterioare trebuie efectuate
  prin anexe la contract

 pentru proiectele de mică anvergură, căutarea surselor de finanţare
  poate fi şi o problemă a managerului de proiect, ajutat de experţii organizaţiei


                                                                      Management de proiect
20.11.2008                                                                 2008 - 2009
    Surse posibile de finanţare ale unui proiect




                                                   Management de proiect
20.11.2008                                              2008 - 2009
Finanţarea proprie
   suport indispensabil pentru susţinerea unui proiect, deoarece majoritatea surselor
    externe condiţionează finanţarea cu asocierea la fondurile proprii ale organizaţiei care
    oferă proiectul

   datorita legislaţiei fiscale prin care amortizarea este descrescătoare, în primii ani de
    utilizare a unui bun, cresc resursele de amortizare peste nevoile stricte de înlocuire a
    echipamentelor



Rezervele :
   nu există cost de colectare

   nu există obligaţia de rambursare sau rerambursare

   utilizarea lor este liberă, faţă de alte mijloace care sunt afectate pe baza unui control
    riguros




                                                                            Management de proiect
20.11.2008                                                                       2008 - 2009
Obţinerea de fonduri este mai dificilă:
 IMM-urile au o capacitate financiară insuficientă pentru a accede
   pe piaţa financiară
 legile juridice precizează anumite moduri de finanţare posibile
  în raport cu modul de organizare al societăţii comerciale
 societăţile cu o activitate riscantă (cercetarea) obţin greu finanţarea,
  sau o obţin cu un cost ridicat;
 conjunctura economică poate limita apelarea la capitalurile externe


Sursele guvernamentale:
 pot fi la nivel internaţional, naţional sau local, granturi directe
nerambursabile
 reprezintă una din cele mai importante surse de finanţare
nerambursabile a proiectelor



                                                               Management de proiect
20.11.2008                                                          2008 - 2009
Apelarea la împrumuturi:
   este o soluţie pentru proiectele cu grad mic de risc şi cu o rentabilitate
    superioară

   stimulează dezvoltarea :
    - nu mai sunt probleme financiare;

    - îndatorarea creşte rentabilitatea capitalului propriu;

    - în perioada de inflaţie îndatorarea sporeşte patrimoniul organizaţiei, deoarece rambursarea
    împrumutului se face în moneda depreciată, iar valoarea investiţiei creşte cu inflaţia


    crează piedici:
    - obligaţia rambursării determină probleme de flux monetar; este indicat ca un credit să fie utilizat
        pentru proiecte care asigură intrări rapide de fonduri;

    - plata dobânzilor creşte costul;

    - datoriile măresc riscul financiar deoarece în caz de dificultăţi, acestea trebuie rambursate
      cu prioritate

    - dacă sunt folosite prea multe credite, organizaţia nu îşi va mai putea găsi creditori
      în cazul unor dificultăţi financiare

                                                                                      Management de proiect
20.11.2008                                                                                 2008 - 2009
Resursele materiale
   se referă la materiile prime, materialele şi serviciile necesare executării
    unui proiect

   materiile prime se referă la materialele necesare realizării unui produs,
    dacă acesta este finalitatea proiectului, iar în celelalte cazuri se discută
    numai despre materiale

   problemă asociată cu resursele materiale: aprovizionarea

Resursele tehnologice
   în aceasta categorie pot fi încadrate tehnologiile, maşinile, utilajele şi
    spaţiile necesare




                                                               Management de proiect
20.11.2008                                                          2008 - 2009
Resursa timp
   nu există timp infinit pentru un proiect
   timpul de execuţie nu poate fi oricât de lung, deoarece, odată
    cu creşterea timpului, cresc şi cheltuielile şi scade profitul
    datorită pierderilor cauzate de întârzierea apariţiei produsului
    pe piaţa




                                                        Management de proiect
20.11.2008                                                   2008 - 2009
6.3.1 Alocarea resurselor
      pentru stabilirea programului proiectului, managerul de
       proiect trebuie să stabilească anumite reguli de prioritate:
        Precizarea resurselor
        Optimizarea alocării resurselor - Planificarea se va face
         după limita de timp sau după resurse?


