Matriz de Comunicación - GICUV - Universidad del Valle

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Matriz de Comunicación - GICUV - Universidad del Valle Powered By Docstoc
					                                                                                                                                                 COMPONENTE COMUNICACION - MATRIZ DE FLUJOS DE COMUNICACION




                                                  El propósito de esta matriz diagnóstico es el de establecer y determinar los parámetros de comunicación de la Universidad del Valle, tanto interna como externamente, para divulgar los actos administrativos o de gobierno, la
                  Objetivo:
                                                  objetivos institucionales y sociales establecidos.


NORMATIVIDAD APLICABLE: LEY 489 /1998 y 850 /1998 - DECRETO 2170/2002 y 3622 /2005


                                                                                                       3                                       4                                                                                6
                1                                            2                                                                                                                         5
                                                                                        FUNCIONARIO / RESPONSABLE DE                    FRECUENCIA DE LA                                                                    INTERNO (I)
     INFORMACION A COMUNICAR                         NOMBRE DEL PROCESO                                                                                                   RECEPTOR DE LA COMUNICACIÓN
                                                                                           EMITIR LA COMUNICACIÓN                         COMUNICACIÓN                                                                     EXTERNO (.E)




                                                                                                                                     Frecuencia con que debe ser     Escriba el nombre de la entidad o descripción de Describa si el cliente
                                                  Diligencie el nombre del proceso         Escriba el cargo del funcionario /
  Describa la información que debera ser                                                                                              comunicada la información,              los clientes de la comunicación          es interno (I) o Externo
                                                      que emite la información a        contratistaresponsable de comunicar la
                comunicada                                                                                                            diario, mensual , bimestral,   EJ. Controlaría, Comisiones, Funcionarios de la (E) puede incluir las
                                                              comunicar                               información.
                                                                                                                                             semestral, etc.         entidad Clientes (Intermediarios y Beneficiarios) dos opciones ( I-E ).




                                                                                     Dependencias Administrativas y Academicas:
                                                                                        Facultades, Escuelas, Departamentos,
     Noticias, eventos, convocatorias,                                                                                                                               Comunidad Universitaria y Comunidad Externa a
                                                        Todos los Procesos            Áreas, Oficinas, Vicerrectorías, División de               Diaria                                                                          I-E
         publicaciones periódicas                                                                                                                                                   la Universidad
                                                                                       Recursos Humanos y Administración de
                                                                                                  Bienes y Servicios



                                                                                                                                        Variable de acuerdo a la
Producción investigativa, artística y cultural,
                                                                                       Programa Editorial de la Universidad del       temática que maneja cada           Comunidad academica dependiendo de la
 tanto de sus miembros como de autores                  Procesos Misionales                                                                                                                                                      I-E
                                                                                             Valle y Comité de Editorial               Facultad y las políticas de                 tematica del libro
                 externos
                                                                                                                                         publicación de éstas



     Artículos investigativos, artísticos,                                                                                             Variable de acuerdo a la
culturales, deportivos, científicos, y demás,                                                                                         tematica que maneja cada           Comunidad academica dependiendo de la
                                                        Procesos Misionales           Comunicador de cada Facultad o Instituto                                                                                                   I-E
de acuerdo a la temática que maneja cada                                                                                               facultad y las politicas de               tematica de la revista
             Facultad o Intituto                                                                                                         publicación de éstas
     Noticias de la Institución, eventos,
actividades y noticias culturales, social, de     Procesos Misionales         Director y Jefe de Redacción        Mensual             Comunidad en General               I-E
salud, educativas, de tecnología y ciencia.




