Matriz - Procuraduría General de la Nación

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Matriz - Procuraduría General de la Nación Powered By Docstoc
					                                                                                                                                                     IDENTIFICACIÓN INFORMACIÓN PRIMARIA (INFORMACIÓN RECIBIDA EXTERNAMENTE)


      1                   2                                3                                                  4                                            5                                    6                                            7                                          8                                9                                  10                                   11                            12                  13

                                                                                                                                                                                                                    EXISTE UNA NORMA
                                                                                                                                                                                                                                                 EXISTE UNA NORMA
                                                                                               QUIEN LA SUMINISTRA                                                                                                     INTERNA QUE                                        QUÉ SUBPROCESO UTILIZA                 QUÉ SISTEMA DE
                                                    (INSUMOS)                                                                                                                                                                                       EXTERNA QUE
                                                                                                                                            PERIODICIDAD DE RECEPCIÓN           EN QUE MEDIO SE RECIBE LA            REGLAMENTE LA                                         LA INFORMACIÓN COMO             INFORMACIÓN UTILIZA PARA             PARA QUE SE UTILIZA LA              QUÉ DECISIONES PERMITE            CÓMO SE ARCHIVA
  PROCESO            SUBPROCESO               QUÉ INFORMACIÓN NOS                                                                                                                                                                                 REGLAMENTE LA                                                                                                                                                                               OBSERVACIONES
                                                                                                                                                DE LA INFORMACIÓN                     INFORMACIÓN                     ENTREGA DE LA                                        INSUMO POR PARTE DEL               RECIBIR Y CAPTURAR LA                 INFORMACIÓN                             TOMAR                      Y SE CONSERVA
                                             SUMINISTRAN O SE RECIBE                                                                                                                                                                               ENTREGA DE LA
                                                                                                                                                                                                                    INFORMACIÓN POR                                              PROVEEDOR                   INFORMACIÓN (SI APLICA)
                                                                                                                                                                                                                                                    INFORMACIÓN
                                                                                           INTERNA                      EXTERNA                                                                                   PARTE DEL PROVEEDOR


                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               Se tiene una carpeta
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  compartida con
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                todos los archivos
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                recibidos por parte
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     de todas las
                                        - Constitución Política Ley 190 de                                                                                                                                                                                                N.A, para el proceso, porque                                                                                                             dependencias;
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               Tomar acciones preventivas y
                                        1995                                                                                                                                                                                                                                 no tiene subprocesos                                       Para la planeación anual de la entidad                                   carpeta física con
                                                                                   - Despacho del                                                                                                                                                                                                                                                                                  correctivas sobre temas
                                        - Políticas de Estado                                                                                                                                                                                                             asociados, estos insumos se      La página Web, el sistema de a nivel institucional y de cada una de                                        todas las
PLANEACIÓN                                                                         Procurador .                   - Congreso de la                                                                                 Decreto 262 de 2000,                                                                                                                                        misionales y de impacto para la
                        N.A.            - Plan de desarrollo institucional                                                                 - Cada vez que se requiera.                   Digital y físico                                               N.A.                      utilizan en los            información Strategos y el     sus dependencias en le tema                                         comunicaciones e
ESTRATÉGICA                                                                        - Dependencias de la           República.                                                                                      resolución 278 de 2007                                                                                                                                       entidad plasmados a través de
                                        períodos anteriores                                                                                                                                                                                                               procedimientos establecidos              correo Outlook        estratégico y el de gestión de cada                                   insumos que llegan
                                                                                   P.G.N                                                                                                                                                                                                                                                                                         los objetivos estratégicos y
                                        - Directivas                                                                                                                                                                                                                      en el proceso de planeación                                                 una de ellas.                                                     de las
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      criterios de logro.
                                        - Políticas del Procurador General                                                                                                                                                                                                         estratégica.                                                                                                                  dependencias; en
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   strategos que
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                permite almacenar
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  el seguimiento y
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    control de los
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       planes.

                                                                                                                                                                                                                                              » Estatuto Orgánico de
                                                                                                                                                                                                                                               Presupuesto (Decreto
                                        » Estatuto Orgánico de Presupuesto y                                                                                                                                                                 111 de 1996 artículos 46                                                                                                                                                 » Archivos digitales,
                                               normas reglamentarias.                                                                                                                                                                                   al 50)
                                                                                                                    » Congreso de la                                                                                                                                                                                                                                                                                     disco duro del
                                        » Requerimientos de necesidades de                                                                     » Depende de los plazos            » Digital (Internet y correo                                 » Decreto No. 4730 de
                                                                                                                       República.                                                                                                                                                                                      » Excel                                                     » Permite proyectar los gastos     equipo en la Oficina
                                                     presupuesto.                    Dependencias de la                                     establecidos por Min Hacienda                electrónico)                                            2005 Por el cual se
                                                                                                                     » Ministerio de                                                                                                                                                                                  » Outlook               Elaborar el Anteproyecto de             de acuerdo a los montos            de Planeación.
 PLANEACIÓN                             » Lineamientos e instructivos anuales       Procuraduría General                                   para presentar el anteproyecto de
                        N.A.                                                                                            Hacienda.                                                                                            No                 reglamentan normas                    N.A.                     » Sistema Integrado de      Presupuesto para la vigencia fiscal      incluidos por el Ministerio de                               Ninguna
PRESUPUESTAL                               para elaborar el anteproyecto de          de la Nación a nivel                                   presupuesto y por el DNP para                       y                                                   orgánicas del
                                                                                                                    » Departamento                                                                                                                                                                          Información Financiera SIIF                siguiente                      Hacienda en el Marco de          » Versión impresa,
                                                     Presupuesto.                          nacional.                                          actualizar los proyectos de                                                                    presupuesto (artículo 12).
                                                                                                                      Nacional de                                                                                                                                                                                » Aplicativo NBPIN                                                   Gastos de Mediano Plazo.           carpeta archivo
                                              » Proyectos de Inversión,                                                                                inversión.               » Físico (Circulares y oficios)                                » Decreto No. 4109 de
                                                                                                                       Planeación.                                                                                                                                                                                                                                                                                          Oficina de
                                         metodologías BPIN e instructivos de                                                                                                                                                                      2004 Reglamenta                                                                                                                                                          Planeación.
                                                   diligenciamiento.                                                                                                                                                                          aspectos del Banco de
                                                                                                                                                                                                                                               Proyectos de Inversión
                                                                                                                                                                                                                                                 (Artículos 23 y 24)

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            Activar la competencia preventiva
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          Desarrollo de programas de control y
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    Seguimiento a casos y política
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         prevencion
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     Realización de informes de
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          Vigilancia preventiva de actuaciones
                CONTROL DE GESTION      - Solicitud radicada.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     control que son de conocimiento
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      administrativas
                      (CG)              - Informes                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   público con observaciones y        - Físico y Digital.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           Tramitar denuncias y quejas sobre
                                        - Apertura de caso.                        - Centro de Atención al        - Sociedad.                                                                                                                                                                                                                                                              recomendaciones              - En los periodos
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          posibles violaciones a los derechos
                                        - Conjunto de elementos o pruebas          Público.                       - Entidades Públicas.                                                                                                                                                                                                                                            Alertar a las autoridades sobre       establecidos se
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            humanos e infracciones al DIH de
                                        con la información recolectada.            - Despacho del                 - Ministerio Público.                                                                                                                                                                                                                                            inconvenientes en la aplicación     elaboran las tablas
                                                                                                                                                                               - Físico                                                                                                                                                                grupos étnicos
                                        - Normatividad, doctrina y                 Procurador General de          -ONGs                                                                                                                                                                                                                                                                      de las normas                 de retención
                                                                                                                                                                               - Digital                                                                                                                   - SIM                          Seguimiento preventivo a casos que
                                        jurisprudencia aplicable.                  la Nación.                     -Organizaciones                                                                                 - Decreto 262 de 2000 y    Constitución Política        Control de gestión                                                                                      Impulsar acciones disciplinarias        documental y
                                                                                                                                                                               - Verbal                                                                                                                    - SIAF                              se encuentran ante instancias
 PREVENCIÓN                             - Quejas (verbales y escritas) - Oficios   - Procuradurías                internacionales                                                                                 actos administrativos      articulo 23                  preventivo.                                                                                                          o penales              terminado o cerrado
                                                                                                                                        - Cada vez que se requiera.            - Documental.                                                                                                               - SEPREDH a través de su                   internacionales
    (PR)                                autoridades publicas                       Delegadas.                     - Organismos de                                                                                 complementarios            Código Contencioso           - Preventivo, Intervención y                                                                                   Realizar publicaciones           cada caso, se
                                                                                                                                                                               - Testimonial.                                                                                                              modulo de SNAIPD                Seguimiento de acciones populares
                                        - Comunicaciones                           - Procuradurías                cooperación.                                                                                    Resolución interna         Administrativo               disciplinario.                                                                                                       temáticas              procede a guardarse
                                                                                                                                                                               - Telefónica.                                                                                                               - Excel                              de tutela y de cumplimiento
                                        - Expedientes                              Territoriales.                 - Organismos de                                                                                                                                                                                                                                                 Realizar procesos de formación         los radicados o
                                                                                                                                                                               - Vía e-mail y fax.                                                                                                                                              Rendir informes de gestión
                                        - Información a través de medios de        - Instituto de Estudios.       control.                                                                                                                                                                                                                                                             sobre derechos humanos          expedientes en las
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Formular proyectos y politicas de
                                        comunicación.                              - Cualquier servidor de        - Universidades.                                                                                                                                                                                                                                                 Realizar visitas de inspección y   unidades (cajas) de
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        seguimiento
                                        Documentos de políticas pública.           la P.G.N                                                                                                                                                                                                                                                                                          seguimiento para calificar la        conservación
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                Impactar politicas publicas
                     PREVENCIÓN         - Publicaciones de prensa.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                situación de derechos humanos            documental.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Fortalecer la participación de la
                        (PV)            - Informe de autoridad competente.                                                                                                                                                                                                                                                                                                           y formular recomendaciones
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          Entidad en las Comisiones y Comités
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  Proyectar actos administrativos,
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           creados para la implementación del
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      circulares y/o resoluciones
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             esquema de justicia transicional
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   adoptado en Colombia



                INTERVENCIÓN JUDICIAL
                          (JU)          - Solicitud de intervención.
                     INTERVENCIÓN       - Notificación o traslado.
                    ADMINISTRATIVA      - Intervención de oficio.
                          (AD)          - Asignación de trabajo.                                                                                                                                                                               - Constitución política
                                        - Hecho y/o información que amerita                                                                                                                                                                          - Código de
                                                                                                                  - Usuarios de la
                                        intervención.                                                                                                                                                                                          procedimiento Penal.                                                                       - Evaluar y determinar intervención del
                                                                                                                  P.G.N.                                                                                                                                                                                                                                                             - Construir agencia especial.
                                        - Elementos e infraestructura                                                                                                                                              - Artículos 28 y 29 del       - Numeral 7o. Del                                                                                   Ministerio Público.
                                                                                                                  - Organismos del                                                                                                                                         Intervención en actuación                                                                                - Relevo del agente ordinario (
                                        necesaria para llevar a cabo el                                                                                                                                            Decreto 262 de 2000;           artículo 277 de la                                                                         - Respuestas derechos de petición.
                                                                                   - Servidor de la P.G.N         Estado Colombiano.                                                                                                                                             Judicial penal.              Sistema de Información                                              Procurador en lo judicial Penal - - Físico de acuerdo
                                        proceso de Intervención judicial.                                                                                                                                           - Resolución 017 de        Constitución Política;                                                                      - Autos, Sentencias y Conceptos Sala
INTERVENCIÓN                                                                       calificado para llevar a       - Entidades Públicas.                                                                                                                                                                            Misional SIM                                                          Personero Municipal).         con la tabla de
                                         - Diagnóstico.                                                                                              Permanente                     Físico y/o electrónico.                 2000.            - Artículo 213 Ley 600 de                                                                        Penal Corte Suprema de Justicia.
     (IN)                                                                          cabo el proceso de             - Particulares que                                                                                                                                    - Intervención Administrativa.              SEPREDH                                                          - Vigilancia superior Judicial       retención
                                        - Apertura de caso.                                                                                                                                                          - Res. 105 de 1996      2000; 3o. Artículo 518 Ley                                                                   - Base de datos relatoria Procuraduría
                                                                                   Intervención                   prestan servicios                                                                                                                                                                                    SIAF                                                       - Autos, Sentencias y Conceptos       determinada.
                    CONCILIACIÓN        - Acumulación a caso existente.                                                                                                                                              - Res. 477 de 2005             600 de 2000;                                                                                    General de la Nación.
                                                                                                                  públicos.                                                                                                                                                      - Conciliación.                                                                                    Sala Penal Corte Suprema de
                       (CO)             - Rechazo              - Concepto                                                                                                                                            - Res 127 de 2008       - Artículo 185 Ley 906 de                                                                          - Conocimientos de abogados
                                                                                                                  - Organizaciones                                                                                                                                                                                                                                                              Justicia
                                        - Informe                                                                                                                                                                                                       2004;                                                                                          demandantes.
                                                                                                                  sociales.
                                        - Acción                                                                                                                                                                                             - Artículo 500 Ley 906 de
                                        - Solicitud                                                                                                                                                                                                      2004
                                        - Recurso.- Hechos.
                                        - Pruebas.
                                        - Normatividad aplicable


                INDAGACIÓN PRELIMINAR
                         (IP)

                    INVESTIGACIÓN
                     DISCIPLINARIA      - Queja.                                                                          - Testigos.
                           (ID)         - Asignación de oficio.                                                   - Servidores públicos
                                        - Hecho o información que amerita                                            y Particulares que
                    INVESTIGACIÓN                                                                                                                                                                                                                                            - Indagación Preliminar.
                                        indagación preliminar, testimonio.                                           prestan servicios
                DISCIPLINARIA SEGUNDA                                                                                                                                                                                                                                     - Investigación Disciplinaria.                                  - Archivo o apertura de Investigación
                                        - Información de otra entidad remitida                                             públicos.                                                                                                                                                                                                                                               Revocatorias, Confirmatorias,      - Físico de acuerdo
                       INSTANCIA                                               Servidores de la                                                                                                                                              Decreto Ley 262 de 2000.           - Segunda Instancia.                                                   disciplinaria
DISCIPLINARIO                           por competencia a la P.G.N.                                                    - Personerías.                                                                                                                                                                         Sistema de información                                                Modificatorias, Absolutorias,        con la tabla de
                          (SG)                                                 Procuraduría General                                                  Permanente                     Físico y/o electrónico.           Ley 734 de 2002                                             - Tomar medidas                                              - Archivo o pliego de cargos
     (DI)                               - Información que se desprende de la                                       - Oficinas de control                                                                                                                                                                           Misional SIM.                                                   Nulidades, Prescripciones, Se            retención
                                                                               de la Nación.                                                                                                                                                      Ley 734 de 2002                    preventivas.                                                       - Decisión.
                   TOMAR MEDIDAS        acción preventiva o de intervención.                                       Interno Disciplinario                                                                                                                                                                                                                                                 dirimen conflictos.              determinada.
                                                                                                                                                                                                                                                                               - Sanción por quejas                                           - Tomar medidas preventivas.
                   PREVENTIVAS O        - Situaciones sociales, políticas,                                               - Implicado.
                                                                                                                                                                                                                                                                                     temerarias.
                DECRETAR SUSPENSIÓN     económicas, jurídicas y culturales que                                            - Quejoso.
                    PROVISIONAL         dan pie para iniciar una acción                                            - Destinatarios de la
                       (MP)             disciplinaria. -Material probatorio                                        acción disciplinaria.