A. Precizarea resurselor
 stabilirea resurselor necesare din fiecare categorie
    (planificatorul trebuie să răspundă la întrebarea: „care
    resurse vor fi luate în considerare?” )
 stabilirea unităţii de măsură
   stabilirea nivelului de eficenţă a resurselor

                                                     Management de proiect
20.11.2008                                                2008 - 2009
Eficienţa resurselor


   în cadrul echipelor sau colectivelor formate din mai multe persoane, o
    eficienţă de (80-85)% este rezonabilă. Astfel, pentru o bună
    planificare, este necesară creşterea numărului evaluat de ore pentru o
    activitate cu (15-20)%




   resursele umane au şi rezerve privind utilizarea : orele suplimentare,
    lucrul în schimburi sau activităţi desfăşurate în zilele libere legale. Este
    de recomandat să nu se considere la planificare aceste resurse, ele
    formând o sursă disponibilă la nevoie.




                                                               Management de proiect
20.11.2008                                                          2008 - 2009
Exemple de precizare a resurselor
   Proiect mic - companie industrială nu va necesita o planificare a
    resurselor tehnologice şi a celor materiale. Acest lucru se datorează
    existenţei utilajelor disponibile şi, probabil, a existentei materiilor prime
    în stocul companiei

   Proiect mic - mică întreprindere impune o planificare a utilajelor şi a
    resurselor materiale, pentru că pot să nu existe utilajele necesare, iar
    materialele dorite să nu existe pe stoc.

   Proiect mic – companie mare, nu impune o planificare a resurselor
    financiare, ca în cazul realizării aceluiaşi proiect într-o firmă de mici
    dimensiuni. Dacă proiectul este de mai mare anvergură, de multe ori
    este necesară şi planificarea financiară, privind fluxul monetar.

   Proiect mic – companie mică impune o planificare a resurselor
    financiare. Dacă proiectul este de mai mare anvergură, de multe ori
    este necesară şi planificarea financiară, privind fluxul monetar.
                                                                Management de proiect
20.11.2008                                                           2008 - 2009
Exemple de resurse în cadrul unui proiect
   În cadrul unui proiect de cercetare vor fi consideraţi, la capitolul resurse
    umane, cercetătorii şi tehnicienii.

    Muncitorii, laboranţii etc., de altfel foarte utili proiectului nu vor apărea
    explicit, pentru că ei efectuează o muncă uniform repartizată în timp, în
    cadrul organizaţiei. Salariile acestor persoane vor fi incluse în regie
   În cadrul unui proiect industrial s-a considerat că vor fi analizate numai
    două tipuri de resurse umane: inginerii de concepţie şi inginerii tehnologi.

    Nu pot fi incluşi toţi inginerii, de specializări diferite, care participă la
    proiect, dar care activează perioade scurte de timp. În acest caz se poate
    utiliza faptul că o parte din inginerii de profil electric sau tehnologic pot
    face şi munca acestora sau salariile lor vor fi incluse în regie
   În cadrul unui proiect industrial care necesită multe utilaje s-a hotărât
    analiza numai pentru prese şi utilajele de prelucrare prin aşchiere,

    Celelale utilaje necesare nu au o încărcare mare in cadrul societăţii şi,
    deci, sunt disponibile. Costul utilizării acestor utilaje neanalizate va fi
    considerat printr-o valoare fixă sau va fi introdus în regie.
                                                                  Management de proiect
20.11.2008                                                             2008 - 2009
A.1 Alocarea resursei timp
   se face utilizând planul proiectului elaborat pe baza timpilor de execuţie
    estimaţi pentru fiecare activitate
   presupune calculul duratei de realizare a proiectului, folosindu-se, în
    principal, două metode:
   metoda CPM – metoda drumului critic (Critical Path Method)
   metoda PERT – tehnica de evaluare şi revizie a programelor (Program
    Evaluation and Review Technique)