  Noticias (logros, premios, distinciones),
                                                Subproceso Comunicación                                                       Funcionarios administrativos, docentes y
Eventos y/o actividades relacionados con la                               Profesional Oficina de Comunicaciones   Quincenal                                              I-E
                                                      Institucional                                                                estudiantes de la Universidad
          comunidad universitaria
 Música, deportes, noticias, conferencias,
   entrevistas, eventos y actividades                                                                                                                              Toda persona que se encuentre en el Valle
                                                                                       Fundación General de Apoyo a la
   educativas y culturales tanto de la               Procesos Misionales                                                                    Diario               geográfico del río Cauca, entre Popayán al sur y            E
                                                                                            Universidad del Valle
 Universidad del Valle como información                                                                                                                                           Zarzal al norte.
                 externa.



   Documentales, videos institucionales o
corporativos, videos promocionales, series
  de televisión, música, deportes, noticias,
                                                                                       Fundación General de Apoyo a la                                           Comunidad Universitaria y Comunidad Externa
    conferencias, entrevistas, eventos y             Todos los Procesos                                                                     Diario                                                                           E
                                                                                            Universidad del Valle                                                            de la Universidad
actividades educativas y culturales tanto de
 la Universidad del Valle como información
                  externa.




  Noticias y artículos sobre la ciencia y la    Procesos de Investigación y
                                                                                    Profesional Oficina de Comunicaciones                 Mensual                   La Comunidad Externa de la Universidad                   I-E
                  tecnología                    Generación del Conocimiento




   Eventos, actividades de la Facultad o                                                                                           Variable de acuerdo a la
     Instituto, seminarios, congresos,                                             Secretaria de las Facultades y Unidades      información que maneja cada      Comunidad universitaria (jubilados, egresados,
                                                     Todos los Procesos                                                                                                                                                       I
   calificaciones de notas, e información                                         Administrativas de la Universidad del Valle     Facultad, Instituto y Unidad       docentes, estudiantes, funcionarios)
                administrativa.                                                                                                         Administrativa




   Actividades, eventos, situaciones que          Subproceso Comunicación
                                                                                    Profesional Oficina de Comunicaciones                   Diario                           Comunidad universitaria                          I
      suceden dentro de la Institución                  Insititucional




    Noticias y artículos sobre la Calidad                                             Coordinadora de Área de Calidad y                                           Funcionarios administrativos y docentes de la
                                               Subproceso Gestión de Calidad                                                             Semestral                                                                            I
                 Institucional                                                                 Mejoramiento                                                                       Universidad


*AUPEC: Agencia Universitaria de Periodismo Científico

                               Elaborado por:                                                                                            Revisado por:                                                                                                       Aprobado por
Nombre: Diana Velásquez Ramírez                                                  Nombre: Claudia Milena Muñoz                                                                                                       Nombre: Jairo Humberto Canaval Erazo
Cargo: Contratista Área de Calidad y Mejoramiento                                Cargo: Coordinadora Área de Calidad y Mejoramiento                                                                                 Cargo: Director de la Oficina de Comunicaciones
Fecha: Enero 2010                                                                Fecha: Febrero 2010                                                                                                                Fecha: Marzo 2010

         DEFINITIVO                FAVOR ELIMINAR UNA VEZ RECIBA UNA NUEVA VERSIÓN DE LA MATRIZ DE FLUJOS DE COMUNICACIÓN
Direccionamiento Estratégico
 Comunicación Institucional
    Calidad Institucional
          Docencia
        Investigación
      Proyección Social
    Gestión del Bienestar
         Universitario
Gestión del Talento Humano
     Gestión Financiera
Gestión de Bienes y Servicios
    Gestión de Recursos
        Tecnológicos
 Evaluación, Seguimiento y
     Control Institucional
     Todos los procesos
LUJOS DE COMUNICACION
                                                                                                                                                                                               Versión: 1.0




vulgar los actos administrativos o de gobierno, la gestión administrativa, las decisiones, las politicas y los planes establecidos, asi como para proyectar la imagen de la entidad, permitiendo que las personas puedan asociarse al logro de los