                 SANCIÓN POR QUEJAS
                     TEMERARIAS
                        (SQ)
                                                                                                                                                 IDENTIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN SECUNDARIA (INFORMACIÓN GENERADA INTERNAMENTE)


                1                                         2                                           3                                   4                                           5                                       6                                7                                       8                                     9                                      10                           11


                                                                                                                                                                     ESTÁ
                                     A QUÉ PROCESO SE           A QUIÉN SE LE                                                                                                         ESTÁ REGLAMENTADO                                        QUÉ SISTEMA DE INFORMACIÓN SE
    QUÉ INFORMACIÓN SE                                                                PERIODICIDAD DE ENTREGA DE            QUÉ MEDIO UTILIZA PARA            REGLAMENTADO EL                                        QUÉ SUBPROCESO                                                      PARA QUÉ SE UTILIZA LA                 QUÉ DECISIONES PERMITE           CÓMO SE ARCHIVA Y SE CONSERVA LA
                                          ENTREGA                 ENTREGA -                                                                                                               EL REPORTE -                                         UTILIZA DURANTE EL PROCESO DE                                                                                                                                OBSERVACIONES
   GENERA O SE ENTREGA                                                                     LA INFORMACIÓN                  ENTREGAR LA INFORMACIÓN                REPORTE -                                       GENERA LA INFORMACIÓN                                                 INFORMACIÓN ENTREGADA                           TOMAR                    INFORMACIÓN GENERADA EN LA P.G.N
                                       INTERNAMENTE            EXTERNAMENTE                                                                                                              EXTERNAMENTE                                            GENERACIÓN DEL PRODUCTO
                                                                                                                                                                INTERNAMENTE




                                                              Contraloría General
                                                                                                                                                             Resolución 278 de
                                                                de la República
- Plan Estratégico Institucional                                                                                                                              2007 y todos lo
                                                              (Rendición Cuenta
(PEI)             - Planes         Es un proceso                                                                                                            usuarios están en la
                                                                     Fiscal)                                                                                                           Los formatos 4 y 4A                                                                                                                                                        Los documentos físicos dos años: las
Anuales (POA)                      transversal de                                                                         Reportes de strategos e informes capacidad de generar                                                                                                         Para toma de decisiones y la           Para toma de decisiones y la
                                                               - Congreso de la       Mensual, semestral, trimestral y                                                                  requeridos por la         N.A. , los procedimientos                                                                                                                        carpetas electrónicas dos años: y la
- Contexto Estratégico (Incluye    planeación estratégica y                                                                   de análisis a partir de lo     sus reportes, para                                                                      El software strategos.         evaluación a la gestión institucional y      evaluación a la gestión
                                                              República (Informe                 anual.                                                                               Contraloría General de       asociados al proceso.                                                                                                                           información registrada en strategos
Misión, Visión, Objetivos,         al proceso de                                                                             consignado en strategos.      esto hay una persona                                                                                                          reportes agentes externos .                  institucional .
                                                                      anual)                                                                                                               la república.                                                                                                                                                                    indefinidamente..
Acciones y Recursos)               mejoramiento continuo.                                                                                                   capacitada en cada
                                                                  - Ciudadanía
                                                                                                                                                           área en el manejo del
                                                                 (Rendición de
                                                                                                                                                                  software.
                                                                    Cuentas)




                               » Proceso de Gestión                                                                                                                                    » Estatuto Orgánico de
                                     Financiera.                                                                                                                                       Presupuesto (Decreto
                                 » Subproceso de                                                                                                                                      111 de 1996 artículos 46
                              Ejecución Presupuestal                                                                                                                                            al 50)                                                                                » Para consolidar la información          » Permite distribuir
                                                               » Congreso de la
                                    y Tesorería.                                          » Depende de los plazos            » Digital (Internet y correo                              » Decreto No. 4730 de                                                                        necesaria para elaborar el proyecto    adecuadamente los recursos
                                                                  República.                                                                                                                                                                                 » Excel                                                                                               » Archivos digitales, disco duro del
» Anteproyecto de Presupuesto » Subproceso de Apoyo                                    establecidos por Minh hacienda                electrónico)                                        2005 Por el cual se                                                                        de presupuesto general de la nación             asignados.
                                                                » Ministerio de                                                                                                                                                                             » Outlook                                                                                              equipo en la Oficina de Planeación.
          de Gastos.                 Financiero.                                      para presentar el anteproyecto de                                                                 reglamentan normas                                                                               para la siguiente vigencia.    » Permite programar procesos de
                                                                   Hacienda.                                                                                           No                                                   N.A.               » Sistema Integrado de Información                                                                                                                              Ninguna
   » Proyectos de inversión        » Subproceso                                        presupuesto y por el DNP para                      y                                                 orgánicas del                                                                              » Para programar la ejecución               contratación.
                                                               » Departamento                                                                                                                                                                           Financiera SIIF                                                                                            » Versión impresa, carpeta archivo
          ajustados.          Contabilidad Financiera.                                   actualizar los proyectos de                                                                    presupuesto (artículo                                                                                  presupuestal.            » Permite establecer mecanismos
                                                                 Nacional de                                                                                                                                                                                » NBPIN                                                                                                      Oficina de Planeación.
                               » Proceso Evaluación                                               inversión.                     » Físico (Oficios)                                              12).                                                                                » Para programar los procesos de       de control para la ejecución
                                                                  Planeación.
                                    Institucional.                                                                                                                                     » Decreto No. 4109 de                                                                                    contratación.                      presupuestal.
                                   » Proceso de                                                                                                                                           2004 Reglamenta
                                     Planeación                                                                                                                                        aspectos del Banco de
                                   Presupuestal.                                                                                                                                       Proyectos de Inversión




- Visitas.
- Informes de control preventivo
y de gestión.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                 Requerir cumplimiento de
- Decisiones preventivas
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   obligaciones estatales
proferidas.                                                                                                                                                                             Constitución Política                                                                                                                                                                - Físico y Digital.
                                                                - Sociedad.                                                                                                                                                                                   SIM                                                               Formular recomendaciones
- Acciones y demandas.                                                                                                                                                                Tratados internacionales                                                                                                                                                      - En los periodos establecidos se
                                                          - Entidades Públicas.                                                                               Decreto Ley 262 de                                                                          Estrategos                Interponer acciones disciplinarias y           Desarrollar actividades
- Respuestas                                                                             Cada vez que se requiera                                                                         sobre derechos            Control de gestión                                                                                                                               elaboran las tablas de retención
                                 Preventivo, Intervención - Ministerio Público                                                                                      2000                                                                                     Word                                  penales                    encaminadas a la protección de
- Recomendaciones.                                                                     De acuerdo a la programación       Documental, Digital, vía e-mail o                           humanos y normas DIH              Preventivo                                                                                                                               documental y terminado o cerrado cada
                                 y disciplinario.             - Ciudadanía.                                                                                   Resolución 017 de                                                                              Excel                  Formulación, ajuste o Evaluación de         los derechos humanos y al
- Proyectos tramitados.                                                                Estratégica y de los proyectos                  fax.                                               Ley 975 de 2005      Intervención y Disciplinario.                                                                                                                        caso, se procede a guardarse los
                                                           - Otros organismos                                                                                       2000                                                                                  Power Point                        políticas públicas                 ejercicio de mecanismos de
- Personas atendidas                                                                                                                                                                  Procedimiento PRO-PR-                                                                                                                                                     radicados o expedientes en las unidades
                                                              competentes.                                                                                                                                                                                  Outlook                                                              protección de los mismos
directamente.                                                                                                                                                                                 PV-009                                                                                                                                                              (cajas) de conservación documental.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                 Evaluar políticas públicas
- Capacitaciones dictadas.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                 Adelantar investigaciones
- Publicaciones temáticas
- Materia didáctico
- Conceptos




- Intervención en Audiencias                                 - Ciudadanos y
Públicas en cualquier etapa                                  ciudadanas que
procesal.                                                    solicitan la
- Solicitud de pruebas.                                      intervención.
- Recursos.                                                  - Jueces y
- Conceptos precalificatorios.                               magistrados que dan                                                                                  - Res. 105/98
- Cortes Marciales.                                          traslado de las                                                                                     Funciones CAP
                                       - Intervención en                                                                                                                                                                                       - Sistema de información Misional
'- Visitas                                                   actuaciones a la                                                                                     - Res 477/05         - Constitución Política.                                                                                  - Estadísticas.
                                   actuación judicial penal.                                                                                                                                                      - Proceso de Intervención.                   SIM.                                                            - Decisiones en intervención,    - Físico de acuerdo con lo establecido en
- Expedientes terminados.                                    P.G.N.                             Permanente.                    Físico y/o Electrónico.             Antitrámites.            - Código de                                                                                        - Control Interno.
                                    - Proceso Preventivo.                                                                                                                                                           - Proceso Disciplinario.              - SEPREDH                                                             prevención o disciplinarias.              las tablas de retención.
- Solicitudes y Recursos                                     - Autoridades                                                                                        - Res 127/08          procedimiento Penal.                                                                              - Información al Usuario.
                                   - Proceso disciplinario.                                                                                                                                                                                                  - SIAF.
- Conceptos e Informes                                       competentes.                                                                                        reglamento de
- Audiencias e Inspecciones.                                 - Fiscalía General de                                                                            derechos de petición.
'- Conciliaciones                                            la Nación.
Extrajudiciales realizadas.                                  - Autoridad Penal
- Audiencias de Conciliación                                 Militar.
Judicial.                                                    - Consejo de
- Conciliaciones arbitrales.                                 Judicatura.




- Procesos recibidos en
apelación o consulta.                                                                                                                                                                                              - Indagación Preliminar.
- Procesos para notificación                                                                                                                                                                                              - Investigación
segunda instancia.                                                                                                                                                                                                         Disciplinaria.
                                   - Proceso disciplinario.      - Intervinientes.                                                                               Directivas del                                                                                                          Registro de antecedentes               Acudir o no a la Jurisdicción
- Comisiones propias o de                                                                                                                                                              Decreto 262 de 2000 y          - Segunda Instancia.     - Sistema de información Misional                                                                                - Físico de acuerdo con lo establecido en
                                    - Proceso Preventivo.     - Destinatarios de la             Permanente                     - Electrónico y físico.           Procurador y                                                                                                         disciplinarios - Publicidad de las      correspondiente para control de
otras dependencias.                                                                                                                                                                      Ley 734 de 2002                - Tomar medidas                       SIM.                                                                                              las tablas de retención.
                                   - Proceso Intervención     acción disciplinaria.                                                                             Viceprocurador.                                                                                                                  decisiones.                             legalidad.
- Apelaciones.                                                                                                                                                                                                              preventivas.
- Fallos de segunda instancia.                                                                                                                                                                                       - Sanción por quejas
- Multas.                                                                                                                                                                                                                   temerarias.
- Absoluciones.
                                                                                                                                                      IDENTIFICACIÓN INFORMACIÓN PRIMARIA (INFORMACIÓN RECIBIDA EXTERNAMENTE)


         1                        2                                 3                                           4                                           5                                   6                                           7                                       8                              9                           10                                    11                           12                 13

                                                                                                                                                                                                                      EXISTE UNA NORMA
                                                                                                                                                                                                                                                EXISTE UNA NORMA
                                                                                                    QUIEN LA SUMINISTRA                                                                                                  INTERNA QUE                                 QUÉ SUBPROCESO UTILIZA            QUÉ SISTEMA DE
                                                            (INSUMOS)                                                                                                                                                                              EXTERNA QUE
                                                                                                                                             PERIODICIDAD DE RECEPCIÓN         EN QUE MEDIO SE RECIBE LA               REGLAMENTE LA                                  LA INFORMACIÓN COMO        INFORMACIÓN UTILIZA PARA          PARA QUE SE UTILIZA LA               QUÉ DECISIONES PERMITE          CÓMO SE ARCHIVA
     PROCESO                SUBPROCESO                QUÉ INFORMACIÓN NOS                                                                                                                                                                        REGLAMENTE LA                                                                                                                                                                  OBSERVACIONES
                                                                                                                                                 DE LA INFORMACIÓN                   INFORMACIÓN                        ENTREGA DE LA                                 INSUMO POR PARTE DEL          RECIBIR Y CAPTURAR LA              INFORMACIÓN                              TOMAR                    Y SE CONSERVA
                                                     SUMINISTRAN O SE RECIBE                                                                                                                                                                      ENTREGA DE LA
                                                                                                                                                                                                                      INFORMACIÓN POR                                       PROVEEDOR              INFORMACIÓN (SI APLICA)
                                                                                                                                                                                                                                                   INFORMACIÓN
                                                                                               INTERNA                    EXTERNA                                                                                   PARTE DEL PROVEEDOR


                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             '- Servir de referente en los distintos
                                                -Fallos                                 Despacho del                                                                                                                                                                                                                         casos que maneja la Procuraduría
                                                                                                                    Altas Cortes
                                                -Conceptos                              Procurador                                                                                                                                                                                                                           General de la Nación.
                                                -Consultas                                                                                                                                                                                                                                                                   - Como consulta y conservación de la
                                                                                                                    Presidencia de la                                                                               Cicular10A/2006
                                                -Actos Administrativos (Resoluciones,   Despacho del                                                                                                                                                                                                                         memoria institucional.
                                                                                                                    República                                                                                       Circular11/1006
                                                Directivas, Circulares, Instructivos,   Viceprocurador                                                                                                                                                                                                                       - Como apoyo para los operadores        Cualquier decisión institucional
    RELATORÍA                                                                                                                                                                                                       DirectivaUnificada15/200                                                     PIREL (Programa de                                                                                     En medio físico y en
                                N.A.            Memorandos).                                                                                Permanente                       Físico y/o electrónico.                                         No                      Todos                                                   disciplinarios.                         que se fundamente en la
       (RE)                                                                                                         Congreso de la                                                                                  2                                                                            información de relatoría)                                                                              medio magnético
                                                --Sentencias                            Secretaria General                                                                                                                                                                                                                   - Para suministrar la información       memoria de la Entidad
                                                                                                                    República                                                                                       Resolución 380/00
                                                -Leyes                                                                                                                                                                                                                                                                       correspondiente a las decisiones
                                                                                                                                                                                                                    Resolución 213/02
                                                -Decretos                                Procuradurías                                                                                                                                                                                                                       conceptos y demás información
                                                                                                                    Entidades del Estado
                                                -Actos Administrativos                  delegadas                                                                                                                                                                                                                            jurídica y administrativa.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             - Para crear la línea Doctrinal de la
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Procuraduría.


                                           - Vacantes
                                           - Perfiles de cargos
                                           - Hojas de vida
                                           - Datos de inscripción
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     Elaborar convocatoria
                                           - Procesamiento resultados pruebas
                          SELECCIÓN DE                                                                              - Entidades                                                                                                             Constitución Política                                                                                                    Elaborar y calificar pruebas
                                           escritas                              - Jefes de los cargos                                                                                                              Manual de                                        Selección de empleados de
                      EMPLEADOS DE CARRERA                                                                          Especializada           Cada inicio de concurso.         físico y digital                                               Decreto 262 / 00                                     Excel, Word                 Selección de Personal.                  Conformar listas de elegibles      Físico y digital
                                           - Listas de elegibles vigentes        vacantes en P.G.N                                                                                                                  procedimientos                                   carrera
                              (SC)                                                                                  - Aspirantes                                                                                                            Decreto 263 / 00                                                                                                         Efectuar inscripción en registro
                                           - Reclamaciones                       - Secretaria general
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     único de carrera
                                           - Contratos
                                           - Nombramientos en período de
                                           prueba
                                           - Calificaciones en período de prueba

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     Adquirir derechos de carrera
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     determinar la permanencia en el
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     servicio
                                                                                                                                                                                                                                            Constitución Política
                          EVALUACIÓN DEL        calificaciones definitivas o            jefes de empleados en                               anual o cada vez que se requiera                                        Manual de                                                                                                Evaluación del desempeño de             conceder estímulos
                                                                                                                    no aplica                                                físico                                                         Decreto 262 / 00         calificación de servicios   SIAF, Excel, Word                                                                                   físico y digital
                         TALENTO HUMANO         evaluaciones parciales                  carrera                                             evaluación parcial                                                      procedimientos                                                                                           empleados en carrera                    formular programas de
                                                                                                                                                                                                                                            Decreto 263 / 00
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     capacitación
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     otorgar becas, encargos y
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     comisiones de estudio

                                                                                        Todas las                   Universidades.
                                                                                        Dependencias                - Empresas de
                                                Necesidades de capacitación.                                                                                                                                                                                                                                                     análisis y elaboración de las
                                                                                                                    capacitación,                                             Físico (oficio, informe, etc.), y/o                                                                                                                                                     Aprobar y ajustar los planes de
                        CAPACITACIÓN (CA)       - Ofertas de capacitación.                                                                       No tiene periodicidad.                                                         NO                      NO                    Planeación.                      POA               actividades de capacitación a                                             Físico y Digital.
                                                                                        Funcionarios de la          entidades oficiales,                                      digital (CD, diskettes, internet).                                                                                                                                                              capacitación.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          desarrollar.
                                                                                        entidad y oficinas          comunidad en
                                                                                                                    general.