Se determină:
 activităţile critice

 activităţile necritice şi rezerva lor de timp

 drumul critic

 timpul de execuţie al proiectului pe baza teoriei probabilităţilor

 probabilitatea de realizare a proectului



                                                              Management de proiect
20.11.2008                                                         2008 - 2009
Metoda CPM
    este o metodă deterministă - lucrează cu durate sigure pentru activităţi,
     tolerând o singură estimare a acestora
     se utilizează în cazul proiectelor la care estimarea timpului şi a celorlalte
     resurse sunt precise, datorită experienţei existente din repetitivitatea lor,
     (exemplu: proiecte de construcţie)
    nu permite calculul riscului în ceea ce priveşte terminarea proiectului

Metoda PERT
    este o metodă probabilistică - foloseşte trei estimări de timp asociate fiecărei
     activităţi: optimistă, pesimistă şi cea mai probabilă
    se bazează pe distribuţia beta pentru fiecare activitate şi pe distribuţia normală
     pentru durata procesului
    calculează timpul de execuţie al proiectului pe baza teoriei probabilităţilor
    se foloseşte mai ales pentru proiecte de cercetare – dezvoltare la care erorile
     de estimare ale timpilor de execuţie au o variaţie foarte mare şi apar activităţi
     nerepetitive
    permite calculul riscului referitor la terminarea proiectului


                                                                      Management de proiect
20.11.2008                                                                 2008 - 2009
În procesul de alocare se pot obţine următoarele informaţii:

I. valoarea rezervelor de timp pe care le are fiecare activitate
II. determinarea timpului minim de realizare a proiectului
III. probabilitatea de reuşită a proiectului, în cursul planificării cu timp limitat



I. Determinarea rezervelor de timp
   rezervele de timp se determină pentru activităţi, iar rezultatele sunt
    trecute într-un formular special – vezi tabel 1




                                                                  Management de proiect
 20.11.2008                                                            2008 - 2009
Tabel 1: Analiza timp a activităţilor




                                        Management de proiect
20.11.2008                                   2008 - 2009
   Timpul minim de începere al activităţii, TmI - cea mai timpurie dată
    la care activitatea poate să înceapă, în ipoteza că toate activităţile
    precedente au început de asemenea, cel mai devreme posibil

   Timpul minim de terminare al activităţii, Tm - data cea mai
                                                    T


    timpurie la care activitatea poate fi terminată în ipoteza că toate
    activităţile precedente au început cel mai devreme posibil
                                               T
   Timpul maxim de terminare al activităţii, TM - reprezintă data cea
    mai târzie la care activitatea poate fi terminată fără a întârzia
    proiectul, în ipoteza că toate activităţile ulterioare se desfăşoară
    conform planului

   Timpul maxim de începere al activităţii, TM - reprezintă data cea
                                                    I


    mai târzie de începere a activităţii fară a întârzia proiectul, în ipoteza
    că toate activităţile ulterioare se desfăşoară conform planului


                                                            Management de proiect
20.11.2008                                                       2008 - 2009
   Rezerva totală de timp - perioada cu care poate fi întârziată o activitate,
    dacă toate activităţile care o preced se termină la termenele minime
    posibile, iar activităţile care urmează încep la termenele lor maxime
    prevăzute în plan
                                    Rt  TM  TmI  t
                                          T

Observaţii:
 - depăşirea rezervei totale de timp conduce la posibilitatea de a nu respecta
   termenul final al proiectului
 - activităţile care au rezervă totală de timp nulă sunt activităţi critice

   Rezerva liberă de timp - perioada de timp care rămâne atunci când toate
    activităţile ulterioare încep la termenele lor minime, iar toate activităţile
    anterioare se termină tot la termenele minime din proiect

                                  Rl  Tm  TmI  t
                                        T

Observaţii:
 - consumarea rezervei libere de timp pentru o activitate poate fi utilizată dacă se
    permite activităţilor anterioare să întârzie mai mult decât timpul minim posibil de
    începere planificat
 - utilizarea rezervei libere de timp pentru o activitate nu poate afecta activităţile
    care urmează


                                                                   Management de proiect
20.11.2008                                                              2008 - 2009
   Rezerva independentă de timp - perioada de timp care
    rămâne atunci când toate activităţile anterioare se termină
    la termenele maxime de timp, iar activităţile ulterioare încep
    la termenele minime de timp
                                 Ri  Tm  TM  t
                                       T    i



