Docstoc

OBJETIVO - Pemex Petroquímica

Document Sample
OBJETIVO - Pemex Petroquímica Powered By Docstoc
					                       Nombre: Procedimiento para la participación del
                               Órgano Interno de Control en los Comités y
                               Subcomités

                  Identificación: Revisión:02                    Fecha:07/03/07
                  PROIC578-013
 Autoriza: Titular del Área de Responsabilidades de Auditoría de Página 1 de 5
 Control y Evaluación y Buen Gobierno

OBJETIVO: Promover la correcta aplicación de la normatividad y proveer de asesoría normativa a los Comités y Subcomités del
            Organismo.
ALCANCE: Áreas de Responsabilidades y de Auditoría de Control y Evaluación y Buen Gobierno del Órgano Interno de Control
(OIC) en Pemex Petroquímica.

DESARROLLO:
 Responsable           Actividad                                                                          Registro

                       - Recibe oficio de convocatoria para participar en las sesiones del Comité o         Oficio              de
                       Subcomité y turna al Área correspondiente para su atención. Las convocatorias         Convocatoria.
                       también son recibidas vía correo electrónico por los asesores del OIC ante los       Sistema de Control de
                       Comités o Subcomités citados, en el cual se anexa la ruta de acceso a la carpeta      Documentos del Área
                       electrónica que contiene los casos a tratar. (Para las sesiones ordinarias la         correspondiente
 Oficialía de Partes
                       convocatoria deberá de recibirse con 48 horas mínimo de anticipación y para          Lista de verificación
                       sesiones extraordinarias con 24 horas de anticipación. La temporalidad puede variar   (Check      List    de
                       de acuerdo a lo señalado en el Manual de Integración y Funcionamiento del Comité      supervisión       del
                       o Subcomité, según corresponda).                                                      Procedimiento para la
                                                                                                             participación     del
   Titular del Área    Recibe Oficio de Convocatoria e instruye a su Secretaria para que registre en el      Órgano Interno de
                       Sistema de Control de documentos del Área correspondiente y lo turne en mano al       Control      en    los
                       Jefe de Unidad para su atención.                                                      Comités              y
                                                                                                             Subcomités).
                       - Recibe Oficio de Convocatoria con folio del sistema y analiza documentación        Control de Comités y
                       relacionada con el Comité o Subcomité.                                                Subcomités.
   Jefe de Unidad
                                                                                                            Nota Informativa.
                       - Inicia el llenado de la Lista de Verificación (Check List de supervisión del


        FOOIC578-013                                       REV. 01                                        23/02/2007
                     Nombre: Procedimiento para la participación del
                             Órgano Interno de Control en los Comités y
                             Subcomités

                 Identificación: Revisión:02                    Fecha:07/03/07
                 PROIC578-013
Autoriza: Titular del Área de Responsabilidades de Auditoría de Página 2 de 5
Control y Evaluación y Buen Gobierno

                     Procedimiento para la participación del OIC en los Comités y Subcomités).                   Oficio de aspectos
                                                                                                                  relevantes.
                     - El Oficio de Convocatoria con la Lista de Verificación lo entrega en mano al Asesor       Correo electrónico de
                     autorizado en el Comité o Subcomité que corresponda (El Jefe de Unidad, también              envío del Secretario
                     esta autorizado para fungir como Asesor).                                                    del      Comité      o
                                                                                                                  Subcomité,    de    la
                     - Recibe oficio de convocatoria y Lista de verificación (Check List de supervisión del       Encuesta         para
                     Procedimiento para la participación del OIC en los Comités y Subcomités) la cual             conocer             la
                     deberá ser firmada por el Jefe de Unidad para el seguimiento de las actividades se           satisfacción       del
                     van efectuando o bien de aquellas que no aplican.                                            cliente.
                                                                                                                 Encuesta         para
     Asesor          - Atiende la instrucción correspondiente, de acuerdo a lo siguiente:
(Representante del
                                                                                                                  conocer             la
      OIC)           - Si asiste, pasa a la actividad (A).                                                        satisfacción       del
                                                                                                                  cliente.
                     - No asiste, participa documentalmente, pasa a la actividad (B).

                     - No asiste, por causa justificada pasa a la actividad (C).

                     (A)
     Asesor          - Analiza la información de los casos a tratar en la sesión convocada y prepara los
(Representante del   comentarios y/o recomendaciones.
      OIC)

                     - Participa en la Sesión del Comité o Subcomité, de ser necesario emite los
                     comentarios y/o recomendaciones, mismas que son registradas en el Acta o Minuta
                     de la Sesión.


      FOOIC578-013                                            REV. 01                                         23/02/2007
               Nombre: Procedimiento para la participación del
                       Órgano Interno de Control en los Comités y
                       Subcomités

                 Identificación: Revisión:02                    Fecha:07/03/07
                 PROIC578-013
Autoriza: Titular del Área de Responsabilidades de Auditoría de Página 3 de 5
Control y Evaluación y Buen Gobierno


               - Atiende durante la Sesión las consultas de los integrantes del Comité o Subcomité.