                                                *Novedades relacionadas con la
                                                                                                                    EX Funcionarios de                                                                                                      Constitución política de                                                                                                                                    CAS - carpeta
                                                nomina mensual.                                                                                                                                                                                                                                                              *Determinar tiempos de respuesta        *Prioridad envío de respuestas
                                                                                        Funcionarios de la          la entidad y                                             Planilla CAS                           Decreto 262/2000 art.   Colombia Art. 23,                                                                                                                                           planillas de entrega.
                        COMPENSACIÓN (CO)       *Solicitudes de certificaciones                                                                          Diaria                                                                                                       Compensación               SIAF, planillas             *Controlar la información que entra y   *Control fechas de remisión de
                                                                                        entidad y oficinas.         Entidades de distinto                                    Correo electrónico                     18 No.8 y 9             siempre y cuando lo exija                                                                                                                                   Oficinas copias de
                                                *Solicitudes de liquidaciones                                                                                                                                                                                                                                                sale del Grupo                          las respuestas
                                                                                                                    orden.                                                                                                                  una autoridad judicial.                                                                                                                                     oficio con recibido
                                                sentencias



                                                                                                                    Caja de
                                                                                                                    compensación
                                                                                                                    familiar.
                                                Informes                                Todas las                    Empresas privadas
                                                Oficios                                 Dependencias                EPS, ARP, FONDOS                                                                                                                                                             Word                        Análisis                                Programación
                                                                                                                                                                                                                                            Decreto 2463 de 2001 del
GESTION DEL TALENTO                             Peticiones escritas                                                 DE PENSIONES.                                            Físico                                                                                                              Excel                       Control                                 Presupuesto                        Medio Electrónico
                           BIENESTAR (BI)                                                                                                Permanente                                                                 Res. 227 de 2005        Ministerio de Protección Bienestar
                                                Requerimientos por parte de las         Funcionarios de la          Entidades del Estado                                     Digital                                                                                                             SIAF                        Elaboración de Planes                   Control                            Medio Físico
      HUMANO                                                                                                                                                                                                                                Social
                                                directivas.                             entidad y oficinas           Súper Intendencia                                                                                                                                                           EPI INFO
        (GH)
                                                Quejas                                                              de Salud), Juntas
                                                                                                                    Regionales y
                                                                                                                    Nacional de
                                                                                                                    Calificación).




                                                                                        Todas las
                                                Solicitudes de información sobre
                                                                                        Dependencias                                                                                                                                                                 Compensación, Bienestar,
                                                situaciones administrativas.                                        Juzgados, Fondos de                                                                                                                                                                                      La información se utiliza para dar
                                                                                                                                                                                                                                                                     Cesantías, Salud                                                                                Proyectar y firmar actos
                                                - Solicitudes de expedición de                                      Pensiones, EPS,     Permanente                           Físico o correo electrónico            Decreto 262/2000        No aplica                                            Office                      trámite a la solicitudes de situaciones                                    Medio físico
                                                                                        Funcionarios de la                                                                                                                                                           Ocupacional, Gestión de                                                                         administrativos
                                                certificados.                                                       ARP                                                                                                                                                                                                      administrativas
                                                                                        entidad y oficinas                                                                                                                                                           Historia Laboral
                                                - Solicitudes de comisión.




                           SITUACIONES
                         ADMINISTRATIVAS
                               (SA)




                                                                                                                 EPS, AFP, ARP,
                                                                                                                 COOPERATIVAS,
                                                                                                                 FONDOS DE
                                                                                                                 CESANTÍAS,                                                                                                                 Ley 100, Ley 50 de 1990,
                                                                                        Teléfono, personal, fax,                                                                                                                                                     Compensación, Gestión de    SIAF                        Demostrar afiliación a Seguridad
                                                Afiliaciones                                                     FONDO NACIONAL             Mensual                          Físico                                 No aplica               Ley 789 de 2002,
                                                                                        correo institucional                                                                                                                                                         Historia Laboral                                        Social y régimen de Cesantías
                                                                                                                 DE AHORRO,                                                                                                                 Decretos reglamentarios
                                                                                                                 FONDOS DE
                                                                                                                 EMPLEADOS,
                                                                                                                 OTROS
                                                                                                                                                         IDENTIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN SECUNDARIA (INFORMACIÓN GENERADA INTERNAMENTE)


                1                                            2                                              3                                   4                                        5                                6                                  7                                     8                                     9                                        10                        11


                                                                                                                                                                         ESTÁ
                                     A QUÉ PROCESO SE               A QUIÉN SE LE                                                                                                        ESTÁ REGLAMENTADO                                QUÉ SISTEMA DE INFORMACIÓN SE
    QUÉ INFORMACIÓN SE                                                                   PERIODICIDAD DE ENTREGA DE              QUÉ MEDIO UTILIZA PARA           REGLAMENTADO EL                               QUÉ SUBPROCESO                                                      PARA QUÉ SE UTILIZA LA                 QUÉ DECISIONES PERMITE            CÓMO SE ARCHIVA Y SE CONSERVA LA
                                          ENTREGA                     ENTREGA -                                                                                                              EL REPORTE -                                 UTILIZA DURANTE EL PROCESO DE                                                                                                                                OBSERVACIONES
   GENERA O SE ENTREGA                                                                        LA INFORMACIÓN                    ENTREGAR LA INFORMACIÓN               REPORTE -                              GENERA LA INFORMACIÓN                                                 INFORMACIÓN ENTREGADA                           TOMAR                     INFORMACIÓN GENERADA EN LA P.G.N
                                       INTERNAMENTE                EXTERNAMENTE                                                                                                             EXTERNAMENTE                                    GENERACIÓN DEL PRODUCTO
                                                                                                                                                                    INTERNAMENTE



                                                                                                                                                                                                                                                                              - Servir de referente en los distintos
                                                                                                                                                                                                                                                                              casos que maneja la Procuraduría
-Publicaciones Físicas y                                                                                                                                                                                                                                                      General de la Nación.
Digitales                                                                                                                                                                                                                                                                     - Como consulta y conservación de la
-Flash Jurídico                                                                                                                                                                                                                                                               memoria institucional.
-Modulo de Normatividad                                                                                                                                                                                                                                                       - Como apoyo para los operadores       Cualquier decisión institucional
                                                                 Entidades del estado                                         Digital y                          Resolución 23/92 Art.                                                                                                                                                                En medio físico y en medio
-Guía del Proceso Disciplinario Todos                                                  Permanente                                                                                        No                  Todos                       PIREL                                disciplinarios.                        que se fundamente en la memoria
                                                                 y ciudadanía general.                                        Física                             13                                                                                                                                                                                   magnético
-Decisiones (internas o                                                                                                                                                                                                                                                       - Para suministrar la información      de la Entidad
externas) Jurídicas y                                                                                                                                                                                                                                                         correspondiente a las decisiones
Administrativas en medio                                                                                                                                                                                                                                                      conceptos y demás información
electrónico o medio físico.                                                                                                                                                                                                                                                   jurídica y administrativa.
                                                                                                                                                                                                                                                                              - Para crear la línea doctrinal de la
                                                                                                                                                                                                                                                                              Procuraduría.




- Listas de elegibles
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       Posesiones
- Registro de inscripción o                                                              Permanente durante el concurso
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       Registrar o actualizar el sistema
actualización en carrera           Todos los procesos de                                 para los aspirantes y al final para Digital y físico                    Manual de               Decreto 262/00      Selección de empleados                                           Vincular elegibles en período de
                                                                 Concursantes.                                                                                                                                                           Excel, SIAF, Word.                                                            único de carrera                     Físico y Digital.
administrativa                     talento humano                                        los demás procesos de talento                                           procedimientos          Decreto 263/00      de carrera                                                       prueba o en ascenso
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       Insubsistencia por calificación
                                                                                         humano
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       insatisfactoria




                                                                                                                                                                                                                                                                              Adquirir derechos de carrera             Inscribir o actualizar en carrera
Promedios ponderados de                                                                                                                                                                                                                                                       determinar la permanencia en el          permanecer en el servicio
calificación de servicios,                                                                                                    digital                                                                                                                                         servicio                                 participar en programas de
                                Todos los procesos de                                                                                                            Manual de               Decreto 262/00
Registro único de inscripción o                                  hojas de vida           permanente                           físico                                                                         Calificación de servicios   Word, Excel, SIAF                    conceder estímulos                       capacitación                         Físico y digital.
                                talento humano                                                                                                                   procedimientos          Decreto 263/00
actualización en carrera                                                                                                                                                                                                                                                      formular programas de capacitación       otorgar encargos, becas y
administrativa                                                                                                                                                                                                                                                                otorgar becas, encargos y                comisiones de estudio
                                                                                                                                                                                                                                                                              comisiones de estudio


       - Plan de capacitación.
     - Cursos de capacitación.                                      Exempleados                                                                                                                                                           Poa, Strategos y evaluaciones de
 - Invitaciones de capacitación.   A todos los procesos y        Empleados P.G.N -                                                Correo electrónico, oficios,                                                                           seguimiento (satisfacción, impacto
                                                                                                  No tiene periodicidad                                                      No                      No              Planeación                                                   Programación de actividades            Aprobación de las actividades.                    Físico y digital.
- Evaluaciones y seguimiento a          subprocesos               Entidades externas                                                 medios magnéticos                                                                                     y sugerencias) de los diferentes
           la capacitación.                                                                                                                                                                                                                   programas desarrollados.
    - Informes de capacitación



*Certificaciones salarios
                                   CAS oficina de remisión                                                                                                                                                                                                                                                                                                  *Carpeta CAS de cada dependencia
*Certificaciones factores y                                Ex funcionarios                                                                                                                                   Asignación Numero de                                                                                      Veracidad de la entrega de los
                                   y entrega de                                          Diaria                               SIAF, planillas                    NA                      NA                                              SIAF                                 Control                                                                       donde aparece el recibido de los oficios
bonos pensionales.                                         Peticionarios                                                                                                                                     radicación único                                                                                          documentos relacionados
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*Oficios con datos solicitados.
*Sentencias liquidadas



                                                                 Exempleados
                                                                 EPS
Planes                                                           Caja de
Programas                                                        Compensación
Proyectos                          Bienestar                     ARP                                                                                                                                                                     Word                                 Análisis                                 Programación
Informes                           Division Administrativa       Fondo de Pensiones                                           Físico                                                                         Bienestar                   Excel                                Control                                  Presupuesto                          Medio Electrónico
                                                                                        Permanente                                                               No aplica               Resolución 227
Comunicaciones                     Gestión Documental            Entidades Estatales                                          Digital                                                                        Salud Ocupacional           SIAF                                 Elaboración de Planes                    Control                              Medio Físico
Estadísticas                       Salud ocupacional.            (Ministerio Protección                                                                                                                                                  EPI INFO
Conceptos Médico                                                 Social, Súper
Ocupacionales                                                    Intendencia de Salud,
                                                                 Juntas Regional y
                                                                 Nacional.


- Trámite de Posesiones.
- Prórrogas de situaciones
administrativas.
- Trámite de comisiones.
- Trámite de licencias.                                                                                                                                                                                                                                                       Proyección y firma de actos
- Trámite de permisos.                                           Exempleados
                                   A todos                                                                                    Físico                                                                         Situaciones                                                      administrativos de situaciones
                                                                 Entidades externas      Permanente                                                              Decreto 262 de 2000     No aplica                                       Office                                                                                                             Físico y digital
- Retiro del servicio.             Empleados P.G.N                                                                                                                                                           administrativas                                                  administrativas de los funcionarios de
- Reconocimiento de viáticos.                                                                                                                                                                                                                                                 la Entidad

- Expedición de certificaciones.
- Órdenes de comisión.
- Cumplido de comisión de
servicio.
Situaciones Administrativas                                                                                                                                                                                                                                                   Proyección y firma de actos
                                                                 Exempleados
                                   A todos                                                                                    Físico                                                                                                                                          administrativos de situaciones
                                                                 Entidades externas      Permanente                                                              Decreto 262 de 2000     No aplica           Situaciones administrativas Office                                                                                                             Físico y digital
                                   Empleados P.G.N                                                                                                                                                                                                                            administrativas de los funcionarios de
                                                                                                                                                                                                                                                                              la Entidad
Posesiones                                                                                                                                                       Decreto 262, 263 de
                                                                 Alcaldías, Juzgados,
                                   Procesos de la P.G.N                               Mensual                                 Físico, digital, teléfono y fax    2000 y Resolución 450 No aplica             Situaciones administrativas Word y SIAF                          Análisis y control                       Vinculación laboral                  Físico y digital
                                                                 EPS, AFP, ARP
                                                                                                                                                                 de 2000
Expedición de certificaciones                                    Ex funcionarios,                                                                                Decreto 262, 263 de
                                   Funcionarios                  entidades crediticias   Diario                               Físico, telefónico y fax           2000 y Resolución 450 No aplica             Gestión del Talento HumanoWord y SIAF                            Trámite individuales por funcionario                                          Físico
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       Decisión financiera, inversión, experiencia y digital
                                                                 y otras                                                                                         de 2000
                           SITUACIONES
                         ADMINISTRATIVAS
                               (SA)

                                                                                                                                                    IDENTIFICACIÓN INFORMACIÓN PRIMARIA (INFORMACIÓN RECIBIDA EXTERNAMENTE)

        1                         2                                 3                                           4                                          5                                    6                                       7                                           8                                9                                   10                                   11                         12                             13

                                                                                                                                                                                                               EXISTE UNA NORMA
                                                                                                                                                                                                                                            EXISTE UNA NORMA
                                                                                                     QUIEN LA SUMINISTRA                                                                                          INTERNA QUE                                         QUÉ SUBPROCESO UTILIZA                 QUÉ SISTEMA DE
                                                             (INSUMOS)                                                                                                                                                                         EXTERNA QUE
                                                                                                                                            PERIODICIDAD DE RECEPCIÓN        EN QUE MEDIO SE RECIBE LA          REGLAMENTE LA                                          LA INFORMACIÓN COMO             INFORMACIÓN UTILIZA PARA             PARA QUE SE UTILIZA LA              QUÉ DECISIONES PERMITE          CÓMO SE ARCHIVA
     PROCESO               SUBPROCESO                  QUÉ INFORMACIÓN NOS                                                                                                                                                                   REGLAMENTE LA                                                                                                                                                                                      OBSERVACIONES
                                                                                                                                                DE LA INFORMACIÓN                  INFORMACIÓN                   ENTREGA DE LA                                         INSUMO POR PARTE DEL               RECIBIR Y CAPTURAR LA                 INFORMACIÓN                             TOMAR                    Y SE CONSERVA
                                                      SUMINISTRAN O SE RECIBE                                                                                                                                                                 ENTREGA DE LA
                                                                                                                                                                                                               INFORMACIÓN POR                                               PROVEEDOR                   INFORMACIÓN (SI APLICA)
                                                                                                                                                                                                                                               INFORMACIÓN
                                                                                                 INTERNA                  EXTERNA                                                                            PARTE DEL PROVEEDOR


                                                                                                                                                                                                                                        Decreto 262 de 2000                                                                                                                   Aprobar permanencia y retiro
                                                                                          Servidores y              Cajanal, ISS, Fondos
                                                                                                                                                                                                                                        Ley 190 de 1995                                                SIAF                                                                   del servicio                      En medio físico y
                                                 Documentos Historia Laboral              dependencias de la        de Pensiones, Rama Permanente                           Físico                                                                                    Situaciones Administrativas                                     Análisis y control del Talento Humano
                                                                                                                                                                                                                                        Ley 489 de 1998                                                TQM WEB                                                                Aprobar promociones en el         digital.
                                                                                          P.G.N                     Judicial
                                                                                                                                                                                                                                        Decreto 1145 de 2004                                                                                                                  servicio



                                                                                          Todas las                 - Entidades que
                          ADMINISTRACIÓN                                                                                                                                                                     Res. 302 de 2005, Res.     Circular del                  Subproceso de contratación,
                                                 Solicitudes y requerimientos de          dependencias y            definen políticas y
                        INFRAESTRUCTURA                                                                                                                                                                      114 de 2006. Res. 111      Viceprocurador que            planeación, presupuestal,                                       Análisis, control y elaboración de      Ajustar, solucionar, difundir y
                                                 servicios. - Normatividad, Políticas y   servidores                estándares en la      Permanente                        Físico y/o Digital                                                                                                     SIAF                                                                                                         En medio físico
                           TECNOLÓGICA                                                                                                                                                                       de 2005. Res. 008 de       regula la entrega y trámite   administrativo, financiero y                                    planes                                  actualizar
                                                 buenas prácticas                         de la P.G.N.              gestión de la
                                (AI)                                                                                                                                                                         2008                       de la documentación           de Interventorias
                                                                                                                    tecnología.