Observaţii:
 - valoarea pozitivă a rezervei independente de timp arată că activitatea
   respectivă poate fi deplasată într-un sens sau altul cu un timp egal cu
   rezerva independentă, fără ca activităţile vecine să fie influenţate.
   Rezultă că activitatea respectivă este independentă de activităţile
   vecine.
- activităţile cu rezervă independentă de timp sunt rare.
- în marea majoritate a cazurilor, valoarea acestui tip de rezervă este zero
    sau este negativă (arată lipsa acestei rezerve)



                                                           Management de proiect
20.11.2008                                                      2008 - 2009
Semnificaţia rezervelor de timp




                                  Management de proiect
20.11.2008                             2008 - 2009
   Rezervă remanentă - valoarea rezervei totale, calculată la un
    moment dat al execuţiei proiectului. Aceasta este o valoare
    importantă pentru manager deoarece rezerva remanentă poate fi
    nulă, transformând o activitate necritică într-o activitate critică

Observaţii:
 este posibil să apară şi valori negative pentru rezervele remanente,
  ceea ce transformă activitatea necritică într-o activitate
  ”supercritică”. În acest caz, timpul ei de execuţie trebuie redus
  pentru a o transforma într-o activitate critică sau necritică
   rezervele remanente negative de timp pot apărea în cazul în care
    nu se respectă datele ţintă programate:
    - durata minimă a drumului parcurs până la o activitate cu dată fixă,
    este mai mare decât cea planificată
    - întârzierea terminării unei activităţi peste termenul maxim permis
    - resurse insuficente

                                                          Management de proiect
20.11.2008                                                     2008 - 2009
II. Determinarea timpului minim de realizare a proiectului
   timpul minim de execuţie al proiectului este rezultatul planului
    proiectului
   în cazul planificării calendaristice corespunde timpului de
    terminare al ultimei activităţi
   în cazul planificării cu ajutorul reţelelor corespunde duratei
    drumului critic
   dacă reţeaua are mai multe drumuri formate din activităţi, cea
    mai mare dintre duratele drumurilor critice determină timpul
    minim de execuţie
   pentru reducerea timpului minim de execuţie este necesară
    reducerea timpului de execuţie al activităţilor critice


                                                         Management de proiect
20.11.2008                                                    2008 - 2009
III. probabilitatea de reuşită a proiectului, în cursul
planificării cu timp limitat
   foarte importantă pentru
    managerul de proiect
   poate fi determinată numai
    dacă se utilizează metoda
    PERT
   datorită evaluării timpului de
    execuţie, T p , prin metode
    probabilistice, acesta va avea
    o valoare aleatoare, care are o
    distribuţie normală, în raport cu
    timpul minim de execuţie, Tmp ,
    calculat prin metoda drumului
    critic, dacă numărul de
    variabile este suficient de mare
    – vezi figura alăturată


                                                      Management de proiect
20.11.2008                                                 2008 - 2009
   durata reală de execuţie a proiectului, T pl , are o împrăştiere a
    valorilor în intervalul [ Tmp  3 , Tmp  3 ], iar frecvenţa de apariţie se
    repartizează după curba normală
   abaterea medie pătratică,  d , se calculează în funcţie de dispersiile  k
    asociate fiecărei activităţi k, din cele n activităţi care formează drumul
    critic
   pentru a determina probabilitatea de realizare a unui timp planificat
    oarecare, se foloseşte tabelul de probabilităţi, , în raport cu factorul
    de probabilitate z:
                                 T pl  T pm
                            z                  [3 d , 3 ]
                                    d
   se consideră că o probabilitate P[0,7; 0,8] este acceptabilă din
    punctul de vedere al partenerilor şi finanţatorilor

   dacă probabilitatea este P  0,6 , riscul executantului este foarte mare,
    iar dacă P  0,8, riscul finanţatorului de a nu i se folosi în mod
    corespunzător fondurile este foarte mare

                                                                  Management de proiect
20.11.2008                                                             2008 - 2009
   pentru probabilităţi prea mici managerul de proiect trebuie să
    aprofundeze estimările timpilor de execuţie ale activităţilor de pe
    drumul critic pentru a reduce durata drumului critic şi dispersiile
    valorilor timpilor de execuţie. Se obţine astfel un drum critic accelerat