                                  7                                           8                                                                                                                                           11
                                                                                                                 9                                                    10
                  MEDIO UTILIZADO PARA EFECTURA LA                        Físico (F)                                                                                                                       RESPUESTA ESPERADA O PROPOSITO DE
                                                                                                      TIEMPO DE LA PUBLICACION                           REGISTRO DE LA COMUNICACIÓN
                           COMUNICACIÓN                                Electrónico (E)                                                                                                                              LA COMUNICACION



                                                                 Describa si el medio por el
                                                                                                                                                      Describa el nombre del registro (evidencia) que       Relacione el tipo de respuesta que requiere el
                  Describa el medio por el cual se efectúa la            cual efectúa la            Indique el tiempo que la comunicación
                                                                                                                                                          manifieste la evidencia que se efectuó la                             proceso
                comunicación, prensa, televisión, radio, pagina comunicación es Físico (F)       mantendrá su vigencia o el tiempo que debe
                                                                                                                                                                        comunicación.                         Ej. Inscripciones, solicitud de información,
                 Web, correspondencia interna o externa, E-       o Electrónico (E), puede           permanecer la información publicada.
                                                                                                                                                  Ej: informe, archivo histórico Web, archivos de correo     diligenciar formato, si no requiere respuesta
                    mail, reunión de grupo, carteleras, etc     incluir las dos opciones ( F-     Ej: días, semanas, meses, indefinida, etc.
                                                                                                                                                              electrónico, memorandos, etc.                                   colocar N/A.
                                                                               E ).




                                                                                                                                                                                                             Brindar a todos los usuarios más seguridad,
                                                                                                 Variable de acuerdo al tipo de información a
                               Web Institucional                               E                                                                  Portal universitario Web: http://www.univalle.edu.co/      facilidad de ingreso y disponibilidad sobre la
                                                                                                                  transmitir
                                                                                                                                                                                                                     información de la Universidad




                                                                                                                                                                                                           Divulgar información científica de acuerdo a las
                                                                                                Variable de acuerdo a la temática que maneja
                                                                                                                                                   Archivo en el Programa Editorial de cada obra en        temáticas manejadas por cada Facultad. Éstos
                                     Libros                                  F-E                cada Facultad y las políticas de publicación de
                                                                                                                                                                    fisico y en CD                            libros contienen temas especializados que
                                                                                                                    éstas
                                                                                                                                                                                                           corresponde a generos literarios no comerciales




                                                                                                Variable de acuerdo a la temática que maneja
                                                                                                                                                                                                           Divulgar información de acuerdo a las temáticas
                                   Revistas                                  F-E                cada Facultad y las políticas de publicación de        Archivo de cada ejemplar en cada Facultad
                                                                                                                                                                                                               manejadas por cada Facultad o Instituto
                                                                                                                    éstas
                                          Archivo de cada edición en la Escuela de Estudios     Periódico cultural con el fin de dar a conocer la
Periódico la Palabra   F-E   Mensual
                                                              Literarios                                     Universidad del Valle




                                         Archivo en la Oficina de Comunicacines 8 ejemplares      Difundir temas relacionados con los logros,
Periódico Campus       F-E   Quincenal   físicos por cada edición, y también que da guardado   premios, distinciones, y noticias de los miembros
                                           en la página Web: http://campus.univalle.edu.co/     de la comunidad universitaria y de la Institución
                                                                                                       Archivo en la Fonóteca de conferencias, entrevistas,
                                                                                                      sucesos, piezas músicales en cintas magnetofónicas,
                                                                                                                                                               Difundir información tanto de la Universidad del
                         Emisora Univalle Estéreo    E                   Permanente                      discos de acetato y formatos electrónicos como
                                                                                                                                                                              Valle como externa
                                                                                                                 discos y mini discos compactos,
                                                                                                       Archivo en la página: http://emisora.univalle.edu.co/




                                                                                                      Copia de los programas emitidos durante seis meses,
                                                                                                                                                               Difundir información tanto de la Universidad del
                         Canal Universitario UV-TV   E                   Permanente                      y de los producidos de guardan por un tiempo
                                                                                                                                                                              Valle como externa
                                                                                                            ilimitado. Sus archivos van a la Zintateca