    GESTION DE                                                                            Todas las
                                                                                                                    - Entidades que
  TECNOLOGÍAS DE                                                                          dependencias y                                                                                                     Res. 302 de 2005, Res.     Circular del                  Subproceso de contratación,
                     ADMINISTRACIÓN TÉCNICA Solicitudes y requerimientos de                                         definen políticas y
   INFORMACIÓN                                                                            funcionarios                                                                                                       114 de 2006. Res. 111      Viceprocurador que            planeación, presupuestal,                                       Análisis, control y elaboración de      Ajustar, solucionar, difundir y
                       DE LOS SISTEMAS DE   servicios. - Normatividad, Políticas y                                  estándares en la      Permanente                        Físico y/o Digital                                                                                                     SIAF                                                                                                         En medio físico
                                                                                          de la P.G.N que                                                                                                    de 2005. Res. 008 de       regula la entrega y trámite   administrativo, financiero y                                    planes                                  actualizar
       (GT)            INFORMACIÓN (AT)     buenas prácticas                                                        gestión de la
                                                                                          produzcan información.                                                                                             2008                       de la documentación           de Interventorias
                                                                                                                    tecnología.




                                                                                          Todas las
                                                                                                                    - Entidades que
                                                                                          dependencias y                                                                                                     Res. 302 de 2005, Res.     Circular del                  Subproceso de contratación,
                                                 Solicitudes y requerimientos de                                    definen políticas y
                       SOPORTE AL USUARIO                                                 funcionarios                                                                                                       114 de 2006. Res. 111      Viceprocurador que            planeación, presupuestal,                                       Análisis, control y elaboración de      Ajustar, solucionar, difundir y   En medio físico y
                                                 servicios. - Normatividad, Políticas y                             estándares en la      Permanente                        Físico y/o Digital                                                                                                     SIAF y ARANDA
                             (SU)                                                         de la P.G.N que                                                                                                    de 2005. Res. 008 de       regula la entrega y trámite   administrativo, financiero y                                    planes                                  actualizar                        digital
                                                 buenas prácticas                                                   gestión de la
                                                                                          produzcan información.                                                                                             2008                       de la documentación           de Interventorias
                                                                                                                    tecnología.


                                            - Derechos de petición: Consultas,
                       CONSULTAS SOBRE      solicitud de información y solicitud de
                     ASUNTOS JURÍDICOS (CJ) documentos.
                                            - Solicitud de concepto Jurídico.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              - Permite establecer la
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              competencia de la entidad para
                                          Demandas:                                       Áreas Administrativas y                                                                                                                                                                                                                                                             resolver las solicitudes o
                                          1. Acciones constitucionales (Tutelas,          Misionales de la P.G.N.   -Órganos                                                                                                            - Normas.                                                                                    - Para resolver solicitudes de           peticiones elevadas.
                                          Cumplimiento, Populares, de grupo).             Procurador General.       Legislativos y                                                                           - Resoluciones sobre       - Procedimiento de                                                                           concepto o derechos de petición.                                           En medio físico de
                                          2. Acciones Ordinarias.                                                                                                                                                                                                                                      SIAF y bases de datos
 GESTIÓN JURÍDICA                                                                         Secretaria General.       Judiciales del Estado                                                                    trámites internos en la    acuerdo con la materia        - Procesos misionales y de                                                                              - Definir el tipo de actuaciones  acuerdo con las
                                          3. Procesos Ejecutivos.                                                                         No tiene periodicidad definida.   Físico y digital.                                                                                                          internas de correspondencia y
       (GJ)                                                                               Servidores del nivel      - Servidores públicos                                                                    entidad como derechos      objeto del insumo (civil,     Apoyo.                                                         - Para actuar en defensa de los          que se llevarán a cabo en         tablas de retención
                     REPRESENTACIÓN DE LA 4. Procesos de repetición.                                                                                                                                                                                                                                   reparto.
                                                                                          directivo.                de otras entidades                                                                       de petición.               contencioso,                                                                                 intereses de la entidad en materia       materia de representación         establecidas.
                           ENTIDAD                                                        Servidores de la P.G.N.   Ciudadanos                                                                                                          constitucional, etc.).                                                                       judicial.                                judicial, optimizar la defensa de
                             (RE)         Solicitudes de:                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     la P.G.N y adoptar políticas de
                                          - Conciliaciones Judiciales y                                                                                                                                                                                                                                                                                                       prevención del daño
                                          Extrajudiciales.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    antijurídico.
                                          - Proyectos de actos administrativos,
                                          cumplimiento sentencias y Marco
                                          Legal y normativo.




                                                                                          - Despacho del                                                                                                                                                                                                                                                                      - Permite establecer prioridades
                                                                                                                                                                                                             Decreto 262, Circular 49
                                                                                          Procurador.                                                                                                                                                                                                  - Outlook, Acrobat reader,                                             sobre la relevancia o pertinencia
                     COMUNICACIÓN INTERNA -                                                                                                                                 - Oficios, correo electrónico,   de 2001, Circular 5 de                                   Comunicación Interna                                           Elaboración de artículos, piezas                                           En medio físico y
                                                                                                                                          Diaria                                                                                      Decreto 1599 de 2005                                             Corel, Indesign, Photo Shop,,                                          de la información que se debe
                       ORGANIZACIONAL (CI)                                                                                                                                  informes.                        2006 y Circular 28 de                                    Organizacional                                                 gráficas, notas.                                                           digital.
                                                                                 '- Despacho del                                                                                                                                                                                                       Word, Dream Weaber, Excel.                                             divulgar, así como sobre los
                                                                                                                                                                                                             2007
                                            - Documentos e información generada Viceprocurador.                                                                                                                                                                                                                                                                               medios apropiados para tal fin.
                                            por las áreas o los procesos que se
                                            requiera comunicar.                  '- Secretaria General.
   GESTION DE
                                             Decretos, Resoluciones, Directivas,                         -Medios de
  COMUNICACIÓN
                                            etc.                                 '- Procuradurías        comunicación
      (CM)
                                            - Sentencias, Fallos, Conceptos.     Delegadas, Provinciales
                                                                                 y Regionales, Demás
                                                                                 Divisiones, Oficinas y                                                                                                      Decreto 262, Circular 49   - Constitución Política de                                                                    - Elaboración de boletines e            - Permite establecer prioridades
                     COMUNICACIÓN EXTERNA -                                      Grupos de la                                                                               - Oficios, correo electrónico,   de 2001, Circular 5 de     Colombia.                  - Comunicación externa              -Word, Excel, Outlook.         información de prensa, notas de         sobre la relevancia, oportunidad En medio físico y
                      INFORMATIVA Y MEDIOS                                                                                                Diaria
                                                                                 Procuraduría General                                                                       informes.                        2006 y Circular 28 de      - Ley 734 de 2002.         organizacional.                     Acrobat reader.                televisión y demás productos            o pertinencia de la información digital.
                      DE COMUNICACIÓN (CE)                                       de la Nación.                                                                                                               2008                       - Decreto 1599 de 2005.                                                                       mediáticos.                             que se debe divulgar.




                                                                                                                                                                                                             - Dec 262 de 2000,
                                                                                                                                                                                                             Circulares 3, 039 y 041
                                                                                                                                                                                                             de 2005.
                                                                                                                                                                                                             - Circular 007 de 2008.                                                                                                                                                                           - De acuerdo con
                                                                                                                                                                                                                                                                                                       SIAF - Módulo de
                                                 - Documentación recibida, tanto                                    - Ciudadanía                                                                             - Resolución 072 del 05                                                                                                                                                                           normas técnicas         Toda la documentación que
                                                                                                                                                                                                                                                                      Artículo 23 de la constitución   correspondencia.
                        ADMINISTRACIÓN DE        interna como externamente.                                                                                                                                  de marzo de 2004.                                                                                                                                                                                 establecidas.           ingresa a la P.G.N, tiene que ser
                                                                                       - Todas las                                                                                                                                                                    Política de Colombia.            - Poss express 4/72.           Como insumo general para el             Decisiones Administrativas de la
                          DOCUMENTOS Y           - Documentación recibida con planilla                              - Entidades Públicas - Varias veces al día.             - Físico y digital.              - Directiva 06 de junio 01 N.A.                                                                                                                                                                   - Se archivan           tramitada y distribuida a las
                                                                                       dependencias                                                                                                                                                                   - Art. 5 CCA.                    - SIRI.                        funcionamiento de toda la P.G.N.        P.G.N.
                            REGISTROS            internamente del grupo de                                          y privadas.                                                                              de 2006.                                                                                                                                                                                          físicamente las         dependencias o entidades
                                                                                                                                                                                                                                                                      - Ley 734 de 2002.               -SIM
                                                 correspondencia.                                                                                                                                            Resolución 127 de 2008.                                                                                                                                                                           planillas de remisión   competentes.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                       - GEDIS
                                                                                                                                                                                                             - Resolución 017 de                                                                                                                                                                               por fechas en AZ´s.
GESTION DOCUMENTAL                                                                                                                                                                                           2000.
        (GD)                                                                                                                                                                                                 - Resolución 108 de
                                                                                                                                                                                                             2002.




                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Soporte para todo tipo de
                       ADMINISTRACIÓN DE         - Necesidades de material            Todas las                     - Universidades.                                                                                                                                                                                                                                                                          De acuerdo con
                                                                                                                                                                            Impresa                                                                                                                                                   Préstamo                                decisiones y documentar los
                      MATERIAL DOCUMENTAL        documental.                          dependencias de la            - Centros Culturales. Permanente                                                         Dec 262                    No                            todos                            CDS-ISIS                                                                                               normas técnicas
                                                                                                                                                                            Magnética                                                                                                                                                 Consulta                                planteamientos en derecho de la
                         (BIBLIOGRÁFICO)         - Donaciones de material documental. P.G.N                         - Bibliotecas.                                                                                                                                                                                                                                                                            para bibliotecas
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              P.G.N.
                                                                                                                                              IDENTIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN SECUNDARIA (INFORMACIÓN GENERADA INTERNAMENTE)

               1                                         2                                         3                                      4                                      5                                          6                            7                                     8                                      9                                        10                                            11


                                                                                                                                                                ESTÁ
                                   A QUÉ PROCESO SE             A QUIÉN SE LE                                                                                                     ESTÁ REGLAMENTADO                                     QUÉ SISTEMA DE INFORMACIÓN SE
    QUÉ INFORMACIÓN SE                                                              PERIODICIDAD DE ENTREGA DE         QUÉ MEDIO UTILIZA PARA            REGLAMENTADO EL                                        QUÉ SUBPROCESO                                                    PARA QUÉ SE UTILIZA LA                QUÉ DECISIONES PERMITE             CÓMO SE ARCHIVA Y SE CONSERVA LA
                                        ENTREGA                   ENTREGA -                                                                                                           EL REPORTE -                                      UTILIZA DURANTE EL PROCESO DE                                                                                                                                                OBSERVACIONES
   GENERA O SE ENTREGA                                                                   LA INFORMACIÓN               ENTREGAR LA INFORMACIÓN                REPORTE -                                       GENERA LA INFORMACIÓN                                               INFORMACIÓN ENTREGADA                          TOMAR                      INFORMACIÓN GENERADA EN LA P.G.N
                                     INTERNAMENTE              EXTERNAMENTE                                                                                                          EXTERNAMENTE                                         GENERACIÓN DEL PRODUCTO
                                                                                                                                                           INTERNAMENTE



Reportes Sistema Único de
Información de Personal          Servidores y                Departamento
                                                                                    Permanente (interna)                                                                                                     Gestion de Historias                                           Control del personal vinculado al       Administración del Talento
(SUIP)                           dependencias de la          Administrativo de la                                   Física y/o Digital                  NO                       Decreto 1145 de 2004                                  SIAF                                                                                                               Digital
                                                                                    Mensual (externa)                                                                                                        Laborales                                                      Estado.                                 Humano
Reportes del personal a          entidad                     Función Pública
diferentes dependencias.

- Asesoría técnica a Usuarios.
- Asesoría técnica a
dependencias.                    A todas las                 A Entidades                                                                                                                                     GESTION DE                                                                                             Tomas de decisiones
                                                                                                                                                                                                                                                                            Tomas de decisiones contractuales,
- Reportes elaborados.           dependencias y              Estatales, Privadas y Permanente                       Físico y/o Digital                  N/A                      N/A                         TECNOLOGÍA DE             STRATEGOS                                                                    contractuales, misionales,            Físico y/o Digital
                                                                                                                                                                                                                                                                            misionales, administrativos.
- Actualizaciones a Software.    servidores P.G.N            Contratistas                                                                                                                                    INFORMACIÓN                                                                                            administrativos.
- Desarrollos adelantados.
- Creación de Copias.



- Asesoría técnica a Usuarios.
- Asesoría técnica a
dependencias.                    A todas las                 A Entidades                                                                                                                                                                                                                                            Tomas de decisiones
                                                                                                                                                                                                             Gestión de Tecnologías                                         Tomas de decisiones contractuales,
- Reportes elaborados.           dependencias y              Estatales, Privadas y Permanente                       Físico y/o Digital                  N/A                      N/A                                                   Strategos                                                                    contractuales, misionales,            Físico y/o Digital
                                                                                                                                                                                                             de información.                                                misionales, administrativos.
- Actualizaciones a Software.    servidores P.G.N            Contratistas                                                                                                                                                                                                                                           administrativos.
- Desarrollos adelantados.
- Creación de Copias.