Observaţii:
   în general valorile funcţiei P z  sunt calculate pentru z  0 .
   Pentru cazul în care z  0, valoarea probabilităţii este:

                                  P( z)  1  P( z )
   metoda de determinare a probabilităţii de realizare a proiectului poate fi
    aplicată şi pentru o secvenţă de activităţi din cadrul proiectului




                                                                        Management de proiect
20.11.2008                                                                   2008 - 2009
A.2 Alocarea celorlalte resurselor
   alocarea resurselor este operaţia prin care se precizează resursele
    necesare pe fiecare activitate sau unitate de timp

   se bazează pe planul proiectului, care precizează desfăşurarea în timp
    a activităţilor, resursele alocate şi fişa proiectului

   operaţia de alocare a resurselor constă în realizarea graficului de
    alocare, care reprezintă variaţia în timp a resursei (se realizează
    folosind câteva dreptunghiuri)

   resursele se exprimă în unităţi fizice sau unităţi monetare




                                                            Management de proiect
20.11.2008                                                       2008 - 2009
Fişa de alocare a unei resurse




                                 Management de proiect
20.11.2008                            2008 - 2009
   metoda se aplică pentru fiecare resursă pe care managerul de
    proiect o consideră importantă
   graful se începe cu alocarea resurselor pentru activităţile de pe
    drumul critic şi apoi cu alocarea resurselor pentru celelalte activităţi
   graful din figura b este realizată în ipoteza că toate activităţile
    încep la timpul minim planificat - programul minimal de alocare a
    resursei
   în figura c este prezentat graficul de alocare a aceleiaşi resurse,
    folosind aceleaşi reguli, dar realizată în ipoteza că toate activităţile
    încep la timpul maxim posibil - programul maximal
    Se pot lua hotărâri privind activităţile care sunt pe drumul critic:
    alegerea unui timp de început adecvat utilizării resursei respective,
    modificarea duratei unor activităţi etc. Este posibil ca unele dintre
    aceste măsuri să impună modificări în planul proiectului şi evident
    în toate resursele care au fost alocate până în acest moment


                                                             Management de proiect
20.11.2008                                                        2008 - 2009
Alocarea unei resurse: a) fişa de alocare a resursei;
b) programul minimal; c) programul maximal




                                                        Management de proiect
20.11.2008                                                   2008 - 2009
A.3 Planificarea costurilor şi programarea fluxului
                                         de numerar
   cunoaşterea costului resurselor conduce la determinarea costurilor
    pe activităţi, respectiv la o planificare a costurilor în timp, datorită
    duratei precizate a activităţilor

   pentru că se poate determina o repartiţie a necesarului costurilor în
    timp, se poate face o programare a cheltuielilor. Această
    programare depinde de programarea activităţilor, dar este diferită
    de aceasta, prin anumite particularităţi:
            costurile salariale se plătesc în zile fixe: la o săptămână, la două sau
             lunar, în timp ce activităţile au duratele lor proprii; astfel, sunt necesare
             plăţi pentru salarii înainte de terminarea activităţilor sau cu puţin după
             terminarea lor
            costurile cu energia se plătesc lunar



                                                                       Management de proiect
20.11.2008                                                                  2008 - 2009
            costurile cu combustibilul se pot plăti lunar sau zilnic

            costurile materialelor se plătesc după recepţionarea acestora la un interval
             de 30-40 zile în raport cu contractul, dar poate exista un avans care
             trebuie achitat la semnarea contractului de aprovizionare, indiferent când
             se utilizează materialul respectiv

    în urma cunoaşterii repartiţiei costurilor/cheltuielilor se poate face o
     programare a necesarului de resurse financiare

     fluxul monetar precizează suma necesară de bani, la un moment de
     timp dat, care trebuie să fie încasată sau plătită. Cunoaşterea fluxului
     monetar permite realizarea aranjamentelor necesare cu finanţatorii,
     pentru a avea disponibili banii necesari la o anumită dată




                                                                        Management de proiect
20.11.2008                                                                   2008 - 2009

								
To top