                                                                                                                                                                  Dar a conocer las investigaciones de los
                                 AUPEC*              E                   Permanente                     Archivo en la página: http://aupec.univalle.edu.co/
                                                                                                                                                                  miembros de la comunidad universitaria




                                                                                                                                                                  Informar a la comunidad universitaria de
                                                           Variable de acuerdo a la información que
                                Carteleras           F                                                Registro fotográfico en la Oficina de Comunicaiones      actividades, eventos, situaciones que suceden
                                                                     maneja cada escuela
                                                                                                                                                                       dentro y fuera de la Institución




                                                                                                                                                                  Informar a la comunidad universitaria de
                        Agenda (Correo eletronico)   E                   Permanente                                  Archivado en la Agenda                    actividades, eventos, situaciones que suceden
                                                                                                                                                                           dentro de la Institución



                                                                                                                                                               Promover la reflexión sobre la calidad desde
                                                                                                        Archivo de cada edición en la carpeta de Plan de
                         Mini Revistas de Calidad    F-E                  Semestral                                                                             diversos puntos de vista en los funcionarios
                                                                                                                      socialización anual
                                                                                                                                                               administrativos y docentes de la Universidad




                                  Aprobado por:
  Jairo Humberto Canaval Erazo
Director de la Oficina de Comunicaciones
Marzo 2010
                                   COMPONENTE COMUNICACIÓN - MATRIZ DE ADMINISTRACIÓN DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN




                                                                                         Procedimiento, Instructivo,
                                                         Autorización para el uso del                                          Protocolo del medio            Frecuencia con que se usa
                            Administrador del Medio de                                       guía o lineamiento
                                                          medio de comunicación                                          (forma, tamaño, contenido y demás          este medio de
                               Comuniación (àrea)                                       documentado para el acceso
                                                                    (àrea)                                                         caracteristicas)                 comunicación
                                                                                         al medio de comunicación.

MEDIOS DE COMUNICACIÓN



                                                                                                  CS-02-01
                              Oficina Informatica y de    Profesional de la Web de la   Caracterización Subprocesos
                            Telecomunicaciones (OITEL)              OITEL                Comunicación Institucional
                                                                                                                                     Página web:
        Web Institucional                                                                                                                                                Diario
                                                                                                                         http://paginasweb.univalle.edu.co/
                             Oficina de comunicaciones    Oficina de comunicaciones            MP-11-03-01
                                      (noticias)                   (noticias)           Administrracción de servicios
                                                                                                informaticos




                                                                                                  CS-02-01               Normas de Presentación de Textos
                                                                                        Caracterización Subprocesos            (Programa Editorial)              Variable de acuerdo a la
                                                                                         Comunicación Institucional                                               tematica que maneja
             Libros             Programa Editorial            Comité de Editorial                                                     Reglamento                    cada Facultad y las
                                                                                                                        http://programaeditorial.univalle.edu.c políticas de publicación de
                                                                                               MP-02-01-02                     o/index.php/buscar-libros-                  éstas
                                                                                             Programa Editorial                    google/reglamento
                                                                                                                   CS-02-01 Caracterización
                                                                                                                  Subprocesos Comunicación                                             Variable de acuerdo a la
                                                                                                                         Institucional                                                  temática que maneja
                                                Comunicador de cada Facultad        Comunicador de cada                                          Propio de acuerdo a cada temática de
                               Revista                                                                                                                                                    cada Facultad y las
                                                        o Instituto                  Facultad o Instituto                                                la Facultad o Instituto
                                                                                                                        MP-02-01-01                                                   políticas de publicación de
                                                                                                                   Manual de Procedimientos                                                      éstas
                                                                                                                   Comunicación Institucional