 Reportes
- Asesoría Técnica a Usuarios.
- Soportes a Usuarios.         A todas las                   A Entidades                                                                                                                                                                                                                                            Tomas de decisiones
                                                                                                                                                                                                             Gestión de Tecnologías                                         Tomas de decisiones contractuales,
- Capacitaciones.              dependencias y                Estatales, Privadas y Permanente                       Físico y/o Digital                  N/A                      N/A                                                   Strategos y Aranda.                                                          contractuales, misionales,            Físico y/o Digital
                                                                                                                                                                                                             de información.                                                misionales, administrativos.
- Creación de copias de        servidores P.G.N              Contratistas                                                                                                                                                                                                                                           administrativos.
respaldo.
Estadísticas

 '- Consultas sobre asuntos
Jurídicos.
- Respuestas A Consultas
Jurídicas
 Conceptos
- Respuestas derechos de
petición.
                                                                                                                                                                                 - Normas.                                                                                  - Para Absolver dudas de tipo
- Actuaciones en acciones                                                                                                                                                                                                                                                                                           - Ampliar la consulta elevada o
                                                                                                                                                                                 - Procedimiento de          - Consultas sobre asuntos                                      jurídico.
ordinarias.                                                                       No tiene periodicidad definida.                                       - Manuales de                                                                                                                                               reiterar la solicitud.
                                                             - Órganos Judiciales                                                                                                acuerdo con la materia      jurídicos.
- Actuaciones en acciones        Todos los de la entidad.                         Podría decirse que es             - Físico y digital.                 procedimientos y de                                                            - Word y Excel.                                                                                                    En medio físico.
                                                             del Estado.                                                                                                         objeto del insumo (Civil,   - Representación de la                                         - Para ejercer la defensa de la
constitucionales.                                                                 permanente.                                                           funciones.
                                                                                                                                                                                 Contencioso,                entidad.                                                       Entidad y resolver el objeto de la
- Actuaciones en procesos                                                                                                                                                                                                                                                                                           - Definir el resultado del proceso.
                                                                                                                                                                                 Constitucional, etc.).                                                                     pretensión de la acción Judicial.
ejecutivos.
- Actuaciones en
conciliaciones judiciales y
extrajudiciales.
- Actuaciones en procesos de
repetición.
- Estadísticas.

- Campañas de diseño gráfico
realizadas.
                                                                                                                                                         - Resolución 323 de
- Documentos impresos                                        - Magistrados,
                                                                                                                                                         2001, Circular 049 de                                                                                              Para conocer los avances en los         - Decisiones sobre cómo nos
elaborados: boletines internos,                              congresistas,         - Diaria, semanal o mensual,     - Medios físicos,: boletines, piezas
                                Todos los procesos de                                                                                                    2001, Circular 07 de                                                          - Corel, indesign, Photo Shop, Word, diversos procesos y las decisiones      perciben los Usuarios Internos y
procurando.                                                  directores de medios, según la información o el        de diseño, medios digitales a                                N.A.                        Comunicación Interna.                                                                                                                   - En medios físicos y digitales.
                                la P.G.N                                                                                                                 2003, Circular 05 de                                                          Dream Weaber, Excel.                 que se gestan al interior de la         Externos para realizar acciones
- Actualización de la intranet.                              rectores de           proceso.                         través de intranet.
                                                                                                                                                         2006 y Circular 28 de                                                                                              Entidad.                                mejoradas cuando sea necesario.
- Registro de noticias de la                                 Universidades.
                                                                                                                                                         2007.
P.G.N en medios de
comunicación.


- Boletines emitidos.
- Ruedas de Prensa.
                                                                                                                                                        - Decreto 262, Circular                                                                                             - Para conocer el avance en las
- Programas de TV
                                                             - Medios de            - Diaria, semanal o mensual,                                        49 de 2001, Circular 7                                                                                              funciones misionales de la P.G.N, y
transmitidos.                    Todos los procesos de                                                              - Medios físicos, audiovisuales y
                                                             comunicación y         según la información o el                                           de 2003, Circular 5 de N.A.                          Comunicación Interna.     - Word, dream weaber, Excel.         mantener una memoria histórica                                                - En medios físicos y digitales.
- Programas de radio             la P.G.N                                                                           digitales.
                                                             Ciudadanos.            proceso.                                                            2006 y Circular 28 de                                                                                               audiovisual e impresa de esos
transmitidos.
                                                                                                                                                        2007.                                                                                                               avances.
- Actualizaciones de la Página
Web




                                                                                                                                                                                                                                                                            Como insumo general para el
                                                                                                                                                                                                                                                                            funcionamiento de la P.G.N, para
                                                             A usuarios:                                                                                                                                                               SIAF - Módulo de correspondencia.
                                                                                                                                                                                                                                                                            hacer trazabilidad documental.
                                                             Internos y                                                                                 Dec. 217 y tener en                                                            - Poss express 4/72.                                                                                               De acuerdo con las normas técnicas       Toda dependencia del nivel central debe alimentar el
- Trámites y distribución        Todos los procesos de                                                                                                                                                       Administración de                                              - Investigaciones.                      Decisiones administrativos de la
                                                             externos.             Varias veces al día.             Físico y Digital.                   cuenta reserva           No                                                    - SIRI.                                                                                                            establecidas y las tablas de retención   sistema SIAF - Módulo de correspondencia para hacer
documental.                      la P.G.N                                                                                                                                                                    documentos y registros.                                        - Tesis de grados.                      P.G.N.
                                                             - Ciudadanía.                                                                              sumarial.                                                                      -SIM                                                                                                               definidas por dependencia.               trazabilidad a un documento.
                                                                                                                                                                                                                                                                            - Reportes periodísticos.
                                                             - Entidades públicas.                                                                                                                                                     - GEDIS
                                                                                                                                                                                                                                                                            - Para dar inicio al proceso misional
                                                                                                                                                                                                                                                                            de la P.G.N.




- Material documental
adquirido.
- Material documental
                                                             A usuarios:
clasificado y catalogado.                                                                                                                                                                                                                                                                                           Académicas                            De acuerdo con las
                                                             Internos y             Indefinible                     Físico                              Si                       No                          Estadísticas                                                   Consulta
- Evaluación periódica de                                                                                                                                                                                                                                                                                           Administrativas                       normas técnicas
                                                             externos
material documental.
- Material documental
descartado.
                                                                                                                                                            IDENTIFICACIÓN INFORMACIÓN PRIMARIA (INFORMACIÓN RECIBIDA EXTERNAMENTE)

           1                          2                                3                                              4                                          5                                  6                               7                                          8                            9                                 10                                     11                          12                        13

                                                                                                                                                                                                                EXISTE UNA NORMA
                                                                                                                                                                                                                                         EXISTE UNA NORMA
                                                                                                        QUIEN LA SUMINISTRA                                                                                        INTERNA QUE                                   QUÉ SUBPROCESO UTILIZA             QUÉ SISTEMA DE
                                                                (INSUMOS)                                                                                                                                                                   EXTERNA QUE
                                                                                                                                                  PERIODICIDAD DE RECEPCIÓN     EN QUE MEDIO SE RECIBE LA        REGLAMENTE LA                                    LA INFORMACIÓN COMO         INFORMACIÓN UTILIZA PARA            PARA QUE SE UTILIZA LA                QUÉ DECISIONES PERMITE         CÓMO SE ARCHIVA
       PROCESO                  SUBPROCESO                QUÉ INFORMACIÓN NOS                                                                                                                                                             REGLAMENTE LA                                                                                                                                                                             OBSERVACIONES
                                                                                                                                                      DE LA INFORMACIÓN               INFORMACIÓN                 ENTREGA DE LA                                   INSUMO POR PARTE DEL           RECIBIR Y CAPTURAR LA                INFORMACIÓN                               TOMAR                   Y SE CONSERVA
                                                         SUMINISTRAN O SE RECIBE                                                                                                                                                           ENTREGA DE LA
                                                                                                                                                                                                                INFORMACIÓN POR                                         PROVEEDOR               INFORMACIÓN (SI APLICA)
                                                                                                                                                                                                                                            INFORMACIÓN
                                                                                                    INTERNA                     EXTERNA                                                                       PARTE DEL PROVEEDOR




                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   Utilización de los recursos
                                                - Solicitud de bienes y servicios.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     Se archiva en
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   financieros en elementos que
                                                - Informe sobre estado de bienes.            Todas las                                                                                                                                                                                                                                                                                                 documentos acordes
                          ALMACÉN E INVENTARIOS                                                                           - Proveedores                                                                                                                                                                                     Para el control y manejo de los bienes verdaderamente se requieran.
                                                - - Ofertas de Bienes y Servicios.           dependencias de la                                  Diariamente                   Escrita - Documentos           No aplica             No aplica                    Almacén e inventarios        As de ases SIAF                                                                                          con la tabla de
                                   (AI)                                                                                   - Donantes                                                                                                                                                                                        muebles e inmuebles.                   Optimización de los inventarios.
                                                - Facturas, ordenes de entrega.              P.G.N                                                                                                                                                                                                                                                                                                     retención, y en los
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   Políticas de control de los
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       backups de sistemas
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   bienes.




                                                    - Solicitud de servicios.
                                                    - Informe sobre presupuesto                                           - Proveedores,
                                                                                             Todas las                                                                                                                                                                                                                      Para el análisis, planeación y el         Utilización eficiente de los
  ADMINISTRACIÓN DE                                 asignado.                                                             empresas del sector                                  Físico, correo electrónico y
                                                                                             dependencias de la                                 Diaria y mensual.                                             No aplica             No aplica                    Gestión inmobiliaria         Excel, Word, Outlook          control relacionado con la                recursos; de los servicios de    Físico y digital
                                                    - Necesidades sobre arrendamiento,                                    privado y diferentes                                 telefónico.
BIENES Y SERVICIOS (AB)                                                                      P.G.N                                                                                                                                                                                                                          administración de bienes y servicios.     mantenimiento.
                                                    compra y venta de inmuebles.                                          entidades del estado.
                                INMUEBLES
                                   (IN)
                                                                                                                          - Ministerio de
                                                                                                                          Hacienda.                                                                                                                                                                                         Para el análisis, planeación y el         Utilización eficiente de los
                                                    - Informe sobre presupuesto
                                                                                             Oficina de Planeación.       - Departamento         - Anual.                      - Físico                       No aplica.            No aplica                    No aplica.                   Excel, Word, Outlook          control relacionado con la gestión de     recursos, programación de los    Físico y digital
                                                    asignado.
                                                                                                                          Nacional de                                                                                                                                                                                       contratación.                             procesos de contratación.
                                                                                                                          Planeación.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    Se priorizan servicios, se
                                                    - Servicios de aseo y cafetería.         Todas las
                                                                                                                          - Proveedores                                                                                                                                                                                     Para análisis, control y elaboración de relacionan, se conoce la calidad
                                 LOGÍSTICA          - Servicios de mecánica y                dependencias de la                                  Diaria y mensual.             físico y digital               No aplica             No aplica                    Logística                    Excel, Word, Outlook                                                                                   Físico y digital
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            planes.                                 del servicio oportunamente para
                                                    parqueadero.                             P.G.N
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    tomar correctivos a tiempo.



                            ADMINISTRACIÓN DE                                                Todas las                                                                                                                                                                                                                                                              Si se justifican mantenimientos
                                                    - Necesidades de mantenimiento,                                       - Proveedores                                                                                                                                                                                     Para análisis, control y elaboración de
                               VEHÍCULOS                                                     dependencias de la                                  Diaria y mensual.             físico y digital               No aplica             No aplica                    Administración de vehículos. Excel, Word, Outlook                                                  o están cubiertos por garantías; Físico y digital
                                                    preventivo o correctivo.                                                                                                                                                                                                                                                planes.
                                   (AV)                                                      P.G.N                                                                                                                                                                                                                                                                  si es oportuno el mantenimiento.


                                                     Amenazas identificadas
                                                    autónomamente por la Oficina de
                                                                                           Cualquier dependencia
                                                    Seguridad.
                                                                                           a través de la
                                                                                                                          Organismos de                                                                                                                                                                                                                                 Llevar a cabo estudios de
                                                                                           Secretaria General o a
                                                    - Identificación de los funcionarios o                                seguridad del Estado                                                                                                                                                                                Asesorar a los servidores de la            Seguridad, recomendar
                            IDENTIFICACIÓN DE                                              través de las                                                                                                                                 Decreto 262 de 2000,
                                                    familiares de funcionarios que                                        Empresas                                                                                                                                 Elaboración de Estudios                                  P.G.N a nivel nacional, en lo referente    medidas de seguridad Rendir        De acuerdo al
                                AMENAZAS                                                   Coordinaciones                                      No aplica                       Oficio, Informe                       No aplica          Resolución No. 0038 de                                     En ocasiones SIAF
                                                    requieren un análisis de riesgos                                      contratistas                                                                                                                                    Técnicos                                          a mantener las medidas de seguridad        Concepto, coordinar con las     decreto 594 de 2000
                                    (IA)                                                   Administrativas a nivel                                                                                                                               2002
                                                                                                                          (regionales)                                                                                                                                                                                          personal y auto protección.             autoridades de seguridad
                                                                                           regional.
                                                    - Amenazas identificadas por solicitud                                                                                                                                                                                                                                                                                       asesorar
                                                                                           Oficina de Seguridad
                                                    de los servidores de la Entidad.

                                                    - Alarmas


                                                                                             - Gestión Humana
                                                                                             - Subproceso selección
                                                                                             de empleados de              Organismos de
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Identificación de los funcionarios o
                                                                                             carrera                      seguridad del Estado                                                                                                                                                                                                                        Recomendar la medidas de
GESTIÓN DE SEGURIDAD      ESTUDIOS TÉCNICOS DE      - Informes técnicos.                                                                                                                                                                                                                                                      familiares de los funcionarios que                                         De acuerdo a lo
                                                                                             - Subproceso selección       Empresas                                                                                                      Resolución No. 038 de    Implementación de medidas                                                                            seguridad preventivas y
                                 RIESGO             - Reporte de antecedentes                                                                               No aplica                             físico             No aplica                                                                           Word                 requieren un análisis de riesgos ,                                        normado en la Ley
        (GS)                                                                                 de empleados de libre        contratistas                                                                                                          2002                   de seguridad                                                                                   correctivas en los casos de
                                   (ET)             - Reporte de ingresos a ciertas áreas                                                                                                                                                                                                                                      Instalaciones, bienes muebles e                                             594 de 2000
                                                                                             nombramiento                 (regionales)                                                                                                                                                                                                                                amenaza que lo ameriten.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     inmuebles protegidos
                                                                                             - Contratación.
                                                                                             - Evaluación
                                                                                             Institucional.


