; minit
Documents
Resources
Learning Center
Upload
Plans & pricing Sign in
Sign Out
Your Federal Quarterly Tax Payments are due April 15th Get Help Now >>

minit

VIEWS: 15 PAGES: 30

  • pg 1
									MINIT MESYUARAT


       Mohd.Noor Jabar
Bahagian Pengembangan bahasa
         Melayu DBP
Minit mesyuarat ialah

   Laporan mengenai perkara yang dibincangkan
    atau diputuskan dalam sesuatu mesyuarat.
    Minit disediakan oleh setiausaha mesyuarat.
    Terdapat dua peringkat dalam penyediaan
    minit mesyuarat, iaitu :
1.Peringkat   pertama,        setiausaha
   mencatat :

   Semua isi penting –mula hingga akhir.
   Semua keputusan yang dicapai
   Cadangan dan sokongan serta undian yang
    dibuat
   Nama pencadang dan penyokong
   Jumlah undi menyokong dan menentang
2. Kedua, setiausaha menulis minit secara
 gramatis, jelas dan tepat.

Draf minit disediakan 3 hari selepas
     mesyuarat dan diserahkan kepada
     pengerusi
  Minit sebenar diedarkan 7 hari selepas
     mesyuarat.
  Minit mesyuarat dijadikan dokumen rujukan
     untuk melaksanakan tindakan yang     diputuskan
 dalam mesyuarat
     PENULISAN MINIT MESYUARAT


   minit mesyuarat penting kerana minit
    merupakan sumber rujukan masa hadapan.

   Format minit lazimnya, disusun mengikut
    agenda mesyuarat dan perlu kelihatan
    kemas dan teratur.
Penyediaan minit mesyuarat perlu mengambil
kira hal-hal yang berikut :

Butiran   tentang mesyuarat

     Nama mesyuarat
     Bilangan kali mesyuarat
     Tarikh
     Masa
     Tempat
   Dokumen

   Bahan bertulis untuk dibincangkan atau
    dijadikan bahan rujukan utama (jika ada)

   Senarai Kehadiran

   Senarai lengkap anggota yang hadir
    penting bagi pengesahan minit dan
    pandangan mereka sama ada sah atau
    tidak.
Kehadiran ditulis mengikut susunan yang
berikut :

   Hadir - nama anggota mesyuarat yang
       hadir serta jawatan

   Turut hadir - senarai nama (bukan AJK)
       yang hadir sebagai pemerhati atau
       undangan khas

   Tidak hadir - senarai nama anggota yang
       tidak hadir (sama ada dengan alasan
       atau tidak)
Isi Minit Mesyuarat

   Ucapan alu-aluan pengerusi majlis
   Pembentangan dan pengesahan minit
    mesyuarat yang lalu
   Perkara berbangkit
   Perkara yang ditetapkan dalam agenda
   Hal-hal lain
   Ucapan penutup/penangguhan oleh
    pengerusi
   Tandatangan pencatat (setiausaha)
   Tandatangan penyemak/pengerusi
    mesyuarat
   Setelah rangka minit mesyuarat siap tunjuk
    pengerusi untuk disemak tidak lewat tiga (3)
    hari selepas mesyuarat.

   Selepas itu :

   Fotostat minit yang telah disemak hantar
    setiap anggota seminggu selepas mesyuarat

   Satu salinan disimpan dalam fail mesyuarat
PENGESAHAN MINIT MESYUARAT

 Pengerusimengarah setiausaha membaca
 minit mesyuarat

 Minit   disemak dengan teliti oleh ahli yang
  hadir
 Pembetulan dibuat terhadap ejaan dan fakta
  (jika terdapat kesalahan)

 Semua pembetulan mesti ditandatangani oleh
 pengerusi pada tempat yang salah
   Perkara berbangkit – laporan sebarang
    tindakan dan keputusan yang terakhir
    secara ringkas.

   Minit juga menyentuh tindakan susulan yang
    perlu diambil oleh jabatan atau institusi
    atau pegawai yang berkenaan
   Mencatat hal-hal lain dan perkara yang
    dibincangkan dalam mesyuarat

   Setelah disahkan dan mendapat cadangan
    dan sokongan, pengerusi menandatangani
    minit pada tempat yang disediakan
   CIRI-CIRI MESYUARAT YANG BAIK

   Penulisan minit mesyuarat hendaklah
    ringkas, tepat dan padat, laras bahasanya
    bersifat formal- menggunakan kata dan
    ungkapan bahasa rasmi. Misalnya :
   BETUL : memandangkan bahawa
                  .............maka.......
   SALAH : kerana, oleh sebab, atau sebab

   BETUL   : berbangkit daripada ...........
   SALAH    : oleh itu

   BETUL : beliau berpendapat ..........
   SALAH : beliau berfikir ..........