                                                                                                                   CS-02-01 Caracterización
                                                                                                                  Subprocesos Comunicación          En cuanto a la forma, el tamaño y
                                                Facultad de Humanidades, Escuela Facultad de Humanidades,                Institucional              demás caracteristicas se sigue el
                         Periódico la Palabra      de Estudios Literarios de la Escuela de Estudios Literarios                                       manual de estilo, en cuanto al            Mensual
                                                       Universidad del Valle     de la Universidad del Valle            MP-02-01-01                contenido este es aprobado por los
                                                                                                                   Manual de Procedimientos         consejos de redaccion semanales
                                                                                                                   Comunicación Institucional




                                                                                                                   CS-02-01 Caracterización
                                                                                                                  Subprocesos Comunicación            Tamaño doble carta, logo del
MEDIOS DE COMUNICACIÓN




                                                                                                                         Institucional               periódico campus, y logo de la
                                                   Oficina de Comunicaciones -    Oficina de Comunicaciones -
                         Periódico Campus                                                                                                         universidad. Se elabora un periodico        Quincenal
                                                             Rectoria                       Rectoria
                                                                                                                        MP-02-01-01                 de 4 páginas, y el siguiente de 8
                                                                                                                   Manual de Procedimientos            páginas, y asi intercalados
                                                                                                                   Comunicación Institucional




                                                                                                                                                      Forma: Que tengan manejo e
                                                                                                                 En cuanto a los interesados en
                                                                                                                                                 idoneidad en cuanto al tema a tratar,
                                                                                                                 acceder al medio estos deben
                                                                                                                                                  para espacios mayores a 3 minutos
                                                                                                                 ser aprobados por el comité de
                                                                                                                                                     se requiere experiencia radial.
                                                                                                                 programacion quien recibe las
                          Emisora Univalle      Fundación General de Apoyo a la   Fundación General de Apoyo
                                                                                                                     propuestas y evalua las                                                    Diario
                              Estéreo                Universidad del Valle         a la Universidad del Valle                                        Contenido: No se acepta nada
                                                                                                                    decisiones . En cuanto al
                                                                                                                                                    comercial con fines publicitarios
                                                                                                                  procedimiento documentado
                                                                                                                                                   privados, en cuanto a lo politico el
                                                                                                                   reportan no seguir ninguno
                                                                                                                                                consejo electoral regula la equidad en
                                                                                                                            especifico
                                                                                                                                                        el espacio y la frecuencia
                                                                                                  En cuanto a los interesados
                                                                                                    acceder al medio deben
                                                                                                                                     Formato Profesional DVCAM y
                                                                                                  presentar carta de intensión,
                                     Unidad de Medios                    Unidad de Medios                                         condiciones tecnicas aptas para ser
       Canal Universitario UV-                                                                    presentación y viabilidad del
                               Fundación General de Apoyo a la      Fundación General de Apoyo                                         emitido en cuanto a sonido,                     Diario
                TV                                                                                  proyecto los cuales son
                                    Universidad del Valle            a la Universidad del Valle                                    iluminación, fondo, nivel de audio,
                                                                                                    revisados por el jefe de
                                                                                                                                             ganancia, croma
                                                                                                programación, el director general
                                                                                                         y el productor



                                                                                                          MP-02-01-01               La última noticia es la primera que
                                    Oficina de Comunicaciones -     Oficina de Comunicaciones -
               AUPEC*                                                                                Manual de Procedimientos      aparece en el dominio de la página:                Mensual
                                              Rectoria                        Rectoria
                                                                                                     Comunicación Institucional        http://aupec.univalle.edu.co/




                                                                                                          MP-02-01-01                  Variable de acuerdo a la              Variable de acuerdo a la
                                    Facultades o Institutos de la    Facultades o Institutos de la
              Carteleras                                                                             Manual de Procedimientos       información que maneja cada              información que maneja
                                       Universidad del Valle            Universidad del Valle
                                                                                                     Comunicación Institucional                Facultad                           cada Facultad




                                                                                                                                      No pueden contener errores de
                                                                                                      CS-02-01 Caracterización            gramática y redacción.
                                                                                                     Subprocesos Comunicación       Adicionar al Comunicado logo de la
                                                                                                            Institucional          Universidad y líneas de separación.
           Agenda (Correo           Oficina de Comunicaciones -     Oficina de Comunicaciones -
                                                                                                                                  Si los documentos son muy extensos,                  Diario
             eletrónico)                      Rectoria                        Rectoria
                                                                                                          MP-02-01-01              se prefija a las páginas de la Oficina
                                                                                                     Manual de Procedimientos        de Comunicaciones y se envía al
                                                                                                     Comunicación Institucional   listado el enlace correspondiente a la
                                                                                                                                         ubicación del documento.