                                                                                                                          - Gestión Humana
                                                                                             - Contratos de
                                                                                                                          - Subproceso
                                                                                             suministro, de
                                                                                                                          selección de
                                                                                             compraventa y de
                                                                                                                          empleados de
                                                                                             servicios se personal,                              Organismos de seguridad del
                                                                                                                          carrera
                            IMPLEMENTACIÓN DE            IMPLEMENTACIÓN DE                   equipos y demás                                     Estado                                                                                                             Ley 80 de 2003 y sus                                                                              Realizar procesos adquisición    seleccionar al mejor
                                                                                                                          - Subproceso                                                                                                Ley 80 de 2003 y sus                                     Contratación. Presupuesto,                                                                                                   De acuerdo a lo normado en la ley
                              ESTRATEGIAS DE          ESTRATEGIAS DE SEGURIDAD               elementos requeridos                                Empresas contratistas                     Permanente                     Físico                                  decretos reglamentarios,                                   Correo institucional, medios físicos      de bienes y servicios para la    proponente para la
                                                                                                                          selección de                                                                                              decretos reglamentarios,                                      financiera, tesorería                                                                                                              594 de 2000
                              SEGURIDAD (ES)                    (ES)                         para brindar seguridad.                             (regionales)                                                                                                    Manuales de procedimientos                                                                               Division de Seguridad.             entidad.
                                                                                                                          empleados de libre
                                                                                             - Mantenimiento,
                                                                                                                          nombramiento
                                                                                             vehículos, armas,
                                                                                                                          - Contratación.
                                                                                             perros, equipos, el
                                                                                                                          - Evaluación
                                                                                             servicio, etc.
                                                                                                                          Institucional.
                                                                                                                                               IDENTIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN SECUNDARIA (INFORMACIÓN GENERADA INTERNAMENTE)

                1                                        2                                          3                                    4                                  5                                       6                                 7                                   8                                    9                                         10                               11


                                                                                                                                                             ESTÁ
                                   A QUÉ PROCESO SE             A QUIÉN SE LE                                                                                                ESTÁ REGLAMENTADO                                      QUÉ SISTEMA DE INFORMACIÓN SE
    QUÉ INFORMACIÓN SE                                                               PERIODICIDAD DE ENTREGA DE         QUÉ MEDIO UTILIZA PARA        REGLAMENTADO EL                                     QUÉ SUBPROCESO                                                    PARA QUÉ SE UTILIZA LA                QUÉ DECISIONES PERMITE            CÓMO SE ARCHIVA Y SE CONSERVA LA
                                        ENTREGA                   ENTREGA -                                                                                                      EL REPORTE -                                       UTILIZA DURANTE EL PROCESO DE                                                                                                                                 OBSERVACIONES
   GENERA O SE ENTREGA                                                                    LA INFORMACIÓN               ENTREGAR LA INFORMACIÓN            REPORTE -                                    GENERA LA INFORMACIÓN                                               INFORMACIÓN ENTREGADA                          TOMAR                     INFORMACIÓN GENERADA EN LA P.G.N
                                     INTERNAMENTE              EXTERNAMENTE                                                                                                     EXTERNAMENTE                                          GENERACIÓN DEL PRODUCTO
                                                                                                                                                        INTERNAMENTE




- Registro de entrada y salida
de elementos a almacén.
- Baja de elementos de
inventario.
- Atención de solicitudes de     - Servidores de la
                                                             Proveedor para
bienes.                          P.G.N.                                                                                                                                                                                                                               Para el trámite de cuentas y como
                                                             recibo a satisfacción   Diariamente o a medida que se                                   Manual de                                                                                                                                            dotación para las dependencias,          En documentos escritos y en el backup
- Inventarios de almacén         - Dependencias de la                                                                Personal, físico.                                      Normas contaduría          Almacén e inventarios        As de ases SIAF                   soporte de recibo de elementos para
                                                             de los elementos        ejecutan los contratos.                                         procedimientos                                                                                                                                       manejo eficiente de los recursos.        de sistemas
realizados.                      P.G.N.                                                                                                                                                                                                                               su distribución posterior.
                                                             adquiridos.
- Inventarios a dependencias o
individuales.
- Informes de almacén e
inventarios presentados.
- Entrega de suministros.


                                                             Posibles
                                                             proveedores,
                                 Procesos de apoyo;
                                                             contratistas,                                                                                                                                                                                            Planear, ejecutar y controlar            Mantenimiento, adecuación,
                                 Proceso de                                          Variable, según necesidades                                     Manual de
Seguimiento a través del POA.                                arrendadores,                                           Físico y correo electrónico.                           Ley de presupuesto.        Gestión inmobiliaria.        Excel, Word, Outlook.             actividades relacionadas con lo          arrendamiento, compra y venta de Físico y/o digital.
                                 administración de                                   (mensual, semestral, anual).                                    procedimientos.
                                                             funcionarios de                                                                                                                                                                                          relativo a la gestión inmobiliaria.      los inmuebles.
                                 bienes y servicios.
                                                             entidades públicas y
                                                             privadas.

                                                         Funcionarios de
                                 - Proceso de apoyo.                                                                                                                                                   - Planeación de la                                             Planear, ejecutar y controlar
- Fichas ETB                                             Secretaría General,         Variable, según necesidades                                     Manual de                                                                                                                                                 Programar la ejecución del
                                 - Proceso de gestión de                                                             Físico y correo electrónico.                           Ley de presupuesto.        contratación, selección y    Excel, Word, Outlook.             actividades relacionadas con lo                                              Físico y/o digital.
- Plan infraestructura Física.                           Oficina de                  (mensual, semestral, anual).                                    procedimientos.                                                                                                                                           presupuesto.
                                 contratación.                                                                                                                                                         adjudicación, Ejecución.                                       relativo a la gestión de contratación.
                                                         Planeación y DNP.

                                 - Proceso de gestión
- Informe de actividades ,
                                 jurídica, Proceso de
órdenes de pago,                                                                                                                                     Manual de                                                                                                                                                 Nuevas contrataciones, pago de
                                 gestión financiera y        No Aplica               - Mensualmente.                 - Físico y/o digital.                                  No aplica                  Logística                    Excel, Word, Outlook.             No se conoce                                                                 Físico y/o digital.
certificaciones de prestación                                                                                                                        procedimientos.                                                                                                                                           facturas, etc.
                                 Proceso de
de servicios.
                                 contratación.

                                 - Proceso de gestión
- Informe de actividades,
                                 Jurídica. Proceso de
Órdenes de pago,                                                                                                                                     Manual de                                         Administración de                                                                                       Nuevas contrataciones, pago de
                                 gestión financiera y        No aplica.              - Mensualmente.                 - Físico y/o digital.                                  No aplica.                                              Excel, Word, Outlook.             No se conoce                                                                 Físico y/o digital.
certificaciones de prestación                                                                                                                        procedimientos.                                   vehículos.                                                                                              facturas, etc.
                                 proceso de
de servicios.
                                 contratación.




                                 Procurador General de
                                 la Nación;                                                                                                                                                                                                                               Tomar medidas de seguridad             Tomar medidas de seguridad
                                                                                                                                                          Manual de                                    Estudios técnicos de nivel
- Reportes de seguridad.         Viceprocurador General            No Aplica                    No aplica                            Físico                                          No aplica                                                     Word                preventiva y correctivas en caso de      preventiva y correctivas en caso        De acuerdo a la ley 594 de 200
                                                                                                                                                        procedimientos                                        de riesgo.
                                 de la Nación y                                                                                                                                                                                                                                  que lo ameriten                      de que lo ameriten
                                 Secretario General




                                 Procurador General de                                                                                                                                                                                                                Efectuar los estudios de seguridad a
- Estudios técnicos de riesgo.   la Nación ;                                                                                                         Decreto 262 de 2000;                                                                                             los servidores públicos al momento       Rendir conceptos claros e
                                                                                                                                                                                                           Implementación de
- Estudios de seguridad a        Viceprocurador                    No aplica                    No aplica                      Oficios, informes      Resolución 038 de              No aplica                                                     Word               de ser incorporados a la entidad,        imparciales respecto a los               De acuerdo a la ley 594 de 200
                                                                                                                                                                                                        estrategias de seguridad.
Instalaciones.                   General, Secretario                                                                                                         2002                                                                                                     cuando el Procurador General y el        estudios de seguridad a personas.
                                 General.                                                                                                                                                                                                                             viceprocurador lo soliciten.




                                 - Implementación de
                                 estrategias de                                                                                                                                 Manual de procesos y      ley 80 y sus decretos        Implementación de medidas de                                            recomendar al mejor oferente para
                                                                                     contratación                                  No aplica            Físico y digital                                                                                                   Correo institucional, físico,                                               adquisición de bienes y servicios.   De acuerdo a la ley 594 de 200
                                 seguridad.                                                                                                                                       procedimientos.            reglamentarios                     seguridad                                                                 la entidad
                                                                                                                                             IDENTIFICACIÓN INFORMACIÓN PRIMARIA (INFORMACIÓN RECIBIDA EXTERNAMENTE)

        1                     2                               3                                           4                                       5                                 6                                          7                                   8                            9                               10                                  11                      12                 13

                                                                                                                                                                                                           EXISTE UNA NORMA
                                                                                                                                                                                                                                   EXISTE UNA NORMA
                                                                                               QUIEN LA SUMINISTRA                                                                                            INTERNA QUE                             QUÉ SUBPROCESO UTILIZA            QUÉ SISTEMA DE
                                                        (INSUMOS)                                                                                                                                                                     EXTERNA QUE
                                                                                                                                      PERIODICIDAD DE RECEPCIÓN     EN QUE MEDIO SE RECIBE LA               REGLAMENTE LA                              LA INFORMACIÓN COMO        INFORMACIÓN UTILIZA PARA          PARA QUE SE UTILIZA LA              QUÉ DECISIONES PERMITE     CÓMO SE ARCHIVA
     PROCESO             SUBPROCESO               QUÉ INFORMACIÓN NOS                                                                                                                                                               REGLAMENTE LA                                                                                                                                                         OBSERVACIONES
                                                                                                                                          DE LA INFORMACIÓN               INFORMACIÓN                        ENTREGA DE LA                             INSUMO POR PARTE DEL          RECIBIR Y CAPTURAR LA              INFORMACIÓN                             TOMAR               Y SE CONSERVA
                                                 SUMINISTRAN O SE RECIBE                                                                                                                                                             ENTREGA DE LA
                                                                                                                                                                                                           INFORMACIÓN POR                                   PROVEEDOR              INFORMACIÓN (SI APLICA)
                                                                                                                                                                                                                                      INFORMACIÓN
                                                                                           INTERNA                  EXTERNA                                                                              PARTE DEL PROVEEDOR




                                                                                                              - Ministerio de
                                                                                                              Hacienda y Crédito
                                                                                                              Público
                                             -Decreto de Liquidación del                                                                                                                                                     Decreto 111 de 1996,                                                             Para incluir el Presupuesto asignado
                                                                                                              - Contraloría General
                                            Presupuesto General de la Nación.                                                                                                                                                Resolución 036 de 1998,                                                          a la Entidad, incluir en los sistemas
                                                                                                              de la República
                                             -Formato de distribución de PAC                                                                                                                                                 Ley 1150 de 2007,                                                                SIIF, SIAF para ejecutar el
                                            para la vigencia y rezago año                                                                                                                                                    Estatuto          Nacional                                                       presupuesto conforme a las                                           Según los
                                                                                                             - Contaduría General
                                            siguiente.                              - Oficina de Planeación.                                                                                                                 Tributario, decreto 262 de                                                       directrices impartidas por el Ministerio                             lineamentos de
                         EJECUCIÓN                                                                           de la Nación
                                            - Certificación de Interventoría,       - División de Gestión                                                                                                                    2000, Resolución 2472 de                                                         de hacienda                                                          archivo en medio
                       PRESUPUESTAL Y                                                                                             Algunos documentos es diaria,                                          Ley 1150 de 2007,                                                                                                                             Ejecución del Presupuesto
                                            cuentas de cobro, facturas.             Humana.                                                                        Físico, Electrónico, fax                                  1999 la DIAN, Decreto Apoyo financiero               SIIF, SIAF                  Y garantizar los pagos de acuerdo a                                  físico y tambien en
                         TESORERÍA                                                                           - Proveedores,       mensual, anual                                                         decreto 262 de 2000                                                                                                                           asignado a la entidad
                                            - Normatividad para la Liquidación y    - División                                                                                                                               2588 de 1999 Presidencia                                                         las condiciones del contrato y efectuar                              las bases de datos
                            (EJ)                                                                             Contratistas
                                            pago de impuestos.                      Administrativa.                                                                                                                          de       la      Republica                                                       los descuentos ordenados por las                                     de los sistemas SIIF
                                            - Metodologías y direccionamiento de                                                                                                                                             Resoluciónes 340 de                                                              disposiciones legales.                                               y SIAF
                                                                                                              - Dirección de
                                            la Gestión contable de la Entidad                                                                                                                                                2001, 383 de 2008 y                                                              -Para generar el pago de las
                                                                                                              Impuestos y Aduanas
                                            Planes Elaborados.                                                                                                                                                               demás              normas                                                        obligaciones de todo tipo adquiridas
                                                                                                              Nacionales.
                                            - Informes de ejecución Presupuestal.                                                                                                                                            concordantes                                                                     por la Entidad
                                                                                                              - Secretaría de
                                                                                                              Hacienda Distrital




                                            - Plan Estratégico.
                                            - Compromisos administrativos con
                                            los servidores de la PGN.                                        - Ministerio de                                                                                                                                                                                  Para incluir el Presupuesto asignado
                                            - Decreto de Liquidación del                                     Hacienda y Crédito                                                                                                                                                                               a la Entidad, incluir en los sistemas
                                            Presupuesto General de la Nación.                                Público                                                                                                                                                                                          SIIF, SIAF para ejecutar el
                                            - Normatividad para la ejecución de                              - Contraloría General                                                                                                                                                                            presupuesto conforme a las                                           Según los
                                            acciones financieras en la PGN.         - Oficina de Planeación. de la República                                                                                                                                                                                  directrices impartidas por el Ministerio                             lineamentos de
                                            - Solicitudes de pago y cuentas de      - División de Gestión    - Contaduría General                                                                                                                                                                             de hacienda                                                          archivo en medio
                      APOYO FINANCIERO                                                                                             Algunos documentos es diaria,                                                                                                                                                                                       Ejecución del Presupuesto
                                            cobro, facturas.                        Humana.                  de la Nación                                          Físico, Electrónico, fax              N.A.                  N.A.                   Apoyo financiero            SIIF, SIAF                  Y garantizar los pagos de acuerdo a                                  físico y tambien en
                            (AF)                                                                                                   mensual, anual                                                                                                                                                                                                      asignado a la entidad
                                            - Normatividad para la Liquidación y    - División               - Proveedores                                                                                                                                                                                    las condiciones del contrato y efectuar                              las bases de datos
                                            pago de impuestos.                      Administrativa.          - Dirección de                                                                                                                                                                                   los descuentos ordenados por las                                     de los sistemas SIIF
                                            - Metodologías para el seguimiento de                            Impuestos y Aduanas                                                                                                                                                                              disposiciones legales.                                               y SIAF
                                            la Gestión Financiera.                                           Nacionales.                                                                                                                                                                                      -Para generar el pago de las
                                            - Metodologías y direccionamiento de                             - Secretaría de                                                                                                                                                                                  obligaciones de todo tipo adquiridas
                                            la Gestión contable de la Entidad                                Hacienda Distrital                                                                                                                                                                               por la Entidad
GESTIÓN FINANCIERA                          Planes Elaborados.
       (GF)                                 - Informes de ejecución Contractual.