               - Al finalizar la Sesión, entrega en mano la encuesta para conocer la satisfacción del
               cliente o remite por correo electrónico al Secretario del Comité o Subcomité
               solicitando sea requisitada. En caso de no recibir la encuesta requisitada se hará la
               anotación correspondiente en la misma o bien se enviará mediante correo
               electrónico.

               - Registra la participación en el “Control de Comités y Subcomités”.

               - Elabora Nota Informativa, sobre el evento asistido.

               - En las sesiones que acontezcan aspectos relevantes, se procederá a elaborar
               oficio para la entidad, en el cual se hagan del conocimiento tales circunstancias, y
               se entrega en mano al Jefe Unidad para el trámite de firma del Titular del Área
               correspondiente.

               - Procede a archivar en la Carpeta del Comité o Subcomité que corresponda: Oficio
               de convocatoria, la Lista de verificación (Check List de supervisión del
               Procedimiento para la participación del OIC en los Comités y Subcomités), la
               encuesta requisitada para conocer la satisfacción del cliente y/o una impresión del
               envió efectuado al cliente.

               (B)
               - Si no asiste a la Sesión, analiza la información de los asuntos a tratar en la sesión


     FOOIC578-013                                      REV. 01                                           23/02/2007
               Nombre: Procedimiento para la participación del
                       Órgano Interno de Control en los Comités y
                       Subcomités

                 Identificación: Revisión:02                    Fecha:07/03/07
                 PROIC578-013
Autoriza: Titular del Área de Responsabilidades de Auditoría de Página 4 de 5
Control y Evaluación y Buen Gobierno

               convocada, en el caso de considerar oportuno, se envía al Secretario del Comité o
               Subcomité una nota informativa vía correo electrónico con los comentarios o
               recomendaciones.

               - Remite por correo electrónico la encuesta para conocer la satisfacción del cliente
               al Secretario del Comité o Subcomité, solicitando sea requisitada. En caso de no
               recibir la encuesta requisitada se contará con el correo electrónico de envío.

               - Registra su participación en el “Control de Comités y Subcomités”.

               - Elabora Nota Informativa, sobre el evento asistido.

               - En las sesiones que acontezcan aspectos relevantes, se procederá a elaborar
               oficio para la entidad, en el cual se hagan del conocimiento tales circunstancias, y
               se entrega en mano al Jefe Unidad para el trámite de firma del Titular del Área de
               Responsabilidades.

               - Procede a archivar en la Carpeta del Comité o Subcomité que corresponda: Oficio
               de convocatoria, la Lista de verificación (Check List de supervisión del
               Procedimiento para la participación del OIC en los Comités y Subcomités), la
               encuesta requisitada para conocer la satisfacción del cliente y/o una impresión del
               envió efectuado al cliente.

               (C)
               - Toma conocimiento y archiva en la Carpeta del Comité o Subcomité que
               corresponda: Oficio de convocatoria, la Lista de Verificación (Check List de


     FOOIC578-013                                     REV. 01                                         23/02/2007
                    Nombre: Procedimiento para la participación del
                            Órgano Interno de Control en los Comités y
                            Subcomités

                 Identificación: Revisión:02                    Fecha:07/03/07
                 PROIC578-013
Autoriza: Titular del Área de Responsabilidades de Auditoría de Página 5 de 5
Control y Evaluación y Buen Gobierno

                    supervisión del Procedimiento para la participación del OIC en los Comités y
                    Subcomités).

                    - Elabora y anexa a la Carpeta de Comité o Subcomité que corresponda, la nota
                    informativa de no asistencia a la Sesión convocada.

                    (A) (B)
                    - Recibe nota informativa sobre el evento asistido y la entrega en mano al Titular del
                    Área correspondiente.
 Jefe de Unidad
                    - Recibe oficio de aspectos relevantes (cuando sucedan aspectos relevantes), y
                    tramita la firma del Titular del Área correspondiente.

                    - Recibe nota informativa sobre evento asistido; la analiza y la regresa al Jefe de
 Titular del Área   Unidad en el caso del Área de Responsabilidades, y a su Secretaría en el caso del
                    AACEBG, para su archivo.
                    - Recibe y firma oficio de aspectos relevantes, y regresa oficio al Jefe de Unidad en
                    el caso del Área de Responsabilidades, y a su Secretaría en el caso del AACEBG,
                    para trámite.

                    - Recibe nota informativa y la archiva en la carpeta del Comité o subcomité que
                    corresponda.

 Jefe de Unidad     - En el caso de haber elaborado oficio de aspectos relevantes, recibe oficio firmado,
                    tramita su entrega en mano y archiva el acuse en la Carpeta de Comité y Subcomité
                    que corresponda.



      FOOIC578-013                                         REV. 01                                           23/02/2007
               Nombre: Procedimiento para la participación del
                       Órgano Interno de Control en los Comités y
                       Subcomités

                 Identificación: Revisión:02                    Fecha:07/03/07
                 PROIC578-013
Autoriza: Titular del Área de Responsabilidades de Auditoría de Página 6 de 5
Control y Evaluación y Buen Gobierno




     FOOIC578-013                            REV. 01                             23/02/2007

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:3
posted:3/3/2012
language:
pages:6