                                                                                                                                      Editorial, página de contenido,
           Mini Revista de                                                Área de Calidad y
                                  Área de Calidad y Mejoramiento                                       Gestión de la Calidad       noticias, enfoque y artículos sobre la            Semestral
               Calidad                                                      Mejoramiento
                                                                                                                                     calidad, historieta (cotidianidad)


       *AUPEC: Agencia Universitaria de Periodismo Científico

                          Elaborado por:                                                                     Revisado por:                                                                                    Aprobado por:
Nombre: Diana Velásquez Ramírez                                     Nombre: Claudia Milena Muñoz                                                                            Nombre: Jairo Humberto Canaval Erazo
Cargo: Contratista Área de Calidad y Mejoramiento                   Cargo: Coordinadora Área de Calidad y Mejoramiento                                                      Cargo: Director de la Oficina de Comunicaciones
Fecha: Enero 2010                                                   Fecha: Febrero 2010                                                                                     Fecha: Marzo 2010
DEFINITIVO   FAVOR ELIMINAR UNA VEZ RECIBA UNA NUEVA VERSIÓN DE LA MATRIZ DE ADMINISTRACIÓN DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN
                 Versión: 1.0




   Receptores de la          Evidencia de la
    comunicación             comunicación




Comunidad Universitaria
y Comunidad Externa de          Registro
    la Universidad




                              Archivo en el
Comunidad académica
                          Programa Editorial de
 dependiendo de la
                          cada obra en físico y
  temática del libro
                                 en CD
 Comunidad académica       Archivo de cada ejemplar
   dependiendo de la          en cada Facultad o
 temática de la revista            Instituto




 Periódico cultural de la  Archivo de cada edición
  Universidad del Valle   en la Escuela de Estudios
publicado para la Región.         Literarios




                           Archiva en la oficina de
                                comunicacines 8
                             ejemplares fisicos por
  Funcionarios públicos,
                           cada edición, y tambien
docentes y estudiantes de
                            que da guardado en la
     la Universidad
                                    página:
                          http://campus.univalle.edu
                                     .co/




                          Archivo en la Fonoteca de
                          conferencias, entrevistas,
                          sucesos, piezas musicales
  Toda persona que se     en cintas magnetofónicas,
  encuentre en el Valle       discos de acetato y
geográfico del río Cauca,    formatos electrónicos
 entre Popayán al sur y como discos y mini discos
     Zarzal al norte.             compactos,
                             Archivo en la página:
                          http://emisora.univalle.edu
                                      .co/
                                    Copia de los programas
                                     emitidos durante seis
                                        meses, y de los
         Comunidad Externa e
                                    producidos de guardan
       Interna de la Universidad
                                    por un tiempo ilimitado.
                                     Sus archivos van a la
                                           Zintateca




                                 Archivo en la página:
      La Comunidad Externa de
                              http://aupec.univalle.edu.c
           la Universidad
                                           o/




                                       No se se archivan
                                        evidencias de la
       Comunidad universitaria
                                         comunicación.
                                   No se lleva ningun registro




       Comunidad universitaria      Archivado en la Agenda




             Funcionarios
                                    Archivo de cada edición
           administrativos y
                                    en la carpeta de Plan de
            docentes de la
                                       socialización anual
             Universidad




           Aprobado por:
o Canaval Erazo
ficina de Comunicaciones

				
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posted:3/3/2012
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