                                                                                                              - Ministerio de
                                                                                                              Hacienda y Crédito
                                            - Decreto de Liquidación del                                      Público                                                                                                                                                                                         Para incluir el Presupuesto asignado
                                            Presupuesto General de la Nación.                                 - Contraloría General                                                                                                                                                                           a la Entidad, incluir en los sistemas
                                            - Normatividad para la ejecución de                               de la República                                                                                                                                                                                 SIIF, SIAF para ejecutar el
                                            acciones financieras en la P.G.N.                                                                                                                                                                                                                                 presupuesto conforme a las                                           Según los
                                            - Ordenes de Pago                       - Oficina de Planeación. - Contaduría General                                                                                                                                                                             directrices impartidas por el Ministerio                             lineamentos de
                        CONTABILIDAD        - Normatividad para la Liquidación y    - División de Gestión    de la Nación                                                                                                                                                                                     de hacienda                                                          archivo en medio
                                                                                                                                  Algunos documentos es diaria,                                                                                                                                                                                        Ejecución del Presupuesto
                         FINANCIERA         pago de impuestos.                      Humana.                                                                        Físico, Electrónico, fax              N.A.                  N.A.                   Contabilidad Financiera     SIIF, SIAF                  Y garantizar los pagos de acuerdo a                                  físico y también en
                                                                                                                                  mensual, anual                                                                                                                                                                                                       asignado a la entidad
                             (CF)           - Metodologías para el seguimiento de   - División               - Proveedores                                                                                                                                                                                    las condiciones del contrato y efectuar                              las bases de datos
                                            la Gestión Financiera.                  Administrativa.                                                                                                                                                                                                           los descuentos ordenados por las                                     de los sistemas SIIF
                                            - Metodologías y direccionamiento de                             - Dirección de                                                                                                                                                                                   disposiciones legales.                                               y SIAF
                                            la Gestión contable de la Entidad                                Impuestos y Aduanas                                                                                                                                                                              -Para generar el pago de las
                                            Planes Elaborados.                                               Nacionales.                                                                                                                                                                                      obligaciones de todo tipo adquiridas
                                            - Informes de ejecución Presupuestal.                                                                                                                                                                                                                             por la Entidad
                                                                                                              - Secretaría de
                                                                                                              Hacienda Distrital




                                                                                                              - Ministerio de
                                            - Normatividad para la ejecución de                               Hacienda y Crédito
                                            acciones financieras en la P.G.N.                                 Público
                                            - Solicitudes de pago y cuentas de                                - Contraloría General
                                            cobro.                                                            de la República
                                            - Normatividad para la Liquidación y    - Oficina de Planeación.
                                            pago de impuestos.                      - Dirección.             - Contaduría General                                                                                                                                                                             Para proyectar los comités de
                     TRAMITES FINANCIEROS
                                            - Metodologías para el seguimiento de   -División de             de la Nación                                          Físico (oficio, informe, etc.), y/o                                                                                                        Inversión (Disposición de recursos     Realizar los Pagos a
                          INSTITUTO                                                                                               Permanente                                                                     N.A.                    N.A.          Planeacion y Presupuesto          SIIF y Strategos.                                                                           Físico y Digital.
                                            la Gestión Financiera.                  Capacitación.          -                                                       digital (CD, diskettes, internet).                                                                                                         financieros) y planear la ejecución    proveedores y contratistas
                              (TI)
                                            - Metodologías y direccionamiento de    División de              - Proveedores                                                                                                                                                                                    presupuestal.
                                            la Gestión contable de la Entidad       Investigaciones.
                                            Planes Elaborados.                                               - Dirección de
                                            - Autorizaciones para pago a                                     Impuestos y Aduanas
                                            contratistas.                                                    Nacionales.
                                            - Informes de ejecución Contractual.
                                                                                                                                             IDENTIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN SECUNDARIA (INFORMACIÓN GENERADA INTERNAMENTE)

               1                                             2                                        3                                4                                           5                                      6                               7                                    8                                   9                                     10                        11


                                                                                                                                                                  ESTÁ
                                     A QUÉ PROCESO SE               A QUIÉN SE LE                                                                                                   ESTÁ REGLAMENTADO                                    QUÉ SISTEMA DE INFORMACIÓN SE
    QUÉ INFORMACIÓN SE                                                                   PERIODICIDAD DE ENTREGA DE      QUÉ MEDIO UTILIZA PARA            REGLAMENTADO EL                                       QUÉ SUBPROCESO                                                    PARA QUÉ SE UTILIZA LA             QUÉ DECISIONES PERMITE          CÓMO SE ARCHIVA Y SE CONSERVA LA
                                          ENTREGA                     ENTREGA -                                                                                                         EL REPORTE -                                     UTILIZA DURANTE EL PROCESO DE                                                                                                                        OBSERVACIONES
   GENERA O SE ENTREGA                                                                        LA INFORMACIÓN            ENTREGAR LA INFORMACIÓN                REPORTE -                                      GENERA LA INFORMACIÓN                                               INFORMACIÓN ENTREGADA                       TOMAR                   INFORMACIÓN GENERADA EN LA P.G.N
                                       INTERNAMENTE                EXTERNAMENTE                                                                                                        EXTERNAMENTE                                        GENERACIÓN DEL PRODUCTO
                                                                                                                                                             INTERNAMENTE




- Orden de pago de contratos,
servicios públicos, nóminas y
situaciones laborales
administrativas, arriendos,
sentencias.
                                                                                                                                                                                                                                                                             Para incluir el Presupuesto asignado
- Certificados de disponibilidad                                                                                                                                                   Ley de Presupuesto ,
                                                                                                                                                                                                                                                                             a la Entidad, incluir en los sistemas
presupuestal.                      - Secretaria General de                                                                                                                         Decreto 111 de 1996,
                                                                 - Ministerio de                                                                                                                                                                                             SIIF, SIAF y ejecutar el presupuesto
- Registro de compromiso           la PGN                                                                                                                                          Resolución 036 de 1998,
                                                                 Hacienda y Crédito                                                                                                                                                                                          conforme a las directrices impartidas
presupuestal                       - Procurador General de                                                                                                                         Ley 1150 de 2007,
                                                                 Público                                                                                                                                                                                                     por el Ministerio de Hacienda.
- Obligación presupuestal          la Nación                                                                                                                                       Estatuto        Nacional
                                                                 - Contraloría General                                                                                                                      Apoyo         Financiero,                                        -Para generar el pago de las Evaluación permanente de la
- Generación de Pago de            - División Administrativa                           Diaria, semanal, mensual                                                                    Tributario, decreto 262                                                                                                                                        Según los lineamentos de archivo, en
                                                                 de la Nación                                         Medio Físico, vía e mail, fax       Decreto 262 de 2000                               Ejecución presupuestal y SIIF , SIAF                             obligaciones de todo tipo adquiridas Ejecución del Presupuesto de la
Ordenes de Pago                    - División Gestión                                  trimestral                                                                                  de 2000, Resolución                                                                                                                                            medio físico
                                                                 - Contaduría General                                                                                                                       de Tesorería                                                     por la Entidad Cumplir con normas y Entidad
- Conciliaciones bancarias         Humana                                                                                                                                          2472 de 1999 la DIAN,
                                                                 de la Republica                                                                                                                                                                                             obligaciones tributarias a cargo de la
- Registros diarios de pagos a     - Oficina de Planeación                                                                                                                         Decreto 2588 de 1999
                                                                 - Cámara de                                                                                                                                                                                                 entidad     por    deducciones     por
la Dirección Nacional del          de la PGN.                                                                                                                                      Presidencia     de    la
                                                                 Representantes                                                                                                                                                                                              concepto de retenciones en la fuente
Tesoro Nacional                                                                                                                                                                    Republica         demás
                                                                                                                                                                                                                                                                             laborales     y    deducciones     por
- Informes de ejecución                                                                                                                                                            normas concordantes
                                                                                                                                                                                                                                                                             RETEICA e IVA
presupuestal nivel central y
regional.
- Registro y Clasificación de
ingresos
- Deducciones tributarias




- Modificaciones al                                                                                                                                                                Ley de Presupuesto ,                                                                      Delegar fondos a las regionales para
                                   - Dirección nacional del
presupuesto.                                                                                                                                                                       Decreto 111 de 1996,                                                                      que         los         Coordinadores
                                   tesoro.                       - Ministerio de
- Delegación de Fondos a las                                                                                                                                                       Resolución 036 de 1998,                                                                   Administrativos generen los pagos de
                                   - Contraloría General de      Hacienda y Crédito
Procuradurías Regionales                                                                                                                                                           Ley 1150 de 2007,                                                                         las obligaciones adquiridas en las
                                   la República.                 Público
- Informes a la Contraloría                                                                                                                                                        Estatuto        Nacional                                                                  regionales.
                                   - contaduría General de       - Contraloría General                                                                                                                      Apoyo         Financiero,                                                                               Evaluación permanente de la
General de la República.                                                               Diaria, semanal, mensual                                                                    Tributario, decreto 262                                                                   La entidad tiene la delegación de la                                   Según los lineamientos de archivo, en
                                   la Nación.                    de la Nación                                         Medio Fisico, vía e mail, fax       Decreto 262 de 2000                               Ejecución presupuestal y SIIF , SIAF                                                                    Ejecución del Presupuesto de la
- Informes a la Contaduría                                                             trimestral                                                                                  de 2000, Resolución                                                                       administración de los usuarios del                                     medio físico
                                   - DNP.                        - Contaduría General                                                                                                                       de Tesorería                                                                                            Entidad
General de la Nación.                                                                                                                                                              2472 de 1999 la DIAN,                                                                     SIIF de la entidad, y sirve para
                                   - IEMP.                       de la Republica
- Registro de Beneficiario                                                                                                                                                         Decreto 2588 de 1999                                                                      generar la creación, habilitación
                                   - Distintas                   - Cámara de
Cuenta                                                                                                                                                                             Presidencia     de    la                                                                  deshabilitación de usuarios, como
                                   dependencias de la            Representantes
- Administración del sistema                                                                                                                                                       Republica         demás                                                                   sistema     base     de    operaciones
                                   PGN.
SIIF Nación                                                                                                                                                                        normas concordantes                                                                       financieras diarias en la entidad.




                                                                                                                                                                                   Art.    178      Código
                                                                 - Ministerio de
- Ordenes de Pago.                 - Entidades públicas o                                                                                                                          Contencioso
                                                                 Hacienda y Crédito                                                                                                                                                                                          Registro contable de todas las
-Boletines diarios de almacén y    contratistas de la P.G.N.                                                                                                                       Administrativo; Art. 90,
                                                                 Público                                                                                                                                                                                                     Ordenes de pago generadas en la
tesorería.                         - Ciudadanos y                                                                                                                                  Ley 262 de 1990; Art. 51,                                                                                                       Presentar estados financieros de
                                                                 - Contraloría General                                                                                                                       Apoyo         Financiero,                                       entidad por concepto de gastos
- Conciliaciones bancarias.        Ciudadanas.                                         Diaria, semanal, mensual                                                                    Decreto 052 de 1987;                                                                                                            la entidad a la Contaduría General Según los lineamientos de archivo, en
                                                                 de la Nación                                         Medio Físico, vía e mail, fax       Decreto 262 de 2000                                Ejecución presupuestal y SIIF , SIAF                            generales , gastos de personal e
- Estado de cuentas.               - Distintas                                         trimestral                                                                                  Resolución       369/07,                                                                                                        de la Nación y la Contraloría medio magnético
                                                                 - Contaduría General                                                                                                                        de Tesorería                                                    inversión y sentencias judiciales
- Balance general.                 dependencias de la                                                                                                                              Régimen de Contabilidad                                                                                                         General de la Nación
                                                                 de la Republica                                                                                                                                                                                             cargo de la Procuraduría General de
- Reconocimiento contable de       P.G.N.                                                                                                                                          Pública    manual      de
                                                                 - Cámara de                                                                                                                                                                                                 la Nación
sentencias y conciliaciones                                                                                                                                                        procedimientos capitulo
                                                                 Representantes
                                                                                                                                                                                   5.




                                                                 - Ministerio de
                                                                 Hacienda y Crédito
                                                                 Público
                                                                 - Contraloría General
- Cuentas radicadas.                                             de la República
- Conciliaciones bancarias.
- Estado de cuentas.               - Instituto de Estudios       - Contaduría General                                                                                                                                                                                                                              Para la elaboración de los
                                                                                                                                                                                                                                         SIIF.                AS de Ases.
- Balance general.         -       del Ministerio Público.     - de la Nación                                         Medio Electrónico, físico (oficios), Si, resolución 550 de                              contabilidad. Presupuesto.                                  Para verificación y control de lo        informes contables,
                                                                                                  Mensual                                                                          Si, rendición de cuentas                              Dogma Contable. Catalogo de                                                                                              Físico y digital.
Ordenes y comprobantes de          División Financiera                                                                Digital (CD)                         2005                                               tesorería. Planeación.                                      ejecutado de acuerdo a la ley.           presupuestales, financieros y
                                                                                                                                                                                                                                         Cuentas. MUISCA
pago.                    -         P.G.N                         - Proveedores                                                                                                                                                                                                                                     tributarios,
Informe del portafolio
(Comportamiento de los TES)                                      - Dirección de
                                                                 Impuestos y Aduanas
                                                                 Nacionales.
                                                                                                                                                IDENTIFICACIÓN INFORMACIÓN PRIMARIA (INFORMACIÓN RECIBIDA EXTERNAMENTE)

        1                   2                               3                                           4                                             5                                    6                                   7                                     8                          9                                10                                      11                            12              13

                                                                                                                                                                                                           EXISTE UNA NORMA
                                                                                                                                                                                                                                   EXISTE UNA NORMA
                                                                                               QUIEN LA SUMINISTRA                                                                                            INTERNA QUE                                QUÉ SUBPROCESO UTILIZA         QUÉ SISTEMA DE
                                                     (INSUMOS)                                                                                                                                                                        EXTERNA QUE
                                                                                                                                       PERIODICIDAD DE RECEPCIÓN           EN QUE MEDIO SE RECIBE LA        REGLAMENTE LA                                 LA INFORMACIÓN COMO     INFORMACIÓN UTILIZA PARA          PARA QUE SE UTILIZA LA                 QUÉ DECISIONES PERMITE            CÓMO SE ARCHIVA
    PROCESO            SUBPROCESO              QUÉ INFORMACIÓN NOS                                                                                                                                                                  REGLAMENTE LA                                                                                                                                                                 OBSERVACIONES
                                                                                                                                           DE LA INFORMACIÓN                     INFORMACIÓN                 ENTREGA DE LA                                INSUMO POR PARTE DEL       RECIBIR Y CAPTURAR LA              INFORMACIÓN                                TOMAR                      Y SE CONSERVA
                                              SUMINISTRAN O SE RECIBE                                                                                                                                                                ENTREGA DE LA
                                                                                                                                                                                                           INFORMACIÓN POR                                      PROVEEDOR           INFORMACIÓN (SI APLICA)
                                                                                                                                                                                                                                      INFORMACIÓN
                                                                                          INTERNA                 EXTERNA                                                                                PARTE DEL PROVEEDOR




                                                                                                            Normatividad      (que
                                                                                                            implique alguna
                                         Normas tales como Decretos,                                        acción por parte de
                                         Circulares, Directivas, Resoluciones,                              las    Oficinas     de
                                         Instructivos, Manuales y Formatos.                                 Control Interno.
                                                                                                            Congreso, Consejo
                                         Se tiene acceso a sistemas de                                      Asesor del Gobierno
                                         información SIIF y SICE.                                           Nacional en materia
                                                                                                            de Control interno,                                           Se recibe impresa y/o en medio
                                                                                                                                      La información que recibe la
                                                                                                            DAFP,       Contraloría                                       magnético.                                                                                              SIIF del Ministerio de
                                         Aclaración: Dado que la información                                                          Oficina de Control Interno, se                                                                                                                                                                                     Permite detectar y corregir
   EVALUACIÓN           EVALUACIÓN                                                                                                                                        Se reciben correos de alarmas                        Sí. Hay normatividad                               Hacienda.                                                                                                  En medio físico,
                                         primaria a que aduce el MECI se                                    General, Contaduría       recibe de manera permanente y                                                                                                                                           Para realizar el control y seguimiento     eventuales desviaciones de la
  INSTITUCIONAL       INDEPENDIENTE                                              No aplica                                                                                del SUIP.                      No.                   generada por parte de las Ninguno.                 SUIP del DAFP.                                                                                             magnético y en
                                         refiere a la que proviene de fuentes                               General       de     la   de acuerdo con el trámite que tal                                                                                                                                       a la gestión de la P.G.N.                  gestión frente los parámetros y
       (EV)                 (EI)                                                                            Nación,      Dirección                                        Se tiene acceso a los sistemas                       entidades precitadas.                              Bases de Datos MECI -DAFP                                                                                  bases de datos.
                                         externas, la Oficina de Control Interno                                                      normatividad tenga por parte de                                                                                                                                                                                    metas establecidos.
                                                                                                            Nacional            de                                        de información SIIF, SICE, a                                                                            SICE de la Contraloría
                                         tiene una relación básica con                                                                la instancia generadora.
                                                                                                            Derechos de Autor.                                            través de internet.
                                         organismos de control, el DAFP,
                                         Contaduría General de la Nación y                                  Ministerio del Interior
                                         otras entidades y organismos del                                   y Justicia.
                                         Estado. Al respecto ver Manual de                                  Ministerio          de
                                         Implementación MECI página 45.                                     Hacienda.