   BETUL : beliau atau mereka
   SALAH : saya, kita, anda atau saudara....
   Semasa menulis minit mesyuarat, ayat
    yang digunakan perlu menggambarkan
    keputusan yang dibuat berdasarkan
    persetujuan anggota mesyuarat. Misalnya:

   Mesyuarat bersetuju menerima
    ...................

   Mesyuarat telah dimaklumkan bahawa
    ..................
   Gaya bahasa berbentuk ungkapan- kata-
    kata tertentu yang dijadikan ungkapan
    khusus seperti :

   Ungkapan mengesahkan atau disahkan
    diikuti tanpa sebarang pindaan.
    Contohnya :
    a. Jawatankuasa kecil
    penganugerahan......................     telah
    mengesahkan minit mesyuarat yang telah
      diadakan pada........................tanpa
    sebarang    pindaan
   Minit mesyuarat yang diadakan pada
    ……………….telah disahkan tanpa sebarang
    pindaan
   Ungkapan mengesahkan atau disahkan diikuti
    dengan pindaan. Contohnya :

    a). Lembaga pentadbir telah
       mengesahkan minit mesyuarat yang
       diadakan pada ………………dengan pindaan
    yang berikut :

   i)     ……………………..
   ii)     ………………………..
   iii)    ……………………….
b). Minit mesyuarat yang diadakan pada
    ……………………… telah disahkan dengan
    pindaan yang berikut :

i) ………………………..
ii) …………………………
iii) …………………………
   Sekiranya ada pindaan, pembatalan dan
    penggantian. Contohnya :

   a). Batalkan ceraian ……….. yang berbunyi

   b). Gantikan dengan …
   Ungkapan yang sering digunakan untuk
    melaporkan perbincangan semasa mesyuarat
    ialah :

    Mengusulkan, Membahaskan, dibahaskan
   Mencadangkan, Membincangkan,
    dibincangkan
   Mengesyorkan, disyorkan
   Contohnya :
   a). Mesyuarat mengusulkan pihak terbabit
    meneliti semula tawaran yang dikemukakan
    semula.

   b). Mesyuarat mencadangkan pihak
    berkenaan mengkaji hal tersebut dengan
    teliti

   c). Mesyuarat mengesyorkan pihak
    berwajib melonggarkan syarat kemasukan
    yang ada sekarang.
   Sesuatu ketetapan mesyuarat dilaporkan
    dengan ungkapan seperti yang berikut :

   Bersetuju atau menolak
   Meluluskan atau tidak meluluskan
   Memperakukan atau tidak memperakukan
   Contohnya :

a). Mesyuarat bersetuju menerima usul yang
  dikemukakan

b). Mesyuarat bersetuju tidak meluluskan
  permohonan penduduk kampung itu

c). Mesyuarat bersetuju tidak
  memperakukannya kepada pihak pentadbir
  cadangan berkenaan
   Ayat (bahasa) dalam minit mesyuarat
    berbentuk ayat berlapis, iaitu satu ayat
    utama dan ayat tambahan yang dihubungkan
    dengan ungkapan seperti yang berikut :

   Bahawa, supaya dan yang
   Contohnya :

   a). Mesyuarat bersetuju bahawa semua
    peserta yang menghadiri bengkel penulisan
    cerpen ini diberikan sijil penyertaan.

   b). Pengerusi mengumumkan bahawa guru
    besar pada minggu lalu.......
   Dalam hal-hal yang memerlukan tindakan,
    nama atau jawatan orang yang
    dipertanggungjawabkan perlu dicatatkan
    (lihat contoh minit mesyuarat).
   Waktu ditangguhkan mesyuarat perlu
    dicatatkan dalam minit mesyuarat -
    bukan ditamatkan kerana mesyuarat akan
    disambung pada masa akan datang,
    melainkan mesyuarat itu kali yang
    terakhir. Contohnya :

   Mesyuarat ditangguhkan pada pukul
    4.30.petang.
   Pada bahagian akhir / penutup mesyuarat,
    dicatat nama dan jawatan orang yang
    mengesahkan minit itu, iaitu pengerusi
    dengan persetujuan anggota mesyuarat.

   Misalnya :

   Disediakan oleh
                                    Disahkan oleh
      t.t                               t.t
   …………………..                       …………………
   (Nama Penuh Setiausaha) ( Nama Penuh Pengerusi)

								
To top
;