                                                                                                                                                                                                                                                                                                              - Evaluar la viabilidad del cambio en el
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         - Cambiar o no el documento.
                                         '- Solicitud de creación, modificación                                                                                                                                                                                                                               documento.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         - Establecer o no acciones
                                         o eliminación de un documento.                                                                                                                                                                                                                                       - Efectuar análisis de causas.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         correctivas - preventivas.
                                         - No conformidades reales                                                                                                                                                                                                                                            - Determinar el cumplimiento de los
 MEJORAMIENTO                                                                                                                         Cada vez que se requiera. La                                                                                                                                                                                       - Identificar el producto o
                    GESTION DE CALIDAD   No conformidades potenciales.                                      Usuarios/partes                                                                                                                                                                                   requisititos.
   CONTINUO                                                                        Todos los procesos                                 revisión por la dirección es        Físico y/o digital            No                         NTCGP 1000:2004      Gestión de calidad        Word, Excel, Power Point                                               servicio no conforme.               Físico y/o digital
                           (GC)          - No conformidad .                                                 interesadas.                                                                                                                                                                                      - Elaborar o ajustar programa de
     (ME)                                                                                                                             anualmente.                                                                                                                                                                                                        - Incluir o no en el programa de
                                         - Documentación del SGC.                                                                                                                                                                                                                                             auditorias internas de calidad.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         auditoría.
                                         - Información de entrada para la                                                                                                                                                                                                                                     - Elaborar informe para la revisión por
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         - Incluir o no en el informe para
                                         revisión por la dirección.                                                                                                                                                                                                                                           la dirección.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         la revisión.




                                         Normas tales como Decretos,                                        Normatividad      (que
                                         Circulares, Directivas, Resoluciones,                              implique alguna
                                         Instructivos, Manuales y Formatos.                                 acción por parte de
                                                                                                            las    Oficinas     de
                                         Los sistemas de información externos                               Control Interno.)
                                         SICE, SIIf , CHIP control interno                                  Congreso, Consejo
                                         contable y SUIP tienen mecanismos                                  Asesor del Gobierno
                                         para el control y manejo de riesgos                                Nacional en materia
                                                                                                            de Control interno,                                           Se recibe impresa y/o en medio
                                         (alarmas, indicadores, reportes y                                                            La información que recibe la
                                                                                                            DAFP,       Contraloría                                       magnético.                                                                                              SIIF del Ministerio de
                                         validaciones).                                                                               Oficina de Control Interno, se
ADMINISTRACIÓN DE                                                                                                                                                         Se reciben correos de alarmas                        Sí. Hay normatividad                               Hacienda.                                                              Permite identificar y administrar En medio físico,
                                                                                                            General, Contaduría       recibe de manera permanente y                                                                                                                                           Para realizar el control y seguimiento
     RIESGOS               N.A.                                                    No aplica                                                                              del SUIP.                      No.                   generada por parte de las Ninguno.                 SUIP del DAFP.                                                         los riesgos, así como el          magnético y en
                                         Aclaración: Dado que la información                                General       de     la   de acuerdo con el trámite que tal                                                                                                                                       a la gestión de la P.G.N.
       (AR)                                                                                                 Nación,      Dirección                                        Se tiene acceso a los sistemas                       entidades precitadas.                              Bases de Datos MECI -DAFP                                              fortalecimiento de los controles. bases de datos.
                                         primaria a que aduce el MECI se                                                              normatividad externa tenga por
                                                                                                            Nacional            de                                        de información SIIF, SICE, a                                                                            SICE de la Contraloría
                                         refiere a la que proviene de fuentes                                                         parte de la instancia generadora.
                                                                                                            Derechos de Autor.                                            través de internet.
                                         externas, la Oficina de Control Interno
                                         tiene una relación básica con                                      Ministerio del Interior
                                         organismos de control, el DAFP,                                    y Justicia.
                                         Contaduría General de la Nación y                                  Ministerio          de
                                         otras entidades y organismos del                                   Hacienda.
                                         Estado. Al respecto ver Manual de
                                         Implementación MECI página 45.
                                                                                                                                      IDENTIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN SECUNDARIA (INFORMACIÓN GENERADA INTERNAMENTE)

                1                                      2                                     3                                    4                                5                                   6                                7                                       8                                      9                                         10                      11


                                                                                                                                                     ESTÁ
                                  A QUÉ PROCESO SE            A QUIÉN SE LE                                                                                         ESTÁ REGLAMENTADO                                  QUÉ SISTEMA DE INFORMACIÓN SE
    QUÉ INFORMACIÓN SE                                                        PERIODICIDAD DE ENTREGA DE        QUÉ MEDIO UTILIZA PARA        REGLAMENTADO EL                                 QUÉ SUBPROCESO                                                       PARA QUÉ SE UTILIZA LA                 QUÉ DECISIONES PERMITE            CÓMO SE ARCHIVA Y SE CONSERVA LA
                                       ENTREGA                  ENTREGA -                                                                                               EL REPORTE -                                   UTILIZA DURANTE EL PROCESO DE                                                                                                                                OBSERVACIONES
   GENERA O SE ENTREGA                                                             LA INFORMACIÓN              ENTREGAR LA INFORMACIÓN            REPORTE -                                GENERA LA INFORMACIÓN                                                  INFORMACIÓN ENTREGADA                           TOMAR                     INFORMACIÓN GENERADA EN LA P.G.N
                                    INTERNAMENTE             EXTERNAMENTE                                                                                              EXTERNAMENTE                                      GENERACIÓN DEL PRODUCTO
                                                                                                                                                INTERNAMENTE




Informes, actas, oficios,
registros en base de datos y
sistemas de información y
publicaciones.

'- Informes y actas de
Auditorias de Gestión.
- Informes y registros de                               - Servidores de la
                                 Al proceso de
Evaluación del Sistema de                               Procuraduría General                                                                                                                                          Todos los sistemas de información
                                 mejoramiento continuo.
Control Interno.                                        de la Nación.                                                                                                                                                 con que cuenta la Entidad, son objeto Se utiliza para el mejoramiento                                                Impresa, en medio magnético y registro
                                                                              Permanentemente y de acuerdo                                   Se cumple de acuerdo Se cumple de acuerdo                                                                                                                Adoptar medidas para el
- Informes de auditorias de                             - Distintas                                          Impreso, en medio magnético y                                                 Proceso de evaluación      de control, adicionalmente se utilizan continuo a nivel institucional y a nivel                                      en bases de datos y sistemas de
                                 Al proceso de                                con los requerimientos                                         con la reglamentación con la reglamentación                                                                                                              mantenimiento y mejora de los
gestión y de Evaluación del                             dependencias de la                                   registros en bases de datos.                                                  independiente              los software methodware (proaudit,     externo para el seguimiento y control.                                        información.
                                 Planeación.                                  establecidos.                                                  externa e interna.    externa e interna.                                                                                                                 diversos procesos y resultados.
Sistema de Control Interno.                             P.G.N.                                                                                                                                                        Cobit y Planing) y los reporteadores
- Informes a Contraloría                                - Contraloría General                                                                                                                                         ACL e Improntu .
General de la República.                                de la República.
- Informes y publicaciones
Identificación de Riesgos y
Manual de la Oficina.
- Seguimiento a Planes de
Mejoramiento resultado de
auditorias de control Interno.




- Aprobación o negación de la
                                                                                                                                                                                                                                                             - Actualizar el listado maestro de
solicitud
                                                                                                                                                                                                                                                             documentos
Nuevo documento
                                                                                                                                                                                                                                                             Actualizar el manual de
Nueva versión del documento.
                                                                                                                                                                                                                                                             procedimientos.
- Formato Administración de
                                                                                                                                                                                                                                                             - Adelantar las acciones previstas
Acciones Correctivas y                                                                                                                                                                                                                                                                                 - Implementación del documento.
                                                                                                                                                                                                                                                             Realizar seguimiento a la eficacia de
Preventivas.                                                                                                                                                                                                                                                                                           - Cerrar o no la no conformidad.
                                 Todos los Procesos.       N.A.               - Cada vez que se genere.      - Físico y digital              No.                   NTCGP 1000:2004         Gestión de calidad         Word - Excel                           las acciones.                                                                 - Físico y digital.
- Estadísticas de producto y/o                                                                                                                                                                                                                                                                         - Definir el tratamiento de la no
                                                                                                                                                                                                                                                             - Dar tratamiento al producto /servicio
servicio no conforme.                                                                                                                                                                                                                                                                                  conformidad.
                                                                                                                                                                                                                                                             no conforme.
- Programa de auditoria
                                                                                                                                                                                                                                                             - Generar acciones correctivas
Informe de Auditoria.
                                                                                                                                                                                                                                                             preventivas y de mejora.
- Acta de revisión por la
                                                                                                                                                                                                                                                             - Generar acciones correctivas
dirección, solicitud de acciones
                                                                                                                                                                                                                                                             preventivas y de mejora
de mejora.



Informes, actas, oficios,
registros en base de datos y
sistemas de información y
publicaciones.
                                                        - Servidores de la
'- Informes y actas de                                  Procuraduría General
Auditorias de Gestión.                                  de la Nación.
- Informes y registros de        Al proceso de          - Distintas                                                                          Se cumple de acuerdo
Evaluación del Sistema de        mejoramiento continuo. dependencias de la                                                                   con la reglamentación                                                   Todos los sistemas de información
Control Interno.                                        P.G.N.                                                                               externa e interna.                                                      con que cuenta la Entidad, son objeto Se utiliza para la administración de                                            Impresa, en medio magnético y registro
                                                                              Permanentemente y de acuerdo                                                         Se cumple de acuerdo                                                                                                          Fortalecimiento de mecanismos
- Informes de auditorias de      Al proceso de          - Contraloría General                                Impreso, en medio magnético y   Guía de Operación de                          Proceso de Administración de control, adicionalmente se utilizan riesgos y el mejoramiento continuo a                                           en bases de datos y sistemas de
                                                                              con los requerimientos                                                               con la reglamentación                                                                                                         de control y manejo de riesgos.
gestión y de Evaluación del      Administración de      de la República.                                     registros en bases de datos.    la Oficina de Control                         de Riesgos.               los software methodware (Proaudit,     nivel institucional.                                                           información.
                                                                              establecidos.                                                                        externa e interna.
Sistema de Control Interno.      Riesgos.               DAFP                                                                                 Interno.                                                                Cobit y Planing) y los reporteadores
- Informes a Contraloría                                Ministerio de                                                                        Reglamentación SIIF                                                     ACL e Improntu .
General de la República.                                Hacienda,                                                                            Entidad.
- Informes y publicaciones                              Contaduría General
Identificación de Riesgos y                             Rendición de
Manual de la Oficina.                                   Cuentas.
- Seguimiento a Planes de
Mejoramiento resultado de
auditorias de control Interno.
                                                                                                                        IDENTIFICACIÓN INFORMACIÓN PRIMARIA (INFORMACIÓN RECIBIDA EXTERNAMENTE)

        1                2                       3                                       4                                     5                            6                                       7                                  8                            9                        10                            1|1                          12               13

                                                                                                                                                                             EXISTE UNA NORMA
                                                                                                                                                                                                        EXISTE UNA NORMA
                                                                            QUIEN LA SUMINISTRA                                                                                 INTERNA QUE                                QUÉ SUBPROCESO UTILIZA            QUÉ SISTEMA DE
                                           (INSUMOS)                                                                                                                                                      EXTERNA QUE
                                                                                                                  PERIOCIDAD DE RECEPCIÓN DE   EN QUE MEDIO SE RECIBE LA      REGLAMENTE LA                                 LA INFORMACIÓN COMO        INFORMACIÓN UTILIZA PARA    PARA QUE SE UTILIZA LA     QUÉ DECISIONES PERMITE           CÓMO SE ARCHIVA Y
     PROCESO         SUBPROCESO      QUÉ INFORMACIÓN NOS                                                                                                                                                 REGLAMENTE LA                                                                                                                                              OBSERVACIONES
                                                                                                                        LA INFORMACIÓN               INFORMACIÓN               ENTREGA DE LA                                INSUMO POR PARTE DEL          RECIBIR Y CAPTURAR LA        INFORMACIÓN                    TOMAR                      SE CONSERVA
                                    SUMINISTRAN O SE RECIBE                                                                                                                                              ENTREGA DE LA
                                                                                                                                                                             INFORMACIÓN POR                                     PROVEEDOR               INFORMACIÓN (SI APLICA)
                                                                                                                                                                                                          INFORMACIÓN
                                                                         INTERNA                 EXTERNA                                                                   PARTE DEL PROVEEDOR




                                   Plan Nacional de Desarrollo
                                                                                                                                                                                                                                                                  Word                                           Contexto estratégico,
ADMINISTRACIÓN DEL                       Plan estratégico                                          Nación
                        N.A.                                        Todos los procesos                              Cada vez que se requiera         Físico y Digital      Resolución 366 de 2007             N.A          Administración del Riesgo              Excel            Administrar los riesgos       Identicación, análisis,         Físico y Digital
      RIESGO                      Caracterización de los procesos                            Entidades Públicas
                                                                                                                                                                                                                                                          Aplicativo de riesgos                              valoración y formular políticas
                                  Planes, programas y proyectos
                                                                                                                         IDENTIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN SECUNDARIA (INFORMACIÓN GENERADA INTERNAMENTE)

            1                                    2                                   3                            4                               5                                  6                              7                                 8                                 9                              10                       11


                                                                                                                                       ESTÁ
                            A QUÉ PROCESO SE          A QUIÉN SE LE                                                                               ESTÁ REGLAMENTADO                                  QUÉ SISTEMA DE INFORMACIÓN SE
  QUÉ INFORMACIÓN SE                                                    PERIOCIDAD DE ENTREGA DE LA    QUÉ MEDIO UTILIZA PARA   REGLAMENTADO EL                             QUÉ SUBPROCESO                                                PARA QUÉ SE UTILIZA LA            QUÉ DECISIONES PERMITE      CÓMO SE ARCHIVA Y SE CONSERVA LA
                                 ENTREGA                ENTREGA -                                                                                    EL REPORTE -                                    UTILIZA DURANTE EL PROCESO DE                                                                                                         OBSERVACIONES
 GENERA O SE ENTREGA                                                            INFORMACIÓN           ENTREGAR LA INFORMACIÓN       REPORTE -                            GENERA LA INFORMACIÓN                                           INFORMACIÓN ENTREGADA                      TOMAR                INFORMACIÓN GENERADA EN LA PGN
                              INTERNAMENTE           EXTERNAMENTE                                                                                   EXTERNAMENTE                                       GENERACIÓN DEL PRODUCTO
                                                                                                                                  INTERNAMENTE




                                                                                                                                                                                                                  Word               Ejecutar las acciones previstas para      Ajuste de acciones o
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     Físico
Plan de Manejo de Riesgos   Todos los procesos       Entes de control              Anual                       Digital               N.A.         Decreto 1599 de 2005   Administración del Riesgo                Excel                       mitigar los riesgos           establecimiento de nuevos
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     Digital
                                                                                                                                                                                                          Aplicativo de riesgos             Efectuar seguimiento                     controles

				
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